CÓDIGO: FO-DPE-116 SECRETARÍA DE … de funciones y un ... enviada por el DAFP a los correos institucionales de los Secretarios ... 4.1.1 Publicar cartilla informativa, a través

CÓDIGO: FO-DPE-116VERSIÓN: 3.0FECHA:

COMPONENTE ESTRATEGIA ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHAMAXIMA PRODUCTOS AVANCE

A ABR 30AVANCEA AGO 31

AVANCEA DIC 31 OBSERVACIONES

1.1.1 Solicitar informacióna todas las dependenciasde la AdministraciónMunicipal.

Secretaría dePlaneación 22/01/2015

InformaciónRecibida/InformaciónSolicitada

CumplidoSe envió N.I. 1149.8.1.008 atodas las dependencias confecha 14 de enero de 2015.

1.1.2 Aprobar los procesosy procedimientos internosde cada una de lasdependencias.

31/03/2015ProcesosRevisados/ProcesosTotales

Cumplido

El Comité del SistemaIntegrado de Gestión (SIG),reportó que se realizaron 3reuniones para dichaactividad: el 19 de febrero(Acta N° 3), el 16 de marzo(Acta N° 4) y el 15 de abrilde 2015 (Acta N° 5). En laOficina de Control Interno(OCI) reposan dichas actas.

1.1.3 Determinar losriesgos de corrupción quese pudieran derivar decada una de lasdependencias.

22/01/2015Riesgos de corrupciónIdentificados/Riesgostotales

Cumplido

Actividad realizada por losenlaces de cada una de lasdependencias, con susrespectivos dueños de procesosy procedimientos, previo a laconstrucción del Mapa deriesgos de corrupción.

1.2.1 Recepcionar lainformación arribasolicitada.

28/01/2015Informaciónrecibida/informaciónsolicitada

Cumplido

Se recibieron desde el 16hasta el 30 de enero, en elarchivo de esta Secretaríareposan con sus respectivossellos.

1.2.2 Analizar lainformación recepcionada. 30/01/2015

Informaciónanalizada/informaciónrecibida

Cumplido

Se analizó y en la mayoría de lainformación recepcionada sehicieron recomendaciones paramejorar el documento final.

1.2.3 Elaborar el Mapa deRiesgos de Corrupción dela Administración.

31/01/2015Un (1) documento,mapa de riesgos decorrupción.

CumplidoDocumento elaborado portodas las dependencias de laAdministración Municipal.

ALCALDIA DE PALMIRA (V)NIT: 891.380.007-3

SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

PLAN DE ACCIÓN TRD: 1149.10.1.002

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO VERSIÓN 1.0 - 2015

Secretarías deDespacho yJefes de Oficina

1.2 Consolidar lainformación.

Secretaría dePlaneación

1. MAPA DERIESGOS DECORRUPCIÓN

1. 1 Elaborar eldocumento.

1.3 Adoptar,Implementar ySocializar eldocumento.

1.3.1 Revisar el Mapa deRiesgos de Corrupción dela Administración.

Secretaría dePlaneación,SecretaríaGeneral y Jefede Oficina deControl Interno

30/01/2015 Un (1) Documentorevisado. Cumplido Documento revisado por el

Comité del SIG.

1.3.2 Ajustar el el Mapa deRiesgos de Corrupción dela Administración.

Secretaría dePlaneación,Secretarías deDespacho yJefes de Oficina

30/01/2015 Un (1) Documentoajustado. Cumplido

Documento ajustado yaprobado por el Comité delSIG.

1.3.3 Socializar el mapa deriesgos en lasdependencias.


28/01/2015

Dependencias consocialización deldocumento/Total dedependencias

Cumplido

Los enlaces de lasdependencias reportaronque fue socializado al interiorde cada una de estas enreuniones de equipo y porcorreo institucional.

