Embed Size (px)
Citation preview
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ
NGÂN HÀNG THẾ GIỚI
DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC GIAI ĐOẠN 2
KHOẢN VAY BỔ SUNG (2015 – 2018)
SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN
CHƯƠNG V SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Tháng 1 năm 2015
1
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN (PIM) .................................. 2
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ............................................................. 4
CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................................................................... 5
1. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁN ..................................................... 6
1.1. MỘT SỐ THÔNG TIN CHUNG ............................................................................................ 6
1.2. HỆ THỐNG BAN QLDA CÁC CẤP VÀ NHÂN SỰ CÓ LIÊN QUAN ................................... 10
1.3. CÁC TỔ CHỨC LIÊN QUAN TRỰC TIẾP ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁN 21
1.4. ĐÀO TẠO VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH .................................................................................. 23
2. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ CÔNG KHAI HÓA THÔNG TIN TÀI CHÍNH ...................................................................................................................................................... 25
2.1. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TRÌNH CƠ QUAN CHỦ QUẢN VÀ CÁC BỘ CÓ LIÊN QUAN ..... 25
2.2. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TRONG NỘI BỘ BAN QLDA ....................................................... 26
2.3. BÁO CÁO TÀI CHÍNH ........................................................................................................ 28
2.4. CÔNG KHAI HÓA THÔNG TIN .......................................................................................... 31
3. KIỂM SOÁT CHI, RÚT VỐN, THANH TOÁN, GIẢI NGÂN VÀ QUYẾT TOÁN ........................... 34
3.1. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI ................................................................................................ 34
3.2. CÁC HÌNH THỨC GIẢI NGÂN VÀ QUY TRÌNH RÚT VỐN/THANH TOÁN VỐN IDA CỦA DỰ ÁN 35
3.3. QUY TRÌNH CHI TIÊU VÀ THANH TOÁN CỦA TỪNG BAN QLDA .................................. 40
3.4. QUYẾT TOÁN DỰ ÁN ....................................................................................................... 47
4. HỆ THỐNG KẾ TOÁN ............................................................................................................... 48
4.1. MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG ............................................................................................ 48
4.2. HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA DỰ ÁN .................................................................................. 50
5. KIỂM SOÁT NỘI BỘ .............................................................................................................. 59
5.1. MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT NỘI BỘ .......................................................... 59
5.2. CƠ CHẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ........................................................................................... 59
5.3. CÁC NỘI DUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ......................................................................... 60
6. KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ ................................................................... 65
6.1. KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH ................................................................... 65
6.2. KIỂM TOÁN NỘI BỘ .......................................................................................................... 66
7. HƯỚNG DẪN MỘT SỐ CHI TIÊU CỤ THỂ ........................................................................... 68
7.1. CÁC KHOẢN CHI TIÊU KHÔNG ĐƯỢC WB TÀI TRỢ ..................................................... 68
7.2. CHI TIÊU TRONG CÁC HỢP PHẦN VÀ TỶ LỆ TÀI TRỢ .................................................. 68
7.3. PHỤ CẤP CHO BAN QLDA VÀ CÁN BỘ THỰC THI DỰ ÁN ............................................ 70
7.4. QUẢN LÝ MỘT SỐ KHOẢN THU ...................................................................................... 71
7.5. MỘT SỐ CHÍNH SÁCH THUẾ CÓ LIÊN QUAN................................................................. 72
7.6. HƯỚNG DẪN THU HỒI CÁC KHOẢN CHI KHÔNG ĐƯỢC CHẤP THUẬN ..................... 72
2
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN (PIM)
ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ
Đối tượng phục vụ của PIM trước hết là cán bộ, nhân viên các Ban QLDA các cấp từ Trung ương đến tỉnh, huyện và xã. Ngoài ra, PIM còn phục vụ cho các cán bộ làm công tác quản lý có liên quan đến GNMNPB-2 – Giai đoạn AF tại các Bộ, Ngành Trung ương và các Sở, Ban Ngành, ... tại các địa phương tham gia vào Dự án. Đồng thời, PIM còn là tài liệu cho các cán bộ của NHTG nghiên cứu khi thực hiện các công việc có liên quan đến GNMNPB-2 – Giai đoạn AF hoặc tham khảo để vận dụng cho các dự án phát triển khác tại Việt Nam. Các cán bộ tư vấn, kiểm toán được tuyển chọn cung cấp các dịch vụ cho Dự án cũng là đối tượng cần tham khảo khi thực hiện cung cấp các dịch vụ của mình.
PIM hướng dẫn quy trình và cách thức thực hiện các hoạt động trong dự án và các công tác liên quan như công tác lập kế hoạch, công tác theo dõi, báo cáo, công tác quản lý tài chính, công tác đấu thầu mua sắm và hệ thống các mẫu biểu để tiện sử dụng. Do khuôn khổ có hạn, PIM chỉ nêu các nội dung chính với các lưu ý cần thiết nhất, đồng thời dẫn chiếu đến các văn bản pháp quy hiện hành của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn của Bộ KHĐT, NHTG để người đọc có thể tham khảo.
CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA PIM
PIM được Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định phê duyệt, là tài liệu pháp lý sử dụng trong phạm vi Dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc - Giai đoạn AF. PIM không phải là một tài liệu không thể thay đổi, mà là tài liệu ‘động’ có thể được bổ sung, sửa đổi khi cần thiết, đặc biệt là sau khi có kết quả thực hiện các hoạt động thí điểm trong phạm vi Dự án. Quá trình sửa đổi cần có ý kiến chấp thuận trước của NHTG.
CÁCH SỬ DỤNG
Nếu người đọc muốn tìm hiểu về thông tin chung về GNMNPB-2 – Giai đoạn AF như mục tiêu dự án, ngân sách dự án, cơ cấu và các hợp phần của dự án
Chương 1
Muốn tìm hiểu về công tác lập kế hoạch có sự tham gia của người dân
Chương 2
Muốn tìm hiểu về việc thực hiện các hoạt động tăng cường năng lực và truyền thông
Chương 3
Muốn tìm hiểu về việc thực hiện công tác đấu thầu mua sắm
3
Chương 4 (thành một Sổ tay riêng)
Muốn tìm hiểu về công tác quản lý tài chính
Chương 5 (thành một Sổ tay riêng)
Muốn tìm hiểu về việc thực hiện các hoạt động sinh kế
Chương 6
Muốn tìm hiểu về việc thực hiện hợp phần Ngân sách phát triển xã
Chương 7 (thành một Sổ tay riêng)
Muốn tìm hiểu về công tác vận hành bảo trì công trình
Chương 8
Muốn tìm hiểu về công tác Giám sát & Đánh giá
Chương 9
Muốn tìm hiểu về công tác môi trường và an toàn xã hội
Chương 10
4
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Sổ tay Quản lý Tài chính (FMM) đưa ra những quy định cụ thể liên quan đến quản lý tài chính của dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc, bao gồm:
- Giới thiệu hệ thống quản lý tài chính của dự án;
- Lập kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính, Công khai hóa thông tin tài chính;
- Quy trình kiểm soát chi, rút vốn, thanh toán và giải ngân;
- Hệ thống kế toán áp dụng cho dự án;
- Quy định về kiểm soát nội bộ;
- Kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập;
- Hướng dẫn một số khoản chi tiêu cụ thể.
Các nội dung trong Sổ tay FMM là phần tóm tắt của các chính sách hiện hành của Chính phủ Việt Nam liên quan đến quản lý tài chính của các dự án ODA và hướng dẫn chung của WB. Do đó, trong quá trình thực hiện, các cán bộ làm công tác quản lý tài chính cũng cần nghiên cứu các quy định và hướng dẫn có liên quan của Việt Nam và Ngân hàng Thế giới.
Là một phần của PIM, do đó Sổ tay FMM này sẽ được Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ký ban hành và có thể được sửa đổi, bổ sung khi cần thiết.
5
CÁC TỪ VIẾT TẮT
Ban PTX/CDB Ban Phát triển xã
Ban GS xã/CSB Ban Giám sát xã
Ban ĐPDATW/CPO Ban Điều phối dự án Trung ương
CF Hướng dẫn viên cộng đồng
CQS Thủ tục tuyển chọn dựa trên năng lực tư vấn
DPMU Ban Quản lý dự án huyện
FA Hiệp định tài trợ
GS&ĐG Giám sát & đánh giá
HĐND Hội đồng nhân dân
KBNN Kho bạc nhà nước
KH&ĐT Kế hoạch & đầu tư
KTXH Kinh tế xã hội
NN&PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn
NSPTX Ngân sách phát triển xã
NSĐP Ngân sách địa phương
NSTƯ/NSTW Ngân sách trung ương
NHTG/WB Ngân hàng Thế giới
PPMU Ban Quản lý dự án tỉnh
QCBS Tuyển chọn dựa trên chất lượng và chi phí
QBS Tuyển chọn dựa trên chất lượng
TKCĐ Tài khoản chỉ định
UBND Ủy ban Nhân dân
VBARD Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
6
1. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁN
1.1. MỘT SỐ THÔNG TIN CHUNG
1.1.1. Đặc điểm của hệ thống quản lý tài chính của dự án
a. Phân cấp công tác quản lý tài chính:
Đặc trưng chủ yếu của hệ thống quản lý tài chính và kế toán trong Dự án GNMNPB-2 – Giai đoạn AF là các hợp phần của dự án chủ yếu được thực hiện ở cấp huyện và cấp xã. Các huyện và xã tham gia dự án sẽ chịu trách nhiệm ký hợp đồng thực thi một số lượng lớn các tiểu dự án ở các xã vùng sâu, vùng xa. Vì vậy, Dự án GNMNPB-2 – Giai đoạn AF sẽ điều hành một hệ thống kế toán và quản lý tài chính phân cấp mạnh nhưng vẫn đảm bảo có thể quản lý được, với phương thức thanh toán được phi tập trung. Hệ thống quản lý tài chính này sẽ hoạt động trong khuôn khổ cơ bản của các thủ tục giải ngân và chế độ kế toán hiện hành theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
b. Hệ thống quản lý tài chính được hoàn thiện:
Nhằm đáp ứng các yêu cầu của Chính phủ Việt Nam và WB trong việc quản lý chính xác và hiệu quả nguồn vốn của dự án, Dự án GNMNPB-2 – Giai đoạn AF sẽ áp dụng một số biện pháp tăng cường, trước hết tập trung vào những nội dung sau:
- đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý dự án thông qua hệ thống báo cáo;
- áp dụng cơ chế kiểm soát tài chính nội bộ, tiến hành kiểm toán nội bộ và độc lập một cách chặt chẽ, đặc biệt trong việc thực hiện kiểm toán;
- đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc sử dụng các nguồn vốn dự án, kể cả trách nhiệm giải trình cho người hưởng lợi tại các xã tham gia dự án.
Tất cả các Ban QLDA sẽ duy trì đội ngũ cán bộ quản lý tài chính và kế toán có trình độ phù hợp. Một chương trình đào tạo toàn diện sẽ được tổ chức ở tất cả các cấp trung ương, tỉnh, huyện và xã nhằm đảm bảo tất cả các cán bộ dự án có liên quan đều được đào tạo để thực hiện công tác quản lý tài chính. Các biện pháp này sẽ được cơ quan giám sát tài chính của dự án và các cơ quan kiểm tra và giám sát bên ngoài hỗ trợ, tăng cường.
c. Chủ quản Dự án và Chủ Đầu tư Dự án:
- Cơ quan chủ quản: Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Ủy ban nhân dân các tỉnh Lào Cai, Yên Bái, Hòa Bình, Sơn La, Điện Biên và Lai Châu
- Cơ quan điều phối chung: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
- Chủ đầu tư: Ban ĐPDATW, Ủy ban nhân dân các tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện và Ủy ban nhân dân các xã trong vùng dự án. -Cơ quan thực hiện:
o Ban Điều phối dự án Trung ương (Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
o Ban quản lý dự án tỉnh (Sở Kế hoạch và Đầu tư)
o Ban quản lý dự án huyện (UBND huyện)
7
o Ban Phát triển xã (UBND xã)
1.1.2. Các chi phí của dự án
Tổng vốn của dự án tương đương 110 triệu USD, bao gồm:
- Vốn vay IDA (WB): 100 triệu USD, tương đương 2.124,6 tỷ đồng
- Vốn đối ứng trong nước: 10 triệu USD, tương đương 212,46 tỷ đồng tương đương 10 triệu USD.
Ngoài ra, chi phí thực tế của dự án có thể sẽ bao gồm vốn đóng góp của người dân và vốn đóng góp của đối tác. Các khoản đóng góp (nếu có) sẽ được phản ánh đầy đủ vào các bản dự toán chi phí thực hiện các hoạt động dự án và ghi nhận vào chi phí quyết toán dự án.
Bảng 1. Tổng vốn đầu tư theo Hợp phần dự án
STT Hợp phần
Nguồn vốn đầu tư (USD)
Tổng số NHTG Đối ứng
1
2
3
4
Hợp phần 1: Phát triển Kinh tế huyện
- THP 1.1
- THP 1.2
Hợp phần 2: Ngân sách Phát triển xã
Hợp phần 3: Tăng cường năng lực và Truyền thông
Hợp phần 4: Quản lý dự án – Giám sát và Đánh giá
31.250.000
55.680.000
6.760.000
16.310.000
28.800.000
24.480.000
4.320.000
55.680.000
6.760.000
8.760.000
2.450.000
2.450.000
7.550.000
Tổng cộng 110.000.000 100.000.000 10.000.000
STT Hợp phần
Nguồn vốn đầu tư (TriệuVNĐ)
Tổng số NHTG Đối ứng
1
2
3
4
Hợp phần 1: Phát triển Kinh tế huyện
- THP 1.1
- THP 1.2
Hợp phần 2: Ngân sách Phát triển xã
Hợp phần 3: Tăng cường năng lực và Truyền thông
Hợp phần 4: Quản lý dự án – Giám sát và Đánh giá
663.938
1.182.977
143.623
346.522
611.885
520.102
91.783
1.182.977
143.623
186.115
52.053
52.053
160.407
Tổng cộng 2.337.060 2.124.600 212.460
8
Bảng 2. Tổng vốn đầu tư theo các tỉnh/đơn vị thực hiện
STT
Tỉnh
Nguồn vốn đầu tư (USD)
Tổng số NHTG Đối ứng
1
2
3
4
5
6
7
8
Lào Cai
Yên Bái
Hòa Bình
Sơn La
Điện Biên
Lai Châu
Ban Điều phối TW
Vốn THP 1.2 cho Liên kết Đối tác sản xuất
17.050.000
14.850.000
14.850.000
14.300.000
9.000.000
9.000.000
4.400.000
3.500.000
15.500.000
13.500.000
13.500.000
13.000.000
8.000.000
8.000.000
4.000.000
3.500.000
1.550.000
1.350.000
1.350.000
1.300.000
1.000.000
1.000.000
400.000
Tổng 86.950.000 79.000.000 7.950.000
Dự phòng chưa phân bổ 23.050.000 21.000.000 2.050.000
Tổng cộng 110.000.000 100.000.000 10.000.000
STT
Tỉnh
Nguồn vốn đầu tư (Triệu VNĐ)
Tổng số NHTG Đối ứng
1
2
3
4
5
6
7
8
Lào Cai
Yên Bái
Hòa Bình
Sơn La
Điện Biên
Lai Châu
Ban Điều phối TW
Vốn THP 1.2 cho Liên kết Đối tác sản xuất
362.244
315.503
315.503
303.818
191.214
191.214
93.484
74.361
329.313
286.821
286.821
276.198
169.968
169.968
84.984
74.361
32.931
28.682
28.682
27.620
21.246
21.246
8.500
Tổng 1.847.342 1.678.434 168.908
Dự phòng chưa phân bổ 489.718 446.166 43.552
Tổng cộng 2.337.060 2.124.600 212.460
Bảng 3. Dự kiến phân kỳ đầu tư Đơn vị tính: triệu USD
Nguồn vốn 2015 2016 2017 2018 Tổng số NHTG 5 30 40 25 100 Đối ứng 1.5 3 3 2.5 10 Tổng cộng 6.5 33 43 27.5 110 % vốn NHTG giải ngân so với tổng vốn NHTG cam kết
5
30
40
25
9
1.1.3. Cơ chế tài chính của dự án
- Đối với vốn vay IDA: NSTW cấp phát cho Bộ KH&ĐT đối với các nội dung do Bộ KH&ĐT thực hiện và cấp phát cho 6 tỉnh dự án theo phương thức NSTW bổ sung có mục tiêu cho NSĐP đối với nội dung do các tỉnh thực hiện.
- Đối với vốn đối ứng:
+ Phần Bộ KH&ĐT thực hiện: Do NSTW cấp phát trong dự toán chi ngân sách hàng năm của Bộ KH&ĐT.
+ Phần địa phương thực hiện: NSĐP chịu trách nhiệm bố trí cho các nội dung hoạt động tại tỉnh. NSTW sẽ hỗ trợ theo các quy định tại Quyết định số 60/2010/QĐ-TTg ngày 30/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ ban hành các nguyên tắc, tiêu chí và định mức phân bổ vốn đầu tư phát triển bằng nguồn vốn NSNN giai đoạn 2011 – 2015.
1.1.4. Nguyên tắc quản lý
- Dự án GNMNPB-2 – Giai đoạn AF là dự án được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB và được quản lý theo chế độ hiện hành về quản lý đầu tư XDCB và các chính sách của nhà nước về xóa đói giảm nghèo.
- Nguồn vốn vay IDA cho dự án là nguồn vốn của NSNN và được quản lý theo các quy định quản lý vốn NSNN và các quy định của nhà tài trợ.
- Hàng tháng, căn cứ báo cáo giải ngân của Ban Điều phối DATW và Ban QLDA các tỉnh, Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước nguồn vốn vay IDA cho dự án và ghi chi NSTW bổ sung có mục tiêu cho NSĐP để thực hiện dự án ở các tỉnh và ghi chi cho Bộ KH&ĐT để thực hiện dự án ở cấp TW.
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư và UBND các tỉnh thực hiện dự án có trách nhiệm chỉ đạo duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài chính cho dự án nhằm sử dụng vốn đúng mục đích và nội dung dự án đã được phê duyệt, phù hợp với các điều kiện đã cam kết trong Hiệp định tài trợ và các quy định hiện hành của Việt Nam.
- Ban Điều phối DATW chịu trách nhiệm quản lý việc rút vốn ngoài nước, vốn đối ứng trong nước và thanh toán chi tiêu cho các hoạt động của Ban Điều phối DATW, chịu trách nhiệm chung về lập, tổng hợp kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính của toàn dự án và báo cáo tình hình thực hiện của toàn dự án.
- Các Ban QLDA tỉnh chịu trách nhiệm quản lý việc rút vốn ngoài nước, vốn đối ứng trong nước cho hoạt động dự án của tỉnh, chịu trách nhiệm lập, tổng hợp kế hoạch hoạt động, kế hoạch tài chính của toàn tỉnh, báo cáo tình hình thực hiện dự án của tỉnh cho Ban Điều phối DATW. Các Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và Ban PTX chịu trách nhiệm quản lý, chi tiêu thanh toán cho các hoạt động của dự án ở tỉnh, huyện và xã theo kế hoạch và phân công
10
trong dự án, cung cấp đầy đủ và kịp thời các tài liệu, báo cáo liên quan đến chi tiêu của dự án thuộc phạm vi tỉnh, huyện và xã mình cho Ban Điều phối DATW.
- Kho bạc Nhà nước (cấp Trung ương, cấp tỉnh và cấp huyện) có trách nhiệm thực hiện việc kiểm soát chi, thực hiện thanh toán cho chủ đầu tư theo hợp đồng và cấp phát vốn đối ứng trực tiếp cho dự án.
- Ngân hàng phục vụ dự án (VBARD): thực hiện các thủ tục thanh toán vốn IDA theo yêu cầu của Ban Điều phối DATW và các Ban QLDA tỉnh, huyện và Ban PTX sau khi hồ sơ đã được Kho bạc Nhà nước kiểm soát chi. Trong quá trình thực hiện, Ngân hàng phục vụ được hưởng phí dịch vụ ngân hàng theo quy định hiện hành về thu phí dịch vụ thanh toán qua ngân hàng. Các khoản phí dịch vụ trên được tính trong tổng mức đầu tư của dự án.
1.1.5. Tài khoản dự án
a. Tài khoản tiếp nhận vốn IDA:
- 7 Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) bằng ngoại tệ (USD) cho Ban Điều phối DATW và 6 Ban QLDA tỉnh tại Ngân hàng phục vụ cấp TW và tỉnh.
- 29 Tài khoản Dự án huyện bằng nội tệ (VNĐ) cho 29 Ban QLDA huyện tại Ngân hàng phục vụ cấp huyện.
- 259 Tài khoản Dự án xã bằng nội tệ (VNĐ) cho 259 Ban PTX tại Ngân hàng phục vụ cấp huyện.
- Tại Ban ĐPDATW, 6 ban quản lý dự án tỉnh và các ban quản lý huyện, xã mở riêng 1 tài khoản theo dõi riêng phần tiền lãi phát sinh (bao gồm các khoản tiền lãi và chi phí ngân hàng)
b. Tài khoản vốn đối ứng:
- 1 Tài khoản cấp phát vốn đối ứng bằng VNĐ tại Kho bạc NN để được cấp phát và thanh toán các nội dung của dự án do TW thực hiện.
- 6 Tài khoản cấp phát vốn đối ứng bằng VNĐ tại Kho bạc NN tỉnh để được cấp phát và thanh toán các nội dung của dự án do tỉnh thực hiện .
- 29 Tài khoản cấp phát vốn đối ứng bằng VNĐ tại Kho bạc NN huyện để được cấp phát và thanh toán các nội dung của dự án do huyện thực hiện .
1.2. HỆ THỐNG BAN QLDA CÁC CẤP VÀ NHÂN SỰ CÓ LIÊN QUAN
1.2.1 Cấp Trung ương
Dự án có 1 Ban Điều phối dự án Trung ương (CPO) đặt tại Vụ Kinh tế Nông nghiệp (Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
a. Chức năng, nhiệm vụ của CPO:
- Tổng hợp kế hoạch ngân sách hàng năm cho toàn dự án (bao gồm cả vốn IDA và vốn đối ứng của Chính phủ), trên cơ sở đề xuất của các tỉnh và kế hoạch chi tiêu của CPO để gửi các Vụ có liên quan của Bộ KH&ĐT.
11
- Phối hợp với Bộ Tài chính đưa ra các quy định về quản lý tài chính cho dự án, đồng thời giám sát việc thực hiện công tác quản lý tài chính của các tỉnh.
- Chịu trách nhiệm quản lý, rút vốn và thanh toán khoản vốn phân bổ cho CPO.
- Xác định nhu cầu, lập kế hoạch, phối hợp với các tỉnh tổ chức và giám sát công tác đào tạo quản lý tài chính và kiểm toán nội bộ cho cán bộ các tỉnh, các huyện và các xã, đảm bảo rằng các Ban QLDA tỉnh và huyện có đầy đủ cán bộ tài chính và kế toán có năng lực.
