Republika e KosovësRepublika Kosova – Republic of Kosovo

Qeveria – Vlada – Government Ministria e Financave - Ministarstvo za Finansija - Ministry of Finance

Thesari i Kosovës – Trezor Kosova - Treasury of Kosova

Procedura registracije u ISUFK avansa za sitni novac (Petty Cash) i avansa za službena

putovanja

Za upotrebu od strane budžetskih organizacija i trezora

Faqe 1 nga 61

Revidirana verzija, April 2019

Sadržaj1. Cilj..........................................................................................................................................................4

2. Delokrug.............................................................................................................................................4

3. Pravna osnova................................................................................................................................4

4. Obrada avansa sitnog novca (petty cash)....................................................................5

4.1 Tok poslova/Šema toka procesa sitnog novca (Petty Cash).......................................5

4.3 Otvaranje podračuna u komercijalnim bankama za budžetske organizacije....64.2 Imenovanje službenika za držanje avansa za sitni novac (Petty Cash).............64.4 Određivanje iznosa avansa za sitni novac (petty cash)...............................................7

5. Povlačenje i potrošnja fondova sitnog novca (petty cash)................................7

5.1 Dokumentacija za sitan novac (Petty Cash).....................................................................7

5.2 Obavezivanje/obaveza sredstava i transfer novca za avans sitnog novca (Petty Cash)..........................................................................................................................................................75.3 Registracija Kupona troškova avansa za sitan novac (transfer sredstava na račun komercijalne banke)...............................................................................................................9

5.4 Odobrenje u ISUFK predujama za sitni novac..............................................................11

5.5 Kreiranje izvoda za plaćanje.................................................................................................11

5.6 Prenesena sredstva kao predujam za sitni novac (stanje u kasi)..........................11

5.7 Dopuna sitnog novca (Petty Cash-a)................................................................................11

5.8 Odobravanje u ISUFK-u dopunjavanja za sitni novac................................................14

5.9 Kreiranje izvoda za plaćanje.................................................................................................14

5.10 .....................................................Zatvaranje predujama sitnog novca (Petty Cash)14

5.11 ............Prenos sredstava iz Komercijalne banke na jedini račun Trezora u CBK19

6. Prosleđivanje avansa za službena putovanja...........................................................20

6.1 Tok radnji/šema toka procesa- Avans za službeno putovanje.................................20

6.2 Izvorna dokumentacija za službeno putovanje.............................................................21

6.3 Posvećivanje avansnih sredstava za službena putovanja.........................................21

6.4 Zotimi i fondeve për avance të udhëtimeve zyrtare...................................................21

6.5 Registracija kupona rashoda avansa za službeno putovanje (prenos sredstava na komercijalni bankovni račun)..................................................................................................26

6.6 Odobrenje avansa za službena putovanja u ISUFK-u.................................................27

6.7 Sačinjavanje izvoda za plaćanje..........................................................................................28

6.8 Preneta sredstva za avans za službeno putovanje (stanje na blagajni)..............28

6.8.1. Izveštaj o avansima koji nisu zatvoreni.........................................................................28

6.9 Zatvaranje/obrazloženje avansa za službena putovanja...........................................31

Faqe 2 nga 61

6.9.1 .........Potpuno zatvaranje/obrazloženje avansa za službeno putovanje u ISFUK31

Izveštaj o stanju nakon zatvaranja avansa...............................................................................34

6.9.2 ......Zatvaranje/obrazloženje avansa za službeno putovanje uključujući povrat sredstava................................................................................................................................................36

6.10 . .Prenos sredstava iz Komercijalne banke na jedinstveni račun Trezora u CBK38

Izveštaj o stanju nakon zatvaranja avansa...............................................................................38

7. Neobrazloženi avansi na kraju fiskalne godine.......................................................40

7.1 Prenos stanja nezatvorenih avansa...................................................................................40

7.2 Obaveze sredstva za nezatvorene avanse u prethodnoj godini..............................40

7.3 Zatvaranje / obrazloženje avansa za službeno putovanje.........................................42

7.4 Odobrenje u SIMFK avansa za službena putovanja....................................................45

7.5 Stvaranje ekstrakta za isplatu.............................................................................................45

8. Ulaz na snagu...................................................................................................................................45

Faqe 3 nga 61

1. Cilj

Svrha ovog dokumenta je da odredi način obrade i registracije finansijskih transakcija sitnog novca (petty cash) i avansa za službena putovanja koji se mogu dobiti samo od službenika koji imaju zaposlenje u budžetskim organizacijama ili su registrovani na platnom spisku u Odeljenju za plate trezora Kosova Ova procedura definiše odgovornost kao i proces upravljanja gotovinom od strane same budžetske organizacije na osnovu zakonodavstva koje je na snazi za delegiranje ovlašcenja za troškove.

2. Delokrug

Ova procedura je za sprovođenje od strane:

Budžetskih organizacija – koje su odgovorne za upravljanje sitnim novcem (petty cash) i avansima za službena putovanja u skladu sa zakonskim zahtevima;

Trezora Kosova – u funkciji izvoda isplata, upravljanja računovodstvenim evidencijama u ISUFK-u i finansijskog izveštavanja.

3. Pravna osnova

Ova procedura je zasnovana na Zakonu br. 03/L-048- o upravljanju javnim finansijama i odgovornosti, revidiran i dopunjen zakonima za izmene i dopune ovog Zakona , Zakonu br. 06/L-021 o unutrašnjoj kontroli javnih finansija, Zakonu o godišnjem budžetu Republike Kosovo, Finansijska pravila Ministarstva za finansije o potrošnji javnog novca, Administrativno uputstvo br. MJS 2004/07 za službena putovanja i odluci Ministra za finansije – Naknade za službena putovanja i AU br. 02/2009 o delegiranju troškova budžetskih organizacija.

