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Centro Comercial Cruz Azul Portal de Proveedores ______________________________________________________________________________

Manual de Operación softime@2015 Página: 1

CENTRO COMERCIAL CRUZ AZUL, S.A. DE C.V.

PORTAL DE PROVEEDORES

MANUAL DE OPERACIÓN



CONTENIDO.

I. DESCRIPCIÓN.

II. INSTRUCCIONES DE ACCESO.

III. ORDENES DE COMPRA (OC).

III.1 Órdenes de Compra PDF.

III.2 Aviso de Embarque.

III.3 Consulta de Entradas.

IV. FACTURAS ELECTRÓNICAS.

IV.1 Subir Facturas.

IV.2 Consultar Facturas.

IV.3 Proceso Inicial de Revisión.

V. CONTRARECIBOS (CR).



I. DESCRIPCIÓN.

El PORTAL DE PROVEEDORES del Centro Comercial Cruz Azul (CECOM) es

una herramienta web, cuyo propósito principal es facilitar a los proveedores la

captura de facturas electrónicas para revisión, así como la consulta de órdenes de

compra, contrarecibos, saldos y movimientos en su cuenta.

II. INSTRUCCIONES DE ACCESO.

Abrir el navegador de acceso a INTERNET y capturar la dirección

https://scicloud.com.mx. El portal funciona para los navegadores Internet Explorer

y Mozzila FireFox; no funciona para Google Chrome.

El portal solicita inicialmente su Usuario y Contraseña.

La clave de Usuario para ingresar al portal será el Número de Proveedor asignado

por CECOM. Este número se localiza en la parte superior de las Órdenes de

Compra. Además, a través del correo de invitación se notifica al Proveedor tanto

su Usuario, como la Contraseña inicial generada por el sistema.

https://scicloud.com.mx/



Ocasionalmente, el portal pudiera enviar un error cuando no se está ejecutando la

última versión de la herramienta. Este problema se resuelve al refrescar el

navegador, oprimiendo el botón , ubicado en la parte superior de la pantalla.

A continuación, se despliega la pantalla base del portal con el menú principal.



III. ORDENES DE COMPRA (OC).

Una vez que el área de COMPRAS registra una nueva ORDEN DE COMPRA

(OC) en su SISTEMA DE GESTIÓN COMERCIAL, en forma inmediata esta

información se sube al portal para el conocimiento del Proveedor.

Una OC tiene los siguientes estados dentro del portal:

Colocada (C).- registrada por el área de Compras.

Leída (L).- una vez que el Proveedor ya la consultó dentro del portal.

Aviso-Embarque (A).- cuando el Proveedor ya envió el Aviso de Embarque

correspondiente al CECOM.

Revisada (R).- cuando el área de Compras del CECOM ya ha revisado el aviso de

embarque.

Entregada (E).- en cuanto se registra al menos una entrada relacionada con la

orden de compra en el almacén del CECOM.

A través del selector el usuario puede filtrar por estado las OC`s registradas en el

sistema.



III.1 Órdenes de Compra PDF.

Utilizando el botón PDF, es posible guardar la OC emitida por el CECOM como un

archivo en formato PDF. El usuario determina la ubicación y nombre del archivo.



Una vez que la OC se baja como un archivo PDF, entonces puede ser consultada

y/o impresa por el Proveedor.

III.2 Aviso de Embarque.

Oprimiendo el botón de EMBARQUE, el Proveedor ingresa a una pantalla donde

registra el AVISO DE EMBARQUE; esto es, le notifica al CECOM para cada

partida de la OC, la cantidad que surtirá así como el importe y el descuento que le

aplicará a cada producto. El Proveedor modificará por excepción, puesto que se

asume que hubo una negociación previa entre él y un funcionario del CECOM, en

la que se establecieron todos estos atributos.



Mientras que el botón de GUARDAR almacena los cambios registrados por el

Proveedor en el Aviso de Embarque, el botón de GUARDAR Y ENVIAR además

envía al CECOM la notificación de que el Proveedor ya realizó el Aviso de

Embarque.

