Cele Mai Frecvente 13 Greseli in Project Management

Phare - Coeziune Economicå æi Socialå

PROIECT FINANŒAT DEUNIUNEA EUROPEANÅMinisterul Integrårii

Europene

Cele mai frecvente 1 3 greseli facute de solicitantii de finantare nerambursabila

1. Solicitant æi /sau partener neeligibil

2. Neconformitate administrativå

3. Proiect neeligibil

4. Activitåœi neeligibile

5. Bugetul solicitat nu se încadreazå în limitelefinanœårilor nerambursabile æi ale procentajului de co-finanœare a proiectului

6. Grupuri œintå neeligibile

7. Durata incorectå a proiectului

8. Supraestimarea costurilor eligibile

9. Incompatibilitate între buget æi metodologie

10. Greæeli de aritmeticå în calculul bugetului

11. Documentaœie însoœitoare incompletå

12. Cereri scrise de mânå

13. Nerespectarea GhiduluiSolicitantului

Pliant publicat de Ministerul Integrårii Europene.Conœinutul acestui material nu reprezintå în mod necesar poziœia oficialå a Uniunii Europene æi a Guvernului României

Acest document a fost elaborat de cåtre echipa de asistenœå tehnicå a proiectului”Suport pentru organizarea campaniei de conætientizare æi facilitare a pregåtirii cererilor de finanœare”

Programul Phare 2002 - Coeziune Economicå æi SocialåAnul publicårii: 2005

IntroducerePunctul culminant al unei munci de luni de zile îl reprezintåcererea dvs. de finanœare nerambursabilå - acea multitudine de hârtii care vå acapareazå rapid întreaga atenœie æipreocupare. Cu toate acestea, dosarul dvs. atât de preœiosnu reprezintå pentru Autoritatea Contractantå decât unadintre multele cereri.

Trebuie så înœelegeœi æi så respectaœi fiecare instrucœiune în parte ca så vå asiguraœi cå sunteœi pe drumul cel bunspre finanœare. De aceea trebuie så acordaœi atenœie tuturordetaliilor. Aceastå broæurå prezintå greæelile cele maifrecvent întâlnite în solicitårile de finanœare nerambursabilå.Poate nu o så vå vinå så credeœi, dar lista include æi greæeliprecum “Solicitårile trebuie dactilografiate/adicå scrise lacalculator, æi nu de mânå”. Tot în acestå broæurå suntcâteva sfaturi practice care vå ajutå så evitaœi greæelileæi sugestii privind respectarea cerinœelor din instrucœiuni.

Acest document este un rezumat util al punctelor esenœialepe care trebuie så le respectaœi când vå pregåtiœi æi cândredactaœi cererea de finanœare. El include o prezentarecompletå a fiecårei secœiuni a solicitårii de finanœare, care såvå atragå permanent atenœia. Este aæadar o resurså utilå pecare toœi solicitanœii ar trebui så o citeascå, så o imprime æiså o afiæeze pe perete în faza de pregåtire a cererii definanœare nerambursabilå.


1Solicitant æi /sau partener neeligibil

Exemplu 3

7Dacå activitåœile descrise în proiect nu suntincluse în documentele statutare, cererea vafi respinså. ACEST LUCRU ESTE VALABIL æIPENTRU PARTENERII SOLICITANŒILOR.

Ghidul Solicitantului defineæte clar solicitanœii æi parteneriieligibili (secœiunea “Eligibilitatea solicitanœilor: cine poatesolicita finanœare” æi “Parteneriat æi eligibilitatea partenerilor”).

Eligibilitatea solicitantului æi a partenerilor rezultå din:- Descrierea organizaœiei solicitante incluså în Formularul

de cerere de finanœare. - Descrierea partenerilor incluså în Formularul de cerere

de finanœare.- Documentele însoœitoare (actul constitutiv) ale

organizaœiei solicitante, incluse ca anexå la Formularulde cerere de finanœare.

În Ghidul Solicitantului corespunzåtor uneischeme de finanœare pentru dezvoltarearesurselor umane, se precizeazå cå aplicanœiieligibili sunt organizaœiile publice saunon-publice, non-profit sau orientate spreobœinerea de profit. O societate comercialå, fiecå are capital privat sau de stat, este în acest cazeligibilå pentru obœinerea finanœårii.

