COLEGIO LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO - …...programa Microsoft Access 2010® para administrar estas listas. Tema 2: Combinar Correspondencia – Parte II Insertar Los Campos En El

COLEGIO LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO - GIRON INFORMATICA GRUPO: 10º

DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ [email protected] 2014 Página 1

http://www.youtube.com/watch?v=V1m4t6DqRWA

Combinar Correspondencia –

Parte I

Iniciar La Combinación De

Correspondencia:

Permite la unificación de un

archivo con texto fijo y datos

variables; almacenados a través

de una carpeta externa.

Como texto fijo, se debe usar una

carta de presentación que se

tenga guardada en el PC, para

ello:

1. Dar clic en el botón Archivo.

http://www.youtube.com/watch?v=V1m4t6DqRWA



2. Dar clic en Abrir.

3. En la carpeta donde está

almacenado el documento (la

carta), seleccionar el archivo

Carta de Presentación.

4. Dar clic en Abrir.

Ahora es necesario Guardar este

documento para realizar el

ejercicio:

5. Dar clic en el Botón Archivo.

6. Dar clic en Guardar Como.

7. Dar nombre al archivo.

8. Dar clic en el botón Guardar.



Crear los Destinatarios

Una vez guardado el documento,

se inicia el procedimiento para

realizar la combinación de

correspondencia:

1. Dar clic en la opción

Correspondencia del menú.

2. Seleccionar la herramienta

Iniciar combinación de

correspondencia.

3. Del panel de opciones, dar clic

sobre Cartas, la carta proveniente



de la primera actividad, ya está

configurada para combinar. Ahora

es necesario crear el listado de

clientes a quienes se enviará la

carta:

4. Dar clic en la herramienta

Seleccionar destinatarios de la

barra menú.

5. Dar clic en la opción Escribir

Nueva lista.



6. El cuadro de diálogo Nueva

lista de direcciones aparece en

pantalla.

7. Debe establecer qué

información va a almacenar en la

lista de destinatarios. Dar clic en

el botón Personalizar Columnas…



Eliminar Campos del Listado de

Destinatarios

En el cuadro de diálogo

Personalizar lista de direcciones,

se puede agregar campos



necesarios o remover los

innecesarios.

1. Del listado, seleccione Campo

de dirección 2, esta opción será

eliminada.

2. Dar clic en Eliminar.

3. Una advertencia aparece en

pantalla, dar clic en el botón Sí.

Note que este campo desaparece

del listado.

Realizar estos mismos pasos

para: Provincia o estado; Código

postal; País o región.



Crear nuevos Campos en el

Listado de Destinatarios

Es posible crear campos que

complementen el listado necesario

de destinatarios.

Crear un nuevo campo:

1. Es necesario crear un nuevo

campo dentro de la lista, dar clic

en el botón Agregar.

2. Digitar el nombre del campo, en

este caso Cargo.

3. Dar clic en Aceptar.



4. El campo Cargo aparece en la

lista, pero se debe ubicar debajo

del campo Apellidos.

5. Dar clic en Subir, hasta ubicar

en el sitio este campo.


Ingresar los Datos del

Destinatario

1. Dar clic en Tratamiento y digitar

el texto Sr. ó Sra.

2. En este caso, dar clic en

Nombre y digitar (Andrea).



La información de cada casilla, se

debe encontrar en la carta que

está trabajando, Andrea

Villanueva será el primer

destinatario. Cada dato debe ser

completado.

Para moverse entre celdas, pulsar

la Tecla TAB o pulsar las Flechas

del teclado según la dirección a la

que necesite dirigirse.

3. Una vez completados los datos

del primer destinatario, dar clic en

el botón Nueva entrada.



4. Llenar los datos del nuevo

destinatario, repetir estas

acciones con todos los

destinatarios.


6. El cuadro de diálogo, Guardar

lista de direcciones aparece en

pantalla. Dar nombre al archivo.

