CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA ......Las Normas de control interno para el Sector Público, Capítulo IV Normas sobre actividades de control, incisos 4.4. Exigencia

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Análisis del control interno aplicado en la

elaboración del Informe del Estado de la Región”

INF-14 (08-2009)

Agosto, 2009

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1

2. RESPONSABILIDAD DE LAS ADMINISTRACIÓN ......................................................... 2

3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ............ 2

4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ....................................................................................... 3

5. RESULTADOS ....................................................................................................................... 4

6. CONCLUSIÓN ..................................................................................................................... 13

7. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES SUGERIDAS .......... 14

“Análisis del control interno aplicado en la elaboración del Informe del Estado de la Región”

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1. INTRODUCCIÓN

El informe muestra los resultados de la auditoría operativa que se desarrolló para analizar el control interno del proceso de elaboración del Informe Estado de la Región del Programa Estado Nación del CONARE. El Informe Estado de la Región es un documento que presenta una serie de datos e investigaciones recientes sobre la situación actual y los desafíos del desarrollo humano sostenible en Centroamérica, el proceso de preparación del informe involucra una serie de etapas de consulta, investigación, recopilación de fuentes bibliográficas, talleres de consulta, elaboración y seguimiento del informe, las cuales se desarrollan en el trascurso de dos años. El Programa Estado Nación, mantiene una estrecha relación con los distintos auspiciadores y red de cooperantes que participan y apoyan el proceso de investigación para el desarrollo del informe, recursos que son administrados por medio de la FunCENAT.

1.1 Origen:

El estudio se ejecutó en cumplimento a lo que establece la Ley General de Control Interno Nº8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad.

Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa, asimismo, se ejecutaron conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).

1.2 Objetivos

1.2.1 General:

Analizar y evaluar los procedimientos y actividades de control interno que se aplican en el proceso de elaboración del informe del Estado de la Región, publicado en el 2008.

1.2.2 Específicos:

• Conocer y analizar los procedimientos que se ejecutan en las diferentes etapas de elaboración del informe.

• Conocer y determinar las leyes, normas, reglamentos y directrices que regulan el Programa Estado de la Nación.

• Analizar y verificar los elementos de control interno que se aplican en los procedimientos que se realizan en el proceso de elaboración del informe del Estado de la Región.

• Investigar y verificar el presupuesto y recursos asignados para la emisión del informe en estudio.


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1.3 Alcance

El estudio comprendió el análisis del control interno aplicado para la elaboración del Informe del Estado de la Región, el cual se publicó en el 2008. Para el desarrollo del estudio se solicitó toda la información relevante, así como la correspondencia y documentos emitidos durante el proceso de confección del informe. Asimismo, se verificó el cumplimiento de las leyes, normas y directrices vigentes, así como los procedimientos establecidos para el proceso elaboración del informe.

2. RESPONSABILIDAD DE LAS ADMINISTRACIÓN

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa. La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno sobre el proceso de “Elaboración del Informe del Estado de la Región”, el cual fue evaluado de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).

3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, los cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento. Asimismo, estable diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación:

- Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. - Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. - Artículo 16. Sistemas de información.

Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y los causales al respecto, en los siguientes artículos:

- Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. - Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. - Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. - Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa.


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4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS

4.1 Entrevistas

Se realizaron entrevistas al personal involucrado en el proceso de emisión del informe (Director, Coordinadores, Director y Personal Administrativo), así como al personal de la FunCeNAT.

4.2 Revisión de documentos

Se revisaron los siguientes documentos: Presupuesto y Plan Anual Operativo del Programa para el período 2008, Tercer informe del Estado de la Región, Informe de evaluación del Informe Estado de la Región, convenios firmados para desarrollar el informe, Carta de entendimiento con la FunCENAT, Cronogramas establecidos para el desarrollo del informe, Propuesta del proyecto del Informe Estado de la Región 2011, Convenio Marco de Cooperación para el Funcionamiento del Programa Estado de la Nación, documento "Procesos, plazos y responsables", Propuesta de la metodología de los talleres de consulta, documentos con consideraciones generales para la edición de los capítulos, documentos del proyecto para obtener recursos para la investigación, entre otros.

