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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN
CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”
AUTORES:
D’stteffano Alava Israel Antonio
Catagua Quiñónez Sandra Carolina
TUTOR DE TESIS:
Econ. Ana Isabel Espinoza Cume, Mca
Guayaquil, Ecuador
Abril-2016
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO “OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN CAMPOSANTOS DEL
ECUADOR”
AUTOR/ES:
SANDRA CAROLINA CATAGUA QUIÑONEZ
ISRAEL ANTONIO D’STTEFFANO ÁLAVA
REVISORES:
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 107
ÁREA TEMÁTICA: FINANCIERA
PALABRAS CLAVES: Propiedad, Planta y Equipo, Control Interno, Análisis Foda, Políticas Contables, Software.
RESUMEN
El proyecto está basado en un análisis efectuado a los activos que conforman la propiedad, planta y equipo de la empresa
Camposantos del Ecuador, su factibilidad de incluirlos en un sistema contable para tener mejor control sobre ellos. Esta
investigación aborda el marco teórico que muestra una serie de conceptos, teorías sobre los también denominados activos fijos,
que hemos resumido de textos como las Normas Internacionales de Contabilidad – Normas Internacionales de Información
Financiera, las leyes tributarias del Ecuador, entre otros, que nos ayudaran a comprender mejor el desarrollo de este proyecto.
Seguido se expone en el análisis de datos, la presentación de la empresa a la cual estamos estudiando, su misión, visión,
organigrama estructural y se examina más a fondo la situación de los activos que conforman el grupo de propiedad, planta y
equipo, verificamos su monto en el estado financiero, analizamos el detalle que la empresa maneja en hoja electrónica y
también obtuvimos información sobre las políticas y procedimientos que existen en la empresa para su control.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO CON AUTORES:
SANDRA CAROLINA CATAGUA QUIÑONEZ
ISRAEL ANTONIO D’STTEFFANO ÁLAVA
Teléfono:
0990056256
0990974954
E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:
Teléfono:
III
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificado Sistema Anti Plagio
Habiendo sido nombrado, yo, Eco. Ana Isabel Espinoza Cume, certifico que el
presente proyecto de titulación ha sido elaborado por Israel Antonio D’stteffano Álava y
Sandra Carolina Catagua Quiñónez con C.C. 0925792822 y 0925798100, con mi
respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de: Contador
Público Autorizado.
Se informa que el proyecto: OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD,
PLANTA Y EQUIPO EN CAMPOSANTOS DEL ECUADOR, ha sido orientado durante
todo el periodo de ejecución en el programa de URKUND quedando el 9% de coincidencias.
Eco. Isabel Espinoza Cume, Mca.
Tutor De Tesis
IV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificación Del Tutor
Yo, Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca., habiendo sido nombrado tutor de tesis de
pregrado en la Carrera de Contaduría Pública Autorizada de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad de Guayaquil, de los estudiantes:
Israel Antonio D’Stteffano Alava
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
Como requisito para optar por el título de Contador Público Autorizado, cuyo tema es:
“Optimización de la Cuenta Propiedad, Planta y Equipo en Camposantos del Ecuador”
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes el trabajo de titulación,
encontrándose apto para su sustentación.
Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca.
TUTOR DE TESIS
V
Renuncia De Derechos De Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de Sandra Carolina Catagua Quiñonez con C. C. #
0925798100 e Israel Antonio D’stteffanoAlava, con C. C. # 0925792822, cuyo tema es:
“Optimización de la cuenta propiedad, planta y equipo en Camposantos del Ecuador”
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso
como a bien tenga.
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
C.I. # 0925798100
Israel Antonio D’stteffano Álava
C.I. # 0925792822
Guayaquil 13 de Abril del 2016
VI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN
CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”
Autor: Israel Antonio D’Stteffano Alava,
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca.
Agradecimiento
Agradecemos en primer lugar a Dios, ya que sin el nada es posible, nos ha llenado de
muchas bendiciones para poder cumplir con nuestras metas y ser perseverantes para no
rendirnos cuando parece que todo esta perdido, adicionamente, agradecemos a las personas
que participaron en las entrevistas por ayudarnos a tener un punto de vista más amplio del
tema en composición y a nuestra tutora Eco. Ana Isabel Espinoza Cume por guiarnos en este
proyecto.
Israel Antonio D’Stteffano Álava
Sandra Carolina Catagua Quiñónez
VII
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN
CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”
Autor: Israel Antonio D’Stteffano Alava,
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca.
Dedicatoria
Dedico este trabajo a mi madre Adelaida Alava Meza, que con sus consejos y fé en mí
me ha dado fuerzas para poder cumplir con mis objetivos, así mismo dedico esta tesis a mi
esposa que a estado apoyándome para seguir adelante y no rendirme jamás.
Israel Antonio D’Stteffano Álava
VIII
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN
CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”
Autor: Israel Antonio D’Stteffano Alava,
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca.
A Dios por guiar mis pasos; a mis padres que han sido un pilar fundamental en mi
vida y carrera profesional; a mi esposo que siempre me ha apoyado.
A todas las personas que tengan acceso a leer este trabajo y les sirva como referencia
para trabajos futuros.
Sandra Carolina Catagua Quiñónez
IX
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN
CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”
Autor: Israel Antonio D’Stteffano Alava,
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca.
Resumen
El proyecto está basado en un análisis efectuado a los activos que conforman la propiedad,
planta y equipo de la empresa Camposantos del Ecuador, su factibilidad de incluirlos en el
sistema contable para tener un mejor control sobre ellos. Esta investigación aborda el marco
teórico que muestra una serie de conceptos, teorías sobre los también denominados activos
fijos, que hemos resumido de textos como las Normas Internacionales de Contabilidad –
Normas Internacionales de Información Financiera, las leyes tributarias del Ecuador, entre
otros, que nos ayudaran a comprender mejor el desarrollo de este proyecto. Seguido se
expone en el análisis de datos, la presentación de la empresa a la cual estamos estudiando,
verificamos su monto en el estado financiero, analizamos el detalle que la empresa maneja en
hoja electrónica y también obtuvimos información sobre las políticas y procedimientos que
existen en la empresa para su control. Con estos datos realizamos el análisis FODA que
influye de gran manera en la conclusión de este trabajo. Ya en la propuesta del tema
enunciado damos a conocer las ventajas y desventajas, un mejoramiento de la estructura
organizacional para mejorar el control, una propuesta de asignación de responsabilidades al
personal para mejorar el funcionamiento del sistema informático, así como la importancia de
la codificación de los activos, justificación, objetivos general y específico de lo propuesto.
Para finalizar con las conclusiones y recomendaciones que se identificaron en el desarrollo de
la presente investigación.
PALABRAS CLAVES: Propiedad, Planta y Equipo, Control Interno, Análisis Foda,
Políticas Contables, Software
X
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“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN
CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”
Autor: Israel Antonio D’Stteffano Alava,
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca
Abstract
The project is based on an analysis of the assets that make up the property, plant and
equipment of the company Camposantosdel Ecuador S. A., their feasibility for inclusion in
the accounting system to gain better control over them. This research deals with the
theoretical framework that shows a series of concepts, theories about so called fixed assets.
We have summarized the text as International Accounting Standards - International Financial
Reporting Standards, the tax laws of Ecuador, among others, to help to better understand the
development of this project. Followed outlined in data analysis, presentation of the company
to which we are studying. We wish to verify their amount in the financial statements, analyze
the detail that the company operates in spreadsheet and also obtain information on policies
and procedures that exist in the company for its control. With these data we will make SWOT
analysis that shall greatly influence the conclusion of this work. The wording in the proposed
issue we present will have advantages and disadvantages, an improved organizational
structure to improve control, a proposal to add responsibilities to staff to improve the
functioning of the computer system, and the importance of coding assets, justification of
software and software general and specific objectives. To end with conclusions and
recommendations identified in the development of this research project.
KEYWORDS: Property, Plant and Equipment, Internal Control, SWOT analysis,
Accounting Policies, Software
XI
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN
CAMPOSANTOS DEL ECUADOR”
Autor: Israel Antonio D’Stteffano Alava,
Sandra Carolina Catagua Quiñonez
Tutor: Econ. Isabel Espinoza Cume, Mca
Introducción
Para toda empresa sea pequeña, mediana o grande es indispensable tener sus registros
de manera ordenada con su debido respaldo, preferiblemente dentro de un sistema contable,
esto representa un mejor control especialmente cuando tratamos bienes movibles como lo son
la propiedad planta y equipo.
La empresa puede invertir mucho dinero en adquirir estos bienes que sirven de ayuda
a realizar la labor diaria de los trabajadores, el volumen contable de estos activos conforme
pasa el tiempo se puede volver muy pesado como para intentar tener un “control adecuado”
en una hoja de Excel, este intento puede recaer en múltiples errores tanto contables, al
momento de calcular las depreciaciones y dar de baja, como de control interno, al tener un
detalle fácilmente manipulable y muy probablemente con información limitada en cuanto a la
ubicación de dichos bienes.
Dados estos antecedentes se torna fundamental la implementación de un software que
permita incluir de manera detallada cada uno de estos bienes.
XII
Índice General
Caratula ...................................................................................................................................... I
Certificado Sistema Anti Plagio............................................................................................... III
Certificación del Tutor ............................................................................................................. IV
Renuncia De Derechos De Autor .............................................................................................. V
Agradecimiento ........................................................................................................................ VI
Dedicatoria ............................................................................................................................. VII
Resumen ................................................................................................................................... IX
Abstract ..................................................................................................................................... X
Introducción ............................................................................................................................. XI
Índice general ......................................................................................................................... XII
Índice de tablas ...................................................................................................................... XV
Índice figuras ...................................................................................................................... XVII
CAPÍTULO I ............................................................................................................................. 1
PROBLEMA .............................................................................................................................. 1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................................... 1
FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ............................................... 2
JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 3
OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 4
HIPÓTESIS GENERAL .......................................................................................................... 5
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES ........................................................................ 6
CAPÍTULO II ............................................................................................................................ 7
MARCO REFERENCIAL ......................................................................................................... 7
ANTECEDENTES .................................................................................................................. 7
XIII
MARCO TEORICO ............................................................................................................... 8
MARCO CONTEXTUAL ...................................................................................................... 15
MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................................... 18
MARCO LEGAL ................................................................................................................. 20
CAPÍTULO III ......................................................................................................................... 33
MARCO MÉTODOLÒGICO .................................................................................................. 33
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN. ........................................................................................ 33
TIPO DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................................................................. 33
POBLACIÓN Y MUESTRA. ................................................................................................. 33
TECNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN. ............................................................. 34
ANALISIS DE LOS RESULTADOS. ....................................................................................... 34
CAPÍTULO IV......................................................................................................................... 65
LA PROPUESTA .................................................................................................................... 65
TEMA ............................................................................................................................... 65
PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. .............. 65
JUSTIFICACIÓN DE LA OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA DE PROPIEDADES. .......................... 65
OBJETIVOS ....................................................................................................................... 67
FUNDAMENTO DEL TEMA PROPUESTO .............................................................................. 68
PROPUESTA DE POLITICA CONTABLE ............................................................................... 68
ESTRUCTURA DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS DE RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN,
REVISIÓN Y APROBACIÓN ................................................................................................ 70
DESCRIPCIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES. .................................................................... 71
PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO ................................................................................................................................. 74
CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS ÍTEMS DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. ................. 77
XIV
CONOCIMIENTO DEL SOFTWARE....................................................................................... 77
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE USO DEL SISTEMA PARA EL USUARIO ........................... 81
CRONOGRAMA ................................................................................................................. 86
COSTO – BENEFICIO DE LA EJECUCIÓN DEL SOFTWARE ................................................... 86
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................................................... 89
CONCLUSIONES ................................................................................................................ 89
RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 90
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 91
APÉNDICE......................................................................................................................... 94
XV
Índice de Tablas
Tabla 1. Cuadro de Operacionalización de las Variables..................................................... 6
Tabla 2. Proporción de los activos fijos con relación a los activos totales, período 2010-
2014 ....................................................................................................................... 35
Tabla 3. Resumen de los activos totales del Estado Financiero del período 2010 al 2014 35
Tabla 4. Resumen del costo y depreciaciones acumuladas de las cuentas contables de
propiedades del período 2010 al 2014 .................................................................. 36
Tabla 5. Resumen del costo de la propiedad, planta y equipo según detalle en Excel del
2010 al 2014 .......................................................................................................... 42
Tabla 6. Resumen de la depreciación acumulada de la propiedad, planta y equipo según
detalle en Excel del 2010 al 2014 ......................................................................... 43
Tabla 7. Cuestionario de Control Interno ........................................................................... 44
Tabla 8. Matriz de riesgo de control interno bajo componentes ........................................ 48
Tabla 9. Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo –
equipos de computación ........................................................................................ 54
Tabla 10. Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo –
equipos de oficina ................................................................................................. 55
Tabla 11. Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo –
muebles y enseres.................................................................................................. 55
Tabla 12. Listado de activos con valor inferior a $100 considerados como propiedad,
planta y equipo – muebles y enseres ..................................................................... 56
Tabla 13. Matriz de evaluación de factores internos .......................................................... 62
Tabla 14. Matriz de evaluación de factores externos ......................................................... 63
Tabla 15. Políticas contables de la cuenta Propiedades ..................................................... 69
XVI
Tabla 16. Manual de procedimientos para el control de Propiedades ................................ 74
Tabla 17. Manual de procedimiento para uso del sistema ................................................. 81
Tabla 18. Cronograma de actividades para la ejecución del software ............................... 86
Tabla 19. Presupuesto por adquisición del software .......................................................... 87
XVII
Índice de Figuras
Figura 1. Organigrama estructural ...................................................................................... 16
Figura 2. Política contable Camposantos del Ecuador S.A. ................................................ 50
Figura 3. Matriz de evaluación de factores externos e internos .......................................... 63
Figura 4. Piramide estructural de responsabilidad de control ............................................. 71
Figura 5. Flujograma del proceso de responsabilidad de control ........................................ 74
Figura 6. Flujograma de manual de procedimientos ........................................................... 76
Figura 7. Flujograma de proceso del uso del sistema ......................................................... 85
1
Capítulo I
Problema
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En cualquier empresa nacional o extranjera de naturaleza comercial, industrial o de
servicios es importante tener un adecuado control de los recursos que representan una
inversión, este es el caso de las propiedades, planta y equipo que se vuelven prescindibles ya
que es imposible operar sin ellos.
No obstante, en el Ecuador, existen empresas que, teniendo la capacidad económica
de adquirir una buena herramienta tecnológica, pero que, por no estar correctamente
informados, no son conscientes que sus recursos están siendo expuestos a situaciones que
pueden afectar sus finanzas.
Actualmente hay diversidad de sistemas informáticos que brindan la posibilidad de
llevar la información de manera confiable. Es el caso de la compañía Camposantos del
Ecuador S.A., tiene un problema de registro y control de sus activos fijos que ha generado
incertidumbre sobre la razonabilidad de sus saldos, debido a que la empresa cuenta con un
software contable el cual es usado para el control de otras cuentas que no incluye la
propiedad, planta y equipo cuyo control es llevado en hojas electrónicas de Excel y no existe
manuales que sirvan para llevar un control de la cuenta. Estos valores que salen de esas hojas
de cálculos, no son confiables y pueden causar una representación errónea en los estados
financieros de la empresa. Por lo que le representa mucha dificultad al contador llevar de esta
forma el control de esas partidas y más el tiempo que le lleva detectar los errores y
corregirlos.
2
Estas hojas de cálculo, llevadas períodos tras períodos da ocasión a errores que puede
cometer el usuario como, olvido de depreciar, o formulas mal elaboradas o aplicadas, copias
inadecuadas de celdas, etc. Es decir, no es un instrumento seguro para manejar una cantidad
importante de movimientos de las partidas de propiedad, planta y equipo.
Adicionalmente, en la empresa Camposantos del Ecuador, no se ha dado
cumplimiento fiel a las Normas Internacionales de Información Financiera, pues las políticas
contables de la empresa no se encuentran adecuadamente elaborados y carecen de
información, por lo cual no han sido técnicamente aplicados a los activos fijos que posee la
entidad.
La compañía no tiene manuales de procedimiento de funciones con respecto a la
cuenta de propiedades, planta y equipo y en lo que respecta al control interno, hay una
deficiencia para asegurar a cabalidad el control de estos activos.
El departamento de auditoria interna de Camposantos del Ecuador S. A., en sus
informes ha hecho observaciones de la importancia de la utilización de un software para
hacer eficiente este proceso de análisis de los activos fijos, pues las hojas de Excel son menos
confiables, teniendo que conformarse con los montos que le proporciona el contador a partir
de esa singularidad.
FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
¿Cómo el control interno de la cuenta propiedad, planta y equipo que es llevado en
Excel afecta a los estados financieros de la empresa Camposantos del Ecuador S.A?
¿Cómo se encuentra la situación contable de la propiedad, planta y equipo?
¿Qué manuales, políticas y controles sobre propiedad, planta y equipo existen en la
empresa?
¿Cómo se mejoraría el control interno de la propiedad, planta y equipo?
3
JUSTIFICACIÓN
Justificación teórica.
Este proyecto se apoya en los fundamentos teóricos de las normas contables vigentes,
en las Normas de Auditoría y las guías de autores de libros contables importantes para el
contador.
Las Normas Internacionales de Contabilidad vigentes en el Ecuador busca que las
entidades presenten sus estados financieros con saldos razonables, pero con lo acontecido en
el planteamiento del problema la empresa Camposantos del Ecuador, ha tenido errores
durante el manejo de las propiedades planta y equipo con lo cual se ha invertido tiempo en
buscar las correcciones de dichas cuentas para la presentación de sus propiedades.
Los métodos que existen para salvaguardar los activos fijos, son muchos, pero lo más
importante es tener identificado donde se encuentra funcionando el activo fijo, llevar un
correcto control contable y sustentado con sus facturas, realizar periódicamente observación
física, etc.
Para optimizar el registro, análisis y control de las propiedades, planta y equipo en una
empresa se necesita contar con un manual de procedimiento de funciones, una política
contable, una buena delegación de funciones y de gran importancia el uso de los sistemas
informáticos, el cual permite llevar un correcto control contable, llevar al día su deterioro por
uso o por tiempo, tener identificado el departamento donde se encuentra ubicado dicho bien y
permite codificar los bienes para una posterior observación física, entre muchas cosas más, el
sistema tiene grandes beneficios para la empresa.
Con este estudio podrá comprobar las ventajas de usar la tecnología y así proponer un
punto de vista diferente a la empresa y dé a conocer las bondades del uso tecnológico, la cual
4
disminuye la inversión de tiempo y dinero así como el esfuerzo innecesario para lograr el
resultado buscado.
Justificación metodológica.
Para el logro óptimo de los objetivos de esta investigación, se emplean las entrevistas
como método de obtención de la información relevante con profesionales del área y
conseguir sugerencias. Con esto, se busca descubrir los puntos a mejorar en la organización,
el grado de conocimiento del personal encargado de analizar y revisar la cuenta de propiedad,
planta y equipo, utilizando una investigación de campo, documental y descriptiva.
Justificación práctica.