- Điều phối chung công tác kiểm toán nội bộ của dự án, phối hợp với các cơ quan có liên quan áp dụng các biện pháp thích hợp nhằm phát hiện các vấn đề chưa hợp lý và đưa ra các khuyến nghị.
- Thường xuyên giám sát và cập nhật tình hình thực hiện công tác quản lý tài chính của dự án và bổ sung các quy định/hướng dẫn khi cần thiết.
- Thuê tuyển và quản lý công tác kiểm toán độc lập hàng năm và đệ trình báo cáo này lên tất cả các bên có liên quan (WB, Bộ TC, Bộ KH&ĐT).
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động của công tác quản lý nguồn vốn vay của WB và vốn đối ứng của Chính phủ ở cấp Trung ương, bao gồm :
i) Mua sắm các hàng hoá, dịch vụ, đào tạo, thanh toán cho các nhà thầu/nhà cung cấp;
ii) Thẩm định, phê duyệt và thanh toán chi phí quản lý dự án hàng năm;
iii) Duy trì hệ thống kế toán và theo dõi các sổ ghi chép tài chính tổng hợp.
iv) Thực thi cơ chế kiểm soát tài chính nội bộ.
v) Lập Báo cáo tiến độ thực hiện dự án và Báo cáo quản lý tài chính tổng hợp chung cho toàn dự án.
- Đối với các nguồn vốn do cấp tỉnh quản lý:
i) Xem xét và kiểm tra các Báo cáo tài chính và Báo cáo tiến độ thực hiện dự án do Ban QLDA tỉnh lập và đệ trình lên.
ii) Kiểm soát và giám sát hoạt động của Ban QLDA tỉnh và tiến hành các hoạt động cần thiết, kể cả việc đi khảo sát thực tế tại các tỉnh.
iii) Kiểm tra tính minh bạch và chân thực của thông tin trong Báo cáo Tài chính bằng các nghiệp vụ cụ thể (khi cần).
- Tham gia với WB trong việc giám sát định kỳ, kiểm tra giữa kỳ và đánh giá cuối kỳ, kể cả việc quản lý tài chính dự án.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Bộ Tài chính và WB về công tác quản lý tài chính của toàn dự án.
b. Tổ chức nhân sự liên quan đến quản lý tài chính của CPO:
Giám đốc CPO:
- Là người đứng đầu CPO, chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai các hoạt động của CPO nói riêng và tiến độ thực hiện toàn dự án nói chung. Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Bộ KH&ĐT, Bộ TC, NHTG và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý.
12
- Là người có đủ phẩm chất, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án.
- Tổ chức lập kế hoạch thực hiện dự án (kế hoạch năm và kế hoạch toàn dự án). Rà soát, điều chỉnh bổ sung kế hoạch, đảm bảo phù hợp với mục tiêu chung.
- Tổ chức quản lý các hoạt động đấu thầu, quản lý hợp đồng, rút vốn, thanh quyết toán, giải ngân, thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế đúng qui định. Quản lý tài sản, quản lý (các) nguồn vốn đúng mục tiêu, đạt hiệu quả.
- Là chủ các tài khoản của CPO.
- Tổ chức nghiệm thu, bàn giao, quyết toán chương trình dự án.
Phó Giám đốc CPO:
- Trực tiếp giúp việc Giám đốc CPO trong việc tổ chức triển khai tổng thể các hoạt động của CPO nói riêng và của toàn dự án nói chung. Thay mặt Giám đốc CPO, xử lý các công việc khi được ủy quyền.
- Phải là người có khả năng quản lý tốt, nắm bắt mọi vấn đề nhanh và rộng. Làm đầu mối cập nhật mọi thông tin, nắm bắt mọi hoạt động của dự án.
- Theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện dự án đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động, các địa phương. Phát hiện, tổng hợp các khó khăn vướng mắc và đề xuất biện pháp xử lý, giải quyết. Đề xuất tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các buổi làm việc với các Bộ, ngành, các địa phương để trao đổi, rút kinh nghiệm qua quá trình thực tế triển khai dự án.
Điều phối viên CPO:
- Trực tiếp giúp việc Giám đốc và Phó giám đốc CPO trong việc tổ chức triển khai tổng thể các hoạt động của CPO nói riêng và của toàn dự án nói chung.
- Làm đầu mối báo cáo toàn dự án nói chung. Định kỳ báo cáo Giám đốc và Phó Giám đốc CPO về tình hình thực hiện dự án và kiến nghị các giải pháp xử lý các vấn đề khó khăn.
- Hỗ trợ hiệu quả trong công tác lập kế hoạch, điều phối hoạt động của các bộ phận, dự trù kinh phí triển khai thực hiện dự án, tham gia vào các hoạt động đấu thầu, quản lý hợp đồng, thanh quyết toán, giải ngân, báo cáo và các hoạt động khác có liên quan.
- Chịu trách nhiệm đối với toàn bộ công tác quản lý tài chính của dự án, bao gồm:
(i) Thiết kế chi tiết hệ thống quản lý tài chính cho toàn dự án;
(ii) Giám sát việc thực hiện quản lý tài chính tại các cấp;
(iii) Đưa ra những khuyến nghị về cải tiến hệ thống quản lý tài chính Dự án nếu phát hiện thấy khiếm khuyết;
(iv) Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và điều phối các khóa đào tạo về quản lý tài chính và kiểm toán;
13
(v) Điều phối công tác kiểm toán nội bộ tại cấp tỉnh, cấp huyện, thông qua các báo cáo cụ thể của cấp tỉnh, phát hiện ra những sai sót và đưa ra những khuyến nghị cần thiết;
(vi) Tổ chức và quản lý công tác kiểm toán độc lập hàng năm;
Kế toán CPO: Kế toán CPO có trách nhiệm đối với các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính của CPO nói riêng và của Dự án nói chung, bao gồm:
(i) Thực hiện hợp lý và hiệu quả công tác quản lý tài chính cấp TW;
(ii) Lập báo cáo thực hiện dự án và báo cáo quản lý tài chính, đệ trình lên Chính phủ Việt Nam và WB;
(iii) Tuân thủ các yêu cầu về quản lý tài chính của Chính phủ và WB;
Cán bộ hỗ trợ Kế toán của CPO: phải đảm bảo có đủ chuyên môn, năng lực và kinh nghiệm. Một số công việc dự kiến của kế toán viên: (i) theo dõi các sổ sách kế toán và nhập số liệu vào phần mềm kế toán máy; (ii) kiểm tra chứng từ đề nghị thanh toán và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết trước khi trình Kế toán trưởng xem xét; (iii) phân tích và lập báo cáo kế toán theo quy định một cách chi tiết và chính xác.
Thủ quỹ: Là cán bộ có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và đạo đức tốt. Thủ quỹ chịu các trách nhiệm chủ yếu như sau: (i) Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, cấp phát tiền mặt cho các đối tượng cụ thể khi có đầy đủ thủ tục theo quy định hiện hành của Chế độ kế toán Việt Nam; (ii) Lĩnh tiền mặt từ Ngân hàng hoặc Kho Bạc về CPO; (iii) Thu tiền mặt tại quỹ khi có nghiệp vụ phát sinh; (iv) Lưu trữ các chứng từ liên quan: (v) Hỗ trợ Kế toán trưởng, Kế toán viên trong các nghiệp vụ kế toán tài chính, thanh toán và giải ngân, và các công việc, trách nhiệm khác (chi tiết theo yêu cầu quản lý). Thủ quỹ không được kiêm nhiệm công việc của Kế toán.
1.2.2. Cấp tỉnh
Ban QLDA tỉnh (PPMU) được đặt tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
a. Chức năng, nhiệm vụ của PPMU:
- Lập kế hoạch ngân sách hàng năm cho phần vốn IDA và vốn đối ứng của Chính phủ dành các hoạt động của dự án, và đệ trình lên Ủy ban nhân tỉnh phê duyệt, gửi CPO để tổng hợp chung.
- Giám sát các hoạt động của hệ thống quản lý tài chính của dự án tỉnh.
- Lập Đơn rút vốn về TK chỉ định cấp tỉnh đối với khoản tín dụng của WB.
- Đảm bảo duy trì và bổ sung đầy đủ đội ngũ cán bộ tài chính và kế toán cho Ban QLDA huyện và Ban Phát triển Xã.
- Xác định nhu cầu và xin ý kiến của Ban Điều phối DATW về việc đào tạo và tập huấn quản lý tài chính và kiểm toán nội bộ cho cán bộ cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã.
- Quản lý, điều phối và trực tiếp tham gia việc thực hiện kiểm toán nội bộ cấp huyện, kiểm tra các báo cáo và tìm nguyên nhân các sai sót, nêu lên các kiến nghị giải quyết (nếu có).
14
- Chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng nguồn vốn vay của WB và vốn đối ứng của Chính phủ để trả cho các chi phí quản lý dự án và thực thi các hoạt động do tỉnh làm Chủ đầu tư, bao gồm:
i) Mua sắm các hàng hoá, dịch vụ, đào tạo và thanh toán cho các nhà cung cấp;
ii) Thẩm định, phê duyệt và thanh toán chi phí quản lý dự án hàng năm;
iii) Lập và đệ trình hồ sơ/đề nghị thanh toán cho KBNN tỉnh kiểm soát chi để làm cơ sở thanh toán vốn WB và đề nghị KBNN tỉnh thanh toán phần vốn đối ứng;
iv) Duy trì hệ thống kế toán và theo dõi sổ lưu tài chính tổng hợp.
v) Thực thi kiểm soát tài chính nội bộ;
vi) Lập báo cáo quản lý tài chính và báo cáo tiến độ thực hiện dự án.
- Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động quản lý TK chỉ định ở cấp tỉnh, bao gồm các chi tiêu trực tiếp từ tài khoản này, và:
i) Kiểm tra, phê chuẩn và tiến hành chuyển tiền về TKDA huyện;
ii) Xem xét, phê duyệt và tiến hành chuyển vốn cho hợp phần NSPTX.
iii) Xem xét và kiểm tra báo cáo tiến độ thực hiện dự án và báo cáo quản lý tài chính do Ban QLDA huyện lập và trình lên, kiểm soát và giám sát các hoạt động của Ban QLDA huyện, tiến hành các công việc cần thiết, kể cả việc khảo sát thực tế tại các tỉnh này;
iv) Giám sát việc công khai các thông tin tài chính dự án.
- Căn cứ vào kế hoạch bố trí vốn cho dự án đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt, đôn đốc quá trình Kho bạc tỉnh chuyển vốn đối ứng về Kho bạc NN huyện (không để chậm trễ gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án).
- Lập báo cáo tiến độ thực hiện dự án và Báo cáo Quản lý tài Chính đối với tất cả hợp phần, tất cả các nguồn vốn do tỉnh quản lý.
- Tham gia với WB trong việc giám sát định kỳ và kiểm tra giữa kỳ.
- Trực tiếp chịu trách nhiệm trước CPO và WB về việc quản lý tài chính dự án cấp tỉnh.
b. Tổ chức nhân sự có liên quan đến quản lý tài chính của PPMU:
Giám đốc PPMU:
- Là người đứng đầu Ban QLDA, chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, triển khai thực hiện toàn diện mọi hoạt động của dự án tỉnh. Chịu trách nhiệm trước pháp luật theo thẩm quyền được giao trong quá trình thực hiện dự án. Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với UBND tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA, các cơ quan bảo vệ pháp luật, các cơ quan dân cử và nhà tài trợ về các vấn đề thuộc thẩm quyền.
- Là người có đủ phẩm chất, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của dự án.
15
- Tổ chức lập kế hoạch thực hiện dự án tỉnh (kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu thầu, kế hoạch hoạt động). Rà soát, điều chỉnh bổ sung kế hoạch, đảm bảo phù hợp với mục tiêu chung.
- Tổ chức quản lý các hoạt động đấu thầu, quản lý hợp đồng, rút vốn, thanh quyết toán, giải ngân, thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế đúng qui định. Quản lý tài sản, quản lý (các) nguồn vốn đúng mục tiêu, đạt hiệu quả.
- Làm chủ các tài khoản của Ban QLDA tỉnh.
Phó Giám đốc dự án (hoặc Điều phối viên)
- Trực tiếp giúp Giám đốc dự án, chỉ đạo điều hành thực hiện những nhiệm vụ dự án được giao; Thay Giám đốc dự án khi Giám đốc đi vắng, hoặc đối với những vấn đề được uỷ quyền.
- Làm đầu mối cập nhật mọi thông tin, nắm bắt mọi hoạt động của dự án tỉnh, là đầu mối báo cáo dự án tỉnh.
- Hỗ trợ hiệu quả trong công tác lập kế hoạch, điều phối hoạt động của các bộ phận, dự trù kinh phí triển khai thực hiện dự án, tham gia vào các hoạt động đấu thầu, quản lý hợp đồng, thanh quyết toán, giải ngân, báo cáo và các hoạt động khác có liên quan.
- Hỗ trợ hoàn thiện tổ chức thực hiện dự án (từ cấp tỉnh xuống cấp xã).
- Điều phối hoạt động của các bộ phận, các huyện, các xã dự án
- Theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện dự án đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động, các địa phương. Phát hiện, tổng hợp các khó khăn vướng mắc trên địa bàn tỉnh và đề xuất biện pháp xử lý, giải quyết.
Kế toán trưởng PPMU: Kế toán trưởng PPMU có toàn bộ trách nhiệm đối với các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính của Dự án cấp tỉnh, bao gồm:
i) Chịu trách nhiệm theo dõi đầy đủ, chính xác các tài khoản, sổ ghi chép, và áp dụng cơ chế Kiểm soát nội bộ theo hệ thống quản lý tài chính của dự án;
ii) Chịu trách nhiệm việc chi tiêu và sử dụng hợp lý, hiệu quả vốn của dự án theo quy định của Chính phủ và WB;
iii) Tổng hợp số liệu và lập báo cáo thực hiện dự án và quản lý tài chính dự án của tỉnh;
iv) Kiểm tra và giám sát hoạt động tài chính tại các huyện, xã dự án;
v) Xác định các nhu cầu đào tạo kế toán, tài chính tại tỉnh; đồng thời tổng hợp nhu cầu từ cấp huyện, xã và báo cáo cho CPO.
vi) Phát hiện các vấn đề sai sót và đưa ra các khuyến nghị đối với báo cáo kiểm toán nội bộ.
vii) Kế toán trưởng phải có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và hiểu biết về kế toán và quản lý tài chính hiện đại, đặc biệt là kinh nghiệm công tác quản lý tài chính đối với các Dự án ODA.
Kế toán viên của PPMU: Tương tự như CPO, PPMU căn cứ vào yêu cầu cụ thể, có thể bổ nhiệm một/ hoặc một số cán bộ làm công tác hỗ trợ quản lý
16
tài chính và kế toán. Các cán bộ này phải có chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp, có khả năng theo dõi các sổ kế toán, sổ ghi chép, phân tích và lập báo cáo một cách chi tiết và chính xác các hoạt động tài chính, kế toán bằng máy tính.
Thủ quỹ: Có chuyên môn và kinh nghiệm làm việc phù hợp, có khả năng trực tiếp quản lý hệ thống kế toán cấp tỉnh và hoạt động chi tiêu của dự án. Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, cấp phát tiền mặt cho các đối tượng cụ thể khi có đầy đủ thủ tục theo quy định trong Chế độ kế toán Việt Nam, lĩnh tiền mặt từ Ngân hàng hoặc Kho Bạc về Ban QLDA tỉnh, thu tiền mặt tại quỹ khi có nghiệp vụ phát sinh, lưu trữ các chứng từ liên quan. Thủ quỹ không được kiêm nhiệm công việc của Kế toán, Thủ quỹ có thể kiêm nhiệm công việc khác của Ban.
1.2.3. Cấp huyện
Ban QLDA huyện (DPMU) được đặt tại Phòng Tài chính Kế hoạch huyện.
a. Chức năng, nhiệm vụ của DPMU:
- Đệ trình hồ sơ đề nghị chuyển vốn của WB từ TKCĐ cấp tỉnh về TKDA huyện.
- Lập kế hoạch ngân sách hàng năm cho phần vốn IDA và vốn đối ứng của Chính phủ cho các hoạt động của dự án tại cấp huyện, trình lên Ban QLDA tỉnh xem xét, tổng hợp chung và trình UBND phê duyệt.
- Định kỳ lập Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản dự án huyện (kèm các giấy tờ đã được KBNN kiểm soát chi) để trình BQLDA tỉnh xem xét, làm căn cứ để bổ sung vốn về TKDA huyện.
- Giám sát hoạt động của hệ thống quản lý tài chính dự án ở cấp huyện.
- Định kỳ lập Sao kê chi tiêu và đối chiếu các tài khoản dự án xã làm căn cứ hoàn ứng vốn do Ban QLDA tỉnh đã chuyển về tài khoản dự án xã.
- Đảm bảo rằng Ban PT xã có đủ nhân viên kế toán có năng lực.
- Xác định nhu cầu về đào tạo quản lý tài chính cho cán bộ ở cấp huyện, cấp xã và báo cáo Ban QLDA tỉnh.
- Chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng nguồn vốn vay của WB (ở TKDA huyện) và vốn đối ứng của Chính phủ để thực hiện các tiểu dự án do huyện làm Chủ đầu tư, kể cả chi phí quản lý dự án ở cấp huyện, bao gồm:
i) Mua sắm các hàng hoá, xây lắp công trình, dịch vụ và thanh toán;
ii) Thẩm định, phê duyệt và thanh toán chi phí quản lý dự án hàng năm;
iii) Lập và đệ trình hồ sơ/đề nghị thanh toán cho Kho Bạc huyện kiểm soát chi để làm cơ sở thanh toán vốn WB và đề nghị Kho bạc huyện thanh toán phần vốn đối ứng;
iv) Duy trì hệ thống sổ sách kế toán và theo dõi sổ ghi chép tài chính tổng hợp;
v) Thực hiện kiểm soát tài chính nội bộ;
vi) Lập báo cáo tiến độ thực hiện dự án và báo cáo quản lý tài chính, đệ trình lên Ban QLDA tỉnh.
- Đối với hợp phần Ngân sách Phát triển xã:
17
i) Xem xét, phê duyệt và tiến hành chuyển vốn cho TK xã thuộc hợp phần Ngân sách Phát triển xã.
ii) Kiểm tra và xem xét các Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã hàng tháng do Ban PT xã trình lên, đồng thời kiểm soát và giám sát các hoạt động của Ban PT xã, tiến hành các hoạt động cần thiết kể cả việc đi khảo sát tại địa phương;
iii) Kiểm tra lại và xem xét các báo cáo chi tiêu sáu tháng do Ban PT xã lập, trình các báo cáo này lên Uỷ ban Nhân dân huyện phê duyệt, sau đó đệ trình lên Ban QLDA tỉnh;
iv) Trực tiếp tham gia công tác kiểm toán nội bộ do Phòng Tài chính Kế hoạch huyện thực hiện, đồng thời thực hiện các công việc cần thiết để tìm nguyên nhân các sai sót và biện pháp giải quyết.
- Đảm bảo tính công khai và minh bạch của các thông tin tài chính của dự án tại cấp huyện và cấp xã.
- Tham gia cùng với WB, CPO, PPMU để thực hiện công tác giám sát định kỳ và đánh giá giữa kỳ.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban QLDA tỉnh về công tác quản lý tài chính dự án cấp huyện.
b. Tổ chức nhân sự có liên quan đến quản lý tài chính của DPMU:
Giám đốc DPMU:
- Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai toàn bộ các hoạt động của toàn Dự án trên địa bàn huyện từ khâu chuẩn bị đầu tư đến khâu quyết toán dự án.
- Tổ chức lập kế hoạch thực hiện dự án hàng năm của huyện. Tổ chức quản lý các hoạt động đấu thầu, quản lý hợp đồng, rút vốn, thanh quyết toán, giải ngân, thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế đúng qui định. Quản lý tài sản, quản lý nguồn vốn đúng mục tiêu và đạt hiệu quả.
- Hỗ trợ, hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các xã trong việc lập kế hoạch và trong quá trình thực hiện dự án.
- Giải trình, báo cáo (định kỳ và đột xuất) tình hình thực hiện dự án với Nhà tài trợ. Ban TW, Ban chỉ đạo, Ban QLDA tỉnh và các cơ quan thanh kiểm tra.
- Tổ chức giao ban, trao đổi, rút kinh nghiệm thường xuyên. Trao đổi, học hỏi các huyện khác trong quá trình thực hiện. Đầu mối phối hợp các phòng ban chuyên môn của huyện trong quá trình triển khai dự án.
Phó Giám đốc DPMU:
- Giúp Giám đốc Ban QLDA huyện trong việc tổ chức triển khai toàn bộ các hoạt động của toàn Dự án trên địa bàn huyện từ chuẩn bị đầu tư đến khâu quyết toán dự án. Thay mặt Giám đốc xử lý công việc khi được ủy quyền.
- Giúp Giám đốc Ban QLDA huyện trong mọi hoạt động theo dõi, quản lý, điều hành thực hiện dự án.
- Điều phối hoạt động của các bộ phận, các xã dự án
18
- Theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện dự án đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động, các địa phương. Phát hiện, tổng hợp các khó khăn vướng mắc trên địa bàn huyện và đề xuất biện pháp xử lý, giải quyết.
Kế toán Dự án cấp huyện: Kế toán DPMU có toàn bộ trách nhiệm đối với các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính của dự án cấp huyện, bao gồm:
i) Chịu trách nhiệm theo dõi đầy đủ, chính xác các tài khoản, bao gồm tổ chức hạch toán, thanh toán và giải ngân, lưu trữ hồ sơ, sổ sách, chứng từ theo các quy định hiện hành, và áp dụng cơ chế Kiểm soát nội bộ theo hệ thống quản lý tài chính của dự án;
ii) Chịu trách nhiệm việc chi tiêu và sử dụng hợp lý, hiệu quả vốn của dự án theo quy định của Chính phủ và WB;
iii) Tổng hợp số liệu và lập báo cáo thực hiện và quản lý tài chính dự án của huyện;
iv) Kiểm tra và giám sát hoạt động tài chính tại các xã dự án;
v) Xác định các nhu cầu đào tạo tại huyện và báo cáo cho Ban QLDA tỉnh
vi) Phát hiện các vấn đề sai sót và đưa ra các khuyến nghị đối với báo cáo kiểm toán nội bộ.
vii) Chủ trì, cùng với các cán bộ có liên quan khác trong Ban QLDA huyện làm thủ tục quyết toán vốn đầu tư các công trình, hỗ trợ và hướng dẫn nghiệp vụ cho Kế toán xã khi cần.
Nói chung, cán bộ kế toán Dự án của huyện phải có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm hiểu biết về kế toán và quản lý tài chính, đặc biệt là kinh nghiệm công tác quản lý tài chính đối với các Dự án hỗ trợ phát triển.