2Neconformitate administrativå

În ceea ce priveæte conformitatea administrativå, Ghidulsolicitantului conœine menœiuni foarte concrete privindeligibilitatea administrativå (secœiunea: “Eligibilitateasolicitanœilor: cine poate solicita finanœare”).

Solicitanœii trebuie så includå în cererile lor de finanœare odeclaraœie din care så reiaså cå ei æi partenerii lor nu fac partedin nici una dintre categoriile urmåtoare:

• sunt în stare de faliment sau de lichidare, afacerile acestorasunt administrate de cåtre instanœe, au încheiat înœelegeri cucreditorii, æi-au suspendat activitatea de afaceri, se supunprocedurilor privind aceste aspecte, sau se aflå într-osituaœie asemånåtoare, rezultatå dintr-o procedurå similaråprevåzutå în legislaœia sau reglementårile naœionale;

• au fost condamnaœi pentru abuz în serviciu printr-o hotårârece are autoritate de lucru judecat;

• se fac vinovaœi de abuz grav în serviciu, dovedit prin oricemijloace pe care Autoritatea Contractantå le poate justifica;

• nu æi-au îndeplinit obligaœiile legate de plata contribuœiei laasiguråri sociale sau de plata impozitelor în conformitate cuprevederile legale ale œårii în care îæi desfåæoarå activitateasau ale œårii cåreia îi aparœine Autoritatea Contractantå saucu cele ale œårii în care urmeazå så se deruleze contractul;

• în cazul lor s-a pronunœat o hotårâre care are autoritate delucru judecat pentru înæelåciune, corupœie, apartenenœa la oorganizaœie criminalå sau implicarea în orice fel de activitateilegalå, contrare intereselor financiare ale Comunitåœii;

• urmare a unei alte proceduri de procurare sau de acordarea unei subvenœii finanœate din bugetul Comunitåœii, s-auconstatat încålcåri grave ale contractului constând înnerespectarea obligaœiilor contractuale.


7Dacå solicitantul sau partenerii såi seîncadreazå în oricare dintre categoriilemenœionate, cererea de finanœare VA FIRESPINSÅ.

• nu æi-au îndeplinit obligaœiile de platå a contribuœiilor deasiguråri sociale conform prevederilor legale ale œårii încare sunt stabiliœi;

• nu æi-au îndeplinit obligaœiile fiscale conform prevederilorlegale ale œårii în care sunt stabiliœi;

• sunt vinovaœi de a fi furnizat informaœii eronate æi menite såinducå în eroare Autoritåœile Contractante, în scopul de aparticipa la licitaœii sau contractare;

• fac obiectul unei declaraœii de încålcare gravå acontractului pentru nerespectarea obligaœiilor aferenteunui alt contract încheiat cu aceeaæi sau cu o altåautoritate contractantå sau unui alt contract finanœat dinfonduri comunitare;

• au încercat så obœinå informaœii confidenœiale sau såinfluenœeze comitetul sau Autoritatea Contractantå întimpul procesului de evaluare aferent licitaœiei curente sauunor licitaœii anterioare.

Secœiunea “Eligibilitatea proiectelor: proiecte pentru care sepoate solicita finanœare” din Ghidul solicitantului defineæteproiectele eligibile pentru finanœare.

Solicitanœii justificå eligibilitatea proiectelor lor în anumitesecœiuni specifice ale cererii de finanœare:

- Rezumat- Obiective- Justificare- Descrierea detaliatå a activitåœilor- Metodologie

3Proiect neeligibil

Exemplu

3Se lanseazå un program de finanœare, iarproiectele eligibile se referå la acœiuni privinddrepturile omului æi democraœia. Asta înseamnåcå dacå un ONG cu activitate în domeniulprotecœiei mediului depune o cerere de finanœarepentru un proiect privind educaœia în domeniulprotecœiei mediului, cererea sa va fi respinså.

7Solicitanœii trebuie så pregåteascåproiecte care corespund domeniului deaplicare æi scopurilor programelor definanœare existente æi nu så încerce såadapteze programele de finanœareexistente la ideile lor de proiecte.

