Casos prácticos - INACAPMódulo Egresados . 2 Microsoft Dynamics Partner of the Year for Latin America WINNER 2012 CASO 1.- ORGANIZAR UNA CHARLA DE “INDU IÓN AL MUNDO DEL TRA AJO”

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Microsoft Dynamics Partner of the Year for Latin America WINNER 2012

Casos prácticos

Preparado para

INACAP Módulo

Egresados

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2


CASO 1.- ORGANIZAR UNA CHARLA DE “INDUCCIÓN AL MUNDO DEL TRABAJO”

SITUACIÓN:

Debemos organizar una charla de “Inducción al Mundo del Trabajo” en nuestra sede. Esta charla

estará dirigida a nuestros alumnos regulares, por lo que debemos gestionar las invitaciones al

evento y su seguimiento.

Tras la realización de la charla, queremos conocer la opinión de los asistentes al evento, por lo que

tendremos que preparar y aplicar una encuesta a los participantes.

LO QUE REALIZAREMOS:

1. Registrar la organización de la Charla en CRM, creación de un Evento. 2. Agrupar a los participantes de la Charla en CRM, a través de una búsqueda avanzada. 3. Crear invitaciones a Evento para los participantes de la Charla en CRM, utilizando un proceso. 4. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes a la Charla, utilizando edición masiva de

registros. 5. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM, 6. Realizar una evaluación de la actividad en CRM, utilizando el módulo de Encuestas.

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REGISTRAR LA ORGANIZACIÓN DE LA CHARLA EN CRM, CREACIÓN DE UN EVENTO

a. Nuevo Evento. b. Ingresar nombre de la actividad, tipo de actividad, público objetivo, sede organizadora,

área de interés, origen de la actividad, fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación (dependiendo de la ubicación, completar los campos que se harán visibles).

c. Guardar el Evento. d. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento.

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e. Registrar los requerimientos necesarios para el evento.

5


AGRUPAR A LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM, A TRAVÉS DE UNA

BÚSQUEDA AVANZADA

a. Desde la pantalla principal de CRM, en el Ribbon hacer clic en botón Búsqueda avanzada. b. En la pantalla de búsqueda avanzada, en Buscar debe seleccionar la entidad Persona. c. Luego, indicar criterios de filtrado:

1. Que la persona tenga estado Activa: a. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. b. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo

Estado, seleccionarlo. c. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. d. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Activo.

2. Que corresponda a alumno regular: a. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta

Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP. b. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la

entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona. c. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo

Categoría, seleccionarlo. d. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. e. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Regular.

3. Que la sede del alumno sea Santiago Centro: a. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. b. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo

Sede, seleccionarlo. c. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. d. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO.

d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados.

6


e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas.

7


CREAR INVITACIONES A EVENTO PARA LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM,

UTILIZANDO UN PROCESO.

a. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada en el punto anterior (*), y en el Ribbon hacer clic en Ejecutar flujo de trabajo

b. Se debe seleccionar el Proceso con el nombre: Invitaciones Masivas a Eventos c. Hacer Clic en Aceptar.

8


d. Esta acción creará invitaciones a evento para las personas seleccionadas, a continuación se deben relacionar las invitaciones creadas al evento que corresponda.

(*) Sólo es posible seleccionar 250 personas por cada vez. Deberá repetir la acción por casa página

de 250 personas del resultado de la búsqueda avanzada.

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ASOCIAR A EVENTO LAS INVITACIONES CREADAS PARA LOS PARTICIPANTES A LA

CHARLA, UTILIZANDO EDICIÓN MASIVA DE REGISTROS.

a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de creación y

muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el botón Editar,

esto corresponde a una edición masiva de registros.

e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer paso. f. Guardar y Cerrar.

g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento.

10


PLANIFICAR EL PROCESO DE DIFUSIÓN Y SEGUIMIENTO DE PARTICIPANTES EN CRM

a. Enviar un mail invitando a los participantes a la charla, creando una campaña exprés sobre búsqueda avanzada para agrupar a los participantes. i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada, y en

el Ribbon hacer clic en Campaña Express

ii. Se debe seleccionar la opción Para los registros seleccionados (en caso de ser necesario puede seleccionar otra de las opciones disponibles)

iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados

11


1. Indicar nombre de campaña 2. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico 3. Especificar el contenido del correo electrónico 4. Crear la Campaña Exprés.

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13


iv. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés

v. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la búsqueda avanzada.

b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes a la charla, utilizando herramientas de exportación de información.

i. Abrir el Evento creado anteriormente.

14


ii. En el menú lateral, en Común – Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones que han sido creadas para el evento.

iii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos.

iv. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios.

v. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia a la charla, esto puede

15


ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel.

vi. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador.

16


c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas de importación de información. i. Importar actualización de asistentes

1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador.

