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CONTABILIDAD GERENCIAL Y FINANZAS
Programa de la materia
- Conceptos Básicos. Las empresas y la información para la toma de decisiones.
Información de uso exclusivamente interno. Información de uso interno y externo.
La contabilidad gerencial y la contabilidad patrimonial. Información Financiera
para la toma de decisiones.
- Documentación comercial. Importancia y exigencias legales. Características de los
principales comprobantes comerciales. La orden de compra, formato y
características. La factura . Formato y características. El Remito y su relación con
la factura. Las notas de débito y las notas de crédito.
- Documentación Relacionada con el movimiento de fondos y las cuentas bancarias.
El Recibo. Características principales. La cuenta corriente bancaria. Requisitos
para su apertura. La emisión de cheques. Características principales de la emisión
del cheque. El pagaré. Características y formas de emisión.
- Conceptos generales de la contabilidad patrimonial. Patrimonio. Activo. Pasivo.
Patrimonio neto. Ecuación patrimonial. Situación patrimonial. Variación
patrimonial. Las cuentas. El plan de cuentas, codificación. El manual de cuentas.
Los libros contables. Características principales y exigencias legales.
- Registraciones contables básicas. Inicio de actividades. Compras y ventas.
Aperturas de cuentas bancarias. Pagos y cobranzas. El impuesto al valor
agregado. Registración de compras y ventas para diferentes responsables frente
al IVA. Efecto patrimonial de las retenciones.
- Conceptos generales de finanzas. Cálculos de porcentajes. Porcentaje
incremental. Porcentaje en operaciones de reducción de precios. Cálculo de
Interés. Interés simple. Cálculo de interés en operaciones de depósito a plazo fijo.
- Conciliaciones Bancarias. Concepto y características de la conciliación de cuentas
corrientes bancarias. Técnicas de presentación. Determinación de las principales
partidas para conciliar. Diferencias temporarias. Diferencias permanentes. El
efecto patrimonial y contable de las principales diferencias.
- Planeamiento y presupuesto. Concepto de planeamiento. Pronósticos y
Presupuestos. Diferentes tipos de presupuestos. El presupuesto financiero.
Formas de presentación. Análisis de los desvíos presupuestarios. El presupuesto
financiero y su relación con la información contable proyectada.
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Unidad 1
CONCEPTOS GENERALES
LA INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE
DECISIONES INFORMACIÓN DE USO INTERNO INFORMACIÓN DE USO INTERNO Y EXTERNO LA CONTABILIDAD PATRIMONIAL
LA INFORMACIÓN GERENCIAL INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA TOMA DE
DECISIONES
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LA INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES Los sistemas de información que las empresas utilizan poseen características especiales, sobre todo al momento de ponderar la utilidad, oportunidad, y características de dicha información. A nivel empresario la información debe contener todos los elementos necesarios para poder tomar las decisiones respecto a las distintas funciones y procesos que se desarrollan dentro de la compañía y en su relación con el contexto. Quienes emplean la información son denominados “usuarios” de manera tal que los usuarios no son necesariamente quienes preparan dicha información, sino quienes la utilizan, interpretan y como producto de dicha observación adoptan las decisiones necesarias a nivel empresario.
INFORMACIÓN DE USO EXCLUSIVAMENTE INTERNO
Determinado tipo de informes, son exclusivamente de uso interno, es decir, que no tendrían por qué conocerlos, ni los clientes, ni los proveedores, ni los organismos de contralor o fiscalización como así tampoco los organismos de crédito, a menos que la empresa lo autorice o determinado tipo de norma legal o profesional así lo exija. Algunos de esos informes pueden consistir en:
- Planilla de estadísticas de ventas de la compañía - Pronósticos y presupuestos - Información relacionada con la determinación de los costos de producción - Costos de comercialización - Información proyectada - Conciliaciones Bancarias
A este tipo de informes también se lo conoce como INFORMACIÓN GERENCIAL, o INFORMES PARA LA TOMA DE DECISIONES, y cuando estos informes tomen un carácter técnico contable, también se los podrá denominar como CONTABILIDAD GERENCIAL, aunque esta última denominación ha sido cuestionada por parte de la doctrina, quienes sostienen que no pueden existir varias Contabilidades, sino que la existencia de la Contabilidad se considera única, independientemente del uso que de la misma se efectúe.
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INFORMACIÓN DE USO INTERNO Y EXTERNO
Determinado tipo de informes, que son considerados de uso externo, como la información contable patrimonial, lo son también de uso interno, vale decir que toda información que se deba presentar ante terceros, como ser proveedores, clientes, organismos de contralor o de fiscalización, también representan una importancia desde el punto de vista interno para poder utilizar dicha información a nivel gerencial y tomar decisiones ya sea en el aspecto, comercial, financiero o de fabricación de los productos de la compañía. En resumen, la información de uso interno, es exclusiva de la compañía y no tendrían por qué conocerla personas ajenas al ente, mientras que la información de uso externo puede contener un doble propósito tanto externo como interno.
LA CONTABILIDAD PATRIMONIAL Y LA CONTABILIDAD GERENCIAL
En materia técnico contable podemos distinguir a la contabilidad patrimonial, que nos brindará un informe sobre la situación patrimonial de la compañía y su resultado junto con toda la información que acompañe a dichos estados contables. A ese cuerpo de información técnico contable se la puede denominar, MEMORIA Y BALANCE GENERAL, aunque la memoria es simplemente una redacción que preparan los administradores del ente y dirigido fundamentalmente a sus propietarios, y los estados contables junto con sus notas y anexos forman parte de la información técnico contable de la compañía. Si tomáramos como ejemplo la memoria y balance general de una sociedad anónima, nos encontraríamos en primer lugar con la memoria, como una descripción de los principales acontecimientos en el aspecto económico donde se desenvuelve la empresa, algunas decisiones fundamentales tomadas en el presente ejercicio económico y las perspectivas que dicha administración prevé para los próximos años. A continuación deben presentarse los estados contables, siendo estos:
- El estado de situación patrimonial - El estado de resultados - El estado de evolución del patrimonio neto - El estado de flujo de efectivo
Debe aclararse que forma parte de los estados contables, lo que se conoce como información complementaria y que comprende
- Las notas a los estados contables - Los anexos correspondientes a los mismos
En la parte final de esta información técnico contable podrán observarse el dictamen del auditor y el informe del síndico, si es que la sociedad no prescindiera de la sindicatura.
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A este tipo de información se la conoce como información patrimonial y es preparada en forma técnico profesional por la propia compañía, acompañada por el dictamen de los auditores mediante el cual determinen la correcta confección de la misma. En cuanto a la contabilidad gerencial, la misma está compuesta por todo tipo de informes de tipo interno que pueda ser de utilidad para la toma de decisiones y que no debiera ser conocida por los terceros ajenos al ente. Aunque algunos autores sostienen que la contabilidad es única, si aceptan que existe una información técnica destinada al uso interno y a la toma de decisiones, que normalmente se la conoce con este nombre. Entre algunos de estos informes podríamos mencionar:
- Informes de costos de producción para la toma de decisiones - Pronósticos y Presupuestos - Información contable proyectada - Cualquier tipo de información técnico contable de uso interno, como por
ejemplo estadísticas o información comparativa sobre determinados aspectos.
INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA TOMA DE DECISIONES
En materia de Información Financiera, la misma se prepara con el objetivo de poder tomar decisiones a nivel directivo y gerencial, constituyendo esta una parte específica de dicha información, preparada por los especialistas en materia financiera y considerando todo aquello que esté relacionado con:
- El movimiento de fondos - Aperturas de cuentas bancarias - Seguimiento de las mismas con sus respectivas conciliaciones - Obtenciones de Préstamos - Colocaciones de excedentes financieros - Presupuestos financieros
Estos son solo algunos de las funciones e informes que en materia financiera conforman las principales tareas del sector. Es común encontrar una fusión entre los informes técnicos correspondientes a la información financiera y los de la contabilidad gerencial, aunque, no se discute que dicha información se la considera de uso exclusivo interno del ente y utilizado para la toma de decisiones.
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Unidad 2
DOCUMENTACIÓN COMERCIAL
IMPORTANCIA Y EXIGENCIAS LEGALES
CARACTERÍSTICAS DE LOS PRINCIPALES
COMPROBANTES
LA ORDEN DE COMPRA
LA FACTURA
EL REMITO
LAS NOTAS DE DÉBITO Y CRÉDITO
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IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL EN LA EMPRESA
Todas las operaciones comerciales deben estar respaldadas por documentos comerciales que demuestran la existencia de las mismas y determinan las características puntuales de dichas operaciones.
De manera que se puede a través de los documentos comerciales que la operación existió, y de la lectura detallada de dicho comprobante surgirán los valores, personas intervinientes, fechas de la operación, plazos de pagos, etc.
DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA
Muchos comprobantes se generan dentro de la propia empresa y respaldan diferentes hechos que ocurren en el ámbito interno de la organización. Estos contienen información que no trascienden fuera de la empresa y solo surten efectos internos, aunque podrían indirectamente generar hechos que deriven en situaciones relacionadas con terceros relacionados con la empresa.
Son ejemplos de comprobantes internos, los partes de producción, las órdenes de pago, las diferentes autorizaciones internas, y cualquier comprobante generado en la propia empresa que surta efectos dentro de la misma.
Quien se encuentre en puestos administrativos deberá tener claridad respecto a las diferencias entre cada comprobante y a los efectos jurídicos y económicos que cada comprobante genera.
DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES TÍPICAS DE UNA EMPRESA COMERCIAL
En una empresa comercial, existen operaciones que determinan un ciclo que comienza con la compra de las mercaderías y finaliza con la cobranza de las ventas. De tal manera que podríamos graficarlo de la siguiente manera: Comprar mercaderías Efectuar el pago de dicha compra Vender los productos Cobrar el importe correspondiente a dicha venta Si bien estas operaciones son básicas pueden incorporarse otros hechos, como así también alterar el orden en el ciclo como por ejemplo el movimiento financiero
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Comprar mercaderías
Vender mercaderías Cobrar la mercadería vendida Pagar a los proveedores por las compras efectuadas En este caso puede observarse que los plazos de cobranza son muy rápidos y los plazos de pago de las compras, son mucho más extensos.
La función de compras
Comprar consiste en hacer llegar a quien lo solicite las materias primas, mercaderías y demás insumos en función de las necesidades de aprovisionamiento. Dentro de esta función intervienen diferentes comprobantes de uso interno como de uso externo.
Solicitud de compra: Es un comprobante de uso interno que confecciona el sector que solicita la adquisición de los elementos. No posee un formato predefinido, pues lo diseña la empresa en función de sus necesidades, y con la cantidad de copias necesarias para dejar constancia de la solicitud. Es importante destacar que en la emisión de estos comprobantes figuren espacios suficientes para dejar constancias a través de la firma, quien es el responsable del área que efectúa el pedido y quien recibe tal solicitud en el área de compras.
Pedido de cotización: Se trata de una solicitud que emite la empresa y envía a los proveedores solicitando la cotización de determinados productos, en el mismo deben figurar las cuestiones referentes a fechas de entrega, condiciones de pago, cantidades de producto etc. Generalmente tiene un formato de nota simple. También puede presentar un formato predeterminado con la leyenda “Solicitud de Cotización”, “Documento no válido como factura”.
El comprobante que emitirá el proveedor deberá contener la inscripción “Documento no valido como factura”. En algunos casos también se lo conoce como cotización.
Orden de compra: Se trata de un comprobante confeccionado por la empresa y enviado al proveedor elegido para efectuar la compra de los materiales requeridos. La leyenda de este comprobante deberá contener la denominación “Orden de compra” y la expresión, “Documento no válido como factura”. El original de este comprobante es enviado al proveedor elegido y la misma deberá ser aceptada para concretar la operación correspondiente.
Informe de Recepción: Es el comprobante de uso interno que confecciona el sector de recepción al controlar que los materiales recibidos corresponden a lo requerido según la orden de compra. Las copias de este comprobante tendrán diferentes destinos. Siendo estos el departamento de compras, el sector que efectuó el pedido y el propio sector de recepción
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J G S .A .I n d u m e n t a r ia I n f o r m a l
L ib e r t a d 9 2 6 (1 4 5 1 )
T e le f a x : 4 0 1 1- 1 1 0 4
I V A R E S P O N S A B L E I N S C R I P T O
O R D E N D E C O M P R A
D o c u m e n to n o v á lid o c o m o fa c u ra
N º 0 0 0 1 -0 0 0 0 1 2 4 4
F e c h a : ... / . . . / . . .
C U IT :3 0 -9 9 9 8 9 8 8 8 8 8 -7
In g . B to s . C M .: 1 5 1 1 1 4 7 -7
IN IC IO D E A C T : 0 7 0 7 2 0 0 0
XX
S e ñ o re s : w x s .a D o m ic i lio : A v d a . J u lio A R o c a 2 4 5 5
Im p re n ta S i lo : c u i t 3 0 -1 2 5 5 5 4 7 7 7 -7
Im p re s o d e d e 0 0 0 1 -0 0 0 0 0 0 0 1 a l 0 0 0 1 -0 0 0 1 0 0 0 0 F e c h a d e im p re s ió n 0 1 0 7 2 0 0 7
IV A : R e s p o n s a b le In s c r ip to C U IT : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C o n d ic io n e s d e v e n ta : 3 0 d ía s L u g a r d e e n tr e g a : L ib e r ta d 9 2 6
J GJ G
P A N T . J E A N L A V A D O A L A P IE D R A
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S O L I C IT A M O S A U D . L O S S I G U IE N T E S P R O D U C T O S
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H o ra r io L u - J u e 8 :0 0 -1 1 :0 0F ir m a
D E S C R IP C IÓ N P r e c io u n it .
2 4 $ 3 0
LA FACTURA Cuando las condiciones de la operación han sido aceptadas por ambas partes, comprador y vendedor respectivamente, se confecciona el comprobante conocido como factura. En dicho comprobante se incluyen fundamentalmente las características de la operación esto es:
Fecha de la operación Condición frente al IVA del comprador Detalle de los productos Valor unitario Valor total Condiciones de pago Número de CUIT del comprador
Esta información debe ser completada al momento de confeccionar la factura, debiendo existir una serie de datos preimpresos en el comprobante, que corresponden al emisor del comprobante, que en este caso se trata del vendedor. Los datos preimpresos deberán ser los siguientes:
Nombre de la empresa Domicilio Condición frente al IVA Numero de factura
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Letra correspondiente según la condición del comprador y vendedor respectivamente Información correspondiente a la empresa gráfica que confecciono el comprobante
La letra correspondiente a la emisión de facturas está establecida según los siguientes supuestos: Responsable Inscripto que vende a otro Responsable Inscripto deberá confeccionar una factura que lleve impresa la letra “A”. Si un Responsable Inscripto vende a un Consumidor Final, o a un monotributista, no responsable o responsable exento deberá facturar con la letra “B”. Los monotributistas, no responsables o responsables exentos siempre facturarán utilizando la letra “C” sea cual fuere el comprador en cuestión. En las facturas de tipo “B” y “ C “no se discrimina el IVA contenido en las operaciones mientras que en las facturas de tipo “ A “ deber figurar el valor de la operación, el IVA correspondiente y el total de la operación.
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IV A : R e s p o n s a b le In s c r ip to C U IT : .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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C a n tC a n t .. A r t . D e s c r ip c ió n P c io . im p o r te
S u b to ta l
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T O T A LT O T A L
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La condición del vendedor frente al IVA El vendedor puede adoptar diferentes situaciones respecto a su condición frente al fisco en el IMPUESTO AL VALOR AGREGADO. Esto estará determinado por situaciones que plantean las diferentes normas impositivas, siendo las más habituales las de: RESPONSABLE INSCRIPTO MONOTRIBUTISTA EXENTO En el caso que el vendedor adopte la condición de responsable inscripto deberá facturar con la letra “A” o “B” preimpresa en los comprobantes que emita según sea la condición del comprador frente al IVA. En este caso deberá presentar declaraciones juradas mensuales, informando el detalle mensual de las operaciones efectuadas, junto con otras consideraciones impositivas.
RESPONSABLE INSCRIPTO RESPONSABLE INSCRIPTO “A” RESPONSABLE INSCRIPTO “B” SIEMPRE “C”
CONCEPTO DE MONOTRIBUTISTA
Las normas impositivas prevén para los pequeños contribuyentes un régimen simplificado de tributación que consiste en un pago fijo mensual que incluye los impuestos al valor agregado, a las ganancias y el componente previsional. El valor del pago mensual está determinado por una tabla en la que el contribuyente se ubicará en función de diferentes parámetros (metros cuadrados destinados a la actividad, consumo de energía eléctrica, etc.) para determinar cuál es la categoría que le corresponde. El monotributista facturará siempre, sea cual fuere la condición del comprador, en comprobantes preimpresos que contengan la letra “C”.
CONSUMIDOR FINAL
MONOTRIBUTISTA
EXENTO
NO RESPONSABLE
MONOTRIBUTISTA
EXENTO
NO RESPONSABLE
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CONCEPTO DE CUIT
La sigla CUIT significa CLAVE ÚNICA DE IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA. Es el número de identificación fiscal, que poseen los contribuyentes y en su estructura de armado figuran tres partes La primera parte estará determinando por un número que representará si se trata de una persona física o de una empresa etc. La segunda está determinando el número de documento de identidad si es una persona física y en el caso de una empresa su número de identificación previsional, y el tercer sector está determinado por un número denominado digito verificador.
Ejemplo CUIT de una S.A.
30 – 2555878885 – 7
Prefijo Nº Ident. Previsional Dígito verificador
Ejemplo de CUIT de una persona física
20 – 8587778855 - 8
Prefijo Nº doc. Identidad Dígito verificador
EL REMITO El proveedor que remite la mercadería debe tener alguna constancia de que la misma fue recibida, por ello acompaña el envío de la misma con un formulario denominado Remito. La persona o empresa que recibe los productos firma el comprobante en señal de que los ha recibido y, si en un tiempo prudencial (por ejemplo: 48 hs.) no hace objeciones, el proveedor está en condiciones de exigir el pago de la factura dentro de las condiciones estipuladas en la Orden de Compra. Se confecciona, como mínimo, por duplicado: - Original: Lo conserva el comprador. - Duplicado: Retorna firmado al proveedor como constancia de la entrega. El remito no suele llevar el precio, sólo se especifican las cantidades y detalle de la mercadería, esto responde a normas de control interno en las que se procura la seguridad en el traslado de los bienes; si los transportistas son ajenos a la compañía sería conveniente que no conociesen el valor de los bienes transportados. La registración contable no suele hacerse hasta la llegada de la factura. Sin embargo, el remito es importante como constancia de que se cumplió el hecho sustancial que genera
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la operación (por ejemplo: ante el cierre del ejercicio contable y la necesidad de registración aunque no se haya recibido la factura correspondiente. En caso de haber recibido la mercadería con el remito y no la factura, se efectúa una provisión contable en base a las cantidades reales recibidas con las valoraciones de la Orden de Compra).