1.4.1 Revisar los avancesde las medidas propuestasrespecto del cumplimientode la normatividad vigente.

Oficina deControl Interno

30/06/201531/12/2015

Riesgos y accionesEvaluados/ Riesgosde corrupción totales

Permanente

En Cada una de lasauditorías desarrolladas porla oficina de control internose realiza la revisión de losmapas de riesgos decorrupción y la metodologíapara su formulación, al igualque sus avances

1.4.2 Implementar lasacciones a que haya lugar,de acuerdo con laevaluación de controlinterno.


Permanente

Acciones demejoramientoimplementadas/No.total de Noconformidades

Porcumplir

Las dependencias están a laespera del informe querealice la Oficina de ControlInterno para aplicar susrecomendaciones.

2.1.1 Verificar que seaprueben los procesos yprocedimientos de lasdiferentes dependencias dela Administración.

31/03/2015No. de procesosaprobados/No. totalde Procesos

Cumplido

Procesos y procedimientosaprobados en el punto 1.1.2por el Comité del SIG, con elapoyo de cada una de lasdependencias de laAdministración Municipal.

2.ESTRATEGIASANTICORRUPCIÓN

2.1 Fortalecer elSistema Integrado deGestión.

1.4 Ejecutar laevaluación y elseguimiento de lasacciones propuestas enel Mapa de Riesgos deCorrupción.

Secretaría dePlaneación-SIG,Secretarías deDespacho yJefes de Oficina

1. MAPA DERIESGOSCORRUPCIÓN

1.3 Adoptar,Implementar ySocializar.

1. MAPA DERIESGOS DECORRUPCIÓN

2.1.2 Establecer controlesa los procesos yprocedimientos de laAdministración Municipal.

PermanenteNo. de controlesestablecidos/No. Totalde controles

Permanente

La Oficina del SIG, adscritaa la Secretaría dePlaneación, brindaacompañamientopermanente a lasdependencias y estácompartiendo en todos loscomputadores una carpetade Yo avanzo, coninformación importante paraaplicarla y lograr lacertificación, el autocontrol ysu sostenibilidad.

2.1.3 Gestionar lacertificación de losprocesos de laAdministración Municipal.

31/12/2015 Soportes de lagestión.

Endesarrollo

Se esta trabajando en ello yel equipo del SIG seencuentra entregando unDiploma de reconocimiento alas dependencias por sutrabajo en equipo, en arasde lograr la Certificación delos macroprocesos de laAdministración Municipal.

2.2.1 Planear, seleccionar yadministrar la contrataciónMunicipal.

SecretaríaJurídica-Dirección deContratación

Permanente Soportes de lagestión.

EnEjecución

Los documentosprecontractuales sonrecibidos en esta Oficina yasignados a cada abogadopara que se encargue delproceso de contratación.

2.2.2 Coordinar la Logísticade eventos (control sobregastos) y Administrar laoperación de recursosfísicos.

SecretaríaGeneral.Dirección deRecursos Físicos

Permanente Soportes de lagestión.

Permanente

Se realiza la coordinación dela logística de eventos parala ejecución y entrega deobras de la AdministraciónMunicipal.

2.2.3 Administrar el ciclofinanciero de ingresos yegresos.

Secretaría deHacienda Permanente Soportes de la

gestión.Permanente

Se evidencia en la ejecuciónPresupuestal de ingresos ygastos del primer trimestredel 2015 e informes a losentes de control.

2.2 Fomentar laparticipaciónciudadana, brindartransparencia yeficiencia en el uso delos recursos físicos,financieros,tecnológicos y detalento humano.


2.1 Fortalecer elSistema Integrado deGestión.

Secretaría dePlaneación-SIG,Secretarías deDespacho yJefes de Oficina



2.2.4 lmplementartecnologías de lainformación, quecontribuyan a una gestióntransparente, facilitando elacceso al ciudadano delque hacer de laadministración pública.


31/12/2015

Un (1) Plan decapacitación queincluye temas de ÉticaPública yAnticorrupción

Permanente

La Alcaldía de Palmira estáen esa tarea de actualizarequipos y software,implementar y aplicar Leyesal respecto (1712 de 2014),apoyar dentro de lo posible alas dependencias, según sufunción con aplicaciones quefaciliten la gestión de cara alusuario, como recién se hizocon la Secretaría deHacienda con plataformasde gestión estatal quepermite pagos en líneas.

2.2.5 Implementarmecanismos de control(código de conducta,capacitación ycomunicaciónorganizacional, filtros deinvestigación de debidadiligencia para contratar,retener o promoverempleados o proveedores).