Faqe 4 nga 61

4. Obrada avansa sitnog novca (petty cash)4.1 Tok poslova/Šema toka procesa sitnog novca (Petty Cash)

Faqe 5 nga 61

Nalog za placanje (NP) avansa i izjavu držaoca novca priprema budžetska organizacija

Obavezivanje avansa sitnog novca (petty cash) se registruje u ISUFK nakon dobijanja ovlašcenja od ovlašcenog

Budžetska organizacija izvršava transfer avansa sitnog novca (patty cash) kroz kupon potrošnje u ISUFK

Glavni administrativni službenik budžetske organizacije

Generalni direktor Trezora Kosova

Službenik za obavezivanje budžetske organizacije

Ovlašceni službenik za držanje avansa (Službenik za gotovinu)

Budžetska organizacija odobrava transfer avansa sitnog novca (petty cash) u ISUFK

Službenik za sertifikaciju/odobrenje budžetske zacije

Držalac avansa (Službenik za gotovinu) povlači novac iz avansnog računa budžetske organizacije u komercijalnoj

Službenik za gotovinu budžetske organizacije

Držalac avansa sitnog novca (Službenik za gotovinu) vrši isplatu i drži redovnu dokumentaciju, vrši sravnjavanje i priprema redovne izveštaje. Za dopunu avansa sitnog novca, službenik za gotovinu dostavlja dokumentaciju službeniku za

Trezor ovlašcuje i dostavlja informacije komercijalnoj banci o podacima ovlašcenog službenika (Službenik za gotovinu) za povlačenje sa računa.

Zahtev Trezoru za ovlašcenje službenika za držanje sitnog novca (Službenik za gotovinu)

Službenik za gotovini budžetske organizacije

Službenik za potrošnju budžetske organizacije

4.3 Otvaranje podračuna u komercijalnim bankama za budžetske organizacijeZa bolju obradu i preciznije izveštavanje o sitnom novcu (petty cash), i za omogucavanje budžetskim organizacijama da povlače novac sa bankovnog računa, Generalni direktor trezora ce otvoriti podbankovni račun u komercijalnoj banci ovlašcenoj od strane Trezora za svaku budžetsku organizaciju.

Trezor je vlasnik svih podračuna koji ce biti otvoreni u svrhu povlačenja avansa za sitni novac (petty cash). Sredstva sitnog novca na bankovnim računima u komercijalnoj banci, kao i u blagajnama budžetskih organizacija, smatrace se javnom finansijskom imovinom.

4.4 Imenovanje službenika za držanje avansa za sitni novac (Petty Cash)

Budžetska organizacija imenuje službenika za sitni novac (petty cash) na osnovu Finansijskog pravila o unutrašnjoj kontroli i Finansijskog pravila 01/2013 o potrošnji javnog novca. Budžetska organizacija mora obavestiti Generalnog direktora trezora putem standardnog obrasca za imenovanje odgovornog službenika i ovlašcenog od strane GAS-a o držanju avansa za sitni novac (službenika za gotovinu).

Budžetska organizacija treba da podnese zahtev za ovlašcenje službenika za sitni novac (avansa za sitni novac) koji ce imati pristup povlačenju novca. Zahtev se mora dostaviti Generalnom direktoru trezora.

Generalni direktor na zahtev budžetske organizacije ovlašcuje imenovanog službenika za povlačenje novca i dostavlja tu informaciju komercijalnoj banci ovlašcenoj od strane Trezora.

Držalac avansa za sitni novac (službenik za gotovinu) je odgovoran za: povlačenje novca sa podračuna trezora u komercijalnoj banci za odgovarajucu BO;

Čuvanje sitnog novca; Faqe 6 nga 61

Službenik za sertifikaciju budžetske organizacije

Nakon sertifikacije dokumentacije, službenik ce dostaviti dokumentaciju službeniku za potrošnju koji registruje troškove u ISUFK, u skladu sa specifikacijom u relevantnim kodovima troškova.

Službenik za potrošnju budžetske organizacije

Nakon registracije troškova u ISUFK, službenik za sertifikaciju budžetske organizacije mora sertifikovati (odobriti) registrovanu potrošnju u ISUFK

Službenik za sertifikaciju budžetske organizacije

Izvršenje isplata za troškove koji se moraju platiti u skladu sa uredbom 01/2013 o potrošnji javnog novca;

Evidenciju o prijemu i isplatama, Klasifikaciju troškova prema strukturi računovodstvenog plana;

i Zahtev za dopunu blagajne.

Držalac avansa (službenik za gotovinu) mora voditi posebnu evidenciju o svim gorenavedenim nadležnostima.

Aneks 1: Izjava o držanju sitnog novca

4.5 Određivanje iznosa avansa za sitni novac (petty cash)

Za avanse za petty cash (sitni novac), budžetska organizacija početkom godine podnosi zahtev generalnom direktoru trezora za određivanje iznosa sitnog novca (petty cash). U zahtevu treba navesti razloge koji utiču na određivanje iznosa petty cash-a.

Generalni direktor Trezora ce analizirati zahtev budžetske organizacije i odlučiti o određivanju iznosa koji ce biti dat na raspolaganju budžetskoj organizaciji, koji nece premašiti 1.000 evra kako bi se smanjila upotreba gotovine.

Određeni zahtevi iz budžetskih organizacija na osnovu specifikacija ce se tretirati odvojeno.

5. Povlačenje i potrošnja fondova sitnog novca (petty cash). 5.1 Dokumentacija za sitan novac (Petty Cash)

Priloženi obrasci:Aneks 1: Izjava za držanje sitnog novcaAneks 2: Nalog Obaveza plaćanja - sitan novac / avansAneks 3: Standardna prijemnica sitnog novca

Faqe 7 nga 61

3. FORMULAR PËR ARKËKËRKESA PËR PARA TË GATSHME

5.2 Obavezivanje/obaveza sredstava i transfer novca za avans sitnog novca (Petty Cash)

Avansi za sitan novac (petty cash) bi trebalo da budu obavezani i potrošeni iz kategorije za troškove predviđene Zakonom o budžetu.

