Cicero Brugermanual - software- og systemudvikler€¦ · Opret og valider bibliografiske poster ..... 84 Gem bibliografisk post som kladde ... 2. Klik på knappen ”Print og eksportér”

Kal

Cicero Brugermanual

Indhold

Brugermanualen henvender sig til personalet på

bibliotekerne. Den beskriver funktionaliteten i Cicero.

Systematic Release 1.4.2

FBS-14789

1 of 188 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.446$ $Date: 07 Nov 2016$

Release Tilføjelse Initialer

1.4.2 Tilføjelse til afsnittet

11.6.2.2 omhandlende

sorteringsregler i

forbindelse med

Avancerede

Sorteringsregler.

JJE

1.4.2 Beskrivelse af ændret

funktionalitet i

afsnittet 11.6.1

angående

lånesamarbejde med

NCIP og ISO18626,

hvor muligheden for

at sætte rolle er

blevet fjernet, da det

er fordelagtigt hvis

lånesamarbejdet ikke

er begrænset af roller.

MAFLA

Project: $Cicero

Revision: $Revision: 1.446$ $Date: 07 Nov 2016$

Document: $SSE/14789/USM/0003

Copyright (c) 2016 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made

available to third party without previous consent from Systematic Group


Indholdsfortegnelse

1 Indledning ......................................................................... 9

Yderligere dokumentation ...................................................... 9

2 Start Cicero ...................................................................... 10

3 Indhold og designopbygning ........................................... 10

Hovedområder ................................................................... 10

Indholdsområde og listevisning ............................................ 10

Detaljeside ........................................................................ 11

Generelt ............................................................................ 12

Skærmopløsning ................................................................. 12

Priser ................................................................................ 12

Print og eksport af lister ...................................................... 12

Generelle designprincipper ................................................... 13

Sortering og paginering i lister ............................................. 13

Inputfelter og validering ...................................................... 13

Notifikationsikoner .............................................................. 14

Genvejstaster og ændring af disse ........................................ 14

4 Forside............................................................................. 18

Biblioteksvæsen og filialstruktur ........................................... 18

Log på ............................................................................... 18

5 Cirkulation ....................................................................... 19

Søgning ............................................................................. 19

Søgeprofiler ....................................................................... 19

Foretag en søgning ............................................................. 19

CQL-koder ......................................................................... 21

Gem og genbrug CQL-søgeudtryk ......................................... 24

Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater .... 25

Materialesøgning ................................................................ 27

Materialeadministration ....................................................... 30

Rediger flere materialer ....................................................... 30

Print af labels til materialer .................................................. 30

Kassér materialer ............................................................... 31

Materialenumre (DBC) ......................................................... 32


Materialenumre (Systematic Library & Learning) .................... 32

Håndtering af materialer på en bibliografisk post .................... 33

Reservation........................................................................ 34

Håndtering af reservationer på en bibliografisk post ................ 35

Udlån og fornyelse .............................................................. 36

Autoudlån .......................................................................... 37

Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata ................... 38

Aflevering .......................................................................... 38

Hjemkaldelse ved manglende aflevering ................................ 40

Transitnote ........................................................................ 40

Låner ................................................................................ 41

Søg låner ........................................................................... 41

Opret låner ........................................................................ 42

Sæt fraværsperiode for låner ............................................... 43

Slet låner ........................................................................... 44

Lånerstatus ........................................................................ 45

Mellemværende .................................................................. 50

Beskeder sendt til låneren ................................................... 55

Blokér låner ....................................................................... 58

Biblioteket Kommer ............................................................ 59

Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen. ....................... 59

Opret ruter til Biblioteket Kommer ........................................ 59

Print lister til Biblioteket Kommer ......................................... 61

Find og reserver materialer .................................................. 62

Udlån ................................................................................ 63

Sæt fraværsperiode for låner ............................................... 64

6 Accession ......................................................................... 66

Søgning ............................................................................. 66

Materialevalg ..................................................................... 68

Hent priser ........................................................................ 70

Bestil materialer ................................................................. 70

Se materialebestillinger for en enkelt filial på materialevalgslisten71

Tilføj kommentar til materiale .............................................. 71

Afsendelse af ordre ............................................................. 72

Søgning af ordrer ............................................................... 74

Detaljevisning af ordre ........................................................ 75

Ship notices ..................................................................... 77

Fakturaer ........................................................................... 78


Modtagelse ........................................................................ 79

Modtag materialer .............................................................. 80

Manuel modtagelse ............................................................. 81

Katalogisering .................................................................... 83

danMARC2-regler for ejerskab og redigering .......................... 83

Opret og valider bibliografiske poster .................................... 84

Gem bibliografisk post som kladde ........................................ 85

Tilføjelse af lokale felter ....................................................... 85

Materialekonti .................................................................... 89

Opret og luk en bevægelse i en periode ................................. 90

7 Fjernlån ........................................................................... 92

Standard materialegruppe ................................................... 92

Fjernlånsstatus ................................................................... 92

Fjernlånsoversigt ................................................................ 94

Modtag fjernlånt materiale ................................................... 94

Udlånsperiode .................................................................... 95

Aflever fjernlån................................................................... 95

Annuller fjernlån ................................................................. 95

Forny fjernlån .................................................................... 97

Forny fra lånerfane ............................................................. 97

Forny fra udlånsfane ........................................................... 97

Forny fra web ..................................................................... 98

Forny fra Fjernlånsoversigt .................................................. 98

Fjernlån med manglende låner ............................................. 98

Håndtering af bortkommet fjernlån ....................................... 99

8 Booking ........................................................................... 99

Søg i materialer, der kan bookes .......................................... 99

Opret booking .................................................................. 100

Overblik over bibliotekets bookinger ................................... 102

Opfyld booking ................................................................. 104

Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder, har du følgende

muligheder: ..................................................................... 104

Hvis bibliotekets materialer har stregkoder, skal du gøre

følgende: ......................................................................... 104

Bookingrettigheder ........................................................... 105

Notifikation til låner .......................................................... 106

Aflever materialer ............................................................. 106


9 Lister ............................................................................. 108

Plukliste .......................................................................... 108

Søg plukliste .................................................................... 108

Marker reservation som værende i proces ............................ 109

Udskriv plukliste ............................................................... 110

Saldoopgørelse og rykkere ................................................. 110

Rykkerprocessen .............................................................. 110

Send saldoopgørelse ......................................................... 112

Mellemværende der ikke kan afsendes rykker for ................. 112

Send rykker ..................................................................... 113

Bagatelgrænse ................................................................. 113

Detaljeside for mellemværende .......................................... 114

Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper ........................ 114

Administration af beskedkø ................................................ 115

Nødsystem....................................................................... 116

10 Administration ............................................................... 118

Leverandører ................................................................... 118

Opret leverandøraftaler ..................................................... 118

Slet leverandører og leverandøraftaler................................. 119

Konti ............................................................................... 120

Oprettelse af konti ............................................................ 121

Eksternt kontonummer ...................................................... 121

Redigering og lukning af konti ............................................ 122

Sletning af konti ............................................................... 122

Oprettelse af kontoperioder ............................................... 122

Redigering af kontoperioder ............................................... 123

Sletning af kontoperioder................................................... 123

Ruter .............................................................................. 123

Periodika ......................................................................... 125

Automatiske materialevalgslister ........................................ 125

Temaer ........................................................................... 126

Opret tema ...................................................................... 126

Ændre tema ..................................................................... 127

Fjern tema ....................................................................... 127

Standardpriser ................................................................. 127

Opret/rediger standardpriser .............................................. 128

Prioritering af standardpriser .............................................. 128

Flydegrupper .................................................................... 128


Opret/rediger flydegruppe ................................................. 129

Slet flydegruppe ............................................................... 130

11 Sysadmin ....................................................................... 130

Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler ................. 130

Lånergrupper ................................................................... 130

Automatisk tildeling af lånergrupper .................................... 132

Materialegrupper og udlånsprofiler ...................................... 134

Lånerimport ..................................................................... 136

Placeringer....................................................................... 137

Opret ny placering ............................................................ 137

Visning og redigering af placeringer .................................... 137

Rettigheder ...................................................................... 138

Brugere ........................................................................... 139

Roller .............................................................................. 139

Brugergrupper .................................................................. 140

Klientopsætning ............................................................... 140

Generel opsætning ............................................................ 140

RFID-scanner ................................................................... 141

Bon- og labelprint ............................................................. 141

Selvbetjeningsklient .......................................................... 142

Filialer ............................................................................. 143

Institutionsnumre ............................................................. 144

Forkortelse af filialnavn ..................................................... 144

Lukkedage ....................................................................... 145

Reserveringsregler ............................................................ 146

Ekstern adgang ................................................................ 147

Lånesamarbejde ............................................................... 147

SIP2 ............................................................................... 148

CMS brugere .................................................................... 150

Serveropsætning .............................................................. 151

Redigering af værdier ........................................................ 151

Gendan værdier ............................................................... 151

12 Periodika ....................................................................... 153

Forudsætninger for oprettelse af abonnement ...................... 153

Opret abonnement ............................................................ 154

Redigering af abonnementer .............................................. 155

Oprettelse af særnummer .................................................. 156

Reservation af periodika .................................................... 156


Håndtering af uregelmæssige udgivelser.............................. 157

Manuel modtagelse af periodika.......................................... 158

Navneskabeloner til periodika ............................................. 161

Opret nummersekvens ...................................................... 162

13 Materialesamlinger ........................................................ 162

Opret lokal bibliografisk post for materialesamling ................ 163

Opret materialesamling ..................................................... 163

Rediger indhold af materialesamling .................................... 164

Udlån og aflever materialesamling ...................................... 165

Viderelån materialesamling ................................................ 165

14 RFID .............................................................................. 168

Udlån .............................................................................. 168

Aflevering ........................................................................ 168

Materialesøgning .............................................................. 168

Skriv til RFID-tags ............................................................ 169

Opsætning af RFID-scanner ............................................... 169

15 Nødsystem ..................................................................... 171

Adgang til nødsystemet ..................................................... 171

Udlån i nødsystemet ......................................................... 171

Aflevering i nødsystemet ................................................... 172

Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet .......... 173

16 Selvbetjeningsklient ...................................................... 175

Opsætning af selvbetjeningsklienten ................................... 175

Rettigheder ...................................................................... 175

Velkomsttekst .................................................................. 176

Besked ved reserveret materiale ........................................ 176

Låneridentifikation og opfyld reservation ............................. 177

Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient .... 177

Stregkoder til navigering med håndscanner ......................... 178

Lån og aflevering af materialer ........................................... 179

Se status ......................................................................... 180

17 Konverterede data fra eksisterende bibliotekssystemer 182

Reservationer ................................................................... 182

Regningsnummer ............................................................. 182

Opdelte regninger ............................................................. 182

Blokerede lånere .............................................................. 182

Periodika ......................................................................... 182


Modtagelse af indkøbte materialer ...................................... 182

Reservationer midlertidige materialer på fjernlån .................. 182

Udlånsprofiler ................................................................... 183

Kontoplan ........................................................................ 183

18 Appendix A .................................................................... 184

19 Appendix B .................................................................... 185


1 Indledning

Dette dokument gennemgår hovedfunktionalitet for Cicero Library Management

System (herefter benævnt Cicero), og er oprettet som et hjælperedskab for

brugerne af systemet.

Dokumentet er opbygget som følger:

Kapitel 2 beskriver, hvad du skal gøre for at starte Cicero.

Kapitel 3 beskriver opbygningen af applikationen og de grundlæggende

interaktionsprincipper, som applikationen er bygget op på.

Kapitel 4 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Forside”.

Kapitel 5 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet

”Cirkulation”.


”Accession”.


”Fjernlån”.

Kapitel 7.7 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet

”Booking”.

Kapitel 9 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Lister”.


”Admin”.


”Sysadmin”.

Kapitel 12 beskriver periodika.

Kapitel 13 beskriver materialesamlinger.

Kapitel 14 beskriver anvendelsen af RFID-scanning.

Kapitel 15 beskriver nødsystemet.

Kapitel 16 beskriver selvbetjeningsklienten.

Kapitel 17 beskriver de ting du skal være opmærksom på i forhold til de data, som

er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero.

Yderligere dokumentation

Følgende yderligere dokumentation af Cicero LMS og anden ekstern

dokumentation kan være relevant og refereres fra dette dokument.


Reference Titel og beskrivelse Link

[Cicero LMS

Installationsvejled

ning]

Identifier:

SSE/14789/INS/0002

http://fbsudrulning.dk/vejledning

er/

[Opsætning af

Cicero LMS]

Identifier:

SSE/14789/USM/007

http://fbsudrulning.dk/vejledning

er/

2 Start Cicero

Fremgangsmåden, den fysiske installation samt hvordan der logges ind i

applikationen, er beskrevet i [Cicero LMS Installationsvejledning].

3 Indhold og designopbygning

I det følgende beskrives den overordnede navigation for Cicero, samt hvilke

komponenter der optræder på siderne, og hvilke interaktionsmuligheder disse

tilbyder brugerne.

Hovedområder

Ciceros funktionalitet er inddelt i hovedområder, der kan tilgås fra den

tophorisontale hovedmenu eller via F-tasterne.

De enkelte hovedområder har en specifik farve tilknyttet, og områdets

benævnelse vises til højre for hovedmenuen. Du kan herved altid få et hurtigt

overblik over det område, du befinder dig i.

Ude til højre er en brugermenu, hvor man kan ændre passwordet for den bruger

som man er logget på med. Denne sektion har også en specifik farve tilknyttet.

Figur 1 viser Ciceros hovedområder. Herfra kan du vælge og tydeligt se det valgte

hovedområde.

Indholdsområde og listevisning

Undermenupunkterne for de enkelte områder vises ved hjælp af en

fanebladsstruktur. Hvert faneblad har egen søgefunktionalitet, der er placeret

under fanebladsrækken. Søgeresultater vises som en listevisning under

søgeområdet.

http://fbsudrulning.dk/vejledninger/





Figur 2 viser et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQL-

søgefeltet. Der søges i og hentes data fra DBC’s databrønd.

I listevisningen er det tydeligt hvilken række, der er valgt, da den pågældende

række er farvet af hovedområdets unikke farve.

Du kan markere en bibliografisk post/et søgeresultatet fra tabelvisningen ved at

klikke på den pågældende række eller ved at krydse af i en checkboks, hvis en

sådan er tilgængelig i tabellen. En checkboks-kolonne er tilgængelig de steder,

hvor du som bruger ofte vil have behov for at markere flere poster/søgeresultater

af gangen. Det er f.eks. under et reservations- eller indkøbsforløb.

Hvis muligt, kan flere rækker også markeres ved brug af en række

tastaturgenveje, se afsnit 3.5.4 for en oversigt af disse.

Afhængig af konteksten, er der forskellige interaktionsmuligheder på

indholdsområdet. I hovedområdet ”Cirkulation” under fanen ”Søgning”, kan du

f.eks. markere en bibliografisk post fra listevisningen og vælge at lægge den i

reservationskurven.

Detaljeside

I tabellen med søgeresultater af f.eks. bibliografiske poster, kan du åbne en post

ved at dobbeltklikke på den i listen eller markere den og trykke på Enter-knappen

og få vist oplysninger om posten på en detaljeside.

Detaljesiden glider ind fra skærmens højre side og dækker ca. halvdelen af

vinduet afhængig af skærmopløsningen. Når detaljesiden er åben, kan du stadig

navigere i listevisningen med musen eller piletasterne. Detaljesiden er udformet

afhængig af kontekst. Mange af dem fungerer som visninger, hvor der også er

mulighed for at foretage redigeringer eller andre handlinger.

Du kan lukke for en detaljeside ved at trykke på Escape-knappen eller klikke på

lukke-ikonet, der er placeret øverst til højre på siden.


Figur 3 viser detaljesiden af en bibliografisk post. Ved at åbne en post i

søgeresultatet vises postens detaljeside. Detaljesiden indeholder bibliografiske

oplysninger fra DBC samt beholdningsoplysninger fra egen filial.

Generelt

Nedenstående punkter er regler, der går på tværs af Cicero.

Skærmopløsning

Applikationen er designet til at køre mod en skærmopløsning på minimum

1280x1024. Farvedybden anbefales at være på minimum 32 bit.

Priser

Som udgangspunkt vises alle priser i Cicero inklusiv moms.

Print og eksport af lister

Ved alle listevisninger, der er tilgængelige for print, vises en dropdown, ”Print &

eksporter”, hvorfra listens indhold kan printes. I samme dropdown er der

mulighed for at eksportere til diverse formater – HTML, CSV og XML. For at printe

lister skal du gøre følgende:

1. Lav en søgning ud fra ønskede søgekriterier.

2. Klik på knappen ”Print og eksportér” og vælg det ønskede format.

Hvis du vælger print, skal du herefter vælge en printer at udskrive på.

Hvis du vælger en af eksportmulighederne, skal du udpege et sted at

gemme en eksport-fil.

3. Udskriften/eksporten vil indeholde de søgekriterier, som blev benyttet samt de

data, som blev fremsøgt.


Generelle designprincipper

I det følgende beskrives de generelle designprincipper og regler, der går igen i

applikationen.

Sortering og paginering i lister

Listevisninger i Cicero kan sorteres ved at klikke på et af kolonnehovederne.

Herved sorterer du rækkerne efter de data, kolonnen indeholder. Ved endnu et

klik bliver de sorteret i omvendt orden. For at få rækken til sin oprindelige

rækkefølge klikkes en tredje gang. Det specielle danMARC2 sorteringstegn ¤ vises

ikke på brugergrænsefladen, men det bruges til at sortere efter.

På udvalgte sider, vil der over listevisningens venstre side stå antallet af viste

resultater og det totale antal resultater, som en søgning resulterede i. Dette

fremgår som ”Viser x ud af y”. Som udgangspunkt er søgninger sidedelt på 25

poster af gangen, hvis der er paginering. Du henter yderligere 25 resultater i

listevisningen, hver gang du scroller ned til bunden af listen. Har du valgt at

sortere listevisningen efter en bestemt datakolonne, skal du være opmærksom

på, at de nye resultater der hentes frem vha. paginering ikke vil være sorteret.

Inputfelter og validering

Der skelnes visuelt mellem inputfelter og felter, der er rene visninger. Dette vises

ved, at felter, der kan redigeres i, har en hvid firkant omkring sig, mens

visningerne er helt grå.

Et inputfelt kan enten være obligatorisk eller valgfrit. Obligatoriske felter er

markeret med en orange trekant i øverste venstre hjørne, som illustreret i Figur

4.

Ved at føre musen over et obligatorisk felt, der er markeret med en orange trekant

i øverste venstre hjørne, kan du se, hvilken værdi der kan/skal indtastes.

Markeringen vises også, hvis den indtastede værdi ikke er valid.

Du kan springe fra det ene felt til det andet vha. Tab-knappen.

Figur 4: Her ses de forskellige typer af tilstande, et felt kan have.


Notifikationsikoner

Applikationen genbruger udvalgte notifikationsikoner på tværs af applikationen,

som typisk betyder, at du skal tage stilling til noget for at gennemføre en handling.

Ved at holde musen over ikonet, vil du blive præsenteret for en forklarende tekst.

Nogle ikoner indikerer, at en handling kan gennemtvinges, og her er det op til dig,

hvordan du ønsker at håndtere situationen. I de fleste situationer kan du vælge

at fjerne rækken, annullere eller gennemtvinge handlingen. Se en detaljeret

beskrivelse nedenfor:

Generel advarsel på låneren – Betyder, at

låneren er blokeret

Advarselstrekant – En advarsel, der betyder, at

operationen kan gennemtvinges, men at der er

brud på de normale regler forbundet med udlån,

fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis

hvis låneren er medlem af en lånergruppe, som

ikke kan låne et givent materiale, vises dette

ikon. Du vil blive præsenteret for en dialog, hvor

du skal bekræfte, at du, på trods af reglerne,

ønsker at gennemtvinge operationen.

Advarselscirkel – En blokering, der betyder, at

operationen ikke kan gennemtvinges pga. brud

på de normale regler forbundet med udlån,

fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis

hvis der forsøges at gennemføre et udlån af et

materiale, som ikke findes på biblioteket. Det

kan ikke lade sig gøre at fortsætte uden at fjerne

rækkerne med dette ikon.

Succesikonet betyder f.eks. at fornyelse af et

materiale er gået godt.

Stjerneikonet anvendes under modtagelse af

materialer og indikerer, at et materiale er

reserveret.

Udråbstegn – Betyder, at der er en kommentar

til det felt, hvori ikonet optræder. Eksempelvis

ved oversigten af en låners udlån vil de

materialer, hvor afleveringsfristen er

overskredet, være markeret med dette ikon.

Informationsikonet betyder, at der er et tooltip

på ikonet, der fortæller mere omkring

funktionaliteten på siden.

Genvejstaster og ændring af disse

Der er mulighed for at navigere igennem systemet uden brug af mus og kun vha.

tastaturet. Flere af disse genveje kan ændres under ”Serveropsætning” i


hovedområdet ”Admin”. I listevisningen af opsætningerne kan du finde de

konfigurerbare genvejstaster under kategorien ”Tastatur”. Vær opmærksom på at

denne opsætning deles på tværs af dit biblioteksvæsen.

Se en oversigt over genvejstaster i nedenstående tabel.

Genvejstast Handling

F1 Navigerer til hovedområdet ”Forside”

F2 Navigerer til hovedområdet

”Cirkulation”


”Accession”

F4 Navigerer til hovedområdet ”Booking”

F5 Navigerer til hovedområdet ”Lister”

F6 Navigerer til hovedområdet ”Admin”


”Sysadmin”


”Nødsystem” (kræver ekstra kodeord)

F12 Navigerer til selvbetjeningsklienten

Alt + F4 Lukker selvbetjeningsklienten

(kræver ekstra kodeord)

Ctrl + <nummer> (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,

8, 9)

Åbner den fane, der svarer til det

indtastede nummer.

Piletasterne Navigerer igennem listevisninger mm.

Når du har foretaget en søgning med

flere resultater og detaljesiden åbnes,

kan du navigere i listevisningen vha.

piletasterne. Detaljevisningen vil

opdateres ved hver handling.

Shift + pil ned eller Shift + pil op

+ Mellemrumstast

Markerer flere rækker i en tabel.

Ved checkbokse i tabeller:

Sæt hak i alle ved at vælge den

øverste checkboks eller tryk ”Ctrl +

A” og tryk på ”Mellemrumstasten/

space”.

Hvis du ønsker at sætte hak ved en

eller flere rækker vælg da rækkerne

og sæt et hak i et af de markerede

rækker eller tryk på

mellemrumstasten.


Shift+ Venstre museklik Klik med venstre museklik på en

række i en tabel. Hold Shift nede og

klik på en ny række. Alle række

mellem de to valgte rækker

markeres.

Crtl + Venstre museklik Fravælger/tilvælger enkelte rækker i

en tabel.

Ctrl + C Kopierer tekst i inputfelter.

Tekst der ikke er inputfelter kan

kopieres ved at holde Ctrl nede, holde

musen over ordet der skal kopieres

(ordet bliver vist med fede bogstaver)

og trykke på C.

Ctrl + V Indsætter det, der er kopieret.

Ctrl + Z Fortryder den handling, der er

foretaget (Kun i tekst).

Ctrl + A Markerer alt tekst eller rækker i

tabeller

Esc Aktiverer ”Nulstil”-knappen på

søgesider

eller

Lukker detaljesiden/pop-up vinduer

Home Går til den øverste række i en tabel.

End Går til den sidste række i en tabel.

Ved paginering er dette en måde at

hente flere indholdselementer til

tabellen.

Page Up Bevæger fokus op i tabellen.

Page Down Bevæger fokus ned i tabellen.

Tab Navigerer til det næste inputfelt i

systemet.

Shift + Tab Navigerer til det forrige inputfelt i

systemet.

Ctrl + Tab I en tekstboks, vil Ctrl + Tab

navigere til den næste inputfelt, og ikke flytte frem i tekstfeltet.

Ctrl + Shift + Tab I en tekstboks, vil Ctrl + Shift + Tab navigere til det forrige inputfelt, og ikke flytte frem i tekstfeltet.

Enter Aktiverer den primære handling på siden, f.eks. ”søg”.


Ctrl + P Printer listevisningen hvor det er

muligt.

Crtl + R Opdaterer den lokale cache af

indlæste data fra serveren.

Ctrl + I Generer fejlrapport, der dernæst kan

sendes til supporten.


4 Forside

Biblioteksvæsen og filialstruktur

Cicero er bygget op omkring et biblioteksvæsen med en eller flere filialer.

Biblioteksvæsenet er det øverste niveau, og data er som udgangspunkt ejet af

væsnet, som derfor deles af filialerne.

Ved ibrugtagning af Cicero besluttes hvilken organisering kommunens biblioteker

skal have. Hovedreglen er at der oprettes et biblioteksvæsen til kommunens

folkebibliotek, et til kommunens skolebibliotek, et til gymnasier, museer.

Et biblioteksvæsen deler brugere, lånere, beholdning, reservationer, bookinger,

materialevalgslister, konti, ordrer samt konfiguration af Cicero. Alle lån mellem

biblioteksvæsner håndteres som fjernlån. Brugere og lånere der skal operere i

flere biblioteksvæsner skal oprettes som brugere og lånere i hvert af de

pågældende biblioteksvæsner.

Når du som bruger er logget ind kan du i listen over filialer se hvilke filialer der er

i dit biblioteksvæsen.

Dit login er bundet op på dit biblioteksvæsen og de regler der er sat op i

hovedområdet ”Admin”.

Log på

Fra Ciceros forside kan du logge på applikationen ved at angive dit

biblioteksnummer, brugernavn og kodeord. Forudsætning for at du kan logge på,

er at du allerede er blevet oprettet som bruger af dit bibliotek af administratoren.

Efter du er logget på, skal du vælge hvilken filial, du befinder dig på. Det er muligt

at vælge mellem alle de filialer, der hører til det biblioteksvæsen, du er logget ind

på. At vælge filial har indvirkning på, hvor materialer sendes hen i

afleveringssituationen.

Systemet vil automatisk vælge den sidst valgte filial, hver gang du logger på.

Figur 5 Viser forsiden af Cicero, hvorfra der kan logges på applikationen.


5 Cirkulation

Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i Cicero og som er

knyttet til hovedområdet ”Cirkulation”. I dette område varetages alle opgaver

vedr. cirkulation og pleje af bibliotekets materialer: Udlån, aflevering, reservation,

fjernlån, lånerhåndtering og Biblioteket Kommer. Det er ligeledes under dette

område, at størstedelen af den direkte lånerbetjening foregår. Det er her, du søger

i bibliotekets beholdning eller orienterer dig i status på fjernlån med henblik på at

kunne give låneren svar eller rådgivning.

Søgning

Funktion: Søgning på bibliografiske poster

Hovedområde: Cirkulation

Fane: Søgning

Underområde: Søg bibliografisk post

I Cicero kan du fremsøge bibliografiske poster fra DBC’s databrønd via en CQL-

søgning. Der henvises til DBCs beskrivelser af servicen og indekser for specifik

brug af søgefunktionaliteten.

Søgeprofiler

Søgningen sker på baggrund af en valgt søgeprofil, som definerer hvilke af DBC’s

kilder, der søges i. Søgeprofiler sættes op inde på VIP-basen. I Cicero kan du

under hovedområdet ”Sysadmin” og fanen ”Serveropsætning” konfigurere, hvilke

søgeprofiler der skal være valgt som standard i Cicero. Se afsnit 11.7 for

yderligere information.

For at kunne søge, skal der under feltet ”Bibliotek” være indtastet et

biblioteksnummer. Nummeret skal være hovedbibliotekets nummer, og kan altså

ikke være filialers biblioteksnumre. Som standard er nummeret på

hovedbiblioteket, du har angivet ved login, præudfyldt. Når du søger, vil du

således få returneret resultater for alle filialer under dit hovedbibliotek. Ønsker du

at indsnævre søgningen til udvalgte filialer under jeres biblioteksvæsen, kan du

under dropdown-menuen ”Filial” afkrydse de filialer, du ønsker at søge på.

Det er dog muligt at konfigurere således, at filialen angivet ved login, fungerer

som standard, og dermed automatisk er valgt. Her søges kun på den indloggede

filials beholdning, med mindre andet vælges. Denne konfigurering foretages i

hovedområdet ”Sysadmin” under fanen ”Serveropsætning.

Det er også muligt at søge i andre bibliotekers beholdning. Det gøres ved at

indtaste biblioteketsnummeret for det pågældende bibliotek under ”Bibliotek”. Du

skal huske at hente søgeprofiler for det andet bibliotek. Det gør du ved at klikke

på Opdater-ikonet, der er placeret ud for ”Bibliotek”-feltet, herefter bliver det

indtastede biblioteks søgeprofiler hentet og kan vælges under dropdown-menuen

”Søgeprofil”. Når du søger på andre biblioteker er det ikke muligt at vælge

specifikke filialer.

For flerbindsværker gælder det at, det kun er muligt at fremsøge bindposter, men

i danMARC2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og

sektionsposter.

Foretag en søgning

Du foretager en søgning under fanen ”Søgning”.


1. Vælg radioknappen ”Søg bibliografisk post” og indtast en søgestreng i CQL-

søgefeltet. Foretag søgningen ved at klikke på søgeknappen.

2. Når du foretager en søgning ved fx at bruge CQL-udtrykket fo= (forfatter) eller

ti= (titel) foreslår Cicero selv hvad du kan søge på, på baggrund af de første

par bogstaver/ord man indtaster. Fx hvis man skriver ”ti=”harry”, foreslår

Cicero i en dropdown-menu en række relevante titler, så man blot skal klikke

på for at vælge. Enten ved brug af piletasterne eller musen.

Tryk ESC, hvis du ikke ønsker at gøre brug af titelforslag.

Figur 6 Cicero forslag på baggrund af det man selv indtaster

3. Søgningen foretages på baggrund af den valgte søgeprofil. De fleste biblioteker

har ’cicero’ som standard.

4. Pr. default returnerer søgningen kun resultater, der er beholdning på. Hvis du

ønsker at søge materialer, som biblioteket ikke nødvendigvis har beholdning

på, skal du fjerne fluebenet i ’Beholdning’.

Resultater bliver vist i en listevisning. Det er muligt at sortere i kolonnerne efter

forfatter, titel, materialetyper eller klassifikation. Yderligere information omkring

tabel resultat visningerne kan ses i afsnit 3.5.1.

Du kan søge på materialestatus i forbindelse med søgningen ved at vælge en

status i dropdown-menuen ”Status”.

Grundet en begrænsning hos DBC er det ikke muligt at indlæse mere end 200

poster ad gangen selvom om der angivet større sidetalsstørrelse under

F7Serveropsætning.


Figur 7 viser søgning efter bibliografiske poster

CQL-koder

Her præsenteres et udvalg af de mest anvendte CQL-koder1.

Søgekoder Eksempel

Titel: ti= ti="jeg begyndte sådan set bare

at gå"

Forfatter: fo= fo=”helle brønnum carlsen”

fo="helle brønnum"

fo=”brønnum helle”

Forfatter i

beskrivelsen: fb

fb="leonardo dicaprio"

(medvirkende)

fb="ib spang olsen" (illustrator)

fb="otto steen due" (oversætter)

Emne: em em=”kogebøger”

1 For flere eksempler se:

http://opensearch.addi.dk/b3.5_4.2/?showCqlFile&repository=prod&cql=opense

arch_cql.xml

http://opensearch.addi.dk/b3.5_4.2/?showCqlFile&repository=prod&cql=opensearch_cql.xml

http://opensearch.addi.dk/b3.5_4.2/?showCqlFile&repository=prod&cql=opensearch_cql.xml


Forlag: fl fl=”klematis”

Serie: se se="let at læse"

Decimalklassenummer

: dk

dk=”63.5” (med biplaceringer)

ok=”63.5” (uden biplaceringer)

Udgivelsesår: år år=”2014”

Lettal: ll ll=7

Lixtal: ix ix=12

Alder

(børnematerialer):

lem

lem="for 12 år"

Søgning på

materialetyper

Søgning på bøger hm=xx

f.eks: fo="egholm elsebeth" and hm=xx

Søgning på tidsskrifter ma=ts

Søgning på film ma=fi

Søgning på lydbøger ma=lb

Søgning på spil ts=wii

ts=playstation

Søgning på noder ma=mu

Søgning på indspillet

musik

ma=lm

Musikgenre:

Avantgarde mo=avg

Avantgarde - antologier mo=ava

Blues mo=blu

Blues - antologier mo=bla

Dansk underholdning mo=dau

Et instrument mo=eti


Et instrument - anotologier

mo=eta

Filmmusik mo=fil

Folkemusik mo=fol

Jazz mo=jaz

Jazz - anotologier mo=jaa

Julemusik mo=jul

Kammermusik mo=kam

Kammermusik - antologier

mo=kaa

Middelalder/renæssance mo=mir

Middelalder/renæssance -

antologier mo=mia

New age mo=new

Opera mo=opr

Opera - antologier mo=opa

Operetter/musicals mo=otm

Operetter/musicals - antologier

mo=ota

Orkestermusik mo=ork

Orkestermusik - antologier

mo=ora

Rock mo=bef

Rock - antologier mo=bea

Underholdning mo=und

Vokalmusik mo=vok

Vokalmusik - antologier mo=voa

and - begge ord skal findes i posterne: ”frække” AND ”frida”

or - enten det ene eller det andet (eller begge) ord skal findes i

posterne: ”sri lanka” or ”ceyleon”

not - et bestemt ord skal ikke findes i posterne: ”obama” not ”michelle”

trunkering - du ønsker forskellige varianter af et ord: politik* (politik,

politikere)

maskering - du er i tvivl om et enkelt bogstav - joker for ét bogstav?:

wom?n (woman, women)

parenteser - du vil kombinere flere ord: (vandr* or trek*) and "nepal"

https://www.aakb.dk/search/ting/%22fr%C3%A6kke%22%20and%20%22frida%22

https://www.aakb.dk/search/ting/%22sri%20lanka%22%20or%20%22ceylon%22

https://www.aakb.dk/search/ting/%22obama%22%20not%20%22michelle%22

https://www.aakb.dk/search/ting/politik

https://www.aakb.dk/search/ting/wom%3Fn

https://www.aakb.dk/search/ting/%28vandr*%20or%20trek*%29%20and%20%22nepal%22


interval, før eller efter – intervaller, før eller efter kan søges på ved at

anvende >= og/eller <=. Eksempler:

o interval: ok>=70 and ok<=79*

o før: ix<=12

o efter: ix>=12

Indekses – de mest anvendte

Kombiner dit CQL udtryk med et indeks efter følgende syntaks: “… AND

Holdningsitem.location=xxxxx

Indekser Filtrering

Holdingsitem.accessiondate Oplysning om accessionsdato

(kommer fra FBS

accessionssystem)

Holdingsitem.agencyid Biblioteksnummer fra

lokalsystem. Fx anvendeligt hvor

skoler og folkebiblioteker har

fællesbase

Holdingsitem.branch Materialers placering på

filialniveau

Holdingsitem.department Materialers placering på specifik

afdeling, fx Musik

Holdningsitem.location Niveau under afdeling, fx Science

Fiction

Holdingsitem.itemid Fx Materialets stregkode / rfid

Holdingsitems.status Hjemme / udlånt

Gem og genbrug CQL-søgeudtryk

Avancerede CQL-søgeudtryk kan være svære at huske, og mere eller mindre

tidskrævende at indtaste og definere. For at spare tid, kan man derfor gemme

CQL-søgeudtryk, og hurtigt hente dem frem igen, når man skal bruge dem. De

gemte søgninger gælder for hele biblioteksvæsenet.