4.3 Cédulas de resumen y detalle

Se elaboraron cédulas de resumen y de detalle de las observaciones y análisis de la información obtenida mediante la aplicación de las pruebas de auditoría.

4.4 Pruebas:

Se realizaron pruebas de control, sustantivas y de cumplimiento, basados en la información suministrada por el personal involucrado en el proceso, la documentación y correspondencia relacionada con el tema del estudio.

4.5 Seguimiento de recomendaciones de auditorías externas

Se analizaron las recomendaciones dadas por el Despacho Carvajal & Colegiados en el 2005, PKF Accountants & Business advisers en el 2007 y el Despacho Murillo Marchini & Co en el 2008 y 2009, con respecto a los recursos que la Embajada de Dinamarca transfiere a la FunCENAT para la emisión del Informe.

4.6 Revisión de convenios

Se elaboró una matriz de control para revisar los convenios firmados con los auspiciadores del informe (CC-SICA, CEPAL, FUNPADEM, ICEFI, INCAE, TNC, SG-CSUCA, Transparencia Internacional, UNESCO-FOD, UICN, OPS-OMS, IDELCA, INCAP, PAIRCA y DANIDA), para conocer aspectos tales como monto del convenio, vigencia, firmas y refrendo legal, entre otros.

4.7 Matriz de hallazgos

Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los hallazgos del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.


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5. RESULTADOS

5.1 Resumen de hallazgos

Nº Hallazgo Nivel de

implementación Alto Medio Bajo

1 Carencia de una metodología formal para la identificación y

valoración de los riesgos en el proceso de elaboración del

Informe “Estado de la Región”. x

2 Carencia de un manual de puestos. x

3 Observaciones sobre la custodia y acceso de los documentos

físicos que se emiten durante el desarrollo del informe “Estado

de la Región”. x

4 Carencia de políticas para un adecuado control de la

información digital. x

5 No se ha establecido un procedimiento formal del proceso de

elaboración del informe “Estado de la Región”. x

6 Resultados de la revisión de los convenios firmados con los

auspiciadores del informe “Estado de la Región”. x

7 Resultado del análisis de la relación existente entre el Estado

de la Nación y la FUNCENAT. x

Nivel de implementación

Alto: deben ser atendidas y solucionadas a la mayor brevedad posible

Medio: deben ser atendidas durante los siguientes 30 a 90 días

Bajo: deben ser atendidas en plazos razonables y bajo directrices de la Administración


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5.2 Descripción de los hallazgos

Hallazgo 1: Carencia de una metodología formal para la identificación y valoración de

los riesgos en el proceso de elaboración del Informe “Estado de la Región”.

Condición

El personal del Programa ha identificado en forma general los riesgos que podrían afectar las diferentes etapas del proceso de elaboración, sin embargo, se observó que no se cuenta con una metodología formal donde se documente la identificación y la valoración de los riesgos, se indiquen las actividades de control y la forma en que se podrían administrar los principales riesgos que eventualmente podrían afectar las diferentes etapas del proceso de elaboración del Informe Estado de la Región.

Causa

a. El personal del Programa ha realizado una identificación general de los principales riesgos, pero dadas las tareas y responsabilidades del personal, por el momento no se ha considerado establecer una metodología para evaluar los riesgos.

b. A la fecha la Institución, no cuenta con un sistema de valoración de riesgos.

Efecto

a. Se podrían presentar riesgos no identificados que afectan la ejecución de las metas, objetivos y procesos establecidos para el desarrollo de la investigación y la publicación del Informe Estado Región.

b. No acatamiento de lo que establece la Ley de Control Interno, Normas de Control Interno para el Sector Público y las circulares de la Contraloría General de la República.

Criterio

a. La Ley de Control Interno, establece en los artículos 18 y 19, las responsabilidades y la necesidad de que se implemente un sistema de valoración de riesgos.

b. Las Normas de control interno para el Sector Público, en el Capítulo III, explica los aspectos que se

deben tomar en cuenta para su implementación. c. La Contraloría General de la República, indicó, en el oficio DFOE-68 (8/2/2006), que a partir del 1

de julio de 2007 todas las Instituciones deberían tener implementado el sistema de valoración del riesgo, conforme a las directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo Institucional (SEVRI) D-3-2005-CO-DFOE.