5. En la página principal, en el Ribbon hacer clic en Importar Datos.

6. Buscar en el computador el archivo Excel guardado, y Cargar el archivo de Datos

7. Debido a que este archivo Excel fue exportado para volver a importar, el asistente reconoce la entidad donde debe actualizar la información contenida en el archivo.

8. El asistente consulta por la duplicidad de datos, generalmente para evitar inconsistencias de información, no permitir duplicidad de datos.

17


9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de Importaciones para

verificar el estado de esta.

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11. La pantalla de importaciones muestra el resultado de la importación que hemos realizado.

ii. Verificar la actualización de asistentes en invitaciones del Evento 1. Abrir el evento que hemos creado e ir a su lista de invitaciones 2. Comprobar que la columna Confirmó? o Asistió? contienen ahora el valor

que actualizamos a través de la importación.

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REALIZAR UNA EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD EN CRM, UTILIZANDO EL MÓDULO DE

ENCUESTAS.

a. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta

ii. En Información de la encuesta ingresar el Título, Estado (En Borrador, Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser completada), Fecha inicio, Fecha término y ¿Usuario puede modificar sus datos personales?

iii. En Opciones de despliegue al responder ingresar Preguntas por página (se debe indicar la cantidad de preguntas que deben aparecer por página en la encuesta), Permite guardar parcialmente, Texto al inicio, Texto encuesta completada

iv. Guardar la Encuesta.

v. Agregar los Grupos de Preguntas, estos grupos corresponden a la agrupación de preguntas en la encuesta (por ejemplo: antecedentes generales, antecedentes laborales, etc.)

vi. Luego deben ser ingresadas las preguntas a incluir en la encuesta, para esto ir a Preguntas en el menú izquierdo en la sección Procesos.

1. Nueva Pregunta

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2. En Pregunta ingresar pregunta, grupo, tipo de respuesta. 3. En Comportamiento de despliegue ingresar ¿Su visibilidad depende de otra pregunta?,

índice(Define el orden en que se mostrarán las preguntas), obligatoria

4. Guardar la Pregunta. 5. Si el tipo de respuesta de la Pregunta creada lo requiere, se deberá además ingresar las

posibles opciones de respuesta a la pregunta (por ejemplo si es tipo selección múltiple) a. Nueva Opción de respuesta b. Ingresar opción, orden y puntaje (ingresar el valor cero si no aplica este campo) c. Guardar la Opción de respuesta

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22


b. Generar invitaciones a los participantes. i. Agrupar los participantes, creando una lista de marketing.

1. Nueva lista de marketing 2. Ingresar nombre, tipo de integrante (contacto), tipo (estática)

3. Guardar lista de marketing 4. En el Ribbon hacer clic en Administrar Integrantes

5. En Asociar Integrantes a la lista de marketing, seleccionar Usar búsqueda avanzada para agregar integrantes.

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d. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. e. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la

etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Invitaciones a Eventos. f. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el

campo Evento, seleccionarlo. g. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. h. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el Evento creado con

anterioridad.

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i. Hacer clic en Buscar. j. Como resultado de la búsqueda se obtendrá el listado de personas que fueron

incluidas en el evento creado con anterioridad. k. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la búsqueda a la lista de

marketing. l. Hacer clic en Agregar a lista de marketing

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ii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada. 1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 3. Guardar la Encuesta. 4. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 5. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto anterior.

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6. Hacer clic en Enviar, se muestra un mensaje de confirmación.

c. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing seleccionada, la Encuesta debe estar en estado publicada para posteriormente visualizar las encuestas vía web.

d. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder las preguntas de la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus respuestas en el CRM.

27


e. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. 1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. En el menú lateral, en Común – Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas

para la encuesta. 3. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM.

a. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones.

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b. Seleccionar Hoja de cálculo estática c. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador.

4. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada.

5. Analizar resultados de la encuesta. i. Analizar los resultados de la encuesta implica contar con las respuestas recibidas para las preguntas

formuladas. ii. Cada pregunta de la encuesta cuenta con el listado de las respuestas recibidas, pero además se

cuenta con una vista que entrega la totalidad de las respuestas recibidas. iii. Para acceder a la vista que entrega la totalidad de las respuestas, en la pantalla principal de CRM ir

al Grupo Encuestas, seleccionar la Entidad Respuestas, y por último la vista con el nombre Respuestas para exportar a Excel.

iv. Para analizar los resultados, se pueden exportar estas respuestas, desde la vista propuesta o construyendo una búsqueda avanzada sobre ellas.

