緊急連絡・安否確認システム運用マニュアル緊急連絡・安否確認システム運用マニュアル 1 0. 本書について本書は「緊急連絡・安否確認システム（以下、本システム）」のご利用にあたって、管理者が安否確認通知や

緊急連絡・安否確認システム運用マニュアル

緊急連絡・安否確認システム

運用マニュアル


目次

0. 本書について ........................................................................................................................................................................................ 1

1. システム運用 ......................................................................................................................................................................................... 2

2. 安否確認通知 ....................................................................................................................................................................................... 3

2.1. 安否確認通知送信 ................................................................................................................................................................. 3

2.1.1. PC画面向け画面 ............................................................................................................................................................ 3

2.1.2. 携帯電話向け画面 .......................................................................................................................................................... 6

2.2. 安否確認通知送信状況確認 .............................................................................................................................................. 7

2.2.1. 安否確認通知送信状況 ............................................................................................................................................. 7

2.2.2. 安否確認通知送信対象者 ........................................................................................................................................ 8

2.2.3. 携帯電話向け画面 ........................................................................................................................................................ 11

3. 安否確認 ............................................................................................................................................................................................... 12

3.1. 安否状況の確認 ...................................................................................................................................................................... 12

3.1.1. 携帯電話向け画面 ........................................................................................................................................................ 14

3.2. 安否状況の集計 ...................................................................................................................................................................... 15

3.3. 安否状況ダウンロード ........................................................................................................................................................... 17

4. 安否確認支援サービス① 一斉メール ..................................................................................................................................... 18

4.1. 一斉メール送信 ...................................................................................................................................................................... 18

4.1.1. PC画面向け画面 .......................................................................................................................................................... 18

4.1.2. 携帯電話向け画面 ........................................................................................................................................................ 19

4.2. 一斉メール送信状況確認 .................................................................................................................................................. 20

4.2.1. 一斉メール送信状況 ................................................................................................................................................. 20

4.2.2. 一斉メール送信対象者 ............................................................................................................................................ 21

4.2.3. 携帯電話向け画面 ........................................................................................................................................................ 23

5. 安否確認支援サービス② アンケート ....................................................................................................................................... 24

5.1. アンケート送信 ....................................................................................................................................................................... 24

5.2. アンケート送信状況確認 .................................................................................................................................................... 26

5.2.1. アンケート送信状況 ...................................................................................................................................................... 26

5.2.2. アンケート送信対象者 .............................................................................................................................................. 28

5.2.3. アンケート回答結果 ................................................................................................................................................... 30


