Contabilitatea Financiara in Sistem Informatic

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Contabilitatea financiara in sistem informatic

Cuprins

Cap. I ÎNTREPRINDEREA- LOCUL ŞI ROLUL INFORMAŢIONAL

I.1 Dezvoltarea tehnicii de calcul şi creşterea nevoii de informaţii

I.2 Sistemul informaţional şi Întreprinderea

I.3 Contabilitatea şi sistemul informaţional al întreprinderii

I.3.1 Introducere în problemaţica contabilităţii

I.3.2 Contabilitatea financiară în România

I.3.3 Perspective în dezvoltarea contabilităţii in România

I.3.4 Sistemul informaţional contabil

I.4 Necesitatea automatizării fluxurilor informaţionale in cadrul

unităţii economice

I.5 Reglementări legale privind utilizarea sistemelor informatice

în contabilitate

Cap.II ANALIZA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL LA

SOCIETATEA COMERCIALA ELVEST SA

II.1 Prezentarea societăţii comerciale ELVEST SA

II.2 Analiza critică a sistemului informaţional existent

II.3 Necesitatea şi oportunitatea realizării unui nou sistem informatic

Cap.III PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND

Pagina 1 din 80


CONTABILITATEA FINANCIARĂ

III.1 Conceperea sistemului informatic

III.1.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic

III.1.2 Proiectarea intrarilor şi ieşirilor sistemului informatic

III.2 Proiectarea bazei informaţionale

III.2.1 MCD

III.2.2 MLD.Baze relaţionale

Cap. IV REALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND


IV.1 Programarea orientată obiect scurtă prezentare

IV.2 Proiectarea sistemului de meniuri

IV.3 Elaborarea programelor

Cap. V ANALIZA EFICIENŢEI SISTEMULUI INFORMATIC REALIZAT

Contabilitatea financiara in sistem informatic

Cap. I. ÎNTREPRINDEREA - LOCUL ŞI ROLUL INFORMAŢIONAL

I.1. Dezvoltarea tehnicii de calcul şi

creşterea nevoii de informaţii

Noi toţi trăim în prezent sentimentul unei urgenţe, deoarece revoluţia tehnologică care

ne înconjoară şi tehnologia societăţii informaţionale ce a pătruns deja în multe activităţi, fac

parte din viaţa noastră cotidiană.

Însă, o dezvoltare autentică a unei societăţi nu este posibilă, decât dacă se bazează pe

un ansamblu de tehnologii evoluate, după cum progresul acestor tehnologii nu ar putea fi

conceput în afara unui proces social, dinamic, evolutiv.

Pagina 2 din 80


Din Evul Mediu şi până în prezent, istoria tehnicii de calcul este legată şi condiţionată

de câteva mari descoperiri ştiinţifice. Astfel, revoluţia cauzată de invenţia lui Gutenberg, la

începutul secolului al XVI-lea, a însemnat trecerea de la manuscris la tipar, ceea ce a facilitat

intensificarea circulării informaţiei scrise şi a stat câteva secole mai târziu, la baza construirii

perifericelor de ieşire ale calculatoarelor electronice. Însă, primul calculator mecanic a fost

construit de Blaise Pascal şi consta din roţi dinţate conectate în serie ce efectuau operaţii de

adunare şi scădere, afişând rezultatele în cele şase ferestre ale sale. Un rol deosebit în

dezvoltarea tehnicii de calcul îi revine şi lui Leibnitz Gottfried, matematician şi fizician

englez, care în 1671 a construit prima maşină de calcul capabilă să realizeze cele 4 operaţii

aritmetice.

Un moment important în dezvoltarea tehnicii de calcul l-a constituit inventarea în

S.U.A. de către inginerul Herman Hollerith a maşinii de tabulat care funcţiona pe baza

introducerii datelor iniţiale cu ajutorul cartelelor perforate. Acesta şi-a înfiinţat şi propria sa

companie care să producă la scară industrială astfel de maşini, companie care mai târziu, în

1924 avea să devină Internaţional Business Machines (I.B.M.) Corporation.

Între 1930 şi 1946 un număr important de descoperiri ştiinţifice în domeniul

matematicii, fizicii, ingineriei electrice şi statisticii, făcute de universitari, au contribuit la

apariţia primului calculator electronic ENIAC, în 1946, creat de către John Manéhly, fizician

de la Universitatea din Pensylvania şi J. Prosper Eckert, inginer la aceeaşi universitate.

Din acest moment şi până în zilele noastre, toate invenţiile în domeniul tehnicii

electronice de calcul au fost organizate în cinci generaţii de calculatoare electronice în funcţie

de nivelul tehnologic, de modul de utilizare şi tratare, de limbajele folosite şi de obiectele

tratate.

Prima generaţie (1938-1953) s-a caracterizat prin utilizarea tuburilor electronice.

Aceste prime calculatoare au fost destinate calculelor ştiinţifice şi comerciale, programarea

realizându-se în limbaj maşină, având la dispoziţie aproximativ 100 instrucţiuni simple.

În generaţia a doua (1954-1963) s-a folosit tranzistorul pentru realizarea circuitelor

logice, calculatoarele din această generaţie posedând aproximativ 100 instrucţiuni complexe,

memorie magnetică şi dispozitive periferice.

Generaţia a treia (1964-1973) este definită prin utilizarea circuitelor integrate,

calculatoarele caracterizându-se prin posibilităţi sporite de adresare a memoriei principale şi

secundare, diversificarea dispozitivelor periferice, sisteme de operare complexe,

disponibilitatea a numeroase limbaje de nivel înalt şi foarte înalt.

Pagina 3 din 80


Calculatoarele generaţiei a patra (1974-prezent) sunt construite pe baza circuitelor

integrate pe scară largă şi foarte largă (LSI şi VLSI), iar prin folosirea microprocesorului şi a

microprogramării se conferă maşinilor un set complex de instrucţiuni şi un grad sporit de

flexibilitate.

Prezentul şi viitorul apropiat aparţin generaţiei a cincea şi se caracterizează prin

circuite integrate specializate, multiprocesoare paralele şi prelucrarea cunoştinţelor.

Într-un asemenea context, al unui real progres tehnic şi tehnologic, deşi costurile

echipamentelor de calcul şi comunicaţie scad semnificativ, echipamentele fiind miniaturizate,

performanţele ( viteza de lucru, capacitatea de memorare, etc.) sunt majorate la maxim. Odată

cu creşterea complexităţii şi a performanţelor produselor şi serviciilor cerute de societatea

modernă nu mai este suficientă numai " aplicarea sistematică a cunoştinţelor", ci se impune

tot mai mult necesitatea folosirii inovative a acestora.

În această societate informaţională, postindustrială, în condiţiile în care numărul

"gulerelor albe" a depăşit numărul "gulerelor albastre", adică cea mai mare parte a forţei de

muncă nu mai produce bunuri, ci munceşte cu informaţia, nici una din activităţile omului

lucrător sau gânditor nu se poate realiza fără informaţie. Pentru eficientizare, această

informaţie trebuie percepută de fiecare în mod critic, într-o continuă evoluţie. Informaţia

curăţită, adaptată, interpretată, selectată şi transformată devine cunoştinţă, iar cunoştinţele

reprezintă unul dintre cele mai importante produse ale muncii omeneşti. Informaţia pe care

omul o poate gândi ca operând în afara lui şi în numele lui devine unul dintre "ingredienţii"

fundamentali ai evoluţiei tehnologiei şi societăţii şi de aici nevoia tot mai crescândă de

informaţii care sa fie prelucrate şi interpretate.

Prin realizările sale tehnologice omul a urmărit tocmai acest lucru: să creeze

instrumente care să înregistreze, stocheze si prelucreze informaţii, el urmând a-si concentra

atenţia asupra luării deciziilor. Ba chiar, şi pentru luarea anumitor decizii s-au creat astfel de

instrumente.

Definită ca un element de noutate în raport cu cunoştinţele prealabile, informaţia

reprezintă aspectul cel mai comunicativ al realităţii, ea putând fi transferată cu uşurinţă de pe

un suport pe altul, ceea ce face posibilă nu numai transmiterea ei printr-un sistem de

comunicaţii, ci şi codificarea şi decodificarea ei.În felul acesta, în cadrul sistemelor de

comunicaţie apare o legătură de tip informaţional în care, după ce trece de pe un suport pe

altul, informaţia ajunge la un destinatar capabil să recunoască şi să acţioneze în cadrul

programului de funcţionare a sistemului căruia îi aparţine.

Pagina 4 din 80


Informaţia este absolut necesară atât pentru organizarea substanţei şi energiei în

sisteme complexe şi ordonate în spaţiu şi timp, cât şi pentru funcţionarea adecvată a acestor

sisteme în medii extrem de variate.

În concluzie, noţiunea de informaţie are astăzi două înţelesuri : primul este că

informaţia este privită ca idee, concept, relaţie, lucru, ca o comunicare care poartă în sine

urma unui fapt, eveniment sau proces oarecare; cel de al doilea este că informaţia este privită

ca un şir de caractere ale unui alfabet dat şi care se poate prelucra prin procedee formale

automatizate.

I.2. Sistemul informaţional şi Intreprinderea

Orice societate, fie că este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic, fie

că este la nivelul întregii lumi, nu poate exista fără informaţii şi fără comunicarea lor.

Obţinerea şi transmiterea informaţiei presupun existenţa unui sistem care să asigure atât

culegerea şi prelucrarea datelor, cât şi diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui să fie)

grefat pe structura organizaţională a societăţii în care funcţionează, presupunând un ansamblu

organizat de resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.

În ultimul timp, a devenit o realitate dependenţa dintre nevoia de informaţii, existenţa

unui sistem care să asigure furnizarea acestora şi dezvoltarea societăţii, în general.Sistemul

care poate oferii informaţiile cerute este sistemul informaţional, un adevărat producător şi

distribuitor de informaţii. El este cel care preia datele din mediul intern şi extern al

organizaţiei în care funcţionează, le prelucrează şi le distribuie celor care au nevoie de

informaţiile obţinute, sub diferite forme.

Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani - Marfă -

Bani " , in care elementele componente sunt :

INFORMAŢIE (DATĂ) - DECIZIE - INFORMAŢIE .

Aşa cum se observă, “materia primă “ vehiculată în cadrul sistemului informaţional o

reprezintă informaţia, indiferent de numele sub care apare: "informaţie", "dată", "decizie".

Dar informaţia este mai mult decât atât. Ea reprezintă puntea de legătură intre subsistemul

informaţional şi celelalte subsisteme din cadrul oricărei societăţi.

Dacă ar fi să privim sistematic societatea contemporană şi fluxul de informaţii ce se

desfăşoară în interiorul ei, am oberva că acesta se realizează pe 2 nivele:

Pagina 5 din 80


Un prim nivel e reprezentat de informaţiile care circulă între subsistemele ce compun

societatea (printre care se află şi subsistemul economic);

Un alt nivel îl constituie fluxul de informaţii ce circulă în cadrul aceluiaşi subsistem,

între diferitele nivele de organizare ce îl compun.

În ceea ce priveşte subsistemul economic, celula elementară de organizare o constituie

unitatea economică, adică întreprinderea, la nivelul căreia au loc formarea şi vehicularea

informaţiilor primare din economia unei ţări.

Întreprinderea este principalul furnizor de informaţii al domeniului economic.

Schematic fluxul de informaţii din cadrul unei intreprinderi se prezintă astfel :

Fig.1.1 Fluxul informaţional în cadrul întreprinderii

Schema ne arată importanţa informaţiei şi a sistemului informatic, legatura ce există

între aceste subsisteme ale întreprinderii. Sistemul informaţional este cel care prelucrează

datele oferite de sistemul operaţional pentru a le trimite sub formă de informaţii sistemului de

conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin intermediul

sistemului informaţional, sistemului operaţional pentru a le pune în practică, rezultând astfel

alte date, şi ciclul se repetă.

Rezultă că fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii întreprinderii (care

corespunde subsistemului decizional) are la bază informaţiile provenite de la nivelul

sistemului informaţional. Acest lucru are o însemnătate deosebită pentru activitatea unităţii

economice, întrucât bunăstarea ei depinde într-o proporţie covârşitoare de rapiditatea cu care

se iau decizii şi de corectitudinea lor, decizii care au la bază tocmai informaţiile furnizate de

către sistemul informaţional.

Pagina 6 din 80


I.3. Contabilitatea şi sistemul informaţional al întreprinderii

I.3.1. Introducere în problematica contabilităţii

După unele aprecieri, întreprinderea apare în viitor, "ca o instituţie centrală a

societăţii". Şi pentru că de deciziile şi evoluţia activităţilor întreprinderii se interesează un

public din ce în ce mai larg, responsabilii politici ai colectivităţilor locale sunt preocupaţi de

contribuţia întreprinderilor la economia locală.

Iar fiindcă în această economie informaţională resursa cea mai importantă este

informaţia şi pentru că procesul de producţie s-a deplasat din întreprinderi prelucrătoare în

"întreprinderi gănditoare", care produc "informaţie de masă" la fel cum obişnuiau să producă

automobile pe bandă, se impune un nou domeniu al cunoaştetii şi anume acela al ştiinţelor

gestiunii, iar în cadrul acestuia al contabilităţii.

Dar, contabilitatea, produs al unei activităţi practice şi teoretice îndelungate, este

legată de devenirea omului ca fiinţă economică ( homo sapiens devenit homo oeconomicus).

Originile sale ne întorc cu mii de ani în urmă, când oamenii participau la formarea primelor

relaţii ceconomice,dobândind noţiuni noi ca unitate de măsură, de număr şi când a apărut şi

nevoia omului de a cunoaşte şi de a ţine o "evidenţă" a acestor relaţii economice, nevoie

justificată mai ales de simţul proprietăţii. Este un moment extrem de important , mulţi autori

considerând-ul momentul naşterii contabilităţii.

Însă, “naşterea” contabilităţii s-a produs de fapt cu mult mai târziu, odată cu creşterea

nivelului de complexitate al relaţiilor economice, în special a celor monetare. Se poate spune

că totul a inceput la Veneţia, în anul 1494, când a fost publicată lucrarea de literatură

contabilă “Tratactus de computis et scripturis”, a lui Luca Paciolo şi în care este redat pentru

prima dată principiul partidei duble, element de bază al contabilităţii. Acum se naşte practic

contabilitatea în partidă dublă.

Mergând înainte pe linia timpului, apariţia capitalismului, revoluţia industrială cât şi

dezvoltarea concurenţei au generat relaţii economice din ce în ce mai complexe , relaţii ce au

necesitat sisteme de evidenţă din ce în ce mai bune. Acum se formează o literatură contabilă,

iar contabilitatea , aşa cum se prezintă la acest moment, devine o practică socială

generalizată.

Pagina 7 din 80


Evoluţia în timp, atît sub aspectul diversificării formelor de manifestare ale vieţii

economice, cât şi sub acela al tehnicilor folosite în practica contabilă, au dus la sedimentarea

şi consacrarea contabilităţii ca o disciplină ştiinţifică, cu o bază practică şi teoretică solidă.

