Công ty Thông tin di động

VMS – MobiFone

Tài liệu hướng dẫn sử dụng dịch vụ

Tổng đài di động OneContact

PHẦN DÀNH CHO QUẢN TRỊ VIÊN

MỤC LỤC

1. GIỚI THIỆU ................................................................................ 4

1.1. Hình thức trình bày tài liệu .............................................................................................................. 4

1.2. Hướng dẫn sử dụng tài liệu............................................................................................................. 4

1.3. Thuật ngữ và từ viết tắt .................................................................................................................... 4

2. TỔNG QUAN .............................................................................. 5

3. MÔ TẢ HỆ THỐNG THEO ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG ................. 5

3.1. Sửa mật khẩu ........................................................................................................................................ 5

3.2 Trợ giúp.................................................................................................................................................. 6

3.3 Quản lý nhân viên/bộ phận ................................................................................................................... 7

3.3.1 Tìm kiếm nhân viên ........................................................................................................................ 7

3.3.2 Cài đặt thông tin cơ bản cho nhân viên .......................................................................................... 8

3.3.3 Cài đặt phân quyền cho nhân viên ................................................................................................. 9

3.3.4 Thêm bộ phận ............................................................................................................................... 10

3.3.5 Xuất file danh bạ nhân viên .......................................................................................................... 11

3.4 Quản lý số máy lẻ ................................................................................................................................ 12

3.4.1 Tìm kiếm số điện thoại ................................................................................................................. 12

3.4.2 Cài đặt số máy lẻ ........................................................................................................................... 12

3.5 Quản lý nhóm ...................................................................................................................................... 13

3.5.1 Thêm nhóm .................................................................................................................................. 13

3.5.2 Sửa nhóm...................................................................................................................................... 14

3.5.3 Xoá nhóm ...................................................................................................................................... 14

3.5.4 Tin nhắn nhóm .............................................................................................................................. 15

3.5.4.1 Tìm kiếm tin nhắn nhóm đã gửi ............................................................................................ 15

3.5.4.2 Soạn tin nhắn nhóm và gửi ngay .................................................................................... 15

3.5.4.3 Soạn tin nhắn nhóm và đặt giờ gửi ................................................................................ 16

3.6 Sửa đổi thông tin công ty .................................................................................................................... 17

3.7 Cài đặt lời chào .................................................................................................................................... 18

3.8 Thông tin cước .................................................................................................................................... 18

1. GIỚI THIỆU

1.1. Hình thức trình bày tài liệu

Tài liệu được trình bày dưới dạng file text với mục đích:

- Hướng dẫn khách hàng sử dụng dịch vụ Tổng đài di động OneContact

- Giúp khách hàng hiểu rõ hơn về tính năng vượt trội của dịch vụ.

1.2. Hướng dẫn sử dụng tài liệu

- Phần 1: Thống nhất các quy ước chung sử dụng trong tài liệu và hướng dẫn sử dụng tài liệu,

các thuật ngữ dùng trong hệ thống.

- Phần 2: Giới thiệu giải pháp OneContact: Mô tả và hướng dẫn cách sử dụng các chức năng

của hệ thống.

1.3. Thuật ngữ và từ viết tắt

STT Từ viết tắt Từ đầy đủ

1 QTV Quản trị viên

2 HDSD Hướng dẫn sử dụng

3 TL HDSD Tài liệu hướng dẫn sử dụng

4 TL Tài liệu

5 SĐT Số điện thoại

6 ĐT Điện thoại

7 NV Nhân viên

8 NSD Người sử dụng

9 NQT Người quản trị

10 DS Danh sách

2. TỔNG QUAN

Tổng đài di động OneContact là một giải pháp toàn diện của MobiFone, dựa trên nền tảng

mạng di động để cung cấp dịch vụ Tổng đài di động cho doanh nghiệp. OneContact có tổng đài

và máy lẻ đều là số di động có sẵn;

OneContact giải quyết triệt để các hạn chế của tổng đài truyền thống, đồng thời mang đến 1

giải pháp toàn diện với những tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp Tiết kiệm chi phí, Tiết kiệm

thời gian, Nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3. MÔ TẢ HỆ THỐNG THEO ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

QTV thực hiện đăng nhập vào hệ thống với Tài khoản số tổng đài OneContact và Mật khẩu

được cung cấp qua tin nhắn gửi vào số di động của QTV đã đăng ký.

Đăng nhập thành công hệ thống hiển thị trang làm việc như sau:

Lưu ý:

✓ Hiển thị số Tổng đài của doanh nghiệp khi đăng nhập bằng tài khoản Quản trị.

✓ Hiển thị các chức năng dịch vụ mà Quản trị viên có thể sử dụng.

