Code de candidature 2019 2020 - Jeux du Québec€¦ · 2 Mot du président En route pour les 54e et 55e Finales des Jeux du Québec Cher(ère)s ami(e)s, Il me fait plaisir, au nom

Programme des Jeux du Québec

Code de candidature2019-2020

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Mot du président En route pour les 54e et 55e Finales des Jeux du Québec

Cher(ère)s ami(e)s, Il me fait plaisir, au nom du conseil d'administration et du personnel de SPORTSQUÉBEC, de lancer l’appel de candidature pour les 54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 et 55e Finale des Jeux du Québec, été 2020. Ce Code de candidature décrit les exigences de la candidature et les normes requises pour l’organisation de la Finale des Jeux du Québec. Ce document indispensable vous aidera à analyser la capacité de votre milieu à présenter cet événement sportif d'envergure provinciale. Des renseignements, des données, des exemples et des modèles d'organisation vous sont suggérés afin de faciliter votre prise de décision. Si votre milieu répond aux exigences de base, j'espère que cette lecture vous incitera à déposer votre candidature pour la présentation de la Finale des Jeux du Québec. Car c'est notamment grâce à l'intervention de milieux comme le vôtre que les Jeux du Québec demeurent une composante importante et unique du système sportif québécois. Je vous remercie de l'intérêt que vous portez à un tel événement et vous assure la collaboration de SPORTSQUÉBEC dans votre démarche. Le président,

Denis Servais

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SECTION 1 ..................................................................................................................................................... 7

Le programme des Jeux du Québec ............................................................................................................... 7

Le programme des Jeux du Québec ............................................................................................................... 8

Historique ...................................................................................................................................... 8

Définition du programme des Jeux du Québec .................................................................................. 8

Éthique sportive ............................................................................................................................ 10

Les rôles et responsabilités des intervenants ................................................................................................ 12

La Corporation SPORTSQUÉBEC ................................................................................................. 12

Gouvernement du Québec............................................................................................................. 13

Les partenaires régionaux ............................................................................................................. 13

Les fédérations sportives ............................................................................................................... 13

Le milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec .................................................................. 13

Les retombées de la Finale ........................................................................................................................... 13

Impact économique....................................................................................................................... 13

Impact médiatique ........................................................................................................................ 13

Développement du sport ............................................................................................................... 13

Retombées sociales ...................................................................................................................... 14

Retombées touristiques ................................................................................................................. 14

Échéancier ................................................................................................................................... 14

SECTION 2 ................................................................................................................................................... 15

Les exigences en termes d’infrastructures et d’accueil ................................................................................. 15

Le cadre général de la Finale des Jeux du Québec ...................................................................................... 16

Dates de tenue de la Finale des Jeux du Québec et calendrier ......................................................... 16

Les installations et équipements requis ........................................................................................... 16

Répartition par bloc ....................................................................................................................... 19

Prévision de participation............................................................................................................... 20

Les normes de référence et les politiques en matière d’accueil et d’opérations............................................ 21

Hébergement ............................................................................................................................... 21

Services d'alimentation.................................................................................................................. 22

Transport ..................................................................................................................................... 23

Centrale administrative .................................................................................................................. 23

Programmation sportive ................................................................................................................ 23

Soins médicaux ............................................................................................................................ 25

Cérémonies, protocole et accueil ................................................................................................... 25

Autres services ............................................................................................................................. 26

Le cadre financier .......................................................................................................................................... 28

Politique et directives des partenariats des Jeux du Québec ............................................................. 28

Contributions gouvernementales .................................................................................................... 28

Financement de la Finale .............................................................................................................. 28

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Revenus de partenariats ............................................................................................................... 28

Activités de financement ................................................................................................................ 30

Produits dérivés vendus ................................................................................................................ 30

Articles protocolaires et à clientèles dédiées ................................................................................... 30

Campagne média provinciale, télédiffusion et webdiffusion ............................................................... 31

Prévisions budgétaires .................................................................................................................. 31

Liberté d’action ............................................................................................................................. 34

Le Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec (COFJQ) ............................................................ 35

Introduction .................................................................................................................................. 35

Catégorisation des normes et domaines fonctionnels ....................................................................... 35

L’organisation de la Finale ............................................................................................................. 35

Principaux mandats du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec ................................... 35

SECTION 3 ................................................................................................................................................... 40

Le processus de sélection ............................................................................................................................. 40

Le processus de sélection du milieu organisateur ......................................................................................... 41

Principes ...................................................................................................................................... 41

Échéancier de candidature ............................................................................................................ 41

Étape 1 – La capacité d’accueil du milieu ..................................................................................................... 42

L’étape 1 en bref : ......................................................................................................................... 42

Évaluation de la capacité d’accueil du milieu ................................................................................... 42

Modalités de dépôt de l’étape 1 ...................................................................................................... 42

Conclusion de l’étape 1 ................................................................................................................. 43

Étape 2 – Les partenaires essentiels ............................................................................................................ 43

L’étape 2 en bref : ......................................................................................................................... 43

Évaluation de l’engagement des partenaires principaux et du cadre financier ..................................... 43



Étape 3 – Mobilisation locale et planification ................................................................................................. 44

L’étape 3 en bref : ......................................................................................................................... 44

Évaluation de la mobilisation locale et de la planification .................................................................. 44



Le dossier de candidature final...................................................................................................................... 44

But .............................................................................................................................................. 44

Normes spécifiques à la conception du dossier de candidature ......................................................... 44

Gabarit du cahier de candidature ................................................................................................... 46

Normes spécifiques au dépôt du dossier de candidature .................................................................. 48

Confidentialité des cahiers ............................................................................................................. 49

Sensibilisation, appuis et engagements du milieu ............................................................................ 49

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Les critères de sélection ................................................................................................................................ 49

Le comité de sélection ................................................................................................................................... 52

Composition du comité .................................................................................................................. 52

Code d’éthique des membres du comité de sélection ....................................................................... 52

La présentation au comité de sélection ......................................................................................................... 52

Règles de présentation ................................................................................................................. 52

Facteurs critiques de succès .......................................................................................................... 53

La sélection du milieu hôte ............................................................................................................................ 53

L’entente entre SPORTSQUÉBEC et le milieu organisateur ......................................................................... 54

Conclusion ..................................................................................................................................................... 54

REMERCIEMENTS ....................................................................................................................................... 55

ANNEXES ..................................................................................................................................................... 56

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INFORMATIONS GÉNÉRALES SPORTSQUÉBEC offre aux M.R.C. et aux municipalités qui disposent des infrastructures et ressources requises, la possibilité d'organiser la Finale des Jeux du Québec, soit de façon autonome, soit en présentant un dossier conjoint avec une ou plusieurs municipalités environnantes. Les renseignements inclus dans ce document se veulent les plus précis possible. Toutefois, en vertu d'une évolution continuelle inhérente à la nature même du programme, ces informations ne sont pas immuables et sont soumises à des révisions régulières. Les informations fournies proviennent de projections les plus réalistes possibles, selon les données connues au moment de la production et établies en fonction du nombre de régions reconnues aux Jeux du Québec. Il est également possible que les informations contenues dans les Codes de candidature subissent des modifications pendant la période qui sépare le choix du milieu organisateur et la tenue de la Finale. Certains aspects d’une Finale sont prédéterminés par SPORTSQUÉBEC et ses partenaires. D’autres aspects seront déterminés par les milieux organisateurs en fonction des ressources disponibles sur leur territoire. Pour des raisons d'organisation, lors du choix des sports, SPORTSQUÉBEC inscrit 18 sports obligatoires à la programmation et permet au milieu d’accueillir de quatre à six sports optionnels, pour un total maximum de 22 sports. En termes de nombre d’athlètes, la participation maximale pour les 18 sports obligatoires est de 3 000 athlètes aux éditions hivernales et de 3 700 aux éditions estivales. Cependant, la participation réelle est conditionnelle aux activités réalisées dans chaque région pour permettre aux athlètes de se qualifier pour la Finale. Le nombre réel d’athlètes peut donc légèrement varier à la hausse ou à la baisse selon le développement de chaque discipline. Le Comité organisateur devra également offrir des services aux 1 200 officiels, accompagnateurs et membres de mission. L’objectif de ce document est de permettre aux milieux candidats de démontrer à SPORTSQUÉBEC qu'ils disposent des capacités pour rassembler les facteurs critiques de succès nécessaires à la réalisation d’une Finale des Jeux du Québec. À partir de ces informations, le milieu intéressé a suffisamment d'éléments pour analyser ses possibilités financières, physiques et humaines pour répondre aux exigences et ainsi être en mesure de poser ou non sa candidature. Le code de candidature est divisé en trois sections : la section 1 décrit le programme des Jeux du Québec, tandis que la section 2 contient de l’information sur les normes et exigences en termes d’infrastructures et d’accueil et que la section 3 décrit en détail le processus de sélection. Finalement, les annexes viennent compléter la documentation. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte. Il est à noter que le site Internet : www.jeuxduquebec.com est aussi une source d’information importante. Sur demande à SPORTSQUÉBEC, il est finalement possible de consulter les anciens cahiers de candidatures des municipalités qui ont été sélectionnées, les rapports finaux des Comités organisateurs antérieurs, ainsi que les normes d’opération et politiques des Jeux du Québec (http://www.jeuxduquebec.com/Normes_doperation-fr-29.php).

http://www.jeuxduquebec.com/

http://www.jeuxduquebec.com/Normes_doperation-fr-29.php

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SECTION 1

Le programme des Jeux du Québec

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Le programme des Jeux du Québec

Historique C'est à la fin des années '60 que prenait forme, dans l'esprit des principaux responsables du sport, la possibilité d'instaurer au Québec un événement de même nature que les Jeux du Canada et qui prendrait le nom de Jeux du Québec. Le succès remporté par la première édition en août 1970, dépasse les plus optimistes prévisions: plus de 100 000 participants partout au Québec ont vécu des compétitions qui leur auront indéniablement donné le goût du sport. C'est de cet engouement que naît l'idée de réaliser également un événement provincial, réunissant toutes les régions dans une ville hôtesse. Au mois d'août 1971, cette idée se concrétise alors que Rivière-du-Loup accueille la première Finale des Jeux du Québec. Aujourd’hui, les Jeux du Québec ont une notoriété indéniable; la Finale des Jeux du Québec est le plus grand rassemblement multisports au Québec et parmi les plus grands événements de sport au Canada. Afin de bien saisir l’ampleur de l’événement, le tableau ci-dessous compare les Jeux du Québec aux Jeux Olympiques d’hiver de Sotchi 2014.

Hiver

– Sotchi 2014

Jours de compétition 17 jours 9 jours

Athlètes 2 800 3000 (hiver) et 3700 (été)

Membres de mission 680 800 + 350 officiels

Sports 15 Entre 18 et 22

Nombre de compétitions 98 100

Définition du programme des Jeux du Québec Les Jeux du Québec sont basés sur un cycle de deux ans.

Mission des Jeux du Québec Offrir un programme de manifestations sportives en continuum permettant le développement de l’athlète et du sport, de l’initiation à la compétition.

Vision Le programme des Jeux du Québec devra :

Être un programme important pour les athlètes qui désirent poursuivre leur développement vers l’excellence;

Faire vivre une expérience exceptionnelle à travers le sport et ce, sur l’ensemble du territoire québécois;

Enrichir la qualité des ressources humaines de la communauté sportive et des milieux;

Être l’élément déclencheur afin de léguer un héritage sportif pour les différents milieux impliqués;

Développer des athlètes, des officiels, des entraîneurs et des bénévoles de qualité ayant vécu des événements multisports hors du commun.

Fondements Le programme des Jeux du Québec :

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vise les jeunes athlètes québécois de 17 ans et moins. Plus spécifiquement pour la composante compétition, il privilégie une catégorie d’âge ou de performance définie par le modèle de développement des athlètes (MDA) de chacune des fédérations sportives;

souscrit à trois des quatre sphères de la pratique sportive : initiation, récréation et compétition dans un continuum vers l’excellence;

repose sur des partenariats locaux, régionaux et provinciaux et comporte des activités dans ces trois niveaux;

rallie les fédérations sportives et les intervenants régionaux concernés dans un contexte de manifestations sportives.

Impacts Le programme des Jeux du Québec favorise :

la création d’opportunités de développement pour les athlètes, entraîneurs, officiels, professionnels, bénévoles et la communauté.

le développement du sentiment d’appartenance régionale et la fierté de représentation;

l’apprentissage du sport et la promotion d’un mode de vie physiquement actif;

la détection et l’encadrement du talent;

le développement des compétences des différents acteurs et plus particulièrement les organisateurs et le personnel d’encadrement du milieu sportif;

l’amélioration et le rayonnement de l’ensemble du système sportif québécois;

le développement et la mise à niveau d’infrastructures et l’acquisition de matériel spécialisé légué à la communauté.

Composantes Le programme des Jeux du Québec est formé de trois composantes, s’inscrivant dans un continuum du cheminement sportif. Il contribue à trois des quatre sphères de la pratique sportive : initiation, récréation, compétition.

Les 3 composantes se traduisent comme suit :

Finale des Jeux du Québec est un événement qui réunit annuellement les meilleurs athlètes québécois de 17 ans et moins pour une compétition relevée. Les Finales ont lieu l’hiver aux années impaires et l’été aux années paires. L’organisation des Finales est confiée chaque année à un nouveau milieu hôte.

Jeux du Québec régionaux permettent à la fois au plus grand nombre possible de jeunes athlètes de vivre des compétitions de qualité, et de donner aux meilleurs d’entre eux l'opportunité de poursuivre leur cheminement sportif sur la scène québécoise. Ils se déroulent chaque année, l’hiver et l’été dans chacune des 19 régions du Québec. Ils sont une étape de qualification essentielle à la participation des régions et des athlètes à la Finale des Jeux du Québec.

Mes Premiers Jeux ont été créés pour initier les jeunes aux plaisirs de la pratique sportive et les mettre en contact avec les clubs sportifs de leur environnement immédiat. Ces événements offrent une occasion d’initier de nouveaux adeptes à une compétition à l’intérieur d’un cadre sécuritaire en y incluant l’apprentissage d’une technique de base et de la réglementation.

Sphères de la pratique sportive / Démarche de l’excellence

Initiation Sphère à l’intérieur de laquelle le participant acquiert les connaissances et développe les habiletés et les aptitudes nécessaires à la pratique d’un sport, l’initiation est fondamentalement une démarche pédagogique qui doit favoriser l’expression du jeu inhérente au sport. Le volet « Mes premiers Jeux » correspond à cette sphère.

Récréation

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Cette sphère s’adresse à des pratiquants qui s’adonnent au sport dans un contexte de détente ou de récréation. Dans le cadre de « Mes premiers Jeux », des jeunes pratiquant un sport de façon récréative pourraient être initiés à la compétition pour éventuellement intégrer les réseaux de compétition de la fédération. Axée sur le jeu et sur le plaisir de pratiquer un sport, la récréation répond davantage à l’univers du jeu qu’à celui de la performance. Les règles et l’encadrement soutiennent de façon harmonieuse le déroulement du jeu, tout en permettant le divertissement et le délassement des participants à l’intérieur des caractéristiques essentielles du sport.

Compétition Regroupant des athlètes qui pratiquent un sport en aspirant à la victoire au titre de champions de leur activité, cette sphère implique l’existence d’un réseau de compétitions et d’un ensemble de modalités d’organisation et de fonctionnement régies par une fédération sportive. La compétition tend davantage à la performance qu’au jeu et, parce qu’elle exige de la part du participant des habiletés techniques de même qu’un effort soutenu par l’entraînement et un sens de la confrontation plus développé que dans les sphères précédentes, cette sphère nécessite un encadrement soutenu et étoffé.

Excellence / Haut niveau Le terme excellence est porteur d’une finalité très élevée de perfection. C’est la sphère de la pratique sportive où se retrouvent les athlètes engagés dans une recherche de très haute performance. Les paramètres de pratique liés à cette sphère doivent être de nature à soutenir cet engagement chez l’athlète. Les Jeux du Québec constituent une étape dans la démarche vers le haut niveau d’un athlète dont le talent a été confirmé et dont le volume et l’intensité de l’entraînement et de compétitions sont cohérents avec son stade de développement.

Valeurs

Les valeurs de base du programme des Jeux du Québec sont :

Éthique sportive

Intégrité Le programme des Jeux du Québec vise le développement de la pratique sportive dans un cadre sécuritaire en respectant l’intégrité des personnes ainsi que la réglementation en place. Plusieurs mesures sont appliquées, telles que la vérification des antécédents judiciaires du personnel d’encadrement, afin d’améliorer la gestion des risques liés aux abus et aux fraudes.

•Intégrité

•Respect

•Sécurité

•Rigueur

•Expertise

•Partenariat

•Connaissances

•Collaboration

• Développement

•Innovation

•Engagement

• Passion

• Communauté

• Legs

•Famille des Jeux

•Esprit d'équipe

•Fierté

• PlaisirSentiment

d'appartenance Dépassement

ResponsabilisationPartage

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Dopage L’utilisation de produits stimulants est strictement interdite pour toute compétition dans le cadre des Jeux du Québec. À ces niveaux de pratique sportive, SPORTSQUÉBEC juge qu’il n’est pas nécessaire de procéder au contrôle antidopage. SPORTSQUÉBEC réagira dans la mesure de ses moyens pour les cas portés à son attention.

Esprit sportif La Finale des Jeux du Québec est un événement de sports de compétition où les valeurs de l’esprit sportif sont véhiculées et reconnues notamment par la remise d’une bannière d’esprit sportif dans chaque sport à une délégation qui s’est démarquée à cet égard.

Aux Jeux du Québec, l'esprit sportif se manifeste par : 1. l'observation des règlements; 2. le respect de l'officiel et l'acceptation de ses décisions; 3. le respect de l'adversaire; 4. le souci de l'équité; 5. le maintien de sa dignité.

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Les rôles et responsabilités des intervenants1

La Corporation SPORTSQUÉBEC

Propriétaire de la marque Jeux du Québec et reconnu gestionnaire du programme par le gouvernement du Québec, SPORTSQUÉBEC est une corporation sans but lucratif et un organisme privé et incorporé selon la troisième partie de la Loi des compagnies. La corporation a notamment pour mission d'assurer la réalisation des Jeux du Québec avec la collaboration des organismes partenaires. Son financement provient du Gouvernement du Québec, de l'entreprise privée et de diverses sources d'autofinancement. Considérant l'envergure du programme, SPORTSQUÉBEC doit, pour réaliser son mandat, s'assurer la collaboration de plusieurs intervenants. Ainsi, sa structure reflète cet esprit d'engagement et de coopération. Le conseil d’administration de SPORTSQUÉBEC est composé de personnes en provenance des fédérations sportives, des Unités régionales de loisir et de sport (URLS) et de partenaires influents. De plus, pour associer le plus grand nombre possible d'intervenants à la prise de décision et permettre à la structure d'opération d'émettre des avis éclairés, SPORTSQUÉBEC est dotée d'une structure consultative permanente, dont les membres sont nommés par le conseil d’administration selon leur expertise. Voici ces comités : Commission des Jeux du Québec

Cette commission voit aux orientations générales et à l’atteinte des objectifs du programme des Jeux du Québec. Elle a un pouvoir de recommandation au conseil d’administration de SPORTSQUÉBEC et supervise les travaux des comités sous-jacents.

Table de développement sportif

Il s’agit d’une occasion annuelle où les différents partenaires (ex : partenaires régionaux, fédérations sportives et Comités organisateurs des Finales) sont invités à échanger sur le développement sportif où le programme des Jeux du Québec occupe une place prépondérante.

Comité du choix des sports

Il a le mandat d’analyser les dossiers soumis par les fédérations sportives intéressées à inscrire des sports au volet compétition de la Finale des Jeux du Québec. L'analyse est faite à partir d'un ensemble de critères bien définis et les fédérations doivent soumettre leur candidature pour chaque édition.

Comité de sélection des milieux hôtes Ce comité a le mandat d’évaluer les milieux candidats pour l’organisation des Finales des Jeux du Québec et de recommander au conseil d’administration de SPORTSQUÉBEC un milieu hôte.

Comité consultatif

Composé de chefs de délégation, de fédérations, de la direction générale des COFJQ et de SPORTSQUÉBEC, le comité consultatif a pour but d’améliorer les processus de Finale en Finale. Il doit adresser ses demandes à SPORTSQUÉBEC qui fera le suivi auprès des Comités organisateurs des Finales des Jeux du Québec (COFJQ).

SPORTSQUÉBEC ne pourrait atteindre les objectifs du programme des Jeux du Québec sans la collaboration et l’intervention de divers partenaires. Ainsi, SPORTSQUÉBEC s’associe par protocole d’entente avec les partenaires suivants :

le gouvernement du Québec;

les partenaires régionaux;

les fédérations sportives;

les milieux hôtes des Finales des Jeux du Québec;

les commanditaires.

1 Les rôles et responsabilités de chacun des partenaires dans le cadre du programme des Jeux du Québec sont précisés en annexe.

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Gouvernement du Québec Le gouvernement du Québec reconnaît SPORTSQUÉBEC comme gestionnaire du programme des Jeux du Québec et y contribue financièrement. Il collabore aux orientations du programme et détermine les ressources qu’il affecte à la réalisation du programme d’infrastructures.

Les partenaires régionaux Le partenaire régional est reconnu par SPORTSQUÉBEC à titre de mandataire régional du programme des Jeux du Québec sur son territoire. Les partenaires régionaux participent activement au programme en réalisant l’ensemble des activités Jeux du Québec sur leur territoire respectif, soit Mes Premiers Jeux, les Jeux régionaux et la préparation et l’encadrement de la délégation à la Finale des Jeux du Québec. Les partenaires régionaux sont des Unités régionales de loisir et de sport (URLS), des commissions sportives ou tout autre organisme reconnu.

Les fédérations sportives Chaque fédération sportive est reconnue par le Ministère de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (MÉESR) comme étant l’organisme de régie de sa ou ses disciplines sportives et est membre de SPORTSQUÉBEC. Elle inscrit le programme des Jeux du Québec dans son modèle de développement des athlètes.

Le milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec Le milieu organisateur accepte toutes les implications financières et civiles de la tenue d’une Finale des Jeux du Québec résultant des engagements assumés directement par le milieu organisateur. Lors de l’attribution de la Finale à un milieu organisateur, ce dernier doit procéder à la formation d’un « Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec ».

Les retombées de la Finale Le programme des Jeux du Québec profite d’une importante notoriété sur la scène québécoise. En effet, 8 québécois sur 10 connaissent ou ont déjà entendu parler du programme des Jeux du Québec. C’est près de 40 % des gens qui ont déjà été impliqués ou connaissent une personne de leur entourage qui a participé aux Jeux du Québec en tant que parents spectateurs, bénévoles ou athlètes.

Impact économique La Finale des Jeux du Québec a un impact économique pour le milieu organisateur. Chaque Finale cumule approximativement 125 000 admissions sur les différents sites de l’événement. Chaque Finale génère plus de 12 000 000 $ en termes de retombées économiques. Afin d’évaluer cet impact, chaque Comité organisateur d'une Finale des Jeux du Québec doit fournir les données permettant de mesurer globalement l'impact économique de la Finale. SPORTSQUÉBEC est membre de l’Alliance canadienne du tourisme sportif et pourra ainsi offrir un accès au logiciel MEETS pour faire l’évaluation.

Impact médiatique Chaque Finale des Jeux du Québec jouit d’une importante couverture médiatique, par la nature provinciale de l’événement, sa très forte notoriété et ses partenaires médias. Depuis l’édition de 2012, la Finale se classe dans le Top 5 des sujets les plus couverts par les médias du Québec, toutes catégories de nouvelles confondues. La Finale est donc très bénéfique pour le rayonnement d’un milieu hôte. Il est impératif pour un Comité organisateur de mettre en place un service des communications efficace afin de continuer à faire rayonner la Finale aux quatre coins du Québec, en plus d’assurer une excellente collaboration avec les médias locaux et provinciaux.

Développement du sport Le développement du sport dans le milieu organisateur constitue l'un des objectifs premiers des Finales des Jeux du Québec. On peut affirmer que les principales retombées sportives de la Finale des Jeux du Québec sont :

l’acquisition d’équipements spécialisés;

l’essor de la pratique sportive dans le milieu en termes de pratiquants;

le développement de compétences organisationnelles;

la mise à niveau des infrastructures;

l’émergence de nouveaux clubs sportifs.

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Retombées sociales Puissante source d’inspiration et de mobilisation, l’organisation de la Finale des Jeux du Québec rassemble, dans un projet commun axé sur la jeunesse, les forces vives du milieu organisateur. Les principales retombées sociales sont assurément :

la mobilisation des forces vives du milieu;

la réalisation collective fondée sur la concertation des partenaires;

l’engagement des bénévoles dans une cause axée sur l’épanouissement de la jeunesse.

Retombées touristiques Tribune de visibilité exceptionnelle auprès des visiteurs, la Finale des Jeux du Québec constitue un événement important pour promouvoir le milieu organisateur. En sus des retombées économiques, des impacts touristiques sont mesurables par :

la promotion médiatique du milieu;

la mise en évidence auprès des visiteurs (athlètes et leur entourage) du patrimoine local et régional.

Échéancier Le continuum de la Finale des Jeux du Québec s’étale sur une période de 5 ans, soit un peu plus d’un an pour le processus de candidature et de 45 mois (été) à 51 mois (hiver) pour la mise en place de la Finale. Cet étalement permet au milieu hôte de planifier ses investissements en termes d’infrastructures. L’échéancier détaillé du processus de candidature est disponible dans la section 2.

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SECTION 2

Les exigences en termes d’infrastructures et d’accueil

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Le cadre général de la Finale des Jeux du Québec La Finale des Jeux du Québec est sans contredit un événement sportif d'envergure qui offre la possibilité à des milliers de Québécois et Québécoises de vivre une expérience unique. Les Jeux du Québec constituent un outil de développement de la pratique sportive intégré aux modèles de développement des athlètes des fédérations sportives du Québec. Il s’agit dans plusieurs cas d’un tremplin pour les athlètes, les entraîneurs et les officiels afin d’accéder à un niveau supérieur de compétition. Plusieurs olympiens québécois ont débuté leurs carrières d’athlète en participant à leur premier événement d’envergure aux Jeux du Québec.

Dates de tenue de la Finale des Jeux du Québec et calendrier La Finale des Jeux du Québec se déroule tous les ans en alternant les éditions d’hiver aux années impaires et celles d’été aux années paires. La période privilégiée pour la Finale des Jeux du Québec doit tenir compte de la tenue des Jeux du Québec régionaux ainsi que des congés scolaires (vacances estivales ou relâche scolaire) habituels du milieu de l’éducation facilitant la disponibilité des locaux.

Programme des Jeux du Québec

Estivale (année paire) Hivernale (année impaire)

Jeux du Québec régionaux entre le 1er mai et le 2e dimanche de juillet

entre le 1er novembre et le 2e dimanche de février

Finale premières semaines du mois d’août premières semaines du mois de mars

Dans le cas de la Finale, les compétitions sont habituellement réparties également sur une période de 9 jours. À moins de circonstances exceptionnelles, la cérémonie d'ouverture doit avoir lieu le vendredi et la clôture le samedi de la semaine suivante. En général, les athlètes du premier bloc arrivent le vendredi de l'ouverture de la Finale des Jeux. Le changement de bloc s’effectue habituellement le mardi suivant, alors que les autobus transportant les athlètes du deuxième bloc repartent avec ceux du premier bloc. Les athlètes du deuxième bloc participent aux compétitions du mercredi au samedi et repartent immédiatement après la cérémonie de clôture, à moins d’exception. Le transport provincial est assumé et coordonné par SPORTSQUÉBEC. Le comité de candidature doit proposer et justifier les dates de la tenue de la Finale des Jeux et faire une première ébauche de la répartition des sports au programme dans chaque bloc. Le programme doit tendre vers un équilibre dans le nombre d'athlètes par bloc de compétition et dans l'utilisation des installations, afin de générer l'intérêt soutenu des spectateurs et d’équilibrer la capacité d’accueil du milieu. SPORTSQUÉBEC travaillera de concert avec les fédérations sportives pour bien guider le Comité organisateur. La programmation finale sera déterminée par le COFJQ et approuvée par SPORTSQUÉBEC. Le comité de candidature doit obtenir l’accord et l’engagement des institutions d’enseignement afin de s’assurer que les installations qui seront utilisées pendant la Finale des Jeux du Québec ne seront pas accessibles aux étudiants ou au grand public. Dans certaines Finales antérieures, les écoles de secteurs entiers ont été fermées pendant toute la durée de l’événement. Cette concertation avec le milieu de l’éducation est particulièrement importante pour faire en sorte que les dates de la Finale des Jeux du Québec coïncident avec les congés scolaires. Des lettres d’engagements sont nécessaires lors du dépôt de la candidature.

Les installations et équipements requis Il est évident que ce ne sont pas tous les milieux qui ont sur leur territoire les équipements nécessaires à la tenue d’une Finale des Jeux du Québec. Cependant, le Comité organisateur peut faire appel à des milieux avoisinants pour tenir certaines compétitions requérant des installations spécialisées. En ce sens, même si la concentration des sites de compétitions est toujours prioritaire, cela ne signifie pas qu’un milieu sera éliminé s’il ne possède pas tous les équipements requis, spécialement dans le cas des installations plus spécialisées ou naturelles (plan d’eau, montagne, etc.).

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Vous retrouverez en annexe des fiches techniques par sport. Ces fiches ont été validées par les fédérations sportives et vous indiquent les besoins en matière d’installations et de matériel. Plateaux requis pour la tenue des compétitions sportives En fonction de la liste officielle des sports obligatoires de la Finale des Jeux du Québec, les plateaux suivants sont requis pour la tenue de l’événement, étant entendu que les sports sont répartis sur 2 blocs de compétition. Le milieu candidat peut également choisir d’ajouter des sports optionnels à sa programmation, s’il possède les infrastructures nécessaires à leur présentation. Les sports optionnels doivent être sélectionnés dans l’ordre présenté.

54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 – Sports obligatoires

Sport Site naturel Normes minimales Normes idéales

Gymnastique 2 salles de 60 m x 30 m avec hauteur de 8 m

1 salle de 60 000 pieds2 (75 m x 75 m) avec hauteur de 8 m

Hockey sur glace masculin Aréna 2 patinoires de 26 m x 61 m

Hockey sur glace féminin Aréna 2 patinoires de 26 m x 61 m

Patinage de vitesse Aréna Glace de dimensions nord-américaines 200m x 190 m

Glace de dimensions internationales : 200m x 100 m

Badminton Gymnase 8 terrains 13,4 m x 8,10 m 10 terrains 13,4 m x 8,10 m

Nage synchronisée Piscine 25 m – 6 couloirs Profond : 2,75 m Peu profond : 1 m

25 m – 8 ou 10 couloirs Profond : 3 m Peu profond : 1,22 m

Patinage artistique Aréna 1 patinoire 85’ x 185’ 1 patinoire de 85 x 200 ou Olympique

Trampoline Salle de 16 400 pieds2 hauteur de 24 pieds

Salle de 20 000 pieds2 avec hauteur de 30 pieds.

Tennis de table Gymnase Gymnase triple : 200x100x16pieds 24 aires de jeu : 30 x 18 pieds

Gymnase quadruple : 80m x 40 m x 6 m 24 aires de jeu : 45 x 22 pieds

Plongeon Piscine Tremplins : 1 x 1m et 1 x 3 m Tremplins : 2 x 1 m et 2 x 3 m

Judo Gymnase 2 surfaces de combat (total de 28m x 16m) 10 m de profondeur derrière les surfaces

Gymnase de 30 m x 40 m avec 2 surfaces de combat + aire d’échauffement

Curling masculin et féminin Centre de curling et aréna

Centre de curling : min 2 pistes Patinoire de 25,90 m de largeur par 52,42m

Centre de curling : plus de 2 pistes Patinoire de 25,90m de largeur par 60,96 m de longueur

Taekwondo wtf Gymnase Gymnase de 23 m x 29 m, avec 2 aires de tapis (200 tapis) + aire d’échauffement 18 m x 27 m. La salle de réchauffement peut être séparée

Ski de fond Centre de ski de fond ou golf

Pistes : 1 km à 1.5 km ; 2.5 km Largeur : 6 m Départ : 10 m de large sur 50 m Arrivée : 9 m de large sur 75 m Boite d’échange : 12 m x 45 m

Pistes : 1 km à 1.5 km ; 2.5 km Largeur :9 m Départ : 12 m de large sur 75 m Arrivée :10 m de large sur 100 m Boite d’échange : 15 m x 45 m

Boxe Gymnase Auditorium 14 x 14 m Gymnase de 20 m x 25 m

Haltérophilie Gymnase double Auditorium selon dimension de la scène et locaux disponibles autour

Gymnase double de 24 m x 27 m + aire d’échauffement adjacent au gymnase

Escrime Gymnase double Gymnase double Gymnase double avec gradins

Ringuette Aréna 1 patinoire de 25,90 m x 57.91 1 patinoire 25,90 m x 60,96

Basketball fauteuil-roulant Gymnase Panier 8 ½ du sol Avoir une ligne à 13 pieds du panneau pour lancer franc

18

54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019 – Sports optionnels


Haltérophilie Gymnase double Auditorium selon dimension de la scène et locaux disponibles autour

Gymnase double de 24 m x 27 m + aire d’échauffement adjacent au gymnase

Ski alpin Centre de ski alpin

SL : 110m dénivelé, 30m largeur GS : 200m dénivelé, 30m largeur SG : 225m dénivelé, 35m largeur KB : 170 m dénivelé, 30m largeur

SL : 140m dénivelé, 30m largeur GS : 250m dénivelé,,40m largeur SG :350m dénivelé, 40m de largeur KB :200m dénivelé, 30 à 40 m largeur

Biathlon Pistes de ski + champ tir air comprimé

Aire de départ et d’arrivée : 20m de large par 50m longueur Pistes de 1 km et 1,5 km

Aire de départ et d’arrivée : 40m de large par 80m longueur Pistes de 1 km, 1,5 km et 2 km

Karaté Gymnase 10m x 10m / aire de combat 12m x 12m / aire de combat

Boccia Gymnase 4 terrains de 6mx 12,5m + un terrain de pratique

6 terrains de 6m x 12,5m + un terrain de pratique

55e Finale des Jeux du Québec, été 2020 – Sports obligatoires


Soccer masculin Terrains de soccer

4 terrains 60m par 100 m 8 terrains pour la dernière journée

Soccer féminin

Tennis Terrains de tennis 10 terrains extérieurs 10.97 x 23.77 m 12 terrains extérieurs 10.97 x 23.77 m

Natation en piscine Natation en eau libre

Piscine Lac ou Rivière

Piscine 25 m, profondeur 1.2 m, 6 couloirs Profondeur 1.4 m minimum. Eau : 16 degrés au minimum

8 à 10 couloirs et un deuxième bassin d’échauffement. Cours d’eau fermé avec peu ou pas de courant. Aucun roseau ou algue dans le circuit de course.

Volleyball féminin et masculin

Gymnases 7 terrains de 18 x 9 m hauteur libre 7 m

8 terrains de 18 x 9 m – hauteur libre 9 m

Golf Terrain de golf Club de golf reconnu et accrédité par Golf Canada et Golf Québec - 18 trous

Baseball masculin Terrains de baseball

3 terrains éclairés, 305’ au centre, 275’ sur les lignes 2 enclos d’exercice sur chaque côté du terrain

Volleyball plage féminin et masculin

Sable (extérieur) 7 terrains de 16 m x 8 m avec une orientation Nord-Sud de préférence

8 terrains avec orientation Nord-Sud

Cyclisme sur route Voie publique Boucle de 5 à 10 km, Parcours aller-retour de 10 km, circuit de 1 à 2 km fermé de la circulation.

Softball Terrains de softball 2 terrains règlementaires Plaque du lanceur : 12,2m Entre les buts : 18,3 m

3 terrains règlementaires Plaque du lanceur : 12,2m Entre les buts : 18,3 m

Basketball féminin et masculin

Gymnases 6 terrains de 28m de long sur 15m de large

Athlétisme Piste d’athlétisme Piste de 400 m en surface synthétique avec 8 corridors en ligne droite et en courbe.

Piste de 400 m en surface synthétique avec 8 corridors en ligne droite et 6 corridors en courbe.

Tir à l'arc Terrain plat 85 m x 70 m – plat et gazonné 115 m x 90 m

Vélo de montagne Centre de ski Sentier de 2.5 km Sentier entre 4 et 6 km

Triathlon Proximité d’un lac et d’un circuit routier sécurisé

Lac : parcours rectangulaire de 500 m Vélo : parcours de 10km ou boucle de 2.5km Course : Boucle ou aller-retour pour 4km

Lac : parcours en rectangle de 375 mètres. Course : parcours fermé à la circulation, asphalte, largeur de 3 m. 1 boucle de 2,5 km. Zone de transition à moins de 100m de la sortie d’eau.

19

Répartition par bloc Voici un exemple de répartition par bloc. Il est important de trouver un équilibre entre le nombre de sports, les plateaux requis, le nombre d’athlètes et les sports d’équipe par rapport aux sports individuels.

55e Finale des Jeux du Québec, été 2020

Bloc 1 Nb Bloc 2 Nb Site de compétition commun

Athlétisme 570 Softball 120

Volleyball féminin 228 Basketball féminin 228 Gymnases

Volleyball masculin 192 Basketball masculin 228 Gymnases

Triathlon 114 Natation 476 Plan d’eau

Golf 114 Cyclisme sur route 150 Parcours sur route avec triathlon

Tir à l’arc 160 Volleyball de plage f 38

Vélo de montagne 125 Volleyball de plage m 38

Baseball masculin 285 Soccer féminin 342

Tennis 114 Soccer masculin 342

Prévision athlètes 1902 Prévision athlètes 1962

Zone de transition à moins de 100 m de la sortie de l’eau

55e Finale des Jeux du Québec, été 2020 – Sports optionnels


Sports équestres Centre équestre

Sol de terre battue ou gazonné Partage des aires 1 aire de compétition de 50m x 75m et 1 aire de pratique de 50m x 75m clôturée. 20 m x 40 m et 50 m x 75 m 2 aires de pratique : 20 m x 40 m et 30 m x 50 m

Aires distinctes aux disciplines Dressage : 1 aire de compétition de 50 m x 70 m, 1 aire de pratique de 50m x 70m clôturée. Saut d’obstacles : 1 aire de compétition de 50m x 75m, 1 aire de pratique de 30m x 50m.

Voile Plan d’eau Pas de courant – vent constant de 3 à 5 nœuds – Profondeur de 8 pieds

Vent constant de 5 à 12 nœuds Visible à partir du lieu terrestre

BMX Piste de BMX Piste de niveau régional Piste de niveau provincial

Baseball féminin

Terrains de baseball

3 terrains éclairés, 305`au centre, 275`sur les lignes. 2 enclos d’exercice sur chaque côté du terrain

54e Finale des Jeux du Québec, hiver 2019

Bloc 1 Nb Bloc 2 Nb Site de compétition commun

Hockey féminin 324 Hockey masculin 324 Aréna

Patinage artistique 165 Curling féminin 75 Aréna Curling + Patinage art.

Ringuette 256 Curling masculin 75 Aréna

Trampoline 76 Patinage de vitesse 152 Aréna

Nage synchronisée 200 Plongeon 115 Piscine

Taekwondo 117 Judo 185 Gymnase double

Boxe 50 Escrime 150 Gymnase

Badminton 114 Tennis de table 172 Gymnase

Gymnastique 228 Ski de fond 228

Basketball fauteuil- roulant

63

Prévision athlètes 1507 Prévision athlètes 1476

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Prévision de participation Pour respecter la capacité d’accueil des milieux organisateurs, la participation maximale à l’hiver est de 3 000 athlètes et de 3700 à l’été. Voici les facteurs qui peuvent influencer la participation :

le nombre de sports au programme (minimum 18 – maximum 22);

le nombre de régions qualifiées par des Jeux du Québec régionaux dans chaque sport;

le nombre d’athlètes qualifiés aux Jeux du Québec régionaux de leur région.

Mission – personnel d’encadrement

Personnel d’encadrement 19 régions

Missionnaires 285

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Les normes de référence et les politiques en matière d’accueil et d’opérations Il est important de lire les politiques et normes d’opération de SPORTSQUÉBEC : http://www.jeuxduquebec.com/Normes_doperation-fr-29.php et de s’y référer.

Hébergement Athlètes et accompagnateurs L’hébergement des athlètes peut faciliter leur performance ou y nuire et peut leur laisser un bon ou un mauvais souvenir de la Finale des Jeux et du milieu organisateur. Un lieu bien structuré, confortable et amical permet aux athlètes de bien se reposer avant leur compétition et leur laisse des souvenirs positifs. La qualité de l’hébergement des athlètes doit figurer parmi les priorités du milieu organisateur. Le nombre d'athlètes et d’accompagnateurs est approximativement de 2 000 par bloc de compétition, la moyenne d’âge étant de 14 ans. Les locaux doivent être groupés par délégation. Certaines normes devront être respectées dans les locaux aménagés en dortoirs :

il doit y avoir un minimum de 3,7 m2 par personne;

on doit pouvoir fermer le local à clé pour éviter le vol;

il doit y avoir un minimum de 12 et un maximum de 15 classes par délégation;

une délégation peut être séparée sur un maximum deux étages.

Les autorités locales en matière de santé et d’incendie devront être consultées tôt dans le processus d’organisation de la Finale. Les athlètes sont responsables de fournir leur matelas et leur literie. Le Comité organisateur doit prévoir un local par délégation alloué aux missionnaires; dans ce local, le Comité organisateur doit fournir des lits en nombre suffisant. Les locaux prévus doivent obligatoirement inclure des toilettes et des douches en nombre suffisant. Si les résidences n’ont pas d’installations de douches ou de toilettes adéquates, des unités additionnelles devront être fournies, dans la proportion spécifiée. Ces unités additionnelles ne doivent pas être fournies dans des tentes. Les toilettes portables ne sont pas acceptées. Des roulottes sanitaires peuvent être utilisées si les installations de douches sont insuffisantes sur certains sites. Voici les normes de référence à observer en services d’hygiène :

1 évier par groupe de 10 personnes ;

1 toilette pour 10 à 12 personnes ;

1 douche pour 10 personnes ;

Accessibles pour les personnes en fauteuil roulant. Les salles de toilettes et les douches doivent être nettoyées tous les jours. Les dortoirs et les aires communes doivent être nettoyés régulièrement. Des salles de jeu, des salons de repos, des téléphones, ordinateurs publics, wifi et des consignes pour les articles personnels sont très appréciés par les athlètes. Les lieux d’hébergement devront être surveillés pendant toutes les heures d’occupation, sans interruption et ce, de l’arrivée au départ des participants. Officiels majeurs L’hébergement des officiels doit pouvoir loger jusqu'à 150 personnes par bloc. L’hébergement des officiels majeurs doit être complètement séparé de celui des athlètes. Les officiels bénévoles sont tous des adultes et doivent être logés dans des chambres privées pour deux ou quatre personnes. Le Comité organisateur devra utiliser des lits. Les résidences des officiels doivent être approuvées par SPORTSQUÉBEC. Missionnaires cadres Un maximum de 5 missionnaires par délégation (nombre total maximum de 95 missionnaires pour 19 régions) devra être logé dans un endroit séparé de celui des athlètes. Les missionnaires cadres sont tous des adultes et doivent avoir un minimum de

http://www.jeuxduquebec.com/Normes_doperation-fr-29.php

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deux chambres par région. Le Comité organisateur devra fournir des lits. La résidence des missionnaires doit être approuvée par SPORTSQUÉBEC. Diffuseur national et médias Le diffuseur national pourrait avoir besoin d’approximativement 30 chambres. De plus, la Finale des Jeux du Québec peut attirer environ 20 représentants de médias de l'extérieur du milieu organisateur. Tous les représentants des médias sont entièrement responsables de leur hébergement et de leur alimentation; le Comité organisateur devra cependant identifier les ressources hôtelières disponibles SPORTSQUÉBEC SPORTSQUÉBEC réservera à ses frais environ 20 chambres à l’hôtel recommandé par le Comité organisateur pour une durée approximative de 15 jours pendant la Finale. SPORTSQUÉBEC réservera également le nombre requis de chambres pour les diffuseurs nationaux. Visiteurs Les spectateurs peuvent loger dans différents types d’hébergement : hôtels, motels, auberges, pensions familiales, etc. Le Comité organisateur devra faire l’inventaire des ressources disponibles et assurer un service à jour d’information aux visiteurs sur ces ressources; il n’est cependant pas responsable des réservations et des coûts d’hébergement.

Services d'alimentation En respectant les horaires prévus pour l’alimentation, le Comité organisateur doit disposer de cafétérias pour nourrir quotidiennement approximativement 2 400 athlètes, accompagnateurs, missionnaires et officiels majeurs, pendant la Finale. De plus, le Comité organisateur s'engage à nourrir ces clientèles advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure. Il est fortement recommandé de ne pas multiplier indûment le nombre de cafétérias affectées à la Finale; selon leur capacité, un nombre de 3 à 5 cafétérias est considéré convenable. Chaque cafétéria doit disposer d’une cuisine assez grande pour le chef et son personnel et de locaux pour l'entreposage et la réfrigération des denrées alimentaires. Dans certains cas, il peut être nécessaire de prévoir des semi-remorques réfrigérées pour la conservation des aliments achetés ou reçus des fournisseurs. Procédures Les lieux et les modes de distribution des repas seront déterminés par le Comité organisateur en conformité avec la politique alimentaire de SPORTSQUÉBEC. Les menus doivent être approuvés par SPORTSQUÉBEC. Pendant la Finale, chaque repas comprend cinq (5) items, en plus du pain et du beurre. Tous les condiments sont fournis gratuitement. Le Comité organisateur devra développer sa propre politique en ce qui a trait à l’alimentation de ses bénévoles. Les catégories d'intervenants qui ont droit à un service d'alimentation gratuit sont:

o athlètes o accompagnateurs o membres des missions

o responsables techniques des fédérations o responsables techniques locaux o officiels majeurs

Outre les repas principaux, les athlètes doivent avoir une collation telle que muffins, breuvages, fruits, accessible une fois par jour à l’îlot énergie. Les menus quotidiens doivent être bien planifiés par un diététicien et la nourriture doit être nourrissante et abondante. L'expérience qu'un athlète retient de la Finale des Jeux dépend aussi de la qualité des repas. Il est important de respecter la politique alimentaire2. Des mesures devront également être mises de l’avant pour les athlètes ayant des allergies alimentaires ciblées.

