I. Latar belakang

Saat ini komputer memegang peranan penting dalam mempermudah

penyelesaian suatu pekerjaan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja. Semua

itu karena diikuti dengan lajunya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

yang sudah semakin cepat. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya perusahaan atau

instansi pemerintah dan pendidikan yang menggunakan sistem komputerisasi

sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan, salah satunya Politeknik

Negeri Ambon.

Politeknik Negeri Ambon merupakan salah satu Politeknik Negeri yang

ada di Kota Ambon yang memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam

bidang pendidikan. Salah satu unsur terpenting dari Politeknik Negeri Ambon

khususnya untuk bidang akademik adalah mahasiswa dan pengurusan akhir untuk

mahasiswa dalam hal ini untuk calon wisuda. Dengan sistem komputerisasi yang

lebih baik diharapkan pengolahan data calon wisuda dapat dilakukan dengan baik

dan lebih aman, sehingga dapat meminimalisir tingkat kesalahan dalam

pengolahan data calon wisuda.

Atas dasar itulah judul “SISTEM INFORMASI

PENDAFTARAN WISUDA PADA POLITEKNIK NEGERI AMBON”

diambil sebagai judul penulisan

II. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan sebelumnya, dapat

dirumuskan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana membuat suatu aplikasi sistem informasi calon wisuda yang

efisien dan efektif untuk menangani data mahasiswa calon wisuda pada

Politeknik Negeri Ambon.

2. Bagaimana pengolahan sistem informasi calon wisuda dapat dilakukan

dengan cepat dan tepat guna.

III. Batasan Masalah

Batasan masalah pada penulisan ini, yaitu sistem dirancang hanya untuk

menangani pengolahan data calon wisuda pada Politeknik Negeri Ambon.

IV. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Mengatasi kelemahan-kelemahan dari sistem lama yang masih menggunakan

sistem pengimputan manual.

2. Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja pegawai dalam mengelola

data calon wisuda serta penyajian laporannya, sehingga dihasilkan informasi

yang akurat, cepat dan berkualitas.

V. Teori Penunjang

5.1 Sistem Informasi

Sistem didefenisikan sebagai satu set elemen yang dihubungkan bersama

untuk mencapai tujuan yang sama. Sistem juga dapat diartikan sebagai suatu

proses berkelanjutan dari komponen benda, objek, metode yang disatukan secara

fungsional dan operasional untuk mencapai tujuan yang sama.

Informasi merupakan hasil pengolahan data untuk memperoleh

pengetahuan atau pemahaman tentang sesuatu.

Jadi sistem informasi adalah suatu himpunan komponen sistematik dan

formal yang melakukan operasi pengolahan data untuk:

Meningkatkan pemahaman atau mengurangi ketidakpastian terhadap sesuatu

data atau fakta-fakta yang akan dilaporkan.

Memberikan berbagai laporan seperti yang diinginkan oleh pihak yang

membutuhkan informasi tersebut.

Memberikan kepada manajemen untuk menunjang perencanaan, pengawasan

dan pengambilan keputusan.

5.2 Pengertian Database

Data adalah fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Database/basis data

adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik

sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk

memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Database juga dapat didefenisikan sebagai:

Himpunan kelompok data, arsip yang saling berhubungan dan diorganisasi

sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan

mudah.

Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersamaan

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu untuk

memenuhi berbagai kebutuhan.

Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam

media penyimpanan elektornik.

5.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang

memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu

jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data,

baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan

nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model

fungsi.

DFD dibagi menjadi tiga strata (tingkatan), yaitu Context Diagram, Zero

Diagram, dan Detail Diagram.

1. Context Diagram (Diagram konteks)

Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang

akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi

“siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa

saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”

2. Zero Diagram (Diagram Nol)

Tujuan dari diagram nol adalah untuk memerinci sebuah sistem menjadi

proses-proses yang harus dilakukan oleh sistem.

3. Detail Diagram (Diagram Detil)

Diagram detil adalah diagram yang memungkinkan proses yang ada di

diagram nol lebih diperinci lagi.

5.4 Flowchart

Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang

menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Juga merupakan

cara penyajian dari suatu algoritma.

Ada 2 macam Flowchart:

1. Sistem Flowchart merupakan suatu urutan proses dalam sistem dengan

menunjukan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam

proses pengolahan data.

2. Program Flowchart merupakan urutan instruksi yang digambarkan dengan

simbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.

5.5 Entity Realitionship Diagram (ERD)

Entity Realitionship merupakan metode pemodelan basis data yang

digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis atau model data

semantik sistem. Sitem seringkali memiliki basis data relasional, dan

ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk menggambrakan model Entitiy

Realitionship ini disebut Entity realitionship Diagram, ER diagram atau ERD.