Budžetska organizacija ce da popuni nalog obavezu i registruje u ISUFK obavezivanje sredstava za sitni novac (do visine iznosa navedenog u tački 4.4).

Obavezivanje/Obaveza avansa sitnog novca registruje se u ISUFK odabirom šifre Korisnika za Petty Cash, koji je poseban za svaku budžetsku organizaciju (npr. 101PKS - Petty Cash -Skupština).

Obavezivanje/obaveza sredstava za avans za sitni novac (Petty Cash) treba da se izvrši u ekonomski kod prema računovodstvenom planu - 13810 Avans za sitan novac.

Faqe 8 nga 61

Faqe 9 nga 61

5.3 Registracija Kupona troškova avansa za sitan novac (transfer sredstava na račun komercijalne banke)

Službenik za troškove ce izvršiti registraciju avansa za sitan novac kao bilo koji drugi trošak. Počinje registracijom uobičajenog vaučera

za troškove:

1. Dodaj2. Odaberite korisnika Petty Cash-a za vašu organizaciju (u našem

primeru 202PKS - PETTY CASH-MIN.JAVNE.UPRAVE)3. Br. računa - upišite broj obavezivanja obaveze od UOP-a

4. Datum računa (datum iz specifikacija troškova sitnog novca)5. Datum prijema dokumentacije

Polja o kojima treba da budemo pažljivi tokom registracije su:

6. U polju "Način placanja" izaberite "Avans-Avans za Službeno Putovanje/Sitan Novac".

7. "Bankarski račun trezora" i "Offset kod" - automatski se

prikazuju nakon što se odabere "Korisnik", ali se moraju promeniti:

a. “ Bankovni račun trezora ” treba obeležiti sa 100, ib. “Offset kod” treba obeležiti ISPLATIVI

8. Treba izvršiti povezivanje sa obavezivanjem/otvorenom obavezom za ovaj avans.

Faqe 10 nga 61

Faqe 11 nga 61

Faqe 12 nga 61

Faqe 13 nga 61

5.4 Odobrenje u ISUFK predujama za sitni novac

Službenik za overu budžetske organizacije ce odobriti predujam u ISUFK-u kao bilo koji drugi trošak.

5.5 Kreiranje izvoda za plaćanje

Nakon odobravanja predujama za sitni novac u ISUFK-u od strane budžetske organizacije, Trezor priprema izvod za placanje i vrši prenos sredstava za predujam za sitni novac, iz glavnog računa Trezora u pod-računu za predujam budžetske organizacije u Komercijalnu banku.

5.6 Prenesena sredstva kao predujam za sitni novac (stanje u kasi)

Sredstva prenesena za predujam o sitnom novcu (Petty Cash) tretiraju se kao sredstva u kasi budžetske organizacije do trenutka zatvaranja /obrazloženja predujama i registracije u relevantnim kodovima troškova u ISUFK.

Stanje sredstava u kasi ce se pratiti putem ekonomskog koda 13810.

5.7 Dopuna sitnog novca (Petty Cash-a)

Budžetska organizacija u ISUFK-u registruje otplatu sitnog novca kroz kupon troškova, o nastalim troškovima, u skladu sa specifikacijom u relevantnim kodovima troškova i vrši se njegovo odobravanje.

Počinje se registracijom običnog kupona troškova:

1. Dodaj2. Izaberi korisnika petty cash-a za vašu organizaciju (u našem primeru 202PKS - PETTY CASH-MINISTARSTVO JAVNE UPRAVE)3. Broj potvrde, prema specifikacijama troškova4. Datum računa (datum specifikacije potrošnje sitnog novca)5. Datum prijema dokumentacije6. Polje „Način placanja” se automatski pojavljuje DOMAĆE

UPLATE koja se ne menja.

Faqe 14 nga 61

7. „Bankovni račun Trezora” i „Offset kod” – pojavljuju se automatski nakon što se bira “Korisnik” ali treba menjati:

a. „Bankovni račun Trezora” treba označiti 100, ib. „Offset kod” treba označiti ISPLATLJIVO

8. Opis

9. Nastavlja se sa registracijom linija stavki, gde se navode troškovi u skladu sa kodovima

primer: a) 550.00 evra je potrošeno na 13610 – Snabdevanje

kancelarije; b) 215.00 evra je potrošeno na 13640 – Snabdevanje čišcenja i c) 56.00 evra je potrošeno na 14010 – Održavanje.

Zapis: Tokom registracije dopunjavanja sitnog novca ne vrši se povezivanje sa bilo kojim obećanjem.

10. Treba kliknuti na dugme za čuvanje transakcije.

Faqe 15 nga 61

Faqe 16 nga 61

5.8 Odobravanje u ISUFK-u dopunjavanja za sitni novac

Službenik za overu budžetske organizacije ce odobriti dopunjavanje sitnog novca u ISUFK kao bilo koji drugi trošak.

5.9 Kreiranje izvoda za plaćanje

Po odobrenju avansa od strane budžetske organizacije, Trezor priprema izvod za isplatu i vrši prenos sredstva za otplatu sitnog novca sa glavnog računa Trezora na odgovarajuci račun budžetske organizacije kod komercijalne banke.

Sitni novac (sitna kasa) ce podizati sitni novac sa pod-računa komercijalnih banaka i odgovoran je za održavanje i upravljanje njima u skladu sa zakonskim odredbama.

5.10 Zatvaranje predujama sitnog novca (Petty Cash)

5.10.1 Zatvaranje/obrazloženje predujama za sitni novac kada nema vracanja sredstava

Na kraju godine budžetska organizacija treba da zatvori predujam za sitni novac (Petty Cash) na osnovu uputstava za zatvaranja godine i na osnovu redovne dokumentacije.

Budžetska organizacija registruje u ISUFK zatvaranje predujama putem kupona troškova o izvršenim troškovima, u skladu sa specifikacijom u relevantnim kodovima troškova i potom se vrši njegovo odobravanje.

