CONTRACT ADMINISTRATIONCONTRACT ADMINISTRATION

MINISTRY OF PUBLIC WORKSDirectorate General of Highways

EINRIP ‐What’s New EINRIP  What s New 

1. Emphasis is given to improved procedures for implementation  

5. A Disputes Board should be established for every contract  even procedures for implementation, 

supervision, accountability and oversight

2. Designs have been completed using a new Design Specification and are 

established for every contract, even if there are no disputes. It will be funded 50% by the Employer and 50% by the Contractor (see Section 8.3.10).a new Design Specification and are 

not subject to design review (see Section 3.3).

3. Bidding Documents have been revised, based on FIDIC 

3 )6. Independent auditorswill be 

appointed for technical and financial audit (see Section 8.1.5)

7. The GOI contribution is set in the ,international General Conditions of Contract (see Section 5.1.1).

4. The Supervision Consultant will act as the Engineer for the civil works 

( i 8 )

7Loan Agreement as a fixed amount, and the PMM establishes the initial percentage shares of various activities to achieve the GOI contribution (see Section 9 1 2)contract (see Section 8.1.4). contribution (see Section 9.1.2)

FIDICFIDICFIDICFIDICCONDITION OF CONTRACTCONDITION OF CONTRACTCONDITION OF CONTRACTCONDITION OF CONTRACT

FOR CONSTRUCTIONFOR CONSTRUCTIONGENERAL CONDITIONGENERAL CONDITIONGENERAL CONDITIONGENERAL CONDITION

MULTILATERAL DEVELOPMENT BANK HARMONISED EDITION MARCH 2006 

1.4 Law and Language1.4 Law and Language

G i  L Th  l   f  h  R bli   f I d iGoverning Law 1.4 The law of the Republic of Indonesia.

Ruling language 1.4 English.

Language for  1.4 English.g gcommunications

4 g

cate

TYPICAL SEQUENCE OF PRINCIPAL EVENTS DURING CONTRACT FOR CONSTRUCTION

yy

t Dat

e

ccep

tanc

e

cum

ents

rman

ce C

ertif

i

ke O

ver

eten

tion

Mon

ey

eten

tion

Mon

ey

men

t

[1st

half]

[2nd

half]

t Agr

eem

ent

ence

thr w

orks

8.2 Time for omm

ence

men

8.7 Delay atributable of

Let

ter o

f Ac

Defects ubm

issi

on

date

of T

ende

r Do c

ssue

of P

erfo

r

Inte

nded

Tak

Out

Paym

ent o

f Re

Paym

ent o

f Re

ontr

act A

gree

m

d th

e C

ontr

act

ctio

n to

com

me

Completion8.

1 C

o

etio

n

to the Contractor

ficat

e

ity

Issu

e

e ectsNotification

Period

curit

y

Bid

Su

Bas

e

Issu

e

28d <28d <21d

11.9

Is

ontr

act C

lose

O

14.9

P

14.9

P

1.6

Co

ents

n men

t 365 d

Rec

orIn

stru

c

on

PCM

sts

on C

ompl

e

ng O

ver C

ertif

rman

ce S

ecur

rfor

man

ce S

ec Co

cial

Arr

ange

m

Site

pos

sesi

onA

dvan

ce P

aym

t at C

ompl

etio

84d

9.1

Tes

Issu

e of

Tak

in

ssue

of P

erfo

r

2 R

etur

n of

Per

Contract Period

ploy

er’s

Fin

ancS A

4.10

Sta

tem

en

10.1

4.2

Is

4.2

Emp

4.2 Validity Period of Performance Security 28d

14

4.2 Performance Security• a PS for proper performance:

– an Unconditional Bank Guaranteeten (10) percent of the Contract 

• Form of PS:– Option 1: with following the 

rules of ICC No.458O ti  2   ith  li i hi g th  – ten (10) percent of the Contract 

Price– Shall be submitted within 28 

days after receiving the Letter of Acceptance  

– Option 2: with relinquishing the Clause 1832 of Indonesian Civil Law

• until the PS has been received:h l i hh ldof Acceptance, 

– a copy to the Engineer. • Validity Period, until 28 days after 

the issue of Performance Certificate• Shall be returned within 21 days

– the Employer may withhold Right of Access to the Site(Clause 2.1)

– No payment (Clause 14.2; 14.6 and 14 7)• Shall be returned within 21 days

after receiving a copy of the Performance Certificate.

