Comunicación y gobierno de los riesgos

GPY051 – Curso Taller de Preparación para la Certificación (PMI- RMP)®

Sesión 09 – Material de Lectura v1

SESIÓN

COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS

COMUNICACIÓN DE LOS RIESGOS

INFORMACION ADICIONAL

GOBIERNO DE LOS RIESGOS

CONCEPTOS GENERALES DEL GOBIERNO DE LOS RIESGOS

9. COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS

9.1 COMUNICACIÓN DE LOS RIESGOS

Comunicación de los riesgos constituye el 27% del examen de certificación PMI-RMP. Una gran parte de la comunicación de los riesgos implica el Área de Conocimiento de la Gestión de la Comunicación del Proyecto, que abarca las siguientes habilidades de comunicación:

Escuchar efectiva y activamente.

Asegurarse de que la información fue comprendida haciendo preguntas.

Educación.

Identificar o confirmar la información a través de la determinación de los hechos.

Estableciendo y gestionando expectativas.

Persuadir.

Negociar.

Realización de solución de conflictos.

Resumiendo la información e identificando los siguientes pasos.

Como parte de la comunicación de riesgos, debe estar familiarizado con lo siguiente:

El modelo básico de comunicación.

Los distintos tipos de comunicación.

Métodos de distribución de comunicación.

Cómo calcular los caminos de comunicación.

Creación del Plan de Gestión de las comunicaciones.

Teorías de la comunicación.

Modelos Básicos de Comunicación

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9



El modelo básico de comunicación refleja un intercambio de comunicación entre el emisor y el receptor. La figura 6 demuestra un modelo de comunicación en acción:

Cuando se comunica, siempre hay un emisor y un receptor. Cada uno tiene la responsabilidad de realizar un resultado exitoso en sus comunicaciones. El remitente es responsable de confirmar que la información se ha entendido correctamente y asegurándose de que la información es clara y completa, y el receptor es responsable por asegurarse de que la información se entiende correctamente y es recibida en su totalidad. Esto coincide con el modelo estándar de las comunicaciones, que muestra la interacción entre un emisor y un receptor. Como se puede ver en la Figura 1, el proceso comienza con el emisor que codifica un mensaje. Nótese que el mensaje debe pasar a través de un ruido, que no es nada que pueda interferir con la transmisión o la comprensión del mensaje. Entonces el receptor codifica el mensaje y responde de manera similar. Ahora, tomar este modelo estándar, y conectar las responsabilidades del emisor y receptor que se revisaron en habilidades de comunicación.

Figura 1: Interacción entre Emisor y Receptor.

Tipos de Comunicación

Según la guía PMBOK®, hay varios tipos de comunicación:

Formal escrita, tales como reportes y solicitudes escritas.

Informal escrito, tales como mensajes de correo electrónico.

Forma verbal, a través de presentaciones.

Informal verbal, a través de reuniones o normas de conversación

Comunicación no verbal, como prestar atención a los gestos físicos de otra persona.

Escuchar

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Y oficial

Cualquier momento intentarás abordar un tema complejo o alterar cualquiera de los planes de proyecto, debe ser formalmente documentado de modo que la comunicación formal escrita es la mejor opción. Regresando de nuevo al riesgo, piense sobre cómo toda la información sobre el riesgo, incluyendo respuestas de riesgo, están documentadas en el registro de riesgos. Esta forma de comunicación es formal escrita.

Para la escucha efectiva, hay cosas que debemos tener en cuenta también, como proporcionar al emisor con retroalimentación y pasando por la escucha activa y no pasiva. Un oyente activo lleva a través de sus responsabilidades como receptor, obtener aclaraciones cuando sea necesario, repitiendo lo que dicen para confirmar que entienden el mensaje y prestando atención a tono del remitente, que es como se entiende por Paralingual.

El Habla efectiva es también importante. Solicitando activamente comentarios para asegurarse de que entiende el mensaje y mantener el discurso y el tono correcto.

Métodos de Comunicación

Métodos y medios de comunicación están conectados al tipo de comunicación que se está tratando. Según el tipo de comunicación que estás tratando (por ejemplo, Informal Escrito) determinará tus opciones de medios o métodos de comunicación; en el ejemplo se mencionó - Informal Escrito, Correo Electrónico es un método común utilizado.

Método de comunicación es una herramienta y técnica del área de conocimiento de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Esto se refiere a los métodos de comunicación identificados dentro del Plan de Gestión de las Comunicaciones. Estos métodos son utilizados aquí, y sólo como una nota, se identifican para cada Interesado, de modo que es bastante exhaustivo. Ejemplos de métodos de comunicación incluyen:

Reuniones Cara a cara.

Conferencia vía Teléfonos.

Conferencias web.

Correo electrónico.

Fuera de estos métodos, el preferido y el mejor método son Reuniones Cara a Cara. Siendo realistas, estos no son siempre posibles, especialmente cuando se tiene un equipo virtual, o se localizan a ciertas distancias. Aún así, el encuentro cara a cara es el método preferido. También es el método preferido cuando se trata con los Interesados (Stakeholders). Por favor tome esta nota y resáltelo, ya que es importante para responder a preguntas para el examen.