Este proyecto favorece a la empresa en general, pues le dará tranquilidad a la
gerencia, al recibir información confiable, oportuna y eficaz y así cumplir cabalmente con las
leyes y normas contables.
El uso de un software, los manuales de procedimientos, políticas contables y una
buena delegación de funciones, permitirán al profesional contable responder ágilmente las
necesidades de los usuarios de la entidad, es la combinación idónea para cumplir con las
normas contables siguiendo un proceso establecido y automatizado, facilitando responder a
las necesidades de la empresa.
También se busca que este proyecto sirva al estudiante universitario, como instructivo
educativo para circunstancias similares y estén preparados para saber cómo desenvolverse en
este ámbito de la profesión.
OBJETIVO GENERAL
Proponer la optimización del control interno de la cuenta de propiedad, planta y
equipo para ayudar al registro, análisis y control en la empresa Camposantos del Ecuador.
Objetivos específicos.
5
i. Diagnosticar la situación contable y financiera de los elementos de propiedad, planta y
equipo en los últimos 5 períodos.
ii. Analizar los procedimientos de control, políticas y Normas Internacionales de
Contabilidad que se llevan en la propiedad, planta y equipo y sus debilidades.
iii. Proponer la sistematización de la cuenta, mejorar la política contable y control interno
de la cuenta propiedad, planta y equipo.
Delimitación de la investigación.
Para el desarrollo de este proyecto se tomará como área de estudio la cuenta de
propiedad, planta y equipo de la empresa Camposantos del Ecuador, se analizarán los
mayores contables de los años 2010 – 2014 y el detalle en excel con el que ejecutan los
cálculos de depreciación, así como también la observación de métodos de control interno
existentes sobre estas partidas, para esto se necesitará la colaboración de personal
involucrado en el proceso contable de las propiedades como el gerente financiero, el contador
y su respectivo asistente, también será útil contar con el criterio de quien ejecuta el proceso
de revisión en las áreas de la empresa como es el auditor interno.
HIPÓTESIS GENERAL
Si se mejora el control interno se optimizará el registro, análisis y control de los
elementos de la propiedad, planta y equipo, se facilitará la labor del contador y del auditor en
la revisión y análisis de estas partidas.
1. Variable independiente:
Optimizar el control interno y política.
2. Variable dependiente:
Revisión y análisis de propiedad, planta y equipo.
6
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
Tabla 1
Cuadro de Operacionalización de las Variables VARIABLES DEFINICIÓN
CONCEPTUAL
DEFINICIÓN
OPERATIVA
DIMENSIÓN INDICADORES ITEMS O
PREGUNTAS
INSTRUMENTOS TECNICA
INDEPENDIENTE
Optimizar el
control interno y
política.
Comprende control
interno, Política,
manuales y
procedimientos.
Desarrollo de
habilidades
investigativas
como
investigación de
campo y
documental.
Desarrollo de la
cultura investigativa
en el propio sitio
donde se encuentra
el objeto del
estudio.
Conocimiento sobre
el funcionamiento de
la cuenta
propiedades, plantas
y equipo.
¿Cree usted que se
aplica un
procedimiento
correcto, para el
registro y control
de la propiedad?
¿Es adecuado el
manual de
procedimiento que
utiliza la empresa?
Entrevista Cuestionario
Fomento de la
cultura investigativa
se apoya en fuentes
de subtipos de
información,
bibliográfica,
hemerográfica y
archivística.
Número de
actividades y eventos
análisis de políticas,
estados financieron,
manejo de la cuenta,
etc.
¿Se realiza
inspecciones
periódicas de los
Activos Fijos?
Entrevista Cuestionario
DEPENDIENTE
Revisión y análisis
de propiedad,
planta y equipo.
Anàlisis del control,
interno, políticas,
manuales y
procedimientos.
Medir las
competencias de
los controles
internos, políticas
contables y
entrevistas.
Producciòn
intelectual y
científica de área
contable, cuenta
propiedades, planta
y equipo.
1. Matriz de control
interno.
2. FODA.
¿Cuál es el nivel
de riesgo que
afronta la
compañía?
Entrevista Cuestionario
Nota: Tabla elaborada por el autor del proyecto basado en la investigación realizada.
7
Capítulo II
Marco Referencial
ANTECEDENTES
Según Guerrero Parra y Gil Correa (2006) en su trabajo de investigación titulado
“Diseño de un sistema de control interno para la propiedad planta y equipo de la empresa
industria de restaurantes de comidas limitada (I.R.C.C. limitada)”, planteó como objetivo
general diseñar un sistema de control interno sobre la propiedad planta y equipo, de la
empresa Industria de Restaurantes de Comidas Limitada ( I.R.C.C. Limitada), mediante un
análisis de cada uno de los componentes, y de la información suministrada, para mejorar el
control sistemático y físico de los mismos.
Llegando a la conclusión de que el método mas apropiado para realizar la evaluación
del sistema de control interno es el COSO ya que permitió determinar la viabilidad
económica y técnica del proyecto, además detectaron que el mayor riesgo de la empresa es el
manejo de la información y el suministro de esta para las áreas relacionadas con los procesos
para la propiedad, planta y equipo, para esto y otros riesgos detectados sugirieron mejoras en
el control y los procesos, y se relaciona con la presente investigacion, por tanto, el proyecto
se basa en crear un sistema de control interno para las propiedades, planta y equipo y nos
brindó parámetros y lineamientos para el desarrollo de este proyecto.
Según Salazar Guillen Marta Yolanda (2006) en su trabajo de investigación titulado
“Tratamiento contable de la propiedades planta y equipo bajo el enfoque de Normas
8
Internacionales de Información Financiera en las empresas de cementerios privados
del área metropolitana de San Salvador”, planteó como objetivo general proporcionar una
herramienta útil para el tratamiento contable de las propiedades, planta y equipo y su
presentación en los Estados Financieros.
Llegando a la conclusión de que el 80% de los contadores de empresas de cementerios
privados del área Metropolitana de San Salvador están de acuerdo en que se elabore un
trabajo sobre el tratamiento contable de las propiedades planta y Equipo en base a Normas
Internacionales de Información Financiera.
Se relaciona con la presente investigación, por tanto, el proyecto se basa en ofrecer
una herramienta útil al momento de contabilizar las propiedades, planta y equipo.
Según Sarmiento Annabell y Muñoz Ruth (2013), en su trabajo de investigación
titulado “Elaboración de un modelo de sistema de control de activos fijos en el Polimédico
Martínez ubicado en la ciudad de Milagro”, planteó como objetivo general determinar si la
incorrecta ejecución de tratamientos médicos se deben a la falta de un modelo de control de
activos fijos que disminuya extravíos, perdidas físicas y monetarias de los bienes existentes
en la entidad.
Llegando a la conclusión que la implementación de este modelo de control de activos
fijos permitirá comprobar las existencias, faltantes y obsolescencias que tiene este centro de
salud dentro de este rubro, mejorando las actividades administrativas de la entidad,
incrementando ganancias y disminuyendo costos.
Se relaciona con la presente investigacion, por tanto, el proyecto busca implementar
un modelo de control de activos para salvaguardarlos.
MARCO TEORICO
Teoría del control interno.
En su significado más amplio de control interno:
9
Comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las cualidades del
personal de una empresa, con el objetivo de: a) proteger sus activos, b)
asegurar la validez de la información, c) promover la eficiencia en las
operaciones, y d) Estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y
directrices emanadas de la dirección (Mira Navarros, 2006, pág. 11).
Al interpretar los controles:
El control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como
administrativos: a) los controles contables, comprenden el plan de
organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la
salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables, y b)
los controles administrativos se relacionan con la normativa y los
procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa
y el acatamiento de las políticas de la dirección y normalmente sólo influyen
indirectamente en los registros contables (Mira Navarros, 2006, pág. 11).
Según el auditor independiente debe:
Centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos
tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los
efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los
controles contables.
Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos
pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su
revisión y evaluación (Mira Navarros, 2006, pág. 11).
La función del control interno es:
Desarrollar o proporcionar una seguridad razonable en cuanto a la ejecución
de los objetivos para que cumplan las siguientes características: a) eficacia y
10
eficiencia de las operaciones, b) fiabilidad de la información financiera, y c)
cumplimiento de las leyes y normas aplicables (Coopers & Librand e Instituto
de Auditores Internos, 1997, pág. 16)
Objetivo del control interno.
El primer objetivo del control interno:
De acuerdo a las transacciones y al origen del flujo de actividades, ya sea por
componente básico de la actividad empresarial como ventas, compras, costo,
existencias, etc. Deben cumplir con las cuatro fases que son: a) autorización,
b) ejecución, c) anotación, y d) contabilización (Mira Navarros, 2006, pág.
12).
El segundo objetivo del control interno:
Por definición, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado
con el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la auténtica distribución
de responsabilidades y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de
empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos
empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de los otros
(Mira Navarros, 2006, pág. 12).
El tercer objetivo del control interno es:
Que toda empresa tenga una clara y bien planteada organización y cada uno de
sus miembros tenga un conocimiento apropiado de su función. El control
interno pretende comprender todos los métodos, procedimientos y
disposiciones organizativas adoptadas por una empresa para asegurar, en la
medida de lo posible; a) la salvaguarda de los activos, b) la exactitud y
fiabilidad de los registros contables, y c) promover la eficiencia operacional y
el seguimiento de las políticas de la dirección (Mira Navarros, 2006, pág. 12).
11
Elementos del control interno.
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control interno de la
entidad, es necesario aplicar los siguientes elementos:
Ambiente de control.
El ambiente de control sirve de base para todos los otros componentes de la
gestión de riesgos, proporcionando la disciplina y la estructura.
El ambiente de control tiene la estrategia y los objetivos, de estructurar
las actividades del negocio, identificando, evaluando, e interpretando los
riesgos. Es decir que incide sobre el funcionamiento de las actividades de
control, la información los sistemas de comunicación y las actividades de
supervisión. La dirección debe establecerodeterminar el grado de riesgo que
asumirá la organización. Se entiende como grado de riesgo la cantidad de
riesgo que la organización está dispuesta a aceptar para el logro de su objetivo
(Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3).
Ajuste de objetivos.
El ajuste de objetivos debe existir antes de que la dirección pueda identificar
los acontecimientos capaces de impedir su logro. La gestión de riesgos permite
asegurar que la dirección tiene un proceso para cumplir o alinear los objetivos
para el logro de la misión y visión de la organización, y que sean compatibles
con el grado de riesgo aceptado por la dirección (Fernandez Menta, 2003,
págs. 1-3).
Identificación de acontecimientos.
La identificación de los acontecimientos es la posibilidad de ocurrencia:
Son los acontecimientos capaces de afectar a la organización, pudiendo los
mismos tener impactos positivos y negativos.
12
Los acontecimientos potencialmente negativos representan un riesgo, el que
requiere de una evaluación y una respuesta por parte de la dirección, que
deben identificar los factores internos como los externos.
Los factores externos incluyen: a) ambiente económico y de negocio,
b) la naturaleza, y los factores políticos sociales y tecnológicos.
Los factores internos tienen en cuenta aspectos tales como:a) las
opciones de la gestión, b) el personal, y c) los procesos (Fernandez Menta,
2003, págs. 1-3).
Evaluación de riesgos.
Es fundamental para la organización evaluar los riesgos que puedan impedir el logro
de sus objetivos:
La evaluación de riesgos comprende una combinación de técnicas cualitativas
y cuantitativas.
Cuando en las técnicas cuantitativas no se posee suficiente información
para sustentar las evaluaciones cuantitativas se utiliza solo técnicas de
evaluación cualitativa, sin embargo, no debemos olvidar que la cuantificación
nos brinda más precisión en la evaluación de los riesgos.
Debemos tener en cuenta que la evaluación no se la puede realizar de
forma individual, debido a esto debemos abarcar los acontecimientos de forma
general que pueden interactúar para crear los impactos de riesgo sobre la
organización (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3).
Respuesta al riesgo.
Según (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3) “Para cada riesgo significativo la dirección
se ve obligada a generar potenciales respuestas. Siempre existirá un riesgo residual,
13
no solo porque los recursos son limitados, sino también debido a la incertidumbre del
futuro y a limitaciones inherentes a otras actividades.”
Actividades de control.
De acuerdo a (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3) “Las actividades de control son las
políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que la respuesta a los riesgos sea
correctamente efectuada. Las actividades de control ocurren en todos los niveles y
funciones de la organización.”
Información y comunicación.
La información:
Tanto interna como externa, debe ser identificada, captada y comunicada en
tiempo y forma para poder así evaluar los riesgos y establecer la respuesta a
los mismos, la información puede ser cualitativa, cuantitativa y deberá ser
transmitida oportunamente para permitir asumir las responsabilidades
individuales (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3).
Supervisión.
La gestión de riesgos (Fernandez Menta, 2003, págs. 1-3) “debe ser supervisada, y tal
supervisión puede hacerse en tiempo real o posterior, siendo la primera forma la más
eficaz.”
Definición de coso.
De acuerdo a (Instituto de Auditores Internos, 2013) “el COSO Committee of
Sponsoring Organizations of theTreadway, es creado con el objeto de ayudar a las
entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno, facilitando un modelo
en base al cual pudieran valorar sus sistemas de control interno.”
Estructura de los cinco componentes del COSO:
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables:
14
La estructura del estándar (Instituto de Auditores Internos, 2013) “se dividía en cinco
componentes: a) ambiente de control, b) evaluación de riesgos, c) actividades de
control, d) información y comunicación, y e) supervisión.”
Matrices de diagnóstico.
Las matrices de diagnóstico son:
Estructuras de datos cuyo objetivo es obtener información acerca de una
institución o empresa con respecto a si misma en lo que a sus procesos,
estructura organizacional y manejo de información se refiere, y con respecto al
contexto en el que se desenvuelve, analizando fortalezas y debilidades y
determinando su estado con respecto a la competencia.
Tales matrices están compuestas por información extraída del entorno y
de la organización misma, y diseñadas de manera tal que generen un resultado
cuantificable que precise, en términos matemáticos, una estadística acerca de
un aspecto específico. Tales resultados son tabulados y constituyen un
argumento sólido para el análisis posterior de una situación (Martínez, s.f.).
Matriz de evaluación del factor interno.
La matriz de evaluación del factor interno:
De acuerdo a (Lic. López Berzunza, 2013) “Suministra una base para analizar las
relaciones internas entre las áreas de las empresas. Es una herramienta analítica de
formulación de estrategia que resume y evalúa las debilidades y fortalezas de áreas
importantes.”
Matriz de evaluación del factor externo.
De acuerdo a (Lic. López Berzunza, 2013), “el análisis de evaluación de factor
externo permitirá a los estrategas resumir y evaluar toda la información externa, como
15
son: las variables ambientales decisivas, predicciones ambientales determinantes y la
matriz de perfil competitivo.”
MARCO CONTEXTUAL
Conocimiento del negocio.
Camposantos del Ecuador S. A., surge como empresa en 1994, luego que sus
accionistas fundadores con la imagen concebida en sus mentes de diferentes parques,
cementerios alrededor del mundo, deciden tomar lo más adecuado de cada uno de ellos y
levantar lo que ahora conocemos como Parque de La Paz, siendo su objeto social la
prestación de servicios a la comunidad, que comprenden cementerios destinados a la custodia
temporal o perpetua de despojos mortales de seres humanos y a la prestación de otros
servicios complementarios de culto religioso (ceremonias litúrgicas y de velación, entierros,
exhumaciones. entre otros).
El cementerio está ubicado en el Km. 13 ½ de la vía León Febres Cordero, empezó
con una extensión de 60 Ha., de las cuales el 25% se terminó en su totalidad y el restante se
encuentra aún en desarrollo. La parte construida se dividió en 5 zonas donde se distribuirían
los diferentes productos a ofrecer, dejando una de las zonas para la edificación de las salas de
velación, cafetería y oficinas.
Parque de La Paz se mantiene en constante crecimiento, lo que le ha permitido llegar a
otras ciudades, cantones y parroquias como: a) Durán con un cementerio de 3 Has, b)
Pascuales con cementerio de 1.3 Has, y c) Fortín con un cementerio de 4 Has.
Camposanto Parque de la Paz Machala cuyo cementerio es de aproximadamente 6
Has, a) Santa Rosa con una superficie aproximada de 4.3 Has, b) Pasaje con una superficie
aproximada 3.2 Has, c) Camposanto Parque de la Paz Daule, y d) Camposanto Parque de la
Paz Babahoyo.
Su misión.
16
Directorio Presidente
Contralor
Vice presidente
Gerente Sistemas Directorio Comercial
Gerente Financiero
Administrador Parque
Gerente General
Gerente Talento Humano
Auditor Interno
Proveer soluciones exequiales de calidad de manera rentable a toda la comunidad.
Su visión.
Construir, operar y comercializar cementerios en todos los mercados donde haya
capacidad de compra.
Visión por mejorar el servicio propuesta por los tesistas.
En máximo 5 años construir nuevas salas de velación para brindar servicios
exequiales en los sectores norte, sur, este y oeste en las diferentes ciudades que no tengan
dicho servicio, con el fin de satisfacer la comodidad de nuestros clientes.
Visión por mejorar los ingresos propuesta por los tesistas
Incrementar las ventas de las diferentes sucursales de la compañía en un porcentaje de
10% anual.
Organigrama estructural.
Mediante una representación gráfica presentamos el organigrama estructural de la
compañía Camposantos del Ecuador:
Figura 1. Organigrama estructural Imagen obtenida de la empresa Camposantos del Ecuador – departamento de gestión
Conocimiento del software contable.
17
Microsoft Dynamics GP es un sistema de contabilidad financiera para pequeñas y
medianas empresas que se ha expandido para abarcar una gama de funcionalidades cada vez
más consistente con una planificación completa de recursos empresariales (ERP) de la suite.
El producto se ha extendido por una amplia red de socios se centraron en una serie de
mercados verticales. Microsoft Dynamics GP fue desarrollado originalmente por Great Plains
Software basado en Dakota del Norte y fue adquirida por Microsoft en 2001. La última
versión, Microsoft Dynamics GP 2010, fue lanzado en abril de 2010.
Microsoft Dynamics GP tiene aplicaciones para la gestión financiera, gestión de
recursos humanos, la planificación de la fabricación, gestión de la cadena de suministro,
servicios de campo, inteligencia de negocios, colaboración, cumplimiento y gestión de TI. La
edición Advanced Management contiene características adicionales que no se encuentran
dentro de la edición Business Essentials. También hay módulos a la carta que se pueden
comprar por separado, junto con cientos de aplicaciones de terceros de proveedores de
software independientes (ISV), que se pueden añadir al sistema para satisfacer las
necesidades adicionales.
Campoecuador actualmente registra sus transacciones, mediante el sistema Microsoft
Dynamics GP, por el que se paga una cuota anual por concepto de renovación y
mantenimiento de licencias, el cual fue implementado en la empresa a fines del año 2006,
abastecido por una empresa del Grupo Más llamada Métodos Avanzados Industriales y de
Sistemas Cognos Cía Ltda. Cuya matriz se encuentra en Quito, pero también cuenta con
oficinas en Guayaquil.