• The amount changes as the contract amount change

and 14.7)• Termination by Employer 

(Clause 15.2)– After termination, the Employer amount change may encash the full amount of  

the Performance Security and complete the Works and/or arrange for any other entities to do sodo so

SPEC. DIVISION 1 ‐ GENERALPre Constr ction Meeting

• Contractor’s Work Plan, includes:

Pre‐Construction Meeting – Outline Construction Schedule indicating the timing and sequence of the principal activities comprising the Works

PCM harus dilaksanakan dalam waktu 14 hari setelah kontrak ditandatangani

Contents:• Introduction• Exchange Organization Charts

– Mobilization Plan– Public Utilities Relocation Plan– Health and Safety Plan– Quality Plan

g

Exchange Organization Charts– Employer’s Organization – Contractor’s Organization– Engineer’s Organization

Quality Plan– Traffic Management and Safety 

Plan– Environmental and Social 

Safeguards• Site Issues, for example:

– Right of Way– Sources of Materials– Location of Base Camp

Safeguards• Engineer’s Quality Assurance 

Plan• Employer’s Audit Plan

– Location of Base Camp• Permits • Submittals • Final Construction Documents

• Communication and correspondence

• Coordination meetings, schedule and frequency 

• Phasing and Milestonesschedule and frequency 

• Reporting and monitoring

Ps 8.1 Tanggal Mulai Kerja (Commencement Date)gg j ( )• Tanggal Mulai Kerja , yaitu tanggal dimana kejadian‐

kejadian berikut telah dipenuhi dan perintah DireksiPekerjaan untuk membuat rekaman surat perjanjianen

t Dat

e

tanc

e

t gree

men

tce

thr w

orks

kedua belah Pihak dan untuk memulai Pekerjaanditerima oleh Kontraktor :– tanda tangan Perjanjian Kontrak oleh kedua

belah Pihakmm

ence

me

Lette

r of A

ccep

t

ract

Agr

eem

ent

the

Con

trac

t Ag

on to

com

men

c

belah Pihak– penyerahan Rencana Keuangan Pemilik– penyerahan Lapangan dan perijinan kepada

Kontraktor

8.1

Com

y

Issu

e of

L

<28d

1.6

Con

t

tson ntR

ecor

d t

Inst

ruct

i

PC

M

<14d Kontraktor– Telah diterimanya pembayaran Uang Muka oleh

Kontraktor• Jika perintah Direksi Pekerjaan tidak diterimam

ance

Sec

urity

al A

rran

gem

ent

Site

pos

sesi

odv

ance

Pay

men<14d

pe e e e j d d eKontraktor dalam 180 hari sejak tanggal SuratPenunjukan, Kontraktor mempunyai hak untukmemutus Kontrak menurut Ayat 16.2

ssue

of P

erfo

rm

loye

r’s F

inan

cia

Ad

4.2

I

Empl

Civil works shall not commence until the RSC is mobilised and a CSE has been appointed as the Engineer’s Assistant. 

Employer’s Financial Arrangements

• The Employer shall ensure the gree

men

t

ce th

e w

orks

Contractor that a special budget for the works is allocated.

ent D

ate

gree

men

t

a C

ontr

act A

g

to c

omm

enc

omm

ence

me

Con

trac

t Ag

Rec

ord

tha

Inst

ruct

ion

Means of evidence:

8.1

Co

1.6

s Fi

nanc

ial

ange

men

ts

poss

essi

once

Pay

men

t •DIPA•Loan Agreement•NOL Disbursement•Special Account

Empl

oyer

’A

rra

Site

pA

dvan

c

8.2  Waktu Penyelesaian Pekerjaan(Ti  f  C l i )(Time for Completion)

• Sebelumnya dikenal dengan Construction Period

• Untuk setiap kontrak, Waktu Penyelesaian Pekerjaan ditetapkan pada Bagian 3, Data Kontrak sub clause 1 1 3 3

