Contenido - Indeportesantioquia · 2021. 1. 6. · 8.3.1 Plantilla del Memorando ... la normas ICONTEC existentes, para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa la

MANUAL PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

INDEPORTES ANTIOQUIA

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Contenido IMPORTANCIA DE LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN INDEPORTES ANTIOQUIA ............................................................................ 4

OBJETIVOS .................................................................................................... 5

OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................... 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................ 5

1. ALCANCE ................................................................................................................... 5

2. GENERALIDADES .................................................................................................... 5

3. PRESENTACION DE LOS DOCUMENTOS Y CARACTERÍSTICAS .............. 6

4. ESCRITURA DE NÚMEROS ................................................................................... 7

5. USO DE ABREVIATURAS ....................................................................................... 9

6. VISTO BUENO ........................................................................................................... 9

7. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL .......................................................................................................... 9

8. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES .................................... 11

8.1 CARTAS COMERCIALES ................................................................................... 12

8.2 EL SOBRE ............................................................................................................. 18

8. 3 MEMORANDO ..................................................................................................... 23

8.3.1 Partes de Memorando ....................................................................................... 24

8.3.1 Plantilla del Memorando ................................................................................... 25

8.4 CIRCULAR ............................................................................................................. 27

8.4.1 Plantilla de la Circular ....................................................................................... 27

8.5 ACTAS ..................................................................................................................... 32

8.5.1 Partes del Acta .................................................................................................... 32



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8.5.2 Plantilla del Acta ................................................................................................. 37

8.6 CERITIFICADOS Y CONSTANCIAS ................................................................. 40

8.6.1 Certificados ......................................................................................... 40

8.6.2 Constancia: ......................................................................................................... 42

8.6.3 Partes de los Certificados Y Constancias ..................................................... 42

8.6.4 Plantilla Constancia y Certificado ................................................................... 43

8.7 ELABORACION DE INFORMES ADMINISTRATIVOS .................................. 45

Clases de Informes. Los informes varían desde los más simples y cortos, hasta los más complejos de carácter científico y de investigación. ................................ 45

8.8 SOLICITUD DE CERTIFICADOS EN LA OFICINA DE TALENTO HUMANO. ...................................................................................................................... 54

9. PLANILLAS DE CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y RECIBO DEL CADA .......................................................... 56

9.1 CONTROL DE DOCUMENTOS PARA ENTREGA DIRECTA A ENTIDADES. ................................................................................................................. 56

9.2 REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS EN EL CADA Y ENTREGADOS A LAS OFICINAS DEL INSTITUTO.............................. 57

9.3 REGISTRO DEVOLUCIÓN SOBRES U OBJETOS POSTALES9.2 REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS EN EL CADA Y ENTREGADOS A LAS OFICINAS DEL INSTITUTO.............................. 59

9.4 REGISTRO CONTROL DE DOCUMENTOS NO RADICABLE .................... 59

9.5 SOLICITUD PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ................................................. 61

10. ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN: ROTULOS DE CAJAS DE ARCHIVO,

CARPETAS DE ARCHIVO Y HOJA DE CONTROL ................................................. 62

10.1 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO FORMATO HOJA DE CONTROL ..................................................................................................................... 62

10.2 ROTULO DE CAJAS DE ARCHIVO ................................................................. 64

10.3 RÓTULO DE CARPETAS DE ARCHIVO ....................................................... 65

11. ACTA FINAL DE TRANSFERENCIAS ............................................................ 66

11.1 PLANTILLA ACTA DE ENTREGRA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL ............................................................................. 67

12. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID .................... 69

12.1 PARTES DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIODOCUMENTAL .......... 69



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12.2 PLANTILLA –FUID- FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ............................................................................................................................................. 71

13. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS POR MERCURIO ........................ 73

14. MENSAJES ELECTRÓNICOS ......................................................................... 73

15. FIRMAS DE DOCUMENTOS EN INDEPORTES ANTIOQUIA .................... 74

16. ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS ................. 74

17. ACTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................................. 75

17.1 RESOLUCIONES. .............................................................................................. 75

17.1.1 Plantilla de Resoluciones ............................................................................... 84

18. PROCEDIMIENTO PARA QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES ........ 86

ACTIVIDAD ................................................................................................... 86

19. NOTAS INFORMATIVAS ................................................................................... 88

20. REGISTROS DE CALIDAD ................................................................................ 90

20.1 TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD ................. 93

20.2 GUIA DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................. 96

21. POLÍTICA CERO PAPEL ........................................................................................ 99

BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 101



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IMPORTANCIA DE LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN

INDEPORTES ANTIOQUIA La producción de documentos en INDEPORTES ANTIOQUIA es la evidencia de las actividades o funciones de nuestra institución para el logro de la visión y misión institucional, paralelamente es la conexión que tenemos entre el pasado y el presente. Teniendo en cuenta que hace parte de la imagen de la institución nos inquieta la dispersión de normas que en cuanto a la producción documental se puede presentar por la ausencia de un manual actualizado. Por todo lo anterior y debido a la importancia de las comunicaciones, se desea implementar Manual de Producción Documental de acuerdo a la actualización de las Normas Tecnicas Colombiana -NTC- ya sea esto para la creación de documentos en soporte papel y/o electrónico. Este manual nos lleva a racionalizar y controlar la producción documental de la Entidad, dándole la debida importancia que tiene la normalización de la producción documental. Así damos cumplimiento al Acuerdo 060 de 2001 en su articulo 14 “ estipula que las entidanes deben establecer en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta la normas ICONTEC existentes, para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa la cual incluye entre otros la leyenda de pie de página que debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico”. En concordancia con lo anterior se da cumplimiento tambien a la Decreto 2609 de 2012 Articulo 3, NTC-ISO 9001 numeral 4.2 , ISO 30300 numeral 3.1, ISO 30301 numeral A.1.1, A.1.2, A.1.3 ISO 14001 de 2004: numeral 4.5.4, ISO 27001 numeral 4.3.2 , GP1000 2009 Numeral 4.2.3, aplicando también el Manual de Imagen Corportativa INDEPORTES ANTIOQUIA (aplicación en papelería).



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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Estandarizar la producción de documentos administrativos, ya sea en soporte papel o electrónico de manera segura y confiable de tal manera que se contribuya a la preservación de la información Institucional..

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diseñar plantillas para la producción de los documentos internos y

externos. Implementar la normatividad y normalización vigente. Sensibilización en el tema de la producción documental, como parte de

la imagen institucional. Estandarizar la producción documental de la institución. Trabajar mancomunadamente la Gestión Documental y Proceso de

Gestión de la Calidad.

1. ALCANCE

Se aplica a todos los documentos producidos por la Entidad, ya sea en soporte físico o soporte eletrónico u otro.

2. GENERALIDADES

La documentación que se produce en INDEPORTES ANTIOQUIA, como cartas, actas circulares, Resoluciones, Informes, constancias y certificados, entre otras comunicaciones, se elabora en la papelería con membrete que dispone las Institución en original y una copia (en caso de ser necesario dos copias) las actas e informes administrativos se elaboran en papelería sin logo. Los actos administrativos como las resoluciones, deben ser elaborados en el formato establecido por la institución, en papel tamaño oficio con el logo de INDEPORTES ANTIOQUIA.



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Para los documentos que requieran la firma de su autor, no se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información”. (Circular Interna No.13 (1999) del Archivo General de la Nación) Para la produccion de documentos es necesario el empleo de papel de alta permanencia y durabilidad, no debe presentar defectos tales como pliegues, manchas, roturas y arrugas (Norma Iso 186) y el gramaje debe ser de 70g/m2 (ISO 536 y NTC 4436). Todo dispositivos que se coloque en los equipos de trabajo deben ser examinados y vacunados. (Resolucion N°089 de 2003, reglamento para el uso de internet y correo electrónico, Artículo 2, párrafo 3). En el CADA no se reciben documetos de carácter personal solo documentos oficiales. Para el recibo y entrega de documentos: se realizan dos recorridos: Uno a las 07:45 y otro a las 13: 45. Envios después de la hora del recorrido será gestionado en el recorrido siguiente.

3. PRESENTACION DE LOS DOCUMENTOS Y CARACTERÍSTICAS

Se elaboran de acuerdo al Manual de Producción de Documentos.

No deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales y de puntuación.

La letra utilizada debe ser Arial, tamaño 11 o 12, con márgenes así: Superior de 3 cm Inferior 2 cm Lateral izquierdo 3 cm Lateral derecho 2 cm

Cuando se recibe comunicación por correo electrónico que debe ser fotocopiada o impresa, es necesario utilizar bond sin logo institucional. Las facturas en papel fax o estos, deben ser fotocopiados para su conservación, para luego ser destruido una vez se fotocopie.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados, afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con estos procedimientos; para evitarlo, usted debe utilizar el formato de Nota Informativa.



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Cuando sea necesario, utilizar clips y/o ganchos mariposa, se recomienda utilizar los de material plástico. Para evitar el deterioro de los documentos, es necesario el empleo de una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

Solo si es necesario imprimir un correo electrónico, se debe hacer en papel de reciclaje en buen estado y sin logo; esto con el fin a contribuir al ahorro de papel en INDEPORTES ANTIOQUIA.

Las palabras escritas en mayúscula van tildadas, así lo exijen las reglas de acentuación.

No exagere el uso de mayúscula sostenida. Debe utilizarse solo cuando desee resaltar algún dato.

Los días de la semana, meses, los puntos cardinales y estaciones del año, debe digitarse en minúscula, excepto después de punto y al comienzo de un escrito.

Los nombres propios se escriben con mayúscula inicial, pero no debe confundirse con el nombre genérico. Ejemplo: Gerente General, cuando se usa el generico es de la siguiente manera: la próxima semana se realizará reunión de gerentes.

4. ESCRITURA DE NÚMEROS

Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofo para las unidades de millón. El signo de pesos ($) va unida a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. Ejemplo: $24’125.789,00 Quinientos mil pesos.

Cuando se ecriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los decimales de estas últimas se representan con ceros y no con letra (o) minúscula ni con el signo igual (=) . 249.976.215.50

634.050.00

La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Se ha enviado cinco agendas a la Liga de Tennis de Campo. Se ha repartido 100 agendas a las ligas y clubes. Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras.



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Ejemplo: Los jugadores de fútbol de salón entre los 10 y 13 años, hacen parte de la categoría Junior. Para grados, porcentajes o proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de 10. Ejemplo: El 8% de las poblaciones antioqueñas se han visto beneficiadas por los programas de INDEPORTES ANTIOQUIA.

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciseis al veintinueve se esceibe una sola palabra, del treinta y uno en adelante va en tres palabras. Ejemplo: Veintiocho - cuarenta y tres.

Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo: 2014

Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes y año. Ejemplo: La reunión de comité de calidad se realizará el 22 de abril de 2014.

Cuando se escribe en forma numérica abreviada, se representa en orden de año, mes y día y se puede expresar de dos formas: Cuatro dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día. Ejemplo: 2014-08-15 Dos dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día. Ejemplo: 14-08-15

Para los documentos legales, los números se escriben en cifras y letras, La cifra se puede expresar en primer término en letra o números, pero conservando la opción elegida a través de todo el documento.

Los números telefónico se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre paréntesis. Ejemplo: Teléfono (091) 328 28 88

Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) si , paréntesis (). Ejemplo: 38.166.280 de Envigado, Antioquia.

Para la denominación de hora local, se utiliza el modelo internacional de 24 horas. Ejemplo:

Reunión de Comité de Gerencia de las 14:30 a las 16:00 horas.



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5. USO DE ABREVIATURAS

En el texto de todos los documentos comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta y otros). Se exceptuan las que hacen parte del nombre o razón social de una empresa que así las tienen registradas. Ejemplo: Academia Colombiana de Tenis Ltda. Canchas y Escenarios Deportivos S.A.S

6. VISTO BUENO

Para los documentos que requieren visto bueno, se tiene en cuenta lo siguiente: En distribución horizontal se ubica contra el margen izquierdo, dos interlíneas. La abreviatura de visto buen (Vo. Bo.), se escribe en mayúscula sostenida en concordancia con el firmante y el destinatario. A una interlianeación se indica el cargo, con mayúscula inicial alineado con la primera letra del nombre. Nota: El nombre y apellido debe ser legible. Vo Bo

Proyecto: Revisó: Aprobó:

Cargo Cargo Cargo

7. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

7.1. ASUNTO Se escribe con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del destinatario cuando se trata de cartas o circulares. Es la síntesis del tema, se expresa en máximo cuatro plabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones, sin que se afecte el sentido. Solo para el memorando, se recomienda escribir la palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.



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7.2 CÓDIGO Se recomienda escribirlo a 3 a 4 cm del borde superior, dejando de cero a una o dos interlínea libre cuando el papel tiene logotipo o membrete, según el estilo.

7.3 CUERPO O TEXTO Es importante redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. En lo posible se trata un solo tema, se omiten temas personales, su tratamiento es de usted, que no presente errores ortográficos, técnicos, gramaticales ni de puntuación.