Definirea contabilităţii s-a lovit în timp în principal de categoria în care ar fi trebuit

încadrată, fiind considerată pe rând artă, tehnică sau disciplină ştiinţifică. Mai ales datorită

genezei sale din domeniul practic, cu toată baza ştiinţifică de care dispune, se pune întrebarea

: este contabilitatea, aşa cum se prezintă ea astăzi, o tehnică sau o disciplină ştiinţifică? Unii

autori, cum este şi Michel Capron, consideră contabilitatea ca fiind “ o tehnică cantitativă de

colectare, de prelucrare şi de analiză a informaţiei, aplicată evenimentelor economice şi

juridice ale întreprinderilor”. O dată însă cu dezvoltarea şi construirea teoriei contabilităţii,

bazată pe sistemul de principii contabile, se depăşeşte stadiul de tehnică. În opinia altor

autori, cum ar fi profesorii N.Feleagă şi I. Ionaşcu, contabilitatea este considerată ca fiind “o

disciplină ştiinţifică matură, cu o pluritate de paradigme şi grupuri disciplinare ( comunităţi

ştiinţifice), deschisă cercetării fundamentale şi aplicative.”

Ca disciplină ştiinţifică, contabilitatea poate fi definită ca un ansamblu coerent de

obiective, principii (concepte), norme sau standarde şi reguli prin care se informează şi

explică gestiunea resurselor economice separate ca entităţi patrimoniale.

În prezent contabilitatea se prezintă de o manieră duală, fiind “scindată” în două

componente distincte, dar interdependente: contabilitatea financiară, orientată atît către

consumatorii interni de informaţie, cât şi către cei externi şi contabilitatea de gestiune,

orientată exclusiv către consumatorii interni de informaţie.

Deşi în teoria contabilă există obiceiul de a aşeza la poli opusi contabilitatea

financiară şi cea de gestiune, aceasta ruptură este artificială, căci în realitate nu există un

sistem de informaţii pentru contabilitatea financiară şi altul pentru contabilitatea de gestiune.

Există însă procedee de tratare analitică a datelor contabile care permit furnizarea de

informaţii utile gestiunii, rezultatul contabilităţii analitice putând fi înţeles în funcţie de

finalităţi, în funcţie de rezultatele scontate.

Schematic, putem spune că spre deosebire de contabilitatea analitică, care apare ca un

instrument de analiză internă utilizată de gestionari, de unde şi denumirea de contabilitate de

gestiune,contabilitatea financiară este în mod esenţial un instrument de informare externă.

Dincolo de diferenţele existente în cadrul celor două componente ale sale,

contabilitatea în prezent mai este scindată şi dintr-un alt punct de vedere. La ora actuală în

lume există mai multe moduri de a privi contabilitatea şi de aici mai multe sisteme de

contabilitate. Se diferenţiază astfel sistemele de contabilitate anglo-saxon şi european. Având

Pagina 8 din 80


în vedere aria tot mai mare de desfăşurare şi complexitatea crescândă a relaţiilor economice

internaţionale, şi necesitatea de a deţine informaţii capătă alte dimensiuni.

Problema care se ridică în acest caz este aceea de asigurare a comparabilităţii

informaţiilor desprinse din contabilitate. Însă din sisteme de contabilitate diferite nu se pot

obţine informaţii comparabile şi apare astfel necesitatea unificării sau aducerii la un numitor

comun a sistemelor de contabilitate.

Normalizarea contabilităţii la nivel mondial a presupus adaptarea regulilor

internaţionale de organizare şi conducere a contabilităţii la specificul fiecărei ţări, adaptare ce

a avut în vedere atât nevoile de informaţii specifice unităţilor economice din fiecare ţară, cât

şi evoluţia în plan doctrinar a teoriei contabilităţii.

În prezent, în contextul unificării europene şi introducerii monedei unice, prin

directivele emise de CEE se încearcă tocmai eliminarea diferenţelor existente la nivel de ţară

în ceea ce priveşte sistemul de contabilitate adoptat de fiecare ţară. Directivele CEE au ca

scop armonizarea legislaţiilor din fiecare ţară europeană în vederea asigurării unui sistem

informaţional contabil unitar şi pentru eliminarea diferenţierilor ce ar apărea în cadrul ţărilor

membre CEE din cauza legislaţiilor diferite.

La nivel mondial, normalizarea şi armonizarea contabilităţii se realizează prin

intermediul Comitetului de Norme Contabile Internaţionale (IASC), fondat în 1973. Acesta

elaborează şi difuzează norme contabile internaţionale ţărilor membre. Fiecare ţară care face

parte din IASC are obligaţia să recomande aceste norme agenţilor economici din ţara

respectivă.

Rolul contabilităţii în economie este la ora actuală unul foarte important: informaţiile

furnizate prin intermediul situaţiilor contabile fundamentează deciziile economice, atât la

nivel la nivel de agent economic, cât şi la nivel de ţară şi chiar la nivelul relaţiilor economice

internaţionale. În prezent, societatea informaţională în care trăim necesită “hrană vie” sub

forma informaţiilor bine fundamentate, informaţii care în domeniul economic provin într-o

proporţie covârşitoare din sfera contabilului.

Privind spre viitor, nu se poate prezuma decât că rolul contabilităţii de furnizor de

informaţii se va accentua şi va căpăta noi dimensiuni.

I.3.2. Contabilitatea financiară în România

Pagina 9 din 80


Contabilitatea financiară, numită în franceză "comptabilité générale", are ca obiect

înregistrarea operaţiilor cu exteriorul, adică fluxurile dintre întreprindere şi terţi, pentru a

putea prezenta periodic starea financiară, documente de sinteză care permit judecarea situaţiei

financiare globale a întreprinderii. Contabilitatea financiară constituie deci un ansamblu de

proceduri permiţând informarea financiară a agenţilor externi întreprinderii ( investitorii,

acţionarii, banca, fiscul).

Se afirmă de multe ori că dreptul societăţilor şi dreptul fiscal este cel care constrânge

societăţile la plata a numeroase obligaţii, iar contabilitatea financiară este cea care

instituţionalizează punerea lor în practică.

Însă, stabilirea stării financiare este obligatorie chiar şi în cele mai mici societăţi

comerciale, unde sistemul de gestiune este aproape inexistent. Din acest motiv contabilitatea

financiară este de multe ori resimţită ca o constrângere, ci nu ca un instrument. Ea nu

înregistrează decât ceea ce intră şi iese din întreprindere, permiţând constatarea unui rezultat

general, fără a-l explica foarte precis. De aceea pentru o întreprindere este foarte important sa

pună în practică şi o contabilitate analitică având ca obiectiv analiza formării rezultatului

final şi degajarea contribuţiei diferitelor activităţi la acest rezultat.

Cu toate acestea în România, contabilitatea financiară rămâne principala formă de

contabilitate, ea fiind destinată celor care finanţează întreprinderea şi de aici şi denumirea de

contabilitate "financiară".

La noi în ţară modelul contabil se întemeiază pe normele şi principiile adoptate în

cadrul Noului Sistem Contabil din România inspirat după Planul Contabil General Francez şi

care se înscrie în Directivele IV şi VII ale Comunităţii Economice Europene şi se articulează,

respectând normele naţionale, la standardele contabile internaţionale elaborate de I.A.S.C.

(Internationnal Accounting Standards Committee).

Acest nou sistem contabil a intrat în vigoare la 1 ianuarie 1994 şi este compus în

principal din:

Legea Contabilităţii (82/1991)

HG 704/1993 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii contabilităţii

Planul de conturi general

Normele metodologice de utilizare a conturilor

Nomenclatorul registrelor contabile şi a formularelor referitoare la activităţile

financiare şi contabile

Normele de utilizare a registrelor de contabilitate

Bilanţul contabil

Pagina 10 din 80


Normele metodologice pentru elaborarea şi prezentarea bilanţului contabil.

Acest complex de acte normative a fost completat ulterior de alte legi, hotărâri de

guvern, etc, ce veneau să completeze sau să modifice prevederile legale iniţiale.

Astfel, potrivit legii contabilităţii, contabilitatea financiară se organizează şi se

conduce de unităţile patrimoniale identificate cu: regiile autonome, societăţile comerciale şi

alte persoane juridice, precum şi persoanele fizice cu activitate comercială înmatriculate la

Registrul comerţului.

Obiectivele contabilităţii, aşa cum prevede legea, sunt de a asigura:

Înregistrarea cronologică şi sistematică , prelucrarea, publicarea şi păstrarea

informaţiilor cu privire la situaţia patrimonială şi rezultatele obţinute

Controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate şi al procedeelor de prelucrare utilizate,

precum şi exactitatea datelor contabile furnizate

Furnizarea informaţiilor necesare stabilirii patrimoniului naţional, execuţiei bugetului

public naţional, precum şi întocmirii balanţelor financiare şi a bilanţului pe ansamblul

economiei naţionale.

Legea contabilităţii este completată de acte normative şi norme metodologice,

Ministerului de Finanţe revenindu-I obligaţia elaborării şi emiterii:

Planului de conturi general şi normelor metodologice pentru utilizarea acestuia

Modelelor registrelor contabile, formularelor comune privind activitatea financiară şi

contabilă, precum şi a normelor metodologice privind utilizarea lor

Modelelor bilanţurilor contabile şi normelor metodologice pentru întocmirea acestora.

Planul de conturi pe baza căruia se construiesc înregistrările contabile este structurat

în nouă clase de conturi simbolizate cu o cifră, desfăşurate pe sintetice de gradul I şi II, apoi

pe analitice în funcţie de necesităţile unităţii patrimoniale. Fiecare cont, aşa cum afirmă

profesorul Mihai Ristea , “se delimitează ca o pistă pe care aleargă datele în vederea

construirii indicatorilor economici şi financiari necesari în gestiune şi comunicare”. Clasele

1-7 de conturi sunt clase de conturi obligatorii, specifice contabilităţii financiare, clasele 8 şi

9 reprezentînd clase de conturi ce pot fi adaptate de fiecare unitate patrimonială în funcţie de

specificul activităţii şi de necesităţile proprii. Totodată, conturile se mai pot împărţi şi în

conturi bilanţiere (clasele 1-5), conturi de rezultate (clasele 6 şi 7) şi conturi speciale ,

cuprinse în clasa 8 şi care servesc la:

- Înregistrarea drepturilor şi obligaţiilor formate din angajamente acordate şi

angajamente primite, precum şi alte valori extrapatrimoniale, care pot duce ulterior la

Pagina 11 din 80


modificarea mărimii sau structurii patrimoniului întreprinderii (funcţionează în partidă

simplă)

- Preluarea soldurilor conturilor bilanţiere la deschiderea şi închiderea fiecărui

exerciţiu financiar.

Potrivit legii, contabilitatea se conduce în partidă dublă şi trebuie să asigure:

Înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a tuturor operaţiilor

patrimoniale

Stabilirea totalului sumelor debitoare şi creditoare precum şi soldul final al fiecărui

cont

Întocmirea lunară a balanţei de verificare

Prezentarea situaţiei patrimoniului şi a rezultatelor obţinute

Contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională, iar operaţiile în valută

se ţin atât în moneda naţională, cât şi în valută.

Contabilitatea unităţilor patrimoniale se organizează de regulă în compartimente

distincte, conduse de contabilul-şef, directorul financiar-contabil sau altă persoană

împuternicită să deţină această funcţie. Legea prevede că răspunderea pentru organizarea şi

ţinerea contabiltăţii revine administratorului sau altei persoane care are obligaţia gestionării

patrimoniului.

Legea stabileşte obiectul contabilităţii, patrimoniul ca fiind reflectarea în expresie

bănească a bunurilor mobile şi imobile, inclusiv solul, bogăţiile naturale, zăcămintele naturale

şi alte bunuri cu potenţial economic, disponibilităţile băneşti, titlurile de valoare, precum şi

mişcările şi modificările intervenite în urma operaţiilor patrimoniale efectuate, cheltuielile,

veniturile şi rezultatele obţinute de acestea.

Potrivit legii, principalele registre de contabilitate sunt:

Registrul jurnal

Registrul inventar

Cartea – mare

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistreaza în mod

cronologic operaţiile patrimoniale. Operaţiile de aceeaşi natura pot fi recapitulate într-un

document centralizator, care stă la baza înregistrarii in registrul jurnal.

Registrul inventar este un document contabil obligatoriu în care se grupează toate

elementele patrimoniale de activ şi de pasiv, grupate in funcţie de natura lor, conform

posturilor din bilanţ.

Pagina 12 din 80


Registrul cartea mare este un document contabil obligatoriu în care se inscriu lunar,

înregistrarile efectuate în registrul lunar, stabilindu-se soldul iniţial, rulajele creditoare,

rulajele debitoare şi soldurile finale. Cartea mare stă la baza intocmirii balanţei de verificare.

Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate se intocmeşte lunar balanţa de

verificare, care cuprinde: simbolul si denumirea conturilor, soldurile iniţiale , rulajele, totalul

sumelor şi soldurile finale creditoare şi debitoare. Cu ajutorul balanţei de verificare se

verifică corelaţiile dinte egalităţile generate de dubla înregistrare a operaţiilor patrimoniale in

contabilitate.

Totodată, legea stabileşte şi principalele forme de contabilitate ce pot fi utilizate la noi

în ţară. Formele de contabilitate constituie unul din principalele instrumente ale contabilităţii.

Prin intermediul lor se asigură înregistrarea documentelor primare şi centralizatoare în ordine

cronologică (în ordinea documentelor sau numărului de ordine al acestora) şi sistematică

(după natura şi felul lor) privitoare la operaţiile economice ale unităţii.

Prin formele de înregistrare contabilă se reglementează:

Documentele utilizate

Modul de completare a documentelor utilizate

Tehnica de calcul folosită

Astfel, la noi în ţară sunt reglementate următoarele forme de contabilitate:

Forma de contabilitate “Maestrul-şah”

Forma de contabilitate “pe jurnale”

Forma de contabilitate adaptată la echipamentele moderne de prelucrare a datelor

Pagina 13 din 80


Forma de contabilitate “Maestrul-şah” este considerată o formă de

contabilitate simplă, având o aplicabilitate mare la noi în ţară. Totuşi este o formă de

înregistrare contabilă ce necesită un volum mare de muncă, deoarece se bazează pe

înregistrarea bilaterală în conturi a operaţiilor economice, atât în debitul cât şi în creditul

conturilor, fiecare cont având şi conturi corespondente. Ca documente contabile se folosesc:

note contabile, jurnalul de înregistrare, registrul jurnal, fişe sintetice şah, fişe de cont analitic,

balanţa de verificare, bilanţul contabil, registrul inventar.

Fig.1.2 Forma de contabilitate pe jurnale

Forma de înregistrare contabilă “pe jurnale” asigură înregistrarea operaţiilor

economice în mod cronologic şi sistematic, direct din documentele primare şi centralizatoare

în jurnal, acesta fiind principalul instrument de lucru în această formă de contabilitate. Are

avantajul unui volum mai mic de lucru, înregistrarea operaţiilor făcându-se unilateral, adică o

singură dată în creditul contului în corespondenţă cu debitul altui cont. Ca documente de

lucru se utilizează: jurnale, registrul-jurnal, situaţii auxiliare, fişe de cont analitice, balanţe de

verificare, bilanţul contabil, registrul inventar.