3.1. Sửa mật khẩu

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn Sửa mật khẩu

- Bước 2: Nhập Mật khẩu cũ

- Bước 3: Nhập Mật khẩu mới

- Bước 4: Xác nhận mật khẩu mới

- Bước 5: Nhấn nút OK Hệ thống thông báo Thay đổi mật khẩu thành công

Lưu ý:

✓ Mật khẩu là số có 06 chữ số.

✓ Click vào Xoá để xoá nhanh mật khẩu, nhập lại.

3.2 Trợ giúp

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn Trợ giúp ➔ Cửa sổ để tải Ứng dụng DialPad và Tài

liệu HDSD hiện ra.

- Bước 2: Lựa chọn Ứng dụng phù hợp với hệ điều hành của máy để tải nếu muốn Tải ứng

dụng DialPad

- Hoặc: Lựa chọn TL HDSD cần xem để tải về.

- Hoặc: Lựa chọn TL HDSD cần xem để tải về.

Lưu ý:

✓ Lựa chọn phiên bản DialPad phù hợp với hệ điều hành của điện thoại.

✓ Lựa chọn định dạng TL HDSD và nội dung TL phù hợp để tải.

3.3 Quản lý nhân viên/bộ phận

3.3.1 Tìm kiếm nhân viên

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhân viên/bộ phận

- Bước 2: Nhập từ khoá cần tìm vào ô Họ tên, Số máy lẻ.

- Bước 3: Lựa chọn bộ phận để tìm kiếm.

- Bước 4: Nhấn Tìm kiếm

Lưu ý:

✓ Họ tên nhân viên chỉ được nhập tiếng Việt không dấu, chữ cái, chữ số và ô trống.

✓ Kết quả tìm kiếm trả về là nhân viên có họ tên hoặc số máy lẻ chưa từ khoá nhập vào trong

bộ phận tìm kiếm.

3.3.2 Cài đặt thông tin cơ bản cho nhân viên

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhân viên/bộ phận

- Bước 2: Lựa chọn Nhân viên cần cài đặt thông tin cơ bản.

- Bước 3: Lựa chọn Giới tính của nhân viên.

- Bước 4: Nhập các thông tin bao gồm: Cấp bậc, Hộp thư điện tử, Số Fax, Số văn phòng, Số

điện thoại nhà.

- Bước 5: Nhấn nút OK

Lưu ý:

✓ Các thông tin trong mục Thông tin cơ bản có thể để trống hoặc khai báo.

✓ Nếu muốn sử dụng tính năng Chuyển tiếp cuộc gọi thì cần phải khai báo đủ 03 số ĐT: Số

Fax, Số văn phòng, Số điện thoại nhà.

3.3.3 Cài đặt phân quyền cho nhân viên

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhân viên/bộ phận

- Bước 2: Lựa chọn Nhân viên cần cài đặt phân quyền.

- Bước 3: Nhấn vào Cài đặt phân quyền.

- Bước 4: Lựa chọn các chức năng cho phép nhân viên đó được phép sử dụng.

- Bước 5: Nhấn nút OK

Lưu ý:

✓ Nếu lựa chọn chức năng gọi ngoài là Đóng thì nhân viên đó chỉ được phép gọi nội bộ doanh

nghiệp và gọi cho khách hàng có trong danh bạ khách hàng đã được nhập lên Website dịch

vụ.Nếu lựa chọn chức năng gọi ngoài là Mở thì nhân viên đó được phép gọi đến tất cả các số

trong và ngoài doanh nghiệp.

✓ Nếu không muốn hạn chế thời gian gọi của nhân viên thì tick vào Không. Nếu muốn hạn chế

thời gian gọi của nhân viên thì tick vào Có và phải nhập số phút nhân viên được phép gọi.

✓ Ngôn ngữ tổng đài có thể lựa chọn là Tiếng Anh và Tiếng Việt

✓ Mô hình sử dụng trong chức năng Chuyển cuộc gọi là Theo thứ tự (03 số ĐT khai báo trong

mục thông tin cơ bản lần lượt đổ chuông khi có cuộc gọi tới) và Đồng thời (03 số ĐT cùng đổ

chuông).

✓ Các quyền khác:

● Cài đặt Tổng đài gọi lại: khi nhân viên gọi đến Số tổng đài, sẽ có IVR thông báo: “Xin vui

lòng gác máy, hệ thống sẽ gọi lại cho bạn trong giây lát” và cuộc gọi sẽ bị ngắt,

OneContact khởi tạo cuộc gọi mới tới nhân viên đó.

● Xuất file danh bạ nhân viên: Chỉ những nhân viên được cài đặt quyền này mới có thể

xuất toàn bộ danh bạ nhân viên trong công ty ra file excel.

● Xuất file danh bạ đầu mối liên hệ: Chỉ những nhân viên được cài đặt quyền này mới có

thể xuất toàn bộ danh bạ đầu mối liên hệ của công ty ra file excel.