7.4 DATOS DEL DESTINATARIO

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación . Estos datos pueden ocupar varias líneas, según el tipo de documento.

7.4.1 Denominación o título académico

Se recomienda utilizar mayúscula inicial para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos.

7.4.2 Nombre del destinatario

Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia con los dos apellidos. No utilice negrilla.

7.4.3 Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.

7.5 DESPEDIDA A 2 interlíneas va la despedida: puede ser corta como atentamente, cordialmente y sinceramente o puede ir en así: Agradecemos su gentil colaboración ó nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta, muchas gracias por su amabilidad y rápida acción, para nosotros es un gusto servirle. Utilize una de estas alternativas.

7.6 DESTINATARIO Persona a quien va dirigido el contenido.

7.7 ESPACIO Distancia horizontal de escritura.

7.8 ETIQUETA Rótulo que se adhiere al sobre

7.9 INTERLINEA Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.

7.10 LINEAS ESPECIALES

Se digita a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado. Estas son: anexos, copia y transcriptor

7.10.1

Anexos A una interlinea sin abreviar se coloca anexos: Ejemplo 1 Anexo: uno (15 folios) Ejemplo 2 Anexos: dos (Ocho y un CD-Rom)



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Ejemplo 3 Anexos: tres (10 folios, una factura y un informe)

7.10.2

Copia A dos interlíneas libres, del cargo del firmante o a un interlineado sencillo de anexos; se escribe en mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se relaciona así: Tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar

7.11 LOGOTIPO Símbolo que identifica a una empresa.

7.12

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN

Escribir estos datos a dos o tres interlíneas del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.

7.13 MEMBRETE Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona jurídica.

7.14 PÁGINA SUBSIGUIENTE

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que periten identificar el documento a partir de la segunda página . Se recomienda ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1, debidamente justificados para continuar con el texto, se dejan una o dos interlíneas libres.

7.15 RAZÓN SOCIAL Nombre que identifica a una empresa o a una institución.

7.16 REMITENTE El nombre del remitente se digita en mayúscula fija de preferencia se escribe los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.

7.17 RENGLÓN serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

7.18 SALUDO VOCATIVO

A dos interlíneas va el saludo o vocativo: Para las damas se acostumbra utilizar el nombre y para los hombres el apellido y va en saludo corto.

7.19 TERCIO Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre, de izquierda a derecha.

7.20 ZONA espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

8. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES



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8.1 CARTAS COMERCIALES

La carta es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personales naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados. Estilo: en la entidad se utilizará el estilo bloque extremo Estilo bloque extremo: Todos los datos salen del extremo izquierdo Se debe tener siempre en cuenta lo siguiente: Utilizar papel bond blanco con gramaje 70 a 75. Los márgenes deben ser: Superior 4 ó 3 Izquierdo 4 ó 3 Derecho 3 ó 2 Inferior 3 ó 2

El tipo y tamaño de letra debe ser ARIAL 12 o 11 de acuerdo a la extensión del texto. Utilizar tamaño de papel carta. ZONAS DE LAS COMUNICACIONES Zona 1: Encabezado o margen superior, aquí se encuentra la razón social, el logotipo y el Nit. Zona 2: Pie de página o margen inferior, donde se encuentran los demás datos de la empresa. Zona 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibo del documento. PARTES DE LA CARTA

Encabezado Codigo: Ver numeral 8.2: Ejemplos: Alm-054-14 130-054-14



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Lugar de origen y fecha de elaboración: ver numeral 8.12. No utilice abreviaturas: Ejemplo: Medellín, 6 de octubre de 2014 Bello, Antioquia, 6 de octubre de 2014 De 4 a 6 interlíneas vienen los, todos a 1 interlínea de distancia el uno del otro.

Datos del destinatario Tratamiento Nombre Cargo Empresa Dirección Ciudad *Tratamiento o titulo académico: Ver numeral 8.4.1 . Ejemplos: Señor Señora Doctor Doctora Licenciado Licenciada Ingeniero Ingeniera Economista, etc. *Nombre del destinatario: Ver numeral 8.4 Ejemplos. Señor Luis Castañeda Londoño Señor LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO Nota. Al responder una comunicación se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido. *Cargo: Se escribe con mayúscula inicial. Ejemplo. Gerente General Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica. Ejemplo:



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Señor EDUARDO SUÁREZ RICO Jefe de Mercadeo de Operaciones Nacionales *Empresa: Se digita en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución. Ejemplos. A.J.P. (Alberto Jiménez Pino) BCH (Banco Central Hipotecario) Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social, se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Ejemplos. SENA ó Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje) ICONTEC ó Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificaciòn) CADES ó Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano) *Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios entre el número de calle y el de la puerta. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás. Ejemplo. Señor GERMAN CIFUENTES CEBALLOS Jefe de Servicios de Información Manufacturas Restrepo Ltda. Carrera 65 135-85



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Nota. Como señala el ejemplo, los primeros dígitos de la placa de la puerta (135) corresponden a la calle; los siguientes en este caso (85), se refieren a la distancia en metros de la esquina a la puerta. Estos últimos se unen con guió (-). El apartado se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección. Ingeniero José Miguel Cantillo Valencia Jefe de Proyectos Construcciones Ltda. Apartado 50943 *Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aùn tratándose de correspondencia local. Ejemplo. Destino local: Doctor GUILLERMO GARCIA SANCHEZ Director de Talento Humano Universidad Católica Latinoamericana Calle 57 43-19 Medellín Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO V. Gerenta de Producción Química Nacional Ltda. Carrera 26 63-32 Rionegro, Antioquia Si se trata de cartas dirigidas al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

Asunto: Ver numeral 8.1

Saludo o Vocativo: Ver numeral 8.18 Ejemplo: • Respetado señor Valencia: • Apreciada licenciada Margarita: • Señora Ministra:, Cordial saludo señor Martínez:



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Y como parte del primer párrafo va así:

• Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía … • De acuerdo con… • Con agrado lo saludamos, señor Suárez y le comunicamos que… • Con nuestro cordial saludo, adjuntamos…

Texto: Ver numeral 8.3 A tres interlíneas del saludo va el texto, el cual se escribe a una interlínea dentro el párrafo y a dos interlíneas entre párrafo y párrafo.

Debe tener: Párrafo de introducción Párrafo de explicación Párrafo de cierre

Despedida: Ver numeral 8.5

Remitente: Ver numeral 8.16

Lineas Especiales : ver numeral 8.10 Anexo: Ver numeral 8.10.1 Ejemplo: Anexo: uno (10 hojas) Anexos: tres (dos disquetes y un cheque) Anexos: tres (nueve hojas) Copia: Ver numeral 8.10.2. Ejemplo: Copia: Doctora Inés Saldarriaga Vélez, Coordinadora Académica; señor José Antonio Zea Gutiérrez, Coordinador de Disciplina ó Copia: Dra. Inés Saldarriaga Vélez, Coordinadora Académica Sr. José Antonio Zea Gutiérrez Transcriptor: Ver numeral 8.10.3 Ejemplo: Transcriptora: Claudia Restrepo Molina

Transcriptor: Mauricio Alberto Gómez Otálora RADICADO numero consecutivo CÓDIGO: número que identifica la dependencia y serie documental



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Medellín, día, mes, año Tratamiento o título académico (No colocar dos puntos) NOMBRE DEL DESTINATARIO (mayúscula sostenida con dos apellidos) Cargo (con mayúscula inicial, si este es muy largo puede repartirlo en dos renglones) Razón social o Sigla (mayúscula inicial o mayúscula sostenida solo para siglas) Dirección (sin abreviaturas, no se usa el signo número, solo deje 3 espacios) Ciudad (no importa que sea igual al de origen. No utilizar los términos la ciudad o la misma) Asunto: (no más de cuatro palabras en mayúscula inicial, no negrilla) Saludo Texto ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------. Despedida: (expresión breve seguida de coma o frase de cortesía terminada en punto) REMITENTE (mayúscula sostenida, no negrilla) Cargo Anexos: (mayúscula inicial, seguida de dos puntos, a un espacio se enuncia la cantidad, entre paréntesis el número de hojas, folio y el tipo de anexo, escrito horizontalmente separado por coma) Ejemplo: Anexos: dos (1 Resolución, y un acta en 8 folios) Copia: un espacio de la palabra copia se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de una misma entidad , se omite el nombre de la organización. No abreviar

Doris Serrano

8.1.2 Plantilla de la Carta

ZONA 1 3 cm ZONA 3



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3 c

m

De 0 a 1 interlínea Código 1 a 2 interlíneas libres Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlíneas libres Datos del destinatario Tratamiento NOMBRE Cargo Empresa Dirección Ciudad. 2 interlíneas Asunto: 1 a 2 interlíneas Saludo: Texto--------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------- 1 interlínea libre ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------- 1 a 2 interlíneas libres Despedida 4 a 5 interlíneas libres REMITENTE Cargo 2 interlíneas libres Anexos: (opcional)

2 c

m

Zona 2 2 cm

8.2 EL SOBRE



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Tiene como propósito ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío. DEFINICIONES: CARACTERISTICAS:

Los datos del destinatario, deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y completa.

Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la palería de la organización.

Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.

Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin dobleces.

Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio en el tercio que le corresponde.

La impresión de los datos tanto del remitente, como del destinatario, en sobres grandes puede hacerse en sentido vertical u horizontal. . En este último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.

CLASIFICACIÓN:

Tamaño Carta: por lo general se una para enviar correspondencia personal, se le conoce como sobre aéreo o postal.

Sobre tamaño oficio: es apropiado para enviar correspondencia comercial. Se ha generalizado el uso con ventanilla.

Sobre de manila: por su diseño y resistencia se utiliza para el envío de documentación grande o pesada, como periódico, revistas, catálogos entre otros.

Para el sobre rectangular: Se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro; después se hace el último doblez. Se inserta la carta en el sobre de forma que al extraerla quede en posición de lectura. El sobre se debe dividir en tres partes:



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Partes:

Primera Parte: en ella se escriben los datos del remitente: logotipo y razón social, sigla, acrónimo y NIT de la entidad generalmente en el extremo superior. Ocupa entre 3 y 4 cm del borde superior.

Segunda parte: se digitan los datos del destinatario tal como se consignaron en la carta. Ocupa entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior del sobre

Tercera parte: es de uso privativo del correo.

El sobre se visualiza en tercios de la siguiente manera: En el tercio izquierdo: se emplea para anotaciones como: Confidencial. Personal. Contiene CD, contiene muestra la cual se ubican centrada en la parte inferior del tercio. El tercio Central: se ubican los datos del destinatario Tercio derecho, es para uso exclusivo de la oficina de correo. Los datos del remitente Se distribuye según el modelo seleccionado. Consta de: razón social. Sigla. Acrónimo, logotipo (si lo tiene), dirección, apartado, faz, teléfono, télex, NIT (opcional), ciudad, país, y dirección electrónica.

Logotipo Razón Social ZONA 1 Zona 3

Correo

Datos del Destinatario

Demás datos del remitente zona 2



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Datos del destinatario Se ubican centrado en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del sobre. Se dirige en forma personalizada, si no se tiene el nombre, se envía al cargo directivo responsable. Título académico en mayúscula inicial Señor Doctora Ingeniera El nombre se ubica en la segunda línea, con mayúscula sostenida preferiblemente con los dos apellidos Doctor ARMANDO CABEZAS ROJAS Ingeniero ALAN BRITO DELGADO El cargo con mayúscula inicial. Ingeniero ALAN BRITO DELGADO Jefe de Producción La empresa se anota en la línea siguiente al cargo, con la razón social, sigla o Acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S. A y otras que pueda contener. Ingeniero ALAN BRITO DELGADO Jefe de Producción Industrias Metálicas y Formas Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la institución. BCH (Banco Central Hipotecario)



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Los acrónimos conformados por varia letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar puede digitarse en mayúscula sostenida. SENA o Sena (Servicio de Nacional de aprendizaje) ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Norma Técnica y Certificación). CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano) Dirección o apartado: Se utiliza una de las siguientes palabras: calle, carrera, avenida, transversal, diagonal o circunvalar entre otra, sin abreviar y con su respectivo numero: a Continuación el número de la puerta dejando tres espacio entre el número de la calle y el número de la puerta. En la dirección, si es necesario se especifican claramente números o letras de oficina, piso, interior, bloque, local, entre otros. Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Este, Oeste. Bis o nombres, es indispensables escribirla en forma completa Cuando se utiliza apartado Aéreo, se debe utilizar sin abreviar. Si el destino es local, es decir dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en mayúscula inicial Cuando el destino es una ciudad dentro del país, se escribe el nombre de la ciudad seguido de coma y el del departamento correspondiente, en mayúscula inicial. Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, estas se deben incluir, como el caso de Bogotá D.C En los destinos internacionales, la información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida. Señora Dolores de Barriga Fuerte Jefa de Personal Industria ABC Ltda. Calle 51ª 120-75 Norte



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Bogotá, D. C. Ingeniero ALAN BRITO DELGADO Jefe de Producción Acero & Aceros Avenida del Rio 58Sur-126 Quito, Ecuador En el sobre de manila, puede colocarse los datos del destinatario, en mayúscula sostenida.