NOTAS DE DÉBITO Y NOTAS DE CRÉDITO
Las notas de débito son comprobantes que envía el proveedor al cliente para informarle que su deuda se ha incrementado por el motivo que se detalla en el mismo. Estos motivos entre otros pueden ser los siguientes:
Errores de facturación Cálculo de intereses Gastos varios incorporados a la operación
Las notas de Crédito son comprobantes que envía el proveedor al cliente para comunicarle que su deuda ha disminuido por alguno de los motivos que se allí se detallan. Algunos de estos motivos pueden ser:
Errores de facturación Descuentos omitidos Devoluciones efectuadas por el cliente
Tanto las notas de crédito como las notas de débito poseen igual formato que las facturas y surten los mismos efectos impositivos. Si a un cliente se le ha facturado con la letra “B” y corresponde enviarle una nota de débito, ésta tendrá las mismas características, es decir también será emitida con la letra “B”.
Notas de débito y notas de crédito enviadas por el cliente
En algunas ocasiones es común ver como algunos clientes envían también notas de débito y notas de crédito a sus proveedores.
Aunque esta situación es menos frecuente, suele suceder cuando el cliente es una gran empresa y se suscitan situaciones que merecen ajustes a las operaciones iniciales.
Si bien estos casos no son tan frecuentes siempre es conveniente analizar con cuidado los motivos de la emisión de dichos comprobantes antes de proceder a la emisión del mismo.
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Unidad 3
DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
CON EL MOVIMIENTO DE FONDOS
EL RECIBO LA CUENTA CORRIENTE BANCARIA
EL CHEQUE
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DISTINTAS FORMAS DE EMISIÓN
EL PAGARÉ
CARACTERÍSTICAS GENERALES DISTINTAS FORMAS DE EMISIÓN
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EL RECIBO
El Recibo representa la constancia de haber efectuado un pago, ya sea en dinero
en efectivo o en cheques. Las copias de dicho comprobante tienen el siguiente destino: - Original: Es entregado a la persona o empresa que entrega el dinero o valores. - Duplicado: Queda en poder de quien ha recibido dicho importe.
LA CUENTA CORRIENTE La operación de cuenta corriente consiste en la transferencia de fondos que el cliente deposita en una cuenta, y contra la cual puede efectuar extracciones y libranzas. Por su bajo costo, constituyen un instrumento esencial en la actividad bancaria, y su elemento más dinámico y rentable. Allí se realizan la mayoría de los negocios del banco con su cliente, como por ejemplo: depósitos, retiros, operaciones de crédito, servicios, etc. Existen diversos tipos de cuenta en función de la categoría de apertura:
Unipersonal: puede ser a nombre y orden de una misma persona,
o a nombre de una persona y orden de otra.
Multipersonal: puede ser a orden conjunta, o a orden indistinta.
Sociedades: puede ser a nombre de la sociedad, o a nombre de fantasía.
A continuación se describirán las principales características de los tipos de cuentas:
A nombre y orden de una misma persona: es la cuenta común, el titular es, por ejemplo, José Pérez y la orden es también José Pérez. No existen problemas en caso de:
Fallecimiento del titular de la cuenta o de la orden.
Embargos y otras medidas cautelares.
Inhabilitación por cierre (por ejemplo: librar de cheques
sin fondos).
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A nombre de una persona y orden de otra: una persona es titular de la cuenta y otra de la orden. Por ejemplo: la cuenta de José Pérez, y orden de Alberto Santos. El primero es también el titular del crédito por los depósitos que se efectúen en la cuenta. El titular de la orden (Santos), sólo tiene autorización de librar cheques, realizar extracciones y depósitos. Pueden surgir distintos problemas:
A orden conjunta: es el caso de una cuenta abierta a nombre de Pérez y Santos, orden conjunta de ambos. Es decir, hay cotitularidad y la cuenta funciona a la orden conjunta de todos ellos (no pueden superar a tres, porque el cheque no puede llevar más de tres firmas). El cierre voluntario de la cuenta debe ser solicitado por todos los cotitulares.
A orden indistinta: en las cuentas a nombre de dos o más personas, orden indistinta o recíproca, la presunción sobre la propiedad del crédito y reglas de embargo son similares a la anterior.
Fallecimiento de Pérez: la cuenta debe ser cerrada y los fondos son propiedad de sus herederos.
Si el fallecido es Santos, el Sr. Pérez sólo deberá cambiar la orden.
Embargos sobre Pérez: la cuenta es embargable. No así los que se dispusieran sobre bienes de Santos, que no afectarían a Pérez.
Rechazos de cheques (sin fondos, defectos formales o de registración): se debe cerrar la cuenta y la inhabilitación de Pérez y de Santos.
El fallecimiento de cualquiera de los cotitulares pone fin a la cuenta y obliga a su cierre. La mitad del crédito deberá ser puesto a disposición de herederos.
El embargo sobre el crédito, en la persona de uno de los cotitulares, obliga al banco a debitar y transferir a la cuenta que indique el juez, únicamente el cincuenta por ciento del saldo acreedor de la cuenta.
La inhabilitación por librar cheques sin fondos alcanzará a los dos cotitulares, ya que la orden es conjunta y los cheques deben ser firmados por ambos.
El fallecimiento de algún cotitular no produce el cierre de la cuenta, ya que continuarán las operaciones del otro cotitular, salvo orden judicial en contrario.
Las reglas de inhabilitación serán imputadas al firmante de cada cheque rechazado.
El cierre voluntario de la cuenta debe ser solicitado por todos los cotitulares.
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A nombre de sociedades: en los casos de sociedades, la cuenta se abre a nombre de la sociedad y a la orden de uno o más de sus directivos. Es decir, la titularidad del crédito pertenece a la sociedad.
A nombre de fantasía: por ejemplo, si la cuenta se abre a nombre de “Librería Quiroga” y orden de Anselmo Ventura, el banco debe verificar que el titular de la orden sea también el titular del comercio, cuyo nombre de fantasía utiliza, a fin de evitar maniobras dolosas.
APERTURA DE CUENTAS CORRIENTES La apertura de una cuenta corriente es requisito para la realización de determinadas operaciones crediticias. Puede ser efectuada por una persona física o jurídica. El trámite de apertura consiste en cumplir una serie de pasos:
Carta de presentación: acreditación de identidad, solvencia moral y
material, informes comerciales, control de domicilio, control de actividad.
Controles bancarios: base de datos, registro de firmas, depósito inicial.
Obligaciones contractuales: del Banco y del cliente.
A pesar de su difusión, la apertura no es realizada con la misma facilidad que las de otros depósitos (caja de ahorros o plazo fijo). Exige un comportamiento serio y un uso responsable del cheque, según disposiciones emanadas del BCRA para todos los bancos del país. La entidad debe proporcionar un formulario con destino a efectuar la “solicitud de apertura” y el texto completo de las normas reglamentarias aplicables. La solicitud puede variar en cuanto a tamaño o distribución de la información, pero debe contener obligatoriamente determinados datos que todos los bancos deben consignar. El cliente debe presentar una nota (carta de presentación) donde solicita la apertura de una cuenta, firmada por el titular o presidente de la empresa, y que debe contener:
El fallecimiento del titular o cotitular de la orden no afecta el funcionamiento de la cuenta, que continuará con los otros cotitulares de la orden.
En caso de rechazos, se inhabilita a la sociedad y a los firmantes de los cheques. Los directivos no firmantes, no resultarán inhabilitados.
El banco requerirá al solicitante de la apertura de la cuenta que efectúe tal acreditación.
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Acreditación de identidad
Mediante el documento de identidad (personas físicas) o con el estatuto o contrato social y actas (personas jurídicas).
Solvencia
moral y material
Presentada por dos personas (con preferencia actuales clientes del banco) que den testimonio del solicitante. Asumen responsabilidades si, con su actuación, han facilitado el accionar del referenciado.
Informes
comerciales y bancarios
Referencias de, por lo menos, dos casas comerciales o bancarias con las cuales opera, que puedan dar testimonio de su solvencia moral o material, y a las cuales se requerirá información.
Control del
domicilio
Prueba del domicilio actualizado, mediante el documento o constancia policial, ya que es el lugar donde la entidad efectuará todas las comunicaciones, y a donde enviará el resumen mensual. El banco puede solicitar el título de propiedad o contrato de locación del domicilio, y la prueba de pago de servicios públicos.
Control de la
actividad
Acreditación fehaciente de la profesión o de la actividad comercial, mediante la inscripción municipal y comprobante de pagos impositivos (monotributo, ganancias, etc.), e indicando el número de inscripción de la clave única de identificación tributaria (CUIT) que provee la AFIP.
CHEQUE COMÚN
El titular de una cuenta corriente bancaria puede realizar operaciones de
extracción propia o de pagos a terceros a través de un instrumento formal denominado cheque.
Las partes intervinientes en la operación de libramiento de cheques son:
La Ley de Cheques exige una serie de requisitos formales para su existencia. Algunos de ellos son esenciales y su falta impide que el cheque pueda ser considerado como tal; otros, en cambio, son meramente naturales y su ausencia no origina nulidad.
El cheque común es una orden de pago librada “a la vista”, contra los fondos que una persona ó empresa tiene en cuenta corriente bancaria.
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El cheque común puede ser transferible por endoso, hasta el máximo Las entidades entregarán a sus clientes cuadernos de cheques (chequeras) impresos con la numeración correspondiente. El cliente firmará un recibo por la entrega, donde se consignará el número del cuaderno y la numeración sucesiva de los cheques. Cuando el cliente necesite un nuevo cuaderno de cheques debe solicitarlo al banco. A tal efecto, toda libreta cuenta con un formulario destinado a efectuar ese pedido. La solicitud debe ser firmada por el titular de la cuenta y en ella se puede indicar que se autoriza a una tercera persona a retirar la chequera solicitada.
CHEQUE DE PAGO DIFERIDO
Existe otra clase de cheque que es denominado cheque de pago diferido.
Este cheque se libra contra las cuentas de cheques comunes. A la fecha de
vencimiento, el librador deberá tener fondos disponibles suficientes en su cuenta o una debida autorización para girar en descubierto.
Además de los requisitos que deben poseer los cheques comunes, se indicará la
fecha de vencimiento para que el beneficiario lo presente al cobro. Puede ser transferible por endoso, hasta un máximo de dos veces.
La denominación “cheque” debe estar inserta en su texto y en el idioma empleado para su redacción.
Debe estar impreso el número de orden, la indicación del lugar y fecha de emisión, como así también el nombre y domicilio del Banco girado.
La orden pura y simple de pagar una suma y especificando la clase de moneda. Si la cantidad escrita en letras difiere de la expresada en números, se considerará la primera.
La firma del librador del cheque.
El cheque de pago diferido es una orden de pago librada “a días vista”, es decir a una fecha determinada, que no podrá exceder los 360 días desde su emisión.
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El registro del cheque no genera responsabilidad alguna para la entidad girada si el cheque no es pagado a su vencimiento por falta de fondos, sólo justifica la regularidad formal del cheque conforme a los requisitos que debe contener.
Quien sea tenedor de un cheque diferido tendrá la opción de presentarlo para su registración. El rechazo de la registración genera la posibilidad inmediata para el tenedor de iniciar acción ejecutiva contra el librador, endosante o avalista.
El cheque diferido se creó para evitar la emisión de cheques comunes confeccionados con fecha adelantada, pues ante un acontecimiento externo (como puede ser el fallecimiento o la quiebra del titular) las posibilidades de cobro son muy remotas. La Ley de Competitividad prevé que aquellas personas que realicen pagos que superen los $ 1.000 deberán utilizar obligatoriamente cheques y otros procedimientos que sustituyen al pago en efectivo. Por lo tanto, todos aquellos pagos en efectivo que superen el monto mencionado se consideran por la ley como no realizados. El banco que se niegue a pagar un cheque presentado al cobro dentro del plazo legal, deberá hacer constar esa negativa en el mismo título, con expresa mención del motivo en que se funda. Si la causal de devolución fuera la de “sin fondos suficientes acreditados en cuenta”, serán de aplicación las disposiciones relativas a rechazo de cheques sin fondos.
BENEFICIARIOS DEL CHEQUE
El cheque puede librarse al beneficiario bajo tres modalidades:
Al portador.
A nombre de una persona determinada (“a la orden”).
Incluyendo la cláusula “no a la orden”.
Al portador: se puede cobrar por ventanilla, en el banco girado, y éste lo debe abonar a quien lo presente (es decir, a quien lo porte). También se podrá depositar en cuenta corriente o caja de ahorro.
A la orden: se puede cobrar por ventanilla, en el banco girado. Éste exigirá al beneficiario la presentación del documento de identidad y los datos deberán ser
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aclarados en el reverso del cheque. También puede ser depositado en la cuenta del beneficiario.
No a la orden: tiene los mismos requisitos del anterior para su cobro. Para evitar posibles inconvenientes, debe tenerse la precaución de emitirlo con los nombres y apellidos completos del beneficiario, según surja de los documentos de identidad. El cheque que se libra a favor de una persona determinada es transmisible mediante un endoso. Pero el cheque extendido con la cláusula “no a la orden” sólo podrá ser transferido bajo la forma de una cesión ordinaria (ante escribano público). El término de presentación para el pago de un cheque común es de treinta (30) días contados desde la fecha de libramiento, sea cual fuere el lugar de emisión y el domicilio del banco sobre el cual se gira. El término se computará por días corridos, incluyendo inhábiles intermedios; pero si el término venciese en un día inhábil, el cheque podrá ser presentado al banco para su cobro el primer día hábil bancario siguiente al del vencimiento. El beneficiario puede depositarlo en una cuenta del mismo banco girado, depositarlo en una cuenta de otro banco, o transferirlo a otra persona. Al dorso de los valores que se depositan se deben consignar la firma del beneficiario o representante legal (si es una sociedad, con el sello social) y el número de la cuenta en la que fue depositado.
OTROS TIPOS DE CHEQUES
Además de los mencionados, existen otros tipos de cheques:
Cheque cruzado.
Cheque imputado.
Cheque certificado.
Cheque cruzado: es aquel en el cual el librador (o portador) cruza el anverso con dos líneas paralelas, con el fin de que solamente pueda ser cobrado por intermedio de un banco. El cruzamiento puede ser general o especial:
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Cheque imputado: al dorso lleva la indicación concreta de la deuda que se quiere cancelar, y es una inscripción que sólo tendrá efecto entre librador y beneficiario. Es conveniente que el cheque sea extendido a nombre del beneficiario y con un cruzamiento para depositar en cuenta. Al librador le sirve para demostrar que una deuda, cuyo cumplimiento le están exigiendo, ya ha sido cancelada.
Cheque certificado: el banco girado inserta al dorso del cheque su certificación o conformidad, que asegura la existencia de los fondos para su pago durante el término fijado, el que no puede exceder de cinco días hábiles. Para que este cheque sea válido debe ir expresamente acompañado de una “fórmula de certificación”, que debe estar firmada por funcionarios autorizados de la entidad.
EL PAGARÉ
Se trata de un documento que firma el deudor donde se compromete a pagar una suma de dinero determinada en un plazo determinado o no, al acreedor. Podría decirse que se trata de una promesa de pago, definida concretamente por la incorporación de la palabra “PAGARÉ” en el texto del documento, que determina la seguridad de la intención del firmante.
Los elementos que debe contener el pagaré son los siguientes
Número
General: cuando entre las barras no existe mención alguna, o cuando se coloca “para depositar en cuenta”.
Especial: entre las barras se escribe el nombre del banco. Sólo pueden ser pagados por el girado al banco designado en el cruzamiento, o a otro banco que éste indique.
El general puede transformarse en especial, agregando entre las barras el nombre del banco, pero el especial no puede transformarse en general.
Al momento de la certificación, el banco debita el importe de la cuenta del librador, y lo acredita en una cuenta especial hasta que el cheque sea presentado para su cobro. De esta manera, se asegura al beneficiario que los fondos están reservados en la entidad.
Si el cheque certificado no es presentado dentro del plazo legal previsto, los fondos correspondientes son devueltos por el banco a la cuenta titular, quedando en consecuencia sin valor la certificación efectuada. El cheque sigue subsistiendo solamente como cheque ordinario.
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Importe en números Fecha La palabra PAGARÉ Importe en letras Concepto por el cual se genera la deuda Lugar donde debe efectuarse el pago Datos del firmante Firma del deudor
DIFERENTES FORMAS DE EMISIÓN DEL PAGARÉ A fecha fija: El vencimiento del mismo opera en una fecha expresamente indicada en pagaré. Ejemplo “ el 15 de agosto de 2009” pagaré........ A tiempo fecha El vencimiento debe calcularse contando los días corridos que transcurren a partir de la fecha de firma del documento Ejemplo “ a los 30 días pagaré..... En este caso los días deben contarse a partir de las cero horas del día siguiente de la firma del mismo, operando el vencimiento al finalizar el día resultante. A la vista Su vencimiento se produce cuando el acreedor exija el pago. Se agrega la expresión “ a la vista pagare......” A días vista Su vencimiento se produce contando los días que transcurren desde que el acreedor da vista al documento hasta que termina el déa resultante. Ejemplo: “ a los quince días vista pagaré ...........” ENDOSO
El derecho de cobro que posee el acreedor puede transferirse a otra persona a través del endoso, siempre y cuando no esté expresamente indicada una situación contraria en el pagaré. Es decir que el endoso puede realizarse cuando exista la expresión “o a su orden”, o simplemente no dijese nada Si en el pagaré figurase la expresión “No a la orden” el mismo no puede ser endosado a favor de otra persona.
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N º $
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .d e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2 0 . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p a g a r e a l s e ñ o r / e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .
,o a s u o r d e n la c a n t id a d d e p e s o s .
P o r ig u a l v a lo r r e c ib id o e n .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . .a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .e n te r a s a t i s fa c c ió n
N o m b r e y a p e l l id o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D o m ic i l io . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
L o c a l id a d .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .T e lé fo n o .. . . . . . . . . . . . . . . . . . ..
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Unidad 4
CONCEPTOS GENERALES DE
CONTABILIDAD PATRIMONIAL
CONCEPTO DE PATRIMONIO
ECUACIÓN PATRIMONIAL
VARIACIONES PATRIMONIALES
SITUACIÓN PATRIMONIAL
HECHOS ECONÓMICOS FUNDAMENTALES
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¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD? En toda organización es fundamental contar con un buen sistema de información, ya que hace posible el funcionamiento de los distintos departamentos estructurales.
Por hecho económico se entiende a todos los actos que acontecen en una empresa y que son susceptibles de ser registrados contablemente (comprar, pagar, vender, cobrar, etc.). La Contabilidad se constituye en la herramienta más importante para conocer lo que ha pasado o está pasando en la gestión de una organización. De no existir esta herramienta, el ser humano debería confiar exclusivamente en su memoria. Como es de imaginar, ésta no se encuentra capacitada para manejar adecuadamente la gran cantidad de información que se genera diariamente en la vida empresarial. Es por ello que debe confeccionar un resumen analítico de los hechos significativos que durante el período dieron lugar a un aumento o disminución de los recursos económicos. En otras palabras, deben reflejarse los hechos que originaron un incremento del patrimonio (ganancias) o que provocaron una disminución (pérdidas).