Počinje se sa registracijom običnog kupona troškova:

1. Dodaj2. Izaberite korisnika petty cash-a za vašu organizaciju (u našem

primeru 202PKS - PETTY CASH-MINISTARSTVO JAVNE UPRAVE)

3. Broj potvrde, prema specifikacijama troškova4. Datum računa (datum specifikacija troškova sitnog novca)5. Datum prijema dokumentacije 6. Kod polja „Način placanja” biramo ZATVARANJE

PREDUJAMA.

Faqe 17 nga 61

7. „Bankovni račun Trezora” i „Offset kod” su oni koji se javljaju nakon postavljanja korisnika (u našem primeru „Bankovni račun Trezora 206 i „Offset kod” AV202 koji pripadaju računu Ministarstva javne uprave).

Napomena: Prilikom zatvaranja predujama ova dva polja se ne menjaju.

8. Opis (pre opisa se postavlja referentni broj i ID kupona troškova kojim je primljen predujam sitnog novca)

9. Nastavlja se sa registracijom linija stavki, pri čemu bi linija prvog reda rashoda trebala biti ista sa onom kupona rashoda za predujam za sitni novac, beležeci potrošeni iznos u minus (-1,000.00) u kodu za predujam sitnog novca-13810.

10. Nastavlja se sa registracijom linija stavki, gde se navode troškovi prema ekonomskim kodovima :primera) 750.00 evra je potrošeno na 13610 – Snabdevanje kancelarije; b) 160.00 evra je potrošeno na 13640 – Snabdevanje čišcenja i c) 90.00 evra je potrošeno na 14010 – Održavanje.

Faqe 18 nga 61

11. Treba kliknuti na dugme za čuvanje transakcije.

Faqe 19 nga 61

Faqe 20 nga 61

5.10. 2 Zatvaranje/obrazloženje predujama za sitni novac uključujuci vracanje sredstava

Ako postoji povracaj novca iz predujma za sitni novac, budžetska organizacija (odgovorni zvaničnik) mora da vrati sredstva na isti račun iz kojeg je prvobitno podizao sredstva (naš primer račun MJU-a u komercijalnoj banci).

Budžetska organizacija ce izvršiti registraciju povracaja sredstava u ISUFK kroz kupon za troškove.

Registracija Kuponi troškova za zatvaranje predujama za sitni novac se vrši na isti način kao u prethodnom primeru. Razlika je samo kod registracije linija stavki koje treba registrovati na sedeci način:

1. Linija prve stavke rashoda treba da bude ista sa onom Kupona troškova za predujam za sitni novac, zabeležeci sa minusom potrošeni iznos (-860.00) u kodu sitnog novca 13810.

2. Potom, se dodaju druge linije u kojima se navode troškovi iz službenih putovanja prema kodovima

primera) 580.00 evra je potrošeno na 13610 – Snabdevanje kancelarije

b) 190.00 evra je potrošeno na 13640 – Snabdevanje čišcenja, i c) 90.00 evra je potrošeno na 14010 - Održavanje

3. U poslednjoj liniji registrujemo povracaj sredstava banci registracijom iznosa povracaja sredstava minusom (-140.00) u kodu 13810 – predujam za sitni novac.

4. „Ukupan iznos” se pojavljuje minusom (-140.00) koji mora da bude u skladu sa vracenim sredstvima od službenog putovanja.

Faqe 21 nga 61

5. Treba kliknuti na dugme za čuvanje transakcije.

Kupon potrošnje za povracaj sredstava izgledace ovako:

Faqe 22 nga 61

Faqe 23 nga 61

5.11 Prenos sredstava iz Komercijalne banke na jedini račun Trezora u CBK

Za sredstva koja su vracena od predujama za službena putovanja Komercijalna banka, poslednjeg dana svakog meseca vrši povracaj sredstava iz računa Petty Cash-a budžetskih organizacija na glavni račun Trezora u CBK (1000 4000 7000 0180).

Divizija računovodstva – Trezor, na osnovu izveštaja banke (CBK-a) vršice registraciju povracaja u ISUFK (u opštem registru).

Primer:Dug XX / XXX / XXXXX / 71000 / XXXXX /XXXX 539.37

Kredit XX / 202 / XXXXX / 71710 / XXXXX /XXXX 539.37

Zapis: Iznos od 140.00 koji je vracen iz predujama koji je naveden u prethodnom primeru je deo ukupnog prenosa koji se registruje na kraju meseca od strane Trezora.

Faqe 24 nga 61

6. Prosleđivanje avansa za službena putovanja 6.1 Tok radnji/šema toka procesa- Avans za službeno putovanje

Faqe 25 nga 61

Službenik za ovlašcenje odobrava garanciju i zatraži od službenika za garanciju da vrši garanciju/obavezu sredstava u ISUFK.

Korisnik avansa za službeno putovanje je obavezan da opravdava avans, kao što je utvrđeno u administrativnom uputstvu o službenim putovanjima. Dokumentacija za opravdanje avansa mora da se dostavi kod držaoca avansa (službenika za gotovinu).

Glavni administrativni službenik budžetske organizacije

Službenik za ovlašcenje budžetske organizacije

Službenik za troškove budžetske organizacije

Službenik za sertifikaciju budžetske organizacije

Glavni administrativni službenik budžetske organizacije ovlašcuje službenika za ovlašcenje i službenika za garanciju za garanciju/obavezu avansa za

Službenik koji je putovao/ korisnik avansa za službeno putovanje budžetske organizacije

Službenik za garanciju budžetske organizacije

Garancija/obaveza avansa za službeno putovanje se registruje u ISUFK izborom koda korisnika/ službenika koji ce ici u

Budžetska organizacija vrši transfer avansa za službeno putovanje preko

Držalac avansa (službenika za gotovinu) dostavlja primljena dokumenta za opravdanje avansa službeniku za sertifikaciju. Službenik za sertifikaciju vrši odobrenje dokumentacije i dostavlja

Službenik za troškove na osnovu naloga za naplatu vrši registraciju zatvaranje avansa u ISUFK prema određenim kodovima.