Gem søgeudtryk

Når man har indtastet et CQL-søgeudtryk, kan man gemme det ved at klikke på

knappen placeret ude til højre i feltet.

Når man klikker her, vil et lille vindue folde ud, hvor man skal give søgningen et

navn, og herefter klikke ’gem’.


Brug gemt søgeudtryk

For at anvende et søgeudtryk man tidligere har gemt, findes det frem ved at

klikke på knappen til venstre for ”Gem-knappen” CQL-feltet. Klik herpå åbner en

liste med alle gemte søgeudtryk.

Hvis man ønsker at redigere et søgeudtryk, skal man blot finde det frem, ændre

i det, og derefter klikke på ’Gem-knappen’. Systemet spørger herefter om man

ønsker at overskrive det eksisterende gemte søgeudtryk. Klik ja, og

søgeudtrykket er nu opdateret.

Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater

Standardvisningen for en bibliografisk post indeholder en række udvalgte

danMARC2 oplysninger, hvis de er tilgængelige. Nogle af værdierne er sat op i

prioriteret rækkefølge, så ikke nødvendigvis alle værdier vises, hvis de er

tilgængelige i formatet. De tilgængelige oplysninger kan ses uden filtrering i

danMARC2-visningen.

En status over materialets tilgængelighed kan ses oppe i højre side, hvor der står

det totale antal materialer af posten, hvor mange der er bestilt (hvis der nogen

bestilt), udlånte, hjemme, antal reservationer og hvor mange af materialer der

må reserveres. Summen af ”Bestilt”, ”Udlånte” og ”Hjemme” giver det totale

antal. I standardvisningen vil der også blive vist et billede af forside, hvis dette er

tilgængeligt.

5.1.5.1 DanMARC2

Du kan ændre visningsformatet til danMARC2 ved at klikke på radioknappen

”DanMARC2”, der står under detaljesidens fanebladsrække.

I danMARC2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og

sektionsposter, der hører til den fremsøgte bindpost.


Figur 8 På detaljesiden vises der som standard et uddrag af informationer fra den

bibliografiske posts MARC-felter (venstre). Visningen refereres til som

standardvisning. MARC-formatet vises ved at vælge ”DanMARC2” (højre).

5.1.5.2 Flerbindsværker

Hvis man fremsøger en bibliografisk post, der er en del af et flerbindsværk, er det

fra detaljesiden af posten muligt navigere til alle andre bind i værket, eller bind i

sektionen (hvis posten består af sektioner).

Figur 9 Links ifm. Flerbindsværker

Ved at klikke på ”Alle bind i sektion” foretager Cicero en ny søgning, der viser alle

bind i den sektion man var inde på. Ved at klikke på ”Alle bind i værk” foretager

Cicero en ny søgning, der viser alle bind der hører til værket. Når man klikker,

lukkes detaljevisningen, og resultaterne vises, ligesom ved alle andre søgninger,

i tabellen.

Når man har en detaljevisning åben, kan man ligesom ved almindelige poster,

vælge at få vist postens detaljer i DanMARC2 format. Gør man det, vil man få vist

både hovedposten, sektionsposten og bindposten.


Figur 10 DanMARC2 visning af flerbindsværk

Materialesøgning

Funktion: Søgning på bibliografiske poster


Fane: Søgning

Underområde: Søg materiale

Under materialesøgning kan du fremsøge materialer ud fra følgende parametre:

Materialenummer

Materialegruppe

Status

Flydegruppe (materiale)

Filial

Herunder er det muligt at vælge fra et overblik over alle eksisterende

placeringer som vises i et hierarki. Klik på den runde knap med en pil ned

for at se overblikket. Ved at vælge en specifik delopstilling fra overblikket,

behøver du ikke udfylde felterne afdeling, opstilling og delopstilling. Dette

gør Cicero for dig. Funktionen er især nyttig for skolerne, hvor flere skoler

ofte har delopstillinger med samme navn.


Afdeling

Opstilling

Delopstilling

Anskaffelse fra – til (dato)

Ikke udlånt fra (dato)

Markeret til kassation

Tema

Figur 11 Oversigt over de forskellige søgekriterier

Materialeposten vises ved at dobbeltklikke på et af søgeresultaterne i listen.

Materialeposten viser de specifikke informationer om materialet, og giver

brugeren adgang til at redigere materialet – f.eks. placering, materialenummer

og materialegruppe. Der kan udskrives en label til materialet. Dette kan enten

gøres direkte eller med forhåndsvisning, hvor du kan rette i data inden udskrift,

f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label.

Se afsnit 14.3 for fremsøgning af materialer ved hjælp af RFID-scanner.


Figur 12 Materialedetaljesiden, som den ses fra en materialeliste

Fra materialedetaljesiden kan materialets historik tilgås via fanen ”Historik”.

Under denne fane kan du se, hvad der er sket med materialet gennem dets

levetid.

Figur 13 Historik på et materiale.


Brugeren kan, foruden at tilgå materialeposten fra listen, vælge at tilføje

materialet til reservationskurven, hvorfra det kan reserveres. Se afsnit 5.3 for

yderligere information om reservation.

Materialeadministration

Rediger flere materialer

Når brugeren har sat flueben i checkboksen ud fra en eller flere materialer fra

listen og trykker på ”Rediger” knappen, åbnes nedenstående pop-up, hvori alle

materialer kan redigeres samtidigt. Foruden ”Filial” kan en given værdi slettes ved

at vælge ”Nulstil værdi” i det givne felt. Felter med en tom værdi ændrer ikke

materialernes oplysninger. Hvis en printer er tilknyttet, kan ”Print labels”

checkboksen aktiveres, og labels vil blive printet til alle de masserettede

materialer.

Figur 14 Redigerings-pop-up, hvori der kan rettes placeringsoplysninger for flere

materialer

Print af labels til materialer

Print af labels kan foretages flere steder i systemet:

Print af label efter redigering af en eller flere materialer foregår i

redigeringsdialogen, som vises i Figur 14. Da dette er en dialog med

mulighed for at vælge flere materialer på én gang kan du udskrive flere

labels af gangen.

Print af label til et enkelt materiale fra materialets detaljevisning. Der kan

udskrives en label til materialet via dropdown-menuen ”Print label”. Dette

kan enten gøres direkte ved ”Print” eller med forhåndsvisning ved

”Preview”, se Figur 15. I preview har brugeren mulighed for at rette i data

inden udskrift, f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label. Du kan

opsætte hvilke oplysninger, der skal vises på labelen. Dette gøres fra

hovedområdet ”Admin” under fanen ”Serveropsætning”.

Print af label i modtagelsen af et eller flere materialer. Læs mere om dette

i afsnit 6.6.


Figur 15 ”Preview” funktionaliteten viser, hvordan et labelprint kommer til at se

ud.

Kassér materialer

Brugeren kan under F2->Søgning->Søg materiale fremsøge et eller flere

materialer, markere dem og klik på ”Kasser”. Ved denne handling skiftes

materialets status til Kasseret.

Et materiale kan ikke kasseres, hvis der til materialet er knyttet aktive

reservationer, bookinger eller ubetalte erstatninger.

For at foretage kassation af materialer:

1. Åbn F2

2. Vælg Søg materiale

3. Fremsøg materialer til kassation

4. Marker materialerne med flueben

5. Klik på kasser-knappen (nederst til højre)

6. Du bliver præsenteret for en advarselsdialog – der spørger om du er sikker på

at materialerne skal kasseres.

7. Klik ”OK”

8. Materialets status sættes til kasseret


Materialenumre (DBC)

Hvis biblioteket benytter DBC’s materialenummersekvenser vil det være muligt at

trække et nyt materialenummer fra sekvensen i forbindelse med oprettelsen af et

materiale.

Før man kan bruge nummersekvensen man har fået fra DBC, skal sekvensen

indføres i Cicero. Det gøres i ”F7 Sysadmin” under ”Serveropsætning”, i

parameteret ”Materialenummersekvens”.

Brug nummersekvensen

1. Åbn et materiales detaljeside eller opret nyt materiale

2. Gå til feltet materialenummer

3. Klik på ”Hent nummer” til højre for feltet

4. Materialenummer genereres og indsættes i feltet

Når man klikker ”Hent nummer” tjekker Cicero, om det nummer i sekvensen den

er nået til, allerede findes i beholdningen. Hvis det gør det, går den videre til det

næste nummer i rækken. Hvis ti numre i træk allerede findes i beholdning, stopper

den med at tjekke, og giver en fejlmeddelelse.

Når antallet af numre er under 50, vil Cicero, hver gang man genererer et nyt,

give besked herom, ved at vise notifikationsbesked. På beskeden vil der stå, at

der nu er mindre end 50 numre tilbage, når man har brugt nummer 50, vil der

stå at der mindre end 49 tilbage og så videre.

Materialenumre (Systematic Library & Learning)

Systematic leverer trykte og laminerede stregkodeetiketter i forskellige industristandarder. En særlig børnevenlig variant (i tilfælde hvor børn også skal have mulighed for at notere nummeret på en låneseddel) er med op til 6 synlige cifre – koordinering af nummertildeling varetages i dette tilfælde af Systematic. Denne såkaldte ’Dantek-stregkode’ er anvendt i mange skoler over mange år.

Stregkoden har et indbygget licensnummer, hvilket sikrer, at skannede numre er unikke indenfor ’Dantek-universet’.

Ved oprettelse af nye materialer:

Hvis biblioteket benytter Dantek-stregkoden, skal skolens Dantek-licensnummer være registreret under F7/Filialer. For hver filial er det muligt at angive, hvilket licensnummer der gælder for den pågældende filials Dantek-stregkoder (kontakt gerne Systematic Library & Learning support herom).

Brugeren skal ved tastet fremsøgning kun taste de op til 6 cifre, som er printet

på stregkodeetiketten, det fulde materialenummer udregnes og indsættes da automatisk.

Ved oprettelse af nye materialer:

Såfremt der er registreret korrekt licensnummer for skolen, vil det også være muligt at taste ’Dantek-stregkodens’ op til 6-cifrede materialenumre ved oprettelse/rettelse af nye materialer.

1. Find bibliografisk post

2. Klik på Opret materiale

3. I materialenummerfeltet klikkes på stregkode-ikon


4. Vælg den filial hvis licensnummer materialernes numre skal kodes med

Den valgte filial fastholdes indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkode-ikonet

er kun tilgængeligt hvis der er registreret et licensnummer på filialen under

F7/Filialer.

Ved fremsøgning af materialer:

1. Gå til F2 søgning/ søg materiale

2. Vælg filial via ikonet

3. Skan eller indtast stregkoden fra materialets label.

Den valgte filial fastholdes indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkode-

ikonet er kun tilgængeligt hvis der er registreret et licensnummer på filialen

under F7/Filialer.

Håndtering af materialer på en bibliografisk post

Det er muligt at se en liste over og ændre materialer tilknyttet til en bibliografisk

post. Denne tilgås ved at åbne en bibliografisk post og åbne fanen ”Materialer” på

detaljesiden. Herfra er det også muligt at tilknytte flere materialer til den

bibliografiske post, hvilket for eksempel kunne være materialer, der ikke er blevet

erhvervet gennem accessions-funktionen i Cicero.

Opret materiale tilknyttet en bibliografisk post

1. Klik på opret materiale

2. Udfyld de påkrævede og ønskede felter

3. Klik ”Gem”

4. Er der sat flueben i ”Opret flere” anvendes de informationer fra forrige

gemte materiale på nær materialenummer til at oprette endnu et materiale.

Ændre materiale tilknyttet en bibliografisk post

1. Klik på en række med et materiale

2. Ændre den ønskede information

3. Klik ”Gem”


Figur 16 Detaljesiden hvor der er vist materialer tilknyttet til en bibliografisk post,

hvor det er muligt at ændre information vedrørende et materiale.

Reservation

Funktion: Reservation af bibliografiske poster og materialer


Fane: Reservationskurv

Der findes tre reservationstyper i Cicero:

Enkeltreservation: Låner ønsker en specifik titel.

Parallelreservation: Flere titler udvælges og reserveres, men låneren får

kun den først tilgængelige titel.

Seriereservation: Låner ønsker at reservere alle materialer i en serie, og

ønsker at få dem i specifik rækkefølge. Rækkefølgen kan fastlægges i

reservationskurven vha. ikonerne under tabellen. Der oprettes kun en aktiv

reservation på det første materiale i serien, og de passive reservationer vil

herefter blive aktiveret én efter én. Perioden, før næste reservation bliver

aktiv, kan konfigureres under fanen ”Serveropsætning” i hovedområdet

”SysAdmin”. Parameteret hedder ”Aktiveringspause ved seriereservationen

i dage”. Hvis værdien her sættes til nul, aktiveres næste reservering i en

seriereservation, den samme dag, som låner afhenter materialet. Vær

opmærksom på, at passive reservationer kan ses under lånerens status

men ikke på den bibliografiske post. Lånerens status findes ved at gå til

hovedområdet ”Cirkulation”, fanen ”Låner”, fremsøge en låner og åbne

detaljesiden og dens fane ”Reservationer”.


Udgangspunktet for at reservere titler er, at de er søgt frem – se afsnit 5.1.2 om

søgning – og lagt i reservationskurven. Reservationskurven kan indeholde

bibliografiske poster eller materialer. Når låneren er fremfundet via søgefeltet,

kan reservationen gennemføres. Vær opmærksom på at reservation af periodika

er beskrevet særskilt i afsnit 12.5.

For at foretage en reservation skal du gøre følgende:

1. Søg på den ønskede titel under ”Søgning” i hovedområdet Cirkulation.

2. Marker en eller flere titler fra søgeresultatet, der skal reserveres og tryk på

knappen ”Tilføj til reservation”. De markerede titler afventer herefter i

reservationskurven for yderligere behandling.

3. Når titlerne er valgt, klikker du på fanen, der er illustreret med en kurv for at

få vist indholdet af reservationskurven. Ud for fanen vil antallet af tilføjede

titler være angivet.

4. Find låner frem ved at scanne eller indtaste lånernummeret eller fremsøg

låneren på navn/adresse ved at trykke på ”Søg låner”. Låneroplysninger vises,

herunder låners navn og lånerens samlede udlån.

5. Vælg reservationstype og i hvilken filial, låner ønsker at afhente materialet.

Hvis låneren er tilknyttet en tilhørsfilial, vises denne filial. Hvis låneren ikke er

tilknyttet en tilhørsfilial, bliver der i stedet vist den indloggede filial.

6. Der er mulighed for at oplyse interesseperiode for de enkelte materialer, hvis

det kun er interessant, at titlen er tilgængelig inden en bestemt dato.

Reservationer slettes automatisk, når interessedatoen er overskredet og der

sendes en notifikation til låner herom.

7. Hvis en reservation bryder nogen regler, vises et advarselsikon yderst til

venstre i tabellen. Advarselsbeskrivelsen kan ses ved at føre musen henover

ikonet. Selvom der er advarsler, kan du afhængig af advarslen stadig

gennemtvinge reservationen. En beskrivelse af de forskellige advarsler kan

ses i afsnit 3.5.3.

8. Klik ”Reserver” knappen for at fuldføre reservationen. Du vil blive notificeret

om, at reservationen lykkedes, og stillet om til søgeresultaterne.

Håndtering af reservationer på en bibliografisk post

Det er muligt at se listen af de reservationer, der er på en bibliografisk post. Herfra

er det muligt at ændre kø-rækkefølgen af lånere i reservationerne og slette

reservationer på den bibliografiske post.


Figur 17 viser detaljesiden for en bibliografiske post, hvorfra brugeren kan tilgå

en fane, der indeholder oplysninger om bibliotekets reservationer i tilknytning til

den bibliografiske post.

Udlån og fornyelse

Funktion: Udlån og fornyelse af materialer


Fane: Udlån

For at foretage udlån af materialer skal fanen "Udlån” under ”Cirkulation” være

aktiv. Det er en forudsætning, at låneren allerede er oprettet. Det er også her,

der kan foretages fornyelse af materialer.

Scan eller indtast låners kortnummer. Hvis påkrævet, skal låners PIN-kode

tastes ind (af låner). Hvis låner findes, vil låneroplysninger blive vist på

skærmen, herunder låners navn, lånerens samlede udlånte materialer,

reservationer klar til afhentning og mellemværende.

Hvis lånerens kortnummer ikke umiddelbart kendes, kan låneren fremsøges

via søgefunktionen.

Scan eller indtast manuelt de materialer, der skal udlånes eller fornyes. Cicero

tjekker op på, hvorvidt et materiale allerede er udlånt eller ej ved en

udlånssession. Hvis låner allerede har lånt materialet, bliver materialet fornyet,

med mindre der er reservationer på det eller materialet er registreret bortkommet

med uafsluttet erstatningssag. Gennemtvinges fornyelse af et udlån hvor der er

uafsluttet erstatningssag, annulleres erstatningen. Er materialet registreret som

udlånt til en anden låner, afleveres materialet automatisk af applikationen og

udlånes til den nye låner.


Scanning kan gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt

og konfigureret på klienten (se afsnit 14.1).

Hvis udlån af et materiale bryder nogle regler, vises et advarselsikon yderst til

venstre i tabellen. Selvom der er advarsler, kan udlånet stadig gennemtvinges –

undtaget er advarsler vist ved et rundt ikon. Se afsnit 3.5.3 for yderligere

information om notifikationsikoner.

Når materialerne er scannet ind, kan du gennemføre udlånet ved at trykke på

knappen ”Afslut udlån”.

Du bliver notificeret om, at processen forløb uden problemer. Herefter udskriver

applikationen en kvittering på den opsatte bonprinter (se afsnit 11.4.3). Det er

muligt at fravælge udskrift af kvittering, hvis en sådan ikke ønskes. Der er

desuden mulighed for at få sendt kvitteringen til låneren via dennes foretrukne

notifikationsform, f.eks. e-mail eller sms. Dette kan tilvælges ved checkboksen

”Send Kvittering”. Hvordan notifikationer sættes op, kan ses i afsnit 5.6.7.1.

Figur 18 viser, hvorledes der er ved at blive oprettet et udlån af materialet “Harry

Potter og Flammernes Pokal” til låneren Merle Christiansen.

Autoudlån

Et materiale kan autoudlånes til bestemte lånergrupper.

Funktionaliteten bruges typisk til fjernlånte materialer, der skal transporteres til

et andet bibliotek (fra långivende) eller til ’Biblioteket kommer lånere’. Lånere,

der er kendetegnet ved, at de ikke selv møder op på biblioteket og finder bogen

på reservationshylden. Når der foretages autoudlån er det herefter bibliotekets

ansatte der sikrer, at materialet kommer videre til den låner, som materialet er

lånt ud til.

Regler for Autoudlån kan konfigureres under F7/Lånere. Det er attributten

’Autoudlån’ på lånergruppen der bestemmer om Cicero skal foretage automatisk

udlån til lånere i den pågældende lånergruppe.


Attributten Autoudlån kan antage følgende værdier:

Aldrig: Betyder at der aldrig foretages automatisk udlån til lånere i

lånergruppen.

Altid: Betyder at der altid foretages automatisk udlån til lånere i

lånergruppen.

Filial: Betyder at der foretages automatisk udlån til lånere i gruppen, hvis

materialet scannes/afleveres på den filial, der svarer til lånerens

afhentningsfilial.

Selve autoudlånet sker i forbindelse med, at et materiale med tilknyttede

reservationer afleveres eller scannes i forbindelse med fratagning til

reservationshylde. I det tilfælde vil der altså ske et udlån fra Afleveringsfanen.

Sæt Autoudlån på lånergruppe

1) Åbn F7-> Fanen Lånere

2) Vælg den lånergruppe der skal foretages autoudlån til

3) Vælg værdien Altid/Filial (default værdien er Aldrig)

4) Gem

Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata

Udlånsdata fra bibliotekssystemet gemmes i 5 år i anonymiseret form.

Låneroplysninger knyttet til materiale gemmes i 30 dage, hvorefter de

anonymiseres. Der findes dog et par undtagelser, hvor oplysninger mellem

låner/materiale gemmes i længere tid:

Låneroplysninger knyttet til udlånt materiale, hvorpå der er

gebyr/erstatning, gemmes indtil mellemværende er betalt eller kravet

falder for forældelsesfristen

Efter betaling af gebyr gemmes låneroplysninger i 30 dage, mens

oplysninger om erstatning af materiale gemmes i 1 år, jf. evt. krav om

tilbagebetaling, hvis materiale findes i løbet af 1 år

Det er muligt at specificere hvor længe oplysninger om lån må gemmes for

lånere, som er med i Biblioteket Kommer-ordningen. Denne periode sættes

under F7 -> serveropsætning: Anonymisering; Dage før materialelån fra

Biblioteket Kommer-lånere anonymiseres. Perioden er som udgangspunkt

sat til 3 år (1095 dage).

Aflevering

Funktion: Aflevering af materialer


Fane: Aflevering

Hvis man ikke benytter sig af selvbetjeningsterminalerne, kan man i Cicero

aflevere materialer i området ”F2 Cirkulation” under fanen ”Aflevering”.

1. Scan materialerne eller indtast manuelt deres materialenumre. Scanning kan

gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt og


konfigureret (se afsnit 14.2). Materialer fra forskellige lånere kan afleveres

under den samme proces.

2. Materialet afleveres, så snart stregkoden er scannet.

Hvis der afleveres et ukomplet materiale, vil materialet ikke blive afleveret

og i stedet vist i tabellen ”Ikke afleverede materialer”, som vist på

nedenstående billede. Hvis de resterende dele af materialet herefter

scannes, vil materialet blive afleveret.

Figur 19 viser, hvorledes det ser ud, når man har afleveret et ukomplet materiale.

Dette vil være placereret under ”Ikke afleverede materialer”, samt være markeret

med en trekant med udråbstegn i.

3. Hvis materialet ikke afleveres på den filial, hvor det hører til:

Såfremt at materialet er flydende og afleveringsfilialen er omfattet af

materialets flydegruppe vil materialet automatisk skifte placering til der,

hvor det afleveres.

Såfremt materialet ikke er flydende, eller afleveringsfilialen ikke er omfattet

af materialets flydegruppe, vil brugeren få en besked om, at materialet skal

sendes tilbage til den filial, hvor det har placering.

Figur 20 Besked om at materialet skal sendes retur

4. For at få udskrevet en kvittering på bonprinter (se afsnit 11.4.3) skal der

sættes flueben i checkboksen for ”Kvittering” og tryk på ”Afslut aflevering”.

Hvis du også har sat flueben i ”Opfyld reservation”, vil der desuden blive


udskrevet reserveringsnoter for materialer, som opfylder reservationer. Det er

muligt at fravælge udskrift af kvittering/reserveringsnote, hvis sådanne ikke

ønskes.

Figur 21 viser, hvorledes Merle Christiansen er ved at aflevere materialet “Harry

Potter og Flammernes Pokal”, og at hun nu ingen lånte materialer har.

Hjemkaldelse ved manglende aflevering

Cicero kan sende beskeder til lånere, om at afleveringsfristen på materialer

nærmer sig. I “F7 Sysadmin” kan man i “Serveropsætning” bestemme, hvor

mange dage før afleveringsdatoen at denne besked skal sendes. Det gøres i

parmateret ”Dage før afleveringsfrist at notifikation sendes”. Hvis lånere, af den

ene eller grund, ikke afleverer materialer til tiden, sender Cicero også en besked

til låneren, om at materialet har overskredet dets afleveringsfrist. Hvor mange

dage efter afleveringsdatoen denne besked skal sendes, defineres også i

“Serveropsætning”. Dette gøres i parameteret “Dage efter afleveringsfrist at

notifikation sendes.”

Transitnote

Når et modtaget materiale skal transporteres fra en filial til en anden, printes en

transitnote.

Transitnoten bliver printet i følgende tilfælde:

1) Hvis et ikke-flydende materiale bliver afleveret i en anden filial end dets

hjemmefilial.

2) Hvis et flydende materiale bliver afleveret i en filial, som ikke er omfattet

af materialets flydegruppe.

3) Hvis et materiale er reserveret og skal afhentes på en anden filial.

4) Hvis et materiale er blevet købt og modtaget på en filial, men skal sendes

til en anden filial.


Låner

Funktion: Find låner


Fane: Låner

Under fanen ”Låner” kan du søge efter en låner eller oprette en ny.

Søg låner

1. I søgefeltet ”Nummer” kan du skrive lånernummer, lånerkortnummer, CPR-

nr., CVR-nr., biblioteksnummer, UNI-login og WAYF-login. Cicero finder selv

ud af om du har skrevet lånernummer, CPR-nr., lånernummer osv. Dette

gælder hver gang inputboksen nummer optræder i brugergrænsefladen.

2. Søgningen viser resultater på søgeordet i en listevisning. Er der ikke

søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom.

3. Du kan få vist yderligere oplysninger om en låner ved at dobbeltklikke på denne

i tabellen, hvorefter en detaljeside med låneroplysninger vises.

Figur 22 viser lånerfanen og viser, hvordan låneren kan fremsøges på f.eks. navn.

5.6.1.1 Print liste af lånere med stregkoder

Hvis du ønsker at printe en liste af lånere, hvor blandt andet deres lånernummer

findes i form af en stregkode, er fremgangsmåden den samme, som beskrevet i

afsnit 3.4.3. For at printe listen, klik blot på knappen ”Print og eksporter”, som er

placeret under tabellen med lånere.

Det kan være du eksempelvis har brug for at printe en liste med alle elever i en

klasse. Fremsøg klassens lånergruppe, og klik på knappen ”Print og eksporter”.

Printet vil indeholde følgende informationer:


1. Navn

2. Lånernummer

3. Stregkode (til at fremsøge låneren på)

4. Adresse

5. Postnummer og by

6. Telefon

7. E-mail

Hvis man ønsker at printe en liste hvor stregkoder står tæt op ad hinanden

(brugbart for mange skoler) skal man inde i F7, Serveropsætning erstatte koden

i ”Låner, HTML-printskabelon for lånerliste” med en anden kode. Den kode, den

skal erstattes med kan findes bagerst i brugermanualen i Appendix A.

Ønskes det i stedet at printe en liste kun med stregkode og lånernavn, kan man

erstatte koden med koden i Appendix B.

Opret låner

1. For at starte lånerregistreringen skal du klikke på ”Opret låner” ikonet, og en

detaljeside fremkommer.

2. Vælg lånertypen: person, virksomhed, bibliotek eller gruppe2. Typen kan ikke

ændres efterfølgende.

Ved oprettelse af virksomhedslåner skal der også vælges type. Dette gøres i

feltet ”Type". For virksomhedslånere af typen ”Privat” kan der sendes til

inkasso, men ikke de øvrige typer.

3. Udfyld alle relevante felter for låneren; kontaktoplysninger, lånergruppe

tilhørsfilial og kommune.

Sæt også notifikationsmuligheder for låneren, læs herom i afsnit 5.6.7.1.

Under navn kan man tilføje en værge, der pt. blot er en information til

bibliotekaren om at låneren har en værge. En angivet værge har lige nu

ingen funktionalitet i forhold til beskeder eller lignende.

4. Angiv lånerkort/låner-id under ”Brugerid”. Vælg type, status, og angiv

nummeret (cpr-nummer, lånerkort-nr, eller UNI-login brugernavn). Angiv

endvidere en pinkode, der bruges til alle brugerid.

5. Klik på knappen ”Opret låner”. Låner er nu oprettet og klar til udlån m.v.

2 Gruppe kan benyttes til institutioner eller til læsegrupper der ønsker at have en ansvarlig kontakt person der kan stå for udlån til gruppen.


Figur 23 Lånere kan oprettes fra lånerfanen ved at klikke på “Opret låner” ikonet.

Opret-formularen vises i en detaljeside, hvor brugeren skal udfylde alle

obligatoriske felter.

Sæt fraværsperiode for låner

En låner kan markeres som fraværende for en periode eller på ubestemt tid.

1. Fremsøg låneren, der skal sættes en fraværsperiode for.

2. Dobbeltklik på den ønskede låner for at åbne detaljesiden.

3. Vælg datoerne ud for ”Fraværsperiode.

4. I perioden hvor låneren er fraværende, vil det betyde følgende:

a. På reservationskøen i en bibliografisk post vises et rødt udråbstegn ud

for låneren.

i. Låneren springes over, men beholder sin plads i køen.

b. På pluklisten vil vedkommendes reserverede materialer , blive

udeladt.

c. Særligt for Biblioteket Kommer-lånere:

i. Ved fremsøgning af en låner på F2 -> Biblioteket Kommer vil

låneren være markeret med et rødt udråbstegn.

ii. På rutevisning (Biblioteket Kommer) vil låneren være

markeret med et rødt udråbstegn, og låneren udelades fra

kørelisten.


Figur 24 Fraværsperioden kan være åben i begge ender. Dvs. der kan angives en

start- og/eller slutdato.

Slet låner

1. Først fremsøges låneren, som ønskes slettet, under fanen ”Låner”.

2. Dobbeltklik på den ønskede låner, så lånerstatus for låneren vises.

3. Tryk på knappen ”Slet”.

a. Hvis sletningen fortrydes tryk på knappen ”Nej” i dialogvinduet

”Bekræft sletning”.

b. Hvis brugeren stadig ønskes slettet tryk knappen ”Ja” i dialogvinduet

”Bekræft sletning”.

En låner kan ikke slettes, hvis et af følgende kriterier opfyldes:

Låner har aktive mellemværende

Låner har aktive materialelån eller fjernlån

Låner har en booking med aktive materialelån

Hvis en låner, der opfylder et af ovenstående kriterier, forsøges slettet, vises

et dialogvindue der fortæller, hvorfor låneren ikke kan slettes.


Figur 25 Lånere kan slettes fra lånerstatus ved at klikke på ”Slet” knappen,

hvorefter brugeren vil blive spurgt, om brugeren er sikker på at ville slette

låneren.

Lånerstatus

I lånerstatus vises detaljer om en låner. Lånerstatus kan vises ved

a. At dobbelt-klikke på en fremsøgt låner i søgningstabellen.

b. At klikke på brugernes navn, som står over tabellen, ved udlån/aflevering eller

reservation. Ved klik på f.eks. ”Udlånte”-tallet hoppes der direkte til ”Udlån”

fanen.

Når låner er søgt frem, er der følgende valgmuligheder:

For at se stamdata for låneren vælges fanen ”Låner”.

For at se udlån for låneren vælges fanen ”Udlån”.

For at se reservationer for låneren vælges fanen ”Reservationer”.

For at se gebyrer for låneren vælges fanen ”Mellemværende”.

For at se beskeder sendt til låneren vælges fanen ”Beskeder”.


Figur 26 Lånerstatus viser detaljer om en låner. De forskellige informationer

tilknyttet låner er opdelt i faner. Indholdet af ”Låner”-fanen er afhængig af,

hvilken lånertype der vises. F.eks. vil en virksomhed have andre stamdata end en

låner af typen person.

5.6.5.1 Lånerstatus – Lånerfanen

1. På ”Låner”-fanen vises lånerens stamdata.

2. Foretag ændringer til stamdata og tryk derefter ”Gem”.

3. Hvis der er angivet ugyldigt information, f.eks. for få cifre i personnummeret,

vises der en fejlbesked, og der kan ikke gemmes. For at annullere

ændringerne, tryk på ”Annuller”.

4. Lånerens status kan printes på lånerdetaljesiden ved at klikke på ”Print

lånerstatus”. Ved print af lånerens status samles en liste over lånerens navn,

låner nr., lån, reservationer og gebyrer.

5.6.5.2 Lånerstatus – ”Udlån” fanen

På ”Udlån” fanen vises de materialer, der er udlånt til låneren, og hvor antallet af

udlån vises i fanes titel. F.eks. betyder ”Udlån (9)”, at der er ni udlån. Fra ”Udlån”

fanen kan du desuden forny materialer eller sætte dem i bero.

1. Materialer, der har overskredet afleveringsfristen, vises med et ”!” i

”Afleveringsfrist” kolonnen.


2. For at forny et eller flere udlån skal de først markeres. Tryk derefter ”Forny

valgte”. For at forny alle udlån trykkes ”Forny alle”.

a. Hvis udlånene fornys, vises der meddelelse herom, og der vises et

”succes”-ikon. ”Afleveringsfrist”-kolonnen opdateres og viser den nye

afleveringsfrist.

b. Hvis udlånet ikke kan fornys, vises begrundelsen for afvisning i tool-

tippet for ”advarsels”-ikonet. Begrundelse for manglende fornyelse

kunne være, at materialet er reserveret, eller at det har været fornyet

det maksimale antal gange.