1

0. 本書について

本書は「緊急連絡・安否確認システム（以下、本システム）」のご利用にあたって、管理者が安否確認通知や

安否状況の確認を行う手順をまとめたものです。

本システムは、利用者を以下の 3つに分類します。

システム管理者：本システムを管理・運用する利用者

管理職者／グループ管理者：グループの責任者である利用者

一般利用者：上記以外の一般利用者

◆ 本マニュアルの対象読者

・システム管理者

・管理職者／グループ管理者

本書の画面イメージや説明文については、システム初期導入時の状態で記載されております。お客様のシス

テム設定に合わせて画面表記文字が変更になる場合がございます。

■ 免責事項

本書の内容は、予告なしに変更されることがあります。

NEC ソリューションイノベータ株式会社は、本書の技術的もしくは編集上の間違い、欠落について、一切責任を

おいません。また、お客様が期待される効果を得るために、本書に従った導入、使用および使用効果につきま

しては、お客様の責任とさせていただきます。

本書に記載されている内容の著作権は、NEC ソリューションイノベータ株式会社に帰属します。本書の内容の一

部または全部を NEC ソリューションイノベータ株式会社の許諾なしに複製、改変、および翻訳することは禁止さ

れています。

■ 商標情報

本書に記載されている会社名および製品名は、各社の登録商標または商標です。

■ 輸出する際の注意事項

本製品（ソフトウェアを含む）は日本国内仕様であり、海外の規格等には準拠しておりません。本製品は日本国

外で使用された場合、当社は一切責任を負いかねます。また、当社は本製品に関し、海外での保守サービスお

よび技術サポート等は行っておりません。


2

1. システム運用

本システムはＢＣＰ対策指針の初動対応（安否確認・従業員参集）をサポートします。

本システムをご活用頂くことで、初動対応に必要な「誰が来られるか」、「何人集まれるか」を確認することがで

きます。

● 本サービスの利用の流れ

安否確認メールを送信します。：安否確認通知権限保持者が行います。

安否状況を確認します。：管理職者が行います。

一斉メールで業務指示を送信します。：管理職者が行います。

アンケートで被災者のニーズを確認します。：管理職者が行います。

確認メール受信

安否確認通知

災害

発生

安否確認通知権限保有者

管理職者・一般ユーザ

緊急連絡・

安否確認

システム状況返信

状況確認状況確認


3

2. 安否確認通知

2.1. 安否確認通知送信

2.1.1. PC画面向け画面

■ 画面上部ヘッダメニューから、「安否確認通知」→「送信」を選択してください。

■ 安否確認通知の各情報を入力してください。

「タイトル」／「本文」／「スマートフォンアプリ用メッセージ」にはシステム管理で設定された標準メッセー

ジが初期入力されています。


4

◆ タイトル【最大 100文字】

安否確認通知のタイトルを入力します。

訓練を行う場合は、「災害訓練を行う」を選択してください。

◆ 本文【最大 1000文字】

安否確認通知のタイトルを入力します。

● 「○囲み数字：①②、ローマ数字：ⅠⅡ、ⅰⅱ、その他記号文字：㈱、㈲、㎝などの特殊文字は文字化けの原因になりますので、ご利用できません。

◆ スマートフォンアプリ用メッセージ【最大 500文字】

スマートフォンアプリに通知されるメッセージを入力します。

◆ 対象グループ

選択したグループに所属する利用者を対象とします。グループ選択画面が表示されますので、対象の

グループにチェックを入れてください。複数のグループを選択することが可能です。

指定したグループに下位階層のグループが存在する場合、配下のグループに所属している利用者も

送信対象となります。

◆ 対象地域

選択した地域を勤務地として登録している利用者が宛先となります。

地域選択画面が表示されますので、対象の地域にチェックを入れてください。複数の地域を選択する

ことが可能です。


5

● 地域指定を行う場合、必ず事前に利用者の地域情報を登録してください ● 送信先グループと送信先地域の２つに条件を入力した場合、どちらの条件も満たす利用者が

宛先となります


6

2.1.2. 携帯電話向け画面

■ 安否確認の送信は携帯電話からも可能です。

● 携帯電話では、「対象グループ」「地域」を一度に複数選択することはできません。


7

2.2. 安否確認通知送信状況確認

発信した安否確認メールの送信状況を確認します。また必要に応じてメールの再送を行います。

2.2.1. 安否確認通知送信状況

■ 画面上部ヘッダメニューから、「安否確認通知」→「送信状況」を選択してください。

■ 送信された安否確認の一覧が表示されます。

◆ 日時

送信日時が表示されます。

◆ 発信者

発信者通知の発信者名が表示されます。

◆ 送信件名

安否確認通知の件名が表示されます。クリックすると以下の様に通知の送信内容を確認することがで

きます。


8

◆ 送信対象（人）