8. 3 MEMORANDO

Comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización. CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Se recomienda: Redactar en primera persona (nosotros) o en modo impersonal Utilizar los formatos normalizados en el manual.



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Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés. Se debe tratar un solo tema por memorando. Se utiliza para: Informar sobre un hecho en forma breve. Expresar necesidades. Hacer requerimientos. Aclarar una situación. Tramitar, desarrollar o agilizar un asuntos. Dar respuesta a una comunicación recibida. Solicitud urgente. Impugnar o corregir una situación. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Solicitar o remitir información, documentos u objetos. Felicitar, invita o convocar a reuniones no protocolarias. Hacer llamados de atención.

8.3.1 Partes de Memorando Denominación del documento: De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada. CÓDIGO (Veáse numeral 8.2) FECHA: (Vease numeral 8.12)

ENCABEZAMIENTO Conformado por la palabras:

PARA ( destinatario) escrito en mayúscula sostenida, a dos interlíneas libres de la fecha y seguida de dos puntos, al frente se coloca los datos del remitente, con mayúscula inicial. Se coloca tratamiento, nombre y cargo

DE: ( es decir remitente) Mayuscula sostenida. Se esceibe el cargo y dependencia o cargo solamente.

ASUNTO: En mayuscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de. (véase numeral 9.5)

A dos o tres interlíneas libres del asunto, el saludo va incluido primer párrafo, el cual se escribe a una interlínea libre entre párrafo y párrafo

En lo posible se trata un solo tema, se omiten temas personales, su tratamiento es de usted, que no presente errores ortográficos, técnicos, gramaticales ni de puntuación.



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Debe tener: Párrafo de introducción Párrafo de explicación Párrafo de cierre A una o dos interlíneas libresva la despedida, que puede ser corta con las palabras atentamente, cordialmente y sinceramente o puede ir en frase como: Agradecemos su gentil colaboración ó Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta, muchas gracias por su amabilidad y rápida acción, para nosotros es un gusto servirle. Se utiliza una de estas alternativas

De 4 a 6 interlíneas va el remitente que es la persona que envía la comunicación, puede ir en mayúscula sostenida o mayúscula inicial .

Se digita solo el nombre y el cargo va a 1 interlínea del nombre, no va centrado sino a nivel de la primera letra del nombre. Este funcionario responsable firma encima del nombre digitado. En caso de dos firmantes los datos se distribuyen en pareja o uno debajo del otro y si son impares se centra el tercero y el cargo de este no se centra.

LINEAS ESPECIALES: Vease numeral 9.8 EJEMPLO:

MEMORANDO 1. Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado

por coma.

Remitente:cargo y dependencia o solo el cargo,separado por coma. En este caso se omite al final del texto el nombre digitado, solo aparece la firma. No utilice negrilla ni subraye Ejemplo:

PARA: Señora Silvia Patricia Taborda Villada, Secretaria Talento Humano

DE: Jefa de Talento Humano

ASUNTO: Reconocimiento 8.3.1 Plantilla del Memorando



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ZONA 1 3 cm ZONA 3

3 c

m

De 0 a 1 interlínea

MEMORANDO Código 1 a 2 interlíneas libres Lugar y fecha de elaboración 2 a 3 interlíneas libres PARA: XXXXXXXXXX DE: XXXXXXXXXX ASUNTO: XXXXXXXXXX 2 a 3 interlíneas Texto--------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------- 1 interlínea libre ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------- 1 a 2 interlíneas libres Despedida 4 a 5 interlíneas libres REMITENTE Cargo 2 interlíneas libres Anexos: (opcional) Copia:

Transcriptor: Mónica Maldonado

2 c

m

Zona 2 2cm



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8.4 CIRCULAR

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN La circular interno se utiliza para informar disposición, normas, lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros. Se debe tener en cuenta: Tratar un solo tema Iniciar y finaliza el texto con una frase de cortesía. La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:) Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. En caso de terminar la página antes de finalizar un párrafo completo, se

dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente En caso de utilizar páginas subsiguientes puede utilizar hojas en blanco o

que tenga solo el logotipo o razón social. Para todo el personal (número de página) Para todo el personal y código de la dependencia que remite…………… 2 Para todo el personal y fecha 2

Ejemplo:

Para todo el personal 2

Para todo el personal 700000 2

Para todo el personal 2020-12-30 2

Transcriptor: a dos interlineas del firmante o del último renglón escrito se

anota el nombre en mayúscula inicial y el apellido. Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor. 8.4.1 Plantilla de la Circular



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CIRCULAR N°00

TITULO DE LA CIRCULAR

Código de la dependencia: Ciudad y fecha: se sugiere digitar a dos interlineas libres del escrito anterior.

PARA QUIEN VA DIRIGIDA LA CIRCULAR (Se escribe la palabra PARA sin dos puntos y seguida de la información a

quien se dirige la circular). ASUNTO: Resuma en Cuatro Palabras o menos el Asunto de que trata la Circular Saludo: a dos interlíneas libres de los datos del destinatario y puede insertar el texto o primer párrafo. Texto de la circular: Inicia a dos o tres interlineas libres o espacios. Se sugiere utilizar en letra Arial tamaño 11 o 12 o de acuerdo a las necesidades de espacio. Texto de la circular: entre párrafo y párrafo debe dejar una interlinea libre. Despedida: La despedida se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. REMIETENTE Y FIRMA RESPONSABLE (Si son reglamentarias y/o externas Cargo la firma el Gerente, las de carácter informativo e internas deben ser firmadas por los subgerentes o jefes de área)

Proyectó: Revisó: Aprobó:

Cargo: Cargo Cargo



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ZONA 1 4 cm ZONA 3

4 c

m

De 0 a 1 interlínea

CIRCULAR N° 1 a 2 interlineas

Código 1 a 2 interlíneas libres

Lugar y fecha de elaboración 1 a 3 interlíneas libres

Grupo de del destinatario 2 interlíneas

Asunto: 1 a 2 interlíneas

Texto con saludo incluido------------------------------ ---------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------- 1 interlínea libre

----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------- 1 a 2 interlíneas libres

Despedida 4 a 5 interlíneas libres

REMITENTE Cargo 2 interlíneas libres

Anexos: (opcional) Copia: (opcional) D Serrano

3 c

m

Zona 2

Ejemplo:

CIRCULAR 00



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COMO SE ELABORA UNA CIRCULAR

Código: 502000 Medellín, 21 de julio de 2015

PARA TODO EL PERSONAL DE INDEPORTES ANTIOQUIA

ASUNTO: Explicación Formato de Circular Cordial saludo. La circular es una Comunicación escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. La circular se utiliza para informar disposición, normas, lineamientos y políticas y las circular externa parar a conocer reglas, nuevos servicios, entre otros. Debe tratar de un solo tema. Inicia y finaliza el texto con una frase de cortesía. Para su elaboración es necesario tener en cuenta que en la preposición PARA no va seguida de dos puntos (:). La redacción debe ser clara, precisa y concisa. Se digita en Arial 11 o 12 de acuerdo a las necesidades de espacio. El asunto se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. El saludo se incluye al inicio, como parte del texto se escribe a dos interlíneas libres después del asunto. Puede utilizar los siguientes: Con agrado le saludo e informo que…. Cordial saludo señores y les comunicamos… Les saludamos y confirmamos que… Recuerde que el texto se inicia a dos o tres interlíneas libres del asunto. En las circulares de dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. La despedida se escribe de una a dos interlíneas libres del texto, puede utilizar expresiones cortas, seguidas de coma (,) tales como: atentamente,



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cordialmente, Respetuosamente. También se presentan despedidas largas, precedidas de punto (.), como por ejemplo: Agradecemos su gentil colaboración. Muchas gracias por amabilidad y rápida acción. Hasta una nueva comunicación. Cuando la circular ocupe más de dos páginas debe realizarse la identificación de páginas subsiguientes, se escribe a tres o cuatro centímetros del borde superior de la hoja sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho. La línea de identificación debe contener el número de la circular, el código o la fecha. El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida. Cuando la circular sea externa o de carácter reglamentaria, será el Gerente quien firme. Cuando las actas son internas y de carácter informativo puede ser firmado por: Subgerente de Fomento y Desarrollo. Subgerente de Deporte Asociado y Altos Logros Subgerente de Administrativa y Financiera. Jefe oficina Asesora de Planeación, Comunicaciones y Jurídica. Los jefes de las oficinas de Control Interno, Oficina de Sistema, Talento Humano y Medicina Deportiva. Nos despedimos atentamente y esperamos que esta información le sea de mucha utilidad. LUZ MARINA PALACIO RESTREPO Subgerente Administrativa y Financiera.

Proyectó: Doris Serrano Revisó: Luz Marina Palacio Restrepo Aprobó: Luz Marina Palacio Restrepo

Cargo: Profesional Universitaria. CADA Cargo: Subgerente Administrativo y Financiero

Cargo: Subgerente Administrativo y Financiero



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8.5 ACTAS Expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. CARACTERÍSTICAS Todas deben llevar el nombre del grupo que se reúne. Se debe aclarar si

es una reunión de carácter ordinario o extraordinario. Debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica del acta. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que

deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

CLASES DE ACTAS Algunas de las Actas utilizadas son: Actas de comités. Actas de junta directiva. Actas de asambleas. Actas de reuniones administrativas. Actas de baja de inventarios. Actas de eliminación de documentos.

8.5.1 Partes del Acta

Titulo: El titulo está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlineas libres del margen superior.



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EJEMPLO REUNIÓN DE COMITÉ DE ARCHIVO ACTA 001 NOTA Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)

Lugar de origen y fecha de reunión: Contra el margen izquierdo a dos o tres interlineas libres de la denominación del documento. se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha (en minúscula) y año (sin separarlo con punto). EJEMPLO FECHA: Medellín., 31 de diciembre de 2020 NOTA En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria (Véase el artículo 431 del Código de Comercio). Hora: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión. HORA: De las 008:00 horas a las 10:00: horas Lugar: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión. LUGAR: Sala de juntas, INDEPORTES Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una interlinea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.



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En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Doctora María Inés Villa Echenique, Subgerenta Administrativa y Financiera EJEMPLO 2 ASISTENTES: Óscar Javier SolanoGutirréz , ANDES LTDA. Jesús Alberto Alcázar Jiménez, Internacional S.A. Roció Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A.

En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.

EJEMPLO 3 ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de la División Administrativa María Campos Serrano, Jefa de la División Financiera

Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.

EJEMPLO 4 ASISTENTES: Luis Felipe Avendaño García, Presidente Sala Consejeros principales: Ernesto Álzate García Adela Martínez de Plata Consejeros suplentes: Marta Bermúdez Martínez Oscar Cardona Vega Representaciones: En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra: En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad

competente, se indica el número de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de



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acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario.

En reuniones o comités organizacionales, se aclara cuando una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.

NOTA: Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que incluye como: primer anexo en el acta. EJEMPLO 2 ASISTENTES: Lista adjunta (20 personas) NOTA 2 Es opcional utilizar una tabla para listar los asistentes, siguiendo los parámetros establecidos. Invitados: A continuación de la lista de asistentes, a una interlinea libre del último nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla y después del tratamiento. INVITADOS: Profesional Universitario, Luis Bahena Mantilla Profesional Universitaria, Daniela Pérez Montoya Ausentes: Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguido de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlinea libre del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. AUSENTES: El doctor Gabriel Jaime Gaviria Jiménez, jefe de la Oficina de Control Interno. (con excusa) Orden del día: Contra el margen izquierdo, a dos interlineas libres del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlinea libre contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos todos a interlineado sencillo. Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a una o dos interlineas libres del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlineas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.



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A una interlinea libre del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlineas libres, separando los párrafos de cada numeral con una interlinea libre. La primera actividad debe ser la verificación del quórum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organización. La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten. De acuerdo con el orden del día planteado y aprobado para la reunión, se registran los temas tratados, haciendo énfasis en las decisiones aprobadas. Generalmente, la última actividad corresponde a las proposiciones y varios. Compromisos: Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y observaciones. Convocatoria: Si se programó una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria con mayúscula sostenida, a tres interlineas libres del último renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar. Ejemplo: CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la Sala de Juntas de INDEPORTES ANTIOQUIA, el 28 de enero de 2002, a partir de las 08:00 horas. Firmas nombres y cargos: Ver 8.16 Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.



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EJEMPLO MANUEL FELIPE MOSQUERA RAMOS FLORA FLOREZ SANCHES

Gerente Subgerenta Administrativa y Financiera En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlineas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabético de su primer apellido. Si el número de firmas es impar, la última se centra.. Líneas especiales: Ver 8.10 Anexos: Ver 8.10.1 Identificación del Transcriptor, Redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones: Ver 8.10.3 Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe, no se requiere su identificación. Redactor: Juan Carlos López Mendieta Transcriptor: Angélica María Duque Vargas Páginas subsiguientes: Ver 8.14 Línea de identificación (Margen izquierdo) Numero de página (Margen derecho) EJEMPLOS Reunión de comité académico-Acta 002 2

8.5.2 Plantilla del Acta



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8.6 CERITIFICADOS Y CONSTANCIAS 8.6.1 Certificados: Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, normas y requiere registro notarial). Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.

Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.

Becas, donaciones, exenciones, créditos paz

Derecho de uso del sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana.

Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.

Asistencia a congresos, cursos y seminarios.

Documento de identidad.

Aseguramiento de la Calidad.

Sistema de Administración Ambiental.

Becas, donaciones y exenciones.

Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.

Relación de retenciones de impuestos.

Paz y salvos.

Resultados de exámenes médicos. Ejemplo:



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Medellín 23 de octubre de 2020 EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA

CERTIFICA:

Que la LIGA ANTIOQUEÑA DE PARQUES, cuya sigla es LIAPA, es una entidad sin ánimo de lucro, con domicilio en el municipio de Medellín, con personería jurídica reconocida por El Instituto Departamental de Deportes de Antioquia, mediante resolución N° 00000 del 8 de mayo de 2020, publicada en la Gaceta Departamental. Que su Representante Legal es el señor JUAN DADO MESA CUADRADO , identificado con cédula de ciudadanía N° 1.333.111.239, inscrito el 8 de octubre de 2019, quien ejercerá sus funciones por un periodo estatutario de cuatro (4) años, contados a partir del 17 de marzo de 2019. El presente certificado se expide a solicitud del interesado y tiene una vigencia de tres (3) meses contados a partir de su expedición. DIONISIO FLOREZ ROJAS Transcriptor: Tutaina Casas de Madera



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8.6.2 Constancia:

Tiempo de servicio.

Experiencia.

Salarios y honorarios.

Clase de trabajo.

Jornada laboral.

Cumplimiento de comisiones.

Laboral.

8.6.3 Partes de los Certificados Y Constancias

Código: Es opcional, se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos:

Del encabezado dado por el procesador de texto. Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede. Ejemplos: Cuando la fecha se ubica al comienzo Medellín, 4 de enero de 2020 Cargo: El cargo de la persona se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos el o la, también en mayúscula sostenida, (puede utilizar negrilla) a una distancia de entre cuatro y cinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto.). Ejemplo: LA JEFA DE TALENTO HUMANO Identificación del Documento: Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:) Se ubica a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.



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LA JEFE DE TALENTO HUMANO

HACE CONSTAR:

Texto: Contra el margen izquierdo inicias el texto a dos interlíneas libres, con la conjunción QUE, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad. Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT. En el último párrafo especificas el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia se incluye el destinatario. Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto. Remitente y Firmas Responsables: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida. En el caso de dos firmantes sus datos los puedes distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último lo centras.

8.6.4 Plantilla Constancia y Certificado



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ZONA 1 4 cm ZONA 3

4 c

m

De 1 interlínea libres

Código de la dependencia (opcional) 2 interlíneas libres

Barranquilla, 20 de diciembre de 2020 4 o 5 interlíneas libres (dependiendo de la extensión del texto)

LA JEFA DE TALENTO HUMANO

HACE CONSTAR: Que el señor PEDRO CABEZA DE VACA, identificado con la cédula de ciudadanía 74.236.199, expedida en la ciudad de Medellín, presta sus servicios a esta Entidad desde el día 01 de noviembre de 2013 y acta de posesión (término indefinido) Nº 901 del 01 de noviembre de 2013 y desempeña el cargo de profesional, Código 22 Grado 3 Esta constancia se expide a solicitud del interesado. MARIA ANTONIETA DE LAS NIEVES Flor Agudelo

3 c

m

Zona 2



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8.7 ELABORACION DE INFORMES ADMINISTRATIVOS Son documentos que describen o dan a conocer datos precisos sobre el estado de una actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. Todo informe tiene un objetivo determinado y, como su nombre lo indica, es el de dejar constancia escrita sobre una situación específica para analizar y tomar decisiones. El objetivo debe ser claro y según su propósito, se puede iniciar con una de las siguientes expresiones: informar, presentar, describir, proporcionar, identificar, cumplir, elaborar, explicar, recomendar, dejar constancia, dar a conocer. CARACTERÍSTICAS GENERALES Utilización:

Mantener informados a quienes les interese, sobre el avance o resultado

final de cualquier actividad (técnica, administrativa o científica).

Los informes son útiles para la toma de decisiones

Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de

asuntos administrativos.

Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de

verificación.

Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación.

Dar a conocer la situación financiera de una organización.

Elaborar resumen sobre el comportamiento de individuos o maquinaria.

Clases de Informes. Los informes varían desde los más simples y cortos, hasta los más complejos de carácter científico y de investigación. -Resumen ejecutivo: Es el análisis breve (resumen) de los aspectos más importantes o significativos que precisa el desarrollo de las acciones ejecutivas. Contiene de una a tres páginas. (Actualmente es el más exigido por la alta dirección). -Informe administrativo corto: Describe en forma breve el estado de cualquier actividad de carácter administrativo. Consta de 3 a 10 páginas.



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-Informe extenso o largo: Es ideal para presentar información sobre todo un proceso de investigación (técnica o científica), proyectos, monografías, tesis y otros. -Existen además informes periódicos y esporádicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad; entre ellos: Informe financiero o contable, de gestión, comercial, de actividades, de proyectos, de auditoría, de ventas. ASPECTOS DE LA PRESENTACIÓN Se elaboran en papel con logo símbolo.

Se pueden presentar en forma parcial o al finalizar la actividad.

Se pueden presentar en forma oral o escrita.

Utilizar los formatos normalizados.

La autoría puede ser por una sola persona o por un grupo de trabajo.

Debe anunciarse las fechas de inicio y final de las actividades

desarrolladas.

Pueden llevar aportes u opiniones personales (conclusiones y

recomendaciones) que estén de acuerdo con los objetivos propuestos.

Partes del Informe: El resumen ejecutivo o informe corto administrativo,

coinciden generalmente, con las partes; pueden tener o no portada. En caso

de no tenerla, se reemplaza por un encabezamiento conformado por la razón

social, dependencia, número o código, título, lugar de origen y fecha de

elaboración. Las partes del informe son:

Razón Social: Nombre de la organización donde se origina.

Dependencia: Identificación de la sección o departamento.

Código: Si lo hay, se describe en la misma línea.

Título: Es el tema del cual trata el informe.

Lugar de origen y fecha de elaboración: Seguir la norma

Autoría: Se escribe una de las siguientes expresiones: Elaborado por,

preparado por, o responsable.

Objetivo: Describe en forma breve el propósito del informe.

Temas: Pueden contener uno o varios temas.

Páginas subsiguientes: Seguir la norma.



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Conclusiones: Es el juicio del análisis sobre el resultado del informe. Puede

tener recomendaciones o propuestas.

Nombres, cargos y firmas: Estos términos se digitan y, encima de ellos, el

autor o autores deben firmar.

Líneas especiales: Seguir la norma.

Ejemplo: G-100-03

INFORME EJECUCION ACCIONES DE CAPACITACION Fecha: Medellín, 1 de abril de 2014 ELABORADO POR: Gisela María Henao Paredes Carmen Inés Vargas Suescún 1. OBJETIVO Presentar resumen sobre las acciones de capacitación ejecutadas los días 20 y 21 de marzo de 2014, al personal de la Entidad: 2. RESUMEN Una vez identificadas las necesidades de capacitación en la Entidad, se planearon las jornadas de adiestramiento, con el fin de mejorar la calidad en la prestación del servicio, así: 2.1. El 20 de marzo, de las 08:30 a las 12:30 horas, se realizó una jornada de capacitación sobre “Atención y Servicio al Cliente”, a 35 personas de diferentes aras. Los temas y actividades desarrollados fueron: 2.1.1. Actividad integradora y simuladora sobre las necesidades del cliente

tanto interno como externo.



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2.1.2. Factores que afectan el servicio al cliente y estrategias de solución. 2.1.3. Reglas de cortesía en la recepción telefónica (actividad dinámica). 2.1.4. Sistemas de comunicación con los clientes. Ejercicio. 2.1.5. Cómo tratar a clientes difíciles y discapacitados.

G.100-3 Ejecución acciones de capacitación 2

2.2. El 21 de marzo, de las 13:00 a las 17:00 horas, se realizó capacitación

sobre “La comunicación efectiva en el ambiente laboral”. Los temas desarrollados fueron:

2.2.1. Actividad diagnóstica sobre comunicación. 2.2.2. Técnicas de la comunicación escrita. Ejercicios prácticos sobre la carta, el memorando y la circular.

2.2.3. Técnicas de la comunicación oral. Ejercicios prácticos.

2.2.4. Normas para mensajes electrónicos.

3. CONCLUSIONES

La capacitación fue desarrollada con éxito la cual condujo actitudes positivas

por parte de los asistentes.

4. RECOMENDACIONES

Los asistentes sugieren que se sigan realizando este tipo de capacitación con

más frecuencia.

GLORIA HERRERA PEREZ ALICIA ARAZAZU ZEA



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Facilitadora Servicio al Cliente Facilitadora Comunicación

Anexo: Uno (10 folios)

Copia: Oficina de Talento Humano

Transcriptora: Olga Cecilia Bermúdez Colorado



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El informe largo: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo: Está constituido por: 1. Preliminares

Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento

Portada: primera página del informe, contiene los datos requeridos para la

identificación del documento.

Tabla de contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las

divisiones principales, en el mismo orden de paginación del informe.

Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades,

abreviaturas y siglas utilizadas en el informe. 2. Cuerpo del informe: Texto del documento, constituido por:

Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.

Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto.

Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.

Capítulo: División básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite orientar su lectura.

Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo, corresponde a temas y subtemas.

Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.

Figuras (ilustraciones): Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Tablas: Cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en columnas.

Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.

Nota de pie de página: Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.



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Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el trabajo descrito en el informe.

Recomendaciones: Formulaciones concisas de las acciones que sea necesarias, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas.

Material Complementario: Partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su utilización, constituido por:

Anexos: Conjunto de documentos y adiciones que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del informe. Bibliografía: Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema Referencia bibliográfica: Conjunto de datos suficientemente precisos y ordenados que facilitan la identificación de una fuente documental. Índice: Lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe. Diferente de la tabla de contenido.

Otras definiciones: Código: Letras, cifras o combinación de ambas para hacer una clasificación. Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento. Encabezamiento: Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento. Espacio: Ver 8.7. Interlínea: Ver 8.9 Número: Identificación consecutiva del documento. Razón Social: Ver 8.15.

Renglón: Ver 8.17.

Viñeta: Señal gráfica en forma de círculo, rombo y otros que se antepone a un texto para destacarlo.



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MARGENES Iguales a las demás documentos: 4 4 3 3 ó 3 3 2 2 El Informe Extenso: En el material preliminar, tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Constan de: Cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. *CUBIERTA (opcional): Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada. Incluye los siguientes elementos:

Razón social.

Título del informe y subtítulo si lo hay.

Número o código de identificación: El autor puede emplear un número o códigos alfanuméricos de identificación.

*PORTADA: De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de la información y constituiría la primera página del informe: Contiene los siguientes datos:

Nombre de la dependencia, área, grupo…

Nombre de la o las personas que lo elaboraron.

Ciudad de origen: Fecha completa. Ciudad, Mes y año Ciudad y año *TABLA DE CONTENIDO: Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de Capítulos, subdivisiones…. El nombre de tabla de contenido en mayúscula sostenida y centrada. Se relacionan todos los temas en mayúscula sostenida si son: Glosario, introducción, bibliografía, índice, conclusiones, recomendaciones y títulos de cada capítulo y los subtítulos en mayúscula inicial. Se deben conservar los niveles: 1 1.1



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1.2 1.1.1 1.2.1 1.1.1.1 Al frente el número de la página que corresponde en el informe. Y si hay anexos, se relaciona de qué clase son al final de la tabla. * GLOSARIO: Se escriben las palabras que requieren explicación en mayúscula sostenida seguidas de dos puntos y su explicación en minúscula. * En el cuerpo del informe se desarrollan los temas. Del título al primer tema se dejan de 3 a 4 interlíneas, temas a temas se dejan 3 interlíneas y de temas a subtemas se dejan 2 interlíneas. *Notas al pie: Explicación de alguna palabra dentro del texto. LA FIRMA: El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores, en la página donde terminan las conclusiones o en donde finalizan las recomendaciones, cuando las hay. Se dejan 4 o 6 renglones del último párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida. El cargo a 1 interlínea del nombre con mayúscula inicial sin centrar. Si son varias firmas. En pares y la impar centrada, sin dejar centrado el cargo. El informe corto también es necesario firmarlo. Lleva transcriptor si se desea establecer la responsabilidad del mismo, se usa igual que en una comunicación comercial. *Bibliografía: GUTIERREZ CARDONA, Oscar. Análisis ocupacional. Santafé de Bogotá: Oficina de Estudios y Evaluación. 1991. p. 25-92. SAMBLER, Ricardo. Contra la corriente. En: Clase Empresarial. Santafé de Bogotá: No. 24. Mayo 1995; p. 5-15. ENTREVISTA de Francisco Gómez A., Presidente de la Compañía Telares. Medellín, 4 de agosto de 2007. *INDICE:



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ANTIOQUIA, 10, 25, 32, 37, 40 CUNDINAMARCA, 9, 13

8.8 SOLICITUD DE CERTIFICADOS EN LA OFICINA DE TALENTO HUMANO. En la oficina de talento humano por medio de este formato usted puede solicitar: El certificado laboral El certificado de Contratista. El certificado para bono pensional.