Según el proceso Planificar las Comunicaciones (el segundo proceso del área de conocimiento de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto) hay tres tipos formales de métodos de comunicación:

Comunicación Interactiva: Comunicación en vivo que involucra a dos o más personas.

Comunicación de tipo Push (empujar): Comunicación unilateral, como enviar un correo electrónico a los destinatarios.

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Comunicación de tipo Pull (halar): Información disponible en una intranet o base de conocimiento u otro medio donde el destinatario debe descargar la información.

Plan de Gestión de Comunicaciones

Como parte del examen, usted puede ver una o dos preguntas sobre el plan de gestión de comunicaciones. Este plan identifica, analiza y documenta las necesidades y expectativas de los interesados, que a su vez proporciona al Gestor de Riesgos información sobre metas y objetivos de los Interesados (Stakeholders). Entender las prioridades de los Interesados es importante, porque no todos tienen el mismo propósito o metas en cuanto a los resultados finales del proyecto. Es por ello, el Plan de Gestión de la Comunicación es importante para la gestión de riesgos y para entender cuáles son los objetivos individuales de los interesados es importante para desarrollar una respuesta de riesgo. Piense que los Interesados abarcan diferentes departamentos, en diferentes extremos de la compañía, interna y externa a la empresa, etc. El Plan de Comunicaciones no trata sólo satisfaciendo los requerimientos de los interesados del proyecto, también resuelve los problemas de dichos interesados del proyecto. Todos ellos tienen una forma de pensar diferente sobre el proyecto. Todo eso es parte de la Gestión de los Interesados. El Plan de Gestión de las Comunicaciones proporciona información sobre todo esto, incluyendo los requerimientos de comunicación.

La guía PMBOK aborda los siguientes como atributos cubiertos por este plan:

Información para distribuirse a los interesados.

El propósito detrás de la distribución de esa información.

¿Con qué frecuencia se distribuirán?

El plazo para la distribución.

El formato, como el medio utilizado o diseño, en que se distribuirá la información.

Y ¿Quién es el responsable dentro del equipo de proyecto para distribuirlo?.

Actitudes frente al Riesgo

Se encuentra que las personas tienden a sobreestimar el riesgo desconocido. Los interesados también tienden a tener un interés personal en el proyecto, y esto puede socavar el éxito del proyecto.

Usted encontrará que actitudes frente a los riesgos son entrelazadas con tolerancia de riesgo de los interesados. Gestión de riesgos implica influir en las actitudes de los interesados, razón por la cual debe comprender completamente las expectativas, deseos, necesidades y actitudes de riesgo de los interesados. Como parte de esta lección, evaluar sus propias actitudes de riesgo es importante también. Solemos discutir de las actitudes de riesgo y la influencia de los actores, pero a veces olvidamos que nuestros propios riesgos, del Director del Proyecto, Gestor de Riesgos, y del Equipo de Gestión de Riesgos tiene un gran nivel de impacto en el proceso de gestión de riesgo.

Hay 4 Actitudes de Riesgo:

Aversión al Riesgo

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Una persona adversa al riesgo es alguien que es incómodo con el riesgo. Trata de mantenerse lejos siempre que sea posible, y evitarlo. Estas personas suelen ser conservadores.

Tolerancia al Riesgo

Una persona tolerante al riesgo es alguien que no está preocupado por el riesgo o permite influenciar en sus decisiones, pero se convierte en una sorpresa cuando el riesgo se convierte en un problema.

Neutral al Riesgo

Una persona neutral al riesgo es alguien que comprende el riesgo y lo observa posibles oportunidades.

Búsqueda del Riesgo

Una persona que busca el riesgo es alguien que considera el riesgo como un reto y por lo tanto es animada por ello. Buscan activamente el riesgo. Estos individuos son lo contrario de las personas adversas al riesgo.

Tip

Conocer las diferentes actitudes frente a los riesgos y su importancia en relación con los niveles de tolerancia de riesgo de los interesados.

Factores Psicológicos

Factores psicológicos están separados de las actitudes de riesgo, pero todavía existe la conexión.

Los factores psicológicos pueden ser las razones subyacentes que un individuo (es decir, sus interesados) tiene las actitudes de riesgo que ellos realizan. Usted no siempre puede ser privado de este tipo de información, pero es importante saber que existe esta capa. Las personas tienden a resistir el cambio cuando amenaza su nivel de comodidad y cuando el territorio es desconocido.

La percepción del riesgo es influenciado por estas cosas, y también si una persona tiene un nivel de control personal. Si el riesgo trae consigo un sentimiento de temor, normalmente como resultado de algo desconocido y por lo tanto potencialmente juzgado de mala manera, entonces la percepción de riesgo se ve afectada en un nivel emocional que es difícil de cambiar. En estos casos, el individuo absorberá la información intelectual, pero el aspecto emocional de la percepción de riesgo se convierte en un obstáculo que infla el riesgo hacia un riesgo mayor de lo que realmente es. A punto rápido aquí es que esto podría emerger en un caso por una base de casos, por ejemplo, un Interesado puede mostrar un alto nivel de riesgo en ciertos proyectos, pero no en todos.