送信対象となった人の人数が表示されます。クリックすると「2.2.2 安否確認通知送信対象者」に遷移

します。

◆ 送信完了（人）

送信完了となった人の人数が表示されます。

◆ エラー（人）

送信エラーとなった人の人数が表示されます。

◆ 回答あり（人）

安否回答があった利用者の人数が表示されます。

2.2.2. 安否確認通知送信対象者

■ 送信状況で、送信対象数をクリックすると以下のような送信状況一覧が表示されます。


9

■ 画面上部のグループ選択で一覧表示する利用者を絞り込むことができます。

条件を指定して「絞込」をクリックすると一覧上のリストが更新されます。

◆ グループ選択

一覧表示するグループを絞り込むことができます。「グループ選択」をクリックすると、グループ選択画

面が表示されるので、対象のグループを選択してください。

◆ 送信状態

以下の様な送信状態を指定して絞込みを行うことができます。

全て

未送信

再送信待ち

完了

エラー

◆ 回答有無

以下の様な安否回答の有無を条件として絞込みを行うことができます。

全て

有

無


10

■ 画面下部の利用者一覧で「再送」ボタンをクリックすると、安否確認通知を再送することができま

す。

また「一括再送」で、画面上部の条件で絞り込んだ対象者に通知を再送します。

◆ 社員番号

利用者の社員番号が表示されます。

◆ 氏名

利用者の氏名が表示されます。

◆ グループ

利用者の所属グループが表示されます。

◆ 送信状態

通知の送信状態が表示されます。

◆ エラー

送信状態がエラーになった場合、主な原因が表示されます。

送信失敗と表示される場合

利用者のメールアドレスが不正な形式である可能性があります。

送信先なしと表示される場合

利用者のメールアドレスが登録されていない可能性があります。

◆ 送信時間

通知が送信された時間が表示されます。

◆ 安否回答

利用者の安否回答有無が表示されます。


11


■ 送信状況の確認は携帯電話からも可能です。


12

3. 安否確認

3.1. 安否状況の確認

安否確認の回答状況を確認できます。

■ 画面上部ヘッダメニューから、「安否確認」→「安否状況確認」を選択してください。

■ 以下の様な安否状況一覧が表示されます。


13


グループの選択方法は「2.2.2安否確認通知送信対象者」と同等です。

■ 画面下部の利用者一覧では、以下の様な安否状況を確認することができます。

また、「安否登録」のボタンからは、該当の利用者に代わって代理入力することも可能です。

◆ 社員番号


◆ 氏名


◆ 安否状況

利用者の安否状況が表示されます。

◆ 出社不可理由

出社不可理由の回答が表示されます。

◆ 同居家族安否

同居家族安否の回答が表示されます。

◆ メッセージ

メッセージの回答が表示されます。

◆ 地域

利用者の勤務地等が表示されます。


14

◆ グループ

利用者が所属するグループが表示されます。

◆ 最終更新日時

安否回答の最終更新日時が表示されます。


■ 安否状況の確認は携帯電話からも可能です。



15

3.2. 安否状況の集計

グループ単位に安否状況の集計を確認できます。

■ 画面上部ヘッダメニューから、「安否確認」→「安否状況集計」を選択してください。

■ 以下の様な安否状況集計一覧が表示されます。

画面上部のグループ選択で対象のグループを選択して「絞込」ボタンをクリックしてください。（操作方

法は他の機能と同等です。）

● 対象グループを必ず選択して絞込みをしてください。 ● 管理職者／グループ管理者は管理者権限のあるグループ配下のみ集計情報が表示されま

す。


16

◆ グループ

グループ名が表示されます。画面上部で選択したグループと一つ下位のグループが表示されます。

◆ 人数

グループの所属利用者数が表示されます。

人数をクリックすると、以下の様な安否状況確認画面に遷移します。

（表示項目の内容は「3.1安否状況の確認」の一覧と同等です。）

◆ 登録状況

回答があった利用者の安否登録状況が表示されます。

◆ 状況未登録数

安否回答の未登録者数が表示されます。


17

3.3. 安否状況ダウンロード

安否状況を TSV ファイルでダウンロードすることができます。

■ 画面上部ヘッダメニューから、「安否確認」→「安否状況ダウンロード」を選択してください。

■ 「ダウンロード」ボタンをクリックすると TSV ファイルでのダウンロードが始まります。ご利用のパソ

コン等に保存して、内容をご確認ください。

● 管理職者／グループ管理者がダウンロードする場合、管理者権限のあるグループ配下に属する利用者の安否状況がダウンロード対象となります。


18

4. 安否確認支援サービス① 一斉メール

4.1. 一斉メール送信

利用者に対して業務指示や連絡事項等をメール送信することができます。

● 一斉メールに対する返信は受け付けることが出来ませんのでご注意ください。 ● メールアドレスが設定されている利用者が送信対象になります。 ● スマートフォンアプリには送信されません。