● Cài đặt tin nhắn nhắc nhở cuộc gọi nhỡ cho nhân viên: Chỉ những nhân viên được cài đặt

quyền này mới có thể nhận được tin nhắn báo cuộc gọi nhỡ từ các nhân viên khác và từ

khách hàng

● Gửi tin nhắn nhắc nhở cuộc gọi nhỡ cho khách hàng: Chỉ những nhân viên nào cài đặt

quyền này thì khi gọi cho khách hàng của công ty, nếu khách hàng không nghe máy

hoặc tắt máy sẽ nhận được tin nhắn báo cuộc gọi nhỡ từ nhân viên đó.

3.3.4 Thêm bộ phận

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhân viên/bộ phận

- Bước 2: Nhấn vào Thêm bộ phận

- Bước 3: Nhập các thông tin Tên bộ phận, Số thứ tự.

- Bước 4: Lựa chọn Loại bộ phận theo mức độ quan trọng.

- Bước 5: Lựa chọn Trưởng bộ phận

- Bước 6: Thêm ghi chú

- Bước 7: Chọn OK

Lưu ý:

✓ Tên bộ phận không được để trống

✓ Số thứ tự của bộ phận phải là số và có độ dài từ 1 đến 8

✓ Chọn Huỷ để xoá nhanh thông tin bộ phận vừa nhập.

3.3.5 Xuất file danh bạ nhân viên

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhân viên/bộ phận

- Bước 2: Nhấn vào Xuất file excel

- Bước 3: Chọn OK để mở file

Lưu ý:

✓ Tên bộ phận không được để trống

✓ Số thứ tự của bộ phận phải là số và có độ dài từ 1 đến 8

✓ Chọn Huỷ để xoá nhanh thông tin bộ phận vừa nhập.

3.4 Quản lý số máy lẻ

3.4.1 Tìm kiếm số điện thoại

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý số máy lẻ

- Bước 2: Nhập số ĐT cần tìm.

- Bước 3: Chọn Tìm kiếm.

Lưu ý:

✓ Kết quả tìm kiếm trả về là số điện thoại cần tìm với các thông tin về Số máy lẻ, Họ tên, Cấp

bậc, Bộ phận.

3.4.2 Cài đặt số máy lẻ

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý số máy lẻ

- Bước 2: Chọn số điện thoại cần cài đặt

- Bước 3: Nhấn cài đặt số máy lẻ

- Bước 4: Nhập Số máy lẻ và Họ tên

- Bước 5: Lựa chọn Cấp bậc

- Bước 6: Lựa chọn Bộ phận

- Bước 7: Chọn OK

Lưu ý:

✓ Tất cả các trường thông tin đánh dấu * không được để trống.

✓ Họ tên nhập tiếng việt không dấu

✓ Cấp bậc là Trưởng phòng hoặc Lãnh đạo công ty

✓ Bộ phận được tự động chuyển đến danh sách bộ phận để lựa chọn.

✓ Với 1 số tổng đài mới thì muốn cài đặt số máy lẻ thì phải tạo bộ phận, phòng ban trước.

✓ Chọn Đóng để xoá nhanh thông tin.

3.5 Quản lý nhóm

3.5.1 Thêm nhóm

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhóm

- Bước 2: Chọn Thêm

- Bước 3: Nhập Mã nhóm, Tên nhóm

- Bước 4: Thêm thành viên cho nhóm: Thêm thành viên tạm thời hoặc Thêm vào từ danh bạ.

- Bước 5: Lựa chọn Lưu

Lưu ý:

✓ Mã nhóm chỉ là các số từ 1000-9999.

✓ Tên nhóm ko vượt quá 16 ký tự

✓ Điện thoại cố định phải có mã vùng

3.5.2 Sửa nhóm

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhóm

- Bước 2: Click vào mã nhóm cần sửa hoặc Click vào biểu tượng sửa

- Bước 3: Thêm thành viên cho nhóm hoặc Xoá thành viên khỏi nhóm

- Bước 4: Chọn Lưu để hoàn thành Sửa nhóm.

3.5.3 Xoá nhóm

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Quản lý nhóm

- Bước 2: Chọn nhóm cần xoá và Click vào biểu tượng Xoá

- Bước 3: Chọn OK để xoá

3.5.4 Tin nhắn nhóm

3.5.4.1 Tìm kiếm tin nhắn nhóm đã gửi

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Tin nhắn nhóm

- Bước 2: Chọn Tìm kiếm

Lưu ý:

✓ Kết quả tìm kiếm trả về là danh sách tin nhắn nhóm trong khoảng thời gian tìm kiếm.