8.7 Delay t ib t bl t

Lihat Data Kontrak sub-clause 1.1.3.3

Kontrak sub‐clause 1.1.3.38.2 Time for Completion

atributable to the Contractor

1.1.3.3“Time for Completion” means the timefor completing the Works or a Section (asth b ) d S b Cl 8 [Ti

men

t Dat

e

ompl

etio

n

Take

Ove

r the case may be) under Sub‐Clause 8.2 [Timefor Completion], as stated in the ContractData (with any extension under Sub‐Clause8.4 [Extension of Time for Completion]),

Com

men

ce

1 Te

sts

on C

Inte

nded

T

Time for Completion 1.1.3.3 ______ days

4 [ p ]),calculated from the Commencement Date.

8.1 9.1

8.7 Delay Damages

• If the Contractor fails to comply with Sub‐Clause 8.2 [Time for Completion] D

ate

Completion]– One tent of one percent (0.10 %) of 

the Contract Price per day– Elapse between the relevant Time  en

cem

ent D

buta

ble

to

r er

tific

ate

Take

Ove

r

pfor Completion and the date stated in the Taking‐Over Certificate

– Maximum 10% of the final Contract Price  

8.2 Time for Completion

8.1

Com

m

7 D

elay

atr

ibe

Con

trac

tor

ing

Ove

r Ce

Inte

nded

T

Price. • These delay damages shall be the 

only damages due from the Contractor for such default, other 

Completion 8.7

the

Issu

e of

Tak

than in the event of termination under Sub‐Clause 15.2 [Termination by Employer] prior to completion of the Works  

10.1

I

the Works. 

9. Tests on Completion• 1.1.3.4“Tests on Completion” means 

the tests which are specified in the Contract or agreed by both Parties  i t t d     V i ti   d or instructed as a Variation, and 

which are carried out under Clause 9 [Tests on Completion] before the Works or a Section (as the case may 

8.2 Time for Completion

8.7 Delay atributable to the Contractor

( ybe) are taken over by the Employer.

• 4.1 Contractor’s General Obligations

9.1 Tests on Completion

– prior to the commencement of the Tests on Completion, the Contractor shall submit to the Engineer the “as‐built”  En

gine

er

dy to

car

ry o

ut

plet

ion

Engineer the  as built  documents 

• 8.2 Time for Completion– The Contractor shall complete  N

otic

e to

the

E

Con

tract

or re

aTe

sts

on C

omp

pthe whole of the Works…. Including achieving the passing of the Tests on Completion

SPEC DIVISION 1 ‐ GENERAL

Tests on Completion

• An evaluation of all as‐built documents and show that all completed works comply with  Tests on Completioncompleted works comply with the work requirements and all Non‐Conformance Reports (NCRs) are resolved.

• Submission of written  Th  E gi   ill  l t  th  • Submission of written Engineer’s instructions and/or approval where the as‐built documents depart from the work requirements

• The Engineer will evaluate the Engineer’s QA documentations supplemented with Contractor’s Documents to ensure that all work requirements.

• Checking on the overall performance of the final works completed showing compliance ith th  E l ’   ll 

completed works comply with the work requirements and all Non‐Conformance Reports (NCRs) are resolvedwith the Employer’s overall 

requirements or the intention of the design/drawings, e.g. dimensions, levels, functions 

h    t  f  

(NCRs) are resolved.• Tests on Completion shall assure 

the readiness of the Works to be taken over by the Employer for 

such as pavement surface roughness, water flows, etc.