2 La Politique alimentaire est disponible dans les normes d’opération

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Transport SPORTSQUÉBEC assume le transport des athlètes d’un point de rassemblement de leur région au milieu organisateur de la Finale des Jeux. Ce transport est habituellement fait en autocars. Le coût d’inscription des athlètes à la Finale est directement appliqué au transport provincial. Le transport local mis en place par le Comité organisateur devra assurer des déplacements sécuritaires et efficaces pour l'ensemble des délégations et des officiels majeurs entre la centrale administrative et les lieux d'hébergement, de compétitions, d'alimentation et autres lieux prévus par le Comité organisateur. Le système de transport est déterminé en fonction de la situation géographique des lieux d'hébergement, de compétitions, d'alimentation, de la centrale administrative et autres lieux prévus par le Comité organisateur. Le Comité organisateur établit les horaires des circuits de transport en fonction des horaires des compétitions et des activités sociales et culturelles prévues. Le Comité organisateur établit, en collaboration avec SPORTSQUÉBEC, le plan définitif d'opération et contracte les ententes avec les différents transporteurs. Un service de courtoisie (parc de 20 à 25 voitures, fourgonnettes et camions) doit être disponible pour le transport des invités et pour répondre aux besoins logistiques (ex. livraison d’équipements, soutien technique, remises de médailles, etc.). Un certain nombre de véhicules peut être obtenu sous forme de commandites. Stationnement Le Comité organisateur est responsable de la gestion des aires de stationnement disponibles sur chacun des lieux; il devra assurer la disponibilité d'espaces de stationnement pour permettre aux dignitaires, aux missions et aux fédérations, un accès rapide et efficace à la salle des missions. Il faut également tenir compte du stationnement pour les bénévoles, les spectateurs, les médias, les autobus, la sécurité, la santé, la collecte des ordures et autres.

Centrale administrative La centrale administrative est le lieu d’opération et le centre nerveux de l’organisation pendant la Finale. Elle est habituellement logée dans une institution d’enseignement de niveau secondaire ou supérieur. En plus de prévoir un local pour chaque service (30) du Comité organisateur, cet endroit devra accueillir entre autres la salle des missions et les médias. La salle des missions doit contenir 24 espaces de bureau meublés ayant une dimension approximative de 9 m2 chacun. En plus des 19 régions, des espaces devront être prévus pour SPORTSQUÉBEC, le Comité organisateur, les Comités organisateurs des prochaines Finales et un secrétariat. Ces espaces de bureau devront être munis d’un ordinateur relié au réseau Internet, d’une prise Internet pour un portable et d’un téléphone. PROGRAMMATION Deux types de programmations sont offerts dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec : la programmation sportive compétitive obligatoire et une programmation complémentaire à caractère sportif, social et culturel.

Programmation sportive

Sports obligatoires et sports optionnels SPORTSQUÉBEC fait la sélection des sports obligatoires et des sports optionnels. Chaque milieu candidat sera évalué sur sa capacité à tenir les sports obligatoires (l’évaluation du milieu candidat se fait uniquement avec les sports obligatoires). Cependant, si un milieu désire présenter des sports optionnels, ce dernier devra démontrer sa capacité à les accueillir selon les normes de la fiche technique. Finalement, le milieu doit présenter, le cas échéant, les sports optionnels retenus dans le cahier de candidature en respectant l’ordre déterminé dans le choix des sports.

Chaque fédération doit convenir avec SPORTSQUÉBEC d’une réglementation par sport. Ceci permet d’établir et de communiquer aux différents intervenants concernés les règles entourant la compétition à la Finale des Jeux du Québec.

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Plateaux sportifs et équipements Sur les sites des compétitions, des installations et équipements de base sont requis :

Salle de secrétariat (incluant la compilation) avec lien internet, photocopieur, téléphone, papeterie et fournitures générales de secrétariat;

Vestiaire des officiels;

Salle de repos des athlètes à proximité du lieu de compétition;

Poste de premiers soins avec trousse et présence d'un responsable (secteur santé);

Vestiaires et douches (cases individuelles) pour athlètes (garçons et filles séparément);

Mobilier de base (tables et chaises) selon les besoins exprimés par les responsables des fédérations (planifications techniques);

Système d'amplification (avec micros et haut-parleurs) selon les spécificités de chaque lieu;

Système de télécommunications (émetteurs-récepteurs) selon les besoins exprimés par les responsables des fédérations (planifications techniques);

Gradins pour le public ou espace pour permettre la présence des spectateurs;

Podium (individuel et par équipe) pour les remises de médailles pendant ou après les compétitions selon l’horaire déterminé par les fédérations.

Fiches techniques par sport3 Les fiches techniques précisent les normes minimales et idéales pour la réalisation des compétitions. Le comité de candidature doit clairement indiquer dans son dossier l’état réel des installations et équipements dont il dispose, incluant les modifications ou ajustements prévus s’il y a lieu. Il est par ailleurs évident que tous les plateaux n’atteindront pas les conditions idéales; le cas échéant, certaines carences peuvent être tolérées et d’autres peuvent être palliées par des mesures temporaires; dans tous les cas, le tout devra être convenu avec SPORTSQUÉBEC et les fédérations sportives concernées. Installations Toutes les installations proposées doivent être indiquées dans le dossier de candidature. Il est très important que tous les événements se déroulent à proximité les uns des autres. Étant donné que certains milieux ne sont pas en mesure d’offrir une topographie qui satisfera à tous les sports (ex. plans d’eau, montagne), certains lieux de compétition pourront être situés jusqu’à une heure du point central. L’étalement des lieux de compétition et d’hébergement sur le territoire sera évalué par le « Formulaire de candidature préliminaire : Facteurs de proximité » (distance entre tous les lieux). Pour favoriser l’engagement de l’ensemble du milieu, le comité de candidature pourrait vouloir tenir des compétitions dans une communauté à proximité qui a un intérêt pour la Finale. Bien que cet objectif soit louable, il ne faut pas que cette décision engendre des inconvénients démesurés pour les participants en augmentant le temps de transport. Règle générale, les lieux de compétition devraient être situés aussi près que possible des hébergements des athlètes. Les normes des installations peuvent toucher divers domaines. Il peut s'agir des spécifications des aires de compétition, comme la longueur maximale ou minimale d'un terrain de soccer, ou les lignes d'un terrain de volleyball. Il peut s'agir d'installations connexes, telles que le nombre de vestiaires ou la disponibilité d'une aire de stationnement, ou encore le nombre de terrains requis pour un sport. Le comité de candidature et les concepteurs d'installations doivent considérer l'ensemble des installations et les prévisions budgétaires totales avant de décider quelles normes devront être appliquées à telle ou telle installation. Étant donné que les athlètes ayant un handicap sont des membres à part entière des délégations régionales, les installations doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite. Bien que toutes les installations doivent satisfaire aux exigences minimales en matière des aires de compétition des fédérations sportives, il n'est pas nécessaire qu'elles soient permanentes. Le comité de candidature, et par conséquent le Comité organisateur, peut opter pour des installations temporaires. Une analyse complète des coûts-avantages de ces options doit également tenir compte des aspects à long terme, notamment pour le développement du sport et l'utilisation par la collectivité après la Finale.

3 Les fiches techniques sont disponibles en annexe

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Approbation des fédérations sportives Le comité de candidature n’a pas à obtenir l'approbation écrite des fédérations sportives précisant que les installations suggérées pour la Finale des Jeux du Québec satisfont aux exigences. Il est cependant obligatoire de consulter les fédérations pour de nouvelles constructions ou des rénovations d'envergure, permettant ainsi de s’assurer que les nouveaux aménagements soient conformes. Il n’est pas nécessaire d’obtenir l’approbation des représentants techniques relativement aux installations ou autres constructions, comme les gradins, les aires de stationnement, ou les vestiaires, qui n’appartiennent pas aux aires de compétition, mais ils pourront offrir des commentaires sur ces aménagements et leur effet sur la présentation de la Finale des Jeux du Québec ou d’autres événements.

Soins médicaux Les services assurés par le comité médical au cours de la Finale des Jeux sont extrêmement importants. Il faut pouvoir compter sur la disponibilité des médecins, des infirmières, des physiothérapeutes, des thérapeutes en sport et du personnel formé à l'administration des premiers soins. Une clinique doit être aménagée afin d’assurer un service adéquat aux participants. Elle devrait être d'une dimension d'environ 232 m2 et comprendre des salles pour la réception, l'administration et la tenue des dossiers, les examens en privé, la physiothérapie, l'entreposage et la pharmacie. Par ailleurs, une infirmerie de 6 lits est requise pour les patients en observation et ceux devant passer la nuit à la clinique, même si les patients dont l’état le justifie sont conduits à l'hôpital local. Chaque site doit contenir une salle ou un espace médical adéquat, selon le nombre de participants et le type de blessures habituellement subies par les athlètes. Un service de transport médical devra être offert, de concert avec le service du transport du Comité organisateur; il n’est pas obligatoire que l’ensemble du transport médical soit ambulancier, mais il est souhaitable de conclure des ententes avec les services ambulanciers du milieu. Le Comité organisateur devra définir des ententes de collaboration avec le CSSS, les divers services de la santé et les hôpitaux locaux. Même si le nombre d’athlètes admis dans les hôpitaux pendant la Finale des Jeux est bas, les hôpitaux peuvent souvent les accueillir en priorité selon le cas. Ils peuvent également jouer un rôle dans la conservation des dossiers médicaux à la suite de la Finale. Les Comités organisateurs peuvent compter sur le soutien du Conseil de la médecine du sport du Québec pour établir les besoins en soins médicaux spécialisés à la pratique sportive. SPORTSQUÉBEC fournit au Comité organisateur le Guide médical produit par le Conseil de la médecine du sport du Québec et le Comité organisateur doit se conformer aux exigences qui y sont définies en matière de santé par sport.

Cérémonies, protocole et accueil

Ouverture et clôture L'importance de la cérémonie d'ouverture ne peut être sous-estimée. Elle donne le ton pour toute la durée de la Finale des Jeux et doit donc être inspirante, bien préparée et adéquate pour une diffusion à l'échelle provinciale. La cérémonie de clôture doit être aussi bien exécutée et devrait consister en une agréable célébration des athlètes et des réalisations des bénévoles. Le comité de candidature doit identifier l’emplacement des cérémonies. Pour les Finales des Jeux du Québec estivales, les cérémonies d’ouverture et de clôture peuvent se tenir à l’extérieur, mais en cas de conditions climatiques défavorables, un lieu intérieur doit obligatoirement être identifié, permettant la présence des délégations régionales (approximativement 2 000 personnes par cérémonie) dans le respect des normes établies par le service de prévention des incendies de la localité. Le Comité organisateur aura par la suite le mandat de réaliser les cérémonies.

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Pour les Finales des Jeux du Québec hivernales, les cérémonies d’ouverture et de clôture doivent obligatoirement se tenir à l’intérieur, dans un lieu permettant la présence des délégations régionales (un minimum de 2 000 personnes par cérémonie) dans le respect des normes établies par le service de prévention des incendies de la localité.

Si le document « Directives en matière de cérémonies d’ouverture et de clôture »4 produit par SPORTSQUÉBEC détermine le contenu obligatoire des cérémonies, il laisse place à une grande créativité artistique pour le milieu organisateur. Ce dernier devra choisir un thème novateur, élaborer une stratégie pour la planification des deux spectacles, convenir de la direction artistique et associer les ressources culturelles de son milieu. Le diffuseur et SPORTSQUÉBEC doivent participer activement à la planification des cérémonies et le scénario final doit être approuvé par SPORTSQUÉBEC. Il est important de noter que toutes les exclusivités de commanditaires de la Finale doivent être respectées. De plus, le COFJQ devra organiser une réception avant les cérémonies pour les dignitaires de la Finale. En outre, SPORTSQUÉBEC se préoccupe particulièrement de l’encadrement offert aux athlètes pendant les cérémonies. Le temps réservé au rassemblement avant le défilé des athlètes doit être limité au strict minimum. L’aire de rassemblement doit comporter des toilettes, de l’eau et un abri en cas d’intempéries. La durée totale de chaque cérémonie ne doit en aucun temps excéder 90 minutes. Médailles Les médailles d’or, d’argent et de bronze remises aux athlètes sont produites et fournies par SPORTSQUÉBEC. Un côté de la médaille comporte l’emblème des Jeux du Québec avec le nom du milieu organisateur de la Finale et l’autre côté le logo du Comité organisateur.

Autres services Service aux médias Il est important d’installer le service aux médias à la centrale administrative. Il faut prévoir un lien entre ce service et celui de la compilation des résultats, des services de reprographie, des télécopieurs, des ordinateurs, un téléviseur, des téléphones, des lignes de transmission de données pour les journalistes munis d’ordinateurs portables, des bureaux et une surface de travail suffisante pour installer l'équipement, ainsi qu'un salon. Le service des médias doit être ouvert aux médias de la journée précédant la cérémonie d’ouverture jusqu’à la fin de la cérémonie de clôture. Télécommunications Le Comité organisateur doit démontrer qu'il pourra offrir un réseau efficace de communication pour lier tous les secteurs de la Finale des Jeux. Ce réseau de communication centralisé doit inclure les hébergements, la centrale administrative, les lieux de compétition. Les besoins en télécommunications doivent tenir compte des besoins de la Maison des Jeux avant la Finale pour les principaux bénévoles et le personnel. Sécurité Le Comité organisateur doit assurer la sécurité du matériel et des occupants de tous les édifices utilisés pour la Finale des Jeux. Le service de la sécurité devra empêcher que des intrus pénètrent dans les résidences, contrôler l'accès aux lieux et locaux, protéger la propriété des athlètes et du Comité organisateur et minimiser les risques auxquels pourraient être exposés les athlètes et les spectateurs. La sécurité doit être discrète et non menaçante. Le Comité organisateur fera appel aux services d'agents de sécurité rémunérés et de bénévoles. Il s’agit ici d’une question de grande priorité qui est indispensable pour assurer la sécurité des participants. Les lieux d’hébergement devront être surveillés 24 h sur 24 h, sans interruption et ce, de l’arrivée au départ des participants. Service de soutien On oublie parfois que la présentation de la Finale des Jeux exige une très grande aire d’entreposage et de fabrication. Le Comité organisateur devra s’occuper de milliers d’articles, de l’équipement sportif aux souvenirs vendus aux touristes, ce qui exigera une

4 Les « Directives en matière de cérémonies d’ouverture et de clôture » sont disponibles en annexe.

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vaste aire d’entreposage d’environ 2 300 m2. L’endroit doit comprendre des aires de chargement, des chariots, un bureau, un système de sécurité, etc. Antérieurement, plusieurs Comités organisateurs ont réussi à trouver un tel endroit gratuitement ou à prix très modique. Une aire d’environ 182 m2 sera probablement suffisamment grande pour la première année, mais les besoins en espace augmenteront au fur et à mesure des travaux préparatoires. Pour répondre aux multiples besoins de fabrication (affichage, bannières, échafauds, etc.), le Comité organisateur devra disposer d’un atelier de fabrication. Cet atelier devra produire les scènes des cérémonies, les plateformes pour les caméras du diffuseur, des portemanteaux, des guichets pour la vente de billets, des porte-équipements ou râteliers, l’affichage des commanditaires et la signalisation, etc. L’atelier devra idéalement être équipé d’outils électriques de toutes sortes. L’entrepôt et l’atelier de fabrication se trouvent normalement au même endroit. Besoins informatiques Compte tenu de l’évolution rapide du domaine de l’informatique, il est difficile de préciser les exigences techniques spécifiques du parc informatique requis pour la prochaine Finale des Jeux du Québec. Il faut cependant noter que le logiciel de gestion des Jeux du Québec a été développé par SPORTSQUÉBEC5 et comprend des modules pour la compilation des résultats, l’inscription des athlètes, l’accréditation et la gestion des bénévoles. C’est donc SPORTSQUÉBEC qui est responsable de tout développement technique additionnel de cette application. Compilation C’est à la salle de compilation que sont traités tous les résultats de toutes les compétitions tenues dans les divers lieux. Il faut donc y prévoir des photocopieurs, des télécopieurs et 6 ordinateurs liés à Internet. Les responsables de la compilation appuient et complètent la production des résultats provenant des différents lieux de compétition. Tous les sports doivent produire leurs résultats de la façon habituelle, la plupart du temps avec des logiciels spécialisés, et les transmettre à la salle de compilation par courriel. La salle de compilation publie les résultats. Tous les résultats officiels sont diffusés sur www.jeuxduquebec.com . La compilation des résultats est entièrement sous la responsabilité de SPORTSQUÉBEC; le Comité organisateur collabore en fournissant des bénévoles et l’aide nécessaire au bon déroulement de l’opération organisationnelle. Gestion des bénévoles Destiné aux divers utilisateurs du Comité organisateur, le système d'inscription et d’accréditation des bénévoles consiste en une base de données comportant des renseignements sur les bénévoles affectés ou ceux en attente d'une affectation. Au même titre que le système centralisé des résultats, SPORTSQUÉBEC fournit au Comité organisateur un système « clé en main ». Le Comité organisateur sera responsable de faire l’entrée des données qu’il veut traiter. L’application des Jeux comprend des renseignements sur les athlètes, les entraîneurs et permet la production des cartes d'accréditation, de listes et de rapports de toutes sortes. Vérification des antécédents judiciaires Pour des raisons de sécurité, toute personne de 18 ans et + en contact avec la clientèle devra franchir l’étape de vérification des antécédents judiciaires. À cet égard, la candidature devra prévoir la vérification des antécédents judiciaires des membres du Comité organisateur, des bénévoles et des officiels mineurs. La responsabilité du filtrage des intervenants est répartie comme suit.

Type d’intervenant Organisme responsable du filtrage

Missionnaires, entraîneurs et accompagnateurs Unités régionales de loisir et de sport

Officiels majeurs (arbitres et juges) Fédérations sportives

Permanents, bénévoles, officiels mineurs (juges de ligne et marqueurs)

Comité organisateur

5 SPORTSQUÉBEC revoit actuellement son système de gestion d’événement. Certains processus actuels présentés pourraient donc varier en 2018.

http://www.jeuxduquebec.com/

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Le cadre financier Les prochaines sections vous présentent le modèle de partenariat utilisé dans le cadre du financement des Finales. Certaines modalités de fonctionnement pourraient être modifiées à la suite de l’analyse des résultats.

Politique et directives des partenariats des Jeux du Québec Après désignation du milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec, SPORTSQUÉBEC s’assure avec le Comité organisateur de l’application de la politique qui se résume ainsi :

établir un plan d’action concerté basé sur la transparence et la collaboration entre les partenaires;

maximiser les moyens de sollicitation des entreprises susceptibles d'être partenaires;

valoriser les partenaires et leur assurer une juste et équitable reconnaissance;

assurer le rayonnement et la livraison des bénéfices des commanditaires selon la nature de leur investissement et des ententes convenues.

Cette politique repose sur une coopération étroite entre les parties et s'avère essentielle à la réalisation d'un plan global de recherche de partenaires. Elle favorise un échange continuel sur les opportunités de sollicitation et maximise ainsi les chances d'obtenir une commandite ou un don majeur et ce, à la satisfaction du donateur ou de l'entreprise partenaire.

Contributions gouvernementales Le Gouvernement du Québec verse directement au milieu organisateur des contributions financières dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec. Il s’agit d’une enveloppe pour le fonctionnement des Comités organisateurs. Le financement pour le programme 2013-2016 était de :

Édition d’été : 835 000 $ + 1 $ par personne pour les municipalités hôtesses ayant moins de 50 000 de population;

Édition hiver : 735 000 $ + 1 $ par personne pour les municipalités hôtesses ayant moins de 50 000 de population. Le budget disponible pourrait être utilisé pour l’achat de matériel spécialisé pour 100 % du coût d’achat. Le Comité organisateur pourra également attribuer un maximum de 300 000 $ pour soutenir des projets d’immobilisation auprès du milieu hôte. Le financement des immobilisations sera limité à 40 % du coût total des travaux. La corporation municipale organisatrice est responsable de tout dépassement du budget d'immobilisation ou d'opération. Le soutien financier octroyé par le Ministère aux Comités organisateurs est conditionnel à l’adoption annuelle des crédits par le Conseil du trésor.

Financement de la Finale Le Comité organisateur est responsable de financer la Finale et peut, s’il le juge opportun, faire appel à une firme spécialisée en matière de commandites pour le démarchage régional. Si tel est le cas, la firme doit suivre, au même titre que le COFJQ, les procédures du Guide de gestion des commandites et de l’affichage6 applicable à toutes les actions de financement. SPORTSQUÉBEC appuie les démarches du Comité organisateur. Outre la subvention allouée par le Gouvernement du Québec et la (les) contribution(s) municipale(s), plusieurs sources favorisent le financement de la Finale des Jeux du Québec telles que les commandites en argent, en biens et en services, les activités de financement, la vente d’articles promotionnels ou même des dons.

Revenus de partenariats7 Pour atteindre ses objectifs de financement, chaque Comité organisateur met en place un département de développement des affaires qui planifie, organise et coordonne toutes les activités de recherche de commandites, de réalisation d’activités bénéfices et de vente. SPORTSQUÉBEC supervise, appuie et conseille le COFJQ dans le démarchage des commanditaires régionaux/locaux et toutes autres activités de financement.

6 Le guide de gestion des commandites et de l’affichage est disponible en annexe. 7 Un tableau des commandites actuelles est disponible en annexe

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La structure de commandites se définit en détail dans le document GUIDE DE GESTION DES COMMANDITE ET DE L’AFFICHAGE8 remis au milieu candidat par SPORTSQUÉBEC. Celui-ci détermine le rayonnement et les bénéfices associés à chaque niveau d’investissement consenti à un commanditaire. Cette structure fait notamment la distinction entre deux catégories de commanditaires : les Grands Partenaires des Jeux du Québec et les Commanditaires d’édition. Les Grands Partenaires Les Grands Partenaires des Jeux sont caractérisés par un partenariat pluriannuel avec SPORTSQUÉBEC visant l’obtention de visibilité nationale. SPORTSQUÉBEC s’occupe du démarchage et assure la gestion des commandites des Grands partenaires, qui doivent nécessairement être des entreprises nationales/provinciales, c’est-à-dire des entreprises faisant affaires à l’échelle québécoise ou canadienne. Selon leur niveau d'engagement, les partenaires des Jeux du Québec se voient accorder des droits d'exclusivité convenus par un protocole d'entente avec SPORTSQUÉBEC. Les Grands Partenaires détiennent un premier droit de refus pour le renouvellement de leur association ainsi que pour certains bénéfices additionnels. Sur ce type de commandites, des frais de démarchage et de gestion sont retenus par SPORTSQUÉBEC. La répartition des sommes de commandites des Grands partenaires des Jeux démarchés et gérés par SPORTSQUÉBEC se fera entre le COFJQ et SPORTSQUÉBEC (SQ) selon les pourcentages suivants :

Sommes totales récoltées en commandites d’entreprises nationales

0 $ à 750 001 $ à 1 000 001 $ à 1 250 001 $ à

750 000 $ 1 000 000 $ 1 250 000 $ 1 500 000 $

COFJQ 80 % 75% 70% 55%

SQ 20 % 25% 30% 45%

Les Commanditaires d’édition Le Comité organisateur peut, de son côté, combler son financement en négociant des Commandites d’édition avec les entreprises de son milieu. Ces dernières peuvent être des entreprises locales ou régionales (entreprises ou organismes privés ou publics faisant des affaires principalement et majoritairement dans la région où se déroule la Finale). Par ailleurs, si le COFJQ a des contacts lui permettant une entrée auprès d’une entreprise nationale/provinciale, il doit préalablement avoir obtenu l’approbation de SPORTSQUÉBEC avant d’entreprendre le démarchage auprès de cette dernière. Dans le cas où une entente de Commandite d’édition avec une entreprise nationale/provinciale a été entièrement démarchée et conclue par le Comité organisateur, des frais de gestion de 7% seront appliqués par SPORTSQUÉBEC. Pour les commandites d’édition conclues avec des entreprises locales ou régionales, les sommes récoltées sont versées entièrement au Comité organisateur. Les Commanditaires d’édition s’associent avec le Comité organisateur pour la tenue de la Finale des Jeux du Québec dans une région et pour une édition précise. Ce type de partenariat offre un rayonnement et des bénéfices plus régionaux et locaux et met en valeur les commanditaires dans leur communauté pour leur association à l’organisation de ce grand événement. Les commandites d’édition sont négociées par les Comités organisateurs en concordance avec le document POLITIQUES ET DIRECTIVES DE COMMANDITES9 de SPORTSQUÉBEC. Toute commandite d’édition doit être convenue avec les protocoles officiels de SPORTSQUÉBEC. Pour cette catégorie, cinq niveaux sont proposés : Prestige, Majeur, Associé, Collaborateur et Partisan. Ces niveaux confèrent un ensemble de droits et bénéfices prédéterminés, qui dans certains cas, peuvent être bonifiés selon une échelle d’évolution d’investissement. Les partenaires publics

8 Le « Guide de gestion des commandites et de l’affichage » est disponible en annexe 9 La politique est actuellement en révision ; ne nouvelle structure simplifiée sera disponible en décembre 2015.

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Outre les partenaires commerciaux, les partenaires publics (principaux, officiels et institutionnels) ont aussi droit à une visibilité particulière dans les outils de communication de la Finale. Ces partenaires publics ainsi que leurs droits sont définis dans les documents POLITIQUES ET DIRECTIVES DE COMMANDITES.

Activités de financement Les activités de financement relèvent entièrement de la responsabilité des Comités organisateurs qui bénéficient des retombées en totalité. Un calendrier des activités des Comités organisateurs doit être produit et soumis à SPORTSQUÉBEC pour approbation afin d’assurer la réalisation optimale de celles-ci. Toutes les activités de financement organisées par le COFJQ (tels soupers, galas, spectacles, etc.) sont placées sous la responsabilité exclusive du Comité organisateur qui en fait la promotion. Ces activités doivent s’assurer d’honorer les clauses d’exclusivité des Grands Partenaires des Jeux ainsi que celles des commanditaires d'édition selon leur statut. Conformément à la Politique d’utilisation du nom et de l’emblème des Jeux du Québec, tout article promotionnel comprenant le logo ou la combinaison des mots « Jeux du Québec » doit préalablement faire l’objet d’une autorisation de SPORTSQUÉBEC.

Produits dérivés vendus SPORTSQUÉBEC, avec sa filiale, GPS SPORTS EN LIGNE INC. est le fournisseur officiel et exclusif des produits dérivés vendus des Jeux du Québec. GPS SPORTS EN LIGNE INC., produira et vendra au milieu organisateur tous les produits dédiés à la vente. La vente en ligne de tous ces produits se fera exclusivement par la boutique en ligne de SPORTSQUÉBEC. GPS SPORTS EN LIGNE INC. identifiera les sites sur lesquels les produits pourront être vendus avant et pendant la Finale, sous le vocable Boutique officielle des Jeux du Québec. Les détails concernant l’activité de commercialisation des produits de la marque des Jeux du Québec sont spécifiés dans le document « Politiques et directives – Produits dérivés et Boutique des Jeux 2018 ».

Articles protocolaires et à clientèle dédiées En plus des items produits aux fins de la Boutique officielle, GPS SPORTS, sera le fournisseur officiel et exclusif d’items non vendus véhiculant la marque des Jeux du Québec dédiés à des fins protocolaires ou à des clientèles spécifiques. Ces produits sont les suivants : costumes des délégations, sacs des athlètes, bannières d’excellence et de l’esprit sportif, drapeaux, médailles, lanières pour l’accréditation ainsi que les chandails des bénévoles.

o Costume des délégations : approximativement 20,00$ avant les taxes, par participant (athlètes, accompagnateurs, officiels et missionnaires) Hiver : 4 500 costumes – Été : 5 500 costumes

o Sacs des athlètes : approximativement 12,00 $ avant les taxes, par participant (athlètes, accompagnateurs, officiels et missionnaires) Hiver : 5 000 sacs - Été : 5 500 sacs

o Bannières de l’esprit sportif : approximativement 1300,00$ plus taxes, généralement payées

par le MÉERS

o Bannières d’excellence : approximativement 15 000 $ plus taxes

o Drapeaux : drapeaux officiels, payés par SPORTSQUÉBEC

o Médailles : médailles officielles, payées par SPORTSQUÉBEC

o Chandail des bénévoles : approximativement 4,00$ avant les taxes, par bénévoles.

(environ 4 000 bénévoles)

o Lanières pour l’accréditation : approximativement 11 000, 00 $ plus taxes, généralement

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payées par un commanditaire

Campagne média provinciale, télédiffusion et webdiffusion La campagne média provinciale peut contenir des avantages publicitaires à la télévision, dans les journaux, sur Internet, à la radio, en affichage extérieur et en marketing direct. Le contenu est déterminé selon les ententes négociées par SPORTSQUÉBEC avec les partenaires médias provinciaux au bénéfice des Grands Partenaires et de certains partenaires d’édition selon leur statut. SPORTSQUÉBEC négocie et paie directement aux diffuseurs (toutes plateformes confondues) les sommes requises pour la diffusion de la Finale et assume les frais de diffusion conditionnellement à l’octroi d’une subvention du Gouvernement du Québec prévue à cette fin. SPORTSQUÉBEC facturera le milieu organisateur pour les frais de gestion, les frais de démarchage, les taxes et les coûts excédentaires, si applicables.

Prévisions budgétaires La Finale des Jeux du Québec est soutenue financièrement par différents partenaires. Sont énumérées à ce chapitre les principales sources de revenus et de dépenses prévisibles pour l’organisation d’une Finale. La présentation des prévisions budgétaires doit respecter, dans la mesure du possible, les sources indiquées. Toutefois, le milieu candidat peut compléter, en accord avec SPORTSQUÉBEC, les prévisions budgétaires selon ses propres modalités, les ressources disponibles et le dynamisme du milieu. Les budgets doivent tenir compte de toutes les sources de revenus des gouvernements, du marketing, des commandites, de la vente de marchandises, de placements, de la liquidation des biens, des activités de financement, etc. Les dons prévus en biens essentiels et en services doivent être compris dans les revenus. Les frais d’admission pour assister aux compétitions dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec sont interdits. Chaque comité de candidature doit établir un plan et un budget d'immobilisations pour la rénovation et la construction d'installations. Le dossier de candidature doit indiquer la part financière du milieu pour la construction ou la réfection d’installations. Si la candidature ne comporte pas cet engagement financier, elle pourrait être rejetée. Le budget d'immobilisations doit refléter les contributions gouvernementales et, si nécessaires celles de partenaires financiers. Les prévisions du budget d’opération doivent être présentées dans le format proposé ci-dessous en distinguant les contributions en biens et services ainsi que leur contrepartie dans les dépenses. Les prévisions budgétaires évoluent d’une Finale à l’autre. Il est normal qu’il y ait des changements entre le dossier de candidature et la tenue de la Finale.

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Gabarit de la prévision du budget d’opération du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec

PRODUITS Espèces Biens et services Total

Confirmé par lettre au dépôt de la candidature

Subventions - Gouvernement du Québec

Subvention d'opérations 735 000,00 $ - $ 735 000,00 $

Programmes d'Emploi Québec (négociés localement) 500 000,00 $ - $ 500 000,00 $

Sous-total 1 235 000,00 $ - $ 1 235 000,00 $

Autres entités publiques (négociées localement)

Députés locaux, provinciaux, fédéraux 30 000,00 $ - $ 30 000,00 $

MRC et autres villes avoisinantes 80 000,00 $ 40 000,00 $ 80 000,00 $

Municipalités 700 000,00 $ 300 000,00 $ 950 000,00 $

Partenaires – prêts de services 25 000,00 $ 650 000,00 $ 675 000,00 $

Sous-total 835 000,00 $ 990 000,00 $ 1 825 000,00 $

Développement des affaires - Financement et commandites

Activités de financement 750 000,00 $ - $ 750 000,00 $

Articles promotionnels (partage - profits de la Co-entreprise)

30 000,00 $ - $ 30 000,00 $

Commandites nationales (négociées par SPORTSQUÉBEC)

600 000,00 $ 100 000,00 $ 700 000,00 $

Commandites d’édition (négociées localement) 930 000,00 $ 400 000,00 $ 1 200 000,00 $

Sous-total 2 310 000,00 $ 500 000,00 $ 2 810 000,00 $

Divers

Ventes d’actifs et Intérêts 45 000,00 $ - $ 45 000,00 $

TOTAL PRODUITS

4 425 000,00 $ 1 490 000,00 $ 5 915 000,00 $

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CHARGES Espèces Biens et services Total Confirmé au dépôt de la candidature

Administration et ressources humaines

Assurances 30 000,00 $ - $ 30 000,00 $

Contingence 55 000,00 $ - $ 55 000,00 $

SPORTSQUÉBEC (protocole d'entente – Frais de services)

60 000,00 $ - $ 60 000,00 $

Ressources bénévoles 75 000,00 $ - $ 75 000,00 $

Salaires et avantages sociaux 1 250 000,00 $ 650 000,00 $ 1 900 000,00 $

Sous-total 1 470 000,00 $ 650 000,00 $ 2 120 000,00 $

Services aux participants

Accueil et accréditation 25 000,00 $ - $ 25 000,00 $

Alimentation 405 000,00 $ 100 000,00 $ 505 000,00 $

Centrale administrative 40 000,00 $ 10 000,00 $ 50 000,00 $

Cérémonies 150 000,00 $ 50 000,00 $ 200 000,00 $

Hébergement 65 000,00 $ 20 000,00 $ 85 000,00 $

Programmation complémentaire 95 000,00 $ 25 000,00 $ 120 000,00 $

Programmation sportive 195 000,00 $ 50 000,00 $ 245 000,00 $

Transport 250 000,00 $ 50 000,00 $ 300 000,00 $

Santé 20 000,00 $ 5 000,00 $ 25 000,00 $

Sous-total 1 245 000,00 $ 310 000,00 $ 1 555 000,00 $

Développement des affaires – Communications

Communications 175 000,00 $ 45 000,00 $ 220 000,00 $

Frais de diffusion (TV et Webdiffusion)/payés à SPORTSQUÉBEC

120 000 $ - $ 75 000,00 $

Activités de financement 100 000,00 $ 70 000,00 $ 170 000,00 $

Frais de démarchage de SPORTSQUÉBEC 140 000,00 $ - $ 140 000,00 $

Sous-total 490 000,00 $ 115 000,00 $ 605 000,00 $

Services du Comité organisateur

Centrale administrative 40 000,00 $ 10 000,00 $ 50 000,00 $

Gestion des Matières résiduelles - $ 150 000,00 $ 150 000,00 $

Écoresponsabilité 25 000,00 $ 5 000,00 $ 30 000,00 $

Informatique 95 000,00 $ 20 000,00 $ 115 000,00 $

Maison des Jeux 60 000,00 $ 40 000,00 $ 100 000,00 $

Protocole 130 000,00 $ 50 000,00 $ 180 000,00 $

Sécurité 450 000,00 $ 25 000,00 $ 455 000,00 $

Soutien 125 000,00 $ 75 000,00 $ 200 000,00 $

Télécommunications 130 000,00 $ 40 000,00 $ 170 000,00 $

Sous-total 1 055 000,00 $ 415 000,00 $ 1 450 000,00 $

Support aux participants

Bannières d'excellence 15 000,00 $ - $ 15 000,00 $

Sacs des athlètes 60 000,00 $ - $ 60 000,00 $

Uniformes des athlètes 90 000,00 $ - $ 90 000,00 $

Sous-total 165 000,00 $ - $ 165 000,00 $

TOTAL CHARGE

4 425 000,00 $ 1 490 000,00 $ 5 915 000,00 $

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Liberté d’action Afin d'offrir des avantages appropriés aux principaux partenaires et fournisseurs, le Comité organisateur doit être en mesure de contrôler l’affichage et l’exclusivité dans les lieux utilisés pour la Finale. Autrement dit, il doit libérer les sites de tout affichage de commanditaires ou d’annonceurs n'ayant pas signé d'entente de visibilité pour la Finale. La visibilité des partenaires des Jeux du Québec devra être équitable selon le statut de chacun; pendant l’événement, le Comité et SPORTSQUÉBEC ne doivent pas être limités et contraints par des contrats d'affichage ne permettant pas de retirer les affiches en place et de les remplacer par celles des partenaires de la Finale des Jeux. De même, des ententes de concession dans les lieux retenus doivent comporter des dispositions spéciales de sorte que, au moment de la Finale, les fournisseurs du Comité organisateur en matière de breuvages, de nourriture et de marchandises soient privilégiés et que les ententes d’exclusivité soient respectées. Le Comité organisateur doit déterminer l'infrastructure de gestion et d'exploitation qu'il entend utiliser à chaque comptoir de vente d'aliments, notamment les possibilités commerciales pour les commanditaires ou les fournisseurs, en fonction de la circulation des spectateurs, du nombre de places assises, etc. Il doit identifier les droits d'affichage et de concession pour chaque lieu de même que la date d'échéance de ces droits. Les propriétaires des lieux doivent donner par écrit leur consentement précisant les dispositions et dérogations si requises permettant au Comité organisateur de respecter ses ententes de fournisseurs et de commandites. Les frais pour le masquage des sites sont assumés par le Comité organisateur.

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Le Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec (COFJQ)

Le Comité organisateur est une corporation indépendante qui devra mobiliser les ressources locales afin d’offrir aux participants les meilleures conditions de pratique sportive tout en présentant un événement aux couleurs de la région. Il regroupe, dans la période la plus intense des opérations, approximativement 3 000 bénévoles et une quarantaine d’employés permanents.

Introduction SPORTSQUÉBEC travaille actuellement sur la mise en place d’un programme de transfert de connaissances. Pour ce faire, SPORTSQUÉBEC établit une structure du travail, des normes et des politiques nécessaires à l’organisation réussie de la Finale des Jeux du Québec. Ce programme est actuellement en construction et en évolution.

Catégorisation des normes et domaines fonctionnels Dans le but d’établir une structure comparable de Finale en Finale, SPORTSQUÉBEC a mis en place des domaines fonctionnels qui, en plus de fournir un cadre budgétaire, permettent de classer les normes et politiques.

L’organisation de la Finale La Finale des Jeux du Québec se divise en 38 domaines fonctionnels listés ci-dessous. Chaque domaine fonctionnel est associé à un code numérique le liant à la charte comptable. Chaque domaine comporte différents lots de travail dont découlent les normes obligatoires et les normes directrices. L’organisation des domaines fonctionnels et des lots de travail est complétée et les normes sont toujours en développement. Voilà pourquoi il est important de se référer aux politiques en annexe et aux normes d’opération actuelles. Chaque COFJQ a la liberté de répartir les domaines tels qu’il l’estime pertinent dans son organigramme.

NO Domaines fonctionnels NO Domaines fonctionnels 10 Gouvernance 48 Services alimentaires 12 Direction générale 50 Transport 14 Planification et transfert de connaissances 52 Services médicaux 16 Legs 54 Sécurité 18 Immobilisations 56 Programmation complémentaire 20 Subventions 58 Technologie de l’information et des

communications 22 Collectes de fonds 60 Approvisionnement 24 Commandites 62 Gestion du matériel 26 Produits dérivés 64 Affichage, signalisation et pavoisement 28 Services administratifs 66 Gestion de contenu 30 Services financiers 68 Relations médias 32 Ressources rémunérées 70 Diffusion 34 Ressources bénévoles 72 Protocole 36 Accréditation 74 Cérémonies d’ouverture et de clôture 38 Programmation sportive 76 Relations avec la communauté 40 Exploitation des sites 78 Accueil et tourisme 42 Aménagement des sites 80 Développement durable 44 Services aux missions 82 Services municipaux 46 Hébergement des participants 84 Réserve

Principaux mandats du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec

Direction générale Le service de la direction générale dirige et coordonne toutes les activités du Comité organisateur. Pour ce faire, il doit recruter et sélectionner les directeurs des services et transmettre les informations nécessaires à l'élaboration des plans de chacun. De plus, il doit assurer la liaison entre la régie, le bureau de direction, le Conseil d’administration et coordonner les interventions des différents organismes impliqués dans l'organisation de la Finale.

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Accueil et accréditation Le mandat confié au service accueil et accréditation consiste à assurer un accueil de qualité à tous les participants, invités, visiteurs et autres intervenants tout en leur permettant de découvrir et de connaître les particularités touristiques du milieu. Une attention particulière devra être apportée à l'accueil des délégations régionales et des commanditaires afin de faire en sorte que leur premier contact avec le milieu organisateur soit des plus agréables et intéressants. De plus, ce service est responsable de l'accréditation officielle. Alimentation Le mandat confié au service alimentation consiste à nourrir les athlètes, officiels accrédités par les fédérations et acceptés par SPORTSQUÉBEC, accompagnateurs, chefs de délégation et missionnaires, selon la politique alimentaire et les prévisions fournies par SPORTSQUÉBEC. De plus, ce service devra prévoir les dispositions pour nourrir les participants advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure. Ces normes et prévisions sont sujettes à discussion entre le Comité organisateur et SPORTSQUÉBEC. Centrale administrative Le mandat confié au service de la centrale administrative consiste à installer et à assurer le bon fonctionnement de la centrale administrative qui se définit comme étant le centre opérationnel de la Finale des Jeux du Québec. La centrale administrative logera et desservira les services d'organisation qui composent le comité de Régie, le Conseil d’administration du Comité organisateur, les permanents de SPORTSQUÉBEC, les médias d'information et les missions régionales. De plus, ce service devra assurer des fonctions cléricales (téléphonie, photocopie) pour soutenir les différents services et organismes qui interviennent durant la Finale. Communications Le service des communications détient le mandat de sensibiliser, d’informer et de promouvoir la Finale des Jeux du Québec. Toutes les informations en provenance des services et la gestion de l’image du Comité organisateur passent par l'approbation du service des communications; ce service est également responsable de toutes les relations avec les médias d'information. Le service verra à planifier, concevoir, coordonner et exécuter toutes les interventions en matière de communication, que ce soit sur le plan de la promotion, de la publicité, de l'information, des relations publiques et de la gestion des médias sociaux. En plus de l’importante couverture médiatique, un support publicitaire est également mis en place afin de faire rayonner la Finale des Jeux du Québec, ainsi que ses partenaires. Ce plan de communication vise à renforcer la notoriété de l’événement sur toutes les plateformes disponibles et pertinentes, en plus de générer le retour sur investissement convenu avec les partenaires. Il est donc important de bien collaborer avec SPORTSQUÉBEC afin de s’assurer que le plan de communication local (responsabilité du milieu hôte) soit bien arrimé avec le plan de communication provincial (responsabilité de SPORTSQUÉBEC). Développement des affaires Le mandat confié au développement des affaires consiste à mettre en œuvre la stratégie de commandites adoptée au comité de financement. Cette stratégie aura pour but d'inviter les entreprises œuvrant dans toutes les sphères de l'économie locale et régionale à participer financièrement aux opérations du Comité organisateur, selon des avantages, des droits et des obligations qui sont spécifiés dans la structure de commandites fournie par SPORTSQUÉBEC. Ce département pourra également organiser des activités de financement qui consistent à inciter la population à contribuer au financement de la Finale des Jeux du Québec, en réalisant une variété d'activités et de programmes de financement appropriés aux goûts et aux habitudes de la population du milieu. À cet effet, le service devra établir une programmation précise de ces activités et en assurer la réalisation et la rentabilité. Ce département devra supporter les activités de commercialisation de la Boutique des Jeux du Québec sous la gouverne de GPS SPORTS EN LIGNE INC. telles que définies dans le document Politiques et directives – Produits dérivés et Boutique des Jeux 2018

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Écoresponsabilité Le mandat confié au service de l’écoresponsabilité est de minimiser les impacts environnementaux de la Finale des Jeux du Québec. Le comité doit se fixer des objectifs et élaborer un plan d’action qui permettra de contrôler et d’évaluer les impacts environnementaux. Finances Le mandat confié au service des Finances vise à assurer le contrôle du budget par la mise en place d'un système comptable adéquat et l'application des politiques d'achat et d'autorisation de dépenses. Le paiement des comptes, le contrôle des recettes et la présentation de rapports financiers périodiques sont des activités spécifiques à ce service. De plus, il incombe au service des Finances de gérer les excédents temporaires d'encaisse, d'effectuer les achats, de tenir les inventaires et d'assurer une liaison étroite avec les autres services. Il est fortement suggéré de confier au service des Finances le mandat de réaliser une étude d'impact socio-économique; cette étude consiste à évaluer les retombées économiques dans le milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec, en réunissant les données nécessaires et en mettant sur pied des systèmes et des mécanismes appropriés au traitement de ces informations. Pour ce faire, SPORTSQUÉBEC peut mettre à la disposition du Comité d’organisateur le Modèle d’évaluation de l’impact économique du tourisme sportif développé par l’Alliance canadienne du Tourisme sportif. Hébergement Le mandat confié au service hébergement consiste à loger les athlètes, officiels accrédités par les fédérations et acceptés par SPORTSQUÉBEC, accompagnateurs, chefs de délégation et missionnaires, selon les normes habituelles et raisonnables et les prévisions fournies par SPORTSQUÉBEC. De plus, ce service devra prévoir les dispositions pour loger les participants advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure. Ces normes et prévisions sont sujettes à discussion entre le Comité organisateur et SPORTSQUÉBEC. Informatique Le mandat du service de l’informatique consiste à mettre en place et à assurer le fonctionnement et le soutien technique relativement aux équipements et aux applications informatiques requis pour tous les services du Comité organisateur. Les besoins de la Maison des Jeux, de l’accréditation, de la compilation et des sites utilisés devront être pris en considération. De plus, le service devra assurer la formation du personnel en fonction des besoins des différents services. Programmation complémentaire Le mandat confié au service de la programmation complémentaire consiste à animer les sites en vue d'obtenir une ambiance de fête et de faire découvrir la culture, l'histoire et le patrimoine du milieu. Pour ce faire, le service devra sensibiliser la population locale et les visiteurs aux arts pratiqués par les artistes et artisans du milieu en élaborant un programme d'activités à caractère culturel. La programmation complémentaire sera en charge de créer la Place des Jeux.

