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PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-001
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE
COMUNICACIÓN INTERNA PÁGINA: 1 de 4
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Motivar cambios en los hábitos de trabajo del CNMH, para mejorar el clima organizacional de la entidad.
2. ALCANCE
Desde la identificación del tema para la campaña, incluyendo la propuesta de ideas, hasta el seguimiento a la ejecución de la misma.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional universitario de comunicación institucional
4. DEFINICIONES
CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN: Agrupación de diferentes medios y canales para transmitir un mensaje en un periodo prolongado de tiempo.
5. NORMAS LEGALES
Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones
Decreto 4803 de 2011 por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.
6. CONDICIONES GENERALES
Se debe tener en cuenta para cualquier campaña a realizar, el protocolo de manejo de imagen institucional.
PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE
COMUNICACIÓN INTERNA
CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001
PÁGINA 2 de 4
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE) ACTIVIDAD
(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN) RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Identificar el tema de la campaña
Establece el tema de la campaña a partir de las necesidades básicas identificadas en la estrategia de Comunicaciones
Grupo de comunicación interna
No aplica
2 Proponer ideas Discute maneras de abordar la necesidad y sugiere diferentes medios, actividades y canales para desarrollar la campaña.
Grupo de comunicación interna
Documento de ideas
3 Hacer el plan de trabajo
Redacta el plan de trabajo, define cronograma, metodología de implementación. Determina herramientas y frecuencia de seguimiento a la campana de acuerdo a su naturaleza, duración e impacto esperado. Elabora documento en que describe el proyecto
Profesional universitario de comunicación institucional
Documento de campaña
4 Aprobar Plan de Trabajo
Revisa plan de trabajo sugiere ajustes y aprueba el proyecto para la Campaña Hay ajustes? SI: sugerir ajustes y continuar con actividad N°2 NO : Continuar con actividad N° 5 y GFR-PR-007 Gestión Logística
Grupo de comunicación Interna Profesional Especializado en Contratación
Campaña aprobada
5 Informar a Servidores
Divulga al interior del CNMH los elementos que harán parte de la campana Diligencia registro de eventos CIN-PR-002 Difusión de mensajes de Comunicación Interna
Profesional universitario de comunicación institucional
Reporte de Eventos CIN-FT-001
PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE
COMUNICACIÓN INTERNA
CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 4
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE) ACTIVIDAD
(COMO) DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN) RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
6 Implementar la campaña
Desarrolla la campaña de acuerdo al cronograma y actividades propuestas en el plan de trabajo
Equipo de comunicación interna
7 Realizar seguimiento
Evalúa el impacto de la campaña por medio de encuestas de satisfacción o de percepción
Equipo de comunicación interna
Encuestas
8 Elaborar Informe de Campana
Elabora informe de campana, reuniendo los aspectos evaluados y comparándolos con los objetivos propuestos.
Profesional Universitario de Comunicación interna
Informe de campaña
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
4 Aprobar Plan de Trabajo
Revisa proyecto, sugiere ajustes y aprueba el proyecto para la Campaña Hay ajustes? SI: sugerir ajustes y continuar con actividad N° 2 NO: Continuar con actividad N° 5 y GFR-PR-007 Gestión Logística
Cada vez que se presente un proyecto de Campaña
Equipo de comunicación Interna
Campaña
aprobada
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PROCEDIMIENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE CAMPANAS DE
COMUNICACIÓN INTERNA
CÓDIGO CIN-PR-001 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 4
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Estrategia de Comunicaciones CNMH
11. ANEXOS
No aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001
PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-002
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN
INTERNA PÁGINA: 1 de 5
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Crear mecanismos de comunicación sostenibles al interior del CNMH para mejorar los canales y el flujo de información.
2. ALCANCE
Desde el diseño de los medios a utilizar para divulgar los mensajes hasta su divulgación y seguimiento.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional universitario en Comunicaciones
4. DEFINICIONES
BOLETÍN DE INFORMACIÓN: Publicación distribuida periódicamente, la cual contiene información de interés general para los funcionarios y contratistas del CNMH
PLANTILLA DE INFORMACIÓN EXTRA: Mensajes institucionales que se deban enviar fuera de la periodicidad del boletín interno
CARTELERA INSTITUCIONAL: Medio de Comunicación Interna que se ubican normalmente en paredes o en espacios visibles del CNMH, en las
cuales se colocan avisos, notificaciones, fechas y diferente información importante para que los funcionarios y contratistas puedan acceder a ella y estar al tanto de los datos transmitidos
5. NORMAS LEGALES
Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones
Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.
PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 2 de 5
6. CONDICIONES GENERALES
Para la difusión interna de los mensajes se deberá seguir el protocolo de manejo de imagen institucional.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
1 Diseñar el medio de difusión
Diseña el boletín, la plantilla de información extra y las carteleras institucionales de acuerdo a las necesidades focalizadas en la estrategia de comunicación interna y las directrices del CNMH
Profesional universitario de comunicación interna Diseñador
Plantillas de Información extra, Boletín, Cartelera
2 Revisar diseños
Revisa y coteja diseños con el Manual de imagen de CNMH Necesita ajustes? SI: Propone ajustes No continua con actividad N. 3
Jefe de Prensa Profesional especializado en Comunicaciones
Plantillas revisadas
3 Definir uso de medios
Define criterios de información a comunicar, lenguaje, periodicidad de publicación y consejos de redacción. Y distribuye tareas para la recolección de información y consolidación de la misma.