3. Hvis et udlån ikke kan fornyes, og du har rettighed til at overskrive, kan du

gennemtvinge fornyelsen. Det gøres ved at markere de materialer, der ikke

kunne fornys og derefter trykke på ”Gennemtving fornyelse”.

4. For at sætte et udlån i bero skal et udlån vælges og efterfølgende trykkes ”Sæt

i bero”. Der skal nu indtastes eller vælges en ny afleveringsfrist. Klik OK, og

applikationen opdaterer udlånet med den nye afleveringsfrist og kvitterer med

besked om, at udlånet er sat i bero, og udlånet får status ”Sat i bero”. Er der

aktive reservationer på det lånte materiale, gives besked i en pop-up.

Figur 27 Udlånsfanen giver et overblik over en låners udlån. Det er muligt at forny

udlån fra denne fane og sætte udlån i bero.


5.6.5.3 Lånerstatus – Reservationsfanen

I fanens titel vises antallet af de reservationer, der er klar til afhentning i parentes.

På reservationer klar til afhentning vises: forfatter, titel, materialenummer,

faustnummer, reservationstype, afhentningssted, sidste afhentningsdato og

afhentningsnummer.

Antallet af aktive reservationer vises under kolonnen med reservationer klar til

afhentning. Se Figur 28.

På de aktive reservationer får du oplysninger om: forfatter, titel,

materialenummer (hvis det er en reservation på et enkelt materiale),

faustnummer, reservationstype, afhentningssted, dato for oprettelsen af

reservationen, interessedato og nummer i reservationskøen.

Figur 28 Reservationsfanen viser oversigt over låners reservationer. Nederste

tabel indeholder alle lånerens reservationer. Øverste tabel viser de reservationer,

der er klar til lånerens afhentning.

Du kan slette reservationer ved at klikke på krydset. Både reservationer klar til

afhentning og aktive reservationer kan slettes. Den reservation, der ønskes

slettet, skal være markeret. Disse handlinger kan fortrydes, da ændringerne først

træder i kraft, når du klikker på ”Gem” knappen.


På de aktive reservationer kan interessedatoen ændres – enten ved at ændre

datoen manuelt i feltet eller ved at bruge kalenderen til højre for det.

5.6.5.4 Lånerstatus – Mellemværende fanen

På ”Mellemværende”-fanen vises de mellemværender (gebyrer og erstatninger),

som låneren har. Tallet, der vises i fanens titel, angiver det samlede skyldige

beløb. F.eks. betyder ”Mellemværende (kr. 120,00)”, at låneren samlet skylder

kr. 120,00.

Et mellemværende kan være tilknyttet mange materialer. Information om disse

materialer kan ses via tool-tippet på ”Forfatter”- og ”Titel”-kolonnerne.

I ”Status”-kolonnen kan du se gebyrets/erstatningens status.

Applikationen opretter selv gebyrer ved for sent afleveret materiale og

erstatninger ved stor overskridelse af afleveringsfristen. Det er også muligt

manuelt at oprette gebyrer og erstatninger ved at bruge ”Gebyr”- eller

”Erstatning”-ikonerne.

Et gebyr eller en erstatning kan redigeres ved at markere en række i tabellen og

derefter klikke ”Rediger”. På mellemværender kan der ses detaljer om

mellemværendet og evt. tilknyttet lån ved at klikke på et mellemværendet.

Et gebyr eller en erstatning kan annulleres ved at markere en række i tabellen og

derefter klikke ”Annuller”. Når et gebyr/en erstatning annulleres, vil det ikke blive

regnet med i lånerens samlede skyldige beløb.


Figur 29 ”Mellemværende”-fanen viser lånerens mellemværende

Mellemværende

Låner kan have et økonomisk mellemværende med biblioteket i form af gebyrer

eller regninger. I det følgende afsnit er det beskrevet, hvordan mellemværende

oprettes og håndteres i Cicero.


Figur 30 Eksempel visning af låners mellemværende.

5.6.6.1 Tilskrivning af gebyr

Tilskrivning af gebyr vil ske i følgende situationer:

Ved aflevering af et materiale, hvor afleveringen sker efter lånets

afleveringsfrist.

Ved fornyelse af et materiale, hvor fornyelsen foretages efter lånets

afleveringsfrist. Det er også en fornyelse, hvis et materiale udlånes til en

låner, der allerede har lånt materialet.

Ved i bero-sætning af et lån, hvor bero-sætningen foretages efter lånets

afleveringsfrist.

Ved manuel oprettelse i Mellemværendefanen, se 5.6.5.4.

Hvis materialet aldrig afleveres tilskrives gebyr af det natlige job sammen med

oprettelsen af erstatning. Materialet anses for tabt når lånets afleveringsfrist

er overskredet med et konfigureret antal dage (konfigureres pr. bibliotek).

Hvis en låner er fritaget for erstatning, vil der hverken blive oprettet gebyr

eller erstatning af det natlige job for denne låner. Er låneren fritaget for gebyr,

vil erstatningen blive oprettet, men ikke gebyret.

Tilskrevne gebyr kan brugeren se på fanen Mellemværender, se afsnit 5.6.5.4.

Beregning af gebyr er baseret på takster, der er konfigureret pr. bibliotek. I

beregningen indgår lånerens alder og det antal dage, afleveringen eller fornyelsen

har overskredet udlånets afleveringsfrist.

Gebyrtakster kan kun defineres for personlånere. Lånerens alder læses fra

lånerens fødselsdato, men er lånerens alder ukendt, bruger systemet 12 år som

alder. Ønsker man at oprette gebyr til andre end personlånere, skal det gøres

manuelt på ”Mellemværende”-fanen, se afsnit 5.6.5.4.


En låner kan være fritaget fra at få tilskrevet gebyr, Hvis en låner er

direkte eller indirekte tilknyttet en lånergruppe der er ”fritaget for

gebyr”, bliver der ikke automatisk tilskrevet gebyr. Med indirekte henvises

til at en lånergruppe arver egenskaber fra overliggende lånergrupper. Selvom en

låner er ”fritaget for gebyr”, kan brugeren stadig manuelt oprette et gebyr på

låneren.

Et tilskrevet gebyr stiger ikke automatisk. Skal der ændres i gebyret, skal

brugeren manuelt rette dets beløb.

Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender.

Det er en manuel arbejdsgang, der udføres fra ”F5 Mellemværende”, se 9.2.4.

5.6.6.2 Oprettelse af erstatning

Oprettelse af erstatning sker i følgende situationer:

Ved manuel oprettelse, se 5.6.5.4.

Hvis materialet aldrig afleveres, oprettes erstatning af det natlige job.

Systemet opretter også et gebyr på dette tidspunkt (se forrige afsnit for

informationer om gebyret). Se afsnit 5.6.6.5 om den automatiske oprettelse

af erstatning.

I en erstatning indgår to beløb: materialepris og håndteringsomkostninger.

Materialeprisen hentes fra det lånte materiale, hvis der ikke forefindes nogen

materialepris på materialet vil der ud fra opsætningen i F6Standardpriser (se

afsnit Error! Reference source not found.) blive tildelt en materialepris via

standardpriser. Håndteringsomkostningerne hentes i stedet fra konfigurationen.

Håndteringsomkostning konfigureres pr. bibliotek. Materialeprisen og

håndteringsomkostninger hentes ved oprettelse af erstatningen, men kan ændres

efterfølgende.

Alle typer af lånere vil få oprettet erstatning, medmindre de er med i en

lånergruppe, som er fritaget for erstatninger.

Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender.

Dette er en manuel arbejdsgang, der udføres fra ”F5 Mellemværende”.

5.6.6.3 Manuel oprettelse af mellemværende

Gebyr og erstatninger kan oprettes manuelt. Dette gøres ved at fremsøge en

låner, navigere til ’Mellemværende’-fanen og klikke på enten eller

. Udover beløb og materialeoplysninger vedrørende et

mellemværende kan der også gemmes en note til låneren samt en intern note.

Note til låner anvendes i statusopgørelse og rykkere til låneren og som tekst på

bevægelser på konto, når mellemværende betales. Den interne note sendes ikke

til låner og kan kun ses på det pågældende mellemværende.

Ved oprettelse og redigering af en erstatning kan materialepris og

håndteringsomkostninger hentes automatisk eller ved tryk på knappen .

5.6.6.4 Manuel annullering af gebyr og erstatning

Gebyrer og erstatninger på låneren i ”Mellemværende”-fanen kan annulleres ved

at markere et gebyr eller erstatning og trykke på ”Annullér”. Status-kolonnen for

det markerede vil nu blive opdateret med ”Annulleret”, se sidste afsnit i 5.6.5.


5.6.6.5 Igangsætning af erstatningsforløb

Cicero igangsætter automatisk et erstatningsforløb for tabt materiale, når et udlån

har passeret afleveringsfristen med et konfigurerbart antal dage. Den beregnede

erstatning er en sum af materialepris og håndteringsomkostninger.

Materialeprisen hentes fra materialet, og håndteringsomkostningerne

hentes fra konfigurationen.

Når en erstatning oprettes automatisk sættes materialet til ”bortkommet-

ikke betalt”. Når et materiale er sat som bortkommet-ikke betalt, vil det

optræde på lånerens udlånsliste, men ikke kunne lånes til andre lånere.

5.6.6.6 Automatisk annullering af erstatning

Ved aflevering af et materiale, annulleres automatisk erstatningen der måtte være

oprettet på det. Annullering betyder, at erstatningen stadig kan ses under

lånerstatus, men at erstatningssummen nulstilles.

Applikationen gør det bortkomne materiale lånbart igen, når det afleveres.

5.6.6.7 Betaling af mellemværende

Når en låner betaler mellemværender til en ansat, kan den ansatte vælge mellem

hel eller delvis betaling af mellemværendet eller fuld betaling af alle lånerens

mellemværender. Hvis der betales delvist, vil Cicero vælge at betale de ældste

mellemværender først.

Betaling foregår på lånerens ”Mellemværende” fane:

1. Markér et mellemværende og tryk på ”Betal”-knappen.

2. Vælg mellem ”betal markerede” eller ”betal alle” mellemværender.

3. Vil man printe en kvittering, kan man vælge det til med checkboksen, se Figur

31. Herefter vil en kvittering blive udskrevet, når betalingen gennemføres ved

at trykke på ”OK”-knappen. I tilfælde af at en printer ikke er tilknyttet, vil

kvitteringen kunne gemmes som en HTML-fil.

4. Hvis checkboksen ”Foretag betaling i ØS” er markeret, bliver betalingen

overført til økonomisystemet. Hvis betalingen allerede er foretaget, skal

markeringen fjernes, inden man trykker ”OK”.

Ved betaling opretter applikationen en transaktion med betalingen på en

gebyrkonto eller erstatningskonto som konfigureret. Se afsnit 10.1.2.


Figur 31 Under betalingen kan kvittering vælges fra og til.

5.6.6.8 Fortryd seneste betaling

Ved fejlregistreret betaling (hel- eller delvis), f.eks. hvis den ansatte har

registreret en betaling af et mellemværende, men låneren alligevel ikke kan

betale, kan den ansatte fortryde seneste betaling.

Denne funktion skal ikke forveksles med funktionen ”Tilbagebetal erstatning”, som

anvendes ved tilbagebetaling til låner, hvis f.eks. vedkommende afleverer en bog

efter at have betalt en erstatning for den.

Når betalingen registreres, opretter applikationen en transaktion på en konto.

Fortrydes betalingen, opretter applikationen endnu en transaktion for at

modregne beløbet på samme konto. Se afsnit 6.8.

5.6.6.9 Tilbagebetal erstatning

Når et materiale, der er oprettet en erstatning på, alligevel bliver afleveret, og der

allerede er blevet registreret en betaling herpå, kan brugeren tilbagebetale det

betalte beløb. Dette gøres ved at markere erstatningen, og trykke på knappen

”Tilbagebetal erst.”.

Denne proces afleverer ikke materialet automatisk.


Da erstatningen blev betalt, oprettede applikationen en transaktion på det betalte

beløb. Ved tilbagebetaling af erstatning opretter applikationen endnu en

transaktion på samme konto for at modregne.

5.6.6.10 Blokering af låner pga. mellemværende

I konfigurationen kan der sættes en maksimalt tilladt gældsgrænse for lånere (se

afsnit 5.6.6.11) og en grænse for, hvornår lånere igen får fjernet deres blokering.

Blokering kan aktiveres og deaktiveres på et bibliotek med konfigurationen

”Blokering af låner”.

De to gældsgrænser er: ”Beløb for blokering af låner i kr.” og ”Beløb for fjernelse

af blokering af låner i kr.”.

Blokering sker, hvis lånerens samlede gebyrer overstiger ”Beløb for blokering af

låner i kr.” og kun ved afsendelse af saldoopgørelse til låneren. Årsagen er at

låneren skal have et varsel om blokeringen og i saldoopgørelsen vil stå en frist;

En dato beregnet som dags dato plus f.eks. otte dage. Fristen konfigureres pr.

bibliotek, i ”Blokeringsvarsel i dage”.

Betaler låneren sit mellemværende inden fristen, så det skyldige beløb kommer

under gældsgrænsen ”Beløb for fjernelse af blokering af låner i kr.”, ophæves

blokeringen. Hvis dette ikke sker inden den varslede dag, bliver låneren forhindret

i at foretage yderligere lån og reservationer. Annullering af gebyr og redigering af

gebyrbeløb vil ligeledes kunne fjerne blokeringen.

Det er kun summen af lånerens gebyrer, der har indflydelse på blokering og

fjernelse af blokering. Erstatninger har ikke betydning i denne sammenhæng.

5.6.6.11 Konfiguration

I beregning af gebyr indgår takster baseret på lånerens alder og det antal dage,

hvormed lånet har overskredet afleveringsfristen. Denne oplysning læses fra

konfigurationen og er konfigureret pr. bibliotek.

I beregningen af erstatningssum indgår materialets pris, som læses fra

materialets oplysninger i Cicero og en håndteringsomkostning, som læses fra

konfigurationen. I konfigurationen er også en parameter, der fortæller, hvor

længe efter afleveringsfristen, at erstatning skal igangsættes. Denne

konfiguration ligger sammen med konfigurationen for gebyrer og er således også

pr. bibliotek.

I blokering og fjernelse af blokering af låner indgår to beløb. Beløbsgrænsen for

hvornår låner bliver blokeret og beløbsgrænsen for, hvornår låner ikke længere

er blokeret og igen kan låne og reservere.

Beskeder sendt til låneren

Under ”Besked”-fanen på en låner, er det muligt at se de beskeder, der er blevet

sendt til låneren fra biblioteket. Dette dækker over sms, e-mail og digital post.

Her er det er muligt at se det originale afsendertidspunkt og hvornår beskeden

har skiftet til den nuværende status, altså det ændrede tidspunkt. De forskellige

beskeder kan sorteres efter kategori mm. Der er mulighed for at se dato og tid

for, hvornår beskeden blev sendt. Samtidig er der en status, som viser, om

beskeden er sendt, afventer eller er fejlet. Efter 30 dage kan selve beskeden

desværre ikke vises længere grundet loven om anonymisering.

Beskeder som ikke kan sendes digitalt til låneren, enten fordi de fejler eller fordi

låneren ikke er tilmeldt digitalt post, kan ses og administreres i hovedområdet

”Lister” under fanen ”Beskedkø”. Læs mere i afsnit 9.3.


Beskederne kan printes ved at anvende knappen ”Print valgte”.

Figur 32 Under ”beskeder” fanen kan de beskeder en låner er blevet tilsendt ses

og printes.

5.6.7.1 Notifikationsmuligheder hos låneren

Lånerens fortrukne notifikationsvej defineres inde på lånerens detaljeside.

Notifikationer kan sendes som sms og e-mail og digital post, og vælges ved at

give telefonnummeret og e-mailadressen en bestemt type, nemlig den hvor der

står (notif). Når denne type er valgt, sættes automatisk et flueben i tjekboksene

nederst. Du kan kun fjerne fluebenet ved at ændre typen, og altså ikke ved at

klikke på boksen.

Hvis låneren er tilmeldt digital post og låner ønsker, at biblioteket skal anvende

denne, skal der sættes flueben ud for digital post.

Notifikationerne bruges til at kontakte låneren, hvis eksempelvis et reserveret

materiale er klar til afhentning, et materiale snart skal afleveres osv.


Figur 33 På en låners side kan der igennem dropdown-menuerne vælges, hvilke

notifikationsmuligheder der skal slås til.

Du kan vælge hvilke typer af beskeder/notifikationer du ønsker at sende til

låneren i hovedområdet ”Admin” under fanen ”Serveropsætning” ved at skrive

den eller de værdier du ønsker – f.eks. ["EMAIL","SMS"]. Dit valg afhænger

desuden af lånerens primære notifikationsvalg som beskrevet ovenfor.

Oversigt over de notifikationstyper, der sendes til låneren:

Område Type Beskrivelse

Låner SMS, email, digital post Velkomst til ny låner

Udlån SMS, email, digital post Udlånskvittering

Aflevering SMS, email, digital post Materialelån skal snart afleveres

Aflevering SMS, email, digital post Afleveringsfrist overskredet,

hjemkaldelse af materialet

Aflevering SMS, email, digital post Materiale er afleveret

Reservation SMS, email, digital post Reservation udløbet

Reservation SMS, email, digital post Reservation slettet


Reservation SMS, email, digital post Materialelån klar til afhentning

ved skranke

Reservation SMS, email, digital post Materiale klar til afhentning til

brug i læsesal

Reservation SMS, email, digital post Materiale klar til afhentning

Booking SMS, email, digital post Låner ændres på booking

Booking SMS, email, digital post Booking slettes

Booking SMS, email, digital post Booking går fra aktiv til proces

Booking SMS, email, digital post Booking afvist

Mellemværende Digital post Saldoopgørelse

Mellemværende Digital post 1. rykker



Blokér låner

Som beskrevet i afsnit 5.6.6.10 kan Cicero automatisk blokere lånere, hvis der

samlede gæld overstiger den angivne værdi. Endvidere kan Cicero automatisk

blokere lånere, hvis de indtaster en forkert pinkode på

selvbetjeningsautomaterne. Dette skal dog sættes op på automaten. Derudover

kan man også manuelt blokere lånere.

Der er seks blokeringsgrunde:

Blokeret af selvbetjeningsautomaten (automatisk)

Forlænget udelukkelse

Gebyrgrænse overskredet (automatisk)

Selvoprettet på web

Stjålet

Udelukket

For at blokere en låner skal man fremsøge låneren og åbne detaljevisningen:

1. Angiv blokeringsdato oppe i højre hjørne

2. Vælg blokeringsårsag i dropdown menuen

3. Afslut ved at klikke gem

For at fjerne en blokering skal man slette blokeringsdatoen og klikke gem.

Herefter vil låneren kunne låne bøger igen. Den automatiske blokering ved

overskridelse af gældsgrænse bliver automatisk fjernet, når låner betaler sin

gæld.


Biblioteket Kommer

Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen.

For at tilføje en låner til Biblioteket Kommer skal du åbne den almindelige

detaljevisning for låneren. Under Biblioteket Kommer vælges ”Deltager i ordning”.

Herefter får du mulighed for at udfylde Biblioteket Kommer-oplysninger for

låneren. Udfyld ansvarlig bibliotekar, rute, kørselsnote og interesseområde. For

at en bibliotekar kan sættes som ansvarlig, skal vedkommende have tildelt

rettigheden ”Biblioteket Kommer-ansvarlig”.

Hvis Biblioteket Kommer-lånere skal have en længere udlånsperiode end andre

lånere, bør der oprettes en ny udlånsprofil, hvor udlånsperioden specificeres.

Udlånsprofilen tilføjes alle de materialegrupper, som Biblioteket Kommer-lånere

må anvende. Til denne udlånsprofil knyttes en lånergruppe f.eks. kaldet

”Biblioteket Kommer”. Læs mere under afsnit 11.1.3 Materialegrupper og

udlånsprofiler.

Figur 34 Tilføj låner til Biblioteket Kommer-ordning

Opret ruter til Biblioteket Kommer

For at oprette og redigere ruter i Cicero, skal du som bruger have rettigheden

”Biblioteket Kommer – Opret og rediger”.

Åbn F6 -> ruter og vælg Biblioteket Kommer. Klik på opret rute og udfyld navn

samt beskrivelse. Du har mulighed for at tilføje køredage til ruten ved at trykke

på plusset og vælge en dato.


Figur 35 Håndter ruter for Biblioteket Kommer

Datoen tilføjes, når du klikker på den i kalenderen. Du tilføjer Biblioteket Kommer-

lånere ved at klikke på plusset ud for ”Lånere”. Herefter vises en pop-up, hvor du

har mulighed for at fremsøge låneren ud fra en række kriterier.

Figur 36 Tilføj lånere til en rute


Du kan f.eks. fremsøge lånere, som en bestemt bibliotekar er ansvarlig for. Du

kan fremsøge alle Biblioteket Kommer-lånere ved at nulstille søgekriterierne og

trykke på ”søg”-knappen. Lånere og køredage kan slettes fra ruten ved at klikke

på slet-ikonet under tabellen. Det er muligt at placere BK-lånere på ruten i en

foretrukket rækkefølge ved at flytte de enkelte lånere op og ned med pilene på

rutevisningen.

Print lister til Biblioteket Kommer

Rute (køreseddel)

1. Gå til F6 -> ruter og vælg Biblioteket Kommer.

2. Åbn den rute, du vil printe.

3. Klik på knappen ”Print og eksporter” og vælg det ønskede format.

Der udskrives nu en køreliste til chaufføren, som foruden navn, adresse

og telefonnummer på lånerne, indeholder leveringsnote og navn på den

ansvarlige bibliotekar for hver låner.

Hvis en låner på ruten er fraværende på det tidspunkt, hvor kørelisten

udskrives, bliver vedkommende udeladt på udskriften.

Liste over en låners tidligere lån

1. Gå til F2 -> låner og fremsøg låneren på normal vis.

2. Åbn detaljevisningen.

3. Vælg ”Print lånerstatus”

For Biblioteket Kommer-lånere indeholder dette print også lånerens

tidligere lån. Det er muligt at angive, hvor længe oplysninger gemmes

før de anonymiseres for Biblioteket Kommer-lånere. Se afsnit 5.4.2 om

anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata.

Liste over Biblioteket Kommer-lånere

1. Gå til F2 -> Biblioteket Kommer.

2. Klik på pilen for at fremsøge en låner.

Herefter vises en pop-up.

3. Fremsøg de lånere, du vil udskrive. Du kan få vist en liste over alle

Biblioteket Kommer-lånere ved at nulstille søgekriterierne og trykke på søg.

4. Klik på Print og eksporter og vælg det ønskede format.


Figur 37 Print alle Biblioteket Kommer-lånere

Find og reserver materialer

Gå til F2 -> Biblioteket Kommer. Fremsøg den låner, du vil finde materialer til.

Når du har valgt en låner, vil søgeområdet være aktivt, og lånerens navn fremgår

længst til højre for søgefeltet. Nu kan du fremsøge materialer som vanligt. Af

tabellen vil det fremgå, hvis et materiale tidligere har været udlånt til den valgte

låner. Dette vises med en advarselstrekant i tabellen. Materialet kan dog stadig

reserveres til låneren.

Når du har indtastet et CQL-søgeudtryk, har du mulighed for at gemme det ved

at klikke på knappen placeret ude til højre i søgefeltet. Søgningen gemmes kun

for den valgte Biblioteket Kommer-låner og gør det således muligt at gemme

søgekriterier, der afspejler den enkelte låners interesser.


Figur 38 Gem søgning for denne låner

Når du klikker på tilføj til reservation, vil den valgte låner automatisk blive

tilknyttet reservationskurven.

Udlån

Du udlåner materialer til Biblioteket Kommer-lånere på normal vis. Du vil

imidlertid blive gjort opmærksom, hvis du er ved at udlåne et materiale til en

låner, som tidligere har lånt materialet. Dette vises med en advarselstrekant. Du

har dog mulighed for at gennemtvinge udlånet, hvis du alligevel ønsker at udlåne

materialet til låneren. Ønsker du at materialer skal autoudlånes til Biblioteket

Kommer-lånere, bør du oprette en lånergruppe for disse og vælge ”Autoudlån”.


Figur 39 Denne Biblioteket Kommer-låner har tidligere lånt det valgte materiale.

Sæt fraværsperiode for låner

Alle lånere kan markeres som fraværende for en periode. Dette gøres ved at gå

til F2 -> låner og åbne detaljesiden for en låner. Vælg datoerne ud for

”Fraværsperiode”.

Hvis en Biblioteket Kommer-låner er fraværende, vil det fremgå følgende steder:

På rutevisningen: Der vises et rødt udråbstegn ud for låneren.

Låneren bliver udeladt fra kørelisten, der udskrives.

På reservationskøen i en bibliografisk post: Der vises et rødt udråbstegn ud

for låneren.

Låneren springes over, men beholder sin plads i køen.

Ved fremsøgning af en låner under F2 -> Biblioteket Kommer vil fraværende

lånere være markeret med et rødt udråbstegn.

Et materiale vil ikke fremgå af pluklisten hvis reservationen tilhører en fraværende

BK-låner.


Figur 40 Rutevisning, hvor en låner er fraværende for en periode


6 Accession

Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i hovedområdet

”Accession”. Området er dedikeret til anskaffelse, indkøb og modtagelse af nye

materialer. Det er her, du fremsøger bibliografiske poster på materialer biblioteket

allerede har beholdning på - dette foregår primært med henblik på at anskaffe sig

yderligere eksemplarer eller indkøber eksemplarer af helt nye materialer. Det er

også i dette område, at du kan tilgå ugens materialevalgslister og foretage

gennemsyn af listerne samt forestå bestillinger af materialerne. Materialerne

bestilles herefter direkte hos leverandøren via det elektroniske Editx-samarbejde.

Vær opmærksom på at abonnement for periodika beskrives særskilt i kapitel 11.

Søgning

Funktion: Tilføj bibliografiske poster til en materialevalgsliste

Hovedområde: Accession

Fane: Søgning

For at kunne foretage materialevalg søges efter de bibliografiske poster, som

ønskes tilføjet til en materialevalgsliste.

Søgningen foretages med en CQL-søgning under fanen ”Søgning”, som vist i Figur

41. Her er der søgt på udtrykket ti=”Da Vinci”. Det er muligt at søge på

bibliografiske poster på andre biblioteker ved at indtaste biblioteksnummeret. Se

afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster.

Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den også

returnerer resultater, du ikke har beholdning på.

Det er muligt at søge ud fra sin egen ugeliste fra dansk bogfortegnelse ved at

taste: kk=dbf<årstal><ugenr> Hvis du har behov for at søge efter flere uger kan

søgeudtrykket se således ud: kk=dbf<årstal><ugenr> OR

kk=dbf<årstal><ugenr> OR kk=dbf<årstal><ugenr>.

Skal der kun søges skolerelevant materiale skal udtrykket se således ud:

kk=dbf<årstal><ugenr> AND sf=s


Figur 41 viser et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQL-

søgefeltet. En bibliografisk post er valgt og kan tilføjes til materialevalgslisten.

1. Foretag en CQL-søgning. Resultatet af søgningen vises nu i tabellen.

2. Vælge de poster fra tabellen, som du ønsker at tilføje til en

materialevalgsliste, ved at markere med klik i checkboksen yderst til venstre

i listevisningen.

3. Vælg den materialevalgsliste, du vil tilføje poster til. (Vælg mellem

mulighederne i dropdown-menuen til venstre for knappen ”Tilføj til

materialevalgsliste”).

4. Når du har valgt en materialevalgsliste, er knappen ”Tilføj til

materialevalgsliste” aktiv.

5. Klik på ”Tilføj til materialevalgsliste” for at føje de valgte poster til

materialevalgslisten.

6. Der kan foretages nye søgninger og tilføjes nye poster til en liste, så længe

den ikke er afsendt som ordre, og derfor stadig har status ”åben”.

Du kan også vælge at oprette en ny liste ved at klikke på ”Opret liste” til højre for

søgemenuen (se Figur 41). En fly-in vises (se Figur 42), og der indtastes et

passende navn til listen. Klik derefter ”Gem”. Klik på ”Annuller”, hvis du fortryder

oprettelsen. Det er muligt at knytte en bestemt filial til listen via en filial-

dropdown. Dette er frivilligt, og denne filial-dropdown må gerne være tom, når du

gemmer. Desuden kan du knytte en deadline til materialevalgslisten. Denne er

udelukkende til information omkring forventet deadline og kan eksempelvis

bruges, hvis flere skoler bestiller materialer sammen, også selvom deadline på

listen overskrides, har det ikke konsekvenser for materialevalgslisten, og du kan

godt arbejde videre med din liste på trods af overskridelse af den påsatte deadline.

Det er muligt at redigere en allerede oprettet liste, samt at kopiere listen til

udvalgte filialer, se afsnit 6.2.


Figur 42 viser, hvordan man opretter en materialevalgsliste, som man kan tilføje

bibliografiske poster til. Navn er obligatorisk ved oprettelse af

materialevalgslisten, hvorimod filial og deadline er frivilligt at tilføje.

Materialevalg

Funktion: Bestilling af materialer


Fane: Materialevalg

For at foretage materialevalg åbnes fanen ”Materialevalg”. Du skal først vælge, at

se på de lister der endnu ikke er afsendt som ordre, ved at vælge status ”Åben”.

Dernæst skal du vælge hvilken periode du ønsker at se de åbne lister for, og

trykke på opdatér ikonet. Perioden er baseret på oprettelsesdatoen, dette vil sige

datoen hvor den pågældende er liste er oprettet første gang. Hvis listen

efterfølgende bliver opdateret er oprettelsesdatoen således stadig datoen, hvor

listen blev oprettet første gang. Herefter kan du vælge den liste du er interesseret

i, i dette felt . Ønskes det at generere nye eller

opdatere lister fra DBC gøres dette ved at klikke på og vælge de uger der skal

generes/opdateres lister til. Når listen er valgt, vises posterne i en listevisning (se

Figur 43).


Figur 43 Her er valgt en materialevalgsliste kaldet ”Skønlitteratur” med status

”åben”, som er oprettet indenfor den valgte periode. Bemærk at i

materialevalgslistens header kan du vælge at se priser fra forskellige

leverandører, samt filtrere antal og pris på bestillinger pr. filial, se nedenstående

afsnit 6.2.1 og afsnit 6.2.3.

Et konkret brugseksempel kunne være at man skulle danne en ny liste for den

kommende uge. I dette tilfælde skal man starte med at klikke på og vælge

den kommende uge i dialogboksen. Herefter skal man sikre sig at

oprettelsesintervallet indeholder den dato hvor listen originalt blev oprettet,

hvilket i dette tilfælde ville være i dag. Derefter klikkes der på og listen for

den kommende uge vil nu kunne findes i .

I listen er det muligt at slette enkelte eller flere poster ved at markere dem og

klikke på i nederste venstre hjørne.

Du kan redigere en eksisterende liste ved at trykke på ”Redigér liste”-ikonet, se

Figur 43. En fly-in kommer til syne, hvorfra du kan ændre navn, deadline og

eventuelt filial, som listen er knyttet til. Fra denne fly-in er det også muligt at

kopiere listen til andre filialer eller slette hele listen.

Når der genereres nye eller opdateres lister er det ikke altid at det er muligt at

generere/opdatere listerne for eksempel grundet, at der ikke er nogen materialer

på listerne eller, at opsætningen af listernes skabeloner er forkert. De lister der

ikke kunne genereres/opdateres vises i en dialogboks når ugens lister

generes/opdateres (se Figur 44). De resterende lister for ugen bliver

genereret/opdateret trods denne dialogboks.


Figur 44 Eksempel på visning af materialevalgslister der ikke kunne genereres

eller opdateres

Hent priser

For at hente priser til materialerne på listen skal du først vælge en leverandør og

en leverandøraftale.

Priserne hentes med typeangivelse. Typeangivelse kan være en af følgende:

• Forventet pris præcis

• Faktisk pris

• Forlagets nettopris

• Forventet prisoverslag

• Pris kan ikke oplyses endnu

Kan ikke leveres

Før musen over prisen for at se, hvor længe den er gyldig.

Hvis du vælger en anden leverandør og en anden aftale, kan prisen blive en anden.

Applikationen henter automatisk en ny pris, når der skiftes leverandør.

Bestil materialer

For at oprette en bestilling af en bibliografisk post skal du dobbeltklikke på posten

i materialevalgslisten. En detaljeside vises, og på fanebladet

”Bestillingsoplysninger” kan du oprette bestillingslinjer. Der kan oprettes linjer,

indtil der afsendes ordre, hvormed listen automatisk lukkes.

1. Klik på ”Opret bestillingslinje” i detaljevisningen for at oprette en ny

bestillingslinje.

2. Herved fremkommer en skabelon, der udfyldes med relevante oplysninger.

a. Under skabelonen er det muligt at vælge en ny leverandør og en ny

aftale for det enkelte materiale. Hvis den valgte aftale har en

standard økonomikonto vil denne vælges (hvis kontoen er åben).


Hvis det ønskes, kan der dog vælges en anden konto end aftalens

standardkonto.

b. Prisen vil som udgangspunkt være angivet som den fra hovedsiden

valgte leverandørens pris.

c. Vælg ”Manuelt” for at angive prisen manuelt.

d. Opret bestillingen ved at klikke på knappen ”Opret”. Det bekræftes,

at bestillingen er oprettet uden fejl.

e. En linje oprettes i tabellen under fanen ”Bestillingsoplysninger”. Her

vises udvalgte oplysninger fra de oprettede bestillinger. F.eks. under

kolonnen ”Subtotal” vises prisen for alle eksemplarer i en bestilling.