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Caso Práctico N°1 (Autor: Kent Muñoz)

Tienes la misión de organizar una charla de “Inducción al Mundo del Trabajo” en la sede.

i. Analiza las fuentes de datos existentes ii. Realiza una búsqueda avanzada sobre los alumnos regulares de tu sede, considerando las

variables de filtro de interés. A partir del resultado, genera una lista de marketing llamada por ejemplo, “Invitaciones Charla de Inducción al Mundo del Trabajo, Sede Rancagua”

iii. Bajo el módulo de Eventos de CRM, crea uno con el nombre, por ejemplo, “Organización de Charla de Inducción al Mundo del Trabajo, Sede Rancagua”.

a. Registra la descripción general de la actividad a desarrollar, público objetivo, fecha, carreras asociadas, etc.

b. A continuación, describe los requerimientos necesarios para tu actividad (reserva de espacios, audio, proyector, seguridad, y responsables, fechas de entrega, etc.).

c. Planifica el proceso de difusión y seguimiento de participantes. Por ejemplo: i. Puedes enviar la invitación desde tu mail utilizando la lista de marketing

creada en el punto anterior. ii. Realiza el seguimiento de confirmación de asistentes utilizando la misma lista

de marketing. Puedes confirmar usando los datos telefónicos y marcar de inmediato las respuestas.

iii. Marca las personas que asistieron efectivamente a la actividad utilizando la misma lista de marketing.

iv. Evaluación de la actividad: Construye en el módulo de encuestas de CRM, el formulario con preguntas y formato de preguntas a aplicar o utiliza alguna de las plantillas disponibles en la biblioteca de encuestas de CRM.

v. “Relaciona” la encuesta construida en CRM con la lista de marketing de los participantes a la actividad y envía la encuesta por correo electrónico.

vi. Exporta los resultados tabulados de la encuesta a una planilla Excel y realiza el análisis pertinente.

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CASO 2.- ORGANIZAR UN RECLUTAMIENTO MASIVO CON LA EMPRESA BBVA

SITUACIÓN:

El Grupo BBVA nos ha solicitado organizar un reclutamiento masivo de Egresados de la carrera de

Ingeniería Comercial. Es por esto que tendremos que gestionar el Evento y difundirlo entre los

exalumnos de nuestra Sede. Además aprovecharemos la ocasión para aplicar una encuesta que

nos permita actualizar los datos de los asistentes al evento.


7. Registrar la organización del Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA en CRM, creación de un Evento.

8. Agrupar a los participantes del Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA en CRM, a través de una búsqueda avanzada.

9. Crear invitaciones a Evento para los participantes del Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA en CRM, utilizando un proceso.

10. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes al Reclutamiento Masivo con la empresa BBVA, utilizando edición masiva de registros.

11. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM 12. Realizar una evaluación de la actividad en CRM, utilizando el módulo de Encuestas.

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REGISTRAR LA ORGANIZACIÓN DEL RECLUTAMIENTO MASIVO CON LA EMPRESA BBVA

EN CRM, CREACIÓN DE UN EVENTO.

f. Nuevo Evento. g. Ingresar nombre, tipo, público objetivo, sede organizadora, área de interés, origen de la

actividad, fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación.

h. Guardar el Evento. i. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento.

33


j. Registrar los requerimientos necesarios para el evento.

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AGRUPAR A LOS PARTICIPANTES DEL RECLUTAMIENTO EN CRM, A TRAVÉS DE UNA

BÚSQUEDA AVANZADA.


i. Que la persona tenga estado Activa: 1. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados,

ubicar el campo Estado, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor

Activo. ii. Que corresponda a alumnos regulares y egresados

1. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP.

2. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona.

3. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo.

4. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 5. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor

Egresado. iii. Que la carrera del alumno sea Ingeniería Comercial:

1. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados,

ubicar el campo Carrera, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor Ingeniería

Comercial. iv. Que la sede del alumno sea Santiago Centro:


ubicar el campo Sede, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO

CENTRO.

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d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas.

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CREAR INVITACIONES A EVENTO PARA LOS PARTICIPANTES DEL RECLUTAMIENTO EN

CRM, UTILIZANDO UN PROCESO.






ASOCIAR A EVENTO LAS INVITACIONES CREADAS PARA LOS PARTICIPANTES AL

RECLUTAMIENTO, UTILIZANDO EDICIÓN MASIVA DE REGISTROS.

37


a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de

creación y muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el

botón Editar, esto corresponde a una edición masiva de registros.

e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer paso.

f. Guardar y Cerrar. g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento.

38



a. Enviar un mail invitando a los participantes del Reclutamiento, creando una campaña exprés sobre la búsqueda avanzada para agrupar a los participantes.

i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada, y en el Ribbon hacer clic en Campaña Express


iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados iv. Indicar nombre de campaña

39


v. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico

vi. Especificar el contenido del correo electrónico

vii. Crear la Campaña Exprés. viii. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés

ix. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la búsqueda avanzada.

40


b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes al reclutamiento, utilizando herramientas de exportación de información.

v. Abrir el Evento creado anteriormente. vi. En el menú lateral, en Común – Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones

que han sido creadas para el evento. vii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos.

viii. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios.

ix. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia al Reclutamiento, esto puede ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel.

x. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador.