A pesar que la empresa tiene un departamento de soporte y desarrollo que ayuda a los
usuarios a resolver inconvenientes que se presentan con los distintos hardware y software, en
ocasiones es necesaria la intervención de personal de esta empresa externa para solucionar
errores involuntarios que cometen los usuarios en el sistema; o, también en casos de asesorías
18
por implementaciones o modificaciones que debieran realizarse por distinta razones; sean
estas en su mayoría por variaciones en la presentación de información tributaria o mejoras en
los procesos de control.
MARCO CONCEPTUAL
Definición de propiedad, planta y equipo.
Las propiedades, planta y equipos se encuentran constituidos por bienes
tangibles propiedad de la entidad que llenen los siguientes requisitos: a) que
estén destinados a la producción de la renta, b) que se tenga el propósito de
utilizarlos, no de venderlos, y c) que su vida útil sea superior a un año.
Ejemplo de este tipo de activos son terrenos, inmuebles, maquinarias,
equipos, vehículos, instalaciones, muebles y enseres. Sin embargo, si la
empresa es propietaria de este tipo de bienes, pero no los utiliza en la
producción de la renta, no se clasifican dentro de este rubro, sino como, otros
activos (Bernal Niño, 2004)..
Cuestionario.
De acuerdo a (Contraloría General del Estado Bolivia, 2008), “los cuestionarios
constituyen los programas de trabajo debido a que establecen los controles sujetos a
relevamiento mediante indagaciones y pruebas de recorrido. Así mismo, la
comprobación del funcionamiento de los controles se desarrolla a través de
inspecciones.”
Análisis foda.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación
actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un
diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los
objetivos y políticas formulados (Glagovsky, 2001).
19
Terminologia.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (en inglés SWOT: strenghts,
weaknesses, oportunities, threats). De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas
como debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar
directamente sobre ellas. En cambio, las oportunidades y las amenazas son externas,
por lo que en general resulta muy difícil poder modificarlas (Glagovsky, 2001).
Fortalezas.
Son las capacidades especiales (Glagovsky, 2001). “con que cuenta la empresa, y por
los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se
controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, etc.”
Oportunidades.
Son aquellos factores que (Glagovsky, 2001) “resultan positivos, favorables, explo-
tables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas.”
Debilidades.
Son aquellos factores que (Glagovsky, 2001), “provocan una posición desfavorable
frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, etc.”
Amenazas.
Son aquellas situaciones que (Glagovsky, 2001), “provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.”
Políticas contables.
Las políticas contables por definición son:
20
Las convenciones, reglas y acuerdos necesarios para que la empresa pueda
determinar cómo va a reconocer, medir, presentar y revelar sus transacciones;
estas políticas contables definen qué tratamiento darle en los estados
financieros a cada tipo de transacción en un período determinado (NIC 8
Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores., 2012).
MARCO LEGAL
Reconocimiento de propiedades.
Reconocimiento de propiedades bajo normas internacionales.
Para reconocer un activo:
Aplicamos los siguientes conceptos: a) es probable que la entidad obtenga los
beneficios económicos futuros derivados del mismo; y b) el costo del
elemento puede medirse con fiabilidad.
La Norma no establece la unidad de medición para propósitos de
reconocimiento, por ello, se requiere la realización de juicios para aplicar los
criterios de reconocimiento a las circunstancias específicas de la entidad.
Podría ser apropiado agregar partidas que individualmente son poco
significativas, tales como moldes, herramientas y troqueles, y aplicar los
criterios pertinentes a los valores totales de las mismas (IFRS, NIC 16
Propiedades, Planta y Equipo, 2012).
Reconocimiento tributario de un activo.
El reconocimiento de la propiedad, planta y equipo según la norma tributaria
vigente en el Ecuador solo será legítimo si se encuentra respaldado por el
comprobante de venta que cumpla con los requisitos del reglamento de
comprobante de venta y retención (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015,
pág. 12).
21
Reconocimiento de un ingreso por venta de un activo fijo.
De acuerdo a la (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 9), “el
reconocimiento de ingreso por venta de un activo fijo será exonerado de impuestos a
la renta, cuando la empresa realice de forma ocasional la venta de inmuebles y su
actividad económica no se dedique a dicho concepto.”
Clasificación de la propiedad, planta y equipo.
La norma no establece la unidad de medición para propósitos de
reconocimiento, por ejemplo, no dice en qué consiste una partida de
propiedades, planta y equipo. Por ello, se requiere la realización de juicios
para aplicar los criterios de reconocimiento a las circunstancias específicas de
la entidad. La clasificación de las propiedades, planta y equipo se determinan
de la siguiente manera (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).
Muebles.
Basándonos en términos legales, para la clasificación de la distinción de que
son partidas consideradas como muebles, las que pueden transportarse de un
lugar a otro, sea moviéndose por sí mismas, como los animales (que por eso se
llaman semovientes), sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las
cosas inanimadas (Codigo Civil, 2005).
Inmuebles.
De acuerdo al (popup, 2011), “los activos fijos de una empresa se clasifican como
bienes inmuebles cuando no son trasladables, es decir, que no se pueden mover de un
sitio a otro.”
Depreciables.
22
“La inmensa mayoría de los activos fijos de una empresa son depreciables debido a
que sufren desgaste o deterioro por el uso a que son sometidos o por el simple
transcurso del tiempo.” (popup, 2011).
No depreciables.
Los Activos Fijos tangibles de planta no depreciables, son los bienes de una
organización que se pueden tocar y palpar y que no pierden su valor por su
uso. El activo clásico en esta clasificación son los terrenos. La tierra
regularmente no pierde valor por su uso, puede valorizarse o desvalorizarse; es
decir puede ganar o perder valor en el mercado, pero no se deprecia, por
ejemplo: a) terrenos, y b) construcciones en proceso (Guzmán Vásquez,
Guzmán Vásquez, & Romero Cifuentes, 2005).
Medición de las propiedades.
Mediciòn en el momento del reconocimiento de propiedades, planta y equipo.
“Un elemento de propiedades, planta y equipo, que cumpla las condiciones para ser
reconocido como un activo, se medirá por su costo” (IFRS, NIC 16 Propiedades,
Planta y Equipo, 2012).
Componentes del costo.
El costo de los elementos de propiedades, planta y equipo comprende: a) su
precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos
indirectos no recuperables, b) todos los costos directamente atribuibles para
que pueda operar, c) la estimación inicial de los costos de desmantelamiento y
retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta,
d) son ejemplos de costos atribuibles directamente: a) los costos de beneficios
a los empleados ¨según se definen (IFRS, NIC 19 Beneficios a los Empleados,
2012)” que procedan directamente de la construcción o adquisición de un
23
elemento de Propiedades, planta y equipo;” b) los costos de preparación del
emplazamiento físico; c) los costos de entrega inicial y los de manipulación o
transporte posterior; d) los costos de instalación y montaje; e) los costos de
comprobación de que el activo funciona adecuadamente; y f) los honorarios
profesionales (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).
Componentes del costo no atribuibles.
Los siguientes costos no se incluirán en el importe en libros de un elemento de
propiedades, planta y equipo: a) costos incurridos cuando un elemento, capaz
de operar de la forma prevista por la gerencia, todavía tiene que ser puesto en
marcha o está operando por debajo de su capacidad plena; b) pérdidas
operativas iníciales, tales como las incurridas mientras se desarrolla la
demanda de los productos que se elaboran con el elemento; y c) costos de
reubicación o reorganización de parte o de la totalidad de las operaciones de la
entidad (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).
Medición del costo.
El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo será el precio
equivalente en efectivo en la fecha de reconocimiento. Si el pago se aplaza
más allá de los términos normales de crédito, la diferencia entre el precio
equivalente al efectivo y el total de los pagos se reconocerá como intereses a
lo largo del período del crédito, a menos que tales intereses se capitalicen de
acuerdo con la NIC 23.
El costo de dicho elemento de propiedades, planta y equipo se medirá
por su valor razonable, a menos que: a) la transacción de intercambio no tenga
carácter comercial, o b) no pueda medirse con fiabilidad el valor razonable del
24
activo recibido ni el del activo entregado (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y
Equipo, 2012).
Medición después del reconocimiento.
De acuerdo a (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “la entidad elegirá
como política contable el modelo del costo del párrafo 30 o el modelo de revaluación
del párrafo 31, y aplicará esa política a todos los elementos que compongan una clase
de propiedades, planta y equipo.”
Modelo del costo.
De acuerdo a la (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “con
posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y
equipo se registrará por su costo menos la depreciación acumulada y el importe
acumulado de las pérdidas por deterioro del valor.”
Modelo de revaluación.
Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades,
planta y equipo:
Se contabilizará por su valor revaluado cuando pueda medirse con fiabilidad,
menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por
deterioro que haya sufrido. Las revaluaciones se harán con suficiente
regularidad, para asegurar que el importe en libros, en todo momento, no
difiera significativamente.
La frecuencia de las revaluaciones dependerá de los cambios que
experimenten los valores razonables de los elementos de propiedades. Cuando
el valor razonable del activo revaluado difiera significativamente, será
necesaria una nueva revaluación. Algunos elementos de propiedades
experimentan cambios significativos y volátiles en su valor razonable, por lo
25
que necesitarán revaluaciones anuales. Para las propiedades que no
experimientan cambios vólatiles éstos, pueden ser suficientes las
revaluaciones hechas cada tres o cinco años (IFRS, NIC 16 Propiedades,
Planta y Equipo, 2012).
Contabilización de acuerdo a.
El aumento se reconocerá directamente en otro resultado integral y se
acumulará en el patrimonio, bajo el encabezamiento de superávit de
revaluación.
Cuando se reduzca el importe en libros de un activo como
consecuencia de una revaluación, tal disminución se reconocerá en el
resultado del período. Sin embargo, la disminución se reconocerá en otro
resultado integral en la medida en que existiera saldo acreedor en el superávit
de revaluación en relación con ese activo (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y
Equipo, 2012).
Los impuestos sobre las ganancias, por efectos de la revaluación.
Se contabilizarán y revelarán de acuerdo con la NIC 12 Impuesto a las Ganancias.
Depreciación.
Base legal contable.
Es el proceso contable con el cual se registra el gasto de un activo por el uso
dentro de un período. Se depreciará de forma separada cada parte de un
elemento de propiedades que tenga un costo significativo con relación al costo
total del elemento (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).
Importe depreciable y período de depreciación.
El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo
largo de su vida útil. El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán,
26
como mínimo, al término de cada período anual y si las expectativas difirieren
de las estimaciones previas, los cambios se contabilizarán como un cambio en
una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8 Políticas Contables,
Cambios en las Estimaciones Contables y Errores. (IFRS, NIC 16
Propiedades, Planta y Equipo, 2012).
Comienzo y conclusión de la depreciación.
La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso,
esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias
para operar de la forma prevista por la gerencia.
La depreciación de un activo cesará en la fecha más temprana entre
aquélla en que el activo se clasifique como mantenido para la venta, y la fecha
en que se produzca la baja en cuentas del mismo. Por tanto, la depreciación no
cesará cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso activo, a
menos que se encuentre depreciado por completo (IFRS, NIC 16 Propiedades,
Planta y Equipo, 2012).
Base legal tributaria de la depreciación.
De acuerdo a la (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 12), “será reconocido
como un gasto deducible o valido para las leyes vigentes en el Ecuador en los
siguientes casos:”
Depreciación de propiedad, con uso ecológico.
Cuando la empresa compre o adquiera una maquinaria y equipos de energía de
fuente renovable con reducción del impacto ambiental de la actividad
productiva, su depreciación será 100% deducible sin que esta exceda el 5% de
los activos totales. El incremento por revalúo de dicha adquisición no será
27
deducible para efectos tributarios (Reglamento de Regimen Tributario Interno,
2015, pág. 54).
Depreciación y adquisición de Vehículo.
Cuando una entidad realice la adquisición de un vehículo que a la fecha de
adquisición no supere los $35,000, la empresa podrá deducir, lo siguiente: a)
intereses por préstamos para la compra del vehículo, b) depreciación o
amortización, y c) tributos a la propiedad del vehículo.
El exceso de dicho valor será considerado no deducible (Ley de
Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 18).
Depreciación del resto de propiedades.
De acuerdo a la (Ley de Regimen Tributario Interno, 2015, pág. 18)
La depreciación para el resto de propiedades, planta y equipo solo será
reconocida por las normas vigentes en el Ecuador, cuando: a) no supere los
porcentajes establecidos en la ley tributaria (Reglamento de Regimen
Tributario Interno, 2015, págs. 24-26), b) edificios, naves, aeronaves, barcazas
y similares 5% anuales., c) instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10%
anual, d) vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20%
anual, y e) equipos de cómputo y software 33% anual.
En caso de superar los porcentajes establecidos por dicho reglamento
será considerado como depreciación acelerada.
El método para la depreciación de las propiedades, planta y equipo
autorizado por el Servicio de Rentas Internas es un método que no sea
depreciación acelerada y el único método que no es depreciación acelerada es
el método de línea recta.
28
Para aplicar métodos de depreciación acelerada la entidad previa
deberá pedir autorización al director del SRI.
Cuando un contribuyente haya procedido a la revaluación de activos, la
depreciación correspondiente a dicho revalúo no será deducible, si se asigna
un nuevo valor a activos completamente depreciados, no se podrá volverlos a
depreciar.
Cuando la entidad compre un activo de segunda mano solo se podrá
depreciar los años de vida útil restantes.
Métodos de depreciación.
“El método de depreciación escogido debe representar fielmente el patrón de
consumo o la vida útil de la propiedad, planta y equipo y sus componentes (IFRS,
NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).”
El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al
término de cada período anual y, si hubiera habido un cambio significativo en
el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros
incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho
cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de
acuerdo con la (NIC 8 Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones
Contables y Errores., 2012).
Método de línea recta.
La depreciación lineal dará lugar a un cargo constante a lo largo de la vida útil del
activo, siempre que su valor residual no cambie.
El método de la línea recta es el método más sencillo y más utilizado.
Este método supone que la depreciación anual del activo fijo es la misma
durante cada año de su vida útil. Designado por DT depreciación total sufrida
29
por el activo a lo largo de su vida útil del activo en años, entonces la
depreciación anual viene dada por: D=DT/n
La depreciación total se obtiene de con la siguiente fórmula: DT=C-S
O se puede utilizar una fórmula combinada, donde el costo se le disminuye el
valor residual y se divide para el número de períodos, así: D=C-S/n (Vidaurri
Aguirre, 2008).
El método de depreciación decreciente.
El método de depreciación decreciente en función del saldo del elemento dará lugar a
un cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil.
Tenemos dos enfoques de depreciación decreciente, estos son:
La suma de números dígitos.
También conocida como depreciación acelerada, donde la depreciación del
período se lo obtiene, multiplicando el importe depreciable (costo del activo
fijo- valor residual) por el porcentaje de depreciación asignado.
El porcentaje de depreciación asignado es igual al período de
depreciación (de mayor a menor) dividido para la sumatoria de la vida útil
estimada (Charco, 2012).
Doble cuota sobre valor en libros.
Denominada así, porque el valor decreciente coincide con el doble del valor
obtenido mediante el método de la línea recta. En este enfoque de la
depreciación decreciente no se toma en cuenta el valor residual al momento de
determinar la depreciación del período (Charco, 2012).
30
Método de la suma de los dígitos del año.
Este es un método de depreciación acelerado, en el cual la depreciación es
mayor en los primeros años de vida del activo fijo, disminuyendo en los años
subsecuentes.
Si DT es la depreciación total o base a depreciar de un activo fijo,
entonces la depreciación anual viene dada por: D=(DT)(F).
En donde F es una fracción cuyo denominador es la suma de los años
de la vida útil del activo; de ahí el nombre de este método. Por ejemplo, si la
vida útil de un activo es de 5 años, entonces el denominador de la fracción F
es 1 + 2 + 3 + 4 + 5=15.
Si n años es la vida útil de un activo, entonces el numerador de la
fracción para el primer año es n; para el segundo año, el numerador será (n–
1); para el tercer año (n – 2); para el cuarto año (n – 3); y así sucesivamente.
Por ejemplo, para un bien con 5 años de vida útil, las fracciones F serían, a)
5/15 para el primer año, b) 4/15 para el segundo año, c) 3/15 para el tercer
año, d) 2/15 para el cuarto año, y c) 1/15 para el quinto año (Vidaurri Aguirre,
2008).
Doble cuota sobre valor en libro.
Se considera doble cuota sobre el valor en libro, porque el porcentaje
depreciable es multiplicado por 2. Por ejemplo, supongamos que tenemos una
maquinaria que tiene un período de vida útil por 10 años, el porcentaje
depreciable será 100% dividido para los 10 años y multiplicado por 2, este
resultado 20% es aplicado para todos los años por igual. Adicionalmente, el
porcentaje de 20% será aplicado al costo de la maquinaria sin considerar el
valor residual, al final del período de depreciación se aplicará un ajuste para
31
que el valor en libros coincida con el valor residual aplicado por la entidad
(Charco, 2012).
El método de las unidades producidas.
El método de las unidades de producción dará lugar a un cargo basado en la
utilización o producción esperada.
Se utiliza para depreciar la maquinaria y el equipo, los vehículos,
montacargas, etc., ya que es común que estos activos se desgasten en función
de las unidades que producen, es decir, entre más sean las unidades producidas
o las horas de servicio, mayores serán los ingresos generados.
El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el
número total de las unidades que puede producir el activo, o el número de
horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá, todo
ello de acuerdo con la fórmula.
Este método resulta recomendable para su aplicación en aquellos bienes que
están sujetos a mayor desgaste.
Observamos la fórmula que nos dará la pauta para aplicar el método:(Costo de
adquisición-Valor de desecho)/Unidades Producidas (Rafael, 2010).
Deterioro.
De acuerdo a (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “para determinar si
un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad
aplicará la NIC 16 Deterioro del Valor de los Activos.”
En dicha norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe
en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo
debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor.
Compensación por deterioro del valor.
32
Las compensaciones procedentes de terceros, por elementos de propiedades,
planta y equipo que hayan experimentado un deterioro del valor, se hayan
perdido o se hayan abandonado, se incluirán en el resultado del período
cuando tales compensaciones sean exigibles.
El deterioro del valor o las pérdidas de los elementos de propiedades,
planta y equipo se contabilizarán de forma separada según la NIC 36; la baja
en cuentas de los elementos de propiedades, planta y equipo retirados o de los
que se haya dispuesto por otra vía se contabilizará según lo establecido en esta
Norma; la compensación de terceros por elementos de propiedades, planta y
equipo que hubieran visto deteriorado su valor, se hubieran perdido o se
hubieran abandonado se incluirá en la determinación del resultado del período,
en el momento en que la compensación sea exigible; y el costo de los
elementos de propiedades, planta y equipo rehabilitados, adquiridos o
construidos para reemplazar los perdidos o deteriorados se determinará de
acuerdo con esta Norma (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012).
Baja en cuentas de propiedad, planta y equipo.
De acuerdo a la (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012), “el importe en
libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas: a)
por su disposición; o b) cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros
por su uso o disposición.”
33
Capítulo III
Marco Metodològico
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.
