Convênios

Descrição

• Os convênios são instrumentos de cooperação entre entidades públicas ou entre entidades públicas e privadas nacionais, denominadas partícipes.

Objetivos

• Desenvolvimento de projetos e ações com objetivos comuns aos signatários.

Termo Aditivo

• O convênio, quando genérico, deverá ser acompanhado de Termo Aditivo, com objetivo específico das ações a serem desenvolvidas.

• Os Termos Aditivos tem a função principal de apresentar as atividades e o projeto de trabalho previsto para realizar a cooperação entre os partícipes.

Vigência Máxima

• Conforme legislação do Estado de São Paulo, os convênios deverão ter vigência máxima de 5 (cinco) anos.

Acordo de Cooperação

Descrição

• Instituições estrangeiras normalmente não reconhecem o termo “Convênio” e, nestes casos, deverá ser firmado um “Acordo de Cooperação”, o qual, quando estiver definida uma atuação conjunta, será acompanhado por Anexo(s) correspondente(s).

Vigência Máxima

• Da mesma forma que o Convênio, os Acordos de Cooperação deverão ter vigência máxima de 5 (cinco) anos.

Tramitação

• Regida rigorosamente pela Resolução UNESP nº 48, de 10 de novembro de 2010.

• Processo deve ser iniciado a partir de proposta de uma das partes interessadas.

Proposta

• Deve vir acompanhada de exposição de motivos que justifique a celebração do ajuste.

• Deve conter indicação clara dos interesses da proponente e juntada as manifestações de interesses das partes.

• Deve constar do processo a minuta do instrumento a ser celebrado e elaborado de acordo com os requisitos formais e legais exigidos.

• Deve haver a indicação de Fundação interveniente, quando for o caso, para atender a Resolução vigente.

• Se a própria Universidade for a proponente, deverão ser indicados, na proposta, os recursos orçamentários específicos e sua reserva financeira, conforme Lei nº 4.320/1964.

• A entidade proponente deverá utilizar papel timbrado para redigir a celebração de convênios, bem como os Termos Aditivos e Anexos.

• No caso da Universidade pretender celebrar Convênio / Acordo de Cooperação com entidades privadas, deverá:

• Ser providenciada a juntada, no processo, dos Estatutos da entidade partícipe, a fim de ser averiguada a possibilidade de que celebrem Convênios / Acordos de Cooperação;

• Constar a qualificação completa dos seus representantes para a celebração de ajustes desta natureza.

Fluxo de Tramitação

• Apresentar justificativa para a celebração do ajuste, elaborada pelo(s) interessado(s),com manifestação favorável do Departamento de Ensino;

• Apresentar, no caso de envolvimento de docentes da Universidade, em RDIDP e havendo remuneração, as autorizações para o exercício de atividades concomitantes remuneradas;

Caberá à Unidade Proponente:

• Apresentar manifestação da Fundação, no caso de interveniência ou como partícipe do Convênio/Acordo de Cooperação;

• Apresentar manifestação da instituição externa da UNESP, no caso de atuação como partícipe ou colaboradora;

• Apresentar parecer circunstanciado e conclusivo quanto ao mérito e quanto ao interesse institucional da proposta, emitida por comissão assessora do colegiado da Unidade;

Caberá à Unidade Proponente:

• Apresentar manifestação favorável do colegiado maior da Unidade, evitando apresentação de ad referendum;

• Encaminhar à AREX, no caso de manifestação favorável do colegiado da Unidade.

Caberá à Unidade Proponente:

• Verificar a instrução formal do processo;• Encaminhar à Assessoria Jurídica, para

manifestação quanto à adequação do ajuste (Convênio, Acordo de Cooperação, Protocolo de Intenções, Termo Aditivo ou Anexo), às normas legais pertinentes;

• Encaminhar à Agência UNESP de Inovação, para as devidas orientações, quando envolver propriedade industrial, propriedade intelectual e direitos intelectuais;

Caberá à AREX:

• Encaminhar à CCPG, quando se tratar de proposta de Curso de Pós-Graduação Lato Sensu, modalidade Especialização e Stricto Sensu (MINTER e DINTER);

• Encaminhar à CCEU, quando for proposta de Cursos Temáticos, de Atualização, de Extensão Universitária e de Difusão Cultural, ministrados na UNESP;

• Encaminhar à Secretaria Geral.