• Minimum random sampling for testing if required.

y p ypublic use.

g q

10.1 Taking Over of the Works and Sections10.1 Taking Over of the Works and Sections

th  W k  h  b   l t d

The Works shall be taken over by the Employer when:

1. the Works have been completedin accordance with the Contract, including the matters described in Sub‐Clause 8.2 [Time for [Completion] and except as allowed in sub‐paragraph (a) below, and 

ki O C ifi f h2. a Taking‐Over Certificate for the Works has been issued, or is deemed to have been issued in accordance with this Sub‐Clause

17.2 Contractor’s Care of the Works17.2 Contractor s Care of the Works• The Contractor shall take full 

responsibility for the care of the Works from the Commencement Date until the Taking‐Over 

• The Contractor shall be liable for any loss or damage caused by any actions performed by the Contractor after a Taking‐Over Date until the Taking‐Over 

Certificate is issued for the Works, when responsibility for the care of the Works shall pass to the Employer. 

Contractor after a Taking‐Over Certificate has been issued. 

• The Contractor shall also be liablefor any loss or damage which occurs after a Taking‐Over Certificate has p y

• If a Taking‐Over Certificate is issued for any Section or part of the Works, responsibility for the care of the Section or part shall then pass to th  E l

after a Taking Over Certificate has been issued and which arose from a previous event for which the Contractor was liable.

the Employer.• After responsibility has accordingly 

passed to the Employer, the Contractor shall take responsibility for the care of any work which is for the care of any work which is outstanding on the date stated in a Taking‐Over Certificate, until this outstanding work has been completedp

CARE OF WORKS OR ROUTINE MAINTENANCE

yy

t Dat

e

cum

ents

ke O

ver

eten

tion

Mon

ey

eten

tion

Mon

ey

men

t

[1st

half]

[2nd

half]

8.2 Time for omm

ence

men

8.7 Delay atributable Defects ub

mis

sion

of T

ende

r Doc

Inte

nded

Tak

ent)

Paym

ent o

f Re

Paym

ent o

f Re

ontr

act A

gree

m

Completion8.

1 C

oto the Contractor

ficat

e

ity

e ectsNotification

Period

curit

y

Bid

Su

Issu

e

28d <28d <21d

ficat

e

ut (F

inal

Pay

me

14.9

P

14.9

P

1.6

Co

365 d

ng O

ver C

ertif

rman

ce S

ecur

rfor

man

ce S

ec

rman

ce C

ertif

ract

Clo

se O

uContractor’s responsibility

The Employer’s r responsibility The Employer’s r responsibility

Issu

e of

Tak

in

ssue

of P

erfo

r

2 R

etur

n of

Per

Issu

e of

Per

fo

Contract Period Con

t

10.1

4.2

Is

4.2

11.9

I

11. Defects Liability11. Defects Liability

l t     k  hi h i   If   d f t     d g  

During the Defect Notification Period the Contractor shall:

• complete any work which is outstanding on the date stated in a Taking‐Over Certificate, within such reasonable time as is 

• If a defect appears or damage occurs, the Contractor shall be notified accordingly, by (or on behalf of) the Employer.

instructed by the Engineer, and• execute all work required to 

remedy defects or damage, as  b   tifi d b  (    b h lf 

) p y

may be notified by (or on behalf of) the Employer on or before the expiry date of the Defects Notification Period for the Works or Section (as the case may be).

Performance CertificatePerformance Certificate• Performance of the Contractor’s 

obligations shall not be considered to have been 

• The Engineer shall issue the Performance Certificate

h d f h l fconsidered to have been completed until the Engineer has issued the Performance Certificate to 

within 28 days after the latest of the expiry dates of the Defects Notification Periods, or as soon thereafter as the Contractor has Performance Certificate to 

the Contractor, stating the date on which the Contractor completed his obligations under 

thereafter as the Contractor has supplied all the Contractor’s Documents and completed and tested all the Works, including 

d i g   d f t  the Contract. remedying any defects. 

A copy of the Performance Certificate shall be issued to the Employer.

Only the Performance Certificate shall be deemed to constitute acceptance of the Works.