Este proyecto aplicará dos tipos de investigación para la obtención de datos, como la
investigación de campo la cual nos permite estudiar las necesidades y problemas en el propio
sitio donde se encuentra el objeto del estudio a efecto de aplicar los conocimientos con fines
prácticos que se pueden manejar con más seguridad y la investigación documental la cual se
apoya en fuentes de subtipos de información, bibliográfica, hemerográfica y archivística, la
primera basándonos en consultas de libros, la segunda en artículos y blogs y la tercera
revisando expedientes, archivos, etcétera.
TIPO DE LA INVESTIGACIÓN.
El tipo de la investigación a emplear en este estudio de factibilidad es no
experimental, ya que se realizará con entrevistas de forma descriptiva y apoyándose en el
criterio de los profesionales para conseguir sugerencias positivas para descubrir los puntos a
mejorar en la organización y alcanzar los objetos positivos en esta investigación.
POBLACIÓN Y MUESTRA.
Limitaciones de la investigación.
Población.
Este proyecto está encaminado al análisis en la empresa Camposantos del Ecuador
S.A.
34
Muestra.
La muestra a analizar son las cuentas que conforman el rubro propiedades, planta y
equipo, se revisará el detalle que contiene los bienes que pertenecen a esta categoría. La
técnica que utilizaremos para seleccionar la muestra será mediante técnicas de auditoría (Mira
Navarros, 2006), “tales como la unidad de muestreo, el cual es el elemento individual de una
población, como, por ejemplo, cada cheque de una relación de cheques depositados en el
banco, cada abono de un extracto bancario, cada factura de ventas o cada saldo de cliente, o
una unidad monetaria.”
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN.
Para el logro óptimo de los objetivos de esta investigación, se emplean las entrevistas
como método de obtención de la información relevante con profesionales del área y
conseguir sugerencias.
También se utilizará cuestionario de control interno, se recopilará la información en
base al método de observación de auditoría.
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS.
Presentación de la situación contable de la propiedad planta y equipo.
Al 31 de diciembre del 2014 el total de sus activos fué de $ 57’480,868.03 dentro de
lo cual se encuentra el rubro de propiedad, planta y equipo sumando $6’912,762.67
equivalente aproximadamente al 12% de los activos totales. Este valor se encuentra reflejado
en 20 cuentas contables atribuibles al costo y 12 cuentas donde se registra la depreciación
acumulada de los mismos.
Hacemos una representación de la magnitud de la partida de propiedad, planta y
equipo con relación al total de activos en los períodos 2010 a 2014:
35
Tabla 2
Proporción de los activos fijos con relación a los activos totales, período 2010-2014
Nota. La tabla presenta las variaciones de las propiedades, planta y equipo con relación a los activos totales, se han
mantenido entre un 12% y 14%, entre todos los períodos analizados
A continuación, presentamos un resumen de los activos totales de la empresa donde
mostramos los saldos según el Estado de Situación Financiera de estas cuentas al cierre de
cada año:
Tabla 3
Resumen de los activos totales del Estado Financiero del período 2010 al 2014
Nota. Se observa que las propiedades, planta y equipo ocupan el segundo lugar de importancia dentro del total de los
activos, siendo los inventarios el rubro de mayor cuantía.
CONCEPTO
2010 2011 2012 2013 2014
Representación porcentual de Propiedad, Planta y Equipo 13% 13% 14% 13% 12%
PERIODOS
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA
2010 2011 2012 2013 2014
111 CAJA - BANCOS 1.019.273,27 448.459,44 1.106.975,72 2.102.555,58 903.987,16
112 INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES 4.000,00 4.000,00 4.000,00 600.000,00 -
113 CUENTAS Y DOCS. POR COBRAR 3.627.628,91 4.482.054,94 2.160.503,94 8.449.203,23 4.728.173,51
114 INVENTARIO 36.945.828,04 37.610.941,62 38.704.984,35 37.390.823,37 38.213.458,53
115 GASTOS ANTICIPADOS 5.495,25 - - - 5.060,00
12 ACTIVO NO CORRIENTE - - - - -
121 CUENTAS Y DOCS.POR COBRAR A LARGO PLAZO 2.180.504,78 2.207.821,53 43.509,94 - -
122 INVERSIONES PERMANENTES 1.011.616,56 1.011.616,56 1.011.615,56 - 6.615.844,01
123 ACTIVO FIJO TANGIBLE 6.986.099,31 6.978.443,23 6.741.013,40 6.971.207,04 6.912.762,67
13 OTROS ACTIVOS - - - - -
131 CARGOS DIFERIDOS 75.689,69 63.590,69 52.112,08 157.464,69 70.128,85
139 ACTIVOS VARIOS 24.768,23 28.052,32 24.751,37 31.453,32 31.453,30
TOTAL ACTIVOS TOTALES 51.880.904,04 52.834.980,33 49.849.466,36 55.702.707,23 57.480.868,03
PERIODO
36
Tabla 4
Resumen del costo y depreciaciones acumuladas de las cuentas contables de propiedades del período 2010 al 2014
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA
2010 2011 2012 2013 2014
1231 NO DEPRECIABLE 4.647.299,60 4.650.109,86 4.650.109,86 4.630.905,64 4.630.282,14
12310001000001 Act. No Deprec. Pinacoteca 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68
12310002000001 Act. No Deprec. Esculturas 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66
12310003000001 Act. No Deprec. Terreno 4.206.257,19 4.206.257,19 4.206.257,19 4.206.257,19 4.206.257,19
12310005000001 Act. No Depreciables Otros Aurora 17.017,46 19.827,72 19.827,72 623,50 -
12310013000001 No Depreciable Terreno Revaloriz. 391.511,61 391.511,61 391.511,61 391.511,61 391.511,61
1232 DEPRECIABLE 3.882.422,07 4.047.386,11 4.123.692,61 4.674.681,31 4.922.725,27
12320001000001 Act.Deprec. Edificio 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.851.556,22
12320001000003 Act.Deprec. Edificio - - - 53.370,48 53.370,48
12320002000001 Act.Deprec. Instalaciones 44.128,43 45.248,43 45.546,87 274.393,21 276.384,64
12320003000001 Act.Deprec. Muebles y Enseres 290.367,87 309.568,35 317.370,07 296.069,70 298.030,28
12320003000002 Act.Deprec. Muebles y Enseres 2.128,00 2.128,00 2.648,80 2.648,80 2.648,80
12320003000006 Act.Deprec. Muebles y Enseres - - - - 728,00
12320004000001 Act.Deprec. Equipos de Oficina 114.362,72 106.384,74 128.081,84 152.706,04 229.523,64
12320004000002 Act.Deprec. Equipos de Oficina - - - - 873,60
12320004000003 Act.Deprec. Equipos de Oficina 344,33 344,33 344,33 344,33 344,33
12320004000006 Act.Deprec. Equipos de Oficina Fortin - - - 574,56 574,56
12320005000001 Act.Deprec. Equipos de Computación y Software 168.833,31 185.849,18 195.991,12 300.683,86 361.934,76
12320005000002 Act.Deprec. Equipos de Computación y Software Dura - - 171,92 171,92 171,92
12320006000001 Act.Deprec. Maquinarias y Equipos 234.341,72 255.548,54 278.088,34 353.614,33 380.009,81
12320006000003 Act.Deprec. Maquinarias y Equipos - - - 2.823,26 2.823,26
12320006000006 Act.Deprec. Maquinarias y Equipos Fortin - - - 5.096,00 -
12320007000001 Act.Deprec. Vehiculos 71.409,45 185.808,30 198.943,08 275.678,58 255.651,70
12320011000001 Deprec.Edfic. Revaloriz. 208.099,27 208.099,27 208.099,27 208.099,27 208.099,27
PERIODO
37
Nota. Esta tabla proporciona los valores de cada cuenta que conforma la propiedad, planta y equipo entre el periodo 2010 – 2014
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA
2010 2011 2012 2013 2014
1233 DEPRECIACION ACUMULADA (1.543.622,36) (1.719.052,74) (2.032.789,07) (2.334.379,91) (2.640.244,74)
12330001000001 Deprec.Acum. Edificio (1.074.451,33) (1.211.871,72) (1.459.844,76) (1.623.277,50) (1.784.339,69)
12330001000002 Deprec.Acum. Edificio (6.065,18) (6.065,18) (6.065,18) (6.065,18) (6.065,18)
12330001000003 Deprec.Acum. Edificio - - - (11.118,92) (13.565,10)
12330002000001 Deprec.Acum. Instalaciones (8.488,45) (12.945,73) (16.792,62) (38.730,77) (66.270,79)
12330003000001 Deprec.Acum. Muebles y Enseres (148.114,75) (156.936,78) (170.013,41) (169.431,75) (152.018,63)
12330003000006 Deprec.Acum. Muebles y Enseres - - - - (30,35)
12330004000001 Deprec.Acum. Equipos de Oficina (59.056,79) (48.208,99) (53.991,03) (67.077,11) (79.282,46)
12330004000006 Deprec.Acum. Equipos de Oficina Fortín - - - (33,53) (91,01)
12330005000001 Deprec.Acum. Equipos de Computación y Software (85.129,25) (76.275,28) (96.476,76) (124.202,86) (165.543,76)
12330006000001 Deprec.Acum. Maquinarias y Equipos (129.752,78) (153.193,56) (178.775,77) (193.045,32) (227.396,76)
12330006000003 Deprec.Acum. Maquinarias y Equipos - - - (1.105,91) (1.364,74)
12330006000006 Deprec.Acum. Maquinarias y Equipos - - - (501,35) -
12330007000001 Deprec.Acum. Vehiculos (32.563,83) (53.555,50) (50.829,54) (99.789,71) (144.276,27)
123 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 6.986.099,31 6.978.443,23 6.741.013,40 6.971.207,04 6.912.762,67
PERIODO
38
No se aprecia una cuenta, que revele, si alguno de estos activos ha sufrido deterioro,
debido a que en la política de la compañía especifican que se reconocerá el deterioro siempre
y cuando exista un indicio de aquello; también mencionan que los terrenos y edificios son
valorados en función al avalúo pericial, mientras que los demás grupos de activos se
presentan en función al costo.
Componentes de la propiedad, planta y equipo.
La entidad posee activos en los diferentes grupos de la propiedad, planta y equipo,
como son:
Pinacoteca.
Es un espacio destinado a la exposición de obras artísticas de carácter pictórico. Estas
obras fueron pintadas por diferentes artistas como Mafaldo, Valdez, Lara, Romel Vera; en su
mayoría se encuentran ubicadas en las salas de velación del Camposantos de la Aurora. Este
grupo de activos se encuentra valorado al costo.
Esculturas.
Es una realidad plástica que posee a la vez un contenido mental. La empresa las tiene
ubicadas en las diferentes salas de velación de la Alborada, la Aurora y Durán. Este grupo de
activos se encuentra valorado al costo.
Terrenos.
Representa todos aquellos sitios o espacios de tierra propiedad de la compañía. En
este caso, para efectos contables se encuentran, debidamente identificados como inventarios
los terrenos que son usados para la venta de los diferentes productos; mientras que los
terrenos que son ocupados por edificaciones como por ejemplo las oficinas administrativas,
bodegas están clasificadas dentro de los activos fijos. Los terrenos son valorados por el
modelo de revaluación, su último revalúo fue en el año 2008, posterior a esto no se han
efectuado ajustes por revaluación.
39
Edificios.
La partida de edificios en los activos fijos comprende puntualmente los adquiridos por
la entidad para uso administrativo y almacenes. Esto está diferenciado de las edificaciones
concernientes al negocio fúnebre (destinados a la venta), reconocidas en inventarios. Estos se
encuentran valorados por el modelo de revaluación, su último revalúo fue en el año 2008,
posterior a esto no se han efectuado ajustes por revaluación.
Maquinarias y equipos.
Son todas aquellas maquinarias y equipos que tiene la empresa para la realización de
sus actividades comerciales correspondientes a fabricación, modificación o servicios. La
mayoría de estos son equipos pesados que posee la empresa para los diferentes trabajos de
mantenimiento u obras que se dan en los distintos camposantos. Este grupo de activos se
encuentra valorado al costo.
Mobiliario y equipos de oficina.
Está compuesto por todos aquellos muebles y enseres que sean propiedad de la
empresa y que son utilizados en áreas de producción o servicios, entre ellos se mencionan
anaqueles, escritorios, archivos, sillas, entre otros. Este grupo de activos se encuentra
valorado al costo.
Equipos de computación.
Compuesta por todos los equipos de computación propiedad de la compañía,
computadoras, sistemas informáticos, etc. Este grupo de activos se encuentra valorado al
costo.
Vehículos.
Son los vehículos que tiene la empresa para usos diferentes al reparto de mercancía y
traslados varios.
40
La empresa posee en este grupo motos que mayormente son utilizadas para efectuar
las distintas cobranzas a los clientes, y, vehículos usados para trasladar a los clientes desde
las salas de velación a los distintos camposantos en las prestaciones de los servicios
funerarios. Este grupo de activos se encuentra valorado al costo.
Instalaciones.
Conjuntos de elementos propiedad de la empresa que junto con la maquinaria y el
mobiliario intervienen de forma directa o indirecta en la transformación, distribución o ventas
de las materias primas, producto semi elaborado o elaborados resultantes de la actividad
habitual de la misma. Cuenta de activo que recoge el costo de adquisición de estos elementos
en su debe y en el haber las amortizaciones efectuadas sobre el mismo. Este grupo de activos
se encuentra valorado al costo.
Una vez hecha la introducción a cada uno de los grupos de bienes que posee la
empresa presentamos la manera en que estos son controlados y valorados.
La Empresa controla los bienes que conforman la propiedad, planta y equipo,
mediante una hoja de cálculos electrónica (Excel), este detalle es actualizado mes a mes y es
utilizado al momento de efectuar, las transacciones contables, tales como las cargas al gasto
por depreciaciones; así como también al efectuar bajas de los mismos por culminación de su
vida útil o venta.
El detalle incluye varias columnas, entre las más destacadas tenemos el tipo de activo,
la cuenta contable a la que corresponde, la fecha de adquisición, total de meses depreciados,
características del bien adquirido, área a la que fue asignado, porcentaje de depreciación,
costo, depreciación acumulada y mensual.
Cabe mencionar que este reporte no es evaluado, revisado, ni aprobado,
mensualmente por un personal de mayor jerarquía en el departamento contable, el cual es
41
revisado o chequeado a fin de año por el presupuesto anual de la empresa, por lo cual el
control que lleva la compañía de esta cuenta de propiedad, planta y equipo, es basado en la
confianza hacia el personal encargado de dicho rubro.
Presentamos a continuación un resumen de los períodos anteriores de la hoja de
cálculo electrónica (Excel), que maneja la compañía, con la cual controla dicho rubro y cuyo
saldo al cierre de cada ejercicio económico, es el siguiente:
42
Tabla 5
Resumen del costo de la propiedad, planta y equipo según detalle en Excel del 2010 al 2014
Nota. Con la información proporcionada por el departamento contable de la compañía determinamos los respectivos totales mostrados en la tabla 5, el cual presenta un incremento en la
adquisión de propiedades; en comparación a los períodos anteriores al 2014 muestra un incremento de más del 100%
CUENTAS NOMBRE DE LA CUENTA
2010 2011 2012 2013 2014
12310001000001 Pinacoteca 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68 17.266,68
12310002000001 Escultura 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66 15.246,66
12310003000001 / 0013 Terreno No Depreciable 4.597.768,80 4.597.768,80 4.597.768,80
12310005000001 Act. No Depreciables Otros 19.827,72 2.810,26 2,00
12320001000001 Edificio 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.748.406,97 2.851.556,22
12320001000003 Edificio Pascuales 53.370,48
12320002000001 Instalaciones 44.518,99 45.638,99 46.110,72 274.393,21 276.384,64
12320003000001 Muebles Enseres y Equipos 290.261,33 310.832,41 318.400,45 296.764,10 298.030,28
12320003000002 Muebles Enseres y Equipos Durán 2.128,00 2.128,00 3.343,20 2.648,80 2.648,80
12320003000006 Muebles Enseres y Equipos Fortín 728,00
12320004000001 Equipos de Oficina 102.530,68 108.657,37 115.933,65 152.706,04 229.523,64
12320004000002 Equipos de Oficina Durán 873,60
12320004000003 Equipos de Oficina Pascuales 344,33 344,33 344,33 344,33 344,33
12320004000006 Equipos de Oficina Fortín 574,56 574,56
12320005000001 Equipos de Computación 139.336,39 175.309,85 192.512,94 300.683,86 361.934,76
12320005000002 Equipos de Computación Durán 171,92 171,92 171,92
12320005000003 Equipos de Computación Pascuales 3.328,64
12320006000001 Maquinarias 232.001,95 253.208,77 278.087,37 353.614,33 380.010,81
12320006000003 Maquinarias Pascuales 2.823,26
12320006000006 Maquinarias Fortín 4.420,00 5.096,00
12320007000001 Vehiculo 75.220,66 185.807,30 198.943,08 275.678,58 255.651,70
12320011000001 Revaluo Edificios 208.099,27
TOTAL COSTO ADQUISICIÓN 3.667.262,63 3.862.847,32 8.560.113,12 9.044.175,10 9.553.010,40
PERIODO
43
Tabla 6
Resumen de la depreciación acumulada de la propiedad, planta y equipo según detalle en Excel del 2010 al 2014
Nota. La tabla muestra en resumen la depreciación acumulada, la cual no coincide con la información del Estado de Situación Financiera (Véase Tabla 4).
CUENTAS NOMBRE DE LA CUENTA
2010 2011 2012 2013 2014
12310005000001 Act. No Depreciables Otros - (2.134,30) (2,06)
12330001000001 Edificio (1.080.516,48) (1.217.936,83) (1.355.357,18) (1.492.777,53) (1.630.197,88)
12330001000003 Edificio Pascuales (13.787,37)
12330002000001 Instalaciones (8.581,44) (13.036,67) (16.921,23) (42.003,54) (69.543,57)
12330003000001 Muebles Enseres y Equipos (159.783,98) (168.381,69) (181.317,35) (180.682,36) (162.600,94)
12330003000002 Muebles Enseres y Equipos Durán (635,04) (847,84) (1.082,34) (1.347,22) (1.612,10)
12330003000006 Muebles Enseres y Equipos Fortín (24,27)
12330004000001 Equipos de Oficina (59.598,32) (62.789,09) (52.060,09) (64.955,16) (77.560,78)
12330004000002 Equipos de Oficina Durán (21,84)
12330004000003 Equipos de Oficina Pascuales (25,82) (60,26) (94,69) (129,12) (163,56)
12330004000006 Equipos de Oficina Fortín (33,52) (86,18)
12330005000001 Equipos de Computación (65.815,48) (63.990,78) (95.213,43) (121.552,30) (163.157,14)
12330005000002 Equipos de Computación Durán - (57,30) (114,60)
12330006000001 Maquinarias (129.752,25) (153.210,89) (179.156,53) (193.300,52) (229.255,80)
12330006000003 Maquinarias Pascuales (1.388,10)
12330006000006 Maquinarias Fortín (73,67) (538,20)
12330007000001 Vehiculo (36.194,12) (57.187,75) (55.106,84) (104.067,24) (148.582,73)
12330011000001 Revaluo Edificios (162.577,55)
TOTAL DEPRECIACIÓN ACUMULADA (1.540.902,94) (1.737.441,79) (1.936.383,34) (2.203.578,32) (2.660.676,48)
PERIODO
44
Efecto tributario de las transacciones de propiedad, planta y equipo.