41


42


c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas de importación de información.

xi. Importar actualización de asistentes 1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador.





43


9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de

Importaciones para verificar el estado de esta.

11. La pantalla de importaciones muestra el resultado de la importación que hemos realizado.


44


xii. Verificar la actualización de asistentes en invitaciones del Evento 1. Abrir el evento que hemos creado e ir a su lista de invitaciones 2. Comprobar que la columna Confirmó? o Asistió? contienen ahora el valor


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ENCUESTAS.

a. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta



iv. Guardar la Encuesta. v. Agregar los Grupos de Preguntas, estos grupos corresponden a la agrupación de

preguntas en la encuesta (por ejemplo: antecedentes generales, antecedentes laborales, etc.)


a. Nueva Pregunta

46


b. En Pregunta ingresar pregunta, grupo, tipo de respuesta. c. En Comportamiento de despliegue ingresar ¿Su visibilidad depende de otra

pregunta?, índice(Define el orden en que se mostrarán las preguntas), obligatoria

d. Guardar la Pregunta. e. Si el tipo de respuesta de la Pregunta creada lo requiere, se deberá además

ingresar las posibles opciones de respuesta a la pregunta (por ejemplo si es tipo selección múltiple)

1. Nueva Opción de respuesta 2. Ingresar opción, orden y puntaje (ingresar el valor cero si no aplica

este campo) 3. Guardar la Opción de respuesta

47


48


b. Generar invitaciones a los participantes. i. Agrupar los participantes, creando una lista de marketing.




49


a. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. b. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados,

ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Invitaciones a Eventos.

c. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Evento, seleccionarlo.

d. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. e. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el Evento creado con

anterioridad.

f. Hacer clic en Buscar. g. Como resultado de la búsqueda se obtendrá el listado de personas que

fueron incluidas en el evento creado con anterioridad. h. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la búsqueda a la

lista de marketing. i. Hacer clic en Agregar a lista de marketing

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xiii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada.

1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 3. Guardar la Encuesta. 4. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 5. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto

anterior.

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52


c. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing seleccionada, la Encuesta debe estar en estado publicada para posteriormente visualizar las encuestas vía web.

d. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder las preguntas de la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus respuestas en el CRM.

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e. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. i. Abrir la Encuesta creada anteriormente.

ii. En el menú lateral, en Común – Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas para la encuesta.

iii. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM. 1. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones.

2. Seleccionar Hoja de cálculo estática

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3. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador. a. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en

lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada.

f. Analizar resultados de la encuesta. i. Analizar los resultados de la encuesta implica contar con las respuestas recibidas para las

preguntas formuladas. ii. Cada pregunta de la encuesta cuenta con el listado de las respuestas recibidas, pero

además se cuenta con una vista que entrega la totalidad de las respuestas recibidas. iii. Para acceder a la vista que entrega la totalidad de las respuestas, en la pantalla principal

de CRM ir al Grupo Encuestas, seleccionar la Entidad Respuestas, y por último la vista con el nombre Respuestas para exportar a Excel.


55


56


CASO 3.- CHARLA TÉCNICA CON LA ACADEMIA MAC

SITUACIÓN:

Se nos ha encomendado la tarea de organizar la realización de la “Charla Técnica MAC” en nuestra

Sede, tanto para Egresados como alumnos Regulares. Es por esto que debemos gestionar las

invitaciones respectivas, desde el envío hasta la confirmación de las mismas, y, adicionalmente se

nos ha solicitado proveer de un feedback sobre la realización del evento.


1. Registrar la organización de la Charla Técnica con la Academia MAC en CRM, creación de un Evento. 2. Agrupar a los participantes de la Charla Técnica con la Academia MAC en CRM, a través de una

búsqueda avanzada. 3. Crear invitaciones a Evento para los participantes de la Charla Técnica con la Academia MAC en

CRM, utilizando un proceso. 4. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes a la Charla Técnica con la Academia

MAC en CRM, utilizando edición masiva de registros. 5. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM 6. Realizar una evaluación de la actividad en CRM, utilizando el módulo de Encuestas.

57


REGISTRAR LA ORGANIZACIÓN DE LA CHARLA TÉCNICA CON LA ACADEMIA MAC EN

CRM, CREACIÓN DE UN EVENTO

k. Nuevo Evento. l. Ingresar nombre, tipo, público objetivo, sede organizadora, área de interés, origen de la actividad,

fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación.

m. Guardar el Evento. n. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento.

58


o. Registrar los requerimientos necesarios para el evento.