La información a ser brindada debe referirse como mínimo a:
La situación patrimonial a la fecha de los estados contables. La evolución del patrimonio durante el período, incluyendo un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso. La evolución de la situación financiera por el período, de modo que permita conocer los efectos de las actividades operativas, de inversión y financiación. Otros hechos que ayuden a evaluar los montos e incertidumbres de futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirán por diversos conceptos.
La contabilidad es una herramienta que permite obtener gran parte de la información que una empresa utiliza para la toma de decisiones.
Consiste en la clasificación, registración, acumulación y presentación de los diversos
hechos económicos que se generan dentro del ámbito organizacional.
Este resumen analítico se denomina Estados Contables y constituye uno de los
elementos más importantes para la transmisión de información económica sobre
la situación y la gestión de organizaciones.
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EL DEPARTAMENTO CONTABLE Una PyME debería presentar el siguiente organigrama que defina el diseño estructural:
Considerando que todo el proceso administrativo es desarrollado en el sector contable, es recomendable que Contaduría dependa del máximo responsable en la generación de la información, es decir el gerente administrativo (ó administrativo-financiero). El responsable de Contaduría (el Contador General) debería participar en las reuniones de coordinación entre los distintos departamentos, para considerar los planes de acción generales y poder desarrollar un sistema de información denominado gerencial o patrimonial, que se relaciona con el patrimonio de la organización Entre los usuarios o interesados en la información que ofrecen los estados contables se pueden mencionar:
USUARIOS
Están interesados en:
Inversores actuales y potenciales
El riesgo inherente a su inversión y en la probabilidad que la empresa pague dividendos.
Propietarios o directores
Conocer los resultados de su gestión y decidir la apropiación de resultados.
Acreedores actuales y potenciales
Evaluar si el ente podrá pagar sus obligaciones a su vencimiento.
DIRECTOR GENERAL (o GERENTE GENERAL)
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PRODUCCIÓN
COMERCIA-LIZACIÓN
FINAN-ZAS
CONTA-DURÍA
CONTABI
LIDAD
IMPUES-TOS
TESO-RERÍA
CRÈDITOS Y COBRANZAS
COMPRAS RECURSOS HUMANOS
VENTAS DISTRI-BUCIÓN
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Clientes
Evaluar su estabilidad y rentabilidad, especialmente cuando tiene algún tipo de dependencia comercial.
El Estado y los diversos organismos de control
Necesidades de información para determinar los tributos, para fines de política fiscal y social, y la preparación de estadísticas globales sobre el funcionamiento de la economía.
LA INFORMACIÓN PATRIMONIAL.
De manera idéntica a la persona física que posee una serie de elementos propios (por ejemplo: una casa, una cuenta bancaria, etc.), una empresa también posee una serie de elementos necesarios para el desarrollo de su actividad.
La Contabilidad debe brindar información relacionada con el Patrimonio de una empresa, registrando todos sus cambios cualitativos y cuantitativos.
De esta forma, también se puede definir a la Contabilidad como la disciplina que se ocupa de registrar todas las operaciones que acontecen en una empresa, con el objeto de medir sus variaciones patrimoniales de manera cuantitativa o cualitativa.
La suma de todos los elementos pertenecientes a la empresa se denominan en forma genérica PATRIMONIO.
Cualitativos: se refieren a las variaciones que se producen en la composición del
patrimonio, es decir en los distintos elementos que lo forman.
Cuantitativos: comprenden la comparación del patrimonio en un determinado
momento con otro momento anterior.
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Los bienes y derechos son recursos que una organización tiene para el cumplimiento de sus actividades.
Para que un bien se considere Activo debe cumplir con dos requisitos: que pueda ser valuado económicamente (es decir, tener un valor monetario), y que pertenezca a la empresa. Se pueden mencionar, entre otros: dinero en efectivo, una cuenta bancaria, créditos a cobrar, mercaderías, maquinarias, etc. En cambio, las obligaciones son todas las deudas que se poseen a efectos de cumplir con los fines propuestos.
Para que exista un Pasivo debe existir un hecho económico activo que haya generado la real deuda hacia terceros. Entre otros: deudas a proveedores por compra de productos, sueldos al personal, préstamos de un banco, deudas impositivas, etc.
El patrimonio neto de un ente resulta del aporte de sus propietarios o asociados y de la acumulación de resultados. Por su origen, el patrimonio puede desagregarse así:
PATRIMONIO NETO = APORTES + RESULTADOS ACUMULADOS
Son elementos activos, y reciben el nombre genérico de ACTIVO.
Son elementos pasivos, y reciben el nombre genérico de PASIVO.
PATRIMONIO
BIENES
ECONÓMICOS
DERECHOS
A COBRAR
OBLIGACIONES A
TERCEROS
SON ELEMENTOS ACTIVOS SON ELEMENTOS PASIVOS
La diferencia entre ambos constituye:
EL PATRIMONIO NETO DE LA ORGANIZACIÓN.
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El conjunto de los aportes incluye tanto al capital suscripto (aportado o comprometido a aportar) como a los aportes no capitalizados. A lo largo de un período, la cuenta del patrimonio neto varía como consecuencia de las transacciones con los propietarios y el resultado del período contable. Las transacciones con los propietarios incluyen los aportes de capital y los retiros que ellos efectúan en su carácter de tales. El resultado del período es la variación patrimonial no atribuible a las transacciones con los propietarios, y que resulta de la interacción de flujos de ingresos, gastos, otros ingresos, otros egresos y los impuestos que gravan las ganancias finales. El resultado se denomina ganancia o superávit cuando aumenta el patrimonio, y pérdida o déficit en el caso contrario. Cabe aclarar que los resultados económicos de un período sólo deben computarse cuando sean realizados, es decir, cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables, y se hayan ponderado todos los riesgos inherentes a tal operación.
ECUACIÓN CONTABLE BÁSICA
Considerando que el patrimonio está formado por elementos activos y pasivos, puede establecerse la primera fórmula patrimonial denominada ecuación contable básica.
Que expresa:
Siendo una ecuación con igualdad de términos, mediante un pasaje de términos la fórmula patrimonial también se puede expresar:
O sus abreviaturas:
También la ecuación puede expresarse estableciendo que el patrimonio neto “es la parte del Activo que le queda a la empresa una vez que abona todas sus deudas”.
PATRIMONIO NETO = ACTIVO - PASIVO
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO
PN = A – P; A = P + PN; P = A - PN
PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO NETO
El patrimonio neto está formado por todo lo que la empresa tiene (bienes) o
le deben (derechos), menos aquello que, a su vez, debe a terceros (deudas).
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La ecuación contable básica es la fórmula patrimonial al momento de constituirse la organización, y se conformará con el aporte inicial de los socios (efectivo o bienes). Por ejemplo: si el capital se integra totalmente en efectivo por $ 50.000, el patrimonio neto a ese momento lo conformarán el capital y el activo representado por el dinero. PN = A – P 50.000 = 50.000 – 0 Si un socio aporta un bien gravado con garantía (por ejemplo: una deuda hipotecaria) por $ 10.000, existiría un pasivo que formaría parte de la fórmula patrimonial. PN = A – P 40.000 = 50.000 – 10.000 Una vez que comienza la actividad, la empresa desarrollará una serie de hechos económicos que modificarán el patrimonio inicial: adquirirá nuevos bienes, cancelará sus deudas, tendrá ganancias por las ventas y pérdidas por los gastos que soporte. Al cabo de un tiempo el patrimonio inicial tendrá una nueva composición:
Esto significa que el capital de inicio aumentará por las ganancias y disminuirá por las pérdidas. ECUACIÓN CONTABLE DINÁMICA La nueva fórmula del Patrimonio Neto con sus variaciones, demuestra cómo se ha generado un cambio en la composición de la ecuación contable básica (A – P = PN). Es menester que la Contabilidad registre y mida el patrimonio a una fecha determinada, a efectos de comparar sus variaciones. Para ello se puede incorporar la actual fórmula en la ecuación básica y reemplazando el término PATRIMONIO NETO. De esta manera se obtendrá una nueva ecuación denominada dinámica:
Para evitar que en esta ecuación existan elementos con la operación matemática de resta (Pasivo y Pérdidas), es preferible que, con un cambio de factores, pasen sumando al otro miembro de la igualdad. De esta manera, quedará expresada:
En definitiva, la Contabilidad como método de registración se basa en un concepto de igualdad, que es la esencia del principio de la PARTIDA DOBLE.
PATRIMONIO NETO = CAPITAL INICIAL + GANANCIAS - PÉRDIDAS
ACTIVO - PASIVO = CAPITAL INICIAL + GANANCIAS - PÉRDIDAS
ACTIVO + PÉRDIDAS = PASIVO + CAPITAL INICIAL + GANANCIAS
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PARTIDA DOBLE Los dos elementos que componen el primer término de la ecuación dinámica reciben el nombre genérico de DEBE; y el segundo término, el nombre genérico de HABER.
DEBE = HABER Es decir, que el Debe tiene que ser igual al Haber. Esta afirmación constituye el principio de la Partida Doble que se utiliza en Contabilidad.
Cada situación generada debe ser registrada en forma concomitante en ambos miembros de la ecuación y de manera balanceada. REGISTRACIÓN EN DEBE Y HABER Para saber de antemano qué se debe anotar en cada término es recomendable formularse las siguientes preguntas:
DEBE HABER
¿Qué entra?
¿Qué sale?
¿Quién me debe? ¿A quién debo?
Conocer las respuestas a esas preguntas da una primera aproximación sobre el lugar de ubicación de los registros de operaciones económicas. En el Debe se registra aquello que ingresa (por ejemplo, un bien o un gasto incurrido), o quién le debe a la empresa (un crédito a cobrar). En el Haber, se anota aquello que sale (por ejemplo, dinero) o a quién debe la empresa (un proveedor). En otras palabras: en el Debe y en el Haber de un registro contable se anotarán los siguientes aumentos:
DEBE HABER
Un aumento de Activo. Una Pérdida.
Un aumento de Pasivo. Un aumento de Capital. Una Ganancia.
ACTIVO + PÉRDIDAS = PASIVO + CAPITAL INICIAL + GANANCIAS
La registración de un hecho económico en uno de los términos de la igualdad tiene su contrapartida de registro en el otro.
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De igual forma, se deberán anotar las disminuciones de esos cinco elementos:
DEBE HABER
Una disminución de Pasivo. Una disminución de Capital. Una disminución de Ganancia.
Una disminución de Activo. Una disminución de Pérdida.
La acción de anotar en el Debe de un registro contable se denomina debitar, y la de anotar en el Haber, acreditar. Estos verbos tienen otras acepciones vinculadas con el aumento o disminución de los elementos de la ecuación. Por ejemplo: si una persona dice: “debitaron los gastos en la tarjeta de crédito” significa que aparece un aumento del elemento Pérdidas (y hay que anotarlo en el Debe). Si por el contrario dice “acreditaron los intereses de un plazo fijo”, hay que reconocer esta Ganancia anotándola en el Haber.
PERÍODO CONTABLE
El período utilizado a efectos de medir las variaciones se denomina período contable o ejercicio económico y es de un año. Los momentos inicial y final pueden o no coincidir con el año calendario (es decir del 1º de enero al 31 de diciembre).
Es una condición que los períodos sean de igual duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí.
FECHA DE INICIO
DEL EJERCICIO
FECHA DE CIERRE
DEL EJERCICIO
PERÍODO DE 12 MESES:
1º ENERO A 31 DE DIC.
NUEVO PERÍODO:
1º ENERO A 31 DE DIC.
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Unidad 5
LAS CUENTAS
CONCEPTO DE CUENTA
CLASIFICACION DE CUENTAS
CODIFICACIÓN DE CUENTAS
EL PLAN DE CUENTAS
EL MANUAL DE CUENTAS
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CONCEPTO DE CUENTA Los elementos que componen la ecuación contable están integrados por agrupaciones de valores homogéneos que reciben el nombre de cuentas. Implica dar una “denominación común” a cada hecho, que sintetice el significado de cómo podrá afectar la generación de información sobre las actividades empresariales. El principal grupo de cuentas surge de los cinco elementos de la ecuación contable dinámica, es decir: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ganancias y Pérdidas. Pero limitarse solamente a estos cinco no sería conveniente, por el grado de información que la empresa necesita para la toma de decisiones. Por lo tanto, debe utilizarse una dimensión de cuentas más amplia, que sea útil para definir adecuadamente los principios de registración. El número de cuentas dependerá de la naturaleza de las operaciones y las necesidades de información. Las cuentas pueden aumentar o disminuir con cada operación. Para registrar esos movimientos, cada cuenta también se divide en Debe y Haber. Por ejemplo:
Si ingresa un elemento que aumenta el Activo (un automóvil) debe
registrarse en el Debe de la cuenta que represente ese bien (es decir, la cuenta “Rodados”).
Si por la misma operación de compra del rodado hubo una disminución
de un elemento del Activo (el dinero destinado a abonar), debe registrarse este último en la cuenta que represente el valor monetario pagado (por ejemplo: “Caja”).
Si, posteriormente, se cobra en efectivo a un deudor el importe de una
venta, entonces se registrará el ingreso monetario nuevamente en la cuenta “Caja”.
Y así sucesivamente con cada una de las cuentas utilizadas para la registración. Se puede suponer que en un determinado plazo de tiempo cada cuenta tendrá en su Debe y en su Haber una serie de anotaciones, fruto de todas las operaciones realizadas. Cada cuenta tendrá un valor que representa cuál es la situación en un momento determinado, es decir, el significado o valor neto que tiene cada elemento a una fecha.
Cuenta es la máxima división efectuada respecto de los hechos económicos que acontecen en la organización.
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La diferencia entre el Debe y el Haber de cada cuenta se denomina saldo. Este surge de la comparación de los movimientos a una fecha determinada. Este saldo puede tener diversas denominaciones: Existen determinadas cuentas que, por definición, solamente pueden tener un saldo deudor o un saldo acreedor (salvo que a una fecha se encuentren saldadas), no admitiendo poseer un saldo contrario al que se ha determinado. En principio, las cuentas que integran el primer miembro de la ecuación (Activo o Pérdidas) siempre tienen un saldo deudor, y las cuentas del segundo miembro (Pasivo, Capital y Ganancias), un saldo acreedor. GRADO DE LIQUIDEZ. Según las normas legales y contables, las cuentas deben ser ordenadas de acuerdo a su grado de liquidez, es decir, de las más líquidas a las menos líquidas. Se entiende por liquidez la conversión de un activo o un pasivo en dinero efectivo. Esta conversión en dinero (o su equivalente) también se denomina realización. El grado de ordenamiento de efectuará de la siguiente manera:
Se comienza por la cuenta más líquida: el dinero (por su disponibilidad
inmediata). Luego aparece la cuenta a cobrar, que también es líquida pero no tanto
como la anterior (para ser asimilable al dinero, el crédito se debería cobrar).
Por último se coloca la mercadería, ya que no es tan líquida como las
anteriores para ser asimilable al dinero, primero se debería vender y luego cobrar.
De esta manera, todas las cuentas deberían ordenarse considerando el camino más directo para su conversión final en dinero.
Si los movimientos en el Debe superan a los del Haber, tiene saldo deudor.
Por el contrario, si el Haber es mayor que el Debe, tiene un saldo acreedor.
Si coinciden los valores en ambos términos (Debe y Haber), está saldada.
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AGRUPACIÓN EN CORRIENTE Y NO CORRIENTE En función del grado de liquidez, las cuentas pueden ser agrupadas en rubros: corriente y no corriente. Se entienden por corriente todos aquellos valores que se puedan efectivizar (hacer líquido) dentro de un año, o sea dentro del siguiente ejercicio económico. Por no corriente, aquellos cuya realización exceda de un año. CORRIENTE NO CORRIENTE Los conceptos corriente y no corriente solamente se utilizan en cuentas patrimoniales:
Activo Corriente: incluye aquellos elementos cuya realización se
producirá dentro de los doce meses a partir de la fecha de cierre del período contable.
Pasivo Corriente: comprende aquellas obligaciones con vencimiento
dentro de los doce meses a partir de la fecha de cierre del período económico.
Activo No Corriente: son elementos definidos en la empresa, con la
intención de que permanezcan por un período mayor al año contable (Bienes de Uso).
Pasivo No Corriente: comprende obligaciones que, por exceder el
término para su vencimiento de los doce meses, no son corrientes (deudas a largo plazo).
FECHA CIERRE DEL
PERÍODO CONTABLE
FECHA CIERRE DEL
PRÓXIMO PERÍODO
PERÍODO ANUAL
(EJ: 1º DE ENERO A 31 DE DIC.)
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ORDENAMIENTO DE LAS CUENTAS Para una adecuada clasificación de las cuentas, éstas pueden ser ordenadas en amplios grupos o en divisiones menores, de acuerdo al grado de información.
Las cuentas se agrupan en:
A su vez, las cuentas se dividen en:
Capítulos, que se dividen en:
Rubros, que se dividen en:
Subrubros, que se dividen en:
Cuentas.
Subcuentas, que se dividen en:
Cuentas de 3º grado, que se dividen en:
Cuentas de 4º grado, y así sucesivamente.
Las cuentas agrupan a cada uno de los conjuntos de datos que la empresa considera necesario identificar y separar de otros. Cada conjunto debe tener un nombre: los grupos de datos así formados se relacionan entre sí, de acuerdo con atributos más generales que les son comunes, llegando a formar un esquema similar al de ramas de un árbol: Se denominan Capítulos a las divisiones mayores que se adoptan para registrar las operaciones. Los capítulos corresponden a los elementos de la ecuación dinámica:
Activo
Pasivo
Patrimonio Neto
Resultado Positivo (Ganancias)
Resultado Negativo (Pérdidas)
En función de su ubicación dentro de los capítulos mencionados, las cuentas se denominarán patrimoniales (las correspondientes a Activo, Pasivo y Patrimonio Neto) y de resultados (las referidas a Ganancias y Pérdidas) A efectos de agrupar las cuentas en rubros es importante tener en cuenta la intención de los órganos de la empresa respecto de sus bienes, derechos y obligaciones. Los rubros patrimoniales son los siguientes:
CAPÍTULO
RUBRO
RUBRO
SUBRUBRO
SUBRUBRO
CUENTA
CUENTA
SUBCUENTA
SUBCUENTA
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Rubros del Activo:
CAJA Y
BANCOS
Incluye el dinero en efectivo en caja y bancos (del país o del exterior), y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar.
INVERSIONES
Colocaciones efectuadas para obtener una renta y susceptibles de fácil realización (depósitos a plazo fijo y caja de ahorro, etc.).
CRÉDITOS
Derechos contra terceros para percibir sumas de dinero u otros bienes, separados por ventas habituales y por otros conceptos.