La empresa no ha realizado un revaluó posterior desde su implementación por primera
vez a las NIIF. Los libros contables no presentan activos ni pasivos diferidos que provengan
de los elementos de propiedad planta y equipo.
Análisis del control interno de la propiedad, planta y equipo.
El control interno de la cuenta de propiedad, planta y equipo, busca cumplir con la
eficacia y eficiencia en las operaciones, veracidad de la información financiera y operativa,
proteger los recursos de la entidad, cumplir con leyes y normas, así como prevenir los errores
e irregularidades que se pudieran presentar en dicho proceso.
La empresa no tiene definido por escrito quien es el responsable de revisar y aprobar
los registros que efectúa el asistente contable.
La empresa no cuenta con un manual de políticas contables adaptado a NIIF, tampoco
con un manual de procedimientos de control interno de la propiedad, planta y equipo.
Hemos desarrollado un cuestionario para el análisis del control interno de la
propiedad, planta y equipo en la entidad, las respuestas obtenidas son en base a
conversaciones mantenidas con el personal contable – financiero de la compañía y a las
entrevistas realizadas.
Tabla 7
Cuestionario de Control Interno CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
REALIZADO POR: ISRAEL D´STTEFFANO Y SANDRA CATAGUA
PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES
1. ¿Llevan registros detallados
que muestran el costo y la
depreciación acumulada de las
distintas partidas de la propiedad,
planta y equipo?
X
2. ¿Se cuadran, al menos
anualmente, con las cuentas de
control del mayor?
X Se ha realizado un cuadre del costo y
no de la depreciación acumulada.
3. ¿Es adecuado el manual de
procedimientos que sigue la empresa
en las compras de Activos?
X No debido a que no existe un manual
de procedimientos por escrito, por lo cual
no se puede evaluar las debilidades sin
antes desarrollarlo.
45
4. ¿Es adecuado el manual de
procedimientos que sigue la empresa
en las bajas de estos activos?
X No debido a que no existe un manual
de procedimientos por escrito, por lo cual
no se puede evaluar las debilidades sin
antes desarrollarlo.
5. ¿Se llevan registros detallados
de los bienes totalmente amortizados
X
6. ¿Es adecuado el manual de
procedimiento que sigue la empresa
con respecto a los beneficios o
pérdidas producidos en las ventas de
las propiedades, planta y equipo?
X No debido a que no existe un manual
de procedimientos por escrito, por lo cual
no se puede evaluar las debilidades sin
antes desarrollarlo.
7. ¿Autorizan y aprueban
personas o comités designados con tal
fin:
¿La adquisición o sustitución de
elementos de activo fijo?
¿Su puesta fuera de servicio?
¿Su venta?
¿El pago de sumas superiores a
las originalmente autorizadas?
X Todas las compras efectuadas llegan
al área contable con el respectivo visto
bueno de aprobacióndel Jefe de área del
departamento que ha realizado la compra,
así mismo existen aprobaciones para la
venta de dichos bienes
8. ¿Existe un método seguro para
diferenciar entre gastos capitalizables
y gastos corrientes de reparación y
mantenimiento?
X No hay política que especifique
procedimiento de diferenciación de
gastos.
9. ¿Se revisan y modifican
periódicamente las tasas de
amortización para ajustarlas a la
realidad?
X No se analiza las depreciaciones con
normas contables, La compañía se basa
en lo especificado por la ley tributaria
10. ¿Existe un control
presupuestario?
X Cada año se presupuesta el rubro de
propiedad, planta y equipo y el área
financiera se encarga de controlar que
cumplan con el presupuesto
11. ¿Se realiza una inspección
física periódica de los bienes del
activo fijo?
X No se realizan inventarios periódicos
12. ¿Tienen definidas las
responsabilidades del control,
revisión de la propiedad, planta y
equipo?
X No hay un procedimiento donde se le
asigne al funcionario la responsabilidad
de mantener un control de la propiedad,
planta y equipo
13. ¿El control de las
estimaciones contables de la cuenta
propiedad, planta y equipo se
encuentra de forma automática?
X Las propiedades, planta y equipo no
se encuentran en procesos sistematizados,
ya que se utiliza una hoja de cálculo
electrónica, para determinar las
estimaciones o cálculos contables.
14. ¿Las propiedades, planta y
equipo se encuentran codificadas?
X El rubro de las propiedades solo se
encuentra codificado por la cuenta
principal, debido a que los activos no se
encuentran sistematizados.
15.- ¿Los gerentes y personal
tienen un alto grado de
responsabilidad, organización y
honestidad?
X
Nota. Esta tabla fue realizada para analizar el control interno que mantiene la compañía sobre las propiedades, planta y
equipo
46
Evaluando el cuestionario del control interno aplicado a los activos de propiedad,
planta y equipo de la Cía. Camposantos del Ecuador, podemos visualizar que el control
interno aplicado es bajo sobretodo en cuanto a las políticas (En otro subtítulo estaremos
analizando a detalle la política), además de esta deficiencia notamos que:
1. no se han realizado los cuadres de la cuenta depreciación acumulada lo que podría
ocasionar variaciones al momento de cargar al gasto las depreciaciones mensuales y al
momento de dar de baja los activos,
2. no existe una política contable que ofrezca las medidas a tomar al momento de
realizar la compra de un bien que forme parte de la propiedad, planta y equipo; el personal
actual conoce el procedimiento a seguir, pero se corre el riesgo de que en caso de realizar
un cambio del personal se omita capacitar adecuadamente al sucesor,
3. tampoco existe una política o procedimiento a seguir al momento de dar de baja estos
activos,
4. continuando con las deficiencias en las políticas y procedimientos del entorno de la
propiedad, planta y equipo, no encontramos un procedimiento que direccione al momento
de registrar la utilidad o pérdida ocasionada al vender uno de estos bienes,
5. la compañía cuenta con una política de propiedad, planta y equipo que no da las
pautas para identificar los valores que pueden ser atribuidos al activo de los valores que
deben ser cargados directamente al gasto por mantenimientos del mismo,
6. no se revisa que los porcentajes de depreciación vayan en torno a la realidad de la
compañía, se usan los porcentajes que ofrece la ley tributaria,
7. no se realizan inventarios periódicos sobre los activos, por lo cual no sabemos si
realmente todos los activos incluidos en el detalle de excel están en funcionamiento,
47
8. no existe un manual de funciones donde se asignen tareas específicas a cada
colaborador, por lo que hay desconocimiento y confusión sobre quién es el encargado de
llevar el control de la propiedad, planta y equipo,
9. la cuenta de propiedades, planta y equipo no se encuentra sistematizada, por lo cual
los procesos se siguen llevando en una hoja de cálculo electrónica, y
10. no han codificado las propiedades, planta y equipo por lo cual no se puede llevar un
control de los bienes.
Matriz de control interno bajo componentes.
En base a los análisis realizados con el cuestionario de control interno, evaluamos el
riesgo inherente determinando el impacto y probabilidad de ocurrencia; así mismo,
evaluamos la eficacia de los controles que existen en la empresa de forma porcentual.
Después del análisis impartido realizamos la Matriz de Riesgo de Control Interno
agrupándolo por los componentes del COSO, a continuación, detallamos el siguiente cuadro:
48
Tabla 8
Matriz de riesgo de control interno bajo componentes
No. Componente Impacto ProbabilidadNivel de
RiesgoPromedio Riesgos Efectividad Promedio
Riesgo
residual
Discusión de los controles
compensatorios
Medio Medio 31. La empresa no cuenta con un manual de procedimientos en
las compras de activos3
Implementar un manual de
procedimientos de compras detallado en
flujogramas
Alto Bajo 42. La empresa no cuenta con un manual de procedimientos
para las bajas de los activos2
Implementar un manual de
procedimientos de bajas detallado en
flujogramas
Alto Bajo 43. La empresa no cuenta con un manual de procedimiento
respecto a los beneficios o pérdidas producidos en las ventas de
las propiedades, planta y equipo
1Implementar un manual de
procedimientos de ventas detallado en
flujogramas
Alto Bajo 44. No existe un método seguro para diferenciar entre gastos
capitalizables y gastos corrientes de reparación y
mantenimiento
1 Actualizar la política contable
Medio Alto 55. No se revisan y modifican periódicamente las tasas de
amortización para ajustarlas a la realidad2
Evaluar periodicamente las tasas de
depreciación
Alto Alto 56. No tienen definidas las responsabilidades del control,
revisión de la propiedad, planta y equipo1 Crear el manual de responsabilidades
Alto Bajo 47.- Los gerentes y personal son personas con estudios
terminados que tiene alto grado de responsabilidad,
organización y honestidad
3Deben actualizar periodicamente al
personal de acuerdo a los cambios de
normativas legales en el país
1
Am
biente
de co
ntrol
1,86 2,294,14
2 Alto Alto
Eva
luac
ión d
e ri
esgo
s
51. No hay matrices de evaluación de riesgo de la propiedad,
planta y equipo aprobadas por la compañía2 2 3
Aprobar un sistema de gestión de riesgos
de la cuenta propiedad, planta y equipo5
Alto Bajo 11. Llevan registros detallados que muestran el costo y la
depreciación acumulada de las distintas partidas de la propiedad,
planta y equipo
3 Establecer por escrito los procedimientos
Medio Alto 52. Se cuadra anualmente la cuenta del costo mas no la de
depreciación2
Establecer mensualmente la revisión del
costo como la depreciación
Medio Bajo 33. Llevan un registro detallado de los bienes totalmente
amortizados3 Llevar el registro sistematizado
Alto Alto 54. Las propiedades, planta y equipo no se encuentran
codificadas1 Identificar cada bien con un código únicoA
ctiv
idad
es d
e co
ntrol
3 3,50 2,25 1,25
49
Nota. En base a los componentes COSO y el cuestionario de control interno se procedió a elaborar una matriz para determinar el riesgo inherente.
En el análisis de la matriz de riesgo de control interno, se determinó que la empresa tiene un riesgo promedio de 4.06 respecto al impacto
y la probabilidad de ocurrencia del riesgo, y de acuerdo a los controles que aplica para controlar el riesgo tiene una efectividad promedio de
2.29, llegando así a determinar que el riesgo neto inherente que la empresa no está cubriendo con controles es de 1.77.
No. Componente Impacto ProbabilidadNivel de
RiesgoPromedio Riesgos Efectividad Promedio
Riesgo
residual
Discusión de los controles
compensatorios
Alto Bajo 41. El proceso de compra y venta de propiedad, planta y equipo
cuenta con un control de revisión y aprobación4 Revisar periódicamente los procesos
Medio Bajo 3 2. Existe un control presupuestario 4Analizar periodicamente las áreas de
mayor consumo
Alto Alto 53. El registro de las cuentas de propiedad, planta y equipo no se
encuentra de forma sistematizada1
Implementar el sistema de propiedad,
planta y equipoIn
form
ació
n y C
omunic
ación
4 4 3 1
Alto Medio 51. No se realiza una inspección física periódica de los bienes del
activo fijo2
Implementar una observación fisica de
forma periódica y aleatoria
Medio Medio 32. No se realiza una evaluación de los procedimientos de
propiedad, planta y equipo de forma periódica2
Crear procedimientos y evaluarlos de
forma periódica
Medio Medio 33. Se realizan auditorias del control de propiedad, planta y
equipo3
Buscar mecanismos que mantengan
actualizados los controles de auditoria y
sus programas de trabajo, evaluar
periodicamente sus papeles de trabajo
1,77 CUADRO No. 2.8
Supervis
ión y
monito
reo
Perfil de riesgo residual
5 3,67 2,33 1,33
50
La política contable de propiedad, planta y equipo de la entidad.
La Entidad para el registro contable y manejo en base a las Normas Internacionales de
Contabilidad implementó una política contable elaborada por ellos, la cual damos a conocer
en este punto para el análisis posterior de dicha política impartida por la empresa.
Presentación de la política contable elaborada por la compañía con la adopción de niif.
Figura 2. Política contable Camposantos del Ecuador S.A. Imagen obtenida de la empresa Camposantos del Ecuador – departamento de gestión
51
Análisis de las deficiencias de la política contable de propiedad, planta y equipo de la
entidad.
Análisis de la política contable.
La política contable de la compañía Camposantos del Ecuador S. A., observamos que
no cumple con los requerimientos de las Normas Internacionales de Contabilidad (IFRS, NIC
1 Presentación de Estados Financieros), debido a esto la implementación de un programa para
el control de la cuenta, corre el riesgo de ser mal empleado, ya que las políticas contables de
la entidad no sigue los lineamientos de las normas y los parámetros que van a servir como
guía al personal encargado del registro de la cuenta propiedad, planta y equipo no están
correctamente estipulados.
La (IFRS, NIC 1 Presentación de Estados Financieros) “establece que las entidades
podrán seleccionar y aplicar las políticas contables de acuerdo a la NIC 8 Políticas Contables,
Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.,” la cual da lineamientos a los
administradores de las entidades para que no utilicen su criterio independientemente de la
norma contable.
Detalle de las debilidades de las políticas contables de la compañía.
Las políticas contables adoptadas por la entidad no pueden oponerse con las Normas
Internacionales de Contabilidad, se revela aquí como debilidades, las omisiones o errores en
la política de la compañía.
Deficiencia 1 en base a la NIC 16 propiedad, planta y equipo.
El reconocimiento inicial según la compañía se registra al costo, pero no ha
establecido los componentes para su reconocimiento, así: a) su precio de adquisición,
incluidos los aranceles, los impuestos indirectos no recuperables, después de deducir
cualquier descuento o rebaja del precio, b) todos los costos directamente atribuibles a la
ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar de la
52
forma prevista por la gerencia, c) la estimación inicial de los costos de desmantelamiento y
retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la obligación
en que incurre una entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber
utilizado dicho elemento durante un determinado período, con propósitos distintos al de
producción de inventarios durante tal período.
También falta especificar que no forma parte del costo, como ejemplo: a) los costos
de apertura de una nueva instalación productiva; b) los costos de introducción de un nuevo
producto o servicio incluyendo los costos de actividades publicitarias y promocionales; c) los
costos de apertura del negocio en una nueva localización o de dirigirlo a un nuevo segmento
de clientela incluyendo los costos de formación del personal; y d) los costos de
administración y otros costos indirectos generales.
Cuando terminara el reconocimiento de los costos en el importe en libros cuando el
elemento se encuentre en el lugar y condiciones necesarias para operar. Por ello, los costos
incurridos por reprogramación del uso de un elemento no se incluirán.
Como ejemplo los costos que no se incluirá después de haber sido instalada y
funcionando, serán: a) costos incurridos cuando un elemento, capaz de operar de la forma
prevista por la gerencia, todavía tiene que ser puesto en marcha o está operando por debajo de
su capacidad plena; b) pérdidas operativas iníciales, tales como las incurridas mientras se
desarrolla la demanda de los productos que se elaboran con el elemento; y c) costos de
reubicación o reorganización de parte o de la totalidad de las operaciones de la entidad.
Deficiencia 2 en base a la NIC 16 propiedad, planta y equipo.
La compañía no ha establecido como será la medición del costo, así:
Cuando el precio es un solo pago:
El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo será el precio equivalente en
efectivo en la fecha de reconocimiento.
53
Cuando el pago es aplazado:
Si el pago se aplaza más allá de los términos normales de crédito, la diferencia entre el
precio equivalente al efectivo y el total de los pagos se reconocerá como intereses a lo largo
del período del crédito, a menos que tales intereses se capitalicen de acuerdo con la NIC 23.
Cuando la transacción es por cambio no monetario o una combinación:
Pueden haber sido adquiridos a cambio de uno o varios activos no monetarios, o de
una combinación de activos monetarios y no monetarios. El costo de dicho elemento de
propiedades, planta y equipo se medirá por su valor razonable, a menos que; a) la transacción
de intercambio no tenga carácter comercial, b) no pueda medirse con fiabilidad el valor
razonable del activo recibido ni el del activo entregado.
Deficiencia 3 en base a la NIC 16 propiedad, planta y equipo.
La compañía no ha establecido el valor residual de los activos, así:
El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de
cada período anual y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas, los cambios se
contabilizarán como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8
Políticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores.
Análisis de los activos que cumplen con las condiciones para ser reconocidos como
propiedad, planta y equipo.
Cumpliendo con el objetivo de establecer los parámetros para el uso del sistema de
propiedades, planta y equipo, verificamos que los activos cumplan con los criterios
establecidos en la política de propiedades, para ser reconocidos como tal, basándonos en los
términos que nos ofrece la Norma Internacional de Contabilidad y la política contable
establecida en la compañía, dicha política menciona lo siguiente:
Para ser reconocidos como activos fijos los bienes deben cumplir las
siguientes condiciones: a) sea probable que la empresa obtenga beneficios
54
económicos futuros derivados de su uso, b) el costo del activo pueda ser
valorado con fiabilidad, c) que sea tangible, d) se espere dure más de un
período. e) sea utilizado en la producción de bienes y servicios, para
arrendamiento o para sede administrativa, y f) que el monto del activo sea
superior a $100 (Camposantos del Ecuador S. A., 2011).
Con referencia a lo antes mencionado encontramos varios activos que difieren con
determinadas condiciones de las Normas Internacionales de Contabilidad y la política, así:
Activos intangibles considerados en la propiedad, planta y equipo.
Cuenta Contable: 1-2-3-2-0005-0000-01
Nombre de Cuenta: Activo depreciable equipo de computación
Tabla 9
Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo – equipos de
computación FECHA DE
ADQUISIC.
DESCRIPCIÓN COSTO DE
ADQUISIC.
DEPREC.
ACUM.
20-ene-12 Licencias Kapersky 2,594.76 -2,522.43
20-ene-12 Licencias Kapersky 330.12 -320.92
16-mar-12 Software Dpto. médico 800.00 -733.26
05-feb-13 Licencias Software E-volution 30,496.48 -18,634.87
04-mar-13 Software Evolution 1era Cuota 4,323.20 -2,521.61
12-mar-13 Serv. Prestados Feb-2013 594.45 -346.73
27-mar-13 Licencias PHD Virtual Hasts Físico 7,840.00 -4,572.88
03-abr-13 Serv. Implementación Soft. Evolution
2da Cuota
4,323.20 -2,401.54
12-abr-13 Serv. Prestados Mzo-2013 305.49 -169.70
02-may-13 Serv. Implementación Soft. Evolution
3era Cuota
4,323.20 -2,281.46
15-may-13 Serv. Prestados Abril-2013 923.91 -487.57
06-may-13 EQUIPOS Y LICENCIAS 43,781.92 -23,104.81
06-jun-13 Serv. ImplementaciónSoft. Evolution 4ta
Cuota
4,323.20 -2,161.38
05-jul-13 Serv. Prestados Implementación
Software Evolution Abril13
766.37 -361.86
01-jul-13 Serv. Implementación .Software
Evolution Cuota 5
4,323.20 -2,041.31
07-ago-13 Serv. Implementación Software
Evolution Última Cuota
4,323.20 -1,921.23
07-ago-13 Serv. Prestados Implementación
Software Evolution Junio13
728.29 -323.65
07-ago-13 Soporte y Mant. Anual de Software
Evolution
4,144.00 -1,841.59
21-ago-13 Serv. Prestados Implementación
Software Evolution Julio13
627.48 -278.85
12-may-14 Licencia Windows 8/8.1 Pro 64 Bits 184.80 -35.93
12-may-14 Licencia Windows 8/8.1 Pro 64 Bits 369.60 -71.86
01-sep-14 Protector TV SS Zone defender pro 80ka 814.44 -67.86
19-sep-14 Protector TV SS Zone defender pro 80ka 281.85 -23.49
24-oct-14 Módulo Tapi para denwa pro 358.40 -19.91
55
Nota. La información que muestra la tabla 9 fue obtenida del detalle en Excel de las propiedades, planta y equipo que tiene
la compañía.
