Como calcular o número necessário de servidores · Como calcular o número necessário de ... ou a relação entre número de eventos da folha de pagamento e número de funcionários

Como calcular o nmero necessrio de servidores ?

E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NO QUANTIFICVEL COM FACILIDADE ?

ALTERNATIVA 2

Uma possibilidade para transpor essa restrio seria a utilizao de um parmetro adotado internacionalmente, porm difcil encontr-lo

A adoo desta forma de clculo para a definio do quantitativo de servidores necessrio na rea meio poderia ser largamente adotada, principalmente naqueles processos de trabalho que fornecem um suporte operacional direto s reas finalsticas

Nelson Marconi 53

www.conexxoes.com.brNelson Marconi



ALTERNATIVA 3

Uma outra estratgia tambm consideraria o resultado do PFT em outras organizaes, mas de outra forma:

Seria replicada a relao entre volume de trabalho e nmero de servidores necessrio para essas reas,

Ao invs de replicar a relao encontrada entre servidores alocados em atividades finalsticas e meio

Nelson Marconi 54




ALTERNATIVA 3

Essa estratgia poderia ser adotada para o clculo do nmero de servidores em reas meio nas quais os processos de trabalho so relativamente padronizados para todas as organizaes (como compras e recursos humanos)

O resultado dos indicadores calculados em alguns PFTs poderia ser adotado em diversas organizaes ou unidades sem que seja necessrio o seu reclculo

Por exemplo:

A relao entre volume de compras e nmero de funcionrios na unidade de compras,

ou a relao entre nmero de eventos da folha de pagamento e nmero de funcionrios na unidade de recursos humanos

Nelson Marconi 55



RESUMINDO AS ALTERNATIVAS 2 e 3

Logo, a partir da realizao de alguns PFTs, e dos resultados obtidos para os indicadores, ou da pesquisa de benchmarks, possvel:

adotar um critrio de proporcionalidade entre o nmero necessrio de servidores nas reas meio e finalsticas (para as reas que fornecem suporte operacional direto s reas finalsticas, como secretariado e apoio administrativo), ou

adotar um critrio de clculo baseado na relao entre o nmero de servidores necessrios e o volume de trabalho gerado, de forma a repetir o indicador encontrado em outras organizaes (para as reas em que os processos de trabalho so relativamente padronizados em todas as organizaes, como compras e recursos humanos)

Nelson Marconi 56



E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NO QUANTIFICVEL COM FACILIDADE?

De toda forma, nota-se que as duas alternativas (2 e 3) de critrio de clculo demandam a realizao prvia de alguns PFTs completos (com levantamento nas reas finalsticas e meio) para possibilitar a sua adoo, a no ser que alguns benchmarks estejam disponveis

Os valores dos indicadores que sero aplicados nas diversas organizaes devero ser periodicamente revistos, principalmente quando ocorrer uma reorganizao generalizada dos processos de trabalho da rea meio

Nelson Marconi 57



E QUANDO PRECISO QUANTIFICAR O NMERO DE SERVIDORES EM UMA REA QUE FORMULA POLTICAS ?

INDICADOR 2

Passo 1

Estima-se qual o tempo mdio de execuo das diversas atividades de um determinado processo de trabalho

Por exemplo, a formulao de um projeto de lei demanda quanto tempo ? E o desenho de uma nova proposta de gesto do oramento ?

Logicamente, estas atividades devem ser subdivididas at o nvel possvel de desagregao

Nelson Marconi 58



E QUANDO PRECISO QUANTIFICAR O NMERO DE SERVIDORES EM UMA REA QUE FORMULA POLTICAS ?

INDICADOR 2

Passo 2

O tempo mdio de execuo deve ser contabilizado como horas em um ms, por exemplo, ou horas em uma semana, dependendo do prazo de durao das atividades;

Se a rea desenvolve atividades mais curtas, pode ser adotado como critrio o nmero de horas por semana;

Se as atividades forem mais longas, ento o melhor critrio ser o nmero de horas por ms

Nelson Marconi 59


Como calcular o nmero necessrio de servidores ? INDICADOR 2

Passo 3

Posteriormente, multiplica-se o tempo mdio de execuo de cada atividade (em horas, dias, semanas ou meses pelo nmero de pessoas envolvidas na sua realizao;

O resultado vai corresponder ao tempo total gasto naquela atividade em tal perodo

#$%' =2' 3#'

#$%' = carga horria total que dispendida na elaborao da atividade i (baseada nos tempos atuais)