Permanente Un (1) mecanismo decontrol implementado.

Permanente

Las diferentes dependenciaspara lograr esta actividadrealizan sus respectivosseguimientos a los planes deacción, evaluacionessemestrales de desempeñoy de comportamiento,reuniones de equipo, gestiónde capacitaciones, existe unManual de funciones y unCódigo de Ética.

2.2.6 Implementar líneaséticas y programas demonitoreo y análisis dedatos sensibles para laoperación y administraciónde la entidad.

Permanente Una (1) accíonimplementada.

Permanente

Se han realizado diferentesacciones encaminadas alograr este propósito porparte de la Alcaldía(sensibilización y ética), através del Comité SIG y elempoderamiento de lamayoría de los funcionarios.

2.2.7 Implementarprotocolos deinvestigaciones internas yprotocolos de sanciones ycorrecciones.

SecretaríaGeneral-Dirección deTalento Humano

Permanente Un (1) protocoloimpelmentado.

Porcumplir

Se realizara el levantamientode los procedimientos de laOficina de Control internodisciplinario paraimplementar protocolos deinvestigaciones internas conel equipo SIG.




2.3 Ejecutar campañasde divulgación entemas anticorrupción.

2.3.1 Publicar materialcomunicacional en temasde Ética Pública yAnticorrupción.

Secretaría deParticipaciónComunitaria yOficina AsesoradeComunicaciones

30/06/2015No. de MaterialesPublicados/No. deMateriales Diseñados

Endesarrollo

Se ha diseñado 1 cartilla, y 2folletos para ser publicados yentregados a la comunidad.


2.4 Realizar auditoríasinternas de ControlInterno y calidad.

2.4.1 Ejecutar el Plan Anualde Auditorías.

Oficina deControl Interno Permanente

No. de auditoriasejecutadas/No. deauditoriasprogramadas

Endesarrollo

De acuerdo con el Plan deAcción de la Oficina deControl Interno y el PlanGeneral de AuditoríasInternas, se han realizadolas siguintes acciones:-Auditoria a la Contratación2014-Auditoria al Cierre Fiscal2014-Auditoria a la Atención dePQRS-Informe Pormenorizado delEstado del Control Interno2014-Informe de Austeridad delGasto-Informe de Legalidad delSoftware cia 2014-Auditoría a la GestiónPresupuestal-Evaluación del Sistema deControl Interno Contable-Auditoria a las Cajasmenores

3.1.1 Simplificar,estandarizar, eliminar yautomatizar los trámitesexistentes.

Un (1) Trámitesimplificado,estandarizado,eliminado oautomatizado.

Permanente

Se reenvió informaciónenviada por el DAFP a loscorreos institucionales de losSecretarios(as) de Despachopara que analicen y tomendecisiones frente a estetema.

3. ESTRATEGIAANTITRÁMITES

3.1 Facilitar el acceso alos servicios que brindala administraciónpública, mediante lamodernización y elaumento de laeficiencia de susprocedimientos.


31/12/2015

Secretarías dePlaneación, deHacienda, deEducación, deMovilidad, deSalud, deGobierno, deJurídica, deDesarrollo yRenovaciónUrbana.

3.1.2 Manteneractualizados los trámitesinscritos en la página webdel Sistema Único deInformación de Trámites(SUIT).

Totalidad de trámitesactualizados.

Permanente

Los funcionarios enlaces delas Secretarías citadas,deben estar pendientes delas actualizaciones queemita el DAFP en la páginaweb del SUIT y de lostrámites a su cargo, nosencontramos en un 80% decumplimiento de los 90trámites validados, es decir72 registrados.

3.1.3 Optimizar el servicio ygestionar lainteroperabilidad deinformación pública yprocedimientosadministrativos.


31/12/2015 Trámites y/o serviciosoptimizados.

Permanente

La mayoría de estasdependencias reportan queexisten conveniosinteradministrativos conotras entidades para mejorarla atención al ciudadano y deesta manera agilizar elservicio y los trámites,ahorrándole tiempo y dinero.

3.1.4 Realizar las accionespertinentes para laimplementación de la Leyde Transparencia y Accesoa la Información.


30/04/2015 Ley implementada yaplicada.