Caberá à AREX:

• Encaminhar o processo, para parecer de mérito, à Comissão Assessora do CEPE para analisar os Processos de Convênios da UNESP;

• Submeter à AUIN (Agência UNESP de Inovação) e à CPA (Comissão Permanente de Avaliação), quando for o caso;

• Submeter ao CADE, para manifestação, quando envolver recursos financeiros da UNESP;

Caberá à Secretaria Geral:

• Submeter ao CEPE, para manifestação;• Submeter ao CO, para homologação, no caso

de manifestações favoráveis do CEPE ou CADE;

• Devolver o processo à AREX.

Caberá à Secretaria Geral:

• Coletar assinaturas;• Providenciar a publicação resumida do ajuste;• Registrar em banco de dados;• Remessar processo ao proponente ou partícipe

da UNESP;• Enviar cópias aos demais convenentes.

Caberá à AREX:

Fluxograma

UNIDADESolicitação e

Encaminhamentos

Proposta com a “exposição de motivos que justifique a celebração do ajuste”

Manifestação do(s) outro(s) partícipe(s): Fundações; Prefeituras; Instituições; Órgãos Governamentais Estadual ou Federal

Manifestação do Departamento

• Quanto ao mérito;

• Aprovação da atividade concomitante remunerada dos docentes em RDIDP, quando houver.

Com a intermediação da STA e supervisão da DTA

Apresentação de parecer circunstanciado e conclusivo quanto ao mérito, emitido e aprovado por Comissão Assessora da Congregação: CPEU e/ou CPE e/ou CPP e/ou

ERI

Congregação

TRÂMITE NA UNIDADE

• STA – Seção Técnica Acadêmica• DTA – Diretoria Técnica Acadêmica• CPEU – Comissão Permanente de Extensão Universitária• CPE – Comissão Permanente de Ensino• CPP – Comissão Permanente de Pesquisa• ERI – Escritório de Relações Internacionais

Congregação

• Manifestação sobre a proposta

• Autorização de atividade concomitante remunerada de docentes, em RDIDP, envolvidos

• Anexar a documentação ao processo

TRÂMITE NA REITORIA

AREX

Conferência e Encaminhamentos

AREX

Conferência e Encaminhamentos

AJ AUIN

AREX

UNIDADE CCEU CCPG CCPe

AREX

SG

• CCEU – Câmara Central de Extensão Universitária

• CCPG – Câmara Central de Pós-Graduação

• CCPe – Câmara Central de Pesquisa

• AREX – Assessoria de Relações Externas

• SG – Secretaria Geral

SG

Comissão Assessora do CEPE para analisar os

Processos de Convênios

SECRETARIA GERAL ENCAMINHA PARA

APROVAÇÃOUNIDADEAjustes,

Adequações, Juntada de

documento(s)