Recomendación

Documentar formalmente el proceso de identificación y valoración de riesgos con el fin de establecer las actividades de control que les permita administrar y mitigar dichos riesgos, permitiéndoles lograr de manera eficiente y eficaz los objetivos planteados.


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Hallazgo 2: Carencia de un manual de puestos.

Condición

Se determinó que en el proceso de emisión del informe Estado de la Región, participa personal del Programa, bajo la coordinación del Director y los Coordinadores del Informes, sin embargo, el personal no cuenta con manuales de puestos que identifiquen las responsabilidades y resultados de su contratación. Se observó que a los Coordinadores del informe se les entregó un documento (términos de referencia) que describe en forma general las actividades y obligaciones asignadas, por lo que el personal conoce cuáles son las tareas y responsabilidades del proceso de elaboración del informe, pero no todas las tareas están por escrito y descritas en un manual específico.

Finalmente, es importante indicar que a pesar de que el personal que trabaja en el Programa Estado de la Nación, se contrata conforme a lo que establece el régimen de la Universidad de Costa Rica, la cual tiene un manual de puestos en el que describe en forma general los requisitos, tareas y responsabilidades de cada puesto, dicho documento no se apega a las características del personal del Programa y las tareas que desempeña.

Causa

Dadas las tareas y responsabilidades del personal, por el momento no se ha considerado la posibilidad de crear manuales de puestos acordes al trabajo que ejecutan los diferentes funcionarios que participan en el proceso de elaboración del Informe Estado de la Región.

Efecto

a. Se podría generar una duplicación u omisión de funciones y tareas.

b. Se podrían estar desarrollando funciones incompatibles que podrían debilitar el control interno.

c. No poder establecer responsabilidades, así como contar con un mecanismo que permita evaluar al personal y presentar informes del trabajo asignado.

Criterio

a. La Ley de Control Interno, establece en el artículo 15, las actividades de control que se deben implementar para el mantener y fortalecer el control interno.

b. Las Normas de control interno para el Sector Público, en el Capítulo II Normas sobre el ambiente

de control, inciso 2.5 y el Capítulo IV Normas sobre actividades de control, incisos 4.2.

Recomendación

Establecer un documento formal que describa las responsabilidades, tareas y actividades que debe realizar el personal del Programa que participa en el proceso de elaboración del Informe Estado de la Región, el cual permita analizar las labores realizadas, asignar responsabilidades, establecer una base para evaluar el desempeño y que permita que el personal nuevo tenga un primer acercamiento a su cargo y a las funciones respectivas.


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Hallazgo 3: Observaciones sobre la custodia y acceso de los documentos físicos que se

emiten durante el desarrollo del informe “Estado de la Región”.

Condición

Durante el desarrollo y ejecución de las diferentes etapas de la elaboración del Informe, se producen, reciben, consultan y se analizan documentos, informes, libros e investigaciones que forman una base de conocimiento y fuente bibliográfica actualizada sobre los temas presentados en el informe publicado.

Se pudo determinar que algunos documentos están publicados en la página WEB del Programa, otros se custodian en la Biblioteca del CONARE y la correspondencia se custodia en el Archivo Central (según las políticas establecidas); sin embargo, se observó que el Programa cuenta con información que no está debidamente identificada y disponible para la consulta del público en general (tales como libros, investigaciones de entes internacionales, documentos impresos dados a los investigadores), los cuales se quedan en las oficinas del personal y no están debidamente clasificados o identificados de manera que permita tener un control para su custodia, acceso ya que eventualmente podrían ser utilizados por otros investigadores, estudiantes, personal del CONARE y las Universidades.

Causa

El personal del Programa se enfoca en el desarrollo de las diferentes etapas de la elaboración del informe y no al estar normado esta actividad la misma se ejecuta parcialmente.

Efecto

a. Se puede generar un desaprovechamiento de la inversión de recursos en investigaciones y trabajos realizados para la emisión del informe, información que se podría utilizar para investigaciones posteriores.

b. No tener acceso en forma oportuna a la información que se ha ido generado durante el proceso de elaboración del informe.

