Introducción

El programa CIAD 2000, de fabricación Ecuatoriana es un poderoso y versátil programa que le ayudará a su empresa, organización o negocio a tener al día su información de contabilidad, inventarios, cuentas por cobrar y pagar, roles de pago, producción, etc.; garantizando de este modo un correcto manejo de su negocio. Usted podrá realizar pedidos de mercaderías  en el momento justo, podrá saber que artículos tienen una venta baja, que artículos tienen una demanda alta, proyectar que productos se van  a vender más y cuales menos, saber que clientes tienen una buena cartera, fijar límites de crédito en tiempo y en dinero. Al estar íntimamente ligado a Excel permite al usuario modificar fácilmente los reportes así como crear otros personalizados que cumplan sus necesidades.

Requerimientos Mínimos

Los requerimientos mínimos que debe tener el computador para instalar el Sistema Contable Financiero Administrativo CIAD son:

Windows 98, Milenium, NT, 2000 Server ó Profesional, XP. Mouse de dos botones. Computador Pentium I de 133 Mhz. Monitor Color Resolución  de 800x600 y 256 Colores. 25MB de Espacio Libre en el Disco Duro, 32MB de RAM Recomendable para la versión Empresarial, MS Excel 97 o superior. La versión Server requiere Windows NT o Windows 2000 Server, SQL Server 6.5 o

Superior.

 

Como iniciar CIAD

1. Ingrese al programa, en la pantalla de inicio de sesión digite administrador, si necesita detalles digite aquí

2. Cree una nueva empresa (Archivo - Nuevo) activando la opción de Plan de cuentas predefinido

3. Abra la empresa (Archivo - Abrir) creada anteriormente, y modifique si desea el plan de cuentas (Contabilidad - Plan de cuentas), para esto puede usar el icono de editar

o el de los binoculares

Contabilidad

4. Cree el asiento de apertura (Contabilidad - Asientos) presione el botón Nuevo para crear una nuevo asiento, ingrese la fecha y la descripción, para crear una línea

presione el botón Nueva línea ubicado en la parte superior (también puede presionar ALT+N), ingrese las demás líneas del asiento, cuando termine puede cuadrar el asiento haciendo un click derecho en la casilla Haber de la última línea. Si el asiento no esta cuadrado no se grabará.

5. Puede revisar los reportes de Diario, mayores y balances (Contabilidad - Reportes de Contabilidad)

6. Cree su cuentas corrientes de ahorros, caja, etc (Contabilidad - Cuentas) es decir todas las cuentas que pueden emitir dinero o cheques para realizar los pagos o pueden recibir ingresos.

7. Revise su asignación de cuentas (Contabilidad - Asignación de Cuentas) para configurar como se crean los asientos automáticos.

8. Puede crear un asiento automático por ejemplo digamos que tenemos que pagar una factura de USD 100,oo y realizamos una retención del 30% del IVA y 1% de impuesto a la renta. Ingrese a la pantalla Transacciones (Contabilidad - Transacciones) escoja la opción Egreso (parte inferior central) en subtotal IVA ingrese 100, en renta escoja 1% en IVA escoja 30% presione el botón calcular, en la lista desplegable cuenta escoja con que cuenta se va a realizar el pago.

9. Cree los datos del proveedor presionando el botón de los 3 puntos que esta a la derecha de la lista desplegable nombre. Presione el botón aceptar se le preguntará si desea crear otro presione No, vea el asiento creado (Contabilidad - Asientos)

10. Revise los reportes si desea o el estado de cuenta (Contabilidad - Estado de Cuenta), en esta pantalla puede poner un visto en las transacciones que están en el estado de cuenta. Para realizar la conciliación bancaria presione el icono de imprimir en la pantalla que se despliega escoja la opción pendiente, ponga el saldo final del banco.

Facturación

11. Ingrese los grupos de artículos (Facturación -Grupo de artículos) como desee tener dividido su inventario o de acuerdo a como este dividido en el plan de cuentas. No es necesario pero si desea generar asientos automáticos asigne las cuentas de compras, ventas y costo de ventas de acuerdo a su plan de cuentas.

