Embed Size (px)
Citation preview
CHƯƠNG 2: CẨM NANG SỬ DỤNG HỆ THỐNG TABMIS
2.4. Phân hệ Phân bổ ngân sách2.4.1. Tổng quan phân hệ Phân bổ ngân sách
Phân hệ Quản lý phân bổ ngân sách quản lý các quy trình phân bổ,
điều chỉnh và chuyển giao dự toán.
Nhập dự toán vào TABMIS là việc cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà
nước (đối với ngân sách cấp xã), các đơn vị dự toán cấp I, II đã tham gia
vào TABMIS, căn cứ quyết định phân bổ và giao dự toán của cấp có thẩm
quyền, thực hiện nhập dữ liệu dự toán chi NSNN vào TABMIS và chịu
trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn của số liệu dự toán trong
TABMIS.
Việc kiểm soát dự toán sẽ do hệ thống tự thực hiện theo các phân hệ:
quản lý cam kết chi, quản lý chi và phân hệ sổ cái. Việc kiểm soát dự toán
nhằm đảm bảo chi tiêu không vượt quá số dự toán được phân bổ.
Công thức tính số dư dự toán được tính theo công thức:
Số dư dự toán = Số dự toán – Số thực chi – Số dự chi.
2.4.2. Tạo kết hợp tài khoản
2.4.2.1. Tổ hợp tài khoản dự toán
Tổ hợp tài khoản dự toán: Là việc kết hợp các đoạn mã dùng để hạch
toán kế toán dự toán. Tổ hợp tài khoản dự toán bao gồm 12 phân đoạn mã:
- Mã quỹ )
- Mã tài khoản kế toán
- Mã nội dung kinh tế
- Mã cấp ngân sách
- Mã ĐVcó quan hệ với ngân sách
- Mã chương
- Mã ngành kinh tế
- Mã chương trình mục tiêu, dự án (nếu có)
- Mã Kho bạc Nhà nước
- Mã nguồn chi ngân sách nhà nước (mã tính chất nguồn kinh phí
nếu có)
- Mã dự phòng:
2.4.2.2. Tạo tổ hợp tài khoản dự toán
2.4.3. Nhập và phê duyệt chứng từ
2.4.3.1. Quy trình nhập, duyệt và kết sổ dự toán cấp 0
a) Quy trình nhập mới ngân sách (dự toán cấp 0)
- Bước 1: Vào tập trách nhiệm: 00XX Quản lý phân bổ ngân sách
KBNN YY-CQTC-Người nhập
Trong đó: XX ứng với mã của kho bạc
YY ứng với tên kho bạc
2
- Bước 2: Chọn đường dẫn: Ngân sách>Nhập mới, nhấn nút Mở
- Bước 3: Chọn Mã tổ chức dự toán: Đúng mã KB sở tại.
- Bước 4: Kỳ kế toán: Chọn kỳ kế toán từ (tháng) 01-xx đến tháng
13-xx (xx là năm hạch toán).
- Bước 5: chọn loại tiền là VNĐ
3
- Bước 6: chuyển sang Tab "Chế độ bút toán"
- Bước 7: Chọn tài khoản dự toán cấp 0.
+ B7.1. Chọn trường Tài khoản.
+ B7.2. Nhấp vào biểu tượng .
+ B7.3. Nhập mã Tài khoản dự toán cấp 0.
+ B7.4. Nhấn nút Đồng ý
Chú ý: Mã ĐVQHNS tài khoản Nguồn chính là mã tổ chức dự toán
của chính Quận/Huyện đó.
- Bước 8: Quay về màn hình Nhập bút toán ngân sách - Tab "Chế độ
bút toán", nhập Số tiền Nợ tương ứng với kỳ hạch toán.
4
- Bước 9: Lưu (Save).
- Bước 10: Tương tự, nhập tài khoản Nguồn đối ứng.
+ B10.1. Chọn trường Tài khoản.
+ B10.2. Nhấp vào biểu tượng .
+ B10.3. Nhập mã Tài khoản Nguồn.
+ B10.4. Nhấn nút Đồng ý.
5
- Bước 11: Quay về màn hình Nhập bút toán ngân sách - Tab "Chế
độ bút toán", nhập Số tiền Có tương ứng với kỳ hạch toán.
- Bước 12: Lưu (Save).
- Bước 13: chọn nút Tạo bút toán, hiển thị cửa sổ 'Tạo bút toán....'
+ B13.1. Nhập Lô bút toán: nhập tên loại Dossier (theo
nguyên tắc đặt tên: MaKB.NamThangNgay.MaNVnhaplieu.STTgiaodich).
+ B13.2. Loại bút toán: Chọn loại “Dự toán”.
+ B13.3. Chon nút Kiểm tra dự toán.
+ B13.4. Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý
6
- Bước 14: quay về cửa sổ Tạo bút toán, chọn nút Chạy nhập bút
toán.
- Bước 15: hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý.
- Bước 16. Hệ thống quay trở về cửa sổ Tạo bút toán, chọn nút
Hoàn tất.
7
b) Quy trình Kiểm tra dự toán và Đệ trình
phê duyệt bút toán ngân sách
--------------------------- Bước 1: chọn đường dẫn: Các bút toán>Nhập mới, nhấp kép
chuột hoặc nhấn nút Mở
- Bước 2: tại màn hình Tìm bút toán,
+ B2.1. Nhập tên Lô (bút toán)
+ B2.2. Nhấn nút Tìm
8
- Bước 3: Hệ thống mở cửa sổ Nhập bút toán,
+ B3.1. chọn Bút toán.