Tolerancia al Riesgo de los Interesados

Según la guía PMBOK®, la tolerancia al riesgo se define como el grado, cantidad o volumen de riesgo que una organización o individuo soportará. Dependiendo del nivel de tolerancia al riesgo de la organización y los interesados, determinará el nivel de amenazas a un proyecto que puedes realizar dentro del proyecto.

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Información existente sobre las tolerancias de riesgo de los interesados puede encontrarse dentro de los Factores Ambientales de la Empresa. Como los niveles de tolerancia al riesgo cambian, las actualizaciones se realizan en el Plan de Gestión de Riesgos a través de "Tolerancias de riesgos de los interesados revisados". Recuerde que este es uno de los elementos de contenido dentro del Plan de Gestión de Riesgo.

9.2 INFORMACIÓN ADICIONAL

Modelos Básicos de Comunicación

1. Medio. Es el método usado para transmitir el mensaje.2. Codificar. Medio para transmitir pensamientos o ideas de una manera que

puede ser entendido correctamente por otros.3. Emisor. Es el responsable de confirmar que la información se ha entendido

correctamente y asegurándose de que la información es clara y completa.4. Ruido. Incluye cualquier cosa que pueda interferir con obtener o recibir el

mensaje, como ruido de fondo, tecnología, distancia.5. Receptor. Es responsable de asegurar que la información es entendida

correctamente y recibida en su totalidad.6. Decodificar. Medios para recibir el mensaje y traducirlo de nuevo en

pensamientos significativos.7. Mensaje. Es la información que ha sido codificado y luego se descodificado

entre el emisor y el receptor.

Tipos de Comunicación

Saber qué tipo de comunicación a utilizar depende de la situación. Hay cinco tipos principales de comunicación los cuales son:

Escrito formal - Para ser utilizado cuando se trata con problemas complejos o documentos formales.

Escrito Informal – Se utilizará para intercambios casuales de información Verbal Formal - Cuando entrega una presentación o entrega de

información en un ambiente más estructurado. Verbal Informal - para Intercambios informales

TIP

Siempre tenga en cuenta siempre durante la comunicación con otros, es importante que el remitente y el receptor presten atención al tono de voz, discurso y comunicación no verbal de la otra persona.

Tipos de Comunicación según las circunstancias

1. Enviando un correo electrónico al equipo de gestión del riesgo recordándoles sobre una próxima reunión de equipo.

Informal escrito

2. Tener una celebración de cierre de riesgo. Informal Verbal

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3. Entrega de una presentación sobre el estado de las actividades de gestión de riesgos

Formal verbal

4. Actualizar el registro de riesgos Formal escrito

5. Envío de un memoramdum con sugerencias de gestión de riesgo

Informal escrito

6. Mantener una conversación con un miembro del equipo. Informal Verbal

7. Comunicarse con un miembro del equipo ubicado en un lugar a distancia.

Formal escrito

8. Documentar un riesgo Nuevo. Formal escrito

9. Tomar notas para un miembro del equipo que no pudo estar presente en una reunión. Informal escrito

10. Entrega de una actualización trimestral a los interesados claves durante una Cumbre.

Formal verbal

Cálculo de los Canales de Comunicación

Cálculo de los canales de comunicación es parte del proceso Planificar las Comunicaciones y es indicado en la herramienta y técnica llamada Análisis de Requisitos de Comunicaciones. La idea detrás de esta herramienta y técnica es centrarse en la información que contribuye al éxito del proyecto, evitando así la sobrecarga de comunicación.

Calcular del número de canales de comunicación implica la siguiente fórmula, donde "n" representa el número de los Interesados:

Ejemplos de Cálculo de canales de Comunicación según los escenarios:

1. 13 Interesados

13(13-1)/2=78 canales de comunicación

2. 50 Interesados

50(50-1)/2=1225 canales de comunicación

3. 6 Interesados

6(6-1)/2=15 interesados

Plan de Gestión de las Comunicaciones

El Plan de Gestión de las Comunicaciones se crea como parte del proceso Planificar las Comunicaciones, el primer proceso en el Área de Conocimiento de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. El Plan de Gestión de las Comunicaciones es responsable de identificar, analizar y documentar las necesidades y expectativas de los interesados. El plan permite que el Director del Proyecto tenga visión de los objetivos de los interesados. El plan permite que el director del proyecto tenga visión en metas y objetivos de los interesados.

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Los siguientes son las entradas, herramientas y técnicas utilizadas para generar el Plan de Gestión de las Comunicaciones:

Entradas

Factores Ambientales de la Empresa. Activos de los Procesos de la Organización. Registro de los Interesados Estrategia de Gestión de los Interesados

Herramientas y Técnicas

Análisis de Requisitos de Comunicación. Tecnologías de Comunicación. Modelos de Comunicación. Métodos de Comunicación.