BIENES DE
CAMBIO
Bienes destinados a la venta habitual, los que se encuentran en proceso de producción, y aquellos que resulten consumidos en la producción o comercialización de los productos.
BIENES DE
USO
Bienes tangibles que se utilizan en la actividad, cuya vida útil estimada es superior a un año y no están destinados a la venta.
ACTIVOS
INTANGIBLES
Cuentas representativas de franquicias, privilegios, propiedad intelectual, patentes, marcas, licencias, gastos de organización, etc.
Rubros del Pasivo:
DEUDAS
Son obligaciones ciertas, determinadas o determinables.
PREVISIONES
Representan situaciones contingentes que puedan originar obligaciones a favor de terceros.
Rubros del Patrimonio Neto:
CAPITAL
Son cuentas que representan el capital suscripto por los socios, de acuerdo a la tipología definida para cada una de las sociedades.
RESERVAS
Son beneficios retenidos en la empresa conforme a una resolución en asamblea general, o por disposición legal o estatutaria
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RESULTADOS ACUMULADOS
Son ganancias o pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores y sin una asignación específica. Incluye el resultado neto del período, es decir la diferencia entre las ganancias y pérdidas del presente ejercicio.
Considerando que la Contabilidad tiene por objetivo brindar un sistema de información para la toma de decisiones y el control de la gestión empresaria, es importante la definición del concepto de resultados. De cada total de ingresos se deducirá su costo, con el fin de determinar el resultado bruto. Los rubros de resultados se agrupan en:
GANANCIAS
Incluye los ingresos provenientes de:
Las actividades principales (ventas de bienes o de servicios).
Otros ingresos no operativos (intereses ganados, alquileres cobrados, venta de bienes de uso).
PÉRDIDAS
Incluye los egresos de:
El costo incurrido para lograr los ingresos (es decir, sobre los bienes vendidos o servicios prestados).
Los gastos operativos por función (comercialización, administración y financieros).
Otros egresos no operativos o extraordinarios.
El término resultado es la diferencia entre el ingreso obtenido por las ventas de los productos (bienes o servicios) y el costo de los insumos utilizados
en la producción y comercialización de esos productos.
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SUBRUBROS Y SUBCUENTAS Los rubros pueden ser divididos en subrubros. Por ejemplo: El rubro Créditos puede ser dividido en dos subrubros:
Créditos por Ventas: incluye las cuentas representativas de los derechos
para percibir una suma de dinero (deudores por ventas, documentos a cobrar).
Otros Créditos: incluye derechos por otros bienes o servicios a percibir.
Pueden ser: impositivos (anticipos y créditos fiscales), relaciones con el personal (anticipos de sueldos) o relaciones con proveedores (anticipos por compras).
El rubro Caja y Bancos puede dividirse en:
Caja: donde se incluyen todas las cuentas asimilables al dinero (efectivo,
moneda extranjera, fondo fijo). Bancos: agrupando a las cuentas que representen los depósitos en
cuenta corriente en los distintos bancos.
A su vez, cada una de las cuentas puede ser dividida en partes menores denominadas subcuentas. Pueden ser divididas según varios criterios: mayor definición del elemento, ubicación geográfica, nombre del cliente o proveedor, etc. De esta manera, se utilizará una cuenta global y distintas subcuentas aclaratorias. Por ejemplo:
El subrubro es una forma de dividir los rubros de manera de poder definir adecuadamente un mayor grado de información.
Las subcuentas (o cuentas de 2º grado) surgen de la necesidad de ampliar
el grado de detalle de la información de las cuentas.
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La cuenta Deudores por Ventas puede dividirse en: Deudores Locales y
Deudores del Exterior. La cuenta de Deudores Locales puede dividirse en: Empresas y
Particulares. La cuenta de tercer grado Empresas puede dividirse por nombre de
cliente. Y así sucesivamente.
CONCEPTO DE PLAN El Plan de Cuentas debe estar preparado de tal forma que pueda suministrar la información necesaria a las decisiones que la empresa quiera tomar. El armado del plan no debe constituirse en un elemento rígido; por el contrario, admite ser modificado si las circunstancias así lo requieren. La dimensión depende de todos los hechos económicos que puedan ser representados a través de una cuenta. Sin embargo, no es conveniente confeccionar un plan demasiado amplio que obligue a una gran apertura de cuentas, y considerando que éstas no aporten demasiado valor al tipo de información requerida. De acuerdo con las disposiciones legales, las cuentas deberán ordenarse según el grado de liquidez y separando los rubros en corrientes y no corrientes. CODIFICACIÓN DEL PLAN La codificación es una manera abreviada de denominar a una cuenta y de ubicarla dentro de una determinada clasificación en el plan. Existen varios métodos para codificar, de acuerdo con el sistema de información manual o computadorizado que tenga la empresa. Es recomendable el diseño de un plan que permita una mayor flexibilidad para la incorporación de aquellas cuentas que representen nuevas operaciones. Por lo tanto, es preferible clasificar los códigos en decimales o en block.
El plan consiste en la exposición ordenada de todas las cuentas que se utilizarán en la registración contable.
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SECUENCIA CONCEPTO EJEMPLO
EN
DECIMALES
Cuando están separados en campos, uno reservado para cada atributo.
1. ACTIVO 1.1. CAJA Y BANCOS 1.1.1. Caja 1.1.2. Bancos
EN
BLOCK
Cuando se destina un grupo completo de códigos para un grupo de cuentas.
1000 ACTIVO 1100 CAJA Y BANCOS 1101 Caja 1102 Bancos
Codificar las cuentas en decimales es un método empleado en aquellas empresas con sistemas de información manual. La codificación en block se adapta mejor a los sistemas informatizados: permite un control de congruencia y consistencia al ingresar el dato numérico de la cuenta y evita frecuentes errores de una mala digitación. MODELO GENERAL Para una mejor orientación, se presenta un resumen del Plan de Cuentas preparado de acuerdo a las normas vigentes de presentación de los Estados Contables, separando por códigos los distintos Capítulos (con los rubros corrientes y no corrientes), los rubros patrimoniales y los de resultados. A su vez, las cuentas han sido clasificadas mediante el uso de la codificación en block, que se adapta mejor a los sistemas informatizados. Para una mejor orientación, en primer término se presenta a título de ejemplo un resumen del Plan, separando por códigos los distintos Capítulos, los rubros patrimoniales (corrientes y no corrientes) y los de resultados.
10000 ACTIVO 11000 ACTIVO CTE 12000 ACTIVO NO CTE.
20000 PASIVO 21000 PASIVO CTE. 22000 PASIVO NO CTE.
30000 PATRIMONIO NETO 40000 GANANCIAS 50000 PÉRDIDAS
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RUBROS DEL ACTIVO RUBROS DEL PASIVO PATRIMONIO NETO
CORRIENTE:
11100 CAJA Y BANCOS 11200 INVERSIONES 11300 CRÉDITOS POR VTAS. 11400 CRÉDITOS FISCALES 11500 OTROS CRÉDITOS 11600 BIENES DE CAMBIO
NO CORRIENTE: 12100 BIENES DE USO 12200 ACT. INTANGIBLES
CORRIENTE:
21100 CUENTAS A PAGAR 21200 DEUDAS BANCARIAS 21300 DEUDAS FISCALES 21400 DEUDAS
PREVISIONALES
NO CORRIENTE: 22100 CUENTAS A PAGAR 22200 DEUDAS BANCARIAS
30100 CAPITAL 30200 RESERVAS 30300 RESULTADOS
INGRESOS EGRESOS
40100 POR VENTAS 40200 OTROS INGRESOS
50100 COSTO DE SERVICIOS 50200 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 50300 GASTOS COMERCIALIZACIÓN 50400 GASTOS DE FINANCIACIÓN
La presentación de este Plan es a título enunciativo, ya que cada empresa podrá adaptarlo a sus necesidades de información interna. Para una mejor individualización de los diferentes conceptos, se lo ha separado en cuentas del Activo, cuentas del Pasivo y Patrimonio Neto, y cuentas de Resultados.
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CUENTAS DEL ACTIVO:
CÓDIGO CUENTA CÓDIGO CUENTA
10000 11000
11100 11110 11111 11112 11120 11121 11130 11140
11200 11210 11211 11220
11300 11310 11311 11320
11400 11410 11411 11412 11420 11421 11430 11431
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA Y BANCOS Caja Moneda local Moneda Extranjera Bancos Ctas. Ctes. Banco AA Valores a Depositar Fondo Fijo INVERSIONES Caja de Ahorro Banco BB Plazo Fijo CRÉDITOS POR VENTAS Deudores por Ventas DD Documentos a Cobrar CRÉDITOS FISCALES Impuesto al Valor Agregado IVA Crédito Fiscal IVA Saldo Libre Disponibilidad Impuesto a las Ganancias Anticipo Imp. Ganancias Ingresos Brutos Ant. Ingr. Brutos Cap. Fed.
11500 11510 11511 11520 11521 11530 11531 11540 11541
11600 11610 11611 11620 11630 11640
12000
12100 12110 12120 12130 12140 12150 12190
12200 12210 12220
OTROS CRÉDITOS Accionistas Sr. EE Créditos al Personal Anticipo de Sueldos Anticipos a Proveedores Anticipos por Compras Gastos Pagados por Adelantado Alquileres Pagados por Adelantado BIENES DE CAMBIO Mercadería de Reventa GG Materias Primas Productos en curso de Elaboración Productos Terminados
ACTIVO NO CORRIENTE
BIENES DE USO Terrenos Edificios Muebles y Útiles Maquinarias y Equipos Rodados Amortizaciones Acumuladas ACTIVOS INTANGIBLES Marcas y Patentes Gastos de Organización
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CUENTAS DEL PASIVO Y DEL PATRIMONIO NETO:
20000 21000
21100 21110 21111 21120 21121 21130
21200 21210 21211 21220 21221
21300 21310 21311 21320 21321 21322 21330 21331
PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS A PAGAR Proveedores Locales LL Proveedores del Exterior MM Documentos a Pagar DEUDAS BANCARIAS Adelantos en Cta. Cte. Bco. NN – Adel. en Cta. Cte. Préstamos Bancarios Bco. PP – Préstamos DEUDAS FISCALES Impuesto al Valor Agregado IVA Débito Fiscal Impuesto a las Ganancias Imp. a las Ganancias a Pagar Retenc. a Proveed. a Depositar Ingresos Brutos Ingresos Brutos a Pagar
21400 21410 21420
22000
22100 22130
22200 22220 22221
30000
30100 30101 30102 30200 30201 30202 30300 30301 30302
DEUDAS PREVISONALES Sueldos a Pagar SUSS a Pagar
PASIVO NO CORRIENTE
CUENTAS A PAGAR Documentos a Pagar DEUDAS BANCARIAS Préstamos Bancarios Bco. QQ – Préstamos
PATRIMONIO NETO
CAPITAL Capital Social Aportes Pendientes de Integración RESERVAS Reserva Legal Otras Reservas RESULTADOS Resultados Acumulados Resultado del Ejercicio
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CUENTAS DE RESULTADOS:
CÓDIGO CUENTA CÓDIGO CUENTA
40000
40100 40101 40102
40200 40210 40212 40213
50000
50100 50101 50102 50110 50111 50112 50121 50122 50131 50171 50191
GANANCIAS
INGRESOS POR VENTAS Venta de Mercaderías Venta de Servicios OTROS INGRESOS Intereses Cobrados Alquileres Ganados Resultado Venta Bienes de Uso
PÉRDIDAS
COSTO DE FABRICACIÓN Costo de Mercaderías Vendidas Diferencia de Inventarios Sueldos y Jornales Indemnización por Despido Cargas Sociales Alquileres Reparaciones y Mantenimiento Imp. Tasas y Contribuciones Gastos Varios Amortizaciones
50200 50210 50211 50212 50221 50230 50231 50241 50242 50271 50281
50300 50323 50329 50330 50332 50342 50371
50400 50401 50402 50403
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Sueldos y Jornales Indemnización por Despido Cargas Sociales Alquileres Honorarios Imp. Tasas y Contribuciones Papelería y Útiles de Oficina Viáticos y Movilidad Gastos Varios Diferencia de Caja GASTOS COMERCIALIZACIÓN Gastos de Publicidad y Promoción Gastos de Fletes Honorarios Imp. a los Ingresos Brutos Viáticos y Movilidad Gastos Varios GASTOS DE FINANCIACIÓN Intereses Bancarios Gastos Bancarios Intereses a Proveedores
CONCEPTO DE MANUAL En toda empresa debería existir un texto que determinara cada una de las situaciones posibles de producirse y que posibilitara la realización de las registraciones utilizando determinados conjuntos de valores. Estas condiciones están contenidas en un texto que se denomina Manual de Cuentas y que debe constituirse en el complemento de todo Plan de Cuentas.
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Las cuentas que se incorporan al Plan sólo pueden ser utilizadas en el sentido que se especifica en el manual y con la autorización del Contador General de la empresa. A su vez, debe ser respetada la agrupación en subrubros, de éstos en rubros y, por último, de éstos en capítulos, y siempre ordenando según el grado de liquidez de las cuentas. A continuación se desarrollará un ejemplo de manual de cuentas con las principales cuentas patrimoniales, a efectos de una mejor comprensión de los motivos que originan su registración en el Debe (cuando se debitan) y en el Haber (cuando se acreditan). A su vez, en la última columna se explica el significado del saldo de cada cuenta. Cabe recordar que las cuentas de Activo poseen saldo deudor (o están saldadas), y las cuentas de Pasivo y de Patrimonio Neto tienen saldo acreedor (o están saldadas). Las únicas excepciones a lo comentado en el párrafo anterior surgen de las cuentas Amortizaciones Acumuladas (que a pesar de formar parte del Activo, tiene saldo acreedor) y de Resultado del Ejercicio (que puede tener saldo deudor o acreedor, en función del resultado del periodo). DESCRIPCIÓN DE CUENTAS CUENTAS DEL ACTIVO:
CUENTAS
SE DEBITA:
SE ACREDITA:
SALDO: DEUDOR
SIGNIFICA:
CAJA
Por las entradas de dinero.
Por las salidas de dinero.
Existencia de efectivo.
BANCO CUENTA CORRIENTE
Por depósitos efectuados y notas de crédito bancarias a favor de la empresa.
Por los cheques emitidos y notas de débito bancarias.
Saldo depositado en la cuenta corriente del Banco.
El manual describe las normas generales de utilización de
las distintas cuentas.
COMPOSICIÓN DE LAS CUENTAS
EXPLICACIÓN DE
SU USO
REPRESENTACIÓN
DE SU SALDO
Respetando el
ordenamiento
del plan.
Determinando cuándo
se debitan y cuándo se
acreditan.
Para conocer qué significa el valor contable asignado.
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VALORES A DEPOSITAR
Por entrada de cheques cobrados, que se depositarán.
Por el depósito en el Banco de un cheque recibido.
Existencia de cheques no depositados.
PLAZO FIJO
Por los depósitos efectuados en una cuenta de Plazo Fijo.
Por los retiros de la cuenta a su vencimiento.
Saldo de Plazo Fijo depositado en Banco.
DEUDORES POR VENTAS
Por facturas de venta emitidas.
Por cobros de facturas.
Saldo pendiente de cobro.
DOCUMENTOS A COBRAR
Por documentos firmados por terceros en pago de deudas.
Por cobro de documentos.
Crédito documentado pendiente de cobro.
IVA CRÉDITO FISCAL
Por el impuesto incluido en facturas o notas de débito recibidas.
Por compensación con el débito fiscal para liquidar el impuesto.
Saldo a favor del contribuyente.
ANTICIPOS DE GANANCIAS (ó DE INGR. BRUTOS)
Por los anticipos a cuenta de la liquidación del impuesto.
Por compensación con el débito fiscal para liquidar el impuesto.
Saldo a favor del contribuyente.
ANTICIPO DE SUELDOS
Por adelantos otorgados al personal.
Por cancelación del anticipo.
Saldo pendiente de reintegro.
ANTICIPOS A PROVEEDORES
Por adelantos monetarios para operación de compra.
Por compensación con la factura del proveedor.
Saldo anticipado a proveedores.
MERCADERÍAS, MATERIAS PRIMAS, etc.
Por compra de mercaderías para vender y materiales para el proceso productivo.
Por bienes vendidos o consumidos en el proceso de producción.
Existencia de los bienes.
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TERRENOS, EDIFICIOS, etc.
Por el valor de compra del bien usado en la actividad.
Por la venta o por baja (fuera de uso u obsoletos).
El valor de los bienes usados en el negocio.
AMORTIZACIONES ACUMULADAS
Por recupero del valor (en oportunidad de baja o venta)
Por la amortización periódica de los bienes.
SALDO ACREEDOR: Monto total amortizado desde el alta del bien.
MARCAS Y PATENTES
Por el valor de adquisición del bien inmaterial.
Por la venta del bien.
El valor contable del bien.
GASTOS DE ORGANIZACIÓN
Por los montos (diferidos) para constituir la empresa.
Por transferencia a gastos (amortización periódica).
Saldo pendiente de amortización.
CUENTAS DEL PASIVO:
CUENTA SE DEBITA: SE ACREDITA: SALDO: ACREEDOR
PROVEEDORES
Por el pago a proveedores o notas de crédito a favor.
Por facturas de compras o débitos de proveedores.
Las deudas pendientes con los proveedores.
DOCUMENTOS A PAGAR
Por el pago de la deuda documentada.
Por la documentación de deuda a un proveedor.
Los documentos pendientes de pago.
ADELANTOS EN CUENTA CORRIENTE
Para cubrir el monto autorizado por el Banco.
Por autorizaciones del Banco para girar en descubierto.
La deuda hacia el Banco.
PRÉSTAMOS BANCARIOS
Por cancelación del préstamo.
Por el préstamo obtenido del Banco.
La deuda hacia el Banco.
IVA DÉBITO FISCAL
Por compensación con el crédito fiscal para liquidar el impuesto.
Por el impuesto incluido en facturas de venta o notas de débito emitidas.
Saldo a favor de AFIP por el impuesto adeudado.
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IMP. A PAGAR (GANANCIAS, INGR. BRUTOS)
Por compensación con los anticipos para liquidar el impuesto.
Por la liquidación del impuesto a pagar.
Saldo de impuestos a pagar por un período.
SUELDOS A PAGAR
Por el pago del importe neto.
Por el importe neto de la liquidación periódica.
Sueldos adeudados aún no abonados.
SUSS A PAGAR
Por el pago de aportes y retenciones sobre sueldos.
Por las cargas sociales a pagar sobre sueldos.
Las deudas a AFIP aún no abonadas.
RETENCIÓN SINDICATO A PAGAR
Por el pago de la retención sindical.
Por la liquidación de la retención sindical sobre sueldos y jornales.
Monto adeudados a las cajas sindicales.
CUENTAS DEL PATRIMONIO NETO:
CUENTA SE DEBITA: SE ACREDITA: SALDO: ACREEDOR
CAPITAL SOCIAL
Por la disminución del capital accionario.