+ B3.2. Nhấn Nút Kiểm tra bút toán.
- Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Các bút toán, chọn nút Kiểm
tra dự toán.
9
- Bước 5: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, chọn nút Đồng ý.
- Bước 6: quay trở về cửa sổ Các bút toán, chọn nút Phê duyệt để
đệ trình phê duyệt bút toán.
10
- Bước 7: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, thông báo "Lô bút
toán đã được chuyển tiếp đến người phê duyệt" để đệ trình, chọn nút
Đồng ý.
* Hoàn thành đệ trình phê duyệt bút toán
11
c) Quy trình Phê duyệt bút toán
---------------------------------- Bước 1: Chọn quyền của người phê duyệt để phê duyệt và kết sổ
bút toán, đường dẫn (điều hướng): Luồng công việc>Các thông báo
- Bước 2: Trong màn hình Luồng công việc, tab Các thông báo,
chọn lô bút toán cần phê duyệt
- Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình phê duyệt bút toán.
+ B3.1. Xem bút toán: chọn Các tham chiếu-Xem bút toán
12
+ B3.2. Hệ thống hiển thị cửa sổ thông tin chung về Lô bút toán.
Nhấn chọn nút Bút toán để xem nội dung bút toán.
+ B3.3. Đóng màn hình Các bút toán
13
- Bước 4: Trở lại màn hình phê duyệt bút toán. Chọn 1 trong số các
tình huống xử lý sau:
+ Nếu chấp nhận phê duyệt bút toán: chọn nút Phê duyệt.
+ Nếu từ chối phê duyệt bút toán: chọn nút Loại bỏ.
+ Nếu yêu cầu thêm thông tin: chọn nút Yêu cầu thông tin.
+ Nếu uỷ quyền phê duyệt, chọn nút Uỷ quyền phê duyệt.
14
d) Kết sổ bút toán ngân sách- Bước 1: Đường dẫn (điều hướng): Các bút toán>kết sổ
- Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ tìm kiếm Lô bút toán,
+ B2.1. Nhập thông tin vào trường Lô để tìm bút toán;
+ B2.2. Nhấn nút Tìm.
- Bước 3: Hệ thống hiển thị cửa sổ Kết sổ các bút toán.
+ B3.1. Đánh dấu vào lô muốn kết sổ .
+ B3.2. Chọn Xem lại lô để xem chi tiết nếu cần.
15
+ B3.3. Nhấn chọn nút Kết sổ.
- Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, thông báo mã số hoạt
động kết sổ được tạo ra. Nhấn nút Đồng ý.
- Bước 5: Xem yêu cầu kết sổ trên hệ thống:
+ B5.1. Chọn đường dẫn: Xem>Các yêu cầu
16
+ B5.2. Hiển thị cửa sổ tìm các yêu cầu, chọn Toàn bộ yêu cầu và
nhấn nút Tìm.
17
+ B5.3. Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm các Yêu cầu. Khi Mã yêu
cầu kết sổ có Trạng thái là "Hoàn thành", bút toán đã kết sổ thành công.
18
e) Quy trình Truy vấn quỹSau khi lãnh đạo phê duyệt, người nhập tiến hành truy vấn quỹ để
chấm các bút toán nếu đúng thì tiến hành kết sổ. Truy vấn quỹ được thực
hiện như sau:
- Bước 1: chọn Đường dẫn (điều hướng): Truy vấn>Quỹ;
Nhấn nút Mở
- Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Truy vấn số dư dự toán hiện tại
+ B2.1. Tài khoản: Chọn kỳ (hạch toán) tài khoản khoản (mã tài
khoản tự nhiên: dự toán cấp 0 từ: 9213-9239),
+ B2.2. Kiểm tra số dư hiện tại.
+ B2.3. Xuât ra Excel để chấm: Vào tập tin\Nhấn đồng thời nút Ctrl+
chọn Xuất\Save\Đặt tên file; mở file excel ra, import từ file text và Chấm.
19
- Bước 3: nếu kết quả chấm chính xác, thực hiện kết sổ.
20
2.4.3.2. Quy trình phân bổ dự toán từ
cấp 0 sang 1a) Phân bổ dự toán
- Bước 1: Chọn Đường dẫn: Dossier>Giao dịch Dossier
- Bước 2: trong màn hình TABMIS Dossier, nhập các thông tin:
+ Bước 2.1. Loại giao dịch Dossier: chọn loại Dossier cần phân bổ.
Chú ý: dùng ký tự % để tìm kiếm.
+ Bước 2.2. Tên loại Dossier: Nhập tên Dossier. Chú ý nhập tên để
có thể dễ dàng truy vấn khi cần.
21
+ Bước 2.3. Trường Mô tả: Nhập mô tả về Dossier
+ Bước 2.3. Nhập Trường động: nhập loại Mã dự toán; hoặc nhấn
chuột vào khu vực [ ] để mở cửa sổ Tiêu đề duy trì Dossier.
+ Bước 2.4. Nhấn nút (...) để chọn mã loại dự toán.
22
+ Bước 2.5. Chọn mã loại dự toán; chọn nút Đồng ý
+ Bước 2.6. Quay về cửa sổ Tiêu đề Duy trì Dossier, chọn nút Đồng
ý, sau đó nhấn nút Lưu (Save).