Thủ quỹ: Có chuyên môn và kinh nghiệm làm việc phù hợp, Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, cấp phát tiền mặt cho các đối tượng cụ thể khi có đầy đủ thủ tục theo đúng quy định trong Chế độ kế toán Việt Nam, lĩnh tiền mặt từ Ngân hàng hoặc Kho Bạc về DPMU, thu tiền mặt tại quỹ khi có nghiệp vụ phát sinh, lưu trữ các chứng từ liên quan. Thủ quỹ không được kiêm nhiệm công việc của Kế toán. Thủ quỹ có thể làm việc theo chế độ kiêm nhiệm của huyện hoặc được kiêm nhiệm các công việc khác của dự án .
1.2.4. Cấp xã
Ban PTX (CDB) trực thuộc UBND xã
a. Chức năng, nhiệm vụ của CDB:
- Chịu trách nhiệm quản lý tài chính về các hoạt động dự án trong hợp phần Ngân sách Phát triển xã, bao gồm:
i) Mua sắm các hàng hoá, xây lắp công trình, dịch vụ và thanh toán;
ii) Các chi phí ban quản lý dự án (6%);
iii) Lập kế hoạch và đề nghị tạm ứng vốn IDA từ TKDA huyện về TKDA xã;
iv) Duy trì hệ thống sổ sách kế toán và theo dõi sổ ghi chép tài chính tổng hợp;
v) Lập kế hoạch dự trù vốn đối ứng hàng năm cho phụ cấp quản lý ODA của Ban PTX, trình Ban QLDA huyện tổng hợp,
19
vi) Làm việc với Phòng Tài chính Kế hoạch huyện và BQLDA huyện về kiểm toán nội bộ.
- Lập báo cáo tiến độ thực hiện dự án và báo cáo quản lý tài chính, đệ trình lên Ban QLDA huyện.
- Đóng vai trò chính trong việc bảo đảm trách nhiệm giải trình và minh bạch tài chính trong suốt quá trình thực hiện dự án tại xã
b. Tổ chức nhân sự có liên quan đến quản lý tài chính của CDB:
Trưởng Ban Phát triển xã sẽ:
- Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản thanh toán dưới hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản cho chi phí lao động (bằng vốn dân góp), hàng hoá, nguyên vật liệu và dịch vụ đã thuê và mua để thực hiện tiểu dự án, và thanh toán cho các hợp đồng đã ký kết với nhà thầu và các khoản chi phí hành chính và chi phí quản lý.
- Kiểm tra và phê duyệt các báo cáo chi tiêu hàng tháng, quý, 6 tháng và cả năm, đồng thời trình các Báo cáo này lên Ban QLDA huyện.
- Kiểm tra và phê duyệt báo cáo tổng kết từng tiểu dự án, và nếu phát hiện những sai sót, phải có biện pháp giải quyết.
- Kiểm tra và huy động các khoản đóng góp bằng hiện vật của cộng đồng như đã thoả thuận.
- Nếu các khoản chi tiêu cho một tiểu dự án nào đó dự kiến vượt mức ngân sách cho phép, Ban PT xã phải có biện pháp giải quyết kịp thời.
- Nếu các khoản thanh toán thuộc hợp phần Ngân sách Phát triển Xã dự kiến vượt mức ngân sách cho phép của kế hoạch năm, cần phải cân đối lại các khoản chi này và báo cáo lên Ban QLDA huyện.
- Đảm bảo đầy đủ thông tin về việc lập kế hoạch và thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển Xã cho nhân dân ở cấp xã và các thôn bản.
- Nghiên cứu báo cáo kiểm toán nội bộ của cấp huyện và tiến hành điều chỉnh cho hợp lý.
- Chịu trách nhiệm trước Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và người hưởng lợi về việc sử dụng đúng các nguồn vốn Ngân sách Phát triển Xã;
- Tiếp thu và ghi chép lại các kiến nghị của nhân dân, giải quyết và trả lời bằng văn bản những kiến nghị mà Ban PT xã có khả năng giải quyết. Đối với những kiến nghị chưa có hướng giải quyết, Ban PT xã có trách nhiệm chuyển những kiến nghị này lên và đề nghị Ban QLDA huyện trả lời, đồng thời chuyển ý kiến trả lời của huyện cho người kiến nghị biết
Kế toán xã sẽ chịu trách nhiệm quản lý tài chính cho hợp phần Ngân sách phát triển xã, bao gồm các công việc như lưu giữ và quản lý sổ sách kế toán, áp dụng cơ chế Kiểm soát nội bộ và lập các báo cáo. Đặc biệt, kế toán xã sẽ chịu trách nhiệm về các mặt sau:
i) Lưu trữ sổ ghi chép các khoản thu, séc thanh toán, rút vốn tiền mặt; và một sổ ghi tổng hợp Thu - Chi tiền mặt; sổ ghi chép các khoản chi tiêu
20
cho từng tiểu dự án, chi phí quản lý và hành chính theo quy định (6% giá trị thực hiện thực tế của các tiểu dự án của hợp phần Ngân sách phát triển xã), sổ cân đối các nguồn vốn còn lại cho từng tiểu dự án.
ii) Lưu giữ các phiếu nhận và thanh toán cho các giao dịch ngân hàng trong một tệp tài liệu.
iii) Lập bảng cân đối tiền mặt hàng tháng, và một bản cân đối các khoản chi tiêu cho các tiểu dự án (cộng với chi phí hành chính và chi phí quản lý), tách riêng các khoản chi bằng tiền mặt và chi bằng séc.
iv) Lập Báo cáo tài chính/chi tiêu hàng quý, 6 tháng và cả năm cho các tiểu dự án của mỗi thôn bản, và Báo cáo tổng kết hàng quý cho các chi phí hành chính và quản lý.
v) Lập báo cáo tổng kết các khoản chi tiêu cho từng tiểu dự án sau khi được thực hiện xong, so sánh tổng chi thực tế với ngân sách dự kiến.
vi) Lập báo cáo quyết toán của các tiểu dự án do xã làm chủ đầu tư trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
vii) Trường hợp khoản thanh toán cho tiểu dự án có thể cao hơn ngân sách dự kiến, hoặc tổng các khoản chi của 6 tháng cao hơn mức quy định, kế toán xã phải kịp thời xin ý kiến của Ban Phát triển Xã.
1.2.5. Vai trò của các tư vấn có liên quan đến công tác QLTC của dự án
Hai loại tư vấn có liên quan trực tiếp đến công tác quản lý tài chính của dự án:
a. Hướng dẫn viên cộng đồng:
- Hướng dẫn (nhưng không làm thay) Ban Phát triển xã làm các thủ tục mở tài khoản tại Ngân hàng NN&PTNT, mở các sổ sách kế toán để theo dõi các khoản chi tiêu.
- Hướng dẫn Ban PTX tiến hành các thủ tục phê duyệt dự toán, thanh toán và quyết toán các tiểu dự án theo quy định.
- Hỗ trợ Ban Phát triển xã, kế toán xã chuẩn bị các báo cáo tháng, báo cáo quý và báo cáo năm theo quy định.
b. Tư vấn hỗ trợ kỹ thuật cho CPO thuê tuyển:
- Thường xuyên hướng dẫn và hỗ trợ kế toán các Ban QLDA thực hiện các yêu cầu của công tác quản lý tài chính của Dự án.
- Hỗ trợ Ban Điều phối DATW trong việc tổng hợp các báo cáo tài chính quý và năm theo quy định.
- Xem xét các nhận xét, khuyến nghị trong báo cáo kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ để xây dựng kế hoạch hành động nhằm cải thiện công tác quản lý tài chính của toàn dự án.
- Tham gia hướng dẫn Ban QLDA tỉnh trong việc tổng hợp và lập báo cáo tài chính quý và năm theo quy định.
- Hướng dẫn và hỗ trợ kế toán các Ban QLDA sử dụng và nhập số liệu vào phần mềm kế toán và in các sổ sách kế toán cần thiết.
21
- Hỗ trợ toàn diện công tác quản lý tài chính cho 2 Ban QLDA huyện mới của tỉnh Lào Cai.
- Tham gia hỗ trợ, hướng dẫn đội ngũ Hướng dẫn viên cộng đồng và các tư vấn phụ trách Hợp phần NSPTX trong vấn đề quản lý tài chính cho cấp xã.
1.3. CÁC TỔ CHỨC LIÊN QUAN TRỰC TIẾP ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA DỰ ÁN
1.3.2. Cấp Trung ương
a. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam: Là đại diện cho Chính phủ Việt Nam ký kết khoản vay tín dụng của WB.
b. Bộ Tài chính:
- Đưa ra quy định tài chính và hướng dẫn cho việc thực hiện Dự án GNMNPB-2 – giai đoạn AF.
- Phê duyệt và đồng ký đơn rút vốn về các Tài khoản Chỉ định của CPO và 6 BQLDA tỉnh đối với khoản tín dụng của WB.
- Thông qua Kho Bạc Nhà nước, quản lý việc phân bổ vốn đối ứng của Chính phủ và việc chuyển khoản vốn này về Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh.
- Kiểm tra và phê chuẩn các Báo cáo Tài chính do CPO và Ban QLDA tỉnh lập và đệ trình lên.
- Xem xét các báo cáo kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập của toàn dự án.
- Cử cán bộ để làm việc với các đoàn giám sát định kỳ và đoàn công tác giữa kỳ của WB (thực hiện công tác đánh giá và kiểm tra giữa kỳ về việc quản lý tài chính).
- Là người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc quản lý tài chính cho Dự án theo đúng với các yêu cầu của Chính phủ Việt Nam và WB.
c. Bộ Kế hoạch và Đầu tư:
- Là cơ quan chủ quản chung của toàn dự án, quản lý và điều hành tổng thể dự án.
- Thường xuyên theo dõi, giám sát quá trình triển khai dự án, có những chỉ đạo kịp thời để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của Ban Điều phối DATW và các tỉnh để đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ.
- Phối hợp với các Bộ, ngành để chỉ đạo việc thực hiện dự án.
- Phê duyệt quyết toán hàng năm phần vốn do Ban ĐPDATW quản lý và phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành của Ban ĐPDATW và toàn dự án
d. Thanh tra Bộ Kế hoạch và Đầu tư:
- Chịu trách nhiệm tiến hành kiểm toán nội bộ hàng năm cho Ban Điều phối TW theo Điều khoản giao việc và kế hoạch được WB thống nhất.
- Hỗ trợ các Sở KH&ĐT trong việc tổ chức công tác kiểm toán nội bộ của dự án tỉnh.
e. Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT cấp Trung ương:
- Là ngân hàng phục vụ của Ban Điều phối DATW. Thực hiện việc nhận và thanh toán vốn IDA của Ban Điều phối DATW theo đúng nội dung đã được KBNN kiểm soát chi.
22
- Có trách nhiệm phục vụ các hoạt động thanh toán và giải ngân của dự án một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và theo đúng yêu cầu của dự án.
- Có trách nhiệm hướng dẫn chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT tỉnh trong việc phục vụ công tác thanh toán và giải ngân của dự án (khi cần thiết).
1.3.3. Cấp tỉnh
a. Ban Chỉ đạo Dự án tỉnh: Thay mặt Uỷ ban nhân dân tỉnh tiến hành giám sát công tác quản lý tài chính của Dự án cấp tỉnh, kiểm tra các báo cáo quản lý tài chính và báo cáo kiểm toán nội bộ cấp tỉnh, đồng thời có thể yêu cầu kiểm tra báo cáo kiểm toán nội bộ cấp huyện.
b. Sở Tài chính tỉnh:
- Kiểm tra các Báo cáo Tài chính (theo Thông tư 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012) do Ban QLDA tỉnh lập.
- Thẩm tra quyết toán các hoạt động dự án do Ban QLDA tỉnh làm chủ đầu tư để trình UBND tỉnh ra quyết định phê duyệt quyết toán.
- Đối với các tiểu dự án được UBND tỉnh ra quyết định đầu tư và Ban QLDA huyện làm chủ đầu tư, Sở Tài chính có trách nhiệm thẩm tra quyết toán và trình UBND tỉnh phê duyệt quyết toán.
c. Kho bạc Nhà nước tỉnh:
- Thực hiện Kiểm soát chi đối với việc sử dụng vốn của TK chỉ định cấp tỉnh để thanh toán các chi tiêu của Ban QLDA tỉnh.
- Thực hiện công tác Kiểm soát chi và thanh toán chi tiêu bằng vốn đối ứng của Ban QLDA tỉnh.
- Chuyển vốn đối ứng về Kho bạc NN huyện căn cứ vào kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm trước Bộ Tài chính về việc sử dụng đúng mục đích các nguồn vốn trong dự án.
d. Sở Kế hoạch và Đầu tư:
- Chịu trách nhiệm tiến hành kiểm toán nội bộ hàng năm cho Ban QLDA các huyện theo Điều khoản giao việc và kế hoạch được WB thống nhất.
- Hỗ trợ và hướng dẫn các phòng Tài chính - Kế hoạch huyện trong việc tổ chức công tác kiểm toán nội bộ của cấp huyện
e. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT cấp tỉnh:
- Là ngân hàng phục vụ của Ban QLDA tỉnh, thực hiện việc nhận và thanh toán vốn IDA của Ban QLDA tỉnh theo đúng nội dung đã được KBNN tỉnh kiểm soát chi.
- Có trách nhiệm phục vụ các hoạt động thanh toán và giải ngân của dự án một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và theo đúng yêu cầu của dự án.
- Có trách nhiệm hướng dẫn chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT huyện trong việc phục vụ công tác thanh toán và giải ngân của dự án (khi cần thiết).
- Cung cấp thông tin về Tài khoản chỉ định của BQLDA tỉnh theo yêu cầu của kiểm toán độc lập
23
1.3.4. Cấp huyện
a. Ủy ban nhân dân huyện:
- Chỉ đạo BQLDA huyện triển khai thực hiện dự án nói chung và quản lý tài chính nói riêng.
- Giao nhiệm vụ cho phòng ban có liên quan thẩm định dự toán các hợp đồng do Ban QLDA huyện và Ban PTX xã làm chủ đầu tư.
b. Phòng Tài chính KH huyện:
- Kiểm tra toàn bộ Báo cáo Tài chính (theo Thông tư 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012) do Ban QLDA huyện lập.
- Thẩm tra quyết tóan các hợp đồng do Ban QLDA huyện (trong phạm vi được phân cấp) và Ban PTX tiến hành để trình UBND huyện ra quyết định phê duyệt.
- Chịu trách nhiệm tiến hành kiểm toán nội bộ hàng năm cho Ban Phát triển xã theo Điều khoản giao việc và kế hoạch được WB thống nhất.
b. Kho Bạc Nhà nước huyện:
- Thực hiện công tác Kiểm soát chi các khoản thanh toán dùng nguồn vốn WB từ TKDA huyện và TKDA xã
- Thực hiện công tác Kiểm soát chi và thanh toán các khoản chi tiêu dùng nguồn vốn đối ứng của Ban QLDA huyện.
- Chịu trách nhiệm trước Kho bạc tỉnh về việc sử dụng đúng các nguồn vốn trong dự án của huyện.
c. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT cấp huyện:
- Là ngân hàng phục vụ của Ban QLDA cấp huyện và Ban PTX. Thực hiện việc nhận và thanh toán vốn IDA của Ban QLDA huyện và Ban PTX theo đúng nội dung đã được KBNN huyện kiểm soát chi.
- Có trách nhiệm phục vụ các hoạt động thanh toán và giải ngân của dự án một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và theo đúng yêu cầu của dự án.
- Cung cấp thông tin về Tài khoản dự án của BQLDA huyện và Ban PTX theo yêu cầu của kiểm toán độc lập
1.4. ĐÀO TẠO VỀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Do công tác quản lý tài chính của Dự án được thực hiện phân tán tại 6 tỉnh - 29 huyện, 259 xã, Dự án sẽ tổ chức một chương trình đào tạo tổng hợp trong suốt quá trình thực hiện dự án, điều này hết sức cần thiết nhằm đảm bảo việc thực hiện quản lý tài chính có hiệu quả theo các quy định và yêu cầu của Chính phủ Việt Nam và WB.
Một chương trình đào tạo chuyên về Tài chính- Kế toán- Giải ngân- Kiểm toán sẽ là một nội dung trong Kế hoạch Đào tạo, Tăng cường năng lực chung cho toàn dự án.
24
1.4.1 Dự kiến nội dung và đối tượng đào tạo liên quan đến quản lý tài chính
Cán bộ được đào tạo Nội dung đào tạo
Cán bộ Kế toán Ban QLDATW
Quản lý các tài khoản chỉ định Các thủ tục giải ngân của Dự án Lập Báo cáo Quản lý Dự án và Báo cáo tài chính Kiểm tra và Kiểm soát Tài chính Hệ thống Thông tin - Quản lý Kiểm toán nội bộ Quyết toán hàng năm và quyết toán dự án hoàn thành
Cán bộ Kế toán Ban QLDA tỉnh
Quản lý tài khoản chỉ định Các thủ tục giải ngân của Dự án Quy trình chuyển vốn cho cấp huyện và xã Lập Báo cáo Quản lý Dự án, Báo cáo tài chính Kiểm tra và Kiểm soát Tài chính nội bộ Hệ thống Thông tin - Quản lý Kiểm toán nội bộ Quyết toán tiểu dự án và quyết toán dự án hoàn thành
Cán bộ Kế toán Ban QLDA huyện
Các thủ tục giải ngân của Dự án GNMNPB Lập và Phê duyệt tiểu dự án Kiểm tra và Kiểm soát Tài chính nội bộ Kế toán Tài chính Quản lý Tài khoản và Lập báo cáo tài chính. Hệ thống Thông tin - Quản lý Kiểm toán nội bộ Quyết toán tiểu dự án và quyết toán dự án hoàn thành
Cán bộ phụ trách Dự án của Kho Bạc huyện và Kho bạc tỉnh, Sở Tài chính tỉnh và các phòng TCKH huyện, Ngân hàng Phục vụ cấp tỉnh và huyện
Các nội dung chính về QLTC của dự án (thông qua hội thảo)
1.4.3. Phương thức thực hiện
- CPO sẽ phối hợp với các cơ quan có liên quan (Bộ Tài chính, NHTG, KBNNTW,...) để tổ chức các hoạt động đào tạo, tập huấn, tập huấn nhắc lại và hội thảo về QLTC cho cán bộ Ban QLDA tỉnh và huyện và các cơ quan có liên quan (trong trường hợp cần thiết).
- Một số lớp tập huấn mang tính chất cầm tay chỉ việc, tập trung vào thực hành nghiệp vụ,... cho các kế toán huyện và xã sẽ do Ban QLDA tỉnh chủ động thực hiện với sự hỗ trợ của CPO.
Các khóa đào tạo và kế hoạch triển khai chi tiết 18 tháng đầu tiên sẽ được xây dựng và đưa vào Kế hoạch Tăng cường năng lực của tỉnh và của CPO.
25
2. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ CÔNG KHAI HÓA THÔNG TIN TÀI CHÍNH
2.1. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TRÌNH CƠ QUAN CHỦ QUẢN VÀ CÁC BỘ CÓ LIÊN QUAN
2.1.1. Nguyên tắc lập kế hoạch tài chính
- “Kế hoạch tài chính” là kế hoạch vốn đầu tư, bao gồm kế hoạch vốn IDA và vốn đối ứng trong nước.
- BQLDA các tỉnh có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính của dự án tỉnh mình. Ban Điều phối TW có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính phần hoạt động do Ban Điều phối TW thực hiện, đồng thời tổng hợp kế hoạch tài chính chung của toàn dự án.
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư và UBND các tỉnh ưu tiên bố trí vốn đối ứng cho dự án trong dự toán ngân sách hàng năm được phân bổ, nhằm thực hiện các cam kết trong Hiệp định Tài trợ và phù hợp với khả năng giải ngân thực tế hàng năm của dự án.
- Kế hoạch tài chính hàng năm của dự án phải thể hiện các nội dung chi chi tiết theo từng hợp phần, từng hoạt động chính của dự án, chi tiết theo từng nguồn vốn tài trợ, vốn đối ứng, vốn đóng góp của người hưởng lợi (nếu có) và phải kèm theo báo cáo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán từng khoản chi.
- Kế hoạch tài chính hàng năm của dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, thông báo là cơ sở để kiểm soát thanh toán, rút vốn đối ứng và vốn ODA cho dự án. Sau khi có kế hoạch tài chính được duyệt, BQLDA tỉnh/Ban Điều phối TW gửi kế hoạch tài chính cho Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính Đối ngoại) và Kho bạc Nhà nước có liên quan.
2.1.2. Quy trình lập kế hoạch tài chính trình Cơ quan chủ quản và các Bộ có liên quan
a. Lập kế hoạch vốn đầu tư: Ban Điều phối TW, Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và Ban Phát triển xã có trách nhiệm lập và trình duyệt kế hoạch vốn đầu tư của Dự án từ các nguồn vốn IDA và vốn đối ứng trong nước theo quy định tại Thông tư 218/2013TT/BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính quy định về quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và vay ưu đãi nước ngoài của các nhà tài trợ.
Quy trình cụ thể như sau:
- Hàng năm, căn cứ quy trình lập, trình và xét duyệt dự toán ngân sách nhà nước theo quy định hiện hành, Ban Phát triển xã căn cứ tiến độ thực hiện dự án lập kế hoạch vốn của xã gửi Ban QLDA huyện chậm nhất vào ngày 15/7 hàng năm.
- Ban QLDA huyện căn cứ tiến độ thực hiện dự án của cấp huyện, căn cứ kế hoạch vốn của các Ban phát triển xã, lập kế hoạch vốn đầu tư cho dự án của huyện bao gồm nguồn vốn IDA và vốn đối ứng trong nước, chi tiết theo từng hợp phần và hoạt động của dự án (bao gồm các chi tiêu cho hoạt động của dự án ở cấp huyện và cấp xã) gửi Ban QLDA Tỉnh chậm nhất vào ngày 31/7 hàng năm.
- Ban QLDA Tỉnh căn cứ tiến độ thực hiện dự án, kế hoạch vốn của các Ban QLDA huyện, lập kế hoạch vốn đầu tư cho dự án của Tỉnh, bao gồm nguồn vốn IDA và vốn đối ứng trong nước (vốn do NSTW hỗ trợ có mục tiêu cho dự án), chi tiết theo từng hợp phần và hoạt động của dự án ( bao gồm các chi tiêu cho hoạt động của dự án ở cấp
26
huyện và cấp xã) gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính tổng hợp chung trong dự toán ngân sách của tỉnh hàng năm, trình UBND tỉnh báo cáo các cấp có thẩm quyền theo quy định, đồng thời gửi cho Ban Điều phối TW để có căn cứ tổng hợp kế hoạch chung của Dự án chậm nhất vào ngày 10/8 hàng năm.