El cuadro presenta una serie de activos que no cumplen con la condición para ser
considerados como propiedad, planta y equipo ya que no son tangibles, y sin embargo fueron
contabilizados como equipos de computación por lo que están siendo depreciados a 3 años.
Cuenta Contable: 1-2-3-2-0004-0000-01
Nombre de Cuenta: Activo depreciable equipo de oficina
Tabla 10
Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo – equipos de
oficina FECHA DE
ADQUISIC.
DESCRIPCION COSTO DE
ADQUISIC.
DEPREC.
ACUM.
18-jul-13 GPS Tracker TK 103A Vehículos 6,221.58 -881.39
05-nov-13 Programa Energymsaps-1DaeES3100-
2DaeES3200-1Tablero Control-
7Termostatos
5,080.32 -550.37
Nota. La información que muestra la tabla 10 fue obtenida del detalle en Excel de las propiedades, planta y equipo que tiene
la compañía.
El cuadro presenta dos activos que no cumplen con la condición para ser considerados
como propiedad, planta y equipo ya que no son tangibles, y sin embargo fueron
contabilizados como equipos de oficina por lo que están siendo depreciados a 10 años.
Cuenta Contable: 1-2-3-2-0003-0000-01
Nombre de Cuenta: Activo depreciable muebles y enseres
Tabla 11
Listado de activos intangibles considerados como propiedad, planta y equipo – muebles y
enseres FECHA DE
ADQUISIC.
DESCRIPCIÓN COSTO DE
ADQUISIC.
DEPREC.
ACUM.
09-jul-09 Sistema contra robo y asalto 372.96 -202.02
16-jul-09 Sistema circuito cerrado 993.44 -538.11
17-nov-09 Sistema circuito cerrado 1,859.20 -945.09
Nota. La información que muestra la tabla 11 fue obtenida del detalle en Excel de las propiedades, planta y equipo que tiene
la compañía.
56
El cuadro presenta un sistema de seguridad que no cumple con la condición para ser
considerado como propiedad, planta y equipo ya que no es tangible, y sin embargo fueron
contabilizados como muebles y enseres por lo que están siendo depreciados a 10 años.
En la (IFRS, NIC 16 Propiedades, Planta y Equipo, 2012) “define a la propiedad
como activos tangibles, que: a) posee una entidad para su uso en la producción o
suministro de bienes y servicios, arrendarlos o para propósitos administrativos; y b) se
esperan usar durante más de un período.”
Mientras que la (NIC 38 Activos Intangibles, 2012), “en su párrafo 4 hace el siguiente
reconocimiento: a) cuando los programas informáticos no constituyan parte integrante
del equipo, serán tratados como activos intangibles.”
Bienes con valor inferior a $100.00 considerados en la propiedad, planta y equipo.
Cuenta Contable: 1-2-3-2-0003-0000-01
Nombre de Cuenta: Activo depreciable muebles y enseres
Tabla 12
Listado de activos con valor inferior a $100 considerados como propiedad, planta y equipo –
muebles y enseres FECHA DE
ADQUISIC.
DESCRIPCION COSTO DE
ADQUISIC.
DEPREC.
ACUM.
14-ene-05 42 Maceteros 1,724.80 -1,710.43
Nota. La información que muestra la tabla 12 fue obtenida del detalle en Excel de las propiedades, planta y equipo que tiene
la compañía.
Estos bienes difieren con la política contable actual de la compañía ya que
individualmente poseen un valor inferior a $100.00
Áreas responsables en el control interno de la propiedad, planta y equipo.
Gerencia financiera.
No tienen un proceso establecido por escrito, lo que se realiza es una revisión anual de
los saldos de propiedad, planta y equipo por causa del presupuesto anual y se toma medidas
correctivas si fuera necesario.
Auditoría interna.
57
Departamento de Auditoría Interna no tiene un proceso establecido por escrito para el
control de las propiedades, planta y equipo aprobado por la empresa, para fortalecer al
departamento en sí. El auditor interno ha elaborado un programa de trabajo desarrollado por
técnicas de auditoria interna, el cual no está establecido dentro de la empresa y cuya debilidad
destaca en no haber sido aprobado.
Contabilidad.
El contador general no tiene establecido por escrito, sus funciones de responsabilidad
de revisión, él hace énfasis en que sus dirigidos traten de seguir un proceso de archivo de la
documentación y revisen la aprobación de las facturas que reciben; pero la revisión de la
propiedad, planta y equipo ha sido elaborada por el asistente contable lo cual no es su
principal función.
El asistente contable es responsable de cumplir con los procesos establecidos de forma
verbal y escrito, debido a que los procesos no se encuentran sustentados en su totalidad en un
documento por escrito. Las funciones que realizan son de contabilizar la factura, ingresar los
activos nuevos a la hoja de cálculo electrónica, dar de baja los activos que han cumplido su
vida útil y revisar la depreciación que se formule de forma automática en dicho archivo,
debido a que no cuenta con un software que realice esta función de forma sistemática.
Adicionalmente una vez culminado este trabajo no es revisado, ni aprobado por ningún
personal de mayor jerarquía en la empresa.
Conclusiones de las entrevistas
Objetivo.
Para obtener información y poder evaluar un poco más la situación de la compañía
entrevistamos a cuatro colabores de la empresa que muy gentilmente contestaron a nuestras
preguntas de manera profesional, estos funcionarios son: La gerente financiero cuya
58
entrevista fué personal, el auditor interno entrevistado vía correo eléctronico, el contador
entrevistado personalmente y la asistente contable también con una entrevista personal.
Revisando las respuestas obtenidas podemos ver en la primera pregunta que varios de
los entrevistados coinciden en que gran peso de la responsabilidad por mantener un control
adecuado de los activos que forman parte de la propiedad, planta y equipo recae en el área
contable, la gerencia, y contabilidad.
En la segunda pregunta todos corroboran que la empresa si cuenta con una política
contable a seguir para los activos fijos, la cual está basada según indican en las NIC.
En la tercera pregunta hay diferentes resultados, uno de los entrevistados manifiesta
tener políticas de control interno, otra de las personas menciona tener solo políticas de control
para la depreciación y capitalización, mientras que las otras dos personas nos confirman que
no existe una política por escrito. El personal conoce un procedimiento a seguir, el cual
tampoco está escrito lo que representa claramente una debilidad de control interno en la
compañía.
En la cuarta pregunta varios de los entrevistados creen tener un procedimiento
correcto para el registro y control de la propiedad, planta y equipo a pesar de que este no se
encuentra por escrito, lo cual representa una debilidad y una amenaza para la empresa.
Como respuesta a la quinta pregunta la mayoría de los entrevistados manifestaron que
al menos el personal contable si está capacitado adecuadamente, ya que todos provienen de
carreras contables, lo que faltaría es capacitar a los jefes de las otras áreas para que conozcan
y sepan identificar a este grupo de activos.
En la sexta pregunta se manifiesta cual ha sido el comentario de auditoría externa, con
respecto a este grupo de cuentas, el cual supieron mencionar que nunca ha reportado o
emitido sugerencias respecto al rubro que conforma la propiedad, planta y equipo.
59
La séptima pregunta es sobre la opinión que auditoría interna tiene respecto del
manejo de la cuenta de propiedad, planta y equipo, comenzando por el control interno que es
débil y la falta de inventarios físicos no fortalece los controles de dicho rubro, el control que
se lleva en Excel, no es adecuado porque permite la manipulación de los valores y por último
no utilizar el sistema contable conlleva al riesgo de pérdida de los bienes en especial los que
se encuentran en las agencias lejanas a la matriz.
En la octava pregunta todos concuerdan que el control de la propiedad, planta y
equipo mejoraría ingresando los bienes al sistema contable, asignándoles un código de barras
para que en conjunto con un lector poder efectuar inventarios. Además, alguien propuso la
implementación de formatos para las transferencias, salidas de los activos.
En la última pregunta todos manifiestan que este grupo de activos no está
sistematizado y concuerdan en que esta opción sería de gran ayuda.
Análisis foda.
El análisis FODA es una herramienta que sirve para dar a conocer la situación real en
que se encuentra una entidad o proyecto y poder así tomar una decisión a futuro.
Este estudio lo enfocamos al área de la propiedad, planta y equipo, todo lo que
representa su registro y control. Para efectuar el análisis FODA nos basamos en las
entrevistas realizadas a los colaboradores, además de diálogos mantenidos con el personal.
Fortalezas.
Las fortalezas de la organización que son útiles para lograr los objetivos que existen
actualmente, son:
1. la Empresa cuenta con un departamento de Auditoría Interna,
2. los gerentes y personal tienen un alto grado de responsabilidad, organización y
honestidad,
3. Realiza presupuesto anual,
60
4. tiene personal joven y que ha estudiado carreras contables,
5. todas las compras pasan por un proceso de aprobación por el jefe de área,
6. trabajo en equipo, y
7. la empresa motiva al personal con incentivos por el cumplimiento de sus
objetivos mensuales.
Debilidades.
Las debilidades que existen en la organización actualmente, son:
1. el control que actualmente ejerce la compañía con respecto a la cuenta de
propiedades, planta y equipo no proporciona la información de manera
oportuna y confiable, ya que es de fácil manipulación,
2. la empresa no tiene definido por escrito el procedimiento de aprobación y
revisión de la cuenta propiedad, planta y equipo,
3. la política contable que ha adoptado la compañía se encuentra mal definida
con relación a la Norma Internacional de Contabilidad,
4. los bienes de propiedad, planta y equipo no se encuentran debidamente
codificados,
5. no hay políticas de control interno donde establezca los controles a aplicar a la
cuenta de propiedad, planta y equipo,
6. no hay un manual de funciones donde se dé a conocer las responsabilidades de
cada colaborador,
7. no se ha ejecutado la sistematización informática a la cuenta de propiedad,
planta y equipo para llevar el control y registro de dicho rubro, y
8. no se realiza observación física de las propiedades, plantas y equipos.
61
Oportunidades.
Las oportunidades reales que existen en la empresa y las que implementarlas ayudaría
a mejorar el sistema de control, son:
1. actualizar al personal joven con los cambios que ocurren constantemente en
las normas contables, tributarias,
2. al tener esta información en el sistema facilitaría la tarea de realizar el
presupuesto anual de las depreciaciones,
3. el sistema informático minimizaría la cantidad de errores al momento de
contabilizar especialmente las depreciaciones y bajas,
4. elaborar un manual de responsabilidades donde se establezca la función del
personal,
5. implementar una política de control interno que ayude a ver el cumplimiento
de los objetivos,
6. la ejecución del sistema informático para el control y registro de la cuenta de
propiedad, planta y equipo podría simplificar el trabajo contable, y
7. se obtendría informes oportunos y datos actualizados por lo que se tiene
información precisa al instante.
Amenazas.
Las amenazas de la organización que pueden afectar a la empresa son:
1. que las normas legales sean actualizadas y no se capacite al personal, y
2. las políticas de la empresa no sean actualizadas en base a los cambios o
actualizaciones que sufre la Norma Internacional de Contabilidad.
Matrices de evaluación y diagnóstico.
Con ayuda del FODA evaluaremos los factores internos y externos que afectaría a la
empresa, el no llevar un registro, análisis y control de las propiedades, planta y equipo de
62
forma automatizado, con lo cual nos permitirá determinar fortalezas, debilidades,
oportunidades y posibles amenazas.
Matriz de evaluación del factor interno.
El primer paso será determinar los factores internos, para esto evaluamos las
fortalezas y debilidades de la empresa.
A continuación, presentamos la evaluación de los factores internos, que sirvieron para
realizar el análisis FODA, con lo cual obtuvimos los siguientes resultados:
Tabla 13
Matriz de evaluación de factores internos
Nota. Mediante la tabla 13 se expone el análisis de las fortalezas y debilidades en la empresa
N° FORTALEZAS PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1 La Empresa cuenta con un departamento de Auditoria Interna. 0,08 2 0,16
2
Los gerentes y personal tienen un alto grado de responsabilidad, organización y
honestidad. 0,08 20,16
3 Realiza presupuesto anual. 0,06 2 0,12
4 Tiene personal joven y que ha estudiado carreras contables. 0,06 2 0,12
5 Todas las compras pasan por un proceso de aprobación por el jefe de área. 0,08 2 0,16
6 Trabajo en equipo. 0,06 2 0,12
7
La empresa motiva al personal con incentivos por el cumplimiento de sus objetivos
mensuales. 0,05 10,05
N° DEBILIDADES PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1
El control que actualmente ejerce la compañía con respecto a la cuenta de
Propiedades, Planta y Equipo no proporciona la información de manera oportuna y
confiable, ya que es de fácil manipulación. 0,07 2 0,14
2
La empresa no tiene definido por escrito el procedimiento de aprobación y revisión
de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo. 0,07 2 0,14
3
La Política contable que ha adoptado la Compañía se encuentra mal definida con
relación a la Norma Internacional de Contabilidad. 0,07 2 0,14
4
Los bienes de Propiedad, planta y equipo no se encuentran debidamente
codificados. 0,06 2 0,12
5
No hay políticas de control interno donde establezca los controles a aplicar a la
cuenta de Propiedad, planta y equipo. 0,06 2 0,12
6
No hay un manual de funciones donde se dé a conocer las responsabilidades de
cada colaborador. 0,06 2 0,12
7
No se ha implementado la sistematización informática a la cuenta de Propiedades,
Plantas y Equipo para llevar el control y registro de dicho rubro. 0,09 3 0,27
8 No se realizan observación física de las Propiedades, Plantas y Equipos. 0,05 1 0,05
TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE INTERNO 1 1,99
N° FORTALEZAS PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1 La Empresa cuenta con un departamento de Auditoria Interna. 0,08 2 0,16
2
Los gerentes y personal tienen un alto grado de responsabilidad, organización y
honestidad. 0,08 20,16
3 Realiza presupuesto anual. 0,06 2 0,12
4 Tiene personal joven y que ha estudiado carreras contables. 0,06 2 0,12
5 Todas las compras pasan por un proceso de aprobación por el jefe de área. 0,08 2 0,16
6 Trabajo en equipo. 0,06 2 0,12
7
La empresa motiva al personal con incentivos por el cumplimiento de sus objetivos
mensuales. 0,05 10,05
N° DEBILIDADES PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1
El control que actualmente ejerce la compañía con respecto a la cuenta de
Propiedades, Planta y Equipo no proporciona la información de manera oportuna y
confiable, ya que es de fácil manipulación. 0,07 2 0,14
2
La empresa no tiene definido por escrito el procedimiento de aprobación y revisión
de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo. 0,07 2 0,14
3
La Política contable que ha adoptado la Compañía se encuentra mal definida con
relación a la Norma Internacional de Contabilidad. 0,07 2 0,14
4
Los bienes de Propiedad, planta y equipo no se encuentran debidamente
codificados. 0,06 2 0,12
5
No hay políticas de control interno donde establezca los controles a aplicar a la
cuenta de Propiedad, planta y equipo. 0,06 2 0,12
6
No hay un manual de funciones donde se dé a conocer las responsabilidades de
cada colaborador. 0,06 2 0,12
7
No se ha implementado la sistematización informática a la cuenta de Propiedades,
Plantas y Equipo para llevar el control y registro de dicho rubro. 0,09 3 0,27
8 No se realizan observación física de las Propiedades, Plantas y Equipos. 0,05 1 0,05
TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE INTERNO 1 1,99
63
Matriz de evaluación del factor externo.
El segundo paso será determinar los factores externos, para esto evaluamos las
oportunidades y amenazas que puedan afectar a la empresa.
A continuación, presentamos la evaluación de los factores externos, que sirvieron para
realizar el análisis FODA, con lo cual obtuvimos los siguientes resultados:
Tabla 14
Matriz de evaluación de factores externos
Nota. Mediante la tabla 14 se expone el análisis de las oportunidades y amenazas en la empresa
Matriz de evaluación de factores externos e internos.
Figura 3. Matriz de evaluación de factores externos e internos Imagen obtenida del análisis FODA, muestra los resultados del mismo
N° OPORTUNIDADES PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1
Actualizar al personal joven con los cambios que ocurren constantemente en las
normas contables, tributarias. 0,12 4 0,48
2
Al tener esta información en el sistema facilitaría la tarea de realizar el presupuesto
anual de las depreciaciones. 0,12 4 0,48
3
El sistema informático minimizaría la cantidad de errores al momento de contabilizar
especialmente las depreciaciones y bajas. 0,10 3 0,30
4
Elaborar un manual de responsabilidades donde se establezca la función del
personal. 0,09 3 0,27
5
Implementar una política de control interno que ayude a ver el cumplimiento de los
objetivos. 0,10 3 0,30
6
La Implementación de un sistema informático para el control y registro de la cuenta
de Propiedad, Planta y Equipo podría simplificar el trabajo contable. 0,10 3 0,30
7
Se obtendría informes oportunos y datos actualizados por lo que se tiene información
precisa al instante. 0,07 2 0,14
N° AMENAZAS PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1 Que las normas legales sean actualizadas y no se capacite al personal. 0,15 4 0,60
2
Las políticas de la empresa no sean actualizadas en base a los cambios o
actualizaciones que sufre la Norma Internacional de Contabilidad. 0,15 4 0,60
TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE EXTERNO 1,00 3,47
N° OPORTUNIDADES PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1
Actualizar al personal joven con los cambios que ocurren constantemente en las
normas contables, tributarias. 0,12 4 0,48
2
Al tener esta información en el sistema facilitaría la tarea de realizar el presupuesto
anual de las depreciaciones. 0,12 4 0,48
3
El sistema informático minimizaría la cantidad de errores al momento de contabilizar
especialmente las depreciaciones y bajas. 0,10 3 0,30
4
Elaborar un manual de responsabilidades donde se establezca la función del
personal. 0,09 3 0,27
5
Implementar una política de control interno que ayude a ver el cumplimiento de los
objetivos. 0,10 3 0,30
6
La Implementación de un sistema informático para el control y registro de la cuenta
de Propiedad, Planta y Equipo podría simplificar el trabajo contable. 0,10 3 0,30
7
Se obtendría informes oportunos y datos actualizados por lo que se tiene información
precisa al instante. 0,07 2 0,14
N° AMENAZAS PESO CALIFICACIÓN
PESO
PONDERADO
1 Que las normas legales sean actualizadas y no se capacite al personal. 0,15 4 0,60
2
Las políticas de la empresa no sean actualizadas en base a los cambios o
actualizaciones que sufre la Norma Internacional de Contabilidad. 0,15 4 0,60
TOTAL EVALUACIÓN AMBIENTE EXTERNO 1,00 3,47
Sólido Promedio Débil
3 – 4 2 – 2,9 1 – 1,99
Alta
3-4
Media
2 – 2,99
Baja
1 – 1,99
MATRIZ EFI
MA
TR
IZ E
FE
64
Analizando la matriz de evaluación de los factores internos y externos, donde
expusimos información referente a la propiedad, planta y equipo de la compañía, podemos
apreciar, como resultado de la matriz de los factores internos 1.99, ubicándose por debajo del
resultado promedio que equivale a 2.5; es decir que existe debilidad interna en la
organización. Mientras que en la matriz de factores externos el resultado fue de 3.47, lo cual
refiere un resultado positivo para la organización, se puede interpretar como que la empresa
dispone de buenas oportunidades externas.