TIP

Para el examen, debes conocer las Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas del proceso Planificar las Comunicaciones. Para entender mejor las entradas, debe estar familiarizado con el proceso de Identificar a los Interesados.

Un Plan de Gestión de Comunicaciones eficaz contendrá la siguiente comunicación

Atributos:

Información a ser distribuida. Propósito. Frecuencia. Cuando. Formatos o medios de uso. Quien es el responsable.

Hay 13 elementos dentro del Plan de Gestión de Comunicaciones los cuales son:

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Requisitos de comunicaciones de los interesados.Requisitos de comunicaciones de los interesados.

La Información deberá ser comunicada.La Información deberá ser comunicada.

Pautas de comunicación.Pautas de comunicación.

Frecuencia.Frecuencia.

Proceso de escalamiento.Proceso de escalamiento.

Responsabilidad.Responsabilidad.

Destinatarios.Destinatarios.

Métodos de comunicación utilizados.Métodos de comunicación utilizados.

Diagrama de flujo de la comunicación.Diagrama de flujo de la comunicación.

Glosario de términos.Glosario de términos.

Método para actualizar y perfeccionar el plan.Método para actualizar y perfeccionar el plan.



Otro aspecto de la comunicación de riesgo implica la capacidad de gestión general y habilidades de liderazgo. Debe estar familiarizado con lo siguiente para el examen:

Estilos de Liderazgo. Razones de Conflicto. Técnica de Resolución de Conflictos Tipos de Poder. Teorías de Gestión.

Estilos de Liderazgo

Hay siete estilos de liderazgo:

Directivo. Cuando un Director le dice a otros que hacer. Facilitador. Coordina las ideas y entradas de los demás. Entrenador. Pone énfasis en instruir a otras personas. Apoyo. Presta asistencia a los miembros del equipo. Autocrático. Cuando las decisiones se toman basadas solo en el individuo

que ha tomado la decisión. Consultivo. Fomenta las ideas de otros. Consenso. Llegar a una decisión como grupo.

Conflicto

Hay varios motivos para que un conflicto suceda, junto con técnicas para manejar situaciones difíciles. Enumerados en orden, los siguientes incluyen el top de las siete razones que ocasionan conflicto:

Técnicas de Resolución de Conflictos

Un asterisco indica el método preferido y una x al lado del tema indica el método menos preferido.

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CronogramasCronogramas

Diferentes PrioridadesDiferentes Prioridades

RecursosRecursos

Opiniones TécnicasOpiniones Técnicas

Procedimientos Administrativos

Procedimientos Administrativos

CostosCostos

PersonalidadPersonalidad

Lidiar con la cabeza del conflicto y la resolución de la misma.

Confrontar/Resolución de Problemas

Encontrar una solución que aporta un cierto nivel de satisfacción a las personas involucradas.

Comprometer

Evitar o retirarse del asunto, dejando sin posibilidad de resolución.

Retirada

Haciendo hincapié en el acuerdo para lidiar con las diferencias.

Suavizado

Imponer una decisión sobre el otro, incluso a expensas de la otra persona.

Forzar



Tipos de Poder

Un Director del Proyecto o Gestor de Riesgos puede seleccionar varios tipos de poder para influir en los demás.

Al gestionar un proyecto, hay muchos casos donde las habilidades de negociación y la capacidad de influir en los demás serán necesarias, como la obtención de las aprobaciones del plan y resolver las controversias entre los interesados. Hay 5 tipos de poder, un asterisco indica el método preferido y una x al lado del tema indica el tipo de energía menos preferido.

Formal Basado en la función de la posición de una persona.

Recompensa Basado en premiar a alguien por hacer algo.

Castigo Basado en castigo por no hacer algo.

Experto Basado en conocimiento experto sobre un tema

Referente Basado en la autoridad de otra persona.

Teorías de Gestión

Existen cuatro teorías de gestión debe estar familiarizado con ellas:

TEORÍAS DE GESTIÓNTeoría de la

Motivación de Herzberg

Jerarquía de Necesidades de

Maslow

Teoría de las Expectativas

“Teoría X” y “Teoría Y” de

McGregor

a. Teoría de la Motivación de Herzberg

Frederick Herzberg desarrolló la Teoría de la Motivación de Herzberg. Señala que hay varios factores de motivación laboral y factores de higiene que afectan la actitud de las personas en el trabajo. En los cuadros siguientes, se presenta una breve descripción de los factores higiénicos y motivacionales.

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Los factores que darían lugar a la insatisfacción laboral en su defecto, pero no solo se traduce en la satisfacción laboral.

Factores Higiénicos

Factores que podrían lograr satisfacción en el trabajo, si los factores higiénicos están también presentes.

Factores Motivaciona

les



Ejemplos de Factores Higiénicos y Factores Motivacionales

Factores Higiénicos Factores MotivacionalesCondiciones de trabajo.Salario.Vida Personal.Supervisión.Seguridad en el trabajo.Status.