CEPE

CO

CEPE

Se aprovado, a SG ENCAMINHA PARA HOMOLOGAÇÃO

AREX

ENCAMINHAMENTO PARA AS ASSINATURAS E INSERÇÃO NO

BANCO DE DADOSUNIDADE

Se não aprovado, a SG ENCAMINHA

AREX

UNIDADE

• CEPE – Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão Universitária

• CO – Conselho Universitário

UNIDADE

1. EXECUÇÃO

2. SOLICITAÇÃO DE RENOVAÇÃO DE CONVÊNIO / ACORDO

3. SOLICITAÇÃO DE TERMOS ADITIVOS / ANEXOS

ENCAMINHAMENTO PARA A SG, O RELATÓRIO FINAL E ENCERRAMENTO DE CONVÊNIO / ACORDO

NO CASO DE NOVA SOLICITAÇÃO DE TERMO ADITIVO E ANEXO

SEGUE O TRÂMITE DESCRITO ATÉ APROVAÇÃO PELO CEPE

SEGUE O TRÂMITE DESCRITO ATÉ APROVAÇÃO PELO CEPE

AREX

SG

APROVADO TÉRMINO DO CONVÊNIO / ACORDO

ARQUIVAMENTO DO PROCESSO

ENCAMINHA PARA UNIDADE E NA UNIDADE

• Para cada Convênio, Acordo de Cooperação, Termo Aditivo ou Anexo celebrado, deverá ser designado, por cada partícipe, um representante que será responsável pelo acompanhamento, fiscalização e consecução de seus objetivos.

• Relatório final de atividades, quando for o término do Convênio, do Acordo de Cooperação, do Termo Aditivo ou do Anexo, com prazo máximo de seis meses após o término de suas vigências;

• Relatório parcial de atividades do Termo Aditivo ou Anexo em andamento, quando for necessária a prorrogação da vigência deste, mediante encaminhamento de novo Termo Aditivo ou Anexo, desde que não ultrapasse a vigência do Convênio original;

• Em caso de solicitação de renovação de Convênio / Acordo de Cooperação, deverá ser juntado ao processo relatório final das atividades do referido Convênio / Acordo de Cooperação que expira;

• lista de docentes e de pessoal técnico-administrativo, envolvidos na consecução do ajuste.

Este representante apresentará ao dirigente do órgão proponente:

Perguntas Frequentes

1. Todo Convênio Genérico, bem como todo Acordo de  Cooperação, exige o 1º TermoAditivo / 1º Anexo para serem propostos?Sim.

2. Quais os tipos de atividades que se enquadram nos Convênios Específicos? Qualquer atividade acadêmico-científica desenvolvida na Universidade com detalhamento da proposta.

3. Quais os itens que devem ser contemplados nos pareceres circunstanciados quanto ao mérito e interesse institucional?Comentar acerca da importância institucional, acadêmica e social da proposta ofertada; comentar quais os benefícios que o objeto do Convênio trará para a Unidade.

4. Quando é exigida a indicação de Fundação interveniente nos Convênios e Termos Aditivos?Normalmente quando envolve recursos, porém, é opcional.

5. No caso de já existir Convênio Genérico com a Prefeitura, podem ser firmados Convênios diretamente com as secretarias?Com as Secretarias seriam Termos Aditivos ao Convênio já firmado com a Prefeitura Municipal.

6. Em Convênios com Prefeituras já aprovados pela Câmara dos Vereadores, quando o CEPE exige uma alteração, o que deve ser feito?As alterações, normalmente sugeridas pela Comissão de Convênios do CEPE/AREX/AJ, não interferem no teor da Lei aprovada pela Câmara  dos Vereadores do respectivo Município.

7. A Unidade que tem Convênio celebrado com Fundação, quando esta celebrar Convênio/Contrato com outras empresas deve exigir que a UNESP conste como partícipe no referido Instrumento?Somente quando a Unesp, de qualquer modo, estiver envolvida, ou seja, com infraestrutura e/ou pessoal.

8. No preâmbulo do Convênio pode constar o nome da Unidade Universitária? Convênios Genéricos e Acordos de Cooperação não, mas, em Convênios Específicos, Termos Aditivos e Anexos, sim.

9. Como deve ser tratada a inovação tecnológica na celebração de Convênios? Quando o Convênio/Termo Aditivo envolver direitos autorais ou patentes será solicitado o parecer da Agência Unesp de Inovação (AUIN).

10. Em Acordo de Cooperação internacional, deve ser verificado se a universidade ou empresa é regularizada no país de origem? Se sim, como deverá ser o procedimento e o registro no processo?O proponente deverá verificar a idoneidade da Empresa/Universidade, antes de encaminhar a proposta. O procedimento é juntar a documentação ao processo.