- Bước 3: Cập nhật Nguồn: trở lại màn hình TABMIS Dossier
+ Bước 3.1. Chọn Mã dự toán
23
+ Bước 3.2. Nhập mã tài khoản tại ô Tài khoản, thuộc khu Nguồn
Hoặc tìm và chọn mã tài khoản trong cửa sổ TABMIS_COA, chọn
nút Đồng ý. để quay về màn hình TABMIS Dossier
+ Bước 3.3. Chọn tên kỳ (ví dụ: 04-09).
Số dư Dự toán hiện tại và số dư mới tự động cập nhật.
24
+ Bước 3.4. Nhấn nút Lưu
- Bước 4: Cập nhật Đích: : tại màn hình TABMIS Dossier
+ Bước 4.1. Chọn Mã dự toán
+ Bước 4.2. Nhập Mã tài khoản hoặc chọn mã tài khoản trên cửa sổ
TABMIS_COA. Chọn nút Đồng ý để quay về màn hình TABMIS Dossier
25
+ Bước 4.3. Ô Tên kỳ: Chọn kỳ phân bổ
+ Bước 4.4. Ô Số tiền dự toán: Nhập số tiền cần phân bổ
+ Bước 4.5. Nhấn nút Lưu.
Trường hợp quên, không lưu thông tin, hệ thống cảnh báo lỗi, Chọn
nút Đồng ý trên cửa sổ thông báo Lỗi.
26
- Bước 5: Kiểm tra dự toán: tại màn hình TABMIS Dossier.
+ Bước 5.1. chọn nút Kiểm tra dự toán.
+ Bước 5.2. Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, nhấn nút Có để lưu
công việc.
+ Bước 5.3. Hệ thống hiển thị cửa sổ thông báo hoàn thành áp và lưu
dữ liệu. Nhấn nút Đồng ý.
+ Bước 5.4. Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú thông báo hệ thống
hoàn thành dành dự toán số dư. Nhấn nút Đồng ý.
27
- Bước 6: Dành dự toán: tại màn hình TABMIS Dossier.
+ Bước 6.1. Nhấn nút Dành dự toán.
+ Bước 6.2. Hệ thống yêu cầu lựa chọn quyết định dành dự trữ quỹ
cho kết chuẩn ngân sách. Chọn Có trên cửa sổ Quyết định.
+ Bước 6.3. Hệ thống yêu cầu lựa chọn quyết định lưu công việc vừa
thực hiện. Chọn Có trên cửa sổ Quyết định
28
+ Bước 6.4. Hệ thống thông báo đã dành dự toán dự trữ quỹ. Chọn
Đồng ý trên cửa sổ Ghi chú.
- Bước 7: đệ trình để phê duyệt: tại màn hình TABMIS Dossier.
+ Bước 7.1. Chọn nút Phê duyệt.
+ Bước 7.2. Hệ thống thông báo Giao dịch đã được đệ trình để phê
duyệt. Chọn Đồng ý trên cửa sổ Ghi chú.
29
* Kết thúc giao dịch phân bổ dự toán
30
b) Phê duyệt bút toán phân bổ
DossierTruy nhập hệ thống theo quyền của người phê duyệt để thực hiện
phê duyệt hoặc từ chối bút toán Dossier đã đệ trình.
Quy trình giống Quy trình phê duyệt Ngân sách.
31
c) Chạy chương trình "Tạo bút toán”
sau khi bút toán đã được duyệt- Bước 1: Truy nhập hệ thống theo quyền của người nhập,
- Bước 2: Chọn đường dẫn: Xem>Các yêu cầu
- Bước 3: tại cửa sổ Tìm yêu cầu, chọn Đệ trình một yêu cầu mới.
32
- Bước 4: tại cửa sổ Đệ trình một yêu cầu mới, chọn Yêu cầu đơn
nhất và nhấn nút Đồng ý.
- Bước 5: tại cửa sổ Đệ trình yêu cầu, nhập các thông tin
+ Bước 5.1. Trường Tên, nhấn nút [...], hiển thị cửa sổ Các báo cáo
33
+ Bước 5.2. tại cửa sổ Các báo cáo, chọn loại báo cáo “Chương
trình - Tạo bút toán”. Chọn nút Đồng ý
- Bước 5.3: tại cửa sổ Đệ trình yêu cầu, chọn [...] để hiện thị cửa số
và nhập các thông tin về các tham số.
34
+ Bước 5.4. Nhập giá trị các tham số. Chọn Đồng ý.
- Bước 5.5: tại cửa sổ Đệ trình yêu cầu, chọn nút Đệ trình.
35
- Bước 6: Chọn đường dẫn: Xem>Các yêu cầu
- Bước 7: tại cửa sổ Tìm yêu cầu, chọn Toàn bộ yêu cầu, nhấn nút
Tìm.
- Bước 8: tại cửa sổ Yêu cầu, theo dõi trạng thái yêu cầu (đang treo)
36
Sau khi trạng thái chuyển “Đã hoàn thành”, nhấn nút chọn “Xem
đầu ra”.
- Bước 9: tại cửa sổ Xem báo cáo đầu ra, ghi nhận ID của lô bút toán
Ngân sách sinh ra. (không quan tâm đến bút toán Dự chi sinh ra cùng lúc).
Ví dụ: mã 351567
Thông báo với Người phê duyệt lô bút toán vừa tạo ra trên hệ thống.