Endesarrollo

Se creó el Comité detransparencia, integrado porDependencias claves eneste tema, el cual realizaseguimiento al cumplimientode esta Ley 1712 de 2014, através de una matriz, que fueenviada por correoinstitucional para serdiligenciada y se cita areuniones semanales.

4.1 Socializar y difundirel portafolio deservicios de la AlcaldíaMunicipal al ciudadano.

4.1.1 Publicar cartillainformativa, a través de losdiferentes medios decomunicación.

Secretaría deParticipaciónComunitaria yOficina AsesoradeComunicaciones

30/06/2015 Una (1) Cartillainformativa publicada.

Endesarrollo

Se realizó la cartilla, faltapublicación en la páginaweb, a tráves de unprograma de televisión sesocializó el tema de atenciónal ciudadano.

4.MECANISMOSPARAMEJORAR LAATENCION ALCIUDADANO

3. ESTRATEGIAANTITRÁMITES

3.1 Facilitar el acceso alos servicios que brindala administraciónpública, mediante lamodernización y elaumento de laeficiencia de susprocedimientos.

31/12/2015


4.2 Procedimientos deatención de peticiones,quejas, sugerencias,reclamos y denunciasde acuerdo con lanormatividad.

4.2.1 Actualizar elprocedimiento y losformatos asociados a la“Atención al Público”.

Secretaría deParticipaciónComunitaria ySecretaría dePlaneación-SIG

30/06/2015No. de formatosactualizados/No. deformatos totales

Cumplido

Se actualizaron los 7formatos que se utilizan enla Secretaría deParticipación Comunitaria,de acuerdo con los procesosy procedimientos, avaladospor el SIG.

4.3.1 Aplicar la encuestade satisfacción delciudadano en relación conlos trámites y serviciosprestados durante el primersemestre de 2015.

Secretaría deParticipaciónComunitaria

30/06/2015 Una (1) encuestaaplicada.

Permanente

Se le hizo entrega a cadaSecretaría por medio deoficio, del formato para eldiligenciamiento de laencuesta de satisfacción,adicionalmente se estárealizando el seguimiento yconsolidación de lainformacion.

4.3.2 Presentar informe alAlcalde del resultado de laencuesta aplicada en elprimer semestre de 2015.


31/07/2015 Un (1) informepresentado.

Endesarrollo

Recopilando las encuestasen las diferentes Secretaríasque atienden público.

4.3.3 Aplicar la encuestade satisfacción delciudadano en relación conlos trámites y serviciosprestados durante elsegundo semestre de2015.


31/12/2015 Una (1) encuestaaplicada.

Porcumplir En su momento.

4.3.4 Presentar informe alAlcalde del resultado de laencuesta aplicada en elsegundo semestre de2015.


31/01/2016 Un (1) informepresentado.

Porcumplir En su momento.

4.4.1 Hacer seguimiento alenlace de la página webdel Municipio, para larecepción de PQRSD, deacuerdo con losparámetros establecidospor el Programa de GEL.

Secretaría deParticipaciónComunitaria, lasOficinas:Asesora deComunicacionesy de Informáticay GEL.

Permanente Un (1) seguimientorealizado.

Permanente

Se realiza seguimiento a todaslas PQRS recibidas por lapágina web y correo electrónicodel Municipio, se tiene archivode seguimiento en carpetaindividual, de acuerdo a cadadependencia.


4.4 Identificarnecesidades,expectativas eintereses del ciudadanopara gestionar laatención adecuada yoportuna.


4.3 Medir lasatisfacción delciudadano en relacióncon los trámites yservicios que presta laAlcaldía de Palmira.

4.4.2 Realizar un análisistrimestral de las PQRSDvisualizadas y conocidas.


30/03/201530/06/201530/09/201530/12/2015

No. de análisis dePQRSD/4*100

Permanente

Se hizo la recopilaciónrespectiva del primertrimestre y se presentaráinforme a la Oficina deControl Interno.