5.5.1 Komponen Entity Realitionship Diagram

Berikut komponen-kompen Entity Realitionship yang ditunjukan oleh

tabel 5.1

Simbol Keterangan

EntityRealitionship

Entity adalah suatu objek yang dapat didefenisikan dalam lingkungan

pemakai, suatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang

dibuat. Entity digambarkan dengan simbol yang disebut dengan rectangle

atau box

Atribut

Atribut adalah entity yang memiliki elemen yang berfungsi untuk

menjelaskan karakter dan entity. Atribut ini digambarkan dengan simbol

yang disebut elips

Line

Line adalah suatu garis yang berfungsi untuk menguhubungkan atribut

dengan entity dan entity dengan rasionalship atau relasi.

Hubungan

Dapat berhubungan satu dengan yang lainnya, hubungan ini dinamakan

relationship, seperti halnya entity dengan isi didalam hubungan antara entity

dengan isi dari hubungan itu sendiri.

Tabel 5.1 Komponen Entity Realitionship Diagram

5.5.2 Cardinal Rasio

Cardinal Rasio menjelaskan batasan pada jumlah entity yang berhubungan

melalui suatu relationship. Menunjukan jumlah maximal entity yang dapat

berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.

Jenis-jenis Cardinal Rasio:

1. One to One (1:1)

Yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua satu

berbanding satu.

2. One to Many (1:M)

Yaitu perbandingan antara entity pertama dengan kedua satu berbanding

banyak.

3. Many to one (M:1)

Yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua banyak

berbanding satu.

4. Many to Many (M:M)

Yaitu perbandingan antara entity pertama dengan entity kedua banyak

berbanding banyak.

5.6 Microsoft Visual Basic

5.6.1 Pengertian Microsoft Visual Basic

Microsoft Visual (sering disingkat VB) merupakan sebuah bahasa

pemograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE)

visual untuk membuat program perangkat lunak berasis sistem operasi Microsoft

Windows dengan menggunakan model pemograman (COM), Visual Basic

merupakan turunan bahasa pemograman BASIC dan menawarkan pengembangan

perangkat lunak berbasis grafik dengan cepat.

5.6.2 Sejarah Microsoft Visual Basic

Bill Gate Pendiri Microsoft, memulai bisnis softwarenya dengan

mengembangkan interpreter bahasa Basic untuk Altair 8800.

Perkembangan selanjutnya, diluncurkan BASICA (basic-advanced) untuk

DOS.

Setelah BASICA, Microsoft melucurkan Microsoft Quik Basic dan

Microsoft Basic (dikenal juga sebagai Basic Compiler).

Selanjutnya lahirlah Microsoft Visual Basic yang berbasis GUI (Graphic

User Interface) bersamaan dengan Micosoft Windows.

Microsoft Visual Basic berkembang dengan beberapa versi, yaitu

Microsoft Visual Basic untuk DOS dan Untuk Windows (1991), Microsoft

Visual Basic 3.0 (1993), Microsoft Visual Basic 4.0 (1995), Microsoft

Visual Basic 6.0 (1998), Microsoft Visual Basic 2008 dan yang terbaru

Microsoft Visual Basic 2010.

5.6.3 Manfaat dan Keunggulan Microsoft Visual Basic 6.0

Secara umum ada beberapa manfaat dan keunggulan yang diperoleh dari

Microsoft Visual Basic 6.0, diantaranya :

Dipakai dalam membuat program aplikasi berbasis Windows.

Dipakai dalam membuat obyek-obyek pembantu program seperti fasilitas

Help, kontrol ActiveX, Aplikasi internet dan sebagainya.

Digunakan untuk menguji program (Debugging) dan menghasilkan

program akhir EXE yang bersifat Executable, atau dapat langsung

dijalankan.

Memiliki fasilitas pendukung seperti: Platfrom Developer Studio, sarana

Akses Data, Compiler, ActiveX dan Internet, sarana Wisard dan memiliki

koleksi kontrol baru antara lain ADO data, Flat Scrollbar, DataGrid,

Hierarchical FlexGrid, Coolbar, DataList, DataCombo, DataRepeater,

DateTimePicker, dan Image Combo.

5.6.4 Kemampuan dan Keistimewaan Microsoft Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic 6.0 memiliki beberapa kemampuan dan

Keistimewaan yang menjadikan Microsoft Visual Basic 6.0 ini unggul, yaitu :

Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang

lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.

Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah

sarana yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan tugas-tugas

tertentu.

Teknologi ActiveXTm memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi

yang disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft

Word, Microsoft Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya.

Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk

memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun

ketiga edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition,

Visual Basic Profesional Edition, dan Visual Basic Entreprise Edition.