37
38
d) Kết sổ bút toán phân bổ Dossier
sau khi chạy “Chương trình-Tạo bút
toán”- Bước 1: Đường dẫn (điều hướng): Các bút toán>kết sổ
- Bước 2: Hệ thống hiển thị cửa sổ Tìm Lô bút toán,
+ Bước 2.1. Căn cứ vào thông tin Lô bút toán người nhập cung
cấp, Người duyệt sẽ tìm lô bút toán để kết sổ.
+ Bước 2.2. Nhấn nút Tìm.
39
- Bước 3: Hệ thống hiển thị cửa sổ Kết sổ các bút toán.
+ Bước 3.1. Đánh dấu vào Lô muốn kết sổ .
+ Bước 3.2. Chọn Xem lại lô để xem chi tiết nếu cần.
+ Bước 3.3. Nhấn chọn nút Kết sổ.
- Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú và thông báo mã ID kết
40
sổ, ví dụ: ID 351589. Ghi lại và nhấn nút Đồng ý.
e) Kiểm tra quỹ cho tài khoản cấp 1 sau khi phân bổ.
41
2.4.3.3. Quy trình phân bổ
dự toán từ cấp 1 sang 4.a) Phân bổ dự toán:
- Bước 1: Trình điều hướng: chọn Dossier>Giao dịch Dossier
- Bước 2: nhập thông tin vào Cửa sổ Dossier
+ Bước 2.1. Nhập Loại giao dịch Dossier; Tên loại Dossier, lưu ý
nhập tên để dể truy vấn khi cần. Nhấn Đồng ý trên cửa sổ Tên Dossier.
42
+ Bước 2.2. Nhập mã Số giao dịch cha: mã Số giao dịch cha từ
Dossier phân bổ từ 0-1 trước đó.
+ Bước 2.3. Nhập trường Mô tả; nhập Trường động. Nhấn nút Lưu
43
- Bước 3: Cập nhật Nguồn: Lưu ý tài khoản Nguồn được tự động
sinh ra sau khi lưu tiêu đề. Tài khoản Nguồn của phân bổ từ 1-4 chính là tài
khoản Đích của Dossier phân bổ từ 0-1.
- Bước 4: Cập nhật Đích :
+ Bước 4.1. Chọn Mã dự toán, chọn dãy tài khoản Đích phân bổ
thích hợp cho từng nghiệp vụ.
Lưu ý đối với Sở tài chính: Khi phân bổ dự toán cho các đơn vị ở
các quận, huyện, nhưng thụ hưởng Ngân sách trực tiếp từ tỉnh thì chọn Tên
ngân sách, Mã tổ chức dự toán, mã Kho bạc phù hợp với địa bàn quận
huyện đó.
44
+ Bước 4.2. Chọn nút Đồng ý.
+ Bước 4.3. Nhập mã Tài khoản trên cửa số TABMIS_COA, chọn
tổ hợp mã, nhấn nút Đồng ý và quay về màn hình TABMIS Dossier.
+ Bước 4.4. Về màn hình TABMIS Dossier, chọn Tên Kỳ phân bổ
và nhập Số tiền dự toán cần phân bổ
45
+ Bước 4.5. Nhấn nút Lưu (Save). Trường hợp quên Lưu, hệ thống
sẽ cảnh báo trên cửa sổ Lỗi, nhấn nút Đồng ý và nhấn nút Lưu:
- Bước 5: Kiểm tra dự toán
+ Bước 5.1. Trên cửa sổ TABMIS Dossier, nhấn nút Kiểm tra dự
toán.
46
+ Bước 5.2. Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, thông báo tự động
lưu thông tin và yêu cầu quyết định. Nhấn nút Có để tiếp tục.
+ Bước 5.3. Hệ thống hiển thị cửa sổ Form thông báo hoàn thành
giao dịch áp và lưu. Nhấn nút Đồng ý để tiếp tục.
+ Bước 5.4. Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi cú thông báo nghiệp vụ
dành dự toán thành công. Nhấn nút Đồng ý để tiếp tục.
47
- Bước 6: Dành dự toán
+ Bước 6.1. Trên cửa sổ TABMIS Dossier, nhấn nút Dành dự toán.
+ Bước 6.2. Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, yêu cầu khẳn định
định dự trữ quỹ cho kết chuyển ngân sách. Nhấn nút Có để tiếp tục.
+ Bước 6.3. Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, thông báo tự động
lưu thông tin và yêu cầu quyết định. Nhấn nút Có để tiếp tục.
48
+ Bước 6.4. Hệ thống hiển thị cửa sổ Ghi chú, thông báo giao dịch
đã được dành dự toán dự trữ quỹ. Nhấn nút Đồng ý để tiếp tục.
- Bước 7: Đệ trình để phê duyệt
+ Bước 7.1. Trên cửa sổ TABMIS Dossier, nhấn nút Phê duyệt.
+ Bước 7.2. Hệ thống thông báo Giao dịch đã được đệ trình, nhấn
nút Đồng ý. Kết thúc quy trình nhập phân bổ và đệ trình phê duyệt.