Pagina 14 din 80


Forma de contabilitate adaptată la echipamente de prelucrare automată a datelor s-a

impus ca urmare a creşterii gradului de dotare a unităţilor patrimoniale din economie cu

echipamente moderne de calcul. În principiu, această formă de contabilitate are în vedere

aceeaşi formularistică specifică formelor de contabilitate clasice, dar adaptată tehnicii de

calcul folosite.

I.3.3. Perspective în dezvoltarea contabilităţii în România

Aşa cum se afirmă şi în ultimul capitol al lucrării "Tratat de contabilitate financiară" a

domnilor profesori N. Feleagă şi I. Ionaşcu, sistemul contabil românesc la orizontul

mileniului III trebuie să devină un "sistem performant."

Pentru aceasta trebuie să-şi definească sau să extindă conceptele de bază cu care

operează, în contextul fundamentării sale pe un cadru conceptual. Aceste concepte vizează,

pe de o parte, caracteristicile calitative ale informaţiilor financiare, iar pe de altă parte,

ipotezele prealabile şi convenţiile contabile.

Ca şi în cazul cadrului conceptual internaţional, informaţiile financiare produse de

întreprinderile româneşti trebuie să îndeplinească patru caracteristici calitative principale:

inteligibilitatea, relevanţa, fiabilitatea şi comparabilitatea. Două dintre ele sunt fundamentale,

relevanţa şi fiabilitatea. Contabilitatea românească a mizat prea mult pe necesitatea unei

fiabilităţi a informaţiilor. Un sistem performant cere ca informaţia să fie tot mai mult

utilizabilă în procesul de decizie, ceea ce înseamnă ca ea să fie tot mai relevantă. Ca atare,

producătorii de informaţii trebuie să găsească dozajul optim de relevanţă şi fiabilitate,

cunoscut fiind faptul că aceste două caracteristici fundamentale sunt, nu în puţine cazuri,

opozabile.

Sistemul contabil românesc, aşa cum a fost adoptat, este de inspiraţie franceză, ori

contabilitatea franceză, ca şi contabilitatea europeană în general, este orientată înspre

satisfacerea nevoilor informaţionale ale statului în principal. Contabilitatea anglo-saxonă, cu

o tradiţie solidă în ceea ce priveşte rolul contabilităţii în primul rând de gestiune şi de

informare a proprietarilor de capital, oferă mult mai mult în ceea ce priveşte satisfacerea

nevoile informaţionale ce pot apărea în legătură cu activitatea unei întreprinderi.

Contabilitatea anglo-saxonă este orientată în mod fundamental înspre satisfacerea nevoilor

Pagina 15 din 80


informaţionale ale furnizorilor de capitaluri, deci rolul contabilităţii în cadrul sistemului

informaţional al întreprinderii are o pondere covârşitoare.

Tendinţa care se manifestă la ora actuală în plan internaţional este pe de o parte de

uniformizare la nivel mondial, de normalizare a contabilităţii, corelată pe de altă parte cu

tendinţa de trecere spre sistemul contabil anglo-saxon, sistem care oferă din punct de vedere

informaţional mult mai mult decât celălalt sistem contabil major, şi anume cel al contabilităţii

europene.

România se circumscrie mai mult tendinţei de normalizare contabilă la nivel

european, sistemul contabil adoptat dovedind acest lucru. Se resimte însă imixtiunea mult

prea puternică a interesului fiscal al statului în normele contabile adoptate. Pe de altă parte,

lipsa unui Plan Contabil General, aşa cum a fost gândit şi adoptat în ţările Europei

occidentale, face ca această aliniere la normele contabile să fie incompletă.

Se poate previziona că în ceea ce priveşte sistemul contabil român, el va fi completat

în viitor, mai ales în ceea ce priveşte necesităţile informaţionale pentru managementul firmei

şi pentru investitori. Mai mult ca sigur, vor fi adoptate şi normalizate şi în România

instrumentele de lucru consacrate în domeniul financiar-contabil. Este necesară o deschidere

mai mare a contabilităţii spre nevoile informaţionale ale întreprinderii şi mai ales o

“depoluare” în ceea ce priveşte imixtiunea fiscalului în contabilitate. O asemenea evoluţie

necesită însă importante resurse de timp, atât pentru maturizarea vieţii economice româneşti,

cât şi pentru elaborarea unor instrumente care să ţină seama totodată de tendinţele de

unificare la nivel mondial a normalizării contabile, cât şi de specificitatea economiei

româneşti.

Pe de altă parte, utilizarea tot mai intensă a sistemelor electronice de calcul în

domeniul financiar-contabil deschide noi perspective în ceea ce priveşte normalizarea

contabilă. Întrucât în ceea ce priveşte aceste sisteme cuvântul de ordine este eficienţa, adică

un raport favorabil între volumul de date stocate, nivelul lor de semnficaţie şi mai ales viteza

de prelucrare, se delimitează ca o eventuală direcţie de evoluţie a contabilităţii normalizarea

acesteia în viitor pornind de la “eficientizarea” fluxurilor de informaţii contabile, adică o

posibilă degrevare a contabilităţii de balastul birocratic

I.3.4. Sistemul informaţional contabil

Pagina 16 din 80


Este cunoscut faptul că pentru realizarea proceselor de cunoaştere şi gestiune a

patrimoniului se procedează la organizarea datelor şi informaţiilor într-un sistem

informaţional. În acest scop, se identifică evenimentele şi faptele ce generează date, se

delimitează obiectivele cunoaşterii şi conducerii, se stabilesc purtătorii materiali de informaţii

şi modul în care se culeg şi înregistreză datele, se aleg modelele şi instrumentele de

prelucrare a acestor date, se defineşte destinaţia informaţiilor şi se organizează transmiterea

lor la destinatari.

Discutată sub acest aspect, contabilitatea reprezintă un sistem informaţional orientat

spre cunoaşterea şi gestiunea valorilor economice separate patrimonial. În această calitate ea

se delimitează ca un ansamblu de elemente interdependente orientat spre culegerea,

prelucrarea, stocarea, analiza şi transmitarea informaţiilor privind starea şi mişcarea

patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informaţii, suporturile materiale

ale informaţiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele şi procedurile de prelucrare a

datelor ; circuitele informaţionale.

Fondul sau sistemul de informaţii reprezintă de fapt componeneta de bază a sistemului

informaţional contabil.

Într-o accepţie generală, informaţia este o formă de cunoaştere a realităţii prin care se

aduc ştiri cu privire la felul, caracteristicile şi mărimea obiectelor, evenimentelor,

fenomenelor şi proceselor ce formează mediul înconjurător, iar expresiile concrete ale

informaţiilor poartă denumirea de "date" şi constă din:cifre, formule, simboluri, imagini,

litere, cuvinte, propoziţii etc.

În viaţa social-economică, una din formale de bază ale informaţiei este informaţia

economică, iar în cadrul acesteia informaţia contabilă, care vehiculează cunoştinţe de

reflectare şi control privitoare la situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute.

Analizată prin prisma teoriei informaţiei, informaţia contabilă are o dublă

determinare: calitativă sau de determinare şi cantitativă sau de stare. Determinarea calitativă

indică felul şi natura elememtului patrimonial la care se referă informaţia (mijloace fixe,

materii prime, disponibilităţi băneşti), iar determinarea cantitativă se referă fie la starea în

care se află elementul de patrimoniu, fie la valoarea definită prin raportare.

Multitudinea şi varietatea informaţiilor pe care le gestionează şi le oferă sistemul

informaţional contabil se pot delimita în primul rând în informaţii de natură juridică şi

financiară, care se referă la operaţiile generate de relaţiile cu terţii permiţând cunoaşterea în

orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajaţilor, organismelor sociale, creditorilor

etc., cât şi sumele de primit de la clienţi, debitori şi alţi creanţieri, prezentarea şi justificarea

Pagina 17 din 80


către organele fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor şi cheltuielilor pe baza cărora s-a

determinat rezultatul sub formă de profit. În al doilea rând, se grupează în informaţii de

natură economică, care se referă la cunoaşterea costurilor de fabricaţie a bunurilor, de

executare a lucrărilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat în urma

vânzării lor pe piaţă, mărimii valorică a factorilor care au cauzat sau determinat volumul

rezultatelor obţinute în cursul şi la sfârşitul unui exerciţiu financiar şi totodată pentru

cunoaşterea în perspectivă a modului cum vor evolua în perioada viitoare situaţia datoriilor,

creanţelor, costurilor de producţie, rezultatelor finale etc. Pe baza acestor informaţii furnizate

conducerii întreprinderii se poate gestiona şi dirija, în deplină cunoştiinţă de cauză, întreaga

activitate economico-financiară.

În mod concret, informaţiile contabile se identifică cu datele financiar-contabile

privind starea şi mişcarea elementelor patrimoniale şi cu indicatorii economico-financiari

privind resursele şi rezultatele obţinute.

Suporturile materiale ale informaţiilor au calitatea de a conserva, stoca şi restitui

datele. În contabilitate purtătorii de informaţii constă din: documente justificative, registre de

evidenţă contabilă, situaţii financiar-contabile de sinteză şi raportare, precum şi din purtătorii

tehnici de date, benzi şi discuri magnetice, microfilme etc.

Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea şi

transmiterea datelor şi constă din maşini de calcul, maşini de birou specializate, echipamente

electronice, calculatoare.

Metodele şi procedurile de prelucrare a datelor reprezintă partea logică a prelucrării

datelor în vederea obţinerii informaţiilor şi a indicatorilor economico-financiari. Din punct de

vedere teoretic, aceste metode şi proceduri se întemeiază pe principiile şi regulile metodei

contabilităţii, iar în mod concret-aplicativ se identifică cu procedeele acestei metode.

Circuitele informaţionale desemnează traiectul pe care-l parcurg informaţiile contabile

între emiţător şi prelucrător, între emiţător sau prelucrător şi destinatar, implicit returul lor.

I.3. Necesitatea automatizării fluxurilor informaţionale

în cadrul unităţii economice

În cadrul unităţii economice, fluxurile de informaţii care apar şi se desfăşoară

antrenează, pe lângă resurse materiale şi umane, importante resurse de timp. În condiţiile unei

Pagina 18 din 80


nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date pertinente, apare necesitatea reducerii

timpului în care informaţia ajunge de la sistemul operaţional la cel de conducere şi a celui în

care deciziile ajung la sistemele destinatare.

Pentru o mai bună circulaţie a informaţiei în cadrul unităţii economice, s-au găsit

diverse soluţii:

Optimizarea structurii organizaţionale a întreprinderii;

Optimizarea fluxului de documente în cadrul diferitelor departamente ale

întreprinderii

Reducerea numărului de verigi intermediare dintre conducere şi unităţile operative

Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor electronice de

calcul.

Aceasta din urmă apare ca un proces de automatizare a fluxului informaţional din

cadrul întreprinderii, cu un accent deosebit în ceea ce priveşte sistemul informaţional al

întreprinderii.

Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului informaţional

are ca efecte: reducerea timpului de prelucrarea a datelor, reducerea costurilor de prelucrare,

etc.

Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informaţionale le implică,

determină, mai ales la unităţile economice mari, cu un volum considerabil de informaţii şi

date, necesitatea folosirii sistemelor electronice de calcul.

I.5. Reglementări legale privind utilizarea sistemelor informatice

în contabilitate

În ceea ce priveşte forma de contabilitate adaptată la sisteme de prelucrare automată a

datelor, legea reglementează folosirea ei, precum şi condiţiile pe care trebuie să le

îndeplinească un astfel de sistem.

Astfel, potrivit Regulamentului de aplicare a Legii contabilităţii, persoanele fizice şi

juridice care utilizează sisteme de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure

respectarea normelor contabile, stocarea, păstrarea sub forma suporţilor tehnici şi controlul

datelor înregistrate în contabilitate, iar organizarea sistemului de prelucrare automată a

datelor trebuie să asigure toate informaţiile necesare unui eventual control.

Pagina 19 din 80


Cerinţele pe care trebuie să le îndeplinească un sistem de prelucrare automată a

datelor, potrivit legii, sunt:

Sistemele trebuie să precizeze tipul de suport pentru păstrarea datelor de intrare,

precum şi listele înregistrărilor efectuate în evidenţa contabilăpe bază de documente

justificative care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări,

precum şi orice eliminări sau adăugiri ulterioare.

Sistemele trebuie să precizeze cu claritate originea, conţinutul şi apartenenţa fiecărei

date; fiecare dată trebuind să aibă la bază conţinutul unui document scris.

Sistemele trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor şi

conţinutului conturilor, a listei şi informaţiilor supuse verificării, pornind fie de la cele de

intrare, fie invers, de la conţinutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaţii pe baza

cărora să se poată determina datele de intrare.

Toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări, şi după caz,

a unui sold anterior acelui cont.

Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse

prelucrării.

Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să

permită controlul respectării normelor în vigoare privind securitatea datelor şi a fiabilităţii

sistemului de prelucrare a datelor.

Pagina 20 din 80


Cap II ANALIZA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

LA SOCIETATEA COMERCIALA ELVEST S.C.A.

II. 1 Prezentarea societăţii comerciale Elvest SCA

Societatea comercială ELVEST S.C.A. a luat fiintă în 1990 conform legii 31/90, legea

societaţilor comerciale. Societatea s-a înfiinţat având la bază patrimoniul vechii societăţi

cooperatiste ce a existat până atunci. Patrimoniul reevaluat atunci a fost în valoare de

15000000 lei şi a fost împărţit în 80000 de acţiuni pentru a putea fi cumpărate atât de

persoane fizice cât şi juridice.

Societatea este o societate cooperatistă pe acţiuni cu capital mixt. Forul de conducere

cel mai înalt este Adunarea Generală a Actionarilor(A.G.A.). AGA desemnează un Consiliu

Director compus dintr-un director, un contabil şef şi un inginer şef. Aceştia au în subordine

diverse departamente, servicii, ateliere de producţie.

Obiectul de activitate al acestei societăţi îl constituie realizarea de confectii şi produse

de îmbrăcăminte.

În ceea ce priveşte conducerea întreprinderii, structura organizatorică a societăţii este

următoarea :

Organe de conducere generală : Adunarea Generală a Acţionatilor

Organe de conducere executivă: Consiliul de Administraţie

Comitetul Director : director, contabil şef, inginer şef.

Compartimentele principale ale unităţii sunt :

Serviciul comercial

Serviciul administrativ si de resurse umane

Serviciul contabil financiar

Serviciul de productie

Forma organizatorică actuală are în vedere realizarea tuturor cerinţelor pieţei .

Echipa managerială acordă o atenţie echilibrată atât producţiei, cât şi factorului uman

şi dovedeşte preocupări semnificative pentru creşterea eficienţei activităţii manageriale, mai

ales la nivelul managementului superior.

Pagina 21 din 80


Resursele umane au un rol important în desfăşurarea normală şi cât mai optimă a

activităţii şi sunt direct interesate, având în vedere că o parte a personalului socităţii detine

acţiuni ale acesteia.

Numărul de personal prezent la lucru în anul 1998 a fost de 190 persoane, din care

170 persoane cu contract de muncă şi 20 colaboratori.