5.6.5 ADODC

ADO Data Control atau yang disingkat sebagai ADODC merupakan

penghubung antara control-control pada form dengan database. Dari segi

tampilan, ADODC mempunyai bentuk yang mirip dengan DAO dimana control

ini mempunyai tombol arah panah yang mempunyai fungsi masing-masing yaitu

untuk menunjuk ke record paling awal, paling akhir, menunjuk secara per-record

ke suatu record sebelum atau per-record ke suatu record berikutnya. Caption dari

control ADODC secara default tertera dengan tulisan “Adodc1”, seperti yang

ditunjukan pada gambar 6.2

Gambar 6.2 ADODC

Properti ADODC

ADODC memiliki sejumlah properti yang sangat penting, terutama untuk

mengakses database. Untuk menampilkan properti ADODC dilakukan dengan

cara menekan tombol F4 atau dengan memilih menu View yang ada pada Main

Menu, kemudian klik Property Window. Cara lain adalah dengan meng-klik icon

yang ada pada Tool Bar, seperti yang ditunjukan pada gambar 6.3

Gambar 6.3 Propeties Icon

VI. Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis dan perancangan sistem berguna untuk merencanakan cara kerja

sesuai dengan tujuan untuk memperoleh dan mengumpulkan keterangan atau

informasi yang teliti secara efisien dan dapat digunakan sebagai pedoman dalam

melaksanakan penulisan.

6.1 Defenisi Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling

mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

6.2 Perangkat Pendukung

Perangkat pendukung yang digunakan dalam menunjang pembuatan

system informasi ini antara lain adalah :

a. Komputer

Komputer berguna sebagai pendukung utama dari kerja sistem

informasi yaitu sebagai perangkat yang menjalankan aplikasi dari

sistem informasi ini.

b. Program Microsoft visual basic 6.0

Seperti yang sudah dijelaskan di BAB V dapat ditekankan disini

bahwa microsoft visual basic digunakan sebagai program

pendukung proses pembuatan aplikasi yang nantinya akan

menghasilkan output sebuah program yang terlepas dari microsot

visual basic.

6.3 Perancangan Berkas

Field Type Size

NIM Number 8

NAMA Text 30

TEMPAT_LAHIR Text 30

TANGGAL_LAHIR Date 50

AGAMA Text 30

ALAMAT Text 30

KAWIN/BELUM

KAWIN

Text 10

Tabel 6.1 Tabel Mahasiswa.mdb

Field Type Size

JURUSAN/KONSENTRASI Text 30

TERDAFTAR DI

POLITEKNIK

Date 50

IP KOMULATIF Number 30

JUDUL SKRIPSI Text 50

ASAL SLTA/TAHUN Text 30

Tabel 6.2 Tabel Jurusan.mdb

Field Type Size

PEMBIMBING Text 50

NO IJASAH Number 30

NO SK LULUS Number 30

TGL LULUS Date 50

PELAKSANAAN

PENULISAN

Text 30

MULAI PENULISAN Date 50

SELESAI

PENULISAN

Date 50

Tabel 6.3 Tabel akademik.mdb

6.4 Perencangan Sistem

Perancangan Sistem pendaftaran wisuda akan ditunjukan pada Flowchart

dibawah ini:

Gambar 6.4

Flowchart Sistem Pendaftaran Wisuda

6.5 Perancangan Output

Data Internal diinput dari tiap Mahasiswa

Arsip Data Calon Wisuda Mahasiswa Untuk Dievaluasi

Arsip Calon Wisuda

Mahasiswa Untuk Akademik

Mulai

Selesai

Pengolahan Data Calon Wisuda

Laporan Data Evaluasi Berupa Ijasah

Gambar 6.5 Form Mahasiswa

Foto

3x4Unggah

Gambar 6.6 Form Jurusan

Gambar 6.7 Form Akademik

7 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini disusun dalam beberapa bab yaitu:

0. BAB I. PENDAHULUAN

Membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang

lingkup, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan.

1. BAB II. TEORI PENUNJANG

Menguraikan gambaran umum mengenai tinjauan pustaka yang

berhubungan dengan penulisan.

2. BAB III. METEDOLOGI PENELITIAN

Membahas tentang metode yang dipakai dalam mengumpulkan data.

3. BAB IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

Membahas tentang analisa dan pemecahan masalah, penjelasan dan

pengoperasian program.

4. BAB V. PENUTUP

Berisi tentang kesimpulan dan saran dari penulisan ini.

8 Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan akan ditunjukan pada tabel dibawah ini:

N

oJenis Kegiatan

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Keterangan

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3

1 Identifikasi Masalah

2 Analisis Kebutuhan Sistem

3 Pengumpulan Data

4 Membuat Rancangan Sistem

5 Revisi Konsep, Desain

Rancangan, Code Program

6 Penyusunan Laporan

Penulisan TA

7 Pelaksaan Revisi TA

Tabel 9.1 Rencana Kegiatan

8.3 Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan langsung pada Jurusan Teknik Elektro Konsentrasi

Teknik Komputer Jaringan.

DAFTAR PUSTAKA

Hariyanto, Bambang. 2004. Sistem Manajemen Basis Data. Informatika. Bandung

Yuswanto. 2003. Pemograman Dasar Microsoft Visual Basic 6.0. Prestasi Pustaka. Surabaya

Wikipedia. 2012. “Basis Data”. http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data