59


AGRUPAR A LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM, A TRAVÉS DE UNA

BÚSQUEDA AVANZADA


i. Que la persona tenga estado Activa: 1. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo

Estado, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor Activo.

ii. Que corresponda a alumnos regulares y egresados 1. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la

etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP. 2. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la

entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona. 3. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo

Categoría, seleccionarlo. 4. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 5. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar los valores Regular y

Egresado. iii. Que la sede del alumno sea Santiago Centro:

1. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo

Sede, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO.

d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados.

60


e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas.

61


CREAR INVITACIONES A EVENTO PARA LOS PARTICIPANTES DE LA CHARLA EN CRM,

UTILIZANDO UN PROCESO



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ASOCIAR A EVENTO LAS INVITACIONES CREADAS PARA LOS PARTICIPANTES A LA

CHARLA, UTILIZANDO EDICIÓN MASIVA DE REGISTROS

a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de creación y

muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el botón

Editar, esto corresponde a una edición masiva de registros.

e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer paso.

63


f. Guardar y Cerrar. g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento.


a. Enviar un mail invitando a los participantes a la Charla, creando una campaña exprés sobre la búsqueda avanzada para agrupar a los participantes.

i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada, y en el Ribbon hacer clic en Campaña Express


iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados a. Indicar nombre de campaña b. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico c. Especificar el contenido del correo electrónico

64


d. Crear la Campaña Exprés.

65


iv. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés

66


v. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la búsqueda avanzada.

b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes a la Charla, utilizando herramientas de exportación de información.

i. Abrir el Evento creado anteriormente. ii. En el menú lateral, en Común – Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones que han sido

creadas para el evento.

iii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos.

67


iv. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios.

v. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia a la Charla, esto puede ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel.


68


c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas

de importación de información.

iii. Importar actualización de asistentes 1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador.





69


9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de Importaciones para

verificar el estado de esta.

i. Verificar la actualización de asistentes en invitaciones del Evento 1. Abrir el evento que hemos creado e ir a su lista de invitaciones 2. Comprobar que la columna Confirmó? o Asistió? contienen ahora el valor que

actualizamos a través de la importación.

70


71



ENCUESTAS

f. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta



iv. Guardar la Encuesta.

v. Agregar los Grupos de Preguntas, estos grupos corresponden a la agrupación de preguntas en la encuesta (por ejemplo: antecedentes generales, antecedentes laborales, etc.)


1. Nueva Pregunta

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2. En Pregunta ingresar pregunta, grupo, tipo de respuesta. 3. En Comportamiento de despliegue ingresar ¿Su visibilidad depende de otra pregunta?,

índice(Define el orden en que se mostrarán las preguntas), obligatoria

4. Guardar la Pregunta. 5. Si el tipo de respuesta de la Pregunta creada lo requiere, se deberá además ingresar las

posibles opciones de respuesta a la pregunta (por ejemplo si es tipo selección múltiple) a. Nueva Opción de respuesta b. Ingresar opción, orden y puntaje (ingresar el valor cero si no aplica este campo) c. Guardar la Opción de respuesta

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g. Generar invitaciones a los participantes. i. Agrupar los participantes, creando una lista de marketing.




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a. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. b. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar

la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Invitaciones a Eventos. c. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar

el campo Evento, seleccionarlo. d. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. e. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el Evento creado con

anterioridad.

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f. Hacer clic en Buscar. g. Como resultado de la búsqueda se obtendrá el listado de personas que

fueron incluidas en el evento creado con anterioridad. h. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la búsqueda a la lista

de marketing. i. Hacer clic en Agregar a lista de marketing

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ii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada. 7. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 8. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 9. Guardar la Encuesta. 10. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 11. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto anterior.

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h. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing seleccionada, la Encuesta debe estar en estado publicada para posteriormente visualizar las encuestas vía web.

i. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder las preguntas de la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus respuestas en el CRM.

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j. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. 4. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 5. En el menú lateral, en Común – Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas

para la encuesta. 6. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM.

a. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones.

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b. Seleccionar Hoja de cálculo estática c. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador.

k. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada.

l. Analizar resultados de la encuesta. i. Analizar los resultados de la encuesta implica contar con las respuestas recibidas para

las preguntas formuladas. ii. Cada pregunta de la encuesta cuenta con el listado de las respuestas recibidas, pero

además se cuenta con una vista que entrega la totalidad de las respuestas recibidas. iii. Para acceder a la vista que entrega la totalidad de las respuestas, en la pantalla principal

de CRM ir al Grupo Encuestas, seleccionar la Entidad Respuestas, y por último la vista con el nombre Respuestas para exportar a Excel.


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CASO 4.- MEJORANDO MI BASE DE DATOS DE EXALUMNOS

SITUACIÓN:

Mi base de datos de Exalumnos aún es insuficiente, históricamente mi sede ha trabajado a través

de planillas Excel o ha carecido del recurso humano para este fin. Actualmente se me pide mejorar

la calidad del seguimiento a egresados, con el objetivo de fidelización, retroalimentación y

acreditación, para lo cual tengo que mejorar mi BD.