Place des Jeux La Place des Jeux est un endroit festif et une célébration publique des Jeux du Québec où plusieurs acteurs des Jeux du Québec se rencontrent. La Place des Jeux devient le point de rassemblement principal de la population et le centre de toute l'activité populaire des Jeux du Québec. Village des athlètes Le village des athlètes est un endroit qui permet aux athlètes de se détendre, de s’amuser et de socialiser avec les athlètes des autres régions. Il est généralement divisé par zone (détente, jeux vidéo, jeux gonflables) et animé par différents ateliers ou activité (danse, groupe de musique, disco, etc.). Soirées réservées à la Famille des Jeux

cocktail dinatoire aux cérémonies d’ouverture et clôture (100 pers / un par bloc) : réception des dignitaires de la tribune d’honneur et des personnes les accompagnants, et des représentants des principaux partenaires officiels du Comité organisateur

souper des missions (env. 400 pers. / avec repas) : activité de reconnaissance de l’ensemble des missionnaires actifs à la Finale, des représentants de SPORTSQUÉBEC, des futurs milieux hôtes et de représentants désignés par le Comité organisateur

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souper des médias (env. 100 pers. / avec repas) : activité de reconnaissance pour les représentants des médias actifs à la Finale

deux soirées des entraîneurs, accompagnateurs et officiels (env. 350 pers. / une par bloc) : activité de reconnaissance pour cette clientèle

salon du protocole et initiation : lieu accessible aux dignitaires, représentants des commanditaires et clientèle protocolaire, où se déroule notamment une activité d’initiation de la Famille des Jeux

Il n’est pas nécessaire de les présenter dans le dossier de candidature mais les prévisions budgétaires devront en tenir compte.

Programmation sportive Ce volet permet aux athlètes sélectionnés dans les régions du Québec de participer à une Finale dans le milieu organisateur. Cette programmation est déterminée par SPORTSQUÉBEC et par le milieu organisateur : SPORTSQUÉBEC sélectionne les sports obligatoires (maximum 18) tandis que le milieu organisateur peut choisir de tenir ou non des sports optionnels pour un total maximal de 22 sports. Les clientèles sont les athlètes identifiés dans les modèles de développement des athlètes des fédérations sportives. Les objectifs sont de :

réunir les meilleurs athlètes sélectionnés dans toutes les régions du Québec dans les sports selon les catégories retenues;

procurer l'occasion au participant d'affirmer et de mettre en valeur ses talents sportifs;

favoriser l'identification de la relève potentielle dans les sports retenus;

donner l'occasion d'évaluer les performances par un classement;

faire vivre aux athlètes en développement une première expérience de Grands Jeux. Les horaires de compétition définitifs sont établis par les fédérations sportives de concert avec SPORTSQUÉBEC.

Volet sportif complémentaire Afin de bénéficier pleinement des retombées sportives du passage de la Finale des Jeux du Québec dans la communauté, SPORTSQUÉBEC demande aux milieux candidats de présenter un programme d’activités d’initiation à la pratique sportive qui auraient des retombées à moyen ou à long terme. Ces activités peuvent être en lien avec les écoles, les clubs sportifs ou les centres communautaires et peuvent se tenir avant, pendant et après la Finale.

Protocole Le mandat confié au service protocole consiste à planifier, organiser et réaliser les activités protocolaires officielles en assurant l'application des règles à observer en matière d'étiquette et de préséance. Le service sera appelé à collaborer à l'établissement de la liste des invités et pourra procéder aux envois des invitations selon les activités. De plus, le service devra constituer un groupe d'hôtes et d'hôtesses et leur dispenser une formation spécifique à leur rôle dans le cadre de la Finale. Les cérémonies officielles d’ouverture et de clôture ainsi que les remises de médailles sont sous la responsabilité du service du protocole. Ressources humaines Le mandat confié au service ressources humaines consiste à établir le plan des effectifs bénévoles et permanents requis par l'organisation et le déroulement de la Finale des Jeux du Québec et à élaborer une stratégie de recrutement pour répondre aux besoins exprimés. Il doit aussi définir un programme de formation des ressources bénévoles et permanentes, en tenant compte de la nature diversifiée des tâches des différents groupes. Santé Le mandat confié à ce service consiste à faire en sorte que les jeunes athlètes qui proviennent de tous les coins de la province aient accès rapidement à des services de santé compétents et professionnels en cas de maladie ou de blessure, en créant une centrale santé à même la centrale administrative et en offrant des services de premiers soins sur tous les sites. Les parents doivent savoir que leurs enfants seront en sécurité s'ils ont besoin de soins médicaux. Ces services de santé doivent également être accessibles aux autres membres de la famille des Jeux. Sécurité Le mandat confié au service sécurité consiste à assurer la sécurité des participants et du public pour la période de la Finale des Jeux du Québec et à implanter un service d'ordre nécessaire au bon déroulement des activités de certains services. Ce service

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devra aussi prendre les dispositions nécessaires pour assurer un contrôle d'accès et de surveillance de nuit fiable et efficace. De plus, le service devra établir un plan de contrôle de la circulation et gérer l'utilisation des aires de stationnement disponibles. Soutien Le mandat confié au service du soutien consiste à fabriquer, entreposer, livrer et installer le matériel nécessaire au fonctionnement des services du Comité organisateur. Ce service est responsable de la mise à jour régulière des inventaires. Ce service devra aussi produire et mettre en place les éléments de signalisation interne et externe et tout autre élément de pavoisement. Télécommunications Le mandat confié au service télécommunications consiste à assurer la disponibilité, la mise en place et le bon fonctionnement des équipements de télécommunications requis pour le déroulement de la Finale des Jeux du Québec. Les télécommunications comprennent l'ensemble des procédés de transmission d'informations à distance comme le téléphone, la radio-mobile, la télévision, la vidéo, le téléavertisseur et autres. Transport Le mandat confié au service transport consiste à prévoir toutes les dispositions pour assurer l'exécution fiable de tous les déplacements requis par les activités au programme de la Finale. À cet effet, le service transport devra établir un cadre horaire d'opération d'un réseau de transport par autobus et s'assurera de la disponibilité d'une flotte de véhicules requis par les besoins des services.

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SECTION 3

Le processus de sélection

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Le processus de sélection du milieu organisateur

Principes Le choix du milieu organisateur de la Finale est une étape cruciale de cet événement. Un milieu dynamique est un gage de succès. Cette section présente les trois étapes qui doivent être franchies afin de déposer une candidature pour recevoir la Finale des Jeux du Québec. Vous aurez l’opportunité de recevoir de la rétroaction au terme des 3 étapes.

Échéancier de candidature

1. Rencontre d’information présentée par SPORTSQUÉBEC pour les milieux intéressés par les Finales des Jeux du Québec 2019 et 2020.

24 février 2016 à Montréal

2. Étape 1 – Visite technique préliminaire 31 mars 2016

a. Déposer une lettre d’intention avec une résolution du conseil de ville avec un chèque de 3 000 $

11 mars 2016

b. Dépôt du cahier technique préliminaire 11 mars 2016

c. Visite technique préliminaire Semaine du 21 mars 2016

3. Recommandations et autorisation de SPORTSQUÉBEC pour poursuite de la démarche

31 mars 2016

4. Étape 2 - Dépôt à SPORTSQUÉBEC du cahier des partenaires essentiels 30 septembre 2016

5. Recommandations et autorisation de SPORTSQUÉBEC pour poursuite de la démarche

31 octobre 2016

6. Étape 3 - Dépôt à SPORTSQUÉBEC du cahier final 13 janvier 2017

7. Rencontre avec le comité de sélection Semaine du 6 février 2017

8. Annonce de la décision finale Au plus tard le 17 février 2017

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Étape 1 – La capacité d’accueil du milieu

L’étape 1 en bref : Dépôt d’une lettre d’intention avec résolution du conseil de ville;

Dépôt d’un chèque de 3 000 $;

Dépôt d’un cahier technique préliminaire ;

Visite technique de SPORTSQUÉBEC.

Critères évalués à cette étape10 : 7.1 à 7.6 - 9.1, 9.5 Pointage maximal à l’étape 1 : 84 pts / 400 pts (21 %) Échéance : 31 mars 2016

Évaluation de la capacité d’accueil du milieu Pour lui permettre d’évaluer sa capacité à recevoir une Finale des Jeux, chaque milieu doit obligatoirement compléter le « Cahier technique préliminaire » et acheminer à SPORTSQUÉBEC la version électronique et subséquemment le document imprimé accompagné d’une résolution municipale d’intention11 et d’un montant de 3 000 $ correspondant aux frais non remboursables exigés par SPORTSQUÉBEC. Cette étape servira à évaluer la capacité d’accueil et la conformité des plateaux sportifs selon les normes de référence établies par SPORTSQUÉBEC. Un milieu ayant déjà été visité pour une candidature précédente devra refaire cet exercice. À la lumière des informations fournies, une visite technique obligatoire est effectuée par les représentants de SPORTSQUÉBEC et un rapport est déposé au milieu candidat ainsi qu’au comité de sélection. Dans son cahier final, le comité de candidature devra présenter un plan identifiant clairement, le cas échéant, les modifications et ajustements projetés. En plaçant toujours les besoins des athlètes au centre des préoccupations, la capacité d’accueil est définie par les six éléments suivants :

les lieux d’alimentation;

le lieu de la centrale administrative;

les lieux des cérémonies;

les lieux des compétitions;

les lieux d’hébergement des athlètes, missionnaires et officiels;

l’étalement de tous ces lieux sur le territoire

Modalités de dépôt de l’étape 1 Tous les milieux intéressés par la candidature doivent compléter les « Formulaires de candidature préliminaire » fournis en version électronique à chaque milieu intéressé par la candidature. Les milieux qui entament la démarche de candidature doivent obligatoirement remplir le tout et le transmettre à SPORTSQUÉBEC selon les échéances prévues. Le document « Cahier technique préliminaire » est constitué des formulaires suivants :

Formulaire de candidature préliminaire / Lieu d’alimentation;

Formulaire de candidature préliminaire / Cérémonies d’ouverture et de clôture;

Formulaire de candidature préliminaire / Lieux de compétition;

Formulaire de candidature préliminaire / Centrale administrative;

Formulaire de candidature préliminaire / Lieux d’hébergement (athlètes, missionnaires, officiels);

Formulaire de candidature préliminaire / Facteurs de proximité.

Chaque lieu utilisé devra faire l’objet d’une fiche technique distincte.

10 Selon la grille d’évaluation des candidatures 11 Un exemple de résolution d’intention est disponible en annexe

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Conclusion de l’étape 1 À la suite de la visite technique de SPORTSQUÉBEC, un rapport faisant état des installations sera remis au milieu intéressé. Le comité de candidature devra en prendre connaissance et voir comment il peut mettre à niveau ses installations pour répondre aux normes. SPORTSQUÉBEC invitera alors exclusivement les milieux qui ont la capacité de terminer en tête du concours. Si un milieu est retenu à l’étape 1, il devra utiliser ce rapport afin de présenter un plan d’aménagement des sites de compétitions répondant aux besoins. Ce plan devra comprendre des engagements financiers de la part des propriétaires des installations identifiées et devra être déposé dans le dossier de candidature final.

Étape 2 – Les partenaires essentiels

L’étape 2 en bref : Obtention d’engagements formels des partenaires essentiels;

Obtention d’engagements financiers d’au moins 2 000 000 $;

Présentation d’un cadre budgétaire viable;

Évaluation par le comité de sélection de SPORTSQUÉBEC.

Critères évalués à cette étape : 4.2 à 4.6 – 6.1 à 6.3 - 9.2 Pointage maximal à l’étape 2 : 134 pts / 400 pts (34%) Échéance : 30 septembre 2016

Évaluation de l’engagement des partenaires principaux et du cadre financier Lors de cette étape, le milieu doit démontrer sa capacité à mobiliser les partenaires essentiels à la tenue de la Finale des Jeux du Québec en recueillant des engagements formels de différents partenaires, en obtenant des engagements financiers d’au moins 2 000 000 $ et en présentant un cadre budgétaire viable.

Modalités de dépôt de l’étape 2 Lors de cette étape, le milieu doit fournir, de manière électronique, les engagements formels, les engagements financiers et le cadre financier selon les rubriques indiquées ici-bas : 1. Engagement formels des partenaires essentiels :

1.1. Les élus; 1.2. La corporation municipale (accès aux infrastructures); 1.3. Les principaux syndicats; 1.4. Les gestionnaires des sites privés; 1.5. Les commissions scolaires; 1.6. Les clubs ou associations régionales sportives selon la programmation proposée; 1.7. Les principales associations communautaires.

2. Engagements financiers totalisant un minimum de 2 000 000 $;

1.1. La corporation municipale; 1.2. Les organismes publics et parapublics; 1.3. Les entreprises privées.

3. Cadre financier

Conclusion de l’étape 2 Le jury de sélection nommé par SPORTSQUÉBEC évaluera le dossier remis à l’étape 2. Un rapport faisant état des recommandations et du pointage préliminaire sera remis au milieu intéressé. Le comité de candidature devra en prendre connaissance et voir comment il peut améliorer son dossier. Les améliorations faites selon les recommandations de SPORTSQUÉBEC doivent être déposées dans le dossier de candidature final. Au terme de l’étape 2, SPORTSQUÉBEC autorisera la poursuite de la démarche vers l’étape 3 ou recommandera de clore le processus.

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Étape 3 – Mobilisation locale et planification

L’étape 3 en bref : Identification par le milieu de la vision, des objectifs et des legs ciblés ;

Description de l’expérience athlète ;

Mobilisation du milieu ;

Dépôt du dossier de candidature final.

Chapitres évalués à cette étape : Tous les critères sont évalués Pointage maximal à l’étape 3 : 400 pts (100%) Échéance : 13 janvier 2017

Évaluation de la mobilisation locale et de la planification Lors de cette étape, le milieu doit démontrer sa capacité à mobiliser sa population et se démarquer par sa capacité organisationnelle. Il doit s’assurer de répondre à l’ensemble des critères de sélection et de mettre en valeur les améliorations apportées selon les recommandations de SPORTSQUÉBEC.

Modalités de dépôt de l’étape 3 Voir les modalités de dépôt du dossier de candidature final. Les dépôts de l’étape 1 et 2 pourront être revus et bonifiés dans le dépôt final.

Conclusion de l’étape 3 Au terme de l’étape 3, SPORTSQUÉBEC évaluera l’ensemble du dossier et par conséquent, à la suite d’une rencontre avec le jury de sélection, octroiera la Finale au milieu candidat ayant obtenu le meilleur pointage.

Le dossier de candidature final

But Le dossier doit démontrer que le comité de candidature maîtrise l’ampleur de la tâche et décrit bien pour chacun des secteurs ce qu’il doit faire, comment il le fera, avec quelles ressources et à quel coût. Il doit faire la démonstration au comité de sélection qu’il comprend ce que signifie organiser une Finale des Jeux du Québec et faire la preuve que son milieu peut accueillir cet événement de grande envergure. SPORTSQUÉBEC veut voir l’exercice d’une solide réflexion sur les stratégies et les ressources disponibles (humaines, financières, installations, etc.) pour organiser la Finale des Jeux du Québec. Les opérations du Comité organisateur ne doivent pas être présentées de façon détaillée, mais un plan général doit être déposé. Le dossier de candidature final doit obligatoirement inclure une résolution d’engagement de la corporation municipale candidate à signer, si elle est retenue comme milieu organisateur, le protocole d’entente avec SPORTSQUÉBEC dans les 120 jours suivant l’annonce de sa sélection.

Normes spécifiques à la conception du dossier de candidature Les objectifs visés par les normes relatives à la présentation du dossier de candidature sont de limiter les dépenses des milieux candidats et d’établir une uniformité dans les dossiers :

Cartables à anneaux, format 8 ½ po. x 11 po. en 12 copies;

Couverts des cartables identifiés au milieu candidat;

Séparateurs pour identifier chacune des sections selon l’ordre décrit ci-dessous;

Pagination en ordre continu à travers les sections;

Texte noir sur papier blanc conventionnel imprimé recto-verso;

Impression en couleur facultative pour les photos et le graphisme;

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Dans le cas des listes d’appui ou d’engagement, les éléments de la liste doivent être numérotés et indiquer s’il y a un document en annexe;

Dans tous les cas de référence à une annexe, celle-ci devra être clairement identifiée dans la référence;

Respect des gabarits;

En plus de la version imprimée, une version électronique du dossier complet incluant les annexes devra être fournie;

Aucune information complémentaire ne pourra être déposée après l’échéance sauf sur demande de SPORTSQUÉBEC;

Les annexes (lettres d’appui, lettres d’engagement et revue de presse) devront être imprimées en une copie seulement et numérisées en format PDF pour être incluses dans la version électronique Afin de faciliter le travail de recherche, le nom de l’entreprise ou de l’organisme signataire de lettre devra se retrouver dans le nom du fichier numérisé (une lettre par fichier). Il n’est pas nécessaire de numériser les pétitions ou appuis de particuliers.

Il est important de ne pas prendre pour acquis que le comité de sélection connaît votre milieu. Des plans, des images, des explications claires facilitent grandement la lecture du dossier de candidature. Le cahier devra obligatoirement présenter une table des matières ainsi que les annexes, avec énumération des chapitres dans l’ordre suivant :

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Gabarit du cahier de candidature Les points de cette table des matières doivent être minimalement respectés, le comité de mise en candidature peut y ajouter des énumérations, listes, plans, photos et informations supplémentaires.

Chapitre Portrait du contenu de chaque section du chapitre

1 Introduction

1.1 Résolutions des entités municipales (arron-dissements, municipalités ou MRC) et des entités de l’éducation (commissions scolaires, Cégep, Université) qui interviennent directement dans la candidature.

La (les) résolution(s) d’engagement du milieu organisateur à signer le protocole d’entente avec SPORTSQUÉBEC est (sont) une condition d’admissibilité et donc obligatoire(s). (voir modèle p. 49)

2 Description du milieu

2.1 Description des profils :

- géographique et météorologique

- démographique et socio-économique

- industriel et commercial

- institutionnel

- santé et éducation

Situation géographique dans le Québec

Population – données démographiques

Accès routiers

Régions avoisinantes

Climat

Attraits naturels

Profil socio-économique

Nombre et nature des entreprises

Nombre d’habitants et répartition sur le territoire

Situation financière et investissement du milieu

Part des investissements en sport et loisir par rapport au budget total du milieu candidat

2.2 Situation économique du milieu : commerces, institutions d'enseignement, clubs sociaux, organismes publics et parapublics, organismes privés

3 Objectifs du milieu

3.1 Le milieu a bien identifié les initiateurs de cette démarche, les objectifs de son milieu à recevoir un tel événement ainsi que les objectifs propres à la Finale.

Par qui, pourquoi et comment la candidature a-t-elle été instiguée ? Qu’est-ce que vous apportera la Finale ? Quels sont les liens entre vos objectifs et ceux de la Finale ? Quels sont vos objectifs propres à la Finale ?

3.2 Le milieu a bien identifié les legs et les impacts à la suite de l’accueil de la Finale.

Identifier les legs à la suite de l’accueil de la Finale. Déterminer les impacts et l’utilisation à long terme des installations mises à niveau.

3.3 Intégration de la Finale des Jeux du Québec aux stratégies de développement du milieu : économique, social et sportif.

Comment s’intègre la Finale dans les stratégies du milieu ?

Faire des liens entre les objectifs locaux et ceux de la Finale.

4 Sensibilisation, appuis et engagements du milieu

Note : Présenter la liste numérotée des appuis dans cette section du cahier. Identifier les lettres d’appui qui sont présentées en annexe. Les listes doivent être numérotées et associées aux annexes. Les tableaux doivent permettre de distinguer les différents paliers d’intervention : national, provincial, régional et local. Dans le cas où des sommes d’argent sont engagées, les montants devront figurer à la lettre d’appui. L’engagement se distingue de l’appui par l’affectation directe et concrète de ressources de la part du signataire.

4.1 Consultation, mobilisation et sensibilisation Présenter les types d’activités de consultation, de mobilisation et de sensibilisation de la population qui ont été mises de l’avant par le comité de candidature.

Les activités de mobilisation s’adressant à des individus devront être classées par : signatures manuscrites, signatures électroniques (identifier les technologies), mobilisation par d’autres moyens (ex : liste permettant d’identifier l’ampleur de vos réalisations de sensibilisation et de consultation ainsi qu’une autre liste pour les activités de mobilisation du grand public.)

4.2 Engagements et appuis des organismes publics, parapublics

Les résolutions des commissions scolaires, cégeps, universités ou collèges impliqués dans le dossier, du corps policier assurant gratuitement la vérification des antécédents judiciaires. Appuis des centres d’emploi, centres hospitaliers, etc. Listes regroupées par type d’intervenants par exemple : milieu de la santé, scolaire, politique, etc.

4.3 Engagements et appuis des principaux syndicats Appuis des principaux syndicats.

Identifier les dates de renouvellement des conventions collectives.

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4.4 Engagements et appuis des milieux industriel et commercial.

Appuis des milieux industriel et commercial.

4.5 Engagements et appuis des milieux associatifs sportifs

Appuis des clubs sportifs et associations régionales et locales de sport, U.R.L.S. (classer par palier d’intervention)

4.6 Engagements des autres milieux associatifs Appuis des groupes de loisirs, communautaires et culturels

4.7 Plan d’action de mobilisation du milieu à la suite de l’obtention de la Finale

Présenter les moyens proposés par le comité de candidature pour mobiliser le milieu après l’obtention de la Finale.

5 Antécédents et perspectives en matière d’organisation

5.1 Énumération et description de manifestations sportives antérieures d’importance qui permettent de démontrer que le milieu peut organiser une Finale des Jeux du Québec

Énumérer les manifestations sportives antérieures d’importance du milieu ayant eu lieu principalement au cours des dix dernières années, en mentionnant le nombre moyen de bénévoles, de participants ainsi que le budget d’opération par édition. Classer par palier d’intervention : national, provincial, régional et local et indiquer si cet événement est récurrent (dans ce cas, indiquer la fréquence : annuel, aux 2 ans, etc.)

5.2 Énumération et description de manifestations culturelles et sociales antérieures

Énumérer les manifestations culturelles et sociales antérieures d’importance du milieu ayant eu lieu principalement au cours des dix dernières années, en mentionnant le nombre de bénévoles, de participants ainsi que le budget d’opération par édition. Classer par palier d’intervention : national, provincial, régional et local et indiquer si cet événement est récurrent (dans ce cas, indiquer la fréquence : annuel, aux 2 ans, etc.)

5.3 Intervention antérieure dans le programme des Jeux du Québec

Quelles sont les manifestations réalisées par le milieu dans le cadre du programme des Jeux du Québec?

5.4 Concertation entre le milieu et les propriétaires locaux et régionaux d’équipements

Quels sont la nature des ententes et l’historique des relations entre les propriétaires d’équipements publics?

5.5 Événements majeurs projetés Dresser une liste des événements majeurs qui seront présentés à compter du dépôt de la candidature jusqu’à la tenue de la Finale. Comment s’intègre la Finale dans ce calendrier ?

6 Plan de financement et administration

6.1 Cadre financier et valeur ajoutée Le milieu a démontré sa compréhension du cadre financier pour la Finale et il est prêt à y ajouter une valeur durable.

6.2 Sources de revenus disponibles et confirmées

Gouvernement du Québec

Municipalités et MRC

Commandites nationales et régionales

Activités de financement

Vente d’articles promotionnels

Autres revenus

La candidature présente des engagements financiers en provenance des différentes sources de revenus disponibles dans le milieu. Il est déconseillé de présenter des revenus excédentaires au budget type qui n’auraient pas d’effet direct sur les services aux athlètes ou qui gonfleraient inutilement le budget d’opération. Bien distinguer les commandites en argent de celles en services.

6.3 Prévisions budgétaires Présentation du budget d’opération selon les activités mises en place.

6.4 Description de la structure d'opération projetée

7 Capacité d’accueil du milieu

Note : Les membres du comité de sélection doivent être en mesure de visualiser et comprendre la capacité d’accueil de votre milieu, et ce, sans l’avoir visité.

7.1 Hébergement Description détaillée des sites d'hébergement selon le nombre de participants par bloc de compétition :

Athlètes et accompagnateurs (2 000)

Officiels (180)

Missionnaires administratifs (95).

7.2 Alimentation Description détaillée des sites d'alimentation : nombre de places assises, nombre de lignes de service, nombre de personnes servies à l’heure (débit). Donner également des détails sur les services d’alimentation des sites plus éloignés.

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7.3 Transport local Description détaillée des circuits de transport d’autobus prévus pour chaque bloc de compétition entre les différents sites utilisés pendant la Finale : nombre de circuits, nombre d’autobus, temps des boucles, temps de route entre les principaux sites, circuits dédiés. Description des autres moyens de transport utilisés durant la Finale. Présenter une carte montrant les circuits. Démontrer les déplacements qu’un athlète aura à faire au cours d’une journée.

7.4 Visiteurs Description détaillée de la capacité d’accueil des visiteurs : nombre d’unités et étalement sur le territoire.

7.5 Centrale administrative Description détaillée de la centrale administrative. Un plan à l’échelle des locaux et de la salle des missions doit être présenté.

7.6 Cérémonies d’ouverture et de clôture Description du site avec un plan du site. Minimum de 2 000 places assises pour un site intérieur.

8 Programmation de la Finale

8.1 Programmation sportive, volet compétition Identification le cas échéant des sports optionnels.

Répartition des sports par bloc équilibrée et justifiée selon les plateaux disponibles.

Dates proposées pour la tenue de la Finale (9 jours).

8.2 Structure sportive régionale Description des clubs locaux et intervenants disponibles pour chaque sport présenté lors de la Finale.

8.3 Programmation sportive, volet complémentaire Présentation d’activités d’initiation et de promotion en lien avec la Finale et ayant des retombées en développement de la pratique sportive dans la communauté.

8.4 Programmation, volets culturel, social et

touristique

Grandes lignes de la programmation des activités sociales, touristiques et culturelles. Un « Village des athlètes » et la « Place des Jeux » doivent être présentés dans cette section.

9 Installations et équipements sportifs

9.1 Plateaux sportifs Description des plateaux utilisés (voir fiches techniques annexées). Un plan de chaque plateau par sport identifiant les limites des terrains utilisés, les aspects techniques et les services offerts.

9.2 Amélioration des installations Plan d’amélioration des plateaux selon le rapport de candidature préliminaire. Les améliorations devront être accompagnées d’engagements financiers des propriétaires. Les plateaux sportifs doivent être tous construits au moins 2 mois avant la tenue de la Finale.

9.3 Facteurs de proximité des sites Carte précise indiquant les lieux retenus et les distances en km et en temps de route. (voir le formulaire de candidature préliminaire « facteurs de proximité »).

10 Présentation de la délégation

10.1 Présentation de la délégation au comité de

sélection

Nom et provenance des membres du comité de mise en candidature. Présentation sommaire de chaque membre de la délégation.

10.2 Arrimage avec les objectifs du programme des Jeux du Québec

Démontrer la compréhension et par quels moyens les objectifs du programme des Jeux du Québec seront atteints.

10.3 Améliorations apportées au terme des étapes 1 et 2

Consigner l’ensemble des améliorations apportées selon les recom-mandations de SPORTSQUÉBEC dans un tableau :

Recommandations - Améliorations

Normes spécifiques au dépôt du dossier de candidature Le dépôt officiel des dossiers de candidatures se fait au bureau de SPORTSQUÉBEC selon la date indiquée dans l’échéancier. SPORTSQUÉBEC ne peut pas être tenu responsable en aucun temps du dépôt de la candidature. Le dépôt officiel des dossiers peut être fait en se présentant en personne ou être envoyé par courrier recommandé au bureau de SPORTSQUÉBEC.

49

Confidentialité des cahiers À la suite du dépôt des cahiers de candidature, SPORTSQUÉBEC s’engage à n’en dévoiler le contenu qu’aux membres du comité de sélection et au personnel autorisé. Le contenu du cahier de la candidature retenue devient subséquemment propriété de SPORTSQUÉBEC; il pourra être présenté comme référence lors des rencontres d’information tenues dans les futurs processus de candidature. SPORTSQUÉBEC conserve une copie des cahiers de candidature non retenus et n’en fait pas la diffusion.

Sensibilisation, appuis et engagements du milieu Le comité de candidature, avec la collaboration des médias locaux, devrait rendre publique sa candidature pour la tenue de la Finale des Jeux du Québec afin d’obtenir l'appui de la population. Les objets promotionnels sont déterminés par le comité de candidature. SPORTSQUÉBEC doit être convaincue que la collectivité désire accueillir l’événement, qu’elle est prête à y consacrer temps, énergie et argent en y travaillant bénévolement, en assistant aux compétitions, etc. Les autorités locales et régionales, les établissements d'enseignement, les entreprises, les chambres de commerce, les syndicats, les associations professionnelles, les groupes de services communautaires, les organismes de sport et tous les autres secteurs influents de la collectivité devraient démontrer d'une manière concrète leur appui et engagement pour la candidature. La différence entre un appui et un engagement est majeure. Un appui est l’expression par un individu ou un organisme d’une opinion favorable à l’égard de la tenue de la Finale des Jeux. Un engagement précise et définit la collaboration offerte par un organisme si vous obtenez la Finale des Jeux du Québec. Par exemple, une association sportive peut vous appuyer et une autre peut s’engager à vous fournir 30 bénévoles; un commerce peut vous appuyer et un autre peut s’engager à vous donner sur trois ans 5 000 $ par année. Les engagements aident considérablement le Comité organisateur lorsque le milieu est sélectionné.

Les critères de sélection Les critères de sélection sont tirés des facteurs critiques de succès et ont pour objet de rendre l’évaluation des candidatures la plus objective possible. Cette grille sera complétée individuellement par les membres du comité de sélection. Même si l’établissement de critères rend la sélection du milieu organisateur de la Finale des Jeux plus objective, il n’en demeure pas moins que chaque membre du comité portera un jugement selon sa perception quant au rassemblement des facteurs de succès par un milieu.

50

Grille d’évaluation des candidatures

Objectifs Pointage

1. Dossier de candidature 20

1.1 Les informations contenues dans le dossier de candidature sont claires, précises et succinctes.

10

1.2 Le cahier de mise en candidature respecte les normes de présentation. 10

2. Description du milieu (obligatoire, mais sans pointage)

2.1

Description des profils :

- géographique et météorologique

- social et démographique

- industriel et commercial

- institutionnel, santé et éducation

2.2 Description de la situation économique du milieu et répartition du budget municipal.

3. Objectifs du milieu 40

3.1 Le milieu a bien identifié les initiateurs de cette démarche, les objectifs de son milieu à recevoir un tel événement ainsi que les objectifs propres à la Finale.

10

3.2 Le milieu a bien identifié les legs suite à l’accueil de la Finale. 15

3.3 Intégration de la Finale des Jeux du Québec aux stratégies de développement du milieu: économique, social et sportif.

15

4. Sensibilisation, appuis et engagements du milieu 80

4.1 Description des stratégies d’information, de consultation et de sensibilisation de la population réalisées pendant la candidature et présentation des résultats obtenus.

16

4.2 Qualité et quantité des résolutions d’engagement et d’appui des organismes publics, parapublics et privés relativement à leur intervention dans la réalisation de la Finale.

20

4.3 Qualité et quantité des engagements et des appuis des principaux syndicats relativement à leur intervention dans la réalisation de la Finale.

6

4.4 Qualité et quantité des engagements et des appuis en provenance des milieux industriels, commerciaux.

10

4.5 Qualité et quantité des engagements et des appuis en provenance des milieux associatifs sportifs relativement à leur intervention dans la réalisation de la Finale.

12

4.6 Qualité et quantité des engagements en provenance des autres milieux associatifs relativement à leur intervention dans la réalisation de la Finale.

8

4.7 Le comité de candidature a présenté un plan d’action de mobilisation du milieu suite à l’obtention de la Finale.

8

5. Antécédents et perspectives en matière d’organisation 30

5.1 Énumération et description de manifestations sportives antérieures d’importance qui permettent de démontrer que le milieu peut organiser une Finale des Jeux du Québec.

9

5.2 Énumération et description de manifestations culturelles et sociales antérieures d’importance qui permettent de démontrer que le milieu peut organiser une Finale des Jeux du Québec.

3

5.3 Implications et interventions antérieures au programme des Jeux du Québec aux niveaux régional et provincial.

6

5.4 Présentation de l’historique et d’exemples de la concertation entre le milieu et les propriétaires d’équipements et d’installations qui permettent d’en anticiper l’utilisation optimale durant et après la Finale des Jeux.

9

51

Objectifs Pointage

5.5 Identification claire des événements majeurs projetés pour les trois prochaines années, en intégrant la Finale des Jeux du Québec dans le calendrier d’activités, en fonction de la capacité du milieu.

3

6. Plan de financement de la Finale 60

6.1 Le milieu a démontré sa compréhension du cadre financier pour la Finale. 10

6.2

La candidature présente des engagements financiers formels en provenance des différentes sources de revenus disponibles dans le milieu.

Participation financière publique (Gouvernement, municipalité, MRC)

Participation financière privée nationale

Participation financière privée régionale

Activités de financement

Autres revenus

30

6.3 Le budget présenté est équilibré, reflète bien les dépenses reliées à une Finale et est réaliste par rapport aux revenus escomptés.

20

7. Capacité d’accueil du milieu 60

7.1 Capacité du milieu à héberger les athlètes, les accompagnateurs, les officiels et les missionnaires selon les normes de références.

14

7.2 Capacité du milieu à subvenir aux besoins des athlètes, des accompagnateurs, des officiels, des missionnaires et des bénévoles selon les normes de références. (santé, alimentation)

14

7.3 Capacité du milieu à implanter un système de transport local pour desservir les sites utilisés. 10

7.4 Capacité du milieu à accueillir les visiteurs de façon convenable. 4

7.5 Capacité du site de la centrale administrative à offrir tous les services nécessaires à la tenue d’une Finale des Jeux du Québec.

6

7.6 Capacité du milieu à accueillir les cérémonies d’ouverture et de clôture. 6

8. Programmation de la Finale 20

8.1 Description de la structure et des intervenants sportifs qui agissent aux niveaux local et régional pour chacun des sports au programme.

8

8.2 Identification des impacts anticipés du volet sportif complémentaire présentés dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec, sur le développement sportif à long terme dans la communauté.

6

8.3 Aspect novateur et représentatif du milieu de la programmation culturelle, sociale et touristique.

6

9. Installations et équipements sportifs 60

9.1 Le milieu dispose des plateaux et des services connexes nécessaires pour la réalisation des compétitions selon les recommandations des fédérations sportives.

18

9.2 Les améliorations à apporter aux plateaux existants ont été clairement identifiées, évaluées et financées.

18

9.3 Le milieu a inventorié le matériel spécialisé et a identifié ses besoins additionnels pour la réalisation de la Finale des Jeux.

6

9.4 Impact de la Finale des Jeux du Québec sur l’amélioration des infrastructures sportives par rapport à la visite technique préliminaire.

12

9.5 Facteur de proximité des sites (somme des temps de transport entre tous les sites utilisés) 6

10. Évaluation de la présentation au comité 30

10.1 La délégation est représentative du milieu et de ses principaux intervenants. 9

52

Objectifs Pointage

10.2 Le milieu a démontré sa compréhension et par quels moyens il atteindra les objectifs du programme des Jeux du Québec.

9

10.3 Le dossier de candidature a été défendu devant le comité de façon adéquate. (Qualité et pertinence des interventions, réponses claires et honnêtes aux interrogations, coordination à l’intérieur de la délégation).

12

NOTE FINALE 400

Le comité de sélection

Composition du comité Le comité de sélection est composé d’un administrateur de SPORTSQUÉBEC désigné à la Commission des Jeux du Québec et de personnes choisies et reconnues pour leur expertise et leur expérience dans le processus de candidature et d’organisation des Finales des Jeux du Québec. De plus, un membre du personnel de SPORTSQUÉBEC agit comme personne-ressource et scrutateur. Les membres du comité de sélection peuvent provenir notamment des entités suivantes :

du ministère de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche;

de la structure politique et organisationnelle de Finales des Jeux du Québec précédentes;

du milieu des affaires;

d’organismes experts en organisation sportive;

de regroupements municipaux.

Code d’éthique des membres du comité de sélection Le code d’éthique et de conduite du comité de sélection vise à promouvoir le comportement éthique des employés et bénévoles du comité. Il sert de guide au comportement en milieu de travail et aux relations professionnelles et il indique aux membres, au gouvernement et au public les normes élevées que les employés et bénévoles du comité doivent respecter lorsqu’ils s’acquittent de leurs fonctions. L’objectif principal du code est de favoriser un milieu positif à SPORTSQUÉBEC et de s’assurer que les membres, le gouvernement et le public aient confiance en SPORTSQUÉBEC en tant qu’organisation.

Le code fait ressortir le fait que tous les membres du comité assument des responsabilités envers les membres liées au statut d’une corporation privée démocratique sans but lucratif. Le code n’est pas un ensemble de règles détaillées; il est plutôt un ensemble de principes généraux d’application étendue et soutenue qui peuvent faire l’objet d’une interprétation dans des situations particulières. Ainsi, il représente l’acceptation volontaire d’autodiscipline et de confidentialité par les employés et les bénévoles du comité.

La présentation au comité de sélection

Règles de présentation Les documents visuels ou articles promotionnels sont interdits ;

Il est interdit de tenir une manifestation spéciale ou quelconque réception autour d'une présentation de candidature dans le cadre de la démarche ;

Le milieu candidat enverra, sur convocation de SPORTSQUÉBEC, une délégation officielle comprenant un nombre maximal total de 8 représentants ;

Les détails entourant la présentation tels l’endroit, la durée et le mode de fonctionnement seront communiqués lors de la convocation du comité de candidature. Le cas échéant, le milieu candidat devra être hébergé à un hôtel différent de celui du comité de sélection ;

Aucun document ne sera accepté après la date d’échéance de dépôt des candidatures ;

53

Il est de votre responsabilité d’informer SPORTSQUÉBEC de toute modification entre le dossier préliminaire et le dossier de candidature. SPORTSQUÉBEC se réserve le droit de demander des précisions et de visiter le milieu candidat avant le dépôt final du dossier de candidature.

Facteurs critiques de succès La liste suivante comprend les éléments les plus importants pour assurer le succès de la Finale des Jeux du Québec. Il a été démontré au cours des dernières éditions que ces éléments sont essentiels à la réussite de l'événement :

confirmation écrite d’un maximum d’appuis et surtout d’engagements de toute la collectivité (milieu politique, communauté sportive, groupes de bénévoles, établissements d'enseignement, entreprises, etc.) ;

travail axé sur les athlètes (soins, confort, compétition) ;

sensibilisation au fait que la tâche est énorme et complexe ;

infrastructure d’accueil déjà en place ou à venir (quantité et qualité des installations) ;

promotion financière dynamique ;

engagements financiers ;

antécédents événementiels et sportifs du milieu dans l'organisation;

gestion des bénévoles rigoureuse et assurée par un personnel compétent et dynamique ;

image positive, service à la clientèle ;

préparation du comité de présentation du comité de candidature ;

lien constant avec le langage et les objectifs de la Finale ;

bonne présentation visuelle du dossier de candidature avec l’aide de plans et de schémas facilitant la compréhension ;

objectifs clairs du milieu et objectifs spécifiques pour la Finale;

interrelations (avec les milieux organisateurs des Finales des Jeux antérieures, avec SPORTSQUÉBEC, etc.).

Le comité de candidature devra démontrer au comité de sélection comment il entend atteindre ces facteurs de succès afin de faire de la Finale des Jeux du Québec une réussite.

La sélection du milieu hôte

L’annonce du milieu choisi est coordonnée par SPORTSQUÉBEC ; SPORTSQUÉBEC offre, sur demande, une rencontre de rétroaction sur la candidature déposée. Lors de cette visite dans le milieu, le comité de candidature a l’occasion de connaître les forces et les défis de la candidature. Les huit personnes ayant défendu la candidature devant le comité de sélection seront invitées à cette rencontre; uniquement après en avoir convenu avec SPORTSQUÉBEC, d’autres personnes pourraient s’ajouter. Voici les directives prescrites pour la diffusion des résultats après la sélection de la candidature gagnante :

le pointage accordé par chaque membre du comité restera confidentiel. Cette information sera connue uniquement des membres du comité de sélection et du scrutateur qui n’a pas droit de vote ;

Chaque milieu recevra de SPORTSQUÉBEC une évaluation écrite de la candidature, incluant le pointage final ;

Le classement final des candidatures est confidentiel et ne sera pas diffusé. Chaque milieu pourra connaître son propre rang parmi les candidatures.

54

L’entente entre SPORTSQUÉBEC et le milieu organisateur La corporation municipale s’engage, par voie de résolution formelle jointe au cahier de candidature, à signer un protocole d'entente12 dans les cent vingt (120) jours suivant sa nomination, à défaut de quoi SPORTSQUÉBEC pourrait reconsidérer son choix. Ce protocole inclut également les items qui devront être convenus entre l’entité municipale et le Comité organisateur. Ce protocole d’entente formalise les rapports entre SPORTSQUÉBEC, le nouveau milieu organisateur et le Comité organisateur que celui-ci constituera. Il engage les deux parties à négocier en toute bonne foi l’une avec l’autre ainsi qu’avec les autres partenaires associés à la Finale des Jeux du Québec et comporte certaines exigences particulières. Un modèle de protocole d’entente est disponible en annexe.

Conclusion Le présent document donne un aperçu des nombreux domaines de planification nécessaires pour la préparation d’une candidature en vue d’organiser la Finale des Jeux du Québec et contient des normes techniques et administratives pour la Finale des Jeux du Québec, normes qui influencent directement la candidature. Les comités de candidature sont invités à formuler à SPORTSQUÉBEC leurs commentaires sur ces domaines et à en suggérer de nouveaux qu’ils jugeraient opportuns, le tout dans le but d’assurer l’amélioration constante du processus de candidature. Le programme des Jeux du Québec tire notamment sa force de la créativité et de l'ingéniosité de tous ceux et celles qui y sont associés, dont les milieux candidats pour les Finales des Jeux du Québec. Si de plus amples informations vous étaient nécessaires, votre personne-ressource à SPORTSQUÉBEC est :

Madame Laura Fortier Coordonnatrice principale – Jeux du Québec

SPORTSQUÉBEC Tél: (514) 252-3114, poste 3424

Courriel: [email protected]

Le cahier de candidature devra être déposé le jeudi vendredi 13 janvier 2017 avant 16 h 00, en personne ou par courrier recommandé, aux coordonnées suivantes :

Jeux du Québec - Dossier de candidature – (indiquer 2019 ou 2020) a/s : Madame Laura Fortier

SPORTSQUÉBEC 4545, av. Pierre-De Coubertin Montréal (Québec) H1V 0B2

Dépôt électronique :

[email protected]

Aucun document ne pourra être déposé après cette échéance sauf sur demande de SPORTSQUÉBEC.

12 Un modèle de protocole d’entente est disponible en annexe

mailto:[email protected]


55

REMERCIEMENTS SPORTSQUÉBEC remercie

le ministère de l’Éducation, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (Direction du loisir, du sport et de l’activité physique) du gouvernement du Québec pour son appui financier ;

les organismes provinciaux et régionaux pour leur contribution au développement du sport ;

le secteur privé pour sa contribution constante au programme des Jeux du Québec ;

les milieux organisateurs et les milliers de bénévoles de ces municipalités qui se sont dévoués jusqu’à présent ;

le Conseil des Jeux du Canada pour certaines références.

1. Formulaire de candidature préliminaire

2. Fiches techniques - Hiver 2019

3. Fiches techniques - Été 2020

4. Directives en matière de cérémonies

5. Sommaire des responsabilités des

différents intervenants

6. Modèle de résolution d’intention -

Hiver 2019

7. Modèle de résolution d’intention -

Été 2020

8. Modèle de protocole d’entente

9. Directives – Produits dérivés et

articles à clientèles dédiées

ANNEXES

FORMULAIRE DE CANDIDATURE PRÉLIMINAIRE - LIEU DE COMPÉTITION Un formulaire doit être complété pour chaque lieu de compétition proposé

Nom et adresse du lieu

Propriétaire de l’établissement ou du terrain

Type du lieu de compétition École: Autre (parc, centre sportif, sentier, aréna, etc.)

Sports présentés dans ce lieu dans le cadre de la Finale

(liste en fonction du choix des sports établie)

Plateaux de compétitions disponibles

Type Nombre

Gymnase

Palestre

Piscine

Terrain

Patinoire

Parc

Autre : (spécifiez) :

Données spécifiques à chaque plateau

Spécifications techniques par plateau Identifiez le plateau

Dimensions (dimensions, hauteur libre) en mètre

Aire de dégagement

Gradins (capacité)

Nombre de personnes autorisées par la sécurité publique

Disponibilités Connexion sans fil

Disponibilités Internet

Éclairage (Nombre de lux)

Revêtement du sol Bois : Synthétique : Autre :

Services connexes Nombre

Vestiaires H : F :

Toilettes H : F :

Éviers H : F :

Douches H : F :

Climatisation Oui : Non :

Aire de stationnement (nombre de places)

Autres locaux requis Oui : Non :

Vestiaires des officiels

Salon des bénévoles

Secrétariat

Entreposage

Local médical

Autres Commentaires ou précisions ou modifications prévues

pour répondre aux normes de référence de SPORTSQUÉBEC

Compte tenu que cette fiche est générale, il est possible que des cases ne s’appliquent pas à tous les lieux de compétition. Si tel est le cas, veuillez indiquer N/A.