- Ban Điều phối TW lập kế hoạch vốn đầu tư từ nguồn vốn IDA và vốn đối ứng trong nước phần do Bộ Kế hoạch và Đầu tư thực hiện trình Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp trong kế hoạch hàng năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đồng thời, Ban Điều phối TW tổng hợp kế hoạch vốn đầu tư của các tỉnh thực hiện dự án thành kế hoạch vốn chung của toàn dự án, báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tổng hợp chung trong dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm trình cấp có thẩm quyền quyết định, trong đó:
- Phần Bộ Kế hoạch và Đầu tư thực hiện (bao gồm cả phần vốn vay và vốn đối ứng): Giao trong dự toán chi ngân sách của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
- Phần các địa phương thực hiện (bao gồm cả phần vốn vay và vốn đối ứng được NSTW hỗ trợ): Giao trong dự toán chi NSTW bổ sung có mục tiêu cho NSĐP.
b. Phân bổ vốn đầu tư: Căn cứ quy trình chung về phân bổ kế hoạch NSNN:
- Bộ KH&ĐT phân bổ kế hoạch vốn đầu tư cho Ban Điều phối TW chi tiết theo nguồn vốn: vốn vay IDA và vốn đối ứng trong nước, đồng thời gửi bản phân bổ kế hoạch vốn đó cho Bộ TC (Vụ Đầu tư, Cục Quản lý Nợ và Tài chính Đối ngoại, Kho bạc Nhà nước). KBNN thực hiện kiểm soát chi thanh toán vốn dự án của Ban Điều phối TW.
- UBND các tỉnh thực hiện dự án phân bổ kế hoạch vốn đầu tư cho Ban QLDA tỉnh, các Ban QLDA huyện và các Ban PTX, chi tiết theo nguồn vốn: vốn vay IDA và vốn đối ứng trong nước, đồng thời gửi bản phân bổ kế hoạch vốn đó cho Bộ TC, đồng gửi Sở TC tỉnh, KBNN tỉnh để theo dõi và làm căn cứ kiểm soát và thanh toán vốn.
- UBND các huyện gửi kế hoạch vốn được phân bổ cho Phòng TCKH và KBNN huyện để theo dõi và làm căn cứ kiểm soát, thanh toán vốn cho dự án.
c. Giao kế hoạch vốn cho các chủ đầu tư: Sau khi thực hiện việc phân bổ vốn theo quy định tại mục (b) nêu trên, Bộ KH&ĐT, UBND các tỉnh thực hiện dự án, UBND các huyện giao chỉ tiêu kế hoạch cụ thể cho các chủ đầu tư để thực hiện dự án.
d. Thẩm tra phân bổ vốn đầu tư:
- Đối với phần dự án do Bộ KH&ĐT quản lý: Sau khi nhận được kế hoạch phân bổ vốn đầu tư của Bộ KH&ĐT, KBNN thực hiện kiểm soát thanh toán theo quy định, không chờ ý kiến thẩm tra của Bộ TC. Bộ TC thực hiện thẩm tra phân bổ vốn đầu tư (thẩm tra sau) trong thời hạn 5 ngày làm việc sau khi nhận được kế hoạch phân bổ vốn đầu tư của Bộ KH&ĐT.
- Đối với phần dự án do các tỉnh thực hiện: Sau khi nhận được kế hoạch phân bổ vốn đầu tư của UBND cấp tỉnh, cấp huyện, KBNN tỉnh, huyện thực hiện kiểm soát thanh toán theo quy định. Sở TC tỉnh, Phòng TCKH thực hiện thẩm tra phân bổ vốn đầu tư (thẩm tra sau) trong thời hạn 5 ngày làm việc sau khi nhận được kế hoạch phân bổ vốn đầu tư của UBND cấp tỉnh, cấp huyện tương ứng.
2.2. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TRONG NỘI BỘ BAN QLDA
2.2.1. Quy trình và trách nhiệm lập kế hoạch dự án tại Ban QLDA tỉnh và huyện
Sơ đồ 1. Quy trình lập và cập nhật kế hoạch tài chính dự án
27
- Giám đốc Ban QLDA là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với quá trình lập, theo dõi thực hiện và điều chỉnh cập nhật kế hoạch dự án.
- Bộ phận đấu thầu có trách nhiệm lập, theo dõi thực hiện và điều chỉnh kế hoạch đấu thầu. Đầu quý 3 hàng năm, trên cơ sở Báo cáo nghiên cứu khả thi, Hiệp định tài trợ (và các tài liệu có liên quan khác), bộ phận đấu thầu lập/cập nhật kế hoạch đấu thầu theo thời gian cho các gói thầu theo từng hạng mục của dự án phù hợp với yêu cầu về thời gian và tiến độ quy định và năng lực của Ban QLDA.
- Các cán bộ khác có liên quan (kế hoạch, đào tạo, kỹ thuật, truyền thông,...) lập/cập nhật kế hoạch đào tạo/tập huấn/học tập kinh nghiệm có liên quan.
- Bộ phận kế toán có trách nhiệm lập và thực hiện kế hoạch tài chính, giải ngân của dự án. Kế hoạch đấu thầu và kế hoạch thực hiện năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt là cơ sở để bộ phận kế toán lập kế hoạch giải ngân.
Sau khi các kế hoạch được cấp thẩm quyền phê duyệt, bộ phận Tài chính - Kế toán có trách nhiệm theo dõi việc thanh toán các hợp đồng, trên cơ sở đó để có những cập nhật và chỉnh sửa cần thiết.
Trách nhiệm và thời gian cụ thể của quy trình lập, theo dõi và điều chỉnh các kế hoạch được thể hiện ở Bảng 5. Bảng 5. Trách nhiệm và thời gian lập, cập nhật kế hoạch dự án
Công việc Bộ phận chịu trách nhiệm Thời gian thực hiện
Lập kế hoạch đấu thầu Bộ phận Kế hoạch Đấu thầu Tháng 6-7 năm trước
Lập kế hoạch tài chính và giải ngân
Bộ phận Tài chính - Kế toán Tháng 7 năm trước
Theo dõi cập nhật hoạt động các gói thầu
Bộ phận Kế hoạch Đấu thầu Thường xuyên
Điều chỉnh kế hoạch đấu thấu (nếu cần thiết)
Bộ phận Kế hoạch Đấu thầu Tháng 5 hàng năm
Theo dõi cập nhật thực hiện Bộ phận Tài chính - Kế toán Thường xuyên
Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS)
Kế hoạch đấu thầu Kế hoạch tài chính, giải ngân
Đánh giá, cập nhật và điều chỉnh kế hoạch
28
thanh toán và giải ngân
Điều chỉnh kế hoạch tài chính, giải ngân (nếu cần thiết)
Bộ phận Tài chính - Kế toán Tháng 5 hàng năm
2.2.2. Quy trình lập kế hoạch dự án tại cấp thôn bản và cấp xã
Tất cả các hoạt động đầu tư của dự án đều được lập kế hoạch theo quy trình tham vấn có sự tham gia của người dân từ cấp thôn bản.
Chi tiết được nêu trong Chương 2 của PIM
2.2.3. Các mẫu biểu quy định
- Mẫu kế hoạch đấu thầu: Biểu 1, Phụ lục 1
- Mẫu kế hoạch tài chính, giải ngân: Biểu 2, Phụ lục 1
- Mẫu quản lý hợp đồng: Biểu 3, Phụ lục 1
2.3. BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ban Điều phối DATW, Ban QLDA tỉnh và huyện thông thường phải chuẩn bị các loại báo cáo sau đây để nộp các cơ quan liên quan đến quản lý tài chính:
- Báo cáo tài chính theo yêu cầu của hệ thống kế toán chủ đầu tư ban hành kèm theo Thông tư số 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012
- Báo cáo quản lý tài chính quý và năm theo quy định của Thông tư số 01/2014 /TT-BKHĐT ngày 09/01/2014 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
- Báo cáo sao kê các khoản vốn IDA đã giải ngân hàng tháng theo quy định của Thông tư 218/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính (cấp TW và tỉnh)
- Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành theo quy định của Thông tư số 19/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 của Bộ Tài chính (Đối với chủ đầu tư cấp huyện, tỉnh)
Ngoài ra, Ban PTX xã phải chuẩn bị Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã và Ban QLDA huyện phải lập Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản các xã hàng tháng cho mục đích hoàn trả chứng từ của các khoản tạm ứng về tài khoản xã theo các hợp đồng đã ký.
2.3.1. Báo cáo tài chính theo hệ thống kế toán chủ đầu tư
a. Báo cáo tài chính của các Ban QLDA: Thực hiện theo quy định hiện hành của Việt Nam tại ‘Chế độ kế toán Chủ đầu tư’ ban hành kèm theo Thông tư số 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, bao gồm các biểu mẫu và phụ biểu như sau:
Các biểu mẫu chính:
1. Bảng cân đối Kế toán Mẫu số B01- CĐT
2. Nguồn vốn đầu tư Mẫu số B02- CĐT
3. Thực hiện đầu tư xây dựng Mẫu số B03- CĐT
4. Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B04- CĐT
Các phụ biểu chi tiết:
1. Chi tiết nguồn vốn đầu tư Mẫu số F02- CĐT
29
2. Thực hiện đầu tư theo tiểu dự án, công trình, hạng mục công trình
Mẫu số F03A- CĐT
3. Quyết toán vốn đầu tư theo tiểu dự án, công trình, hạng mục công trình đã hoàn thành, bàn giao sử dụng
Mẫu số F03B- CĐT
4. Chi phí khác Mẫu số F03C- CĐT
5. Chi phí Ban QLDA Mẫu số F03D- CĐT
- Các báo cáo này sẽ được tự động chiết xuất từ phần mềm kế toán đã được cài đặt tại BQLDA các tỉnh và các huyện
- Đối với hợp phần NSPTX, mẫu biểu báo cáo được đơn giản hóa theo hình thức báo sổ và chi tiết nêu trong Chương 7 Hướng dẫn thực hiện NSPTX. (Các ban PTX cũng được áp dụng chế độ kế toán chủ đầu tư nếu có khả năng)
b. Thời hạn nộp báo cáo:
- Ban Điều phối DATW chuẩn bị và nộp báo cáo kế toán năm cho Bộ KH&ĐT (và các cơ quan khác như thuế, kho bạc,…nếu cần) trước ngày 31/1 năm sau.
- Ban QLDA tỉnh phải chuẩn bị và nộp báo cáo kế toán năm cho UBND tỉnh, Sở KH&ĐT và Sở TC (và các cơ quan khác như thuế, kho bạc,…nếu cần) trước ngày 31/1 năm sau.
- Ban QLDA huyện chuẩn bị và nộp báo cáo kế toán năm cho UBND huyện, Phòng TCKH (và các cơ quan khác như thuế, KB,…nếu cần) trước ngày 31/1 năm sau.
2.3.2. Báo cáo QLTC theo yêu cầu của các cơ quan chính phủ và WB
a. Yêu cầu về các báo cáo của Ban quản lý dự án
STT Tên báo cáo Định kỳ Cơ quan chủ
quản
Bộ KH& ĐT
Bộ TC WB Cơ quan khác
1 Báo cáo AMT, bao gồm:
- Tiến độ giải ngân vốn ODA
- Tiến độ giải ngân vốn đối ứng
- Theo dõi tài khoản chỉ định
- Báo cáo nguồn và sử dụng nguồn
- các biểu báo cáo tình hình đấu thầu
Quý Năm có có Có
(báo cáo gửi
WB 6 tháng/
lần
2 Báo cáo chi tiêu (SOE)
Khi yêu cầu giải ngân
có có
30
3 Báo cáo sao kê các khoản giải ngân (theo TT218)
Hàng tháng
có
4 Báo cáo tình hình thực hiện đầu tư (theo TT 01/2014/TT-BKH)
Tháng, quý, năm
Có có có
5 Báo cáo Kết thúc Dự án (theo thông tư 01)
Kết thúc dự án
Có Có Có Có
6 Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành (theo quy định của Thông tư 19/2011/TT-BTC)
12 tháng sau khi dự án kết thúc
Có Có
b. Trách nhiệm và thời gian lập và nộp báo cáo định kỳ của từng cấp:
STT Cơ quan Báo cáo cần chuẩn bị
Thời gian quy định Nộp báo cáo cho ai?
1 Cấp thôn bản - Báo cáo tiến độ các tiểu dự án
- Hàng quý, 7 ngày kể từ ngày kết thúc quý
Ban PTX
2
Ban PTX
- Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã (có xác nhận của KBNN và Ngân hàng NN&PTNT huyện) - Báo cáo tiến độ thực hiện các tiểu dự án - Báo cáo kết thúc năm đầu tư
- Hàng tháng, 7 ngày kể từ ngày kết thúc tháng - Hàng quý, 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý - Hàng năm, 15 ngày kể từ ngày kết thúc năm
Ban QLDA huyện
3 Ban QLDA huyện
- Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản các xã - Báo cáo tài chính quý theo mẫu AMT - Báo cáo quyết toán dự án huyện
- Hàng tháng, 15 ngày kể từ ngày kết thúc tháng Hàng quý, 25 ngày kể từ ngày kết thúc quý - Trong vòng 5 tháng sau khi dự án kết thúc
- Ban QLDA tỉnh - Ban QLDA tỉnh và phòng TCKH
4 Ban QLDA tỉnh - Báo cáo sao kê các khoản được giải ngân - Báo cáo tài chính quý theo mẫu AMT - Báo cáo tình hình thực hiện năm theo mẫu AMT - Báo cáo tình hình
- Hàng tháng, 10 ngày kể từ ngày kết thúc tháng - Hàng quý, 35 ngày kể từ ngày kết thúc quý - 31/1 năm sau - Thực hiện theo
Cục QLN&TCĐN - CPO, UBND tỉnh - CPO, UBND tỉnh - CPO, UBND
31
thực hiện đầu tư (theo TT 01) - Báo cáo quyết toán dự án tỉnh
tháng, quý, năm - Trong vòng 9 tháng sau khi dự án kết thúc
tỉnh, Bộ KH& ĐT, Bộ TC - CPO, UBND tỉnh, Bộ KH&ĐT
5 CPO - Báo cáo sao kê các khoản được giải ngân - Báo cáo theo mẫu AMT - Báo cáo tình hình thực hiện năm theo mẫu AMT - Báo cáo tình hình thực hiện đầu tư (theo TT 01) - Báo cáo quyết toán dự án chung
- Hàng tháng, 10 ngày kể từ ngày kết thúc tháng - 6 tháng 1 lần, 45 ngày kể từ ngày kết thúc nửa năm hoặc kết thúc năm - 31/1 năm sau - Thực hiện theo tháng, quý, năm - Trong vòng 12 tháng sau khi dự án kết thúc
- Cục QLN&TCĐN - WB, Bộ KH& ĐT - WB, Bộ KH& ĐT - Bộ KH&ĐT, Bộ TC - Bộ KH&ĐT, Bộ TC, WB
c. Nguyên tắc tổng hợp số liệu báo cáo:
- Ban QLDA huyện tổng hợp đầy đủ số liệu chi tiêu của huyện và các xã trong huyện.
- Ban QLDA tỉnh tổng hợp đầy đủ số liệu chi tiêu của tỉnh và tất cả các huyện.
- Ban ĐPDATW tổng hợp đầy đủ số liệu chi tiêu của CPO và 6 tỉnh.
2.4. CÔNG KHAI HÓA THÔNG TIN
Việc thực hiện công khai hoàn toàn các thông tin tài chính và đấu thầu, đặc biệt là công khai đối với người hưởng lợi là phương châm hoạt động chủ đạo của dự án, nhằm đảm bảo cho tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của các cấp có liên quan. Tuy nhiên, việc công khai này phải đảm bảo là có thể quản lý được, tránh việc đưa các thông tin không chuẩn xác, gây thắc mắc trong người dân địa phương, thông tin trước khi công khai phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.4.1. Các nguyên tắc cơ bản của việc niêm yết thông tin
- Nếu thông tin dưới dạng văn bản thì cần phải đảm bảo chữ viết rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu, một số trường hợp cần phải chuẩn bị bản niêm yết trên giấy khổ to.
- Thời gian niêm yết một tài liệu tối thiểu là từ 1 tháng trở lên, trong trường hợp không có nhiều văn bản để niêm yết mới thì thời gian niêm yết một tài liệu càng dài càng tốt.
- Khi đọc công khai các thông tin bằng loa/ đài truyền thanh, cần đọc đi đọc lại nhiều lần và đọc thật rõ ràng, đối với các xã có nhiều bà con dân tộc thiểu số, tốt nhất là đọc bằng tiếng địa phương.
- Công khai thông tin không chỉ mang ý nghĩa tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính mà còn nhằm cung cấp cho người dân biết các cơ hội về việc
32
làm của dự án cho nên trong các bản niêm yết phải chỉ rõ các cơ hội này để người dân được biết.
2.4.2. Yêu cầu về các nội dung thông tin cần công khai
a. Cấp thôn bản: Các thông tin tài chính của các tiểu dự án và hợp phần NSPTX cần phải được đầy đủ, kịp thời và sẵn sàng cho người dân thôn bản.
Các thông tin được công khai cho người dân trong thôn bản được biết phải bao gồm tối thiểu các thông tin sau đây:
(1) Kế hoạch đầu tư hàng năm của xã, trong đó cụ thể hoá tên công trình, hạng mục, giá trị đầu tư, địa điểm đầu tư, thời gian đầu tư. Đối với các công trình cần huy động sự tham gia của người dân địa phương, cần chỉ rõ loại hình công việc, số công lao động và đơn giá thanh toán dự kiến để người dân được biết.
(2) Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng các hoạt động của Hợp phần NSPTX tại thôn bản trong đó chi tiết tổng giá trị thực hiện, đơn giá thanh toán công lao động cho người dân, đơn giá mua các loại hàng hoá, thiết bị trong Hợp phần này,...
(3) Các thông tin khác (nếu cần).
Các thông tin nêu trên cần được niêm yết công khai tại nơi hội họp của thôn bản để mọi người có thể cùng xem. Trong các cuộc họp của thôn bản, các thông tin này cần được Trưởng thôn (bản) đọc to để mọi người cùng nghe. Nếu thôn bản nào đã được trang bị hệ thống loa truyền thanh thì cần tổ chức đọc các thông tin này nhiều lần đồng thời với việc niêm yết tại nơi hội họp của thôn bản.
b. Cấp xã, phải hoàn toàn công khai và cung cấp đầy đủ các thông tin tài chính có liên quan tới việc lập kế hoạch và thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển Xã của xã cũng như các thông tin tài chính liên quan tới các hoạt động thuộc các hợp phần khác của dự án có liên quan đến xã. Ngoài ra Ban QLDA huyện sẽ phải cung cấp cho mỗi Ban Phát triển Xã một số thông tin cơ bản để xã cung cấp cho người dân: (i) Vốn đầu tư hàng năm; (ii) Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện tài chính định kỳ 6 tháng của huyện; (iii) Tổng kết chi tiêu cho từng hoạt động thuộc các hợp phần của dự án có liên quan đến xã; (iv) Các báo cáo kiểm toán nội bộ của huyện.
Các thông tin được công khai cho người dân trong xã được biết phải bao gồm tối thiểu các thông tin sau đây:
(1) Kế hoạch đầu tư hàng năm của huyện.
(2) Kế hoạch đầu tư hàng năm của xã, trong đó cụ thể hoá tên công trình, hạng mục, giá trị đầu tư, địa điểm đầu tư, thời gian đầu tư. Đối với các công trình cần huy động sự tham gia của người dân địa phương, cần chỉ rõ loại hình công việc, số công lao động và đơn giá thanh toán dự kiến để người dân được biết.
(3) Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện tài chính định kỳ 6 tháng của huyện.
(4) Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng các hoạt động của Hợp phần NSPTX tại thôn bản trong đó chi tiết tổng giá trị thực hiện, đơn giá thanh toán công lao động cho người dân, đơn giá mua các loại hàng hoá, thiết bị trong Hợp phần này,...
(5) Báo cáo kiểm toán nội bộ đối với Hợp phần Ngân sách phát triển xã.
33
(6) Các thông tin khác (nếu cần).
Các thông tin nêu trên cần được niêm yết công khai tại Trụ sở Uỷ ban nhân dân xã để mọi người có thể cùng tham khảo. Hiện nay, hầu hết các xã đã được trang bị hệ thống loa truyền thanh cho nên xã phải cho đọc các thông tin này nhiều lần để nhân dân được biết.
c. Cấp huyện, Ban QLDA huyện sẽ phải cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin sau cho công chúng (khi cần).
- Vốn đầu tư, kế hoạch NS và KHĐT hàng năm cho dự án của tỉnh.
- Vốn đầu tư, KHNS và KHĐT hàng năm cho dự án của huyện
- Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện tài chính và đấu thầu định kỳ 6 tháng của tỉnh.
- Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện tài chính và đấu thầu định kỳ 6 tháng của huyện.
- Các Báo cáo kiểm toán nội bộ của tỉnh.
- Các Báo cáo kiểm toán nội bộ của huyện.
- Báo cáo tổng hợp tài chính định kỳ 6 tháng, tổng kết chi tiêu tài chính cho các công trình/hoạt động, NSPTX và chi phí quản lý ở huyện, trong đó phải tính đến các khoản đã thu và đã chi và cân đối cho các khoản thu chi này. Bản báo cáo này được niêm yết công khai tại Trụ sở Uỷ ban nhân dân huyện.
d. Cấp tỉnh, Ban QLDA tỉnh phải cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin sau cho công chúng (khi cần):
- Vốn đầu tư, kế hoạch ngân sách và kế hoạch đấu thầu hàng năm cho dự án.
- Vốn đầu tư, kế hoạch ngân sách và KHĐT hàng năm cho dự án của tỉnh.
- Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện tài chính và đấu thầu định kỳ 6 tháng của tỉnh.
- Các Báo cáo kiểm toán nội bộ của tỉnh.
- Các Báo cáo kiểm toán nội bộ của huyện.
- Báo cáo tổng hợp tài chính định kỳ 6 tháng, tổng kết chi tiêu tài chính cho các tiểu dự án, Ngân sách xã và chi phí quản lý ở các Ban QLDA huyện và Ban QLDA tỉnh, trong đó phải tính đến các khoản đã thu và đã chi và cân đối cho các khoản thu chi này.
BQLDA tỉnh phải công khai các báo cáo trên trong một thư mục của trang thông tin điện tử của UBND tỉnh (và/hoặc của Sở KH&ĐT), đồng thời gửi báo cáo tổng hợp tài chính 6 tháng/năm cho Ban Điều phối dự án TW để đưa vào trang web của dự án trên Cổng thông tin điện tử của Bộ KH&ĐT.
e. Tại cấp Trung ương, Ban Điều phối dự án TW sẽ công khai các thông tin chung về dự án thông qua việc trích lược một số thông tin cơ bản từ Báo cáo tài chính; Báo cáo quản lý dự án hàng năm, Kế hoạch thực hiện dự án, Kế hoạch đấu thầu và các thông tin liên quan đến quản lý tài chính, chi tiêu và tiến độ thực hiện đấu thầu do Ban Điều phối TW quản lý thông qua trang web của dự án trên Cổng thông tin điện tử của Bộ KH&ĐT.
34
3. KIỂM SOÁT CHI, RÚT VỐN, THANH TOÁN, GIẢI NGÂN VÀ QUYẾT TOÁN
3.1. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI
3.1.1. Nguyên tắc kiểm soát chi
(a) Kiểm soát chi nhằm đảm bảo chi tiêu của dự án phù hợp với Văn kiện dự án và phù hợp các quy định quản lý tài chính trong nước hiện hành.