Por la integración del capital accionario.
El monto de capital suscripto.
AP. PENDIENTES DE INTEGRACIÓN
Por la integración del capital accionario.
Por compromiso de aporte de un accionista.
Monto comprometido y aún no integrado.
RESERVA LEGAL
Para compensación de quebrantos.
Por disposición legal, sobre la ganancia anual.
El monto actual de la Reserva legal.
OTRAS RESERVAS
Para compensación de quebrantos.
Por disposición facultativa o estatutaria (sin límite).
El monto actual de otras Reservas.
RESULTADOS ACUMULADOS
Por el resultado negativo de un período.
Por el resultado positivo de un período.
Monto de resultados de ejercicios
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anteriores.
RESULTADO DEL EJERCICIO
Por las pérdidas.
Por las ganancias.
DEUDOR: negativo. ACREEDOR: positivo.
Una vez en conocimiento del funcionamiento de las cuentas se explicarán las diversas variaciones patrimoniales.
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Unidad 6
LOS LIBROS CONTABLES Y
LAS REGISTRACIONES BÁSICAS
LOS LIBROS CONTABLES BÁSICOS
EL LIBRO DIARIO
CARACTERÍSTICAS Y FORMAS DE
REGISTRACION
LOS ASIENTOS
EL LIBRO MAYOR
CARACTERÍSTICAS Y FORMAS DE
REGISTRACIÓN
EL SALDO DE LAS CUENTAS
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LOS REGISTROS CONTABLES Según las normas legal y contable, todo empresario está obligado a llevar cuenta y razón de sus operaciones, y a tener una Contabilidad organizada sobre una base uniforme. De las registraciones debe surgir un cuadro verídico de sus negocios y una justificación clara de todos los actos utilizando la documentación respectiva. De acuerdo con su naturaleza, los registros contables pueden clasificarse en:
En general, la operación se anota en un registro cronológico para, desde allí, ser volcada a uno sistemático. Desde un registro sistemático se pasa a uno de situación. LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES De acuerdo con el nivel de detalle con que se contabilicen, los registros se dividen en principales y auxiliares. Los principales son aquellos desde donde pueden obtenerse directamente los
resultados de la actividad. Reciben el nombre de: Diario, Mayor e Inventarios. Los auxiliares son registros que sirven de fuente a los principales. Reciben el nombre
de: Subdiario, Submayor y Auxiliar de Inventarios. Cada uno de estos registros principales o auxiliares se vincula con la clasificación de los registros según su naturaleza. Resumiendo:
SEGÚN NATURALEZA
REGISTRO PRINCIPAL
REGISTRO AUXILIAR
Cronológicos
DIARIO
SUBDIARIO
Sistemáticos
MAYOR
SUBMAYOR
De situación
INVENTARIOS
AUXILIAR DE INVENTARIOS
La operación contable se registra en el Diario para, desde allí, ser volcada en el Mayor y, desde el Mayor, se pasa al libro Inventarios.
Cronológicos: contienen los asientos contables ordenados de acuerdo con la fecha en
que se han realizado las operaciones que reflejan.
Sistemáticos: contienen los asientos ordenados de acuerdo con el tipo de cuenta que
han movido.
Analíticos o de situación: muestran resúmenes de las operaciones y posibilitan la
determinación de las variaciones cuantitativas y cualitativas del Patrimonio Neto.
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Si la empresa utiliza registros auxiliares, la operación se registra en el Subdiario para, desde allí, ser volcada en el Diario. Luego se anotará en el Submayor y, desde ese registro, se volcará en el Mayor. Posteriormente, se registrará en el Auxiliar de Inventarios para, finalmente, pasar al Inventarios.
Además de los registros mencionados, se deberá llevar la documentación contable que corresponda
a una adecuada integración de un sistema de contabilidad, y que le exijan la importancia y la naturaleza de las actividades, de modo que, de la información suministrada, resulten con claridad los actos de gestión patrimonial. LIBROS OBLIGATORIOS De los registros principales, dos son obligatorios para todo empresario, de acuerdo con las disposiciones que establecen las normas legales para nuestro país.
Las principales características son:
El libro Diario podrá ser llevado con asientos globales que no comprendan períodos mayores de un (1) mes. Esto surge de las registraciones utilizando subdiarios.
SUBDIARIO
SUBMAYOR
AUXILIAR DE
INVENTARIOS
HECHO
ECONÓMICO
DIARIO
MAYOR
INVENTARIOS
Los libros obligatorios son el Diario y el Inventarios (este último también se denomina Inventario y Balances).
Diario: de naturaleza cronológica, se asentarán día por día (y según el orden en que
se vayan efectuando) todas las operaciones, de modo que cada partida registrada
manifieste quién es el acreedor y quién es el deudor.
Inventarios: de situación, se asentará al inicio de la actividad una descripción exacta
de los bienes y derechos que forman el capital. Al cierre de cada ejercicio, además de
la descripción de las cuentas del patrimonio, se transcribe el balance y el cuadro de las
ganancias ó pérdidas.
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En el libro Inventarios, y dentro de los cuatro meses posteriores a la fecha de cierre del período, se asentará el balance general, comprendiendo en él todos sus bienes, derechos y obligaciones pendientes en la fecha del balance. Además de los libros obligatorios mencionados, debe tenerse presente la existencia de otras normas emanadas de Organismos de Contralor específicos, a los que deberán también ajustarse según el objeto social o actividad que desarrollen. Entre ellos:
Ministerio de Trabajo: deberá llevarse un libro especial de Sueldos y Jornales rubricado
cuando se tenga personal en relación de dependencia.
Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP): estableció normas especiales de
facturación, registración, e información. Los contribuyentes que confeccionan estados
contables y aquéllos que no practiquen balances en forma comercial, deberán llevar libros
autorizados (Libros IVA Compras e IVA Ventas).
FORMALIDADES LEGALES
Los libros obligatorios deberán estar encuadernados y foliados (numerados), y cada comerciante los presentará ante el Tribunal de Comercio de su domicilio para que se los individualice (rubrique) en la forma que determine el respectivo tribunal superior.
El acto de rúbrica consiste en poner, en cada libro, una nota datada y firmada del destino del libro, el nombre del propietario y el número de hojas que contiene.
En cuanto al modo de llevar los libros obligatorios (como así también los auxiliares no exigidos por la ley), se prohíbe:
Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y de las operaciones realizadas.
Dejar blancos y huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas a otras, sin que entre
ellas quede lugar a intercalaciones ni adiciones.
Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas. Los errores u omisiones se han de salvar
por un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta el error.
Tachar asiento alguno.
Mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación y foliación.
Llevar los libros en otro idioma que no sea el castellano.
Los libros que carezcan de alguna de las formalidades, no tienen valor alguno en juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan.
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TRÁMITES DE RUBRICACIÓN DE LIBROS La I.G.J. ha delegado en los escribanos de registro de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, la función de individualización y rúbrica de los libros de los empresarios unipersonales, sociedades comerciales, entidades y demás sujetos obligados. La solicitud de rúbrica se considerará efectuada en tiempo y forma cuando se haya presentado dentro de un plazo de noventa (90) días corridos desde su matriculación, inscripción, u otorgamiento de personería jurídica. De tratarse del primer libro, se emitirá la oblea correspondiente intervenida por la I.G.J. a través del responsable designado, la que será adherida en la primera página del libro por el escribano solicitante, quien la vinculará con su sello y firma autógrafa. De ser libros continuadores (por haberse ya rubricado libros anteriores), el proceso será similar. El escribano deberá conservar en su poder una nota firmada por el requirente, justificando la necesidad de la individualización, y dejando constancia de la última foja utilizada del libro antecedente y la fecha de última registración. De existir la imposibilidad del solicitante de exhibir los libros antecedentes, motivada por la sustracción o extravío, deberá acreditarse tal circunstancia mediante denuncia policial o judicial, con el detalle específico del nombre y número de libro extraviado.
MEDIOS DE PRUEBA La exhibición de los libros sólo puede decretarse a instancia de parte en los juicios de sucesión, administración y en liquidación o quiebra. Ninguna autoridad puede hacer pesquisas de oficio, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros según la Ley.
La exhibición de los libros se verificará en presencia del dueño o representante, y exclusivamente a los artículos que tengan relación con la cuestión que se ventila. A su vez, para ser admitidos en juicio, deberán hallarse en el idioma del país. Si por pertenecer a extranjeros estuviesen en otra lengua, serán previamente traducidos en la parte relativa a la cuestión, por un intérprete nombrado de oficio por el Juez. Por otra parte, tienen obligación de conservar sus libros hasta diez años después del cese de actividad, al igual que toda la documentación respaldatoria. En caso de fallecimiento del titular, los herederos deben conservan sus libros, y están sujetos a exhibirlos en la forma y los términos en que estaría la persona a quien heredaron.
Los asientos contables en los libros llevados en legal forma, serán admitidos en juicio como medio de prueba de los hechos económicos registrados.
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ASIENTO CONTABLE
Toda anotación en los registros se expresa a través de un asiento contable.
Cada asiento puede ser dividido en dos partes:
Zona de descripción;
Zona de valores. A su vez, cada una de esas zonas se subdivide en:
Sector de débitos;
Sector de créditos;
Sector de detalle. Gráficamente, un asiento contable tiene la siguiente forma:
ZONA DE DESCRIPCIÓN ZONA DE VALORES
SECTOR DE DÉBITOS
SECTOR DE CRÉDITOS
SECTOR DE DETALLE
La parte más importante y significativa de cada asiento es la constituida por los sectores de débitos y de créditos, que forman su núcleo básico. Ahora bien, ¿cómo se logra efectuar la transición entre una operación y un asiento? Hay que seguir una serie de pasos que, basados en los principios de registración, permiten realizar el asiento buscado. Tales pasos son los siguientes:
1) Determinar el tipo de cuenta que ha sido afectada.
2) Establecer el efecto producido en cada cuenta, o sea, un aumento o una
disminución.
3) Definir la cuenta que se debita y la que se acredita.
El seguimiento de estos pasos es fundamental para una adecuada registración. Por ejemplo: si una operación económica es el cobro en efectivo de una factura a un cliente, el procedimiento para su registración es el siguiente:
A
B
E
C
D
Un asiento es la expresión contable de una operación económica, siguiendo los principios básicos de registración.
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El saldo de la cuenta que acumula los valores en efectivo tiene un movimiento; por lo tanto,
una de las cuentas será CAJA. A su vez, al existir un cliente que debía el importe de una
factura, el movimiento se referirá también a la cuenta que agrupa a todos aquellos que deben
a la empresa (DEUDORES POR VENTAS)
Tanto la cuenta Caja como Deudores por Ventas pertenecen al ACTIVO.
El saldo de la cuenta Caja aumentará. Al ser una cuenta de Activo, corresponde registrar
dicha operación como DÉBITO (en la zona A).
El saldo de la cuenta Deudores por Ventas disminuirá. Al ser una cuenta de Activo,
corresponde registrar dicha operación como CRÉDITO (en la zona B).
En la zona de valores (C y D) se colocará el importe de la operación, es decir, el valor
monetario de la factura cobrada. Cabe aclarar, que el importe anotado en el Debe tiene que
ser igual al anotado en el Haber (por la Partida Doble).
El sector E, denominado Leyenda, se integra con aspectos complementarios e identificatorios
de la operación, de forma tal que el asiento constituya un informe completo de la operación
registrada. Por ejemplo: el detalle del nombre del cliente, número de la factura y la fecha de
su emisión.
Cada registración debe tener un valor monetario en el Debe y en el Haber, y en función de la ubicación se identificará el lugar de débito o crédito que le corresponde a cada cuenta. Sin embargo, es conveniente separar las cuentas debitadas y acreditadas incluyendo la preposición “a” entre ambos registros (anteponiendo a la cuenta que se acredita)
De acuerdo al principio de la Partida Doble, cada asiento debe poseer por lo menos dos cuentas (una que se debita y otra que se acredita). En el mismo asiento pueden utilizarse varias cuentas, en función de la operación a registrar o de las prácticas contables desarrolladas. La única condición a respetar es que el asiento debe quedar finalmente balanceado, es decir, que las suma de los valores de las cuentas debitadas debe coincidir con la suma de los valores acreditados.
LIBRO DIARIO En el libro Diario deben ser registradas, en forma cronológica y consecutiva todas las operaciones de la empresa, aplicando los principios de la Partida Doble, de forma tal que queden adecuadamente reflejados los resultados obtenidos. Las operaciones se asentarán de manera directa: consiste en anotar no solamente las cuentas
debitadas y acreditadas (con sus importes), sino que también debe brindar información sobre la
fecha de la operación y los comprobantes que dan fe de ella.
CUENTA (debitada)
A CUENTA (acreditada)
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Por lo general, se deja un renglón libre entre asiento y asiento, que se inutiliza con una raya horizontal y con una sangría al medio para colocar el número de asiento. FORMATO TRADICIONAL El libro Diario debe tener por lo menos dos columnas (Debe y Haber), donde se registran los débitos y créditos de las cuentas utilizadas. Los asientos deben ser numerados en forma correlativa desde el inicio del período contable y se
debe colocar la fecha de registración.
Veamos el siguiente ejemplo de registración de una compra en cuenta corriente:
FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER
08/06/
16
MERCADERÍAS DE REVENTA
A PROVEEDORES Por la compra de bienes en cuenta corriente, según factura Nº 9998.
10.000
10.000
Cuando se completa la hoja, deben totalizarse las columnas de Debe y de Haber, a efectos de verificar la igualdad de los importes asentados y evitar errores de trascripción. En otras palabras, evitar que el asiento quede “no balanceado”. Este subtotal, denominado “transporte”, debe pasar al primer renglón de la siguiente hoja. ERRORES DE IMPUTACIÓN En caso de colocar erróneamente un importe (al volcar un asiento en el libro Diario), existen dos maneras de poder solucionar el inconveniente:
Un procedimiento similar se efectuará en el caso de anotar, de manera equivocada, la cuenta a utilizar en la operación. Por ejemplo: transcribir la cuenta Proveedores cuando debería registrarse la cuenta Documentos a Pagar. En los sistemas informatizados se solucionan en el mismo momento de registro: el sistema verifica la consistencia de las cifras volcadas, comparando el equilibrio de los importes anotados en Debe y Haber, y la congruencia de la codificación digitada. Esto permite corregir al instante el asiento ingresado, antes del proceso de aceptación final.
Registrar el asiento inverso al anterior asentado, con el detalle de que se anula el trascripto en forma errónea e indicando la fecha y el número (es el clásico contra asiento). Luego, proceder a registrar el asiento por el importe correcto.
Registrar un asiento por la diferencia de valores, es decir entre el erróneo y el importe correcto, indicando también la circunstancia por la cual se registra.
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MOMENTO DE REGISTRACIÓN
Los hechos económicos, susceptibles de ser registrados contablemente, pueden ser clasificados en función del momento en que se procede a su registración:
Inmediatos: existe una coincidencia entre el momento en que un hecho económico aparece y
la operación de inscribirlo en los registros formales de la empresa. Por ejemplo: una compra
o una venta.
Diferidos: el hecho se pone de manifiesto pero, por normas vigentes, se posterga su registro
para una fecha posterior. Por ejemplo: los sueldos del personal que se devengan con el correr
del tiempo y se registran periódicamente (una vez por mes).
Las mercaderías que se compran para su posterior reventa son registradas en una cuenta de Activo y no directamente a una cuenta de gastos. Como la intención de la empresa es la operación de ventas, recién se enviarán a resultados en el momento en que se realice el hecho sustancial que genera a la misma, es decir, el intercambio de la propiedad con la entrega de esas mercaderías a un cliente. Si todos los bienes que se incorporan (mercaderías, bienes de uso, etc.) se reflejaran en una cuenta de gastos, el resultado del período sería negativo. Considerando que estos bienes pueden tener una vida útil superior al ejercicio contable, es conveniente la asignación de una cuenta de Activo hasta el momento del hecho económico que provoque su comercialización.
EJEMPLO DE APLICACIÓN A continuación se ejemplificarán registraciones en el libro Diario: 1) El 02/01 se constituye una empresa con un aporte de $ 20.000 en efectivo. 2) El 05/01 se compran mercaderías en efectivo por $ 10.000. 3) El 10/01 se adquieren muebles por $ 5.000, que se abonarán a los 30 días. 4) El 15/01 se abre una cuenta corriente bancaria, depositando $ 8.000 en efectivo. 5) El 20/01 se paga con un cheque el 60 % de la deuda por compra de muebles. 6) El 25/01 se vende en efectivo el 50 % de las mercaderías, por un valor de $ 8.000. 7) El 31/01 se pagan en efectivo los sueldos de vendedores, por un valor de $ 2.000.
FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER
02/01 05/01
1 CAJA A CAPITAL SOCIAL Por constitución de la empresa.
2 MERCADERÍAS
20.000
10.000
20.000
63
10/01 15/01 20/01 25/01 25/01 31/01
A CAJA Por compra de mercaderías. 3 MUEBLES Y UTILES A PROVEEDORES Por compra de muebles. 4 BANCOS CTA. CTE. A CAJA Por apertura de cuenta corriente en banco. 5 PROVEEDORES A BANCO CTA. CTE. Por pago al proveedor.
6 CAJA A VENTAS DE MERCADERÍAS Por venta de mercaderías.
7 COSTO DE MERCADERÍAS VENDIDAS A MERCADERÍAS Para registrar el costo de ventas. 7 SUELDOS Y JORNALES A CAJA Para registrar el pago de sueldos.
TRANSPORTE
5.000
8.000
3.000
8.000
5.000
2.000
61.000
10.000
5.000
8.000
3.000
8.000
5.000
2.000
61.000
FUENTES DE REGISTRACIÓN Las registraciones contables se basan en los comprobantes y documentos que emite la empresa, o que recibe del ámbito externo, pero no todos implican una modificación del patrimonio (por ejemplo: orden de compra, nota de pedido y remito). Entre los comprobantes más comunes que generan imputación contable se pueden mencionar a:
Facturas.
Notas de débito o de crédito.
Recibos.
Documentos.
64
Factura: es el primero en todo el procedimiento de compra-venta que tiene consecuencias en la registración, ya sea para comprador como para vendedor.
Comprador: implica el aumento de un activo (Mercaderías) y la disminución de otro
(Caja o Bancos) si el pago se hace en efectivo o en cheque; o el aumento de un pasivo
(Proveedores o Documentos a Pagar) si es en cuenta corriente o con documentos.
Vendedor: significa el aumento de un activo (Caja, Deudores por Ventas o
Documentos a Cobrar) y, por otro, el registro de una Venta (Ganancia).
Nota de Débito: es el documento que un comerciante remite a otro, haciéndole saber que ha debido cargar en su cuenta un importe determinado, por el motivo que en el mismo se especifica (intereses, recargos, diferencia de precio, etc.)