49
50
b) Phê duyệt bút toán phân bổ
DossierTruy cập hệ thống theo tập trách nhiệm của Người phê duyệt để phê
duyệt hoặc từ chối bút toán đã đệ trình, quy trình giống phê duyệt Ngân
sách.
c) Chạy “Chương trình: tạo bút
toán” sau khi bút toán đã được duyệtTruy cập hệ thống theo tập trách nhiệm của Người nhập, Quy trình
thực hiện tương tự như phân bổ từ 0-1.
d) Kết sổ bút toán phân bổ Dossier sau khi
chạy “Chương trình-Tạo bút toán” Căn cứ vào thông tin Lô bút toán do Người nhập cung cấp, Người
phê duyệt tìm lô bút toán để kết sổ, quy trình tương tự như phân bổ từ
0-1.
e) Kiểm tra quỹ cho tài khoản cấp 4 sau khi phân bổ.
f) Truy vấn quỹ (Tương tự như trên) ???
51
2.4.3.4. Quy trình điều chỉnh bút
toán Ngân sách và bút toán Dossiera) Quy trình điều chỉnh khi nhập sai Dự toán ngân sách (bút toán
Ngân sách).
a1) Nghiệp vụ 1: Phát hiện sai sau khi mới sinh ra bút toán, có thể đã
dành dự toán nhưng chưa đệ trình phê duyệt.
- Bước 1: Người nhập liệu sẽ tìm lại bút toán sai của mình trên màn
hình truy vấn bút toán.
- Bước 2: mở bút toán ra và sửa trực tiếp các yếu tố sai trên màn
hình Các bút toán.
- Bước 3: Nhấn nút Lưu và Đệ trình phê duyệt.
a2) Nghiệp vụ 2: Phát hiện sai sau khi đã đệ trình phê duyệt bút toán
nhưng người phê duyệt chưa phê duyệt bút toán.
- Bước 1: Người nhập liệu phải trình (trực tiếp) Người phê duyệt từ
52
chối phê duyệt bút toán của mình trên hệ thống, sai sót và nguyên nhân.
- Bước 2: Nếu Người phê duyệt đồng ý từ chối phê duyệt bút toán
sai, Người phê duyệt thực hiện từ chối phê duyệt trên hệ thống.
- Bước 3: Người nhập liệu tìm kiếm lại bút toán trên màn hình truy
vấn bút toán.
- Bước 4: Mở bút toán và sửa các yếu tố sai trực tiếp màn hình Các
bút toán.
- Bước 5: Nhấn nút Lưu và Đệ trình phê duyệt lại
a3) Nghiệp vụ 3: Phát hiện sai sau khi đã đệ trình phê duyệt bút toán;
Người phê duyệt đã phê duyệt bút toán nhưng chưa kết sổ bút toán.
- Bước 1: Người nhập liệu phải trình (trực tiếp) Người phê duyệt cho
phép gỡ phê duyệt trên hệ thống, sai sót và lý do.
- Bước 2: Nếu được phép, Người nhập liệu sẽ tìm kiếm lại bút toán
trên màn hình truy vấn bút toán.
- Bước 3: Mở bút toán. Trên màn hình Các bút toán, nhấn nút
Không phê duyệt để gỡ phê duyệt bút toán của mình trên hệ thống.
53
- Bước 4: Hệ thống hiển thị cửa sổ Quyết định, nhấn nút Có để
chấp thuận gỡ phê duyệt bút toán.
- Bước 5: Sửa các yếu tố sai trực tiếp màn hình Các bút toán; nhấn
nút Phê duyệt để đệ trình phê duyệt lại
54
b) Quy trình điều chỉnh khi phân bổ sai
b1) Nghiệp vụ 1: Phát hiện sai sau khi đã lưu Dossier và đã kiểm tra
dự toán.
- Trường hợp 1: Nếu Dossier chỉ sai thông tin liên quan đến Tài
khoản Nguồn, Đích hoặc số tiền, kỳ kế toán thì sửa lại cho đúng.
+ Nhập tổ hợp mã tài khoản trên cửa sổ TABMIS_COA (và sai)
+ Hệ thống hiển thị thông báo trên cho ta biết tài khoản Nguồn đã
kết hợp sai với loại giao dịch Dossier. Nhấn Đồng ý trên cửa sổ Ghi chú
55
+ Nhập lại mã tài khoản đảm bảo chính xác.
- Trường hợp 2: Nếu Dossier đó sai loại nghiệp vụ (ví dụ muốn
phân bổ dự toán Thường xuyên nhưng chọn nhầm loại giao dịch phân
56
bổ XDCB, hoặc nhập nhầm tính chất dự toán ở trường động). Các thông tin
này không thể sửa được nên phải xóa Dossier này đi để nhập lại một
Dossier đúng nghiệp vụ.
b2) Nghiệp vụ 2: Phát hiện sai sau khi lưu, Kiểm tra Dự toán, Dành
dự toán của Dossier.
Các thông tin của Dossier lúc này không thể sửa, xóa được do vậy để
sửa sai phải theo các tình huống sau:
- Nếu Dossier này thừa, Người nhập liệu đệ trình lên Người phê
duyệt phương án giải quyết: sẽ vẫn đệ trình phê duyệt Dossier đó; Người
phê duyệt sẽ từ chối không phê duyệt đó trên hệ thống. Sau khi từ chối
không phê duyệt, Dossier đó sẽ không có ý nghĩa.