7. Dar clic en el botón Guardar, se

creará automáticamente una

carpeta especial para guardar

esta base de datos. Microsoft

Word® 2010 se apoya en el



programa Microsoft Access 2010®

para administrar estas listas.

Tema 2: Combinar

Correspondencia – Parte II

Insertar Los Campos En El

Documento “Macros De Word”

Una vez creada la lista de

destinatarios, es necesario ubicar

dentro de la carta de

presentación, los campos que se

combinarán con el listado. Se

inicia insertando una macro que



actualice la fecha

automáticamente:

1. Seleccionar la fecha en la carta

y borrar la selección, pulsando la

Tecla Backspace.

2. Ir a la opción Vista del menú.


Macros.

4. Del panel, seleccionar Ver

macros.

5. En el cuadro de dialogo que

aparece en pantalla, seleccionar

comandos de Word.



6. Digitar el nombre de la macro

Insertar campo (debe ser todo

pegado).

7. De las opciones en el listado,

seleccionar InsertarCampoFecha.

8. Dar clic en el botón Ejecutar.

La fecha se insertará

automáticamente.

24/09/2014

Editar Campos

El formato actual de la fecha no es

conveniente para la carta, por eso

se debe cambiar el formato:



1. Dar clic sobre el elemento, un

cuadro enmarca la fecha, pulsar

botón derecho sobre este campo.

2. Del panel, seleccionar la opción

Editar campo.

24 de septiembre de 2014

3. En pantalla aparece el cuadro

de dialogo Campo, del listado

propiedades de campo, en

formatos de fecha, seleccionar

una opción.


Insertar Campos Combinados



Los campos combinados son la

información que se importará del

listado de destinatarios a la carta

creada.

Para incluir los campos

combinados dentro del

documento, hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el texto Sr. o Sra. Y

borrarlo con la tecla Backspace.

2. Ir a la opción Correspondencia.


Insertar campo combinado.



4. Del panel, seleccionar

Tratamiento.

Ahora se insertará el Campo

Nombre:

1. Seleccionar el nombre en la

carta, Pulsando las Teclas

Control+Shift+FlechaDerecha. (ó

dar clic sostenido en la palabra

nombre).

2. Ir a la opción Correspondencia


Insertar campo combinado.



4. Seleccionar la opción Nombre.

Insertar la Línea de saludo

Andrea



1. Es necesario seleccionar la

línea actual de saludo y borrarla

con la tecla Backspace.

2. Dar clic sobre la herramienta

línea de saludo.

3. Se abre el cuadro de diálogo, a

continuación se inserta la línea de

saludo.

4. Entre las alternativas, se puede

seleccionar el saludo más

pertinente para el tipo de carta

que se está construyendo.

Escoger la opción Estimado.



5. Clic en aceptar.

También es posible escoger la

forma de tratar al destinatario:

6. En el panel, se escoge la

alternativa más pertinente

(primera opción), ya que la

formalidad es necesaria para este

tipo de documento.

Se puede visualizar el resultado

de la línea de saludo, aplicada a la

lista de destinatarios.

7. Dar clic sobre los controles

(Para visualizar).



8. Dar clic en el botón Aceptar.

Vista Previa de Resultados

Permite visualizar el producto de

la combinación:

1. Para activar la visualización de

los resultados, dar clic en el botón

Vista previa de resultados.

2. Dar clic en los controles para

ver el siguiente registro completo.

Repetir esta acción para generar

vistas previas.



Para desactivar la vista previa, dar

clic de nuevo en la herramienta

Vista previa de resultados.

Comprobación Automática de

errores

Esta función se activa una vez se

crea el documento que contendrá

las cartas combinadas.

1. Del panel Vista previa de

resultados, seleccionar la opción

Comprobación automática de

errores.



2. En el cuadro que aparece en

pantalla, escoger la opción

Completar la combinación

deteniéndose para informar los

errores.


NOTA: Inmediatamente se

observa que se crea un archivo

independiente llamado Cartas1.