Nota de Crédito: es el documento que un comerciante remite a otro, haciéndole saber que ha debido descargar en su cuenta un importe determinado, por los motivos que se especifican (descuento, bonificación, diferencia de precio).
Recibo: es el documento por el cual una persona declara haber recibido de otra una suma de dinero u otros valores. La importancia puede apreciarse desde dos puntos de vista:
Legal: constituye la constancia para quien entrega el dinero, de que lo ha hecho, pues conserva en su poder el documento firmado por quien lo recibió.
Contable: sirve como comprobante para justificar las anotaciones en los libros.
Documentos: entre los documentos que pueden originar imputación contable,
encontramos los cheques, pagarés, créditos documentarios, letras de cambio, etc. EL LIBRO MAYOR
La mayorización es el proceso de convertir un registro cronológico en uno sistemático. Consiste en pasar de un asiento del libro Diario a uno del Mayor. El Mayor, al no ser un registro obligatorio, puede estar constituido por un libro, por fichas o por hojas movibles. Sin embargo, es preferible continuar con idénticas formalidades a cumplir como en los obligatorios (Diario e Inventarios).
Se recuerda que en el libro Diario se registran los débitos y créditos a cada una de las cuentas
afectadas en la registración.
Si en algún momento se necesita conocer cuántas veces se anotó una cuenta, o conocer qué
saldo posee, no existiría otra manera que tomar el libro Diario, desde el inicio, y sumar todos
los movimientos (debitados y acreditados) de esa cuenta.
Esta tarea demandaría un prolongado plazo de tiempo, considerando la cantidad de
operaciones que la empresa puede realizar, y que debería repetirse cada vez que se requieran
conocer todos los movimientos de una determinada cuenta.
65
Por lo tanto, es conveniente la aplicación de un método de registración por tipo de cuenta (sistemático), a efectos de conocer los movimientos que realizaron en la misma cuenta y sin necesidad de observar todo el registro cronológico. SALDOS MAYORIZADOS Una cuenta de Mayor es un registro donde se agrupan todas las operaciones.
La diferencia entre el Debe y el Haber (el saldo) representa cuál es la situación de una cuenta en un momento determinado, es decir, el valor neto a una fecha, y se harán tantas registraciones en el Mayor como cuentas hayan sido movidas en los asientos. Por otra parte, la acción de mayorizar es uno de los métodos para detectar si se ha colocado erróneamente un importe al volcar el asiento del Diario, o si se imputó de manera equivocada la cuenta asignada en la operación de registración. A su vez, el saldo de la cuenta es un elemento fundamental para obtener el resultado de la empresa, ya que es la base para la exposición en un Balance de comprobación. FORMATO DE MAYORIZACIÓN
Esquemáticamente, el proceso de mayorización se efectúa de la siguiente manera:
REGISTROS DEL DIARIO:
REGISTROS DEL MAYOR:
CUENTA A
CUENTA B
C
D
CUENTA A
C
CUENTA B
D
E
F
E y F SON LOS SALDOS
A través de esa agrupación se puede establecer, en forma permanente, el
saldo de las cuentas.
66
El formato de Mayor tiene seis columnas (tres descriptivas y tres numéricas).
FECHA A. D. CONCEPTO DEBE HABER SALDO
Según el formato, cada columna se compone de:
Fecha: el día de registro en libro Diario.
Asiento de Diario: el número de registro en ese libro.
Concepto: se hace referencia a la otra cuenta utilizada en el asiento. Si la principal estaba en
el Debe del Diario, se coloca la preposición “a” (y la cuenta acreditada); si estaba en el Haber,
la preposición “por” (y la cuenta debitada). En caso de un registro con varias cuentas, se
coloca: “a Varios”, o “por Varios”, respectivamente.
Debe o Haber: el importe debitado o acreditado en el asiento contable.
Saldo: el saldo originado por la suma anterior más el importe debitado o acreditado.
Este esquema de mayorización se aplicará a todas las cuentas utilizadas en los asientos contables del Libro Diario. ACTUALIZACIÓN DE SALDOS Existen algunos sistemas que agregan una cuarta columna numérica, para diferenciar el saldo deudor de aquél que es acreedor.
FECHA A. D. CONCEPTO DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
Esto facilita la registración con números absolutos, sin necesidad de utilizar alguna forma matemática (guión negativo, paréntesis, etc.) para simbolizar aquellas cuentas que se acreditan y tienen saldo acreedor. De esta manera, permanentemente se obtiene el saldo de cada cuenta, lo cual implica un ahorro de tiempo y, a su vez, el estar continuamente actualizado sobre el valor neto de cada cuenta utilizada en la Contabilidad. La referencia a la otra cuenta del registro del Diario sirve para hacer un control cruzado respecto al pase en el libro sistemático. A efectos de simplificar la búsqueda, es conveniente trasladar el movimiento al Mayor cada vez que se registra un asiento contable, y así evitar errores de trascripción u omisión de pases al registro sistemático.
67
EJEMPLO DE MAYORIZACIÓN A continuación se ejemplificarán anotaciones en el libro Mayor de acuerdo a los asientos definidos en el ejemplo de registración en libro Diario:
CAJA
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
01/01
05/01
15/01
25/01
31/01
01
02
04
06
08
SALDO ANTERIOR
A CAPITAL SOCIAL
POR MERCADERÍAS
POR BANCO CTA. CTE.
A VENTAS DE MERC.
POR SUELDOS
20.000
8.000
10.000
8.000
2.000
0
20.000
10.000
2.000
10.000
8.000
BANCOS CUENTA CORRIENTE
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
15/01
20//01
04
05
SALDO ANTERIOR
A CAJA
POR PROVEEDORES
8.000
3.000
0
8.000
5.000
MERCADERÍAS
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
05/01
25/01
02
07
SALDO ANTERIOR
A CAJA
POR COSTO MERCAD.
10.000
5.000
0
10.000
5.000
MUEBLES Y ÚTILES
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
10/01
03
SALDO ANTERIOR
A PROVEEDORES
5.000
0
5.000
PROVEEDORES
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
10/01
20/01
03
05
SALDO ANTERIOR
POR MUEB. Y ÚTILES
A BANCO CTA. CTE.
3.000
5.000
0
0
5.000
2.000
CAPITAL SOCIAL
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
02/01
01
SALDO ANTERIOR
POR CAJA
20.000
0
20.000
68
VENTAS DE MERCADERÍAS
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
25/01
06
SALDO ANTERIOR
POR CAJA
8.000
0
0
8.000
COSTO DE MERCADERÍAS VENDIDAS
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
25/01
07
SALDO ANTERIOR
A MERCADERÍAS
5.000
0
5.000
SUELDOS Y JORNALES
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
31/01
08
SALDO ANTERIOR
A CAJA
2.000
0
2.000
Como se ha comentado, a partir de los saldos de las cuentas mayorizadas se podrá confeccionar el Balance por el período analizado. CONCEPTO DE MAYOR AUXILIAR O SUBMAYOR De acuerdo al grado de información requerida, el libro Mayor se dividirá en distintos mayores auxiliares o submayores, y desglosando un grupo de cuentas con características homogéneas que se ubican con un nombre genérico.
Es decir, que una cuenta general como Deudores por Ventas puede ser desglosada del Mayor y formar mayores auxiliares con los nombres de los distintos clientes. Los submayores más importantes son los de Deudores y de Proveedores. Pero, en función del sistema de información, también pueden desglosarse en: Bancos Cuentas Corrientes, Documentos a Cobrar, Materias Primas, Documentos a Pagar, etc. En todos los casos la cuenta del Mayor resumirá los subtotales de los distintos mayores auxiliares.
El nombre utilizado es el de la cuenta principal que ocupa en el libro Mayor. La suma
de los saldos de las distintas cuentas que forman un mayor auxiliar va a coincidir con
el saldo de la cuenta principal ubicada en el libro Mayor.
69
PASES Y CONTROL DE LA REGISTRACIÓN Cuando se registra un débito o un crédito en una cuenta, en los submayores que se relacionan también se ha registrado en forma analítica ese débito o crédito. Si no hubiera coincidencia en la suma de los saldos de los submayores con el saldo del Mayor, pudo haber sucedido:
Un error en las sumas de los débitos o de los créditos de la cuenta global o de las
cuentas individuales del auxiliar.
Omisión de un pase a una cuenta individual, de un error en el pase de una cifra o
por imputación errónea (débito por crédito, o viceversa).
Localizado el error, se lo corrige y se comprueba la coincidencia de los saldos. En los sistemas de computación esos errores no podrían producirse, ya que automáticamente el programa asigna el movimiento de la cuenta global a cada uno de submayores. Los submayores, al reducir el número de cuentas del Plan de Cuentas, facilitan la localización de las diferentes cuentas y el pase de las partidas. Si la empresa tuviera muchos clientes en actividad y las cuentas no fueran manejadas con la ayuda de mayores auxiliares, se dificultaría la confección de los Estados Contables. EJEMPLO DE APLICACIÓN Supongamos que la empresa tiene tres clientes en actividad (A, B y C), pero en el mes de julio ha efectuado movimientos de ventas y cobranzas con los dos primeros. El mayor de la cuenta Deudores por Ventas es el siguiente:
DEUDORES POR VENTAS
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
03/ 07
04/ 07
11/ 07
13/ 07
5
7
15
20
SALDO ANTERIOR
A VENTAS
A VENTAS
POR CAJA
POR CAJA
8.000,00
4.000,00
6.000,00
3.000,00
0,00
8.000,00
12.000,00
6.000,00
3.000,00
A su vez, se presenta el detalle de los submayores de los clientes:
CLIENTE “A”
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
03/ 07
11/ 07
5
15
SALDO ANTERIOR
A VENTAS
POR CAJA
8.000,00
6.000,00
0,00
8.000,00
2.000,00
70
CLIENTE “B”
FECHA
AD
CONCEPTO
DEBE
HABER
DEUDOR
ACREEDOR
04/ 07
13/ 07
7
20
SALDO ANTERIOR
A VENTAS
POR CAJA
4.000,00
3.000,00
0,00
4.000,00
1.000,00
En el ejemplo, el saldo de la cuenta Deudores por Ventas es deudor por $ 3.000; los submayores indican los siguientes saldos:
Cliente “A” saldo deudor $ 2.000,00 Cliente “B” saldo deudor $ 1.000,00 Cliente “C” saldado $ 00 $ 3.000,00
De esta manera se cumple la coincidencia de las sumas de saldos de las cuentas individuales, agrupadas en el mayor auxiliar, con la cuenta principal que las representa en el Mayor.
71
Unidad 7
CONCEPTOS GENERALES
DE FINANZAS
PORCENTAJES Y TASAS DE INTERÉS CONCILIACIONES BANCARIAS
PLANEAMIENTO
PRONÓSTICOS Y PRESUPUESTOS
PRESUPUESTOS FINANCIEROS
ANÁLISIS DE LOS DESVÍOS PRESUPUESTARIOS
72
ORGANIZACIÓN DEL SECTOR El Departamento de Finanzas de una PyME es aquél que tiene por objeto el manejo de los fondos que se generan a través de las cobranzas a clientes y que se utilizarán para los pagos a terceros. Dentro del diseño estructural de la empresa, se ubica dependiendo del Gerente Administrativo-Financiero.
En la actualidad, la fuerte competitividad de los mercados ha impulsado grandes cambios en los tradicionales conceptos de Tesorería y en el manejo de las Finanzas. La importancia que generan los costos financieros, con su incidencia en la fijación de los precios de venta y en los resultados, ha cambiado el perfil de Tesorería. También debe tomarse en cuenta el desarrollo de los canales de financiación para transformar otras áreas de la empresa, de modo de hacerlas más eficientes y competitivas.
Tiende a ser un centro de concentración de la actividad financiera: operaciones en efectivo, administración del riesgo de tasa de interés y tipo de cambio, inversiones de excedentes y búsqueda de préstamos.
Posee acceso a los movimientos, saldos y transacciones de las cuentas de la empresa con otras organizaciones.
Provee un soporte activo para las unidades operativas, maximizando ganancias de las inversiones y usando productos financieros para administrar el riesgo.
Por lo tanto, se requiere que el personal del sector combine creatividad, experiencia y conocimientos de otras áreas, lo cual posibilita nivelar a Tesorería con los demás sectores de la empresa. En determinados rubros comerciales o industriales, el manejo de las finanzas es tan crítico que el propio gerente general se encuentra comprometido en la ejecución de las políticas financieras. Si la empresa cuenta con varias sucursales, con la centralización de las actividades de Tesorería pueden lograrse menores tasas de endeudamiento, mayores tasas por las inversiones y menores costos de transacción.
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
FINAN-
ZAS
CONTA-DURÍA
COMPRAS RECURSOS HUMANOS
73
LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Las múltiples decisiones que reclaman la dirección y administración de la empresa exigen una clara definición del objetivo que persigue, ya que debe ser la referencia que permita juzgar el mérito relativo de los diferentes cursos de acción posibles.
Existe un acuerdo generalizado en que el objetivo perseguido por la empresa es la maximización del valor o riqueza presente de los accionistas o dueños. El problema económico fundamental consiste en la asignación óptima de los recursos escasos para el mejor logro de un fin determinado.
Pero, ¿es el dinero, de por sí, un bien económico tan peculiar que requiere la atención específica de un ejecutivo especializado?
En otras palabras: suele argumentarse que si las funciones de Producción y de Comercialización son debidamente atendidas, ¿para qué cuidar de los fondos? Evidentemente, ellos se cuidarán por si solos. ¡Hay que dedicar esfuerzos a producir y vender y no habrá problemas financieros! El razonamiento, aunque aparentemente lógico, descuida un aspecto fundamental sin el cual no se pude comprender “el porqué” de la función financiera. El manejo del dinero, este bien económico de naturaleza tan especial, es el que se vincula directamente con la función del ejecutivo financiero. Éste será el encargado de tomar las decisiones necesarias sobre el manejo óptimo de los recursos líquidos que se han confiado. Para analizar si una asignación determinada de recursos es o no es óptima, es necesario reconocer los objetivos de la función financiera ya que las decisiones para determinar su carácter, deben ser juzgadas en función de objetivos predeterminados. Por otra parte, hay que diferenciar los términos económico y financiero:
En un momento determinado, la empresa puede encontrarse en una buena situación económica (poseer stock de mercaderías, cuentas a cobrar, activo fijo, etc.).
Pero no así financieramente (es decir, no poseer fondos líquidos para cumplir con las obligaciones inmediatas).
La función financiera se ocupa de la administración de los fondos líquidos que dispone la empresa en un determinado momento, y del
planeamiento con respecto al futuro fluir de ellos.
74
GESTIÓN FINANCIERA
Una vez en conocimiento de las funciones del dinero, hay que analizar el concepto de la gestión financiera.
Estas decisiones pueden agruparse en dos tipos de funciones:
a) La función de liquidez: la empresa, sea productora de bienes o de servicios,
“insume” recursos cuyos ingresos están expresados en dinero y “produce” bienes o servicios que el mercado valora en términos monetarios, determinando los ingresos de la firma.
El gerente financiero se coloca en medio de ese fluir de fondos y una de sus primeras funciones es asegurar que la empresa, en todo momento, posea los fondos necesarios para garantizar un fluir de fondos a través de la estructura financiera de la empresa, que le permita a ésta cumplir con sus objetivos.
b) La función de rentabilidad: evidentemente la “función de liquidez” no es todo. El
gerente financiero es también responsable por el empleo de esos fondos, con el objeto de maximizar los objetivos prefijados (que pueden o no coincidir con el más general de maximizar utilidades).
En otras palabras: no sólo es necesario poseer los fondos, sino que es necesario emplearlos de modo que acrecienten el futuro fluir del dinero de la empresa.
FUNCIÓN DE LIQUIDEZ FUNCIÓN DE RENTABILIDAD
Asegurar que la empresa posea fondos para atender sus compromisos (pagos).
Emplear los fondos de manera adecuada para acrecentar el
futuro fluir (inversiones).
La gestión financiera comprende el conjunto de decisiones sobre el manejo de los recursos que debe tomar el gerente financiero.
75
OPERACIONES BÁSICAS DEL ÁREA En términos generales, el área de Finanzas se encarga de las siguientes actividades principales:
RECEPCIÓN DE FONDOS
Corresponde a las transacciones vinculadas con la obtención de fondos de los clientes. Incluye el proceso de cálculo y cobro de intereses.
CAJA
Otras transacciones referentes a la obtención de fondos, no incluidas en las cobranzas a clientes (vía préstamos o aportes de accionistas).
UTILIZACIÓN DE FONDOS
Operaciones con el fin de obtener una utilidad (a través de las inversiones) y depósitos en las cuentas bancarias.
EGRESOS
Pago de bienes o servicios adquiridos (proveedores, impuestos, alquileres, etc.), y los prestados por el personal (sueldos y jornales).
INFORMACIÓN
Operaciones que provienen de los anteriores (registración, análisis, evaluación, resumen, conciliación, etc.), con el objeto de producir la información contable necesaria para el nivel superior o para terceros.
Por su parte, realiza una serie de tareas que pueden ser agrupadas en: Una adecuada comunicación con las diferentes áreas posibilita que se simplifique la toma de decisiones financieras, especialmente en aquellos sectores donde el disponer de información oportuna se torna crítico para el desarrollo de las tareas. La empresa debería realizar un profundo análisis de su situación financiera, tomando en cuenta tres factores clave: las inversiones de capital, el manejo del financiamiento y el balance adecuado del cash-flow (flujo de fondos). La Gerencia de Finanzas debe establecer informes comprensibles y detallados, fijar mecanismos de control interno, recibir información de todos los niveles de empleados, y definir métodos de presupuestos y control.
Arqueos de documentación (pagarés, cheques diferidos) y el dinero efectivo.
Control de saldos y cobranzas de clientes.
Registración de los cheques en el movimiento diario y en la cuenta respectiva.
Control de los depósitos, con las altas en la planilla del movimiento diario y en la cuenta respectiva del banco (o que fueron rechazados por clearing).
En caso de existir un cheque rechazado, verificar el motivo del rechazo.
76
NORMAS DE CONTROL INTERNO Los objetivos básicos del control interno son la prevención de irregularidades o errores en las tareas, protección de los activos, el cumplimiento de todas las tareas del sector, y la validez de la información contable. Entre las normas:
División de funciones: cada empleado debe tener una tarea específica. Evitar que una misma persona intervenga en todo el proceso de una operación, desde su inicio hasta su finalización. Por ejemplo: separar las funciones del cajero de quien lleva las cuentas; quien cobra o paga, de quien registra contablemente; etc.
Doble control: el trabajo de una persona debe ser verificado por otra, para asegurar que se siguió el plan de operaciones, y el correcto registro (confeccionó, controló, etc.), para prevenir fraudes o maniobras deshonestas en perjuicio de la empresa.
Actuación conjunta: participación de dos personas para determinados actos, como la apertura de la caja fuerte; el manejo de las llaves del sector; el recuento de los fondos y valores.
Comprobaciones internas: clasificación de las diferencias de caja; conciliación de los saldos bancarios; verificación de la disponibilidad de chequeras; la necesidad de firmas autorizadas, etc.