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9. PLANILLAS DE CONTROL DE DOCUMENTOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y RECIBO DEL CADA

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros nuevas tecnologías de la información y comunicación que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. En INDEPORTES ANTIOQUIA como estrategia de control de documentos tenemos los siguientes formatos

9.1 CONTROL DE DOCUMENTOS PARA ENTREGA DIRECTA A ENTIDADES. Su objetivo es el control de entrega de los documentos por la persona encargada de la función de la mensajería externa de INDEPORTES ANTIOQUIA a otras entidades.



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Ver Proceso de calidad. Formatos.

9.2 REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS EN EL CADA Y ENTREGADOS A LAS OFICINAS DEL INSTITUTO Tiene como finalidad tener un control adecuado y conocer el motivo de devolución de los objetos postales despachados, este nos ayuda a crear mejoras en la elaboración de los datos del destinatario.



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Ver intranet. Proceso de Calidad. Formatos



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9.3 REGISTRO DEVOLUCIÓN SOBRES U OBJETOS POSTALES REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS EN EL CADA Y ENTREGADOS A LAS OFICINAS DEL INSTITUTO Tiene como finalidad tener un control adecuado y conocer el motivo de devolución de los objetos postales despachados, este nos ayuda a crear mejoras en la elaboración de los datos del destinatario. En la actualidad se lleva en soporte digital.

9.4 REGISTRO CONTROL DE DOCUMENTOS NO RADICABLE



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Ver en Intranet Proceso de Calidad.Formatos Esta planilla nos permite realizar un control sobre los documentos que llegan a INDEPORTES ANTIOQUIA y que no son radicables, tales como: Invitaciones, revistas, plegables, extractos bancarios, periódicos.



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9.5 SOLICITUD PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Su objetivo es controlar el préstamo de documentos en las archivos de gestión y archivo central cuando sea necesario. El solicitande es el responsable de salvaguardar, cuidar y velar por los documentos que solicito en préstamo y así como de la devolución en la cantidad y orden en que fueron entregados. . Acuerdo 042 de 2002, artículo sexto: Préstamo de documentos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá ller un registro que consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y térmno perentorio para su devolucción. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá haer exigible su devolución inmediata.



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10. ELEMENTOS DE DESCRIPCIÓN: ROTULOS DE CAJAS DE ARCHIVO, CARPETAS DE ARCHIVO Y HOJA DE CONTROL

10.1 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO FORMATO HOJA DE CONTROL

NOMBRE FUNCIONARIO QUE REALIZA LA HOJA DE CONTROL: Se registra los nombres completos y apellidos de la persona que realiza o diligencia la hoja de control. FECHA: Se deba constancia de la fecha que presenta el documento que vamos a relacionar (d/m/a). DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO: Se registra la información relacionada con el número del documento si lo tiene, tipo de documento y el asunto del mismo. Esta información nos permite recuperar de forma fácil la información o documentos que se conservan en la carpeta. FOLIO (S): Se registran los folios que se le asignan al documento, es decir de que folio a que folio va, manteniendo una cronología y secuencia en la totalidad de los documentos que se conservan en la carpeta. Por ejemplo

FECHA DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO FOLIO (S) NUMERO DE ANEXO (S)

01-01-2015 Formato de información laboral No. 416, del trabajador Carlos Bustamante. 1

0

03-01-2015 Formato de Información laboral No. 417, del trabajador Jorge Hoyos. 2-3

1 folleto de 15 folios

05-01-2015 Formato de Información laboral No. 419, del trabajador Pedro Jiménez.

4-7



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NÚMERO DE ANEXO (S): Se relacionan los anexos del documento, enunciando la cantidad de folios que lo integran si es el caso. OBSERVACIONES: Se registran las novedades encontradas al diligenciar las hojas de control, si la carpeta esta ordenada por consecutivos, se relacionan los faltantes y otras observaciones que se presenten. FECHA DE ELABORACION HOJA DE CONTROL: Se registra la fecha en que se elabora la hoja de control. FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE REALIZA LA HOJA DE CONTROL: Se relaciona la firma del funcionario que diligencio la hoja de control.



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10.2 ROTULO DE CAJAS DE ARCHIVO Las cajas son unidades de conservación que contienen un conjunto de documentos que garantizan la preservación e identificación de los documentos. Se sugiere que tenga 21 centímetros de ancho por 25 centímetros de largo, realizando una distribución adecuada de la información que se registra.

Sección: Hace referencia a la unidad administrativa productora de documentos.

Código de la sección

Es un número de seis dígitos que identifica la dependencia y que lo encuentra en la Tabla de Retención Documental.

Subsección Equipo de trabajo que pertenece a la sección. Ejemplo: Registro y Control que pertenece a la Oficina Asesora Jurídica

Serie Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Código de la Serie

Es un número que consta de tres dígitos y puede ser consultada

Subserie Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Código de la Subserie

El código de la subserie corresponde a un número de tres dígitos y lo puede consultar en la Tabla de Retención Documental.

Fechas extremas

Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documento.

N° de Caja Se refiere al número consecutivo de la caja que hace parte de la transferencia documental.

N° de Carpetas

Se relaciona el número de carpetas que contiene la caja.

N° de Folios Número de hojas que contiene



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El rótulo de la caja debe quedar de la siguiente manera:

SECCION CAJA

CÓDIGO DE SECCIÓN

SUBSECCIÓN

CÓDIGO DE SUBSECCIÓN

SERIE El número de caja es consecutivo anual

CÓDIGO DE SERIE

SUBSERIE

CÓDIGO DE SUBSERIE

NÚMERO DE CARPETAS

FECHAS EXTREMAS FECHA INICIAL FECHAS

FINAL NUMERO DE FOLIOS

OBSERVACIONES:

10.3 RÓTULO DE CARPETAS DE ARCHIVO Las carpetas son unidades de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. El rótulo de la carpeta contiene muchos de los elementos del rótulo de la caja diferenciandose que no se coloca el número de la caja, solo el número de la carpeta que se está marcando y debe identificarse el nombre de la carpeta.



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Se sugiere que la medida aproximada del rotulo de: 12 centímetros de ancho por 12 centímetros de largo.

SECCION

Código sección

SUBSECCION

Código de subsección

SERIE

Código de serie

SUBSERIE

Código subserie

NÚMERO DE CARPETA

TÍTULO DE LA CARPETA

NUMERO DE FOLIOS

FECHAS EXTREMAS

FECHA INICIAL FECHA FINAL

OBSERVACIONES

11. ACTA FINAL DE TRANSFERENCIAS



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Las Transferencias es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo de gestión al central y de éste al histórico. Con la transferencia se delega la responsabilidad jurídica de lo que se entrega. Este documento es la constancia de entrega de los documentos en transferencia.

11.1 PLANTILLA ACTA DE ENTREGRA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL

ACTA FINAL DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL No.______

En la ciudad de _______________, a los ___________ días ( ) del mes de _______ de ____, se reunieron en las instalaciones del ARCHIVO CENTRAL DE INDEPORTES ANTIOQUIA, los funcionarios abajo firmantes de esta acta, para formalizar la Transferencia Documental número____, correspondiente al año _____ del Archivo de Gestión de _______________________, conformada por las series y subseries documentales registradas en el Formato Único de Inventario Documental - FUID anexo a ésta. Previo a constatar que se hicieron las correcciones propuestas por los funcionarios que revisaron la Transferencia Documental recibida el ___ de _____ de ____, se legaliza la entrega de ésta Transferencia Documental con la firma de quienes en este proceso intervinieron. Se reciben: ___ folios del “Formato Único de Inventario Documental”, correspondientes a la Transferencia Documental número _____, con ___ unidades de conservación (cajas), que contiene ____ carpetas, ___ tomos y ____ CD. Quien entrega, _____________________________________ Jefe de la Dependencia Nombre Completo: Cargo: Quien Recibe,



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_____________________________________ Profesional Universitario -CADA Anexos: xx folios (FUID).



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12. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID El inventario documental es un instrumento de recuperación de infornmacion que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos, este podrá ser utilizado para transferencias primarias, tranferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.

12.1 PARTES DEL FORMATO ÚNICO DE INVENTARIODOCUMENTAL 1. Entidad Productora: Debe colocarse el nombre completo de la entidad que

produjo o produce los documentos. 2. Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual depende la oficina productora.

3. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

4. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado o desvinculación de la entidad.

5. Hoja n°:. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.

6. Registro de Entrada. Se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.

7. N° de Orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

8. Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

9. Nombres de las Series, Subseries o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el



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asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

10. Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

11. Unidad de Conservacion: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrarán las unidades de conservación diferentes estableciendo el nombre en la parte de arriba y debajo el número correspondiente.

12. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

13. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), Soportes electrónicos (CD, DK, DVD, etc.)

14. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamos y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

15. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorando, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberán registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorando, resoluciones, informes impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documentoprincipal: de estos deben señalarse, en primer lugar, el numero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con fotografias Sueltas, luego el numero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por maquina deberían registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la Visualización y/o consulta de información. Especifica programas de sistematización de la información. 16. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la

persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realizó.



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17. ENTREGADO POR. Se registrara el nombre y el apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. REVISADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de velar por la organización y custodia del archivo de gestión, así como el lugar y fecha de la entrega.

19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

12.2 PLANTILLA –FUID- FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL



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13. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS POR MERCURIO

Mercurio es la herramienta tecnólogíca para apoyar la Gestión Documental de INDEPORTES ANTIOQUIA, durante toda el Ciclo Vital del Documento. Al radicar un documento que este acompañado de anexos, debe indexarse estos. Veásel Manual de Mercurio en la INTRANET

14. MENSAJES ELECTRÓNICOS

Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos

No reenviar cadenas de mensajes no institucionales.

Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje

Tener cuidado al momento de utilizar archivos adjuntos.

Ser breve.

Identificar claramente la persona a quien se envía el correo.

Es de mala educación enviar un mensaje sin remitente.



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Escriba su correo al igual que una carta normal, con una cabecera, un cuerpo y un pie (con firma).

Evite escribir el texto con letras mayúsculas. En Internet eso significa gritar.

Cuando escriba un correo evite poner fondos y otros elementos "innecesarios" en la mayoría de los casos y que solo hacen que aumentar el número bytes a transmitir.

Redacte de forma correcta y educada sus correos, sobre todo cuando se dirige a empresas o instituciones.

En necesario tener en cuenta la Ley 527 de 2012 en su artículo 9. Integridad de un mensaje de datos. “…Un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algun cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, sera determinado.

15. FIRMAS DE DOCUMENTOS EN INDEPORTES ANTIOQUIA De acuerdo con la Circular Interna No. 13 de 1999 del AGN, no se deben utilizar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda, puesto que dada la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse y a perder su coloración en corto tiempo. Se debe firmar con bolígrafo de tinta negra insoluble. Las resoluciones son firmadas solo por el Gerente y puede delegar por medio de actos administrativo. Las Circulares de carácter reglamentarias o normativas al igual que las externas son firmadas unicamente por el Gerente de la Entidad y las Circulares de carater informativas e internas pueden ser firmadas por los Subgerentes y/o los Jefes de Oficina.

16. ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS Los documentos impresos dentro de los sobres de carta o manila, planos, debe realizarse en cubiertas diseñados para la conservación de los documentos en los diversos soportes: Cual quiera que sea la forma de empaque se debera hacer la identificacion y el rotulado.



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Es necesario que cada oficina realice constantemente la actualizacion de las bases de datos de dirección y teléfono de los destinatarios para evitar devoluciones de los operadores de mensajeria express y correos certificados, contribuyendo así al buen manejo del presupuesto de este servicio. Constancia de envío: Se debe disponer de copia de las guías y trazabilidad dispuesta por el operador prestadores del servicio.

17. ACTOS ADMINISTRATIVOS Entre los actos administrativos podemos numerar los siguientes:

17.1 RESOLUCIONES. Es una declaracion de voluntad de un órgano público, preferentemente de un organo administrarivo encaminado a producir por via de autoriad un efecto de derecho para la satisfacción de un interés general. Tienen carácter general. Obligatorio y permanente y se refiere al ambito de competencia del servicio. Las resoluciones se digitan por solo una cara del papel, en forma clara y coherente. Los elementos de la resolución son:

NUMERO Y FECHA: Se debe digitar la palabra Resolución numero y entre parentisis se coloca el numero consecutivo de la resolcuión y la fecha elcual se expide.