Grupo de comunicación
Acta de reunión SIP-FT-001
4 Recolectar información a divulgar
Recibe las solicitudes de la información a divulgar (Talento Humano, Sistema Integrado de Planeación y Gestión, Proyectos las diferentes dependencias del CNMH, actividades, entre otros) en los diferentes medios.
Grupo de comunicación
Comunicación Interna enviada por correo electrónico
PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 5
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
Identifica información a divulgar y la recolecta en las diferentes direcciones y grupos. En el caso de Eventos se diligencia el reporte de Eventos, con la información de eventos de cualquier índole.
Reporte de eventos CIN-FT-001 Contenidos
5 Asignar Responsables
Asigna los responsables de los boletines, piezas comunicativas y/o carteleras
Profesional universitario responsable de comunicación interna
No Aplica
6 Revisar Información a divulgar
Revisa la información recolectada y elabora los contenidos de los mensajes diferentes medios a utilizar. Verifica redacción y estilo Hay Ajustes? SI: Realiza ajustes NO: Continúa con actividad n. 6
Profesional de comunicación enlace áreas CNMH
Contenidos Ajustados
7 Elaborar la Publicación
Redacta y adapta los contenidos a las plantillas y/o medios elegidos para la difusión de mensajes internos
Profesional universitario de comunicación interna
Boletín Cartelera Plantilla de información extra
8 Publicar mensaje Hace el envío de la publicación por los medios establecidos Grupo de Comunicaciones
Boletín
PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 5
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
Plantilla de Información Extra Cartelera
9 Elaborar Informe de actividades
Redacta informe de actividades de difusión de mensajes de comunicación interna.
Profesional universitario de comunicación interna
Informe de actividades
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5 Redactar y corregir Información a Divulgar
Revisa la información recibida y verifica redacción y estilo Hay Ajustes? SI: Realiza ajustes NO: Continúa con actividad n. 6
Cada vez que se vaya a hacer una publicación
Equipo de comunicación Interna
Contenidos
Ajustados
PROCEDIMIENTO DIFUSIÓN DE MENSAJES DE COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 5 de 5
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Estrategia de comunicación interna
Plan de capacitación y bienestar
DMH-MN-01 Manual de Imagen
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001
PROCESO COMUNICACIÓN INTERNA CÓDIGO CIN-PR-003
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO PÁGINA: 1 de 4
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Proponer acciones de integración y socialización de los funcionarios y contratistas del CNMH para mejorar el clima organizacional
2. ALCANCE
Desde la definición de la actividad, incluyendo su ejecución y seguimiento.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario en Comunicaciones
4. DEFINICIONES
ACCIÓN DE INTEGRACIÓN: Actividades de integración de los contratistas y servidores del CNMH
ACCIÓN DE RECONOCIMIENTO: Actividades que permiten reconocer la gestión de Servidores y contratistas del CNMH y hacerlos visibles ante la
entidad
5. NORMAS LEGALES
Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones
Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica.
6. CONDICIONES GENERALES
El Centro Nacional de Memoria Histórica establecerá temas, ocasiones y acciones de integración y reconocimiento anualmente
Dentro de las actividades de integración se tendrán en cuenta conmemoraciones propias del CNMH y clásicas de cualquier entidad
PROCEDIMIENTO ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO CÓDIGO CIN-PR-004 VERSIÓN 001
PÁGINA 2 de 4
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
1 Definir de la actividad
Describe la actividad donde especifica que motivo tiene la actividad, acto conmemorativo, respuesta a campana y distribuye tareas para la ejecución del evento (Logística) de acuerdo a los lineamientos establecidos Elabora documento borrador con actividades a realizar, responsables y presupuesto
Profesional Universitario de comunicación interna
Documento borrador
2 Aprobar plan de trabajo
Socializa plan de trabajo con direcciones y aprueba actividades y presupuestos Aprueba plan de trabajo? Si: Continuar con Actividad N.3 No: Continuar con Actividad N.1
Profesional Universitario de comunicación interna Directores Técnicos
Plan de trabajo aprobado
3 Generar expectativas del evento a realizar
Hacer una sensibilización del evento o actividad a realizar
Grupo de comunicaciones
Comunicación interna enviada por correo electrónico
4 Ejecutar la actividad Realiza evento o actividad Grupo de comunicaciones
No aplica
5 Hacer seguimiento a la actividad
Elabora encuesta o entrevista con los participantes Grupo de comunicaciones
Encuestas
6 Realizar Informe Realiza informe de gestión. Insumo de comunicación Grupo de Informe de
PROCEDIMIENTO ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO CÓDIGO CIN-PR-004 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 4
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O
REGISTROS
interna comunicaciones Gestión
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 Aprobar plan de trabajo
Socializa plan de trabajo con direcciones y aprueba actividades y presupuestos Aprueba plan de trabajo? Si: Continuar con Actividad N.3 No: Continuar con Actividad N.1
Anual
Profesional Universitario de comunicación interna Directores Técnicos
Plan de
trabajo
aprobado
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica
PROCEDIMIENTO ACCIONES DE INTEGRACIÓN Y RECONOCIMIENTO CÓDIGO CIN-PR-004 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 4
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS
FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001