Verificación de la hipótesis.
Hipótesis general.
Con la utilización de un software para el registro, análisis y control de los elementos
de la propiedad, planta y equipo, se facilitarán la labor del contador, y del auditor en la
revisión y análisis de estas partidas.
Validación.
Basados en los resultados de las entrevistas realizadas, según la octava pregunta
podemos comprobar que el 100% de los entrevistados está totalmente de acuerdo en que se
implemente el software de registro, análisis y control de la cuenta de propiedad, planta y
equipo, el cual facilitará la revisión y análisis de estas partidas.
65
Capítulo IV
La Propuesta
TEMA
“Optimización de la Cuenta Propiedad, Planta y Equipo en Camposantos del Ecuador”
PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
En una compañía grande y en constante crecimiento con sede en varias partes de la
ciudad le es complicado mantener información actualizada, confiable y veraz si sus registros
son llevados en una hoja electrónica, por ello nace la necesidad de llevar estos registros
dentro del sistema contable, mejorar la política contable y fortalecer el control interno de la
cuenta.
El tema propuesto es para satisfacer tanto a las necesidades de la empresa, como
obtener información confiable, cumplir con una presentación razonable según NIIF,
proporcionar un control interno más eficaz que salvaguarde los recursos de la entidad, así
como, optimizar el tiempo en el cumplimiento de los procesos de propiedad, planta y equipo,
y automatizar los análisis contables que pueden brindar una mayor seguridad para la toma de
decisiones.
JUSTIFICACIÓN DE LA OPTIMIZACIÓN DE LA CUENTA DE PROPIEDADES.
Hoy en día vivimos la era de la tecnología, quien no hace uso de la tecnología pierde
competitividad ante los demás.
66
En el ámbito contable, debido a la gran cantidad de datos, transacciones generadas día
a día resulta imposible mantener un control adecuado sin hacer uso de los sistemas
informáticos.
La tecnología se resume en ahorro de recursos, siempre y cuando sea bien utilizada.
Uno de los factores que influye fuertemente para obtener resultados positivos es el factor
humano.
Con estos antecedentes se vuelve primordial la utilización de un sistema contable en
pequeñas, medianas y grandes empresas.
El mercado ofrece gran variedad de sistemas contables que simplifican y aportan de
gran manera al crecimiento institucional.
La propiedad, planta y equipo son un recurso que aporta a que cada colaborador
ejecute su labor en la empresa, las instituciones invierten fuertes sumas de dinero en
adquirirlos, de ahí su importancia a que sean debidamente controlados y se mantenga
información precisa de su existencia en la empresa.
Con la implementación del sistema para el control de propiedades, se logrará que la
empresa tenga un proceso contable de forma sistemática, con lo cual los procesos que antes
se demoraban al realizar, como la contabilización a libro mayor y estimaciones en los
cálculos de depreciación, ahora tendrán un proceso informático, por lo cual se disminuirá el
riesgo a cometer errores en la contabilización y errores de cálculos que pueden ser difíciles de
detectar, y adicionalmente, generar los informes o el detalle de la depreciación mucho más
rápidos para un posterior análisis o toma de decisiones de los directivos de la empresa.
Actualmente existen varias empresas privadas que realizan la implementación de un
sistema contable, el cual permita optimizar las funciones de contabilidad, agilizar las tareas
cotidianas y llegar a los resultados deseados de forma oportuna, tomando esto en cuenta, la
propuesta de optimización de propiedades, planta y equipo en la empresa Camposantos del
67
Ecuador S. A., brindará a sus usuarios las facilidades para que pueda lograr sus objetivos
propuestos.
OBJETIVOS
Objetivo general.
El objetivo general es optimizar la cuenta de propiedades, mediante un cambio en la
política contable, introducción de un manual de procedimientos y sistematizar los procesos
contables y de control de la cuenta de propiedad, planta y equipo, con el fin de lograr una
eficiencia y eficacia en los procesos de registro y control de propiedades en la empresa
Camposantos del Ecuador S.A.
Objetivos específicos.
Los objetivos específicos de optimización de la cuenta de propiedades, planta y
equipo, serán los siguientes:
i. Sistematizar los procedimientos de control de la cuenta propiedad, planta y equipo.
ii. Proponer una actualización de las políticas contables para el control de la cuenta en
mención.
iii. Proponer actividades de los usuarios que interactúan con el sistema.
iv. Proponer un manual de procedimiento de control interno para el correcto
funcionamiento del sistema.
v. Establecer una codificación a todos los ítems que conforman el grupo de propiedad,
planta y equipo.
vi. Proponer un manual de funcionamiento del uso del sistema.
vii. Cronograma.
viii. Evaluar el costo y beneficio del uso del sistema.
68
FUNDAMENTO DEL TEMA PROPUESTO
Con la sistematización de la cuenta propiedad, planta y equipo se busca crear un
control sobre los artículos o bienes que posee la compañía con el fin de satisfacer las medidas
de control y salvaguardar los activos de la empresa. Adicionalmente con este sistema todos
los procesos de la cuenta de propiedad, planta y equipo se realizarán de forma automatizada,
tanto como el registro de compras, ventas, bajas, depreciaciones, y todo esto sea traspasado a
los libros mayores de la base de datos contable.
Esta herramienta informática facilitará el cumplimiento de las Normas Internacionales
de Contabilidad y las Normas Internacionales de Información Financiera, así mismo ayudará
al cumplimiento de las leyes tributarias vigentes en el Ecuador.
Con esto se espera establecer por escrito los procesos de propiedad, planta y equipo, la
responsabilidad de quien elabora, revisa y aprueba lo concerniente al registro de estos bienes,
ver las ventajas y desventajas de utilizar un sistema informático y, lograr fortalecer por
escrito las políticas de control interno, el procedimiento para el control de la cuenta de
propiedad, planta y equipo y mejorar las políticas contables.
Este proyecto favorece a la empresa en general, pues le dará tranquilidad a la
gerencia, al recibir información confiable, oportuna y eficaz. Así mismo, se busca que este
proyecto sirva al estudiante universitario, como instructivo educativo para circunstancias
similares y estén preparados para saber cómo desenvolverse en este ámbito de la profesión.
PROPUESTA DE POLÍTICA CONTABLE
Luego de observar la deficiente política contable en relación a la propiedad, planta y
equipo sugerimos que la misma debe contener mayores especificaciones que sirvan de guía
en el proceso de estos bienes.
69
Tabla 15
Políticas contables de la cuenta Propiedades CONCEPTO DESCRIPCIÓN
Reconocimiento inicial 1) Su precio de adquisición, incluidos los
aranceles, los impuestos indirectos no recuperables,
después de deducir cualquier descuento o rebaja del
precio.
2) Todos los costos directamente atribuibles a la
ubicación del activo en el lugar y en las condiciones
necesarias para que pueda operar de la forma prevista por
la gerencia.
3) La estimación inicial de los costos de
desmantelamiento y retiro del elemento, así como la
rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, la
obligación en que incurre una entidad cuando adquiere el
elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho
elemento durante un determinado período, con
propósitos distintos al de producción de inventarios
durante tal período.
No forma parte del reconocimiento inicial 1) Los costos de apertura de una nueva instalación
productiva;
2) Los costos de introducción de un nuevo
producto o servicio (incluyendo los costos de actividades
publicitarias y promocionales);
3) Los costos de apertura del negocio en una nueva
localización o de dirigirlo a un nuevo segmento de
clientela (incluyendo los costos de formación del
personal);
4) Los costos de administración y otros costos
indirectos generales.
NOTA: Se terminará el reconocimiento inicial, cuando
este se encuentre en el lugar y condiciones necesarias
para operar.
Ejemplo de costos que no forman parte de las
propiedades luego de haber sido instaladas.
1) Costos incurridos cuando un elemento, capaz de
operar de la forma prevista por la gerencia, todavía tiene
que ser puesto en marcha o está operando por debajo de
su capacidad plena;
2) Pérdidas operativas iníciales, tales como las
incurridas mientras se desarrolla la demanda de los
productos que se elaboran con el elemento;
3) Costos de reubicación o reorganización de parte
o de la totalidad de las operaciones de la entidad.
Método de medición adoptado por la
compañía.
Cuando el precio es un solo pago El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo
será el precio equivalente en efectivo en la fecha de
reconocimiento.
Cuando el pago es aplazado: Si el pago se aplaza más allá de los términos normales de
crédito, la diferencia entre el precio equivalente al
efectivo y el total de los pagos se reconocerá como
intereses a lo largo del período del crédito, a menos que
tales intereses se capitalicen de acuerdo con la NIC 23.
Cuando la transacción es por cambio no
monetario o una combinación:
Pueden haber sido adquiridos a cambio de uno o varios
activos no monetarios, o de una combinación de activos
monetarios y no monetarios. El costo de dicho elemento
de propiedades, planta y equipo se medirá por su valor
razonable, a menos que;
La transacción de intercambio no tenga carácter
comercial.
70
No pueda medirse con fiabilidad el valor
razonable del activo recibido ni el del activo entregado.
Valor residual El valor residual de los bienes que se estima se pueda
recuperar es de un 10% para las propiedades.
El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán,
como mínimo, al término de cada período anual y, si las
expectativas difirieren de las estimaciones previas, los
cambios se contabilizarán como un cambio en una
estimación contable, de acuerdo con la (NIC 8 Políticas
Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y
Errores., 2012).
Para ser reconocidos como Propiedades, debe
cumplir las siguientes condiciones
a. Sea probable que la empresa obtenga beneficios
económicos futuros derivados de su uso.
b. El costo del activo pueda ser valorado con fiabilidad.
c. Que sea tangible.
d. Se espere dure más de un periodo.
e. Sea utilizado en la producción de bienes y servicios,
para arrendamiento o para sede administrativa.
f. Que el monto del activo sea superior a $100
Método de Depreciación adoptado por la
compañía
El método lineal considerando su vida útil estimada y de
conformidad a lo que establece el LORTI y su
reglamento.
Baja de Propiedades (a) Cuando se venda; o
(b) Cuando no se espere obtener beneficios económicos
futuros por su uso o disposición.
NOTA: La pérdida o ganancia surgida al dar de baja un
elemento de propiedades, planta y equipo se incluirá en
el resultado del periodo.
Método de Valoración Método de revaluación para terrenos y edificios.
Método del costo para vehículos y maquinarias. Nota. Se muestra la política cotable sugerida para la contabilización de las propiedades, planta y equipo.
ESTRUCTURA DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS DE RESPONSABILIDAD EN LA
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
La estructura jerárquica en la organización es importante porque colabora con las
entidades a establecer un nivel jerárquico que permita establecer la asignación de
responsabilidades de las diferentes funciones y procesos. La empresa podrá cumplir con sus
objetivos y verificar el cumplimiento de las funciones, procesos y políticas que la compañía
haya implementado.
Para mejorar el modelo de control que existe en la entidad presentamos el siguiente
gráfico (véase Figura 4), el cual estará conformado por 3 áreas con sus jefaturas (Gerencia
Financiera, Auditoria Interna y Contabilidad).
71
Aprobar:
Gerente Financiero
Recomendar:
Auditoria Interna
Revisar:
Contador General
Elaborar:
Asistente contable
Figura 4. Piramide estructural de responsabilidad de control Piramide jerárquica elaborada por los autores, graficando la áreas que intervienen directamente en el proceso
contable de las propiedades, planta y equipo
DESCRIPCIÓN DE LAS RESPONSABILIDADES.
Gerente financiero.
El Gerente financiero es el responsable del cumplimiento y mejoras de todas las
funciones, procesos y procedimientos contables – financieros que se realicen en la empresa.
Las principales funciones del gerente financiero, para fortalecer el control interno de
la propiedad, planta y equipo, serán:
1. Revisar periódicamente las políticas, procesos y procedimientos del área contable,
analizar que estén acorde con el trabajo efectuado.
2. Delegar las funciones equitativamente.
3. Establecer objetivos y guiar a su personal al cumplimiento de los mismos.
4. Evaluar que el personal a su cargo de cumplimiento a las políticas y procesos.
5. Incluir al personal contable en programas de capacitación, sobre las actualizaciones de
las Normas Internacionales de Contabilidad.
6. Tomar acciones correctivas para precautelar el buen funcionamiento de los procesos.
72
7. Verificar que los estados financieros se presenten razonablemente.
Auditoría interna.
El auditor interno es responsable de revisar el cumplimiento de las leyes y normas
vigentes en el país, así como de revisar las funciones y procesos que realizan todos los
departamentos de la empresa.
Las principales funciones del auditor interno, para fortalecer el control interno, serán:
1. Revisar periódicamente que sus programas y papeles de trabajo estén actualizados.
2. Crear o actualizar los métodos de revisión de manera que permitan detectar
inconsistencias en la contabilidad y el control interno.
3. Crear lineamientos y políticas de control para mejorar el funcionamiento de las áreas
de mayor riesgo de la empresa y ayudar al cumplimiento de las políticas contables y
tributarias.
4. Revisar que los registros contables se efectúen con base en las Leyes y Normas
vigentes.
5. Revisar que los estados financieros se presenten razonablemente.
6. Recomendar o sugerir acciones correctivas para precautelar el buen funcionamiento
de la empresa.
7. Reportar a los funcionarios de mayor jerarquía las inconsistencias detectadas
mediante las auditorias.
Contador general.
El contador general es responsable del cumplimiento de todos los procesos contables,
informes, mayor, que se realicen en el departamento contable de la empresa.
Las principales funciones del contador general, para fortalecer el control interno,
serán:
73
1. Elaborar los estados financieros bajo las Normas Internacionales de Contabilidad, de
manera que presente saldos razonables.
2. Monitorear que se cumpla con los procesos y procedimientos establecidos.
3. Sugerir mejoras en los procesos.
4. Estar atento a las reformas legales que pudieran afectar a la compañía contablemente.
5. Asistir y enviar a sus dirigidos a cursos de capacitación.
6. Revisar mensualmente las cuadraturas de las cuentas contables.
7. Cumplir con los objetivos del departamento contable.
Asistente contable.
El asistente contable es responsable de cumplir las funciones y procesos, para la
preparación de los mayores e informes contables que se realizan en el departamento contable
de la empresa.
Las principales funciones del asistente contable, para fortalecer el control interno, serán:
1. Cumplimiento de las políticas y procesos para la elaboración de la contabilidad.
2. Realizar mensualmente las cuadraturas de las cuentas contables.
3. Contribuir al cumplimiento de los objetivos.
4. Asistir a cursos de capacitación.
Para mejorar el modelo de control que existe en la entidad presentamos el siguiente
flujograma de proceso (véase Figura No. 5), el cual estará conformado por 4 procesos.
74
Figura 5. Flujograma del proceso de responsabilidad de control Flujograma elaborado por los autores, graficando la función que cumple cada área que interviene directamente
en el proceso contable de las propiedades, planta y equipo
PROPUESTA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS PROPIEDADES, PLANTA
Y EQUIPO
A continuación presentamos un breve resumen de las actividades que guardan
relación con la propiedad, planta y equipo y sus respectivos responsables:
Tabla 16
75
Manual de procedimientos para el control de Propiedades
Paso Descripción Responsable
1 La adquisición de propiedades con costos
superiores a los $ 1000 dolares deben ser aprobadas
Comité
2 La adquisición de propiedades con costos inferiores
a los $ 1,000 dolares puede ser aprobada
Gerente Financiero o jefe
de área
3 Los gastos capitalizables serán aprobados Gerente Financiero
4 Los gastos corrientes por reparaciones deben ser
aprobados
Gerente Financiero o jefe
de área
5 En la venta y baja de propiedades, planta y equipo,
el asiento contable debe ser aprobado
Gerente Financiero
6 Registrar las facturas de compras. Asistente contable
7 Conciliar los costos y depreciaciones
semestralmente
Asistente contable
8 Registro de las ventas y baja de propiedades, planta
y equipo.
Asistente contable
9 La utilidad por venta de propiedades, debe ser
contabilizada como utilidad.
Asistente contable
10 La perdida por venta de propiedades debe ser
contabilidad al gasto
Asistente contable
11 Evaluar una vez al año el manual de procedimientos
de control interno de propiedad, planta y equipo
Contador General
12 Revisar anualmente las tasas de depreciación de
propiedades
Contador General
13 Revisión de las conciliaciones del costo y la
depreciación de propiedades semestralmente
Contador General
14 Observación física de propiedades semestralmente Asistente contable,
Contador General y
Auditoria Interna
15 Revisar los procesos de propiedades referente a
registro, conciliaciones y supervisar la observación
física.
Auditoria Interna
Nota. Esta es la propuesta de implementar un manual de procedimientos en base a las propiedades, planta y equipo.
76
Figura 6. Flujograma de manual de procedimientos Flujograma elaborado por los autores, graficando el proceso de las propiedades, planta y equipo
77
CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS ÍTEMS DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.
La codificación de los ítems de propiedad, planta y equipo es útil porque permite a la
empresa dar seguimiento a los elementos a lo largo del tiempo.
Una de las opciones para mantener un buen control de los activos fijos es
asignándoles una codificación única e individual; esto se puede realizar creando un código de
barras el cual facilitaría tener un seguimiento de cada activo al momento de su ingreso,
salida, mantenimientos, etc. Junto con el codificador existe la opción de los lectores de barra
portátiles que combinados con un buen procedimiento del personal a cargo de estos bienes
permitiría tener un control confiable de estos elementos.
Existen variadas alternativas de empresas en el mercado que ofrecen los impresores de
código de barras, así como otras que ofrecen un servicio completo de auditarlos, generarles su
respectivo código y etiquetarlos; claro está que es decisión de los directivos analizar las
opciones y elegir la más apropiada.
CONOCIMIENTO DEL SOFTWARE
Para mejorar el funcionamiento de la compañía proponemos que utilice las
herramientas del sistema contable – financiero Microsoft Dynamics GP para ayudar o
facilitar el registro análisis y control de propiedad, planta y equipo, entre los múltiples
beneficios que otorga este sistema tenemos:
1. Brinda una funcionalidad de gestión de finanzas integral y flexible para satisfacer
las necesidades clave del negocio.
2. Reduce costos y optimiza operaciones con funcionalidades automatizadas.
3. Ayuda a mejorar el control y la seguridad en la gestión financiera.
4. Conecta a las personas y los procesos para incrementar la eficiencia y ampliar la
información.