FORMULAIRE DE CANDIDATURE PRÉLIMINAIRE - LIEU D’HÉBERGEMENT

Un formulaire doit être complété pour chaque lieu d’hébergement proposé

Nom et adresse de l’établissement

Propriétaire de l’établissement

Type d’établissement École: Autre (spécifiez) :

Clientèle prévue (cochez) Régions Dans ce cas, indiquez le nombre de régions prévues dans cet établissement :

Missionnaires cadres Officiels

Spécifications techniques – hébergement des régions Nombre

Classes

Toilettes H : F :

Éviers H : F :

Douches H : F :


Spécifications techniques – hébergement des officiels et des missionnaires cadres

Nombre

Chambres simples

Chambres doubles

Dortoirs

Autres : spécifiez

Toilettes H : F :

Éviers H : F :

Douches H : F :




Commentaires ou précisions ou modifications prévues pour répondre aux normes de référence de SPORTSQUÉBEC

FORMULAIRE DE CANDIDATURE PRÉLIMINAIRE - LIEU D’ALIMENTATION Un formulaire doit être complété pour chaque lieu d’alimentation



Type d’établissement École : Autre (spécifiez) :

Clientèle prévue (cochez) Athlètes Officiels

Missionnaires Autres : spécifiez

Spécifications techniques – lieu d’alimentation

Superficie de la cafétéria

Capacité de la cafétéria Nombre

o places assises

o personnes servies à l’heure

o lignes de service


FORMULAIRE DE CANDIDATURE PRÉLIMINAIRE – LIEU DE LA CENTRALE ADMINISTRATIVE Données relatives à l’établissement



Type d’établissement Polyvalente CEGEP Autre (spécifiez) :

Locaux disponibles Type Nombre

Classes simples

Classes doubles

Salles de conférence

Auditorium

Cafétéria

Bibliothèque

Gymnase

Autres : spécifiez



Spécifications techniques – salle des missions

Local identifié pour la salle des missions

Type de local Bibliothèque Palestre ou Gymnase

Autre (spécifiez)

Dimensions

Locaux à proximité Nombre

Toilettes H : F :

Éviers H : F :

Salles de réunion


Qualité de la réception des cellulaires


FORMULAIRE DE CANDIDATURE PRÉLIMINAIRE – LIEU DES CÉRÉMONIES D’OUVERTURE ET DE CLÔTURE Pour les Finales des Jeux du Québec estivales, les cérémonies d’ouverture et de clôture se tiennent normalement à l’extérieur, car cette option offre une plus grande capacité de spectateurs. Par contre, le milieu doit prévoir un plan B (lieu intérieur) en cas de conditions climatiques défavorables permettant la présence des délégations régionales (un minimum de 2 000 personnes par cérémonie) dans le respect des normes établies par le service de prévention des incendies de la localité; le milieu pourrait privilégier la tenue des cérémonies dans ce lieu intérieur. Il est à noter que pour les Finales des Jeux du Québec hivernales, les cérémonies d’ouverture et de clôture doivent obligatoirement se tenir à l’intérieur, dans un lieu permettant la présence des délégations régionales (un minimum de 2 000 personnes par cérémonie) dans le respect des normes établies par le service de prévention des incendies de la localité. Emplacement extérieur

Nom et adresse de l’emplacement

Propriétaire de l’emplacement

Type d’emplacement Parc Terrain sportif (spécifiez) :

Amphithéâtre naturel Autre (spécifiez) :

Établissement(s) adjacent(s)

École Aréna

Autre(s) (spécifiez) :

Accessibilité (joindre plan)

Aire de rassemblement des athlètes

Stationnement (dimensions)

Grand public Autobus Organisateurs

Spécifications techniques

Capacité spectateurs

Aire réservée aux délégations pendant la cérémonie (dimensions)

Espace scénique prévu (dimensions)

Électricité disponible

Normes de sécurité publique

Nombre

Toilettes H : F :



Commentaires ou précisions ou modifications prévues le cas échéant

Emplacement intérieur



Type d’emplacement École Aréna

Autre (spécifiez) :

Établissement(s) adjacent(s)

École Aréna

Autre(s) (spécifiez) :

Accessibilité (joindre plan)

Aire de rassemblement des athlètes

Stationnement (dimensions)

Grand public Autobus Organisateurs

Spécifications techniques

Capacité spectateurs

Aire réservée aux délégations pendant la cérémonie (dimensions)

Espace scénique prévu (dimensions)

Capacité électrique



Nombre de personnes autorisées par la sécurité publique

Autres normes de sécurité publique

Nombre

Toilettes H : F :

Sortie de secours

Commentaires ou précisions ou modifications prévues le cas échéant

FORMULAIRE DE CANDIDATURE PRÉLIMINAIRE - FACTEURS DE PROXIMITÉ Les facteurs de proximité permettent d’avoir un aperçu de la distance entre les lieux prévus pour votre éventuelle candidature. Pour établir ces facteurs, vous devez identifier un point central où se déroulerait la majorité ou une concertation importante d’activités. Sans nécessairement être le lieu de la centrale administrative, un point central devrait comprendre les services suivants : o Lieu principal d’alimentation o Lieux de plusieurs compétitions rapprochées o Centrale administrative

o Lieu d’hébergement de plusieurs délégations o Village des athlètes

Identification du « point central » : adresse

Activité(s) prévue(s) dans ce lieu (cochez)

Alimentation Centrale Compétitions

Hébergement Village des athlètes Autres

FACTEURS DE PROXIMITÉ

Lieux prévus (en ordre alphabétique de site et regroupés par municipalité)

Utilisation prévue (cochez)

Distance du point central

Héber. Alim. Comp. Centr. Village Céré. Km Minutes

Héber. : Hébergement Alim. : Alimentation Comp. : Compétitions Centr. : Centrale administrative Village : Centre d’animation pour les

athlètes Céré. : Cérémonies d’ouverture et de

clôture

Annexes

Fiches techniques hiver 2019

Disciplines obligatoires

Fiche technique 1

Fédération : Badminton Québec

Discipline : Badminton

Plateau de compétition naturel : Gymnase d’école Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2

Nbre d’athlètes estimé : 114

Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 38 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 10

Nbre officiels majeurs :1 Nbre officiels mineurs : 8 Autre personnel requis : 1 Badminton Québec

Site de compétition – Identification des besoins

Quantité et dimension du site et des lignes en mètre ou pied (largeur, longueur, hauteur)

Normes minimales : 8 terrains aux dimensions officielles. 44’ de long sur 20’ de large (13,40 m x 8,10 m) Poteaux extérieurs d’une hauteur de 5’1 (1,55 m) Lignes intérieures suivants les spécifications internationales.

Normes idéales : 10 terrains aux dimensions officielles. 44’ de long sur 20’ de large (13,40 m x 8,10 m) Poteaux extérieurs d’une hauteur de 5’1 (1,55 m) Lignes intérieures suivants les spécifications internationales.

Spécification techniques nécessaire (Surface, ancrage, éclairage)

Normes minimales : Surface synthétique ou de bois franc Poteaux sur les lignes de doubles Murs de couleur foncée et non réfléchissante (vert ou bleu foncé) devant être libre de tout obstacle jusqu’à 14’ de hauteur (4,3 m) La luminance minimale est de 50 candelas (53 decalux) mesurée à une hauteur de 4’ (1,25 m). La température doit être maintenue entre 15 et 18 degrés Celcius à une hauteur de 4’ afin de ne pas affecter la vitesse des volants.

Normes idéales : Surface synthétique ou de bois franc Poteaux sur les lignes de doubles Murs de couleur foncée et non réfléchissante (vert ou bleu foncé) devant être libre de tout obstacle jusqu’à 14’ de hauteur (4,3 m) La luminance minimale est de 50 candelas (53 decalux) mesurée à une hauteur de 4’ (1,25 m). La température doit être maintenue entre 15 et 18 degrés Celcius à une hauteur de 4’ afin de ne pas affecter la vitesse des volants.

Aires de dégagement, circulation et de sécurité (selon la loi sur la sécurité dans les sports)

Normes minimales : Un espace libre minimal de 4’ doit entourer le terrain.

Normes idéales : Un espace libre minimal de 4’ doit entourer le terrain. Un espace de 0,80 à 1 m peut être accepté entre 2 terrains sur la largeur. L’espace en fond de terrain doit demeurer à 4’.

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) :

Locaux nécessaires

Type de locaux Quantité Détails Type de locaux Quantité Détails

Vestiaires 2 Homme et femme Salle de repos 1 Tables et sièges

Locaux de classe Autres :

Local santé 1 Prévoir du froid (glace et bombe)

Secrétariat 1 Compilation et saisie des résultats

Entreposage 1 Matériel

Matériel et équipements nécessaires à la compétition

Fournis par la fédération Spécification

Fournis par le milieu hôte Spécifications

Quantité Détails Quantité Détails

Ordinateur 1 Imprimante 1 Avec feuilles # formats

Cartouches d’encre

Volants de plume 80 Douzaines BK 6800

Ressources financières pour matériel spécialisé

Besoins spécifiques à prévoir Spécification de la fédération

$ Détails

Chaises d’arbitres pour les finales 100 Besoin de 2 chaises

Marqueurs de pointages 60 Besoin de 8 marqueure

Personne- ressource

Nom Christian Guibourt Titre Directeur technique

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3066

Fiche technique 2

Fédération : Parasports Quebec

Discipline : Basketball en fauteuil roulant

Plateau de compétition naturel : Gymnase Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1

Nbre d’athlètes estimé : 54 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé :18 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte :12

Nbre officiels majeurs : 4 minimum

Nbre officiels mineurs : 8 au minimum Autre personnel requis : 1 annonceur pour les finales



Normes minimales :

Panier à 8’ ½ du sol : Attention il arrive que les paniers soit fixe à 10 pieds.

Placer au sol une ligne à 13 pieds du panneau pour les lancer franc

Terrain de basketball dans un gymnase standard (cross court : 13 m de largeur minimalement; entre 20 et 23 mètre de longueur selon les installations sportive)

Normes idéales :

Panier à 8’ ½ du sol : Attention il arrive que les paniers soit fixe à 10 pieds.

Placer au sol une ligne à 13pied du panneau pour les lancer franc

Terrain de basketball dans un gymnase standard (cross court : 13 m de largeur minimalement; entre 20 et 23 mètre de longueur selon les installations sportive)

Panneaux en plexiglass


Normes minimales :

Panneaux normale mais avec les carré de lancer indiqué sur le panneau

Certain revêtement synthétique peuvent faire l’affaire mais doivent être évalué quant à la possibilité des joueurs de se propulser convenablement dessus.

Normes idéales :

Panneaux en plexiglass Revêtement en bois


Normes minimales :

6 pieds du côté du banc des joueurs

4 pieds du fond du terrain et 6 pieds depuis le panier de basket

4 pieds du côté opposé du banc des joueurs.

Table de marques entre els banc de joueurs

Normes idéales :

10 pieds du côté du banc des joueurs

6 pieds du fond du terrain et 8 pieds depuis le panier de basket

6 pieds du côté opposé du banc des joueurs.

Table de marques entre els banc de joueurs

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 50 à 150

Locaux nécessaires


Vestiaires 3

1 homme et une femme mais doivent être adapté pour les gens en fauteuil roulant et un pour les officiel majeurs ( ou une salle de classe près du gymnase)

Salle de repos 0

Locaux de classe 2 Voir vestiaire pour les officiel majeurs et un salon pour les bénévole sur place

Autres : 0

Local santé 1

Secrétariat 1 Internet obligatoire et téléphone fortement suggéré.

Entreposage 1 Assez grand pour entreposer les fauteuils des joueurs de toutes les équipes





Feuille de match pour marqueur X nb de partie

Ballon Molten de grandeurs 6 en composite

11

5 pour chaque équipe lors des périodes d’entrainement et 1 comme ballon de match

Ordinateur portable et logiciel statistique 1 Filet de panier blanc 1 Pour les finales, l’équipe gagnante partent avec le filet du panier

Imprimante de table de marque 1 Tableau de pointage et shot-clocks

1 set Souvent déjà intégré au gymnase dans els école secondaire

Cadran portatif et shots-clock ( si non disponible dans les gymnases)

2 fois Tables pour officiel mineur (table de marque)

2

Chaises 15 Pour coach et tables de marques

Série de carton numéroté de 1 à 5 (fautes de jeu)

2 fois Indique le nombre de faute que les joueurs sont rendu.

Système de son et micro 1



$ Détails

Système d’adaptation de hauteur des paniers (important) ( si pas dans le gym sélectionnée)

1800$ aprox.

Filet de remplacement après tournois 10$

Ballon de pratique 60$ chaque

11 ballons sont nécessaires

Personne- ressource

Nom Martin Gadouas Titre Coordonateur sportif

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3108 x 3647

Fiche technique 3

Fédération : Boxe Québec

Discipline : Boxe

Plateau de compétition naturel : Gymnase/Auditorium Bloc de compétition demandé 1.

Nbre d’athlètes estimé : 50 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 30 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 5

Nbre officiels majeurs : 8 Nbre officiels mineurs : 4 Autre personnel requis : Annonceur



Normes minimales : Auditorium minimum de 14 x 14m Normes idéales : Gymnase de 20m X 25m


Normes minimales : En annexe Normes idéales : En annexe


Normes minimales : Un Paramètre de 2m autour du ring Normes idéales : Un Paramètre de 2m autour du ring

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 150/300

Locaux nécessaires


Vestiaires 2 Chaque sexe Salle de repos

Locaux de classe 2 Préparation des athlètes Vestiaire officiels 1

Local santé 1

Secrétariat 1

Entreposage





Gants de compétition 6 paires Arène de compétition 1

Cloche 1 Tabourets de coin 2

Nos feuilles de pointage 200+ Sceaux 2

Balance médicale 1

Micro 1

Système de son 1

Tables 2’ X 8’ 6

Chaises/gradins 300+

Chaises de coins 4



$ Détails

Personne- ressource

Nom Patrick Denis Titre Directeur technique Boxe Québec

Courriel patdenis_ @hotmail.com Téléphone 514-252-3047

Fiche technique 4

Fédération : Curling Québec

Discipline : Curling féminin et masculin

Plateau de compétition naturel : Aréna et centre de curling Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : Bloc 1


Nbre officiels majeurs : 10 Nbre officiels mineurs : 30 Autre personnel requis : 0



Normes minimales : Aréna

Patinoire d’une largeur minimale de 25.90m (85’)

52.42m sont utilisés en longueur pour la mise en place des pistes

Disponibilité de la patinoire : minimum 72 heures avant le début des compétitions

Centre du Curling

Minimum 2 pistes

Normes idéales : Aréna

Patinoire de 60.96m de longueur

Patinoire de 25.90m de largeur Centre du Curling

Au moins 2 pistes


Normes minimales : Les normes en place sont entièrement satisfaites pour nos besoins

Normes idéales : Les normes en place sont entièrement satisfaites pour nos besoins


Normes minimales : Selon les normes de l’aréna (LRQ, chapitre S-3.1, article 26)

Normes idéales : Selon les normes de l’aréna (LRQ, chapitre S-3.1, article 26)

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 250 et plus

Locaux nécessaires


Vestiaires 2 Masculin et féminin Salle de repos 0

Locaux de classe 3 Masculin, féminin, et arbitres Autres : 1 Local pour technicien de glace

Local santé 1 1 Salon des officiels et bénévoles

Secrétariat 1 Pour résultats

Entreposage 1





Set de tapis 1 Table 30’’ X 72’’ 10 Aréna

Resurfaceuse à batterie 2 Système de son 1 Aréna

Module électrique – 32 circuits 2 Téléphone 1 Aréna

Mesure à pierre de 6’ 1 Chaise 50 Aréna

Ensemble de pierres 5 Poubelles 10 Aréna

Mesure millimétrique 2 Couteau 18’’ à main (set) 1 Centre de Curling

Bande et séparation de piste 160 Couteau mécanique Ice Rink master 60 à batterie

2 Centre de Curling

Bloc de départ 10 Table 30’’ X 72’’ 4 Centre de Curling

Ordinateur portable 6 Thermomètre de glace (sonde)

1 Centre de Curling

Moniteur 7 Mesure à pierre 6’ 1 Centre de Curling

4 Identifier, dans la fiche technique, des exigences réalistes dans le cadre d’un événement multisports : elles ne doivent pas excéder les exigences d’une compétition de niveau provincial de même niveau et de même catégorie sanctionnée par la fédération;

Technicien de glace 1 Ensemble de pierres 4 Centre de Curling

Barre de surtension 6 prises 11 Ensemble de secrétariat 1 Comité organisateur

Système de dé-ionisation 1 Photocopieur 1 Comité organisateur

Couteaux 18’’ à main (set) 1 Imprimante 1 Comité organisateur

Tableau de pointage en coroplaste 10 Micro sans fil avec piles 1 Comité organisateur

Walkie-Talkie avec écouteurs 12 Décalque pour logo des Jeux sur la glace (aréna)

5 Comité organisateur

Série de cartons d’identification des régions

4 Décalque pour logo des Jeux sur la glace (curling)

2 Comité organisateur

Brosse à soulier et tapis 2

Gallon de peinture bleue PMS 2925 6

Boîte de peinture Jet Ice Blanche 3000 5

Gallon de peinture noire pure 3



$ Détails

aucun

Personne- ressource

Nom Alanna Routledge Titre Directrice des compétitions

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3088 x3563

Fiche technique 5

Fédération : ESCRIME

Discipline : ESCRIME

Plateau de compétition naturel : Gymnase double Bloc de compétition demandé 1 ou 2 :


Nbre officiels majeurs : 12 Soutien médicale : 1 Autre personnel requis : 1 armurier



Normes minimales : Gymnase double

Normes idéales : Gymnase double avec gradins


Normes minimales : Le revêtement doit-être en parquet, ou lino (mondo), de toute façon les pistes fournis par la Fédération d’escrime du Québec peuvent être en plaques

Normes idéales :


Normes minimales : Le site de compétition doit-être en dehors des zones circulables par le public. Une zone sera également délimités pour les entraîneurs à coté et au fond de chaque piste.

Normes idéales :


Locaux nécessaires


Vestiaires 2 1 féminin, 1 masculin Salle de repos

Locaux de classe Autres : 1 1 local ou garage pour l’armurier

Local santé 1

Secrétariat 1 Pour le directoire technique

Entreposage 1 1 grand pour que chaque régions puissent entreposer leurs sacs de matériels d’escrime (genre sac de golf) 10 par région.





Appareils électriques avec chronomètres 10 Tables 10

Enrouleurs et câbles de connexion 20 Chaises 15

Pistes électriques 8 Appareil de son avec 2 micros

1

Extensions électriques 10 Poubelles 10

Prises multiples 10 Bollards 20

Nappes noires 10 Babillards 3

Pancartes numérotée pour piste 8

Trousse de contrôle (poids, piges, crayon) Barrières

8 20



$ Détails

Rémunération arbitres 2000,00$ 3 jours ½ X 12 arbitres

Personne- ressource

Nom Dominique Teisseire Titre Directeur technique

Courriel [email protected] Téléphone 514 252 3045

Fiche technique 6

Fédération : GYMNASTIQUE QUÉBEC

Discipline : GYMNASTIQUE ARTISTIQUE FÉMININE ET MASCULINE

Plateau de compétition naturel : 1 de compétition + 1 d’échauffement Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1


Nbre officiels majeurs :20 Nbre officiels mineurs : 20 Autre personnel requis :



Normes minimales : (Ces dimensions n’incluent pas la zone des spectateurs) 1 salle de 20 000 pieds² (60m x 30m) / Hauteur de 24 pieds (8m)

Normes idéales : Une seule salle 60 000 pieds² (75m x 75m) Hauteur de 24 pieds (8m) afin de mettre dans la même salle la gymnastique artistique masculine et féminine


Normes minimales : Toutes les surfaces sont acceptables mais lorsque que sur un gazon synthétique il faut prévoir l’ajout de planche sous les engins, les ancrages ne sont pas nécessaires mais il faut alors prévoir l’ajout de poids pour le lestage des portables.

Normes idéales : Toutes les surfaces de sol que nous trouvons dans les écoles


Normes minimales : La Compagnie GYMNOVA fournisseur officiel des équipements fourni un plan complet des espaces en vue de l’installation des équipements. Toutes les normes en vigueur sont respectées.

Normes idéales : Selon le plan fourni par la compagnie GYMNOVA


Locaux nécessaires


Vestiaires 2 32-40 athlètes en même temps sur les plateaux – donc prévoir 80 places pour

les transitions Salle de repos


Local santé 1 Salle des officiels

1

Secrétariat 1

Entreposage 1





Écran 14x14 pied 1 Imprimante 1

Projecteur 1 Portables 6

Imprimante 1 Voir cahier de charges en vigueur



$ Détails

Location de l’équipement clé en main 30,000$ Le milieu hôte doit négocier l’entente avec le fournisseur officiel de Gymnastique Québec – La compagnie Sports-Rep.

Personne- ressource

Nom Marylène Turp Titre Directrice technique

Courriel [email protected] Téléphone 514 252-3043 poste 3486

Fiche technique 7

Fédération : Hockey Québec

Discipline : Hockey sur glace - féminin

Plateau de compétition naturel : Aréna Bloc de compétition demandé 1 ou 2 :

Nbre d’athlètes estimé : 324 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé :72 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte :

Nbre officiels majeurs :18 Nbre officiels mineurs : 10 Autre personnel requis : Thérapeute, ambulancier



Normes minimales : 2 patinoires dans le même building – 26 m x 61 m 85`x 200` dimensions règlementaires

Normes idéales : 2 patinoires dans le même building – 26 m x 61 m 85`x 200` dimensions règlementaires


Normes minimales : Ancrage pour but sécuritaires Niveau d’éclairement recommandé 750 LUX; source ACQUAIR 2013

Normes idéales : Ancrage pour but sécuritaires Niveau d’éclairement recommandé 750 LUX; source ACQUAIR 2013


Normes minimales : Normes idéales :


Locaux nécessaires


Vestiaires 6 Par glace Salle de repos 18 Salle de repos à l’hébergement


Local santé 1

Secrétariat 1

Entreposage 18 1 par équipe, 18 équipes totales





Ordinateur 1

Feuille de pointage 33

Rondelle 400



$ Détails

Personne- ressource

Nom Eric Hurtubise Titre Coordonnateur

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3079 poste :3002

Fiche technique 8

Fédération : Hockey Québec

Discipline : Hockey Masculin

Plateau de compétition naturel : Aréna Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : ---


Nbre officiels majeurs : 20 Nbre officiels mineurs : 10 Autre personnel requis :Thérapeutes et ambulanciers



Normes minimales : 2 patinoires au même endroit 26m/61m donc 85’/200’

Normes idéales : 2 patinoires au même endroit 26m/61m donc 85’/200’


Normes minimales : Encrage pour but sécuritaire Niveau d’éclairage recommandé 750 lux

Normes idéales : Encrage pour but sécuritaire Niveau d’éclairage recommandé 750 lux




Locaux nécessaires


Vestiaires 6 Par glace Salle de repos 18 Salle de repos à l’hébergement


Local santé 1

Secrétariat 1

Entreposage 18 Pour entreposage équipements





Rondelles 400

Ordinateurs 1

Feuilles de pointage 33



$ Détails

Personne- ressource

Nom Paul Ménard Titre Directeur développement des joueurs

Courriel pmenardockey.qc.ca Téléphone 514-252-3079 poste 3574

Fiche technique 9

Fédération : Judo Québec

Discipline : Judo

Plateau de compétition naturel : 1 gymnase double pour 2 surfaces de combat Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1


Nbre officiels majeurs : 15 Nbre officiels mineurs : 26 (inclus dans bénévoles du milieu hôte)

Autre personnel requis : personnel de soutien (8); personnel technique de la fédération (3)



Normes minimales :

Gymnase de 30 m x 40 m

+ une aire d’échauffement pour les athlètes (11 m x 11 m), cette aire peut être dans le même gymnase s’il est suffisamment grand ou dans un autre local à proximité.

Normes idéales :

Gymnase de 30 m x 40 m avec estrades

+ une aire d’échauffement pour les athlètes (11 m x 16 m) avec sous tapis. Cette aire peut être dans le même gymnase s’il est plus grand ou dans un autre local à proximité.


Normes minimales :

2 surfaces de combat (total : 24 m x 13 m)

Éclairage normal Derrière les 2 surfaces de combat, il doit y avoir de

l’espace prévu pour (10 m de profondeur) : - Tables des arbitres et marqueurs pour 6 personnes

(1/surface), - Table des dirigeants du tournoi (3 personnes) - Table des officiels, logistique (3 personnes) - Endroit pour équipe médicale

Devant les surfaces de combat, il faut prévoir des chaises pour chacun des entraîneurs

Une chaise tout juste derrière la surface de combat, au centre, pour un intervenant de l’équipe médicale

Espace prévu pour les traitements de l’équipe médicale dans le gymnase (derrière les surfaces de combats) ou dans une salle à proximité

Normes idéales :

2 surfaces de combat (total : 28 m x 16 m)

Éclairage normal Derrière les 2 surfaces de combat, il doit y avoir de

l’espace prévu pour (10 m de profondeur) : - Tables des arbitres et marqueurs pour 6

personnes (1/surface), - Table des dirigeants du tournoi (5 personnes) - Table des officiels, logistique (4 personnes) - Table avec 2 chaises sur un podium surélevé

pour le chef arbitre. - Endroit pour équipe médicale près des

surfaces de combat Devant les surfaces de combat, il faut prévoir des boîtes

et chaises pour chacun des entraîneurs

Une chaise tout juste derrière la surface de combat, au centre, pour un intervenant de l’équipe médicale

Espace prévu pour les traitements de l’équipe médicale derrière les surfaces de combat


Normes minimales :

Il doit y avoir un espace d’au minium 1 m de libre autour des surfaces de compétition

Normes idéales :

Il doit y avoir un espace d’au minium 2 m de libre autour des surfaces de compétition

Il doit y avoir des sous-tapis en dessous des tatamis

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 300 et +

Locaux nécessaires


Vestiaires 3

1 féminin, 1 masculin, 1 officiel Les vestiaires doivent comporter des douches et des toilettes et les spectateurs ne doivent pas pouvoir y avoir accès.

Salle de repos

Locaux de classe

4 1 salon des officiels, 1 salon des bénévoles, 1 salle pour la pesée des filles, 1 salle pour la pesée des gars.

Autres : 1 Aire d’échauffement des athlètes (10 m x 12 m)

Local santé 1 Espace réservé pour équipe médicale

Secrétariat Internet obligatoire, téléphone

photocopieur, fournitures de bureau, ordinateur et imprimante

Entreposage 1 Entreposage des balances, équipements, matériels des officiels





Ruban adhésif bleu, blanc et vert (7,62 m de large x 3 m)

1 de chaque

Loué au milieu hôte

Système de son avec micros (3) + lecteur CD / MP3 et/ou ordinateur portable

2 micros fixes

1 micro sans fil

Drapeaux 8 ½" x 14" : jaunes, blancs, bleus, verts

Jaune : 2 Blanc : 6 Bleu : 10 Vert : 2

Loué au milieu hôte Extensions électriques 4

Sonnettes (2 sons différents) 2 Loué au milieu hôte

Chaises pour officiels / entraîneur / équipe médicale

~ 60

Ceintures bleues, blanches (différentes grandeurs)

6 de chaque

Loué au milieu hôte Tables (3' x 6') avec nappes / jupette

Min. 12

Tableaux de pointage (Laptop et TV + tableaux manuels) = 1/surface de combat

2 Loué au milieu hôte Vadrouilles Min. 2

Loué au milieu hôte Gradins

Loué au milieu hôte Tableau d’affichage 2

Tatamis verts Tatamis jaunes

~ (300 à 325) Minimum J : 64 V : 160 +60

Loué au milieu hôte -

Surface compétition (64+160) + surface d’échauffement (50-60 tapis)

Série de cartons d’identification des régions

Chronomètres manuels 6 Bollards Pour délimiter la zone de compétition

Balances médicales électroniques (fédération)

4 Poubelles 4

Numéros de combats 2

Téléphone Photocopieur Imprimante Matériel de secrétariat et fournitures de bureau Internet Wifi et avec câble



$ Détails

Location du matériel de la fédération Environ 1500$

300 tapis x 2,50$ + 4 écran de pointage x 50$ + 4 balances x 25$ + 4 ordinateurs

portable x 25$ + taxes. Attention, ces prix sont sujets à changements.

Personne- ressource

Nom Jessika Therrien Titre Coordonnatrice compétitions, grades et excellence

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3040 p.22


Fiche technique 10

Fédération : Fédération de nage synchronisée du Québec (Synchro Québec)

Discipline : Nage synchronisée

Plateau de compétition naturel : piscine intérieure Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2





Normes minimales : Piscine 25m 6 couloirs Profondeur « profond » : 2,75m Profondeur « peu profond » : 1m

Normes idéales : Piscine 25m 8 ou 10 couloirs avec un bassin de dégagement Profondeur « profond » : 3m Profondeur « peu profond » : 1,22m


Normes minimales : Retrait des plots de départ de natation (s’il y a lieu).

Normes idéales : Tapis antidérapant pour la plage de départ.


Normes minimales : Dégagement des 4 côtés de la piscine : 1,82m

Normes idéales : Dégagement des 4 côtés de la piscine : 3m

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 200-250 spectateurs

Locaux nécessaires


Vestiaires 4

Les vestiaires doivent avoir des douches avec de l’eau chaude. Les toilettes pour les spectateurs ne peuvent pas être dans les vestiaires des athlètes. Il peut arriver qu’un des vestiaires soit utilisé par des compétiteurs masculins.

Salle de repos 1 Il est important de fournir aux athlètes un endroit de repos autre que la plage de la piscine.

Locaux de classe 2 Une salle pour les officiels et une autre pour les bénévoles.

Autres : 1 L’accès à une salle d’échauffement (activation, flexibilité, landrill) est apprécié.

Local santé 1 Le local des sauveteurs est souvent utilisé comme local santé.

Secrétariat 1 Gestion des résultats et présence des représentants de la fédération. Internet obligatoire, ordinateur et imprimante.

Entreposage





Système de son 1 Back-up Système de son 1

Ordinateur 1 Back-up Lecteur CD 1

Balises pour figures 8 Haut-parleur extérieur 4

Cartes de pointage 15 Haut-parleur sous-marin 2

Chronomètres manuels 3 Micro avec ou sans fil 2

Ordinateur 2 Musique / Compilation

Imprimante 1

Photocopieur 1 Ou accès proche

Barre de surtension 6 prises 2

Rallonge électrique 25’ 2 Avec cache fils

Tapis antidérapant 3x25 2 Aire de départ

Plateformes 2’ hauteur 8 Pour les officiels

Tables de 6 pieds 10

Nappes bleues 8

Chaises 40

Bollard (barrière de sécurité) 10 Délimitation zones

Série de carton d’identification des régions

2 Piscine et aire de repos

Kit de secrétariat 1 Crayons, surligneurs, etc.

Podium individuel 1

Podium d’équipe 1

Poubelles 12

Walkie-talkie et écouteurs 4



$ Détails

Personne- ressource

Nom Isabelle McCann Titre Directrice, projets et événements


Fiche technique 11

Fédération : Patinage Québec (FPAQ)

Discipline : Patinage artistique

Plateau de compétition naturel : Patinoire (aréna) Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1


Nbre officiels majeurs :30 Nbre officiels mineurs : 0 Autre personnel requis : Premiers soins



Normes minimales : 85’ X 185’ Normes idéales : 85’ X 200’ ou Olympique

Spécification techniques nécessaire (Surface, ancrage, éclairage) (Voir Annexe 1)

Normes minimales : Aménagement de l’estrade des officiels 55’ Et Panneau mural de 15 ampères avec 4 circuits indépendants max 50’ de l’estrade – Sortie XLR pour le système de son à l’estrade. Prévoir des chaudières de neiges pour boucher les trous. Enlever les baies vitrées devant et près de l’estrade, Coin de la caméra pour reprise vidéo, section des entraîneurs et coin de presse et photographe. Entrée et sortie des patineurs distinct et aménagement d’un kiss n’cry (air d’attente des résultats) à la sortie

Normes idéales : Prévoir des boîtes à lunch sur le site de compétition car les officiels doivent manger en 15 min. (temps de refaire la glace).


Normes minimales : Contrôle de l’accès aux chambres des patineurs Normes idéales :

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 500 +

Locaux nécessaires


Vestiaires 4 Féminin et Masculin séparé pour accès aux douches pour les athlètes

Salle de repos

Locaux de classe Autres : 1 Salles des officiels avec accès internet 5 tables de 6’ et 24 chaises

Local santé 1 1 Salle des bénévoles

Secrétariat 1

Obligatoire, accès internet, téléphone, photocopieurs (recto-verso avec tireuse pouvant supporter 5000 copies en 3 jours – 6 tables de 6’ 4 chaises et 2 chaises à roulettes

Entreposage 1 Pour système informatique à proximité de l’estrade des officiels





Système informatique 7 Valises pelican Système de son Hauts parleurs de bonne qualité

2 Caisson sur roulettes

tables de 18’’ X 6 ‘ avec gouttières

6 Pour estrade

Système musique 1 Caisson sans roulettes

tables de 30’’ X 6 avec gouttières

2 Pour estrade

Chaises rembourrées avec dos droits

16 Pour estrades

Chaufferettes et couvertures

16 Pour estrades

Système de communication Walkie-talkie

12

Rideaux de bande et nappe pour l’estrade

Podium et tapis Pour remise sur la glace

Tableau pour afficher les résultats

Enveloppes pour CD 200

Papier lettre 5000

Crayons mine HB aiguiser 50

Voir liste ci-jointe pour matériel Spécialiste de données

Voir Annexe 2

Caméra + Caméraman 1



$ Détails

Transport du système CPC Du stade olympique au milieu hôte

Caméraman

Un caméraman et la location d’une caméra pour filmer toutes les compétitions pour la reprise vidéo des officiels (normes minimales pour une compétition provinciale de Patinage Québec) Patinage Québec a également un équipement complet pour la Webdiffusion de ses compétitions, mais engage une firme externe pour filmer les patineurs (environ 500 $ par jour plus les frais de séjour

Aménagement de l’estrade

Utilisation du logiciel de musique de Studio Unison

25 Ristourne à payer à Patinage Québec

Personne- ressource

Nom Marie-Josée Tessier Titre Coordonnatrice aux compétitions

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3073 poste 3597

Fiche technique 12

Fédération : Fédération de patinage de vitesse du Québec (FPVQ)

Discipline : Patinage de vitesse courte piste

Plateau de compétition naturel : Non Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2


Nbre officiels majeurs : 26 Nbre officiels mineurs : 25

Autre personnel requis : Premiers soins : 2 Personnel de la FPVQ : 4 Photographe de la FPVQ : 1 Responsable de l’animation : 2



Normes minimales : Glace de dimensions nord-américaines 200 m X 190 m.

Normes idéales : Glace de dimensions internationales : 200 m X 100 m.


Normes minimales : Éclairage suffisamment fort pour l’utilisation d’un photo-finish. Tapis noir en caoutchouc à l’appel des patineurs. Matelas conformes à la règlementation de la FPVQ pour le

niveau provincial. Sécheuse. Identification des régions dans les vestiaires. Chaudières propre pour mettre de l’eau sur le tracé. Alimentation en eau près de la patinoire « Squeegees » en bon état. 4 extincteurs à feu (CO2), gants et lunettes de protection

(pour la réparation des fissures dans la glace). Retrait de baies vitrées autour de la patinoire pour les officiels

de départ et la plateforme du secrétariat. Peindre la glace avec le logo des Jeux du Québec, les lignes

de départ et d’arrivée et les points dans les virages.

Normes idéales :


Normes minimales : Les patineurs, les entraîneurs et les accompagnateurs

doivent pouvoir circuler aisément entre les estrades, les vestiaires et la zone d’appel.

Aucun parent ne doit avoir accès aux vestiaires des athlètes.

Normes idéales :


Locaux nécessaires


Vestiaires 7 à 8

Pour les garçons et les filles. Les vestiaires doivent avoir des douches. Les toilettes des spectateurs ne peuvent être dans les vestiaires des athlètes. Les régions peuvent être regroupées, mais pas les sexes.

Salle de repos

Locaux de classe 1 Pour la rencontre disciplinaire. Autres :

Local santé 1 Une salle pour les premiers soins est essentielle.

Salon des officiels

1 obligatoire

Secrétariat 1 Peut-être sur le bord de la patinoire sur une estrade : Internet obligatoire pour

Salle d’aiguisage

1 obligatoire

transmission des résultats à la centrale des JDQ. Photocopieur, fournitures de bureau,

Entreposage 1 Nécessaire Salle de repas pour les officiels

1 Nécessaire





Système de chronométrage électronique avec photo-finish.

Système de départ. Système de caméra vidéo. Ordinateurs (3) et imprimantes. Compte-tours électronique et cloche. Bonnets numérotés.

1

Location auprès de la FPVQ

Tables 15

Matelas protecteurs 34 86

½ hauteur 4pi X 8pi X 8 pouces d’épaisseur (la FPVQ fournira les spécifications selon la réglementation en vigueur)

Chaises 50

Cônes (blocs pour le tracé) 16 Système de son 1

Émetteurs-Récepteurs 8 Planche dorsale, courroies et appui-tête

1

Tablettes à pinces 5 Tapis rouge pour la remise des médailles

1

Chronomètres manuels 6 Podium 1

Tapis de protection pour l’aire d’appel des patineurs

Selon la surface à couvrir. En caoutchouc.

Bancs ou chaises 25 Zone d’appel des patineurs



$ Détails

Location d’équipement de la Fédération 1 500$ Voir description plus haut

Provisionnement de fond pour aider la région hôte à obtenir de l’équipement neuf en héritage des JDQ

1 500$

Personne- ressource

Nom Patrick Charbonneau Titre Coordonnateur aux compétitions

Courriel [email protected] Téléphone 418-651-1973, poste 27

Fiche technique 13

Fédération : Ski de fond Québec

Discipline : Ski de fond

Plateau de compétition naturel : Centre de ski de fond (idéal) ou golf (acceptable) Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1

Nbre d’athlètes estimé : 228 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé :57 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 50/jour

Nbre officiels majeurs :5 Nbre officiels mineurs : 4 Autre personnel requis : 2 (chronométrage si besoin)



Normes minimales : Pistes : 1 km à 1,5 km; 2,5km Largeur des pistes : 6 mètres Plateau d’arrivée : 9 m de large sur une distance d’au moins 75 mètres Plateau de départ : 10 m de large sur une distance d’au moins 50 mètres et 6m pour un passage « boucle »ou laps

Espace pour une « boîte d’échange » au relais : de 12 m de large x 45m de long

Normes idéales : Pistes : 1 km à 1,5 km; 2,5km Largeur des pistes : 9 mètres Plateau d’arrivée : 10 m de large sur une distance d’au moins 100 mètres Plateau de départ : 12 m de large sur une distance d’au moins 75 mètres et 6m pour un passage « boucle »ou laps Espace pour une « boîte d’échange » au relais : 15 m de large x 45m de long


Normes minimales : Neige damée, non glacée, exempte de roches

Normes idéales : Neige damée, non glacée, exempte de roches


Normes minimales : Tous les espaces des plateaux de départ et d’arrivée doivent être ceinturés par de la clôture (150 m)

Normes idéales : Tous les espaces des plateaux de départ et d’arrivée doivent être ceinturés par de la clôture (150 m)

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 250 et +

Locaux nécessaires


Vestiaires 2 1 féminin -1 masculin Salle de repos 1 Bénévoles et officiels

Locaux de classe 1 Salle de réunion pour entraîneurs Autres : 1

Salle de fartage Local, roulottes ou grandes tentes (6 approximativement.) Electricité au moins 200 ampères avec plusieurs prises pour le branchement (18) des équipements de fartages

Local santé 1 Infirmerie

Secrétariat 1 Accès internet obligatoire

Entreposage 1 Entreposage des skis et matériel des régions du vendredi Pm au lundi Am. Doit être verouillé.




Quantité Détails Quantité Détails Système chronométrage au besoin. 1 Offert en location Gallon de jus + verres 170 Pour hydratation à l’arrivée des

athlètes par jour

courses.

Papier 8,5" x 11" blanc : 2 paquets 500 feuilles

Pour impression des résultats et autres

Rouleaux d’essuie-tout pour les athlètes à l’arrivée

170 athlètes par jour

Pour l’arrivée des athlètes

Dossards individuels #1 à 200 Peuvent être loués à un club existant

Bannières ou drapeaux « Arrivée » et « Départ

1 de chaque

Bornes kilométriques

Ruban à mesurer

1 50 à 100 mètres

Motoneiges avec traceur simple

1 Possibilité de louer à des clubs existants

BR400 avec dameuse, traceur, et conditionneur à neige

1 Possibilité de location

Matériel de signalisation (flèches de direction, corde, drapeaux, barrières)

Selon le site

Panneaux d’identification des locaux

Selon le nombre de locaux

Vestiaire, athlète, cafétéria, infirmerie, salle de fartage, local des bénévoles, spectateurs, etc…

Radios portatifs 12 minimum

V-board (50 rouges 50 bleues) 50 rouges, 50 bleus

Possibilité de louer à club existant

râteaux à asphalte 2

pelles 6

poubelles Selon le site

A disposer un peu partout



$ Détails

Système de chronométrage et équipe attitrée

4500$ maximum

Le chronométrage peut être assuré par une firme spécialisé ou tout système électronique maison si le comité organisateur est familier avec son utilisation.

Équipement de traçage en location au besoin

8000$ Si l’organisation n’a pas d’équipement de traçage

Personne- ressource

Nom Sylvie Halou Titre Directrice générale SFQ


Fiche technique 14

Fédération : Fédération Québécoise de Taekwondo

Discipline : Taekwondo WTF

Plateau de compétition naturel : 1 gymnase double pour 2 surfaces de combat Bloc de compétition demandé 1 ou 2 :


Nbre officiels majeurs : 15 Nbre officiels mineurs : 5 Autre personnel requis :



Normes minimales : Gymnase de compétition o 23m x 29m o Deux aires de tapis (200 tapis)

Aire de réchauffement (peut être salle séparée) o 18m x 27m ou plus grand o Une aire de tapis (200 tapis)

Normes idéales : Idem


Normes minimales : 10 m / 10 m Normes idéales : Idem


Normes minimales : On laisse un espace minimum d’un mètre Normes idéales : 2 mètres

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une barquette) : 300 à 400

Locaux nécessaires


Vestiaires 2 Filles et garçons Salle de repos 2 Officiels et bénévoles


Local santé 1 Médical Salle de pesée 2 Fille et garçon

Secrétariat Aire d’échauffement

1 Dans un gymnase ou salle distincte

Entreposage 1





Tapis 300 Médical 3 Physiothérapeutes

Plastrons électroniques 16 4 fois 0, 4 fois 1, 4 fois 2, 4 fois 3

Tables 15

Reprise vidéo 1 Caisson Chaises 400

Écran, câbles, 6 ordinateurs 1 caisson Corde 50 m

Feuilles 8 ½ x 11 (500) Poteaux pour corde 10

Balances 2 Système audio 2 haut-parleurs & micro

Planche dorsale 1 Ruban adhésif 5

Ruban médical 3



$ Détails

Personne- ressource

Nom Abdel Ilah Es Sabbar Titre Directeur exécutif

Courriel Essabbartaekwondo-quebec.ca Téléphone 514 252-3198

Fiche technique 15

Fédération : Tennis de table du Québec

Discipline : Individuel et Équipes

Plateau de compétition naturel : Gymnase avec planché style « Taraflex » Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1

Nbre d’athlètes estimé : 172 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 38 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 24-32

Nbre officiels majeurs : 15 Nbre officiels mineurs : 24-32 Autre personnel requis : 3 (Technique FTTQ)



Normes minimales :

Gymnase Triple (200 x 100 x 16 pieds)

Normes idéales :

Gymnase quadruple (260 x 130 x 20 pieds)

Spécifications techniques nécessaires (Surface, ancrage, éclairage)

Normes minimales :

Chaque aire de jeu doit avoir un minimum de 30x18 pieds

Planché de bois franc ou style « Taraflex »

Éclairage minimum de 300 lux

Normes idéales :

Chaque aire de jeu doit avoir un minimum de 45x22 pieds

Couvre-planché Taraflex (ex : gerflorcanada.com)

Éclairage minimum de 700 lux


Normes minimales :

Quelques corridors de 5 pieds entre les rangées de tables.

Normes idéales :

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 150-250

Locaux nécessaires


Vestiaires 2 1 Filles, 1 Garçons. Salle de repos 1 Pour les officiels

Locaux de classe Autres : Les toilettes pour les spectateurs ne peuvent être dans les vestiaires Local santé 1

Secrétariat 1 Internet, téléphone, fourniture de bureau

Entreposage





Tables de compétitions 24 Série de carton région 1

Marqueurs de points 24 Ensemble de secrétariat 1

Tables d’arbitres 24 Bollard et corde - Au besoin

Séparateurs d’aire de jeux 180 et + Estrades - Min. 4

Ordinateur portable 2 Rallonge électrique 2 25 pieds

Imprimante multifonction 1 Chaise + banc 200

Balles 300 Système de son 1 Entrée Auxilaire et Micro sans-fils

Conciergerie 1 Poubelle, Vadrouille, etc.



$ Détails

Estrades

Personne- ressource

Nom Guillaume Tremblay Titre Directeur évènements et Communications

Courriel [email protected] Téléphone 514 252.3064 ext. 2

Fiche technique 16

Fédération : GYMNASTIQUE QUÉBEC

Discipline : TRAMPOLINE

Plateau de compétition naturel : 1 Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1





Normes minimales : (Ces dimensions n’incluent pas la zone des spectateurs) Une salle de 16 400 pieds² (50m x 30m) avec une hauteur minimale de 8m (24 pieds)

Normes idéales : Une salle de 20 000 pieds² avec une hauteur minimale de 9m (27-30 pieds)


Normes minimales : L’installation des trampolines doit tenir compte des obstacles qui pourraient avoir au plafond. Toutes les surfaces sont acceptables mais lorsque que sur un gazon synthétique il faut prévoir l’ajout de planche sous les trampolines

Normes idéales : Toutes les surfaces de sol que nous trouvons dans les écoles


Normes minimales : La Compagnie GYMNOVA fournisseur officiel des équipements fourni un plan complet des espaces en vue de l’installation des équipements. Toutes les normes en vigueur sont respectées.

Normes idéales :


Locaux nécessaires


Vestiaires 2 30-45 athlètes en même temps sur les plateaux – donc prévoir 80 places pour les transitions

Salle de repos


Local santé 1 Salon des officiels

1

Secrétariat 1

Entreposage 1





Voir cahier des charges en

vigueur



$ Détails

Location de l’équipement clé en main 30,000$ Le milieu hôte doit négocier l’entente avec le fournisseur officiel de Gymnastique Québec – La compagnie Sports-Rep.

Personne- ressource

Nom Marylène Turp Titre Directrice technique

Courriel [email protected] Téléphone 514 252-3043 Poste 3486

Fiche technique 17

Fédération : Ringuette Québec

Discipline : Ringuette

Plateau de compétition naturel : Patinoire Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : peu importe





Normes minimales : Superficie de la patinoire 25,90 m de large X 57,91 m de long (85’ X 190’)

Normes idéales : Superficie de la patinoire 25,90 m de large X 60,96 m de long (85’ X 200’)


Normes minimales : Les filets doivent êtres immobilisés à l’aide d’ancrage magnétiques ou d’un mécanisme semblable, à condition toutefois que le filet puisse bouger à l’application d’une force minimale. La patinoire doit être éclairée de manière appropriée afin que les participants et les spectateurs puissent suivre le jeu sans difficulté. Les lignes nécessaires : ligne des buts, lignes bleues, cercle de mise au jeu, ligne de jeu libre, filet et poteaux de buts, zone du gardien de but, zone des officiels sur la glace. Chronomètre de décompte 30 secondes. Tableaux électroniques.