CONSIDERANDO: La parte considerativa de la resolución en su conjunto se encabeza con el término “CONSIDERANDO” con mayúscula, negrilla y seguido de dos puntos:

Comprende la exposición ordenada, coherente, clara y precisa de los fundamentos o las razones que sirven de apoyo o sustentan la decisión que se toma en la parte resolutiva de la resolución. Estos fundamentos se exponen de forma sucesiva, uno a continación de otro, logicamente realcionados de tal forma que un fundamento es consecuencia del anterior , y a su vez, antecedente de lo que sigue.



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Los fundamentos de la parte considerativa son de dos clases: de hecho y de derecho. Los elementos de hecho son los argumentos tecnicos, sociales o institucioneales, o la reseña de las situaciones o de hechos que han acontecido para adoptar la decisión que se expresa en la parte resolutiva. Los fundamentos de derecho se refiere a las disposiciones legales que permiten tomar la decisión. Debe decir en desarrollo de cual función vamos a realizar la resolución.

EJEMPLO:

En acuerdo de la ley tal….. ….

El decreto XXXXX establece …

Todos los artículos que conforma deben estar distribuidas de manera lógica y

consecutiva. La ley que da origen al hecho.

En los procesos de contratación debe contarse con los pasos tenido que se

han tenido en cuenta, antes del momento de la resolucion.

RESULVE: la parte resolutiva se encabeza con la palabra RESUELVE”

con mayúscula sostenida, negrilla y seguida de dos puntos.

Comprende la decisión adoptada por la autoridad en base a los

fundamentos expuestos en la parte considerativa. Es la más importante de

la resolución. Tiene fuerza legal y es de cumplimiento obligatorio y forzoso.

La parte resolutiva, debe redactarse en forma clara, precisa y completa,

con el fin de no provocar discusiones o controversia len el momento de

cumplir con que ella dispone. No debe emplearse abreviaturas, siglas,

incluso palabras de significaicon desconocida para no generar

ambiguiedades o dudas de interpretación.

Debe haber relación entre la parte considerativa y la resolutiva. Si las

decisiones que hacen parte de la parte resolutiva son varias, se asigna a

cada decisión un número ordinario (1°, 2°, 3°) o en su defecto se le da valor

de artículo (artículo 1°, artículo 2°).



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Es necesario que se enfoque a las vigencias, es decir desde cuando

empieza a regir, o se deroga otro que sea contrario, así como cualquier

información que sea necesaria como identificar el asunto, las personas, el

sitio entre otros.

El ultimo punto debe hacer referencia a la parte final.

PARTE FINAL: las formulas mas conocidas son : Comuniquese, Cumplase,

Notifiquese y cumplase

Se utiliza

Comunicase y cumplase

Publiquese y cumplase (cuando hay que publicar en el portal)

Notifiquese y cumplase

Algunas de las Resoluciones realizadas son:

Las que tienen que ver con temas de la Oficina de Talento Humano: Resolucion de horas extras Resolución de vacaciones. Resolución de prestacion social. Resolución de ingreso. Resoución de retiro. Resolucion de Incapacidad, Resolución de encargo. Resolucion de Comisión, Resolución de viáticos al exterior. Resolución de carrera administrativa. Resolución de licencia no remunerada. Resolución de licencia remunerada. Resolución de préstamo de fondo de vivienda. Resolución de liquidación de prestaciones sociales. Entre otras.. Relacionadas con temas de la Oficina Subgerencia Administrativa y Financiera (TESORERIA) Resolucion para adoptar el PLAN ANUAL MENSAULIZADO DE CAJA Resolución mediante el cual se modifica el PAC



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Resolución mediante el cual se hace devolucion de rendimientos financieros a la gobernación de Antioquia. Resolucion mediante el cual se constituye las cuentas por pagar de la vigencia anterior. Resolucion mediante el cual se anulan los cheques con vigencia superior a seis meses. Cuando se trata de una Resolución para otrogamiento de comisiones/autorizaciones de desplazamiento con reconocimiento de viáticos/gastos de desplazamiento y gastos de transporte. Veáse el ejemplo Resoluciones 1 Cuando es una Resolución para otorgamiento de comisiones/autorizaciones de desplazamiento con reconocimiento de viáticos/gastos de desplazamiento SIN gastos de transporte. Véase ejemplo Resoluciones 2 Para realizar una Resolución para otorgamiento de comisiones/autorizaciones de desplazamiento SIN reconocimientos de viáticos/ gastos de desplazamiento Ni gastos de transporte. Véase ejemplo Resoluciones 3 EJEMPLO RESOLUCIÓN 1.



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“POR MEDIO DE LA CUAL SE (Cuando se trate de un Funcionario se empleará el verbo CONFIERE, cuando se trate de un Contratista se empleará el verbo AUTORIZA)

UN(A) (INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO)” El(La) Subgerente Administrativo(a) y Financiero(a) del Instituto Departamental de Deportes de Antioquia – INDEPORTES ANTIOQUIA, en atención a la delegación contenida en la Resolución XXXXX del (INDICAR DÍA MES Y AÑO DE LA RESOLUCIÓN MEDIANTE LA CUAL SE DELEGÓ EN EL SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO LA AUTORIZACIÓN DE COMISIONES Y/O DESPLAZAMIENTOS DE LOS FUNCIONARIOS/CONTRATISTAS), y

C O N S I D E R A N D O :

1. Que INDICAR EL NOMBRE DEL FUNCIONARIO O CONTRATISTA, identificado(a)

con cédula de ciudadanía No. INDICAR EL # DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA Y

LUGAR DE EXPEDICIÓN, es INDICAR SI ES FUNCIONARIO O CONTRATISTA de

INDEPORTES ANTIOQUIA.

2. Que el citado(A) INDICAR SI ES FUNCIONARIO O CONTRATISTA requiere

desplazarse a INDICAR EL LUGAR, con el fin de INDICAR EL OBJETO DE LA

COMISIÓN los días INDICAR EL TÉRMINO DE DURACIÓN DE LA

COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO.

3. Que de acuerdo con INDICAR EL ACTO ADMINISTRATIVO (CIRCULAR O

RESOLUCIÓN) VIGENTE QUE FIJA LAS TABLAS DE VIÁTICOS APLICABLES EN

INDEPORTES ANTIOQUIA EN RELACIÓN CON LAS COMISIONES DE SERVICIO

PARA LA VIGENCIA, los INDICAR SI SON VIÁTCISO(Contratistas) O GASTOS DE

DESPLAZAMIENTO (Funcionarios) autorizados para dicha comisión ascienden a la

suma de INDICAR EN LETRAS Y NÚMEROS EL VALOR DE LOS

VIÁTICOS/GASTOS DE DESPLAZAMIENTO SEGÚN SE TRATE DE

FUNCIONARIO/CONTRATISTA.

4. Que para dar cumplimiento a esta comisión, le fueron autorizados como gastos de

transporte INDICAR EL TIPO DE GASTO DE TRANSPORTE A UTILIZAR (TIQUETE

AÉREO/TERRESTRE/MARÍTIMO/FLUVIAL) la suma de INDICAR EN LETRAS Y

NÚMEROS LA SUMA AUTORIZADA POR CONCEPTO DE GASTOS DE

TRANSPORTE (En el evento que se tenga suscrito por parte de INDEPORTES

ANTIOQUIA un contrato para el suministro de los tiquetes que se requieran por

el Funcionario/Contratista, se indicará en este numeral el número del contrato

sobre el cual se hace el cargo del tiquete, y se dejará constancia que las

penalidades impuestas con ocasión de cancelación o cambio, sin justa causa,

de fechas y/o destino de la comisión o desplazamiento, deberán asumirse por el

Funcionario/Contratista).



D-GD-01 Versión:01

80

5. Que los INDICAR SI SE TRATA DE VIÁTICOS/GASTOS DE DESPLAZAMIENTO y

gastos de transporte definidos en los numerales anteriores se imputarán al rubro

INDICAR EL NÚMERO DEL RUBRO del presupuesto de gastos de la Entidad, según

C.D.P. No. INDICAR EL NÚMERO Y FECHA DEL CDP.

6. Que en el evento que no se adelante la/el INDICAR SI ES

COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO que mediante este acto administrativo se autoriza, y

siempre que se justifique tal situación en debida forma, se entenderá cancelada la/el

INDICAR SI ES COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO.

7. Que la/el INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO deberá

legalizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de

la/el INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. En el evento que

no se legalicen los viáticos/gastos de desplazamiento y/o gastos de transporte dentro

del término indicado, se efectuará, para el caso de los Funcionarios la deducción por

nómina, o para el caso de los Contratistas el descuento del pago correspondiente, el

cual se entiende autorizado por el Funcionario/Contratista con la notificación de este

acto administrativo.

En mérito de lo anterior,

R E S U E L V E :

ARTICULO PRIMERO: (Cuando se trate de un Funcionario se empleará el verbo CONFERIR, cuando se trate de un Contratista se empleará el verbo AUTORIZAR) la/el INDICAR SI ES COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO a INDICAR EL NOMBRE DEL FUNCIONARIO O CONTRATISTA, identificado(a) con cédula de ciudadanía No. INDICAR EL # DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA Y LUGAR DE EXPEDICIÓN, para los días INDICAR EL TÉRMINO DE DURACIÓN DE LA COMISIÓN, a INDICAR EL LUGAR DONDE SE LLEVARÁ A CABO LA COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO, con el fin de INDICAR EL OBJETO DE LA COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. ARTICULO SEGUNDO: Ordenar el pago de la suma de INDICAR EN LETRAS Y NÚMEROS LA SUMA AUTORIZADA POR CONCEPTO DE VIÁTICOS/GASTOS DE DESPLAZAMIENTO correspondientes por INDICAR SI CORRESPONDE A VIÁTICOS O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO; la suma de INDICAR EN LETRAS Y NÚMEROS LA SUMA AUTORIZADA POR CONCEPTO DE GASTOS DE TRANSPORTE por concepto de gastos de transporte INDICAR EL TIPO DE GASTO DE TRANSPORTE A UTILIZAR (TIQUETE AÉREO/TERRESTRE/MARÍTIMO/FLUVIAL) (En el evento que se tenga suscrito por parte de INDEPROTES ANTIOQUIA un contrato para el suministro de los tiquetes que se requieran por el Funcionario/Contratista, se indicará en este artículo el número del contrato sobre el cual se hace el cargo del tiquete, y se dejará constancia que las penalidades impuestas con ocasión de cancelación o cambio, sin justa causa, de fechas y/o destino de la comisión o desplazamiento, deberán asumirse por el Funcionario/Contratista). ARTICULO TERCERO: Imputar esta(s) suma(s) al rubro INDICAR EL NÚMERO DEL RUBRO del presupuesto de gastos de la Entidad, según C.D.P. No. INDICAR EL NÚMERO Y FECHA DEL CDP.



D-GD-01 Versión:01

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ARTICULO CUARTO: En el evento que no se adelante la INDICAR SI ES COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO que mediante este acto administrativo se (Cuando se trate de un Funcionario se empleará el verbo CONFIERE, cuando se trate de un Contratista se empleará el verbo AUTORIZA), y siempre que se justifique tal situación en debida forma, se entenderá cancelada la INDICAR SI ES COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. ARTÍCULO QUINTO: INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO deberá legalizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. En el evento que no se legalicen los viáticos/gastos de desplazamiento y/o gastos de transporte dentro del término indicado, se efectuará, para el caso de los Funcionarios la deducción por nómina, o para el caso de los Contratistas el descuento del pago correspondiente, el cual se entiende autorizado por el Funcionario/Contratista con la notificación de este acto administrativo. ARTICULO SEXTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

NOTIFIQUESE Y CUMPLASE

(INDICAR NOMBRES Y APELLIDOS DEL SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO)

Subgerente Administrativo y Financiero

Proyecto: Revisó y Aprobó:

Cargo Cargo

Ejemplo Resolución 2. Resolución Número ( ) de



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“POR MEDIO DE LA CUAL SE (Cuando se trate de un Funcionario se empleará el verbo CONFIERE, cuando se trate de un Contratista se empleará el verbo AUTORIZA)

UN(A) (INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO)” El(La) Subgerente Administrativo(a) y Financiero(a) del Instituto Departamental de Deportes de Antioquia – INDEPORTES ANTIOQUIA, en atención a la delegación contenida en la Resolución XXXXX del (INDICAR DÍA MES Y AÑO DE LA RESOLUCIÓN MEDIANTE LA CUAL SE DELEGÓ EN EL SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO LA AUTORIZACIÓN DE COMISIONES Y/O DESPLAZAMIENTOS DE LOS FUNCIONARIOS/CONTRATISTAS), y

C O N S I D E R A N D O :

8. Que INDICAR EL NOMBRE DEL FUNCIONARIO O CONTRATISTA, identificado(a)

con cédula de ciudadanía No. INDICAR EL # DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA Y

LUGAR DE EXPEDICIÓN, es INDICAR SI ES FUNCIONARIO O CONTRATISTA de

INDEPORTES ANTIOQUIA.