Službenik za troškove budžetske organizacije

Držalac avansa (službenik za gotovinu) podiže novac iz banke i uručuje prema odobrenju korisniku/ službeniku avansa za službeno putovanje.

Držalac avansa (službenik za gotovinu) budžetske organizacije

Odgovorna jedinica

Glavni administrativni službenik budžetske

Generalni direktor Trezora Kosova

Trezor ovlašcuje i šalje informacije komercijalnoj banci sa podacima ovlašcenog službenika (službenika za gotovinu) za podizanje sredstava sa

Zahtev od GAS–a u Trezoru za ovlašcenje službenika za podizanje avansa za službena putovanja (Službenik za

6.2 Izvorna dokumentacija za službeno putovanje

Priloženi obrasci: Aneks 5: Zahtev za službeno putovanjeAneks 2: Nalog obaveze za uplatu - sitan novac /avans

6.3 Ovlašćenje službenika za vođenje evidencije o avansu za službeno putovanje

Budžetska organizacija ce ovlastiti službenika koji vodi finansijsku evidenciju za avanse za službeno putovanje (službenik za gotovinu).

Obračun iznosa avansa za službeno putovanje vrši službenik odgovoran za budžetsku organizaciju (službenik za gotovinu) na osnovu Administrativnog uputstva za službena putovanja i naknade službena putovanja koje je odobrilo MF.Službenik za gotovinu za obračun avansa koristi obrazac/kalkulator za službena putovanja (https://mf.rks-gov.net/page.aspx?id=1,55)

Sredstva avansa za službena putovanja ce biti prebačeni na račun trezora za budžetsku organizaciju u Komercijalnoj banci.

Korisnik avansa za službeno putovanje, po povratku sa putovanja, mora službeniku koji vodi evidenciju za službeno putovanje (službenik za gotovinu) dostaviti zahtevanu dokumentaciju (račune i mora, ukoliko postoje, vratiti nepotrošena sredstva).

U slučajevima kada korisnik avansa za službeno putovanje ne dostavi, u zakonskom roku, službeniku za gotovinu odgovarajucu dokumentaciju za obrazloženje, službenik za gotovinu se putem e-maila obaveštenja obraca glavnom administrativnom službeniku i glavnom finansijskom službeniku za prekoračenje rokova za opravdanje avansa za službeno putovanje od korisnika avansa ili službenika koji je primio avans za službeno putovanje.

Glavni administrativni službenik, nakon obaveštenja službenika za gotovinu, zahteva od korisnika avansa za službeno putovanje, opravdanje za avan ili povracaj sredstava u slučaju da ne postoji odgovarajuca dokumentacija za opravdanje u skladu sa važecim zakonodavstvom.

Ukoliko korisnik ne opravda/vrati sredstva, glavni administrativni službenik donosi odluku o povracaju sredstava iz budžeta/plate korisnika/službenika, koji se naplacuje kao korisnik avansa za službeno putovanje. Nakon zadržavanja plate u ISUFK, vrše se

Faqe 26 nga 61

Službenik za sertifikaciju vrši odobrenje zatvaranja avansa u ISUFK.

Službenik za sertifikaciju budžetske organizacije

neophodne registracije odbijanjem sredstava o plate i opravdanjem avansa.

Ukoliko korisnik avansa za službeno putovanje nije uspeo da opravda/vrati sredstva od avansa za službeno putovanje i više nije deo BO, onda bi BO trebala da pokrene zahtev za povracaj sredstava putem odgovarajucih pravosudnih institucija.

6.4 Posvećivanje avansnih sredstava za službena putovanja

Službenik za posvecivanje budžetske organizacije ce registrovati posvecenost/obavezu u ISUFK-u o avansu za službeno putovanje na osnovu neophodne dokumentacije (odobreni zahtev, poziv, dnevni red, zahtev za posvecivanje i ispunjeni UOP).

Posvecenost/obaveza avansa za službeno putovanje se registruje u ISUFK-u birajuci kod korisnika koja ce ici na službeno putovanje i utvrđivanjem odgovarajuceg ekonomskog koda 13820 Avans za službeno putovanje u skladu sa strukturom računovodstvenog plana.

Kod korisnika za službeno putovanje počinje sa prefiksom A, zatim se postavlja organizacioni kod (npr. 202 za službenike Ministarstva javne uprave), a nastavlja se rednim brojem (npr. A202-002687 XXXX YYYYY).

Prilikom izbora Korisnika možete pretražiti Korisnika preko imena i prezimena, kao u sledecem primeru:

U polju „Korisnik” pritiskamo dugme , a zatim se otvara prozor korisnika.

Faqe 27 nga 61

U prozoru korisnika, u polje „Ime” unosimo ime i prezime korisnika i pritiskamo dugme Traži . U slučaju da korisnik ima više od jednog KODA sa jednim bankovnim računom, treba izabrati kod koji počinje sa A (avans za službeno putovanje) i nastavlja kodom odgovarajuce budžetske organizacije (npr. 202).

Registrovana posvecenost/obaveza ce izgledati kao u nastavku:

Faqe 28 nga 61

6.4.1 Izveštaj o analizi posvecenosti/obaveza

Sačinjavamo izveštaj o analizi posvecenosti/obaveza koje imamo na putu Budžet i prisvajanja => Izveštaji => Izveštaj o analizi posvećenosti/obaveza.

U „Hijerarhijskom toku elemenata računovodstvenog plana”, postavljamo neophodne kriterijume, gde u segmentu OBJECT sa „konceptom” LITEM – LITEM treba postaviti ekonomski kod 13820 – Avans za službeno putovanje.