- Nếu Dossier này sai các thông tin, Người nhập liệu đệ trình lên
Người phê duyệt phương án giải quyết: sẽ vẫn đệ trình phê duyệt Dossier
đó; Người phê duyệt sẽ từ chối không phê duyệt Dossier đó trên hệ thống
(Dossier đó sẽ không có ý nghĩa). Sau đó nhập lại Dossier đúng mới.
b3) Nghiệp vụ 3: Phát hiện sai sau khi đã đệ trình phê duyệt Dossier
- Bước 1: Người nhập liệu đệ trình tới người phê duyệt phương án xử
lý: Người phê duyệt sẽ từ chối phê duyệt Dossier (Dossier đó sẽ không có ý
nghĩa).
- Bước 2: Nhập lại Dossier đúng mới.
b4) Nghiệp vụ 4: Phát hiện sai sau khi Dossier đã được phê duyệt.
- Bước 1: Báo với người có thẩm quyền phương án xử lý (trường
hợp này vẫn phải tạo bút toán và kết sổ bút toán).
- Bước 2: Tạo bút toán từ Dossier đã phê duyệt.
- Bước 3: Thông báo cho người có thẩm quyền kết sổ bút toán
- Bước 4: Tạo Dossier điều chỉnh theo quy trình điều chỉnh dự toán.
b5) Nghiệp vụ 5: Phát hiện sai sau khi Dossier đã được tạo bút toán
và kết sổ.
57
Thực hiện tương tự nghiệp vụ 4
* Ví dụ cho trường hợp b4 và b5:
Điều chỉnh rút dự toán từ cấp 4 về cấp 0 khi phát hiện sai các phân
đoạn trong tổ hợp tài khỏan hoặc phân bổ nhầm số tiền.
- Bước 1: Dùng 00xx-Rút dự toán giữa Tài khoản DC Cấp 4 và Tài
khoản phân bổ Cấp 4-xx_2009
Chú Ý:- 00XX mã Kho Bạc VD 0035 mã KB huyện kim bảng
- cấp 4-XX là : C4- XDCB
- C4 – TX
C4 – BS
C4- khác
+ Tài khoản Nguồn :
01.9523.0000.3.1046284.00000.823.521.00000.0063.13.000
Chý ý : Đây chính là tài khoản đến cấp 4 bị sai
+ Tài khỏan đích: (9611 TK Điều chỉnh trung gian)
01 9611. 0000.3.1046284.00000.823.521.00000.0063.13.000
Ví dụ :
+ Nội dung cần điều chỉnh
58
+ Nhập trường động trên cửa sổ Tiêu đề duy trì Dossier.
+ Nhập mã Loại dự toán; tài khoản...
+ Cập nhật tài khoản Nguồn
59
+ Cập nhật tài khoản Đích.
Chú ý tài khoản trung gian, xem Dossier rút dự toán thuộc loại gì
(TX, ĐTPTK, XDCB…) mà chọn tài khoản trung gian cho hợp lý.
60
+ Kiểm tra dự toán, dành dự toán, phê duyệt , chạy “chương trình tạo
bút toán” và kết sổ.
- Bước 2: Dùng 00xx- Rút dự toán từ Tài khoản DC Cấp 4 về Tài
khoản DC Cấp 1-xx_2009.
Tương tự như bước 1 nhưng dùng loại Dossier, tài khỏan nguồn đích
ứng với nội dung cần điều chỉnh. Chú ý rằng tài khoản Nguồn bước 2 chính
là tài khoản Đích bước 1.
+ Tài khỏan Nguồn:
01.9611.0000.3.1046294.00000.823.521.00000.0063.13.000
+ Tài khỏan đích:
01.9611.9999.3.1046294.99999.823.865.99999.0063.29.000
+ Kiểm tra dự toán, dành dự toán, phê duyệt , chạy “chương trình tạo
bút toán” và kết sổ.
- Bước 3: Dùng 00xx- Rút dự toán từ Tài khoản DC Cấp 1 về Tài
khoản DC Cấp 0-xx_2009.
Tương tự như bước trên nhưng dùng loại Dossier, tài khoản nguồn
đích ứng với nội dung cần điều chỉnh. Chú ý rằng tài khoản Nguồn bước 3
61
chính là tài khoản Đích bước 2. Tài khoản Đích là tài khoản cấp 0 trung
gian.
+ Tài khỏan Nguồn:
01.9611.9999.3.1046294.99999.823.865.99999.0063.29.000
+ Tài khỏan đích:
01.9611.9999.3.2999303.99999.999.865.99999.0063.29.000
+ Kiểm tra dự toán, dành dự toán, phê duyệt , chạy “chương trình tạo
bút toán” và kết sổ
- Bước 4: Dùng 00xx- Rút dự toán từ Tài khoản DC Cấp 0 về Tài
khoản Cấp 0-xx_2009.
Tương tự như bước trên nhưng dùng loại Dossier, tài khoản nguồn
đích ứng với nội dung cần điều chỉnh. Chú ý rằng tài khoản Nguồn bước 4
chính là tài khoản Đích bước 3. Tài khoản Đích là tài khoản cấp 0 chính
thức.
+ Tài khỏan Nguồn:
01.9611.9999.3.2999303.99999.999.865.99999.0063.29.000
+ Tài khỏan đích:
01.9213.9999.3.2999303.99999.999.865.99999.0063.29.000
+ Kiểm tra dự toán, dành dự toán, phê duyệt , chạy “chương trình tạo
bút toán” và kết sổ.