Structura resurselor umane analizată după următoarele criterii se preintă astfel :

după principalele categorii de salariaţi la sfârşitul anului 1998 era următoarea situaţie:

Personal direct productiv: 169 persoane;

Personal tehnic-ingineresc: 9 persoane;

Personal de administrare şi conducere: 12 persoane;

după vârstă salariaţii(cu contract de muncă) aflaţi în întreprindere la sfrşitul anului

1998 se clasifica astfel :

persoane cu vârsta mai mică de 25 ani - 65

persoane cu vârsta cuprinsă între 26 şi 35 ani - 62

persoane cu vârsta cuprinsă între 36 şi 45 ani - 7

persoane cu vârsta mai mare de 45 ani - 36

în funcţie de sex personalul întreprinderii este format din 11 bărbaţi, iar restul de 159

fiind femei;

modalităţile de calificare împarte personalul societăţii în:

personal cu studii superioare - 11

personal cu studii medii - 9

personal cu studii profesionale - 151

Structura personalului corespunde în general cerinţelor actuale . Structura formativă şi

experienţa personalului constituie premise favorabile realizării strategiei propuse de unitate,

nepunându-se problema unor acţiuni deosebite de formare a personalului.

Pentru analiza eficienţei utilizării forţei de muncă am folosit o serie de indicatori de

randament sintetizati în tabelul următor:

Indicator Unitate

măsură

1996 1997 1998

Productia anuala mii lei

1,271,914

3,647,275

5,150,446

Pagina 22 din 80


Numarul mediu de

salariati

Persoane

126

160

190

Numarul de zile lucrate Zile/an

240

240

240

Numarul de ore lucrate Ore/an

1,920

1,920

1,920

Productivitatea medie

anuala

Mii lei/pers

10,094.56

22,795.47

27,107.61


zilnica

Mii lei/zi

5,299.64

15,196.98

21,460.19


orara

mii lei/oră

662.46

1,899.62

2,682.52

Fig. 2.1 Tabel privind calculul unor indicatori referitori la situaţia personalului

Concluzia care se poate trage de aici este că se observă o evoluţie crescătoare în timp

a tutuor acestor indicatori reprezentaţi aici în valori nominale, însa nu trebuie uitată nici

evoluţia ratei inflaţiei care poate face ca în valori reale aceşti indicatori să nu mai evolueze în

acelaşi ritm.

Produsele comercializate de către societatea comercială ELVEST SCA sunt în

principal confecţii pentru femei.

Din datele furnizate de societate evoluţia producţiei ( volum valoric) de-a lungul

perioadei de analiză (1996-1998) este prezentată în graficul ce urmează:

Pagina 23 din 80


Fig. 2.2 Grafic privind evoluţia în timp a producţiei

Societatea comercială ELVEST SCA activează pe piaţa confecţiilor.

În ultimii ani această piaţă este în continuă creştere, deşi ca toate sectoarele economiei

româneşti se confruntă şi ea cu greutăţi financiare. De altfel, marea majoritate a fabricilor de

confecţii lucrează în sistem lohn, utilizând în procesul de fabricaţie materialele (ţesăturile )

trimise de către client, care de multe ori este o firmă străină.

Acesta este şi cazul societăţii comerciale ELVEST SCA. Piaţa pe care activează

această societate este cu precădere piaţa externa (germană), existând însă şi o cotă, destul de

redusă pentru piaţa internă.

Principalii clenţi care au achiziţionat produse ale societăţii în anii 1996, 1997, 1998

sunt : MARKWALD, STEILMAN , JEAN CLAIRE etc.

Concurenţii societaţii pe piaţa internă cât şi pe cea externă sunt deosebit de numeroşi,

existând în prezent o serie de societăţi specializate în confectii, multe dintre ele fiind

competitive si având deja conturată piaţa de desfacere. Nu pot fi uitate nici micile societăţi

care încearcă să se impună pe piaţă şi nici casele de modă care în ultimul timp în România au

devenit tot mai multe şi mai competitive, concurând cu cele din străinătate. Acestea nu

trebuiesc tratate numai ca si concurenţi, ci trebuie avut în vedere că ele pot deveni şi

potenţiali colaboratori, deoarece societatea poate fabrica în sistem lohn produse pentru

aceştia.

Pagina 24 din 80


În cadrul Compartimentului comercial, preocuparea specialiştilor a constat în:

-prospectarea permanentă a pieţei interne şi externe şi întocmirea unor analize care

cuprind:

specificul pieţei

condiţii de desfacere

concurenţa

potenţiali beneficiari

canale de circulaţie

reţea de desfacere

-prezentarea ofertelor pentru desfacerea produselor şi evaluarea capacităţilor de

absorbţie a pieţelor interne şi externe

-studierea politicii economice şi sistemul vamal, fiscal, financiar pentru ţările

importatoare

-studierea produselor similare oferite de concurenţă

-efectuarea unor cercetări de determinare a cauzelor pentru care se cumpără sau nu un

anumit produs

-comunicarea la serviciile tehnice a modificărilor solicitate de consumator

-editarea materialelor publicitare corespunzătoare diferenţiate în funcţie de produs

-organizarea participării la târguri şi expoziţii pe profil şi încercarea de atragere a

potenţialilor clienţi.

Un capitol important în desfăşurarea activităţii îl reprezintă serviciul de

aprovizionarea cu materii prime şi materiale. Acest serviciu asigură aprovizionarea cu

materiale, materii prime, accesorii, materiale necesare pentru producţie.

Principalele materii prime şi materiale sunt:

ţesături (bumbac, lână, mătase)

accesorii (fermoare,nasturi, capse, aţă)

vopseluri pentru ţesături, etc.

Societatea are numeroşi furnizori atât în ţară cât şi în exterior.

Aprovizonarea cu materii prime,materiale, piese de schimb se face pe baza

necesarului trasmis de client, asta având in vedere sistemul de productie în sistem

lohn.Materiile prime, materialele şi alte elemente sunt spuse controlului de recepţie conform

reglementarilor Sistemului de Asigurare a Calităţii. Verificările se fac pe fise de recepţie

proprii fiecărui material aprovizonat,evidenţa materialelor fiind relativ computerizată.

Pagina 25 din 80


Verificarrea realizării calităţii produselor cuprinde întreg ciclul de realizare:

Concepţie-aprovizionere-fabricaţie-asamblare-depozitare-livrare şi constă în:

- verificarea materiilor prime şi materialelor

controlul calităţii pe fluxul de fabricaţie

controlul calităţii produselor finite

Dotarea societăţii este la nivelul tehnicii de vârf în ramura în care funcţionează.

Utilajele sunt specializate şi lucrează independent, iar performanţele lor sunt ridicate.

Caracteristicile tehnice ale produselor realizate de ELVEST SCA corespund cerinţelor

actuale ale pieţei.

În cadrul compartimentului financiar-contabil se tine o evidentă a tuturor operatiilor

care se realizează in cadrul societăţii sau în numele ei.

Astfel are loc înregistrarea în sistemul contabil a tuturor operaţiunilor de mişcare a

elementelor patrimoniale, cronologic, şi zilnic, precum şi întocmirea balanţei contabile şi a

bilanţului contabil. Înregistrarea se face în scris, în momentul realizării ei, balanţa contabila

se întocmeşte lunar, iar bilantul semestrial.

Sistemul contabil este reglementat prin legea 82/1991 care este legea contabilităţii.

Sistemul contabil este format din conturile contabile.

Cu ajutorul sistemului contabil se poaꗬ ÁGЉ26ႜ�¿2626က 2626Ѐ26쀑 26

Pagina 26 din 80


橢橢 � � 272727272727272727Љ 鸀 돬 돬 崟272727Ÿ27272727272727^272727¤27272727¤27272727¤2727272727272727]27272727 ꅂ

27ɼ27 ꎾ 272727 ꎾ 272727 ꖚ 272727 ꖚ 272727 ꖚ 27µ2727272727ꖮ 272727 쀔 272727 쀔

272727쀔 27827쁌 27,27쁸 27Ô27ꖮ 27272727Ĩ27쇂 272727쇂 2727쇘 272727쇘 272727

숒 272727왼 27-27욚 27

Pagina 27 din 80


28 욦2828

2828 282828 282828 282828 282828 282828 28$2828Ǵ2828�2828ఢ 2

82828282828282828 ꖚ 282828 욮 2828282828282828282828 엞 28^28옼 28@28욮 282828

욮 2828282828lă.

In acest sens se calculează şi se analizează o serie de indicatori economico-financiari

ca de exemplu pentru cazul societăţii comerciale ELVEST SCA:

Pentru analiza situaţiei patrimoniului se calculează:

INDICATORI 1996 1997 1998

FOND DE RULMENT 72,231.00 272,284.00 245,518.00

NEVOIA DE FOND DE

RULMENT

71,395.00 289,005.00 255,755.00

TREZORERIA NETĂ 872.00 -16,721.00 -10,237.00

PATRIMONIUL NET 245,606.00 621,562.00 745,503.00

Fig. 2.3 Tabel reprezentând valorile unor indicatori referitori la situaţia patrimoniului

In urma analizei indicatorilor calculaţi în tabelul anterior se poate afirma că societatea

a inregistrat creşteri ale fondului de rulment comparativ cu anul 1996. În acelaşi timp şi

nevoia de fond de rulment a avut o tendinţă crescătoare. Trezoreria netă deşi în anul 1996 a

Pagina 28 din 80


fost pozitivă, îmregistrând o valoare mică, in următorii ani ea devine negativă, urmare a

creşterii datoriilor fiscale şi sociale, totuşi se poate observa o ameliorare a acestui indicator în

anul 1998 comparativ cu 1997.

Patrimoniul net al societaţii cunoaşte o tendinţa ascendentă mai pronunţată în anul

1997 .

De menţionat este faptul că în analiza tuturor indicatorilor nu s-a ţinut seama de

evoluţia inflaţiei în România.

Reprezentative pentru pentru a analiza rezultatul exerciţiului sunt urmatoarele

informaţii prezentate în Contul de Profit şi Pierdere :

1996 1997 1998

PRODUCŢIA

EXERCIŢIULUI

1,271,914.00 3,647,275.00 5,150,446.00

CIFRA DE AFACERI 1,226,295.00 3,367,267.00 5,318,338.00

REZULTATUL

EXPLOATĂRII

-13,124.00 387,357.00 445,793.00

REZULTATUL

FINANCIAR

103,275.00 -6,216.00 55,214.00

REZULTATUL

EXCEPTIONAL

-6,630.00 -20,793.00 -75,404.00

REZULTATUL NET 44,010.00 217,623.00 267,846.00

Fig. 2.4 Tabel cuprinzând unii indicatori prezentaţi în contul de profit şi pierdere

Pagina 29 din 80


Fig. 2.5 Grafic privind evoluţia în ultimii 3 ani a producţiei anuale, cifrei de afaceri şi

rezultatului net

Rezultatele economico-financiare ale S.C. “ELVEST” S.C.A. pe ultimii trei ani

corespund unei activităţi cu o eficienţă în creştere, obţinând un rezultat pozitiv din activitatea

de bază în sumă de 445.793 mii lei, mai mare decât cel din anul precedent, în valoare de

387.357 mii lei şi faţă de anul 1996 cand a inregistrat chiar pierdere, în valoare de 13.124 mii

lei.

În ceea ce priveşte nivelul de lichiditate şi solvabilitate al firmei, indicatorii se

prezintă astfel:

Nr

crt

Indicator 1997 1998

1 Rata lichidatii generale 1.51 1.39

2 Rata lichidatii curente 0.87 1,36

3 Rata lichiditatii immediate 0.45 0.43

4 Rata solvabilitatii generale 1,51 1,39

Fig. 2.6 Tabel cuprinzând valorile pe ultimii 2 ani a unor rate

Fig. 2.6 Grafic privind evoluţia acestor rate

Pagina 30 din 80


Ratele se înscriu în valorile acceptabile care să asigure firmei capacitatea de achitare a

obligaţiilor, atât pe termen scurt, cât şi pe termen mediu şi lung.

Din analiza Societăţii Comerciale Elvest S.C.A. se pot trage următoarele concluzii :

PUNCTE TARI, OPORTUNITĂŢI

Societatea desfăşoară o activitate de exploatare profitabilă;

Se adresează unui segment de piaţă stabil;

Este caracterizată prin existenţa unui sortiment variat de produse;

Se constată o preocupare contunuă pentru menţinerea calităţii produselor;

Intreaga activitate se bazează pe existenţa unui potenţial uman calificat;

PUNCTE SLABE, RISCURI

Uzura morală şi fizică a unor mijloace de producţie;

Instabilitatea legislaţiei în domeniul fiscal;

II.2 Analiza critică a sistemului informaţional existent

În cadrul societăţii comerciale ELVEST SCA, sistemul informaţional existent este

concentrat în principal în jurul departamentului financiar contabil. Circuitul documentelor

între departamentul financiar-contabil şi restul întreprinderii şi mai ales faptul că orice

informaţie oferită de contabilitate este utilizată în procesul de management al firmei,

evidenţiază importanţa informaţiilor contabile. Si asta deoarece aceste informaţii contabile au

toate un suport, şi anume documentele ce intră la contabilitate pentru a fi prelucrate. În

contabilitate toate documentele primare care intră sunt înregistrate, iar apoi prelucrate pentru

a putea oferi utilizatorilor de informaţii datele necesare luării deciziilor.

Sistemul informatic utilizat de societate este format din 3 calculatoare, nelegate în

reţea, lucrează independent pe sectoare:

un calculator este utilizat la financiar-contabil şi la personal

Pagina 31 din 80


unul este la comercial, pentru comerţ exterior şi interior, întocmire de declaraţii

vamale

unul se foloseşte la producţie pentru rapoarte de producţie, realizări pe fiecare secţie

de producţie, norme de timp ale producţiei, producţie realizată, norme în cadrul producţiei.

Resursele software de care dispune societatea sunt reprezentate de sistemul de operare

Windows 95 şi de programele informatice de care dispune societatea.

Sistemul informatic de contabilitate folosit este reprezentat de un program de

contabilitate conceput pentru sistemul de operare MSDOS, program prin care sunt realizate

înregistrările,stocările, prelucrările şi obţinerea de situaţii cerute de forma de contabilitate

informatică.

Baza pe care se construieşte întregul ciclu al prelucrărilor contabile o reprezintă

înregistrarea contabilă, care constituie intrarea principală pentru sistemul informatic. Pe baza

înregistrării contabile se construieşte întreg sistemul de stocare şi prelucrare a datelor.

Evidenţa cronologică a tuturor operaţiilor economice şi financiare înregistrate în conturi se

realizează cu ajutorul jurnalului de înregistrare. Acesta se editează zilnic pentru fiecare gen

de operaţii în parte, la care se anexează documentele justificative. La sfârşitul lunii se listează

cartea mare a conturilor sintetice şi analitice care evidenţiază starea şi mişcarea zilnică a

elementelor patrimoniale.

La sfârşitul perioadei de gestiune se editează balanţa de verificare a conturilor

sintetice şi analitice. Sintetizarea şi generalizarea informaţiilor financiar-contabile se

realizează cu ajutorul bilanţului contabil prin însumarea şi ordonarea acestora în posturi,

capitole şi grupe conform structurii reglementate.