Control secuencial: debe verificarse la numeración preimpresa de los documentos, y confeccionarlos en forma consecutiva, sin interrumpir el orden numérico. Si un documento debe anularse (por ejemplo: un cheque), colocar un sello de “Anulado” (es decir, no destruirlo).
OBJETIVOS DE TESORERÍA Un sistema de administración de Tesorería no solamente se conforma con el área que controla la caja, sino también por todos aquellos sectores que están en contacto con las organizaciones externas y que generan diferentes hechos económicos. Entre los objetivos básicos: la obtención de financiamiento a las menores tasas de interés, administrar la estructura de capital y equilibrar el nivel de endeudamiento. La caja es uno de los recursos que posee la empresa. Se nutre de ingresos (cobranzas a clientes) y se utiliza para abonar determinados compromisos comerciales (proveedores), financieros (préstamos de bancos), impositivos (deudas a AFIP), laborales (sueldos), etc. De esta forma, la noción de caja está presente en todas las actividades que la empresa desarrolla. Por lo tanto, deben utilizarse instrumentos de pago diferentes para cada operación y que dependen de la estructura de la empresa y de la variedad de procedimientos administrativos aplicados.
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LAS OPERACIONES BANCARIAS El objetivo de una institución bancaria no se agota con la mera captación de fondos para otorgar préstamos a sus clientes, sino que implica desarrollar otras funciones.
El mercado bancario está compuesto por el Banco Central de la República Argentina (BCRA) y el conjunto de bancos comerciales oficiales y privados de depósitos y descuentos. Tiene como principal función la de controlar todo el sistema monetario y crediticio nacional.
En otras palabras, es el “eje” del sistema financiero: ejecuta la política bancaria del Gobierno, fiscaliza el funcionamiento de los bancos y regula el crédito y los medios de pago. Además, controla los cambios extranjeros para moderar sus efectos sobre el valor de la moneda nacional. El sistema financiero se desarrolla en función del esquema económico adoptado por el Poder Ejecutivo Nacional. Es por ello que el BCRA tiene los siguientes objetivos:
Ejecutar la política cambiaria.
Administrar las reservas de oro y divisas y otros activos externos.
Vigilar la liquidez y el buen funcionamiento del mercado financiero.
Regular el crédito y los medios de pago.
Ser depositario y agente del país ante instituciones monetarias y financieras internacionales, a las cuales haya adherido la Nación.
Las diversas comunicaciones que efectúa a todas las entidades del sistema son efectuadas mediante circulares, que son disposiciones de cumplimiento obligatorio.
CAMPOS DE CONTROL
EL MONETARIO Y CREDITICIO
EL SECTOR CAMBIARIO
EL MERCADO DE VALORES
Las operaciones bancarias comprenden todas las actividades que se realizan en la intermediación habitual entre la oferta y la demanda
de recursos financieros.
78
CLASIFICACIÓN DE OPERACIONES Las entidades bancarias quedan definidas por las transacciones que expresamente define la Ley de Entidades Financieras, salvo los bancos comerciales, que pueden efectuar todas las operaciones que no les sean prohibidas. Estas operaciones son aquellos actos que exteriorizan y producen, en relación con el cliente, la prestación del servicio financiero, y pueden ser:
Las operaciones activas reciben este nombre porque, desde el punto de vista contable, los bancos se constituyen en acreedores de los clientes. En las operaciones pasivas, los bancos se constituyen en deudores de los clientes que aportan los fondos. Las operaciones generan intereses con una tasa diferente: la tasa activa es superior a la pasiva. Si un cliente solicita un préstamo por un valor, deberá abonar una suma mayor por intereses, que los que cobraría si colocara ese mismo importe en una cuenta de depósito. El contrato de apertura de cuentas bancarias debe considerar:
Activas: son las que figuran en el “Activo” del banco y mediante las cuales se otorga dinero a un cliente. Por ejemplo: préstamos.
Pasivas: son las que figuran en el “Pasivo” del banco y mediante las cuales percibe fondos de sus clientes. Por ejemplo: depósitos.
Neutras: comprenden los pagos y cobros por cuenta de sus clientes y los servicios para mantener o incrementar su vinculación. Por ejemplo: custodia de valores, cajas de seguridad, pago de impuestos, etc.
La mora automática del cliente, por los saldos deudores a favor del banco.
Los intereses a favor de la entidad bancaria por los saldos deudores.
Las comisiones que cobrará por los servicios vinculados a la cuenta.
El derecho de poder compensar el saldo a favor del banco, con cualquier otro saldo que el cliente tenga, ya sea por depósitos a plazo fijo, en cajas de ahorro y otras inversiones, en moneda nacional o extranjera.
79
OPERACIONES DE CRÉDITO En líneas generales, son los préstamos que las entidades otorgan a sus clientes, por un plazo establecido, y recibiendo a su vencimiento la suma de dinero más un interés pactado también en dinero. La operación de crédito genera un riesgo para la entidad que lo otorga; por lo tanto, debe evaluar todos los antecedentes que justifiquen conceder la solicitud del cliente. Si bien está fundado en la confianza, los bancos necesitan de una organización interna idónea y de un manejo cauteloso del crédito. De allí la necesidad de recurrir a las garantías como un medio técnico jurídico destinado a acercar las probabilidades de cobro o, al menos, de evitar que disminuyan (aval de tercero, fianza, prenda, hipoteca, etc.).
Préstamo: puede ser a diferentes plazos, con o sin garantías, y destinados a inversiones o para consumo del cliente. La entidad transfiere fondos al cliente, aceptándolos en su cuenta particular o entregándoselos por ventanilla.
Descuento: el banco recibe títulos de crédito (pagarés) a corto plazo, y contra su entrega transfiere al cliente el importe, deducido el interés por el tiempo que media entre el descuento y el vencimiento. Si los firmantes de los documentos no pagan en fecha, el banco debitará el importe en la cuenta del cliente, deslindando toda responsabilidad en la posterior gestión de cobranza hacia los deudores del cliente.
Anticipo: la entidad adelanta fondos contra la entrega de una garantía sobre mercaderías o títulos de crédito. El cliente tiene la posibilidad de efectuar restituciones parciales hasta cancelar el monto puesto a su disposición.
Adelantos en cuenta corriente: es la forma más común de otorgar créditos, con una autorización para “girar en descubierto”. El adelanto será transitorio, es decir por una sola operación o por un plazo limitado, o crédito en descubierto, hasta una suma máxima, con un interés pactado y durante un plazo determinado.
Cabe agregar que la operación denominada “préstamo personal” apunta a un objetivo de necesidades financieras que una persona física desea lograr. Puede ser:
PERSONAL
Es otorgado para la compra de bienes de uso personal o del hogar, viajes, refacciones, etc. El plazo no es muy extenso, y puede ser abonado en cuotas mensuales en efectivo o debitados en la cuenta.
HIPOTECARIO
Tiene por objeto la compra de una vivienda. El inmueble queda afectado con una garantía hipotecaria a favor del banco por el monto de la deuda. Se pacta en función de los ingresos del cliente o grupo familiar (por lo general, cada cuota no debe superar el 30 % de esos ingresos).
PRENDARIO
Tiene por objeto la compra de un vehículo. El bien queda afectado hasta el monto de la deuda contraída. De manera similar al anterior, el plazo se pactará en función de los ingresos del cliente o grupo familiar.
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DEPÓSITOS En líneas generales, son colocaciones de fondos que realiza el cliente para distintos fines, ya sea el mantenimiento de una cuenta corriente o con la intención de obtener una renta, como las operaciones de depósito en caja de ahorro o a plazo fijo.
Depósitos en cuenta corriente: los fondos depositados por el cliente se encuentran a su disposición, ya que puede retirarlos en cualquier momento, sin previo aviso o condiciones de plazo alguno.
Cada operación que origine una deducción o retiro del saldo se denomina débito, y puede ser efectuado por el mismo cliente (extracción directa) o por la propia entidad, mediante la autorización del cliente, como consecuencia de otra operación (por ejemplo: una transferencia del saldo a una cuenta de caja de ahorro). En el segundo tipo de operación, el dinero no se retira de la entidad, sino simplemente hay una operación permutativa entre las distintas cuentas que el cliente posee. La operación que incrementa el saldo de la cuenta se denomina crédito, y puede ser efectuado por el mismo cliente mediante un depósito, o por otra operación que el banco realiza, con la debida autorización (por ejemplo: transferir el saldo de un plazo fijo a su vencimiento).
Caja de ahorro: los depósitos se acumulan en las cuentas del cliente y generan un pequeño interés. La tasa pasiva de liquidación y capitalización de los intereses se pacta entre el banco y el cliente.
La caja de ahorro se puede vincular con algunas operaciones de pago y cobro por cuenta del cliente, quien dará instrucciones mediante un mandato expreso para su realización, pero no puede funcionar en descubierto (como en la cuenta corriente).
Los depósitos pueden ser en moneda nacional o moneda extranjera.
Los fondos son retirados por un cheque o tarjetas de débito en cajeros automáticos, hasta el límite establecido.
No devengan intereses positivos para el cliente. Se cobran gastos por mantenimiento de cuenta.
Los depósitos pueden ser en moneda nacional o moneda extranjera.
No existen limitaciones en la cantidad de extracciones a realizar, es decir, son cuentas de libre disponibilidad.
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Una empresa debe realizar la apertura de cajas de ahorro individual para acreditar los sueldos de todo su personal. En la fecha designada para abonar los salarios, deposita los montos en cada una de las cuentas y, a partir de allí, los trabajadores pueden extraer los fondos de acuerdo a su conveniencia (ya sea por ventanilla o por cajero automático). Cabe aclarar que, por disposición del BCRA, solamente las personas físicas podrán ser titulares de caja de ahorro.
Plazo fijo: son operaciones de inversión, pues se coloca una capital con la intención de obtener un beneficio y generan una alta tasa de interés (en comparación con las operaciones anteriores). La tasa pasiva de liquidación se pacta libremente entre las partes.
El banco entrega a los clientes certificados representativos de estos depósitos, donde se consignan las condiciones de esta clase de operaciones. El retiro de los fondos puede efectuarse el propio día hábil del vencimiento, o en fecha posterior. En el segundo caso, no devengará intereses a partir de la fecha de vencimiento. El importe total puede volver a ser depositado por otro período (renovación), y se otorgará al cliente un nuevo certificado. En algunas entidades, existen depósitos de renovación automática, según instrucciones brindadas por el cliente y en operaciones de tipo intransferible. En términos generales, al ser un depósito por un tiempo fijo, los fondos no podrán ser retirados antes de su vencimiento. Sin embargo, cuando el cliente desea retirar los fondos antes del plazo de vencimiento, lo podrá efectuar pero perderá la totalidad de los intereses acumulados que le correspondan.
Los depósitos pueden ser en moneda nacional o moneda extranjera.
Por lo general, se efectúan a un plazo mínimo de 30 días, aunque ciertas entidades permiten plazos menores.
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OPERACIONES DE PAGO Y COBRO Cada día se incorporan nuevos servicios bancarios, siendo esta operación el medio más común de pagos y cobros utilizado por la sociedad moderna. Por ejemplo:
GIROS
Los giros o transferencias de plaza a plaza, se utilizan para abonar a personas o entidades de otras zonas geográficas.
TARJETAS DE DÉBITO O DE CRÉDITO
Mediante la utilización de estas tarjetas (vinculadas o no a los cajeros automáticos), los clientes pueden efectuar pagos y compras a crédito, con débito en sus cuentas a la vista.
PAGOS POR CUENTA DEL
CLIENTE
Por ejemplo: crédito documentario, pagarés a terceros, jubilaciones y cobranzas de servicios públicos e impuestos (gas, agua, AFIP, etc.).
CHEQUES DE
VIAJERO
Los cheques de viajero (traveler’s checks), son cheques librados sobre corresponsales, a la orden del beneficiario. Son de valor fijo y permiten obtener dinero en la moneda indicada.
De acuerdo a la operatoria comercial desarrollada por una entidad en particular, pueden ser ofrecidos otros servicios bancarios: Administración de capitales: brinda una amplia variedad de operaciones, como por
ejemplo: el estudio y prefinanciación de un proyecto industrial, la constitución de una sociedad por acciones, la colocación de obligaciones, la atención del servicio financiero de una sociedad, etc. Una vez aprobado el proyecto, el banco se encarga de la constitución o transformación de la sociedad. Posteriormente, tendrá la gestión en lo relativo a futuros aumentos de capital, captación de reservas, distribución de dividendos, compra de acciones de otras empresas, etc.
Cambio de moneda extranjera: comprenden la compra y venta de monedas y
billetes, oro (amonedado y en barras) y otros metales preciosos, cheques de viajero, y emisión de giros y transferencias en divisas sobre el exterior Cabe aclarar que, en el caso de metales preciosos, se limita a aquellos que surjan de cotizaciones diarias relevantes.
Operaciones de comercio exterior: se vinculan con operaciones de importación y de
exportación, colaborando con los compradores locales en la adquisición de bienes del exterior, y con los vendedores locales, para que coloquen sus productos en otros países. Entre otras: apertura de créditos documentarios, tramitación de cobros y pagos, financiación de operaciones, asesoramiento, etc.
Custodia de valores: simplemente en cajas de seguridad o en administración.
También la “administración de carteras” de valores mobiliarios de un conjunto de clientes y pueden ser depositarios de fondos comunes de inversión.
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TASA DE INTERÉS Tasa es el valor porcentual que se utiliza para calcular los intereses a percibir o a pagar en determinados tipos de operaciones comerciales o financieras. En la fórmula de cálculo se la denomina Razón y se expresa con la letra “R”. De acuerdo con el tipo de operación bancaria, la tasa de interés se clasifica en:
De acuerdo con el plazo que cubran en las operaciones, las tasas pueden ser clasificadas en:
Nominal anual.
Efectiva mensual.
Proporcional.
Nominal anual: es la tasa expresada por el plazo de un año. A su vez, puede ser vencida o adelantada:
Vencida: indica el porcentaje que se debe abonar o percibir, al finalizar el plazo.
Adelantada: indica el porcentaje que se utiliza para calcular el interés al comenzar el plazo estipulado en la operación.
Efectiva mensual: indica el rendimiento que un capital produce al término de un mes,
y si se lo reinvierte al término de ese plazo, a igual tasa y capitalizando los intereses. Proporcional: es el cociente de la tasa anual por el número de semestres, trimestres,
meses, días, etc., contenidos en un año. Es decir, si R expresa la tasa anual, R / 2 es la tasa proporcional semestral; R / 4 es la tasa trimestral; etc.
INTERÉS SIMPLE Cuando en una operación mercantil o bancaria se presta una suma de dinero, se recibe un beneficio denominado interés.
Activa: es la tasa que cobran las entidades por los préstamos a sus clientes.
Pasiva: es la tasa pagada al inversor por sus depósitos.
El interés es la ganancia que produce una suma de dinero llamada capital, colocada durante un cierto tiempo y a un tanto por ciento determinados.
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Un préstamo a interés simple es una operación comercial que significa ceder un capital por un cierto plazo, con la obligación de que sea devuelto al cabo de ese tiempo pagando, además, un alquiler llamado interés. La fórmula se compone de:
Interés (I): es el beneficio recibido.
Capital (C): es la cantidad invertida.
Razón (R): es la tasa de interés aplicada (tanto por ciento).
Tiempo (T): es el lapso de tiempo que dura la operación.
Unidad de Tiempo (UT): es la unidad (plazo) de tiempo de la inversión.
La razón (R) tiene su correspondencia en la unidad de tiempo (UT) que se coloca
en el denominador, para lograr una homogeneidad en el cálculo.
Si la razón es una tasa anual y se calcula por días, la UT será 365 (días del año).
Si es una tasa mensual, la UT será 30 (días promedio de un mes).
Por otra parte, se denomina monto a la suma del capital más el interés producido por la operación, y se designa con la letra “M”. La fórmula es:
Si se desea conocer el interés que produce el depósito a 90 días de un capital de $ 10.000 con una tasa nominal anual vencida del 6 %, el resultado surge de la fórmula:
El monto surge de la suma de capital e intereses, es decir: $ 10.147,95.
I = C x R x T 100 x UT
M = C + I
I = 10.000 x 6 x 90 100 x 365
I = 147,95
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DESCUENTO SIMPLE El descuento comercial (o descuento a interés simple) sobre una operación de crédito, es el interés que se cobra sobre el dinero que se anticipa a un cliente. El documento de crédito que formaliza la operación tiene dos valores:
El valor escrito, que se llama valor nominal (“N”). Es la cantidad que debe pagarse el día de su vencimiento.
El valor que tiene en cualquier momento si se lo descuenta, es decir si se lo paga por anticipado. Recibe el nombre de valor actual o valor neto (“VA”).
En términos monetarios, el valor actual es menor que el valor nominal, y será tanto menor cuanto más alejado sea la fecha de vencimiento. La fórmula se compone de:
Descuento (D): es el interés que se cobra.
Valor nominal (N): Es equivalente al capital.
Razón (R): es la tasa de interés aplicada (tanto por ciento anual).
Tiempo (T): es el lapso de tiempo que dura la operación.
Unidad de Tiempo (UT): es la unidad (plazo) de tiempo de la inversión.
La razón R corresponde a la tasa de interés que se aplica en la operación; en este caso, es la tasa nominal anual adelantada. El interés llamado descuento es el que los bancos utilizan para una acreditación en cuenta. Esta suma debe ser abonada en forma adelantada y se realiza con el siguiente procedimiento: El importe del documento menos el descuento calculado es igual al importe que el banco acreditará en la cuenta del cliente. Es decir, el valor actual es la diferencia entre el valor nominal y el descuento, y se expresa con la fórmula:
Si se desea conocer el descuento que produce un adelanto en cuenta corriente sobre un capital de $ 10.000 a 60 días y con una tasa nominal anual adelantada del 24 %, el cálculo surge de aplicar la fórmula:
El valor actual es de $ 9.605,48, es decir $ 10.000 (capital) – $ 394,52 (descuento).
D = N x R x T 100 x UT
VA = N - D
D = 10.000 x 24 x 60
100 x 365
D = 394,52
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CÁLCULOS SIMPLES: PORCENTAJES, RECARGOS Y REBAJAS
Porcentajes: se llama porcentaje o por ciento de una cantidad con respecto a otra, a la razón entre la primera y la segunda, expresada en centésimos.