78
Para conocer un poco sobre las funciones que contiene exponemos algunos de los
módulos financieros que posee:
Contabilidad analítica.
Analice los datos financieros por el criterio que desee, introduzca una mayor
flexibilidad y capacidad de ampliación en la creación de informes y analice las transacciones
de manera eficiente.
Auditorías.
Rastree y genere informes de los cambios en datos y procesos de negocios clave en el
sistema, incluyendo la capacidad de recrear el historial de transacciones, la información antes
y después, los IDs de Usuario y los relojes selladores de fecha y hora.
Conciliación bancaria.
Administre toda la actividad bancaria a través de una única intersección automatizada
y obtenga acceso sin precedentes a datos financieros críticos para el negocio en tiempo real.
Gestión del flujo de caja.
Mejore el flujo de caja con vistas de información personalizables y capacidades de
creación de pronósticos que le permitan controlar, predecir y manejar entradas y salidas.
Gestión de cobranzas.
Mejore el flujo de caja y reduzca los gastos de deudas incobrables con vistas de
información claras y personalizables y herramientas automatizadas de gestión de incobrables.
Consolidaciones cliente/proveedor.
Defina relaciones con los proveedores y aplique documentos abiertos de débito y
crédito para consolidar los saldos actuales.
79
Conciliación bancaria electrónica.
Automatice la conciliación de transacciones y ajustes con datos bancarios
descargados, utilizando herramientas que funcionan con cualquier banco que soporte
conciliación automática.
Transferencia electrónica de fondos para gestión de cuentas a pagar.
Transmita de manera segura un archivo electrónico de sus cuentas a pagar al banco
para automatizar los pagos de proveedores, eliminar los cheques en papel y reducir el fraude.
Transferencia electrónica de fondos para gestión de cuentas a cobrar.
Transfiera los lotes de ventas con pagos asociados y retire fondos automáticamente de
las cuentas bancarias de sus clientes para ayudar a garantizar los pagos y reducir el ingreso
manual.
Contabilidad.
Reduzca notablemente el tiempo y esfuerzo dedicados a las tareas contables clave
gracias a una automatización integral. Realice un seguimiento y analice su información
financiera en la forma que mejor se ajuste a su negocio, con las herramientas y estructuras
contables que usted diseñe para satisfacer sus necesidades. Las capacidades inteligentes de
contabilidad y análisis lo potencian para administrar mejor las finanzas.
Entre compañías.
Administre las transacciones únicas o recurrentes entre compañías en la organización,
con flexibilidad en la definición de relaciones entre compañías.
Procesamiento de cobranzas.
Importe automáticamente y aplique información de pagos de clientes recibida del
archivo de cobranzas bancarias para las facturas de sus clientes.
80
Gestión de cuentas a pagar.
Mejore el control de gastos y la gestión de proveedores con información actualizada y
cree automatización de ahorro de esfuerzos de varias tareas rutinarias o complejas.
Gestión de cuentas a cobrar.
Mantenga un estricto control sobre las cuentas a cobrar con capacidades que le ayudan
a realizar un seguimiento de facturas, recibos de procesos y a analizar la actividad del cliente,
de forma tal que pueda manejar las ventas realizadas sobre la cuenta de manera más efectiva
y al mismo tiempo mantener costos generales más bajos.
Cheques de reembolso.
Cree memos de débitos automáticamente en Gestión de Cuentas a Cobrar y aplíquelos
para acreditar montos a clientes que requieran reembolsos.
Ingresos/gastos diferidos.
Automatice el aplazamiento de ingresos o gastos clave en el momento del ingreso de
la transacción para reducir los esfuerzos repetitivos y manuales en el futuro.
Pago seguro.
Agregue funcionalidad de pago positivo para reducir el fraude, incluyendo la
exportación diaria de cheques para comparación de parte del banco cuando se presentan los
cheques al pago.
Administración de activos fijos.
Mejore la gestión financiera creando, rastreando, analizando, amortizando y retirando
activos fijos para satisfacer necesidades específicas. Utilice tipos y/o grupos de cuentas para
optimizar operaciones creando valores predeterminados y realizando cambios masivos, como
retiro o depreciación, a grandes cantidades de activos fijos al mismo tiempo.
Entre los beneficios para el control de las propiedades planta y equipo se puede
mencionar lo siguiente:
81
1. Permite la creación de cada artículo considerado como propiedad, planta y equipo.
2. Se puede realizar la consulta del producto, donde se muestra información como el
código del bien, la fecha en la que fue puesto en servicio, última fecha de
depreciación, costo inicial, valor de la depreciación, valor residual, depreciación
acumulada, valor en libros, el método bajo el cual se está depreciando.
3. Calcula de manera automática el valor de la depreciación, la utilidad o pérdida en la
venta de un bien.
4. Calcula de manera automática los impuestos y retenciones de ley.
5. Facilita llevar un control inventariado de estos bienes.
6. Permite identificar el sitio donde se encuentra el activo.
7. Permite realizar transferencias de un lugar a otro.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE USO DEL SISTEMA PARA EL USUARIO
Para esto se realizó un manual del usuario que facilita el uso de la aplicación
A continuación, mencionamos ciertos pasos que efectúa el sistema Microsoft
Dynamics GP referente a los procesos contables que deben ser ejecutados al cierre de cada
año con relación a la propiedad, planta y equipo:
Tabla 17
Manual de procedimiento para uso del sistema Paso Descripción Responsable
01 Realizar todos los procedimientos de cierre de fin de año para
administración de cuentas a pagar en Microsoft Dynamics GP:
Primero cierre administración de cuentas a pagar. Esta acción
garantiza que todas las transacciones de propiedad, planta y
equipo pendientes se capitalizan.
Asistente contable
02 Introducir todas las transacciones de propiedad, planta y equipo para el
año fiscal actual registrar todas las adiciones, los cambios, las
transferencias y retiradas del año fiscal actual.
Nota: Nunca transferencias y deshacer transacciones de retirada
deben realizarse en un año histórico.
Asistente contable
03 Depreciar todos los activos hasta el último día del año fiscal actual. Asistente contable
82
1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a Herramientas en el menú
Microsoft Dynamics GP, elija rutinas, seleccione activos fijos y,
a continuación, haga clic en depreciar.
2. En el cuadro fecha de destino de depreciación, escriba la última
fecha del año fiscal actual.
3. Para insertar todos los libros de activos fijos, haga clic en todo.
4. Haga clic en depreciar.
Nota: Es muy importante para depreciar todos los activos hasta el último
día del año fiscal de activos fijos actual. Si no se han depreciado hasta el
último día de la FA año fiscal antes de procesar el año, end, cierre todos
los activos, los montos de depreciación serán incorrectos.
04 Realice el proceso contabilización (interfaz de GL) (este paso es
opcional).
1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a herramientas en el
menú Microsoft Dynamics GP, elija rutinas, seleccione
activos fijos y, a continuación, haga clic en contabilización.
2. En el cuadro período inicial, escriba 2014-012.
Nota: El marcador de posición de 2014-012 representa el período 12 del
ejercicio 2014. Si no se está ejecutando en el año fiscal de calendario o si
tiene más de 12 períodos, el período que escribe es diferente.
3. En el cuadro período final, escriba 2014-012.
4. En el cuadro fecha de la transacción, escriba la última fecha
del año fiscal actual o escriba la fecha en que necesita la
contabilización afecte a la contabilidad general.
5. Haga clic en continuar.
6. Cuando reciba un mensaje que se está creando el número de
lote, haga clic en continuar.
7. En la ventana destino del informe, haga clic para activar la
casilla de verificación de la impresora y, a continuación,
haga clic en aceptar.
Nota: Puede que desee conservar este informe como parte de los
registros financieros de fin de año.
Asistente contable
05 Ejecute los informes de fin de año que desea mantener como parte de los
registros financieros de fin de año:
Los montos de depreciación del año actual para los años fiscales
anteriores no se conservan en administración de activos fijos. Por lo
tanto, debe imprimir cualquier informe que contenga esta información
antes de cerrar el año.
Hay varios informes disponibles para activos fijos. Le recomendamos
que imprima los siguientes informes:
• Actividad anual
Para imprimir el informe de actividad anual, seleccione activos fijos en
el menú de informes y, a continuación, haga clic en actividad.
• Adiciones
Para imprimir el informe elementos añadidos, seleccione activos fijos en
el menú de informes y, a continuación, haga clic en transacciones.
• Retiradas
Para imprimir el informe retiradas, seleccione activos fijos en el menú
informes, haga clic en la transacción y, a continuación, en la lista
informes, haga clic en retiradas.
• Transferencias
Para imprimir el informe transferencias, seleccione activos fijos en el
menú informes, haga clic en la transacción y, a continuación, haga clic
en transferencias en la lista de informes.
• Libro de amortizaciones
Asistente contable
83
Para imprimir el informe libro de amortizaciones, seleccione activos fijos
en el menú informes, haga clic en depreciación y, a continuación, haga
clic en Libro de amortizaciones en la lista de informes.
• Libro de propiedad
Para imprimir el informe libro de propiedad, seleccione activos fijos en
el menú informes, haga clic en inventario y haga clic en Libro de
propiedad en la lista de informes.
• "Activos fijos a conciliación de contabilidad"
Para imprimir el informe "Fijo activos a general conciliación contable",
seleccione Activos fijos en el menú informes, haga clic en la actividad y,
a continuación, haga clic en activos fijos a conciliación de contabilidad
general en la lista de informes.
Si tiene más de un libro de activos fijos, se recomienda que también
imprima los informes siguientes:
• "Conciliación de libro a libro"
Para imprimir el informe "conciliación de libro a libro", seleccione
activos fijos en el menú de informes y, a continuación, haga clic en
comparación.
• "Comparación de depreciación de año actual de libro a libro"
Para imprimir el informe de "Libro a libro YTD comparación",
seleccione activos fijos en el menú informes, haga clic en comparación
y, a continuación, haga clic en comparación de depreciación del año
actual de libro a libro en la lista de informes.
06 Garantía que el calendario de activos fijos se ha creado correctamente
(este paso es opcional).
1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a herramientas en el
menú Microsoft Dynamics GP, elija utilidades, seleccione
activos fijos y, a continuación, haga clic en crear
calendario.
2. Haga clic en consultar y, a continuación, haga clic en
comprobar. Cuando se le pida para comprobar los períodos,
haga clic en aceptar.
3. En la ventana destino del informe, haga clic en pantalla y, a
continuación, haga clic en aceptar.
Asistente contable
07 Compruebe que los trimestres están configurados correctamente para
todos los años fiscales.
1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a herramientas en el
menú Microsoft Dynamics GP, seleccione configuración,
seleccione activos fijos y, a continuación, haga clic en
trimestre.
2. Asegúrese de que las casillas siguientes no están vacías:
• Fecha de inicio
• Fecha de finalización
• Fecha media
Nota: Estos cuadros deben existir para cada trimestre. Si algún
cuadro está vacío, escriba la fecha apropiada en ese cuadro.
Asistente contable
08 Crear una copia de seguridad.
Esta copia de seguridad debe almacenarse fuera de la oficina junto con el
resto de la documentación de fin de año. Esta copia de seguridad le
ofrece un registro permanente de la posición financiera de la compañía al
final del año. Además, esta copia de seguridad puede restaurarse más
tarde si es necesario. Realizar una copia de seguridad garantiza que
puede recuperarse rápidamente si se produce una fluctuación de energía
o cualquier otro problema durante los procedimientos de cierre de fin de
año.
Sistemas – soporte
84
Para crear una copia de seguridad en Microsoft Dynamics GP, siga estos
pasos:
1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione mantenimiento en
el menú Microsoft Dynamics GP y, a continuación, haga
clic en copia de seguridad.
2. En la lista nombre de la empresa, haga clic en el nombre de
la compañía.
3. Cambiar la ruta de acceso de la copia de seguridad si debe
y, a continuación, haga clic en aceptar.
09 Realizar la rutina de cierre de fin de año de activos fijos.
1. En Microsoft Dynamics GP, vaya a herramientas en el
menú Microsoft Dynamics GP, elija rutinas, seleccione
activos fijos y, a continuación, haga clic en fin de año.
2. Compruebe que el año fiscal que se muestra para cada libro
es el año fiscal actual. (El año fiscal actual es el año que
está cerrando).
Nota: Si el año fiscal que se muestra para un libro no es el año fiscal
actual, consulte la pregunta 1 de la sección "preguntas más frecuentes
(P+F)".
3. Haga clic en un libro que desea cerrar y, a continuación,
haga clic en insertar. Repita este paso hasta que se han
insertado todos los libros que desea cerrar.
Nota: Microsoft Dynamics realiza los siguientes procedimientos durante
la rutina de cierre de fin de año:
• En la ventana información general de activos, el campo cantidad
se copia en el campo cantidad inicial de la ventana ampliar cantidad.
• En la ventana expandir último mantenimiento, el importe de
mantenimiento del año actual se borra.
• En la ventana libro de activos, el importe de la depreciación de
año actual está desactivada.
• Se realizan los siguientes procedimientos:
• El campo base de coste se copia en el campo coste de año
inicial.
• Depreciación total acumulada se copia en el campo reserva
inicial.
• El campo de valor residual se copia en el campo rescate inicial.
• En la ventana configuración de libros, el campo año fiscal
actual se incrementa en uno.
Contador
Nota. Estos son en detalle los pasos que ejecuta el sistema sobre las propiedades, planta y equipo.
85
Figura 7. Flujograma de proceso del uso del sistema Flujograma elaborado por los autores, graficando el proceso sistemático de las propiedades, planta y equipo
86
CRONOGRAMA
Para la implementación del módulo de activos fijos desarrollamos un cronograma
estableciendo las actividades proyectadas semanalmente (véase tabla No. 18), en el cual
presentamos que la ejecución tardaría un mes aproximadamente.
Tabla 18
Cronograma de actividades para la ejecución del software
Nota. La Tabla 18 muestra el tiempo que tomaría poner en ejecución el software
COSTO – BENEFICIO DE LA EJECUCIÓN DEL SOFTWARE
Costo.
Para la sistematización de la propiedad, planta y equipo, la compañía debe considerar
la compra del módulo, el costo de las licencias, las capacitaciones, el soporte técnico y la
habilitación de una base de pruebas; cuyo profesional que imparte las capacitaciones y brinda
soporte técnico, por parte del proveedor del sistema tiene un costo aproximado de $60.00 por
hora. A continuación, detallamos el cuadro del presupuesto (véase Tabla 19):
1 2 3 4
Revisar información de propiedad, planta y equipo x
Creación ambiente de prueba x
Migración información a prueba x
Verificación información x
Detección de errores x
Efectuar correcciones x
Habilitación del módulo activos fijos en ambiente de producción x
Migración información x
Capacitación al personal x
Semana
Actividad
87
Tabla 19
Presupuesto por adquisición del software
Nota. Costo de adquirir el software contable, información obtenida de proveedores de sistemas informáticos
Beneficio.
Luego de la adquisición del módulo para el registro, análisis y control de la propiedad,
planta y equipo la empresa percibirá los beneficios que se verán reflejados de forma
cualitativa en el transcurso del tiempo.
Se podrán convertir en cuantitativos a través de la valoración monetaria, lo cual es un
proceso meramente subjetivo.
1. Presentación de información razonable y confiable con la que se pueden tomar mejores
decisiones.
2. Optimizar el tiempo en la ejecución de los procesos de propiedad, planta y equipo.
ACTIVIDADES HORAS COSTO
Paquete inicial GP (módulo de activos
fijos) 5.000,00
AMBIENTE PILOTO
Establecer ambientes 4 240,00
Instalación de los ambientes 2 120,00
Migración de las bases de datos 3 180,00
Proceso de cierres modulares 2 120,00
Proceso de cierres contables 3 180,00
Revisión de errores 4 240,00
Migración de Dynamicss 2 120,00
Pruebas unitarias 4 240,00
Pruebas integrales 4 240,00
Gestión de reportes 3 180,00
AMBIENTE PRODUCCIÓN
Proceso de corrección errores 5 300,00
Proceso de migración 2 120,00
Gestión de roles y perfiles 2 120,00
TOTAL DE LA INVERSIÓN 40 7.400,00
88
3. Tener codificada la propiedad, planta y equipo permite conocer de forma precisa y
adecuada los bienes que posee la empresa y en qué estado se encuentran, lo cual
facilitará tomar decisiones oportunas.
4. Este proyecto ayudará a que la empresa tenga mejor eficiencia operativa.
5. Fortalecerá los controles y manejo de los elementos de la propiedad, planta y equipo.
6. Al tener sistematizado el control de la propiedad, planta y equipo se podrá conocer los
cambios que estos puedan tener en forma oportuna y ayudará a que tomen medidas
correctivas.
7. El precio por la implementación del software para el control de propiedad, planta y
equipo podría ser menor al que pueda ocasionar un error en el tiempo.
Impacto de la responsabilidad social
Esta propuesta de optimización de las propiedades, planta y equipo, está encaminado a
satisfacer las necesidades de información a la gerencia, directorio, accionistas, y entidades de
control como son el Servicio de Rentas Internas, la Superintendencia de Compañías y cumplir
con los lineamientos de las Normas Internacionales de Contabilidad.
Los Estados Financieros revelarán información oportuna, confiable y de fácil
interpretación.
89
Conclusiones y Recomendaciones
CONCLUSIONES
Con la propuesta de optimización de la cuenta propiedades, planta y equipo de la empresa
Camposantos del Ecuador S. A., se puede llegar a las siguientes conclusiones:
Que existe una política contable con información muy limitada en cuanto a los valores
capitalizables, las ventas y bajas de estos bienes.
Que no poseen un manual de funciones donde se manifieste por escrito las
responsabilidades del personal involucrado en el proceso de las propiedades, planta y equipo.
Que no se controla que el personal conozca las políticas existentes y cumpla con ellas.
Que los custodios de las distintas áreas no han sido respectivamente capacitados sobre
el tratamiento de las propiedades, planta y equipo y tampoco se ha capacitado actualmente al
personal contable.
Que el control de estos activos es llevado en un archivo de Excel de fácil
manipulación y un poco confuso, lo cual absorbe recursos del personal contable.
Que no se efectúan inventarios físicos periódicos a las propiedades, planta y equipo.
90
RECOMENDACIONES
Analizando la propuesta de optimización de la cuenta propiedades, planta y equipo de la
empresa Camposantos del Ecuador S. A., se pueden plantear las siguientes recomendaciones:
Que mejoren las políticas contables, debido a que hay ciertos criterios de las Normas
Internacionales de Contabilidad que no se expresa en dicha política aplicada.
Que la empresa debe establecer por escrito las funciones de aprobación y revisión,
asignándole responsabilidades a su personal de forma escrita.
Que se den a conocer las políticas contables que están manejando en la empresa a
todo el personal financiero y dar seguimiento del fiel cumplimiento de ella.
Que se capacite al personal por los menos 2 veces al año para mantener actualizados
los conocimientos contables.
Que se realicen evaluaciones periódicamente el funcionamiento del sistema para
determinar que no presente errores en su funcionamiento.
Que se proceda a sistematizar el control de los bienes que conforman la cuenta
propiedad, planta y equipo.
91
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APÉNDICE
95
96
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