Sačinjeni izveštaj ce izgledati kao u nastavku:

Faqe 29 nga 61

Faqe 30 nga 61

6.5 Registracija kupona rashoda avansa za službeno putovanje (prenos sredstava na komercijalni bankovni račun)

Službenik za rashode ce izvršiti registraciju avansa za službeno putovanje, kao bilo koji drugi rashod. Polja na koja treba obratiti pažnju tokom registracije su:

1. U polju „Način placanja”, izaberite „Avans – Avans za službeno putovanje/sitan novac”.

2. „Bankovni račun trezora” i „Offset kod” - se automatski prikazuju nakon što se odabere „Korisnik”, ali se treba promeniti:

a. Za „Bankovni račun trezora” treba označiti 100, ib. Za „Offset kod” treba označiti ISPLATIVO

3. Za ovaj avans se treba načiniti veza sa otvorenom posvecenošcu/obavezom.

Faqe 31 nga 61

6.6 Odobrenje avansa za službena putovanja u ISUFK-u

Službenik overe budžetske organizacije ce odobriti avans u ISUFK-u, kao bilo koji drugi rashod.

Faqe 32 nga 61

6.7 Sačinjavanje izvoda za plaćanje

Po odobrenja avansa od strane budžetske organizacije, Trezor priprema izvod za placanje i prenosi sredstva za avans za službeno putovanje sa opšteg računa Trezora, na odgovarajuci račun budžetske organizacije u komercijalnoj banci.

Za avans za službena putovanja se sačinjava poseban izvod za placanje.

6.8 Preneta sredstva za avans za službeno putovanje (stanje na blagajni)

Preneta sredstva za avanse za službena putovanja se tretiraju kao sredstva u budžetu budžetske organizacije, do trenutka opravdanja avansa i registracije u odgovarajucim kodovima rashoda u ISFUK-u.Stanje sredstava na blagajni ce se prenositi preko ekonomskog koda 13820.

Službenik za gotovinu je odgovoran za povlačenje avansa za službeno putovanje sa podračuna trezora u komercijalnoj banci za odgovarajucu OB;

Službenik za gotovinu je odgovoran za vracanje neutrošenih avansa za službeno putovanje na podračun za trezor u komercijalnoj banci za odgovarajucu OB;

Za svako povlačenje sredstava na ime avansa za službeno putovanje, službenik za gotovinu treba da obezbedi da je na podračunu Trezora u komercijalnoj banci za odgovarajucu OB izvršen prenosa za avans koji se odnosi na službenika koji putuje.

Službenik za gotovinu je odgovoran da ne izvrši povlačenje sredstva sa podračuna u komercijalnoj banci sa bilansa vracenih sredstava na ime neutrošenog avansa.

Službenik za gotovinu je odgovoran za evidenciju/dokaze koje su potpisali službenik koji putuje, kao primalac, i službenik za gotovinu, kao davalac, odobrenih sredstava za službeno putovanje.

Službenik za gotovinu je odgovoran da primi dokumentaciju od službenika koji koristi avans, za opravdanje avansa za službeno putovanje.

6.8.1. Izveštaj o avansima koji nisu zatvoreni

Kako bi sačinili izveštaj o stanju avansa za službena putovanja koji nisu zatvoreni, možemo da sačinimo „Izveštaj i analizi računa - detalji”.

U „Hijerarhijskom toku elemenata računovodstvenog plana”, postavljamo neophodne kriterijume, gde u segmentu OBJECT sa

Faqe 33 nga 61

„konceptom” LITEM – LITEM treba postaviti ekonomski kod 13820 – Avans za službeno putovanje.

U polju „Grupiši prema” biramo da grupišemo prema „Korisnik/klijenta/ime banke ”

Primer sačinjavanja izveštaja:

Faqe 34 nga 61

Faqe 35 nga 61

6.9 Zatvaranje/obrazloženje avansa za službena putovanja

6.9.1 Potpuno zatvaranje/obrazloženje avansa za službeno putovanje u ISFUK

Budžetska organizacija u ISFUK registruje zatvaranje avansa putem kupona za troškove, za izvršene troškove, u skladu sa specifikacijom u odgovarajucim kodovima troškova i odobrava se.

Počinje se registracijom uobičajenog kupona za troškove:

1. Dodajte2. Izaberite korisnika avansa3. Br. priznanice, u skladu sa specifikacijom troškova4. Datum fakture (datum iz specifikacije troškova sitnog novca)5. Datum prijema dokumentacije6. U polju "Način placanja" izaberemo ZATVARANJE AVANSA

7. "Bankovni račun Trezora" i "Offset kod" ostaju oni koji se javljaju nakon unošenja Korisnika (u našem primeru "Bankovni račun Trezora 206 i "Offset Kod" AV202 koji pripadaju računu Ministarstva javne uprave).

Tokom zatvaranja Avansa ova dva polja se ne menjaju.

8. Opis (pre opisa, unosi se referentni broj i ID Kupona za troškove sa kojim je primljen avans za službeno putovanje)

9. Nastavlja se sa registrovanjem linija stavki, pri čemu linija prve stavke troškova treba biti ista kao i kod Kupona za troškove za Avans za službeno putovanje, registrujuci potrošeni iznos sa

Strana 31 od 61

minusom (-1.150,00) na službenom putovanju u kodu avansa 13820.

10. Zatim se dodaju druge linije gde se navode troškovi sa službenog puta po kodovima;primer:

a. 860,00 evra koje je potrošeno na 13140 – Smeštaj-službeno putovanje u inostranstvu i

b. 290,00 evra je potrošeno na 13143 – Ostali troškovi).11. Kliknimo na dugme da bismo sačuvali transakciju.

Strana 32 od 61

Strana 33 od 61

Izveštaj o stanju nakon zatvaranja avansa

Generišemo isti izveštaj kao i pre - "Izveštaj o analizi računa – Detalji.

U "Hijerarhijskom toku elemenata računovodstvenog plana" unosimo neophodne kriterijume, gde u Segment OBJECT sa "Konceptom" LITEM – LITEM treba uneti ekonomski kod 13820 – Avans za službeno putovanje.