2' = nmero de servidores envolvidos na atividade i

3#' = tempo de execuo da atividade i

Nelson Marconi 60



INDICADOR 2

Passo 4

Depois, devem ser somados os tempos totais gastos em cada atividade e ser obtido o tempo total gasto para efetuar o processo de trabalho em anlise no perodo determinado

#$% = #$%''

#$% = carga horria total dispendida para efetuar o processo de trabalho de n atividades (baseada nos tempos atuais)

Nelson Marconi 61


Como calcular o nmero necessrio de servidores ? INDICADOR 2

Passo 5

Finalmente, calcula-se o nmero necessrio de servidores desejados:

A carga horria total dispendida para efetuar este bloco de atividades dever ser dividida pela jornada de trabalho dos servidores envolvidos na execuo desse processo de trabalho (ou dessas atividades)

= -.4

567897:;

#$% = carga horria total dispendida para efetuar o bloco de n atividades (baseada nos tempos atuais)

jorn trab = jornada de trabalho efetiva das pessoas envolvidas naquele processo de trabalho

Nelson Marconi 62



E por que esse mtodo no pode ser utilizado em todas as situaes, j que ele parece ser aplicvel a diversas situaes ?

Porque ele no quantifica de forma exata os volumes e tempo de trabalho

E porque ele considera, implicitamente, que o tempo de trabalho dispendido atualmente est correto

Ele apenas mensura se h um excesso ou falta de servidores, mantido o ritmo e as condies atuais de trabalho;

Isto , avalia se os servidores esto sobrecarregados ou no, dadas as caractersticas e volume atual dos processos de trabalho

Quando as variveis volume e tempo de trabalho so facilmente quantificveis, melhor usar o indicador 1

Nelson Marconi 63


Resumindo......

Nelson Marconi 64


ExerccioSituao 1

Vocs atuam em um hospital que at o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do prximo ano, tambm pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocs que faam uma estimativa do nmero de servidores necessrios na nova ala de pronto atendimento

Respondam:

Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores administrativos que dariam suporte a essa nova rea ? Que indicadores utilizariam ?

Qual seria a composio desse quadro de servidores administrativos ?

Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nesse apoio administrativo ao pronto atendimento ?

Nelson Marconi 65


ExerccioSituao 2

A unidade que cuida da gesto de recursos humanos de sua organizao est sendo reformulada. Ser dividida em duas: uma cuidar das questes mais operacionais, como elaborao da folha, e outra cuidar das questes associadas s polticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na rea so apenas as de cunho operacional

Respondam:

Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores nessa diviso que cuidar das polticas de recursos humanos ? Quais indicadores utilizariam ?

Qual seria a composio do quadro de servidores dessa nova diviso?

Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nessa nova diviso ?

Nelson Marconi 66


ExerccioSituao 3

Vocs atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda no sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energtico. Mas a empresa tomou a deciso de explorar esse recurso no futuro prximo.

Respondam:

Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores necessrio para lidar com o desenvolvimento dessa tecnologia ? Quais indicadores utilizariam ?

Qual seria a composio do quadro de servidores que estaria envolvido nesse projeto ?

Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nesse projeto ?

Nelson Marconi 67


Estratgias e AesMdulo 4

Nelson Marconi 68


Estratgias para a reduo das defasagens encontradas

O CONJUNTO DE DADOS IDENTIFICADOS E ANALISADOS DEVE POSSIBILITAR A ELABORAO DE UM PLANO ESTRATGICO DE RECURSOS HUMANOS QUE INCLUA OS SEGUINTES COMPONENTES:

RECRUTAMENTO E SELEO

CAPACITAO

REDISTRIBUIO OU REALOCAO DE FUNCIONRIOS

INCENTIVOS PARA A RETENO DE PESSOAL

Nelson Marconi 69


Aes complementares necessrias para a reduo das defasagens encontradas

DEFINIO PRVIA DAS NECESSIDADES ORAMENTRIAS PARA A POLTICA DE RECURSOS HUMANOS

FIXAO DE METAS E RESPONSABILIDADES

COMUNICAO DO PLANO

EXECUO, MONITORAMENTO, AVALIAO E REVISO SISTEMTICA DO PLANO

Nelson Marconi 70


Gesto Estratgica de RH

Planejamento Estratgico da Organizao

Misso, Objetivos, Metas e Macro-Atividades

Nelson Marconi 71

Planejamento da Fora de Trabalho Definio do Perfil Qualitativo e Quantitativo Necessrio para o

alcance dos objetivos definidos

Comparao entre o Perfil Atual e o Perfil Necessrio

Elaborao de Polticas Integradas de RH para corrigir

defasagens e obter o Perfil Necessrio


Objetivo das Polticas Estratgicas de Recursos Humanos

O alcance do perfil e quantitativo de servidores necessrio,

que devem estar estimulados a desenvolver suas atividades de forma eficiente,

de modo a garantir o alcance dos resultados desejados pela organizao

Nelson Marconi 72


Objetivo das Polticas Estratgicas de Recursos Humanos

Para tal, esta poltica deve:

estar alinhada com os objetivos da organizao, assim tornando-a estratgica,

garantir a atratividade e a permanncia dos bons servidores no quadro de pessoal,

e incluir os incentivos adequados, tanto no que concerne aos estmulos como cobrana de resultados