Normes idéales : Les filets doivent êtres immobilisés à l’aide d’ancrage magnétiques ou d’un mécanisme semblable, à condition toutefois que le filet puisse bouger à l’application d’une force minimale. La patinoire doit être éclairée de manière appropriée afin que les participants et les spectateurs puissent suivre le jeu sans difficulté. Les lignes nécessaires : ligne des buts, lignes bleues, cercle de mise au jeu, ligne de jeu libre, filet et poteaux de buts, zone du gardien de but, zone des officiels sur la glace. Chronomètre de décompte 30 secondes. Tableaux électroniques.



Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : Entre 100 et 250

Locaux nécessaires

Type de locaux Quantité Détails Type de locaux

Vestiaires 6 à 8

Les vestiaires doivent avoir des douches et les toilettes pour les spectateurs ne peuvent pas être dans les vestiaires. 1 vestiaire par patinoire pour les officiels

Salle de repos


Local santé 1 1 par patinoire

Secrétariat 1 Internet obligatoire, téléphone, photocopieur, fournitures de bureau, ordinateur et imprimante

Entreposage 1 1 par patinoire



Fournis par le milieu hôte Quantité Détails

Anneaux de Ringuette 24 À confirmer

Feuille de pointage 50

Chronomètre de décompte 2



$ Détails

Personne- ressource

Nom Jocelyne Fortin Titre

Courriel [email protected] Téléphone

Fiche technique 1

Fédération : Plongeon Québec

Discipline : Plongeon

Plateau de compétition naturel : Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2





Normes minimales : Voir règlements code du bâtiment Minimal 2 tremplins de 1m et un tremplin de 3m

Normes idéales : 2 tremplins de 1m et 2 tremplins de 3m


Normes minimales : FR 5.1.1 Les tremplins doivent avoir au moins 4,8 mètres de longueur et 0,5 mètre de largeur. FR 5.1.2 Les tremplins doivent être fournis avec un rouleau mobile de réglage, facilement manipulable par le plongeur. FR 5.1.3 Les installations de tremplins, modifiées ou construites sur des structures en béton après le 1er octobre 2013, doivent respecter les points suivants : FR 5.1.3.1 La distance verticale entre le niveau de la plate-forme qui soutient le système du rouleau de réglage et le niveau du haut du tremplin, doit être de 0,35 mètre. FR 5.1.3.2 La distance entre le rebord avant du système du rouleau (qui est long de 0,741 mètre), et le rebord avant de la plate-forme d’appui, doit être au maximum de 0.44 mètre. FR 5.1.3.3 Si le rebord avant de la plate-forme se projette au-delà de ce point, alors le système du rouleau de réglage et la fixation arrière articulée du tremplin doivent être déplacés vers l’avant, de manière à avoir une distance maximum de 0,44 mètre entre le rebord avant de la plate-forme et le bord avant du système de rouleau. FR 5.1.4 La distance minimum recommandée de l'arrière jusqu'à l'axe du rouleau doit respecter les recommandations et les spécifications du fabricant du tremplin. FR 5.1.5 Il faut que la partie avant des tremplins soit horizontale, quelque soit le positionnement du rouleau de réglage

Normes idéales :


Normes minimales : Voir règlements de la FINA

Normes idéales :

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : + ou - 200

Locaux nécessaires


Vestiaires 3 1 féminin, 1 masculin, 1 mix pour les officiels

Salle de repos 1

Locaux de classe 1 Salle de bénévole et d’officiels Autres :

Local santé 1

Secrétariat 1 Internet obligatoire, téléphone, photocopieur, fourniture de bureau, ordinateur et imprimante.

Entreposage





Carte de pointage 12 Chaises 14

Ordinateur 5 Chaises pour officiels coussinées

12

Système de pointage électronique 1 Écran pour projecteur 2

Cycleur d’eau 1

Imprimante 1

Photocopieur 1

Micro sans fil 2

Planche dorsale 1

Système de son 1

Table 30 pouces X 72 pouces

5

Tapis d’échauffement 15

Téléphone 1

Téléviseur 2

Bollards 10

Rallonge électrique 10

Ensemble de secrétariat 1

Attache autobloquante 100

Barre de surtension 6 prises

7

Caméra sur trépied 2

Tapis pour couvrir les fils 4

Walkie-Talkie 4



$ Détails

Personne- ressource

Nom Yvanie Bouthillier Titre Coordonnatrice au développement du sport

Courriel [email protected] Téléphone 514 252-3096

Disciplines optionnelles

Fiche technique 18

Fédération : d’haltérophilie du Québec

Discipline : haltérophilie

Plateau de compétition naturel : gymnases double Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : votre choix


Nbre officiels majeurs : 12 Nbre officiels mineurs : 8

Autre personnel requis : aide du département de soutien logistique pour le montage et démontage des divers plateaux (feuilles de contreplaquées à placer, visser et dévisser). 2-4 personnes suffisent.



Normes minimales : - auditorium selon la dimension de la scène et locaux disponibles autour.

Normes idéales : - Gymnase double de 24 m x 27 m Aire d’échauffement adjacente au gymnase


Normes minimales : Normes idéales : surface en bois. Les plateaux (échauffement 8 x 8 pieds et compétition 4m x 4m) composés de feuilles de contreplaquées protégeront la surface du gymnase.



Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 100 à 250 spectateurs selon l’espace disponible pour chaises ou estrades (réf. auditorium à Jonquière, FJQ-2013 – gymnases à Drummondville – FJQ-2015)

Locaux nécessaires


Vestiaires 2

(1h + 1f)

Les vestiaires doivent avoir des douches. Si possible, les toilettes séparées pour les spectateurs et les athlètes (vestiaires).

Salle de repos 1 Optionnelle – apprécié par les athlètes.

Locaux de classe 1 Salle pour les officiels et bénévoles Autres :

Local santé Médical directement sur l’aire de compétition

Salle de pesée 1

Secrétariat 1 Accès à Internet est utile, téléphone, fournitures de bureau,

aire d’échauffement

Espace pour 5 plateaux échauffement

Entreposage





Balance en kilogrammes 2 Plateau de compétition 16’ x 16’

1 (3 épaisseurs de contre-plaqué 4 ’x 8’ de ¾″)

Projecteur multimédia (6000 lumens) 1 Plateau d’échauffement 5 8’ x 8’ x 1 ½″ (2 épaisseurs de contre-plaqué 4’ x 8’ de ¾″)

écran (9’ x 12’) 1 Balais (1) + vadrouille (1) 1

chaque

Système d’arbitrage 1 Projecteur multimédia et écran (5’ x 5’)

1 Aire d’échauffement

(1) Ensemble barres et disques olympiques chargés à 135 kg et petits

5 Pour l’échauffement

Système de son (2 colonnes de son

1 Pour aire de compétition et d’échauffement

disque (.5-1-1.5-2 kg) minimum) (micro avec fil pour annonceurs)

(2) Barre de 15 kg 5 Pour l’échauffement

Système en circuit fermé (caméra et moniteur TV)

1

Caméra sur l’aire de compétition et moniteur TV sur aire d’échauffement

(3) Ensemble certifié – barre (20 kg) et disques olympiques chargés 180 kg

1 Pour la compétition Matelas bleus (4’ x 8’) 6 En avant du plateau de compétition – protection du plancher du gymnase

(4) Barre certifiée 15 kg pour femmes 1 Pour la compétition

(5) Ensemble de supports à flexion de jambes

3

Bacs à craie 2



$ Détails

Les clubs d’haltérophilie ont la majorité de l’équipement spécialisé indiqué dans

ce document (item 1 à 5). S’il n’y a pas de club local,

des frais de transport et location seront à prévoir.

Personne- ressource

Nom Augustin Brassard Titre Directeur



Fiche technique 19

Fédération : Karaté Québec

Discipline : Karaté



Nbre officiels majeurs : 15 Nbre officiels mineurs : 5-6 Autre personnel requis : 2-3



Normes minimales (pour une installation disposant de 2 surfaces de combat) : Largeur : 25 mètres Longueur : 30 mètres Hauteur : 4 mètres

Normes idéales (pour une installation disposant de 2 surfaces de combat) : Largeur : 35 mètres Longueur : 40 mètres Hauteur : 10 mètres


Normes minimales : Surface de compétition : 10 mètres X 10 mètres / aire de combat Ancrage : Aucun Éclairage : Selon les normes du code du bâtiment du Québec

Normes idéales : Surface de compétition : 12 mètres X 12 mètres / aire de combat Ancrage : Aucun Éclairage : Selon les normes du code du bâtiment du Québec


Normes minimales (considérant l’absence d'estrades permanentes): . La zone des spectateurs doit être clairement délimitée et située à une distance d’au moins 3 mètres de l’aire de compétition.

Normes idéales (selon la présence d'estrades permanentes): .Disposer d’estrades permanentes


Locaux nécessaires


Vestiaires 2 Garçons et Filles Salle de repos 1 Salle des arbitres et des bénévoles

Locaux de classe 1 Salle de réunion Autres : 1 Local des arbitres

Local santé 1 Espace pour retrait d’un athlète Espaces d’échauffement

1 Gymnase/salle polyvalente (si gymnase insuffisant)

Secrétariat 0 -------------------

Entreposage 1 Entreposage des tatamis et matériel





Surfaces de combat (nb de tatamis) 240 1 tatami = 1m X 1m

Système de son 1

Surface d’échauffement (nb de tatamis) 200 Haut-parleurs + trépieds 2-4

Tableaux de pointage électroniques 2 - 4 Microphone 1

Bacs d’arbitrage 2 - 4 Tables 15

Ordinateur 1 Chaises 40

Pèse-personne (balance) 1 Bollards 20-30



$ Détails

Personne- ressource

Nom Georges Struthers Titre Directeur des activités


Fiche technique 20

Fédération : Ski Québec Alpin

Discipline : Ski Alpin

Plateau de compétition naturel : Piste de ski alpin selon les normes demandés par discipline

Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1

Nbre d’athlètes estimé : 150 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 60

Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 45

Nbre officiels majeurs : 5 / site de compétition

Nbre officiels mineurs : 40 à 50 selon discipline Autre personnel requis : surveillance salle équipement



Normes minimales : SL: 110 m dénivelé 30 m de largeur GS: 200 m dénivelé - 30 m de largeur SG: 225 m dénivelé - 35 m de largeur KB: 170m dénivelé - 30 m de largeur

Normes idéales : SL: 140 m dénivelé 30 m largeur GS: 250 m dénivelé - 40 m de largeur SG: 350 m dénivelé - 40 m de largeur KB: 200 m dénivelé - 30 à 40 m de largeur


Normes minimales : Avoir suffisamment de neige pour planter les piquets: 30 cm de profondeur - Doit convenir aux critères de difficulté de la catégorie U14.

Normes idéales : Avoir plus de neige que requiert la profondeur des piquets: + de 30 cm. Un terrain avec un défi relatif à la catégorie U14


Normes minimales : Tenir compte qu'à 6 m de tout obstacle (limitation du site de compétition) des filets de protections doivent être installés. Des coussins de sécurité doivent être installés devant les obstacles majeurs, en plus de filets de sécurité. Qu'un aire d'arrivée de 30 @ 50 m doit être prévu, en plus du dénivelé de la discipline.

Normes idéales : Les normes minimales sont les normes idéales.

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : de 250 à 350 spectateurs

Locaux nécessaires


Vestiaires 1

station de ski - endroit pouvant avoir une capacité de réception de 350 personnes : athlètes, parents, entraineurs

Salle de repos

Locaux de classe

Autres :

Local santé 1 local de patrouille - station de ski Salle de fartage

1 ou plus - dépendamment de la superficie

Salle aménagée pour l'entretien des skis: planché plastifié - 15 à 25 tables stables afin d'affûter et farter les skis. (doit être proche du site d’hébergement)

Secrétariat de course - à la station de ski

1 équipement de bureau, photocopieuse, connexion internet fiable, imprimante

salle pour bénévoles

1 Endroit pour se changer à la montagne et laisser leurs effets personnels

Entreposage 1 ou plus – dépendamment de la superficie

le local doit être assez grand pour entreposer 450 paires de ski – minimum. Les régions doivent avoir un endroit spécifique délimité pour regrouper l’équipement par région. Un certain ordre doit être respecté.


Fournis par la fédération Spécification Fournis par le milieu hôte

voir la suite en annexe

Spécifications


Filets type "B" 150

À déterminer selon le calendrier de course provincial et le matériel déjà disponible du milieu hôte

Kit pour gardien de porte 40

Contient: 1 crayon mine - 1 tablette - feuillets pour écrire des DSQ pour chaque courses

Cartes d’identification des portes

45 à 50

40: SG

45: GS

60: SL

59:KB

Piquets à brosse 27mm 160 80 rouges

80 bleues

Mini piquets à brosse 100 50 rouges

50 bleus

"c" net (clôture de contrôle)

assez pour l'aire d'arrivée et le contrôle des passants s'il y a lieu

Fanions de GS 60 30 rouges

30 bleus

perforeuse de 18 v minimum 10 pour équipe de piste

mèche 40 mm pour perforeuse 10 pour "b" net - "c" net - piquets brosse



$ Détails

prévoir l'achat de filets type "b" 500$/ unité

*le prix et la qté dépend de la commande et de l'équipement déjà disponible à la station de ski hôte.

équipement de sécurité *le prix et la qté dépend de la commande et de l'équipement déjà disponible à la station de ski hôte.

équipement de chronométrage *le prix et la qté dépend de la commande et de l'équipement déjà disponible à la station de ski hôte.

Personne- ressource

Nom Ugo Catudal Titre Responsable du développement régional


Fiche technique 21

Fédération : Association québécoise de sport pour paralytiques cérébraux

Discipline : Boccia



Nbre officiels majeurs : 6 à 8 Nbre officiels mineurs : 8 à 12 Autre personnel requis : 3



Normes minimales : Gymnase pouvant accueillir un minimum de 4 terrains de 6 mètres x

12,5 mètres (1 terrain de boccia ≈ 1 terrain de badminton) ainsi qu’un

terrain de pratique (peut être dans une autre salle)

Normes idéales : Gymnase pouvant accueillir un minimum de 6 terrains de 6 mètres

x 12,5 mètres (1 terrain de boccia ≈ 1 terrain de badminton)

incluant le terrain de pratique


Normes minimales : Gymnase avec surface lisse et propre Éclairage abondant et uniforme

Normes idéales : Gymnase avec surface lisse et propre en bois Éclairage abondant et uniforme


Normes minimales : Dégagement de 1 mètre entre les terrains et avec les murs des côtés, 2 mètres entre le fond du terrain et le mur pour les tables des officiels mineurs et le matériel de marquage et 4 mètres devant le terrain pour les spectateurs en fauteuil roulant.

Normes idéales : Dégagement de 1 mètre entre les terrains et avec les murs des côtés, 2 mètres entre le fond du terrain et le mur pour les tables des officiels mineurs et le matériel de marquage et 4 mètres devant le terrain pour les spectateurs en fauteuil roulant.

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 30 à 50 (amis et famille des athlètes principalement)

Locaux nécessaires


Vestiaires 4 2 femmes, 2 hommes (athlètes, officiels) Salle de repos 1 Avec quelques tapis de gymnastique

Locaux de classe 0 Autres :

Local santé 1 Salle d’appel 1 Une seule porte; proximité du gym.

Secrétariat 1 Internet, imprimante et photocopieur Salle d’officiels 1

Entreposage 1 Équipement des athlètes pour la nuit





Documentation technique Feuilles de match, feuilles résultats…

Papeterie et ensemble de secrétariat

1

Chronomètres manuels 6 Barre surtension 6 prises 8

Cartons jaunes cartons rouges 6 de chq Table 7 1 salle d’appel + 6 gym.

Ensemble de marquage-chronométrage 6 iPad, Télévision Chaise 14 2 par table

Ensemble d’arbitrage 6 Palette, compas… Fauteuil roulant manuel 2

Jeu de boccia 6 Ruban-cache vert 12 6 x 1’’ + 6 x 2’’

Horloges identiques 2



$ Détails

Personne- ressource

Nom Gabriel Couturier Titre Consultant


Fiche technique 22

Fédération : Fédération Québécoise de Biathlon

Discipline : Biathlon

Plateau de compétition naturel : Pistes de ski + Champ tir air comprimé Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2

Nbre d’athlètes estimé : 170 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé :18 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 10

Nbre officiels majeurs :6 Nbre officiels mineurs : 15 Autre personnel requis : 0



Normes minimales :

Aire de départ et d’arrivée : 20 m de large par 50m longueur; Piste de ski de fond de 1 km, 1.5 km; Largeur des pistes de ski de fond 4m; Plateau de tir 41.25m de largeur par 22 m longueur; Loupe de pénalité de 100 m; 15 Cibles à air comprimé 12m; 15 Tapis de tir; 5 Râteliers à carabine; 1 affiche Anneau de pénalité; Numéro de 1 à 15 pour l’identification des corridors de tir; Numéro de 1 à 15 pour l’identification des cibles; Dossard de 1 à 100;

100 Panneau de signalisation des parcours, couleur selon le livre de règlement de biathlon canada.

Normes idéales :

Aire de départ et d’arrivée : 40 m de large par 80m longueur; Piste de ski de fond de 1 km, 1.5 km et 2 km; Largeur des pistes de ski de fond 6m; Plateau de tir 45m de largeur par 22 m longueur; Loupe de pénalité de 100 m; 15 Cibles à air comprimé 12m; 15 Tapis de tir; 15 Séparateurs de corridor; 5 Râteliers à carabine; 75 Identificateurs de corridor; 30 Fanions de vents; 1 affiche Anneau de pénalité; 1 affiche Arrivée au champ de tir; 1 affiche 100m de l’arrivée; Numéro de 1 à 15 pour l’identification des corridors de tir; Numéro de 1 à 15 pour l’identification des cibles; Dossard de 1 à 100;

100 Panneau de signalisation des parcours, couleur selon le livre de règlement de biathlon canada.


Normes minimales : Neige compactée et lumière du jour

Normes idéales : Neige compactée et lumière du jour


Normes minimales : Voir pièces jointes

Normes idéales : Voir pièces jointes


Locaux nécessaires


Vestiaires 2 1 Masculin et 1 Féminin Salle de repos 1

Locaux de classe 1 Autres : 1 Fartage des skis

Local santé 1

Secrétariat 1 Téléphone , table , chaise et photocopieur, imprimante et ordinateur

Entreposage 1 Carrabines et skis et casiers





Cible de papier de zérotage 500 Acheter chez Canada Target

Canette de peinture blanche 20

Canette de peinture noire 10



$ Détails

500 Cibles de papier, peinture, papeterie,

Personne- ressource

Nom Normand Gonthier Titre VP Domestique


Annexes

Fiches techniques été 2020

Disciplines obligatoires

Fiche technique 1

Fédération : Québécoise d’Athlétisme

Discipline : Athlétisme

Plateau de compétition naturel : Piste d’Athlétisme Bloc de compétition demandé 1 ou 2 :

Nbre d’athlètes estimé : 600 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 100 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte :

Nbre officiels majeurs : 54 Nbre officiels mineurs : 75-80 Autre personnel requis :



Normes minimales :

Piste de 400 m en surface synthétique en bonne condition avec huit (8) corridors en ligne droite et en courbe. La piste devra inclure les différentes lignes de départ en fonction des épreuves au programme des Jeux du Québec.

Sauts

Saut en longueur et triple saut

2 aires de sauts indépendantes

Saut en hauteur : 2 aires de saut en hauteur

Saut à la perche : 1 aire de saut à la perche

Aires de lancers

Lancer du poids : 1 aire de lancer du poids

Lancer du disque et lancer du marteau

1 aire de lancer à l’extérieur de la piste (besoin de 60 m), celle-ci devra être accompagnée d’une cage de marteau

Lancer du javelot :

1 aire de lancer en fonction de la prédominance du vent

Normes idéales : Piste de 400m en surface synthétique avec 8 corridors en ligne droite et 6 corridors en courbe

La piste devra inclure les différentes lignes de départ en fonction des épreuves au programme des Jeux du Québec.

Sauts

Saut en longueur et triple saut

1 aire de sauts indépendantes

Saut en hauteur : 2 aires de saut en hauteur

Saut à la perche : 1 aire de saut à la perche

Aires de lancers

Lancer du poids : 1 aire de lancer du poids

Lancer du disque et lancer du marteau

1 aire de lancer à l’extérieur de la piste (besoin de 60 m), celle-ci devra être accompagnée d’une cage de marteau

Lancer du javelot :

1 aire de lancer en fonction de la prédominance du vent


Normes minimales : Surface synthétique reconnu IAAF avec poteaux éclairage

Normes idéales : Surface synthétique reconnu IAAF


Normes minimales : 1 mètre entre la piste et la clôture

Normes idéales :


Locaux nécessaires


Vestiaires 2 Sur le site de compétition Salle de repos 1 Sur le site de compétition


Local santé 1 Tentes ou sur le site de compétition


Secrétariat 1 Doit avoir accès à l’internet

Entreposage 1 Sur le site de compétition





Voir annexe



$ Détails

Possibilité d’avoir un service de 6000.00$

Photofinish + résultats

Personne- ressource

Nom Serge Thibaudeau Titre Coordonnateur technique

Courriel [email protected] Téléphone (514) 252-3041 poste 3484

2.1 Matériel

Estrades

Tableaux d’affichage avec chiffres coulissants

2 séries de dossards de 0 à 1 000 avec épingles

Plate-forme pour « starter »

20 tables 3 x 3 (pupitre)

20 tables 3 x 6

100 chaises

Bancs d’équipe

20 paniers pour matériel

Coffre à outils

Tracteur ou « Cushman » avec remorque

Balais ou rouleaux pour l’eau

Poubelles extérieures

Signalisation

Système de son

Mégaphone

Walkie-talkie

2.2 Équipement technique

COURSE Blocs de départ 10 Cônes indicateurs de couloir (1 set 1 à 8) 2 sets (plan à venir) Haies avec pesées (ajustables 2’6, 2’9, 3’, 3’3, 3’6) 80 Drapeaux rouges de 1,70 m (800 m) 2 Compteur de tours et cloche 1 Bâtons de relais non glissants 12 Drapeaux blancs montés sur bâton 12 x 12 po. 10 Drapeaux rouges montés sur bâton 12 x 12 po. 10 Escalier de 12 personnes (chronométreurs) 1 Paniers à linge numérotés de 1 à 16 2 sets Jauges pour mesurer les haies 3 Cônes orange (12 po.) 60 Sacs de plastique ou micas 12 x 18 transparents 100 Contre-plaqué blanc de 1’ x 6’ (photo-finish) 1 Anémomètres 3 Barrières de steeple (dont une rivière) 5

SAUT EN LONGUEUR Paquets de plasticine semi-dure 12 Planches d’appel rétractables 2 Planches de plasticine 2 Râteaux 2 Balais 2 Niveleur 1 Galons à mesurer (15 m) 2 Galons à mesurer (50 m) 2 Égalisateurs de plasticine 6" (truelle) 2 Brochettes de tiges métalliques pour pointer 2 Pelles rondes 2 Arrosoirs 2 Seaux (10 gallons) 2 Sets d’indicateurs de record provincial et des Jeux 2

SAUT EN HAUTEUR Matelas 3 m x 5 m x 30" avec housse 2 Couvertures imperméables pour matelas dont 2 1 avec toile de polythène 5 m x 7 m Jeux de poteaux 2 Barres transversales en fibre de verre (4 m) 6 Galons à mesurer (10 m) 4 Galons à mesurer (50 m) 4 Jauge à mesurer 2 Support de bois (même grandeur que les matelas) 4

SAUT À LA PERCHE Set de matelas (5 m x 6,50 m) avec housse 1 Couverture imperméable pour matelas 1 et/ou toile de polythène (7 m x 4 m) Set de poteaux 1 Barres de saut (4,50 m) 3 Monte-barre 1 Jauge à mesurer 1 Galon à mesurer (10 m) 1 Galon à mesurer (50 m) 1 Support de bois pour matelas 1 Escabeau de 4 m 1

LANCER DU DISQUE Disques de 1 kg 3 Disques de 1.5 kg 3 Marqueur de distance (20 m) 1 Marqueur de distance (30 m) 1 Marqueur de distance (40 m) 1 Marqueur de distance (50 m) 1 Balai 1 Galon à mesurer (50 m) 1 Cage protectrice (Plan à venir) 1 Serviettes 6 Porte engin (table) 1

LANCER DU JAVELOT JAVELOT DE 500 GR (NOUVEAU JAVELOT) 3 Javelots de 600 gr (nouveau javelot) 3 Javelots de 700 gr (nouveau javelot) 3 Galons à mesurer (100 m) (fibre de verre ou métal) 2 Marqueur de distance (30 m) 1 Marqueur de distance (40 m) 1 Marqueur de distance (50 m) 1 Marqueur de distance (60 m) 1 Porte engin 1

LANCER DU MARTEAU MARTEAU DE 3 KG 3 Marteau de 4 kg 3 Marteau de 5 kg 3 Galons à mesurer (100 m) (fibre de verre ou métal) 2 Marqueur de distance (30m) 1 Marqueur de distance (40m) 1 Marqueur de distance (50m) 1 Marqueur de distance (60m) 1 Porte engin 1

LANCER GÉNÉRAL Lignes de secteur 5 cm blanc 20 m (poids) 2 Ligne de secteur 5 cm blanc 50 m (disque) 1 Lignes de secteur 5 cm blanc 70 m (javelot) 2 Lignes de secteur pouvant être coupées 750m 800m pour délimiter les distances Balance digitale (0 à 8 précise au gramme) 1 Set d’autocollants (1" x 1") 4 couleurs 1 Pointeur (poinçon à glace) 5 Bacs à magnésium 3 Magnésium (bloc) 10

Fiche technique 2

Fédération : Baseball Québec

Discipline : Baseball masculin

Plateau de compétition naturel : terrain de baseball Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1


Nbre officiels majeurs : 24 Nbre officiels mineurs : 12 Autre personnel requis : 2 (web-diffusion)



Normes minimales : 3 terrains éclairés, 305’ au centre, 275’ sur les lignes 2 enclos d’exercice sur chaque côté du terrain

Normes idéales :


Normes minimales : Sol stabilisé – terre, sable et argile Abri couvert, table et chaises pour le marqueur de partie

Normes idéales : Poussière de brique Brique d’argile au monticule et dans les boites de frappeur


Normes minimales : Dégagement de 40 mètres avec un rue, 80 mètres avec une maison

Normes idéales :

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 500 spectateurs (finale)

Locaux nécessaires


Vestiaires 1 Vestiaire des officiels à chaque terrain Salle de repos

Locaux de classe 1 Réunion disciplinaire Autres :

Local santé

Secrétariat

Entreposage





Feuilles de parties 3 pads Balles de parties 15 doz. Identifié au Jeux

Compteur de lancers 6 Tableau d’affichage 4X8 3 Tableau des résultats

Système de son 3 Annonce des joueurs



$ Détails

Balles de parties 1125$ Achat de balles identifiées avec logo des Jeux auprès de la Fédération (75$ / doz.)

Personne- ressource

Nom Robert Brousseau Titre Directeur des opérations baseball

Courriel [email protected] Téléphone (514) 252-3075 #3757

Fiche technique 3

Fédération de basketball du Québec

Discipline : Basketball Masculin et Féminin

Plateau de compétition naturel : 3 Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1

Nbre d’athlètes estimé : 228 x 2 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé :57 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 4

Nbre officiels majeurs : 10 Nbre officiels mineurs : 20 Autre personnel requis : N/A



Normes minimales : Le terrain de jeu est une surface plane et dure, libre de tout obstacle (Figure 1) avec les dimensions de 28m de long sur 15m de large, ces mesures étant prises du bord intérieur des lignes délimitant le terrain.

Environ 3 gymnases sont nécessaires.

Normes idéales : Le terrain de jeu est une surface plane et dure, libre de tout obstacle (Figure 1) avec les dimensions de 28m de long sur 15m de large, ces mesures étant prises du bord intérieur des lignes délimitant le terrain.

Environ 3 gymnases sont nécessaires.


Normes minimales : Le parquet du terrain de jeu doit être:

fixe et en bois ou en matériau synthétique Il doit avoir les dimensions suivantes:

une longueur minimum de 32 000 mm

une largeur minimum de 19 000 mm Avoir une surface antireflet.

Normes idéales : Le parquet du terrain de jeu doit être:

fixe et en bois ou en matériau synthétique Il doit avoir les dimensions suivantes:

une longueur minimum de 32 000 mm

une largeur minimum de 19 000 mm Avoir une surface antireflet.


Normes minimales : Le terrain de jeu doit être délimité par des lignes consistant en lignes de fond (du côté court) et des lignes de touche (du côté long). Ces lignes ne font pas partie du terrain de jeu. Tout obstacle, y compris les personnes assises sur le banc d’équipe, ne doit pas être à moins de 2 mètres du terrain de jeu. Le fabriquant ainsi que la compagnie chargée de l'installation du parquet sont obligés d’avoir un programme d'assurance sur la qualité en conformité avec la norme ISO 9002.Toutes les lignes doivent être tracées de la même couleur, de 5 centimètres de large et clairement visibles. Le plafond ou l’obstacle le plus bas, doit être à une hauteur minimum de 7 m en conformité avec la norme ISO 9002.

Normes idéales : Le terrain de jeu doit être délimité par des lignes consistant en lignes de fond (du côté court) et des lignes de touche (du côté long). Ces lignes ne font pas partie du terrain de jeu. Tout obstacle, y compris les personnes assises sur le banc d’équipe, ne doit pas être à moins de 2 mètres du terrain de jeu. Le fabriquant ainsi que la compagnie chargée de l'installation du parquet sont obligés d’avoir un programme d'assurance sur la qualité en conformité avec la norme ISO 9002.Toutes les lignes doivent être tracées de la même couleur, de 5 centimètres de large et clairement visibles. Le plafond ou l’obstacle le plus bas, doit être à une hauteur minimum de 7 m en conformité avec la norme ISO 9002.

Locaux nécessaires


Vestiaires 2 Par site de compétition Salle de repos 1

Locaux de classe N/A Autres :

Local santé 1 Vestiaire d’officiel

2 1 Masculin et 1 Féminin par site de compétition

Secrétariat 1

Entreposage N/A





Ballons 12



$ Détails

Personne- ressource

Nom Yannick Mercier Titre Coordonnateur

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3057 #3696


Fiche technique 4

Fédération : Fédération Québécoise des Sports Cyclistes

Discipline : Cyclisme sur route

Plateau de compétition naturel : Non (voie publique) Bloc de compétition demandé – ne doit pas être en même temps que le vélo de montagne

Nbre d’athlètes estimé : 150 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 50 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : Variable selon le type d’épreuve (parcours)

Nbre officiels majeurs : 7 Nbre officiels mineurs : à déterminer Autre personnel requis : comité organisateur



Normes minimales : Les distances maximales par épreuve et par catégorie sont les suivantes :

o Minime H et F

CLM individuel : 10 km

CLM équipe : 15 km

Critérium : 35 minutes

Sprint : 300 m

Route : 40 km

o Cadet H et F

CLM individuel : 20 km

CLM équipe : 20 km

Critérium : 50 minutes

Sprint : 300 m

Route : 80 km

Normes idéales : Course sur route : La course sur route devra se dérouler sur un circuit routier de 5 à 10 km. Idéalement, les voies utilisées par les cyclistes devraient être fermées à la circulation. Contre-la-montre individuel : Un parcours de type aller-retour ou boucle permettant la tenue des contre-la-montre est priorisé.. La circulation devra être interdite dans l’aire de départ et d’arrivée et être contrôlée sur le parcours. Il sera important de prévoir une aire d’échauffement afin que les coureurs ne s’échauffent pas sur le parcours. Distances maximales :

Minime : 10 km Cadet : 20 km

Contre-la-montre par équipe : Idem au contre-la-montre individuel. Les distances maximales sont de 15 km pour les minimes et de 20 km pour les cadets. Critérium : Le critérium se déroulera sur un circuit de 1 à 2 km au tour complètement fermé à la circulation. La chaussée doit être en bon état afin d’éviter les chutes et le circuit devra être balayé avant la tenue de l’épreuve. Sprint : Le sprint est disputé sur une distance variant entre 250 m et 350 m. Les vagues sont composées de 4 à 7 coureurs qui disputent le sprint de la même façon que lors d’une course sur route. Le processus d’élimination est le même que celui des épreuves de keirin sur piste. Le parcours doit être sur une ligne droite avec le sprint disputé sur le plat ou en légère montée.


Normes minimales : En tout temps, le revêtement d’asphalte devra être de bonne qualité afin d’éviter des chutes. Les trous devront être bouchés, le parcours balayé (principalement dans les virages) et avec le moins de circulation possible.

Normes idéales : Un revêtement récent sans obstacle (bouche d’égout, terre-plein central…)


Normes minimales : Le parcours doit être totalement fermé à la circulation sur la partie utilisée par les athlètes (ex : côté droit de la route)

Normes idéales : Avoir la totalité de la chaussée fermée. Il est impératif que l’aire de départ et d’arrivée soient dans une zone urbaine pour assurer la visibilité des sports cyclistes. Nous suggérons un attrait touristique de votre localité ou une zone à privilégier dans le cas d’une

télédiffusion de certaines épreuves.

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 300 à 500 selon la localisation de l’événement

Locaux nécessaires


Vestiaires Minimum 2

Homme et femme pour 150 athlètes, afin qu’ils puissent y prendre leur douche

Salle de repos 0


Local santé 1 Tente sur le site de course, proche du départ/arrivée

Secrétariat 1 Roulotte ou estrade sur l’air de départ

Entreposage Minimum 1

Selon la taille, mais doit être suffisamment grand pour y ranger tous les vélos et matériel d’équipe (ex : aréna)





Photofinish 1 350$/jour Véhicules (motos, autos…) Prendre contact avec la fédération

Dossards et plaques de cadre des athlètes si l’organisation décide de ne pas en fournir

2 dossards et 1 plaque de cadre par athlètes

Peinture blanche

Tracer les différentes lignes sur la route (ligne d’appel, ligne de départ/arrivée, braquets)

Arche gonflable départ/arrivée 1 150$/jour Barrières de sécurités

50 derniers mètres avant la ligne d’arrivée et pour fermer le parcours aux automobilistes

Cônes orange Pour diviser la route ou fermer si nécessaire

Plate-forme ou roulotte 1 Sur la ligne d’arrivée pour les officiels et le photo-finish.

Vestes de sécurité Pour les bénévoles sur le parcours

Système de son 1 Pour l’annonceur

Tableau d’affichage 1 Pour afficher les résultats des épreuves

Système de communication radio

Pour que les officiels, l’organisation et le médical puissent communiquer en tout temps



$ Détails

Frais FQSC (photofinish, arche) 1 400 Photofinish pour 4 jours

Pavage Refaire l’asphalte si nécessaire

Location radio, roulotte, barrières, système de son

En fonction des besoins et du matériel offert par la ville

Personne- ressource

Nom Marianne Levesque Titre Adjointe sportive route, piste et paracyclisme



Fiche technique 5

Fédération : Fédération de golf du Québec

Discipline : Golf

Plateau de compétition naturel : Club de golf / Terrain de golf Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2





Normes minimales : Club de golf reconnu et accrédité selon les normes établies par Golf Canada et Golf Québec (18 trous)

Normes idéales : N/A


Normes minimales : N/A Normes idéales : N/A


Normes minimales : N/A Normes idéales : N/A


Locaux nécessaires


Vestiaires 2 locaux Filles / Garçons

Nous utilisons les vestiaires du club pour les douches, toutefois pas besoin des vestiaires

Salle de repos 0


Local santé 1 Salon des bénévoles

1

Secrétariat 1 Salon des athlètes

1 Situé dans le chalet avec une table par région – voir détails plus bas

Entreposage 1





Walkie-Talkie 10 Pull cart 114

Tente de pointage 2 Balle de pratique 12 4 barils par jour

Cannes de peinture (rouge / jaune /blanc) 12 Tout dépend du terrain

Tables 19 Une par région

Jalons 144 Chaises 152 8 chaises par table (région)

Drapeaux éclaireur (vert et rouge) 20 De chaque couleur Tables de pointage 2

Fusil à peinture 1 Chaises pour pointage 12

Chronomètres 3

Cartes de pointage 400



$ Détails

aucun

Personne- ressource

Nom Michèle Raymond Titre Coordonnatrice du développement du sport



Fiche technique 6

Fédération : Fédération de natation du Québec

Discipline : EAU LIBRE

Plateau de compétition naturel : Lac ou rivière Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : selon dates






Normes minimales : Nous référons aux règlements de natation de Swimming/Natation Canada (Annexe D) en vigueur pour les détails des exigences. Voici quelques exigences à prendre en considération pour un choix de site de compétition. Choix du plan d’eau : OWS 5.2 Le parcours doit être choisi dans une eau soumise uniquement à des courants ou des marées très faibles. L’eau peut être salée ou douce. Qualité de l’eau : OWS 5.3 Un certificat attestant que le site est approprié doit être délivré par les autorités compétentes locales d’hygiène et de sécurité. De façon générale, le document doit traiter de l’eau et de la sécurité physique parmi d’autres considérations. Profondeur minimum : OWS 5.4 La profondeur minimum de l’eau en tout point de la course doit être de 1,40 mètres.

Température de l’eau : OWS 5.5 La température de l’eau doit être de 16 degré centigrade au minimum. Elle sera vérifiée le jour de la course, deux heures avant le départ au milieu du plan d’eau à une profondeur de 40 centimètres. Il faut prévoir à l’horaire une journée additionnelle en prévision de mauvaises conditions météorologique.

Normes idéales : Cours d’eau fermé avec peu ou pas de courant, où on peut facilement contrôler (arrêter) la navigation à proximité du circuit de compétition. Accès facile à une plage et un quai Facilité sanitaire proche Aucun roseau ou algue dans le circuit de course


Normes minimales : Plate-forme pour les départs et les arrivées : Une plate-forme doit être installée sur le plan d’eau pour faciliter les départs et effectuer les arrivées. Il doit y avoir suffisamment d’espace pour accueillir environ 15 personnes. Une plaque d’arrivée doit être installée à une hauteur de 30 à 50cm au-dessus du niveau de l’eau

OWS 7.2 Le dispositif d’arrivée doit être une plaque à la verticale d’une longueur minimale de 5 mètres de large et fixé si nécessaire à des appareils de flottaison, attaché de façon sécuritaire en place, de façon qu’il ne bouge page sous l’effet du vent, de la marée ou par la force des nageurs lorsqu’ils touchent la plaque.

Normes idéales : idem


Normes minimales : Bâtiments et toilettes : Des espaces doivent être disponibles pour abriter les nageurs, entraîneurs et les officiels (bâtisses, tentes, ou chapiteaux). Des toilettes publiques doivent être disponibles pour les besoins des personnes présentes.


Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : Estrades : Des estrades sur la plage pour accueillir un minimum de 100 spectateurs

Locaux nécessaires


Vestiaires 3 Féminin, masculin, officiel (Chalet ou tente sur le site)

Salle de repos 1 Chalet ou tente sur le site

Locaux de classe

Autres :

Local santé 1 Chalet ou tente sur le site, bureau des sauveteurs ou salle aménagée pour premiers soins

Secrétariat 1 Le secrétariat de la compétition est effectué avec celui de la piscine. Seulement besoin d’un local pour la compilation des résultats.

Entreposage





Casques de bain 80 Couleurs différentes pour chaque sexe

Porte-voix 1 Pour le starter

Crayons feutres noir 10 Pour marquer les nageurs et les casques

Klaxon à air 2 Pour le départ

Chronomètres électroniques avec rubans

3 Quai de départ/arrivée 1

Bouées de 4 pieds 3-4 Délimiter le circuit

Système de sonorisation 1 Pour l’annonceur

Micro sans fil 1 Pour l’annonceur

Walkie-Talkie 6

Sea-doo 3

Bateaux de sécurité 1

Ponton pour sauveteurs 1

Vestes de sauvetage sur ponton 6

Planches dorsales 1

Bouées torpilles 5

Médical avec trousse de premiers soins

1

Couvertures de laine 20

Panneaux (Arrivée) 1

Podium pour remises de médailles 1

Tables 4

Chaises 10

Toilettes chimiques sur le site 4

À moins que des installations permanentes soient déjà sur place



$ Détails

Plaque d’arrivée 150$ Plexiglass coupé selon les besoin plus support

Aménagement d’un quai de départ Selon les installations déjà existantes

Sea-doo Location ou commandite selon le milieu

Bateaux et ponton Location ou commandite selon le milieu

Bouées de 4 pieds 500$ 4 x 125$ environ

Personne- ressource

Nom Pascal St-Pierre Titre Directeur paranatation et Développement des ressources



Fiche technique 7

Fédération : Fédération de natation du Québec

Discipline : NATATION (bassin et paranatation)

Plateau de compétition naturel : Piscine Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : selon les dates


Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 75





Normes minimales : Note : Nous référons aux règlements de natation de Swimming/Natation Canada (Annexe B) en vigueur pour les détails des exigences. Longueur : 25 mètres. (règlement FR2.1.2) La tolérance de la dimension doit être conforme au règlement FR 2.2.2 lorsque l’on utilise des plaques de touches. Un certificat d’un arpenteur géomètre sera exigé. Système de chronométrage électronique : Un système de chronométrage électronique doit être en place avec plaque de touche dans chacun des couloirs à l’extrémité départ et raccordé à un tableau avec affichage affichant les résultats de chaque couloir. Profondeur de la piscine : Une profondeur minimale de 1.2 mètre (règlement FR 2.3) Profondeur minimale extrémité des plots de départs : 1,35 mètres. Couloirs : Minimum six (6) couloirs d’une largeur minimale de 2 mètres et de préférences 2,5 mètres de largeur. (règlement FR 2.5) Plots de départs : Les plots de départs doivent être installés à l’extrémité partie profonde de la piscine (minimum 1,35 mètres de profondeur) (Les plots doivent être conformes au règlement FR 2.7)

Normes idéales : Idem norme minimal mais 8 à 10 couloirs et l’addition d’un deuxième bassin d’échauffement.


Normes minimales : Corde de faux départs : Une corde de faux départs avec deux supports fixes placés à 15 mètres du départ. (règlement FR 2.10)

Horloge de rythmes : Deux horloges de rythme. (Une par extrémité)

Système de son : Un système de son avec deux microphones



Normes minimales : Espace plancher disponible sur pourtour de la piscine : Minimum 275 mètres carrés.

Normes idéales : tout espace additionnel sera bénéfique à la coexistence des nageurs, entraîneurs et officiels


Estrades : Des estrades pour accueillir un minimum de 250 spectateurs. (Si espace disponible pour les spectateurs est moins de 500 places, obligation d’un circuit vidéo avec salle à proximité pour accueillir le surplus de spectateurs)

Locaux nécessaires


Vestiaires 3 Féminin, masculin, officiels Salle de repos 2 La grandeur dépendra de l’espace plancher sur le pourtour de la piscine 1 athlètes + 1 bénévoles/officiels

Locaux de classe 2 Réunion officiels et fédération Autres : 1

Si l’espace disponible pour gradins est de moins de 500 places, il est obligatoire d’aménager une salle avec vidéo en circuit fermé pour accommoder le surplus de spectateurs

Local santé 1 Bureau des sauveteurs ou salle aménagée pour premiers soins

Secrétariat 1 Internet, téléphone, photocopieur, fournitures de bureau, ordinateur et imprimante

Entreposage 1 Petit local barré si disponible





Logiciel Splash Meet Manager 1 Licence Blocs de départ

6 (hauteur max.: 75cm-hauteur min. 50cm)

Cartes de chronométrage 3000 Séparateurs de couloirs (bouées) anti-vagues

7 Plus si plus de 6 couloirs

Formulaires de disqualification 250 Fanions pour les virages à 5m des extrémités

2

Barres multiprises pour le secrétariat 4 Corde pour les faux départs (15m du départ)

1

Séries d’affiches pour identification des couloirs (de 1 à 6 de droite à gauche) sur la piscine


Séries d’identification des régions 38 19 régions X 2 pancartes par région

Tables pour chronométreurs 6 Plus si plus de 6 couloirs

Chaises pour chronométreurs 20 Plus si plus de 6 couloirs (3 chaises par couloir + deux chrono-chefs)

Paniers pour nageurs 6 Plus si plus de 6 couloirs

Horloges de rythme 1 Minimum 1, idéalement 2

Walkie-Talkie 6

Chronomètres manuels 30 Back-up système électronique

Système électronique avec 6 plaques de touche électronique et afficheur 6 couloirs


Podium pour remises de médailles

1

Micro pour commis de course 1 avec 2 tables rectangulaires et 4 chaises + haut-parleur

Micro pour annonceur + haut-parleur avec table

1

Système de départ pour partir le système électronique

2 Toujours en avoir un de back-up

Système de cordage avec poteaux pour enclaver la piscine (sécurité)

Type bollard

Planches dorsales 2+ Selon norme S3r3

Planches d’entraînement sur place



$ Détails

Si équipement non disponible ou besoin de remplacement, prévoir les argents nécessaires

100 000$ Exemple : système de chronométrage, plots de départ, cordes et ancrages de faux départ, câbles séparateurs de couloirs

Personne- ressource

Nom Pascal St-Pierre Titre Directeur paranatation et Développement des ressources


T


Fiche technique 8

Fédération : Fédération de soccer du Québec

Discipline : Soccer féminin et masculin

Plateau de compétition naturel : *4 à 8 terrains de soccer Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2

Nbre d’athlètes estimé : 684 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 152 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte :




Normes minimales : 60m x 100m * (4 terrains pour les 3 premiers jours ; 8 terrains pour la 4e journée).

Normes idéales : -


Normes minimales :

Les terrains doivent être gazonnés ou artificiels sur toute leur surface. Buts (7,32 m x 2,44 m) avec ancrage.

