Embed Size (px)
Citation preview
Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý
Chương 6
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (tiếp)
Nội dung
Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án
Các loại chi phí và phương pháp chuẩn bị
Các quy trình liên quan đến dự toán chi phí và chuẩn bị
dự toán chi phí, ngân sách cho một dự án CNTT
Lợi ích của việc quản lý giá trị thu được và quản lý danh
mục đầu tư dự án để hỗ trợ trong việc kiểm soát chi phí
Giới thiệu phần mềm hỗ trợ trong quản lý chi phí dự án
3. Kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí dự án bao gồm:
Giám sát chi phí thực hiện
Đảm bảo rằng những thay đổi trong dự án chỉ thích hợp
trong một cơ sở chi phí thay đổi
Thông báo cho các bên liên quan có thẩm quyền về
những thay đổi sẽ ảnh hưởng đến chi phí dự án
Nhiều tổ chức trên toàn thế giới có vấn đề với kiểm soát
chi phí
3. Kiểm soát chi phí..
Quản lý giá trị thu được (Earned Value Management -EVM)
EVM là một kỹ thuật đo lường hiệu suất dự án có tích hợp
phạm vi, thời gian và dữ liệu chi phí
Phải nhập thông tin
thực tế định kỳ
3. Kiểm soát chi phí..
Tổng ngân sách ban đầu DA (Budget at completion – BAC)
Giá trị dự kiến (planned value – PV hoặc BCWS)
Chi phí thực tế (Actual cost – AC hoặc ACWP)
Giá trị thu được (earned value – EV hoặc BCWP)
EV được dựa trên chi phí dự kiến ban đầu cho dự án/hoạt động
và tốc độ mà nhóm nghiên cứu đang hoàn tất dự án/hoạt động.
3. Kiểm soát chi phí..
Khái niệm Công thức
Giá trị thu được (EV) EV = PV * (% thời gian hoàn thành)
Chi phí phát sinh (CV - Cost
Variance)
CV = EV – AC
Biến động lịch (SV - Schedule
Variance)
SV = EV - PV
Chỉ số chi phí thực hiện (CPI - Cost
Performance Index)
CPI = EV/AC
Chỉ số thực hiện lịch (SPI –
Schedule performance Index)
SPI = EV/PV
Ước tính tại thời điểm hoàn tất (EAC
- Estimate at completion)
EAC = BAC/CPI
Ước tính thời gian hoàn tất (Estimate
time to complete)
Ước tính thời gian ban đầu/SPI
3. Kiểm soát chi phí..
Ví dụ:
PV = 600
AC = 360
Tính các chỉ số sau và cho nhận xét:
EV = ? CV = ?
SV = ? CPI = ?
SPI = ? EAC = ?
3. Kiểm soát chi phí..
3. Kiểm soát chi phí..
Tỷ lệ hiệu suất
Tỷ lệ hiệu suất (Rate of performance - RP) là tỷ số của
công việc thực tế hoàn thành với tỷ lệ công việc đã lên
kế hoạch đã được hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào
trong vòng đời của dự án hoặc hoạt động
Ví dụ:
3. Kiểm soát chi phí..
Hệ 𝑠ố 𝑐ℎ𝑢𝑦ể𝑛 đổ𝑖 =𝟏
𝟏+𝒓 𝒌
Lãi suất r sau k năm
Hệ số hoàn vốn (ROI) = 𝑳ợ𝒊 𝒏𝒉𝒖ậ𝒏 𝒃ì𝒏𝒉 𝒒𝒖â𝒏
𝑻ổ𝒏𝒈 đầ𝒖 𝒕ư
Thời gian hoàn vốn = 𝟏
𝑹𝑶𝑰
Thu nhập ròng = Thu nhập quy đổi – chi phí quy đổi
3. Kiểm soát chi phí..
Ví dụ:
Quản lý dự án làm việc tổng cộng 20 giờ và thành viên
dự án làm việc tổng cộng 60 giờ mỗi tuần trong sáu
tháng. Nhân viên quản lý dự án được 50 000 mỗi giờ, các
thành viên nhóm dự án khác là 70 000 mỗi giờ. Ước tính
chi phí 20 triệu để mua phần mềm và dịch vụ. Sau khi dự
án hoàn thành, chi phí bảo trì là 5 triệu mỗi năm. Tổng
thu được dự kiến khoảng 100 triệu mỗi năm. Các ước
tính theo năm. Biết rằng, tiền vay để đầu tư với lãi suất
12% một năm
Lập bảng phân tích chi phí – lợi nhuận
3. Kiểm soát chi phí..
BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ – LỢI NHUẬN
3. Kiểm soát chi phí..
Đồ thị tính điểm hòa vốn
3. Kiểm soát chi phí..
Quản lý danh mục vốn đầu tư dự án
Năm cấp độ quản lý danh mục đầu tư dự án
1. Đặt tất cả các dự án của bạn trong một cơ sở dữ liệu
2. Ưu tiên các dự án trong cơ sở dữ liệu
3. Chia dự án thành hai hay ba ngân sách dựa trên loại hình
đầu tư
4. Tự động hóa kho dữ liệu
5. Áp dụng lý thuyết danh mục đầu tư hiện đại, bao gồm các
công cụ rủi ro rằng bản đồ rủi ro
3. Kiểm soát chi phí..
Lợi ích của việc quản lý danh mục đầu tư
Thực hiện quản lý danh mục đầu tư của bộ phận IT:
Tiết kiệm 6,5% ngân sách IT trung bình hàng năm vào cuối
năm đầu
Hàng năm cải thiện dự án trung bình 45,2%
Giảm chi phí IT cho việc quản lý thời gian, báo cáo tình
trạng dự án là 43% và lao động IT 55%
Giảm thời gian hoàn thành tài chính cho các dự án CNTT
mới 20,4%, hay 8,4 ngày
Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Bảng tính là một công cụ phổ biến cho việc lập kế hoạch
tài nguyên, chi phí dự toán, chi phí ngân sách và kiểm
soát chi phí
Phần mềm ứng dụng tài chính
Phần mềm quản lý dự án có nhiều tính năng tiết kiệm chi
phí liên quan
Tóm tắt chương
Quản lý chi phí dự án là một lĩnh vực quản lý yếu kém
truyền thống của các dự án CNTT, vì thế quản lý dự án
cần cố gắng cải thiện khả năng để đảm bảo các dự án
trong phạm vi ngân sách được phê duyệt
Các quá trình chính bao gồm:
Ước tính chi phí
Xác định ngân sách
Kiểm soát chi phí