(b) Kiểm soát chi áp dụng đối với mọi hoạt động chi tiêu của dự án do các Kho bạc Nhà nước các cấp tương ứng (TW, tỉnh và huyện) thực hiện.
(c) Kiểm soát chi các hồ sơ đề nghị thanh toán để rút vốn ODA phải căn cứ vào kế hoạch giải ngân vốn nước ngoài hàng năm được duyệt. Trong trường hợp số rút vốn thực tế trong năm vượt kế hoạch giải ngân vốn nước ngoài được cấp có thẩm quyền phê duyệt, chậm nhất đến ngày 30/12, chủ dự án có trách nhiệm lập và trình cơ quan chủ quản phê duyệt kế hoạch điều chỉnh nhằm bổ sung số vốn tăng thêm trong năm, trên nguyên tắc tổng giá trị giải ngân và thanh toán lũy kế không vượt quá hạn mức vốn nước ngoài của toàn dự án.
(d) Dự án sẽ áp dụng hình thức kiểm soát chi trước, là việc Cơ quan kiểm soát chi kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của khoản chi trước khi Ban quản lý dự án rút vốn thanh toán cho người thụ hưởng.
3.1.2. Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi
(a) Hồ sơ và thủ tục kiểm soát chi: thực hiện theo quy định tại Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn NSNN, và Thông tư số 218/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án ODA.
(b) Ngoài các hồ sơ quy định tại các Điểm (a) nêu trên, cần bổ sung thêm:
- Hiệp định Tài trợ của dự án ký giữa Chính phủ Việt Nam và Ngân hàng Thế giới (bản tiếng Anh và bản dịch tiếng Việt) và các tài liệu dự án liên quan khác.
- Các tài liệu liên quan đến tỷ lệ tài trợ của dự án (các điều chỉnh, bổ sung, công văn chỉ đạo của cấp có thẩm quyền hoặc Ban Điều phối dự án TW, thư không phản đối của nhà tài trợ...).
- Báo cáo Nghiên cứu khả thi dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Do Dự án Giảm nghèo gồm nhiều tiểu dự án có thể vận hành, khai thác độc lập nên hồ sơ gửi đến KBNN là Quyết định phê duyệt dự toán của tiểu dự án/công trình, không phải gửi tổng dự toán của cả dự án.
(c) Trường hợp Ban QLDA lựa chọn ký kết hợp đồng theo hình thức trọn gói (giá trọn gói đối với cả hợp đồng hoặc giá trọn gói đối với một phần công việc của hợp đồng) thì việc kiểm soát thanh toán được thực hiện theo đề nghị của Ban QLDA, phù hợp với tiến độ thực hiện hợp đồng và các điều kiện thanh
35
toán đó ký kết trong hợp đồng được cấp có thẩm quyền phê duyệt. KBNN không yêu cầu Ban QLDA cung cấp các chứng từ chi tiêu chi tiết liên quan đến nội dung thanh toán theo giá trọn gói đó.
3.1.3. Xác nhận kiểm soát chi
(a) Sau khi kiểm soát chi, Cơ quan kiểm soát chi xác nhận vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (theo Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011) theo giá trị đồng tiền quy định trong hợp đồng đó ký kết.
Giá trị đề nghị tạm ứng hoặc giá trị khối lượng công việc hoàn thành đủ điều kiện thanh toán được KBNN xác nhận phải xác định số vốn được thanh toán bằng nguồn vốn ODA, nguồn vốn đối ứng phù hợp với tỷ lệ tài trợ quy định đối với từng hạng mục, công trình.
Trường hợp hợp đồng có các khối lượng công việc được khoán gọn (lumpsum) thì thanh toán như hợp đồng khoán gọn.
Đối với các hạng mục công việc hoặc hợp đồng được tài trợ bằng nguồn vốn IDA thì giá trị khối lượng công việc được KBNN xác nhận đủ điều kiện thanh toán để rút vốn ODA là giá trị bao gồm cả thuế Giá trị gia tăng (GTGT).
(b) Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận (bản gốc) của KBNN là cơ sở để đề nghị rút vốn ODA. Mỗi Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư chỉ được sử dụng một lần để rút vốn ODA.
(c) KBNN có trách nhiệm kiểm soát chi hoặc từ chối thanh toán trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.
3.1.4. Thanh toán vốn đối ứng
- Căn cứ kết quả kiểm soát chi đã xác định trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Kho bạc nhà nước các cấp thực hiện thanh toán phần vốn đối ứng được ngân sách cấp phát cho dự án, phù hợp với kế hoạch vốn đối ứng đã được phê duyệt hàng năm.
- Đối với các tiểu dự án có phần đóng góp của Người hưởng lợi từ dự án: Ban QLDA có trách nhiệm tự tổ chức việc thu, thanh toán và hạch toán phần đóng góp từ Người hưởng lợi theo các quy định hiện hành trong nước.
3.2. CÁC HÌNH THỨC GIẢI NGÂN VÀ QUY TRÌNH RÚT VỐN/THANH TOÁN VỐN IDA CỦA DỰ ÁN
3.2.1 Các hình thức giải ngân vốn IDA áp dụng đối với Dự án
Dự án GNMNPB-2 – giai đoạn AF dự kiến áp dụng các hình thức giải ngân vốn IDA sau:
- Thanh toán qua Tài khoản chỉ định (là hình thức phổ biến nhất)
- Rút vốn thanh toán trực tiếp
- Rút vốn bồi hoàn (bao gồm cả các thanh toán hồi tố)
36
a. Rút vốn về Tài khoản chỉ định
Sơ đồ 2: Quy trình rút vốn về TKCĐ của CPO/PPMU
Ghi chú: Đường đi của tài liệu
Dòng tiền Giải thích Quy trình rút vốn:
(1) CPO/PPMU gửi cho Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại) hồ sơ xin rút vốn;
(2) Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ TC xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi CPO/PPMU và WB;
(3) WB xem xét hồ sơ rút vốn và chuyển vốn vào TKCĐ của CPO/PPMU mở tại Ngân hàng phục vụ.
(4) Ngân hàng phục vụ thông báo cho CPO/PPMU sau khi nhận được vốn do WB chuyển về.
b. Rút vốn thanh toán trực tiếp
Sơ đồ 3: Quy trình rút vốn thanh toán trực tiếp
Ghi chú: Đường đi của tài liệu
Bộ TC
WB
CPO/PPMU
Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn
(1)
(2)
(3)
(5)
KBNN
(6) (4)
Bộ Tài chính
WB
CPO/PPMU
Ngân hàng phục vụ
(1)
(2)
(3)
(4)
37
Dòng tiền Giải thích Quy trình thanh toán:
(1) Nhà thầu gửi đề nghị thanh toán cho CPO/PPMU
(2) CPO/PPMU chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN đồng cấp kiểm soát chi
(3) KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho CPO/PPMU
(4) CPO/PPMU chuẩn bị đơn xin thanh tóan trực tiếp gửi cho Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại)
(5) Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi CPO/PPMU và WB
(6) WB xem xét hồ sơ rút vốn và chuyển tiền về tài khoản của nhà thầu
c. Rút vốn bồi hoàn
Sơ đồ 4: Quy trình rút vốn bồi hoàn
Ghi chú: Đường đi của tài liệu
Dòng tiền Giải thích Quy trình thanh toán:
(1) Nhà thầu gửi đề nghị thanh toán cho CPO/PPMU
(2) CPO/PPMU chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN đồng cấp kiểm soát chi
(3) KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho CPO/PPMU
(4) KBNN ứng trước vốn NS thanh toán cho nhà thầu
(5) CPO/PPMU chuẩn bị đơn xin thanh toán bồi hoàn gửi Bộ TC (Cục QLN&TCĐN)
(6) Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận và đồng ký đơn rút vốn gửi CPO/PPMU và WB
(7) WB xem xét hồ sơ rút vốn và chuyển tiền về tài khoản của KBNN để hoàn trả NSNN
Ghi chú:
- Trong trường hợp tài khoản của KBNN không cho phép nhận vốn trực tiếp từ WB, Ban QLDA có thể sử dụng 1 tài khoản tại Ngân hàng phục vụ để nhận vốn IDA (bồi hoàn/hồi
Bộ TC
WB
CPO/PPMU
Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn
(1)
(2)
(3)
(6)
KBNN
(7) (5)
(4)
38
tố). Sau đó, Ban QLDA cần làm việc với KBNN hoàn trả NSNN số vốn đã được WB bồi hoàn.
- Quy định về các khoản chi tiêu sẽ được áp dụng việc thanh toán hồi tố sẽ được nêu trong Hiệp định Tài trợ của khoản vay bổ sung
3.2.2. Hồ sơ của đơn rút vốn về TKCĐ
a. Thủ tục pháp lý trước khi gửi đơn rút vốn:
Sau khi dự án có hiệu lực và Ban ĐPTW/Ban QLDA tỉnh đã mở xong TKCĐ theo quy định, Bộ KH&ĐT và UBND các tỉnh cần gửi công văn cho Ngân hàng Nhà nước thông báo số tài khoản và đăng ký mẫu chữ ký được ký đơn rút vốn.
Trong giai đoạn AF, Dự án dự kiến tiếp tục sử dụng số tài khoản đã được mở và đăng ký cho giai đoạn 2. Vì vậy, các tỉnh chỉ cần đăng ký lại mẫu chữ ký được ủy quyền ký đơn rút vốn (nếu có sự thay đổi).
Do việc rút vốn về TKCĐ của dự án được sử dụng đơn và chữ ký điện tử trên mạng ClientConnection của WB, mỗi chữ ký được ủy quyền ký đơn rút vốn sẽ được WB cấp 1 mã khóa (token) ký đơn rút vốn.
b. Hồ sơ rút vốn gửi Bộ TC:
Hồ sơ rút vốn lần đầu bao gồm:
- Công văn của CPO/PPMU đề nghị rút vốn
- Đơn rút vốn (theo mẫu của WB): 3 bản (tiếng Anh)
Hồ sơ rút vốn bổ sung:
- Công văn của CPO/PPMU tỉnh đề nghị rút vốn bổ sung TKCĐ
- Đơn xin rút vốn bổ sung vào TKCĐ (tiếng Anh)
- Sao kê chi tiêu (SOE) và Sao kê các khoản thanh toán (SS) do CPO/PPMU lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ TKCĐ theo mẫu của WB (tiếng Anh);
- Báo cáo đối chiếu TKCĐ do CPO/PPMU lập (tiếng Anh)
- Sao kê Tài khoản Chỉ định do Ngân hàng NN&PTNT TW/tỉnh lập
- Sao kê tài khoản dự án huyện do Ngân hàng NN&PTNT huyện lập (áp dụng đối với đơn rút vốn của PPMU)
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN tỉnh/huyện (bản gốc) của tất cả các hợp đồng/khoản chi được nêu trong các SOE và SS.
- Bản Sao kê chi tiêu do CPO/PPMU lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ TKCĐ, chi tiết theo số tiền USD, số tiền VNĐ, ngày thanh toán,… Bảng kê này là cơ sở để Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi.
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ xem xét và đồng ký Đơn rút vốn gửi WB xem xét.
c. Hồ sơ nộp WB:
- Đơn rút vốn
- Sao kê chi tiêu (SOE) do CPO/PPMU lập thể hiện rõ các khoản chi từ TKCĐ đối với các hợp đồng không thuộc diện kiểm tra trước;
39
- Sao kê các khoản thanh toán kèm bản sao của các hồ sơ/chứng từ có liên quan đối với các hợp đồng thuộc diện kiểm tra trước.
- Báo cáo đối chiếu TKCĐ do CPO/PPMU lập
- Sao kê Tài khoản Chỉ định do Ngân hàng NN&PTNT TW/tỉnh lập
- Sao kê các tài khoản dự án huyện do Ngân hàng NN&PTNT huyện lập (chỉ áp dụng đối với đơn rút vốn của PPMU)
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ rút vốn nộp WB được sử dụng đơn điện tử (e-form) và chữ ký điện tử (e-signature) nên các hồ sơ kèm theo được nộp cùng dưới dạng file kèm theo.
d. Mức trần TKCĐ:
TKCĐ của Ban ĐPTW và các Ban QLDA tỉnh được quy định mức trần như sau:
- Ban ĐPTW: 500.000USD (Năm trăm nghìn đô la Mỹ)
- Mỗi Ban QLDA tỉnh: 3.000.000USD (Ba triệu đô la Mỹ)
3.2.3. Quy trình thanh toán các khoản chi tiêu của dự án
Sơ đồ 5: Quy trình thanh toán các khoản chi tiêu của BQLDA
Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền Giải thích sơ đồ: BQLDA ở đây được hiểu là CPO (ở cấp TW), PPMU (ở cấp tỉnh), DPMU (ở cấp huyện) và CDB (ở cấp xã)
(1) Nhà thầu/nhà cung cấp hàng hoá/dịch vụ gửi giấy Đề nghị thanh toán đến BQLDA hoặc khi có nhu cầu chi tiêu các khoản chi phí BQLDA;
(2) BQLDA chuẩn bị Hồ sơ theo quy định, gửi cho KBNN cấp tương ứng;
(3) Trong vòng 5 ngày làm việc, Kho bạc NN kiểm tra, xác nhận hồ sơ đủ điều kiện thanh toán (trong đó xác định rõ phần vốn đối ứng và phần vốn của WB) và gửi thông báo chấp thuận thanh toán cho BQLDA;
(4) BQLDA gửi Yêu cầu chi cho Ngân hàng NN&PTNT
(5) Ngân hàng NN&PTNT chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu
Nhà thầu/Nhà cung cấp/Nhà tư vấn hoặc khi có nhu cầu chi tiêu của chi phí BQLDA
BQLDA
KBNN
Ngân hàng N&PTNT
(2)
(1)
(3)
(4)
(5) (6)
40
(6) Kho bạc NN thanh toán phần vốn đối ứng (nếu có) cho Nhà thầu
Chú ý:
- Tỷ giá thanh toán và hạch toán cho các khoản chi tiêu từ TKCĐ được áp dụng tỷ giá mua của Ngân hàng NN&PTNT tại thời điểm thanh toán.
- Đối với các khoản chi tiêu do WB tài trợ 100%, sẽ không có bước (6) của sơ đồ trên.
3.3. QUY TRÌNH CHI TIÊU VÀ THANH TOÁN CỦA TỪNG BAN QLDA
3.3.1. Ban Điều phối dự án Trung ương (CPO)
a. Các khoản chi tiêu của CPO
Chi mua trang thiết bị, dụng cụ văn phòng cho CPO, mua sắm các trang thiết bị cho tỉnh/huyện (trong trường hợp cần mua sắm tập trung).
Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Kiểm toán độc lập hàng năm, Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu chuyên đề và một số loại hình dịch vụ khác.
Chi tập huấn, đào tạo, tăng cường năng lực cho cán bộ các cấp theo kế hoạch được duyệt.
Các khoản chi cho hoạt động của CPO như: Chi phí hội nghị, hội thảo, lễ tân, chi phí hoạt động văn phòng, lương cán bộ văn phòng dự án (kể cả chi trả cho cán bộ hợp đồng), phụ cấp, hiện trường...
Chi phí thuê văn phòng làm việc cho CPO
b. Thủ tục thanh toán của CPO
Hồ sơ nộp KBNN để thực hiện kiểm soát chi gồm có
Quyết định phê duyệt dự toán hàng năm của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần);
Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần);
Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết của từng gói thầu/hoạt động của cấp có thẩm quyền (nếu có);
Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền;
Biên bản đàm phán hợp đồng giữa CPO và nhà thầu/nhà cung cấp;
Hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung cấp và nhà thầu;
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (cho các hợp đồng tạm ứng lần đầu);
Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy định trong hợp đồng)
Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối);
Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá;
Các tài liệu và chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản.
* Đối với các khoản chi tiêu hoạt động thường xuyên của CPO
41
Các khoản chi cho hoạt động thường xuyên của CPO được dự toán theo từng năm, được Chủ đầu tư phê duyệt và gửi sang Kho bạc NNTW. CPO sẽ làm thủ tục thanh toán mỗi tháng (hoặc 3 tháng) một lần.
3.3.2. Ban quản lý dự án tỉnh (PPMU)
a. Các khoản chi tiêu của PPMU
Chi mua trang thiết bị, dụng cụ văn phòng cho BQLDA tỉnh (và/hoặc huyện).
Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu và một số loại hình dịch vụ khác.
Chi tập huấn, đào tạo, tăng cường năng lực cho cán bộ các cấp theo kế hoạch được duyệt.
Các khoản chi cho hoạt động của BQLDA tỉnh như: Chi phí hội nghị, hội thảo, lễ tân, chi phí hoạt động văn phòng, lương cán bộ văn phòng dự án (kể cả chi trả cho cán bộ hợp đồng), phụ cấp, hiện trường...
Chi các hợp đồng xây lắp/tư vấn do BQLDA tỉnh làm chủ đầu tư (nếu có)
Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng (nếu có)
b. Hồ sơ thanh toán vốn của PPMU
Hồ sơ gửi KBNN để tiến hành kiểm soát chi gồm
Quyết định phê duyệt kế hoạch năm của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần);
Quyết định phê duyệt KHĐT năm của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần nếu duyệt 1 kế hoạch cho cả năm) hoặc quyết định phê duyệt KHĐT của công trình (nếu duyệt theo từng công trình);
Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết của công trình/hoạt động của cấp có thẩm quyền (nếu có);
Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền;
Biên bản đàm phán hợp đồng giữa PPMU và nhà thầu/nhà cung cấp;
Hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung cấp và nhà thầu;
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (cho các hợp đồng tạm ứng lần đầu) (nếu cần);
Bảo lãnh hoàn trả tạm ứng (nếu quy định trong hợp đồng ký kết)
Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy định trong hợp đồng)
Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối);
Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá;
Các tài liệu và chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản.
* Đối với các khoản chi tiêu hoạt động thường xuyên của PPMU
42
Các khoản chi cho hoạt động thường xuyên của PPMU theo dự toán từng năm, được Chủ đầu tư phê duyệt và gửi sang Kho bạc NN tỉnh. PPMU sẽ làm thủ tục thanh toán mỗi tháng (hoặc 3 tháng) một lần.
3.3.3. Ban quản lý dự án huyện (DPMU)
a. Các khoản chi tiêu của DPMU
Chi mua trang thiết bị, dụng cụ văn phòng cho BQLDA huyện (nếu có)
Các tiểu dự án/hoạt động của hợp phần 1 do huyện làm chủ đầu tư
Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu và một số loại hình dịch vụ khác.
Chi tập huấn, đào tạo, tăng cường năng lực cho cán bộ các cấp theo kế hoạch được duyệt.
Chi phí cho đội ngũ hướng dẫn viên cộng đồng (CF)
Các khoản chi cho hoạt động của BQLDA huyện như: Chi phí hội nghị, hội thảo, lễ tân, chi phí hoạt động văn phòng, lương cán bộ văn phòng dự án (kể cả chi trả cho cán bộ hợp đồng), phụ cấp, hiện trường...
Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng của các tiểu dự án do huyện làm chủ đầu tư.
Chi phụ cấp quản lý dự án ODA của Ban PTX
b. Hồ sơ thanh toán vốn của DPMU
Hồ sơ gửi KBNN để tiến hành kiểm soát chi gồm
Quyết định phê duyệt kế hoạch hàng năm của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần);
Quyết định phê duyệt KHĐT năm của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần nếu duyệt 1 kế hoạch cho cả năm) hoặc quyết định phê duyệt KHĐT của công trình (nếu duyệt theo từng công trình);
Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết của công trình/hoạt động của cấp có thẩm quyền (nếu có);
Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền;
Biên bản đàm phán hợp đồng giữa DPMU và nhà thầu/nhà cung cấp;
Hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung cấp và nhà thầu;
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (cho các hợp đồng tạm ứng lần đầu) (nếu cần);
Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy định trong hợp đồng)
Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối);
Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá;
Các tài liệu và chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản.
* Đối với các khoản chi tiêu hoạt động thường xuyên của DPMU
43
Các khoản chi cho hoạt động thường xuyên của DPMU theo dự toán từng năm, được Chủ đầu tư phê duyệt và gửi sang Kho bạc NN huyện. DPMU sẽ làm thủ tục thanh toán mỗi tháng (hoặc 3 tháng) một lần.
c. Quy trình thanh toán chi tiêu của DPMU
Sơ đồ 6: Quy trình thanh toán chi tiêu của DPMU
(1) Nhà thầu/nhà cung cấp hàng hoá/dịch vụ gửi giấy Đề nghị thanh toán đến BQLDA hoặc khi có nhu cầu chi tiêu các khoản chi phí BQLDA;
(2) Ban QLDA Huyện chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi cho KBNN huyện;
(3) Trong vòng 5 ngày làm việc, KBNN huyện kiểm tra, xác nhận hồ sơ đủ điều kiện thanh toán (trong đó xác định rõ phần vốn đối ứng và phần vốn của WB) và gửi thông báo chấp thuận thanh toán cho BQLDA;
(4) KBNN huyện thanh toán phần vốn đối ứng (nếu có) cho nhà thầu
(5) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được chấp thuận của KBNN), Ban QLDA Huyện gửi công văn lên Ban QLDA tỉnh (kèm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN huyện (bản gốc)) đề nghị chuyển tiền về TKDA huyện;
(6) Trong vòng 3 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được đề nghị của huyện), Ban QLDA tỉnh gửi Yêu cầu chi cho Ngân hàng NN&PTNT tỉnh (có thông báo cho Ban QLDA huyệnđể biết thông tin)
(7) Ngân hàng NN&PTNT tỉnh chuyển số tiền tương ứng về TKDA huyện tại Ngân hàng NN&PTNT huyện
(8) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được tiền do tỉnh chuyển về), Ban QLDA huyện gửi Yêu cầu chi cho Ngân hàng NN&PTNT;
(9) Ngân hàng NN&PTNT chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu.
Ban QLDA tỉnh
Ban QLDA huyện KBNN huyện
NHNNo tỉnh
NHNNo huyện
Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tư vấn hoặc nhu cầu chi tiêu chi phí quản lý dự án
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
44
d. Quy định cung cấp hồ sơ để nộp đơn rút vốn
Để Ban QLDA tỉnh có đủ hồ sơ phục vụ cho việc chuẩn bị Đơn rút vốn, bên cạnh bản gốc Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN đã được gửi cho từng lần đề nghị chuyển tiền, hàng tháng, Ban QLDA huyện có trách nhiệm cung cấp thêm các hồ sơ sau cho Ban QLDA tỉnh:
Sao kê tài khoản dự án do Ngân hàng phục vụ ở cấp huyện lập;
Đối với các khoản thanh toán thuộc các hợp đồng kiểm tra trước theo quy định của WB thì Ban QLDA Huyện phải gửi bản sao hợp đồng và các chứng từ thanh toán kèm theo.