Figur 45 viser et eksempel på en udfyldt skabelon, der er klar til at blive oprettet

Se materialebestillinger for en enkelt filial på materialevalgslisten

Det er muligt at filtrere på filial på en materialevalgslistes bestillinger, således at

man kun ser de bestillinger (antal og pris), som den valgte filial har bestilt (se

Figur 43). Alle bibliografiske poster vises stadig på listen, men der står blot ”0” i

antal og 0,00kr i subtotal for de bibliografiske poster, som den valgte filial ikke

har bestilt fra.

Tilføj kommentar til materiale

Det er muligt at tilføje en kommentar til et materialevalg ved at navigere til fanen

”Kommentarer” under en posts detaljeside.


Figur 46 viser en kommentar tilføjet til et materialevalg på en materialevalgsliste

Afsendelse af ordre

Som det ses i Figur 47Figur 47 nedenfor, er listen gennemgået, og alle ønskede

bestillingslinjer er oprettet.

Under kolonnen ”Enhedspris” vil det stadig være leverandørens pris, der vises

(dvs. den leverandør, der er valgt fra hovedsiden), mens ”Subtotal” vil indeholde

den faktiske pris (der er baseret på bestillingslinjerne). I ”Total inkl. moms” vises

den samlede faktiske pris for hele listen.

Du kan oprette og afsende ordren ved klik på knappen ”Send ordre”. Det

bekræftes, at ordren er oprettet og afsendt. En bestilling vil resultere i flere ordrer,

hvis forskellige leverandører er valgt for materialerne. En ordre samler bestillinger

oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og samme

kundenummer. Når ordrerne er oprettet, lukkes materialevalgslisten, og der kan

ikke længere tilføjes flere bestillinger til listen.

Midlertidige materialenumre

Ved afsendelse af ordre, oprettes alle de materialer du har bestilt med midlertidige

materialenumre i systemet. Det betyder at lånere kan reservere materialerne, før

de er modtaget. Materialerne kan kendes på deres status (f.eks. bestilt eller

afsendt), samt på deres materialenummer. Alle midlertidige materialenumre har

nemlig samme struktur: A<nummer>

Fejlede ordrer

Hvis afsendelse af ordrer fejler, vises detaljeret fejlbesked omkring, hvilke af

ordrerne, der fejlede. Fejlede ordrer kan forsøges gensendt fra fanen ”Ordrer”.


Figur 47 viser et eksempel på bibliografiske poster med udfyldte bestillinger

Ordrer og konti

Når ordren er sendt/oprettet vil der blive oprettet bevægelser på de konti, der er

valgt under bestillingen. Hver bestillingslinje vil, hvor subtotalen er større end 0,

få oprettet en bevægelse. Se afsnit 6.8 for yderligere information om

materialekonti og bevægelser.


Figur 48 Eksempel på kontobevægelser, der er oprettet i forbindelse med bestilling

af materialer.

Søgning af ordrer

Funktion: Søgning på ordrer i applikationen


Fane: Ordrer

Underområde: Ordreoversigt

I Cicero kan du fremsøge afsendte ordrer i applikationen. Oplysningerne i en ordre

kommer fra bestillingerne foretaget ud fra materialevalgslisten. Ordren samler

bestillinger oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og

samme kundenummer.

Du foretager en søgning under fanen ”Ordrer”.

5. Der kan søges på følgende parametre:

Oprettelsesdatoen for ordren i en periode. Du vælger fra og til dato for

perioden, du vil søge i.

Status på ordren. Der kan søges på en konkret status eller alle.

Leverandøren for ordren. Du kan søge på en konkret leverandør eller

alle.

Faustnummer. Du kan søge efter et specifikt faustnummer, og alle ordre

som indeholder dette faustnummer vil blive fundet.

Ordrelinje. En ordre består af en række ordrelinjer, der hver har et unikt

nummer. Du kan søge på et ordrelinjenummer, hvor ordren med det

indtastede ordrelinjenummer bliver fundet.

6. Resultater på søgningen bliver vist i en tabel. Standardsortering er efter

leverandør og derefter nyeste oprettelsesdato.

7. Søgeresultater og søgekriterier kan nulstilles ved at trykke på knappen

”Nulstil”.


Figur 49 Fanen ”Ordrer”, hvor du kan søge efter ordrer.

Detaljevisning af ordre

Du kan se detaljer om en ordre ved at dobbeltklikke på en ordre i listen. Ordren

vil blive vist i en detaljeside.

I detaljesiden for en ordre er der to faner: ”Ordrelinjer” og ”Ordre”.


Figur 50 Detaljevisning af ordrelinjer

Ordrelinjer

”Ordrelinjer” fanen giver et overblik over, hvilke materialer der er bestilt, antallet

af materialer, den forventede pris, og hvor materialerne ønskes placeret. Ved at

dobbelt-klikke på en bestemt bestillingslinje, kan man se yderligere detaljer for

netop denne ordrelinje. Desuden er det muligt at redigere status for

bestillingslinjen fra ”bestilt” til enten ”udsolgt”, ”kan ikke skaffes” og ”annulleret”.

Når status ændres til ”Udsolgt”, ”kan ikke skaffes” eller ”annulleret”, slettes

materialer der lå på denne ordrelinje, låneren bliver underrettet, hvis der ligger

reservationer på de materialer der slettes.

Ordre

I ”Ordre” fanen kan du se alle hændelser, der er sket på ordren.

Ordreloggen indeholder en liste af hændelser på ordren. Følgende værdier vises

for en hændelse:

Dato: Tidspunkt for hændelsen

Type: Hændelsestypen (f.eks. ”Note redigeret” eller ”Ordre afsendt”)

Ny værdi: Hvis hændelsen har resulteret i ændringer på ordren (f.eks. hvis

note ændres), så vises den nye værdi.

Udført af: Brugeren, der har udført en handling på ordren.

Derudover kan du redigere følgende detaljer for ordren.

Status kan opdateres til internt opfølgning

Hvis en ordre har status ”Ikke afsendt”, er det muligt at gensende den med

knappen ”Gensend ordre”.

En intern note kan tilføjes


Ship notices

Funktion: Overblik over ship notices


Fane: Ordrer

Underområde: Ship notices

Under “Ship notices” kan du få et overblik over de ship notices, der er blevet

modtaget af applikationen. En ship notice er en fil fra leverandøren med

materialenummer på de bestilte materialer.

Figur 51 Figuren viser en liste over modtagne ship notices.

Der kan søges på følgende parametre:

Oprettelsesdatoen for ship noticen i en periode. Du vælger fra og til dato

for perioden, du vil søge i.

Status for ship noticen. Der kan søges på en konkret status eller alle.

Ordrenummer. Der kan søges efter ship notice, som er sendt til en

bestemt ordre.

En ship notice kan hentes ned på det lokale filsystem som en XML-fil ved

at vælge en ship notice fra listevisningen og trykke på knappen “Hent

ship notice”.


Ved at dobbeltklikke på en ship notice vises eventuelle fejlmeddelelser

vedrørende den valgte ship notice i forbindelse med modtagelsen af

denne.

Figur 52 Figuren viser en liste over fejlbeskeder knyttet til en ship notice.

Fakturaer

Funktion: Overblik over fakturer


Fane: Ordrer

Underområde: Fakturaer

Under ”Fakturaer” kan et overblik over de fakturaer, der er blevet modtaget af

applikationen fås.


Figur 53 viser en liste over modtagne fakturaer

Der kan søges på følgende parametre:

Oprettelsesdatoen for faktura i en periode. Du vælger fra og til dato for

perioden du vil søge i.

Status for faktura. Der kan søges på en konkret status eller alle.

Ordrenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en bestemt

ordre.

Ordrelinjenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en

bestemt ordrelinje.

En faktura kan hentes ned på det lokale filsystem ved at vælge en

faktura og trykke på knappen “Hent faktura”.

Fakturaer kan betales eller afvises ved at markere dem og trykke på

”Afvis faktura” eller ”Betal faktura”. Herefter sender Cicero en besked til

økonomisystemet om, at fakturaen må/ikke må betales.

Modtagelse

Funktion: Automatisk og manual modtagelse af materialer


Fane: Modtagelse

Underområde: Modtag materiale og Manuel modtagelse


Under ”Modtagelse” kan der modtages bestilte materialer. Der kan både modtages

materialer, som der er kommet en ship notice på (automatisk modtagelse) og

materialer uden ship notice (manuel modtagelse). Endvidere er det også her man

modtager periodika. Modtagelsen af periodika er beskrevet i afsnit 12.7.

Figur 54 Figuren viser automatisk modtagelse

Modtag materialer

For at modtage materiale der er klargjort, skal man blot fremsøge de modtagne

materialer i Cicero. Det er muligt at fremsøge materialer på følgende måder:

Manuel indtastning af materialenummer med tastatur

Stregkodescanner

RFID læser (RFID skal være sat op, se afsnit 14.5)

Når et materiale er fremsøgt bliver det tilføjet listen. Hvis materialet har status

”Undervejs” bliver checkboksen til venstre krydset af. Hvis materialet har en

anden status eller hvis materialet ikke kan findes, bliver det stadig tilføjet listen,

men checkboksen bliver ikke krydset af. Når de ønskede materialer er

fremsøgt/tilføjet listen, modtages de ved at klikke på knappen ”Modtag”. Alle

materialer, der er markeret med flueben vil nu få status ”Hjemme”. Det er også

muligt at opfylde reservationer ved modtagelse. Dette gøres ved at krydse ”Opfyld

reservation” af, og så trykke på ”Modtag”.

Når materialer føjes til listen, kan en række ikoner indikere forskellige beskeder:

Hvis et materiale er reserveret bliver det markeret med en stjerne


Hvis et materiale allerede er modtaget bliver det markeret med et

udråbstegn i en cirkel

Hvis et materiale ikke kan findes ud fra materialenummeret, bliver det

markeret med et udråbstegn i en trekant

Det er endvidere muligt at udskrive labels til de valgte materialer ved at trykke

på ”Print labels” knappen.

Manuel modtagelse

Før man manuelt kan modtage materialer, skal de fremsøges i Cicero. Det er

muligt at fremsøge materialer ud fra følgende parametre:

Ordrenummer

Ordrelinjenummer

Faustnummer

Leverandør.

ISBN (kan også scannes ind)

Figur 55 Manuel modtagelse på baggrund af ordrenummer.

Hvis man eksempelvis har modtaget materialer fra ordrenummer 3, kan de

modtages ved at fremsøge ordrenummeret. Alle materialer på ordren vil nu blive

vist, og de kan behandles som de skal.

Hvis materialet skal have skiftet dets midlertidige materialenummer ud med et

permanent, dobbeltklikkes på materialet for at åbne detaljevisningen.


Figur 56 Figuren viser materialeredigerings mulighederne

Det midlertidige nummer overskrives ved at scanne det permanente nummer, og

klikke ”Gem”. Fra detaljevisningen kan man også ændre opstillingsoplysninger,

materialegruppe etc. Hvis materialet skal have RFID, er det også herindefra man

skriver til denne (RFID skal være sat op, se afsnit 14.5).

Når man har haft detaljevisningen åben, foretaget ændringer (f.eks. udskiftet det

midlertidige materialenummer) og klikket ”Gem”, vil materialet blive markeret

med et flueben.

Hvis et materiale er reserveret, er det markeret med en stjerne .

Hvis et materiale allerede er modtaget er det markeret med et udråbstegn

i en cirkel .

For at afslutte og modtage materialerne, klikkes på ”Modtag”. Alle materialer

markeret med flueben vil nu få status ”Hjemme”. Det er også muligt at opfylde

reservationer ved modtagelse. Dette gøres ved at krydse ”Opfyld reservation” af,

og så trykke på ”Modtag”.

Det er endvidere muligt at udskrive labels til de valgte materialer ved at trykke

på ”Print labels” knappen.


Katalogisering

Funktion: Katalogisering


Fane: Katalogisering


Under Katalogisering kan du oprette bibliografiske poster eller tilføje lokale felter

til bibliografiske poster.

danMARC2-regler for ejerskab og redigering

Når du redigerer og opretter nye bibliografiske poster, er der en række

regler/felter, som afgør, hvem der “ejer” den, og hvad du må redigere.

Lokal post

En lokalpost er bibliotekets egen post og kan kun redigeres af biblioteket selv.

Hvis du ønsker, at posten skal være bibliotekets egen skal:

Felt 001 *b = bibliotekets id hos DBC

Fællesskabspost

En fællesskabspost er en post, som alle folkebiblioteker i Danmark (og Sydslesvig)

må rette i.

Poster, der er folkebiblioteksejede fællesposter, er kendetegnet ved at:

Felt 001 *b = 870970

Felt 996 *a = folkebiblioteksnummer

Post ejet af DBC

En post ejet af DBC – ejes af DBC, indtil et bibliotek overtager ejerskab ved at

redigere posten. Når der rettes i en DBC-ejet post, ændres felt 996 *a til at

indeholde folkebibliotekets nummer. Hvis DBC herefter retter i posten, ændres

feltet ikke.

Poster, der er ejet af DBC, og som må rettes, er kendetegnet ved følgende

værdier:

Felt 001 *b = 870970

Felt 996 *a = RET

DBC nationalbibliografiske poster

Poster, der er rene DBC nationalbibliografiske poster, må der tilføjes emne og

noter. Tilføjelserne kan kun ses af den lokale ejer.

Nationalbibliografiske poster er kendetegnet ved følgende værdier:

Felt 001 *b = 870970


Felt 996 *a = DBC

Felt 032 *a, men ikke 032 *x = BKM eller 032 *x = NET eller 032 *x =

SF[A-Z]

Opret og valider bibliografiske poster

1. Klik på ikonet ”Opret bibliografisk post”.

2. Vælg hvilken type post, du vil oprette. Klik på ”Hent”, når typen er valgt, og

danMARC2-felter for typen vises.

Dokumentation af de forskellige typer (skabeloner), som kan vælges, kan

ses her:

http://www.danbib.dk/docs/Dokumentation%20af%20skabeloner%20til%

20FBS.pdf

3. Vælg om posten skal oprettes som ”Lokalpost” eller ”Fællesskabspost”. Den

lokale post tilhører det lokale bibliotek, og fællesskabsposten går på tværs af

bibliotekerne.

4. Udfyld relevante felter.

Figur 57 Eksempel på oprettelse af ny bibliografisk post, her er typen Bog valgt.

5. Felter kan flyttes op/ned ved at klikke på enten ”Op” eller ”Ned” pil ikonerne

nederst til venstre. Felterne kan kun flyttes inden for deres eget domæne, dvs.

at man ikke kan flytte et felt fra 004 til 008.

6. Der kan tilføjes yderligere felter ved at klikke på ”Tilføj felt” ikonet nederst til

venstre.

http://www.danbib.dk/docs/Dokumentation%20af%20skabeloner%20til%20FBS.pdf

http://www.danbib.dk/docs/Dokumentation%20af%20skabeloner%20til%20FBS.pdf


7. Der kan tilføjes delfelter til et felt. Marker/stå i det felt, hvortil delfeltet skal

tilføjes og klik på ”Tilføj delfelt” ikonet.

8. Der kan fjernes felter ved at klikke på ”Fjern felt”. Det felt eller delfelt, der er

markeret, fjernes. Hvis et felt fjernes, fjernes tilhørende delfelter også.

9. Når alle felter er udfyldt, valideres posten ved at klikke på ”Valider felt”. Du

kan også vælge at validere de enkelte felter efterhånden, som de bliver udfyldt.

10. Hvis der er fejl i udfyldning af felterne, vises hvilke felter, der skal rettes.

11. Opdater til slut. Når der klikkes ”Opdater”, sendes oplysningerne til DBC.

Når posten er godkendt af DBC, kan den søges frem under hovedområdet

”Accession” og fanen ”Søgning” og bruges i forbindelse med materialevalg.

Gem bibliografisk post som kladde




Underområde: Kladder

Hvis du ikke er blevet helt færdig med at oprette/rette en bibliografisk post, kan

ændringerne gemmes som kladde.

1. Vælg radioknappen ”Kladder” i underområdet for fanen ”Katalogisering”, når

der skal arbejdes videre med en gemt kladde. Den nyeste post vil ligge øverst.

2. Ved klik på den ønskede post får du en detaljeret visning med felter. Ret og

send til opdatering.

3. Når kladden er opdateret, får du en meddelelse om, at opdateringen er

gennemført, og at kladden er fjernet fra gruppen ”Kladder”.

Annuller

Hvis du har valgt en forkert post og ønsker at forlade den detaljerede visning uden

ændringer, kan du vælge ”Annuller”.

Slet kladde

Du kan slette en kladde ved at vælge ”Slet kladde”. Der kommer en advarsel, før

sletningen gennemføres.

Tilføjelse af lokale felter





Du kan tilføje lokale felter til en bibliografisk post. For eksempel på udvidelse af

en bibliografisk post, se afsnittet under Figur 59.


Konceptet i Cicero og DBC databrønd er, at det er en "fællespost" og

"påhængsposter”. ”Fællesposten" er den som vedligeholdes af DBC, mens

påhængsposten ejes af biblioteksvæsenet, der har oprettet den.

1. Vælg radioknappen ”Søg bibliografisk post” og indtast en søgestreng i CQL-

søgefeltet. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter

bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit

5.1, da den også returnerer resultater, du ikke har beholdning på.

2. Resultatet bliver vist i en listevisning. Åbn detaljesiden for en bibliografisk post.

3. Posten vises med felter og delfelter fra danMARC2.3 Du kan rette, tilføje eller

fjerne felter.

4. For at kunne foretage ændringer, skal du have valgt typen på materialet og

post-typen.

5. Brug ikonerne ”Tilføj felt”, ”Tilføj delfelt” eller ”Fjern felt” nederst til venstre i

den detaljerede visning.

6. Valider ændringerne ved at bruge ”Valider”-knappen. Der valideres op mod

DBC’s skabeloner og tjekket op på, om det du har tilføjet under de enkelte

felter, er i korrekt format. Du får en bekræftelse på, at valideringen er

gennemført uden fejl. Når der klikkes ”Opdater”, gemmes oplysningerne i DBC.

7. Når posten er succesfuldt opdateret, vil de tilføjede felter kunne ses i

standardvisningen af en bibliografisk post, hvis felterne vises i

standardvisningen. Alle de tilføjede felter vil dog altid kunne ses i danMARC2

formatet. Se afsnit 0 for en oversigt over standardvisningens indhold.

8. Der er nu oprettet en påhængspost.

3 http://www.kat-format.dk/danMARC2/felter03.htm

http://www.kat-format.dk/danMARC2/felter03.htm


Figur 58 Søgning på bibliografiske poster med “Ole Lund” som forfatter

Figur 59 Detaljesiden for en af de fremsøgte bibliografiske poster


Eksempel: Udvidelse af en bibliografisk post med egne emneord

1. Under F2 fremsøgt en post. (eks. ht="zen and the art of motorcycle

maintenance")

2. Husk FAUST nummeret (FAUST: 00487325)

3. Gå til F3 -> Katalogisering. Vælg ”opret Bibliografisk post” og vælg

”Påhængspost”, og tryk Hent.

4. Tryk på “Tilføj felt” og ”Tilføj delfelt” og skriv 666 i felt, og

’s’ i delfelt.

5. Tryk valider , og går valideringen godt, så tryk på

.

6. Efter noget tid (vi taler om minutter) – afhænger af tiden til at gøres

søgbar hos DBC - kan posten med de tilføjede emneord, så tilføjes når

posten findes igen på F2.

Eksempel: Oprettelse af lokalposter i Cicero og efterfølgende registrering

af materialer.

1. Gå til F3 -> Katalogisering. Vælg ”opret Bibliografisk post, og vælg

”lokalpost”, og tryk Hent. Se Figur 60.

2. Udfyld felterne som følger: 004 a: ”Kode for bibliografisk posttype”. Som oftest vil I skulle skrive bogstavet e (enkeltstående post) 004 r: ”Kode for poststatus”. Som oftest vil I skulle skrive bogstavet n (ny post) 009 a: ”Kode for generel materialebetegnelse”. Som regel vil I skulle vælge mellem bogstavet u (for genstand, fx udstoppede ugler, ipads og globusser) eller bogstavet a (tekst) 009 g: Kode for specifik materialebetegnelse”. Som regel vil I skulle vælge mellem xy (for uspecificeret fysisk medie, fx ipads eller globusser) eller xx (for tekst). Mange andre muligheder kan ses af danmarc2. 245 a: ”Titel” 996 a: ”Kode for postens aktuelle ejer”. Skriv jeres biblioteksnummer. For skolernes vedkommende er biblioteksnummeret 300 efterfulgt af kommunekoden. Fx 300615 for Horsens Kommune.

3. Klik på for at validere. Ret eventuelle fejl og tryk på validerknappen igen. Klik på Opdatér, hvorpå posten opdateres imod DBCs brønd. Få minutter efter vil din post være klar til at registrere materialer på.

Registrering af materialer (gælder både materialer på nyoprettede

poster og materialer på ”gamle” poster (materialer der er faldet ud,

nyanskaffet etc.).

1. Gå til F3 -> og fanen Søgning.

2. Fremsøg den post du ønsker at registrere materialer på 3. Dobbeltklik på posten 4. Klik på materialefanen i den fly-in der åbner


5. Vælg opret materiale 6. Udfyld felterne. Vær i særlig grad opmærksom på at vælge en

materialegruppe, der matcher jeres behov: Skal den/skal den ikke være

til at booke, til at reservere, til at låne etc.

7. Tryk Gem. Materialet er straks klar til brug

Figur 60 Viser Katalogiseringssiden under F3, hvor ”Opret bibliografisk post” er

åben.

Materialekonti

Funktion: Overblik over materialekonti og bevægelser


Fane: Materialekonti

Under fanen ”Materialekonti” kan du få et overblik over filialens åbne

materialekonti, hvorfra du kan se kontoperioder og deres bevægelser. Se afsnit

10.1.2 for oprettelse af konti.


Figur 61 Oversigt over materialekonti og bevægelser

Når du vælger en konto, vises alle perioder, der er oprettet på kontoen, i tabellen

placeret under kontofeltet. Ved valg af én af kontoens perioder, aktiveres dato-

vælgere for bevægelsesoversigten, og som default er dato-vælgerene sat til at

vise de seneste syv dage. For at hente bevægelser fra den angivne periode, skal

du trykke på søgeknappen. Ønsker du at se bevægelser for et andet tidsspænd,

kan du indskrænke eller udvide søgningen ved at ændre tidsperioden.

Opret og luk en bevægelse i en periode

Hvis du som bruger har rettighed til at oprette bevægelser, kan du oprette nye

bevægelser for en åben periode. Dette gøres ved at markere en åben periode i

tabellen og så klikke på “Tilføj bevægelse”.

Så præsenteres du for følgende skærmbillede:


Figur 62 viser et eksempel på en manuel oprettelse af en bevægelse

Udfyld formularen og tryk “Gem”. Så lukkes formularen, og den nye bevægelse

optræder automatisk i Bevægelser-tabellen, såfremt dato-intervallet (Fra - Til)

inkluderer dags dato. I formularen kan du under ”Type” vælge mellem at angive

beløbet som ”Disponeret” eller ”Betalt”. Hvis transaktionen er foregået og betaling

foretaget, vælger du ”Betalt”, hvis beløbet er afsat og endnu ikke betalt, vælger

du typen ”Disponeret”.

Periodens kolonner reflekterer den nye bevægelse, dvs. kolonnerne for

“Resterende” og “Forbrugt” opdateres.

Du kan lukke en åben disponering ved at markere den og klikke på knappen “Luk

valgte”. Hvis den åbne disponering er betalt, skal du lukke disponeringen og

oprette en ny bevægelse af typen ”Betalt”. Både periode-tabellen og bevægelse-

tabellen reflekterer ændringen.


7 Fjernlån

Hvis du som bibliotek ønsker at oprette et fjernlån skal det oprettes i Netpunkt4.

Når det er oprettet her, vil det umiddelbart efter automatisk blive overført til

Cicero og fremgå af fjernlånsoversigten. Det er fra denne oversigt, at

behandlingen af fjernlån sker. Når et fjernlån oprettes i Netpunkt får det et unikt

nummer, hvilket også overføres til Cicero, og hermed bruges til at identificere

lånet. Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt af et låntagende bibliotek, vil det hos

långivende bibliotek fremgå som en almindelig reservation.

De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til fjernlån.

Standard materialegruppe

Funktion: Vælg standard materialegruppe

Hovedområde: Admin

Fane: Materialegrupper / Serveropsætning

For at Cicero kan håndtere fjernlån skal du vælge en standard materialegruppe,

som systemet kan placere et materiale i, når fjernlånet oprettes i Netpunkt. Dette

gøres på følgende måde:

1. Opret en standard materialegruppe til fjernlån som beskrevet i afsnit 11.1.3.

2. Gå til fanen ”Materialegrupper” og undersøg hvilket nummer materialegruppen

har fået i systemet. Notér nummeret.

3. Naviger til fanen ”Serveropsætning” i hovedområdet ”Admin” og angiv

nummeret i ”Standard fjernlåns materialegruppe” under kategorien ”Fjernlån”.

Hvis et materiale modtages, og du ikke ønsker at placere det i standard

materialegruppen, skal du vælge en anden materialegruppe til materialet. F.eks.

hvis låneperioden skal være anderledes end standard materialegruppen angiver.

Det er en fordel på forhånd at have nogle forskellige fjernlåns materialegrupper

til dette formål.

Fjernlånsstatus

Funktion: Behandling og håndtering af fjernlån


Fane: Fjernlån

Fjernlånsstatus er opdelt og nummereret i processerne Bestilt (1), Afsendt (2),

Modtaget (3), Afhentning (4), Aflevering (5). Fjernlån vil altid starte i status 1.1

Bestilt. Nedenfor ses en tabel med alle de forskellige fjernlånsstatus.

Status Forklaring

Bestilt

1.1 Bestilt Fjernlånet er oprettet i Netpunkt.

1.2 Find ny lokation Långivende bibliotek kan ikke levere materialet, derfor skal ny lokation findes.

4 www.netpunkt.dk


1.3 Kan ikke skaffes Hvis det ikke lykkes at finde en ny lokation/leverandør af materialet, bruges denne status til at markere dette. Den skifter efterfølgende automatisk til status 5.3 efter 14 dage.

1.4 Reserveret Långivende bibliotek har oprettet en reservation på materialet

1.5 Rykket for bestilling Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er bestilt. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek.

1.6 Rykket for reservation Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er reserveret. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek.

1.7 Anmodet om annullering Indikerer at der er sendt en forespørgsel til långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan nå at blive annulleret, inden det set sendes. Hvis der svares ’Ja’, skiftes der automatisk til 5.3 Afsluttet. Hvis der svares ’Nej’, skiftes der automatisk til 2.3 Annulleret for at indikere, at materialet blot skal sendes tilbage når det modtages.

Statusskiftet sker på baggrund af at brugeren eller låneren har annulleret lånet.

1.8 Annulleres manuelt Hvis man har forsøgt at annullere et fjernlån, og långivende bibliotek ikke kan modtage annulleringsbeskeder, skifter lånet til denne status. Den betyder altså at man selv skal gå ind og annullere lånet.

Afsendt

2.1 Afsendt Långivende bibliotek har afsendt materialet

2.2 Rykket for levering Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er afsendt. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek.

2.3 Annulleret Indikerer, at en låner ikke vil have materialet alligevel. Kan sættes manuelt, hvis lånet er afsendt fra långivende.

Modtaget

3.1 Klar til udlån Låner kan selvafhente materialet

3.2 Klar til udlån ved skranke Låner kan afhente materialet ved skranken

3.3 Klar til læsesal Materialet kan benyttes på læsesal

3.4 Kopi klar til afhentning Låner kan afhente sin kopi

3.5 På vej til afhentningssted Materialet er sendt til afhentningsfilial

3.6 Undersøg transport Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er sendt afsted, for at gøre brugeren opmærksom på at materialet ikke er blevet udlånt endnu, og det måske er blevet væk.

Afhentning

4.1 Udlånt Låner har afhentet materialet

4.2 Kopi sendt til låner Låner har modtaget en e-mail med vedhæftet kopi

4.3 Anmodet om fornyelse Indikerer at der er sendt en forespørgsel til långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan blive fornyet. Hvis der svares ’Ja’, skiftes der automatisk til 4.5 Fornyelse accepteret. Hvis der svares ’Nej’ skiftes der automatisk til 4.6 Fornyelse afvist.

Statusskiftet sker på baggrund af at brugeren eller låneren har fornyet lånet.


4.4 Fornyes manuelt Hvis man har forsøgt at forny et fjernlån, og långivende bibliotek ikke kan modtage fornyelsesbeskeder, skifter lånet til denne status. Det betyder altså at man selv skal gå ind og forny lånet gennem det långivende biblioteks udlånsportal.

4.5 Fornyelse accepteret Indikerer at lånet er blevet fornyet.

4.6 Fornyelse afvist Indikerer at lånet ikke kunne fornyes.

4.7 Bortkommet Fjernlånet kommer i denne tilstand når materialets tilstand ændres til bortkommet.

Aflevering

5.1 Afleveret Låner har afleveret materialet, og det skal klargøres til tilbagelevering

5.2 Returneret til långivende bibliotek

Materialet er sendt tilbage til långivende bibliotek.

5.3 Afsluttet Fjernlånet er afsluttet enten ved at systemet har fået besked fra långivende bibliotek da de modtog materialet eller ved automatisk tilstandsskift.

5.4 Afsluttet uden udlån Fjernlånet er afsluttet uden udlån enten ved at systemet har fået besked fra långivende bibliotek da de modtog materialet eller ved automatisk til-standsskift.

Fjernlånsoversigt

I fjernlånsoversigten kan alle låntagende biblioteks fjernlån fremsøges på

baggrund af en række forskellige kriterier, herunder materialenummer,

fjernlånsnummer, titel, status med flere.

Modtag fjernlånt materiale

Når et fjernlån opfyldes af långivende biblioteket, vil lånet i oversigten automatisk

skifte til status 2.1 Afsendt. Når materialet ankommer til låntagende bibliotek,

findes det frem i oversigten enten ved at scanne materialenummeret, søge på titel

eller andet.

For at ændre materialets status til, at det nu kan afhentes af låner, gøres på to

måder:

Åbn F2, Aflever. Scan materialet. Materialet ændrer nu status til 3.1 Klar

til udlån. Ved klik på ”Afslut aflevering” printes afhentningsnote

automatisk og låner bliver notificeret.

Åbn detaljesiden for materialet ved at dobbeltklikke på rækken i tabellen.

Status ændres ved at vælge den ønskede nye status i en dropdown,

eksempelvis 3.1 Klar til udlån. Når der trykkes ”Gem”, vil en

afhentningsnote automatisk blive printet ud og låner vil blive notificeret.

Hvis afhentningsnoten bliver væk, kan den efterfølgende printes manuelt ved at

klikke på ”Print afhentningsnote” på fjernlånets detaljeside, som åbnes fra

fjernlånsoversigten.

I særtilfælde, hvor det materialenummer der sendes med fra långivende bibliotek

allerede findes i ens egen beholdning, vil fjernlånet blive oprettet med et

midlertidigt materialenummer. Dette skal udskiftes ved modtagelse, og gøres

også fra fjernlånets detaljeside.


Udlånsperiode

Alle fjernlån vil som standard bliver tilknyttet en standard materialegruppe, som

skal konfigureres i serveropsætningen, se afsnit 11.7 for mere herom. Når fjernlån

så oprettes i Netpunkt og overføres til Cicero, vil de blive tilknyttet denne

materialegruppe. Således har alle fjernlånsmaterialer som udgangspunkt den

samme udlånsperiode, nemlig den som er sat på standard materialegruppen. Hvis

fjernlånet så må lånes i en kortere eller længere periode, skal du på detaljesiden

for fjernlånet vælge en anden materialegruppe.

Det anbefales således at oprette materialegrupper navngivet herefter; ”Fjernlån

30 dage”, ”Fjernlån 40 dage” osv.

Aflever fjernlån

Når låneren er færdig med sit materiale, og vil aflevere det, er det den samme

proces som ved aflevering af ’almindelige’ materialer. Ved aflevering ved

selvbetjeningsterminal vil låneren få en helt almindelig afleveringskvittering, og

ligeså ved aflevering ved skranken.

Hvis der afleveres ved skranken, printes der endvidere en køreseddel, som den

ansatte kan sætte på materialet, så det er klar til at blive sendt tilbage til

långivende bibliotek. Køreseddel til materiale afleveret ved selvbetjeningen vil

blive printet, når det scannes anden gang af bibliotekspersonalet i klienten.

Når materialet scannes, vil det – hvis det ikke allerede har denne status – skifte

til status 5.1 Afleveret, og herefter skifte status til 5.2 Returneret til långivende

bibliotek. Endvidere giver Cicero brugeren besked om, at det er et

fjernlånsmateriale som skal sendes tilbage til långivende bibliotek.

Efter fjernlånsmaterialet er sendt tilbage til långivende bibliotek skal personalet

ikke gøre mere. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek, vil det automatisk

sende en besked, når det modtager materialet, som skifter fjernlånet til en

afsluttet tilstand. Hvis materialet har været udlånt til låneren, vil det skifte status

til 5.3 Afsluttet. Hvis reservationen blev annulleret, og materialet derfor har været

i status 2.3 Annulleret, vil det skifte status til 5.4 Afsluttet uden udlån.

Hvis långivende bibliotek ikke benytter Cicero, sker statusskiftet fra 5.2 til 5.3

eller 5.4 automatisk efter et angivet antal dage. Antallet af dage der skal gå, før

statusskiftet sker, kan konfigureres i F7 Serveropsætning, under parameteret

”Dage før automatisk tilstandsskift fra 5.2 til 5.3 eller 5.4”.

Annuller fjernlån

Annullering af et fjernlån kan foretages på to måder, to forskellige steder i

applikationen. Enten fra lånersiden eller fjernlånsoversigten. Derudover kan lånet

også annulleres af låneren via web.