4.5 Poner a disposiciónde la ciudadanía en unlugar visibleinformación actualizadasobre:* Derechos de losusuarios y medios paragarantizarlos.* Descripción de losprocedimientos,trámites y servicios dela entidad.* Tiempos de entregade cada trámite oservicio.* Requisitos eindicacionesnecesarios para quelos ciudadanos puedancumplir con susobligaciones o ejercersus derechos.* Horarios y puntos deatención.* Dependencia, nombrey cargo del servidor aquien debe dirigirse encaso de una queja o unreclamo.

4.5.1 Cartelera informativaestratégicamente ubicadaen las instalaciones delCAMP.


Permanente

Una (1) cartelerainformativaestratégicamenteubicada.

Porcumplir

Se tiene la informaciónconsolidada y actualizada delos derechos y deberes delos Ciuadadanos,adicionalmente lainformación necesaria paraque los Ciudadanos puedancumplir con susobligaciones, esta pendienteadquirir la cartelera.

4.4 Identificarnecesidades,expectativas eintereses del ciudadanopara gestionar laatención adecuada yoportuna.



4.6 Establecerprocedimientos,diseñar espaciosfísicos y disponer defacilidadesestructurales para laatención prioritaria apersonas en situaciónde discapacidad, niños,niñas, mujeresgestantes y adultosmayores.

4.6.1 Realizar laremodelación del primerpiso del CAMP, incluidaslas instalaciones deAtención al Contribuyente yde la Oficina de Atención alPúblico.

Secretarías dePlaneación, deHacienda,Renovación yDesarrolloUrbano, deParticipaciónComunitaria

31/12/2015 Una (1) remodelaciónrealizada.

Endesarrollo

Se han realizado algunasacciones puntuales y de Ley,pero faltan otras por falta depresupuesto (estructurales).

4.7 Generar incentivosa los servidorespúblicos en las áreasde atención alciudadano.

4.7.1 Establecer elreconocimiento al mejorservidor público enAtención al Ciudadano.

Secretarías deParticipaciónComunitaria ySecretaríaGeneral-Dirección deTalento Humano

30/06/2015 Un (1) plan deincentivos generado.

Endesarrollo

Se aprobó el Plan debienestar social e incentivos,donde se encuentra incluidoel reconocimento al mejorservidor público en atenciónal ciudadano.

4.8.1 Habilitar un sistemaIVR (Respuesta de VozInteractiva) para audio-respuestas de la línea 195.

Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina deInformática yGobierno enLínea

31/03/2015Un (1) sistema IVRpara audio respuestahabilitado.

Porcumplir

Para habilitar el sistema IVR,se debe tener primero unaplanta telefónica actualizada,para esto ya se tieneadelantado la cotizaciónpara la aquisición de estanueva planta.La Oficina de Informática yGEL, está presta a brindar elsoporte técnico y profesionalen el momento en que seimplemente la línea de audiorespuesta 195.

4.8.2 Habilitar la gestiónoportuna de las PQRS yDenuncias que lleguen porlos buzones instalados enlas diferentesdependencias de laAlcaldía.


31/03/2015

No. de buzonesfuncionando ymonitoreados/No.total de buzones

Porcumplir

Se realizó una revisióngeneral de los buzones desugerencia, se encontró quela mayoría estan pendientesde arreglo; por ello, ya setiene una cotización para lareparacion total de losbuzones que estan en malestado.


4.8 Establecer canalesde atención quepermitan laparticipaciónciudadana.


4.9 Implementar unsistema de turnos quepermita la atenciónordenada de losrequerimientos de losciudadanos.

4.9.1 Comprar y habilitarsistema de digiturnos enlas nuevas instalaciones deAtención al Público delprimer piso del CAMP.


31/03/2015

Un (1) sistema dedigiturnosdebidamenteimplementado.

Cancelar

En reunión con la Secretariade Participación Ciudadanay el Asesor decomunicaciones de laadministración, se analizó elvolumen de visitas y se llegóa la conclusión que no senecesita de este sistema.

4.10 Integrar canalesde atención einformación paraasegurar laconsistencia yhomogeneidad de lainformación que seentregue al ciudadanopor cualquier medio.

4.10.1 Habilitar un softwarede atención de PQRS yDenuncias o uno degestión documental quefuncione en los canalesvirtual (PQRS que ingresenpor el portal municipal),Presencial (Las PQRS queingresen por la ventanillaúnica o buzones) yTelefónico (las PQRS queingresen por la línea 195).