Indicadores relacionados:

- Nº de datos actualizados - Nº de acciones efectuadas sobre los datos actualizados


7. Conocer el estado actual tu base de exalumnos 8. Actualizar datos a través de la carga de datos desde planillas existentes 9. Revisar el nuevo estado de la base de datos de exalumnos de tu sede 10. Crear una Encuesta para actualizar Datos 11. Crear una Campaña Exprés para actualización telefónica de datos 12. Organizar Charla Temática, invitando a los Egresados de tu Sede

CONOCER EL ESTADO ACTUAL TÚ BASE DE EXALUMNOS

Para conocer el estado actual de tu base de datos de exalumnos, puede ejecutar un Informe,

llamado “N° de Egresados Históricos vs N° de Egresados Actualizados”.

Para ejecutar este informe debes ir a los Informes que se encuentran disponibles en el Módulo de

Egresados, Informes, seleccionando la vista Informe de EGRESADOS:

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Luego seleccionar el Informe que buscamos y hacer clic sobre él para ejecutarlo:

Ejecuta el informe, utilizando las variables que estimes conveniente

o Tipo de Institución o Área Académica o Jornada o Carrera o Año de Egreso desde – Hasta o Edad Desde – Hasta o Categoría Estudio o Género

El resultado del reporte es un gráfico de torta que indica el % de registros Actualizado y % de

registros no actualizados.

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Como se ve en el ejemplo, existen registros no actualizados en el sistema (se consideran registros

no actualizados, aquellos que no han sido modificados en los últimos 12 meses)

ACTUALIZAR DATOS A TRAVÉS DE LA CARGA DE DATOS DESDE PLANILLAS EXISTENTES

Analiza las fuentes de datos existentes en la sede o de mercado y define cuales priorizar para la

actualización de la base de datos en CRM.

Identifica las distintas planillas que actualmente existen

o Las tuyas propias o Las de los directores y coordinadores de carrera o Las que se originan de un evento o Registro curricular o Otras

En el manual de usuarios, revisa la página 84, capítulo “Actualización masiva de registros a través

de XML”, donde se indican los pasos para realizar actualizaciones masivas.

Como ejemplo actualizaremos algunos datos de la sección “Datos Contacto (Egresados)”,

específicamente los siguientes campos:

Teléfono celular

Mail 2

Mail 3

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En primero lugar debemos bajar la planilla de datos a actualizar desde Excel, para lo que en una

búsqueda avanzada, filtraremos a las Personas que tengan estudios en la Sede SANTIAGO CENTRO

y con Categoría Titulado o Egresado, además debemos asegurarnos que las columnas con los 3

campos mencionados estén en la vista y por lo tanto luego estén en el Excel.

Necesitaremos también el RUT.

Filtros para la búsqueda avanzada:

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Columnas que debemos tener en la vista:

Bajamos los datos a Excel:

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No olvidar seleccionar la opción para que el archivo pueda volver a subirse a CRM y actualice los

datos:

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Obtengo el archivo, que tiene 3 columnas vacías para que sean actualizadas:

Como tenemos el RUT, será necesario realizar un cruce de información con las planillas existentes

utilizando la función BUSCARV, para completar la planilla y luego poder volver a subirla.

Complete la planilla y luego súbala a CRM a través de la función “Importar Datos”

REVISAR EL NUEVO ESTADO DE LA BASE DE DATOS DE EXALUMNOS DE TU SEDE

Ejecute nuevamente el informe.

CREAR UNA ENCUESTA PARA ACTUALIZAR DATOS

p. Creación de una Encuesta. i. Nueva Encuesta

ii. En Información de la encuesta ingresar el Título, Estado (En Borrador, Cuando el estado es publicada, esta se puede ver en el portal para ser completada), Fecha inicio, Fecha término y ¿Usuario puede modificar sus datos personales? (indicar SI, ese es el objetivo de esta encuesta)


iv. Guardar la Encuesta. v. No serán creadas preguntas a esta encuesta, su objetivo es la actualización de

información del egresado.

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q. Enviar la encuesta a los participantes. i. Agrupar los egresados, creando una lista de marketing.

1. Nueva lista de marketing 2. Ingresar nombre, tipo de integrante (contacto), tipo (estática) 3. Guardar lista de marketing 4. En el Ribbon hacer clic en Administrar Integrantes 5. En Asociar Integrantes a la lista de marketing, seleccionar Usar búsqueda

avanzada para agregar integrantes. a. Que la persona tenga estado Activa:

i. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. ii. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los

campos listados, ubicar el campo Estado, seleccionarlo. iii. En la condición de comparación mantener o indicar Es

igual a. iv. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y

seleccionar el valor Activo. b. Que corresponda a alumno egresado o titulado:

i. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP.

ii. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona.

iii. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo.

iv. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a.

v. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar los valores Egresado y Titulado.

c. Que la sede del alumno sea Santiago Centro: i. Aún bajo la entidad Estudios en INACAP.

ii. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Sede, seleccionarlo.

iii. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a.

iv. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO CENTRO.

d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de

personas. f. Seleccionar Agregar todos los integrantes devueltos por la

búsqueda a la lista de marketing. g. Hacer clic en Agregar a lista de marketing

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ii. Generar invitaciones masivas para la encuesta, utilizando la lista de marketing creada.