På lånersiden annulleres lånet ved at markere lånet, og klikke på slet-knappen

under tabellen


Fra fjernlånsoversigten annulleres lånet ved at skifte lånets status:

1. Hvis lånet er i status ”1.1 Bestilt”, ”1.4 Reserveret”, ”1.5 Ryk for bestilling”

eller ”1.6 Ryk for reservation”, skifter man til status ”1.7 Anmodet om

annullering”.

a. Hvis Långivende svarer ’Ja’, skifter lånet automatisk til ”5.3

Afsluttet”

b. Hvis långivende svarer ’Nej’, skifter lånet automatisk til ”2.3

Annulleret”, hvilket betyder at materialet stadig bliver sendt, men

skal leveres tilbage når det modtages.

c. Hvis långivende ikke kan svare, skifter lånet automatisk til ”1.8

Annulleres manuelt”. Denne status indikerer, at brugeren selv skal

logge ind på långivende bibliotek og annullere lånet der fra.

Herefter skiftes til en passende status i Cicero; ”2.3 Annulleret”,

hvis lånet ikke kunne nå at annulleres, eller ”5.3 Afsluttet” hvis

lånet kunne annulleres.

2. Hvis lånet er i status ”2.1 Afsendt”, ”2.2 Ryk for levering” eller ”3.X (alle

er mulige), skifter man til status ”2.3 Annulleret”

a. Materialet leveres stadig af det långivende bibliotek, men skal

sendes tilbage med det samme uden udlån.

Annullering af fjernlån kan altså ske på to tidspunkter: 1. Inden långivende

bibliotek har afsendt materialet, og 2. Efter långivende bibliotek har afsendt

materialet.

1. Annullering inden långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at

materialet ikke afsendes.

2. Annullering efter långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at

materialet stadig bliver afsendt, og dermed skal sendes tilbage uden

udlån.


Hvis ikke långivende bibliotek kan modtage beskeder om annullering, vil fjernlånet

gå i status 1.8 Annuller manuelt for gøre opmærksom på, at det kræver manuel

handling at annullere det. Altså at bibliotekaren selv skal gå ind og annullere det.

Forny fjernlån

Fornyelse af fjernlån foregår enten inde på lånerens side, F2 Låner, eller ved

udlån, F2 Udlån. Låneren kan også selv forny lånet på web.

Forny fra lånerfane

1. Fremsøg låneren i F2 Låner, åbn detaljevisningen og naviger til

udlånsfanen.

2. På udlånsfanen vil alle lånerens udlån fremgå. Marker det lån det drejer

sig om, og klik ’Forny valgte’.

3. Lånet vil nu mod låneren blive fornyet med forbehold, da det endelige svar

afhænger af hvad långivende bibliotek svarer. Fjernlånet skifter status til

4.3 Anmodet om fornyelse.

4. Hvis långivende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5

Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de regler

der er sat op på materialegruppen.

5. Hvis långivende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6

Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om at lånet skal afleveres

inden for x-antal dage. Som default får låneren syv dage til at aflevere

materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i

serveropsætning.

6. Hvis ikke långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse,

vil fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt, for at gøre opmærksom på,

at det kræver manuel handling at forny det. Den ansatte skal selv gå ind

og forny det.

Forny fra udlånsfane

1. Scan materialet i F2 Udlån

2. Angiv den nye afleveringsdato for lånet, og tryk ’Afslut udlån’

3. Lånet bliver nu fornyet med forbehold, og skifter status til 4.3 Anmodet

om fornyelse.

4. Hvis låntagende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5

Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de

regler, der er sat op på materialegruppen.

5. Hvis låntagende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6

Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om at lånet skal afleveres

inden for x-antal dage. Som default får låneren syv dage til at aflevere

materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i

serveropsætning.

6. Hvis långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse, vil

fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt, for at gøre opmærksom på, at

det kræver manuel handling at forny det. Den ansatte skal selv gå ind og

forny det.


Forny fra web

Samme proces/regler, som beskrevet ovenfor, er gældende, hvis låneren selv

fornyer lånet på web.

Forny fra Fjernlånsoversigt

Hvis man fornyer et lån fra fjernlånsoversigten ved at skifte til 4.3 Anmodet om

fornyelse, sker skiftet kun hvis de lokale fornyelsesregler er overholdt. Hvis

fornyelsen ikke er succesfuld vil brugeren få en besked om at prøve det i

udlånsfanen hvor man eventuelt kan gennemtvinge fornyelsen.

Fjernlån med manglende låner

Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt med forkerte eller ugyldige låneroplysninger,

og Cicero ikke kan placere lånet på en af bibliotekets lånere, indsætter Cicero i

stedet det låntagende bibliotek som låner. Dette skal typisk rettes til korrekt låner.

Fremsøg lån med manglende låner og ret til korrekt låner

1. Fremsøgning foregår under F2, Fjernlån

2. Vælg låner ved tryk på download pil-ikonet. En pop-up kommer til syne,

hvor låntagende bibliotek fremsøges på dets biblioteksnummer i feltet

’Nummer’

3. I resultattabellen vil alle fjernlån, der har låntagende bibliotek som låner,

nu fremgå – og dermed altså alle lån med manglende låner.

4. For at tilføje den korrekte låner til lånet, åbnes detaljevisningen for

fjernlånet,

5. Indtast låners lånernummer

6. Øvrige oplysninger om låner hentes automatisk fra lånerregisteret

7. Lånet og reservation bliver hermed flyttet til den rigtige låner


Håndtering af bortkommet fjernlån

Et fjernlån vil gå i tilstanden ”4.7 Bortkommet” når materialets tilstand skiftes til

bortkommet. Dette kan ske manuelt fra materialets detaljevisning eller af det

natlige job der opretter erstatninger. Bemærk dog at der ligesom ved almindelige

materialer ikke automatisk oprettes en erstatning hvis der manuelt ændres status

til Bortkommet.

Hvis fjernlånstilstanden ændres manuelt til ”4.7 Bortkommet” fra

fjernlånsdetaljevisningen vil materialet få status Bortkommet.

Det er muligt at fremsøge fjernlån med status ”4.7 Bortkommet”. Når denne

status vælges i listen får man mulighed for at søge på følgende ekstra felter:

Afregnet med bib

Afregnet med låner

På fjernlånsdetaljevisning vises disse felter også hvis fjernlånet har status ”4.7

Bortkommet” eller hvis en af disse felter er sat. ”Afregnet med låner” bliver sat til

”Ja” når erstatningen betales af låneren. ”Afregnet med bib” sættes manuelt når

låntagende bibliotek har betalt erstatningen hos långivende bibliotek der ikke er

et Cicero bibliotek. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek vil denne sende

en besked til låntagende bibliotek som automatisk vil sætte ”Afregnet med bib”

og hvis fjernlånet er blevet afregnet med låner når beskeden modtages vil det

automatisk gå i ”5.3 Afsluttet”.

Det er altid være muligt at aflevere et bortkommet fjernlånsmateriale selvom

fjernlånet er afsluttet. Her vil fjernlånet så gå i tilstanden ”5.1 Afleveret”.

8 Booking

Hovedområdet ”Booking” skal primært bruges af pædagogiske centre og

pædagogiske læringscentre, men kan selvfølgelig også benyttes af

folkebibliotekerne. I dette område kan du søge efter bookbare materialer. Der kan

søges og bookes i alle de skolebibliotekers bookbare samlinger, hvor skolerne har

valgt at gå sammen i et fælles skolebiblioteks samarbejde.

Booking benyttes primært, når en lærer skal bruge et antal eksemplarer i en

bestemt tidsperiode i et specifikt undervisningsforløb. En booking udgøres af et

ønsket antal materialer, et minimum antal materialer, en startdato og en slutdato

for lånet. Der skal desuden tages stilling til, hvilken beholdning materialerne skal

bookes fra.

I området er det muligt at oprette bookinger, opfylde dem og viderelåne

materialerne til klassens elever. Herudover kan der printes pluklister, som

bibliotekets ansatte kan benytte, når materialerne skal pakkes og klargøres til

transport.

Forudsætningen for at kunne foretage bookinger, er at lånergrupper, der må

booke, er sat op som beskrevet i afsnit 8.5.

Søg i materialer, der kan bookes

Funktion: Fremsøg materialer til booking


Hovedområde: Booking

Fane: Søg

Du kan fremsøge bibliografiske poster, som kan bookes. Det er muligt at

dobbeltklikke på en række for at se detaljerne for den bibliografiske post, inden

du beslutter, om den skal i bookingkurven. Se afsnit 5.1 for at få mere information

om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den

beskrevet i afsnit 5.1, da den kun returnerer resultater, du har beholdning på og

som kan bookes. Fremgangsmåden er følgende:

1. Naviger til fanen ”Søgning” under hovedområdet ”Booking”. Foretag en

søgning.

2. Tryk ”Tilføj materialer” på de materialer, du ønsker at tilføje i bookingkurven.

3. Naviger til bookingkurven for at udfylde bookingen (se afsnit 8.2).

Figur 63 Figuren viser et søgeresultat af bibliografiske poster, hvoraf der er

markeret to poster, som er klar til at blive tilføjet til bookingkurven.

Opret booking

Funktion: Opret booking


Fane: Bookingkurv


Figur 64 Her ses bookingkurven indeholdende tre bibliografiske poster, som blev

valgt i søgningen og tilføjet bookingkurven. Låneren Anton Jensen er tilføjet

bookingen som låner.

Inden en booking kan oprettes skal der udfyldes en række nødvendige

informationer:

1. Tilføj en låner til bookingen.

2. Dobbeltklik på de enkelte linjer i listevisningen for at åbne detaljesiden og

udfyld informationerne for bookingen.

Figur 65 Bookingen registreres med det ønskede antal materialer, leveringssted

og en angivelse af hvor materialerne skal bookes fra. Af kalenderen fremgår det,

i hvilken periode materialerne er tilgængelige. Det fremgår ligeledes, hvor mange

materialer der er tilgængelige på de enkelte dage.


Låner: Den ansvarlige låner (lærer) der ønsker at booke materialer til en

lånergruppe (klasse).

Lånergruppe: Angiver den lånergruppe (klasse) der skal bruge

materialerne. Når lånergruppen vælges, vil antallet i ”Ønsket antal”

automatisk opdateres.

Ønsket antal: Det ønskede antal materialer.

Min. antal: Det minimum antal materialer låneren kan acceptere.

Leveringssted

Det sted, materialerne skal leveres til.

Booket fra (beholdning): Den filial som materialerne skal bookes fra.

Fra og til dato: I de enkelte bookinger præsenteres du for en visuel

kalender, hvor du får et overblik over, hvornår materialerne er

tilgængelige, og om det ønskede antal materialer kan opfyldes.

Nummeret i midten er datoen i kalenderen, mens nummeret nederst i

højre hjørne angiver det antal materialer, der er tilgængelige i den valgte

beholdning på den pågældende dato.

Farvekoder på datoer i kalenderen:

Hvid: Det ønskede antal materialer er tilgængelige for booking.

Rød: Bookingen kan ikke opfyldes, da der ikke forefindes det ønskede

antal på det givne tidspunkt.

Ønskes viderelånt: Denne funktion angiver hvorvidt låneren ønsker at

materialerne viderelånes til lånergruppen (klassen) når den opfyldes.

Læs mere om opfyldelse af en booking i afsnit 8.4.

Note

3. Når du har udfyldt informationerne på alle materialer i kurven skal bookingen

afsluttes ved at trykke på ”Book”

Overblik over bibliotekets bookinger

Funktion: Overblik over bookinger


Fane: Bookinger

Under fanen “Bookinger” kan du få et overblik over bibliotekets bookinger og

redigere dem ved at åbne detaljesiden. Antallet på en booking kan både

masseredigeres fra listen eller enkeltvis fra bookingens detaljeside.

Bookinger kan fremsøges i applikationen ud fra:

Bookingnr.

Status:

Aktiv Bookingen er sendt ind til systemet, men er endnu ikke opfyldt.


Proces Der er udlånt materialer på bookingen, men minimumantallet er

endnu ikke opnået.

Opfyldt Materialerne tilknyttet bookingen er blevet udlånt og afsendt til

leveringsfilialen.

Gennemført Alle materialer er blevet afleveret.

Afvist Bookingen er afvist af biblioteket, som skulle levere materialerne.

Slettet Bookingen er slettet.

Startdato fra og til

Lånernummer

Lånergrupper

Leveringsdato

Leveringssted

Booket fra (beholdning)

I tabellen angiver det første tal i kolonnen “Antal” det ønskede antal, og det sidste

viser det antal, låneren minimum skal bruge.

Figur 66 Under fanen ”Bookinger” kan brugeren fremsøge en liste over alle

bibliotekets bookinger. Herfra er det også muligt at printe pluklister samt opfylde

og aflevere bookinger.


Opfyld booking

Funktion: Opfyld booking


Fane: Bookinger

Fremsøg de bookinger, du vil opfylde og gøre klar til levering. Du kan fx søge på

status ”Aktiv” samt leveringsdato. Søgekriterierne er nærmere beskrevet i afsnit

8.3.

Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder, har du følgende muligheder:

Opfyld mange bookinger med ét klik:

1. Marker de ønskede bookinger med checkbokse til venstre i tabellen.

2. Klik på ”Opfyld” nederst til højre under tabellen.

3. Alle bookinger hvor der er materialer nok til at opnå minimum, vil blive

opfyldt (materialerne lånes ud til låntageren) og følgesedlerne udskrives

automatisk.

4. Hvis du vil printe en følgeseddel igen, kan du åbne den pågældende

booking, gå til materialer og vælge ”Print følgeseddel”.

5. Hvis der er bookinger, hvor der ikke findes materialer nok til at opnå

minimum, vil disse fortsat have status ”Aktiv”, og der vil ikke blive udlånt

nogen materialer på disse bookinger.

6. Du kan vælge at afvise en booking ved at åbne detaljesiden for den, vælge

fanen ”Materialer” og klikke ”Afvis”.

Opfyld én booking ad gangen:

1. Åbn detaljesiden for den booking, du vil opfylde.

2. Vælg fanen ”Materialer” og ”Udlån uden materialenr.”

3. Klik på knappen ”Opfyld”.

4. Nu udlånes materialerne på bookingen og følgesedlen printes. Bookingen

får status ”Opfyldt”.

5. Du kan til enhver tid printe følgesedlen igen.

6. Hvis der er under minimum antal materialer til rådighed, får du mulighed

for at udlåne de materialer, der er tilgængelige.

Hvis bibliotekets materialer har stregkoder, skal du gøre følgende:

1. Marker i venstre side af tabellen med checkbokse de bookinger, du vil

opfylde. Klik på ”Print og eksporter” og vælg ”Print plukliste”.

2. Brug pluklisten til at finde materialerne på biblioteket.

3. Når du har fundet materialerne til en booking, skal du åbne detaljesiden

for bookingen ved at dobbeltklikke på den.


4. Gå til fanen ”Materialer” og scan bøgerne. Hver bog der scannes bliver

udlånt til låneren og vist i tabellen.

5. Når minimum antal materialer er opnået, får bookingen status ”Opfyldt”,

men du kan fortsat tilføje materialer.

6. Hvis låneren ønsker, at bøgerne skal viderelånes, skal du klikke på

”Viderelån”. Nu vil elevernes navne blive vist i kolonnen ”Viderelånt til”

samt på følgesedlen.

7. Klik på ”Print følgeseddel” i nederste højre hjørne.

Figur 67 viser detaljesiden for opfyldelsen af en booking

Bookingrettigheder

Funktion: Opsætning af lånergrupper der må booke

Hovedområde: Sysadmin

Fane: Lånere

Under fanen “Lånere” har du mulighed for at give lånergrupper på dit

biblioteksvæsen tilladelse til at booke materialer – f.eks. skolens lærere. Tilladelse

gives ved at vælge lånergruppen tryk på og sæt flueben i boksen ”Booking

rettigheder”.


Figur 68 Lånergrupper der har flueben i ”Booking rettigheder” kan booke

materialer.

Notifikation til låner

Den låner, der har oprettet bookingen, får en notifikation hvis bookingen bliver

slettet, afvist, har skiftet låner eller bliver sat i proces. En booking bliver sat i

proces, så snart det første materiale udlånes. Hvis flere bookinger opfyldes

samtidigt uden brug af materialenumre, får brugeren samme besked, som når

bookingen kommer i proces. Du kan selv konfigurere beskeden under F7 ->

serveropsætning; ”Booking”. Hvis bookingen skifter låner, får både den

nuværende og den tidligere låner en notifikation herom.

Aflever materialer

Når materialerne kommer retur fra låneren, skal de afleveres i Cicero. Scan

stregkoden på følgesedlen. Hvis følgesedlen ikke er kommet med retur, kan du

fremsøge bookingen på fx den skole, som har lånt materialerne, eller på

materialets titel.

Aflever materialer uden stregkoder:

1. Marker bookingen med en checkboks til venstre i tabellen.

2. Klik på ”Aflever”-knappen under tabellen.

3. Indtast det antal materialer, der afleveres.

4. Klik på aflever. Det valgte antal materialer afleveres i Cicero.

5. Hvis alle materialer er afleveret, får bookingen status ”Gennemført”.


6. Hvis ikke alle materialer blev afleveret, beholder bookingen status

”Opfyldt”.

Aflever ved at scanne bøgernes stregkoder

1. Gå til F2 -> aflever.

2. Scan bøgernes stregkoder.

3. Klik på afslut.

4. Hvis alle materialer er afleveret, får bookingen status ”Gennemført”.

5. Hvis ikke alle materialer blev afleveret, beholder bookingen status

”Opfyldt”.

Du kan til enhver tid åbne en booking, markere et antal materialer og aflevere

ved at trykke på ”Aflevér valgte”.


9 Lister

De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet

”Lister”. I dette område kan du fremsøge overblikslister til print eller behandling.

Plukliste

Funktion: Fremsøg plukliste

Hovedområde: Lister

Fane: Plukliste

Under fanen ”Plukliste” kan du printe en liste over reserverede materialer, som

skal klargøres til afhentning. Du kan markere reservationerne som værende i

proces, så andre ikke forsøger at behandle dem.

Søg plukliste

Søgning

For at skabe en plukliste kan du indtaste forskellige søgekriterier. Du kan foretage

en søgning på baggrund af nedenstående søgekriterier.

Søgekriterium Beskrivelse

Filial Angiver den filial forfra brugeren vil finde det

reserverede materiale

Afdeling Angiver navn på den afdeling, der skal fremfindes

materialer fra

Opstilling Angiver navn på den opstilling, der skal fremfindes

materialer fra

Delopstilling Angiver navn på den delopstilling, der skal fremfindes

materialer fra

DK5 Der kan søge på flere DK5-felter på én gang ved at

adskille med komma, f.eks. ”50, 51, 52, 53, 54”.

Materialetype Der søges på materialetyper registreret i danmarc2

formatet.

Fra dato Der søges på reservationernes oprettelsesdato

Til dato Der søges på reservationernes oprettelsesdato

Afhentningssted Der søges efter reservationer der har registreret

pågældende filial som afhentningssted. Hvis

afhentningssted ikke er angivet under

reservationsregler vil søgeresultatet være tomt.

Status Der kan søges efter reservationer, der har status

’Aktive’, ’Proces’ eller ’Alle’

Reservationer i proces er reservationer, der allerede er

hentet ind på en plukliste, og hvor en bruger aktivt har

sat tilstanden ’Proces’ for reservationerne.


Reservationer der har tilstanden Aktive er uopfyldte

reservationer, som ikke er sat i proces.

Ansvarlig Sættes tilstanden ’Proces’ på en reservation, registreres

samtidig navnet på den bruger, der sætter tilstanden.

Det er muligt at fremsøge reservationer ud fra, hvilken

bruger der er sat som værende ansvarlig

Sortering Du kan sortere listen inden du henter den frem. Den kan

også efterfølgende sorteres i listevisningen

1. Søgeresultat

Søgningen viser reservationer som opfylder samtlige kriterier. Er der ikke

søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom.

Figur 69 Plukliste, hvorfra du kan få overblik over reserverede materialer, som

skal gøres klar til afhentning mm.

Marker reservation som værende i proces

Efter at have fremsøgt en plukliste kan du danne dig et overblik over, hvilke

reservationer der mangler at blive behandlet. Materialer markeret med en stjerne

(*) indikerer, at der er tale om en reservation på en bibliografisk post, som har

flere placeringer.

Rækker, som har reservationsstatus ”Proces”, er i gang med at blive

behandlet af en medarbejder (Medarbejderen står angivet under kolonnen

”Ansvarlig”).


Rækker, som har reservationsstatus ”Aktiv”, er ikke i gang med at blive

behandlet.

Ved at klikke på knappen ”Proces” bliver du selv sat som ansvarlig for at

opfylde samtlige reservationer i pluklisten. Du fjernes automatisk som

ansvarlig for håndtering af reservationen, hvis den ikke er håndteret inden for

et tidsrum. Behandlingstiden sættes som standard til to timer, men du kan

opsætte den for dit biblioteksvæsen i hovedområdet ”Admin” under fanen

”Serveropsætning”, se afsnit 11.7. Find opsætningen under parameternavnet

”Behandlingstid for reservation i timer”.

Udskriv plukliste

Efter at have fremsøgt en plukliste kan du udskrive eller eksportere listen ved

hjælp af ”Print og eksportér” knappen. Når du trykker på ”Print liste” vil samtlige

resultater i pluklisten blive printet.

Saldoopgørelse og rykkere

Funktion: Send saldoopgørelser og rykkere


Fane: Mellemværende

På fanen ”Mellemværende” kan du fremsøge erstatninger og gebyrer og sende

disse samlet som saldoopgørelser til de respektive lånere. Erstatninger og gebyrer

er separate mellemværender og saldoopgørelsen er en samling af flere

mellemværender. Hvor lang tid, der skal gå, kan du konfigurere under fanen

”Serveropsætning” i hovedområdet ”Sysadmin” (se afsnit 11.7). Rykkerne er,

ligesom saldoopgørelsen, en samling af mellemværende, der har overskredet

deres betalingsfrist.

Konfiguration af rykkerproces foretages under hovedområdet ”F7 Sysadmin” >

”Serveropsætning”.

Rykkerprocessen

I det følgende gennemgås de forskellige trin i en rykkerproces som systemet

understøtter.

Det er konfigurerbart, om et bibliotek bruger 1, 2 eller 3 rykkere i deres

rykkerproces. Har biblioteket integration til økonomisystem sendes information til

økonomisystemet i rykkerprocessen.

9.2.1.1 Saldoopgørelse

Mellemværender med status ”Oprettet” eller ”Delvist betalt” kan sendes i en

saldoopgørelse. Et mellemværende kan indgå i en saldoopgørelse, så snart

mellemværendet er oprettet. Der er dermed ikke en forfaldsdato der skal

passeres.

Ved afsendelse af saldoopgørelsen sættes en forfaldsdato på hvert enkelt

mellemværende. Forfaldsdatoen beregnes som dags dato plus ”Rykker interval i

dage”, som konfigureres pr. bibliotek. Efter forfaldsdatoen kan 1. rykker afsendes.

Saldoopgørelsen er også en varsling om blokering af låneren. Saldoopgørelsen

indeholder et varsel i dage, og hvis summen af lånerens gebyrer ved udløb af den

periode ikke er bragt ned under blokeringsgrænsen (som konfigureres pr.

bibliotek) er låneren blokeret for at foretage yderligere lån.


Til økonomisystemet sendes en påligning med forfaldsdato lig regningens

forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”. Således vil

regningen ikke sendes til inddrivelse i økonomisystemet før alle rykkerfrister er

overskredet.

9.2.1.2 1. rykker

Ved afsendelse af saldoopgørelsen får mellemværendet sat en forfaldsdato. Når

den er overskredet kan mellemværendet indgå i ”1. rykker”. Kun mellemværender

med status ”Opgørelse sendt” kan indgå i første rykkerbrev / ”1. rykker”.

Ved afsendelse af 1. rykker sættes en ny forfaldsdato på mellemværendet.

Forfaldsdatoen beregnes som dags dato plus et konfigureret antal dage. Hvis

biblioteket kun bruger én rykker i processen og 1. rykker dermed er den sidste

rykker, beregnes forfaldsdatoen som dags dato plus ”Antal dage før inkasso”.

Bruger biblioteket mere end én rykker i processen, beregnes forfaldsdatoen som

dags dato plus ”Rykker interval i dage”.

Den beregnede forfaldsdato oplyses i rykkeren.

Til økonomisystemet sendes en annullering af regningen og en oprettelse af

regningen på ny med den nye forfaldsdato igen plus ”Rykker interval i dage” gange

”Antal rykkere”.

9.2.1.3 2. rykker

Brugeren kan kun sende ”2. rykker”, hvis biblioteket har konfigureret at bruge 2

eller 3 rykkere i rykker-processen. I ”2. rykker” indgår mellemværender med

status ”1. rykker sendt”.

Som ved afsendelse af 1. rykker, sættes forfaldsdato på mellemværendet også

her afhængigt af om denne rykker er den sidste i rykker-processen på dette

bibliotek. Er 2. rykker den sidste beregnes forfaldsdato som dags dato plus ”Antal

dage før inkasso”. Er 2. rykker ikke den sidste, beregnes forfaldsdato som dags

dato plus ”Rykker interval i dage”.

Den beregnede forfaldsdato oplyses i rykkeren.

Til økonomisystemet sendes igen en annullering og en oprettelse med den nye

forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”.

9.2.1.4 3. rykker

Brugeren kan kun sende 3. rykker, hvis biblioteket har konfigureret at bruge 3

rykkere i rykker-processen. I 3. rykker indgår mellemværender med status ”2.

rykker sendt”.

Ved afsendelse af 3. rykker, sættes en forfaldsdato på mellemværendet beregnet

som dags dato plus ”Antal dage før inkasso”. Forfaldsdato oplyses i brevet.

Til økonomisystemet sendes igen en annullering og en oprettelse med den nye

forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”.

9.2.1.5 Send til inddrivelse

Ved afsendelse af sidste rykker (1., 2. eller 3. rykker afh. af konfiguration), blev

sat en forfaldsdato på mellemværendet. Når den dato er nået, sættes

mellemværendet automatisk til ”Sendt til inddrivelse”. Låneren får besked herom,

hvis det er konfigureret i F7 -> serveropsætning. Som standard vil låneren i 3.

rykker blive advaret om, at mellemværendet sendes til inddrivelse. Hvis dit

bibliotek sender mellemværender til inddrivelse allerede efter 1. eller 2. rykker,


skal du huske at indtaste det i printskabelonen for hhv. 1. eller 2. rykker, sådan

at låneren bliver advaret rettidigt.

Man kan desuden manuelt sætte mellemværendet til ”Sendt til inddrivelse” med

knappen ”Send til inddrivelse”.

Der sendes ikke noget til økonomisystemet, som automatisk sender regningen til

inddrivelse når forfaldsdatoen er overskredet.

9.2.1.6 Luk inddrivelse

”Luk inddrivelse” anvendes til at afslutte et mellemværende, der er sendt til

inddrivelse. Der er ikke automatisk besked fra økonomisystemet om dette, så

brugeren skal vælge ”Luk inddrivelse”.

Send saldoopgørelse

1. For at sende saldoopgørelser til lånere, fremsøges alle erstatninger og

gebyrer, som har status ”Oprettet/delvist betalt”.

2. I listevisningen vises nu en oversigt over alle bibliotekets låneres

erstatninger og gebyrer, der har status ”Oprettet” eller ”Delvist betalt”.

Hver række kan markeres med et flueben, hvilket indikerer at rækken skal

indgå i saldoopgørelsen.

3. For at se detaljer eller rette et mellemværende dobbeltklikkes på

mellemværendet, hvormed dets detaljeside vises. Herfra kan

materialenummer, beløb og noter ændres.

4. Når alle mellemværender er gennemgået, klikkes blot på ”Send valgte”,

for at sende de markerede mellemværender.

Mellemværender på 0 kr. kan ikke indgå i en saldoopgørelse. Hvis en låner er

”Fritaget for rykkere” kan lånerens mellemværender fremsøges, men kan ikke

indgå i en saldoopgørelse.

Mellemværende der ikke kan afsendes rykker for

Der kan være tilfælde, hvor mellemværende kan søges frem i tabellen, men ikke

rykkes for. Disse mellemværende vil være markeret med ikonet , som viser en

beskrivelse, når du kører musen henover. I tabellen ses de forskellige årsager til,

at der ikke kan rykkes for et mellemværende.

Tooltip Beskrivelse

”Mellemværende er annulleret” Et annulleret mellemværende kan ikke

rykkes for.

”Mellemværende er betalt” Et betalt mellemværende kan ikke rykkes

for.

”Mellemværende er tilbagebetalt” Et tilbagebetalt mellemværende kan ikke

rykkes for.

”Mellemværende er sendt til

inddrivelse” Et mellemværende som er sendt til

inddrivelse kan ikke rykkes for.

”Inddrivelsen er lukket” Efter inddrivelsen er lukket, kan et

mellemværende ikke rykkes for.


”Beløbet er ugyldigt” Hvis et mellemværende har et restbeløb på

nul eller derunder, kan det ikke rykkes for.

”Betalingsfristen er endnu ikke

overskredet” Hvis en rykker er sendt og dennes

betalingsfristen endnu ikke er overskredet

(rykkerinterval kan konfigureres under

F7/Serveropsætning/Mellemværende/Rykk

er interval i dage), kan dette

mellemværende ikke rykkes for før

betalingsfristen er overskredet

”Låneren er fritaget fra rykkere” Hvis en låner tilhører en lånergruppe, der

er fritaget for rykkere, kan

mellemværender ikke rykkes for.

”Låneren er under aldersgrænsen

for inddrivelse” Hvis en låner er under den aldersgrænse,

som kan konfigureres under

F7/Serveropsætning/Mellemværende/Geb

yrtakster og erstatningsomkostninger, kan

denne låner ikke sendes til inddrivelse.

Send rykker

Hvis en låner har fået en saldoopgørelse med tre erstatninger på, og den ene

betales inden for tidsgrænsen, vil der naturligvis kun kunne rykkes på de to

erstatninger, der endnu ikke er betalt. Rykkere genereres på samme måde som

saldoopgørelser.

1. For at sende rykkere til lånere, skal du fremsøge erstatninger og gebyrer.

Søger du efter mellemværende med status ”Opgørelse sendt” kan 1.

rykker, hvis fristen er overskredet, sendes. Hvis biblioteket bruger flere

rykkerbreve i rykkerprocessen, skal der søges på ”1. rykker sendt” for at

sende ”2. rykker” og på ”2. rykker sendt” for at sende ”3. rykker”. Læs

mere om de forskellige trin i rykkerprocessen i afsnit 9.2.1.

2. I tabellen vises nu en oversigt over alle bibliotekets låneres erstatninger

og gebyrer, der har den valgte status. Hvert mellemværende markeres

med et flueben, hvis mellemværendet skal indgå i rykkeren.

3. For at rette et mellemværende dobbeltklikkes på mellemværendet,

hvormed dets detaljeside vises. Herfra kan materialenummer, beløb og

noter ændres.

4. Når alle mellemværender er gennemgået, klikkes på ”Send valgte” for at

sende de valgte mellemværender.

Mellemværender på 0 kr. kan ikke indgå i et rykkerbrev. For mellemværender

med status ”1. rykker sendt” og ”2. rykker sendt” er en forfaldsdato der skal nås

før de kan indgå i brev til låner. Hvis en låner er ”Fritaget for rykkere” kan lånerens

mellemværender fremsøges, men kan ikke indgå i et rykkerbrev.

Bagatelgrænse

Bagatelgrænsen er den nedre grænse for, hvornår der skal sendes

saldoopgørelser til lånere. Det betyder at, hvis grænsen er sat til eksempelvis 50

kr., vil lånere, der kun har gebyrer, der sammenlagt er mindre eller lig dette beløb

ikke fremgå, når du søger. Grænsen defineres på fanen ”Serveropsætning” under

hovedområdet ”F7 Sysadmin”.


Hvis du ønsker at se alle erstatninger og gebyrer, også dem uden for

bagatelgrænsen, kan du ved din søgning sætte flueben i ”Medtag låner under

bagatelgrænse”. Det betyder, at du kan se og sende saldoopgørelser til lånere,

selvom deres total er under bagatelgrænsen.

Detaljeside for mellemværende

Figur 70 For at rette et mellemværende dobbeltklikkes på det under F5-

>Mellemværende, hvormed detaljesiden for det valgte mellemværende åbnes.

Detaljesiden indeholder informationer om det valgte mellemværende, den

tilknyttede låner og materiale. Hvis mellemværende er i tilstand ”Oprettet”,

”Delvist betalt”, ”1. rykker sendt”, ”2. rykker sendt” eller ”3. rykker sendt” (hvis

antal rykker er konfigureret til tre) kan det redigeres eller annulleres fra siden.

F.eks. er det muligt at rette beløbet og klikke ”Gem”. Beløbet er nu opdateret.

Mellemværender der er i en af de andre tilstande end de ovennævnte, kan kun

læses, men ikke redigeres eller annulleres.

Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper

Funktion: Print af lister der viser udlån inklusiv overskredne lån for en

lånergruppe.


Fane: Udlån


Det er muligt at printe en liste med udlån for en bestemt lånergruppe. Listen kan

bestå af alle udlån (overskredne udlån, og ikke-overskredne udlån for hver låner).

Det er også muligt at printe en rykkerliste for en lånergruppe ved kun at vælge

check-boksen: Inkludér kun overskredne lån. Bemærk at denne check-box som

standard er slået til, så ønskes at printe den fulde udlånsliste (overskredne lån og

ikke-overskredne lån for lånergruppen) skal man fravælge check-boksen:

Inkludér kun overskredne lån. Udlånslisterne kan bruges til at hænge op i et

klasseværelse, eller hver elev kan eksempelvis få deres egen seddel med hjem

med deres udlån på. Det er derfor muligt at vælge om man vil printe én låner pr.

side, eller om man ønsker at printe udlån pr. lånere ud i én lang rækkefølge uden

sideopdeling. Check-boksen: Medtag langtidslån inkluderer lån på listen, der varer

mere end standardudlånsperioden for et bibliotek, eksempelvis taskebøger –

bøger der bruger til at undervise ud fra gennem et helt skoleår.