Registrele de contabilitate, ca şi documentele justificative se păstrează în arhivă, de

regulă în forma lor originală, grupate în funcţie de natura operaţiilor şi în ordine cronologică,

în cadrul exerciţiului financiar la care acestea se referă.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară de care dispune societatea

respectă reglementările în vigoare cu privire la cerinţele minimale pe care trebuie să le

îndeplinească un sistem informatic în domeniul financiar-contabil. Dintre acestea enumerăm:

Asigură elementele constitutive ale înregistrărilor contabile

Asigură confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor

Asigură obţinerea de liste clare, inteligibile şi complete, care conţin elementele de

identificare cerute de lege

Asigură respectarea conţinutului de informaţii prevăzut în machetele aprobate de

Ministerul Finanţelor

Pagina 32 din 80


Nu permite deschiderea a două conturi cu acelaşi număr, modificarea numărului de

cont dacă acesta conţine date

Permite culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operaţiile contabile

Respectă reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi fiabilitatea

sistemului de prelucrare:

Sistemul automat de procesare a datelor asigură condiţiile necesare în vederea

realizării controlului legal. De asemenea sistemul este protejat împotriva personalului

neautorizat, este realizată o permanentă verificare a funcţiunilor de bază ale sistemului

informaţional.

Programele utilizate atât la contabilitate, cât şi la celelalte 2 sectoare de activitate

asigură o concordanţă între rezultatul procesării datelor şi standardele normative. Orice

informaţie care este înregistrată în sistemul contabil, este de asemenea găsită şi într-un

document scris la care beneficiarul sau organul de control pot avea acces.

Este de menţionat faptul că există o compatibilitate satisfăcătoare între resursele

software şi cele hardware ale sistemului electronic folosit de către societate, în sensul că

programele folosite nu necesită resurse hardware superioare celor existente.

Pagina 33 din 80


II.3 Necesitatea şi oportunitatea realizării

unui nou sistem informatic

Se afirma tot mai des în ultimul timp că secolul XX este un secol al vitezei, marcat de

profunde transformări şi revoluţii , un secol în care omenirea a evoluat cu 360 de grade.

Anul 2000, este anul cand pentru multe domenii şi activităţi se fac bilanţuri şi se

analizează trecutul.Pentru domeniul software se constată în mod cert o dezvoltare fără

precedent.

Dacă în urmă cu nu mult timp, idea de a dispune de un calculator personal propriu

părea un gând cel puţin îndrăzneţ, astăzi generalizarea folosirii calculatoarelor personale în

aproape toate domeniile vieţii cotidiene se impune ca fiind mai mult decât necesară.

Dezvoltarea accelerată a industriei tehnicii de calcul a fost pe de o parte cauză, iar pe

de altă parte efect al extinderii unui domeniu conex ei, şi anume domeniul software. De o

simplitate extremă la început, aplicaţiile software s-au dezvoltat în timp, atât ca nivel de

complexitate, cât şi ca domeniile pentru care erau create, ajungând să cuprindă treptat

aproape toate domeniile de activitate.

În prezent, domeniul software este extrem de diversificat, cuprinzând de la programe

simple de calcul, până la aplicaţii complexe din domeniul inteligenţei artificiale.

Ceea ce distinge mai mult ca oricând etapa actuală pe care o traversează domeniul

software de cele de până acum este apariţia şi dezvoltarea unei “filozofii” proprii, foarte

puternice, unitare, care reuneşte principii şi convenţii de proiectare care au devenit într-un

timp foarte scurt general acceptate şi aplicate. Mai concret, este vorba de produsele software

create şi promovate de către firma Microsoft, lider mondial în acest domeniu, produse prin

intermediul cărora majoritatea aplicaţiilor soft create în ultima perioadă de timp tind să aibă o

“înfăţişare” asemănătoare, unitară.

La baza acestei schimbări care afectează etapa actuală stă impunerea sistemului de

operare Windows , cu variantele sale proprii, ca sistemul de operare cel mai uzitat, ca şi

impunerea limbajelor de programare orientate obiect, prin intermediul cărora se pot crea

aplicaţii cu un nivel foarte înalt de compatibilitate cu sistemul de operare Windows.

Interfaţa facilă, extrem de prietenoasă a aplicaţiilor create pentru acest sistem de

operare a fost principala cauză a acestei evoluţii : cunoscând modul de utilizare al unei

anumite aplicaţii create pentru Windows, se pot învăţa cu un minimum de efort altele.,

datorită convenţiilor de programare şi interfaţă unitare pe baza cărora au fost concepute.

Pagina 34 din 80


Necesitatea alinierii aplicaţiilor la tendinţele care se manifestă la ora actuală în

domeniul software este mai mult dacât stringentă : este dictată în primul rând de către client,

care va prefera o interfaţă prietenoasă şi convenţii de utilizare care îi sunt mai la îndemână,

precum şi o compatibilitate mai mare cu sistemul de operare. Ţinând seama de numărul

extrem de mare de utilizatori ai sistemului de operare Windows, rezultă că aplicaţiile create

specific pentru acest sistem sunt cele care, puse fiind lângă aplicaţii pentru alte sisteme de

operare ( MS-DOS , să zicem) vor fi preferate de către utilizatori, datorită uşurinţei mai mare

în exploatare.

De asemenea, este ştiut faptul că între aplicaţiile create pentru alte sisteme de operare

şi între un alt sistem de operare sub care acestea pot rula, pot apărea conflicte, acestea putând

duce în unele cazuri la închiderea automată a aplicaţiilor, chiar în timpul execuţiei lor (de

exemplu, cazul aplicaţiilor MS-DOS care rulează sub sistemul de operare Windows).

Aceste considerente sunt aplicabile şi în cazul soft-ului utilizat de către SC ELVEST

SCA. Dispunând de calculatoare performante, SC ELVEST SCA foloseşte ca sistem de

operare WINDOWS 95, aplicaţiile pentru domeniul contabil fiind însă proiectate pentru

sistemul de operare MS-DOS .

Ţinând seama de cele prezentate mai sus, se remarcă necesitatea asigurării atât a unei

compatibilităţi între resursele soft folosite de către SC ELVEST SCA : între sistemul de

operare şi aplicaţiile folosite, cât şi a unei “alinieri” a aplicaţiilor soft folosite la cele existente

pe piaţă, evitându-se astfel perimarea morală a lor.

În ceea ce priveşte sistemul informatic pentru contabilitatea financiară pe care firma îl

foloseşte , se poate considera că, deşi este perfect funcţional, datorită ritmului foarte rapid şi

sensului în care au evoluat aplicaţiile informatice în ultimul timp, acesta este perimat din

punct de vedere moral.

Un alt aspect care impune necesitatea unui nou sistem informatic pentru contabilitatea

financiară, compatibil cu noul val de înnoiri în domeniul aplicaţiilor soft, îl reprezintă

necesitatea unei compatibilităţi depline între sistemul de operare şi aplicaţiile care rulează sub

acest sistem; concret, această condiţie poate fi îndeplinită numai de o aplicaţie proiectată şi

realizată pentru şi sub sistemul de operare Windows 95.

Din punct de vedere al gestiunii resurselor umane, exista un alt aspect care face ca

realizarea unui nou sistem informatic, sub Windows 95, să fie oportună. Deşi schimbarea

sistemului informatic pentru contabilitatea financiară poate antrena şi costuri privind

recalificarea personalului departamentului financiar-contabil, pe de altă parte introducerea în

exploatare a unui nou sistem informatic, cu o interfaţă mult mai atractivă, mult mai facilă,

Pagina 35 din 80


unitară cu a sistemului de operare, reprezintă un real câştig pentru firmă, în sensul

îmbunătăţirii condiţiilor de muncă a personalului şi implicit a rezultatelor obţinute.

Pagina 36 din 80


Cap. III PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND


III.1 Conceperea sistemului informatic

Pentru crearea oricărui sistem informatic trebuie să se ţină cont de faptul

că:“Obiectivul fundamental al unui sistem informatic constă în furnizarea de informaşii

corecte, relevante şi la timp atât conducerii, cât şi nivelelor operaţionale specifice unei unităţi

economice (compartimente sau servicii funcţionale), în vederea îmbunătăţirii activităţii şi

creşterii eficienţei economice”.

Realizarea sistemelor informatice presupune o proiectare în scară: mai întâi , o

proiectare la nivel general, în cadrul căreia se delimitează ca obiectiv elaborarea concepţiei

logice a sistemului informatic (stabilirea componentelor sistemului informatic, a legăturilor

dintre ele şi a funcţionalităţii structurii sale astfel încât întregul sistem să acţioneze ca un tot

unitar); pe un nivel următor se situează proiectarea de detaliu a sistemului informatic, având

ca obiectiv asigurarea cerinţelor funcţionale definite în proiectarea generală, prin

transformarea modelului conceptual într-un model operaţional.

Din punct de vedere structural, un sistem informatic este clădit în jurul a trei

componente esenţiale, definite în funcţie de obiectivele noului sistem: intrări, prelucrări,

ieşiri.

Privită într-o abordare sistemică, proiectarea noului sistem informatic este

subordonată în totalitate realizării obiectivelor propuse, putând fi realizată în mai multe

variante: IEŞIRI-INTRĂRI, INTRĂRI-IEŞIRI sau MIXTĂ.

Abordarea IEŞIRI-INTRĂRI debutează cu precizarea obiectivelor noului sistem

informatic, în raport cu cerinţele unităţii economice, obiectivele fiind concretizate în ieşirile

sistemului (liste/situaţii, indicatori, grafice).

Varianta INTRĂRI-IEŞIRI are ca punct de plecare obiectivele noului sistem

informatic formulate de unitatea economică. În raport de acestea se determină mulţimea

intrărilor necesare, structurate sub forma bazei informaţionale de intrare.

Pagina 37 din 80


Orice sistem informatic pentru contabilitatea financiară, dată fiind dubla sa

condiţionare, odată prin reglementările legale privitoare la folosirea echipamentelor

informatice în activitatea financiar-contabilă, iar în al doilea rând de normalizarea contabilă,

care impune indirect obţinerea de situaţii de ieşire predefinite (balanţa de verificare, fişă de

cont), are un “spaţiu de desfăşurare” relativ restrâns, conceperea şi realizarea sa fiind

circumscrise obţinerii de situaţii financiar-contabile predefinite. Iată de ce, în abordarea

conceperii unui atare sistem informatic, varianta optimă se delimitează a fi IEŞIRI-INTRĂRI,

în cadrul căreia se delimitează ca faze de realizare:

Definirea obiectivelor sistemului informatic

Proiectarea ieşirilor sistemului

Proiectarea bazei informaţionale

Formalizarea atributelor de intrare

Proiectarea structurală şi funcţională a sistemului informatic

Elaborarea documentaţiei proiectării generale.

III.1.1 Definirea obiectivelor sistemului informatic

Obiectivele sistemului informatic reprezintă scopuri imediate şi de perspectivă ale

perfecţionării activităţii de conducere, în vederea ridicării nivelului de informare operativă şi

previzională a structurilor organizatorice, a perfecţionării metodelor şi proceselor tehnico-

informaţionale şi de conducere pentru asigurarea maximalizării eficienţei economice şi a

rentabilităţii unităţii beneficiare.

Obiectivele sistemului informatic pot fi privite ca obiective generale şi ca obiective

specifice.

În descrierea obiectivelor generale trebuie avute în vedere detalierea acestora în

obiective manageriale (de conducere), care urmăresc aspecte globale de conducere ale unităţii

economice precum :

Perfecţionarea activităţii de conducere

Furnizarea eficientă şi facilă a informaţiilor globale necesare conducerii

Creşterea calităţii procesului decizional prin utilizarea sistemelor informatice de

calcul

Pagina 38 din 80


şi obiective funcţionale, care au în vedere informatizarea activităţilor în conformitate

cu anumite funcţii ale unităţii economice (comercială, financiar-contabilă şi de personal).

Activitatea financiar-contabilă din cadrul unei întreprinderi poate fi automatizată prin

folosirea sistemelor electronice de calcul şi a aplicaţiilor software realizate pentru acest tip de

activitate.

Utilizarea sistemelor informatice pentru contabilitatea financiară în cadrul

departamentului financiar-contabil este o consecinţă a necesităţii optimizării activităţii sale, a

reducerii costurilor şi a creşterii operativităţii în obţinerea situaţiilor financiar-contabile. De

aceea, un sistem informatic pentru contabilitatea financiară va trebui să suplinească într-un

mod cât mai eficient munca angajatului contabil şi să furnizeze cu costuri mai reduse aceleaşi

rezultate. Rezultatele activităţii de contabilitate financiară desfăşurată în cadrul unei

întreprinderi devin astfel obiective ale noului sistem informatic.

Se delimitează astfel ca obiectiv major al sistemului informatic pentru contabilitatea

financiară asigurarea urmăririi existentului şi mişcării elementelor patrimoniale (imobilizări,

stocuri, creanţe şi datorii, disponibilităţi). Un astfel de sistem informatic ar trebui să asigure

în principal:

Înregistrarea cronologică şi sistematică a tuturor operaţiilor economice;

Prelucrarea datelor în concordanţă cu principiile şi metodele contabilităţii;

Sintetizarea întregii activităţi financiar-contabile prin intermediul instrumentelor de

bază ale contabilităţii

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară trebuie să îndeplinească

următoarele condiţii minimale, în conformitate cu reglementările legale în vigoare:

Asigurarea securităţii şi confidenţialităţii bazei de date

Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse

prelucrării.

Procedurile de prelucrare automată a datelor trebuie să fie organizate astfel încât să

permită controlul respectării normelor în vigoare privind securitatea datelor şi a fiabilităţii

sistemului de prelucrare a datelor.

III.1.2 Proiectarea intrărilor şi ieşirilor sistemului informatic

Pagina 39 din 80


Sistemele informatice pentru contabilitatea financiară sunt condiţionate într-o măsură

foarte mare de normalizarea contabilă şi de reglementările legale referitoare la folosirea

echipamentelor electronice de calcul în cadrul activităţii financiar-contabile, astfel că

realizarea lor practică şi implicit proiectarea şi obţinerea situaţiilor de ieşire este determinată

în principal de normele financiar-contabile în vigoare şi într-o măsură mult mai mică de

cerinţele informaţionale ale conducerii şi structurilor organizatorice din unitatea beneficiară.

Ieşirile sistemelor informatice se pot concretiza în :

indicatori sintetici privind starea şi rezultatele activităţii economico-financiare,

liste/situaţii de ieşire care cuprind indicatorii analitici ai stării şi rezultatelor activităţii

economico-financiare,

grafice care redau starea şi evoluţia indicatorilor economico-financiari şi ieşiri către

alte sisteme informatice.

În ceea ce priveşte sistemele informatice pentru contabilitatea financiară, potrivit atât

cerinţelor unităţii beneficiare, cât şi reglementărilor în vigoare, situaţiile de ieşire minimale

pe care sistemul informatic trebuie să le obţină sunt:

Balanţa de verificare

Fişa de cont

Registrul jurnal

Însă, pentru obţinerea acestor situaţii finale, orice sistem informatic pentru

contabilitatea financiară are nevoie de date, de informaţii, care prin perlucrare să conducă la

aceste rezultate finale numite generic IEŞIRI. Datele, informaţiile supuse prelucrării de către

sistemul informatic reprezintă INTRĂRILE, iar în contabilitatea financiară principalele

intrări le constituie notele contabile.