1. Abrir la Encuesta creada anteriormente. 2. Cambiar el estado a Publicada si se encontrara en otro estado. 3. Guardar la Encuesta. 4. En el Ribbon hacer clic en Invitación Masiva Encuesta. 5. Del listado de listas de marketing, seleccionar la creada en el punto

anterior. 6. Hacer clic en Enviar, se muestra un mensaje de confirmación.

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r. El envío masivo de encuestas, crea tantos registros de invitaciones como personas existan en la lista de marketing asociada, la Encuesta debe estar en estado publicada.

s. Las invitaciones generadas contienen un link que permitirá al participante responder la encuesta. Este link debe ser enviado a los participantes, así serán registrada sus actualizaciones en el CRM.

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t. Exportar la lista de invitaciones para enviarlas a los participantes. i. Abrir la Encuesta creada anteriormente.

ii. En el menú lateral, en Común – Invitaciones, se listan las invitaciones que han sido generadas para la encuesta.

iii. Exportar los resultados de la encuesta, utilizando la exportación a Excel de CRM. 1. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones. 2. Seleccionar Hoja de cálculo estática 3. Hacer clic en Exportar, debe guardar el archivo Excel en su computador.

iv. Si las columnas exportadas no contienen toda la información necesaria, en lugar de exportar a Excel desde la lista de Invitaciones, puede hacerlo desde una búsqueda avanzada.

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CREAR UNA CAMPAÑA EXPRÉS PARA ACTUALIZACIÓN TELEFÓNICA DE DATOS

Se puede crear una campaña exprés, que generará una llamada por cada invitado.

Para crear una campaña exprés, realice la misma búsqueda avanzada que hizo para crear la lista

de invitados, y desde el Ribbon seleccione “Campaña Exprés”, para todos los registros de todas la

páginas.

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En la siguiente pantalla elija “Llamada de teléfono” y defina a quién se asignarán las actividades de

llamada.

Escriba los parámetros para la llamada, que verá quien las realice, puede seleccionar un Script

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Al presionar Crear, se crearán las Llamadas de teléfono, asignándolas a quien se haya definido.

La o las personas que realizarán las llamadas, deben revisar en su listado de actividades, qué es lo

que tienen pendiente (Vista Mis llamadas pendientes):

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Para realizar una llamada, el usuario propietario debe abrir el registro de llamada haciendo doble

clic sobre él desde la lista:

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Desde la llamada, puede hacer clic sobre el registro de la Persona (Destinatario) y desde ahí

actualizar los datos que se requieran, directamente en la entidad persona, o en alguna entidad

relacionada accediendo al menú izquierdo:

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Después, debe marcar la actividad de llamada como terminada, presionando el botón en el

Ribbon, para que ésta salga de la lista de pendientes:

ORGANIZAR CHARLA TEMÁTICA, INVITANDO A LOS EGRESADOS DE TU SEDE

1. Registrar la organización de la Charla en CRM, creación de un Evento. a. Nuevo Evento. b. Ingresar nombre, tipo, público objetivo, sede organizadora, área de interés, origen de la

actividad, fecha de inicio y de término, propósito de la actividad y ubicación. c. Guardar el Evento. d. Agregar las áreas académicas y carreras relacionadas al evento. e. Registrar los requerimientos necesarios para el evento.

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2. Agrupar a los participantes de la Charla en CRM, a través de una búsqueda avanzada. a. Desde la pantalla principal de CRM, en el Ribbon hacer clic en botón Búsqueda avanzada. b. En la pantalla de búsqueda avanzada, en Buscar debe seleccionar la entidad Persona. c. Luego, indicar criterios de filtrado:

i. Que la persona tenga estado Activa: 1. En Buscar, debe seleccionar la entidad Persona. 2. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados,

ubicar el campo Estado, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor

Activo. ii. Que corresponda a alumno regular:

1. En Seleccionar, abrir la lista de búsqueda, luego de los campos listados, ubicar la etiqueta Relacionados, bajo ella, indicar la entidad Estudios en INACAP.

2. Con el paso anterior se podrán indicar como criterio de filtrado uno o más campos de la entidad Estudios en INCAP, esta entidad está relacionada a la entidad Persona.