Criterio

a. La Ley General de Control Interno, en el artículo 16 “Sistemas de información”, indica que la Institución deberá contar con sistema de información que permitan controlar, almacenar y recuperar la información producida, y que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos planteados.

b. Las Normas de control interno para el Sector Público, en el Capítulo V, normas 5.4 Gestión Documental y 5.6 Calidad del Información, establece aspectos generales sobre la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información.

Recomendación

Es importante que se analice la posibilidad de crear un procedimiento para identificar y clasificar las investigaciones y bibliografía con que actualmente cuenta el Programa, la cual se utiliza como base de conocimiento de las investigaciones que se realizan, de manera la misma se trasfiera a la biblioteca y que esté disponible para consulta y préstamo tanto del personal como de público en general.


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Hallazgo 4: Carencia de políticas para un adecuado control de la información digital.

Condición

Se determinó que mucha de la información que se utiliza y se produce durante el proceso de

elaboración del Informe Estado del Región, se tramita en forma digital, por lo que se realizan

respaldos en la red y en el equipo asignado al personal responsable; sin embargo, no se obtuvo

evidencia de que existan políticas de seguridad internas que garanticen la integridad de la

información que se respalda en la red.

Además, de conformidad con el criterio de la Unidad de Cómputo del CONARE, los respaldos de la

información pueden sufrir cambios o modificaciones debido a que cualquier funcionario del Programa

puede revisar, modificar y/o eliminar la información.

Causa

En la Institución y en el Programa no se han creado políticas sobre el manejo, control y seguridad de la información digital y los respaldos de la red.

Efecto

a. Se podría perder información relevante de los trabajos realizados, información de referencia y necesaria para estudios posteriores y no ser recuperados e identificados oportunamente.

b. Podrían realizar cambios o modificaciones a documentos originales sin que sean detectados oportunamente.

Criterio

a. Ley General de Control Interno, en el artículo 16 “Sistemas de información”, donde indica que la Institución deberá contar con un sistema de información que permita controlar, almacenar y recuperar la información producida, y que además, se cuente con información oportuna para el logro de los objetivos planteados.

b. Normas de control interno para el Sector Público, en el Capítulo V, normas 5.4 Gestión Documental y 5.6 Calidad del Información, establece aspectos generales sobre la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información.

c. Directriz del Archivo Nacional, denominada “Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos”, que establece una serie medidas de control y seguridad para la información electrónica.

Recomendación

Establecer políticas para garantizar la seguridad y completitud de la información que se respalda en la red, lo cual les permita tener un control de las diferentes versiones y los datos que contienen; asimismo, comunicarle oportunamente al personal dichas políticas y su implementación respectiva.


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Hallazgo 5: No se ha establecido un procedimiento formal del proceso de elaboración del

informe “Estado de la Región”.

Condición

Se observó que a pesar de que se han identificando claramente, las diferentes etapas del proceso de elaboración del informe, indicando las actividades principales y el plazo de cada etapa, a la fecha, el Programa carece de un documento formal que identifique los responsables, las actividades, los documentos y demás aspectos formales requeridos en cada etapa de dicho proceso. Es importante indicar, que el Programa cuenta con un documento que detalla la metodología para elaborar el Informe “Estado de la Nación”, a pesar de que algunas de las actividades que se realizan son similares a la metodología que se aplica para el Informe “Estado de la Región” otras son distintas dadas las características de dicha investigación.

Causa

El personal ha venido trabajando en la definición y actualización del procedimiento y los controles permitentes, pero aún no se ha elaborado un procedimiento formal.

Efecto

a. Eventualmente se podría generar atrasos e incumpliendo de los objetivos planteados para finalizar cada una de las diferentes etapas del proceso de elaboración del informe.

b. Se pueden generar exceso en cargas de trabajo o duplicidad de actividades.

c. Se podrían estar aplicando incorrectamente u omitiendo actividades y no ser detectados oportunamente.

Criterio

La Ley de Control Interno en el artículo 15, inciso a), indica que se deben documentar, mantener, actualizar y divulgar los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de los objetos y las metas trazadas.

Recomendación

Establecer un documento donde se describa la metodología de elaboración del Informe Estado de la Región, indicando los responsables, las actividades, los plazos, los resultados y demás aspectos relevantes del proceso.