Er man i tvivl om et print indeholder de ønskede oplysninger og den ønskede

opsætning, er det muligt at få vist sin liste inden man printer ved at trykke på

knappen ’preview’.

Figur 71 Under F5 og fanen Udlån er det muligt at printe en liste med udlån for

en bestemt låner gruppe.

Administration af beskedkø

Funktion: Håndtering af beskeder forsøgt sendt til låneren digitalt


Fane: Beskedkø

Beskeder der sendes digitalt til låneren vil i forskellige situationer ikke nå frem –

f.eks. fordi låneren ikke er tilmeldt digital post, lånerens mobilnummer er forkert

eller der er opstået en teknisk fejl. De beskeder, der er ikke kunne sendes digtialt

samles i en oversigt her (F5, Beskedkø). De fejlede beskeder kan fremsøges på

baggrund af beskedtype og status (fejlet, og håndteret).

Når man fremsøger beskeder, vil alle beskeder der passer på kriterierne blive vist

i en tabel med oplysninger om deres beskedtype, dato, tid, kategori og hvilken

låner beskeden blev forsøgt sendt til. Beskederne håndteres ved at markere dem

med et flueben i venstre side af tabellen, og vælge den ønskede

handling/håndtering i dropdownen ”Processér valgte”, som findes til højre under

tabellen. Her kan vælges mellem ”Håndter m/print”, ”Håndter v/gensend”, og

”Håndter”.

Håndteringsmuligheder


”Håndter m/print”: beskeden udskrives, så den kan sendes med post.

Herefter skifter beskeden status til ”håndteret”.

”Håndter v/gensend”: Cicero forsøger at sende beskeden på den ønskede

måde (SMS, email, digital post). Hvis beskeden afsendes korrekt, vil den

skifte status til ”håndteret”. Hvis beskeden fejler igen, vil den få status

”fejlet” igen, og altså fremtræde i oversigten igen.

”Håndter”: Skifter blot beskedens status til håndteret. Denne handling kan

bruges, hvis man fx ringer til låneren eller håndterer beskeden på anden

vis.

Figur 72 Beskeder, der ikke er nået frem til låneren, kan ses og administreres

under hovedområdet ”Lister” under fanen ”Beskedkø” fanen.

Beskeddetaljer

For at se detaljer om en besked, skal man dobbeltklikke på den i tabellen. Dette

åbner en fly-in, der bl.a. viser hvornår beskeden oprindeligt blev sendt, hvornår

den fejlede, hvorfor den fejlede, samt hvad der står i beskeden. Inde fra

detaljevisningen kan man også håndtere beskeden på de samme tre måder, som

beskrevet ovenfor, ved at vælge den ønskede handling i dropdown menuen

”Processér valgte” i nederste højre hjørne. Endvidere kan man slette beskeden

ved at klikke på slet-knappen, der er placeret ved siden af ”Processér valgte”.

Sletter man en besked, vil blive permanent slettet.

Nødsystem

Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet


Fane: Nødsystem


Dette er beskrevet i afsnit 15.4.


10 Administration


”Admin”. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger henvendt

til biblioteket. Administrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte ting på

dit biblioteksvæsen.

Leverandører

Funktion: Opret eller fremsøg leverandører og leverandøraftaler

Hovedområde: Admin

Fane: Leverandører

Under fanen ”Leverandører” kan der søges på leverandører ud fra navn,

aftalekode og CVR-nummer. Leverandørregistreret er globalt for alle

biblioteksvæsener. I tilknytning til den enkelte leverandør kan der registreres

leverandøraftaler. Aftalerne der oprettes er ikke globale, og kan kun ses af det

enkelte biblioteksvæsen.

Opret leverandøraftaler

1. Fremsøg den eksisterende leverandør, der skal oprettes en aftale for.

2. Vælg fanen ”Aftaler” på ”Leverandør”-detaljesiden.

3. Klik på opret aftale og udfyld felterne:

Kundenummer: Det nummer, der er indgået aftale med leverandøren

om. Nummeret angiver, hvordan materialer bestilt med dette

kundenummer skal klargøres.

Beskrivelse: udfyldes med en sigende tekst. Teksten vil være synlig

når du anvender aftalen i forbindelse med oprettelse af bestillingslinjer

under hovedområdet ”Accession”.

Standardkonto: Her vælges en åben materialekonto, som vil være

udfyldt som standard, når leverandøraftalen bruges i andre

sammenhænge.

Rabat i %: Her beskrives den procentrabat, du har aftalt med

leverandøren.

Rykkerfrekvens: Angiver antal dage, der skal være mellem hver

rykker.

Leveringstid: Her angives aftalt leveringstid.

Materialetype: Angiver den materialetype, aftalen omfatter.

*Første rykker efter: Her indtastes antal dage, der går før første

rykker eksekveres automatisk.

*Maks antal rykkere: Her angives antallet af automatiske rykkere, der

skal eksekveres.

Navn, e-mail, telefonnummer: Udfyld med kontaktoplysninger på

leverandørens kontaktperson.

Bemærkninger: Udfyldes med eventuelle særlige aftaleforhold.


Faktureringsadresse: Udfyld med adressen hvortil fakturaen skal

sendes.

Leveringsadresse: Udfyld med adressen hvortil materialerne skal

leveres.

* Den bagvedliggende funktionalitet for disse felter er ikke

implementeret i indeværende version. Dvs. det er ikke muligt gennem

applikationen at sende rykkere til leverandører.

4. Ved klik på ”Gem” ses aftalen i tabellen over aftaler.

Figur 73 Viser leverandøren Biblioteksmedier med tilknyttede leverandøraftaler

Slet leverandører og leverandøraftaler

For at slette en leverandør, skal man navigere til leverandøren, og klikke på

slet-knappen, der er placeret nederst til højre. Når man forsøger at slette en

leverandør, tjekker systemet for følgende:

1. Er der nogen leverandøraftaler på leverandøren? (tjekker alle

biblioteksvæsener)

a. Hvis der er, så kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker der har

aftaler vil blive listet.

2. Bliver leverandøren brugt i aktive periodika abonnementer? (tjekker alle

biblioteksvæsener)

a. Hvis den gør, så kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker der

bruger leverandøren vil blive listet.

Hvis systemet kan ’svare nej’ til begge spørgsmål, vil leverandøren blive slettet.


Fremgangsmåden er den samme, hvis man ønsker at slette en leverandøraftale.

Naviger til aftalen, og klik på slet-knappen, der er placeret nederst til højre. Når

man forsøger at slette en aftale, tjekker systemet for følgende:

1. Er der nogen aktive ordrer, der benytter denne aftale? (tjekker alle

biblioteker indenfor ens biblioteksvæsen)

a. Hvis der er aktive ordrer kan aftalen ikke slettes.

b. Hvis der ikke er aktive ordre slettes aftalen.

Alle leverandører er globale, hvilket betyder at hvis en leverandør slettes er den

slettet for alle biblioteker.

Konti

Funktion: Administration af konti

Hovedområde: Admin

Fane: Konti

Figur 74 viser konfiguration af konti

Fanen ”Konti” viser en oversigt over biblioteksvæsenets konti. En konto kan

anvendes i forbindelse med indkøb (materialekonto) eller i forbindelse med

mellemværende (gebyrkonto). Du kan oprette en grundkonto med en associeret

konti-struktur. Disse konti kan indeholde perioder. Der kan oprettes, læses,

redigeres og slettes konti og perioder i dette faneblad. For at arbejde med

bevægelser skal du benytte hovedområdet ”Accession”, se kapitel 6 for mere

herom.


Oprettelse af konti

Konti kan oprettes enten ved at holde musen over en eksisterende konto i

kontohierarkiet og trykke på ”plus”-knappen eller ved at vælg knappen ”Opret

grundkonto”, hvis det er første gang, der oprettes en konto.

Figur 75 Viser, hvorledes brugeren kan oprette en ny konto

Herefter indtaster du kontonummer (som skal være unikt) samt yderligere

information. Ved tryk på ”Opret” oprettes kontoen.

Konti kan organiseres i hierarkier efter behov. En konto kan specificeres til at blive

brugt som materialekonto, klargøringskonto eller i forbindelse med

mellemværende. Se afsnit 5.6.5 for yderligere information om mellemværende.

Klargørings- og materialekonti skal have eksterne kontooplysninger.

Klargøringskonto anvendes, når medieleverandører fremsender fakturaer med

separate klargøringsudgifter, således at klargøringsudgifterne kan konteres på

klargøringskontien. Der kan kun vælges én klargøringskonto.

Eksternt kontonummer

For at tilføje et eksternt kontonummer, som er nødvendigt for at kommunikere

med det eksterne økonomisystem, vælges en udbyder under ”Ekstern kontotype”,

og alt efter udbyder indtastes nødvendige oplysninger som kommasepareret liste

under ”Eksterne kontooplysninger”.

For KMD indtastes enten <Artskonto>,<PSP> eller

<Artskonto>,<omkostningssted>,<SIO>

For EG indtastes <kontonummer>

For Fujitsu indtastes <kontonummer>,<posteringsafstemningsenhed>,


<posteringsregistreringssted>

Redigering og lukning af konti

En konto kan redigeres ved at mouse-over på den konto i kontohierarkiet, der

ønskes redigeret og derefter trykke på ikonet til redigering. Herefter kan udvalgte

kontooplysninger redigeres og gemmes ved tryk på ”Gem”.

Hvis en konto ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at

applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en

konto. Der vises information om dette, hvis en konto forsøges lukket, uden at

betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en konto kun lukkes, hvis dens tilhørende

underkonti er lukkede og alle dens tilknyttede kontoperioder er lukkede. En lukket

konto kan ikke genåbnes.

Sletning af konti

En konto kan slettes ved at holde musen over den konto i kontohierarkiet, der

ønskes slettet og derefter trykke på ikonet for slet. Efter bekræftelse af sletningen

vil kontoen forsøges slettet. Hvis kontoen ikke kan slettes, vises der en meddelelse

herom. F.eks. kan du ikke slette en konto, hvis den har underkonti tilknyttet.

Oprettelse af kontoperioder

Konti kan tilknyttes en eller flere kontoperioder. Det er på kontoperioderne, at

kontobevægelserne laves. Kontoperioder kan kun oprettes på grundkontoen, og

alle underliggende konti får derved automatisk de samme perioder.

For at oprette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter

trykkes der på ”plus”-knappen i panelet til højre. Her indtastes budget, fra og til

datoer, og periodens udstrækning angives - begge datoer er inklusive. Ved tryk

på ”Opret” oprettes kontoperioden.

Bemærk, at de angivne datoer ikke kan ændres efterfølgende og hvis de angivne

datoer overlapper med en anden kontoperiode, kan kontoperioden ikke oprettes.

Efter oprettelse vises perioden i en dropdown.

Disponeringer og betalinger sker altid i den aktuelle periode. Det vil sige betaling

foretaget i 2015 sker på 2015 kontoperiode, og betaling i 2016 sker på 2016

kontoperiode.


Figur 76 viser, hvorledes brugeren ved oprettelse af en ny konto kan oprette en

kontoperiode.

Redigering af kontoperioder

Budgettet for en kontoperiode kan redigeres ved at vælge perioden i dropdown-

listen og derefter trykke ”Rediger”. Herefter kan budgettet redigeres og gemmes

ved tryk på ”Gem”.

Hvis en kontoperiode ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at

applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en

periode. Der vises information om dette, hvis en periode forsøges lukket, uden at

betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en periode kun lukkes på en konto, hvis de

tilsvarende perioder på kontoens underkonti er lukkede.

Sletning af kontoperioder

For at slette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter

vælges den kontoperiode, der ønskes slettet. Tryk derefter på ”Slet”-knappen.

Efter bekræftelse af sletningen vil kontoperioden forsøges slettet på grundkontoen

samt de tilsvarende kontoperioder på alle underkonti. Hvis kontoperioden ikke

kan slettes, vises der meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en

kontoperiode, hvis den har kontobevægelser tilknyttet.

Ruter

Funktion: Opsætning af ruter

Hovedområde: Admin

Fane: Ruter


Under fanen ”Ruter” kan du se en tabel, der viser en oversigt over de ruter, der

køres inden for dit biblioteksvæsen. Ruterne bruges til at beregne den forventede

leveringsdato af bookinger.

Opret en rute

For at oprette en rute, skal du klikke på ”Opret rute”, som er placeret nederst til

venstre. Herved åbnes detaljesiden, hvorfra du konfigurerer din rute.

Figur 77 viser detaljesiden for oprettelsen af en rute.

Køredage

Du starter med at definere, hvilke dage ruten kører. Dette gøres ved at sætte

flueben ud for køredagene.

1. Fra

Herefter vælges fra en dropdown, hvor ruten starter.

2. Tilføj filialer

Dernæst vælges hvilke filialer ruten kører forbi. Dette gøres ved at markere de

ønskede filialer i den venstre boks, og klikke på pilen der peger til højre. Når

de ønskede filialer er lagt over i boksen til højre, kan du flytte op og ned på

rækkefølgen ved at markere en filial og klikke på ”pil-op” eller ”pil-ned”.

Rækkefølgen på valgte filialer er vigtig, da den bruges til at udregne forventet

leveringsdato for bookinger.

3. Andre regler (uge og dato) Slutteligt defineres om ruten skal køre hver uge,

hver anden uge, hver tredje uge osv., samt en dato fra hvornår ruten gælder.

4. Til sidst klikkes ”Gem”, og ruten vil nu fremgå af tabellen. For at redigere en

rute, skal du dobbeltklikke på den på tabellen, hvormed detaljesiden åbnes.


Periodika

Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et ”Grundkort” på

periodika.

Hovedområde: Admin

Fane: Periodika

Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner som bestemmer

hvordan periodika præsenteres. Læs mere om dette i kapitlet om periodika i afsnit

12.8.

Automatiske materialevalgslister

Funktion: Opsætning af automatisk oprettelse af materialevalgslister

Hovedområde: Admin

Fane: Materialevalgslister

For automatisk at kunne oprette materialevalgslister i hovedområdet ”Accession”,

se afsnit Error! Reference source not found., skal du først have opsat

skabeloner for listerne. Dette kan du gøre under fanen ”Materialevalgslister” i

hovedområdet ”Admin”. Her kan du oprette en ny skabelon, som vil blive brugt,

når der oprettes lister. En skabelon skal have et navn og et katalog, e.g. ”dbf”,

som der søges i. Skabelonerne vil blive udfyldt med år og ugenummer suffikset

”katalog”. Derudover kan du tilføje en CQL-streng, som vil blive tilføjet søgningen

og bruges til at filtrere ugelisten. Skabelonen vil resultere i en søgestreng som er

opbygget således: kk=<KATALOG><ÅR><UGE> AND <CQL>. Skabelonen kan

checkes for at se at den ikke indeholder fejl og at den resulterer i fundne poster

ved hjælp af klik på ”Check skabelon”. Kun skabeloner angivet som aktive, vil

resultere i materialevalgslister når disse genereres.


Figur 78 viser et eksempel på hvordan en materialevalgsliste kan genereres.

Temaer

Funktion: Oprettelse af temaer til for eksempel midlertidige opstillinger

eller placeringer

Hovedområde: Admin

Fane: Temaer

I fanen ”Temaer” kan der oprettes, ændres eller fjernes temaer. Materialer kan

tilknyttes temaer ved at fremsøge materialer i hovedområdet ”Cirkulation”.

Temaer kan anvendes som midlertidige opstillinger.

Opret tema

1. For at oprette et nyt tema klikkes der på ”Opret tema”.

2. Udfyld relevant information om temaet. Navn, opretters initialer, ansvarlig

filial, materialegruppe og tidsperiode for hvornår temaet skal være aktivt.

Indsæt en beskrivelse af temaet, såfremt dette ønskes.

3. Hvis temaet skal fjernes fra materialet ved aflevering kryds af i ”Fjern

tilknytning ved aflevering”.

a. Hvis materialerne ikke skal have fjernet tilknytning ved aflevering,

kan det muligvis være fordelagtigt at printe nye labels, hvor der

står temaets placering (se afsnit 5.2.2).


4. For at oprette et temas placering, gældende for de filialer der skal anvende

temaet, trykkes der på plus-ikonet under tabellen ”Placering på

deltagende filialer”, hvorved der tilføjes en række.

5. Specificer placering ved at ændre via dropdown-menuerne i rækken. Der

kan kun vælges en placering per filial, derfor er det kun muligt at vælge

en filial én gang.

Figur 79 viser detaljesiden af opret tema.

For at fjerne en placering, markeres placeringen i tabellen og der klikkes derefter

på krydset i venstre side af detaljesiden.

Ændre tema

1. Dobbeltklik på et eksisterende tema i oversigten over temaer.

2. Rediger og tryk Gem

Fjern tema

1. Fra oversigten over temaer markeres det tema der skal slettes

2. Klik på krydset nederst i venstre side.

Standardpriser

Funktion: Oprettelse af standardpriser ved erstatning af materialer

Hovedområde: Admin

Fane: Standardpriser

I fanen ”Standardpriser” kan der defineres standardpriser på erstatninger.

Standardpriserne anvendes ved erstatninger såfremt der ikke forefindes en

erstatningspris på det bestemte materiale.


Opret/rediger standardpriser

1. Klik på for at oprette standardpris. Dobbeltklik på en

standardpris i listen for at redigere en standardpris.

2. I detaljesiden kan der gives et navn til standardprisen i feltet

”Materialetype”.

3. I felterne ”Bibliografisk kategori 008t”, ”Generel materiale betegnelse

009a”, ”Specifik materiale betegnelse 009g” og ”Opstillingskode 038a”

angives der ud fra DanMARC2, hvilke materialer den pågældende

standardpris skal gælde for.

4. I feltet ”Erstatningspris inkl. moms” angives standardprisen i kroner

inklusiv moms.

Figur 80 viser detaljesiden for oprettelse af standardpriser.

Prioritering af standardpriser

De oprettede standardpriser tildeles et givent materiale ud fra et prioriteringssæt.

Når der skal findes en standardpris for et givent materiale tjekkes der først

prioritet 1, hvis ikke materialet passer til prioritet 1, tjekkes prioritet 2 i stedet og

så fremdeles. Man kan omprioritere og slette standardpriser ved at bruge

kontrollerne nede i venstre hjørne af standardprisfanen. Det

anbefales at de mest restriktive standardpriser er prioriteret højst og at man i

prioriteringsrækkefølgen har en standardpris der passer til alle materialer med

lavest prioriteret.

Hvis ikke et materiale passer til nogen af standardpriserne vil erstatningsprisen

blive 0 kr. for dette materiale.

Flydegrupper

Funktion: Opsætning af hvor materialer må flyde til og fra


Hovedområde: Admin

Fane: Flydegrupper

I fanen ”Flydegrupper” kan der defineres forskellige flydegruppeprofiler.

Flydegruppeprofiler angiver, hvorvidt et materiale med en filialplacering må flyde

til en anden filial. Det er muligt at redigere og oprette nye flydegrupper. Et

materiales flydegruppe kan ændres/vælges på selve materialet.

Opret/rediger flydegruppe

1. Klik på for at oprette en flydegruppe eller dobbeltklik på en

flydegruppe i listen for at redigere.

2. I detaljesiden kan der angives et navn og en beskrivelse til flydegruppen

i henholdsvis feltet ”Navn” og ”Beskrivelse”.

3. I feltet ”Valgte” angives det, hvor materialet må flyde til og fra. I feltet

”Mulige” kan det ses, hvilke filialer der kan tilvælges til flydegruppen.

Figur 81 viser detaljesiden for en flydegruppe kaldet ”Fængslet”, materialer i

denne flydegruppe kun kan flyde mellem ”Depot Statsfængsel” og

”Statsfængslet”.

Har et materiale en flydegruppe, hvor alle filialer er valgt, vil det, når det bliver

afleveret på en anden filial, end der hvor den har placering, ændre placering til

afleveringsfilialen. Afleveres materialet på samme filial som materialets

placeringen, sker der ikke nogen ændring i henhold til placeringen.

Hvis et materiale har en flydegruppe, hvor alle filialer ikke er valgt, såsom i Figur

81, vil det når det bliver afleveret på en anden filial flyde tilbage til materialets


placering. Bliver det afleveret på en af de valgte filialer, vil det få samme placering

som afleveringsfilialen.

Er materialet tildelt et tema med en dertilhørende flydegruppe, vil denne

overskrive den oprindelige flydegruppe. Har temaet derimod ikke nogen

flydegruppe, vil materialets oprindelige flydegruppe være gældende.

Slet flydegruppe

I F6Flydegrupper kan en flydegruppe slettes enten ved at markere en

flydegruppe i tabellen og efterfølgende klikke eller åbne detaljesiden for en

flydegruppe og klikke ”Slet”.

Overstiger antallet af materialer tilknyttet til flydegruppen 5000, kan flydegruppen

ikke slettes. Ønskes det derfor at slette en flydegruppe med over 5000 materialer,

skal man sørge for, at der er færre materialer tilknyttet end dette.

11 Sysadmin


”Sysadmin”. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger

henvendt til biblioteket. Administrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte

ting på dit biblioteksvæsen. De eneste opsætninger, der knytter sig til din lokale

PC, er dem der kan opsættes i hovedområdet ”Sysadmin” under

”Klientopsætning”, se afsnit 11.4.

Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler

Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler udgør samlet set Ciceros

regelsæt for håndtering af bibliotekets udlånsregler.

Kombinationen af et materiales tilhørsforhold til en materialegruppe og

materialegruppens tilknyttede udlånsprofiler og lånergrupper afgør, hvilke

udlånsregler der skal gælde, når et materiale udlånes eller reserveres af en låner.

Helt overordnet gælder, at:

En låner tilhører en eller flere lånergrupper.

Et materiale tilhører én materialegruppe.

En materialegruppe kan have flere udlånsprofiler.

En udlånsprofil kan have flere lånergrupper.

Lånergrupper

Funktion: Opsætning af lånergrupper


Fane: Lånere

Du kan opsætte de lånergrupper dit biblioteksvæsen har behov for. Lånerne kan

efterfølgende knyttes til lånergruppen, og lånergruppen kan tilknyttes til

materialegruppens udlånsprofiler.

1. Lånergrupper er struktureret i et hierarki. Lånere, som er knyttet til en

lånergruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne. I eksemplet i


Figur 82. vil en låner, som er knyttet til ”Udenlandske biblioteker”, således

også være knyttet til ”Biblioteker” og ”Alle”.

2. Der kan oprettes en ny undergruppe ved brug af ”plusset” på en gruppe.

3. En eksisterende gruppe kan redigeres ved brug af ”blyanten” .

4. En eksisterende gruppe kan slettes ved brug af ”krydset” . Bemærk, at

du kun kan slette grupper, som hverken har undergrupper, lånere eller

udlånsprofiler knyttet til sig.

5. Den øverste gruppe, som repræsenterer samtlige lånere på biblioteket, kan

ikke slettes eller redigeres.

Figur 82 Lånergrupper opsættes i en hierarkisk struktur. Lånere, som er knyttet

til en gruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne.

På en lånergruppe kan det konfigureres om lånergruppen skal fritages for gebyrer,

fritages for erstatninger og fritages for rykkere (dvs. saldoopgørelse og

rykkerbreve). Dette gøres ved at redigere en lånergruppe og markere de ønskede

fritagelser. Hvis en låner er del af flere lånergrupper, så fritages han hvis bare én

af disse lånergrupper er markeret som fritaget.

”Fritag for gebyr” betyder at lånere i gruppen ikke automatisk vil få tilskrevet

gebyr af det natlige job (se evt. afsnit Error! Reference source not found.).

Gebyrer kan oprettes manuelt til en låner der er fritaget for gebyrer.

”Fritag for erstatning” betyder at lånere i gruppen ikke automatisk vil få oprettet

erstatning for tabt materiale af det natlige job (se evt. afsnit Error! Reference

source not found.). Er låneren fritaget for erstatning vil det natlige job heller


ikke tilskrive gebyr til låneren, selvom låneren ikke er fritaget for gebyr.

Erstatninger kan oprettes manuelt til en låner der er fritaget.

”Fritag for rykkere” betyder at lånere i gruppen ikke kan tilsendes saldoopgørelse

og rykkerbreve. Lånernes mellemværender kan fremsøges fra Mellemværende

oversigten (F5 > Mellemværende) men lånernes mellemværender kan ikke indgå

i breve (se evt. afsnit 9.2.2 og 9.2.4).

Automatisk tildeling af lånergrupper

Funktion: Automatisk tildeling af lånergrupper


Fane: Lånere

Under fanen ”Lånergrupper” kan du oprette regler for automatisk tildeling af

lånergrupper som træder i kraft, når en ny låner oprettes. Det betyder, at du kan

definere en række kriterier som automatisk tildeler låneren lånergrupper, hvis

låneren passer på de regler du har opsat.

Figur 83 viser detaljesiden for automatisk tildeling af lånergruppe

Opret regel

1. For at oprette en automatisk tildeling, klikkes på knappen ”Opret ny auto.

tildeling” over tabellen.

2. På detaljesiden vælger du hvilken lånergruppe der automatisk skal

tildeles.


3. Vælg hvilken lånertype reglen skal gælde for.

4. Hvis reglen skal gå på kommune, vælges først om låneren skal være inden

eller uden for kommunen. I feltet ved siden af vælges kommunen.

5. Hvis reglen skal gå på land, vælges først om låneren skal være inden eller

udenfor for landet. I feltet ved siden af vælges landet.

6. Hvis reglen både skal gå på kommune og land, defineres begge.

7. Det sidste kriterium du kan sætte er alderen. Den kan både angives som

intervaller (f.eks. 10-14, begge er inklusive) eller som under/over, det

gøres ved at udelade en af værdierne.

8. Til sidst angives en beskrivelse af reglen, som vil være synlig ude i

tabellen. F.eks. Alle voksne i Horsens kommune.

9. Afslut med at trykke ”Gem”.

For at redigere en regel, dobbeltklikkes på den pågældende række i tabellen.


Brug reglerne

Når du opretter en ny låner og trykker ”Opret”, tjekker systemet automatisk om

låneren opfylder nogen regler ved at validere på lånertype og på hhv. kommune,

land og alder, hvis disse er opsat i reglen. Hvis låneren gør det, bliver grupper

tilføjet.

Materialegrupper og udlånsprofiler

Funktion: Oprettelse af materialegrupper og udlånsprofiler


Fane: Materialegrupper

Alle materialer skal tilknyttes en materialegruppe. På materialegruppen kan du

tilknytte forskellige udlånsprofiler, og til udlånsprofilerne knyttes lånergrupper. En

udlånsprofil kan kun oprettes i relation til en materialegruppe, og der skal

tilknyttes en lånergruppe til udlånsprofilen. Hvis der ikke knyttes en lånergruppe

til en udlånsprofil, gælder udlånsprofilen ikke for nogen lånere.

Oprettelse af materialegrupper:

1. Tryk på ”Opret materialegruppe”.

2. Udfyld navn og beskrivelse.

3. Tilføj udlånsprofiler til materialegruppen ved at trykke på ”Tilføj ny profil”.

Følgende obligatoriske felter skal udfyldes, før der kan trykkes på ”Gem”:

Navn for udlånsprofilen

Udlånsdage (udlånsperiode) eller Årlig afleveringsdato

Antal fornyelser (antal gange materialet kan fornyes)

Fornyelsesdage (perioden, som udlånsperioden udvides med)

Reglerne for lån, reservation, fjernlån m.m. vælges til/fra i listen

Tilføj de lånergrupper, som udlånsprofilen er gældende for. Dette gøres

ved at klikke på ”+” og efterfølgende vælge en eller flere lånergrupper i

træet

4. I tilfælde af flere udlånsprofiler kan udlånsprofilerne prioriteres ved at trykke

på pilene under tabellen. En låner kan via sit medlemskab af flere

lånergrupper være tilknyttet flere udlånsprofiler på samme materialegruppe.

Når en låner, låner et materiale, vil den udlånsprofil, der matcher lånerens

lånergrupper og har den højeste prioritet, blive aktiveret.


Figur 84 Detaljevisning for en materialegruppe

11.1.3.1 Prioritering af udlånsprofiler

I det følgende beskrives oprettelse af lånergrupper, materialegrupper og

udlånsprofiler, samt hvordan lånergrupper kobles til udlånsprofilerne. Eksemplet

tager udgangspunkt i nedenstående lånergrupper, der er placeret i en træstruktur

– bemærk de tre forskellige hierarkier i træstrukturen:

Alle (øverste niveau)

Biblioteker

Personer

Børn

Voksne

Når du skal sætte prioriteringen af lånergrupperne, skal det inderste niveau fra

lånergruppen prioriteres højest. I eksemplet herunder er ”Voksne” prioriteret som

nr. 1, ”Biblioteker” som nr. 2 og ”Alle” som nr. 3.


Figur 85 viser tre prioriterede udlånsprofiler i en materialegruppe. Systemet

tjekker først om låneren er i en lånergruppe inden for prioritet 1, dernæst prioritet

2 og til sidst prioritet 3.

Prioriteringen har betydning på følgende måde:

Når man foretager et udlån, undersøger systemet først om låneren er i en

af lånergrupperne, som er i prioritet nr. 1. Hvis låneren er i en af de

pågældende lånergruppe træder lånergruppens udlånsprofil i kraft. Hvis

låneren ikke er i den pågældende lånergruppe, undersøger systemet om

låneren er i lånergruppen, som er i prioritet nr. 2 osv.

Hvis en låner ikke er i en lånergruppe der er prioriteret kender systemet

ikke udlånsreglerne, og materialet kan derfor ikke udlånes. I eksemplet

herunder ville en låner placeret i lånergruppen ”Børn” blive fanget af

prioritet nr. 3 med lånergruppen ”Alle”. Hvis denne ikke havde været der,

ville det kun være lånere i lånergrupperne ”Voksne” og ”Biblioteker”, der

kunne låne materialer.

Det anbefales at udlånsprofilerne med de mest specifikke lånergrupper prioriteres

højst og de mere generelle låneregler er prioriteres lavest. Fx hvis

udlånsprofilen med ’alle’ var prioriteret højst, så ville alle medlemmer af

’Voksne’ og ’Biblioteker’ blive matchet af denne regel.

Lånerimport

Funktion: Giver mulighed at importere lånerdata fra UNI*C eller en csv-fil.


Fane: Lånere

Importér fra UNI*C

Når institutionsnumrene er konfigureret under fanen ”Filialer” i fanen

”Sysadmin” kan lånerdata fra UNI-Login hentes. Se afsnit 11.5.1 for

konfiguration af institutionsnumre.

1. Vælg en filial under ”Importér fra UNI*C”

2. Klik på knappen ”Importér” og lånerdata er importeret

Importér fra .CSV fil

Lånerdata kan også importeres fra en regnearksfil. Beskrivelse af kravene til

.csv-filen kan ses i [Opsætning af Cicero LMS]

1. Klik på ”Vælg .csv fil”

2. Find fil på computeren

3. Klik på knappen ”Importér” til højre for ”Vælg .csv fil” knappen


4. Figur 86 Visning af lånerimports-funktionen

Placeringer

Funktion: Opsætning af placeringer

Hovedområde: Admin

Fane: Placeringer

Under fanen ”Placeringer” kan du se en liste over afdelinger, opstillinger og

delopstillinger. Der kan desuden oprettes en ny placering som en afdeling, en

opstilling eller en delopstilling. De værdier, der oprettes, bruges ved placering af

materialer på en filial samt på tværs af biblioteksvæsenet.

Opret ny placering

1. Der kan oprettes en ny placering ved at trykke på ”Opret ny placering”.

2. Udfyld ”Forkortelse”, ”Navn” og ”Type”.

3. Tryk ”Gem”, og placeringen vil nu optræde på listen.

Bemærk: Når du efterfølgende vil søge eksempelvis et materiale frem på dets

placering, har du mulighed for at vælge fra et hierarki, der viser hvordan de

forskellige afdelinger, opstillinger og delopstillinger er knyttet sammen. Dette er

især en fordel for skolerne, der kan have delopstillinger, der hedder det samme.

Visning og redigering af placeringer

1. Placeringer vises i en tabeloversigten under fanen ”Placeringer”. Her kan der

filtreres efter ”Afdeling”, ”Opstilling”, ”Delopstilling” eller ”Alle”.


2. Når der dobbeltklikkes på et element i listen, åbnes den pågældende

placering på en detaljeside.

Figur 87 Oversigt over placeringer.

Rettigheder

Fanen ”Rettigheder” viser en oversigt over de brugere, som har adgang til Cicero.

Det er endvidere muligt at oprette nye brugere og brugergrupper fra denne fane

samt definere brugerrettigheder og adgange. Du kan altså se og administrere

rettigheder for brugere og brugergrupper i dette område.


Figur 88 Viser listen over oprettede brugere

Brugere

Funktion: Opret brugere og tilknyt disse roller og brugergrupper


Fane: Rettigheder

Underområde: Brugere

Når du navigerer til underområdet ”Brugere”, vil du få en listevisning af alle

brugere, som er oprettet i applikationen. Listen viser endvidere, hvilke roller og

brugergrupper brugeren er tilknyttet. Det er også fra denne side, du opretter nye

brugere.

1. Klik på ”Opret bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes.

2. Angiv et brugernavn, navn og kodeord samt de roller og brugergrupper, den

nye bruger skal tilknyttes.

3. Roller og grupper vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er

rollerne og grupperne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange

brugeren skal have i applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før

brugeren kan få de ønskede adgange. Se afsnit 11.3.2 for mere herom.

Roller

Funktion: Opret og tildel rettigheder til roller


Fane: Rettigheder


Underområde: Roller

Naviger til underområdet ”Roller”. Her vil du kunne se en tabelvisning over de

roller, der findes i applikationen, redigere disse og oprette nye roller. Cicero

leveres med en række prædefinerede roller, herunder bibliotekar og indkøber.

Rollerne styrer hvilke rettigheder og adgange brugere har i applikationen.

1. For at oprette en ny rolle klikkes på ”Opret rolle”, hvormed en detaljevisning

åbnes.