Normes idéales : -


Normes minimales : 1m sur les côtés et 3 m derrière les buts Normes idéales : 3m sur les côtés et 6m derrière les buts


Locaux nécessaires


Vestiaires 3/terrain Salle de repos 0

Locaux de classe 1 Autres : -

Local santé 1

Secrétariat 1

Entreposage 1





1 tableau d’affichage / terrain 8 4 ballons / terrain 32 Grandeur : 4

Drapeaux de coins 32



$ Détails

-

Personne- ressource

Nom Kambiz Ebadi Titre Directeur des compétitions


Fiche technique 9

Fédération : Softball Québec

Discipline : Softball

Plateau de compétition naturel : terrain extérieur naturel Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2

Nbre d’athlètes estimé : 120 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 30 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 8 (un annonceur, un marqueur par terrain et 6 personnes de soutien)

Nbre officiels majeurs : 22 Nbre officiels mineurs : 15 Autre personnel requis : au moins une personne technique de la fédération par site



Normes minimales : 2 terrains réglementaires Distances :

Plaque du lanceur : 12,2 m (40 pi.) distance entre la pointe du marbre et le côté devant de la plaque du lanceur

Entre les buts : 18,3 m (60 pi.) Lorsque tous les buts sont placés, la distance entre la pointe du marbre et le 2e but devrait être de 25,86 m

Le but de sûreté (but double) au 1er but est obligatoire

La plaque de lanceur doit mesurer 60,96 cm (2 pi.) de long

Clôtures : Possibilité de mettre une clôture non permanente pour la durée de l’événement à la distance donnée dans la section normes idéales.

Abri des joueurs :

Il est recommandé d’aménager l’abri des joueurs avec une clôture à maille de chaînes.

L’abri doit être au même niveau que le terrain et être à l’extérieur des limites du jeu. Celui-ci ne doit pas se situer derrière le premier ou troisième coussin.

On doit retrouver à l’avant du banc des joueurs une clôture d’au moins 1,2 m de hauteur

Clôtures : Écran arrière

Il est préférable d’utiliser un écran arrière avec une toiture afin de retenir le maximum de balles fausses. Toutefois cette toiture ne doit pas empiéter sur l’espace aérien au-dessus du marbre.

Il doit être situé à au moins 7.62 m ou 25 pi. et au plus 9,1 m ou 30 pi. derrière le marbre.

Il doit avoir une hauteur de 6 m ou 20 pi.

Il doit couvrir une distance de 12 m ou 40 pi. derrière le marbre Clôtures le long des lignes de côté

La Fédération demande à ce que le terrain de jeu soit clôturé pour qu’un événement soit sanctionné.

Elles doivent être placées à au moins 5 m ou 16 pi. par rapport aux lignes de buts.

Elles doivent avoir une hauteur minimale de 1,2 m ou 4 pi.

Le dessus des clôtures doit être recouvert d’un élément protecteur (ex. : tuyau de drainage ouvert sur la longueur et placé sur le dessus de la clôture).

Clôtures au champ extérieur

Possibilité de mettre une clôture non permanente pour la durée de l’événement si la clôture déjà en place est trop loin ou bien si elle est inexistante.

Normes idéales : 3 terrains réglementaires ; le troisième serait idéal en cas de mauvaises températures Distances :

Plaque du lanceur : 12,2 m (40 pi.) distance entre la pointe du marbre et le côté devant de la plaque du lanceur

Entre les buts : 18,3 m (60 pi.) Lorsque tous les buts sont placés, la distance entre la pointe du marbre et le 2e but devrait être de 25,86 m

Le but de sûreté (but double) au 1er but est obligatoire

La plaque de lanceur doit mesurer 60,96 cm (2 pi.) de long

Clôtures : Distance minimale 54,9 m (180 pi.) Distance maximale 64 m ou 210 pi.

Abri des joueurs :

Il est recommandé d’aménager l’abri des joueurs avec une clôture à maille de chaînes.

L’abri doit être au même niveau que le terrain et être à l’extérieur des limites du jeu. Celui-ci ne doit pas se situer derrière le premier ou troisième coussin.

Le banc des joueurs dans l’abri doit respecter les éléments suivants : longueur minimum 5 m; hauteur minimum 0,46m; largeur minimum 0,36 m.

On doit retrouver à l’avant du banc des joueurs une clôture d’au moins 1,2 m de hauteur

Clôtures : Écran arrière

Il est préférable d’utiliser un écran arrière avec une toiture afin de retenir le maximum de balles fausses. Toutefois cette toiture ne doit pas empiéter sur l’espace aérien au-dessus du marbre.

Il doit être situé à au moins 7.62 m ou 25 pi. et au plus 9,1 m ou 30 pi. derrière le marbre.

Il doit avoir une hauteur de 6 m ou 20 pi.

Il doit couvrir une distance de 12 m ou 40 pi. derrière le marbre

Clôtures le long des lignes de côté

La Fédération demande à ce que le terrain de jeu soit clôturé pour qu’un événement soit sanctionné.

Elles doivent être placées à au moins 5 m ou 16 pi. par rapport aux lignes de buts.

Elles doivent avoir une hauteur minimale de 1,2 m ou 4 pi.


Le dessus des clôtures doit être recouvert d’un élément protecteur (ex. : tuyau de drainage ouvert sur la longueur et placé sur le dessus de la clôture).

Clôtures au champ extérieur

Elles doivent être placées selon les distances prescrites.

Elles doivent avoir une hauteur minimum de 1,82 m ou 6 pi.

Le dessus des clôtures doit être recouvert d’un élément protecteur.

Installer les poteaux de ligne de démarcation dans les champs droit et gauche afin de démarquer les zones de balles fausses. Ces poteaux doivent une hauteur d’au moins 4,5 m ou 15 pi. à partir du sol.

Piste d’avertissement Il est recommandé d’aménager une piste d’avertissement en bordure de la clôture du champ. Cette bordure de 3 ou 4 m (app. 10 pi.) pourrait être faite de criblures de pierre


Normes minimales : Normalement tous les matchs seront mis sur un horaire de jour par contre avoir au moins deux (2) terrains éclairés est quelque chose de très pratique pour pouvoir reprendre les matchs en cas de mauvais temps au cours des Jeux.

Normes idéales : Pour le softball, il est recommandé d'avoir un terrain avec uniquement un sol stabilisé afin de minimiser les coûts d'entretien. Le sol stabilisé intérieur offre une bonne qualité sportive pour cette activité lorsque sa composition est adéquate et que celui-ci est bien entretenu. Le sol stabilisé pour un terrain de balle est généralement composé d'un mélange de sable, de limon et d'argile. Il n'existe pas de recette unique qui pourrait s'appliquer à toutes les situations. D'ailleurs à l'intérieur d'un même terrain, on peut noter des variations dans la composition. Par exemple, autour du marbre, on devra trouver un peu plus d'argile pour favoriser la stabilité du mélange à cause de l'important piétinement à cet endroit. On doit chercher une texture de terrain optimale permettant l'évacuation de l'eau, une bonne traction pour la course, des glissades sécuritaires (terrain sans abrasif) et une bonne capacité d'absorption des impacts. Il est à noter qu'il existe sur le marché certains mélanges pour sol stabilisé préparés spécifiquement pour les terrains de balle. Normalement tous les matchs seront mis sur un horaire de jour par contre avoir au moins deux (2) terrains éclairés est quelque chose de très pratique pour pouvoir reprendre les matchs en cas de mauvais temps au cours des Jeux.




Comme tous les sports d’équipes plusieurs familles seront présentes lors des matchs. Des estrades pouvant accueillir une centaine de personnes par terrain seraient à prévoir. Braquette : entre 100 et 200 personnes.

Locaux nécessaires


Vestiaires 1 Pour les officiels Salle de repos 1 Pour les bénévoles


Local santé 1

Secrétariat 1

Entreposage 0


Fournis par la fédération Spécification Fournis par le milieu hôte Spécifications


Balles Dudley 72 Pelles 1 Par terrain

Tableaux d’affichage (4’ x 8’) 1 Par terrain Râteaux 2 Par terrain

Tablettes de match et d’alignement 5 Marteaux 1 Par terrain

Traceurs de lignes 1 Par terrain

Serviettes 6 Par terrain

Poteaux de fausses balles 15’ peinturés en blanc

2 Par terrain

Buts + tiges + attaches 3 Par terrain (2 nécessaire et 1 en cas de bris)

Buts de sûreté 2 Par terrain (1 nécessaire et 1 en cas de bris)

Tables 2 Par terrain pour le marqueur et une pour le comité

Chaises 4 Par terrain pour le marqueur et l’annonceur et pour le comité



$ Détails

Réaménagements des terrains en fonction des spécifications techniques de la fédération

Personne- ressource

Nom Geneviève Houle Titre Coordonnatrice technique et développement

Courriel [email protected] Téléphone 514-252-3061, poste 3448

Fiche technique 10

Fédération : TENNIS QUÉBEC

Discipline : Tennis

Plateau de compétition naturel : Surfaces dures (10 à 12 terrains) Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1

Nbre d’athlètes estimé : 114 Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 38 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 16 à 20

Nbre officiels majeurs : 3 Nbre officiels mineurs : 0 Autre personnel requis : 1 à 2 personnel technque de TQ



Normes minimales : Les conditions minimales sont les suivantes : 1) 10 terrains de tennis extérieur en bon état de 10,97 m (36 pieds)

de largeur par 23,77 m (78 pieds) de longueur. 2) Absence de crevasses et adhérence suffisante. 3) En cas de pluie , un minimum de 3 terrains intérieurs est requis

(club intérieur, surface d’aréna ou gymnase). 4) La pente de d’égouttement du terrain doit être dans un seul plan

(largeur du terrain ou longueur du terrain ou d’un coin à l’autre) . Pente de 1 pouce à tous les 10 pieds pour surface rapide ou de 1 pouce à tous les 20 ou 30 pieds pour surface lente.

5) 2 ou 3 terrains de pratique disponibles pendant la compétition seraient un atout précieux pour la région hôte.

Normes idéales : 1) 12 terrains de tennis extérieur en bon état de 10,97 m (36

pieds) de largeur par 23,77 m (78 pieds) de longueur. 2) Absence de crevasses et adhérence suffisante. 3) En cas de pluie, 12 terrains intérieurs sont requis (club

intérieur, surface d’aréna ou gymnase). 4) La pente de d’égouttement du terrain doit être dans un

seul plan (largeur du terrain ou longueur du terrain ou d’un coin à l’autre) . Pente de 1 pouce à tous les 10 pieds pour surface rapide ou de 1 pouce à tous les 20 ou 30 pieds pour surface lente.

5) 2 ou 3 terrains de pratique disponibles pendant la compétition


Normes minimales : 1) Surface dure (asphalte ou ciment recouvert) avec ancrage au

sol pour chacun des filets 2) Eclairage : Minimum requis = 400 lux ou 40 pieds chandelle

Normes idéales : (idem minimale) 1) Surface dure (asphalte ou ciment recouvert) avec

ancrage au sol pour chacun des filets 2) Eclairage : 600 lux ou 60 pieds chandelle


Normes minimales : 1) Espace de dégagement de 18 pieds à partir de la ligne de fond

jusqu’à la clôture. 2) Espace libre de 12 pieds (à partir de la ligne de double) entre

chaque terrain.

Normes idéales : 1) Espace de dégagement de 21 pieds à partir de la ligne de

fond jusqu’à la clôture. 2) Espace libre de 18 pieds (à partir de la ligne de double)

entre chaque terrain.


Locaux nécessaires


Vestiaires n/a Des toilettes doivent être présentes sur chacun des sites de compétition

Salle de repos n/a

Locaux de classe n/a Autres :

Local santé 1 Sur chaque site de compétition : un local ou une tente

Salon des bénévoles

1 Un salon des bénévoles doit être présent sur le site principal de compétition

Secrétariat 1

Un local sur le site principal avec internet, téléphone, photocopieur, fournitures de bureau, ordinateur et imprimante. Les autres sites, s’il y a lieu, doivent être capables de communiquer entre eux.

Douche 2 Un endroit où il y a des douches séparées (garçons et filles) sur le site principal de compétition

Entreposage 1

1 simple local pour entreposer les balles, piquets de simple, tableaux de pointage et équipement d’entretien des terrains est requis.





Balles de tennis Penn Extra Duty 240

Commanditaire officiel de Tennis Québec (facturable au COJQ)

Chaises d’arbitre de simple

2 à 3 1 chaise d’arbitre par site de compétition

Piquets de simple de 3’ et 6 ‘’ 20 à 24

Selon le nombre de terrains / 2 piquets de simple par terrain

Système de son 1 Sur le site principal

Tableau de pointage (0 à 9) 10 à 12 1 tableau de pointage par terrain

Chaises pour les joueurs ou bancs

20 à 24 Selon le nombre de terrains / 2 chaises par terrain

Serviettes 20 à 24

Rouleaux éponges 10 à 12 1 rouleau éponge par terrain

Système de communications

1 Pour pouvoir communiquer entre les sites de compétitions

Table de 4 pieds X 8 pieds 4 à 10 Tables de contrôle sur les sites de compétition

Tableau d’affichage 4 pieds X 8 pieds

3 à 4

Un tableau d’affichage par site de compétition (affichage des tableaux de compétitions, horaires et informations

générales)

Système d’alimentation en eau

3 à 4

Un système d’alimentation en eau par site (bouteilles d’eau ou fontaine)

Porte-Voix 2 à 3 Un par site de compétition

Filets avec courroies et ancrage de sol

10 à 12 Selon le nombre de terrains



$ Détails

Aménagement ou rénovation des terrains si nécessaires (suite à la visite technique de Tennis Québec)

Variable selon l’état des terrains

Installation de coupe-vent sur chaque site Variable

Achat ou location de filets amovibles pour site intérieur en cas de pluie (aréna et/ou gymnase)

Variable

Filets et poteaux (si nécessaires) Variable

Aménagement d’estrades pour les spectateurs

Variable Minimum : 1 estrade par 2 terrains de tennis

Personne- ressource

Nom Jérôme Ouellet Titre Agent de développement

Courriel [email protected] Téléphone (514) 270-6060, poste 602

Fiche technique 11

Fédération : TIR À L’ARC QUÉBEC

Discipline : SECTEUR CONCENTRIQUE

Plateau de compétition naturel : Terrain plat gazonné Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1





Normes minimales : Site concentrique – 1 site Dimensions minimums du terrain (cette installation nécessitera peut-être la pose d’un filet à l’arrière de ballots) - Long de 85 m (15 – 50 – 20) - Large de 70 m (10 - 50 – 10) - Disposition - orienté vers le nord - Terrain plat et gazonné - Site ligné en corridors de 5 m chaque.

Normes idéales : Site concentrique – 1 site Dimensions idéales du terrain - Long de 115 m (15 – 50 - 50) - Large de 90 m (15 – 60 – 15) - Terrain avec une seule ligne de tir et avec une aire libre de

50 m derrière les cibles (inclus dans les 115 m) - Disposition - orienté vers le nord - Terrain plat et gazonné - Site ligné en corridors de 5 m chaque. *Voir fiches A11 et A 12 en annexe


Normes minimales : Site concentrique Surface - La surface doit être lisse et exempte de tout objet non nécessaire à la pratique. Ancrage – aucun Éclairage – aucun mais besoin d’électricité pour le secrétariat et la gestion de la compétition

Normes idéales : Site concentrique Surface - La surface doit être lisse et exempte de tout objet non nécessaire à la pratique. Ancrage – aucun Éclairage – aucun mais besoin d’électricité pour le secrétariat et la gestion de la compétition


Normes minimales : Site concentrique - Le site doit se trouver en dehors des zones circulables. Un

espace sécuritaire doit être envisagé en arrière des cibles et ce sur une distance d’au moins 35 mètres

- Il doit y avoir une aire libre d'au moins 13m derrière la ligne de tir (3 – 5 – 5).

- Il doit y avoir au moins 5 m entre chaque couple de ballots. - Un terrain situé dans une zone résidentielle doit être délimité par

une clôture d'une hauteur d'au moins 1,25 m. Cette clôture doit être placée à au moins 10 m du dernier couloir, de chaque côté du terrain et des cibles et à au moins 13 m de la ligne de tir

- Un terrain situé hors d'une zone résidentielle doit être délimité par un câble placé à 1 m du sol. Le câble doit être placé à au moins 10 m de la dernière cible du côté où se situe le chemin.

Une affiche clairement lisible doit être placée aux chemins d'accès et à l'arrière des cibles et indiquer : « Danger, zone de tir à l'arc, circulation interdite

Normes idéales : Site concentrique - Le site doit se trouver en dehors des zones circulables. Un

espace sécuritaire doit être envisagé en arrière des cibles et ce sur une distance d’au moins 50 mètres

- Il doit y avoir une aire libre d'au moins 15m derrière la ligne de tir (5 – 5 – 5).

- Il doit y avoir au moins 5 m entre chaque couple de ballots - Un terrain situé dans une zone résidentielle doit être délimité

par une clôture d'une hauteur d'au moins 1,25 m. Cette clôture doit être placée à au moins 20 m du dernier couloir, de chaque côté du terrain et des cibles et à au moins 15 m de la ligne de tir

- Un terrain situé hors d'une zone résidentielle doit être délimité par un câble placé à 1 m du sol. Le câble doit être placé à au moins 10 m de la dernière cible du côté où se situe le chemin.

- Une affiche clairement lisible doit être placée aux chemins d'accès et à l'arrière des cibles et indiquer : « Danger, zone de tir à l'arc, circulation interdite ».

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 100 À 150

Locaux nécessaires


Vestiaires 1 Salle de repos 0

Locaux de 1, 2 ou 3 Possibilité d’utiliser des locaux de classe Autres : 1 Tente servant de vestiaire des

classe pour entreposer l’équipement si proche de site de compétition. Le nombre pourra être défini en fonction de la grandeur des salles.

officiels

Local santé 1 Petite tente sur le site concentrique avec trousse

1 Chapiteau pour athlètes qui servira pour armurier

Secrétariat 1

Chalet ou roulotte sur le site Internet, téléphone, photocopieur, fournitures de bureau, ordinateur et imprimante.

3 Toilettes sèches dont 1 pour personnes ayant un handicap

Entreposage

Entreposage des coffres d’arcs des athlètes (de préférence à l’intérieur d’une bâtisse) 1 petite remorque sur le site concentrique ou un endroit pour entreposer les cibles papier.

- Si aucune possibilité de locaux nous devons prévoir une remorque 45’.

À déterminer

Pour couvrir la largeur du terrain concentrique (ligne des athlètes – 60 m )





Secteur concentrique - Cartes de pointage

800

200 blanches et 200 jaunes rondes de qualification et 200 blanches et 200 jaunes rondes éliminatoires

Cibles 80 cm 150 Achat

Secteur concentrique - ballots 24

Advenant qu’il n’existe pas de club dans la ville qui organisera les Jeux de 2020, la fédération sera en mesure de fournir les ballots.

Cibles 122cm 120 Achat

Attaches-cibles (tee de golf ou clous de bardeau, broche)

300 Achat ou fabrication

Ballots 24 Achat, location ou fabrication

Pavillons 24 12 jaunes et 12 verts fluo, fabrication

Support d’arcs 15 Fabrication ou location

Indicateurs de distance 4 30 m et 50 m deux fois

Numéros de cibles 48 1 à 24 deux fois

Système de lumière avec commande

2

Style feux de circulation placés à 25 mètres de la ligne de tir de chaque côté du terrain

Plan 8 1/2 x 14 avec clips sur chacun des ballots

48 Clipboards

Plate-forme de 2m/2m haute de 30cm contenant une table pour le système de contrôle de lumières et de son et une chaise.

1

Elle est placé au milieu du terrain couverte par une tente 10/10 pour protéger contre le soleil et la pluie. Poste de

commande du directeur de tir (DOS)

Chaises 80

Poubelles 5

Lettres A, B, C et D 96 24 sets de 4 lettres. Fabrication

Panneau d’alternance A+B sur un côté et C+D sur l’autre côté

1

Tableaux d’affichage 2 4’ x 8’

Système de son 1 Pour annonces à la table du DOS



$ Détails

Ballots Environ 3000,00$

Achat du matériel et fabrication

Cibles papier Environ 1500,00$

Achat

Personne- ressource

Nom Gabriela Cosovan Titre Directrice technique



Fiche technique 12

Fédération : Triathlon

Discipline : Triathlon

Plateau de compétition naturel : Proximité d’un lac et d’un circuit routier sécurisé Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1



Nbre officiels majeurs : 4 Nbre officiels mineurs : 4 Autre personnel requis : 12 (annonceur (1), chronométreur (2), sauveteur (4), mécanicien (2), médical (3)



Normes minimales : Natation : en lac ou rivière, parcours en rectangle de maximum 500 mètres, départ d’un ponton ou d’une plage d’au moins 40 mètres de largeur et perpendiculaire d’au moins 150 mètres Vélo : parcours fermé à la circulation de 10 kilomètres (boucles acceptées, mais maximum 4 boucles de 2,5 kilomètres). Course : parcours fermé à la circulation, asphalte ou terre battue très dure en boucle ou aller-retour (pour distance de maximum 2,5km). Largeur de 2 mètres minimales Zone de transition : à moins de 100m de la sortie de l’eau sur une surface plate assez grande pour accueillir 114 vélos

Normes idéales : Natation : en lac parcours en rectangle de 375 mètres, départ d’un ponton ou d’une plage de 50 mètres de largeur et perpendiculaire de 150 m (1ère bouée) Vélo : parcours fermé à la circulation de 10 kilomètres 1 boucle de 10km ou 2 boucles de 5km Course : parcours fermé à la circulation, asphalte, largeur de 3 mètres. 1 boucle de 2,5km Zone de transition : à moins de 100m de la sortie de l’eau sur une surface plate assez grande pour accueillir 114 vélos


Normes minimales : Natation : qualité de l’eau vérifiée, température supérieure à 14 degré Sorite de l’eau : tapis ou surface lisse vers la transition Zone de transition : tapis, pelouse en bonne condition ou asphalte lisse Vélo : asphalte de très bonne qualité, largeur minimale 1 voie Pas de croisement entre les parcours

Normes idéales : Natation : qualité de l’eau vérifiée, température de l’eau entre 20 et 24 degré Sorite de l’eau : tapis ou surface lisse vers la transition Zone de transition : asphalte lisse avec tapis bleu Vélo : asphalte de très bonne qualité, largeur de 2 voies (largeur de 6 mètres) Aucun croisement dans les parcours


Normes minimales : Parcours de natation formant un rectangle et balisé par des grosses bouées Parcours de vélo et de course à pied fermés à la circulation Prévoir sécurité sur le parcours de natation : kayak, bateau à moteur, Sûreté du Québec (si nécessaire), sauveteurs Prévoir sécurité sur le parcours de vélo : moto de tête, motos pour les officiels, véhicule de queue. Présence de policiers et bénévoles aux intersections pour fermeture du parcours Prévoir des traverses piétonnières le long du parcours opérées par des bénévoles

Normes idéales : Parcours de natation formant un rectangle et balisé par des grosses bouées Parcours de vélo et de course à pied fermés à la circulation Prévoir sécurité sur le parcours de natation : kayak, bateau à moteur, Sûreté du Québec (si nécessaire), sauveteurs Prévoir sécurité sur le parcours de vélo : moto de tête, motos pour les officiels, véhicule de queue. Présence de policiers et bénévoles aux intersections pour fermeture du parcours Prévoir des traverses piétonnières le long du parcours opérées par des bénévoles

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 200 à 500

Locaux nécessaires

Type de locaux Quantité Détails Type de locaux

Quantité Détails

Vestiaires 2 Sous un chapiteau avec chaise et endroits pour se changer ou à l’intérieur d’un

Salle de repos

1 Chapiteau ou tentes aire de dégagement avec


bâtiment toilette, table à pique-niques pour dîner et collations

Locaux de classe

1 Pour réunion de coach et d’avant-course Endroit aménagé près du départ (tente ou aire de dégagement)

Autres : 1 1

Tente pour annonceur Tente pour chronométrage

Local santé 1 Selon l’équipe de premier soin (tente ou local)

Secrétariat 2 1- Tente pour enregistrement et marquage 2- Tente ou local pour officiel

Entreposage 1 Entreposage de maximum 114 vélos





Ruban mesh pour clôture Selon le besoin

Barricades de sécurité autour de la transition, aux endroits stratégiques le long du parcours et dernier 50m avant l’arrivée

Selon le parcours

Tapis pour la zone de transition te l’arrivée (soit fédé, soit milieu hôte)

Selon parcours et surface

Bouées Selon le parcours Min. 4

Grosses bouées

Tapis pour la sortie de l’eau vers la transition

Selon parcours

Affiches de signalisation sur les parcours de vélo et course à pied

Affiches et drapeau entrée/sortie de transition

4 Cônes pour baliser le parcours

Selon le parcours

Cônes pour baliser le parcours Selon le parcours

Tables de ravitaillement 4

Arche d’arrivée 1 Poubelle après ravitaillement

4

Arche de sortie de l’eau 1 Système communication (walkie-talkie)

10

Matériel ligne embarquement (ruban, cônes, drapeaux)

2 Ruban pour délimiter la zone de circulation

Selon Parcours

Tente de pénalité sur le parcours 1 Système de son et porte-voix

2

Tentes (transition et autre) 3 Kayaks et/ou bateau Min. 4

Klaxon à air comprimé 1

Peinture, craie, crayons, marqueurs Au besoin

Supports à vélo 152

Classique ou ITU à confirmer par la fédération



$ Détails

Casques de bain pour les athlètes (114) 750$ Couleurs différentes

Entreprise de chronométrage 2500$ Choisir compagnie avec expérience (ex : sportstats)

Pancartes individuelles et dossards (114) 300$ Dossards et/ou feuilles à plastifier pour transition et course à pied

Personne- ressource

Nom Francis Sarrasin Larochelle Éric Noël

Titre Coordonnateur technique – programme Coordonnateur technique - compétitions

Courriel

[email protected] [email protected]

Téléphone 438-821-8359 514-252-3121, ext : 2




Fiche technique 13

Fédération : Fédération québécoise des sports cyclistes

Discipline : Vélo de montagne

Plateau de compétition naturel : Centre de ski alpin ou de ski de fonds

Bloc de compétition demandé 1 ou 2 :


Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 40

Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 12-16




Normes minimales : Les sentiers de vélo de montagne doivent être aménagés selon des normes spécifiques. Dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec, 4 à 6 km de sentiers seront requis (exceptionnellement, la distance minimale pourrait être de 2,5km). Le Guide d’aménagement des sentiers de vélo de montagne contient l’ensemble des normes qui doivent être respectées : www.fqsc.net/montagne/sentiers. Les sentiers aménagés devront être approuvés par la FQSC. Il est recommandé de procéder à l’aménagement des sentiers en faisant appel à une entreprise spécialisée. Voici quelques spécifications importantes concernant le parcours de cross-country : Un format de type «feuille de trèfle» ou le «huit» sont des modèles de circuit idéaux qui offrent de nombreux points de visibilité pour les spectateurs et permettent de ne pas tracer des boucles trop courtes. Une configuration en trèfle réduit la surface à couvrir, ce qui présente des avantages considérables pour les liaisons de radiocommunication, l’évacuation médicale et la répartition des signaleurs. Il est important de trouver un compromis entre un aspect visuel intéressant pour les spectateurs et une boucle qui ne paraisse pas ennuyeuse pour les coureurs. Les circuits de cross-country olympique doivent avoir une distance minimale de 4 kilomètres et maximale de 6 kilomètres. Chaque tour doit être à 85% hors route. Ne pas intégrer d’obstacles artificiels simplement pour divertir les spectateurs. Si certains obstacles naturels ou passages intéressants se trouvent près de la zone départ ou d’arrivée, ils doivent être mis en valeur et indiqués. Les descentes abruptes et/ou potentiellement dangereuses doivent être délimitées par de la rubalise. La bande doit être fixée sur des piquets de slalom, en bambou ou en PVC, à 50 centimètres du sol. Les piquets en métal sont interdits, si des piquets de bois sont utilisés, ils doivent être orientés vers l’extérieur du parcours. Aux endroits appropriés du circuit (murs, souches, troncs d’arbre, etc.), établir des protections avec des matelas ou des bottes de paille. Le rembourrage doit être fixé de manière à ne pas se dérober en cas de choc. Chaque fois que la situation l’exige, au bord d’un précipice par exemple, tendre des filets de protection. Tout grillage coupant est à proscrire. Possibilité d’utiliser une structure fine, mais avec des mailles de 5 cm x 5 cm au maximum. Les ponts et les rampes en bois doivent être recouverts d’une matière antidérapante (grillage, bardeau d’asphalte ou peinture antiglisse spéciale). L’utilisation d’un grillage «chicken wire» est tolérée lorsque le pont ou la rampe n’est pas précédé d’une descente.

Normes idéales : S/O

http://www.fqsc.net/montagne/sentiers

Le parcours doit être clairement balisé à l’aide de ruban de baisage. Lors d’une situation jugée potentiellement dangereuse, un système de signalisation doit être utilisé. Voici quelques spécifications importantes concernant le parcours du contre-la-montre: En départ individuel, le parcours du contre-la-montre doit être relativement rapide et est généralement moins technique que le parcours de cross-country. Des sections simples traces peuvent être aménagées sans problème. Le balisage du parcours doit être très clair afin d’éviter la confusion des coureurs. Il est aussi important d’indiquer la distance qui reste à parcourir à partir du dernier kilomètre (1 km, 500 m, 250 m). Il est impossible de passer deux fois au même endroit dans un parcours de contre-la-montre. Voici quelques spécifications importantes concernant le parcours de cross-country elminator (sprint): Le parcours de cette épreuve axée sur la vitesse, peut comprendre des sections asphaltées jusqu’à concurrence de 50% de la distance totale qui doit varier entre 1 km et 1,5 km selon le niveau de difficulté. Il est fortement recommandé de tenir cette épreuve là où se retrouvent les spectateurs (parc urbain) plutôt que d’emmener les spectateurs au site de compétition parfois éloigné en forêt. Une quantité de virages inclinés en terre battue, de petites montées et de bosses de roulement viendront s’inspirer du BMX afin de rendre l’évènement spectaculaire. Voici quelques spécifications importantes concernant le parcours de cross-country relais par équipe :

Le parcours est similaire au format du cross-country, le départ quant à lui se fait par vague Autre détail : Une zone de relais doit être aménagée à la fin de la boucle.


Normes minimales : Tel que mentionné dans le guide d’aménagement.



Normes minimales : Normes minimales :

Les banderoles de départ et/ou d’arrivée seront placées immédiatement au-dessus des lignes de départ et d’arrivée à une hauteur minimum de 2,5 mètres du sol et couvriront toute la largeur du parcours. La zone de départ d’une épreuve de cross-country (épreuves départ en groupe) doit :

avoir une largeur d'au moins 8 mètres sur une distance minimum de 50 mètres avant la ligne de départ

avoir une largeur d'au moins 8 mètres sur une distance minimum de 100 mètres après la ligne de départ

être aménagée dans un secteur plat ou en montée. Le premier rétrécissement après le départ doit permettre un passage facile de l’ensemble des coureurs.


La zone d’arrivée d’une épreuve de cross-country (épreuves départ en groupe) doit :

avoir une largeur d'au moins 4 mètres sur une distance minimum de 50 mètres avant la ligne d'arrivée

avoir une largeur d'au moins 4 mètres sur une distance minimum de 20 mètres après la ligne d'arrivée

être aménagée dans un secteur plat ou en montée. Des barrières seront placées des deux côtés du parcours sur un minimum de 100 mètres avant et 50 mètres après la ligne de départ et aussi la ligne d’arrivée si celle-ci n’est pas au même endroit.

Une signalisation claire et précise devra être placée au début du dernier kilomètre de course.


Locaux nécessaires

Type de locaux

Quantité Détails Type de locaux Quantité Détails

Vestiaires 1 Salle de repos 1 Officiels et bénévoles

Locaux de classe

Autres :

Local santé 1 Médical 1

Secrétariat 1

Entreposage 1 Pour les vélos des participants





Système de chronométrage 1 Fournis et facturé par la FQSC

Laves-vélo

Bannière arrivée et départ 1 Peut être fournie par la FQSC

Signalisation sur le parcours Variable

Selon le parcours – affiches en coroplast

Plaque de guidon en styrène Variable Fournis et facturé par la FQSC

Ruban de balisage et piquets Variable

10 à 20 rouleaux de 1000 pieds et ±500 piquets

Peinture fluorescente Variable

Tableaux d’affichage 4’ x 8’ 2

Radio communication 10-15 Commissaires et comité organisateur

Système de son 1

Barrière de contrôle de foule 150 Selon le parcours

Boyaux (lave vélo) 5

Tables Variable

Véhicule tout terrain 2

Cônes Variable Selon le parcours



$ Détails

Système de chronométrage 1000$ 3 journées à 300-350$

Plaque de guidon en styrène 300-400$

Personne- ressource

Nom Fabien Blot Titre Coordonnateur technique Vélo de montagne

Courriel [email protected] Téléphone 514 252 3071 poste 3471

Fiche technique 14

Fédération : Volleyball Québec

Discipline : Volleyball féminin et masculin

Plateau de compétition naturel : Gymnases Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1

Nbre d’athlètes estimé 420: Nbre d’entraîneurs / accompagnateurs estimé : 105 Nbre de bénévoles requis par le milieu hôte : 12

Nbre officiels majeurs : 24 Nbre officiels mineurs : 24 Autre personnel requis : 12 (personnels de soutien)



Normes minimales : 7 Terrains de 18 x 9 m. L’espace de jeu libre est l’espace situé au dessus de l’aire de jeu et libre de tout obstacle sur une hauteur d’au moins 7 m, mesuré à partir de la surface de jeu.

Normes idéales : 8 Terrains de 18 x 9 m. L’espace de jeu libre est l’espace situé au dessus de l’aire de jeu et libre de tout obstacle sur une hauteur d’au moins 9 m, mesuré à partir de la surface de jeu.


Normes minimales : La surface de jeu doit être de couleur claire, plate, horizontale et uniforme. La surface ne doit présenter aucun danger de blessures pour les athlètes. Les ancrages doivent être à 0,5 m à l’extérieur de chaque ligne de côté. Les poteaux doivent être arrondie et lisses. La fixation des poteaux au moyen de câble est interdite. L’éclairage doit être suffisant pour la télédiffusion.

Normes idéales : La surface de jeu doit être de couleur claire, plate, horizontale et uniforme. La surface ne doit présenter aucun danger de blessures pour les athlètes. Les ancrages doivent être à 1 m à l’extérieur de chaque ligne de côté. Les poteaux doivent être arrondie et lisses. La fixation des poteaux au moyen de câble est interdite. L’éclairage doit être suffisant pour la télédiffusion.


Normes minimales : Il doit y avoir une zone libre d’au moins 3 mètres sur tous les côtés. 2 terrains adjacents doivent être séparés d’au moins 6 m.

Normes idéales : Il doit y avoir une zone libre d’au moins 3 mètres à partir des lignes de côtés et de 5 mètres à partir des lignes de fond. 2 terrains adjacents doivent être séparés d’au moins 6 m.

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 500 et plus pour les finales

Locaux nécessaires


Vestiaires Nécessaire en grandeur et en nombre suffisant pour tous les athlètes masculin et féminin et les arbitres

Salle de repos Nécessaire pour les bénévoles et les athlètes

Locaux de classe Peut être utile pour les arbitres Autres :

Local santé 1 Près des terrains

Secrétariat 1 Internet, téléphone, photocopieur, fournitures de bureau, ordinateur et imprimante

Entreposage





Ballons 8

Selon l’entente en vigueur. Fourni par Volleyball Québec. Les ballons resteront la propriété de Volleyball Québec. Possibilité à l’organisateur d’acheter les ballons à la fin des jeux.

Poteaux, antennes et protecteur

2 Par terrain (total de 16 poteaux, 16 antennes et 16 protecteurs)

Feuilles de match et de position

Selon le nombre de matchs prévus aux Jeux du Québec. Fourni par Volleyball Québec

Filet et chaise d’arbitre 1 Par terrain (total de 8 filets et 8 chaises d’arbitre)

Fanion pour juges de lignes 2 Utiliser lors des finales.

Indicateur de pointage et banc suédois

2 Par terrain (total de 16 indicateurs et 16 bancs suédois)

Chaises 8 Par terrain pour les entraîneurs et marqueurs. (total de 64 chaises)

Tables 1 à 2 Par terrain, dépend de la grosseur de la table.

Toujours prévoir des surplus en cas de bris.



$ Détails

Poteaux réglementaires A proscrire, les poteaux bleus avec une base triangulaire. Nous suggérons la marque Spieth Anderson

Ancrages réglementaires

Filets

Personne- ressource

Nom Nikolas Perron Titre Coordonnateur de programmes

Courriel [email protected] Téléphone 514 252-3065

Fiche technique 15

Fédération : Volleyball Québec

Discipline : Volleyball de plage féminin et masculin

Plateau de compétition naturel : sable (extérieur) Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2


Nbre officiels majeurs :16 Nbre officiels mineurs : 24 Autre personnel requis : 9 (personnel de soutien)



Normes minimales : 7 terrains de dimension 16 m x 8 m avec une orientation Nord-Sud de préférence.

Normes idéales : 8 terrains de dimension 16 m x 8 m avec une orientation Nord-Sud de préférence.


Normes minimales : Le sable ne doit pas soulever trop de poussière, le sable de route ou de construction ne répond aux normes de jeu sur les circuits offerts par Volleyball Québec. La profondeur du sable doit être à 35 cm (granulométrie disponible). Pour l’éclairage, ça ne s’applique pas puisque nous sommes à l’extérieur. Les ancrages/poteaux doivent être installé à 0,7 mètre des lignes de côté.

Normes idéales : Le sable ne doit pas soulever trop de poussière, le sable de route ou de construction ne répond aux normes de jeu sur les circuits offerts par Volleyball Québec. La profondeur du sable doit être à 40 cm (granulométrie disponible). Pour l’éclairage, ça ne s’applique pas puisque nous sommes à l’extérieur. Les ancrages/poteaux doivent être installé à 1 mètre des lignes de côté


Normes minimales : Pour des terrains côte à côte, une zone libre entre les terrains de 5 mètres et au moins 3 mètres en fond de terrain. Pour des terrains bout à bout, zone libre entre les terrains de 6 mètres et au moins 3 mètre de chaque côté. Prévoir un système d’arrosage pour tous les terrains si le sable devient trop chaud.

Normes idéales : Pour des terrains côte à côte, une zone libre entre les terrains de 6 mètres et au moins 4 mètres en fond de terrain. Pour des terrains bout à bout, zone libre entre les terrains de 8 mètres et au moins 3 mètre de chaque côté. Prévoir un système d’arrosage pour tous les terrains si le sable devient trop chaud.


Locaux nécessaires


Vestiaires Tente pour les athlètes féminins et masculins et les arbitres

Salle de repos Tente pour les bénévoles


Local santé Tente pour l’équipe médicale Douche extérieure

Important qu’il y ait une douche extérieure sur le site de compétition si un plan d’eau n’est pas disponible près des terrains.

Secrétariat Tente ou roulotte climatisées avec internet, téléphone, ordinateur et fourniture de bureau

Entreposage Conteneur pour matériel





Ballons 8 Poteaux 2 Par terrain (16 poteaux) Poteaux ajustable pour les différentes hauteurs.

Feuilles de matchs Fourni en quantité suffisante

Protecteur de poteaux et antennes

2 Par terrain (16 protecteurs et 16


antennes)

Fanions de juge de ligne 2 Filet 1

Par terrain (8 filets) Filet de 8,5 m de long, 1 m de large, mailles carrées de 10 cm de côté et une bande supérieur et inférieur en toile de 7 à 10 cm de largeur

Système de ligne amovible 1

Par terrain (8 systèmes) Système de type « webline » de 5 cm de largeur

Chaises 8 Par terrain (64 chaises)

parasol 3 Par terrain (24 parasols)

Râteaux spéciaux pour le sable

2 Par terrain (16 râteaux) Idéal avec une surface de 36 à 40 pouces.

Système de son 1 Système assez fort pour être entendu sur tous les terrains


$ Détails

Sables 8000 $ à 10000 $ par terrain

Document norme d’aménagement de volleyball de plage disponible. Communiquer avec Volleyball Québec.

Système de drainage (membrane géotextile)

Peut être moins dispendieux de regrouper les terrains sur une même surface sablonnée.

Poteaux, protections poteaux et filets

Personne-ressource

Nom Nikolas Perron Titre Coordonnateur de programme


Disciplines optionnelles

Fiche technique 16

Fédération : Équestre

Discipline : classique

Plateau de compétition naturel : oui Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 1


Nbre officiels majeurs : 6 Nbre officiels mineurs : 10 Autre personnel requis : Fourni par la fédération



Normes minimales : Partage des aires Dressage et saut d’obstacles : 1 aire de compétition de 50m x 75m, 1 aire de pratique de 50m x 75m clôturée

Normes idéales : Aire distinctes aux disciplines Dressage : 1 aire de compétition de 50m x 70m, 1 aire de pratique de 50m x 70m clôturée Saut d’obstacles : 1 aire de compétition de 50m x 75m, 1 aire de pratique de 30m x 50m


Normes minimales : Sol gazonné, exempt de roches, sans trous, bien drainé, non glissant

Normes idéales : Sol de terre battue, exempt de roches, bien drainé, non glissant


Normes minimales : Chevaux non accessibles au public Clôture pour délimiter les spectateurs des chevaux Clôtures pour délimiter l’aire de compétition et l’aire d’échauffement Une distance minimale de 10m doit être prévue entre l’aire de pratiques et de compétition Aire de stationnement pour les véhicules et remorques à l’extérieur des aires de pratiques et de compétitions

Normes idéales :


Locaux nécessaires


Vestiaires 0 Salle de repos 2 Athlètes et officiels

Locaux de classe

0 Autres : 64 Stalles pour les chevaux

Local santé 1

Secrétariat 1

Entreposage À déterminer

Doit être à proximité du lieu d’hébergement des chevaux et suffisamment grand pour contenir équipement et alimentation des chevaux





Eau courant et potable 4 Sorties d’eau facilement accessible, peut être une citerne

Clôtures pour délimiter les aires de compétition et d’échauffement

Tables 4

Chaises 12

Jeux d’obstacles pour épreuves de saut d’obstacles et clôtures de dressage

1

Tracteur et herse pour l’entretien des surfaces, si en sable

1

Conteneur pour fumier 1

Walkie-talkie 8

Tableau d'affichage (4' x 8')

1

Système d'amplification 1

Fiche technique 17

Fédération : Fédération de voile du Québec

Discipline : Voile

Plateau de compétition naturel : plan d’eau Bloc de compétition demandé 1 ou 2 :2


Nbre officiels majeurs :10 Nbre officiels mineurs : 10 Autre personnel requis :



Normes minimales : Normes minimales : Identification d’un plan d’eau

navigable permettant l’installation d’un parcours répondant aux normes techniques de la Fédération de voile pour les catégories identifiées à la Finale.

Choix du plan d’eau :

environnement sécuritaire : pas de courant avec idéalement des vents constants et de force 3 à 5 nœuds (selon courant et marées)

Profondeur minimum :

la profondeur minimum devra être de 8’

Dimension du parcours :

dimension minimale de 5/8 de « mile » nautique (approximativement 1 km) dans toutes les directions

Localisation du parcours vs l’espace terrestre :

le parcours doit être visible, au maximum 1km à partir du secrétariat/du lieu terrestre d’accueil des participants, de la mise à l’eau et des spectateurs

Température de l’eau :

La température de l’eau devrait être minimalement de 160 à 170 C

Détails techniques essentiels à la réalisation :

rampe de mise à l’eau

quai d’accostage

aire sécurisée d’entreposage des embarcations

facilité sanitaires sur le site : toilettes – douches – eau courante pour boyau d’arrosage, etc.

abri pour les athlètes

roulotte ou chalet pour le secrétariat Bateau comité

Normes idéales :

Choix du plan d’eau :

environnement sécuritaire : pas de courant avec idéalement des vents constants et de force 5 à 12 nœuds

Localisation du parcours vs l’espace terrestre :

le parcours doit être visible et à proximité du secrétariat/du lieu terrestre d’accueil des participants, de la mise à l’eau et des spectateurs


Normes minimales : NA Normes idéales :


Normes minimales : Le parcours doit être protégé (pas dans une zone de navigation

intensive, aire d’atterrissage d’hydravion, etc.). Normes idéales :

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : Dépends de l’accessibilité du site : peut varier de 50 à plus de 100. Il est souhaitable de prévoir, sur la berge, un espace aménagé pour les spectateurs (estrades, tables de pique-nique ou espace suffisant pour que les spectateurs apportent leur chaise).

Locaux nécessaires


Vestiaires 2 Chalet ou tente sur le site. Capable d’accueillir 8-10 personnes à la fois Salle de repos 1

Aire de rassemblement pour les athlètes entre chaque régate / servant d’abri en cas d’intempéries.


Locaux de classe Autres : Bateaux

de comité de course

2

Capacité 4 personnes et plus, dont un avec espace couvert et toilettes. Les officiels y passent la journée sans revenir à terre.

Local santé 1 Chalet ou tente sur le site. Toilettes 4

Secrétariat 1 Chalet ou roulotte avec électricité, téléphone, internet, etc. Voir liste pour matériel.

Entreposage 1 Chalet ou roulotte avec électricité, téléphone, internet, etc. Voir liste pour matériel.





Sur demande 12 Laser-Radial Barrières de foule pour 150 pieds

Sur demande 12 Optimist Bateaux de sécurité zodiac+ zodiac navette 7

Sur demande Câbles pour chaque bouée

Chronomètres manuels 5

Couvertures de laine 25

Dolley à bateau Optimist 2

Dolley à bateau Laser 2

Écopes (sceaux pour vider l'eau dans les bateaux) 12

Estrades 3X 50 personnes

3

Huile à 2 temps 15 x 1 litre (si utilisation de moteurs 2 temps)

15

Jeu de drapeaux (B-L-M-N-S-X-Y-Z-CC blancs, bleus, rouges, 1er substitut, AP, drapeaux de classe)

2

Klaxons à air comprimé 4

Litres d'essence 400

Mât sur le bateau comité pour affichage des signaux avec drisses

1

Mât sur terre avec drisses 1

Mégaphones 2

Ponton (Gros - surface plane)

1

Poubelles 10

Quai flottant (aucun quai sur roues) (6' x 60')

1

Support à bateau 50 m. de styromousse genre nouilles de piscine

Système de son sans fil + 2 micros sans fil

1

Tables + chaise 3

Tables de pique-nique 10

Tableau d'affichage officiel 4' x 8' (autoportant, troué)

1

Tablettes rigides avec attaches 8½ x 14

10

Tentes 10 x 10 (annonceur) 1

Walkies-Talkies 2 fréquences

15

Ordinateur avec imprimante 1

Téléphones + Internet 1

Cellulaires 2

Paquets de feuilles d'imprimante 8 1/2 x 11

2

Rouleaux de gros ruban adhésif "maskin tape"

4

Rouleaux de "scotch tape" 4

Rouleaux de "scotch tape" 4

Crayons à mine 20

Stylos 20

Pochettes transparentes 8 1/2x11

20

Règles 30 cm

2

Craies

10

Bac hermétique (10 litres) pour transport matériel sur l'eau

1

Boîte de gros sac style « ziploc congélateur »

2

Tous les bateaux de sécurité doivent être munis d'une trousse de sécurité



$ Détails Budget pour la réparation et le remplacement de matériel et pour les bateaux qui seront loués de particuliers

2500 Liste détaillée disponible sur demande.

Personne- ressource

Nom Florence Lastreto Titre Coordonnatrice

Courriel [email protected] Téléphone 514 252 3097

Fiche technique 18

Fédération : Fédération québécoise des sports cyclistes

Discipline : BMX

Plateau de compétition naturel : Bloc de compétition demandé 1 ou 2 :





Normes minimales : Le BMX demande une infrastructure spécifique. Dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec, une piste de niveau régional est l’infrastructure minimale requise pour la tenue des courses. Le Guide de construction de piste est disponible sur le lien suivant avec tous les détails : www.fqsc.net/bmx/infrastructures-de-bmx La piste devra être homologuée de niveau régional avant la tenue d’une première course. Les détails de l’homologation sont indiqués dans le guide de construction.