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Hallazgo 6: Resultados de la revisión de los convenios firmados con los auspiciadores del

informe “Estado de la Región”.

Condición

Como resultado de la prueba de control que se realizó de los convenios que el Programa Estado de la Nación ha establecido con los auspiciadores del tercer Informe Estado de la Región, se determinó lo siguiente (a la fecha en que se realizó la revisión):

I. Con respecto a la firma de los convenios se determinó que no existe un documento formal que indique cuales son las firmas que deben comparecer en los convenios realizados entre el Estado de la Nación y los auspiciadores, ya que se observaron diferentes firmas en los mismos.

II. Los convenios de CSUCA, UICN, PAIRCA y UNESCO tenían pendientes algunas firmas.

III. En el archivo físico no estaban disponibles todos los convenios (CC-SICA, ICEFI), ni todos los refrendos del Asesor Legal del CONARE (OPS-OMS, IDELCA, INCAP y DANIDA).

Causa

No se ha designado, formalmente, la responsabilidad de dar un seguimiento adecuado para verificar el archivo y completitud de los convenios suscritos; ni se ha establecido un procedimiento para el adecuado control y firmas de los convenios.

Efecto

a. Que por falta de requisitos en los convenios, en caso de un diferendo con una contraparte, la Institución se podría encontrar en desventaja.

b. No contar con la información necesaria en forma oportuna y completa ante una eventual revisión

externa.

Criterio

a. La Ley de Control Interno en el artículo 15, inciso a), indica que se deben documentar, mantener, actualizar y divulgar los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de los objetos y las metas trazadas.

b. Las Normas de control interno para el Sector Público, Capítulo IV Normas sobre actividades de

control, incisos 4.2. Requisitos de las actividades de control, 4.4 Exigencia de confiablidad y oportunidad de la información.

Recomendación

a. Actualizar el archivo físico de todos los convenios suscritos por el Programa para la emisión el Informe Estado de la Región.

b. Establecer actividades de control que garanticen la completitud y orden de los documentos físicos que respaldan los convenios firmados (firmas, refrendos legales, acuerdo del CONARE y demás documentos relacionados).


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Hallazgo 7: Resultado del análisis de la relación existente entre el Estado de la Nación y

la FUNCENAT.

Condición

Como resultado del análisis realizado a la carta de entendimiento y el convenio firmado entre el CONARE y FUNCENAT, los cuales fundamentan la relación existente entre el Estado de la Nación y la FUNCENAT, se observó lo siguiente: a. El convenio fue firmado entre el CONARE y FunCeNAT, (febrero de 1999), para administrar los

fondos del Programa Centro Nacional de Alta Tecnología, el cual no vincula al Programa Estado de la Nación con la Fundación.

b. La carta de entendimiento, se firmó en el año 2004 específicamente para administrar los recursos del “Proyecto Fondos Embajada Holanda”, dicha carta no es un documento que regule la ejecución de proyectos, dado a que se formalizó para un proyecto específico que ya no está vigente y no establece formalmente la relación CONARE-FunCeNAT-Estado de La Nación.

c. Actualmente la FunCeNAT está cobrando un 5% de comisión, sin embargo en la carta de entendimiento se establece un 4% y no se obtuvo evidencia que fundamente dicho aumento.

d. No se pudo verificar los saldos de los proyectos del Informe del Estado de la Región, al corte de nuestra revisión, con los libros legales de la FunCeNAT, debido a que los libros legales están a febrero del 2008.

Causa

a. A la fecha no se han presentado inconvenientes en la ejecución de los recursos de cada proyecto.

b. El personal del Programa Estado de la Nación, considera que hasta el momento el trabajo de la FunCeNAT ha sido satisfactorio, por lo que no se ha dado el debido seguimiento a dicho relación y los documentos que la respaldan.

Efecto

a. No contar con un documento formal donde se legalice la relación entre la FunCeNAT y el Estado de la Nación.

b. No tener confiabilidad y oportunidad de la información financiero-contable de cada proyecto.

c. Incurrir en gastos que no están debidamente justificados y respaldados (pago de la comisión).