Nota contabilă este modalitatea de prezentarea grafică a fiecărei operaţii economice

sau financiare în conturile corespondente, pe baza dublei înregistrări, sub formă de egalitate

valorică.la care se adaugă explicaţia descriptivă a operaţiei în cauză, data şi documentul

justificativ.

Un exemplu de formulă contabilă s-ar prezenta astfel:

Suma debitoare Cont debit = Cont credit Suma creditoare

Pagina 40 din 80


Corespunzător cerinţelor firmei beneficiare, ieşirile sistemului informatic privind

contabilitatea financiară trebuie să se concretizeze în : balanţa de verificare, fişa de cont şi

registrul jurnal, pornindu-se de la nota contabilă.

Fig 3.2 Fluxul de documente în sistemul informatic pentru contabilitaea financiară

Balanţa de verificare asigură respectarea în contabilitate a echilibrului permanent

impus de dubla îregistrare a elementelor patrimoniale, atât cu ocazia înregistrării operaţiilor

cu elementele respective în ordine cronologică şi sistematică, cât şi cu ocazia calculelor

aritmetice în formulele contabile compuse sau în conturi pentru stabilirea rulajelor, sumelor

totale şi a soldului, oferind prin aceasta garanţia exactităţii înregistrărilor efectuate în

contabilitatea curentă şi a întocmirii unor bilanţuri contabile reale şi complete.

În ceea ce priveşte balanţa de verificare, modelul adoptat la cererea unităţii

beneficiare a fost cel cu patru serii de egalităţi, astfel, ea cuprinde:

Soldurile iniţiale debitoare şi creditoare

Rulaje precedente debitoare şi creditoare

Rulaje curente debitoare şi creditoare

Solduri finale debitoare şi creditoare

Modelul de bază adoptat pentru obţinerea balanţei de verificare este următorul:

Balanţa de verificare la data…

Pagina 41 din 80


Simb

ol

cont

Solduri iniţiale Rulaje

precedente

Rulaje curente Solduri finale

Debitoa

re

Credito

are

Debito

are

Credit

oare

Debito

are

Credit

oare

Debito

are

Credit

oare

Total

La întocmirea balanţei de verificare trebuie avute în vedere următoarele aspecte:

Rulajele precedente se obţin prin însumarea tuturor sumelor debitoare , respectiv

creditoare, înregistrate în conturi de la începutul anului, până la începutul lunii în curs

Rulajele curente se obţin prin însumarea tuturor sumelor debitoare şi creditoare

înregistrare în conturi pe luna în curs

Soldurile finale, atât debitoare căt şi creditoare , se obţin prin compararea sumei

obţinute din însumarea soldurilor iniţiale debitoare, respectiv creditoare, cu rulajele

precedente şi cu cele curente debitoare, respectiv creditoare

Soldurile finale devin solduri iniţiale numai la începutul unui nou exerciţiu financiar.

Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu în care se îregistrează zilnic în

mod cronologic, operaţie cu operaţie, toate mişcările patrimoniului societăţii.

Orice înregistrare în registrul jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la : felul,

numărul şi data documentului justificativ, sumele corespunzătoare operaţiilor efectuate,

explicaţii privind operaţiile respective şi conturile debitoare şi creditoare în care acestea s-au

înregistrat. În cazul formei de contabilitate informatice, registrul jurnal se poate prezenta sub

formă de listări informatice legate sub formă de registru.

Modelul de bază pentru registrul jurnal ca situaţie de ieşire se prezintă astfel:

Registrul jurnal pe anul…..

Pagina 42 din 80


Nr

art

Data Document (fel ,

număr)

Explicaţ

ia

Simbol cont Sume

Debitor Creditor Debitoa

re

Credito

are

Tota

l

X X

Fişa de cont este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează mişcarea şi

existenţa tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat. Conţinutul ei stă la baza

întocmirii balanţei de verificare a conturilor contabile.

Modelul adoptat pentru fişa de cont este următorul :

Fişa de cont

Cont…………

Nr crt Data Explicaţia Debit Credit

Total X X

Rulaj debitor………………….

Rulaj creditor………………….

Total sume debitoare………….

Total sume creditoare…………

Sold final debitor/creditor……

În ceea ce priveşte registrul jurnal şi fişele de cont, documente care au un regim

contabil special, fiind documente contabile obligatorii, corespunzător reglementărilor

Ministerului de Finanţe, ele trebuie să :

Fie completate în mod ordonat, astfel încât să permită în orice moment identificarea şi

controlul operaţiilor efectuate.

Pagina 43 din 80


Fie păstrate în unitate timp de zece ani, de la data închiderii exerciţiului în cursul

căruia au fost întocmite , iar în caz de distrugere, pierdere sau sustragere, trebuie reconstituite

în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

Totodată, în conceperea sistemului informatic, trebuie avută în vedere obţinerea

acestor situaţii atât ca liste la imprimantă, cât şi posibilitatea vizualizării lor la videoterminal.

III.2 Proiectarea bazei informaţionale

Pentru realizarea unui sistem informatic cât mai corespunzător cerinţelor sale

predefinite , pentru obţinerea ieşirilor în urma prelucrărilor automate care să satisfacă

obiectivele sale, o importanţă deosebită o reprezintă determinarea completă şi corectă a

mulţimii atributelor de intrare. Deoarece în conceperea sistemului informatic am ales ca

modalitate de lucru varianta IEŞIRI-INTRĂRI, este necesar să se determine conţinutul bazei

informaţionale de intrare în funcţie de modul de obţinere a atributelor existente în baza

informaţională de ieşire.

Structurarea bazei informaţionale se efectuează prin intermediul unui model de

reprezentare care asigură independenţa fizică şi logică a prelucrărilor faţă de colecţiile de date

în care va fi transpusă baza informaţională. Modelul folosit pentru proiectarea bazei

informaţionale este cel bazat pe formalismul ENTITATE-ASOCIERE, care presupune

gruparea atributelor de intrare într-un ansamblu de entităţi, inclusiv legăturile

(corespondenţele) dintre acestea.

Modelul de reprezentare ENTITATE-ASOCIERE consideră baza informaţională de

intrare ca un ansamblu finit de entităţi informaţionale, caracterizate în mod unic, printr-o

mulţime specifică de atribute şi un ansamblu de corespondenţe stabilite între entităţi sau chiar

în interiorul acestora.

În realizarea bazei informaţionale plecând de la formalismul ENTITATE-

ASOCIERE, trebuie parcurse mai multe nivele:

Nivelul conceptual, care are ca rezultat modelul conceptual al datelor

Nivelul organizatoric, care are ca rezultat modelul logic de date

Nivelul fizic, care are ca rezultat modelul fizic al datelor.

Pagina 44 din 80


III.2.1 Modelul conceptual al datelor

Scopul modelului conceptual al datelor constă în exprimarea modului în care datele

din sistemul informational reflectă realitatea, urmărind să servească drept suport de

comunicare între utilizator şi informatician.

Modelul ENTITATE-ASOCIERE are în vedere conceptele lumii reale care sunt

grupate în două clase distincte:

Entităţi

Asocieri

La baza formalismului ENTITATE-ASOCIERE stă entitatea, care reprezintă un

obiect concret sau abstract şi care se caracterizează prin următoarele elemente:

Aparţine spaţiului problemei de rezolvat (face parte sau este relevant pentru realitatea

observată)

Are o existenţă de sine stătătoare

Poate fi identificat în raport cu celelalte obiecte de acelaşi tip

Ansamblul tuturor entităţilor care au aceleaşi caracteristici constitutive formează tipul

de entitate.O entitate poate aparţine mai multor tipuri de entităţi diferite. O entitate este

reprezentată de un ansamblu de atribute.

Atributul este o caracteristică a entităţii, el poate lua pentru o anumită entitate una sau

mai multe valori sau grupuri de valori de un anumit tip. El poate fi privit ca o variabilă căreia

I se pot asocia o mulţime de valori prin intermediul unui indicator comun. Atributele sunt

reflectate printr-un conţinut concret denumit valoare , care redă nivelul real al fenomenelor şi

proceselor economice cuantificate prin intermediul enităţii.

În realizarea modelului ENTITATE-ASOCIERE o importanţă deosebită o reprezintă

stabilirea corectă a identificatorului entităţii, noţiune care desemnează un atribut sau un grup

minimal de atribute care primesc valori unice pentru fiecare atribut şi care pot servi astfel la

identificarea fără echivoc a acestora. De cele mai multe ori, pentru simplitate, se recurge la

coduri, care sunt atribute construite special astfel încât să răspundă cerinşelor de identificare

sau atribute de tip număr de ordine sau numărul apariţiei.

Asocierea redă legăturile sau corespondenţele dintre două sau mai multe entităţi, în

care fiecare joacă un anumit rol. O asociere nu are o existenţă de sine stătătoare, ea depinzând

de existenţa entităţilor pe care le leagă.

Pagina 45 din 80


Un alt element cu o importanţă deosebită în proiectarea bazei informaţionale îl

reprezintă stabilirea corectă a cardinalităţilor, adică a modului în care entităţile participă la

asociere. Valorile uzuale pentru cardinalităţi sunt: 0,1 ; 1,1 ; 0,n ; 1,n.

Practic, modelul conceptual privind baza informaţională a sistemului informatic

pentru contabilitatea financiară se prezintă astfel (vezi fig.1)

Din analiza modelului conceptual se desprind următoarele idei:

Principalele entităţi ale modelului sunt : CONT , OPERAŢIE, DOCUMENT.

Entitatea CONT grupează atributele necesare descrierii informaţionale a oricărui cont,

elementele sale constitutive (atributele) fiind:

SIMBOL CT reprezintă simbolul contului. Atributul SIMBOL CT este şi

identificatorul entităţii CONT prin acest fapt asigurându-se unicitatea sa, cât şi facilitatea

utilizării sale, întrucât este un atribut deja codificat, prin Planul de Conturi General.

Planul de Conturi general este structurat pe clase, grupe si conturi de gradul I

caracterizate in cadrul entităţii CONT de atributele CLASA, GRUPA şi respectiv atributul

CONT.

DEN CT este atributul care defineste numele contului.

TIP CT este un atribut ce defineste funcţia contului, care poate fi de activ, pasiv sau

bifuncţională.

Soldul iniţial debitor reprezentat de atributul SID.

Soldul iniţial creditor reprezentat de atributul SIC.

Rulajele precedente debitoare reprezentate de atributul RPD.

Rulajele precedente creditoare reprezentate de atributul RPC.

Entitatea DOCUMENT grupează atributele necesare care fac posibilă identificarea şi

descrierea documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor contabile. Elementele

sale constitutive sunt:

Numărul documentului reprezentat de atributul NUMĂR DOCUMENT

Tipul documentului reprezentat de atributul TIP DOCUMENT

Data documentului reprezentat de atributul DATA DOCUMENT

Explicaţia reprezentată de atributul EXPLICAŢIA

Identificatorul entităţii este unul compus, format din numărul şi tipul documentului,

astfel încât să se evite orice ambiguitate legată de existenţa a două documente de tipuri

Pagina 46 din 80


diferite, dar cu acelaşi număr (de exemplu, o chitanţă fiscală şi o factură cu acelaşi număr), şi

prin aceasta unicitatea identificatorului.

Principalele asocieri ale ala acestui MCD sunt DEBITEAZĂ şi CREDITEAZĂ.

Modelul mai prezintă şi alte asocieri precum:

Asocierea CONŢINE leagă entităţile JURNAL şi OPERAŢIE. Legătura cu entitatea

Jurnal se realizează prin intermediul rolului “conţine”m iar cu entitatea OPERATIE prin

intermediul rolului “este conţinută”m cardinalitatea in acest caz fiind 1,1, ceea ce înseamnă

că această asociere nu se va transforma în tabelă. De menţionat că această asociere nu are

atribute proprii.

Asocierea GENEREAZA leagă entităţile DOCUMENT şi OPERATIE prin interşediul

rolurilor “generează” şi respectiv “este generată”. Nici acestă asociere nu are atribute proprii

şi nici nu se va transforma în tabelă, datorită cardinalităţii maximale 1 .

Asocierea DEBITEAZĂ care se caracterizează prin existenţa unui atribut, şi

anume SUMA DEBITOARE, prin intermediul căruia se face legătura între document şi cont,

putându-se obţine astfel înregistrarea contabilă, sau şi mai exact nota contabilă care stă la

baza înregistrărilor în baza de date.

Asocierea CREDITEAZĂ, care are aceeaşi semnificaţie ca şi asocierea DEBITEAZĂ.

În ceea ce priveşte cardinalităţile, prin modul în care a fost realizat modelul

conceptual, este permisă înregistrarea formulelor contabile dezvoltate. Mai exact, legătura

dintre DOCUMENT şi CONT fiind de natură unu-la-multi permite înregistrarea mai multor

conturi în corelaţie cu acelaşi document.

În cadrul acestui Model Conceptual al Datelor pentru Contabilitatea Financiară se

impune definirea unor restricţii. Astfel avem:

RESTRICŢII DE DOMENIU

Entitatea CONT

Denumire cont nu poate avea realizări nule;

Tip cont poate lua doar valorile “A”, “P” şi “B”, iar

dacă Tip = “A” , atunci SIC = 0

dacă Tip = “P” , atunci SID = 0

dacă Tip = “B” , atunci ori SID = 0

ori SIC = 0

Entitatea DOCUMENT

Atributul Fel document trebuie să conţină valori diferite de valoarea nul

Entitatea JURNAL

Pagina 47 din 80


Atributul Denumire Jurnal trebuie să conţină valori diferite de valoarea nul

Entitatea OPERATIE

Data operaţiei >= Data documentului

RESTRICŢII DE ASOCIERI

Restricţie de excluziune între asocierile DEBITEAZĂ şi CREDITEAZĂ - un cont nu

se poate debita şi credita în acelaşi timp

Un cont nu poate intra în corespondenţă cu el însuşi

III.2.2 Modelul logic al datelor. Baze de date relaţionale

Nivelul logic cuprinde viziunile specifice unui utilizator sau grupuri de utilizatori

asupra bazei de date conform nevoilor lor informaţionale. El constutuie o premisă a

independenţei logice a datelor.

Pentru trecerea de la nivelul conceptual la nivelul logic am folosit modelul relaţional,

datorită pe de o parte atât utilizării sale extinse, căt şi faptului că pentru obţinerea bazei de

date am folosit SGBD Access, un sistem de gestiune a bazelor de date prin excelenţă

relaţional.

Modelul relaţional a fost conceput de către matematicianul C.F. Codd în 1969,

pornind de la noţiunea matematică de relaţie. În elaborarea modelului, el a studiat

posibilităţile de perfecţionare a sistemului informaţional, fără a lua în calcul tehnica

informatică, ceea ce duce la un sistem de modelare ce asigură independenţa datelor faţă da

suportul informatic.

Modelul relaţional prezintă următoarele avantaje:

O descriere simplă a datelor sub formă tabelară

Actualizarea datelor fără anomalii de stocaj

Manipularea neprocedurală a datelor.

Conceptele de bază utilizate în cadrul acestui model sunt:

Relaţia este reprezentată de o tabelă bidimensională formată din rânduri (linii) numite

tupluri şi coloane numite domenii

Caracteristica, reprezentată de numele/antetul unei coloane dintr-o tabelă (relaţie).