11. No caso de Convênio com repasse de recursos para a Unidade, em qual momento o processo deve ser encaminhado para manifestação da área administrativa? No momento que for necessária a aplicação dos recursos alocados no Projeto/Convênio.

12. Quando utilizar, de fato, um Protocolo de Intenções?Normalmente quando acontece uma visita oficial e há a intenção de, futuramente, firmar um Convênio.

13. O Protocolo de Intenções autoriza o início de atividades até que o Convênio seja proposto e assinado? Não.

14. Termo de Encerramento é igual ao Termo de Rescisão?  Não. Rescisão é quando, por qualquer motivo, o Convênio/Termo Aditivo é denunciado antes do término previsto. Encerramento é quando vence o prazo previsto no ajuste.

15. Deve constar sempre o endereço da UNESP nos Convênios? Nos Convênios nacionais os endereços dos partícipes são obrigatórios, porém, nos Acordos de Cooperação internacionais não há obrigatoriedade.

16. A Lei Orgânica do Município, no caso de Convênio com Prefeituras, tem vigência? Quando muda o prefeito, deve ser solicitada nova lei orgânica?  A Lei Orgânica, normalmente, não tem vigência, tendo em vista que é feita para o cargo e não para a pessoa que ocupa este cargo naquele momento.

17. Como deve ser alterado um Acordo de Cooperação internacional no caso de mudança do coordenador?Por meio de Anexo de Retificação.

18. Apesar de não ser possível a celebração de Convênios com efeito retroativo, o que fazer com Planos de Trabalho que se iniciam durante a tramitação? Como propor um cronograma com datas precisas de execução considerando que poderá haver atrasos na tramitação do Convênio ou Acordo proposto?O proponente deverá encaminhar a proposta, no mínimo, seis meses antes do início das atividades atentando, também, para os meses de dezembro e janeiro quando, normalmente, não acontecem reuniões.

19. Apesar do Manual de Convênios não apresentar normatização para Convênios de Estágios, deve-se adotar os mesmos procedimentos? (Lei Orgânica dos Municípios, Estatutos, Relatórios Finais)A normatização de Estágio será incluída no Manual, porém, sua tramitação é diferente, uma vez que quem assina é o Diretor da Unidade Universitária ou o Coordenador Executivo do Campus Experimental.

20. E-mail pode ser aceito como manifestação de interesse dos partícipes externos à UNESP?E-mail não é documento, podendo ser utilizado provisoriamente, mas, rapidamente, deverá ser providenciado outro documento. Um documento anexo ao e-mail é válido, desde que contenha papel timbrado e assinatura.

21. Como é a tramitação de Termos Aditivos para “MINTER” e

“DINTER”? Para “MINTER” e “DINTER” correm dois processos paralelos, sendo um na PROPG que aprovará o oferecimento do Curso e outro com a tramitação normal de Convênio que será firmado entre as duas Instituições de Ensino Superior.

22. Em Termos Aditivos para Curso de Especialização deve-se juntar a manifestação da CCPG?Quando já houver, sim, porém, muitas vezes os processos tramitam paralelamente e, neste caso, é interessante anexar, pelo menos, o número do processo da PROPG.

23. A proposta do Convênio pode ser encaminhada com assinatura e data?Não há necessidade, pois se a proposta voltar para  correções a assinatura e a data estarão perdidas.

24. Contratos que envolvem patentes têm tramitação apenas na Agência Unesp de Inovação (AUIN)?Se existir Convênio envolvido a tramitação deverá obedecer a legislação vigente com a manifestação da AUIN (Agência Unesp de Inovação). Se for Processo de registro de inovação a ser patenteado a tramitação é apenas da AUIN.

25. Por que não existe um “check list” para orientar a instrução do processo? Esta tramitação está explicitada na Resolução que regulamenta a tramitação de propostas de Convênio, de Protocolo ou de Acordo de Cooperação e no Manual de Convênios divulgado pela AREX.

Fonte:

• Manual de Convênios da UNESP – 2012• www.unesp.br/arex/mostra_arq_multi.php?

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