Criterio

Las Normas de control interno para el Sector Público, Capítulo IV Normas sobre actividades de control, incisos 4.4. Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información, 4.6 Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico, asimismo, el Capitulo V Normas sobre Sistemas de información, inciso 5.4 Gestión Documental y 5.6 Calidad de la información.


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Recomendación

a. Solicitarle a la FunCeNAT que actualice los libros legales, para verificar la información financiero - contable de los proyectos.

b. Establecer un documento formal que defina claramente la relación existente entre la FunCeNAT y el Programa Estado Región, y actualice los aspectos relevantes de la administración de los recursos dados por los auspiciadores para el desarrollo de los informes.


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6. CONCLUSIÓN

El Informe Estado de la Región es una investigación reciente sobre la situación actual y los desafíos del desarrollo humano sostenible en Centroamérica, por lo que consideramos importante resaltar el trabajo que ha venido realizando el personal del Programa Estado de la Nación, para documentar y ejecutar actividades y mecanismos que fortalezcan el control interno en las diferentes etapas de elaboración del informe, con lo cual se fomenta la mejora continua y una transparencia en el actuar y ejecución de los recursos públicos asignados. Asimismo, al establecer formalmente el proceso de valoración de riesgos, el Programa contará con los elementos básicos para tomar medidas correctivas, mitigar y administrar los riesgos y asegurar que los procesos se ejecuten de forma eficiente y eficaz.

Se insta a seguir manteniendo un control directo de los recursos que se reciben de los auspiciadores, con el fin de que se refleje la eficiencia, eficacia y economía con la que se administran los recursos que finalmente permite lograr los objetivos planteados.

Consideramos importante que el Programa Estado de la Nación, fortalezca y promueva actividades y procedimientos de control para todo lo relacionado con la base documental y digital especializada que aporta insumos, se analiza y produce durante el desarrollo de los informes, esto les permitiría mantener una colección que constituye una base especializada de temas actualizados (economía, educación, política, entre otros), asimismo, aportaría valor y prestigio para la Institución y el Programa, fomentaría la investigación en temas recientes que eventualmente podrían ser insumos para futuros informes.

Exhortamos la iniciativa y motivamos al personal del Programa a continuar con las actividades y procesos de evaluación de los informes, tal y como se realizó con el Informe Estado de la Región publicado en el 2008, en la cual analizaron los comentarios, opiniones, criticas y valoraciones por parte de los usuarios y Consejo Consultivo, específicamente sobre cinco apartados específicos: datos generales, presentación y formato, valoración sobre contenido, utilidad y difusión del informe. Dicha evaluación es una iniciativa que fomenta la transparencia y la mejora continua de los diferentes procesos que realizan para lograr el objetivo planteado, tal y como se indica en el documento “los resultados de dicha evaluación pueden dar luces y guías a las personas encargadas del Informe, para el mejoramiento del mismo, y se recalca que la importancia de la información disponible es indiscutible y aporta datos considerablemente reveladores del parecer de los usuarios del informe”, la evaluación es una herramienta de diagnóstico y seguimiento, que permitirá realizar mejoras y ajustes posteriores que fomentará la calidad, aprovechamiento e interés de los informes que se publiquen.

Como resultado del estudio realizado, esta Unidad de Control considera importante realizar un estudio especial con el fin de brindar un criterio legal sobre los diferentes convenios que se firman para el desarrollo de los proyectos e investigaciones en los programas del CONARE.


INF-14 (08-2009) 1144

7. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES SUGERIDAS

Nº Hallazgo Comentarios de la

Administración

Plan de

Implementación Responsable

Fecha Estimada de

Implementación

1

Carencia de una metodología formal para la identificación y valoración de los riesgos en el proceso de elaboración del Informe “Estado de la Región”.

2 Carencia de un manual de puestos

3

Observaciones sobre la custodia y acceso de los documentos físicos que se emiten durante el desarrollo del informe “Estado de la Región”

4 Carencia de políticas para un adecuado control de la información digital

5 No se ha establecido un procedimiento formal del proceso de elaboración del informe “Estado de la Región”

6 Resultados de la revisión de los convenios firmados con los auspiciadores del informe “Estado de la Región”

7 Resultado del análisis de la relación existente entre el Estado de la Nación y la FUNCENAT

Documents

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