13.2 Value Engineering Change Proposal• The Contractor may, at 

any time, submit to the Engineer a written 

• Proposals must provide a lower cost or improved quality, or both without g

proposal which (in the Contractor’s opinion) shall, if adopted, 

(i) l l i

q y,impairing essential functions and characteristics of the f ilit  (i) accelerate completion, 

(ii) reduce the cost to the Employer of executing, maintaining or operating the Works  

facility. • A VECP includes the design 

and construction of a structure including but not the Works, 

(iii) improve the efficiency or value to the Employer of the completed Works, or 

(i ) th i  b   f b fit 

structure including but not limited to a bridge, retaining wall, concrete box culvert, earthworks (iv) otherwise be of benefit 

to the Employer.box culvert, earthworks (slope or embankment), building

PAYMENTSAll payments are determined by measurement, and applying the rates and prices in a BoQ

men

t

<56dMonthly Interim Payments

Del

ayed

Pay

m

14.8 ……financing charges shall be the discount rate of the central bank

<28d

14.8

D

O)

Engineer verifies statement,

Contractorsubmits information

<28d <56d

Final Payment

<56derfo

rman

ce

viou

sly

FHO

<28d

14.11 Contractor submits draft final statement to

14.11 Contractorsubmits Final Statement and

<28d <56d

14.13 Engineer issues Final Payment

14.7 Employermakes the payment to the Contractor

<56d

9 Is

sue

of P

ert

ifica

te (p

rev <28d

final statement to the Engineer

Statement and the Discharge [14.12]

Payment Certificate

to the Contractor

11.9

Cer

The Statement shall include the following items, as applicable, which shall be expressed in the various currencies in which the Contract Price is payable, in the sequence listed:p y , q• the estimated contract value of 

the Works executed and the Contractor’s Documents produced up to the end of the 

• any amounts to be added for the advance payment and (if more than one instalment) and to be deducted for its repayments in accordance p p

month (including Variations but excluding items described in sub‐paragraphs (b) to (g) below);

• any amounts to be added and d d d f h i

p ywith Sub‐Clause 14.2 [Advance Payment];

• any amounts to be added and deducted for Plant and Materials in 

d i h b ldeducted for changes in legislation and changes in cost, in accordance with Sub‐Clause 13.7 [Adjustments for Changes in Legislation] and Sub‐Clause 13 8 

accordance with Sub‐Clause 14.5 [Plant and Materials intended for the Works];

• any other additions or deductions which may have become due under Legislation] and Sub Clause 13.8 

[Adjustments for Changes in Cost];

• any amount to be deducted for retention, calculated by applying 

which may have become due under the Contract or otherwise, including those under Clause 20 [Claims, Disputes and Arbitration]; and

• the deduction of amounts certified retention, calculated by applying the percentage of retention stated in the Contract Data to the total of the above amounts, until the amount so retained by the E l   h  th  li it  f 

• the deduction of amounts certified in all previous Payment Certificates.

Employer reaches the limit of Retention Money (if any) stated in the Contract Data;

14.8 Late Payment

14.3 Contractor submit statement

14.6 Engineerissue Interim Payment

14.7 Employermakes the paymentsubmit statement

to the EngineerPayment Certificate

makes the payment to the Contractor

Paym

ent

14 8 financing charges shall be

<28d

<56dMonthly Interim Payments

4.8

Del

ayed

P 14.8 ……financing charges shall be the discount rate of the central bank

1

Contractor fails to comply with any obligation under

the contract

Engineer issue Notice to Correct (SC 15.1)

Contractor fails to comply with a Notice to Correct within a given time in the

notice

Contractor fails to comply with Performance Security (SC 4.2)

OR

the contract notice

Contractor abandons the works or showing no intention to continue performance of his obligations

E l i

OR

OR

Contractor fails to proceed the Works(Clause 8)

Contractor fails to comply with a Notice issued under SC 7.5 (Rejection) or SC 7 6 (R di l W k ) ithi 28 d

Employer issue a Notice

(14 days period)

Termination by Employer

OR

7.6 (Remedial Works) within 28 days

Contractor subcontracts the whole of the works or assigns the contract without the

required agreementTERMINATION BY EMPLOYER

OR

OR

Contractor becomes bankrupt

Corruption practice

immadiately

immadiately

OR

p p