Por ejemplo: el porcentaje de 32 con respecto a 80 es: 32 / 80 = 0,40. También puede ser expresado como: 40 %. Si se quiere determinar una cifra que sea un “por ciento” dado de otra cantidad (por ejemplo el 20 % de 750), resulta que 20 % también se expresa como: 0,20. Entonces, se puede multiplicar directamente ese valor porcentual (expresado en centésimos) por la cantidad base y, de esta forma, se obtiene la cantidad buscada:
Existe otra operación muy frecuente: cuando se quiere determinar una cifra conociendo un porcentaje de ella. Por ejemplo: el número N (la incógnita), cuyo 15 % es 135. Una de las formas de cálculo simple es multiplicar el resultado (en este caso, 135) por el valor 100, y dividir por el valor porcentual (15). Es decir:
El número N también se puede averiguar según el siguiente razonamiento: siendo 135 el resultado del número buscado por el 15 %, se tiene que:
Por lo tanto, dicho número N se obtendrá dividiendo 135 por 0,15. Es decir:
Recargos: es el aumento porcentual que se efectúa sobre un valor monetario, (el precio de compra o de venta de un producto, un incremento de sueldos, etc.). Para obtener un número aumentado en un tanto por ciento (r) sobre ese valor, basta multiplicarlo por la suma de uno más ese porcentaje, es decir 1 + r.
El número 1 representa el 100 %, es decir el mismo valor que será aumentado en un determinado porcentaje. El número “r” representa el porcentaje de recargo a aplicar. Por ejemplo: se quiere aumentar el 10 % de 400. Al número 1 se suma 0,10 (el porcentaje expresado en centésimos) y luego se multiplica por 400.
20 % de 750 = 0,20 x 750 = 150
135 x 100 / 15 = 900
135 = N x 0,15
135 / 0,15 = 900
R = C x (1 + r)
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Esta forma de calcular un recargo de manera directa puede ser aplicada para determinar el valor de compra total de un producto, cuyo precio aparece neto del impuesto al valor agregado (“este precio no incluye IVA”). Si el precio neto de compra es de $ 300 + IVA, pueden averiguarse dos valores:
Sólo el IVA: se multiplica el valor dado por el porcentaje (en centésimos).
Valor aumentado (total = neto + IVA): se multiplica el valor dado por el % con recargo.
Rebajas o descuentos: es la disminución porcentual sobre un valor monetario dado, por ejemplo: la rebaja que sobre el precio de venta hace el vendedor al comprador. Para obtener un número disminuido basta multiplicarlo por la diferencia de uno “menos el tanto por ciento fijado”. Es decir 1 - r.
El número 1 representa el 100 %, es decir, el mismo valor que será disminuido en un determinado porcentaje. El número r representa el porcentaje de rebaja a aplicar.
Si se quiere rebajar el 15 % de 200, al número 1 se resta 0,15, y se multiplica por 200.
Esta forma de calcular un descuento de manera directa puede ser aplicada, por ejemplo, para determinar el valor neto de un sueldo bruto menos los descuentos legales. Supongamos que el sueldo bruto ofrecido es de $ 500 y los descuentos son de 17 %. En este caso, pueden averiguarse dos valores:
Descuento: se multiplica el valor bruto por el porcentaje (en centésimos)
Valor neto de descuento: se multiplica el bruto por el porcentaje con descuento.
R = C x (1+ r) = 400 x (1 + 0,10) = 400 x 1,10 = 440
300 x 0,21 = 63
300 x 1,21 = 363
D = C x (1 - r)
D = C x (1 - r) = 200 x (1 – 0,15) = 200 x 0,85 = 170
500 x 0,17 = 85
500 x (1 - 0,17) = 500 x 0,83 = 415
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CONCILIACIÓNES BANCARIAS Dentro de las tareas del área de Tesorería se encuentra la de cotejar los movimientos bancarios con los registrados por la contabilidad de la empresa.
Esto implica partir del saldo de una de las contabilidades (por ejemplo, la del banco) y sumar o restar aquellas operaciones aún no registradas en la de la empresa, y depurar los movimientos que aún no se encuentran tomados por la entidad. Ambas contabilidades registrarán los movimientos por oposición, es decir, que un movimiento de débito para una de las partes será un crédito para la otra. Por lo tanto, debe tenerse presente el signo matemático que representa cada uno de los valores registrados. En otras palabras:
Cada vez que el cliente efectúa un depósito, anota la operación en el Debe de la cuenta de bancos que utilice, según su plan de cuentas contable.
En cambio, la entidad bancaria registrará el movimiento acreditando ese importe en la cuenta corriente.
Por el contrario, cuando el banco abona un cheque, el importe aparece debitado en la cuenta, mientras que en la contabilidad del cliente figura acreditado.
Los saldos de ambas contabilidades deberían ser de iguales montos, pero de distinto signo. Sin embargo, pueden existir algunas diferencias que impliquen la no coincidencia. Por ejemplo: algunas de las registraciones del banco y del cliente no son efectivizadas en el mismo día.
Cuando el cliente emite un cheque, lo acredita en su contabilidad ese día, pero el banco no lo habrá de debitar hasta que no sea pagado.
Lo mismo ocurre con un depósito: el cliente debitará en la cuenta “Bancos” el día de la operación, pero la entidad lo acreditará recién cuando obtenga la conformidad del valor.
Pueden existir operaciones que la entidad registra en la cuenta corriente, pero el cliente no se entera hasta no averiguar su saldo. Por ejemplo: notas de crédito que aumentan el saldo de la cuenta (créditos obtenidos, transferencia de fondos, etc.), y notas de débito que lo disminuyen (gastos de mantenimiento, comisiones, etc.).
La conciliación bancaria consiste en un procedimiento para verificar los saldos que el banco registra en la cuenta de la empresa, con los anotados contablemente por ésta última, y llegar a su conformación similar.
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MÉTODO SIMPLE DE ELABORACIÓN Para efectuar la conciliación se puede partir del saldo registrado por el banco en su extracto y depurar los movimientos no registrados:
CONCEPTOS
IMPORTE
Saldo según extracto bancario anterior:
Más: depósitos en cheques aún no conformados (no contabilizados por el banco)
Más: notas de débito efectuadas por el banco, y aún no contabilizadas por el cliente
SUBTOTAL
Menos: cheques emitidos y aún no pagados por el banco
Menos: notas de crédito efectuadas por el banco y aún no contabilizadas por el cliente
TOTAL
El total debe coincidir con el saldo del Libro Bancos o la cuenta contable respectiva que la empresa utilice. La conciliación puede efectuarse en sentido inverso, es decir, partir de los saldos contables para llegar al saldo del extracto, pero lo que aparece sumado en el esquema anterior debe ser restado, y lo que aparece restado, debe ser sumado.
CONCEPTOS
IMPORTE
Saldo según contabilidad:
Menos: depósitos aún no contabilizados por el banco
Menos: notas de débito no contabilizadas por el cliente
SUBTOTAL
Más: cheques emitidos y aún no pagados por el banco
Más: notas de crédito aún no contabilizadas por el cliente
TOTAL
De esta manera, en la contabilidad de la empresa deben registrarse aquellas operaciones que afectarán el saldo de la cuenta corriente, por ejemplo: notas de débito o de crédito, y que se denominan partidas de ajuste de la conciliación. Aquellos movimientos que el banco aún no registró (depósitos efectuados o cheques emitidos y aún no cobrados), quedan como partidas pendientes para la próxima conciliación.
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EJEMPLOS PRÁCTICOS Se efectuará la conciliación del mes de marzo, sobre la base del extracto del banco y la hoja del libro Bancos de la empresa.
EXTRACTO BANCARIO - HOJA N* 3 FECHA OPER. CONCEPTO DEBE HABER SALDO
06/03 06/03 06/03 08/03 16/03 31/03
CHE CHE COM DEP CHE COM
SALDO ANTERIOR
Cheque 0001 Cheque 0002 Comisiones Depósito 48 hs. Cheque 0003 Comisiones
2.500 2.000
100
4.200 80
3.000
6.000 CR 3.500 CR 1.500 CR 1.400 CR 4.400 DR
200 CR 120 CR
LIBRO DE BANCOS FECHA OPER. CONCEPTO DEBE HABER SALDO
02/03 03/03 06/03 11/03 31/03 31/03
SALDO ANTERIOR
CHEQUE 0001 CHEQUE 0002 DEPOSITO CHEQUE 0003 DEPOSITO CHEQUE 0004
3.000
2.000
2.500 2.000
4.200
1.800
6.000 3.500 1.500 4.500
300 2.300
500
Para efectuar la presente conciliación, se partirá del saldo registrado por el banco y se depurarán los movimientos no registrados por ambas partes:
CONCEPTOS
IMPORTE
Saldo según extracto bancario anterior:
120
Más: depósitos en cheques aún no conformados
2.000
Más: notas de débito no contabilizadas
180
SUBTOTAL
2.300
Menos: cheques emitidos y aún no pagados por el banco
(1.800)
Menos: notas de crédito no contabilizadas
-.-
SALDO SEGÚN CONTABILIDAD
500
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En la contabilidad de la empresa deben registrarse las notas de débito por comisiones por $ 180 (son partidas de ajuste de la conciliación). Los movimientos aún no registrados por el banco, es decir el depósito de $ 2.000 y el cheque Nº 0004 de $ 1.800 (ambos efectuados por la empresa el día 31/03), quedan como partidas pendientes para la conciliación del mes de abril.
PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTOS
CONCEPTO DE CASH – FLOW
La empresa debería prever de antemano los movimientos de fondos a través de una herramienta de análisis denominada cash-flow.
El cash-flow resume, en términos de caja, las consecuencias de los planes operativos de la empresa. Se elabora a partir de las previsiones de ingresos y de egresos, que se transforman en cobros y pagos a partir de los diferentes instrumentos de crédito. Las características principales del flujo de fondos son:
Muestra la generación o necesidad de fondos durante un período de tiempo.
El concepto fondos incluye efectivo en caja y bancos, o sea en pesos.
Debe confeccionarse en valores proyectados, ya sea en moneda nacional o extranjera.
El propósito para el cual se elabora debe ser evaluado de manera adecuada. El objetivo es incorporar ciertos conceptos financieros (entradas o salidas de fondos) y dejar afuera los hechos económicos que no representan movimiento de fondos (por ejemplo: amortizaciones, provisiones, etc.). Además, debe ser expresado siempre en un horizonte temporal: si es mensual, todos los ingresos y egresos incluidos deben estar expresados en términos mensuales.
El cash-flow proyectado es la herramienta para conocer anticipadamente la generación de fondos de una empresa. Por ello, resulta significativo obtener flujos de fondos pasados y aprender las razones de los desvíos entre lo proyectado y lo real.
El cash-flow o flujo de fondos es la descripción de los ingresos y egresos financieros, en el momento que se producen.
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Por disposición del BCRA, las entidades bancarias comenzaron a exigirlo a sus clientes y deudores calificados como comerciales.
MÉTODOS DE ELABORACIÓN
El flujo de fondos es una herramienta básica de planeamiento, y permite prever y controlar el desarrollo de las actividades financieras de una empresa para el futuro. El cash-flow, que será la base del presupuesto financiero, debe ser confeccionado considerando tres aspectos básicos:
Debe lograrse que el saldo final proyectado, es decir el monto de disponibilidades que quedaría al final del período, sea positivo (es decir, lograr un superávit financiero). Si el saldo es negativo (déficit financiero), deberá decidirse qué cambios podrían estimarse en su confección. Entre los cambios se pueden citar:
En el caso de ingresos: agilizar las cobranzas (otorgando mayores descuentos por pago al contado), venta de bienes de uso con bajo rendimiento, conseguir mayores préstamos, obtener aportes de capital.
En el caso de egresos: solicitar a los proveedores mayores plazos de pago, renovación de préstamos obtenidos, reducir (de ser posible) los gastos.
Pero en este último punto (reducir gastos) debe tenerse mucho cuidado, para evitar que la disminución de ciertos ítems afecte a la integridad operativa o a la calidad de los productos comercializados.
COMENZAR CON EL
SALDO DE CAJA ESTIMAR TODOS LOS
INGRESOS MONETARIOS
PROYECTAR TODAS LAS
EROGACIONES (PAGOS)
Puede ser cero (0), si no existen disponibilidades al inicio.
Cobros a clientes. Créditos bancarios. Ventas de activos. Toda otra forma de
captación de fondos.
Proveedores. Sueldos / cargas sociales. Devolución de préstamos. Impuestos.
Todo otro egreso.
PASOS PARA SU ARMADO
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EJEMPLO DE FLUJO DE FONDOS El día 30 de junio se confecciona el cash-flow para el próximo mes de julio:
El saldo inicial de caja al 01/07 será de $ 1.000.
Las cobranzas a clientes se estiman en $ 20.000.
Se obtendrá un préstamo bancario por $ 5.000.
Los pagos a proveedores se calculan en $ 15.000.
Los sueldos del personal ascienden a $ 6.000.
Los gastos de oficina se estiman en $ 2.000.
CONCEPTOS IMPORTES
SALDO INICIAL 1.000
INGRESOS: Por cobranzas a clientes Préstamo obtenido
20.000 5.000
TOTAL DE INGRESOS 25.000
EGRESOS: Pagos a proveedores Sueldos del personal
Gastos de Oficina
15.000 6.000 2.000
TOTAL DE EGRESOS 23.000
SALDO FINAL PROYECTADO
3.000
El saldo final proyectado surge de la siguiente sumatoria:
De esta manera, se estima para el mes de Julio un superávit financiero de $ 3.000.
Si luego de la confección del cash-flow el saldo final proyectado arroja un resultado desfavorable se proyecta para al mes un déficit financiero de $ 1.000. Esto significa que, según las estimaciones, los ingresos monetarios no alcanzarán a cubrir los egresos proyectados. Por ejemplo:
Entonces, deberán tomarse decisiones referentes a obtener un mayor financiamiento (por ejemplo: solicitar un crédito a un banco), o gestionar con los proveedores un acuerdo para diferir los pagos, si no existe la posibilidad de reducir los gastos.
SALDO INICIAL + TOTAL INGRESADO – TOTAL EGRESADO = SALDO FINAL 1.000 + 25.000 - 23.000 = 3.000
SALDO INICIAL + TOTAL INGRESADO – TOTAL EGRESADO = SALDO FINAL 500 + 26.000 - 25.500 = (1.000)
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CONTROL DEL CASH – FLOW
La tarea de control del cash-flow consiste en la comparación de los valores proyectados con los reales, según la frecuencia establecida para el control.
Revisar el cash-flow permite analizar la marcha de los negocios financieros, y rever los planes futuros que la empresa prevé encarar. La diferencia entre lo proyectado y lo real se denomina desvío, y puede ser calculado tanto en valores monetarios como en porcentajes. El desvío puede ser considerado importante según el margen de tolerancia aceptado: si está dentro del margen, es aceptable; si lo supera, es significativo. El contenido del informe de control podrá ser puramente cuantitativo (donde se comparen las cifras presupuestadas, las reales y los desvíos), ó podrá incluir, además de las cifras, comentarios sobre la situación y el análisis de las diferencias. Los pasos a seguir en un control del flujo de fondos son los siguientes:
Por lo general los controles se efectúan mensualmente, pero es conveniente, de acuerdo con la actividad de la empresa, controlar el cash-flow con mayor frecuencia.
Es importante destacar la conveniencia de que los datos reales que integran el control provengan de la Contabilidad. Los registros contables contienen datos numéricos vinculados con la planificación y el control.
Obtención de cuadros comparativos: se transcriben las cifras proyectadas y los valores reales (que surgen de la Contabilidad), por cada uno de los conceptos estimados.
Comprobación de los desvíos monetarios en pesos: surge de
comparar dichos importes (es decir, la columna real menos la columna proyectada).
Comprobación porcentual de las diferencias (desvío
porcentual): surge de dividir el desvío monetario sobre el valor presupuestado.
Análisis de las variaciones: se debe estudiar el grado de importancia (significatividad) de las diferencias y las medidas correctivas a adoptar.
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EJEMPLO PRÁCTICO DE CONTROL A continuación, un ejemplo de control de cash-flow con los mismos datos brindados en el desarrollo del primer caso de flujo de fondos.
Los valores reales del mes de julio fueron: cobranzas: $ 19.000; préstamo: $ 5.000; pagos: $ 6.900; sueldos: $ 3.000, y gastos de oficina: $ 1.900.
CONCEPTOS PROYEC-
TADO
VALOR REAL
DESVÍO EN $
DESVÍO EN %
SALDO INICIAL 1.000 1.000 -.- -.-
INGRESOS: Por cobranzas a clientes Préstamo obtenido
20.000 5.000
19.000 5.000
(1.000) 0
(5) % 0
TOTAL DE INGRESOS
25.000 24.000 (1.000) (4) %
EGRESOS: Pagos a proveedores Sueldos del personal Gastos de Oficina
15.000 6.000 2.000
16.650 6.000 2.300
1.650 0
300
11 % 0
15 %
TOTAL DE EGRESOS
23.000 24.950 1.950 8,5 %
SALDO FINAL
3.000
50
(2.950)
(98) %
Los desvíos porcentuales en cada uno de los ítems más importantes, se calculan:
Los desvíos porcentuales por los conceptos globales, se calculan:
Las conclusiones del análisis y las medidas correctivas son:
(1.000) / 20.000 = (5) % 1.650 / 15.000 = 11 %
300 / 2.000 = 15 %
COBRANZAS: PROVEEDORES:
GASTOS OFICINA:
(1.000) / 25.000 = (4) % 1.950 / 23.000 = 8,5 % (2.950) / 3.000 = (98) %
TOTAL INGRESOS TOTAL EGRESOS:
SALDO FINAL:
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Los cobros disminuyeron un 5 %. La disminución no es tan significativa; sin embargo, debe mejorarse la gestión del área de Cobranzas.
Los pagos a proveedores aumentaron un 11%. El incremento es significativo, y debe tratar de disminuir las compras, o solicitar mayores plazos de pago.
Los gastos aumentaron un 15%. El incremento es significativo, y debe aplicarse una política de reducción de gastos, y mayores controles en egresos.
BASES PARA UN PRESUPUESTO FINANCIERO Sobre la base de las cifras del cash-flow se puede armar un presupuesto financiero.
En el presupuesto financiero las cifras proyectadas serán imputadas al período en el cual se estima efectuar la “efectiva” erogación (los pagos) o la percepción de fondos (las cobranzas). Del análisis surgirá si la empresa está en condiciones de financiarse autónomamente o deberá recurrir al crédito externo. Además, permitirá conocer de antemano el saldo de tesorería facilitando con ello la planificación de la política financiera, reflejando el momento en que previsiblemente existirá un superávit o déficit de recursos. El presupuesto financiero se compone de dos grandes partes:
Saldo operativo: mostrará los cobros y los pagos que se producirán como consecuencia de las actividades normales de la empresa.
Saldo no operativo: proyectará los cobros y los pagos relacionados con operaciones financieras, tales como la obtención de préstamos, la venta o compra de activos, etc.
Podrá ser elaborado en forma diaria, semanal o mensual, dependiendo en cada caso de las necesidades de información y del estilo de dirección de la empresa, los medios disponibles y el costo que representa obtener esa información. Si el presupuesto financiero abarca varios períodos, el saldo final de cada uno se trasladará al principio del siguiente período, como saldo inicial.
El presupuesto financiero es un plan de acción en términos monetarios que se prepara en forma detallada, y en el cual se asignan responsabilidades
financieras a cada uno de los sectores de la empresa.