U polju "Grupišite prema" selektujemo da grupišemo prema "Korisnik/Klijent/Ime Banke"

Primer generisanja izveštaja nakon zatvaranja Avansa.

Strana 34 od 61

Strana 35 od 61

6.9.2 Zatvaranje/obrazloženje avansa za službeno putovanje uključujuci povrat sredstava

Ako postoji povrat sredstava iz avansa za službeno putovanje, budžetska organizacija (odgovorni službenik) mora izvršiti povrat sredstava na isti račun sa kojeg je podigao sredstva na početku (naš primer račun MJU u komercijalnoj banci)

Budžetska organizacija ce izvršiti registrovanje povrata sredstava u ISFUK putem kupona za troškove.

Registrovanje Kupona za troškove vrši se isto kao u prethodnom primeru.

1. U registrovanju linija stavke, prva linija troškova treba da bude ista kao i ona kod Kupona za troškove za Avans za službeno putovanje, registrujuci iznos sa minusom (-1.150,00) u kodu 13820 – avans za službeno putovanje.

2. Zatim se dodaju ostale linije gde se navode troškovi sa službenog putovanja prema kodovima (primer: 600,00 evra potrošenih na 13140 – Troškovi službenog putovanja u inostranstvu).

3. Dodaju se ostale linije stavki, zavisno od specifikacije troškova, u našem primeru 450,00 evra u kodu 13142 - Smeštaj-službeno putovanje u inostranstvo.

4. U poslednjoj liniji registrujemo povrat sredstava u banci registrovanjem iznosa povrata sredstava sa minusom (-100,00) u kod 13820 – avans za službeno putovanje.

5. "Ukupan iznos" nam se prikazuje sa minusom (-100,00) koji treba odgovarati sredstvima vracenim od službenog putovanja.

6. Kliknimo na dugme da bismo sačuvali transakciju.

Kupon za troškove za povrat sredstava ce izgledati kao u nastavku:

Strana 36 od 61

Strana 37 od 61

6.10 Prenos sredstava iz Komercijalne banke na jedinstveni račun Trezora u CBK

Za sredstva vracena iz Avansa za službena putovanja, Komercijalna banka, poslednjeg dana svakog meseca vrši povrat sredstava sa računa za Petty Cash Budžetskih organizacija na glavni račun Trezora u CBK (1000 4000 7000 0180).

Jedinica za računovodstvo – Trezor, na osnovu izveštaja banke (CBK), ce izvršiti registrovanje povrata u ISFUK (u Glavnoj knjizi).

Primer:Debit XX / XXX / XXXXX / 71000 / XXXXX /XXXX 539,37

Kredit XX / 202 / XXXXX / 71710 / XXXXX /XXXX 539,37

Napomena: Iznos od 100,00 vracen iz avansa koji je postavljen u prethodnom primeru je deo ukupnog transfera koji Trezor registruje na kraju meseca.

Izveštaj o stanju nakon zatvaranja avansa

Generišemo isti izveštaj kao i pre - "Izveštaj o analizi računa – Detalji.

U "Hijerarhijskom toku elemenata računovodstvenog plana" unosimo neophodne kriterijume, gde u Segment OBJECT sa "Konceptom" LITEM – LITEM treba uneti ekonomski kod 13820 – Avans za službeno putovanje.

U polju "Grupišite prema" selektujemo da grupišemo prema "Korisnik/Klijent/Ime Banke"

Strana 38 od 61

Primer generisanja izveštaja nakon zatvaranja Avansa:

Strana 39 od 61

Strana 40 od 61

7. Neobrazloženi avansi na kraju fiskalne godine

Budžetske organizacije su obavezne da u utvrđenim zakonskim rokovima obrazlože sve otvorene avanse za službena putovanja tokom fiskalne godine.

U slučajevima kada se avans ne obrazloži u propisanom zakonskom roku na kraju fiskalne godine, Trezor će prijaviti kao zahtev za sredstva (odnosno javni novac) i na osnovu računovodstvenih registara u ISFUK će izvršiti prenos stanja nezatvorenog avansa u narednu fiskalnu godinu.

Budžetska organizacija je obavezna da za stanje preneseno za neobrazloženi avans, izvrši obvezivanje i obrazloženje avansa iz budžeta tekuće fiskalne godine gde je izvršen prenos.

7.1 Prenos stanja nezatvorenih avansa

U slučaju kada ostanu nezatvoreni avansi iz prethodne fiskalne godine, Trezor ce registrovati/preneti u ISFUK stanje nezatvorenih avansa.

Jedinica za računovodstvo – Trezor, na osnovu izveštaja o nezatvorenim avansima (nezatvoreno stanje kodova avansa 13810 i 13820) ce izvršiti prenos neobrazloženih avansa prema korisniku i BO u ISFUK u sledecoj fiskalnoj godini.

Primer:Debit XX / 202 / XXXXX / 71200 / XXXXX /XXXX 1.200,00

Kredit XX / XXX / XXXXX / 81000 / XXXXX /XXXX 1.200,00

7.2 Obaveze sredstva za nezatvorene avanse u prethodnoj godini

Službenik obvezivanja budžetske organizacije ce registrovati obavezu u ISFUK nezatvorenog avansa iz prethodne fiskalne godine iz budžeta naredne fiskalne godine.

Obaveza avansa se registruje u ISFUK odabirom koda Korisnika za nezatvorene avanse i postavljanjem odgovarajuceg ekonomskog koda 13820 Avans za službeno putovanje, u skladu sa strukturom računovodstvenog plana.

Strana 41 od 61

Strana 42 od 61

7.3 Zatvaranje / obrazloženje avansa za službeno putovanje

Budžetska organizacija SIMFK registruje zatvaranje avansa kroz kupon/fakturu troškova, za troškove koji su izvršene , u skladu sa specifikacijom u relevantnim šiframa troškova i odobrava se.