31/03/2015

Un (1) software deatención de PQRS yGestión documentaldebidamentehabilitado y operando.

Endesarrollo

Aplicativo funcionando, peropor su recienteimplementación faltacapacitación y apropiaciónen su manejo.

5.1 Preparar el procesode la rendición decuentas.

5.1.1 Conformar un equipolíder del proceso que seencargue de definir ycoordinar la estrategiainstitucional para larendición de cuentas a laciudadanía.

Secretaría dePlaneación,Secretaría deGobierno, OficinaAsesora deComunicaciones, Oficina deControl Interno,SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina deInformática yGobierno enLínea.

PermanenteUn (1) equipoconformado para larendición de cuentas.

Permanente

Equipo conformado porDecreto 142 de julio 15 de2013. El Comité derendición de cuentas seactiva cada que se necesite.

5. RENDICIÓNDE CUENTAS


5.1.2 Capacitar al equipolíder institucional sobre elproceso de rendición decuentas.

Oficina AsesoradeComunicacionesen coordinacióncon laSecretaríaGeneral -Dirección deTalento Humano

Permanente

No. deCapacitacionesejecutadas/No. deCapacitacionesprogramadas

Permanente

La Oficina Asesora decomunicaciones a su equipode trabajo le realizacapacitaciones sobre el temade rendición de cuentas y lainstitucionalidad, con elapoyo de la SecretaríaGeneral.

5.1.3 Formar la actitud parala rendición de cuentas a laciudadanía en losfuncionarios de la entidadmediante acciones desensibilización.

Oficina AsesoradeComunicacionesen coordinacióncon laSecretaríaGeneral -Dirección deTalento Humano

Permanente

No. Decapacitacionesejecutadas/No. Decapacitacionesprogramadas

Permanente

La Oficina Asesora decomunicaciones ha realizado2 capacitaciones a su equipode trabajo con respecto altema de Rendición decuentas y la sensibilizaciónde los funcionarios.

5.2 Generarinformación yvisibilidad para laciudadanía.

5.2.1 Identificar y priorizarla información para larendición de cuentas conbase en indicadores deresultado, eficacia yeficiencia y en la consulta ala ciudadanía.

Secretaría dePlaneación,Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina deControl Interno ySecretaríaGeneral

Permanente

Una (1) estrategia deidentificación ypriorización deinformación para larendición de cuentasdebidamenteejecutada.

Permanente

La información es recopiladapor la Secretaría dePlaneación, se analiza ydespués se envía a laOficina Asesora deComunicaciones para supublicación, de acuerdo alPlan de medios.



5.1 Preparar el procesode la rendición decuentas.

5.2.2 Obtener laInformación utilizandoformatos estándar.

Oficina AsesoradeComunicacionesy Secretaría dePlaneación

PermanenteNo. de Formatosutilizados/ No. deformatos diseñados

Permanente

Se tiene un formatodiseñado para optimizar lainformación de la rendiciónde cuentas, que ya se hautilizado en las anterioresrendiciones.

5.2.3. Preparar laInformación Pública enLenguaje Ciudadano.

Una (1) estrategiapara la preparación dela información públicaen lenguajeciudadano.

Permanente

Como parte primordial laOficina Asesora deComunicaciones implementala estrategia de correción deestilo para el informe deRendición de Cuenta.

5.2.4 Visibilizar lainformación a través delplan de comunicaciones.

Un (1) Plan decomunicacionesdebidamenterealizado.

Permanente

Actividad realizada a diariopara mantener a laciudadanía enterada de todolo que se hace en laAdministración Pública

5.3.1 Identificar grupospoblacionales, actores ygrupos de interés paradefinir interlocutores.

Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deGobierno,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial ySecretaríaGeneral

Permanente

Una (1) estrategiapara identificación degrupos de interés,poblacionales, actorese interlocutores.

Permanente

Se cuenta con enlaces delas diferentes poblacionespara trabajar las diferentespolíticas públicas con y paraellos(as), con base en elDecreto 936 de 2013.