Reconocimiento por el logro.Desafíos en el trabajoResponsabilidadLogro.AutorrealizaciónCrecimiento profesional.

b. Jerarquía de Necesidades de Maslow

Jerarquía de necesidades de Maslow fue desarrollada por Abraham Maslow. Se dice que las personas primero deben cumplir un conjunto básico de necesidades antes de llegar al mayor logro llamado “Autorrealización”. Según Maslow, existen cinco conjuntos de necesidades que aparecen dentro de una pirámide. Es el conjunto más básico de necesidades en la parte inferior, y es el más alto nivel de logro en la parte superior.

c. Teoría de las Expectativas

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Victor Vroom desarrolló la Teoría de las Expectativas, menciona que los empleados realizarán más esfuerzo en mejorar el rendimiento si conduce a recompensas valorada por ellos.

¿Con el fin de motivar a un individuo bajo la teoría de las Expectativas, las recompensas deben estar alineadas con dos cosas en orden para que sean motivados? A continuación un breve ejemplo.

d. “Teoría X” y “Teoría Y” de McGregor

Douglas McGregor desarrolló la teoría X e Y, que gira en torno a dos tipos de actitudes hacia el trabajo. A continuación, una breve descripción de la teoría X y teoría Y.

Teoría X Funciones de gestión con la creencia de que los empleados son inherentemente perezosos, incapaces y que evitan el trabajo siempre que sea posible.

Teoría Y Funciones de gestión con la creencia de que los empleados pueden ser ambicioso, automotivados, y capacitados.

Ejemplos de Identificación de las características de un gestor de la Teoría X o un gestor de Teoría Y

Teoría X

Considera que los empleados requieren el nivel ajustado de control.Autoritario.Precipitado en culpar a los empleados.Premiar a los empleados a través de incentivos monetarios.Prefieren una estructura jerárquica.

Teoría Y

Permite a los empleados motivarse a sí mismos.Cree que los empleados están ansiosos de asumir una mayor responsabilidad.No restringe a los empleados por muchas reglas.Permite a los empleados a premiarse por sí mismos.Cree que los empleados son ambiciosos.

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Factores personales del individuo.

Objetivos del individuo.

SUPUESTO: El comportamiento del individuo se basa en elecciones conscientes.

¿La recompensas deben estar alineadas con?

¿Las recompensas deben estar alineadas con?



Tolerancia al Riesgo de los Interesados

Gestión de los Riesgos implica influir y comprender la actitud de riesgo de los interesados, haciendo que las actitudes de riesgo estén entrelazados con tolerancia al riesgo de los interesados. Los niveles de tolerancia a los riesgos por parte de los interesados deben definirse muy temprano y es esencial para la efectiva y precisa evaluación y gestión de los riesgos.

TIP

La Guía PMBOK define la tolerancia al riesgo como el grado, cantidad o volumen de riesgo que podrá resistir una organización o individuo.

9.3 GOBIERNO DE LOS RIESGOS

Gobierno de los Riesgos es un área específica del Cuerpo de Conocimiento del (PMI-RMP)®. Esta sección proporciona conceptos generales cubiertos en el examen de certificación (PMI-RPM)®.

9.4 CONCEPTOS GENERAL DEL GOBIERNO DE LOS RIESGOS

Gobierno de los Riesgos es el proceso de garantizar que las políticas de riesgo y procedimientos son entendidas, seguidas, consistentemente aplicadas y efectivas. Gobierno de los Riesgos puede ser implementado por el Director del Proyecto, una PMO (Oficina de Proyectos) o incluso un órgano específico de Gobierno de Riesgo. La propiedad real es basada en la prioridad, el tamaño y la importancia del proyecto.

Gobierno de Riesgo incluye las herramientas, técnicas y salidas de la actividad Monitorear y Controlar los Riesgos.

El Gobierno de Riesgo observa la compleja red de actores, reglas, políticas, procedimientos y métodos de recopilación de información de riesgos, comunicación, análisis, y como las decisiones son tomadas.

Los principales Gobiernos de Riesgo consisten en la evaluación de riesgos, gestión de riesgos, y comunicación de riesgos.

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DEFINIR LA TOLERANCIA DE RIESGO DE LOS INTERESADOS

Identificar los deseos,

necesidades, expectativas de los

interesados

Definir la Actitud al Riesgo de los Interesados



Gobiernos de Riesgo garantiza las metas y objetivos de la junta de directores y accionistas de la empresa se cumplan.

Gestión de riesgo puede incluir la creación de políticas y procedimientos estándares para asegurar el cumplimiento del riesgo. Estas políticas pueden afectar áreas tales como:

Niveles requeridos de patrocinio basado en consideraciones clave tales como el costo de los proyectos, prioridades, etc.

Plantillas estándares, estructuras de desglose de recursos, activos de los procesos de la organización o procesos de riesgo.

Normas de tolerancia al riesgo organizacional y/o Umbrales de Categoría de Riesgos.

Planificación de Gestión de calidad estandarizada incluyendo objetivos métricas, y el proceso de Desarrollo del Plan de Mejora.