Allí se muestran todas las cartas

con sus destinatarios.

Una vez finalizada la

comprobación de errores, se



genera un documento nuevo,

llamado Cartas1.

Este archivo contendrá todas las

cartas combinadas,

posteriormente se procede a

guardar dicho proceso.

1. Dar clic en el Botón Archivo.

2. Escoger la opción Guardar

como.

3. Se abre el cuadro de diálogo

Guardar como.

4. Dar nombre al archivo.

5. Dar clic en Guardar.



Finalizar la Combinación de

documentos:

1. Se pasa al archivo original (en

este caso Carta).

2. Dar clic en el botón Guardar.

3. También se puede generar las

cartas combinadas desde el botón

Finalizar y combinar.

4. Seleccionar la opción Editar

documentos individuales.

5. Un pequeño cuadro de dialogo

aparece para especificar cuáles

registros serán combinados en un



nuevo documento. Seleccionar la

opción Todos.


Se guarda el documento generado

con las cartas combinadas.

7. Dar clic en Finalizar y combinar.

8. Seleccionar la opción Imprimir

documentos.

9. Seleccionar los registros a

imprimir en el cuadro de dialogo.


imprimir.



Tema 3: Combinar

Correspondencia – Parte III

Editar La Lista De Destinatarios:

Resulta posible editar el listado de

destinatarios y realizar acciones

para combinar solo los contactos

deseados.

1. Dar clic en la ficha

Correspondencia.

2. Dar clic en el botón Editar lista

de destinatarios.



3. Seleccionar el listado de

destinatarios de la sección Origen

de datos.

4. Dar clic en el botón Edición.

También se puede limitar la

búsqueda enmarcándola en un

solo campo:

1. Dar clic en la opción Este

campo.

2. Dar clic en la pestaña del menú

lista y seleccionar el campo.

3. Digitar la palabra.



4. Dar clic en el botón Buscar

siguiente.

5. El resultado resalta en la lista

de destinatarios.

6. Una vez editada la lista, dar clic

en el botón Aceptar.

7. Una advertencia de

actualización aparece en pantalla,

dar clic en el botón Si.

Ordenar los Datos

1. Es posible dar orden a los

destinatarios por medio de la

herramienta Ordenar.




Filtrar y Ordenar.

3. En el Cuadro de diálogo, dar

clic en la pestaña Ordenar

Registros, para así determinar el

orden del contacto en la lista.

4. Dar clic sobre el campo.


Filtrar Datos

Es posible filtrar la lista por medio

de esta herramienta:

1. Dar clic en Filtrar.




Filtrar y Ordenar.

3. Para este caso se filtrará la

carta para combinarla con los

contactos de la lista cuyo

tratamiento sea Sra.

Inicialmente deberá escoger el

campo que va a formar parte de la

condición. Seleccionar

Tratamiento.

4. Establecer la comparación,

para este caso escoger Es igual a.



5. En Comparar con, escribir la

condición Sra.


7. En el listado aparecen solo los

contactos que fueron

denominados Sra. en el campo

tratamiento.

8. Dar clic en el botón Aceptar.

TRABAJO 3:

Para el ejercicio se utiliza Microsoft Word 2010 se elabora un modelo de carta que sirva para



enviar a 10 clientes diferentes de la empresa. 1. Es necesario buscar la carta de

presentación elaborada en el

primer período.

2. Esta actividad debe contener:

• Base de datos de los remitentes

con los campos de número de

consecutivo, tratamiento, nombre

y apellidos, empresa, dirección,

ciudad.

• El modelo de carta o plantilla,

deberá contener la configuración

de Márgenes: superior 4 cm,



izquierda 4 cm, derecha 3cm,

inferior 3 cm.

• Tamaño carta.

• Deberá realizar el paso de

combinación de correspondencia,

y el resultado final debe anexarse

para su calificación.

Se deberán enviar los archivos:

modelo carta, base de datos y la

combinación de correspondencia.

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