3.3.4. Ban Phát triển xã (CDB)
a. Các khoản chi tiêu của Ban PTX
Các tiểu dự án/hoạt động đầu tư của hợp phần 2 do xã làm chủ đầu tư
Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu chuyên đề và một số loại hình dịch vụ khác.
Chi tập huấn, đào tạo cho cán bộ xã và người dân theo kế hoạch được duyệt.
Chi phí quản lý hành chính của Ban Phát triển xã
b. Hồ sơ thanh toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi
Quyết định phê duyệt kế hoạch hàng năm (đồng thời là kế hoạch đấu thầu) của cấp có thẩm quyền (gửi mỗi năm 1 lần);
Quyết định phê duyệt dự toán chi tiết của tiểu dự án/hợp đồng của cấp có thẩm quyền (nếu có);
Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền;
Biên bản đàm phán hợp đồng giữa Ban PTX và nhà thầu/nhà cung cấp/cộng đồng (nếu có);
Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Ban PTX với các nhà cung cấp/nhà thầu;
Biên bản nghiệm thu sản phẩm (cho từng lần thanh toán theo tiến độ quy định trong hợp đồng)
Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu thanh toán lần cuối);
Bản sao hoá đơn hợp lệ mua sắm hàng hoá;
Các tài liệu và chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản.
* Đối với các khoản chi tiêu cho quản lý hành chính của Ban PTX: (xem mục d dưới đây)
c. Quy trình thanh toán chi tiêu của Ban PTX
45
Sơ đồ 7: Quy trình thanh toán chi tiêu của Ban PTX
(1) Nhà thầu/nhà cung cấp hàng hoá/dịch vụ gửi giấy Đề nghị thanh toán đến BPTX hoặc khi có nhu cầu chi tiêu các khoản chi phí BQLDA;
(2) Ban PTX chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi cho KBNN huyện;
(3) Trong vòng 5 ngày làm việc, KBNN huyện kiểm tra, xác nhận hồ sơ đủ điều kiện thanh toán và gửi thông báo chấp thuận thanh toán cho BPTX;
(4) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được chấp thuận của KBNN), Ban PTX gửi công văn lên Ban QLDA huyện (kèm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN huyện (bản gốc)) đề nghị chuyển tiền về TKDA xã;
(5) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được đề nghị của xã), Ban QLDA huyện gửi công văn lên Ban QLDA tỉnh (kèm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của KBNN huyện (bản gốc)) đề nghị chuyển tiền về TKDA huyện (bằng giá trị do xã đề nghị);
(6) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được đề nghị của huyện), Ban QLDA tỉnh chuyển số tiền tương ứng về TKDA huyện;
(7) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được tiền do tỉnh chuyển về), Ban QLDA huyện chuyển tiền về TKDA xã;
Ban QLDA tỉnh
Ban QLDA huyện
KBNN huyện Ban PTX
NHNNo tỉnh
NHNNo huyện (TK huyện)
Cộng đồng/tư vấn/CIG/nhu cầu chi tiêu chi phí quản lý dự án
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(6)
(7)
NHNNo huyện (TKDA xã)
(7) (8)
(9a)
(9b)
46
(8) Trong vòng 2 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được tiền do huyện chuyển về), Ban PTX gửi Yêu cầu chi cho Ngân hàng NN&PTNT hoặc rút tiền về quỹ;
(9a) Ngân hàng NN&PTNT chuyển tiền thanh toán cho nhà thầu; hoặc (9b) Ban PTX thanh toán bằng tiền mặt cho nhà thầu.
d. Thanh toán chi phí quản lý và hành chính của Ban Phát triển xã
Khoản chi phí dành cho quản lý và hành chính cho Ban Phát triển xã được tính bằng 6% giá trị nguồn vốn IDA thực hiện thực tế của các tiểu dự án. Chi phí quản lý và hành chính được sử dụng để tổ chức họp thôn bản và xã, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc (điện thoại, internet, gửi thư từ,... ), công tác phí, đi lại giao dịch (phụ cấp xăng xe, vé tàu xe, phí cầu đường,...), vận hành và bảo trì, sửa chữa các thiết bị văn phòng,... (chi tiết xem tại mục 7.2 trang 68).
Tại thời điểm đầu năm kế hoạch, căn cứ tổng số vốn IDA đầu tư các TDA thuộc Hợp phần 2 được UBND huyện giao kế hoạch, Ban Phát triển xã xác định tổng vốn chi phí quản lý và hành chính, Ban Phát triển xã lập dự toán chi của phần kinh phí này để tiến hành trình thẩm định và phê duyệt theo quy định.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng kinh phí quản lý và hành chính tại xã và dự toán được duyệt, trong quý I hàng năm, Ban PTX có thể tiến hành tạm ứng chi phí quản lý và hành chính với mức tối đa 50% dự toán được phê duyệt.
Ban Phát triển xã sẽ làm thủ tục thanh toán/hoàn ứng chi phí quản lý và hành chính mỗi tháng (hoặc 3 tháng) một lần theo quy trình nêu tại Sơ đồ 7.
e. Thanh toán phụ cấp quản lý dự án ODA cho Ban PTX
Chi phí phụ cấp quản lý dự án ODA cho cán bộ Ban PTX thực hiện theo Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính, Thông tư 192/2011-TT-BTC ngày 26/12/2011 và Mục 7.3 của Sổ tay Quản lý tài chính này.
Khoản phụ cấp quản lý ODA được thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng. Ban QLDA huyện có trách nhiệm phối hợp với các Ban PTX để lập kế hoạch và dự toán hàng năm của chi phí này trong tổng vốn chi phí ban quản lý được giao của Ban QLDA huyện, làm thủ tục kiểm soát chi và rút vốn đối ứng về tài khoản hoặc quỹ tiền mặt của Ban QLDA huyện, sau đó thanh toán cho các Ban PTX có liên quan.
g. Một số quy định cần lưu ý
- Ban PTX bắt buộc phải tiến hành tạm ứng cho nhà thầu/nhóm sinh kế theo hợp đồng ký kết. Đối với TDA xây lắp, hàng hóa, tạm ứng cho nhà thầu ở mức 50 – 70%; và đối với TDA sinh kế cần tạm ứng đủ cho hoạt động mua sắm con/cây giống và vật tư cần thiết.
- Ngân hàng NN&PTNT huyện chỉ làm thủ tục thanh toán nếu nhận được Yêu cầu chi kèm Giấy đề nghị thanh toán đã được KBNN huyện kiểm soát chi.
47
- Hàng tháng, Ban QLDA huyện có trách nhiệm kiểm tra việc tạm ứng/thanh toán của Ban PTX nhằm đảm bảo tiến độ thanh toán theo quy định của hợp đồng ký kết và tiến độ giải ngân chung của dự án.
- Hàng quý, Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm kiểm tra việc tạm ứng/thanh toán của Ban PTX nhằm đảm bảo tiến độ thanh toán theo quy định của hợp đồng ký kết và tiến độ giải ngân chung của dự án.
- Bất kỳ chậm trễ nào liên quan đến tạm ứng và thanh toán của Ban PTX cần được Ban QLDA tỉnh/huyện kịp thời phát hiện, nhắc nhở và khắc phục ngay trong tháng/quý tiếp theo.
3.4. QUYẾT TOÁN DỰ ÁN
Việc quyết toán dự án được thực hiện theo các quy định của Thông tư số 19/2011/TT-BTC ngày 14/2/2011 hướng dẫn quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn nhà nước,
Thông tư số 46/2010/TT-BTC ngày 08/4/2010 về quản lý, thanh quyết toán vốn đầu tư cho các dự án đầu tư xây dựng công trình hạ tầng kinh tế - xã hội của các huyện nghèo thực hiện Nghị quyết 30a/2008/NQ-CP ngày 27/12/2008 của Chính phủ về chương trình hỗ trợ giảm nghèo nhanh và bền vững đối với 61 huyện nghèo và Thông tư số 218/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).
Riêng việc quyết toán hợp phần Ngân sách Phát triển xã thực hiện theo các hướng dẫn của Chương 7 – Sổ tay Hướng dẫn thực hiện dự án.
48
4. HỆ THỐNG KẾ TOÁN
4.1. MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG
Hệ thống kế toán áp dụng cho Dự án là một hệ thống thống nhất từ cấp Trung ương đến cấp tỉnh, huyện và xã nhằm tăng cường khả năng kiểm soát và trao đổi thông tin.
4.1.1. Chính sách kế toán chủ yếu
- Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở giá gốc.
- Năm tài chính: bắt đầu vào ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Nguồn vốn được ghi nhận theo các báo cáo về khoản tiền nhận được, và chi phí được ghi nhận khi phát sinh.
- Chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam ‘Chế độ kế toán Chủ đầu tư’ ban hành kèm theo Thông tư số 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính
- Tài sản dư án được quản lý theo hướng dẫn thông tư 162/2014 /TT-BTC ngày 8/11/2014.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tệ sẽ được chuyển đổi theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Số dư tài sản và công nợ có gốc ngoại tệ tại ngày lập Bảng Cân đối kế toán được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày cuối quý hoặc cuối năm. Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào Tài khoản chênh lệch tỷ giá và thể hiện trên Bảng cân đối kế toán.
- Các nghiệp vụ kế toán được phản ánh bằng đồng Việt Nam (VNĐ). Riêng đối với Tài khoản chỉ định, các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh bằng đô la Mỹ và VNĐ.
- Các Báo cáo theo yêu cầu của WB được trình bày bằng đồng đô la Mỹ.
4.1.2. Hạch toán kế toán
- Một phần mềm kế toán máy sẽ được thiết kế, cài đặt và sử dụng tại CPO, PPMU và DPMU. Cấp xã sẽ áp dụng hình thức ghi sổ kế toán đơn hoặc sử dụng hệ thống tài khoản, khuyến khích ghi sổ bằng MS Excel. (Sẽ có hướng dẫn chi tiết về sử dụng phần mềm kế toán máy cho cán bộ kế toán của CPO, PPMU và DPMU)
- Các bước tập hợp chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ kế toán:
(i) Cán bộ dự án cần nắm các quy định trong các văn kiện dự án, Hiệp định tài trợ, Sổ tay hướng dẫn thủ tục mua sắm đấu thầu, Sổ tay giải ngân của WB,..... nhằm đảm bảo tuân thủ đúng các trật tự và thủ tục thực hiện dự án.
(ii) Tất cả các hoạt động và nghiệp vụ kinh tế phát sinh của dự án phải có đầy đủ các chứng từ gốc (không chấp nhận chứng từ copy) cho việc hạch toán, ghi sổ kế toán.
(iii) Dựa vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra và đối chiếu, nhân viên kế toán kiểm tra và soát xét các chứng từ kế toán và hạch toán vào sổ kế toán theo đúng trình tự quy định.
49
(iv) Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào đúng tài khoản của hệ thống sổ kế toán dự án, định kỳ tổng hợp và lập các Báo cáo tài chính theo các quy định của Chính phủ và của Ngân hàng Thế giới.
4.1.3. Chứng từ kế toán dự án
- Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng theo chế độ kế toán Chủ đầu tư ban hành kèm theo Thông tư số 195/2012/TT-BTC
- Ngoài ra, khi sử dụng vốn vay WB, BQLDA cần chuẩn bị thêm một số chứng từ theo yêu cầu quản lý của WB khi làm đơn xin rút vốn cũng như khi quyết toán khoản vay.
4.1.4. Thực thi và tổ chức hệ thống chứng từ kế toán dự án
- Hệ thống chứng từ kế toán cần phản ánh tất cả các loại: tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, nhân công và tiền lương, và quá trình thực thi dự án.
- Đảm bảo khả năng kiểm soát và kiểm tra các chứng từ chứng minh các hoạt động phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Luân chuyển một cách hợp lý các chứng từ giữa các cán bộ có liên quan của BQLDA để thuận tiện cho việc hạch toán và ghi sổ kế toán một cách kịp thời.
- Lưu trữ những chứng từ và các tài liệu hỗ trợ khác trong quá trình sử dụng và đem vào lưu trữ khi năm tài chính kết thúc theo đúng yêu cầu của các quy định hiện hành.
4.1.5. Luân chuyển chứng từ
Các thủ tục phê duyệt và xử lý chứng từ: Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức và điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán của Ban QLDA.
Các thủ tục phê duyệt chứng từ được tiến hành như mô tả sau:
Chỉ có Giám đốc và Kế toán trưởng có quyền phê duyệt mọi chứng từ, hoá đơn của BQLDA.
4.1.6. Lưu giữ chứng từ, số liệu kế toán
- Để đảm bảo tính liên tục trong việc theo dõi và xử lý các chứng từ, từng cán bộ kế toán phải có trách nhiệm lưu các số liệu kế toán trong năm tài chính do mình phụ trách. Trong các trường hợp đặc biệt hoặc do thay thế sổ kế toán, sổ cũ phải được giữ bởi một nhân viên thứ ba của bộ phận kế toán theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng.
- Trong trường hợp thay thế nhân viên hoặc thuyên chuyển, sắp xếp lại công tác, các cá nhân liên quan phải gửi lại mọi chứng từ, số liệu trong phạm vi trách nhiệm của mình dưới sự chứng kiến của Kế toán trưởng và/hoặc Giám đốc BQLDA.
Người lập chứng từ
Giám đốc dự án
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng
50
- Kết thúc năm tài chính và các công việc kế toán như kiểm tra, đối chiếu và lập các báo cáo tài chính kết thúc v.v, tất cả mọi chứng từ, số liệu kế toán đều được sắp xếp, phân loại, đóng sổ, đóng dấu và lưu giữ tại phòng Kế toán.
- Việc lưu trữ được tiến hành theo quy định của Chế độ hiện hành của Việt Nam.
4.2. HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA DỰ ÁN
Do tính chất đặc thù của dự án là hoạt động quản lý dự án và tài chính của các cấp quản lý có nhiều điểm khác biệt cho nên hệ thống kế toán của Dự án GNMNPBGĐ-AF được thiết kế chi tiết cho các cấp quản lý riêng biệt. Hệ thống kế toán trong Dự án bao gồm (i) Hệ thống kế toán cho các Ban PT xã; (ii) Hệ thống kế toán cho các Ban QLDA huyện; (iii) Hệ thống kế toán cho các Ban QLDA tỉnh và (iv) Hệ thống kế toán cho Ban Điều phối TW.
Phương pháp hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kế toán chủ yếu trong khuôn khổ dự án được trình bày trong Phụ lục 4.
4.2.1. Hệ thống kế toán tại Ban Phát triển xã
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Hình thức tổ chức kế toán tập trung.
b. Chứng từ kế toán: STT Tên chứng từ Số hiệu
I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01 - LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương/ phụ cấp 02 - LĐTL 3 Hợp đồng giao khoán (để tham khảo) 07 - LĐTL II Vật tư, thiết bị 4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị 03 - VT III Tiền tệ 5 Phiếu thu 01-TT 6 Phiếu chi 02-TT 7 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 8 Giấy thanh toán tạm ứng 04-TT 9 Bảng kiểm kê quỹ 05a-TT 10 Bảng kiểm kê quỹ 05b-TT IV Tài sản cố định 11 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ 12 Biên bản thanh lý TSCĐ 02 - TSCĐ 13 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 03 - TSCĐ 14 Biên bản kiểm kê TSCĐ 04 - TSCĐ V Chứng từ kế toán ban hành ở các VBPQ khác 15 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-3LL 16 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-2LN 17 Hoá đơn bán hàng 02/GTTT-3LL 18 Hoá đơn bán hàng 02/GTTT-2LN 19 Giấy rút vốn đầu tư 20 Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tư 21 Giấy đề nghị thu hồi tạm ứng vốn đầu tư 22 Biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành 23 Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc tư vấn hoàn thành 24 Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành ...
c. Phương thức kế toán: Kế toán đơn
d. Quy trình ghi sổ kế toán:
51
Cơ cấu sổ sử dụng:
STT Tên sổ Mẫu số 1 Sổ quỹ tiền mặt S07-CĐT 2 Sổ Tiền gửi Kho bạc S09-CĐT 3 Sổ Tài sản theo đơn vị sử dụng S13-CĐT 4 Sổ chi phí đầu tư xây dựng. S15-CĐT 5 Sổ chi phí Ban PTX S16-CĐT 6 Sổ chi khí khác S17-CĐT 7 Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. S18-CĐT
4.2.2. Hệ thống kế toán tại Ban QLDA huyện
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Hình thức tổ chức kế toán tập trung
b. Chứng từ kế toán:
STT Tên chứng từ Số hiệuI Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01 - LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02 - LĐTL 3 Phiếu xác nhận công việc hoàn thành 03 - LĐTL 4 Giấy đi đường 04 - LĐTL 5 Lệnh điều xe 05 - LĐTL 6 Phiếu báo làm thêm giờ 06 - LĐTL 7 Hợp đồng giao khoán (để tham khảo) 07 - LĐTL 8 Biên bản điều tra tai nạn lao động 08 - LĐTL II Vật tư 9 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị 03 - VT 10 Phiếu báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ 04 - VT 11 Biên bản kiểm kê vật tư, thiết bị, sản phẩm 05 - VT III Tiền tệ 12 Phiếu thu 01-TT 13 Phiếu chi 02-TT 14 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 15 Giấy thanh toán tạm ứng 04-TT
Chứng từ
Sổ Nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Bảng kê chi tiết
Các sổ chi tiết
52
STT Tên chứng từ Số hiệu16 Bảng kiểm kê quỹ 05a-TT 17 Bảng kiểm kê quỹ 05b-TT IV Tài sản cố định 18 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ 19 Biên bản thanh lý TSCĐ 02 - TSCĐ 20 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 03 - TSCĐ 21 Biên bản kiểm kê TSCĐ 04 - TSCĐ V Chứng từ kế toán ban hành ở các VBPQ khác 22 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-3LL 23 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-2LN 24 Hoá đơn bán hàng (để tham khảo) 02/GTTT-3LL 25 Hoá đơn bán hàng (để tham khảo) 02/GTTT-2LN 26 Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (nếu cần) C03-BH 27 Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH ngắn hạn C04-BH
28 Giấy rút vốn đầu tư 29 Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tư 30 Giấy đề nghị thu hồi tạm ứng vốn đầu tư 31 Biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành 32 Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc tư vấn hoàn thành 33 Bản xác nhận khối lượng đền bù đã thực hiện 34 Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành ...
c. Hệ thống tài khoản: Ban QLDA cấp huyện dự kiến sử dụng các tài khoản sau đây:
Số hiệu Tài khoản
Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ Chi tiết theo yêu cầu quản lý136 Phải thu nội bộ
1361 Phải thu nội bộ về vốn đầu tư 1368 Phải thu nội bộ khác
138 Phải thu khác Chi tiết theo yêu cầu quản lý 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác
141 Tạm ứng 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn tài sản cố định 241 Chi phí đầu tư xây dựng 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 - Thuế GTGT đầu ra 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế nhập khẩu 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác
53
Số hiệu Tài khoản
Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2 loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 441 Nguồn vốn đầu tư 4411 Nguồn vốn WB 4412 Nguồn vốn đối ứng 4418 Nguồn vốn khác 466 Nguồn vốn đã hình thành tài sản cố định 642 Chi phí Ban quản lý dự án 721 Thu nhập hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu quản lý 821 Chi phí hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu quản lý Loại 0 - Tài khoản ngoài bảng 001 Tài sản thuê ngoài 002 Tài sản nhận giữ hộ 008 Hạn mức vốn đầu tư
d. Phương thức thực hiện công tác kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán máy
e. Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ hai chiều
Sổ Quỹ Sổ nhật ký
chung
Báo cáo cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
54
Cơ cấu các loại sổ sử dụng: STT Tên sổ Mẫu số Dùng cho các tài
khoản 1 Nhật ký - Sổ cái S01-CĐT Tất cả các tài khoản 2 Sổ quỹ tiền mặt S07-CĐT Dùng cho thủ quỹ 3 Sổ chi tiết tiền mặt S08-CĐT TK111 4 Sổ Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S09-CĐT TK112 5 Sổ Tài sản cố định S12-CĐT TK 211,213 6 Sổ Tài sản theo đơn vị sử dụng S13-CĐT 7 Sổ chi phí đầu tư xây dựng. S15-CĐT TK241 8 Sổ chi phí Ban quản lý dự án S16-CĐT TK642 9 Sổ chi khí khác S17-CĐT
10 Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. S18-CĐT TK131,331 11 Sổ chi tiết các tài khoản S21-CĐT TK136, 141, 466 12 Sổ chi tiết thuế GTGT được khấu trừ, hoàn lại S21a-CĐT TK133 13 Sổ chi tiết nguồn vốn đầu tư. S22-CĐT TK441
4.2.3. Hệ thống kế toán tại Ban QLDA tỉnh
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Hình thức tổ chức kế toán tập trung.
b. Chứng từ kế toán: Ban QLDA tỉnh dự kiến sử dụng các chứng từ sau: STT Tên chứng từ
Số hiệu
I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01 – LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02 – LĐTL 3 Phiếu xác nhận công việc hoàn thành 03 – LĐTL 4 Giấy đi đường 04 – LĐTL 5 Lệnh điều xe 05 – LĐTL 6 Phiếu báo làm thêm giờ 06 – LĐTL 7 Hợp đồng giao khoán 07 – LĐTL 8 Biên bản điều tra tai nạn lao động 08 – LĐTL II Vật tư 9 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị 03 – VT 10 Phiếu báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ 04 – VT 11 Biên bản kiểm kê vật tư, thiết bị, sản phẩm 05 – VT III Tiền tệ 12 Phiếu thu 01-TT 13 Phiếu chi 02-TT 14 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 15 Giấy thanh toán tạm ứng 04-TT 16 Bảng kiểm kê quỹ 05a-TT 17 Bảng kiểm kê quỹ 05b-TT IV Tài sản cố định 18 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 – TSCĐ 19 Biên bản thanh lý TSCĐ 02 – TSCĐ 20 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 03 – TSCĐ 21 Biên bản kiểm kê TSCĐ 04 – TSCĐ V
Chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp quy khác
22 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-3LL 23 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-2LN 24 Hoá đơn bán hàng 02/GTTT-3LL 25 Hoá đơn bán hàng 02/GTTT-2LN 26 Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH C03-BH 27 Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH ngắn hạn C04-BH
55
STT Tên chứng từ
Số hiệu
28 Giấy rút vốn đầu tư 29 Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tư 30 Giấy đề nghị thu hồi tạm ứng vốn đầu tư 31 Biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành 32 Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc tư vấn hoàn thành 33 Bản xác nhận khối lượng đền bù đã thực hiện 34 Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành ...