12. Ingrese los artículos y asigne al grupo definido anteriormente. 13. Cree los proveedores y clientes (Facturación - Clientes \ Proveedores). Cree un

proveedor que se llame "Saldo Inicial" 14. Ingrese el inventario inicial en Facturación - Compras, Escoja como proveedor "Saldo

Inicial" creado en el punto anterior. La fecha debe ser la del inicio del ejercicio 15. Revise su inventario (Facturación - Reportes de Inventario) 16. Para el ingreso de saldos de cuentas por cobrar y pagar realice el siguiente procesa a)

Cree un grupo de artículos que sea un saldo inicial (parte derecha de la pantalla) y como nombre de grupo ponga Saldo Inicial. b) Cree un articulo de nombre saldo inicial y asígnelo al grupo "Saldo Inicial".

17. Cree una compra (Cuentas por pagar) o una venta (cuentas por cobrar) a crédito; por cada uno de los saldos de cuentas por cobrar o pagar.

18. Revise el reporte de cuentas por cobrar y pagar en Reportes Resúmenes (Facturación - Reportes Resumen)

19. Cree compras y ventas y observe como varia el kárdex y si es a crédito como varían los saldos de cuentas por cobrar y pagar.

20. Si va a realizar un pago o cobro que afecta a cuentas por cobrar ingréselo por Facturación - Cuentas por Pagar o Cobrar usando el icono Nuevo Abono de la parte superior izquierda de la pantalla, revise los saldos de cuentas por cobrar y pagar.

21. El ingreso de activos fijos se lo explica aquí. 22. Para crear los asientos de compras, ventas, abonos de cuentas cobrar y pagar presione

el botón crear asiento en cada una de las pantallas, o para crear los asientos por periodos con la opción Otros - Asientos por periodos.

Barra de Herramientas

Antes de comenzar es necesario que conozcamos la Barra de Herramientas utilizada en la mayoría de ventanas de trabajo de CIAD. La barra de herramientas es un conjunto de íconos común a la mayoría de pantallas, que ejecutan las acciones básicas necesarias para proporcionar funcionalidad a cada pantalla y contiene los siguientes botones:

 

Iconos de movimiento

Los cuatro primeros iconos sirven para moverse entre los registros, al primer registro, al registro anterior, al registro siguiente y al registro ultimo.

Buscar

El icono de los binoculares permite buscar registros en diferentes modos y adicionalmente ordenar los registros en base al estilo buscado, esta opción se indicará en cada pantalla.

Imprimir

El icono de la impresora permite la impresión de los datos del formulario, las opciones dependen de cada pantalla, en la mayoría de pantalla verá los resultados en pantalla en forma de vista previa, si desea imprimir directamente sin ver los resultados previamente en pantalla, presione un click derecho sobre el icono de la impresora.

Nuevo - Grabar

El icono nuevo registro permite el ingreso de un nuevo registro, cuando lo presiona el icono de la hoja en blanco se transforma en el icono del disquete, adicionalmente el icono de editar se transforma en el icono de deshacer. Para grabar los cambios presione el icono del disquete, para regresar los cambios a su estado original presione el icono de deshacer. Al hacer un click derecho sobre el Icono nuevo en algunas pantallas permite copiar los registros a un registro nuevo y modificar lo que sea necesario.

Editar - Deshacer

El icono de Editar registro permite modificar un registro, los iconos Nuevo y Editar cambian como lo indica el párrafo anterior, puede grabar los cambios o dejarlos en su estado original presionando el icono de deshacer.

Borrar

El icono de Eliminar registro permite borrar un registro, antes de borrar el registro se le pedirá una confirmación. En algunas pantallas se puede recuperar registros borrados, presionando el click derecho sobre el icono de eliminar registro, para realizar esta acción debe estar habilitada la opción "Recuperar registros borrados" en Edición - Seguridad - Menú dentro de las opciones Globales.

Salir

El ultimo icono le permite salir del formulario. Cuando esta editando un registro o creando uno nuevo no puede salir del formulario antes de salir presione deshacer o grabar.