3. En Seleccionar, expandir la lista de búsqueda, en los campos listados, ubicar el campo Categoría, seleccionarlo.

4. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 5. En Escribir valor, hacer clic en botón con puntos y seleccionar el valor

Regular. iii. Que la sede del alumno sea Santiago Centro:


ubicar el campo Sede, seleccionarlo. 3. En la condición de comparación mantener o indicar Es igual a. 4. En Escribir valor, hacer clic en la lupa y seleccionar el valor SANTIAGO

CENTRO. d. En el Ribbon, hacer Clic en botón Resultados. e. Como resultado de la búsqueda se obtendrá un listado de personas.

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3. Crear invitaciones a Evento para los participantes de la Charla en CRM, utilizando un proceso. a. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda avanzada en el

punto anterior (*), y en el Ribbon hacer clic en Ejecutar flujo de trabajo b. Se debe seleccionar el Proceso con el nombre: Invitaciones Masivas a Eventos c. Hacer Clic en Aceptar. d. Esta acción creará invitaciones a evento para las personas seleccionadas, a continuación se

deben relacionar las invitaciones creadas al evento que corresponda.



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4. Asociar a Evento las invitaciones creadas para los participantes a la Charla, utilizando edición masiva de registros.

a. Ir a Egresados - Contactabilidad - Invitaciones a Eventos b. Seleccionar la vista Invitaciones sin Evento, esta vista se encuentra ordenada por fecha de

creación y muestra el autor. c. En esta vista se listan las invitaciones a evento, creadas en el punto anterior. d. Se deben seleccionar las invitaciones que corresponda, luego en el Ribbon hacer clic en el

botón Editar, esto corresponde a una edición masiva de registros. e. En la pantalla de edición, ingresar en el campo Evento, el que fue creado en el primer

paso. f. Guardar y Cerrar. g. Con esta acción han sido asociadas las invitaciones creadas al evento.

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5. Planificar el proceso de difusión y seguimiento de participantes en CRM a. Enviar un mail invitando a los participantes a la charla, creando una campaña exprés sobre

búsqueda avanzada para agrupar a los participantes. i. Se deben seleccionar las personas del listado de resultados de la búsqueda

avanzada, y en el Ribbon hacer clic en Campaña Express ii. Se debe seleccionar la opción Para los registros seleccionados (en caso de ser

necesario puede seleccionar otra de las opciones disponibles) iii. Se ejecuta el asistente para campaña exprés, se deben seguir los pasos indicados

1. Indicar nombre de campaña 2. Seleccionar tipo de actividad, correo electrónico 3. Especificar el contenido del correo electrónico 4. Crear la Campaña Exprés.

iv. Finalmente se le solicitará Crear la campaña exprés v. Esta acción enviará correos electrónicos a las personas seleccionadas en la

búsqueda avanzada.

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b. Realizar el seguimiento de la confirmación de los asistentes a la charla, utilizando herramientas de exportación de información.

i. Abrir el Evento creado anteriormente.

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ii. En el menú lateral, en Común – Invitaciones a Eventos, se listan las invitaciones que han sido creadas para el evento.

iii. En el Ribbon, ir a Datos, Exportar Invitaciones a Eventos. iv. Seleccionar Hoja de cálculo estática, seleccionar el check de opción Que esta

información esté disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios.

v. La selección de esta última opción, es para importar posteriormente el archivo Excel, con la actualización de la confirmación de asistencia a la charla, esto puede ser realizado por cada persona, o puede ser realizado en forma masiva importando el archivo Excel.


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c. Marcar a las personas que asistieron efectivamente a la actividad, utilizando herramientas de importación de información.

i. Importar actualización de asistentes 1. Abrir el archivo Excel exportado en el paso anterior. 2. Modificar la columna Confirmó?, puede elegir entre los valores: Si o No 3. Modificar la columna Asistió?, puede elegir entre los valores: Si o No 4. Guardar el archivo Excel en el computador. 5. En la página principal, en el Ribbon hacer clic en Importar Datos. 6. Buscar en el computador el archivo Excel guardado, y Cargar el archivo

de Datos 7. Debido a que este archivo Excel fue exportado para volver a importar, el

asistente reconoce la entidad donde debe actualizar la información contenida en el archivo.


9. Seguir los pasos del asistente, confirmar en Envío de la información. 10. Se muestra la pantalla de confirmación y un link a la pantalla de

Importaciones para verificar el estado de esta. 11. La pantalla de importaciones muestra el resultado de la importación que

hemos realizado.

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ii. Verificar la actualización de asistentes en invitaciones del Evento 1. Abrir el evento que hemos creado e ir a su lista de invitaciones 2. Comprobar que la columna Confirmó? o Asistió? contienen ahora el valor


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Casos prácticos - INACAPMódulo Egresados . 2 Microsoft Dynamics Partner of the Year for Latin America WINNER 2012 CASO 1.- ORGANIZAR UNA CHARLA DE “INDU IÓN AL MUNDO DEL TRA AJO”