62
2.4.4. Các bước xử lý cuối kỳ2.4.4.1. Quy trình xử lý cuối năm
a) Đối với dự toán ứng trước
* Người thực hiện: chuyên viên tài chính, kế toán viên KBNN
* Trình tự thực hiện như sau:
- Thời điểm tiến hành: cuối ngày 31/12:
- Bước 1: Truy vấn dự toán trước khi chạy chuyển nguồn; tạo bút
toán đẩy toàn bộ số liệu còn lại của phân hệ BA vào phân hệ GL, kiểm tra
các bút toán chưa kết sổ, yêu cầu kết sổ, truy vấn dự toán theo tài khoản
tổng hợp của hệ thống, xem số liệu chi tiết số dư dự toán, số cam kết chi và
số thực chi.
- Bước 2: Xem số liệu trước khi chạy chuyển nguồn
* Chuyên viên tài chính, kế toán viên Kho bạc thực hiện như sau
-Kiểm tra số dư dự toán đến thời điểm 31/ 1 để có quyết định
- Tại màn hình truy vấn số dư dự toán hiện tại
-Điền các thông tin vào các trường
-Mã DT chọn mã dự toán
Kỳ : chọn kỳ cần tính số dư dự toán
- Các trường còn lại để mặc định
- Chọn dãy tài khoản tổng hợp tài khoản cần kiểm tra số dư dự
toán :
- Mã quỹ
- Mã tài khoản tự nhiên
- Mã nội dung kinh tế
- Mã cấp ngân sách
- Mã đơn vị có quan hệ với ngân sách
- Mã địa bàn hành chính
63
- Mã chương
- Mã ngành kinh tế
- Mã chương trình mục tiêu, dự án
- Mã kho bạc nhà nước
- Mã nguồn chi ngân sách nhà nước
- Mã dự phòng
- Nhấp nút Đồng ý
- Bước 3: Tái phân loại tạm ứng từ dự toán ứng trước đủ điều kiện
thanh toán và tạm ứng từ dự toán ứng trước không đủ điều kiện thanh toán
sang tài khoản tạm ứng trung gian vào “Chương trình TABMIS – phân loại
TK tạm ứng” bằng bút toán tự động, như sau:
+ Nợ TK 1650, 1942
+ Có TK 1550, 1922
- Bước 4: Kiểm tra số dư còn được phép chi.
64
- Bước 5: Đóng kỳ cuối cùng của năm trước.
- Bước 6: Chạy chương trình chuyển nguồn thời điểm cuối ngày
31/12 theo thứ tự sau:
+ Quy tắc 3: Chuyển nguồn số dư dự toán ứng trước còn được phép
chi của năm trước (chi tiết 12 đoan mã); sau khi chạy chuyển thành số dư
dự toán ứng trước đầu kỳ của năm nay.
+ Quy tắc 2: Chuyển nguồn cam kết chi và dự toán tương ứng. Quy
tắc 2 được thực hiện sau khi chương trình chuyển nguồn theo quy tắc 3 đã
được hoàn thành (thực hiện chuyển đổi theo chi tiết 12 đoạn mã ).
- Bước 7: Truy vấn dự toán của tháng 12 năm trước và tháng 1 năm
sau, sau khi chạy chương trình chuyển nguồn, tháng 12 năm trước không
đổi, tháng 1 năm sau được điều chỉnh theo số đã được chuyển nguồn.
- Bước 8: Đảo và kết số bút toán tái phân loại vào kỳ đầu của năm
hiện tại: Chạy “Chương trình TABMIS – đảo tài khoản tái phân loại tạm
ứng”: hoàn lại số dư tài khoản tạm ứng từ dự toán ứng trước đủ điều kiện
thanh toán và tạm ứng từ dự toán ứng trước không đủ điều kiện thanh toán
và tất toán tài khoản ứng trước kinh phí thường xuyên trung gian.
+ Nợ TK 1550, 1922
+ Có TK 1650, 1942
- Bước 9: Khi dự toán chính thức được cấp có thẩm quyền phê
duyệt: Nhập dự toán chính thức được phê duyệt và phân bổ tới đơn vị sử
dụng ngân sách.
- Bước 10: Tạo bút toán để tái phân loại tạm ứng từ dự toán ứng
trước thành chi năm hiện tại và tạm ứng năm hiện tại: Khi dự toán chính
thức đã được phân bổ, căn cứ quyết định cấp có thẩm quyền quyết định thu
hồi dự toán ứng trước và các khoản tạm ứng liên quan trong năm hiện tại.
Người dùng thực hiện bút toán thủ công phân hệ AP (thực hiện chuyển đổi
chi tiết 12 đoạn mã), như sau:
65
+ Tái phân loại tạm ứng từ dự toán ứng trước có đủ điều kiện thanh
toán sang chi năm hiện tại:
Nợ TK thực chi
Có TK ứng trước đủ điều kiện thanh toán
+ Tái phân loại tạm ứng từ dự toán ứng trước chưa đủ điều kiện
thanh toán sang tạm ứng năm hiện tại.
Nợ TK tạm ứng năm hiện tại
Có TK ứng trước chưa đủ điều kiện thanh toán
- Bước 11: Tái phân loại các khoản cam kết chi còn lại trên phân hệ
cam kết chi; Thực hiện tái phân loại cam kết chi bằng cách hủy cam kết chi
từ dự toán ứng trước làm tăng dự toán ứng trước. Các cam kết chi được tạo
lại trong kỳ năm nay làm giảm dự toán năm hiện tại..