3.5.4.2 Soạn tin nhắn nhóm và gửi ngay

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Tin nhắn nhóm

- Bước 2: Chọn Soạn tin nhắn

- Bước 3: Nhập nội dung tin nhắn cần gửi

- Bước 4: Tick vào Gửi ngay

- Bước 5: Chọn danh sách nhân viên để gửi tin

- Bước 6: Chọn Gửi

Lưu ý:

✓ Hệ thống mặc định sẽ gửi tin đến tất cả các thành viên đã lựa chọn, NQT có thể bỏ bớt nhân

viên trong nhóm.

✓ Nội dung tin nhắn là tiếng Việt không dấu và không vượt quá 187 ký tự.

✓ Click vào Huỷ để xoá nhanh nội dung tin nhắn.

3.5.4.3 Soạn tin nhắn nhóm và đặt giờ gửi

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Tin nhắn nhóm

- Bước 2: Chọn Soạn tin nhắn

- Bước 3: Nhập nội dung tin nhắn cần gửi

- Bước 4: Click vào Đặt giờ gửi và nhập Ngày giờ cần gửi tin

- Bước 5: Chọn danh sách nhân viên để gửi tin

- Bước 6: Chọn Gửi

Lưu ý:

✓ Hệ thống mặc định sẽ gửi tin đến tất cả các thành viên đã lựa chọn, NQT có thể bỏ bớt nhân

viên trong nhóm.

✓ Nội dung tin nhắn là tiếng Việt không dấu và không vượt quá 187 ký tự.

✓ Khoảng thời gian đặt giờ gửi tin nhắn: 9h00-18h00

✓ Thời gian đặt gửi phải muộn hơn thời gian hiện tại ít nhất 5 phút

✓ Click vào Huỷ để xoá nhanh nội dung tin nhắn.

3.6 Sửa đổi thông tin công ty

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Sửa đổi thông tin công ty

- Bước 2: Sửa đổi các thông tin cần thiết

- Bước 3: Chọn OK Hệ thống báo sửa đổi thông tin công ty thành công

Lưu ý:

✓ Tên viết tắt, số di động của người quản trị không được để trống

✓ Tên nhân viên quản trị không được vượt quá 32 ký tự

✓ Hòm thư điện tử không được vượt quá 64 ký tự

✓ Địa chỉ công ty, địa chỉ giao dịch không được vượt quá 128 ký tự

✓ Ngôn ngữ Tổng đài cho Khách hàng: Nếu chọn thứ tự ngôn ngữ là Tiếng Việt và Tiếng Anh

thì khi khách hàng gọi đến tổng đài doanh nghiệp sẽ nghe thấy IVR tiếng Việt trước và tiếng

Anh sau và ngược lại.

✓ Ngôn ngữ Tổng đài cho Nhân viên: Nếu chọn tiếng Việt thì khi nhân viên gọi vào tổng đài

doanh nghiệp sẽ nghe thấy IVR là tiếng Việt, tương tự với tiếng Anh.

✓ Nhân viên có thể lựa chọn ngôn ngữ Tổng đài trong Cài đặt Thông tin cá nhân.

✓ Mở chức năng gọi lại: Nếu chọn Có thì khi quản trị viên cài đặt quyền Tổng đài gọi lạicho

nhân viên thì chức năng mới hoạt động. Nếu chọn Không thì dù quản trị viên cài đặt chức

năng Tổng đài gọi lại thì chức năng cũng không hoạt động.

3.7 Cài đặt lời chào

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Cài đặt lời chào

- Bước 2: Trỏ đường dẫn tới file lời chào cần cài đặt

- Bước 3: Chọn OK

Lưu ý:

✓ Lời chào có thể là một đoạn nhạc chờ, hoặc lời chào chung, không phải là lời chào riêng cho

doanh nghiệp và không thể tiến hành thao tác bấm phím nào trong lời chào này và IVR tiếp

theo vẫn là IVR chung của dịch vụ OncContact.

✓ Tên viết tắt, số di động của người quản trị không được để trống

✓ Tên nhân viên quản trị không được vượt quá 32 ký tự.

✓ File ghi âm với dung lượng dưới 4MB và có hiệu lực sau 15 phút.

✓ Với doanh nghiệp muốn sử dụng lời chào riêng của mình, cần gửi file ghi âm lời chào cho bộ

phận hỗ trợ dịch vụ OneContact để cài đặt.

3.8 Thông tin cước

- Bước 1: Từ màn hình trang chủ, nhấn vào menu Thông tin cước

- Bước 2: Chọn thời gian xem thông tin cước theo tháng

- Bước 3: Chọn Tìm kiếm

Lưu ý:

✓ Kết quả tìm kiếm trả về là tổng hợp cước chi tiết trong khoảng thời gian tìm kiếm bao gồm:

Tổng hợp cước theo số tổng đài, Bảng kê số phút sử dụng của số máy lẻ.