III.3 Consulta de Entradas.

Al oprimir el botón circular ubicado a la izquierda de cada OC, el sistema

despliega las entradas registradas en el almacén del CECOM, asociadas a la OC

señalada.



Desde esta pantalla, el usuario puede descargar la ENTRADA en formato PDF,

para posteriormente visualizarla y/o imprimirla. Simplemente, le da un click en el

ícono correspondiente, selecciona la ruta y define el nombre del archivo.



IV. FACTURAS ELECTRÓNICAS.

A través de este módulo, el Proveedor puede SUBIR al portal sus facturas

electrónicas, CONSULTARLAS y realizar un proceso inicial de REVISIÓN.

IV.1 Subir Facturas.

Al ingresar a la opción de SUBIR, el portal presenta una pantalla donde el

Proveedor sube a la base de datos los dos tipos de archivos que integran a una

factura electrónica: PDF y XML.



A través del explorador de Windows, el Proveedor selecciona desde una carpeta

los archivos XML que desea subir.

Inmediatamente después, el portal le despliega la información básica de cada

documento seleccionado.



De igual forma se suben los archivos con la representación gráfica de las facturas

PDF.

El botón de validar es útil para que el sistema verifique tanto la estructura, como la

validez de su registro ante la autoridad fiscal (SAT) de cada uno de los archivos

XML seleccionados.



Una vez validados positivamente, el botón de SUBIR FACTURA se habilita para

que las facturas ahora sí ingresen a la base de datos del CECOM.

IV.2 Consultar Facturas.

A través del portal, es posible consultar las facturas del Proveedor registradas en

la base de datos del CECOM.

El Proveedor visualiza, entre otros atributos, el estado de pago de cada factura, el

contrarecibo en el que se encuentra asociada, etc. A través de los íconos PDF y

XML puede incluso bajar los archivos en una carpeta local.

Una FACTURA tiene los siguientes estados dentro del portal:

(M/N).- factura nueva subida a la base de datos del CECOM.

(E).- factura que ya fue asociada a un contrarecibo.

(P).- factura ya pagada por el CECOM.



IV.3 Proceso Inicial de Revisión.

Con el propósito de que el Proveedor ya no se presente físicamente al proceso de

revisión de facturas en el área de Cuentas por Pagar del CECOM, el portal permite

al Proveedor realizar un proceso PREVIO DE REVISIÓN.

Este proceso previo de revisión, consiste en que el Proveedor asocie las facturas y

notas de crédito que previamente subió, contra las entradas y devoluciones que el

CECOM registró en su almacén.



El sistema totaliza por columna y presenta una diferencia. El Proveedor puede

enviar a Cuentas X Pagar este “Pre-Contrarecibo”, siempre y cuando la diferencia

entre ambas columnas sea menor a diez pesos ($ 10.00).

Una vez que se envía el “Pre-Contrarecibo”, el área de CXP lo revisa y lo convierte

en un contrarecibo definitivo que se publica en el portal para consulta por parte del

Proveedor.

Desde esta pantalla, el usuario puede descargar una ENTRADA emitida por el

Almacén del CECOM en formato PDF, para posteriormente visualizarla y/o

imprimirla. Simplemente, elige la entrada de su interés dando un click en el ícono

correspondiente, selecciona la ruta y define el nombre del archivo.



V. CONTRARECIBOS.

Este módulo de la herramienta se diseñó para que se puedan consultar los

CONTRARECIBOS (CR) emitidos por el CECOM en favor del Proveedor.

Dando un click en el ícono PDF, el portal permite bajar el CR como un archivo

PDF en la ubicación y con el nombre definido por el Proveedor.



El archivo PDF puede ser simplemente visualizado, o bien impreso, según las

necesidades del Proveedor.

Un CONTRARECIBO (CR) tiene los siguientes estados dentro del portal:

(N).- CR recién creado por CXP de CECOM.

(A).- CR en programación de pagos en CXP de CECOM.

(T).- CR en Tesorería de CECOM para pago.

(R).- CR ya pagado por el CECOM.

(C).- CR cancelado por CECOM.

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