Pagina 48 din 80


Cheia este o caracteristică sau o mulţime de caracteristici a căror valoare identifică

fiecare tuplu într-o tabelă.

Cheia primară este cheia care permite identificarea în mod unic a unui tuplu.

Cheia secundară este cheia ce permite identificarea tuturor tuplurilor care au aceeaşi

proprietate

Cheia externă este cheia identică cu cheia primară a relaţiei asociate; prin construirea

cheilor externe se realizează un acces rapid la informaţiile conţinute în baza de date, datorită

legăturilor pe care le realizează.

Domeniul este mulţimea de valori a unei caracteristici (o coloană într-o tabelă).

Gradul este numărul de coloane din cadrul unei tabele.

Cardinalitatea este reprezentată de numărul de rânduri din cadrul unei tabele.

Pentru trecerea de la modelul conceptual la modelul relaţional trebuie avute în vedere

următoarele reguli minimale:

Fiecare entitate devine o relaţie

Atributele entităţii devin atributele relaţiei

Identificatorul entităţii devine cheia primară a relaţiei

În ceea ce priveşte asocierile, orice asociere cu atribut devin în majoritatea cazurilor

relaţii, iar atributele asocierii devin atributele relaţiei.

În urma prelucrărilor modelului conceptual, modelul relaţional rezultat se prezintă

astfel:

Cont (Simbol cont, Denumire cont, Sold iniţial debitor, Sold iniţial creditor, Rulaje

precedente debitoare, Rulaje precedente creditoare)

Document (Număr document, Tip document, Data document )

Operaţie (Număr operaţie, Data operaţie, Explicaţie, Număr document, Fel document,

Cod jurnal)

Jurnal ( Cod jurnal, Denumire jurnal)

Debitează (Simbol cont, Număr document, Tip document,Suma debitoare)

Creditează (Simbol cont, Număr document, Tip document,Suma creditoare)

După cum se observă, asocierile Debitează şi Creditează au devenit relaţii şi au

dobândit chei externe cheile primare ale relaţiilor Cont şi Document. Datorită acestui fapt,

sumele ,atât debitoare cât şi creditoare, vor putea fi identificate în cadrul tebelelor în legătură

cu operaţia şi contul de care sunt legate.

Pagina 49 din 80


O caracteristică a modelului relaţional o constituie restricţiile de integritate

referenţială, restricţii prin intermediul cărora se păstrează “coeziunea” datelor în interiorul

bazei de date. Concret, prin intermediul restricţiilor de integritate referenţială se asigură

congruenţa dintre cheile externe şi cheile primare ale relaţiilor ce compun baza

informaţională, cheile externe neputând lua decât valori conţinute deja de cheile primare de

care sunt legate.

Pornind de la modelul relaţional am obţinut baza de date folosind SGBD Access, mai

întâi prin crearea tabelelor corespunzătoare pornind de la relaţiile obţinute, apoi prin

implementarea legăturilor dintre acestea, în vederea asigurării restricţiilor de integritate

referenţială.

Concret, la nivelul SGBD Access, restricţiile de integritate referenţială se îndeplinesc

cu ajutorul relaţiilor (Relationships) definite la crearea bazei de date. Datorită modului în care

au fost concepute tabelele bazei de date (în special modului în care au fost definite cheile

primare), în baza de date obţinută s-a păstrat tipul de legătură şi anume 1-n. Este de remarcat

faptul că tabelele Debitează şi Creditează nu au cheie primară, ci numai chei externe, aşa cum

a rezultat de altfel din modelarea relaţională a bazei de date.

SGBD Access asigură respectarea restricţiilor de integritate referenţială prin opţiunea

de “forţare” a acestora, concret prin:

Actualizarea “în cascadă” a înregistrărilor din baza de date

Ştergerea “în cascadă” a înregistrărilor din baza de date

La nivelul bazei de date create, efectul din acest punct de vedere este următorul:

Orice ştergere sau actualizare a unui cont din tabela cont va duce la ştergerea sau

actualizarea înregistrărilor în care se regăseşte simbolul contului respectiv

Orice ştergere sau actualizare a unui document din tabela cont va duce la ştergerea sau

actualizarea înregistrărilor în care se regăsesc elementele de identificare ale documentului

respectiv.

Ţinând seama de acestea şi luând în considerare restricţiile impuse de lege privitoare

la sistemele informatice din domeniul financiar-contabil, trebuie ca prin modulul operaţional

al sistemului informatic să se asigure cerinţele şi restricţiile legale referitoare la ştergerea,

respectiv actualizarea bazei de date.

Baza de date creată în Access pe baza modelului obţinut este formată din cinci

principale tabele legate între ele. Vom exemplifica în continuare conţinutul acestor cinci

principale tabele (relaţii):

Pagina 50 din 80


Tabela “CONT” în care sunt înregistrate informaţii referitoare la conturi şi care

cuprinde următoarele câmpuri:

Simbol cont, este de tip şir decaractere şi este cheie primară pentru această tabelă

Denumire cont, care este de tip şir de caractere şi care stochează denumirea contului

Cont, Clasa,Grupa sunt atribute de tip sir de caractere care realizează

legături cu tabelele cu acelaşi nume, având la bază procesul de

generalizare.

Sold iniţial debitor, este de tip numeric şi stochează, aşa cum îi spune şi numele,

soldul iniţial debitor al contului respectiv

Sold iniţial creditor, asemănător soldului iniţial debitor

Rulaje precedente debitoare, de tip numeric şi stochează însumarea debitelor contului

de la începutul anului şi până la începutul lunii în curs

Rulaje precedente creditoare, idem Rulaje precedente debitoare

Tabela “DOCUMENT” stochează informaţii de identificare a documentelor

justificative care stau la baza înregistrărilor contabile; cuprinde următoarele câmpuri:

Număr document, de tip şir de caractere, conţine numărul documentului respectiv

Tip document, de tip sir de caractere, conţine tipul documentului; împreună cu Număr

document formează cheia primară compusă a tabelei

Data document, de tip dată calendaristică, conţine data documentului respectiv

Tabela “OPERATIE” cuprinde informaţii referitoate la operaţiile ce sunt înregistrate

în registrul jurnal şi care au la bază documente justificative.

Număr operaţie, de tip autonumber, sesizează numărul operaţiilor generate pe baza

documentelor justificative

Data operaţie, de tip dată calendaristică, conţine data operaţiei respective

Explicaţie, de tip şir de caractere, cuprinde explicatiile care însoţesc orice înregistrare

contabilă

Număr document, de acelaşi tip cu Număr document din tabela “Document”, este

cheie externă

Cod jurnal, de tip şir de caractere ca şi Cod jurnal din tabela “Jurnal”, este cheie

externă

Tabela “DEBITEAZA” conţine informaţii referitoare la înregistrările contabile

propriu-zise şi care este descrisă de următoarele câmpuri:

Număr operaţie, de tip number, ca si Număr operaţie din tabela

“Operaţie”, este cheie externă

Pagina 51 din 80


Simbol cont, de acelaşi tip cu cheia primară a tabelei “Plan conturi”, este cheie

externă

Suma debitoare, de tip numeric, stochează suma pe debit care însoţeşte un anumit

cont într-o înregistrare contabilă.

Tabela “CREDITEAZĂ” conţine informaţii referitoare la înregistrările contabile

propriu-zise pe credit şi este descrisă de următoarele câmpuri:

Număr operaţie, de tip number, ca si Număr operaţie din tabela

“Operaţie”, este cheie externă

Simbol cont, de acelaşi tip cu cheia primară a tabelei “Plan conturi”, este cheie

externă

Suma creditoare, de tip numeric, stochează suma pe credit care însoţeşte un anumit

cont într-o înregistrare contabilă.

Modul în care se prezintă baza de date şi relaţiile dintre tabele, aşa cum sunt ele

reprezentate în cadrul Relationships din cadrul bazei de date realizate în ACCESS este redat

mai jos.

Pagina 52 din 80


Cap.IV. REALIZAREA PRACTICĂ A

SISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND


IV.1 Programare orientată obiect-scurtă prezentare

Elementul de bază în cadrul programării orientate obiect îl constituie clasa, iar prin

instanţierea acesteia, obiectul. În esenţă, se consideră că orice entitate din lumea reală poate fi

modelată ca un obiect care are un număr de proprietăţi şi de metode (operaţii sau proceduri).

Proprietăţile redau atributele fizice ale obiectelor, iar metodele exprimă acţiunile ce pot fi

efectuate de un obiect. Fiecare obiect încapsulează un ansamblu de informaţii şi de operaţii

permise asupra acestor informaţii şi care definesc un comportament specific. Informaţiile nu

sunt direct accesibile, ele putând fi modificate sau consultate numai prin intermediul

metodelor.

În cadrul aplicaţiilor Windows (cum sunt şi cele create cu ajutorul ACCESS) între

obiectele şi evenimentele programabile există o strânsă legătură. Producerea evenimentelor

are loc ca urmare a a acţiunii utilizatorului ori a execuţiei programului sau pot fi declanşate

de către sistem. Obiectele pot răspunde unui anumit număr de evenimente generate de către

utilizator sau de către sistem.

Mediul Microsoft Windows este prin excelenţă un mediu care utilizează o interfaţă

grafică utilizator (Graphical User Interface-GUI), oferind uşurinţă şi naturaleţe în utilizare.

Majoritatea aplicaţiilor care rulează sub acest mediu se prezintă ca un ansamblu bine

structurat de obiecte ( meniuri, butoane, liste derulante, etc), care la o anumită acţiune a

utilizatorului (apăsarea unei taste de exemplu) declanşează execuţia unei metode. ACCESS

oferă utilizatorilor săi posibilitatea lucrului direct cu astfel de obiecte, iar dezvoltarea de

aplicaţii cu ajutorul său se constituie într-un proces corect structurat.

Dezvoltarea de aplicaţii sub mediul Windows (mediu care foloseşte mai mult decât

oricare altul conceptele programării orientate obiect) are ca rezultat obţinerea de aplicaţii

“prietenoase”, facile şi care oferă satisfacţii atât utilizatorilor, cât şi creatorilor de aplicaţii.

IV.2 Proiectarea sistemului de meniuri

Pagina 53 din 80


Ţinând cont de cerinţele informaţionale ale conducerii firmei, precum şi de

necesităţile de stocare, prelucrare şi obţinere a informaţiilor, s-au delimitat ca fiind necesare

următoarele module:

Un modul pentru lucrul cu conturile , în sensul creării planului de conturi necesar

efectuării înregistrărilor contabile;

Un modul pentru CONTABILITATE, ce permite crearea de note contabile,

introducerea soldurilor iniţiale la începutul activităţii;

Un modul pentru afişarea la videoterminal şi listarea la imptrimantă a situaţiilor finale

4.3 Elaborarea programelor

Elaborarea componentei operaţionale a sistemului informatic privind contabilitatea

financiară s-a făcut pornind de la sistemul de meniuri proiectat.

Utilizatorul sistemului poate accesa modul de program din interiorul unei ferestre,

care pe lângă componentele enumerate mai sus mai conţine şi opţiunea de ieşire fereastra

respectivă precum şi o opţiune de ieşire din program..

Pagina 54 din 80


La lansarea programului, este afişată o fereastră în care utilizatorul este rugat să

introducă parola de acces în sistem. Necesitatea protejării bazei de date prin restricţionarea

accesului la program reprezintă o cerinţă atât a reglementărilor legale, cât şi o cerinţă din

partea unităţii beneficiare.

Dacă parola introdusă este incorectă, utilizatorul este avertizat printr-un mesaj de

eroare, iar dacă numărul încercărilor de a introduce o parolă greşită este mai mare de trei,

utilizatorul este atenţionat, iar părăsirea programului se face în mod automat.

Dacă parola introdusă este corectă, atunci este afişată fereastra de introducere in

program. În interiorul acestei ferestre utilizatorul poate opta fie pentru a lucra cu acest

program, fie pentru a renunţa la lucrul in program sau daca doreste, apăsând pe butonul care

îi este indicat, să obţină mai multe informaţii despre program.

Pagina 55 din 80


Dacă se optează pentru lucrul in program, prin efectuarea unui clic cu mausul pe butonul cu

omuleţul vesel se va deschide fereastra cu meniurile princi pale. Din această fereastră

utilizatorul poate alege lucrul în oricare din cele trei module principale.

MODULUL PLAN CONTURI îi oferă utilizatorului posibilitatea definirii planului de

conturi necesar realizării inregistrărilor contabile.

Fereastra care se deschide la apelarea acestui modul dă utilizatorului posibilitatea ca

prin selectarea uneia din cele trei opţiuni sa ppoată vizualiza planul de conturi deja definite,

să faca modificări in cadrul acestuia sau sa definească(creeze) un nou cont .

Pagina 56 din 80


La accesarea butonului creeaza cont se deschide fereastra pentru definirea unui nou cont.

Trebuie avut in vedere că pentru definirea unui nou cont este nevoie ca grupam clasa sau

contul de gradul I din care face parte acesta să fi fost definete anterior. Dacă acestea nu au

fost definite, pot fi creeate prin accesarea butoanelor “CREEAZA GRUPA” sau “CREEAZA

CONT GRADUL I”, pentru CLASA având deja definită o listă de posibilităţi.

Pagina 57 din 80


Restricţiile de domeniu definite pentru entitatea Cont au impus in cazul atributului Tip Cont

doar 3 soluţii posibile, un cont neputând avea decât una din funcţiile : activ, pasiv sau poate fi

bifuncţional.Având în vedere acest lucru la introducerea oricărei alte valori pentru TIP CT

decât “A”,”P” sau “B”, utilizatorul va fi atenţionat printr-un mesaj ce-l informeaza că nu

există cont de tipul respectiv.

Pentru atributele CLASA, GRUPA,CONT au fost ataşate liste cu înregistrări din care

se poate selecta valoarea dorită, iar dacă aceasta nu a fost definită încă, se poate defini prin

acţionarea butoanelor CREEAZA

GRUPA respectiv CREEAZA CONT GRAD I.

Butonul VEZI PLAN CONTURI duce la descchiderea unei ferestre ce cuprinde lista

conturilor, dar şi o serie de informaţii despre acestea.

Pagina 58 din 80


Pagina 59 din 80


De menţionat este că în această fereastră nu se pot opera modificări lista fiind

deschisă în formatul “read only”, însă printr-un clic pe oricare dintre valorile atributelor

SIMBOL CT sau DEN CT se va produce deschiderea ferestrei de modificare cont.

Această fereastră ar fi putut fi deschisă direct, prin acţionarea butonului MODIFICA

CONT din cadrul ferestrei modulului PLAN CONTURI.

Principalele butoane din cadrul acestei ferestre sunt:

CAUTĂ ÎNREGISTRARE- permite căutarea unei înregistrări după un anumit câmp

cerut

SALVEAZA MODIFICARE – are ca efect salvarea modificarii făcute

STERGE MODIFICARE – efectuează ştergerea înregistrării curente, dar nu înainte ca

helpul SGBD – ului ACCESS să trimită un mesaj de atenţionare asupra operaţiei de ştergere

care va fi ireversibilă prin alegerea opţiunii YES.