- Bước 12: Tạo Dosier hủy dự toán ứng trước:
Tạo dossier dự toán để giảm dự toán ứng trước do tái phân loại tạm
ứng và tái phân loại cam kết chi các bước trên. Dossier hủy dự toán ứng
trước được thực hiện như sau: nhập tài khoản nguồn là TK dự toán ứng
trước cần hủy, tài khoản đích là tài khoản hủy dự toán (chi tiết 12 đoạn
mã).
Nợ TK 9630 - Dự toán bị huỷ
Có TK dự toán ứng trước
b. Đối với Dự toán chính thức
* Quy trình xử lý dự toán chính thức: chuyên viên tài chính, kế toán
viên KBNN thực hiện
* Trình tự thực hiện theo quy trình sau:
- Thời điểm thực hiện cuối ngày 31/12:
- Bước 1: Kiểm tra số dư dự toán còn được phép chi đến ngày 31/12:
Thực hiện tạo bút toán và truy vấn quỹ.
- Trong thời gian chỉnh lý từ 01/01 đến 31/01:
66
- Bước 2: Tạo hóa đơn và áp vào các cam kết chi trong thời gian
chỉnh lý: Hóa đơn nhận trong thời gian chỉnh lý áp cho cam kết chi năm
trước làm giảm số cam kết chi, tăng số thực chi. Trường hợp hóa đơn lớn
hơn dự toán năm trước hiện có thì được tính năm tiếp theo hoặc hoàn lại.
- Bước 3: Điều chỉnh tạm ứng trong thời gian chỉnh lý: Nhập hóa
đơn nhận trong thời gian chỉnh lý và áp hóa đơn đối với tạm ứng năm
trước, ghi nhận khoản chi cho năm trước.
Trường hợp hóa đơn lớn hơn dự toán năm trước hiện có thì được tính
năm tiếp theo hoặc hoàn lại.
- Bước 4: Hoàn các khoản tạm ứng còn lại: Vào cuối thời gian chỉnh
lý, đối với khoản tạm ứng không được chuyển nguồn đơn vị sử dụng ngân
sách làm thủ tục hoàn tạm ứng, tăng số dư dự toán.
- Bước 5: Tái phân loại cuối năm khoản tạm ứng: Thực hiện trong
kỳ cuối cùng của năm trước (thời điểm cuối ngày 31/01) người sử dụng
thực hiện theo quy trình sau:
- Chuyển nguồn: Dự toán, cam kết chi và tạm ứng năm trước sang
năm nay.
- Chuyển nguồn: Dự toán và cam kết chi năm trước; tạm ứng năm
trước trừ vào dự toán năm tiếp theo.
- Chuyển nguồn: Dự toán năm trước và tạm ứng năm trước.
- Chuyển nguồn: Dự toán năm trước, cam kết chi năm trước không
chuyển nguồn, khoản tạm ứng chưa thanh toán trừ vào dự toán năm tiếp
theo.
- Chuyển tạm ứng năm trước sang năm tiếp theo để thu hồi vào dự
toán năm tiếp theo. Bút toán như sau:
Nợ TK 1610, 1932
Có TK 1510, 1911.
- Bước 6: Hủy dòng cam kết chi đối với những cam kết chi không
67
được chuyển nguồn trên phân hệ cam kết chi.
- Bước 7: Khử số dư âm theo quy trình chạy tự động trên hệ thống.
- Bước 8: Đóng kỳ cuối cùng của năm trước
- Bước 9: Chạy chương trình chuyển nguồn thời điểm cuối ngày
31/01 theo các bước sau:
+ Quy tắc 3: Chuyển nguồn số dư dự toán còn được phép chi: (chi
tiết 12 đoạn mã); sau khi chạy chuyển thành số dư dự toán đầu kỳ của năm
nay.
+ Quy tắc 2: Chuyển nguồn cam kết chi và dự toán tương ứng. Quy
tắc 2 được thực hiện sau khi chương trình chuyển nguồn theo quy tắc 3 đã
được hoàn thành (thực hiện chuyển đổi theo chi tiết 12 đoạn mã).
- Bước 10: Đảo và kết số bút toán tái phân loại vào kỳ đầu của năm
hiện tại:
Chạy “Chương trình TABMIS – đảo tài khoản tái phân loại tạm
ứng”: hoàn lại số dư tài khoản tạm ứng năm hiện tại và tất toán số dư tài
khoản tạm ứng trung gian, bút toán như sau:
Nợ TK 1510, 1911
Có TK 1610, 1932
- Bước 11: Khi dự toán chính thức được cấp có thẩm quyền phê
duyệt. Nhập dự toán chính thức được phê duyệt và phân bổ tới đơn vị sử
dụng ngân sách.
- Bước 12: Đảo dự toán tạm cấp: Lựa chọn “chương trình TABMIS
– đảo dự toán tạm cấp”, lựa chọn các tham số (TK dự toán tạm cấp, mã
ĐVSDNS, mã kho bạc, TK nguồn tạm cấp…), sau đó hệ thống tự động đảo
dự toán tạm cấp.
- Bước 13: Huỷ dự toán
Thực hiện chuyển dự toán từ tài khoản dự toán được phân bổ vào tài
khoản dự toán xóa bỏ, thực hiện thủ công tạo Dosier để giảm dự toán. Căn
68
cứ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, xác định số dự toán, số cam kết
chi, số tạm ứng năm trước không chuyển nguồn hủy bỏ, bút toán như sau:
Nợ TK 9630
Có TK dự toán được phân bổ.
69