Creación de métricas para guiar las actividades de gestión de riesgo organizacional.

Planificación Estandarizada de la Gestión de Riesgos que incluye Estructuras de Desglose de Riesgo para identificar los riesgos. Procesamiento estandarizado de la Lección Aprendida de procesos estandarizados. Colección de datos y dirección estándar de la base de conocimientos corporativos.

Políticas estandarizadas y procedimientos relativos a revaluaciones de riesgo, revisiones de riesgos y auditorías de riesgos.

Políticas y procedimientos para realizar y compartir Lecciones Aprendidas. Lecciones Aprendidas deben incluir lo que salió bien, lo que puede ir mejor, y lo que puede ser hecho de manera diferente en el futuro.

Hay dos organizaciones que afectan el gobierno de riesgo a tener en cuenta:

El Gobierno del Riesgo puede seguir los principios definidos por el Consejo Internacional de Gobierno de los Riesgo (en inglés IRGC). Objetivo principal de esta organización es facilitar la comprensión y la gestión de los riesgos que afectan a la sociedad, la salud humana, la seguridad y el medio ambiente en su conjunto.

PMI se esfuerza por ser compatible con los métodos definidos por la Organización Internacional de Normalización o ISO. ISO desarrolla normas basadas en las mejores prácticas y fomenta su uso por todos los que se suscriben a la metodología de ISO. ISO guía el enfoque PMI básica para la gestión de la calidad para incluir herramientas estandarizadas como Six Sigma, Gestión de Calidad Total (TQM), y FMEA.

El Gobierno de los Riesgos asegura que los esfuerzos de la administración de riesgo están enfocados para conocer las necesidades de la organización. Asegura que hay una norma cultural que apoyan las actividades de gestión de riesgo.

Otras Áreas de Gobierno

Técnica del Valor Ganado

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Una consideración clave de Gobierno de Riesgo es informes de rendimiento. La Técnica de valor ganado es el método preferido de PMI para reportar informes de rendimiento.

Hay algunos términos clave que deben entenderse para calcular el valor ganado.

El Valor Ganado (EV) es el valor del trabajo realizado. Un cálculo típico puede tener este aspecto: 65% de un $ 100,000 del proyecto se ha completado. Multiplique 0.65 x $100,000 para determinar la EV. EV = $ 65.000.

Valor Planificado (PV) es la cantidad del presupuesto planificado para ser utilizado en un punto dado en el proyecto. Se determinó que el proyecto debió estar 70% completado hasta este punto. Multiplicar 0.7 x $100,000 para determinar la PV. PV = $70.000.

Costos Reales (AC) son los costos reales del proyecto a la fecha. Por ejemplo, los costos reales para el proyecto de ejemplo mencionado anteriormente es de $75.000.

Presupuesto hasta la Conclusión (BAC) es una expresión del presupuesto total del proyecto. Asumir el que BAC es $100,000 para este escenario del proyecto.

Los valores de la técnica de Valor Ganado descrita anteriormente se utilizan para realizar cálculos de técnica de valor ganado. Sigue a una revisión de nuestros valores:

A. EV = $65,000B. PV = $70,000C. CA = $75,000D. BAC = $100,000

La ilustración siguiente utiliza estos valores para realizar cálculos de Técnica del Valor Ganado:

Cálculo de la Técnica del Valor Ganado

Formula

1. Variación del Cronograma (SV)

Valor Ganado (EV)-Valor Planeado (PV)

$65,000-$75,000=-$5,000

2. Variación de Costo(CV) Valor Ganado (EV)-Costo Real (AC)

$65,000-$75,000=-$10,000

3. Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI)

EV/PV

$65,000/$70,000=0.93

4. Índice de Rendimiento del Costo (CPI)

EV/AC

$65,000/$75,000=0.87

5. Estimación hasta la Conclusión (ETC)

Presupuesto hasta la conclusión (BAC)/CPI

$100,000/0.87=$114,943

Notas de la Técnica de Valor Ganado:

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1. Variación del Cronograma: Un SV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del cronograma. SV negativo es un indicador de que el proyecto está retrasado. El ejemplo anterior de -$ 5.000 se ajusta a esta definición. Si SV es positivo es un indicador de que el proyecto esta adelantado con respecto al cronograma.

2. Variación Costo: Un CV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del presupuesto. Un CV negativo es un indicador de que el proyecto está detrás del presupuesto. El ejemplo anterior de - $ 10.000 se ajusta a esta definición. Un CV Positivo es un indicador de que el proyecto está por delante del presupuesto.

3. Índice de Rendimiento del Cronograma: Un SPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto esta con el cronograma. Un SPI de menos de 1.0 es un indicador que el proyecto va con retraso.

El ejemplo anterior de .93 se ajusta a esta definición. Un SPI mayor que 1.0 es un indicador de que el proyecto esta antes de lo previsto.