9. Que el citado(A) INDICAR SI ES FUNCIONARIO O CONTRATISTA requiere

desplazarse a INDICAR EL LUGAR, con el fin de INDICAR EL OBJETO DE LA

COMISIÓN los días INDICAR EL TÉRMINO DE DURACIÓN DE LA

COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO.

10. Que de acuerdo con INDICAR EL ACTO ADMINISTRATIVO (CIRCULAR O

RESOLUCIÓN) VIGENTE QUE FIJA LAS TABLAS DE VIÁTICOS APLICABLES EN

INDEPORTES ANTIOQUIA EN RELACIÓN CON LAS COMISIONES DE SERVICIO

PARA LA VIGENCIA, los INDICAR SI SON VIÁTCISO(Contratistas) O GASTOS DE

DESPLAZAMIENTO (Funcionarios) autorizados para dicha comisión ascienden a la

suma de INDICAR EN LETRAS Y NÚMEROS EL VALOR DE LOS

VIÁTICOS/GASTOS DE DESPLAZAMIENTO SEGÚN SE TRATE DE

FUNCIONARIO/CONTRATISTA.

11. Que los INDICAR SI SE TRATA DE VIÁTICOS (Funcionarios)/GASTOS DE

DESPLAZAMIENTO (Contratistas) definidos en el numeral anterior se imputarán al

rubro INDICAR EL NÚMERO DEL RUBRO del presupuesto de gastos de la Entidad,

según C.D.P. No. INDICAR EL NÚMERO Y FECHA DEL CDP.

12. Que en el evento que no se adelante la/el INDICAR SI ES

COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO que mediante este acto administrativo se autoriza, y

siempre que se justifique tal situación en debida forma, se entenderá cancelada la/el

INDICAR SI ES COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO.

13. Que la/el INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO deberá

legalizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de



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la/el INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. En el evento que

no se legalicen los viáticos/gastos de desplazamiento dentro del término indicado, se

efectuará, para el caso de los Funcionarios la deducción por nómina, o para el caso

de los Contratistas el descuento del pago correspondiente, el cual se entiende

autorizado por el Funcionario/Contratista con la notificación de este acto

administrativo.

En mérito de lo anterior,

R E S U E L V E:

ARTICULO PRIMERO: (Cuando se trate de un Funcionario se empleará el verbo CONFERIR, cuando se trate de un Contratista se empleará el verbo AUTORIZAR) la/el INDICAR SI ES COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO a INDICAR EL NOMBRE DEL FUNCIONARIO O CONTRATISTA, identificado(a) con cédula de ciudadanía No. INDICAR EL # DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA Y LUGAR DE EXPEDICIÓN, para los días INDICAR EL TÉRMINO DE DURACIÓN DE LA COMISIÓN, a INDICAR EL LUGAR DONDE SE LLEVARÁ A CABO LA COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO, con el fin de INDICAR EL OBJETO DE LA COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. ARTICULO SEGUNDO: Ordenar el pago de la suma de INDICAR EN LETRAS Y NÚMEROS LA SUMA AUTORIZADA POR CONCEPTO DE VIÁTICOS/GASTOS DE DESPLAZAMIENTO correspondientes por INDICAR SI CORRESPONDE A VIÁTICOS O GASTOS DE DESPLAZAMIENTO. ARTICULO TERCERO: Imputar esta(s) suma(s) al rubro INDICAR EL NÚMERO DEL RUBRO del presupuesto de gastos de la Entidad, según C.D.P. No. INDICAR EL NÚMERO Y FECHA DEL CDP. ARTICULO CUARTO: En el evento que no se adelante la/el INDICAR SI ES COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO que mediante este acto administrativo se (Cuando se trate de un Funcionario se empleará el verbo CONFIERE, cuando se trate de un Contratista se empleará el verbo AUTORIZA), y siempre que se justifique tal situación en debida forma, se entenderá cancelada la INDICAR SI ES COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. ARTÍCULO QUINTO: la/el INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO deberá legalizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la INDICAR SI SE TRATA DE COMISIÓN/DESPLAZAMIENTO. En el evento que no se legalicen los viáticos/gastos de desplazamiento dentro del término indicado, se efectuará, para el caso de los Funcionarios la deducción por nómina, o para el caso de los Contratistas el descuento del pago correspondiente, el cual se entiende autorizado por el Funcionario/Contratista con la notificación de este acto administrativo. ARTICULO SEXTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

NOTIFIQUESE Y CUMPLASE



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(INDICAR NOMBRES Y APELLIDOS DEL SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO)

Subgerente Administrativo y Financie

Proyecto: Revisó y Aprobó:

Cargo Cargo

17.1.1 Plantilla de Resoluciones



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85

RESOLUCIÓN

Por medio de la cual ---------------------------------------. EL GERENTE DEL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES DE ANTIOQUIA, en uso de sus atribuciones legales y,

CONSIDERANDO 1. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . 2. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . 3. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO.- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. ARTÍCULO SEGUNDO.- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ARTÍCULO TERCERO.- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. ARTÍCULO CUARTO.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

MAURICIO ALBERTO MOSQUERA RESTREPO Gerente

Proyecto: Revisó: Aprobó:

Cargo Cargo Cargo



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86

17.1.3 Otros actos administrativos: Las Actas son actos administrativos de carácter informativo y testimonial. Ver numeral 9.8 Las Circulares son consideradas actos administrativos por contener una manifestación unilateral de la voluntad de la administración. Estas son proyectadas por la oficina que requiere de este tipo de comunicación y pueden ser firmadas por los respectivos Subgerentes y Jefes de Oficina Ver numeral 9.6

18. PROCEDIMIENTO PARA QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES

Objetivo y alcance: este procedimiento establece l manera en que la entidad recibe, registra y da tratamiento a las quejas y reclamos de los clientes y partes interesadas. DEFINICIONES:

Quejas y Reclamos: Toda petición, queja o reclamo dirigida en forma verbal o escrita, describiendo precisando claramente lo que está solicitando.

Derecho de Petición: Es el derecho a la información que tiene cualquir ciudadano sobre las actividades de la administración, con fundamento en la constitución pública y es dirigira a cualquier entidad pública.

Acción de tutela: Es solicutud de un ciudadano ante un Juez para que se haga valer un derecho fundamental que se está violando y que es remitidio por esta instancia a la entidad.

A continuación se relaciona el procedimiento para la Gestión de PQRs de acuerdo con el Sistema de Gestión de la Calidad de Indeportes Antioquia cuyo código es el P-MC-07: #

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE RESULTADO

1 Recibir la PQR

y dirigirla al

área

encargada

La Unidad de Correspondencia del CADA recibe la PQR y la dirige al gestor de PQR del área

Unidad de correspondencia CADA

PQR recibida y redirigida



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NTC GP1000 7.2.3 MECI 2.1

encargada de tramitarla. Tiempo de respuesta 2 horas.

2 Validar PQR El área encargada realiza una validación de la PQR para determinar si posee las competencias para responderla, de lo contrario la envía de nuevo a la unidad de correspondencia para que realice una redirección de la misma. Tiempo de respuesta: 1 día

Gestor de PQR PQR validada

3 Tramitar PQR El gestor de PQR del área encargada tramita la PQR o la envía a la persona dentro del área que posee las competencias para responder la PQR, estando siempre al tanto de la respuesta dentro de los días parametrizados para responderla. Tiempo de respuesta: 4 días

Gestor de PQR PQR respondida

4 Determinar si el documento requiere firma del Gerente

Se determina si el documento requiere firma del gerente en cuyo caso continúa en la siguiente actividad, en caso contrario continúa con la actividad 7. Tiempo de respuesta: 1 día

Gestor de PQR NA

5 Revisar respuesta a PQR

Se revisa el documento de respuesta a la PQR para que sea

Jefe Oficina Jurídica

Respuesta a PQR revisada para firma



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posteriormente firmado por el gerente. Tiempo de respuesta 2 días

6 Firmar respuesta a PQR

El gerente de la entidad aprueba la respuesta a la PQR. Tiempo de respuesta: 2 días

Gerente Respuesta a PQR firmada

7 Enviar respuesta a PQR a destinatario

La unidad de correspondencia envía la respuesta a la PQR a la persona que la remitió. Tiempo de respuesta: 1 día

Unidad de correspondencia

Respuesta a PQR enviada al destinatario

19. NOTAS INFORMATIVAS

Los documentos que recibimos o generamos en nuestra labor diaria, son relevantes ya sea para la gestión de proyectos, para la toma de decisiones, para responder a trámites administrativos o como documentos que pueden llegar a ser fuente de investigación, además contribuyen a la construcción de la historia del deporte antioqueño. Teniendo en cuenta el compromiso social que tenemos, es importante tomar medidas preventivas y de conservación de la memoria e identidad institucional y garantizar el acceso a la información, por lo tanto el Centro Administrativo de Documentación y Archivo comparte las siguientes instrucciones:

Manipular con cuidado todos los documentos.

No usar lápiz para guiar la lectura de estos.

Al pasar los folios, no humedecer los dedos con saliva.

Conservar los documentos sin anotaciones, escribir o utilizar resaltador sobre los documentos.

Escribir sin apoyarse sobre los documentos.

Conservar los documentos sin doblar las hojas, ni hacerle alteraciones, rasgados o mutilaciones.

Tener especial cuidado de no consumir alimentos o bebidas en el área de trabajo.

Para firmar no se debe utilizar micro puntas o pluma de tinta húmeda.

Debe firmarse solo con bolígrafo de tinta negra.



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Evitar al máximo la utilización de ganchos metálicos.

Cuidar en todo momento la imagen institucional al enviar o publicar documentos.

Para garantizar la preservación y conservación de nuestra documentación se ha determinado implementar el uso de una nota informativa adhesiva, que evitará el manejo de notas o resaltos sobre los documentos, que próximamente será distribuido un talonario por cada oficina.

NOTA INFORMATIVA FECHA:_______________________________________ PARA: _______________________________________ DE: _______________________________________ Urgente: ____ Para su información ____ Favor dar concepto ____ Informar por escrito ____ Encargarse del asunto ____ Otro: ______________________ ___________________________ ___________________________

Enviar proyecto de respuesta ____ Dar respuesta y enviar copia ____ Favor tramitar ____ Archivar ____ Enterarse y devolver ____ Diligenciar y devolver ____

Observaciones: _________________________ ____________________________ FIRMA RECIBIDO: FECHA: HORA:

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INFORMATIVA NOTA INTERNA: Es un formato pre-impreso de carácter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite, entre las dependencias del AGN y sus funcionarios.



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PARTES DE LA NOTA INFORMATIVA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

20. REGISTROS DE CALIDAD Los documentos requerios por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. INDEPORTES ANTIOQUIA ha establecido un procedimiento documentado para definir los procesos de la Entidad. A continuación se relaciona el procedimiento para el Control de Documentos de acuerdo con el Sistema de Gestión de la Calidad de Indeportes Antioquia cuyo código es el P-GD-02: OBJETIVO Y ALCANCE

Establece las actividades para el control de los documentos de modo que se aseguren su adecuación, actualización y disponibilidad Incluye la elaboración y control de documentos y registros del sistema de gestión de la entidad CONTENIDO Elaboración y control de documentos Internos y registros



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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE RESULTADO

Identificar la necesidad GP 1000 4.2.3

Identifica la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento por cambios en los procesos, mejoras, acciones correctivas u otro motivo. Cuando se trata de documento nuevo se elabora la propuesta modelo del documento, teniendo en cuenta lo establecido en el anexo 1 Guía para elaboración de documentos. En el momento de elaborar o modificar los documentos del SGC, se establecen los registros necesarios que permitan mostrar evidencia de la conformidad con los requisitos internos, del sistema de gestión documental, legales y del Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales quedan consignados en la descripción de los procedimientos.

Funcionario de entidad

Propuesta de modificación de documentos y formatos para registros

Revisar aspectos técnicos y aprobar GP 1000 4.2.3

Se evalúa la pertinencia del contenido del documento acerca de la coherencia técnica, antes de que el documento sea aprobado. Determina la viabilidad teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Competencia de la Entidad.

Relación con el proceso.

Cumplimiento de normas legales.

Pertinencia técnica.

Oportunidad de mejoramiento. Si cumple con los aspectos técnicos, entrega el documento al coordinador de calidad. Si no se aprueba el documento, el procedimiento termina en esta actividad y el funcionario que hizo la propuesta determinará si presenta una nueva solicitud, es decir, comienza de nuevo el procedimiento.