2. Angiv rollenavn og de rettigheder og adgange, rollen skal have. Alle rettigheder

og adgange vises i en listevisning, og de tilladelser rollen skal have, vælges

ved at sætte flueben ud for dem.

3. Når de ønskede rettigheder og adgange er valgt, klikkes på ”Gem”-knappen,

hvormed rollen oprettes.

4. Du kan nu navigere tilbage til ”Brugere” i underområdet og tilknytte rollen til

den/de ønskede brugere. En bruger kan godt være tilknyttet flere roller og vil

i så fald have adgang til fællesmængden af rettigheder.

Brugergrupper

Funktion: Tildel rettigheder til brugergrupper


Fane: Rettigheder

Underområde: Brugergrupper

Brugergrupper kan bruges til at samle forskellige roller i én gruppe.

Eksempelvis, hvis flere brugere både skal have bibliotekar og

indkøbsrettigheder, kan disse roller samles i én gruppe. Herefter tildeles en

bruger denne gruppe. Brugeren vil hermed have begge rettighedssæt.

Klientopsætning

I nedenstående afsnit beskrives de opsætninger der kan laves på din egen pc

(klient).

Generel opsætning

Funktion: Sorteringsbeskeder og pinkode til hovedområde ”Cirkulation”


Fane: Klientopsætning

Underområde: Generel opsætning

Pinkode: Pinkode kan slås til og fra i udlånsområdet under hovedområdet

”Cirkulation”.

Visning af sorteringsbeskeder: Det er muligt at slå sorteringsbeskederne fra og til

i Cicero, så de ikke optræder i beskedkolonnen – f.eks. ved aflevering af et

materiale.


Figur 89 viser generel opsætning i klientopsætning.

RFID-scanner

Funktion: Opsætning af RFID-scanner

Opsætningen af RFID-scanner på din pc (klient) er beskrevet i kapitlet om RFID i

afsnit 14.5.

Bon- og labelprint

Funktion: Opsætning af bon- og labelprint



Underområde: Printer

Vær opmærksom på at printersoftware skal være installeret inden opsætning i

Cicero, således at applikationen kan finde og genkende printeren.

Bonprinter

Du kan kun udskrive bonner fra applikationen, hvis der er opsat en bonprinter.

For at opsætte en bonprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdown-listen

”Bonprinter”, papir i dropdown-listen ”Papir” og derefter klikke ”Gem”. Nogle

bonprintere tilbyder forskellige papirlængder, og det er vigtigt at vælge det

”lange” papir (se Figur 90). Dette forhindrer, at bonner skæres over for tidligt.

Visse bonprintere (eks. Epson) tilbyder som udgangspunkt ikke et langt papir. I

så fald skal du gøre følgende:

1. Opret et langt papir på printeren i Windows printeropsætningen. Der

henvises til dokumentationen for den konkrete printermodel for, hvordan

dette gøres.

2. Genstart Cicero

3. Vælg det oprettede papir under printeropsætningen i Cicero.

Du kan ved hjælp af fluebenene vælge, hvilke type bonner der skal udskrives.

Hvis du arbejder på en computer, hvor du ikke ønsker at udskrive almindelige

udlåns/afleverings-bonner, f.eks. en computer på et kontor, kan du fjerne

fluebenene ved ”Print udlånskvitteringer” og ”Print afleveringskvitteringer”.


Labelprinter

Du kan kun udskrive labels fra applikationen, hvis der er opsat en labelprinter.

For at opsætte en labelprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdown-

listen ”Labelprinter”, herefter justere top- og venstre margin i felterne ”Top-

margin” og ”Venstre margin” og slutteligt klikke ”Gem”.

Figur 90 viser, hvorledes det lange papir til bonprinteren er valgt for at forhindre,

at bonner skæres af for tidligt. Desuden er det fravalgt at udskrive bonner ved

alm. aflevering/udlån.

Selvbetjeningsklient

Figur 91 viser indstillinger for selvbetjeningsklienten.

Funktion: Angivelse af låneridentifikation, bonprinter og reservationer



Underområde: Selvbetjeningsklient

Det er muligt at vælge, hvilken låneridentifikation klienten skal bruge til at

identificere lånere i selvbetjeningsklienten.

Der vælges mellem følgende låneridentifikationer:


Lånernummer – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer.

Lånernummer og kode – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og

i det efterfølgende skærmbillede indtaste sin pinkode til FBS.

UNI•Login - låneren identificeres ved indtastning af UNI•Login brugernavn

og adgangskode.

Bonprinter

Man kan konfigurere, hvilken bontype selvbetjeningsklienten skal udskrive

ved at sætte flueben ved den ønskede type. Du kan vælge ”Print

afleveringskvittering”, ”Print udlånskvitteringer” og ”Print

afhentningskvitteringer”.

Reservation

Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af

materialer ved at sætte et hak i checkboksen ”Opfyld reservationer i

selvbetjeningsklient”.

Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved

aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen ”Opfyld reservationer

i selvbetjeningsklient”.

Læs mere om selvbetjeningsklienten i kapitel 16.

Filialer

Funktion: Ændring af information vedrørende tilknyttede filialer


Fane: Filialer

I denne fane er det muligt at ændre på og få overblik over institutionsnumrene

på de tilknyttede filialer, ændre filialforkortelser samt at tilføje/ændre lukkedage

per filial.


Figur 92 viser fanen “Filialer”.

Institutionsnumre

I opstartsfasen tilknyttes institutionsnumre til institutioner før, at der kan ske

lånerimport gennem UNI*C. Institutionsnumrene anvendes i forbindelse med

lånerimport fra UNI*C under fanen ”Lånere” i F7 og vælge ”Lånerimport”.

Institutionsnummer tilknyttes/ændres ved at:

1. Dobbeltklik på en række med filial

2. I feltet ”Institutionsnummer” skrives det sekscifrede nummer

3. Først når der er skrevet seks cifre er det muligt at gemme – det er muligt

at anvende både tal og bogstaver

4. Klik på gem og institutionsnummeret er gemt

Forkortelse af filialnavn

Forkortede filialnavne er det filialnavn der fremgår på ordrer.

Forkortet filialnavn tilknyttes/ændres ved at:

1. Dobbeltklikke på en række med filial

2. Gå ind i fanen ”Information”

3. I feltet ”Forkortelse” skrives det forkortede filialnavn.

4. Klik på gem og det forkortede filialnavn er gemt


Lukkedage

For hver filial kan der registreres gældende lukkedage. Lukkedage har betydning

for afleveringsdatoer.

Hvis en låners afleveringsdato falder på en lukkedag, vil afleveringsdatoen

beregnes til næstkommende åbningsdag. Låneren har en tilhørsfilial (registreres

på lånerens detailside), det er i forhold til denne filial, at afleveringsdatoen

bestemmes.

Figur 93 visning af fanen ”Lukkedage” hvor der oprettes lukkedage.

Lukkedage oprettes ved at:

1. Dobbeltklikke på den pågældende filial

2. Klikke på fanen ”Lukkedage”

3. Klik på

4. Vælg om lukkedagen skal være enkelt forekommende eller ugentligt

5. Vælges enkelt skal der gøres følgende:

a. Vælg lukkedagsdato (obligatorisk)

b. Udfyld beskrivelse hvis ønskes

c. Sæt flueben i ”Tilføj til alle filialer” såfremt lukkedagen skal gælde

for alle filialer i biblioteksvæsnet

6. Vælges ugentlig skal der gøres følgende:


a. Vælg dato hvor den ugentlige gentagelse skal stoppe med at

gentages (obligatorisk)

b. Sæt flueben i mindst en dag (obligatorisk)

c. Udfyld beskrivelse hvis ønskes

d. Sæt flueben i ”Tilføj til alle filialer” såfremt lukkedagen skal gælde

for alle filialer i biblioteksvæsnet

7. Klik på ”Tilføj”

8. Klik på ”Gem”

Lukkedage slettes ved at:


2. Klikke på fanen ”Lukkedage”

3. Marker en eller flere rækker der ønskes slettet

4. Klik på

5. Klik ”Gem”

Reserveringsregler

Reserveringsregler bestemmer hvilke filialer materialer kan opfylde reservationer

på. Materialer placeret på en filial kan opfylde reservationer på de filialer, som er

valgt under reservationsregler.

Figur 94 viser fanen ”Reservationsregler”


Reservationsregler oprettes ved at:


2. Klikke på fanen ”Reservationsregler”

3. Flyt filialer der kan opfylde reservationer over i valgte liste. Dette kan gøres

på en af følgende måder:

a. Vælge filialen i mulige liste og klik på knappen peger mod valgte

liste

b. Vælge filialen i mulige liste og klik på ”Enter”-tasten i tastaturet

c. Dobbeltklikke på filialen i mulige liste

4. Klik ”Gem”

Reservationsregler slettes ved at:


2. Klikke på fanen ”Reservationsregler”

3. Flyt filialer der ikke kan opfylde reservationer over i mulige liste. Dette kan

gøres på en af følgende måder:

a. Vælge filialen i valgte liste og klik på knappen peger mod mulige

liste

b. Vælge filialen i valgte liste og klik på ”Backspace”-tasten i

tastaturet

c. Vælge filialen i valgte liste og klik på ”Delete”-tasten i tastaturet

d. Dobbeltklikke på filialen i valgte liste

Ekstern adgang

Under fanen ”Ekstern adgang” konfigureres de brugere, som eksterne systemer

skal benytte for at få adgang til Cicero for jeres bibliotek som lånesamarbejde,

SIP2 og CMS brugere.

Lånesamarbejde

Funktion: Konfigurere ekstern adgang i forbindelse med lånesamarbejde

(ISO18626 og NCIP)


Fane: Ekstern adgang

Underområde: Lånesamarbejde

Lånesamarbejde-siden viser en liste over lånesamarbejdes protokoller. Det, at de

er vist i tabellen er ikke ensbetydende med, at de er oprettet i Cicero. Det er

muligt at oprette lånesamarbejdets protokoller ved at tildele et kodeord.

Forudsætningen er, at lånesamarbejdets protokoller er angivet med den rigtige

adresse og kodeord i VIP-basen.


1. Klik på den protokol, du vil oprette. I Cicero vil ISO18626 og NCIP være

listet.

2. Under tabellen vil kodeordsfelter blive vist. Angiv et kodeord. Kodeordet

skal svare til det kodeord, der er anvendt i VIP-basen for den pågældende

protokol.

3. Tryk på ”Gem” for at oprette protokollen i systemet. Når protokollen er

gemt, vil oprettelsesdatoen fremgå af tabellen.

4. Det er muligt at opdatere kodeordet for en protokol. Det angivne kodeord

skal dog svare til det, der er angivet i VIP-basen..

SIP2

Funktion: Konfiguration og oprettelse af SIP2-brugere



Underområde: SIP2

Fanen ”SIP2” viser en oversigt over bibliotekets selvbetjeningsenheder, som har

adgang til at kommunikere med Cicero. Du kan herfra oprette og ændre

systemernes rettigheder samt opsætte sorteringsregler.

11.6.2.1 Opret SIP2 bruger

Fra underområdet ”SIP2”, kan du oprette brugere til selvbetjeningsenheder.

1. Klik på ”Opret SIP2 bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes.

2. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, SIP2 brugeren skal tilknyttes.

Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der

bestemmer, hvilke rettigheder og adgange brugeren skal have i applikationen.

Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange. Se

afsnit 11.3.2 for mere herom.

11.6.2.2 Opsætning af sorteringsregler

For en SIP2-bruger kan man specificere sorteringsregler, som bestemmer hvilket

afkast eller hylde materialet skal i/på. Da et materiale kan matche flere

sorteringsregler alt efter om materialet er reserveret eller hvor det er opstillet, så

er sorteringsreglerne prioriteret, så det vil altid være den højst prioriterede regel,

der matcher materialet, der vælges.

For at sætte sorteringsregler op, udfør følgende trin:

1. Åbn fanen ”Ekstern adgang” og underområdet ”SIP2”

2. Åbn den SIP2-bruger som reglerne skal følge. Hvis der ikke er nogen SIP2

bruger, tryk på knappen ”Opret SIP2 bruger”, udfyld informationen og

tryk på ”Gem”.

3. Gå til fanen ”Sorteringsregler” på detaljesiden og tryk på knappen ”Opret

sorteringsregel”.


4. Udfyld informationen efter hvordan reglen skal opsættes:

Prioritet, navn, materialegruppe, flydegruppe, reserveret, fjernlån, DK5,

alfabetisk opstillingselement, generel og specifik materialebetegnelse,

bill.-/børneopstilling, musikopstilling, placering og bin. Bin er den værdi

som de enkelte afkast i sorteringsrobotten har.

5. Hvis der er flere regler, kan de flyttes op eller ned i prioriteringslisten med

ikonerne til venstre under tabellen. De sorteringsregler der står øverst

aktiveres først.

Figur 95 viser sorteringsreglerne som kan opsættes.

Det anbefales at regler som går på specifikke opstillinger eller filialer er højere

prioriteret end regler af mere generel karakter. Et eksempel på opsætning af

sorteringsregler kan findes nedenfor.

Alle materialer, der er reserveret med afhentningsfilial Horsens Bibliotek, vil blive

matchet af regel med prioriteret 1. Materialer, der skal sendes til Brædstrup

Bibliotek, vil blive matchet af regel med prioritet 2.

Regler for materialer i voksen-afdelingen, der skal tilbage på hylden, er defineret

i reglerne med prioritet 4 og 5. Det er vigtigt, at reglen med prioritet 4 er over

reglen med prioritet 5. Hvis det er omvendt, vil reglen aldrig blive taget i

betragtning.


Bemærk at du kan skrive andet end tal i feltet ’bin’, når der er tale om

selvbetjeningsautomater.

Det foreslås at tildele en speciel opstilling til materialer, hvor erstatningen er sendt

til inddrivelse, så det er let at sortere disse. Bemærk at materialet ikke automatisk

får en speciel opstilling, når en erstatning sendes til inddrivelse.

Det er ikke muligt at lave en regel, der matcher på materialer uden delopstilling.

Hvis der oprettes en regel, hvor der i visse felter ikke angives noget (f.eks.

delopstilling), da vil alle materialer matches.

Ved DK5 såvel som alfabetisk opstillingselement kan der anvendes trunkerings-

wildcard. Eksempelvis kan du skrive ”70.*” i DK5 for at matche alle DK5, der

begynder med ”70.”. Man kan også matche på en række forskellige bogstaver.

Angives f.eks. ”[a-iA-I]*” som alfabetisk opstillingselement, vil alle materialer,

hvis alfabetiske opstillingselement begynder med et stort eller lille bogstav mellem

A og I (begge inkluderet), blive matchet.

I tabellen vil sorteringsregler, der er lavet på den enkelte SIP2-bruger fremgå.

Koderne i sorteringsreglerne angiver følgende indstillinger:

Kode Betydning

mg Materialegruppe

fg Flydegruppe

re Reserveret

ra Afhentningsfilial

rl Lånergruppe

fl Fjernlån

ff Långivende fjernlånsfilial

dk DK5

ao Alfab.ops.element

gm Gen. mat.betegn. (009a)

sm Spec. mat.betegn (009g)

mo Musikopstilling (039a)

bo Bill.-/børnopstilling

(038a)

pl Placering

CMS brugere

Funktion: Oprettelse af eksterne brugere




Underområde: CMS brugere

Fra underområdet ”CMS brugere”, kan du oprette eksterne brugere eller få vist en

listevisning af alle eksterne brugere, som er oprettet i applikationen.

3. Klik på ”Opret CMS bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes.

4. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, den nye bruger skal tilknyttes.

Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der

bestemmer, hvilke rettigheder og adgange den eksterne bruger skal have i

applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede

adgange. Se afsnit 11.3.2 for mere herom.

Serveropsætning

Funktion: Administratoropsætning af Cicero


Fane: Serveropsætning

Under fanen ”Serveropsætning” findes to undersider. Den ene underside

omhandler Administrative værktøjer, her er det muligt at starte processen med at

synkronisere beholdningsdata til DBC, hente titler på bookinger samt at tildele

materialepriser på oprettede erstatninger der mangler materialepriser. Den anden

underside indeholder en tabel, hvor hver række repræsenterer en konfiguration.

Hver konfiguration leveres med en standardværdi, der kan ændres efter ønske.

Konfigurationerne gælder for alle filialer i dit biblioteksvæsen. Du kan se en liste

over værdierne i konfigurationen i [Opsætning af Cicero LMS].

Redigering af værdier

Tabellen har tre kolonner: ”Kategori”, ”Parameternavn” og ”Værdi”.

Kategorien siger noget om hvilket område i applikationen konfiguration har

effekt, f.eks. Aflevering eller Ordre. Derudover kan den også beskrive

konfigurationer, som går på tværs af applikationens områder, f.eks. DBC.

Parameternavn er en kort beskrivelse af konfigurationen, og værdikolonnen

viser den værdi der er konfigureret. I de tilfælde, hvor værdien er for lang til at

blive vist, vil det vises med ’…’.

For at ændre en værdi skal du dobbeltklikke på rækken, hvormed detaljesiden

åbnes. Herinde vil du finde en mere detaljeret beskrivelse af konfigurationen,

samt et felt hvor værdien sættes. Når du har ændret værdien til det ønskede,

klikkes ”Gem”, og den vil nu træde i kraft på alle filialer inden for

biblioteksvæsenet.

Vær opmærksom på at Cicero skal genstartes før dine ændringer træder i kraft.

Gendan værdier

Hvis du er kommet til at ændre en værdi til noget forkert, kan du genskabe den

standardværdi Cicero leveres med.

1. Åbn detaljesiden for den ønskede værdi

2. Klik på knappen ”Gendan standardværdi”, som er placeret nederst til højre

3. Klik på ”Gem” og genstart Cicero for at se det slå igennem



12 Periodika

Periodika opfører sig i hovedtræk ligesom andre materialer i systemet, og kan

reserveres, lånes osv. Imidlertid adskiller det sig fra andre materialer i bl.a.

oprettelsen og modtagelsen, hvilket beskrives i det følgende. Forholdet mellem

periodikum-poster, grundkort, abonnement og materialer kan overordnet forstås

gennem nedenstående tre trin:

1. Et abonnement baseres på et grundkort, som indeholder de centrale

informationer for periodika.

2. Når et abonnement oprettes, tilknyttes et grundkort.

3. Til et abonnement hører en eller flere placeringer.

Forudsætninger for oprettelse af abonnement

Funktion: Forudsætninger for oprettelse af abonnement

Hovedområde: Cirkulation / Accession

Fane: Søg bibliografisk post

Nedenstående trin beskriver hvordan abonnementer oprettes i Cicero:

1) Fremsøg en titel f.eks. ”Alt for damerne”. Åbn detaljesiden for at se om

den bibliografiske post har fanen ”Grundkort” tilknyttet. Hvis den har det,

er det en PIF-post, og du kan gå til trin 2. Hvis ”Grundkort”-fanen ikke

vises, skal posten oprettes i systemet som en PIF-post.

i. Gå til hovedområdet ”Accession” og åbn fanen

”Katalogisering”.

ii. Tryk på ”Opret bibliografisk post”, og vælg type.

iii. Udfyld den bibliografiske post jf. Danmarc2-reglerne (og

beskrivelsen i afsnit 6.7.2).

iv. Udfyld informationer særlige for periodika. Tryk på

knappen ”Tilføj delfelt” til 008 og udfyld ”t” med ”p”.

2) På detaljesiden skal du vælge fanen ”Grundkort” (hvis der allerede er et

grundkort, har du forudsætningerne for at oprette et abonnement, og du

kan gå til abonnementsoprettelsen i afsnit 12.2). Grundkortet samler de

centrale informationer for periodika, og det kan efterfølgende rettes på

tværs af filialer i dit biblioteksvæsen. Udfyld grundkortet med følgende

informationer:

a. Titel: Her skrives titel på grundkortet. Denne titel skal anvendes

til fremtidig fremsøgning. Den kan ændres også efter grundkortet

er oprettet.

b. Navneskabelon: Vælges i en dropdown og genereres i

administrationsområdet (Læs mere i afsnit). Formålet med

navneskabelonen er at angive hvordan numrene skal vises,

eksempelvis:

i. ”01”, ”1” eller ”januar

ii. ”volume” eller ”nummer” (aflæses fra publikationen)


c. Type: Angiv om periodika er et abonnement, avis, tidsskrift eller

årbog.

d. Rykker efter (dage): Angiv hvor mange dage der skal gå før

leverandøren skal rykkes for afsendelse (efter forventet

modtagelse).

e. Udgivelsesfrekvens: Vælg i en dropdown hvor ofte periodika

udkommer, f.eks. dagligt, ugentligt eller halvårligt.

f. Note: Tilknyt evt. en note

g. Tryk ”Opret”

Figur 96 viser fanen ”Grundkort” der kun optræder på periodika.

Opret abonnement

Funktion: Opret abonnement


Fane: Abonnement

1) Åbn fanen ”Abonnement” og tryk på knappen ”Opret”.

a. Hvis der allerede er et abonnement, skal du søge det frem og åbne

detaljesiden.

2) For at oprette et abonnement skal du først vælge, hvilket grundkort

abonnementet skal bindes op på, da grundkortet indeholder de generelle

informationer for dit abonnement. Vær opmærksom på at grundkortets

titel er det samme som den bibliografiske post – f.eks. ”Alt for Damerne”.

Tryk ”Hent grundkort” øverst på detaljesiden. Fremsøg grundkortet ud fra


titel og/eller type og tryk ”OK”. Herefter skal du udfylde de øvrige felter

på abonnementet:

a. Abonnementsinformation

Generelle informationer på abonnementet såsom antal,

abonnementsnr. (oplyses af leverandøren) mm.

Når checkboksen ”Opret bestillingslinje” er valgt vil systemet

oprette bestillingslinjer, så man kan modtage næstkommende

periodika med det samme.

b. Materialegruppe

Udfyldes så systemet ved hvilken materialegruppe det nyeste

nummer skal placeres i samt hvilken materialegruppe ældre

numre skal placeres i. Materialegruppen styrer vha.

udlånsprofilen, hvorvidt materialet kan reserveres, udlånes mm.

Læs mere om udlånsprofiler i afsnit 11.1. I modtagelsen af et nyt

periodikum vil systemet automatisk placere det nye periodikum i

materialegruppen valgt under ”Nyeste nummer” og flytte ældre

numre i materialegruppen valgt under ”Ældre nummer”. Læs

mere om materialegrupper i afsnit 11.1.

c. Betalingsinformation

Udfyldes med ”Konto”, ”Pris” og ”Betalingsperiode”. Vær

opmærksom på at betalingsinformationen ikke hænger sammen

med økonomisystemet.

d. Leveringsinformation

Udfyldes med informationer omkring leverandøren.

e. Ansvarlig

Det er muligt at tilknytte en medarbejder der er ansvarlig for

abonnementet.

f. Nummerinformation

Udfyldes så systemet kan generere nummerinformation på det

næste nr. samt de efterfølgende. Mindst et af disse felter skal

udfyldes.

i. ”Næste nr.”: Nummereringen af det næste nummer du

forventer at modtage.

ii. ”Volumen”: Udgivelsens volume

iii. ”År”: Det år det pågældende periodikum udkommer i.

g. Tryk på ”Gem”.

3) Åbn fanen ”Placering” på detaljesiden og tryk på en linje af gangen for at

tilknytte en placering i form af filial, afdeling, opstilling og delopstilling.

Placeringen er de filialer hvor du forventer, at periodika skal være

placeret. Tryk ”Gem” efter udfyldelsen af hver placering. Udfyld de

placeringer som periodika skal have.

Redigering af abonnementer

Funktion: Redigere abonnementer


Fane: Abonnement


Abonnementer kan redigeres efter de er blevet oprettet.

1. Åbn fanen ”Abonnement”.

2. Fremsøg det abonnement der skal redigeres og åbn detaljesiden.

3. Rediger abonnement og tryk på ”Gem”.

Oprettelse af særnummer

Funktion: Opret særnummer



Hvis du modtager et særnummer til et periodika, skal dette oprettes i Cicero på

følgende måde:

1. Gå til hovedområdet ”Cirkulation” og fremsøg den bibliografiske post. Åbn

herefter detaljesiden og naviger til fanen ”Eksemplarer”.

2. Tryk på knappen ”Opret særnummer”.

3. I den åbne dialog udfyldes informationerne omkring materialet og tryk

”Gem”. I inputfeltet ”Nummer” kan du f.eks. skrive ”07/08 Særnummer”.

Herefter vil særnummeret fremgå på listen over eksemplarer.

Figur 97 Viser den pop-up som giver mulighed for at oprette et særnummer.

Reservation af periodika

Funktion: Reservere periodika




Periodika kan reserveres ligesom andre materialer i systemet, men det foregår fra

den bibliografiske posts detaljeside og ikke fra listevisningen.

1. Gå til hovedområdet ”Cirkulation” og fremsøg en titel, f.eks. ”Alt for

Damerne”, som du ønsker at reservere. Åbn detaljesiden og gå til

”Eksemplarer”-fanen. Her bliver periodika præsenteret i to niveauer:

a. Årgang:

Præsenterer alle udgaver.

b. Eksemplarer:

Præsenterer de enkelte eksemplarer der hører til en årgang.

2. For at reservere en udgave, sæt et flueben i den valgte række i ”Årgang”-

tabellen.

a. Hvis der ønskes et specifikt eksemplar, vælges først årgang og

dernæst sættes et flueben ved det ønskede eksemplar i tabellen

”eksemplarer”.

3. Tryk på knappen ”Tilføj til reservation” under den valgte tabel og naviger

herefter til reservationskurven for at oprette reservationen til en låner

som beskrevet i afsnit 5.3.

Figur 98 Under eksemplarer kan der reserveres periodika enten på et specifikt

eller et vilkårligt eksemplar.

Håndtering af uregelmæssige udgivelser

Funktion: Håndtering af uregelmæssige udgivelser



Fane: Søgning / Abonnement

Hvis en publikation lægges sammen med en anden – f.eks. udgivelserne 07 og 08

bliver til udgivelse 07/08 kan dette håndteres i systemet på følgende måde:

Ret nummerinformationen:

Vælg fanen ”Søgning” og foretag en søgning på den bibliografiske post. Åbn

detaljesiden og gå ind på fanen ”Eksemplarer”, hvor det enkelte materiale kan

redigeres i en dialog ved at dobbeltklikke på en linje. Ret herefter

nummerinformationen – f.eks. 07 rettes til 07/08.

Ret abonnementsinformation:

Gå til hovedområdet ”Accession”, vælg fanen ”Abonnement” og fremsøg

abonnementet. Åbn derefter abonnementet i detaljevisningen. Ryk ”Forventet

leveringsdato” så den svarer til den næste leveringsdato og ”næste nr.” så det

passer med næstkommende publikation – i dette tilfælde 09.

Manuel modtagelse af periodika

Funktion: Modtag periodika


Fane: Modtagelse

Underområde: Modtag periodika

Automatisk oprettelse af periodiske materialer:

Når man opretter et abonnement, der har status aktiv eller bestilt, og man

afkrydser ”opret bestillingslinje”, vil de første numre til abonnementet bliver

oprettet, når der klikkes gem.

Når et af de materialer, der har abonnementets næste nummer, bliver modtaget,

oprettes det ønskede antal materialer til det følgende nummer. Dette vil ske indtil

abonnementet når en evt. opsigelsesdato.

Håndtering af uregelmæssige udgivelser:

Der er leveret flere materialer af en udgave end forventet:

Hvis man i en måned modtager ekstra eksemplarer ud over det forventede antal

af materialer på abonnementet, er det muligt at oprette dette nummer, dette

gøres ved at man:

1. Går ind under modtagelse under F3 og vælger modtag periodika

2. Der vil i toppen af søgeboksen være en ”Tilføj materialer” – knap, som

man klikker på


Figur 99 Under modtagelse af periodika er det muligt at tilføje flere materialer i

øverster højre hjørne.

3. Der åbnes et nyt vindue, hvor man skal vælge abonnementet og skrive,

hvilken udgave man har modtaget, og hvor mange ekstra materialer

man vil oprette.


Figur 100 Viser ”Tilføj flere materialer” dialogen.

4. Når man klikker gem, lukkes vinduet og der laves en søgning på

abonnementsnummeret, så man er klar til at modtage de nye

materialer, der er oprettet.

Bemærk:

Når materialer oprettes på ovenstående måde, bliver placeringen valgt efter

placeringerne under abonnementet. Hvis der kun oprettes et materiale vil

det være den første placering, der bliver brugt. Hvis man derimod laver flere

materialer end der er placeringer – startes der forfra med fordelingen.

Forventet leveringsdato på disse ekstra materialer vil være dags dato, og

samme dato vil blive sat på abonnementet, hvis der er valgt ” Opdater nr.

information”.

Der er leveret en udgave ude af sekvens:

Hvis der er leveret et nummer, der er efter det næste nummer, som er klar til

modtagelse. For eksempel kan der være oprettet midlertidige materialer til

nummer 5, men det er nummer 7 der er leveret, kan man oprette de numre, der

er leveret uden for sekvensen, på samme måde som beskrevet ovenfor. Under

”Tilføj materialer” vinduet er det muligt at opdatere abonnementets næste

nummer, volumen og år med det man har indskrevet – dette ændrer dog ikke på

abonnements antal af materialer.


Hvordan ændringer i abonnementet påvirker oprettelsen af materialer:

Hvis man ændrer sit abonnement til et færre antal eller man i en måned

ikke modtager alle de materialer man regner med, skal man kassere de

midlertidige materialer der er oprettet, som der ikke er brug for.

Hvis man ændrer nummer til et tidligere nummer, eller man har oprettet

og modtaget et nummer ude af sekvens, er det muligt at det næste

forventede nummer ikke bliver oprettet. Det næste nummer kan oprettes

enten ved at ændre nummerinformationen på abonnementet eller vælge

”Opdater nr. information” under modtagelse i ”Tilføj materialer” -

dialogen. Hvis man gør dette gennem ”Tilføj materialer”-dialogen skal

man dog være opmærksom på at få oprettet alle de materialer man

ønsker.

Hvis der er i stedet er nogle numre, man på forhånd ved, der ikke bliver

leveret, skal man ændre det tilhørende abonnement med det nummer,

der er det næste nummer man forventer, der bliver leveret. Når

abonnementet gemmes, vil der blive oprette materialer til det indtastede

nummer.

Når man ændrer abonnements antal til et større tal end hvad der tidligere var

gemt, vil der blive oprettet ”manglende” materialer til det næste nummer. Hvis

man derimod ændrer abonnements antal til mindre tal, vil de oprettede

midlertidige materialer ikke blive slettes, disse skal kasseres.

Modtagelse af de oprettede materialer

Periodika skal modtages manuelt gennem følgende trin:

1. Åbn fanen ”Modtagelse” og vælg herefter underområdet ”Modtag

periodika”.

2. Fremsøg det periodikum der skal modtages og åbn detaljesiden.

3. Udskift det midlertidige materialenummer med et permanent og tryk på

”Gem”.

4. Tryk på knappen ”Print label”, som printer labels for de valgte materialer.

5. Sæt flueben ved de periodika der skal modtages og tryk på ”Modtag”.

Navneskabeloner til periodika

Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et ”Grundkort” på

periodika.

Hovedområde: Admin

Fane: Periodika

Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner, som bestemmer

hvordan periodika præsenteres. De oprettede navneskabeloner vil fremgå i en

dropdown som vælges i oprettelsen af grundkort på et periodika.

Navneskabelonen består af en variation af ”Volumen”, ”Nummer” og ”År” og

oprettes således:

1. Åbn fanen ”Periodika” og tryk på knappen ”Opret navneskabelon”. I den

åbne detaljeside udfyldes de krævede informationer:

a. Nr. sekvens

Vælg en ”Nr. sekvens” i dropdown-menuen. Sekvenserne angiver

dels de intervaller periodika udkommer i (dag, halvår, måned), og

dels den måde det skrives på (tal eller tekst). Er valgmulighederne


ikke tilstrækkelige kan der tilføjes andre nummersekvenser – se

afsnit 12.9.

b. Indhold udfyldes som i eksemplerne nedenfor. Udfaldsrummet af

${number} påvirkes af dit tidligere valg af ”Nr. sekvens”. Ord i

${} er variabelnavne (nøgleord), som dermed ikke skal ændres,

mens det resterende af teksten frit kan ændres.

i. Vol. ${volume}, nr. ${number}, år ${year}

ii. Volume ${volume}, måned ${number}, år ${year}

iii. Tryk på ”Opdater preview” hvis du ønsker at se et preview

af nummersekvensen.

2. Tryk på ”Opret” og navneskabelonen for periodika er oprettet og kan

herefter tilknyttes et grundkort på periodika.

Navneskabeloner slettes således:

1. I F6 åbn fanen “Periodika”

2. Marker en eller flere rækker med navneskabeloner

3. Klik på

Opret nummersekvens

Under fanen Periodika er det også muligt at oprette nummersekvenser.

1. Klik på ”Opret nummersekvens”

2. Angiv et passede navn for nummersekvensen, fx Månedlig (navn)

3. Angiv sekvensen i tekstfeltet ”Indhold”. Sekvensen kan indeholde både

tekst og tal, og adskilles af semikolon. Fx:

”Januar;Februar;Marts;April;Maj;Juni;Juli;August;September;Oktober;N

ovember;December”

4. Afslut ved at klikke på gem

Hvis man ønsker at lave en uendelig sekvens, skal man blot skrive ”#” i feltet

”Indhold”. Dette vil lave en fortløbende nummersekvensering, altså 1, 2, 3, 4 osv.

Dette kan eksempelvis bruges til magasiner, hvis nummerering ikke starter forfra

hvert år. Når man gør brug af dette, skal man dog selv huske at skifte år, når

magasinet skifter år. Dette gøres ved at åbne abonnementet, og ændre året for

næste udgivelse (F3, Abonnement). Se afsnit 12.3.