Normes idéales : Une piste de niveau provincial est le niveau de piste idéal.


Normes minimales : - Grille de départ pneumatique. - Autres détails tel qu’indiqué dans le guide de construction.

Normes idéales : Butte de départ, courbes et arrivée asphaltée (entretien plus facile et idéal sur le plan sportif) Intégration d’un local d’entreposage à la butte de départ Installation de deux bannières : départ et arrivée Site clôturé de façon permanente Éclairage


Normes minimales : Tel qu’indiqué dans le guide de construction pour une piste de niveau régional.

Normes idéales : Tel qu’indiqué dans le guide de construction pour une piste de niveau provincial.


Locaux nécessaires


Vestiaires 1 Salle de repos 1

Locaux de classe

Autres :

Local santé 1 Tente Tente annonceur

1

Secrétariat 1 Tente ou local

Entreposage 1 Entreposage des vélos et tentes


Fournis par la fédération Spécification Fournis par le milieu

hôte

Spécifications


Plaques de guidon ±100 Facturées Attaches rapides 1000 Pour les plaques

Système de chronométrage et gestion de course BEM

1 Facturé Électricité 1 7-8 X15AMP

Rubans de balisage 1-2 Facturés Eau / entretien de la piste

3 Tuyaux d’arrosage avec bonne pression

Radios de communication commissaires 8 Prêtés Matériel / lignage de la piste

1 Lignage complet à tous les jours

Râteaux et balais pour l’entretien de la piste

3-4 De chaque item

Tableaux d’affichage 2 Pour les résultats

Système de son 1

Barrières de contrôle de foule

Entre 20 et 50

Tables / chaises 5-10

Bannière départ 1

Bannière arrivée 1

Cônes petit format ± 20

Drapeaux rouges (commissaires)

2

Drapeaux jaunes (commissaires)

8

Drapeaux bleus, noirs, verts et orange pour le relais par équipe

2 de chaque couleur

Brassards bleus, noirs, verts et orange pour le relais par équipe

6 de chaque couleur



$ Détails

Plaques de guidon 300$ Montant approximatif

Système de chronométrage et gestion de course BEM

1000$ Trois journées calculées à environ 300-350$/journée. Comprend la ressource humaine et l’équipement.

Rubans de balisage 40$

Personne- ressource

Nom Fabien Blot Titre Coordonnateur Technique BMX

Courriel [email protected] Téléphone 514 252 3071 poste 3471

Fiche technique 19

Fédération : Baseball Québec

Discipline : Baseball féminin

Plateau de compétition naturel : terrain de baseball Bloc de compétition demandé 1 ou 2 : 2


Nbre officiels majeurs : 24 Nbre officiels mineurs : 12 Autre personnel requis : 2 (web-diffusion)



Normes minimales : 3 terrains éclairés, 305’ au centre, 275’ sur les lignes 2 enclos d’exercice sur chaque côté du terrain

Normes idéales :


Normes minimales : Sol stabilisé – terre, sable et argile Abri couvert, table et chaises pour le marqueur de partie

Normes idéales : Poussière de brique Brique d’argile au monticule et dans les boites de frappeur


Normes minimales : Dégagement de 40 mètres avec un rue, 80 mètres avec une maison

Normes idéales :

Nombre de spectateurs estimés (indiquer une braquette) : 500 spectateurs (finale)

Locaux nécessaires


Vestiaires 1 Vestiaire des officiels à chaque terrain Salle de repos

Locaux de classe 1 Réunion disciplinaire Autres :

Local santé

Secrétariat

Entreposage





Feuilles de parties 3 pads Balles de parties 15 doz. Identifié au Jeux

Compteur de lancers 6 Tableau d’affichage 4X8 3 Tableau des résultats

Système de son 3 Annonce des joueurs



$ Détails

Balles de parties 1125$ Achat de balles identifiées avec logo des Jeux auprès de la Fédération (75$ / doz.)

Personne- ressource

Nom Robert Brousseau Titre Directeur des opérations baseball

Courriel [email protected] Téléphone (514) 252-3075 #3757

FINALES DES JEUX DU QUÉBEC, HIVER ET ÉTÉ

DIRECTIVES EN MATIÈRE DE CÉRÉMONIES PROTOCOLAIRES D'OUVERTURE ET DE CLÔTURE

ÉMISES PAR

Secteur des communications Révision: Juillet 2015

SPORTSQUÉBEC / Juillet 2015 Page 2

NOTE PRÉLIMINAIRE

Le présent document contient les directives en matière de cérémonies d'ouverture et de clôture des

Finales des Jeux du Québec. Elles sont de trois ordres:

a) les directives techniques;

b) les directives relatives au déroulement de la cérémonie d'ouverture;

c) les directives relatives au déroulement de la cérémonie de clôture.

Tel que stipulé dans le protocole d'entente entre SPORTSQUÉBEC et le milieu organisateur de la Finale,

elles doivent être respectées intégralement par le Comité organisateur.

Chaque cérémonie inclut des éléments protocolaires et artistiques qui constituent l’ensemble du spectacle;

chaque cérémonie doit avoir une durée idéale de 60 minutes incluant l'entrée et le début de la sortie des

délégations et une durée maximale de 90 minutes incluant toute la sortie des délégations.

SPORTSQUÉBEC assurera sa collaboration au Comité organisateur pour la planification et la réalisation

de ces deux activités.

Aux fins des présentes et sans discrimination, le générique masculin englobe le féminin et le masculin.


DIRECTIVES TECHNIQUES EN MATIÈRE DE CÉRÉMONIES D'OUVERTURE ET DE CLÔTURE

A. Coordonnées

Ouverture: Date La veille du 1er bloc de compétitions Heure: 20h00 (*)

Rencontre pratique: au plus tard 2 jours avant la cérémonie

Générale: au plus tard la veille de la cérémonie

Déroulement: 18h30: personnel en fonction

19h00: rassemblement des participants

19h30: formation du défilé

heure limite pour l'entrée des détenteurs de billets

19h55 entrée des dignitaires

20h00: début officiel

Clôture:

Date: Le soir où se termine le dernier bloc

Heure: 20h00 (*)

Rencontre pratique: au plus tard 2 jours avant la cérémonie

Générale: au plus tard la veille de la cérémonie

Déroulement: 18h30: personnel en fonction

19h00: rassemblement des participants

19h30: formation du défilé

heure limite pour l'entrée des détenteurs de billets

19h55 entrée des dignitaires

20h00: début officiel

* Les heures des cérémonies d'ouverture et de clôture doivent être confirmées une fois convenus les

horaires de compétition, de transport provincial et de diffusion.


B. Aménagement

1. Tribune d'honneur

La tribune d'honneur doit faire face aux délégations régionales. Il faut y prévoir:

un lutrin avec minimalement l'emblème des Jeux du Québec

le nombre de fauteuils requis par le nombre final de dignitaires

1 micro pour les interventions des dignitaires 2. Estrade des dignitaires

Un espace spécial doit être réservé dans les gradins et clairement identifié pour les dignitaires qui ne

font pas partie de la tribune d'honneur. La liste de ces dignitaires spéciaux sera élaborée

conjointement par le Comité organisateur et SPORTSQUÉBEC. 3. Vasque des Jeux

Placée en évidence, à un endroit autorisé par la Protection civile

Un accès direct à la vasque doit être prévu pour l'allumage

Lors de la cérémonie de clôture, la vasque doit être allumée avant l'entrée des spectateurs 4. Drapeau frangé or (drapeau symbolique)

Fourni par SPORTSQUÉBEC

Disposé en évidence, sur la tribune d'honneur (parce que fait l'objet d'un échange entre

dignitaires à la cérémonie de clôture)

5. Drapeaux des régions gagnantes

2 drapeaux fournis par SPORTSQUÉBEC et remis à la clôture à la région gagnante au

classement général et à la région la plus amélioré

Disposés sur la scène principale sur des hampes (parce que doivent être remis au cours de la

cérémonie)

6. Drapeaux de SPORTSQUÉBEC, du milieu organisateur, du C.O.F.J.Q. et du Québec

Disposés sur la tribune d'honneur ou, si impossible, en évidence à proximité de la tribune 7. Régie (contrôle)

Idéalement, dans une zone ne perturbant pas la circulation et le champ de vision des

délégations régionales 8. Sonorisation et vidéo

Le système retenu devra prévoir une sortie ("feed") pour le télédiffuseur officiel


9. Éclairage

Éclairage ambiant (éclairage sécuritaire minimal pour les spectateurs et les délégations

régionales) et éclairage scénique permettant une télédiffusion (« broadcast") sous la

responsabilité du Comité organisateur 10. Vestiaire des invités d'honneur

L'hiver, prévoir un local pour les dignitaires de la tribune d'honneur et prévoir le matériel

nécessaire pour recevoir ces dignitaires et leur entourage immédiat pendant

approximativement 45 minutes


C. Matériel léger requis

1. Drapeaux

Sur la tribune d'honneur, dans l'ordre: drapeau de la Finale (si existant)

drapeau du milieu organisateur (ville ou MRC)

drapeau du Québec

drapeau de SPORTSQUÉBEC

drapeau frangé or (symbolique)

à la clôture : les 2 drapeaux des régions gagnantes

Près de la vasque: drapeau de la Finale (emblématique)

Pour le défilé: 19 drapeaux des Jeux du Québec régionaux (1 par

région)

1 drapeau des Jeux du Québec (bleu et rouge) pour la

délégation des officiels

1 drapeau de la Finale pour la délégation des

bénévoles ou, à défaut, 1 drapeau des Jeux du

Québec (bleu et rouge)

En salle ou en décor: 19 drapeaux des Jeux du Québec régionaux

drapeaux de la Finale (quantité à déterminer selon le

décor) 2. Hampes

21 à 22 hampes portatives pour le défilé (en prévoir plus en cas de bris)

6 à 7 hampes et pieds pour la tribune d'honneur (dont 1 couleur or pour le drapeau frangé or)

pour la cérémonie de clôture: fournis par SPORTSQUÉBEC, 50 à 55 bâtons pour les

bannières d'excellence et 15 à 20 bâtons pour les bannières d’esprit sportif (nombre

déterminé selon le nombre de sports en compétition) 3. Enseignes

21 à 22 enseignes rectangulaires montées sur bâton, comportant l'identification de chacune

des délégations régionales (nom de la région) et des délégations des officiels et des

bénévoles 4. Marques au sol

21 à 22 marques au sol pour indiquer la position de chaque délégation 5. Vasque et flambeau

prévoir contrôle d'alimentation de la vasque au sol

flambeau officiel requis pour l’ouverture : fourni par SPORTSQUÉBEC


6. Télécommunications

externes: 1 cellulaire pour communication entre le responsable des cérémonies et le

Comité organisateur

internes: 9 portatifs pour responsables du défilé

système de communication sans fil ("head set") pour les responsables de la

régie scénique et de la régie technique – prévoir 1 lien avec le directeur

technique de la télédiffusion D. Dignitaires

1. Dignitaires de la tribune d'honneur (*) dans l'ordre 1ère rangée

Représentant officiel du milieu organisateur (maire ou préfet, le cas échéant)

Président du Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec

Premier Ministre du Québec (le cas échéant)

Ministre responsable du sport

Président de SPORTSQUÉBEC

Président d’honneur de la Finale (le cas échéant)

à l'ouverture: représentant officiel du milieu organisateur de la Finale précédente

à la clôture: représentant officiel du milieu organisateur de la prochaine Finale 2e rangée

1 représentant officiel de chaque entité du milieu de l'éducation associé à la Finale (Commission

scolaire, Cegep, Université le cas échéant, autres)

Président de l'URLS (à titre de représentant des 19 régions)

Représentant du milieu socio-économique (Présentateur officiel) 2. Dignitaires de l'estrade d'honneur

L'identité des partenaires provinciaux faisant partie de l'estrade d'honneur sera confirmée par

SPORTSQUÉBEC au plus tard deux mois avant la cérémonie. Le nombre est déterminé en

fonction de la capacité de l'estrade d'honneur, dans le respect d'un ratio de 50%.

Le Comité organisateur doit déterminer sa liste de dignitaires locaux et régionaux faisant partie de

l'estrade d'honneur. 3. Transport

Prévoir le transport adéquat des invités de la tribune d'honneur, de l'estrade d'honneur et de leur

entourage immédiat

*: Les noms des dignitaires correspondent aux listes effectives à SPORTSQUÉBEC au moment de l'émission. Tout changement de titulaire sera communiqué au Comité organisateur le cas échéant.


E. Ressources humaines

1. Responsables

1 coordonnateur responsable des cérémonies

1 personne ressource de SPORTSQUÉBEC 2. Défilé

9 préposés préparant et contrôlant le défilé des délégations

21 à 22 jeunes pour porter les enseignes précédant chaque délégation 3. Vasque

1 préposé à l'alimentation de la vasque (assurer un contact visuel et avec "head set" entre ce

préposé et la régie pour le "cue" d'alimentation et de fermeture) 4. Pointeurs (avec "head set" en relation avec la régie)

1 pointeur à la tribune d'honneur

1 pointeur à la musique

1 pointeur à l'entrée du site des cérémonies

6 pointeurs au contrôle du site

2 pointeurs aux loges et entrée de scène

1 pointeur aux dignitaires

1 pointeur aux artistes 5. Hôtes et hôtesses

21 à 22 pour le défilé (1 par délégation)

1 par dignitaire de la tribune d'honneur les escortant lors de leur présentation, ou 2 hôtesses

escortant le défilé des dignitaires de la tribune, selon la formule retenue

2 pour escorter l'entourage des invités d'honneur à leur place respective

4 pour escorter les dignitaires de l'estrade d'honneur

le nombre requis (selon les aménagements) pour recevoir et orienter les invités dans les

estrades 6. Animation

2 personnes recrutées pour l'animation 7. Fonctions protocolaires

1 athlète du milieu organisateur compétitionnant lors de la Finale pour prononcer le serment

des athlètes (possiblement 2)

1 officiel du milieu organisateur actif durant la Finale pour prononcer le serment des officiels

(possiblement 2)

1 porteur de la flamme désigné par le milieu organisateur à titre de personnalité spéciale

(possibilité de plusieurs personnes)


F. Défilé

1. Tenue vestimentaire

Tous les représentants régionaux (athlètes, accompagnateurs, missionnaires) et les officiels

doivent porter le blouson déterminé par SPORTSQUÉBEC et le Comité organisateur. 2. Accessoires

Les enseignes, les pancartes et les banderoles sont tolérées, dans la mesure où elles ne

comportent aucune signature commerciale, où elles ont été préalablement soumises à

l'approbation de SPORTSQUÉBEC et où elles ne nuisent pas à la captation télévisuelle. 3. Ordre d'une délégation dans le défilé

hôte ou hôtesse

porte enseigne

porte-drapeau (désigné par chaque région)

chef de mission

délégation

(les participants marchent par 3 ou 4 de front, selon les aménagements retenus, sauf indication

contraire) 4. Ordre d'entrée du défilé (voir annexe 1)


DIRECTIVES RELATIVES AU DÉROULEMENT DE LA CÉRÉMONIE D'OUVERTURE

DE LA FINALE DES JEUX DU QUÉBEC

A. Préparation avant le début de la cérémonie

Les invités prennent place dans les estrades réservées à cette fin.

Les délégations sont placées dans l'ordre prévu pour le défilé.

Tout le personnel est en place.

Les dignitaires de la tribune d'honneur sont convoqués au salon du protocole.

Approximativement 1h30 avant la cérémonie, le chef du protocole assure le transport des dignitaires

de la tribune d'honneur, de l'estrade d'honneur et de leur entourage vers le site des cérémonies.

Les dignitaires et leur entourage sont dirigés vers leur place respective.


A. Éléments protocolaires

1. Entrée des invités d'honneur

Hypothèse 1:

Les dignitaires de la tribune d'honneur sont escortés à leur place avant le début de la

cérémonie; ils n’ont pas à se déplacer pour leur présentation officielle.

Hypothèse 2:

Les dignitaires de la tribune d'honneur sont regroupés en cortège et leur présentation se

fait au moment où ils se dirigent vers la tribune d'honneur.

2. Présentation des invités d'honneur

Le régisseur donne le "cue" au pointeur pour la présentation des dignitaires.

Le régisseur donne le cue pour la sonnerie protocolaire.

Sonnerie annonçant la présentation des dignitaires.

Les dignitaires se lèvent sur la tribune d'honneur (hypothèse 1) ou font leur entrée pour se

diriger en cortège vers la tribune d'honneur (hypothèse 2).

Le régisseur donne le "cue" pour que les animateurs présentent les dignitaires.

Les animateurs présentent les dignitaires.

Le signal est transmis aux responsables pour que le défilé des délégations soit prêt à

l'entrée.

3. Défilé d'entrée des délégations

Le régisseur donne le "cue" au pointeur pour la musique

Musique (version instrumentale de la chanson des Jeux du Québec)

Le régisseur donne le "cue" au pointeur pour amorcer le défilé

Le régisseur donne le "cue" pour que les animateurs commencent la présentation des

délégations

(chaque délégation est présentée quand le porte enseigne est visible par les spectateurs)

Selon l'ordre prévu, les délégations défilent

À la fin du défilé, le régisseur donne le "cue" pour l'arrêt de la musique

4. Discours (les discours ont avantage à être intercalés ou intégrés à des éléments artistiques; chaque discours a une durée maximale de 90 secondes)

Le régisseur donne le "cue" aux animateurs pour présenter le dignitaire

Les animateurs présentent le dignitaire

Ordre d'intervention des dignitaires:

représentant du milieu organisateur (maire ou préfet)

président de SPORTSQUÉBEC

Premier Ministre ou Ministre responsable du sport

président du Comité organisateur

dans le cas où une personnalité est identifiée comme président d’honneur,

SPORTSQUÉBEC et le Comité organisateur détermineront conjointement la pertinence

d’un discours additionnel 5. Entrée de la flamme et proclamation de l'ouverture


Le régisseur donne le "cue" pour préparer l'entrée de la flamme (prévoir flambeau et

briquet)

Le porteur de flamme est prêt à faire son entrée

Le régisseur donne le cue aux animateurs pour l'annonce de la flamme

Les animateurs annoncent la flamme

Le régisseur donne le "cue" pour la musique

Le régisseur donne le "cue" au pointeur de la tribune d'honneur pour que le Ministre

responsable des loisirs et des sports se rende au micro

La musique s'amorce et le porteur entre sur la piste, traverse les délégations d'athlètes et

se dirige vers la tribune d'honneur; il fait un arrêt à la tribune d'honneur et élève le

flambeau vers les dignitaires. Il repart vers la vasque et se rend à la hauteur de la coupole

pour l'allumage. Il demeure en place pendant environ 10 secondes en élevant le flambeau

vers les athlètes.

Le régisseur donne le "cue" pour l'arrêt de la musique

Le régisseur donne le cue à la tribune d'honneur pour la proclamation de l'ouverture

Le Ministre proclame l'ouverture officielle par la phrase suivante: "J'ai l'honneur de

proclamer l'ouverture officielle de la Finale des Jeux du Québec à (...), hiver ou été

(année)"

Au même moment, le régisseur donne le "cue" pour ouvrir l'alimentation de la vasque; dès

que la proclamation officielle est terminée, le porteur allume la vasque.

Le porteur redescend l'escalier et sort de la piste

6. Serments officiels

Le régisseur donne le "cue" pour préparer l'entrée des athlètes et officiels prêtant serment

Le régisseur donne le "cue" pour la sonnerie

Sonnerie

Le régisseur donne le "cue" aux animateurs pour la présentation des serments

Les animateurs présentent l'athlète

L'athlète prête serment: "Au nom de tous les athlètes, je promets que nous nous

présentons à la Finale des Jeux du Québec (...) en concurrents loyaux, respectueux des

règlements qui les régissent et désireux d'y participer dans un véritable esprit sportif et

pour l'honneur de nos régions"

Les animateurs présentent l'officiel

L'officiel prête serment: "Au nom de tous les juges et officiels, je promets que nous

remplirons nos fonctions pendant la Finale des Jeux du Québec (...) en toute impartialité,

respectueux des règlements et fidèles aux principes du véritable esprit sportif"

L'athlète et l'officiel rejoignent leurs délégations

B. Éléments artistiques

1. Généralités


La cérémonie doit être considérée globalement comme un spectacle; en ce sens, les

éléments artistiques doivent se rallier à un thème et être intercalés aux éléments

protocolaires

Le scénario et le plan d'aménagement doivent être déposés à SPORTSQUÉBEC pour

fins d'approbation

Compte tenu de la durée des éléments protocolaires obligatoires et de la durée globale de

la cérémonie, l'ensemble des éléments artistiques ne devrait pas excéder 20 minutes

2. Entrée de la mascotte

Le régisseur donne le "cue" pour l'entrée de la mascotte de l'actuelle Finale

Le scénario retenu doit prévoir que la mascotte circule parmi les délégations d'athlètes


DIRECTIVES RELATIVES AU DÉROULEMENT DE LA CÉRÉMONIE DE CLÔTURE

DE LA FINALE DES JEUX DU QUÉBEC

A. Préparation avant le début de la cérémonie

Les invités prennent place dans les estrades réservées à cette fin.

Les délégations sont placées dans l'ordre prévu pour le défilé.

Tout le personnel est en place.

Les dignitaires de la tribune d'honneur sont convoqués au salon du protocole.

Approximativement 1h30 avant la cérémonie, le chef du protocole assure le transport des dignitaires

de la tribune d'honneur, de l'estrade d'honneur et de leur entourage vers le site des cérémonies.

Les dignitaires et leur entourage sont dirigés vers leur place respective.


A. Éléments protocolaires

1. Entrée des invités d'honneur

Hypothèse 1:

Les dignitaires de la tribune d'honneur sont escortés à leur place avant le début de la

cérémonie; ils n’ont pas à se déplacer pour leur présentation officielle.

Hypothèse 2:

Les dignitaires de la tribune d'honneur sont regroupés en cortège et leur présentation se

fait au moment où ils se dirigent vers la tribune d'honneur.

2. Présentation des invités d'honneur

Le régisseur donne le "cue" au pointeur pour la présentation des dignitaires.

Le régisseur donne le cue pour la sonnerie protocolaire.

Sonnerie annonçant la présentation des dignitaires.

Les dignitaires se lèvent sur la tribune d'honneur (hypothèse 1) ou font leur entrée pour se

diriger en cortège vers la tribune d'honneur (hypothèse 2).

Le régisseur donne le "cue" pour que les animateurs présentent les dignitaires.

Les animateurs présentent les dignitaires.

Le signal est transmis aux responsables pour que le défilé des délégations soit prêt à

l'entrée.

3. Défilé d'entrée des délégations

Le régisseur donne le "cue" au pointeur pour la musique

Musique (version instrumentale de la chanson des Jeux du Québec)

Le régisseur donne le "cue" au pointeur pour amorcer le défilé

Le régisseur donne le "cue" pour que les animateurs commencent la présentation des

délégations

(chaque délégation est présentée quand le porte enseigne est visible par les spectateurs)

Selon l'ordre prévu, les délégations défilent

À la fin du défilé, le régisseur donne le "cue" pour l'arrêt de la musique

4. Discours (les discours ont avantage à être intercalés ou intégrés à des éléments artistiques; chaque discours a une durée maximale de 90 secondes)

Le régisseur donne le "cue" aux animateurs pour présenter le dignitaire

Les animateurs présentent le dignitaire

Ordre d'intervention des dignitaires:

représentant du milieu organisateur (maire ou préfet)

président de SPORTSQUÉBEC

Premier Ministre ou Ministre responsable du sport

président du Comité organisateur

dans le cas où une personnalité est identifiée comme président d’honneur,

SPORTSQUÉBEC et le Comité organisateur détermineront conjointement la pertinence

d’un discours additionnel 5. Annonce des performances par région


Les animateurs annoncent les meilleures performances de chaque région (rangs 1-2-3 par

sport ou à défaut meilleure position) lors de l’entrée des délégations

6. Annonce des régions gagnantes

Le régisseur donne le "cue" aux animateurs pour présenter le président de

SPORTSQUÉBEC et le président du Comité organisateur

Le président de SPORTSQUÉBEC dévoile la région s’étant le plus améliorée et invite

le chef de mission accompagné d’un athlète à recevoir le drapeau

Une hôtesse remet le drapeau au président qui le remet au chef de mission

Le chef de mission et l’athlète restent sur scène

Le président du Comité organisateur dévoile la région gagnante et invite le chef de

mission accompagné d’un athlète à recevoir le drapeau

Une hôtesse remet le drapeau au président qui le remet au chef de mission

Les deux chefs de mission et leurs athlètes rejoignent leurs délégations

7. Transmission du drapeau frangé or (symbolique)

Le régisseur donne le "cue" à la tribune d'honneur pour que les dignitaires se lèvent

Le régisseur donne le "cue" pour l'annonce de la transmission du drapeau

Les animateurs annoncent la transmission du drapeau; ils invitent les représentants de

l'actuel milieu organisateur (président et maire), le président de SPORTSQUÉBEC, le

ministre responsable du sport et le représentant du prochain milieu organisateur (maire) à

procéder à la transmission du drapeau

Une hôtesse située près du drapeau remet le drapeau au représentant de l'actuel milieu

organisateur

Le président de l'actuel milieu organisateur remet le drapeau au maire qui le remet au

président de SPORTSQUÉBEC qui le remet à son tour au ministre, qui le remet au

représentant du milieu organisateur de la prochaine Finale; ce dernier le présente au

public avant de le remettre à l'hôtesse

Dans le cas où le futur Comité organisateur est en place, le président du futur Comité peut

également être associé à cette présentation


8. Proclamation de la clôture

Le régisseur donne le "cue" au pointeur de la tribune d'honneur pour que le président de

SPORTSQUÉBEC se rende au micro

Le régisseur donne le "cue" aux animateurs pour l'annonce de la proclamation de la

clôture

Les animateurs présentent le président de SPORTSQUÉBEC

Le président de SPORTSQUÉBEC proclame la clôture officielle par la phrase suivante:

"J'ai l'honneur de proclamer la clôture officielle de la Finale des Jeux du Québec à (...),

hiver ou été (année)

Le régisseur donne le "cue" pour fermer l'alimentation de la vasque (la vasque doit

s'éteindre à la fin de la phrase de proclamation officielle)


B. Éléments artistiques

1. Généralités

La cérémonie doit être considérée globalement comme un spectacle; en ce sens, les

éléments artistiques doivent se rallier à un thème et être intercalés aux éléments

protocolaires

Le scénario et le plan d'aménagement doivent être déposés à SPORTSQUÉBEC pour

fins d'approbation

Compte tenu de la durée des éléments protocolaires obligatoires et de la durée globale de

la cérémonie, l'ensemble des éléments artistiques ne devrait pas excéder 20 minutes

2. Entrée de la mascotte

Le régisseur donne le "cue" pour l'entrée de la mascotte de l'actuelle Finale

Le scénario retenu doit prévoir que la mascotte circule parmi les délégations d'athlètes

Après la proclamation de la clôture, si la mascotte de la prochaine Finale est disponible, le

scénario doit prévoir sa présentation et son entrée


ORDRE D'ENTRÉE DU DÉFILÉ POUR LA FINALE DES JEUX DU QUÉBEC

MONTRÉAL ÉTÉ 2016

1. Bénévoles 2. Officiels 3. Sports de démonstration 4. Centre du Québec Finale des Jeux du Québec hiver 1981, hiver 2015 5. Rive-Sud Finales des Jeux du Québec été 1989, été 2014 6. Mauricie Finale des Jeux du Québec hiver 1999, hiver 1991, été 1975, été 2012 7. Sud-Ouest Finale des Jeux du Québec été 1974, hiver 2011 8. Outaouais Finale des Jeux du Québec été 1981, été 2010 9. Laurentides Finale des Jeux du Québec hiver 1987, hiver 2009 10. Côte-Nord Finales des Jeux du Québec hiver 1993, été 1983, été 2007 11. Lanaudière Finale des Jeux du Québec été 1978, hiver 2007 12. Abitibi-Témiscamingue Finales des Jeux du Québec été 1987, hiver 1978, été 1973, été 2005 13. Richelieu-Yamaska Finale des Jeux du Québec hiver 1995, hiver 2005 14. Chaudière Appalaches Finales des Jeux du Québec hiver 1997, hiver 1980, été 1979, hiver

1974, été 2003 15. Québec Finale des Jeux du Québec été 1985, hiver 2003 16. Est du Québec Finales des Jeux du Québec hiver 2001, été 1993, hiver 1989, hiver

1975, été 1971 17. Estrie Finales des Jeux du Québec été 1995, été 1977 18. Laval Finale des Jeux du Québec été 1991 19. Saguenay-Lac St-Jean Finales des Jeux du Québec été 1999, hiver 1985, hiver 1976, été

1972, hiver 2013, hiver 2017 20. Bourassa (*) Finale des Jeux du Québec hiver 1983, été 2016 21. Lac St-Louis (*) Finale des Jeux du Québec été 2001, hiver 1977, été 2016 22. Montréal (*) Finales des Jeux du Québec été 1997, hiver 1972, été 2016 Notes: 1. dans le cas où une délégation invitée se rajoute, elle entre avant Bourassa et les suivantes se décalent

d'un rang 2. ordre sujet à modification après le choix du milieu hôte de la Finale des Jeux du Québec 2018 (la région

concernée précédera immédiatement celle de Bourassa) * Exceptionnellement pour l’été 2016, voir possibilité de faire entrer les 3 régions (Bourassa / Lac St-Louis

/ Montréal) ensemble


ORDRE D'ENTRÉE DU DÉFILÉ POUR LA FINALE DES JEUX DU QUÉBEC

ALMA HIVER 2017

1. Bénévoles 2. Officiels 3. Sports de démonstration 4. Montréal (*) Finales des Jeux du Québec été 1997, hiver 1972, été 2016 5. Lac St-Louis (*) Finale des Jeux du Québec été 2001, hiver 1977, été 2016 6. Bourassa (*) Finale des Jeux du Québec hiver 1983, été 2016 7. Centre du Québec Finale des Jeux du Québec hiver 1981, hiver 2015 8. Rive-Sud Finales des Jeux du Québec été 1989, été 2014 9. Mauricie Finale des Jeux du Québec hiver 1999, hiver 1991, été 1975, été 2012 10. Sud-Ouest Finale des Jeux du Québec été 1974, hiver 2011 11. Outaouais Finale des Jeux du Québec été 1981, été 2010 12. Laurentides Finale des Jeux du Québec hiver 1987, hiver 2009 13. Côte-Nord Finales des Jeux du Québec hiver 1993, été 1983, été 2007 14. Lanaudière Finale des Jeux du Québec été 1978, hiver 2007 15. Abitibi-Témiscamingue Finales des Jeux du Québec été 1987, hiver 1978, été 1973, été 2005 16. Richelieu-Yamaska Finale des Jeux du Québec hiver 1995, hiver 2005 17. Chaudière Appalaches Finales des Jeux du Québec hiver 1997, hiver 1980, été 1979, hiver

1974, été 2003 18. Québec Finale des Jeux du Québec été 1985, hiver 2003 19. Est du Québec Finales des Jeux du Québec hiver 2001, été 1993, hiver 1989, hiver

1975, été 1971 20. Estrie Finales des Jeux du Québec été 1995, été 1977 21. Laval Finale des Jeux du Québec été 1991 22. Saguenay-Lac St-Jean Finales des Jeux du Québec été 1999, hiver 1985, hiver 1976, été

1972, hiver 2013, hiver 2017 Notes: 1. dans le cas où une délégation invitée se rajoute, elle entre avant Laval et les suivantes se décalent d'un

rang 2. ordre sujet à modification après le choix des milieux hôtes des Finales des Jeux du Québec 2018-2019-

2020 (les régions concernées précéderont immédiatement celle de Saguenay-Lac-St-Jean)

PLAN STRATÉGIQUE – JEUX DU QUÉBEC

Sommaire des responsabilités des divers intervenants SPORTSQUÉBEC ne pourrait atteindre les objectifs du programme des Jeux du Québec sans la collaboration et l’intervention de divers partenaires. Voici le sommaire de leurs responsabilités dans le programme. SPORTSQUÉBEC Propriétaire de la marque et gestionnaire du programme, SPORTSQUÉBEC s’associe par protocole d’entente avec les partenaires suivants :

Le gouvernement du Québec

les Unités régionales de loisir et de sport (URLS) et tout organisme régional reconnu;

les fédérations sportives;

les milieux organisateurs des Finales des Jeux du Québec;

les commanditaires.

Pour les Jeux du Québec, SPORTSQUÉBEC :

détermine les orientations du programme en collaboration avec les partenaires et concerte leurs interventions dans le programme;

assure la représentation politique requise par le programme des Jeux du Québec;

met en place des mécanismes de communication et de coordination pour faire le lien, notamment entre les niveaux régional et provincial;

valide que les sports présentés dans le cadre des activités des Jeux du Québec locales, régionales et provinciales, sont régis par des fédérations membres de SPORTSQUÉBEC

pour la Finale des Jeux du Québec, valide le positionnement du programme dans le cadre o des modèles de développement des athlètes inscrits dans les plans de développement de

l’excellence des fédérations sportives; o des plans d’actions en sport des Unités régionales de loisir et de sport;

s’assure du respect des orientations du programme et des devis techniques;

voit à la protection de la marque de commerce;

détermine les sports admissibles au programme et identifie les sports inscrits à la Finale des Jeux du Québec;

définit les rôles et mandats des partenaires;

évalue la réalisation des mandats des partenaires, l’atteinte des objectifs du programme et contribue à l’atteinte des ajustements requis;

collabore à l’élaboration des paramètres pour le soutien financier;

choisit les milieux organisateurs des Finales des Jeux du Québec, les soutient et assure un suivi dans la réalisation du mandat;

coordonne le transport provincial des athlètes, accompagnateurs et officiels à la Finale des Jeux du Québec;

élabore, conjointement avec le Comité organisateur, un plan marketing et coordonne sa réalisation en collaboration avec les partenaires;

négocie avec le Gouvernement du Québec, l'octroi d'une partie du financement nécessaire aux opérations du Comité organisateur de la Finale;

détermine et assume l’émulation (médailles, classement des régions) des athlètes et des régions à la Finale des Jeux du Québec;

fournit au Comité organisateur la répartition des compétitions sportives et l'horaire détaillé de chacune d’elles convenues avec chacune des fédérations sportives concernées

fournit les ressources informatiques requises pour l'inscription des athlètes et des bénévoles, l'accréditation et la compilation des résultats de compétitions;

convient avec le milieu et son Comité organisateur de la programmation sportive et protocolaire de la Finale et s’assure que les autres volets de programmation sont conformes aux valeurs des Jeux du Québec

négocie avec les réseaux nationaux en vue de la promotion et de la diffusion de la Finale. La fédération sportive Pour Mes Premiers Jeux

Soutient le club ou l’association lors de la planification de l’activité en proposant au besoin : o Un format d’activité pour une clientèle «initiation» o Type d’encadrement nécessaire : animateurs, entraîneurs certifiés, officiels, bénévoles,

etc. o Équipement adapté nécessaire à la tenue de l’activité. o Matériel promotionnel

Travaille en collaboration avec les partenaires régionaux dans le cadre des événements d’envergure provinciale.

Assure l’implication des répondants régionaux dans le cadre des événements d’envergure provinciale.

Aux Jeux du Québec régionaux

identifie le répondant régional dans chaque région et s’assure de son engagement;

sanctionne les événements dans chaque région;

identifie avec SPORTSQUÉBEC les catégories au programme et les formules de compétitions retenues.

le répondant régional participe à la coordination régionale et s’assure de la réalisation des événements sur son territoire;

À la Finale des Jeux du Québec

dépose un dossier de candidature pour que son sport soit présent à la Finale;

sanctionne la Finale des Jeux du Québec dans son sport et valide l’admissibilité des participants;

inscrit et justifie le programme des Jeux du Québec dans le modèle de développement des athlètes qu’elle dépose au ministère et en assure l’application;

fournit un devis technique comprenant les catégories souhaitées au programme en vertu de son modèle de développement des athlètes et de la formule de compétition retenue;

soutient techniquement le Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec pour la réalisation de l’événement en participant, entre autres, au processus de planification et vérification technique mis en place par SPORTSQUÉBEC;

participe aux rencontres de coordination;

collabore au plan marketing et aux activités de communication élaborés par SPORTSQUÉBEC;

assure l’affectation des officiels majeurs aux compétitions;

coordonne la réalisation de la compétition pendant la Finale;

participe à l’évaluation du programme et des orientations;

Le représentant des fédérations sportives et les officiels majeurs Les officiels majeurs appliquent les règlements et sanctions inhérents à leur sport pendant les compétitions sportives tenues à l'occasion de la Finale des Jeux du Québec. Le comité de sélection reconnaît que le milieu organisateur ne pourrait pas recruter le nombre d’officiels majeurs requis pour une telle compétition.

SPORTSQUÉBEC et les fédérations sportives assument les frais de transport des officiels majeurs venant de l’extérieur du milieu organisateur. L’hébergement et l’alimentation des officiels majeurs sont la responsabilité du Comité organisateur. Pour fins d’identification, un vêtement (même type que celui de l’athlète, mais avec des couleurs distinctes) sera fourni par SPORTSQUÉBEC. SPORTSQUÉBEC demande à chaque fédération sportive de nommer un représentant technique, qui agira comme conseiller neutre et comme représentant de la fédération. Les représentants techniques se rendront dans le milieu organisateur deux fois avant la tenue de la Finale des Jeux pour la planification et la vérification des installations.

L’Unité régionale de loisir et de sport (URLS) et autre partenaire régional reconnu Pour Mes premiers Jeux :

Promeut le programme auprès des municipalités (Camp de jour ou autres), écoles, associations régionales et clubs répondants

Supporte les organisations, associations régionales et/ou locales

Assure la coordination régionale du programme telle que la préparation des demandes à SPORTSQUÉBEC, la répartition de l’assistance financière aux organisations et le rapport des événements

Assure l’implication des répondants régionaux pour les projets d’envergure régionale

Informe les répondants régionaux et les fédérations concernées des projets locaux et supra locaux et régionaux présentés en région

Assure l’implication et la présence, lors des événements, des entraîneurs des structures d’accueil locales ou supra locales

Collabore à la promotion des événements via les journaux de la région

Aux Jeux du Québec régionaux :

détermine la programmation parmi les sports admissibles aux Jeux du Québec régionaux incluant obligatoirement les sports retenus à la Finale des Jeux du Québec;

coordonne la réalisation du programme sur son territoire en collaboration avec les partenaires du milieu;

assume l’entière responsabilité de toutes les implications financières et civiles relatives à la coordination des Jeux du Québec régionaux sur son territoire;

apporte un soutien aux associations régionales et aux répondants régionaux des fédérations sportives;

fait la promotion du programme pour les activités sous sa gouverne;

évalue l’atteinte des objectifs du programme sur son territoire et apporte les ajustements requis. À la Finale des Jeux du Québec :

assure l’encadrement de la délégation régionale à la Finale des Jeux du Québec conformément aux exigences définies par SPORTSQUÉBEC;

participe aux rencontres de coordination; En général :

participe à l’évaluation du programme et des orientations;

Le personnel des missions Chaque délégation régionale est sous la direction d'un chef de mission et est composée de 5 cadres incluant le chef de mission et d’un animateur par sport où la région est présente, par bloc. Ce personnel s'occupe, avant et pendant la Finale des Jeux, de dispositions techniques et logistiques, de sessions d'information, des relations avec les médias pour les demandes relatives à leur région, de l’encadrement des jeunes de leur région, etc. Les membres de la mission constituent d'excellentes

personnes-ressources pour le personnel et les bénévoles du Comité organisateur. Ils peuvent formuler des commentaires précis du point de vue du « client » sur de nombreux aspects de la Finale.

Le Gouvernement du Québec

Contribue financièrement au programme;

collabore avec SPORTSQUÉBEC au chapitre des orientations du programme;

détermine les ressources financières qu'il affecte à la réalisation du programme d’infrastructures. Le milieu municipal Sur une base volontaire, le milieu municipal assume, dans le respect des objectifs des Jeux du Québec, le rôle suivant :

intègre le programme des Jeux du Québec à son programme d'activités;

consulte les citoyens ou groupes de citoyens sur les activités à soutenir;

prévoit les ressources d'animation et d'installation pour soutenir les initiatives du milieu;

concerte tous les partenaires du milieu en vue d'assurer une unité d'action dans les objectifs et les moyens pour les atteindre;

développe les moyens pour informer les citoyens des possibilités offertes par le milieu;

négocie les ententes avec les partenaires du milieu afin d'assurer aux citoyens ou groupes de citoyens les services utiles à la réalisation de l'événement;

participe activement au processus d'évaluation des réalisations et applique les correctifs convenus. Le milieu de l’éducation Le milieu de l’éducation (institutions d'enseignement et leurs réseaux d'organisation sportive), de concert avec les partenaires des Jeux du Québec, en conformité avec les plans et modalités entendus aux Jeux du Québec, assume les responsabilités suivantes :

facilite l'accès aux installations physiques et aux équipements dont il dispose aux fins de la réalisation du programme des Jeux du Québec;

informe ses clientèles de la programmation des Jeux du Québec;

encourage la présence de ressources humaines d'animation pour le programme des Jeux du Québec;

participe aux différents mécanismes de concertation des intervenants dans le programme des Jeux du Québec,

réalise certaines compétitions des Jeux du Québec;

participe au processus d'évaluation du programme au niveau régional et provincial si requis. Le milieu organisateur de la Finale des Jeux du Québec Sauf dans le cas d'un regroupement de villes, la corporation municipale seule sera responsable de toutes les implications financières et civiles de la tenue de la Finale des Jeux du Québec. Dans le cas d'un regroupement, toutes les villes concernées partagent ces responsabilités selon des modalités à définir au protocole d'entente. Le milieu organisateur assume les responsabilités suivantes :

met en place un Comité organisateur incorporé mandaté pour planifier et réaliser la Finale conformément aux valeurs et aux règlements des Jeux du Québec;

assume la responsabilité de toutes les implications financières et civiles de la Finale des Jeux du Québec;

s’engage à se conformer aux normes et exigences des fédérations sportives relativement aux installations nécessaires;

fournit gratuitement les installations et équipements nécessaires à la tenue de la Finale des Jeux du Québec;

s’assure de l’adhésion des partenaires à la réalisation de la Finale.

Le Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec Le Comité organisateur est une corporation indépendante qui doit mobiliser les ressources locales afin d’offrir aux participants les meilleures conditions de pratique sportive tout en présentant un événement aux couleurs de la région. Il regroupe, dans la période la plus intense des opérations, approximativement 3 500 bénévoles et permanents.