7Dacå solicitantul propune un proiect

ale cårui activitåœi principale sunt

neeligibile, Comitetul de evaluare va

respinge proiectul.

4Activitåœi neeligibile

Eligibilitatea activitåœilor din cadrul proiectului propus este

descriså în “Eligibilitatea proiectelor - Secœiunea Tipul

activitåœilor” din Ghidul Solicitantului.

Solicitantul justificå eligibilitatea activitåœilor propuse în

secœiunile “Descriere detaliatå a activitåœilor” æi

“Metodologie” din cererea sa de finanœare.


Exemplu

3O companie aplicå pentru obœinerea de fonduriprintr-o schemå de finanœare pentru dezvoltarearesurselor umane. Proiectul propus prevedeorganizarea unor cursuri de instruire în utilizareacalculatorului, adresate angajaœilor administraœieipublice din judeœ. Aceastå activitate este eligibilåpentru finanœare.

Exemplu

3

7Acest lucru înseamnå cå restul de 20%trebuie acoperit din resursele proprii alesolicitanœilor (æi/sau partenerilor).

5Bugetul solicitat nu se încadreazå în limitele finanœårilor nerambursabile æi alprocentajului de cofinanœare a proiectului

Limita superioarå æi inferioarå a bugetului sunt specificate clar în GhidulSolicitantului, în secœiunile: - Bugetul disponibil al sprijinului financiar acordat de Autoritatea

Contractantå; - Surse de finanœare necesare din bugetul solicitantului.

Finanœårile nerambursabile nu acoperå 100% costurile eligibile aleproiectului.

Volumul finanœårii solicitat Autoritåœii Contractante trebuie så seîncadreze în limitele stabilite de Ghidul Solicitantului.

În plus, solicitantul (æi partenerii såi) trebuie så dispunå de resurselefinanciare necesare pentru a acoperi diferenœa conform Ghiduluisolicitantului.

Volumul minim al finanœårii nerambursabile: 10.000 Euro.Volumul maxim al finanœårii nerambursabile: 50.000 Euro.

Finanœarea nerambursabilå nu trebuie sådepåæeascå 80% din totalul costurilor eligibile aleproiectului. Diferenœa trebuie finanœatå dinresursele proprii ale solicitantului, sau din altesurse decât bugetul Comisiei Europene.


Exemplu

3Volumul finanœårii nerambursabile solicitate nutrebuie så fie mai mic de 10.000 EURO æi nici maimare de 50.000 EURO.

Dacå totalul costurilor eligibile se ridicå la 42.000EURO, finanœarea solicitatå nu trebuie sådepåæeascå 33.600 EURO (adicå 80% din 42.000EURO).

Diferenœa, adicå 42.000 - 33.600 = 8.400 EUROtrebuie finanœatå din resursele proprii alesolicitantului æi acest lucru trebuie domonstrat înmod corespunzåtor în secœiunea intitulatå “Sursede finanœare ca parte a bugetului solicitantului”.

7Dacå solicitantul NU SATISFACE condiœiilesus menœionate, cererea sa de finanœare vafi respinså.

6Grupuri œintå neeligibile

Exemplu

3Grupurile œintå din cererea de finanœare trebuieså fie CLAR DEFINITE, iar terminologia folositåîn întreaga cerere de finanœare trebuie så fieaceeaæi. De exemplu: termenul “cursant” nutrebuie înlocuit cu “student” (deoarece esteposibil ca acesta din urmå så nu desemneze ungrup œintå eligibil).

7

Solicitanœii demonstreazå cå proiectul lor este eligibil înurmåtoarele secœiuni ale cererilor lor de finanœare:

- Descriere detaliatå a activitåœilor; - Metodologie; - Impactul estimat asupra grupurilor œintå.

Unele dintre proiectele propuse de

solicitanœi nu œin cont de grupurile œintå

indicate în Ghid, sau grupurile œintå

menœionate în cererea de finanœare nu

sunt definite în mod clar.


3

7Durata incorectå a proiectului

Exemplu

37Dacå durata propuså în cererea definanœare depåæeæte durata indicatå înGhid, cererea va fi respinså.

Proiectul are o duratå specificå æi clar definitå în GhidulSolicitantului (secœiunea “Dimensiunea proiectelor -Duratå”).