4.1.1. PC画面向け画面

■ 画面上部ヘッダメニューから、「一斉メール」→「送信」を選択してください。

■ 一斉メールの各情報を入力してください。

「タイトル」／「本文」にはシステム管理で設定された標準メッセージが初期入力されています。


19


メールのタイトルを入力します。


メール本文を入力します。







（画面操作方法は、「2.1.1PC画面向け画面」と同等です。）

◆ 対象地域








■ 安否確認の送信は携帯電話からも可能です。



20

4.2. 一斉メール送信状況確認

送信した一斉メールの送信状況を確認します。また必要に応じてメールの再送を行います。

4.2.1. 一斉メール送信状況

■ 画面上部ヘッダメニューから、「一斉メール」→「送信状況」を選択してください。

■ 送信された一斉メールの一覧が表示されます。

◆ 日時


◆ 発信者

メールの発信者名が表示されます。

◆ 送信件名

メールの件名が表示されます。クリックすると以下の様にメールの内容を確認することができます。


21


送信対象となった人の人数が表示されます。クリックすると「4.2.2一斉メール送信対象者」に遷移しま

す。

◆ 未送信（人）

送信待ちの人数が表示されます。

◆ 送信完了

送信が完了した人数が表示されます。



4.2.2. 一斉メール送信対象者



22






（操作方法は「2.2.2安否確認通知送信対象者」と同等です。）

◆ 送信状態


全て

未送信

再送信待ち

完了

エラー

■ 画面下部の利用者一覧で「再送」ボタンをクリックすると、メールを再送することができます。

また「一括再送」で、画面上部の条件で絞り込んだ対象者にメールを再送します。


23

◆ 社員番号


◆ 氏名


◆ グループ


◆ 送信状態

メールの送信状態が表示されます。

◆ エラー






◆ 送信時間

メールが送信された時間が表示されます。


■ 送信状況の確認は携帯電話からも可能です。


24

5. 安否確認支援サービス② アンケート

5.1. アンケート送信

利用者に対してアンケートを作成し、回答依頼を送信できます。

アンケートの回答はブラウザ上から本システムの URL にアクセスしていただき、Web ページ上から回答してい

ただく形式です。

■ 画面上部ヘッダメニューから、「アンケート」→「送信」を選択してください。

■ アンケートの各情報を入力してください。

「タイトル」／「本文」にはシステム管理で設定された標準メッセージが初期入力されています。

実際の画面上に

は、質問 1～5 の

入力領域が表示

されています。


25


アンケートのタイトルを入力します。


アンケートの本文を入力します。








◆ 対象地域







◆ 質問／回答 1. ～ 5.

アンケートの設問を記載してください。

質問【各最大 200文字】

回答【各最大 200文字】

選択方式の場合は、選択肢の候補を記載してください。

自由回答方式の場合は空欄、または回答を促す記入例を記述してください。


26

5.2. アンケート送信状況確認

送信したアンケートの送信状況を確認します。また必要に応じてメールの再送を行います。

5.2.1. アンケート送信状況

■ 画面上部ヘッダメニューから、「アンケート」→「送信状況」を選択してください。

■ 送信されたアンケートの一覧が表示されます。

一覧上の「回答結果」をクリックすると、そのアンケートの回答状況一覧を確認することができます。

（「4.2.2一斉メール送信対象者」参照）

◆ 日時


◆ 発信者

アンケートの発信者名が表示されます。

◆ 送信件名

アンケートのタイトルが表示されます。クリックすると以下の様にアンケートの内容を確認することがで

きます。


27


送信対象となった人の人数が表示されます。クリックすると「5.2.2 アンケート送信対象者」に遷移しま

す。

◆ 未送信（人）

送信待ちの人数が表示されます。

◆ 送信完了

送信が完了した人数が表示されます。



◆ 回答あり（人）

アンケートの回答があった人の人数が表示されます。


28

5.2.2. アンケート送信対象者







29


（操作方法は「2.2.2安否確認通知送信対象者」と同等です。）

◆ 送信状態


全て

未送信

再送信待ち

完了

エラー

◆ アンケート回答

以下の様なアンケート回答の有無を条件として絞込みを行うことができます。

全て

回答済み

未回答

■ 画面下部の利用者一覧で「再送」ボタンをクリックすると、メールを再送することができます。

また「一括再送」で、画面上部の条件で絞り込んだ対象者にメールを再送します。

◆ 社員番号


◆ 氏名


◆ グループ



30

◆ 送信状態

メールの送信状態が表示されます。

◆ エラー






◆ 送信時間

メールが送信された時間が表示されます。

◆ アンケート回答

アンケート回答の有無が表示されます。

5.2.3. アンケート回答結果

■ アンケート回答結果画面で、「ダウンロード」をクリックすると、その回答状況を TSV ファイルでダウ

ンロードすることができます。


31

◆ 社員番号


◆ 氏名

利用者の氏名が表示されます。利用者名をクリックすると、その回答状況の詳細画面が表示されま

す。

◆ グループ


◆ 回答１～５

アンケートの回答内容が表示されます。

◆ 回答日時

アンケートの回答日時が表示されます。


32

Copyright © NEC Solution Innovators, Ltd. All rights reserved.

NEC ソリューションイノベータ株式会社の許可なく複製・改変などを行うことはできません。

本書の内容に関しては将来予告無しに変更することがあります。

緊急連絡・安否確認システム

運用マニュアル

1.3版 2019年 6月

ＮＥＣソリューションイノベータ株式会社

緊急連絡・安否確認システムサービスデスク

TEL (022) 215-5646

[email protected]

Documents

緊急連絡・安否確認システム 運用マニュアル緊急連絡・安否確認システム 運用マニュアル 1 0. 本書について 本書は「緊急連絡・安否確認システム（以下、本システム）」のご利用にあたって、管理者が安否確認通知や

緊急連絡・安否確認システム運用マニュアル緊急連絡・安否確認システム運用マニュアル 1 0. 本書について本書は「緊急連絡・安否確認システム（以下、本システム）」のご利用にあたって、管理者が安否確認通知や