¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?es.presidencia.gov.co/oci/Documents/Como-formulo-mi-plan-de... · Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST 15. Sistema

¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?


Del flujo de mejoramiento, tomaremos el paso 2. Formular


Cuando el responsable del proceso y/o dependencia ha designado al funcionario para

formular el plan de mejoramiento en el aplicativo, este funcionario debe

ingresar al aplicativo SIGEPRE – Módulo MEJORAS – Mis responsabilidades y

diligenciar los siguientes 7 pasos:

Tengo 10 días para formular mi plan


Así se ve en el aplicativo SIGEPRE los 7 pasos para Formular:

Paso 1: Seleccione la fuente del hallazgo

Paso 2: Escriba las causas identificadas o la acción a mejorar

Paso 3: Escriba la meta acorde con las causas y acciones identificadas.

Paso 4: Seleccione si el plan es correctivo, preventivo o de mejora

Paso 5: Nombre del jefe

Paso 7: Seleccione si es eliminar, reducir o evitar

Paso 6: Escribas las acciones, descripción y seleccione responsable, fecha inicial y final


A continuación se describen 1 a 1 los siguientes 7 pasos:

¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?

Paso

El funcionario designadoseleccionará la fuente:

Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo

En esta casilla del aplicativo SIGEPRE – módulo MEJORAS, se despliegan las siguientes alternativas

1. Auditoria de Gestión de Calidad

2. Auditorías internas

3. Riegos

4. Análisis de datos

5. Autocontrol

6. Tratamiento del Servicio No conforme

7. Planes

8. Auditoria Externa de la Contraloría General de la Republica

9. Auditoria Externa del ICONTEC

10. Auditorías Externas Otras (como Procuraduría, Archivo General de la Nación)

11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias

12. Revisión por la Dirección

13. Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

14. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST

15. Sistema de Gestión de la Seguridad de la información (SGSI

Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente esquema:

Seleccione la fuente del hallazgo. Ej. Auditoria Interna de Calidad


Paso

Identifique y registe en estacasilla las causas principalesque dan origen al aspectono conforme encontrado oa la situación de mejora,aplicando las siguientestécnicas:

Esquema de registro en el aplicativo

3 Técnicas para identificar causas

1. Técnica de los "5 ¿Por qué?"

consiste en preguntar el ¿por qué? del hallazgo de manera consecutiva, hasta llegar a la causa raíz que originó el problema.


Paso


3 Técnicas para identificar causas

2. Técnica de la Lluvia de Ideas

Es una técnica que tiene por objeto generar ideas en unambiente de trabajo grupal, en el que todos puedenhacer sugerencias y aportar más y mejores ideas de lasque se podrían producir trabajando de formaindependiente.

3. Diagrama Causa – Efecto

El diagrama causa-efecto es una forma de organizar yrepresentar las diferentes teorías propuestas sobre lascausas de un problema. Se conoce también comodiagrama de Ishikawa o diagrama de espina depescado y se utiliza en las fases de diagnóstico ysolución de la causa.

Para mayor información en las técnicas aplicadas para analizar las causas, consultanuestra Guía PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DEMEJORAMIENTO G-EM-01


Paso


Ejemplo de la Técnica 5 ¿Por qué? para identificar la causa raíz

causa raíz


Paso

En esta casilla identifique yregistre las metas que dancumplimiento a las accionesde eliminación ominimización del hallazgo


Las metas pueden ser:

puntos de control en el proceso y se identificaranen la documentación del mismo (Lineamientos,Caracterizaciones, Procedimientos y/o Formatos).


Paso

Para el momento de laformulación se debe teneren cuenta el aspecto NoConforme, la acción adefinir y el tipo del plan, así:

Correctivo Preventivo Mejora

Ilustración



Paso

En esta casilla indique elnombre del jefe oresponsable del procesoencargado de aprobar lastareas o acciones de lamejora:



Paso

Registre en esta casilla delaplicativo SIGEPRE –módulo MEJORAS, lasacciones preventivas y/ocorrectivas que garanticenla eficacia y efectividad, enel cumplimiento del plan demejoramiento o lasacciones de mejora:


Quedando así:


Paso

Seleccione la opción detratamiento de acuerdo altipo de plan:


Eliminar: Cuando las acciones correctivas buscaneliminar la causa generadora del hallazgo.Reducir: Cuando las acciones correctivas opreventivas, buscan reducir la causa generadoradel hallazgo.Evitar: Cuando las acciones preventivas o demejora, buscan evitar la materialización de algúnhecho concreto.

Paso 7: Seleccione si es eliminar, reducir o evitar


Una vez formulados los 7 pasos, deberá efectuar lo siguiente:

Realice el comentario para remitir al siguiente paso.Ejemplo: una vez formulado el plan de mejoramiento, se remite para

validación del Jefe.

Se reasigna esta etapa a otro

funcionario, para que realice la

asignación de responsable. Es guardar la información

que se ha diligenciado, se

mantiene en sus

responsabilidades. No

continúa el flujo.

Es continuar el flujo

a la siguiente

etapa, en este caso

a la validación del

plan por parte del

jefe.

Cuando le da continuar flujo, continua al paso 3“Validar la mejora” del flujo de mejoramiento


Operación exitosa

FIN