Exemple de résolution d’intention :

Résolution no____________________ INTENTION DE PRÉSENTER LA CANDIDATURE DE LA VILLE DE__________ POUR L’ORGANISATION DE LA FINALE DES JEUX DU QUÉBEC Hiver 2021 Considérant que, en date du __________, le conseil municipal a signifié à SPORTSQUÉBEC son intérêt pour le processus de candidature de la Finale des Jeux du Québec, hiver 2019; Considérant que les informations concrètes transmises aux représentants de la Ville de ______ lui permettent de considérer qu’elle a la capacité de recevoir la Finale des Jeux du Québec;

Considérant que, conformément à la demande de SPORTSQUÉBEC, la Ville de ______ a dûment complété le document « Formulaires de candidature préliminaire » et que ce dit document fait partie d’une étape de présélection et ne constitue pas pour la Ville et pour SPORTSQUÉBEC une candidature finale; En conséquence, il est proposé : DE TRANSMETTRE une copie de la présente résolution à SPORTSQUÉBEC accompagnée de tous les documents requis par cette dernière, incluant le paiement de la somme de 3 000$ à SPORTSQUÉBEC. ADOPTÉE LE 2016

X, maire Y, greffier NOTE : dans le cas d’une demande par une MRC, la même résolution devra être adoptée et signée par le préfet en lieu et place du maire

Exemple de résolution d’intention :

Résolution no____________________ INTENTION DE PRÉSENTER LA CANDIDATURE DE LA VILLE DE__________ POUR L’ORGANISATION DE LA FINALE DES JEUX DU QUÉBEC Été 2020

Considérant que, en date du __________, le conseil municipal a signifié à SPORTSQUÉBEC son intérêt pour le processus de candidature de la Finale des Jeux du Québec, été 2020; Considérant que les informations concrètes transmises aux représentants de la Ville de ______ lui permettent de considérer qu’elle a la capacité de recevoir la Finale des Jeux du Québec;

Considérant que, conformément à la demande de SPORTSQUÉBEC, la Ville de ______ a dûment complété le document « Formulaires de candidature préliminaire » et que ce dit document fait partie d’une étape de présélection et ne constitue pas pour la Ville et pour SPORTSQUÉBEC une candidature finale; En conséquence, il est proposé : DE TRANSMETTRE une copie de la présente résolution à SPORTSQUÉBEC accompagnée de tous les documents requis par cette dernière, incluant le paiement de la somme de 3 000$ à SPORTSQUÉBEC. ADOPTÉE LE 2016

X, maire Y, greffier NOTE : dans le cas d’une demande par une MRC, la même résolution devra être adoptée et signée par le préfet en lieu et place du maire

Modèle d’entente entre le milieu organisateur et SPORTSQUÉBEC

PROTOCOLE D'ENTENTE À INTERVENIR ENTRE, D'UNE PART:

CORPORATION SPORTSQUÉBEC INC., corporation légalement constituée, ayant son siège social au 4545, avenue Pierre-De Coubertin, C.P. 1000, Succ. M, Montréal, H1V 3R2, province de Québec, représentée aux fins des présentes par Monsieur Denis Servais, son président et Alain Deschamps, son directeur général, dûment autorisés en vertu d'une résolution du conseil d'administration de ladite corporation et dont une copie certifiée est annexée aux présentes, Ci-après désignée : « SPORTSQUÉBEC »

ET, D'AUTRE PART:

La xxxxxxxxxxx, personne morale de droit public, ayant son hôtel de ville xxxxxxxxx, province de Québec, représentée aux fins des présentes par xxxxxxxxxxxxx, dûment autorisés en vertu d'une résolution du conseil municipal de ladite corporation et dont une copie certifiée est annexée aux présentes,

Ci-après désignées : « MILIEU ORGANISATEUR »

LESQUELLES PARTIES DÉSIGNÉES CI-DESSUS DÉCLARENT CE QUI SUIT: PRÉAMBULE ATTENDU QUE SPORTSQUÉBEC est reconnue par le Gouvernement du Québec comme gestionnaire du Programme des Jeux du Québec et propriétaire de la marque; ATTENDU QUE le MILIEU ORGANISATEUR a obtenu l'appui et la collaboration des principaux partenaires du MILIEU ORGANISATEUR; ATTENDU QUE le MILIEU ORGANISATEUR a répondu aux exigences de SPORTSQUÉBEC et a été retenu pour organiser la Finale des Jeux du Québec, xxxx; ATTENDU QUE toutes les « Normes d'opération des Jeux du Québec » (ci-après : « Normes d’opération ») font partie du présent protocole, sont évolutives et sont jointes comme Annexe A; ATTENDU QUE le « Guide d'organisation d'une Finale des Jeux du Québec » (ci-après : « Guide d’organisation ») de SPORTSQUÉBEC fait partie du présent protocole, est évolutif et est joint comme Annexe B; ATTENDU QUE « L’échéancier général d'une Finale des Jeux du Québec » (ci-après : « L’échéancier général des Jeux du Québec ») de SPORTSQUÉBEC fait partie du présent protocole, est évolutif et est joint comme Annexe C; ATTENDU QUE les « Codes de candidature – 2020-2021 » (ci-après : « Codes de candidature ») font parties intégrantes du présent protocole et sont joints comme Annexe D; advenant des modifications aux textes entre les « Codes de candidature » et le présent protocole, le présent protocole aura préséance;

ATTENDU QUE le soutien financier habituellement consenti par le Gouvernement du Québec est essentiel à la réalisation de la Finale des Jeux du Québec et est une condition afin que les parties signataires de cette entente puissent assumer leurs obligations respectives; ATTENDU QU’il y a lieu de préciser les droits et obligations de chacune des parties au présent protocole afin d'établir et de maintenir des liens harmonieux de coordination et de collaboration favorisant l'atteinte des objectifs du programme des Jeux du Québec; ATTENDU QUE La Finale des Jeux du Québec – xxx (ci-après désignée la « Finale ») aura lieu du xx xxxx au x xxxxx inclusivement; toute modification de ces dates devra être faite avec l'accord des deux (2) parties au plus tard un (1) an avant la date prévue d’ouverture de la Finale. ATTENDU QUE Le concept et l'appellation « Jeux du Québec » ainsi que sa signature sont la propriété exclusive de SPORTSQUÉBEC. ATTENDU QUE La programmation sportive de la Finale des Jeux du Québec, incluant les volets compétition et démonstration, doit être sanctionnée par les fédérations sportives québécoises membres et acceptée par SPORTSQUÉBEC (ci-après : « fédérations sportives »). EN CONSÉQUENCE, IL EST CONVENU DE CE QUI SUIT: 1. LES OBLIGATIONS DE SPORTSQUÉBEC

1.1. SPORTSQUÉBEC approuve la tenue de la Finale des Jeux du Québec - xxx au MILIEU ORGANISATEUR.

1.2. SPORTSQUÉBEC conseille et aide les partenaires du milieu et plus particulièrement le Comité

organisateur de la Finale des Jeux du Québec de xxxxxxxxx (ci-après : « COFJQ ») du MILIEU ORGANISATEUR, pour la préparation et la tenue de la Finale des Jeux du Québec.

1.3. SPORTSQUÉBEC négocie et gère un protocole d'entente avec les mandataires régionaux (c’est-

à-dire les Unités régionales de loisirs et de sports (URLS) et les commissions sportives donc les délégations régionales) et assure les liens en ce qui a trait à l'encadrement des participants à la Finale.

1.4. SPORTSQUÉBEC négocie et gère un protocole d'entente avec les fédérations sportives

concernées afin qu’elles mettent à la disposition du MILIEU ORGANISATEUR les services nécessaires à l'organisation et la réalisation de la Finale.

1.5. SPORTSQUÉBEC s'engage à transporter, conditionnellement à l’octroi d’une subvention du

Gouvernement du Québec prévue à cette fin, les officiels majeurs des fédérations sportives et en assurer le retour selon les modalités connues dans les « Normes d’opération » et selon le nombre inscrit pour chaque sport sur la liste qui sera fournie par SPORTSQUÉBEC.

1.6. SPORTSQUÉBEC s'engage à transporter, conditionnellement à l’octroi d’une subvention du

Gouvernement du Québec prévue à cette fin, les participants et accompagnateurs de leur région respective au MILIEU ORGANISATEUR et en assurer le retour selon les modalités connues dans les « Normes d’opération ».

1.7. SPORTSQUÉBEC s’engage à faire fabriquer les éléments de « support aux participants » tels que définis à l’article 2.9.38 du présent protocole. Les appels d’offres seront gérés par SPORTSQUÉBEC et les fournisseurs locaux identifiés par le MILIEU ORGANISATEUR seront invités à soumissionner. Une liste des fournisseurs locaux sera remise à SPORTSQUÉBEC. Suite à l’analyse des soumissions, les fournisseurs provenant de la Ville de xxxxxxx seront favorisés si les prix provenant des soumissions sont égaux.

1.8. SPORTSQUÉBEC s'engage à produire sans frais au MILIEU ORGANISATEUR les médailles

nécessaires au couronnement des épreuves au programme de la Finale des Jeux du Québec et les fournisseurs locaux identifiés par le MILIEU ORGANISATEUR seront invités à soumissionner. Une liste des fournisseurs locaux sera remise à SPORTSQUÉBEC. Suite à l’analyse des soumissions, les fournisseurs provenant de la Ville de xxxxxxxxxxx seront favorisés si les prix provenant des soumissions sont égaux.

1.9. SPORTSQUÉBEC s’engage à coordonner, de concert avec le MILIEU ORGANISATEUR, la

visibilité des Grands Partenaires des Jeux, selon leur statut, dans la campagne média régionale et provinciale de la Finale des Jeux du Québec - xxxx.

1.10. SPORTSQUÉBEC négocie et gère avec les réseaux provinciaux des médias, toute plateforme

confondue, en vue de la promotion et de la diffusion de la Finale des Jeux du Québec, incluant la période de la tenue de la Finale. Tous les droits de diffusion de la Finale appartiennent exclusivement à SPORTSQUÉBEC.

SPORTSQUÉBEC négocie et paie directement aux diffuseurs, toutes plateformes confondues, les sommes requises pour la diffusion de la Finale. SPORTSQUÉBEC assume les frais de diffusion conditionnellement à l’octroi d’une subvention du Gouvernement du Québec prévue à cette fin.

SPORTSQUÉBEC facturera le MILIEU ORGANISATEUR pour les frais de gestion, les frais de démarchage, les taxes et les coûts excédentaires, si applicables, et ce, sans jamais excéder un total de cent mille dollars (100 000 $) tout compris.

1.11. SPORTSQUÉBEC s'engage à négocier, de concert avec le MILIEU ORGANISATEUR, l’octroi d’une subvention par le Gouvernement du Québec. Le montant de l’assistance financière devra être utilisé exclusivement aux fins indiquées dans les subventions annoncées par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS). Le soutien financier octroyé par le Ministère au MILIEU ORGANISATEUR est conditionnel à l’adoption annuelle des crédits par le Conseil du Trésor du Gouvernement du Québec et au dépôt des livrables exigés par le MELS. Les contributions gouvernementales seront versées au MILIEU ORGANISATEUR de la façon suivante :

Immobilisation et matériel spécialisé Fonctionnement

2018 - 2019 :

2019 - 2020 :

110 000 $

300 000 $

2018 - 2019 :

2019 - 2020 :

2020 - 2021 :

60 000 $

232 500 $

32 500 $ (rapport final)

Total : 410 000 $ Total : 325 000 $

Suite à l’acceptation par SPORTSQUÉBEC des états financiers vérifiés et du rapport complet de l'organisation de la Finale des Jeux du Québec préparé par le COFJQ, tel que prévu à l’article 2.9.37, SPORTSQUÉBEC recommandera au Gouvernement du Québec de verser le dernier versement de dix pour cent (10%) du montant total prévu pour les opérations au MILIEU ORGANISATEUR.

1.12. SPORTSQUÉBEC s'engage à diriger la gestion des commandites des Grands Partenaires des

Jeux en conformité avec les documents « Guide des opportunités de commandites » et « Politique et directives de commandites » en collaboration avec le MILIEU ORGANISATEUR.

1.13. SPORTSQUÉBEC effectue le démarchage auprès des entreprises pour les Grands Partenaires

des Jeux, sauf celles négociées localement par le COFJQ selon les conditions de l’article 1.19.5.

1.14. SPORTSQUÉBEC oriente la rédaction des documents et outils de présentation aux commanditaires d’édition, conjointement avec le MILIEU ORGANISATEUR selon la structure de commandite officielle de SPORTSQUÉBEC en vigueur.

1.15. SPORTSQUÉBEC prépare les protocoles d'entente des Grands Partenaires des Jeux.

SPORTSQUÉBEC fournit également tous les protocoles d’entente type pour toutes les commandites d’édition à partir du niveau partisan. Le MILIEU ORGANISATEUR doit utiliser les protocoles officiels de SPORTSQUÉBEC et devra faire approuver chaque protocole d’entente des commanditaires d’édition avant la signature par SPORTSQUÉBEC selon la procédure définie dans le document « Politique et directives de commandites ». Tous les protocoles devront être signés par SPORTSQUÉBEC, le MILIEU ORGANISATEUR, et le commanditaire, incluant les contrats avec des fournisseurs ou partenaires auxquels toutes formes de visibilités sont accordées.

1.16. SPORTSQUÉBEC soutient le déploiement et s’assure de faire respecter l’application de la

structure de commandites d’édition (commanditaires locales), conjointement avec le MILIEU ORGANISATEUR.

1.17. SPORTSQUÉBEC assure la gestion des commandites des Grands Partenaires des Jeux incluant

le respect des ententes, l'évaluation et le bilan auprès de ces commanditaires. Le MILIEU ORGANISATEUR fait de même avec les commanditaires d’édition.

1.18. SPORTSQUÉBEC assure la facturation et la perception des montants de commandites des

Grands Partenaires des Jeux et leur remise au MILIEU ORGANISATEUR, moins les frais décrits à l’article 1.19.

1.19. SPORTSQUÉBEC retient selon l’article 1.18 un pourcentage des commandites des Grands

partenaires des Jeux selon la répartition suivante :

1.19.1 20 % sur la tranche de 0 $ à 750 000 $ 1.19.2 25 %sur la tranche de 751 000 $ à 999 999 $ 1.19.3 30 %sur la tranche de 1 000 000 $ à 1 249 999 $ 1.19.4 45 % sur la tranche de 1 250 000 $ et plus

1.19.5 7 % à titre de frais de gestion sur toutes les commandites nationales démarchées et obtenues grâce au MILIEU ORGANISATEUR. Avant le premier contact avec le commanditaire ciblé, SPORTSQUÉBEC devra être impliqué dans la démarche de la recherche et la négociation d’un commanditaire national issu MILIEU ORGANISATEUR.

SPORTSQUÉBEC gardera en garantie, jusqu’à l’acceptation du rapport final du COFJQ par SPORTSQUÉBEC, dix pour cent (10 %) des montants afin de s’assurer du respect des livrables convenus pour les Grands Partenaires des Jeux. Advenant le cas où une clause des protocoles des Grands Partenaires ait été non respectée, des pénalités financières au COFJQ pourront s’appliquer; le cas échéant, le montant de la pénalité sera négocié avec le commanditaire et appliqué par la suite par SPORTSQUÉBEC au COFJQ.

Dans le cas d’une commandite en biens ou en services, les frais sont calculés sur la base de la valeur des biens et/ou des services au tarif du marché et/ou selon les montants établis au budget du MILIEU ORGANISATEUR. Les clauses 1.19.1, 1.19.2, 1.19.3, 1.19.4 ou 1.19.5 s’appliquent, selon le cas, dans le calcul des frais retenus par SPORTSQUÉBEC.

1.20. À la suite du dépôt d’un calendrier de toutes les productions publiques du COFJQ,

SPORTSQUÉBEC s'engage à répondre à toute demande d'approbation prévue au présent protocole dans un délai mentionné dans le tableau ci-dessous suivant la date de réception des documents soumis par le MILIEU ORGANISATEUR ou par son COFJQ, sauf dans le cas où une résolution du conseil d’administration de SPORTSQUÉBEC est nécessaire :

Moment de la demande du COFJQ avant la Finale des Jeux du Québec en 2020

Délais d’approbation par SPORTSQUÉBEC

Entre 1 an et la semaine avant la Finale ainsi qu’après la Finale

3 jours en jours ouvrables du lundi au vendredi

la semaine avant la Finale et durant la Finale vingt-quatre (24) heures en tout temps

1.21. SPORTSQUÉBEC s’engage à fournir les services suivants : utilisation de l’emblème et du nom

des Jeux du Québec, opération, configuration, formation et mise à jour des systèmes de compilation des résultats et d’accréditation, site internet, service d’hébergement du site internet, soutien-conseil du personnel de SPORTSQUÉBEC, ainsi que d’autres services logistiques essentiels à l’organisation de la Finale, moyennant l’acquittement des frais de service spécifiés à l’article 2.2 par le MILIEU ORGANISATEUR.

2. LES OBLIGATIONS DU MILIEU ORGANISATEUR

2.1. Le MILIEU ORGANISATEUR agit aux présentes et accepte, seul, la responsabilité de toutes les

implications civiles et financières de la tenue de la Finale des Jeux du Québec résultant des engagements assumés directement par le MILIEU ORGANISATEUR ou son mandataire dûment autorisé, le tout conformément aux dispositions du présent protocole.

2.2. Le MILIEU ORGANISATEUR s’engage à verser à SPORTSQUÉBEC un montant de soixante

mille dollars (60 000 $), soit 25% (15 000 $) à la réception de la subvention du Gouvernement du Québec 2015-2016 ou 2016-2017, et 75% (45 000 $) sur facturation après la Finale, pour les

services énumérés à l’article 1.21. Aucun versement ne sera versé avant la réception de la subvention du Gouvernement du Québec 2018-2019 ou 2019-2020.

2.3. Le MILIEU ORGANISATEUR formera un « Comité organisateur de la Finale des Jeux du

Québec » dûment incorporé au Québec, dont le mandat sera l’organisation de la Finale des Jeux du Québec et qui s’appellera Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec de xxxxx – xxx (COFJQ – xxx).

2.3.1. Le MILIEU ORGANISATEUR ou le COFJQ, s'engage à fournir à la signature du protocole

une preuve d’assurance de responsabilité civile générale du montant désigné dans le tableau ci-dessous. De plus, le MILIEU ORGANISATEUR s’engage à désigner la Corporation SPORTSQUÉBEC Inc. à titre d’assurée additionnelle de la police d’assurance responsabilité civile du MILIEU ORGANISATEUR, pour la période couvrant toutes les activités du COFJQ ainsi que durant la tenue de la Finale des Jeux du Québec sur le territoire où se dérouleront les activités.

Moment de la demande du COFJQ avant la Finale des Jeux du Québec en 2019

Montant de la preuve d’assurance responsabilité civile incluant

Entre la signature du protocole et 1 an avant la Finale

Deux millions de dollars

(2 000 000 $)

Entre 1 an avant la Finale à 7 jours avant la Finale ainsi qu’après 7 jours la Finale jusqu’à la dissolution du COFJQ

Cinq millions de dollars

(5 000 000 $)

Entre 7 jours avant la Finale jusqu’après 7 jours de la Finale

Dix millions de dollars

(10 000 000 $)

2.4. Le MILIEU ORGANISATEUR et le COFJQ ne peut pas prendre des décisions qui iraient à

l'encontre des politiques, normes, procédures et de l’esprit du programme des Jeux du Québec.

2.5. Le MILIEU ORGANISATEUR et le COFJQ s’engage à entreposer les lits, soit 10 remorques de 45 pieds, d’août 2016 à mai 2017.

2.6. Le MILIEU ORGANISATEUR, après consultation du COFJQ, déléguera, sur demande de SPORTSQUÉBEC, un représentant à titre de membre observateur lors de l'assemblée annuelle de SPORTSQUÉBEC.

2.7. En collaboration avec ses partenaires, le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à mettre à la

disposition du COFJQ les installations et équipements nécessaires à la tenue de la Finale des Jeux du Québec.

Tous les installations et équipements doivent être conformes trois semaines avant le début de la Finale. Lorsque requis, le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à négocier auprès des autorités concernées les demandes d'assistance financière et l'utilisation des installations et des équipements.

Dans le cas où il y a construction ou modification majeure d’une installation, le MILIEU ORGANISATEUR s’engage à fournir à SPORTSQUÉBEC un échéancier du projet.

2.8. Le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à remettre à SPORTSQUÉBEC la liste identifiant les installations et les équipements à être fournis par lui ou le COFJQ selon « L’échéancier général des Jeux du Québec ».

2.9. Le MILIEU ORGANISATEUR, après approbation par SPORTSQUÉBEC, doit signer un protocole d'entente avec le COFJQ, par lequel ce dernier s'engage à ce qui suit :

2.9.1. à respecter intégralement le contenu des « Normes d’opération » ainsi que « l’Échéancier général des Jeux du Québec » de SPORTSQUÉBEC ainsi que ses modifications éventuelles. Toutes modifications ayant un impact financier sur le COFJQ devront être négociées avec le COFJQ;

2.9.2. à respecter, le « Guide d'organisation » de SPORTSQUÉBEC ainsi que ses modifications

éventuelles. Toutes modifications ayant un impact financier sur le COFJQ devront être négociées avec le COFJQ;

2.9.3. à soumettre à SPORTSQUÉBEC l'organigramme complet de son organisation selon

« L’échéancier général des Jeux du Québec »;

2.9.4. à fournir à SPORTSQUÉBEC les copies des résolutions des différentes corporations impliquées dans la Finale des Jeux du Québec, relativement aux sites de compétition, d'accueil, d'hébergement ou autres, au fur et à mesure de leur obtention, ou au plus tard selon « L’échéancier général des Jeux du Québec ». Les ententes pour les secteurs suivants doivent être signées un (1) an avant la Finale : alimentation, transport, hébergement, santé, programmations sportives (installation) et filtrage des bénévoles;

2.9.5. à collaborer aux rencontres de planification technique requises pour la tenue de la Finale

des Jeux du Québec. Les détails concernant les services d’un site sont sujets à discussion entre le COFJQ, SPORTSQUÉBEC, le propriétaire de l’installation et la fédération sportive concernée. Les détails seront conciliés dans un devis technique;

2.9.6. La signature du devis technique par sport doit intervenir selon « L’échéancier général des

Jeux du Québec ». Advenant une mésentente entre le MILIEU ORGANISATEUR, les fédérations sportives et le COFJQ sur le choix d'un ou de plusieurs sites, le MILIEU ORGANISATEUR reconnaît à SPORTSQUÉBEC le droit de prendre unilatéralement la décision finale;

2.9.7. à se conformer à la réglementation des fédérations sportives reconnues par

SPORTSQUÉBEC. Ces réglementations leur seront transmises selon « l’Échéancier général des Jeux du Québec ». La nomination des responsables disciplinaires locaux de chaque sport devra être convenue entre le COFJQ et la fédération sportive. Dans le cas d’un litige sur cette nomination, SPORTSQUÉBEC se réserve le droit d’imposer un choix final;

2.9.8. à loger et nourrir les participants, officiels, accompagnateurs, chefs de délégation et

missionnaires accrédités par les fédérations sportives et acceptés par SPORTSQUÉBEC, selon les « Normes d’opération ». Cette obligation s’étend advenant un prolongement de séjour attribuable à des éléments incontrôlables ou tout cas fortuit ou de force majeure.

Les normes habituelles et raisonnables sont sujettes à discussion entre le COFJQ et SPORTSQUÉBEC, selon « L’Échéancier général des Jeux du Québec »;

2.9.9. à respecter les données de SPORTSQUÉBEC qui se retrouvent dans les « Codes de

candidature » concernant les facilités d'hébergement mises à la disposition des athlètes, principalement en ce qui a trait à l'hygiène, l'encadrement, la sécurité et l'aménagement des sites d'hébergement;

2.9.10. à respecter les « Normes d’opération » en matière de politique alimentaire, principalement en ce qui a trait aux installations, aux équipements et à la qualité des menus présentés dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec, lesquels menus devront être soumis selon « l’Échéancier général des Jeux du Québec »;

2.9.11. à respecter le « Guide médical du Conseil de la médecine du Québec », concernant les

services médicaux à être mis à la disposition des athlètes, principalement en ce qui a trait aux examens précompétition, à la compilation de statistiques et au contrôle médical ainsi qu’à fournir et former le personnel médical nécessaire;

2.9.12. à inviter un représentant de SPORTSQUÉBEC à siéger, à titre d’observateur avec droit de

parole, aux réunions du conseil d'administration et du comité exécutif. Les représentants de SPORTSQUÉBEC seront invités aux réunions de régie, ainsi qu'à toutes les activités prévues avant, pendant et après la Finale des Jeux du Québec;

2.9.13. Le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à ne réclamer aucuns frais à SPORTSQUÉBEC

pour sa participation à ces activités, à l'exclusion des activités qui contribuent au financement de la Finale;

2.9.14. à participer avec SPORTSQUÉBEC pour l'organisation d'une rencontre d'information pour

les futurs milieux candidats à l’organisation d’une Finale des Jeux du Québec. Cette rencontre sera coordonnée par SPORTSQUÉBEC et tenue au moment jugé le plus opportun;

2.9.15. sauf dans le cas où SPORTSQUÉBEC exprime son consentement à un projet de

publicité, de promotion ou d'information hors des limites permises, le COFJQ doit, à l’exception des réseaux sociaux, limiter à sa région administrative, toutes promotion, publicité et information sur la Finale des Jeux du Québec et ce, jusqu'à la fin de la cérémonie de clôture de la Finale des Jeux du Québec précédente;

2.9.16. à convenir entre le COFJQ et MILIEU ORGANISATEUR de l’affectation de tout surplus

financier qui pourrait résulter de l’organisation de la Finale, selon « l’Échéancier général des Jeux du Québec »;

2.9.17. à fournir à SPORTSQUÉBEC tous ses procès-verbaux et comptes-rendus de réunions. Le

COFJQ avisera SPORTSQUÉBEC de la tenue de ses assemblées régulières cinq (5) jours à l’avance et de ses assemblées spéciales, quarante-huit (48) heures à l’avance;

2.9.18. à soumettre à titre d’information à SPORTSQUÉBEC son budget d'opération de même

qu'à respecter les procédures comptables généralement reconnues dans l'élaboration du budget d'opération, le contrôle des dépenses et dans la présentation des bilans financiers;

2.9.19. à soumettre à titre d’information à SPORTSQUÉBEC tout projet de modification à son budget d'opération ou à sa procédure;

2.9.20. à soumettre pour information à SPORTSQUÉBEC tout projet de demande d'aide aux

Gouvernements du Québec et du Canada, que ce soit sous forme d'octrois, de commandites, de prêts ou autres avant le dépôt de la demande. Toutes les exigences reliées à la visibilité et aux retombées devront être approuvées par SPORTSQUÉBEC;

2.9.21. à gérer les commandites en conformité avec les documents « Politique et directives de

commandites » et « Guide des opportunités de commandites» et à assurer la recherche et la gestion des commanditaires d’édition et régionaux;

2.9.22. à signer et respecter toutes les clauses prévues au document « Politique et directives de

commandites » ainsi que toutes les clauses d’exclusivité des commanditaires;

2.9.23. à utiliser exclusivement le nom de domaine et site Internet déterminé par SPORTSQUÉBEC pour l’hébergement du site Internet de la Finale. Il faudra aussi créer et utiliser les adresses de courrier électronique des régions lors de la Finale et pour le personnel du COFJQ ayant le format suivant : 1ère lettre du prénom [email protected]. Ces services sont inclus dans les services offerts à l’exception des adresses courriels au MILIEU ORGANISATEUR tel que stipulé à la clause 1.21.

2.9.24. à déposer un calendrier de toutes les productions publiques du COFJQ,

SPORTSQUÉBEC s'engage à répondre à toutes les demandes d'approbation prévue au présent protocole selon la clause 1.20.

2.9.25. à respecter les données contenues dans les « Normes d’opération » traitant de l’ensemble

des politiques de SPORTSQUÉBEC, principalement en matière d'utilisation de l'emblème et du nom « Jeux du Québec », de commandites, de relations publiques, etc.;

2.9.26. à respecter les données et les exigences des« Codes de candidature » en ce qui a trait

aux programmes d'activités culturelles et touristiques, aux activités sportives de niveau démonstration et à la programmation complémentaire; ces programmes devront être connus selon « l’Échéancier général des Jeux du Québec »;

2.9.27. à soumettre à SPORTSQUÉBEC son programme d'activités spéciales et/ou sociales

incluant une place des Jeux selon « l’Échéancier général des Jeux du Québec »;

2.9.28. à respecter les données du « Guide d’organisation » en matière d'éthique, d'invitations et d'activités protocolaires, selon les exigences de SPORTSQUÉBEC;

2.9.29. à respecter formellement les engagements contractés entre SPORTSQUÉBEC et le

Gouvernement du Québec en matière de visibilité;

2.9.30. à respecter la liste d’invitations provinciale fournie par SPORTSQUÉBEC en vue des cérémonies officielles et à remettre à SPORTSQUÉBEC un nombre de laissez-passer n'excédant pas trois cents (300) pour assister à chaque cérémonie officielle. De plus, SPORTSQUÉBEC sera invitée aux activités prévues au programme de la Finale des Jeux du Québec;

2.9.31. à utiliser obligatoirement le thème musical officiel des Jeux du Québec lors d’activités protocolaires qui le prévoient;

2.9.32. à soumettre pour approbation par SPORTSQUÉBEC, le texte et la musique de la chanson

d'ambiance sur la Finale des Jeux du Québec dans le cas où le MILIEU ORGANISATEUR souhaiterait en développer une;

2.9.33. à soumettre à l'approbation de SPORTSQUÉBEC toute demande de participation à la

Finale de quelque nature que ce soit provenant d'organismes québécoises, canadiennes et étrangères de loisirs, sports ou autres;

2.9.34. à présenter à SPORTSQUÉBEC des rapports détaillés sur l'état et l'avancement de

l'organisation de la Finale des Jeux du Québec, lors d'un maximum de quatre (4) rencontres, connues sous le nom de « rencontre de coordination », qui seront tenues aux dates et endroits déterminés par les parties et à organiser de concert avec SPORTSQUÉBEC un minimum de deux (2) lacs-à-l’épaule d’une journée chaque ainsi qu’en assumer les frais;

2.9.35. à ce qu'aucuns frais d'admission ne soient requis pour l'accès aux activités sportives,

culturelles ou sociales prévues dans le cadre du programme des Jeux du Québec, exception faite des cérémonies d’ouverture et de clôture et des activités de financement de la Finale des Jeux du Québec;

2.9.36. à libérer les sites de tout affichage de commanditaires n'ayant pas signé d'entente de

visibilité pour la Finale. La visibilité des commanditaires des Jeux du Québec devra être équitable selon le statut de chaque commanditaire. Pendant l’événement, le COFJQ et SPORTSQUÉBEC ne doivent pas être limités et contraints par des contrats d'affichage ne permettant pas de retirer les affiches en place et de les remplacer par celles des commanditaires de la Finale des Jeux. De même, des ententes de concession dans les lieux retenus doivent comporter des dispositions spéciales de sorte que, au moment de la Finale, les fournisseurs du COFJQ en matière de breuvages, de nourriture et de marchandises soient privilégiés et que les ententes d’exclusivité soient respectées. Les frais pour le masquage des sites sont assumés par le COFJQ;

2.9.37. à participer à une rencontre de présentation de rapport final et à faire parvenir à

SPORTSQUÉBEC, quatre (4) mois après la Finale, un rapport complet, en cinq (5) copies sur clé USB et une (1) copie imprimée, rédigé selon les exigences décrites dans le « Guide d'organisation », et portant sur :

l’ensemble des statistiques et rapports des services et des comités; l'administration de la Finale des Jeux du Québec; les implications financières et comptables; les coûts et les dépenses relatives à la promotion et au matériel publicitaire; les coûts et les dépenses relatives aux équipements spécialisés; les articles promotionnels et les activités d'autofinancement; les modifications suggérées au « Guide d'organisation »

ou autres documents jugés essentiels à l'organisation.

2.9.38. à assumer les dépenses « support aux participants »; plus spécifiquement, les costumes des délégations incluant dix (10) pourcent (%) additionnels des chandails lors de la

commande, les sacs des athlètes, les bannières d’excellence et le matériel périssable d’accréditation;

2.9.39. à remettre à SPORTSQUÉBEC un article de chaque objet conçu pour la Finale en vue de

les conserver pour le futur Musée ou une exposition sur les Jeux du Québec.

2.9.40. les obligations découlant des partenariats établis par SPORTSQUÉBEC avec différents organismes en vue de la Finale des Jeux du Québec lient le COFJQ; le COFJQ sera avisé par SPORTSQUÉBEC de ces ententes et ces obligations en découlant, étant entendu que de telles obligations sont en lien direct avec la programmation de la Finale. Toutes ententes ayant un impact financier sur le COFJQ devront être négociées avec le COFJQ;

2.10. Le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à procéder à la dissolution de son COFJQ selon les

exigences de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38), dans un délai d’un (1) an suivant la fin de la Finale des Jeux du Québec et en informera SPORTSQUÉBEC.

2.11. De plus, le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à autoriser SPORTSQUÉBEC à utiliser la

chanson, la mascotte et l'emblème de la Finale, le cas échéant. 2.12. Le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à utiliser SPORTSQUÉBEC, avec sa filiale GPS

SPORTS EN LIGNE INC. à titre d’unique fournisseur de tous les produits dérivés des Jeux du Québec (vêtements, objets promotionnels, etc.), ainsi que de la Finale des Jeux du Québec, tant pour la marque de commerce des Jeux du Québec que pour celle du MILIEU ORGANISATEUR. En collaboration avec le MILIEU ORGANISATEUR, SPORTSQUÉBEC produira et vendra tous les produits de la Finale au MILIEU ORGANISATEUR. Le profit net de la Finale ainsi que ceux des Jeux du Québec seront partagés avec le MILIEU ORGANISATEUR., tel que spécifiée dans le document « Politique et directives des produits dérivés et de la Boutique des Jeux », joint en Annexe E.

Tous les produits dérivés seront offerts exclusivement dans la section Jeux du Québec de la boutique en ligne de SPORTSQUÉBEC et devront être vendus avant et pendant la Finale sur les sites convenus entre SPORTSQUÉBEC et le MILIEU ORGANISATEUR. La division des profits nets se fera lors de la fermeture des livres après la Finale.À la suite de l’analyse des soumissions, les fournisseurs provenant de la Ville de xxxxxxx seront favorisés si les prix provenant des soumissions sont égaux.

3. GÉNÉRALITÉS

3.1. Toutes modifications au présent protocole devront faire l’objet d’une entente écrite entre les deux

parties.

3.2. Le préambule fait partie intégrante de ce protocole d’entente.

3.3. Le protocole d’entente est conditionnel à l'obtention d'un engagement du Gouvernement du Québec concernant les articles 1.5, 1.6, 1.10, 1.11.

3.4. À défaut de se conformer au but fixé par le présent protocole, soit la réalisation de la Finale des

Jeux du Québec, le MILIEU ORGANISATEUR s'engage à payer à SPORTSQUÉBEC, la valeur

des dommages et intérêts encourus jusqu’à concurrence de la somme de cent mille dollars (100 000 $).

3.5. Advenant le cas où SPORTSQUÉBEC lui retirerait la réalisation de la Finale des Jeux du Québec,

SPORTSQUÉBEC s'engage à payer au MILIEU ORGANISATEUR la valeur des dommages et intérêts encourus jusqu’à concurrence de la somme de cent mille dollars (100 000 $).

3.6. Les clauses 3.4 et 3.5 ne s'appliqueraient pas dans les éventualités suivantes:

3.6.1 désastre majeur provenant d'éléments naturels tels que : inondation, tremblement de terre, conflagration, terrorisme, ou tout autre cas fortuit ou de force majeure;

3.6.2 dans le cas où les autorités gouvernementales se désisteraient de leurs engagements

contractés envers SPORTSQUÉBEC, en ce qui a trait à la subvention touchant les immobilisations, le matériel spécialisé et le fonctionnement de la Finale des Jeux du Québec, tel que stipulé à l’article 1.15 du protocole.

EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ

À

CE JOUR DU MOIS DE 201x

CORPORATION SPORTSQUÉBEC INC. :

Denis Servais, Président

Alain Deschamps, Directeur général

MILIEU ORGANISATEUR - Ville de

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Politiques et directives Produits dérivés et Boutique des Jeux 2019-2020 Développement des affaires dans le cadre de la Finale des Jeux du Québec

Politiques et directives Produits dérivés et Boutique des Jeux DÉVELOPPEMENT DES AFFAIRES DANS LE CADRE DE LA FINALE DES JEUX DU QUÉBEC 1. INTRODUCTION Les présentes politiques et directives visent à expliquer le bon fonctionnement et les procédures à suivre en ce qui concerne les achats de produits dérivés à l'effigie du COFJQ et/ou de la marque de commerce des Jeux du Québec. De plus, ces politiques déterminent les actions à prendre en ce qui concerne les achats et la gestion de la Boutique des Jeux SPORTSQUÉBEC, avec sa filiale, GPS SPORTS EN LIGNE INC. fournisseur officiel et exclusif des produits dérivés vendus des Jeux du Québec. GPS SPORTS EN LIGNE INC., produira et vendra au milieu organisateur tous les produits dédiés à la vente. La vente en ligne de tous ces produits se fera exclusivement par la boutique en ligne de SPORTSQUÉBEC. GPS SPORTS EN LIGNE INC. identifiera les sites sur lesquels les produits pourront être vendus avant et pendant la Finale, sous le vocable Boutique officielle des Jeux du Québec Les détails concernant l’activité de commercialisation des produits de la marque des Jeux du Québec sont spécifiés dans la présente Politique. En plus des items produits aux fins de la Boutique officielle, GPS SPORTS, sera le fournisseur officiel et exclusif d’items non vendus véhiculant la marque des Jeux du Québec dédiés à des fins protocolaires ou à des clientèles spécifiques. Ces produits sont les suivants : Costumes des délégations, Sacs des athlètes, Bannières d’excellence et de l’esprit sportif, Drapeaux, Médailles, Lanières pour l’accréditation ainsi que les Chandails des bénévoles. 2. MANDATS ET RESPONSABILITÉS

2.1. Département du Développement des affaires du COFJQ Le département du développement des affaires du COFJQ a pour mandat de gérer

l'achat des produits dérivés et d'assurer, en collaboration avec GPS SPORTS EN LIGNE INC., la gestion de la Boutique officielle des Jeux du Québec; plus précisément le COFJQ a les responsabilités suivantes :

a) dédier une ressource humaine responsable de la Boutique officielle des Jeux; b) préparer, en collaboration avec GPS SPORTS EN LIGNE INC., un plan

stratégique de communication pour promouvoir la vente de produits dérivés ;

c) participer aux promotions instiguées par GPS SPORTS EN LIGNE INC., dans le but de promouvoir la vente de produits dérivés;

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d) offrir les espaces et les infrastructures requises pour l'installation de kiosques de

vente, avant et pendant la Finale, le nombre de kiosques et les endroits étant déterminés Par GPS SPORTS, 9 mois avant la Finale, dans le plan de commercialisation présenté par GPS SPORTS au COFJQ. Le nombre peut varier d’une Finale à l’autre, selon le nombre de sites officiels des Jeux et des affluences prévues.

e) fournir les bénévoles requis pour la gestion des Boutiques, le transport du matériel, l'installation, l'entrepôt et tout autre besoin relié à la commercialisation, avant, pendant et après la Finale (Coordonnateurs bénévoles, vendeurs, régisseurs et commissionnaires). Le nombre sera déterminé dans le plan de commercialisation, selon le nombre de Boutiques exploitées.

f) les revenus des ventes de la Boutique seront partagés entre GPS SPORTS EN LIGNE INC. et le COFJQ selon l'article 5 du présent document.

2.2. SPORTSQUÉBEC

SPORTSQUÉBEC via GPS SPORTS EN LIGNE INC. a les responsabilités suivantes :

a) dédier une ressource humaine pour coordonner les achats de la Boutique des Jeux ;

b) appuyer, soutenir et conseiller le personnel dédié du COFJQ pour la Boutique dans la gestion quotidienne;

c) présenter un plan de commercialisation au COFJQ, 9 mois avant la tenue de la

Finale en collaboration avec le COFJQ, assister et collaborer à l'aménagement et l'opération des kiosques de vente pendant les Jeux;

d) identifier et quantifier le nombre de ressources nécessaires, incluant le nombre de

bénévoles nécessaires pour l'opération de commercialisation

e) fournir le plan d'aménagement des kiosques de vente sur les sites;

f) approuver le plan d'action de la stratégie de prévente du COFJQ;

g) communiquer au COFJQ la liste des produits dérivés vendus;

h) gérer la Boutique en ligne;

i) coordonner la gestion de l'inventaire pendant la Finale, ainsi que planifier la logistique et le transport du matériel lors de l'événement;

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j) offrir un système d'achat en ligne et de distribution complet via la Boutique en ligne;

k) les revenus des ventes de la boutique seront partagés entre GPS SPORTS EN

LIGNE INC. et le COFJQ selon l'article 5 du présent document.

3. STRUCTURE DES ACHATS Cette structure d'achats fait la distinction entre trois différents types d'achats : les achats pour les supports aux participants, les achats d'objets et vêtements promotionnels non vendus et les achats concernant la Boutique des Jeux.

3.1. Articles protocolaires et à clientèles dédiées En plus des items produits aux fins de la Boutique officielle, GPS SPORTS, sera le fournisseur officiel et exclusif d’items non vendus véhiculant la marque des Jeux du Québec dédiés à des fins protocolaires ou à des clientèles spécifiques. Ces produits sont les suivants : Costumes des délégations, Sacs des athlètes, Bannières d’excellence et de l’esprit sportif, Drapeaux, Médailles, Lanières pour l’accréditation ainsi que les Chandails des bénévoles. Les Comités organisateurs doivent prévoir ces montants approximatifs à verser à GPS SPORTS EN LIGNE INC. pour défrayer les coûts liés aux dépenses de ces items.

a) Costume des délégations : approximativement 20,00$ avant les taxes, par

participant (athlètes, accompagnateurs, officiels et missionnaires) Hiver : 4 500 costumes – Été : 5 500 costumes ;

b) Sacs des athlètes : approximativement 12,00 $ avant les taxes, par participant

(athlètes, accompagnateurs, officiels et missionnaires); Hiver : 5 000 sacs - Été : 5 500 sacs;

c) Vêtement des hôtes et hôtesses

d) Drapeaux : au besoin;

e) Médailles : Ce montant est payé par SQ;

f) Chandail des bénévoles : approximativement 4,00$ avant les taxes par bénévole;

g) Bannières de l’esprit sportif : ce montant est généralement payé par le MERS;

h) Bannières d’excellence : approximativement 15 000 $ plus taxes.

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3.2. La Boutique des Jeux Cette catégorie regroupe tous les produits/collections qui sont créés et vendus dans le

but de financer une Finale des Jeux du Québec. La collection de base est choisie par GPS SPORTS EN LIGNE INC. qui s'occupe de la mise en marché et de la coordination de ce projet. La ligne directrice et les visuels des collections de la Boutique sont développés par GPS SPORTS qui s’engage à faire approuver par le COFJQ, tous les produits utilisant le logo de la Finale en cours.

4. Outils de travail

4.1. Guide de la Boutique des Jeux Le guide de la Boutique est un document de travail qui permet au COFJQ de situer dans

le temps les tâches à accomplir avant la Finale. Il s'agit d'un document explicatif basé sur les Finales précédentes. Vous y trouverez des graphiques, mises en situation et échéanciers.

4.2 Cahier des normes graphiques Le cahier des normes graphiques est un outil de travail qui permet au graphiste ou toute

autre personne qui doit utiliser l’emblème officiel (logo) de la Finale et/ou la marque de commerce des Jeux du Québec de le faire selon les normes établies. Tous les produits dérivés avec le logo du Comité organisateur et/ou la marque de commerce des Jeux du Québec doivent préalablement être approuvés par SPORTSQUÉBEC.

5. PARTAGE FINANCIER Le partage financier se fera comme suit :

5.1.1. Le Comité organisateur conservera 60% et GPS SPORTS EN LIGNE INC. 40% des profits nets générés par la vente des produits dérivés de la Boutique officielle des Jeux. Les profits seront partagés après la Finale, lors de la fermeture des livres, après déduction de toutes les dépenses liées à la Boutique officielle des Jeux.

5.1.2. Toutes les sommes nécessaires pour l'achat de produits dérivés dans le cadre de la Boutique officielle des Jeux seront avancées par GPS SPORTS EN LIGNE INC. Après les Jeux, à la fermeture des livres, les dépenses seront déduites des revenus et les profits nets seront partagés selon l'article 5.1.1. Une projection des revenus et dépenses de la Boutique sera fournie dans le plan de commercialisation soumis 9 mois avant la Finale.

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5.1.3. Tous les achats de produits dérivés tels que mentionnés au point 3.1 devront être payés sur réception. Dans le cas de commandes sur mesure où le fabricant demande un dépôt, ce même montant sera facturé au COFJQ pour commencer la production.

6. EXÉCUTION DES ÉLÉMENTS CONTRACTUELS

6.1. Lien avec le département des communications Les interservices entre le département du développement des affaires et le département

des communications du COFJQ sont nombreux et essentiels à la bonne exécution des projets. Une procédure de communication entre les deux départements doit donc être établie dès la formation du COFJQ :

a) lors de la production de produits dérivés, le service des communications valide les visuels

et approuve l'image des Jeux;

b) le service des communications doit intégrer dans son plan média la promotion de la Boutique des Jeux.

6.2. Procédures d'approbation Pour chaque item produit par le COFJQ, la séquence d'approbation suivante doit être

respectée :

a) Costumes des délégations : GPS SPORTS EN LIGNE INC. proposera différents modèles de costumes au COFJQ. Les critères pour le costume des délégations sont préétablis par SPORTSQUÉBEC, afin de se conformer à l'image des Jeux et de respecter la visibilité des commanditaires. Le COFJQ déterminera l'item qui sera acheté. La production et l'approbation des maquettes et des visuels sont par la suite gérées par GPS SPORTS EN LIGNE INC., qui communiquera avec le COFJQ pour l'approbation des visuels;

b) Sacs des athlètes : GPS SPORTS EN LIGNE INC. proposera différents modèles de sacs au COFJQ. Les critères pour les sacs des athlètes sont préétablis par SPORTSQUÉBEC, afin de se conformer à l'image des Jeux et de respecter la visibilité des commanditaires. Le COFJQ déterminera l'item qui sera acheté. La production et l'approbation des maquettes et des visuels sont par la suite gérées par GPS SPORTS EN LIGNE INC., qui communiquera avec le COFJQ pour l'approbation des visuels;

c) Vêtement des hôtes et hôtesses : Le choix du vêtement des hôtes et hôtesses

revient au Comité organisateur. Le vêtement doit cependant être approuvé par SPORTSQUÉBEC, afin de se conformer à l'image des Jeux et de respecter la visibilité des commanditaires. La production sera gérée par GPS SPORTS EN LIGNE INC.

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d) Drapeaux : Toute la gestion de ce dossier est traitée par SPORTSQUÉBEC et GPS SPORTS;

e) Médailles : Toute la gestion de ce dossier est traitée par SPORTSQUÉBEC et GPS SPORTS;

f) Bannières d'excellence et de l’esprit sportif : Toute la gestion de ce dossier est traitée par SPORTSQUÉBEC et GPS SPORTS;

g) Lanières d'accréditation : Toute la gestion de ce dossier est traitée par SPORTSQUÉBEC et GPS SPORTS. Dans le cas des lanières, le visuel final sera envoyé au COFJQ pour approbation finale.

7. LEXIQUE Boutique officielle des Jeux : tous les produits/collections qui sont créés et vendus dans le but de financer une Finale des Jeux du Québec. COFJQ : Comité organisateur de la Finale des Jeux du Québec; Objet promotionnel : objet/vêtement qui est fabriqué et distribué dans le but de donner de la visibilité à la Finale ou à la marque des Jeux du Québec. Ex.: collants donnés aux jeunes, vêtements du Comité organisateur; Participants: athlètes, accompagnateurs, officiels, missionnaires et entraîneurs, prenant part à une Finale; Produits dérivés : tous les produits promotionnels à l'effigie d'une Finale ou de la marque des Jeux du Québec;

commandes sur mesure Toutes les commandes de produits dérivés non dédiés à la revente;

commandes pour la Boutique officielle Toutes les commandes pour la Boutique officielle des Jeux; Articles protocolaires et à clientèles dédiées: tous les objets requis à des fins protocolaires lors de la Finale (ex. : médailles, bannières d’excellence et d’esprit sportif, drapeaux » ou dédiés directement en support aux participants (ex. : costumes des délégations, sacs des athlètes, chandails des bénévoles, lanières d’accréditation).

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Code de candidature 2019 2020 - Jeux du Québec€¦ · 2 Mot du président En route pour les 54e et 55e Finales des Jeux du Québec Cher(ère)s ami(e)s, Il me fait plaisir, au nom