c. Hệ thống tài khoản: Ban QLDA tỉnh dự kiến sử dụng các tài khoản sau đây: Số hiệu
Tài khoản Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2
111 Tiền mặt 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ Chi tiết theo yêu cầu quản
lý
136 Phải thu nội bộ 1361 Phải thu nội bộ về vốn đầu tư 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác Chi tiết theo yêu cầu quản
lý
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 141 Tạm ứng 211 Tài sản cố định 214 Hao mòn tài sản cố định 241 Chi phí đầu tư xây dựng 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 - Thuế GTGT đầu ra 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế nhập khẩu 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác Loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản413 Chênh lệch tỷ giá 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 441 Nguồn vốn đầu tư 4411 Nguồn vốn WB 4412 Nguồn vốn đối ứng
56
Số hiệu Tài khoản
Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2
4418 Nguồn vốn khác 466 Nguồn vốn đã hình thành tài sản cố định 642 Chi phí Ban quản lý dự án 721 Thu nhập hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu quản
lý 821 Chi phí hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu quản
lý
Loại 0 - Tài khoản ngoài bảng
001 Tài sản thuê ngoài 002 Tài sản nhận giữ hộ 008 Hạn mức vốn đầu tư
d. Phương thức thực hiện công tác kế toán: Kế toán trên máy vi tính.
e. Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung Cơ cấu các loại sổ sử dụng:
STT Tên sổ
Mẫu số Dùng cho các tài khoản
1 Sổ Nhật ký chung S05-CĐT Tất cả các tài khoản 2 Sổ cái S06-CĐT Tất cả các tài khoản 3 Sổ quỹ tiền mặt S07-CĐT Dùng cho thủ quỹ 4 Sổ chi tiết tiền mặt S08-CĐT TK111 5 Sổ Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S09-CĐT TK112 6 Sổ Tài sản cố định S12-CĐT TK 211,213 7 Sổ Tài sản theo đơn vị sử dụng S13-CĐT 8 Sổ chi phí đầu tư xây dựng. S15-CĐT TK241 9 Sổ chi phí Ban quản lý dự án S16-CĐT TK642
10 Sổ chi khí khác S17-CĐT 11 Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán S18-CĐT TK131,331 12 Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ S19-CĐT TK131, 331 13 Sổ chi tiết tài khoản S21-CĐT TK133,136,138,141.. 14 Sổ chi tiết nguồn vốn đầu tư S22-CĐT TK441
4.2.4. Hệ thống kế toán tại Ban Điều phối dự án TW
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Hình thức tổ chức kế toán tập trung.
b. Chứng từ kế toán: Ban ĐPTWW dự kiến sử dụng các chứng từ kế toán sau: STT Tên chứng từ
Số hiệu
I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01 – LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02 – LĐTL 3 Phiếu xác nhận công việc hoàn thành 03 – LĐTL 4 Giấy đi đường 04 – LĐTL 5 Lệnh điều xe 05 – LĐTL 6 Phiếu báo làm thêm giờ 06 – LĐTL 7 Hợp đồng giao khoán 07 – LĐTL 8 Biên bản điều tra tai nạn lao động 08 – LĐTL II Vật tư 9 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị 03 – VT
10 Phiếu báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ 04 – VT 11 Biên bản kiểm kê vật tư, thiết bị, sản phẩm 05 – VT III Tiền tệ 12 Phiếu thu 01-TT
57
STT Tên chứng từ
Số hiệu
13 Phiếu chi 02-TT 14 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 15 Giấy thanh toán tạm ứng 04-TT 16 Bảng kiểm kê quỹ 05a-TT 17 Bảng kiểm kê quỹ 05b-TT IV Tài sản cố định 18 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 – TSCĐ 19 Biên bản thanh lý TSCĐ 02 – TSCĐ 20 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 03 – TSCĐ 21 Biên bản kiểm kê TSCĐ 04 – TSCĐ V Chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp quy khác 22 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-3LL 23 Hoá đơn (GTGT) 01/GTKT-2LN 24 Hoá đơn bán hàng 02/GTTT-3LL 25 Hoá đơn bán hàng 02/GTTT-2LN 26 Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH C03-BH 27 Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH ngắn hạn C04-BH 28 Giấy rút vốn đầu tư 29 Giấy đề nghị tạm ứng/thanh toán vốn đầu tư 30 Giấy đề nghị thu hồi tạm ứng vốn đầu tư 31 Biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành 32 Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc tư vấn hoàn thành 33 Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành ...
c. Hệ thống tài khoản: Ban Điều phối TW dự kiến sử dụng các tài khoản sau đây: Số hiệu
Tài khoản Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2 1 2 3 4
111 Tiền mặt 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ Chi tiết theo yêu cầu
quản lý
136 Phải thu nội bộ 1361 Phải thu nội bộ về vốn đầu tư
1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác Chi tiết theo yêu cầu
quản lý
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 141 Tạm ứng
211 Tài sản cố định 214 Hao mòn tài sản cố định 331 Phải trả cho người bán
333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp
33311 - Thuế GTGT đầu ra 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
3333 Thuế nhập khẩu 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
58
Số hiệu Tài khoản
Tên tài khoản Ghi chú
Cấp 1 Cấp 2 334 Phải trả cán bộ, nhân viên 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác Loại 4 - Nguồn vốn chủ sở hữu 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 441 Nguồn vốn đầu tư 4411 Nguồn vốn WB 4412 Nguồn vốn đối ứng 4418 Nguồn vốn khác 466 Nguồn vốn đã hình thành tài sản cố định 642 Chi phí Ban quản lý dự án 721 Thu nhập hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu
quản lý 821 Chi phí hoạt động khác Chi tiết theo yêu cầu
quản lý Loại 0 - Tài khoản ngoài bảng 001 Tài sản thuê ngoài 002 Tài sản nhận giữ hộ 008 Hạn mức vốn đầu tư
d. Phương thức thực hiện công tác kế toán: Máy vi tính.
e. Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung Các loại sổ sử dụng: STT Tên sổ Mẫu số Dùng cho các tài
khoản1 Sổ Nhật ký chung S05-CĐT Tất cả các tài khoản 2 Sổ cái S06-CĐT Tất cả các tài khoản 3 Sổ quỹ tiền mặt S07-CĐT Dùng cho thủ quỹ 4 Sổ chi tiết tiền mặt S08-CĐT TK111 5 Sổ Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S09-CĐT TK112 6 Sổ Tài sản cố định S12-CĐT TK 211,213 7 Sổ Tài sản theo đơn vị sử dụng S13-CĐT 8 Sổ chi phí Ban quản lý dự án S16-CĐT TK642 9 Sổ chi khí khác S17-CĐT
10 Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. S18-CĐT TK131,331 11 Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ S19-CĐT TK131, 331 12 Sổ chi tiết tài khoản S21-CĐT TK133,136,138,141.. 13 Sổ chi tiết nguồn vốn đầu tư S22-CĐT TK441
59
5. KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.1. MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.1.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một phần của cơ chế tài chính và công tác kế toán trong hoạt động quản lý Dự án GNMNPBGĐ2 nhằm hỗ trợ việc thực hiện hiệu quả, tuân thủ các chính sách và quy định của Chính phủ và WB, đảm bảo an toàn nguồn lực tài chính. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ bao gồm:
i) góp phần đảm bảo tuân thủ việc thực hiện các chính sách, quy định của Chính phủ, các nhà tài trợ và các thủ tục cụ thể của dự án;
ii) góp phần đảm bảo các hoạt động tài chính được minh bạch, rõ ràng;
iii) góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Dự án;
iv) kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn tài sản và nguồn vốn dự án;
v) góp phần phát hiện sớm các vấn đề, sai sót có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
5.1.2. Nguyên tắc của kiểm soát nội bộ
Nguyên tắc cơ bản cho công tác Kiểm soát nội bộ có thể được tóm lược như sau:
i) cấp quản lý cao hơn một cấp sẽ giám sát, kiểm tra và chấp thuận/ hoặc phê duyệt các khoản chi tiêu và mua sắm do cấp dưới thực hiện;
ii) phân công trách nhiệm và nhiệm vụ cho cán bộ dự án theo quy định, tương xứng với vị trí và cấp quản lý dự án;
iii) tách bạch trách nhiệm của từng cán bộ dự án một cách cụ thể;
iv) sử dụng phương pháp thích hợp để quản lý tài sản của dự án;
v) các tài liệu phải đầy đủ và hợp lý, lưu trữ khoa học;
vi) sử dụng các thủ tục nội bộ để kiểm tra chéo các tài khoản, các chi tiêu, bút toán nhằm phát hiện kịp thời các sai sót;
vii) kiểm kê các tài sản của dự án theo định kỳ hàng năm.
5.2. CƠ CHẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.2.1. Trách nhiệm kiểm soát nội bộ
Hệ thống quản lý của NMPRP-AF, đặc biệt là các Lãnh đạo và cán bộ có liên quan đến lĩnh vực tài chính của CPO, PPMU, DPMU và CDB có trách nhiệm thiết lập, thực hiện và giám sát một hệ thống kiểm soát nội bộ minh bạch.
5.2.2. Một số yêu cầu về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát tài chính bao gồm các biện pháp quản lý được thực hiện để bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Kiểm soát nội bộ chính do CPO/PPMU/DPMU/CDB thực hiện với một số yêu cầu sau:
a. Nhân sự có năng lực và tin cậy: Hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào những người chịu trách nhiệm thực hiện. Các nhân viên cần được đào tạo đầy đủ và giám sát hợp lý có thể giúp họ thực hiện được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình một cách hiệu quả.
60
b. Phân định rõ chức năng nhiệm vụ: Một người không nên kiểm soát toàn bộ quá trình giao dịch từ đầu đến cuối. Cần phải quy định rõ ai sẽ phê duyệt, duyệt vấn đề gì và quyền hạn cho phép. Người phê duyệt không được phép nhập số liệu hoặc có thể thay đổi sổ sách kế toán.
- Phân công trách nhiệm cho từng vị trí: Trách nhiệm cần được phân công rõ ràng để tránh chồng chéo hoặc không xác định rõ (ví dụ mỗi ban quản lý dự án cần có sơ đồ cơ cấu tổ chức của ban mình). Nhân viên phải nắm rõ trách nhiệm của mình và biết được cần phải báo cáo cho người lãnh đạo nào.
- Phân chia rõ nhiệm vụ Thủ quỹ và Kế toán: Chức năng kế toán nên tách biệt với quản lý tài sản (ví dụ thủ quỹ sẽ không được xem xét sổ tiền mặt hoặc sổ cái)
c. Các biện pháp an toàn: Cần thực hiện các biện pháp an toàn để bảo vệ tài sản và các số liệu và báo cáo kế toán (ví dụ: sử dụng két chắc chắn để cất tiền và sổ sách; sử dụng tài khoản nội bộ và sổ phụ)
d. Giám sát: Các quy định nội bộ nên bao gồm cả việc giám sát nhân viên. Ví dụ, giám sát giám đốc/phó giám đốc hay điều phối viên của BQLDA về lập kế hoạch dự trù chi tiêu hàng năm, phê duyệt báo cáo hàng năm, hoặc giám sát Kế toán trưởng trong quá trình lập, ghi chép các giao dịch do kế toán viên làm, và chuẩn bị các báo cáo tài chính.
e. Giám sát độc lập thường xuyên: Các kiểm toán viên nội bộ nên thường xuyên kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để xác định xem hệ thống này có hoạt động hiệu quả như dự kiến không (ví dụ: kiểm toán viên nội bộ nên gửi các phát hiện và các khuyến nghị của mình cho người quản lý cấp cao để giải quyết).
f. Kiểm soát các giao dịch: Mỗi giao dịch cần phải được cho phép, phê duyệt, tiến hành và ghi chép lại theo các quy trình đã được quy định (ví dụ nhân viên không được tự tiến hành đấu thầu mà chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo ban)
g. Các tài liệu được đánh số theo thứ tự: Các tài liệu của BQLDA cần được đánh số thứ tự để kiểm tra tính trọn vẹn của các giao dịch (ví dụ: séc, hóa đơn và các chứng từ nên đánh theo số thứ tự)
h. Sắp xếp theo thứ tự: Hệ thống kiểm soát nội bộ nên được thiết lập theo thứ tự thích hợp từ việc thanh toán, thông báo giao dịch đến sổ cái…vv.. Ví dụ, việc thanh toán không được phép hoặc không thể thực hiện trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ được bàn giao cho dự án.
i. Thời hạn lưu trữ tài liệu: Tất cả tài liệu, sổ sách sẽ được quản lý và theo dõi theo quy định hiện hành, sổ sách kế toán phải được lưu giữ trong vòng 10 năm trong các điều kiện tốt để không bị hư hỏng và dễ tìm khi cần thiết. Khi huỷ tài liệu (nếu cần) phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước.
5.3. CÁC NỘI DUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5.3.1. Kiểm soát đối với tiền mặt và các tài khoản dự án
a. Tiền mặt tại quỹ:
61
Theo các quy định hiện hành, khuyến khích BQLDA tất cả các cấp sử dụng tối đa thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo an toàn và thuận tiện. Tuy nhiên, do luôn luôn có các nhu cầu chi tiêu nhỏ, lẻ, đột xuất tại BQLDA tỉnh/huyện và/hoặc không thể dùng thanh toán ngân hàng cho hầu hết các nhà thầu (nhóm thợ thi công) của hợp phần NSPTX nên tại BQLDA vẫn có tiền mặt tại quỹ.
Các quy định quản lý tiền mặt tại quỹ bao gồm:
- Tách biệt chức năng quản lý tiền và kế toán: Thủ quỹ của dự án có thể kiêm nhiệm các công việc khác nhưng không kiêm kế toán;
- Hạn mức tiền mặt tại quỹ: Giám đốc BQL dự án (PMU) qui định mức tồn quỹ tiền mặt tối đa dựa trên yêu cầu thực hiện dự án trong từng giai đoạn cụ thể.
- An toàn tiền mặt: Tiền mặt của BQLDA phải được đảm bảo an toán, Thủ quỹ là người duy nhất được giữ chìa khóa và mã số của két đựng tiền và chịu trách nhiệm trong việc thu, chi, tồn quỹ tiền mặt.
- Kiểm quỹ tiền mặt:
+ Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm tra, đối chiếu số dư tiền thực tế trong quỹ với Sổ chi tiết tiền mặt. Nếu có chênh lệch, cần phải thông báo cho Giám đốc BQLDA hoặc Kế toán trưởng để tìm nguyên nhân và giải quyết.
+ Thủ quỹ và Kế toán trưởng thực hiện kiểm quỹ định kỳ (ngày cuối tháng) và lập Biên bản kiểm quỹ để làm bằng chứng.
+ Thực hiện kiểm quỹ đột xuất nếu Giám đốc PMU hoặc Kế toán trưởng yêu cầu. Kiểm quỹ đột xuất cần được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần.
- Đối chiếu: Hàng tháng, số dư tiền thực tế phải được đối chiếu với số dư tiền trên sổ quỹ (do Thủ quỹ ghi chép và lưu giữ) và sổ kế toán tiền mặt (do Kế toán ghi chép và lưu giữ).
- Đối với tiền mặt thuộc Hợp phần 2: Ban QLDA các cấp cần xem xét thêm một số biện pháp kiểm soát nhằm đảm bảo độ an toàn của quá trình thanh toán/chi tiêu vốn Hợp phần như: sử dụng thanh toán bằng séc của người hưởng lợi (CIG và cộng đồng thi công), làm việc với ngân hàng phục vụ để bố trí xe chuyển tiền về xã (trong trường hợp nhu cầu rút tiền mặt lớn và việc thanh toán tập trung hoàn thành trong 1 ngày tại xã).
b. Tài khoản dự án tại Ngân hàng NN&PTNT
- Mỗi nguồn vốn phải được theo dõi riêng rẽ theo từng tài khoản ngân hàng để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, thực hiện giải ngân và bổ sung nguồn vốn một cách kịp thời.
- Kế toán tài khoản tiền gửi ngân hàng phải ghi chép riêng rẽ các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và thực hiện đối chiếu định kỳ với số dư trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (lập hàng tháng theo mẫu tại Phụ lục 5).
Mẫu đối chiếu ngân hàng có thể được lập một cách đơn giản bao gồm các khoản mục:
+ Số dư tài khoản theo báo cáo sao kê của ngân hàng;
62
+ Số dư Tài khoản tiền gửi theo ghi chép của kế toán dự án;
+ Chênh lệch và giải thích lý do về chênh lệch giữa hai số liệu.
Lưu ý: Việc lập đối chiếu phải được thực hiện cuối hàng tháng, kể cả trường hợp không có chênh lệch giữa 2 số dư này.
Các chênh lệch phát hiện trong quá trình đối chiếu cần được báo cáo cho kế toán trưởng để có biện pháp giải quyết kịp thời. Trong trường hợp phát sinh chênh lệch lớn, cần thiết phải thông báo cho Giám đốc BQLDA
- Đối với các giao dịch thông qua ngân hàng, cán bộ kế toán phải:
+ Lấy sao kê cho mỗi giao dịch và đính kèm với các hồ sơ thanh toán để chứng minh là giao dịch đã được thực hiện;
+ Lấy báo cáo của ngân hàng mỗi tháng và lưu lại đầy đủ;
+ Các tài khoản nếu không sử dụng nữa thì cần phải đóng kịp thời
- Mọi thanh toán từ tài khoản vốn IDA của dự án chỉ được thực hiện đối với các khoản chi hợp lệ theo quy định của Văn kiện dự án và theo Bảng kê thanh toán/Giấy đề nghị thanh toán đã được KBNN xác nhận.
5.3.2. Các kiểm soát đối với đấu thầu mua sắm
Kế toán trưởng và các cán bộ kế toán cần cộng tác chặt chẽ với cán bộ đấu thầu để bảo đảm có một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp trong việc bảo đảm rằng:
- Các hợp đồng và các vấn đề quan trọng khác của việc đấu thầu được phê duyệt và giám sát chặt chẽ (điều này bảo đảm các hàng hoá và dịch vụ được cung cấp theo đúng các điều khoản đấu thầu, được báo cáo và quản lý chặt chẽ);
- Giá trị hợp đồng được ghi vào hợp đồng thoả thuận và các thay đổi điều chỉnh sau đó đều được tuân thủ với các khoản của hợp đồng và được phê duyệt và điều chỉnh đúng trong ghi chép.
- Giá trị yêu cầu thanh toán và được phê duyệt được ghi lại chỉ rõ ngày phê duyệt và số tiền phải thanh toán, đã thanh toán và các khoản chậm trả; và
các khoản thanh toán theo hợp đồng được ghi bên cạnh hợp đồng liên quan chi ngày trả (kèm theo giải thích nếu khoản thanh toán bị chậm).
5.3.3 Chi phí Ban QLDA và quản lý các tài sản thuộc BQLDA
a. Chi phí ban quản lý dự án
- Các chi phí của PMU là chi phí cho hoạt động quản lý dự án được tính từ khi chuẩn bị đầu tư cho đến khi quyết toán vốn đầu tư;
- Chi phí cho PMU phải tuân thủ theo dự toán chi phí đã được phê duyệt;
- Dựa trên những chi phí dự toán đã được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ hạch toán, PMU quản lý và giám sát;
- Tất cả các khoản chi phí phải có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, được kế toán soát xét trước khi đệ trình lên Kế toán trưởng và Giám đốc hoặc người được ủy quyền chủ tài khoản phê duyệt.
63
- Các khoản chi phí phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về định mức chi tiêu.
- Trong trường hợp những khoản chi phí thực tế phát sinh lớn hơn những chi phí dự toán nhưng tổng chi phí của PMU vẫn nằm trong giới hạn đã được phê duyệt thì PMU sẽ tiến hành giải thích và điều chỉnh chi phí dự toán cho năm tiếp theo.
b. Quản lý tài sản cố định của dự án
Tất cả các khoản mua sắm thiết bị và phương tiện đi lại phải được ghi nhận vào khoản mục tài sản cố định theo đúng quy định. Tất cả tài sản của dự án phải được đánh số theo số hiệu của tài sản đó, dãn nhãn và được phản ánh vào Sổ theo dõi tài sản cố định.
- Mẫu này được lập khi mua sắm tài sản và được cập nhật vào cuối năm khi kiểm kê tài sản vào mẫu mới (cập nhật vào cột tình trạng hiện tại tại ngày báo cáo).
- Việc ghi nhận tài sản cố định phải dựa trên cơ sở dồn tích và nguyên tắc giá gốc.
- Trong khi thực hiện dự án, tất cả các quy định về việc phản ánh hao mòn tài sản cố định phải được tuân thủ.
- Trong quá trình thực hiện dự án nếu tài sản được bàn giao cho bên thứ ba cần có quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền và cần có biên bản bàn giao xác nhận hiện trạng của tài sản được bàn giao. Bên nhận bàn giao có trách nhiệm quản lý tài sản đó và hàng năm phải báo cáo về hiện trạng tài sản. Ban quản lý dự án có trách nhiệm cập nhật thông tin và báo cáo về tình trạng tài sản.
- Việc kiểm kê tài sản cố định tại ban quản lý dự án và tại các đơn vị sử dụng tài sản của dự án được thực hiện hàng năm. Các tài sản được kiểm đếm theo số lượng, chủng loại, mã số, tình trạng hiện tại và so sánh, đối chiếu với sổ quản lý tài sản cố định để phát hiện các hao hụt, mất mát để có biên pháp xử lý kịp thời.
- Khi kết thúc dự án, tài sản cố định phải được kiểm kê và bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định hiện hành và theo cam kết của văn kiện dự án (nếu có).
5.3.4. Quản lý hợp đồng và quản lý công nợ
Ban quản lý dự án cử cán bộ quản lý hợp đồng và quản lý công nợ. Các hợp đồng và công nợ phải được quản lý một cách chặt chẽ phục vụ cho việc thanh toán và giải ngân cũng như các báo cáo tiến độ theo yêu cầu.
Các hợp đồng cần được quản lý với các nội dung sau:
Tài liệu hợp đồng: các tài liệu hợp đồng cần được lưu giữ đầy đủ và cẩn thận;
Tiến độ hợp đồng: Tiến độ hợp đồng cả về công việc và giải ngân cần được theo dõi, so sánh với kế hoạch và báo cáo;
Cam kết hợp đồng: Các cam kết hợp đồng (số tiền chưa thanh toán, còn phải thanh toán) cần được theo dõi và so sánh với tổng số dư chưa giải ngân của Hiệp định tài trợ.
Hàng tháng kế toán theo dõi công nợ phải lập báo cáo cho Kế toán trưởng và Giám đốc dự án biết về tình hình các khoản phải thu và phải trả của
64
khách hành, trong đó nêu rõ khoản công nợ nào đã quá hạn, khoản công nợ nào sắp đến hạn để có hướng xử lý kịp thời.
Công nợ khách hàng cần đối chiếu với từng đối tượng khách hàng ít nhất 1 lần/ quý.
Mẫu biểu quản lý hợp đồng được trình bày ở Phụ lục 1.
5.3.5. Quản lý các khoản tạm ứng
Việc tạm ứng chỉ nhằm mục đích để thực hiện công việc chung của BQL dự án. Người đề nghị tạm ứng phải là cán bộ hoặc người lao động làm việc tại BQL dự án. Khi có nhu cầu tạm ứng để thực hiện công việc được giao, người đề nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số 03-TT (theo Thông tư số 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính) trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt.
Sau khi hoàn thành công việc được giao hoặc đến thời hạn hoàn tạm ứng, người tạm ứng phải làm thủ tục hoàn tạm ứng bằng cách lập Giấy đề nghị thanh toán nêu rõ số tiền đã chi thực tế (kèm theo chứng từ hợp lý, hợp lệ), số tiền tạm ứng không sử dụng hết phải nộp lại quỹ, số tiền chi vượt sẽ được chi bổ sung.