Líderes de proceso

Documento y/o formato de registro revisado en cuanto a su adecuación técnica



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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE RESULTADO

Definir los criterios necesarios para el control de los registros GP 1000 4.2.4

De acuerdo con los parámetros de control de registros establecidos, en la descripción de los procedimientos, se definen los criterios para cada registro así:

Código y Nombre

Responsable

Almacenamiento y Recuperación

Protección

Tiempo de Retención

Disposición final

Líder del Proceso

Criterios de control de registros

Revisar aspectos de forma y adecuación con MECI y GP 1000 GP 1000 4.2.3 MECI 2.3

Revisa que los aspectos de forma estén acordes con el anexo 1 Guía para elaboración de documentos. Si no cumple, se devuelve el documento mediante memorando al líder del proceso que hizo la propuesta para que haga las correcciones del caso. El documento revisado por el coordinador se envía por correo electrónico a sistemas para ponerlo en Intranet

Coordinador de Calidad

Documento y/o formato de registro revisado en cuento a su presentación

Actualizar el sistema de gestión documental GP 1000 4.2.3

Recibe el documento creado, modificado o eliminado, y lo sube al Sistema de Almacenamiento de Intranet

Coordinador de calidad

Documento disponible en Intranet

Notificar la disponibilidad del documento GP 1000 4.2.3

Notificar a través del correo Institucional del Sistema de Gestión de la Calidad al líder del proceso acerca de la disponibilidad del documento y a toda la entidad.


Documento disponible en Intranet

Controlar documentos obsoletos y cambios GP 1000 4.2.3

Si por alguna razón se hace necesario conservar una copia del documento, el Coordinador de Calidad lo identifica y guarda en una carpeta de DOCUMENTOS OBSOLETOS. Los documentos obsoletos se registran en el F-GD-05 listado maestro de documentos internos obsoletos.


F-GD-05 listado maestro de documentos internos obsoletos



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20.1 TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD

COPIA CONTROLADA: Son aquellos documentos internos controlados por el Comité de Calidad y el Coordinador de Calidad y que hacen parte del SGC, de los cuales está prohibida su reproducción por parte de los funcionarios de la Entidad, así como su uso indebido. Cualquier necesidad de actualización o mejoramiento debe ser comunicada según las disposiciones dadas en este procedimiento.

COPIA NO CONTROLADA: Son aquellos documentos internos expedidos por la Entidad y que hacen parte temporal del SGC, de los cuales no hay responsabilidad de la actualización y control por parte de el Comité de Calidad y el Coordinador de Calidad, además, su uso dentro del SGC es de carácter informativo.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Para los efectos de éste procedimiento, se entiende que el término documentos incluye: Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Formatos, entre otros.

FORMATO: Documento pre-impreso o preestablecido en el cual se consigna información resultante de la ejecución de una actividad. Una vez diligenciado, el formato se convierte en un registro. Se puede encontrar en medio físico o magnético, o en forma de plantilla en el sistema de gestión documental MERCURIO.

DOCUMENTO DE ORIGEN INTERNO: Son aquellos documentos elaborados al interior de la Entidad necesarios para darle cumplimiento a los requisitos del SGC, expedidos bajo las directrices de este procedimiento y la normatividad vigente.

MANUAL: Documento que describe la forma específica para llevar a cabo varias actividades dentro de uno o varios procesos del SGC.

PROCEDIMIENTO: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Documento en donde se describe la manera específica de realizar las actividades de un proceso.

PLANES DE CALIDAD: Documento que específica los procesos del SGC (incluidos los procesos de realización del producto y/o prestación del servicio) y los recursos que deben aplicarse a un producto, servicio, proyecto o contrato específico.

NTCGP: Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.



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COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo Asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida, y recibida por las Entidades, desde su orígen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MERCURIO : Software de Gestión Documental, desarrollado por la Empresa Servisoft S.A. En este software se encuentran reunidos todos los elementos que facilitan las tareas correspondientes a la Gestión Documental, teniendo en cuenta los documentos activos y los inactivos.

INSTRUCTIVO: Documento que describe la manera especifica como se realiza una actividad del procedimiento.

FORMATO: Documento con una estructura determinada para ser diligenciado con información específica de los procesos en los que se utilice.

RESPONSABLES: Es responsable de velar por el cumplimiento de este documento el Coordinador de calidad

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Son aquellos documentos que emiten políticas y directrices necesarias para el Sistema de Gestión de la Calidad y que son expedidos por Dependencias de Indeportes Antioquia sin las disposiciones dadas en el procedimiento para la elaboración de documentos (P-GD-04) o fuentes externas a la misma, tales como: Decretos, Leyes, Acuerdos, Resoluciones, Normas, Manuales, Fichas, Catálogos, entre otros. Nota-1: Ningún funcionario de Indeportes Antioquia puede fotocopiar o hacer uso de documentos físicos o en medios magnéticos asociados a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, que no estén bajo las directrices dadas en este procedimiento. En caso de requerirse la utilización de un documento externo, el funcionario debe comunicar a los responsables de este procedimiento.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

ACERVO DOCUMENTAL: Es el conjunto de documentos que conforman el archivo de una empresa o persona natural.

DOCUMENTO OBSOLETO: Es información y su medio de soporte que ya no es vigente desde el punto de vista administrativo, técnico o legal, es decir, un documento obsoleto ya no es aplicable en la organización. Un documento se refiere a un registro, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma y su medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, entre otros.



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Otras definiciones se encuentran en la Norma NTC ISO 9000:2005.

Otras definiciones se encuentran en el Capítulo-3 de la norma NTCGP-1000:2004.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Ej: informes, actas, resoluciones, contratos, planos, videos, grabaciones, memorandos, comunicados y formatos diligenciados, entre otros.

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad CÓDIGO Y NOMBRE: Los registros de calidad se identifican por su

código en caso de que lo tengan y por el nombre del documento. ALMACENAMIENTO: Condiciones que permitan asegurar el buen

estado de los registros de calidad.

Indican el lugar y el medio en que se guarda el registro: físico (indicando el nombre del archivador y/o nombre del expediente) o magnético (indicando la ruta para acceder a él) o una combinación de las dos formas.

RECUPERACIÓN: Medidas establecidas para recuperar la

información de los registros de calidad mediante consulta y clasificación en las áreas de almacenamiento. Esta acción hace más eficaz el acceso y el empleo de los registros de calidad.

PROTECCIÓN: Criterios que permiten la conservación del registro durante el tiempo de retención y evitan la pérdida, deterioro o consulta no autorizada y manejo inadecuado de la información. Físico se acoge a las normas vigentes para la protección y conservación de registros y a la ley general de archivos.

TIEMPO DE RETENCIÓN: Tiempo durante el cual se conservan los registros del Sistema de Gestión de la Calidad, en los diferentes archivos de acuerdo al período de tiempo establecido en las tablas de retención documental de la Entidad.

DISPOSICIÓN FINAL: Describe qué se hace con el registro después de cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión. (Ej: llevar a archivo central de la Entidad, remitir a archivo histórico, remitir a comité de archivo para eliminación o para digitalización).

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo Asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la



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documentación producida, y recibida por las Entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

MERCURIO : Software de Gestión Documental, desarrollado por la Empresa Servisoft S.A. En este software se encuentran reunidos todos los elementos que facilitan las tareas correspondientes a la Gestión Documental, teniendo en cuenta los documentos activos y los inactivos. Otras definiciones se encuentran en el Capítulo-3 de la Norma NTCGP-1000:2004.

RESPONSABLE: Dependencia y funcionario responsable de garantizar el diligenciamiento y los controles del documento mientras permanece en el archivo de gestión, conforme a las normas vigentes. (este funcionario debe coincidir con la nomenclatura utilizada en la tercera columna del contenido de cada procedimiento).

Una vez se termine el tiempo de retención en el archivo de gestión se debe hacer la transferencia de los documentos al Archivo central – CADA. A partir de este momento, el CADA se hace responsable de su disposición final para su consulta, almacenamiento, protección y conservación.

20.2 GUIA DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Presentación La presentación de todos los documentos excepto los formatos, es la

siguiente:

Encabezado

Tipo de Documento TITULO

Código: P-XX-XX

Versión: XX

Fecha de Aprob:

Página: X de X

La presentación de los formatos es la siguiente:

Nombre del formato F-XX-01



D-GD-01 Versión:01

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Versión XX

Los formatos deben ser del tamaño necesario según la información a registrar y debe tener el logo de la Entidad, título, código y versión.

Tamaño del papel Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se realizan en tamaño carta.

Tipo de Letra: El tipo de letra utilizada para los procedimientos es Arial, el tamaño es 12,

justificado. Los formatos e instructivos deben también utilizar letra Arial,

preferiblemente tamaño 12, sin embargo, este puede variar de acuerdo al

diseño.

Codificación

Documentos: Los documentos del Sistema del Gestión de la Calidad se codificarán por medio de los siguientes caracteres: Caracter 1: Tipo de Documento

LETRA TIPO DE DOCUMENTO

P Procedimiento

F Formato

D Otros Documentos

M Manual

I Instructivo

C Caracterización de Procesos

T Ficha técnica de los indicadores

Caracter 2: Proceso al cual pertenece el documento

LETRAS TIPO DE PROCESOS

PC Proceso de contratación



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CP Proceso de capacitación

AA Asesoría administrativa y técnica

DE Diseño de escenarios deportivos y asistencia técnica

PI Proceso de investigación

CD Coordinación y desarrollo de eventos y programas institucionales

CF Proceso de Cofinanciación

AT Apoyo técnico científico y social

TH Gestión del talento humano

AB Adquisición de bienes y servicios

GF Gestión financiera

GA Gestión administrativa y de recursos

CC Proceso de comunicaciones

GD Gestión documental

PO Planeación organizacional

MC Mejoramiento continuo

GP Gestión de la Plataforma TIC

Caracter 3: Es el consecutivo del documento, comenzando en 01 hasta 99.

Ejemplo: P-TH-01 (Procedimiento del proceso de Talento humano, número 01)

Términos y Definiciones: Son las explicaciones necesarias para la adecuada comprensión de los términos utilizados en el procedimiento, incluyendo abreviaturas y símbolos utilizados. Contenido: en este capítulo se detallan las actividades a realizar, puede documentarse en texto o en tabla. La tabla contiene las siguientes columnas:

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE RESULTADO

Nombre de la Actividad

Descripción del detalle de la actividad, Persona que ejecuta la

actividad (Cargo)

Evidencias verificables de la ejecución de una

actividad

Documentos de Referencia: Son aquellos documentos a los cuales se debe remitir en alguna parte del procedimiento.

Registros de Calidad: documentos generados por el procedimiento con sus condiciones particulares de control, los cuales se definen en una tabla así:

Código Nombre Responsable Lugar de Almacenamiento Recuperación Tiempo de Retención



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Archivo de Gestión:

Disposición Final:

Expediente Electrónico

Control de cambios

Código Fecha Versión Descripción del cambio

6. Anexos: Son todos los documentos que se adjuntan y son necesarios para

ejecutar el procedimiento.

21. POLÍTICA CERO PAPEL

Este concepto se relaciona con la reducción del uso del papel, mediante la sustituión de los documentos en físico por soportes en medio electrónico, eliminando la duplicidad de documentos, reduciendo el espacio de almacenamiento. Como herramienta hace algunos años se implemento el sistema de información Mercurio como implementación de los medios electrónicos que garanriza la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilida de la información a través del ciclo vital de los documentos. La Intranet es otra de las herramientas utilizadas que ha optimizado la comunicación y la información oportuna entre los servidores, ayudando así a la reducción de la utilización del papel, la mejora del acceso a la información. Al fotocopiar documentos debemos reducir el tamaño de la letra y utilizar las dos caras del papel o realizarlas en hojas reciclables. Antes de imprimir informes o cualquier tipo de documentos debemos verificar su configuración y realizar revisiones para evitar desperdicios de papel por equivocaciones.



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En la Intranet se mantiene actualizado los formatos de calidad para evitar imprimir y archivar en carpetas. En caso que se requiera copia impresa de un documento es recomendable utilizar los archivos electrónicos, correos, u otro medio tecnológico. Todos los servidores deben conocer el correcto uso de las impresoras y fotocopiadoras para evitar el desperdicio de papel que se pueden originar por errores de manejo de los equipos.



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BIBLIOGRAFÍA

ACUERDO AGN 060 de 2001 “ CIRCULAR INTERNA AGN N° 13 DE 1999 GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185 LEY 43: sobre el uso indeleble de tinta para documentos oficiales ISO 11108 papel para archivo Requisitos para la permanencia y durabilidad (tambien cajas de archivo) ISO 11799 “Requisitos de almacenamiento para documentos de arrchivo y bibliotecas” (más para biblioteca) ISO 15489 “Información y documentación, Gestión de Documentos, Generalidades” ISO 15659 Cartones para archivos permanentes. ISO/w 16245 Cajas y cubiertas de archivo para documenos en papel. ISO 17799, Código de buena práctica para la gestión de la seguridad de la información. ISO 23081 es una guía para entender,implantar y utilizar metadatos ISO 27000, de sistemas de seguridad de la información.



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Documents

Contenido - Indeportesantioquia · 2021. 1. 6. · 8.3.1 Plantilla del Memorando ... la normas ICONTEC existentes, para el efecto, involucrando el concepto de imagen corporativa la