Comunicarea si mediul organizaionalMotto:"Omul nva 3 ani s
vorbeasc i o via ntreag s asculte"-Andre MALRAUXCuvntul comunicare
provine din limba latin i termenul a circulat n vocabularul vremii
cu sensul de a mprti ceva celorlali. Fascinant i omniprezent,
comunicarea este ns, prin excelen, o dimensiune fundamental a
existenei i dezvoltrii umane din cele mai vechi timpuri.
Comunicarea este un proces continuu, presupunnd o interaciune
nencetat ntre fiinele umane, desfurat simultan prin multiple canale
i prin mijloace variate. Din antichitate exist studii legate de
procesul de comunicare.Comunicarea organizaional este un proces (de
regul) intenionat, de transfer de informaie i nelesuri ntre
indivizi, grupuri, niveluri sau subcomponente organizaionale i
organizaii n ntregul lor , cu scopul nfptuirii att a obiectivelor
individuale, ct i a celor colective. Esenial este ca, n cadrul
organizaiei, s se realizeze o comunicare eficient, care ,,apare
atunci cnd oamenii potrivii primesc la timp informaia potrivit . De
calitatea transferului de informaii depinde nsi existena i succesul
organizaiei. Perceperea corect a gndului emitentului de ctre cel
care recepteaz va aduce o modificare pozitiv n plan
acional/comportamental a acestuia din urm. Pentru orice organizaie,
comunicarea este o cerin esenial n atingerea obiectivelor
stabilite, o condiie sine qua non a funcionrii sale eficiente, a
stabilirii celor mai elementare relaii interumane.Comunicarea
organizaional apare la toate nivelurile conducerii, se realizeaz pe
toate treptele ierarhice i ntre acestea, att pe orizontal, ct i pe
vertical. Importana comunicrii n organizaii se datoreaz i
caracterului complex pe care acest proces l are la acest nivel.
Astfel, n orice cadru organizaional exist numeroase reele de
comunicaii, respectiv grupaje de canale de comunicaii regsite n
configuraii specifice care alctuiesc sistemul de
comunicaii.Climatul de comunicare este atmosfera general n care are
loc comunicarea organizaional. Climatul influeneaz att procesul
comunicrii, ct i efectele sale asupra performanei individuale i de
grup i a satisfaciein management, problema comunicrii este problema
circulaiei ideilor i soluiilor destinate realizrii obiectivelor
organizaiei, att prin canale deschise n organizaie, ct i prin cele
exterioare.Canalele comunicrii pot fi:A.Formale: definite prin
organigrama instituiei, document care reprezint organizarea
funcional a activitilor i natura relaiilor de subordonare i
coordonare dintre compartimente i persoane. Comunicrii formal,
scrise sau oral, este destinat explicit circulaiei informaionale i
este guvernat de o serie de reguli implicite i explicite ce vizeaz
realizarea sarcinilor , respectiv atingerea scopurilor
organizaionale.Comunicarea formal poate fi :- Comunicare
descendent, de la nivelul managementului de vrf ctre nivelurile de
execuie (cereri de situaii, date, emiteri de decizii, dispoziii,
instruciuni, solicitri de informaii etc). Cea mai frecvent problem
ntlnit n cadrul acestui tip de comunicare o constituie
filtrarea/interpretarea mesajului de la un nivel la altul al
organizaiei, n funcie de propriile obiective sau necesiti.-
Comunicare ascendent, de la baza ierarhiei spre vrf (transmitere de
mesaje de la subordonai efilor direci i, succesiv, nivelului
ierarhic superior: rspuns la cererile de situaii i date ale
conducerii, emiterea unor cereri, plngeri, opinii). Prin acest tip
de comunicare feed-back-ul este asigurat: atest recepia mesajelor i
calitatea acesteia, informeaz managerul asupra obsatcolelor aprute
n calea comunicrii, asupra nivelului i formei abaterilor
nregistrate cel mai des. Cea mai des ntlnit problem, cu efecte
psihologice asupra climatului organizaional ( blocaje n calea
meninerii comunicrii i a capacitii de control), o constituie
posibila interpretare a unor sugestii, de ctre superior, ca ncercri
de testare a competenei sau autoritii sau chiar teama de fi
considerat mai slab profesional dect subordonaii direci.De
asemenea, performana n munc poate fi influenat tocmai de
feed-back-ul cunoaterea rezultatelor imediate i finale ale
activitii proprii - are o influen pozitiv indiferent de sursa de la
care provine (organizaie, efi, colegi, sarcina n sine). Comunicarea
rezultatelor are un rol informaional i totodat motivaional:
centreaz atenia pe aspectele relevante ale sarcinii, orienteaz spre
comportamente dezirabile i adecvate performanei; excesul de
feedback poate deteriora performana n timp ce deficitul poate duce
la un comportament aleator i ineficient.- Comunicare orizontal
(ntre persoane sau compartimente aflate la acelai nivel ierarhic n
instituie) ce vizeaz relaiile organizatorice de cooperare,
conlucrarea, consultarea, rezolvarea conflictelor; ajut la
coordonarea activitilor membrilor situai la acelai nivel ierarhic i
favorizeaz integrarea n cadrul organizaiei a membrilor prin
cunoatere reciproc. Acest tip de comunicare este supus unor situaii
de risc: rivalitatea dintre angajai sau dintre compartimente poate
avea drept consecin ascunderea sau trunchierea unor informaii;
specializarea angajailor pe un anumit tip de activitate duce la
concentrarea asupra sarcinilor proprii i la diminuarea importanei
acordate celor din jur; dispariia motivaiei apare ca o consecin n
situaiile n care procesul de comunicare n cadrul organizaiei nu
este ncurajat i stimulat. - Comunicare pe diagonal (oblic) apare
ntre persoane sau compartimente situate pe niveluri ierarhice
diferite, fr s existe ntre ele relaii de autoritate de tip ierarhic
(subordonare direct). Avantajul acestui tip de comunicare l
constituie potenarea unui climat bazat pe apreciere reciproc i
folosirea unor relaii informale.Toate tipurile de comunicare
enumerate mai sus, se pot manifesta pe fundalul unui climat de
cooperare sau a unuia defensiv.Climatul de cooperare este
caracterizat prin flexibilitate, spontaneitate, respect, empatie,
ncredere reciproc, centrare pe sarcin. Participanii sunt preocupai
de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciaz i se respect
reciproc, nu acioneaz pe baza unor agende ascunse. Climatul
defensiv este generat de lipsa de ncredere reciproc ntre angajai,
suspiciune, tendin de a-i domina i controla pe ceilali, tendin de
securizare prin recurgere la agenda ascuns (una spun i alta gndesc
i fac). Participanii sunt preocupai mai mult de conflicte i
tensiuni dect de activitatea propriu-zis, sunt manipulativi,
blocheaz i filtreaz informaia i ncearc s dobndeasc prin aceasta mai
mult putere personal. Climatul de comunicare depinde nu numai de
natura organizaiei, ci i de valorile i tradiiile sale, de grupurile
de putere existente i de relaiile dintre ele, de politicile
manageriale, de gradul de rigiditate al reelelor de comunicare.