4. Índice de Rendimiento del Costo: Un CPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto está dentro del presupuesto. Un CPI de menos de 1.0 es un indicador de que el proyecto está detrás del presupuesto. El ejemplo anterior de .87 se ajusta a esta definición. Un CPI superior a 1.0 es un indicador de que el proyecto está por delante del presupuesto.

5. Estimación hasta la Conclusión: El proyecto en este escenario está detrás tanto en cronograma y presupuesto. El ETC en el ejemplo anterior es $114.943. Esto representa 14.943 dólares como sobrecosto si no se toman acciones para contrarrestar la situación.

Tipos de Contrato

Algunas organizaciones exigen ciertos requisitos del tipo de contrato como parte de su política de gobierno de riesgos y procedimientos. Recuerde quien asume el riesgo de costo para los siguientes contratos:

Precio Fijo: Un contrato de Precio Fijo es proporcionado por un vendedor para completar un contrato. Costo de riesgo está en el vendedor.

Un contrato de Precio Fijo es utilizado cuando el producto o servicio de proyecto está bien definido. Un vendedor ofrece una propuesta de precios para realizar el trabajo exactamente como se describe por un comprador potencial. Un contrato de precio fijo se puede ajustar.

Un Precio Fijo Cerrado (FFP) es una versión más estricta de un contrato de precio fijo básico. Un contrato de FFP normalmente no cambia. El precio del contrato permanece inalterable a lo largo de la vida del contrato.

Costos Reembolsables: Un comprador propone contratos de trabajo y la experiencia del vendedor. Los costos totales no se conocen hasta el final del contrato. Costo de riesgo está en el comprador.

Un contrato de costo reembolsable se utiliza generalmente cuando un comprador sabe la funcionalidad que necesitan un producto. Sin embargo, no tienen la experiencia necesaria para construir el proyecto. Ellos están comprando esta experiencia.

Un Costo más un porcentaje del costo representa mayor riesgo de costo a un comprador.

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Tiempo y Materiales: Este tipo de contrato es similar al Costos Reembolsables. Costo de riesgo está en el comprador.

Contratos tiempo y material son rápidos, cortos en duración y se utilizan generalmente para los servicios.

Información adicional sobre Gobierno de los Riesgos

El trabajo de gobierno de riesgo se extiende durante todo el proyecto. Gobierno de riesgo implica la supervisión del proceso de gestión de riesgo, asegurándose de que las actividades de gestión de riesgo son consistentes y que están continuamente mejorado en toda la organización. Gobierno trata de no comenzar desde cero en cada proyecto, sino de beneficiarse de los éxitos y fracasos de proyectos que se han realizado antes que el tuyo.

Roles y Responsabilidades de Gobierno de los Riesgos

Las responsabilidades de Gobierno de riesgos pueden caer en el Director del Proyecto, la oficina (PMO) de gestión de proyectos, gerencia de riesgos o gestión de la organización. Incluso puede ser un órgano de Gobierno de la gestión de riesgo establecido dentro de la organización, como se describe más adelante en esta sesión.

El Gerente de proyecto debe comprender y formarse en gestión de riesgos y administrar el proceso de gestión de riesgos del proyecto. Esto podría implicar determinar cómo se manejará la gestión del riesgo para el proyecto y cómo ese esfuerzo reunirá cualquiera de las políticas y procedimientos para la gestión de riesgo.

Un administrador de programas (si existe) en la organización estaría involucrado en la supervisión de la función de gestión de riesgo para todos los proyectos en el entonces programa. Esto incluye asegurándose de que todas las partes están capacitadas en gestión de riesgos, así como la gestión de proyectos, coordinación de esfuerzos de gestión de riesgo a través del programa y asegurándose de que el esfuerzo de gestión de riesgo es apropiado para el tamaño y la importancia de los proyectos.

El PMO puede crear algunas políticas y procedimientos para la gestión de riesgo y servir como un órgano de Gobierno supervisar todos los proyectos, incluyendo el proyecto de gestión de riesgos.

Dado que la gestión de riesgos es un tema tan importante, la gestión de la empresa también pueden estar involucrados en el proyecto, ayudando a identificar los riesgos y la toma de decisiones sobre el nivel de riesgo aceptable en el proyecto.

Normas, Políticas, Procedimientos y Prácticas

Algunas de las normas, políticas y procedimientos que se pueden configurar para todos los proyectos son:

Tolerancias de riesgo de la organización y los umbrales. Los métodos a utilizar para identificar los riesgos. Las definiciones de calificación de impacto que se utilizarán en el proceso

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. Matriz Estándar de Probabilidad e Impacto.

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Políticas y procedimiento también podría cubrir temas tales como patrocinadores deben participar en las actividades de gestión de riesgo, que deben estar capacitadas en gestión del riesgo (por ejemplo, todos los directores de proyecto y los propietarios de riesgo), con qué frecuencia deben revisarse riesgos en proyectos, y cualquier otra política relacionada con el riesgo de que se considerara valioso.