MODULUL CONTABILITATE este practic coloana vertebrală a întregului program,

principala componentă a sistemului . El îi oferă utilizatorului posibilitatea lucrului efectiv în

contabilitate, în sensul realizării înregistrărilor contabile, elemente de bază în realiyarea

situaţiilor finale

Pagina 60 din 80


Fereastra care se deschide la acţionarea butonului pentru activarea acestui modul se

prezintă astfel :

Activarea butonului INCEPUT CONTABILITATE va duce la deschiderea unei

ferestre in care se introduc datele initiale din contabilitate la inceputul tinerii ei sau la

începutul anului – solduri initiale, rulaje precedente.

Pagina 61 din 80


Prin butonul CREEAZA CONT se face legătura cu modul PLAN CONTURI, pentru a

putea defini un cont care nu se găseşte în lista ataşată atributului SIMBOL CONT, nefiind

definit anterior. Atributele SID, SIC, RPD şi respectiv RPC au fost iniţializate cu valoarea

zero, uşurând astfel introducerea datelor.

Butonul JURNAL, dacă este activat, duce la deschiderea unei ferestre in cadrul căreia

alte trei butoane ne dau posibilitatea definirii unui nou registru jurnal în care se vor introduce

notele contabile, modificarii unuia dintre jurnalele create sau vizualizării unui nomenclator de

registre jurnal.

Pagina 62 din 80


Pagina 63 din 80


DEFINESTE JURNAL este un buton de comandă ce deschide fereastra de intoducere

a infornaţiilor necesare definirii unui registru jurnal, fereastră prezentată în imaginea

anterioară.

De menţionat că în definirea codului jurnalului se folosesc codurile ierarhizate. Astfel

primele 2 cifre reprezintă tipul jurnalului , iar următoarele 2 cifre luna anului pentru care este

definit jurnalul respectiv.

Butoanele INTRODUCERE DOCUMENT şi CREEAZĂ NOTĂ CONTABILĂ fac

legătura cu submodulele DOCUMENT şi respectiv NOTĂ CONTABILĂ, în vederea

continuării procesului de introducere a datelor în contabilitate fără a mai fi necesară revenirea

în fereastra de început a modulului Contabilitate.

Butonul MODIFICA JURNAL prin activare deschide fereasra care-i permite utilitzatorului

actualizarea anumitor date referitoare la jurnalele definite anterior şi chiar introducerea altora

noi.

La deschiderea ferestrei aceasta se deschide implicit la prima înregistrare din tabela

JURNAL, iar pentru a putea realiza modificarea unei anumite înregistrări din Jurnal , aceasta

se poate activa în cadrul ferestrei de modificare căutând-o prin acţionarea butonului CAUTA

INREGISTRARE. La acţionarea acestui buton se va deschide o fereastră de tipul FIND and

REPLACE care va permite cautatea unei inregistrări după mai multe câmpuri.

Pagina 64 din 80


Odată găsită o înregistrare aceasta devine activă în cadrul ferestrei pentru modificare

si deci i se poate realiza actualizarea prin modificarea anumitor caractere, stergerea sau chiar

adăugare. Orice modificare făcută pentru a putea fi definitivă trebuie salvată prin acţionarea

butonului SALVEAZA MODIFICARE.

Dacă pe lăngă modificarea unei înregistrări se doreşte şi introducerea uneia noi, asta

se poate realiza prin acţionarea butonului DEFINESTE JURNAL, care prin apelare va

deschide fereastra pentru definirea registrelor jurnal, fereastră prezentată mai devreme.

Butonul NOMENCLATOR JURNALE prin apelare va deschide o fereastră în care se

pot vizualiza toate inregistrările din talela JURNAL.

Pagina 65 din 80


De menţionat este faptul că această fereastră va fi deschisă în modul READ ONLY, însă

printr-un clic cu mausul pe oricare din atributele clasei JURNAL se va deschide fereastra

pentru modificare dând astfel utilizatorului posibilitatea actualizării bazei de date.

Pagina 66 din 80


Butonul DOCUMENTE prin acţionare deschide fereastra ce dă posibilitatea utilizatorului ca

prin acţionarea unuia dintre cele trei butoane sa poată introduce în baza de date un nou

document, să modifice sau să vizualizeze lista cu documentele introduse deja în baza de date.

Prin aţionarea butonului INTRODUCERE DOCUMENT se va deschide fereastra ce

va permite acest lucru, iar prin butonul CREAZA NOTA CONTABILA această fereastră va

face legătura cu fereastra de introducere a notelor contabile. La fel ca orice fereastră pentru

introducere de date şi această fereastră are butonul comandă ADAUGĂ care realizează

salvarea inregistrării şi permite introducerea uneia noi. Nu trebuie uitate nici cele două

butoane de ieşire din fereastă şi respectiv din profram care se gasesc de altfel în orice

fereastră.

Pagina 67 din 80


Butonul MODIFICĂ DOCUMENT activat va deschide fereastra pentru realizarea

actualizării documentelor. În cadrul acestei ferestre la fel ca si în cazul ferestrei pentru

modificarea jurnalelor există trei butoane care au aceleaşi funcţii. Este vorba de butoanele

CAUTA DOCUMENT, SALVEAZA MODIFICARE şi respentiv INTRODUCERE

DOCUMENT.

O listă cu documentele introduse poate fi vizualizată prin acţionarea butonului

VIZUALIZARE DOCUMENTE. Şi această fereastră ce se vadeschide va fi în modul READ

ONLY, dar ca şi în cazul jurnalului se poate activa fereastra pentru modificare printr-un clic

cu mausul pe oricare dintre atributele clasei DOCUMENT.

Pagina 68 din 80


Pagina 69 din 80


Butonul CREEAZA NOTA CONTABILA odată activat va deschide fereastra pentru

realizarea acestui lucru.

Formularul de introducere a operaţiilor contabile cuprinde un subformular pentru

realizarea înregistrării în conturi a operaţiei respective.

In cadrul acestui formular câmpul NR OPERATIE este definit ca Auto Number, iar

câmpului SIMBOL CONT i s-a ataşat o listă cu planul de conturi facilitansd astfel

introducerea conturilor.

În cadrul acestui formular pe lângă butoanele clasice ce se găsesc în orice formular

( ADAUGA, butonul de ieşire din formular şi cel de ieşire din program), au fost definite alte

trei butoane care au rolul de a face legătura cu celelalte submodule şi anume:

butonul CREEAZA CONT – face legătura cu modulul PLAN CONTURI permiţând

definirea de noi conturi;

butonul INTRODUCERE DOCUMENT – face legătura cu submodulul DOCUMENT

permitând introducerea documentelor justificative, ce stau la baza înregistrării notelor

contabile;

butonul CREEAZA JURNAL – face legătura cu submodulul JURNAL pentru a putea

defini registrele jurnal în care sunt înregistrate notele contabile.

Pagina 70 din 80


Având în vedere că în contabilitate nu sunt permise corectări decât prin stornare, nu a

fost definit nici un boton prin care să se poată realiza modificarea notelor contabile daja

introduse şi salvate prin acţionarea butonului ADAUGĂ. Orice modificare se va face numai

prin operaţia contabilă de stornare.

Butonul VIZUALIZARE DOCUMENTE permite deschiderea submodulului pentru

vizualizarea situaţiilor finale. Astfel în cadrul acestui submodul prin acţionarea unuia din cele

trei butoane pot fi vizualizate : registrul jurnal al operaţiilor din luna respectivă, cartea mare a

conturilor şi nu în ultimul rând balanţa.

Butonul VIZUALIZARE JURNAL prin activate va deschide o fereastră din care se

poate selecta dacă se doreşte vizualizarea unui anumit registru jurnal sau vizualizarea unui

registru jurnal în care sunt cuprinse toate înregistrările contabile.

Butonul VIZUALIZARE BALANTA permite vizualizarea ultimei balanţe contabile,

iar butonul VIZUALIZARE CARTEA MARE permite vizualizarea fişei tuturor conturilor.

Pagina 71 din 80


Pagina 72 din 80


Pagina 73 din 80


MODULUL SITUAŢII FINALE , deşi ultimul în ordinea cronologică a realizării

contabilităţii nu este cel din urmă, ba chiar i se poate atribui un rol foarte important, căci prin

analiza acestor situaţii finale create pe baza datelor din contabilitate se pot lua decizii , se pot

face previziuni si comparaţii cu situaţiile trecute, se pot analiza efectele deciziilor luate .

În concluzie, realizarea situaţiilor finale este unul dintre scopurile contabilităţii, căci

pe baza interpretării datelor din aceste situaţii finale se desfăşoară procesul de luare a

deciziilor si de conducere a societăţii comerciale sau de producţie.

Prin acţionarea butonului SITUATII FINALE din fereastra de început a programului

se va deschide o altă fereastră în care alte doua butoane permit utilizatorului alegerea uneia

dintre cele două opţiuni: vizualizarea pe ecran a acestor situaţii sau listarea directă a acestora

la imprimantă.

Pagina 74 din 80


Prin acţionarea butonului VIZUALIZARE se deschide o fereastră ce cuprinde aceleasi

butoane şi deci aceleaşi posibilităţi de lucru ca şi submodulul Vizualizare documente din

cadrul modulului CONTABILITATE, submodul a cărui structură a fost prezentată anterior.

Butonul imprimare dacă este activat va deschide o fereastră din care prin acţionarea

butonului corespunzător se poate lista la imprimantă registrul jurnal, cartea mare sau balanţa.

Pagina 75 din 80


Ieşirea din program se face prin activarea butonului “STOP” din cadrul oricărei

ferestre.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară, aşa cum a fost conceput, permite

o utilizare facilă, precum şi o compatibilitate foarte mare cu sistemul de operare Windows 95.

În ceea ce priveşte cerinţele informaţionale formulate de către conducerea întreprinderii

pentru care a fost conceput sistemul informatic, el furnizează toate informaţiile, situaţiile de

ieşire considerate necesare de către acestea.

Ca etapă următoare a elaborării practice a sistemului informatic se prezintă etapa de

exploatare şi menţinere în funcţiune. Exploatarea curentă a sistemului informatic constă în

menţinerea acestuia într-o permanentă stare de funcţionare, prin care se folosesc în mod

practic baza de programe şi baza de date. Menţinerea stării de funcţiune constă în corectarea

tuturor erorilor care apar pe parcurs, deoarece unele anomalii apărute în timpul exploatării pot

conduce la modificări în structura şi concepţia programelor. Tot legat de menţinerea în

funcţiune a sistemului informatic este şi funcţionarea corectă a sistemului electronic de calcul

pe toată durata de execuţie a programelor, inclusiv remedierea oricăror defecţiuni apărute.

Exploatarea curentă şi menţinerea în funcţiune a sistemelor informatice asigură

funcţionarea acestuia pe toată durata lui de execuţie.

Pagina 76 din 80


Implementarea sistemului informatic se poate reliza cu uşurinţă, instalarea sa fiind

facilă.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară este uşor de folosit, iar modul în

care a fost gândit urmează în mod natural logica contabilă, fiind uşor de asimilat.

La testarea sa cu date reale rezultatele obţinute au fost corecte. Sistemul, aşa cum a

fost gândit, oferă securitate în exploatare, utilizatorul neavând acces direct la baza de date, iar

eventualele “portiţe” prin care s-ar fi putut strecura anumite erori în baza de date au fost

prevăzute şi s-a asigurat imposibilitatea practică de a le folosi, în conformitate cu prevederile

legale în vigoare.

În concluzie, se poate spune că sistemul informatic pentru contabilitatea financiară

reprezintă un sistem sigur, facil, cu interfaţă prietenoasă şi care poate furniza conducerii

întreprinderii informaţiile contabile necesare cu un minim de efort.

Pagina 77 din 80


Cap.V ANALIZA EFICIENTEI SISTEMULUI INFORMATIC REALIZAT

Pentru a analiza eficienţa sistemului informatic realizat, trebuie stabilite criteriile în

funcţie de care să se facă această analiză.

Un prim criteriu care se delimitează este cel al atingerii obiectivelor stabilite, adică a

obţinerii ieşirilor cerute de conducerea întreprinderii. Din acest punct de vedere, sistemul

informatic pentru contabilitatea financiară a îndeplinit cerinţele formulate de către conducere,

cu ajutorul acestui sistem putându-se obţine balanţa de verificare, registrul jurnal, fişa de cont

atât la imprimantă cât şi la ecranul monitorului. Totodată, prelucrările care se pot efectua cu

acest sistem se înscriu şi ele în cerinţele formulate (modificări, ştergeri), însă în limitele

formulate de reglementările legale.

Un alt criteriu în funcţie de care se poate analiza sistemul este uşurinţa în utilizare.

Sistemul informatic pentru contabilitatea financiară fiind proiectat să ruleze sub un mediu

Interfaţă Grafică Utilizator, dispune de toate elementele necesare (interfaţă facilă, folosire

intuitivă) pentru a uşura munca angajatului contabil care îl foloseşte. Pe de altă parte, la

elaborarea lui s-a ţinut cont de logica contabilă, fapt care îl face uşor de folosit de către

persoane familiarizate cu această logică.

Viteza de lucru este un alt aspect care trebuie luat în considerare aici. Majoritatea

situaţiilor şi prelucrărilor pe care sistemul informatic realizat le efectuează se bazează pe

tehnica SQL, în mare parte fiind constituite pe baza interogărilor asupra bazei de date.

Întrucât între mediul de programare în care a fost realizat sistemul (ACCESS) şi sistemul de

operare sub care a fost proiectat să ruleze (Windows) există o compatibilitate maximă,

interogarea bazei de date se face foarte uşor, rezultatele obţinându-se rapid.

În ceea ce priveşte securitatea sistemului informatic, au fost luate măsuri prin

intermediul programului ca să se evite încercările de fraudare. Totodată, în eventualitatea că

un utilizator ar putea intra în baza de date cu ajutorul SGBD Access şi ar putea executa

modificări asupra datelor stocate, tabelele bazei de date au fost “ascunse” astfel încât să nu

poată fi accesate. Un alt element de protecţie este restricţionarea accesului la program, prin

existenţa unei parole care, în cazul în care nu este introdusă corect, nu permite accesul în

program.

În concluzie, se poate spune că sistemul informatic pentru contabilitatea financiară

realizat corespunde cerinţelor formulate, atăt din punct de vedere al necesităţilor

informaţionale, cât şi din punctul de vedere al securităţii şi uşurinţei în exploatare.

Pagina 78 din 80


Bibliografie

Niculae Feleagă, Tratat de contabilitate financiară, vol. I-II,

Ion Ionaşcu Editura Economică, Bucureşti, 1998

Mihai Ristea, Contabilitatea întreprinderii, vol I, Editura

Corina Cucu, Mărgăritar, Bucureşti 1997

Corina Lăzărescu,

Oprea Călin, Bazele contabilităţii,Editura didactică şi

Mihai Ristea, pedagogică, Bucureşti , 1995

Ilie Văduva,

Horia Neamţu

Roşca I. Ioan, Proiectarea sistemelor informatice de gestiune,

Zaharie Dorin Note de curs anul univ. 1998-1999, Lito ASE

Bucureşti, 1999

Năstase Pavel Baze de date Access, Editure Economică,

Bucureşti , 1999

Tribuna Economică Săptămânal economic naţional , ediţia 1999-

2000

Pagina 79 din 80


Pagina 80 din 80

http://www.tocilar.ro/

Documents

Contabilitatea Financiara in Sistem Informatic