Oficina AsesoradeComunicaciones



5.3 Movilizaciónciudadana

Permanente

5.2 Generarinformación yvisibilidad para laciudadanía.

5.3.2 Elaborar directoriosde organizaciones sociales,actores y grupos de interés.

Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deGobierno,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial ySecretaríaGeneral

Permanente

Un (1) directorio deorganizacionessociales, actores, ygrupos de interésdebidamenteelaborado.

Permanente

En la página web delMunicipio se encuentra en laventana de directoriosinformación de interés parael ciudadano.

5.3.3 Adoptar estrategiaspara incentivar laparticipación de los grupospoblacionales, actores yorganizaciones socialesrepresentativas en elproceso de rendición decuentas.

Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial

Permanente

Una (1) estrategiaimplementada paraincentivar laparticipación de losgrupos poblacionales,actores yorganizacionessocialesrepresentativas en elproceso de rendiciónde cuentas.

Permanente

Se convoca a los diferentesgrupos poblacionales paraintegrar las diferentes mesastécnicas y temáticas queexisten en el Municipio paraconstruir y realizar elseguimiento al Plan deDesarrollo Municipal"Palmira avanza con sugente".


5.3.4 Consultar los temasde mayor interés para laciudadanía.


Permanente

No. de consultasrealizadas/No. deconsultasprogramadas

Permanente

Previo a la rendición decuentas se convoca a laciudadania y a los actoresorganizacionales a quepropogan temas de interésgeneral, para ser tratadodentro del informe.

5.4.1 Definir con laciudadanía los espacios,canales y momentos másadecuados para dialogar.

Oficina AsesoradeComunicacionesy Secretaría deParticipaciónComunitaria

Una (1) estrategiaimplementada acercade la definición losespacios, canales ymomentos másadecuados paradialogar con laciudadanía.

Permanente

En los diferentes eventosdonde se involucre lacomunidad, se crea elespacio adecuado para eldiálogo, siguiendo loslineamientos del Plan deMedios.




5.4 Diálogo con laciudadanía.

Permanente

5.4.2 Seleccionar y divulgarla metodología y canalespara promover el diálogoen las jornadas derendición de cuentas.

Oficina AsesoradeComunicaciones,Oficina deInformática yGobierno enLínea

Una (1) metodologíacon canales definidospara promover eldiálogo en lasjornadas de rendiciónde cuentas.

Permanente

En el plan de medios seestablecen los canales yestrategias que seimplementan para llevar acabo la rendición decuentas.

5.4.3 Convocar a laciudadanía o atenderpeticiones ciudadanas parael diálogo.

Oficina AsesoradeComunicaciones,Secretaría deParticipaciónComunitaria ySecretaríaGeneral

PermanenteNo. de convocatoriasrealizadas/No. deeventos realizados

Permanente

Cuando se establece lafecha para la rendición decuentas, se pone en marchael plan de medios, paraconvocar a la ciudadania yatender sus peticiones.

5.4.4 Diseñar la agenda delas jornadas de diálogo ypreparar la logística deeventos.

SecretaríaGeneral yOficina AsesoradeComunicaciones

Permanente

Una (1) agenda dejornada de diálogos ylogística debidamentepreparados.

Permanente

A tráves de la oficina deprotocolo se desarrolla lalogística del evento.

5.4.5 Alistar la informaciónpara entregar a laciudadanía.

Secretaría dePlaneación yOficina AsesoradeComunicaciones

Permanente

Una (1) estrategia dealistamiento de lainformacióndebidamenteimplementada.

Permanente

La Oficina Asesora deComunicaciones se encargade mejorar el estilo de laredacción del informe.

5.4.6 Jornadas de diálogo,participativas e interactivas,presupuesto participativo.

Permanente

No. de jornadas dediálogo realizadas/No.de jornadas dediálogo programadas

Permanente

Reuniones de socialización ala comunidad sobre elestado actual delpresupuesto participativototal o parcial en susrespectivas zonas de acción.

5.4.7 Evaluar las jornadasde diálogo y divulgar lasActas de las jornadas dediálogo.

Permanente

No. de jornadas dediálogo evaluadas/No.de jornadas dediálogo realizadas

Permanente

Este equipo de gobiernorealiza esta actividad y deacuerdo con la jornada, esaSecretaría archiva el acta, lacual queda a disposición dequien la requiera.