13 Materialesamlinger

I Cicero kan du arbejde med materialesamlinger. En materialesamling kan

beskrives som et materiale, eksempelvis en kasse, som indeholder en række

materialer. Der er to typer af materialesamlinger; én hvor materialerne i

samlingen har stregkoder, og én hvor de ikke har. I tilfælde af sidstnævnte kan

materialerne beskrives i det tilhørende notefelt. En materialesamling kan lige som

andre materialer i applikationen udlånes, afleveres, reserves osv.

De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til dette. Funktionerne

er spredt under dele af Cirkulation (kapitel 5) og Accession (kapitel 6), men

beskrives her samlet.


Opret lokal bibliografisk post for materialesamling

Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling



Du kan oprette lokale bibliografiske poster, som repræsenterer samlinger. For

detaljer om oprettelse af poster henvises til afsnit 6.7.2.

Posten, som oprettes, skal være en lokalpost af typen “Lokalpost” og skal have

udfyldt felt 631 delfelt a med “materialesamling” (se Figur ). Resterende felter

kan udfyldes efter behov (de sædvanlige obligatoriske felter skal udfyldes som for

alm. bibliografiske poster).

Figur 101 Oprettelse af bibliografisk post for materialesamling. Bemærk, at 631

*a er udfyldt med “materialesamling”.

Alle bibliografiske poster, som har udfyldt 631 *a med “materialesamling”, bliver

behandlet specielt i applikationen. Du kan oprette materialer på baggrund af

posten, og sådanne materialer kan få tilknyttet et antal andre materialer, som

muliggør samlet udlån til enkeltpersoner og viderelån til grupper.

Opret materialesamling

Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling

Hovedområde: Cirkulation/Accession

Fane: Søgning



Fremsøg en bibliografisk post, som repræsenterer en materialesamling (se afsnit

13.1) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse, ved at materialetypen er

efterfulgt af ikonet . For at søge udelukkende på materialesamlinger anvendes

følgende CQL-kode: uk=materialesamling.

1. Vælg fanen “Materialer” og klik på “Opret materialesamling”.

2. Udfyld datafelter for materialesamlingen.

3. Klik på “Gem”. Materialesamlingen er nu oprettet og klar til brug.

Figur 102 Materialesamlinger kan oprettes ved at klikke på “Opret

materialesamling”-knappen i den bibliografiske posts detaljeside for en

materialesamling.

Rediger indhold af materialesamling

Funktion: Rediger indhold af materialesamling


Fane: Søgning

Underområde: Søg materiale

Fremsøg et materiale, som er oprettet for en bibliografisk post, der repræsenterer

en materialesamling (se afsnit 13.2) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse,

ved at materialetypen er efterfulgt af ikonet .

1. I “Materialer”-fanen kan du se et overblik over de materialer, som er en del af

samlingen.


2. Du kan tilføje nye materialer til samlingen ved at indtaste eller scanne deres

materialenummer.

3. Du kan fjerne materialer ved at markere dem og klikke på krydset.

Figur 103 Overblik over indholdet i en materialesamling. Materialer kan tilføjes ud

fra deres materialenummer. Materialer kan fjernes ved hjælp af krydset.

Udlån og aflever materialesamling

Funktion: Udlån og aflever materialesamling


Fane: Udlån/ Aflever

Materialesamlinger kan udlånes på samme måde, som du udlåner almindelige

materialer (beskrevet i afsnit 5.4). Du skal blot indtaste/scanne

materialenummeret for selve samlingen. Når en materialesamling udlånes, så

bliver alt indholdet automatisk udlånt til samme låner.

Materialesamlinger afleveres på samme måde, som du afleverer almindelige

materialer (beskrevet i afsnit 0). Både selve materialesamlingen og de indeholdte

materialer skal afleveres. Dvs. at der, i modsætning til udlån af

materialesamlinger, ikke foretages automatisk aflevering af indholdet af

samlingen blot fordi, samlingen afleveres. Målet med at gøre dette er at sikre at

låneren afleverer hele samlingen.

Viderelån materialesamling

Funktion: Viderelån materialesamling



Fane: Udlån

Underområde: Viderelån

En materialesamling kan viderelånes til en lånergruppe (se afsnit 11.1.1), hvorved

lånergruppens medlemmer hver får et materiale fra samlingen. Dette gøres på

følgende måde:

Udlån materialesamlingen til en låner, eks. en lærer.

1. Under ”Cirkulation” i fanen ”Udlån” vælges ”Viderelån”.

2. Vælg den lånergruppe, som materialesamlingen skal udlånes til, eks. en

skoleklasse.

3. Indtast/scan materialenummeret for samlingen.

4. Hvis der er fejl eller advarsler i forbindelse med viderelånet, så vises et

fejl/advarselsikon helt til venstre i tabellen. Beskrivelsen kan ses ved at føre

musen henover ikonet. Hvis der er fejl, så kan viderelånet ikke foretages. Hvis

der er advarsler, så kan viderelånet stadig foretages, men det endelige resultat

kan være mangelfuldt (eks. hvis der ikke er nok materialer i samlingen til at

give et eksemplar til hvert medlem i lånergruppen).

5. Klik på ”Afslut udlån” – nu har medlemmerne i lånergruppen hver udlånt et

materiale fra samlingen.

6. Hvis du sætter flueben i ”Viderelånsrapport” bliver der udskrevet en

udlånsrapport, som viser en oversigt over, hvilke medlemmer af lånergruppen

der har fået hvilke materialer. Det er muligt at fravælge udskriften ved at fjerne

fluebenet.


Figur 104 Viderelån af materialesamlingen “Materiallære” til lånergruppen 5. A.

Brugeren har valgt at få udskrevet en viderelånsrapport, når viderelånet er

foretaget.


14 RFID

I Cicero kan anvende RFID-scanning de steder hvor ”RFID”-knappen er synlig. I

nedenstående afsnit beskrives et udpluk af de steder, hvor RFID er tilgængeligt

samt opsætningen af RFID. Vær opmærksom på, at hvis RFID-scanning ikke er

sat op på din klient vil funktionen ikke være mulig.

Udlån

Funktion: Udlån vha. RFID-scanner


Fane: Udlån

Undermenu: Udlån

1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren

og placere materialerne på den.

2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et

materialesæt er komplet. Ved udlån af et materialesæt, hvor det ikke er

komplet, vil et advarselsikon ud for materialet indikere, at sættet ikke er

komplet.

3. Når et materiale med RFID-tag udlånes ved hjælp af RFID-scanneren, bliver

alarmen i RFID-tag’et automatisk deaktiveret. Alarmen bliver igen automatisk

aktiveret, når materialet afleveres, hvis afleveringen registreres ved hjælp af

RFID-scanneren.

Aflevering

Funktion: Aflevering vha. RFID-scanner


Fane: Aflever

1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren

og placere materialerne på den. Efter scanning skal scanneren deaktiveres.

2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et

materialesæt er komplet. Ved aflevering af et materialesæt, hvor det ikke er

komplet, vil et advarselsikon ud for materialet indikere, at sættet ikke er

komplet.

3. Når et materiale med RFID-tag afleveres ved hjælp af RFID-scanneren, bliver

”alarmen” i RFID-tag’et automatisk aktiveret.

Materialesøgning

Funktion: Søgning vha. RFID-scanner

Hovedområde: Cirkulation (og andre steder, hvor man kan scanne materialer)

Fane: Søgning

Undermenu: Søg materiale

Materialer med RFID-tag kan fremsøges ved brug af RFID-scanneren. RFID-

scanneren skal aktiveres før brug og igen deaktiveres efter scanning.


For at søge med RFID skal du gøre følgende:

1. Aktiver RFID-scanner ved at sætte RFID-kontakten til ”TIL”.

2. Placer en eller flere materialer med RFID-tag på RFID-scanneren.

Applikationen fremsøger materialerne og viser dem i oversigten.

3. Deaktiver igen scanneren.

Skriv til RFID-tags

Fra detaljesiden af et fremsøgt materiale (se afsnit 5.1.5.2) kan du skrive

materialeinformation til RFID-tags. Er der tale om et enkelt materiale, skrives

information til et enkelt tag. Er der tale om et materialesæt, skrives det samme

materialenummer til alle tags i materialesættet.

Forudsætningen for at kunne skrive til RFID-tags er, at der er tilsluttet en RFID-

scanner, og at den er konfigureret på klient-pc’en. Se afsnit 14.5 for RFID-

opsætning.

Der kan skrives til RFID-tags før eller efter påsætning af RFID-tagget på

materialet.

For at skrive materialeinformation til RFID-tags skal du gøre følgende:

1. For enkelt-materiale lægges materialet med RFID-tag på scanneren. For

materialesæt lægges alle materialerne med påsatte RFID-tags på scanneren.

2. Ved enkelt-materiale skal ”Vedlagte materialer” være ”0”. Ved materialesæt

skal ”Vedlagte materialer” være antallet af vedlagte materialer, dermed

fraregnet hovedmaterialet, f.eks. hvis der er ”5” materialer i sættet, skal

”Vedlagte materialer” være ”4”.

3. Klik ”Skriv til RFID-tag”. Knappen vil ikke være synlig, hvis der ikke er

konfigureret en forbindelse til en RFID-scanner.

4. Ved gennemført skrivning kvitterer applikationen med beskeden ”Skrivning til

RFID-tags blev gennemført”.

Ved skrivning til materialesæt skal antal tags på scanneren være korrekt. Ved for

få eller for mange tags gives beskederne: ”Der ligger for få tags på scanneren”

eller ”Der ligger for mange tags på scanneren”.

I materialesøgningen kan du afprøve, om RFID-tag’ene er korrekte.

Opsætning af RFID-scanner

Funktion: Opsætning af RFID-scanner på din klient



Underområde: RFID

Cicero understøtter følgende scannere:

TagVisions RFID-scanner via softwaren ”Taglib RFID Plug-in”, version. 4.1.3.6.

Bibliothecas RFID-scanner via softwaren ”RFIDIFServer”, version 1.3.10

Lyngsoe Systems RFID scanner via softwaren StaffMate, version 1.1.4.1


Tilslutning af en RFID-scanner konfigureres ved at vælge RFID-scanner-

leverandør og indtaste værtsnavn/IP-adresse og portnummer til RFID-scannerens

software. Scanner-softwaren skal være installeret, inden RFID opsættes i

applikationen, således at forbindelse til scanneren kan testes ifm.

Konfigurationen. Opsætningen kan valideres ved at klikke på knappen ”Test”.

Herefter vil Cicero angive om indstillingerne virker. Når der klikkes på ”Gem”

angiveres der ligeledes om opsætningen er korrekt. Endvidere gemmes

opsætningen uanset om opsætningen kan valideres. Ved klik på ”Annuller” sættes

opsætningen tilbage til det den blev ændret fra.

Opsætningen gælder kun for den aktuelle bruger på den aktuelle PC (klient), dette

kan dog være ændret lokalt på PC’en5.

Hvis ”ingen” scanner er valgt vil scanning med RFID-scanner ikke være tilgængelig

eller synlig i Cicero.

Figur 105 Opsætning af forbindelse til RFID scanner

Leverandørerne oplyser følgende default porte:

Scanner Port

Bibliotheca 6009

TagVision 6000

Lyngsoe Systems 6000

For øvrige detaljer angående installation af scanner software henvises til

leverandørernes dokumentation.

5 For mere om denne opsætning se ”Vejledning til installation af Cicero FBS” på http://fbsudrulning.dk/vejledninger/



15 Nødsystem

De følgende afsnit beskriver Ciceros nødsystem, som er tilgængeligt via knappen/

hovedområdet ”F8”. Denne giver mulighed for at benytte Cicero i tilfælde af, at

der ikke kan oprettes forbindelse til serveren.

For at kunne logge på nødsystemet skal der have været logget på onlinesystemet

én gang. Dette er tilfældet, da kodeordet synkroniseres med nødsystemet, når

Cicero er online. Hvis kodeordet for adgang til nødsystemet er blevet ændret, skal

der logges på online systemet igen for at få det nye kodeord opdateret til

nødsystemet.

Synkroniseringen af handlinger fra nødsystemet sker automatisk, når systemet

igen er online, men du kan også vælge at gøre det manuelt. Processen for dette

er beskrevet i afsnit 15.4

Adgang til nødsystemet

Der er to måder at starte nødsystemet på:

1) Du er på forsiden (før du er logget på) og klikker på ”F8” eller vælger

fanen med musen. En dialogboks kommer frem. Ved at indtaste det

korrekte kodeord aktiveres nødsystemet.

2) Du prøver at logge ind, men der er ikke adgang til serveren. Hvis du ikke

kan få adgang til Cicero, vises der en advarselsbesked om, at systemet ikke

kan åbnes. I denne advarselsbesked kan bibliotekets kodeord indtastes,

hvorefter nødsystemet kører.

Figur 106 Kodeordet skal skrives ind for at få adgang til Nødsystemet.

Udlån i nødsystemet

Funktion: Udlån materialer


Hovedområde: Nødsystem

Fane: Udlån

Der er to faner i nødsystemet: ”Udlån” og ”Aflevering”. I udlån er der mulighed

for at låne materialer til lånerne, selvom systemet ikke kan få kontakt til serveren.

1. Først scannes eller indtastes et lånernummer som i det almindelige udlån.

2. Herefter scannes eller indtastes materialenummer, hvilket tilføjes i

tabellen ét af gangen. Afleveringsfristen kan redigeres på det enkelte

scannede materiale, men sættes automatisk til 30 dage. Materialerne kan

slettes fra tabellen igen, hvis de ikke skal lånes alligevel.

3. Vælg hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen.

4. Ved tryk på ”Afslut” kommer udlånene i kø til at blive udlånt til den

pågældende låner, når systemet igen er online.

Figur 107 Udlånsfanen giver mulighed for at låne materialer i tilfælde af at

systemet er nede.

Aflevering i nødsystemet

Funktion: Aflevering af materialer

Hovedområde: Nødsystem

Fane: Aflevering

I aflevering er der mulighed for at aflevere materialer, selvom systemet er nede.

1. Materialerne scannes eller indtastes, hvorefter de tilføjes til tabellen.

2. Materialerne kommer i kø til at blive afleveret i takt med at de bliver

scannet eller tastet ind, når systemet igen er online.


3. Vælg hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen

4. Ved tryk på ”Afslut” bliver kvittering printet ud og tabellen bliver

nulstillet.

Figur 108 Afleveringsfanen giver mulighed for at aflevere materialer når systemet

er nede.

Selvbetjeningsklienten i nødsystemet

Selvbetjeningsklienten kan også tilgås i nødsystemet. Fra nødsystemet åbnes

selvbetjeningsklienten på sædvanlig vis med F12.

Se 16.4 for flere oplysninger.

Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet

Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet


Fane: Nødsystem

Når systemet igen er online, er der mulighed for at logge på igen. Efter du har

logget på, kommer der en dialogboks frem, som angiver, at der ligger nogle

handlinger i kø. Hvis du vælger at sende handlingerne ind med det samme

opdateres systemet med de udlån og afleveringer mm., der blev foretaget i

nødsystemet. Dette kan tage et par minutter afhængig af, hvor mange handlinger

der ligger i kø.

Hvis du vælger at indsende beskederne senere, vil de optræde i hovedområdet

”Lister” under fanen ”Nødsystem”, der indeholder to tabeller:


”Handlinger i kø til synkronisering”

Du kan indsende alle offline handlinger fra nødsystemet vha. knappen

”Indsend alle”.

”Fejl opstået under synkronisering”

Hvis der er opstået fejl under synkroniseringen vises de i denne tabel. Du

kan slette handlinger fra listen vha. ”slet”-ikonet nederst til venstre for

tabellen.

Figur 109 viser de to tabeller under fanen ”Nødlån”.


16 Selvbetjeningsklient

Selvbetjeningsklienten giver skoleelever mulighed for at låne og aflevere

materialer samt at tilgå deres status (typisk på pædagogiske læringscentre). I

status er der mulighed for at se udlån, reservationer og materialer klar til

afhentning. For at starte selvbetjeningsklienten skal du være logget på Cicero med

en bruger, som har adgang til selvbetjeningsklienten, læs mere i afsnit 16.1. For

at logge ind på selvbetjeningsklienten tryk tasten ”F12”. For at logge ud og vende

tilbage til Cicero tryk på ”Alt + F4”. Herefter vil der blive åbnet en dialog, hvor der

skal indtastes et kodeord for at vende tilbage til Cicero LMS. Kodeordet kan

ændres i konfigurationen som beskrevet i kapitel 11.7.

Bemærk at selvbetjeningsklienten har nogle begrænsninger, når den er åben i

nød-tilstand (offline). Se 16.4 for flere oplysninger.

Figur 110 Viser selvbetjeningsklientens startside, hvorfra områderne ”Lån”

”Status” og ”Aflever” kan tilgås.

Opsætning af selvbetjeningsklienten

I det følgende beskrives de opsætninger, som skal foretages før

selvbetjeningsklienten kan startes første gang.

Rettigheder

Funktion: Opsætning af rettigheder


Fane: Rettigheder

Underområde: Brugere + Roller


Før det er muligt at benytte selvbetjeningsklienten skal du være logget ind med

en bruger, som har tilladelse til at benytte den. For at oprette en bruger til

selvbetjeningen vælges fanen ”Rettigheder” under hovedområdet ”Sysadmin”.

Følg derefter nedenstående trin:

1) Naviger til underområdet ”Roller” og tryk på ”Opret rolle”.

Udfyld en ny rolle med tilladelse til ”Adgang selvbetjeningsmodul” og tryk

på ”Gem”.

2) Gå ind på underområdet ”Brugere” og tryk på knappen ”Opret bruger”.

Udfyld detaljesiden for ”Opret bruger”. I tabellen ”Roller” markér

checkboksen med den rolle, der netop blev oprettet.

3) Tryk på ”Gem”.

Når selvbetjeningsklienten benyttes, skal der først logges på Cicero og

med den nyligt oprettede bruger og dernæst trykkes på ”F12”.

Bruger kun med adgang til selvbetjeningsklient

Hvis man har en bruger, som kun skal have adgang til selvbetjeningsklienten kan

man vælge muligheden ”Adgang KUN til selvbetjeningsklienten”. Herefter vil

selvbetjeningsklienten åbne automatisk, når brugeren logger ind i Cicero. Lukker

man selvbetjeningsklienten, f.eks. via ALT+F4, så lukkes også Cicero. Vær

opmærksom på at denne bruger skal have følgende rettigheder for at kunne

fungere korrekt:

Adgang til selvbetjeningsmodul

Udlån – opret og rediger

Velkomsttekst

Funktion: Opsætning af velkomsttekst



Det er muligt at indsætte en brugerdefineret velkomsttekst under startsiden af

selvbetjeningsklienten ved at gå til hovedområdet ”Admin” og vælge fanen

”Serveropsætning”. Følg herefter nedenstående trin:

1. Find frem til ”Selvbetjening – Startskærm tekst” i listen og åbn den.

2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes ”Gem” vil den

indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside.

Besked ved reserveret materiale

Funktion: Opsætning af besked ved aflevering af reserveret materiale



Det er muligt at indsætte en brugerdefineret tekst, som præsenteres for lånere,

når de afleverer et reserveret materiale i selvbetjeningsklienten. Dette gøres ved

at gå til hovedområdet ”Admin” og vælge fanen ”Serveropsætning”. Følg herefter

nedenstående trin:

1. Find frem til ”Selvbetjening – Besked ved reservation” i listen og åbn den.


2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes ”Gem” vil den

indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside.

Låneridentifikation og opfyld reservation

Funktion: Opsætning af låneridentifikation og reservationer




Du kan konfigurere, hvilken metode der skal anvendes til at identificere låneren i

selvbetjeningsklienten.

Der vælges mellem følgende låneridentifikationer:

Lånernummer – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer.

Lånernummer og kode – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og

i derefter indtaste sin pinkode.

UNI•Login – låneren identificeres ved indtastning af UNI•Login brugernavn

og adgangskode.

Reservation

Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af

materialer ved at sætte et hak i checkboksen ”Opfyld reservationer i

selvbetjeningsklient”.

Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved

aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen ”Opfyld reservationer

i selvbetjeningsklient”.

Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient

Funktion: Opsætning af bonprinter anvendt i selvbetjeningsklienten




Du kan konfigurere, om der skal printes fra bonprinteren i forbindelse med ind-

og udlån fra selvbetjeningsklienten. Dette er som standard slået fra.

Bonprint

Slå bonprinteren til:

Vælg først en ”Printer” under Underområde: Printer. Dernæst sæt hak i

checkboksen for de bontyper, der ønskes udskrevet. Mulighederne er

”Print afleveringskvittering”, ”Print udlånskvittering” og ”Print

afhentningskvittering”

Slå bonprinter fra:

Fravælg checkboksen ved de bontyper, der ikke ønskes udskrevet.


Stregkoder til navigering med håndscanner

Hvis selvbetjeningsklienten ikke benyttes på en touch-skærm kan låneren i stedet

scanne stregkoder og således navigere i systemet. Udskriv derfor arket med

stregkoder på næste side, som har forskellige kommandoer (”udlån”, ”status”,

”aflever”, ”udskriv status” og ”afslut”) til selvbetjeningen og placer arket ved siden

af selvbetjeningsautomaten. Låneren kan nu navigere i løsningen vha.

stregkoderne.

Figur 111 Stregkoder til navigering med håndscanner


Lån og aflevering af materialer

Følgende trin kræves for at låne og aflevere materialer:

1. Tryk/scan ”Lån” eller ”Aflevering”.

a. Ved ”Lån”:

Låneren scanner eller indtaster sit lånernummer. Hvis pinkode

er valgt til i ”Klientopsætningen”, skal pinkoden indtastes og

”Enter”-knappen trykkes (på touchskærm eller på numerisk

tastatur) for at komme videre. Læs mere om opsætning af

pinkoden til selvbetjeningen i afsnit 16.1.

b. Ved ”Aflevering”:

Låneren skal ikke logge på som i trin a men fortsætte til trin

2.

2. Materialerne scannes, eller materialenumre indtastes. Systemet

præsenterer låneren for tydelige notifikationer om, hvorvidt

handlingen lykkedes. Hver gang et materiale scannes vil lånerens

udlån tælle op eller ned. Bemærk at taskebøger er inkluderet i antallet

af låneres udlån.

Figur 112 viser en tydelig notifikation til låneren om at materialet er afleveret.

1. Når alle materialerne er lånt eller afleveret tryk/scan ”Afslut”. I

tilfælde af at låneren glemmer at trykke ”Afslut” vil systemet

automatisk afslutte efter 30 sek.

2. Der printes en kvittering, hvis den er valgt under ”Klientopsætning”.

Læs mere i afsnit 16.1.


Se status

For at se status i selvbetjeningsklienten er det muligt enten at se denne direkte i

selvbetjeningsklienten eller at udskrive den.

Er selvbetjeningsklienten vist på en touch-skærm vælges muligheden ”Status” på

selvbetjeningsklientens forside. Er dette ikke tilfældet, er det i stedet muligt at

scanne ”Status” eller ”Udskriv status” på stregkodearket ved siden af

selvbetjeningsautomaten.

Figur 113 viser status - herunder lån, reservationer og materialer klar til

afhentning

Under status er der tre kategorier: Mine lån, reserveret og kan afhentes. Hver

kategori kan vise ti materialer af gangen. Er der mere end ti materialer i en

kategori, er det muligt enten at scrolle, hvis selvbetjeningsklienten vises på en

touch-skærm eller at benytte sig af piletasterne, hvis skærmen har et tilhørende

tastatur. Det er ligeledes muligt at få et overblik over antal udlån, reservationer

eller materialer til afhentning i den øverste grå menu.

Er udlånskategorien i den øverste grå menu markeret med en rød notifikation med

et tal repræsenteret, indikerer denne antallet af udlån, der har overskredet dets

udlånsdato. Dette er ligeledes indikeret på hvert enkelt materiale.

Print af status:

1. Scan ”Udskriv status” på stregkodearket.

2. Vælg printer-ikonet nederst i højre side, når brugeren er inde i

statusoversigten.

Selvbetjeningsklienten i nødsystemet

Selvbetjeningsklienten kan også tilgås i nødsystemet. Her åbnes den ligeledes

med F12.


Begrænsninger

Når selvbetjeningsklienten kører i nød-tilstand har den følgende begrænsninger:

Uanset hvilken låneridentifikation-metode klienten er konfigureret til at

bruge; ”Lånernummer”, ”Lånernummer og kode” eller ”UNI•Login”, kan

brugeren kun indtaste enten lånernummer eller UNI•Login brugernavn.

Pinkode og UNI-Login adgangskode kan ikke bruges i nød-tilstand.

Lånerens status kan ikke hentes, og dermed vises status ikke som en

valgmulighed. Skannes stregkoden for status, kommer der en

fejlmeddelelse.


17 Konverterede data fra eksisterende bibliotekssystemer

I dette kapitel beskrives de ting du skal være opmærksom på i forhold til de data,

som er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero.

Helt generelt er data udtrukket fra det eksisterende system og indlæst i Cicero i

forhold til den funktionalitet som er tilgængelig i Cicero. Der vil derfor være data

som ser anderledes ud i forhold til hvordan data blev præsenteret i dit

eksisterende bibliotekssystem. De væsentligste forskelle er beskrevet nedenfor.

Reservationer

Vær opmærksom på, at de reservationer, der er overført fra de nuværende

bibliotekssystemer ikke kan søges frem på klassemærke og materialetype på

eksempelvis pluklisten. Felterne vises imidlertid i resultatlisten og der kan sorteres

på felterne.

Regningsnummer

Originale regningsnumre på konverterede regninger vises i en parentes i

regningsoversigten efter det nye regningsnummer. Der kan ikke søges på

originale regningsnumre.

Opdelte regninger

Regninger, som i det eksisterende bibliotekssystem indeholder både et

erstatningsbeløb og et gebyr, vil i Cicero være oprettet som to regninger. Én for

erstatningsbeløbet og én for gebyret. Historiske transaktioner på den oprindelige

regning er overført til notefeltet på de nye regninger.

Blokerede lånere

Årsagen til blokeringer af lånere er mere enkel i Cicero end i de eksisterende

bibliotekssystemer. Dette kan bl.a. betyde, at blokerede lånere ikke automatisk

får hævet blokeringen ved betaling af gebyr. I de fleste tilfælde vil den oprindelige

blokeringsårsag være at finde i et notefelt på låneren.

Periodika

Det er ikke for alle eksisterende bibliotekssystemer muligt at foretage en

fuldstændig konvertering af periodika ind i Cicero. Titler på periodika er ikke

tilgængelig i de eksisterende bibliotekssystemer. Derfor anbefales det at

gennemgå grundkort og rette titler på disse så de præsenteres bedre i Cicero,

samt at de kan fremsøges på titel. Ligeledes anbefales det, at man gennemgår

alle grundkort for sine periodika i forhold til udgivelsesfrekvens og navneskabelon.

På abonnementet skal man sikre, at næste leverancenummer og næste

leverancedato er korrekte.

Modtagelse af indkøbte materialer

Automatisk beholdningsregistrering af indkøbte materialer vil ikke fungere for

konverterede ordrer fra Integra-systemer, da der her ikke har været adgang til

de oprindelige midlertidige materialenumre. Midlertidige materialer for ordren skal

fremsøges manuelt.

Reservationer midlertidige materialer på fjernlån

Under konvertering af fjernlån, som er undervejs til biblioteket, er der oprettet

reservationer og midlertidige materialer for at imødekomme funktionaliteten i

Cicero.


Udlånsprofiler

Under konverteringen af data fra de eksisterende bibliotekssystemer oprettes der

en udlånsprofil pr. materialegruppe. Disse skal gennemgås efter konverteringen

og øvrige udlånsprofiler skal oprettes manuelt.

Kontoplan

Der er kun konverteret kontoplan for den seneste periode.

Lån sat i bero

Lån, som er sat i bero i de gamle systemer, vil ofte have den samme

afleveringsdato som før, og blot have status sat i bero. I Cicero skal man imidlertid

manuelt udskyde afleveringsdatoen på et lån, som sættes i bero. Det betyder, at

konverterede lån som er i bero kan udløse hjemkaldelser og erstatninger, hvis

man ikke ændrer afleveringsdatoen på disse.


18 Appendix A

En HTML-skabelon til print af lånerliste henvendt skoler:

<#-- @ftlvariable name="data"

type="com.dantek.dl.client.administrationclient.loaner.printmodel.Lo

anerSearchOutputModel" -->

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN"

"http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd"><html

xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">

<#-- Vær opmærksom på at Cicero vil foreslå at udskrive stregkoderne

i liggende format. -->

<#-- Hvis det ikke ønskes, skal du åbne printerindstillingerne og

vælge stående format ved hver udskrift -->

<#-- Der er angivet forskellige tilpasningsmuligheder herunder, hvor

det skønnes relevant -->

<head>

<meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=UTF-

8"/>

<style>

body {

padding-top: 15px;

font-family: "Ubuntu Light", sans-serif;

font-size: 10px;

font-style: normal;

-webkit-print-color-adjust: exact;

}

p:empty {

display:none;

}

table {

border-spacing: 0;

border-collapse: collapse;

border: 0;

font-size: inherit;

width: 100%;

}

table td {

border-bottom: 0;

padding: 2 2 2 2;

text-align: right;

}

<#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for lånernavn -->

.name {

font-size: 12px;

}

<#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for lånernummer -->

.number {

font-size: 8px;

}

.title {

font-size: 14px;

line-height: 0.1;

}

.criterion {

<#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for overskrift

(klassenavn) -->

font-size: 24px;

}

.barcode {}

</style>

</head>

<body>


<#if (data.criteria?size > 0)>

<p>

<#list data.criteria as element>

<#if (element.criterionValue?has_content)>

<center><span

class="criterion"><b>${element.criterionValue}</b></span></center>

</#if>

</#list>

</p>

</#if>

<#if (data.results.numberOfResults > 0)>

<table>

<#-- Tilpasningsmulighed: antallet ved chunk angiver antal kolonner

-->

<#list data.results.rows?chunk(3) as loanerPair>

<tr>

<#list loanerPair as loaner>

<#-- Tilpasningsmulighed: Juster height herunder for at få

mere/mindre luft mellem hver række -->

<td height="80px">

<p><center><span

class="name">${(loaner.name)!""}</span></center></p>

<p><center><span

class="number">${(loaner.number)!""}</span></center></p>

<p><center><div>${(loaner.numberBarCode)!""}</div></center></p></

td>

</#list>

</tr>

</#list>

</table>

</#if>

</body>

</html>

19 Appendix B

En HTML-skabelon til print af lånerliste kun med stregkode og lånernavn:

<#-- @ftlvariable name="data"

type="com.dantek.dl.client.administrationclient.loaner.printmodel.Lo

anerSearchOutputModel" -->

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN"

"http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd"><html

xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">

<head>

<meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=UTF-

8"/>

<style>

body {

padding-top: 15px;

font-family: "Ubuntu Light", sans-serif;

font-size: 10px;

font-style: normal;

-webkit-print-color-adjust: exact;

}

p:empty {

display:none;

}

table {

border-spacing: 0;

border-collapse: collapse;

border: 1px solid black;

font-size: inherit;


width: 100%;

}

table td {

border-bottom: 1px solid black;

padding: 4px 5px 4px 5px;

text-align: right;

}

.title {

font-size: 14px;

line-height: 0.1;

}

.criterion {

padding-right: 20px;

}

.barcode {

}

</style>

</head>

<body>

<#if (data.criteria?size > 0)>

<p>

<#list data.criteria as element>

<#if (element.criterionValue?has_content)>

<span class="criterion">${element.criterionLabel}:

<b>${element.criterionValue}</b></span>

</#if>

</#list>

</p>

</#if>

<#if (data.results.numberOfResults > 0)>

<table>

<#list data.results.rows?chunk(2) as loanerPair>

<tr>

<#list loanerPair as loaner>

<td height="80px"

align="right">${(loaner.name)!""}</td>

<td

height="80px"><div>${(loaner.numberBarCode)!""}</div></td>

</#list>

</tr>

</#list>

</table>

</#if>

</body>

</html>

CLASSIFICATION

www.systematic.com

CLASSIFICATION

Denmark

Systematic A/S

Søren Frichs Vej 39 8000 Aarhus C, DK

Tel.: +45 8943 2000

[email protected]

Landgreven 3, 2.sal

1301 Copenhagen K, DK

United Kingdom

Systematic Software Engineering Ltd

Meadow Gate, Farnborough Airport Farnborough, Hampshire

GU14 6XA, UK

Tel.: +44 1276 675533

[email protected]

United States of America

Systematic Inc

5875 Trinity Parkway, Suite 130 Centreville, Virginia 20120-1971, USA

Tel.: +1 703 385 7522

[email protected]

Finland

Systematic Oy Finland

Finlaysoninkuja 19 33210 Tampere, FI

Tel.: +358 207 463 870

[email protected]

Australia

Systematic Australia

Tower A, Level 5, 7 London Circuit

Canberra ACT 2600, AU Tel.: +61 (0)2 6169 4088

[email protected]

Sweden

Systematic Sweden AB

Ostermalmstorg 1, 4th Floor

Stockholm 114 42, SE Tel.: +46 770 770109

[email protected]

Germany

Systematic GmbH

Im Zollhafen 24

50678 Köln, DE Tel.: +49 221 650 783 71

[email protected]

France

Systematic France SAS

5 Place de la Bastille

75004 Paris, FR Tel.: +45 8943 2000 (HQ in

Denmark)

[email protected]

Singapore

Systematic Asia Pacific Pte.Ltd

15 Hoe Chiang Road

#12-02 Tower Fifteen

Singapore 089316

Tel.: +45 8943 2000 (HQ in

Denmark) [email protected]

UAE

Systematic Software Engineering

Ltd. - Abu Dhabi

Sowwah Square, 34th & 35th Floor,

Al Maqam Tower, Abu Dhabi, AE

Tel.: +45 8943 2000 (HQ in

Denmark) [email protected]

Documents

Cicero Brugermanual - software- og systemudvikler€¦ · Opret og valider bibliografiske poster ..... 84 Gem bibliografisk post som kladde ... 2. Klik på knappen ”Print og eksportér”