Nelson Marconi 73


Gesto Estratgica de Recursos Humanos

Para obter a melhoria do desempenho da organizao, necessrio:

Definir os cargos de acordo com as necessidades e objetivos da organizao

Fazer com que as pessoas que possuam o perfil adequado ocupem tais postos

Proporcionar a formao e o desenvolvimento das pessoas

Nelson Marconi 74


Gesto Estratgica de Recursos Humanos

Para obter a melhoria do desempenho da organizao, necessrio:

Criar mecanismos de incentivo ao desempenho das pessoas, de forma a estimul-las ao trabalho, melhorar o seu bem-estar e aprimorar o resultado da organizao

Acompanhar e avaliar o desempenho das pessoas, de forma a premiar um bom desempenho

Nelson Marconi 75


Pr-requisitos para Polticas Estratgicas e Integradas de RH

Consistncia e coerncia

Sistema de informaes para dar suporte s decises gerenciais

Legislao clara e consolidada

Sistema de comunicao e atendimento eficiente

Papel relevante dos gerentes

Nelson Marconi 76


Componentes de uma poltica de recursos humanos

O recrutamento,

O desenvolvimento profissional, incluindo a progresso e a mobilidade

Os incentivos remuneratrios,

A capacitao e

A avaliao de desempenho

e devem ser desenhados de forma a contribuir para a atuao sob a lgica da contratualizao

Nelson Marconi 77


Componentes de uma poltica de recursos humanos

Dois princpios fundamentais devem permear todo o desenho dos componentes da poltica de RH:

A busca da melhoria das competncias e

A busca da melhoria do desempenho,

pois ambos so fundamentais para o alcance dos resultados desejados pela organizao

Nelson Marconi 78


Depois do recrutamento (baseado nas competncias)

Nelson Marconi 79

CAPACITAO(COMPETNCIAS)

AVALIAO DEDESEMPENHO

DESENVOLVIMENTOPROFISSIONAL

(COMPETNCIAS EDESEMPENHO)

REMUNERAO(COMPETNCIAS E

DESEMPENHO)


Recrutamento e Seleo

Nelson Marconi 80

Planejamento da Fora de Trabalho Perfil Quantitativo e Qualitativo Necessrio para o alcance dos

objetivos da organizao

Polticas de Recrutamento e Seleo

Cargos Ofertados

N de Vagas

Competncias requeridas

Regime e Jornada de Trabalho

Durao e intervalo entre concursos


Estrutura de Incentivos Profissionais

A estrutura de incentivos deve incentivar, cobrar e premiar o bom desempenho

A estrutura de incentivos inclui os seguintes instrumentos:

Remunerao

Progresso

Prmios

Reconhecimento

Participao no processo decisrio

Nelson Marconi 81


Estrutura de Desenvolvimento nas Carreiras

O desenvolvimento profissional deve estar associado ao acmulo de competncias e decorrente possibilidade de realizar atividades mais complexas

As atribuies devem ser suficientemente amplas para permitir a movimentao de servidores e o desempenho de uma gama maior de atribuies

As carreiras devero ser horizontais e mais abrangentes para as atividades administrativas e operacionais e mais especficas para as atribuies que demandem conhecimento tcnico

A mobilidade um importante instrumento para a aquisio de competncias

Nelson Marconi 82



Cargos de chefia e assessoria fazem parte da carreira individual

Uma parte das vagas deve ser reservada aos servidores para que eles sintam que existe a possibilidade efetiva de virem a ocupar estes cargos

Nelson Marconi 83



Definio de critrios e competncias para a ocupao dos cargos em comisso:

Certificao de competncias

Comits de busca

Processo de recrutamento semelhante ao das empresas privadas

Criao de banco de talentos

Nelson Marconi 84


Capacitao

A poltica de capacitao deve ser desenhada de forma a:

garantir o desenvolvimento profissional dos servidores baseado no perfil necessrio para o alcance dos resultados desejados pela organizao

incluir a concepo de planos anuais de capacitao em cada organizao

Nelson Marconi 85


Capacitao

Grandes grupos de aes de capacitao:

as aes vinculadas disseminao da misso, objetivos, metas gerais e especficas do grupo e da estratgia adotada pela organizao;

as aes destinadas ao aprimoramento das competncias necessrias para exercer as atividades de uma determinada carreira;

as aes destinadas a aprimorar as competncias individuais;

as aes voltadas ao aprimoramento do conhecimento sobre as alteraes na tecnologia e nos processos de trabalho;

Nelson Marconi 86


Capacitao

Grandes grupos de aes de capacitao

as aes orientadas para a mudana cultural dos gerentes

eles so os grandes agentes e multiplicadores das mudanas;

especificamente em relao gesto de recursos humanos, importante que eles entendam sua funo como gestores do desenvolvimento profissional de seus subordinados, principalmente nos aspectos relacionados avaliao, progresso e capacitao;

as aes necessrias implementao deste modelo de gesto.

Nelson Marconi 87


Capacitao

Os instrumentos utilizados para capacitar dependem:

dos recursos disponveis,

objetivos a serem alcanados,

tempo disponvel,

nmero de servidores, entre outros

Nelson Marconi 88


Capacitao

Algumas estratgias de capacitao:

cursos tradicionais,

treinamento distncia,

coaching,

treinamento no trabalho,

formao de multiplicadores

utilizao de manuais de procedimentos

Nelson Marconi 89


Remunerao

Para que a poltica salarial seja vista como justa e estimule a atuao dos servidores:

a hierarquia salarial (o ordenamento dos salrios a partir do maior para o menor) de uma organizao deve ser consistente

os valores praticados devem ser prximos aos observados para ocupaes semelhantes em outras administraes (se houver) e no setor privado

Uma hierarquia salarial consistente deve ser baseada na complexidade de atribuies, responsabilidades, desempenho e competncias

Nelson Marconi 90


Remunerao

Aumento da amplitude remuneratria

No modelo ideal, deve existir uma nica parcela fixa associada a uma parcela varivel percentualmente reduzida e que deve equivaler a um bnus

A parcela varivel deve ser associada ao resultado da avaliao de desempenho da equipe e institucional, de forma a reforar os mecanismos associados contratualizao e ao trabalho em equipe

Este mecanismo de remunerao varivel muito importante para complementar a consistncia de um modelo de gesto de recursos humanos baseado no desempenho e na aquisio de competncias

Nelson Marconi 91


O reconhecimento e a participao dos servidores no processo decisrio

Os salrios so um incentivo muito importante, mas certamente no so o nico fator motivador dos servidores

O envolvimento dos servidores nas decises, de modo que eles se sintam ouvidos e integrantes da equipe e reconheam melhor a sua participao na organizao, bem como os seus objetivos, estimula-os decisivamente a melhorarem sua dedicao e desempenho

Nelson Marconi 92


O reconhecimento e a participao dos servidores no processo decisrio

Esta prtica passa pela mudana no comportamento dos gerentes, que devem ser convencidos, no mbito do programa de capacitao direcionado aos mesmos, da importncia desta mudana de atitude

importante atentar para o conflito de papis e assimetria de informaes entre os funcionrios permanentes e comissionados externos

Nelson Marconi 93


Instrumentos importantes que podem contribuir para a implementao de uma poltica de recursos humanos estratgica

Planejamento da fora de trabalho

Avaliao de desempenho vinculada s metas da organizao

Plano de capacitao associado definio de competncias necessrias

Banco de talentos

Certificao ocupacional

Critrios tcnicos para a ocupao da maioria dos cargos em comisso

Regras de progresso nas carreiras vinculadas aquisio de competncias

Mecanismos de remunerao mais flexveis, associados ao resultado

Mecanismos de avaliao dos resultados da poltica

Regimes de trabalho distintos

Nelson Marconi 94


Estratgias para reteno de servidores

O que os manteria na carreira?

Quais so os incentivos necessrios para mant-los na carreira ?

Somente a questo salarial importante ?

Nelson Marconi 95



Trajetria profissional

Envolvimento no processo decisrio

Reconhecimento

Premiaes

Nelson Marconi 96



Capacitao atravs de cursos diferenciados como ps-graduao

Benefcios para o servidor e sua famlia como planos de previdncia e de sade

Clima organizacional

Nelson Marconi 97


Documents

Como calcular o número necessário de servidores · Como calcular o número necessário de ... ou a relação entre número de eventos da folha de pagamento e número de funcionários