Permanente

Secretaría dePlaneación,SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria yOficina AsesoradeComunicaciones

5.5.1 Recopilar,sistematizar y analizarperiódicamente laspropuestas yobservaciones efectuadaspor la ciudadanía en elproceso de rendición decuentas.

Secretaría dePlaneación,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Oficina AsesoradeComunicacionesy Oficina deControl Interno

Permanente

Una (1) estrategiaimplementada parasistematizar y analizarperiódicamente laspropuestas yobservacionesefectuadas por laciudadanía en elproceso de rendiciónde cuentas.

Permanente

En cada socialización queparticipa el Alcalde y sugabinete municipal, cadaSecretario(a) de Despacho,de acuerdo a sucompetencia, toma apunte yse encarga de darle soluciónal problema o sugerenciarealizada por la comunidad.

5.5.2 Revisar y ajustar laplaneación institucional:Metas misionales y planesde mejoramiento.

SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría dePlaneación,Oficina de CtrlInterno y OficinaAsesora deComunicaciones

Permanente

Una (1) estrategiaimplementada paraRevisar y ajustar laplaneacióninstitucional: Metasmisionales y planesde mejoramiento.

Permanente

Al igual que el seguimientoal PDM, se revisa y ajustacada 3 meses a cargo de lasdependencias responsables.

5.5.3 Canalizar propuestasde mejora de políticaspúblicas ante organismoscompetentes.

Secretaría dePlaneación,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría deIntegraciónSocial y OficinaAsesora deComunicaciones

Permanente

Una (1) estrategiaimplementada paracanalizar propuestasde mejora de políticaspúblicas anteorganismoscompetentes.

Permanente

Existen enlaces municipalesque realizan con líderes ocabezas visibles de lasdiferentes poblacionesreuniones o mesas detrabajo para tal fin.

5.5.4 Socializar a lacomunidad los resultadosde la rendición de cuentasy de los planes de mejora.

Permanente

No. de socializacionesejecutadas/No. desocializacionesprogramadas

Permanente

Se programa cada año unaaudiencia pública, peronuestro Alcalde lo hace cadaque se presenta ante laciudadanía.


SecretaríaGeneral,Secretaría deParticipaciónComunitaria,Secretaría dePlaneación yOficina AsesoradeComunicaciones


5.5 Valoración yconsolidación.


5.5.5 Establecermecanismos para elseguimiento acompromisos.

Permanente

No. de seguimientosde compromisosrealizados/No. decompromisosadquiridos

Permanente

Seguimiento trimestral demetas del PDM, concejo degobierno, encuentroscomunitarios, audiencias derendición de cuentas yreunión semanal dearticulación de Secretarías.

5.5.6 Evaluar el proceso derendición pública decuentas e identificarlecciones aprendidas.


Permanente

Una (1) estrategiaejecutada para laevaluación delproceso de rendiciónpública de cuentas.

Permanente

Se tiene diseñado unformato que se le entrega ala comunidad para queevalue la rendición decuentas. De la informaciónrecibida por parte de lacomunidad se tabuló y setiene en cuenta dentro de laimplementación de póliticasde esta administración, aligual se realizaretroalimentación frente a lasaudiencias que se hanpresentado año tras añopara ser mejores en lapróxima.



5.5.7 Reiniciar laorganización del procesode rendición de cuentas.


Permanente

Una (1) estrategiadefinida para larendición permanentede cuentas.

Permanente

Dentro del plan de medios sedictan los pasos para reiniciarcon el proceso de Rendición decuentas. El Comité de rendiciónde cuentas se activa cada vezque se requiere de suorganización.

Acompañó: Arvey Lozano - Profesional Universitario 1Proyectó: Germán A. Duque M. - Profesional Universitario 2Compiló: Esperanza Forero Sanclemente - Secretaria de Planeación




Documents

CÓDIGO: FO-DPE-116 SECRETARÍA DE … de funciones y un ... enviada por el DAFP a los correos institucionales de los Secretarios ... 4.1.1 Publicar cartilla informativa, a través