Nếu đến thời hạn thanh toán mà người tạm ứng chưa làm thủ tục hoàn tạm ứng thì kế toán theo dõi sẽ thông báo cho Kế toán trưởng và Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo về biện pháp xử lý. Căn cứ ý kiến của Giám đốc, bộ phận Tài chính – Kế toán thực hiện các thủ tục nhằm đảm bảo thu hồi số tiền tạm ứng. Đối với các khoản tạm ứng đã quá thời hạn hoàn trả từ 3 tháng trở lên thì ngoài biện pháp xử lý theo chỉ đạo của Giám đốc, bộ phận Tài chính – Kế toán sẽ áp dụng biện pháp bổ sung như trừ vào tiền lương tháng của người nhận tạm ứng cho đến khi số tiền tạm ứng được hoàn trả hết.
Kế toán phải lập sổ theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ tình hình nhận, hoàn trả tạm ứng theo từng lần tạm ứng và nội dung tạm ứng.
Cuối mỗi tháng, người tạm ứng phải ký xác nhận số dư tạm ứng vào sổ theo dõi tạm ứng, đồng thời kế toán theo dõi tạm ứng lập báo cáo tổng hợp gửi Kế toán trưởng và Giám đốc để thông báo về danh sách người tạm ứng, số tiền tạm ứng và thời hạn thanh toán của từng khoản tạm ứng.
5.3.6. Kiểm soát phần mềm kế toán bằng máy tính
Với việc sử dụng hệ thống phần mềm kế toán máy, kiểm soát nội bộ thực hiện chế độ bảo mật và sao lưu dữ liệu tài chính kế toán. Điểm chủ chốt của kiểm soát nội bộ hệ thống phần mềm kế toán máy là:
- Bảo vệ mật khẩu: Phải thực hiện và duy trì việc bảo vệ mật khẩu cho tất cả các hệ thống phần mềm kế toán máy.
- Thủ tục sao lưu:
+ Cần thường xuyên sao lưu tất cả các phần mềm kế toán (hàng ngày nếu có thể) và thiết lập quy trình để khôi phục dữ liệu và phần mềm khi hệ thống vận hành bị lỗi.
+ Cần phải có các quy trình khẩn cấp để tiếp tục công việc khi hệ thống IT bị trục trặc
65
+ Sao lưu tất cả dữ liệu ra các thiết bị bên ngoài (như đĩa CD), thực hiện hàng ngày
+ Các tài liệu in hàng ngày (nhật ký chứng từ) phải được Kế toán dự án kiểm tra và ký nhận và lưu lại phục vụ việc tra cứu về sau.
- Chống virus:
+ Tất cả các hệ thống CNTT cần được bảo vệ chống lại virus phần mềm xâm nhập
+ Thường xuyên quét virus ở các ổ cứng ít nhất một tuần một lần
- Phương pháp khẩn cấp:
+ Hệ thống điện dùng cho thiết bị công nghệ thông tin nên có kèm hệ thống UPS thích hợp và có ắc quy dự phòng, nó sẽ tự động vận hành khi mất điện.
+ Cần tài liệu hóa các phương pháp khẩn cấp hướng dẫn các hoạt động cần làm và các quy trình phải tuân thủ trong trường hợp hệ thống công nghệ thông tin không hoạt động.
+ Tất cả các nhân viên cần biết về những thủ tục khẩn cấp đã được tài liệu hóa. Những tài liệu này sẽ được thử nghiệm xem xét và cập nhập thường xuyên.
6. KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
6.1. KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH
6.1.1. Mục đích của kiểm toán độc lập
- Kiểm tra độc lập tình hình tài chính của dự án vào cuối năm tài chính, tình hình giải ngân và thanh toán, chi tiêu từ các nguồn vốn, ý kiến về các báo cáo chi tiêu, báo cáo thực hiện cũng như báo cáo về các tài khoản chỉ định của dự án.
- Kiểm tra độc lập tính trung thực và hợp lý của các báo cáo tài chính của dự án cho năm tài chính về các mặt quản lý tài chính, quản lý tài sản, trang thiết bị của dự án theo cam kết giữa WB và Chính phủ Việt Nam;
- Kiểm tra tính tuân thủ của công tác quản lý tài chính, mua sắm đấu thầu dự án so với quy trình, thủ tục do WB và Chính phủ Việt Nam thống nhất áp dụng trong khuôn khổ dự án.
- Xác định các lĩnh vực cần tập trung vào giải quyết các vấn đề quản lý tài chính, mua sắm đấu thầu và điều chỉnh các thủ tục.
6.1.2. Phạm vi của kiểm toán độc lập
- Kiểm toán độc lập sẽ xem xét các Báo cáo Tài chính dự án bao gồm các tài khoản chỉ định ở cấp Trung ương, các Sao kê Chi tiêu (SOE) và các tài liệu kèm theo khác, TKCĐ cấp tỉnh, Tài khoản Dự án cấp huyện, và hợp phần NSPTX.
- Kiểm toán độc lập sẽ do một công ty kiểm toán quốc tế độc lập được WB chấp thuận tiến hành theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế.
- Kiểm toán độc lập sẽ xem xét một số vấn đề sau:
a) Các báo cáo tài chính có được chuẩn bị theo các chuẩn mực kế toán hiện hành nhằm đáp ứng yêu cầu báo cáo của Ngân hàng Thế giới, và có được áp dụng một cách nhất quán không;
66
b) Nguồn vốn được sử dụng theo hiệp định tài trợ có được sử dụng theo đúng các thỏa thuận liên quan, có chú ý đến tính kinh tế, tính hiệu quả và chỉ phục vụ cho các mục đích đã xác định hay không;
c) Vốn đối ứng có được sử dụng theo đúng hiệp định tài trợ liên quan, có chú ý đến tính kinh tế, tính hiệu quả và chỉ phục vụ cho các mục đích đã xác định hay không;
d) Hàng hóa và dịch vụ được tài trợ có được mua theo đúng các thỏa thuận phù hợp hay không;
e) Tất cả các tài liệu và ghi chép kèm theo cần thiết của dự án có được lưu giữ và có mối liên hệ rõ ràng về mặt kiểm toán giữa các ghi chép đó với các báo cáo đệ trình cho WB không; và
f) Việc sử dụng tài khoản chỉ định có tuân theo đúng các điều khoản trong Hiệp định tài trợ hay không.
6.1.3. Các biểu Báo cáo Tài chính năm được kiểm toán
(Biểu mẫu cụ thể sẽ được hoàn thiện sau Ban Điều phối DATW ký kết hợp đồng với kiểm toán độc lập và trao đổi, thống nhất nội dung)
6.1.4. Thời hạn nộp báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính được kiểm toán bao gồm báo cáo kiểm toán và thư quản lý phải được trình lên Ngân hàng Thế giới không muộn hơn 06 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính.
Do tính chất phân cấp của dự án, báo cáo kiểm toán và thư quản lý sẽ được ban hành cho từng Tài khoản chỉ định (sẽ có 7 báo cáo kiểm toán và 7 thư quản lý cho CPO và từng PPMU) và 1 báo cáo tài chính tổng hợp.
6.2. KIỂM TOÁN NỘI BỘ
6.2.1. Mục đích của kiểm toán nội bộ
Với tính chất phân cấp mạnh của dự án, đồng thời dự án lại được thực hiện trên diện rộng rất khó quản lý (259 xã, 29 huyện, 6 tỉnh), việc kiểm toán nội bộ ở các cấp khác nhau là rất cần thiết nhằm đảm bảo tính minh bạch, công khai và đúng đắn trong quản lý tài chính và sử dụng các nguồn vốn của dự án.
Kiểm toán nội bộ sẽ góp phần phát hiện ra các sai sót có thể có trong quá trình thực hiện dự án, chịu trách nhiệm rà soát: (i) Hệ thống đấu thầu, mua sắm; (ii) Hệ thống quản lý tài chính và kế toán; (iii) Hệ thống quản lý rủi ro, kiểm soát, quản trị nội bộ; đưa ra các khuyến nghị nhằm hoàn thiện các hệ thống trên.
6.2.2. Phạm vi của kiểm toán nội bộ
Về tổng thể
Kiểm toán viên nội bộ:
Cùng với Ban Quản lý Dự án các cấp thực hiện việc rà soát, phát triển và áp dụng các hệ thống nêu trên tại các Ban QLDA một cách hiệu quả;
67
Đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện các hệ thống nêu trên và giám sát việc thực hiện các khuyến nghị này;
Các hệ thống được rà soát nhằm đảm bảo cho chúng:
- Tuân thủ chặt chẽ các chính sách của Ngân hàng Thế giới, Luật và các quy định trong nước liên quan đến dự án;
- Đảm bảo các hoạt động nghiệp vụ của Ban QLDA được thực hiện theo một cách hợp lý, hiệu quả và kinh tế, phù hợp với các mục tiêu của dự án;
- Đảm bảo các tài sản của Ban QLDA được bảo vệ an toàn, được quản lý và sử dụng hiệu quả;
- Kịp thời chuẩn bị các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Ngân hàng Thế giới, của cơ quan chủ quản và Lãnh đạo Ban QLDA.
6.2.3. Dự kiến kế hoạch triển khai kiểm toán nội bộ
- Nhân sự cho kiểm toán nội bộ:
+ Tại Ban Điều phối DATW, Ban QLDA tỉnh dự kiến do Thanh tra Bộ KH&ĐT tiến hành.
+ Tại BQLDA huyện do Sở KH&ĐT tiến hành
+ Tại Ban PTX do huyện tiến hành
- Công tác kiểm toán nội bộ sẽ được tiến hành hàng năm (dự kiến khoảng cuối quý 3/đầu quý 4). Hai tháng kể từ sau khi kết thúc đợt kiểm toán nội bộ, các đơn vị phải nộp báo cáo kiểm toán nội bộ cho cơ quan chủ quản, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, và WB. Ban Điều phối DATW có 1 báo cáo riêng và mỗi tỉnh sẽ có 1 báo cáo tổng hợp công tác kiểm toán nội bộ toàn tỉnh (cả cấp tỉnh, huyện và xã).
68
7. HƯỚNG DẪN MỘT SỐ CHI TIÊU CỤ THỂ
7.1. CÁC KHOẢN CHI TIÊU KHÔNG ĐƯỢC WB TÀI TRỢ
Trong quá trình thực hiện dự án, một số khoản chi tiêu sẽ không được WB tài trợ phải sử dụng 100% vốn đối ứng của Chính phủ:
1. Lương và phụ cấp của cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm của BQLDA các cấp (TW, tỉnh, huyện và xã)
2. Lương và phụ cấp của cán bộ hợp đồng của BQLDA các cấp nếu tuyển dụng theo thủ tục của Chính phủ Việt Nam
3. Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng cho các công trình xây lắp
4. Chi phí xây dựng hoặc cải tạo/sửa chữa trụ sở/văn phòng làm việc của BQLDA
5. Chi phí thẩm định (thiết kế, dự toán,..), thẩm tra quyết toán, đánh giá tác động môi trường, bảo hiểm công trình
7. Chi phúc lợi, chi tiếp khách (trong trường hợp khách đến làm việc về những nội dung không liên quan đến dự án)
8. Các khoản chi phí hoạt động gia tăng nhưng lại có hóa đơn ghi chung với đơn vị không thuộc dự án.
9. Tiền giảng dậy trả cho giảng viên là cán bộ của các ban quản lý dự án
7.2. CHI TIÊU TRONG CÁC HỢP PHẦN VÀ TỶ LỆ TÀI TRỢ
Vốn WB trong dự án được chia thành 2 hạng mục chi tiêu chính như sau:
1. Khoản tài trợ trọn gói và Khoản tài trợ sáng kiến kinh doanh
2. Xây lắp, Hàng hóa, Tư vấn, Đào tạo, Chi phí hoạt động gia tăng
Nội dung chi phí của từng hạng mục được mô tả tóm tắt trong bảng dưới đây:
Các hạng mục Nội dung chi phí Tỷ lệ tài trợ
WB Đối
ứng
1. Khoản tài trợ
trọn gói và tài
trợ cho sáng
kiến kinh
doanh
Bao gồm các khoản chi của: (1) Hợp phần Ngân
sách phát triển xã và (2) tiểu hợp phần 1.2
100%
2. Xây lắp, Hàng hóa,Tư vấn, Đào tạo, Chi phí hoạt động gia tăng
100%
69
Các hạng mục Nội dung chi phí Tỷ lệ tài trợ
WB Đối
ứng
Xây lắp
Bao gồm tất cả các hoạt động thi công (làm mới
hoặc nâng cấp) các công trình thuộc tiểu hợp phần
1.1: Làm đường các loại, xây dựng cầu, cống, xây
dựng chợ nông thôn, xây dựng các công trình thuỷ
lợi, hệ thống cung cấp nước sinh hoạt, công trình
cấp nước tập trung, cải tạo ruộng bậc thang,....
Hàng hóa và
thiết bị
Bao gồm các loại hàng hoá: Các loại thiết bị văn
phòng Ban ĐPTW, Ban QLDA tỉnh/huyện và Ban
PTX; Phương tiện đi lại (xe máy); máy bơm nước,
máy phát điện; và một số hàng hoá khác. Chú ý:
Các cút nối, van, phao, vv trong các công trình cấp
nước tập trung không được coi là hàng hoá mà coi
là phụ kiện trong xây lắp.
Dịch vụ tư vấn
Bao gồm các dịch vụ tư vấn chủ yếu được tuyển
chọn theo đúng thủ tục tuyển chọn tư vấn (cá nhân
hoặc công ty) của WB ((xem chi tiết trong Phần 5-
PIM), bao gồm nhưng không giới hạn một số nội
dung sau: Tư vấn khảo sát, thiết kế và giám sát thi
công các công trình xây dựng; Tư vấn giám sát
đền bù, tái định cư; Tư vấn về đấu thầu, giải ngân,
Tư vấn về môi trường, dân tộc thiểu số; Dịch vụ
khuyến nông, khuyến lâm và nghiên cứu nông
nghiệp tại chỗ; Chi trả tiền thuê các cán bộ làm
việc cho các Ban QLDA các cấp theo chế độ hợp
đồng và Hướng dẫn viên cộng; và một số dịch vụ
tư vấn khác.
Đào tạo Bao gồm các dịch vụ để thực hiện Hợp phần 3
Tăng cường năng lực và Truyền thông; trong đó
đối tượng đào tạo của dự án dự kiến bao gồm:
- Các cán bộ tham gia thực hiện và quản lý
dự án các cấp (TW, tỉnh, huyện, xã và thôn
bản)
- Các cán bộ của các cơ quan có liên quan
đến việc thực hiện dự án (các Sở ban
ngành của tỉnh, các phòng ban của
huyện,…)
- Những người dân được lựa chọn để tham
gia các khóa tập huấn kỹ năng, đào tạo
nghề
70
Các hạng mục Nội dung chi phí Tỷ lệ tài trợ
WB Đối
ứng
Chi phí hoạt
động gia tăng
Bao gồm các chi phí mà chỉ khi có dự án thì các
chi phí này mới phát sinh và phải được chi tách
bạch riêng cho dự án chứ không chi chung hoặc
dùng chung với các hoạt động ngoài dự án, bao
gồm nhưng không giới hạn các nội dung chi sau:
Chi phí cho hoạt động văn phòng (Văn phòng
phẩm, Điện, nước,...); chi bảo hành và bảo trì, sửa
chữa thiết bị văn phòng và phương tiện đi lại; chi
phí đi lại (xăng xe, thuê xe, vé cầu đường, vé tàu
xe ..); chi phí cho thông tin liên lạc (điện thoại,
internet, gửi thư, fax); công tác phí cho cán bộ dự
án nhằm mục đích quản lý và giám sát dự án; chi
phí cho chương trình phổ biến thông tin, giáo dục
và truyền thông cho cộng đồng, trao đổi, học tập
kinh nghiệm; thuế trước bạ, bảo hiểm tài sản, bảo
hiểm phương tiện; các chi phí hợp lệ khác;...
7.3. PHỤ CẤP CHO BAN QLDA VÀ CÁN BỘ THỰC THI DỰ ÁN
- Phụ cấp cho cán bộ Ban Điều phối dự án TW, Ban quản lý dự án tỉnh/huyện, thành viên Ban chỉ đạo dự án tỉnh quản lý dự án ODA được thực hiện theo Thông tư số 219/TT-BTC ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính và Thông tư số 192/2011TT/BTC ngày 26/12/2011.
- Đối với cán bộ Ban Phát triển xã: Căn cứ mức độ tham gia triển khai các hoạt động cụ thể, mức phụ cấp cho Ban PTX cho giai đoạn AF được quy định như sau:
+ Trưởng Ban PTX và Kế toán xã: tối đa là 30% mức lương theo cấp bậc, phụ cấp lương hiện tại được hưởng;
+ Phó ban PTX và cán bộ địa chính hoặc cán bộ nông nghiệp/khuyến nông xã: tối đa 15% mức lương theo cấp bậc, phụ cấp lương hiện tại được hưởng.
Trong trường hợp đặc biệt, nếu thấy cần áp dụng thống nhất mức phụ cấp tối đa 30% cho cả 4 vị trí chủ chốt của Ban PTX, UBND tỉnh được quyền quyết định việc áp dụng mức phụ cấp 30% và chịu trách nhiệm bố trí đủ NSĐP để thanh toán mức phụ cấp này.
+ Các thành viên khác của Ban PTX có thể được hưởng phụ cấp theo công việc thực hiện theo quy định tại mục c, điểm 5, Điều 3 của Thông tư 219/2009/TT-BTC (ví dụ: tiểu dự án thực hiện ở thôn bản nào đó thì trưởng thôn bản, được hưởng phụ cấp trong thời gian thực hiện tiểu dự án).
71
- Đối với các cán bộ trực tiếp tham gia thực hiện một số hoạt động dự án (như kiểm toán nội bộ,…): thực hiện theo điểm 5, Điều 3 của Thông tư 219/2009/TT-BTC và thông tư bổ xung 192/2009TT/BTC ngày 26/12/2011.
Việc quyết định áp dụng mức phụ cấp thực hiện dự án ODA cho các cán bộ các cấp phải được thể hiện trong các quyết định thành lập/quyết định giao việc của cấp có thẩm quyền (Lãnh đạo Bộ KH&ĐT, UBND tỉnh, UBND huyện), trong đó ghi rõ thời gian tham gia thực hiện dự án của từng vị trí cán bộ.
Tất cả các khoản thanh toán phụ cấp đều sử dụng vốn đối ứng của nhà nước và phải được tính toán đầy đủ vào tổng chi phí dự án và dự toán hàng năm của từng cấp.
7.4. QUẢN LÝ MỘT SỐ KHOẢN THU
7.4.1. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Một số hợp đồng yêu cầu nhà thầu phải có Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Dự án khuyến khích việc sử dụng Giấy Bảo lãnh thực hiện hợp đồng do 1 Ngân hàng thương mại phát hành.
- Phối hợp với nhà thầu để tiến hành các thủ tục giải toả bảo lãnh ngay khi kết thúc thời hạn.
7.4.2. Tiền bảo hành công trình
Đối với các công trình xây lắp, nhà thầu có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ bảo hành công trình trong thời hạn 12 tháng sau khi nghiệm thu, bàn giao và đưa vào sử dụng.
- Trong thời gian dự án đang thực hiện: Nhà thầu có trách nhiệm cung cấp Giấy bảo lãnh bảo hành do 1 Ngân hàng thương mại phát hành trước khi yêu cầu Ban QLDA thanh toán lần cuối. Trong thời gian bảo hành, nếu công trình xảy ra hỏng hóc, cần sửa chữa, (i) Ban QLDA yêu cầu nhà thầu thực hiện trách nhiệm bảo hành hoặc (ii) Ban QLDA tự tổ chức sửa chữa và gửi đề nghị cho Ngân hàng thương mại đã phát hành bảo lãnh thanh toán chi phí phát sinh cho công việc này. Khi kết thúc thời hạn bảo hành công trình, Ban QLDA phối hợp với nhà thầu để thực hiện các thủ tục giải toả bảo lãnh theo quy định.
- Khi dự án kết thúc: Việc bảo hành công trình có thể được thực hiện theo 1 trong 1 hình thức: (i) dùng Bảo lãnh ngân hàng.
7.4.3. Tiền bán hồ sơ thầu
Mức thu tiền bán hồ sơ mời thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu; chi phí cho việc tổ chức đấu thầu không được lớn hơn kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu; phần còn lại của kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu sau khi quyết toán các chi phí cần thiết cho việc tổ chức đấu thầu, chủ đầu tư (BQLDA) nộp ngân sách nhà nước
7.4.4. Phạt chậm thực hiện hợp đồng
Ban QLDA có trách nhiệm quản lý, theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện các hợp đồng ký kết (như phần 1.5.3.4 ở trên).
72
- Các hợp đồng chậm tiến độ đã ký do những nguyên nhân khách quan, cần được gia hạn thời gian thực hiện.
- Đối với các nhà thầu không thực hiện đúng tiến độ công việc theo hợp đồng ký kết mà không có lý do chính đáng, Ban QLDA có thể phạt chậm thực hiện hợp đồng (như điều khoản quy định trong hợp đồng). Số tiền phạt trên nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định.
7.5. MỘT SỐ CHÍNH SÁCH THUẾ CÓ LIÊN QUAN
7.5.1. Thuế Giá trị gia tăng
Ngân hàng Thế giới sẽ thanh toán giá trị các hợp đồng bao gồm cả thuế GTGT. Do đó, Ban QLDA cần yêu cầu các nhà thầu chào thầu, ký kết và thanh toán hợp đồng với giá trị đã bao gồm thuế GTGT.
7.5.2. Thuế thu nhập cá nhân
Đối với các hợp đồng tư vấn cá nhân cần quan tâm, thực hiện các quy định về thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định số 65/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013, Thông tư số 111/TT-BTC ngày 15/8/2013 về Hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân.
7.6. HƯỚNG DẪN THU HỒI CÁC KHOẢN CHI KHÔNG ĐƯỢC CHẤP THUẬN
Ban Điều phối DATW và các tỉnh có trách nhiệm thu hồi trong phạm vi quản lý của ban về các khoản chi tiêu ở mục 7.1 nếu đã chi, và/hoặc các khoản chi tiêu do các cơ quan kiểm toán và cơ quan quản lý Nhà Nước: Kho Bạc, kiểm toán nhà nước, đơn vị duyệt quyết toán, Thanh tra… kiến nghị thu hồi/xuất toán.
Quy trình hoàn trả các chi phí bị thu hồi như sau :
- Phần vốn trong nước thì theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền nêu trên;
- Phần vốn IDA cần được hoàn trả lại tài khoản chỉ định, khi số tiền được chuyển vào tài khoản chỉ định, Các ban quản lý phải phản ánh trong báo cáo đơn rút vốn và ghi giảm chi phí cho hạng mục tương ứng.