Estas políticas y estándares de la organización se actualizan en función de las lecciones aprendidas de la aplicación de estas normas y políticas en otros proyectos. Se trata de información crítica para el Director del proyecto descubrir en el inicio del proceso Planificar la Gestión de Riesgos, como influenciará cómo él o ella se acercan a cualquier proyecto dentro de la organización.

Gobierno de riesgo implica no sólo la creación de tales políticas relativas a la gestión de riesgos, pero también debe asegurarse de que los proyectos se planifican utilizando las políticas de riesgo relevantes y los estándares. Entonces, mientras el proyecto está en marcha, gestión de riesgos consiste en asegurarse de que el proyecto en realidad se ajusta a las políticas. Tales políticas y mejores prácticas están destinadas a mejorar la eficacia de la gestión de riesgos.

Gestión de Lecciones Aprendidas

Otra función del Gobierno es asegurar que las lecciones aprendidas relacionadas con la gestión de riesgo son capturadas en todos los proyectos y luego puestos a disposición para su uso en otros proyectos. Lecciones aprendidas apoyan las prácticas de la mejora continua dentro de una organización. Imagina ser capaz de ver todos los riesgos que tienen proyectos similares dentro de una organización. ¿No sería esto de ayuda para eliminar los problemas como el mismo problema que ocurre una y otra vez dentro de una organización? Organizaciones crecerán y evolucionan mucho más rápido y con menos dolor de crecimiento. La gente sería capaz de enfocar sus conocimientos y experiencia hacia los límites de lo posible mientras se completa el proyecto en lugar de tratar con los mismos problemas que enfrentar otros proyectos, deben incluir las lecciones aprendidas:

Qué salió bien?

¿Qué salió mal?

¿Qué se haría de manera diferente si el proyecto se podría hacer de nuevo?

Lecciones aprendidas son creadas por el director del proyecto e implican la entrada del equipo y los interesados. Se crean a lo largo de vida del proyecto y finalizan al final del proyecto. Lecciones aprendidas pueden enviarse a otros jefes de proyecto o departamentos que podrían beneficiarse de ellos a medida que se crean, en lugar de esperar a que el proyecto se haya cerrado.

Creación de Métricas

Métricas son las normas de rendimiento que, una vez evaluadas, indican cómo el trabajo se está realizando contra del plan. Gobierno de riesgo implica la creación de métricas para las actividades de gestión de riesgos en la organización.

Los Directores de Proyectos tendrán una medición de línea base para el proyecto que incluye el, tiempo y costo. En la mayoría de proyectos, la línea base es medido con poca frecuencia, dejando al director del proyecto inseguro del estado real del proyecto entre las mediciones de rendimiento. Esto es por qué las métricas son valiosas para proporcionar una medida adicional de progreso y para advertir de posibles problemas.

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Los jefes de proyecto individualmente pueden ser capaces de determinar algunas métricas para sus proyectos, pero generalmente terminan basando estas métricas en sus propias creencias y actitudes. Por ejemplo, un Director de proyecto podría pensar que nueve riesgos no identificados son aceptables, o tener un equipo discutiendo constantemente es aceptable.

La función del Gobierno en la gestión de riesgos es identificar medidas aceptables de éxito de gestión de riesgo para ser utilizado en proyectos. Algunos ejemplos de riesgo relacionadas con métricas son:

Las actividades de gestión de riesgo deben tomar hasta 1/8 de tiempo de la planificación del proyecto.

Proyectos que tienen más de cinco grandes riesgos no identificados deben ser replanificados.

Estas métricas pueden convertirse en la línea base para el rendimiento de la gestión de riesgos en proyectos en toda la organización. En lugar de sólo esperar las cosas van bien, o tener que lidiar con grandes problemas a la hora de la medición, Directores de Proyectos pueden determinar el rendimiento del proyecto utilizando métricas establecidas estándar y saber cómo avanzan las cosas contra el plan. En lugar de tener que adivinar qué métricas tienen significado en el proyecto, pueden utilizar los que proporciona el Gobierno de riesgo.

Existe otra ventaja de tener métricas estándar. Métricas permiten medir el rendimiento de un proyecto contra otros. Los Proyectos son sumamente importantes para las organizaciones, y llegara el día cuando el rendimiento de un Director de proyecto será capaz de medirse cuantitativamente contra otro. Las recompensas por la gestión de grandes proyectos, se dará a los mejores Directores de proyecto.

Ayudando a Supervisar los Planes de Respuesta a Riesgos

Gobierno de Riesgos implica también utilizar métricas en desarrollar planes de respuesta a riesgos y, a continuación, supervisar el rendimiento del proyecto contra el plan de gestión de riesgo y los planes de respuesta de riesgo en el registro de riesgo.

El Futuro de la Gestión de Riesgo

Las prácticas de gestión de riesgo ponen sobre la mesa un panorama más amplio de lo que han enfrentado otros proyectos y qué planes de respuesta han funcionado mejor que en otros proyectos.

Gestión de riesgo puede ser una idea nueva, pero es uno que mantiene la promesa para el futuro de los directores de proyecto y proyectos en todo el mundo.

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Comunicación y gobierno de los riesgos