Durata proiectului propus de solicitant se indicå însecœiunea “Duratå æi Plan de acœiune” din cererea definanœare.

Durata proiectului nu poate så depåæeascå18 luni.

Dacå durata proiectului este mai mare de18 luni, este bine ca solicitanœii så reducå uneleactivitåœi pentru a se putea încadra în durataprogramului de finanœare.

8Supraestimarea costurilor eligibile

Exemplu 37Solicitanœii nu trebuie så supraestimeze

costurile pentru a primi un volum mai marede finanœare.

7Apare aici un risc, æi anume în cazul încare Comitetul de evaluare reducecosturile supraestimate conform preœurilorpieœei, atunci volumul finanœåriinerambursabile poate så scadå sub limitaminimå indicatå în Ghid æi deci cererea definanœare så fie respinså.

Secœiunea “Eligibilitatea costurilor: costuri care pot fi luateîn considerare pentru finanœarea nerambursabilå” dinGhidul solicitantului indicå în mod clar costurile eligibilepentru finanœare.

Unele dintre costurile eligibile din bugetul cererilorde finanœare sunt supraestimate, de ex. 35.000EURO pentru o maæinå. În aceastå situaœie,Comitetul de evaluare poate så reducå bugetulalocat pentru acest articol bugetar (dar nu poaterealoca surplusul la o altå linie bugetarå).


9Incompatibilitate între buget æi metodologie

Exemplu 3Unele puncte din buget nu sunt justificate îndescrierea proiectului, sau, în unele cazuri, dinpartea descriptivå (metodologia solicitantului)decurge nevoia de anumite articole/activitåœi, daracestea nu se regåsesc în buget.

7În aceastå situaœie, este posibil cacererea så fie respinså datoritå lipsei decoerenœå.

Metodologia æi acœiunile - activitåœile prezentate desolicitanœi trebuie så fie compatibile unele cu altele,conform secœiunii “Metodologia æi bugetul acœiunii” dinGhidul Solicitantului.

1 0Greæeli de aritmeticå în calcululbugetului

Exemplul 1 3Suma efectivå a liniilor bugetare defalcatåeste diferitå de suma solicitatå.

7Acest lucru înseamnå cå bugetul prezentatde solicitant conœine procentaje greæite alefinanœårii solicitate æi ale contribuœiei propriiprevåzute.

7Toate liniile bugetare necesare trebuiecompletate æi calculate. Dacå se prezintånumai valoarea finalå fårå justificårile/calculelecorespunzåtoare, este posibil ca cererea så fierespinså.

Exemplul 2 3Foaia de calcul a bugetului din cererea definanœare nu cuprinde decât valoarea finalå asumei solicitate.

Solicitanœii justificå sumele pe care le cer în secœiunea“Foaia de calcule bugetare” din cererea lor de finanœare.


Documentele necesare aferente cererii de finanœare suntenumerate în secœiunea “Cererea de finanœare” æidocumente suport din Ghidul Solicitantului.

Solicitanœii trebuie så includå în dosarul pe care îl depunpentru a obœine o finanœare nerambursabilå documenteleenumerate în “Lista de verificare a documentelor suportdin formularul cerere de finanœare”.

1 1Documentaœie însoœitoareincompletå

7Un solicitant uitå så includå îndocumentaœia depuså CV-urileexperœilor responsabili cu activitåœilecheie ale proiectului. În acest caz, elnu mai poate face completåriulterioare, iar cererea sa de finanœareeste respinså.

1 2Cereri scrise de mânå

7Conform Ghidului, cererile trebuie så fiedactilografiate/scrise la calculator æi NUde mânå; în caz contrar, ele vor firespinse.

Ghidul Solicitantului specificå în mod clar cå cererile definanœare nu trebuie så fie scrise de mânå. (Secœiunea:“Cererea de finanœare æi documente suport”).


1 3Nerespectarea GhiduluiSolicitantului

7Solicitanœii NU TREBUIE SÅ ŒINÅ CONTde ghidurile aferente unor programe definanœare anterioare.

Solicitanœii interesaœi trebuie så citeascå cu atenœie Ghidulæi så-æi completeze cererea de finanœare în modcorespunzåtor.

Documents

Cele Mai Frecvente 13 Greseli in Project Management