Počinje se registracijom običnog kupona troškova:

1. Dodaj2. Odaberi dobitnika avansa 3. Br. potvrde, prema specifikaciji troškova 4. Datum fakturisanja (datum od specifikacije troškova sitnog

novca)5. Datum prijema dokumentacije 6. U polju „Metod placanja“ odaberite ZATVARANNJE AVANSA

7. “Bankarski račun Trezora” – automatski se predstavlja posle odabiranja “Dobitnika“ i ne menja se

8. “Ofset kod” automatski se predstavlja posle odabiranja “Dobitnika“ i ne menja se od AV202 (koja u našem primeru pripada računu Komercijalne Banke Ministarstva Javne Uprave) u 7206 (koja odgovara kodiranom bloku XX/202/XXXXX/71200/XXXXX/XXXX gde je i urađen prenos zatvorenog stanja avansa).

a. “Ofset kod” mora se upisati – odgovarajuci kod Budžetske Organizacije (u našem slučaju 7206)

Vas odgovarajući “Ofset Kod” dobićete ob trezora (pomoćni sto).

Strana 43 od 61

9. Opis

10. Treba se uraditi veza sa obecanjem/obaveza prethodno registrovana za zatvaranje ovog avansa.

11. Nakon povezivanja prve stavke sa obecanjem/obaveze, nastavlja se sa registracijom drugih linija stavki, pri čemu linija drugog stava rashoda treba da bude ista kao i linija obecanja/obaveze, priložene registrujuci iznos potrošen sa minusom ( -500.00) na službenim putovanjima u kodu avansa 13820.

12. Nastavlja se sa dodavanjem drugih linija gde se specifikuje rashodi od sluzbenog putovanja prema kodovima;

Primer:Strana 44 od 61

a. 350.00 evro koji su potrošeni u 13142 – Smeštaj - službeno putovanje u inostranstvo i

b. 150.00 evro koji su potrošeni u 13143 – drugi troškovi). 13. Kliknite na dugme da bi sačuvali transakciju.

Kupon/faktura troškova izgledace kao u nastavku

Strana 45 od 61

Strana 46 od 61

7.4 Odobrenje u SIMFK avansa za službena putovanja

Službenik za ovjeravanje budžetske organizacije odobrava predujmove u SIMFK kao bilo koji drugi trošak.

7.5 Stvaranje ekstrakta za isplatu

Nakon odobrenja Kupona troškova za zatvaranje avanse od strane Budžetske Organizacije, Trezor priprema poseban arhivski izvod (ove transakcije se ne prosleđuju banci).

Za sva zatvaranja avansa stvara se specifičan izvod za arhivu.

8. Ulaz na snagu

Primer: Ovaj postupak stupa na snagu 06.05.2019, i ukida proceduru za registraciju u SIMFK-u za sitan novac (Petty Cash) i službenih putovanja datum 18 Juna 2018.

Odobreno od: Datum:

______________________ ________________Ahmet IsmailiGeneralni Direktor Trezora

Strana 47 od 61

Aneks 1: Izjava za držanje sitnog novca

Strana 48 od 61

Aneks 2: Naredba obaveza za isplatu – sitnog novca/avansa

Strana 49 od 61

Aneks 3: Standardni prijemni list za sitne apre/operativni fond

Strana 50 od 61

Strana 51 od 61

Aneks 4: Specifikacija sitnog novca

52

Aneks 5: Zahtev za službeno putovanje

53

Aneks 6: Obračun troškova za službena putovanja

Emri dhe mbiemri i zyrtarit

A. Avanci bazuar në kërkesen e aprovuar për udhëtim zyrtar

Mbajtësi i avancit: Emri Mbiemri

Nënshkrimi

Data Përfituesi i avancit

B. Llogaritja e shpenzimeve sipas UA MSHP 2004/ 07 si dhe Vendimit te MF 30/ 2018, dt. 19.06.2018

Shteti#

Lloji i shpenzimit Nr. ditëve

1. Akomodimi

2.1 Ushqim (100%) 0

2.2 Ushqim 85% (mëngjesi i paguar) dhe shp. e vogla 0

2.3 Ushqim 55% (mëngjesi & dreka të paguar) dhe shp. e vogla 0

2.4 Ushqim 40% (mëngjesi & darka të paguar) dhe shp. e vogla 0

2.5 Te gjitha shpenzimet e mbuluara 0

3. Shpenzime tjera (nese lejohet)

Gjithsej :

C. Pas udhëtimit zyrtarTë dhënat e udhëtimit:

1. Avanci i tërhequr Kthim i mjeteve

2. Shpenzime të arsyetuara

3. Diferenca Shtim i mjeteve

D. Mbyllja e Avancit

- €

Prej: Në:

130.00 €

- €

26.00 €

- €

- €

39.00 €

- €

91.00 €

- €

- €

- €

- €

- €

- €

Data:

Republika Kosova - Republic of KosovoQeveria - Vlada - Government

Ministria e Financave - Ministarstvo za Finansija - Ministry of FinanceThesari i Kosovës – Trezor Kosova – Treasury of Kosovo

Fjetja (max.) ne Euro

Vetem Shp. te vogla para xhepi (20%) €

Shpenzimet Ditore ne euro

Shuma

- €

- €

Ushqimi dhe shp. te vogla (Euro)

Formular/ llogaritës për udhëtime zyrtare

- €

Shuma e mjeteve të tërhequra:

Albania

Republika e Kosovës

(zyrtari që ka udhëtuar)

Data e barazimit Mbajtësi i avancit

(zyrtari financiar)

Zyrtari

54

Zapis: ukupni troškovi = smeštaj + hrana i mali troškovi (džeparac 20%) ne mogu preći 100% dnevnih troškova. Mali troškovi džeparca (20%) se uzimaju samo kada se od strane organizatora / domaćina pokrivaju troškovi hrane (Dodatak B, Odluka 30/2018).

55