CAPÍTULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN …

Capítulo IV. Resultados de la Investigación

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CAPÍTULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS:

El Objetivo del presente trabajo estuvo dirigido a la evaluación del

proceso de facturación y estados de cuentas del sistema uniforme de

presentación de informes de Chevron Global Technology Services Company

a Petróleos de Venezuela, S.A., lo cual permitió determinar los factores que

generan el rechazo de los desembolsos ocasionados por la actividad diaria

de operación del Proyecto LL-652.

Este capítulo tiene como finalidad la interpretación de los datos

obtenidos en las entrevistas semi-estructuradas con preguntas abiertas y

semi-cerradas, aplicadas en Chevron al Supervisor del departamento de

Cuentas por Cobrar a PDVSA, a los Analistas y Asistentes estando

conformada la población por 11 personas, del Departamento de Cuentas por

Cobrar a PDVSA, al Supervisor del departamento de Contabilidad, al

Supervisor del Departamento de Cuentas por Pagar y Contratos., así como

también la entrevista con preguntas abiertas dirigida a la Analista de

Operaciones de PDVSA.


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Los resultados se presentan de acuerdo a la formulación de la pregunta

detallando en forma resumida la información al tratarse de preguntas

abiertas, y en las preguntas cerradas en tablas de doble entrada ubicando

las categorías de respuestas en las filas y las frecuencias relativas y

absolutas en las columnas, las mismas han sido graficadas para visualizar

con mayor facilidad la información.

Posteriormente se discutieron los resultados por objetivo, tomando en

cuenta cada uno de sus indicadores y la teoría sustentada en el Marco

Teórico.


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1. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

1.1. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LA ENTREVISTA DIRIGIDA AL

SUPERVISIOR DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR COBRAR A

PDVSA.

Dimensión: Facturación a PDVSA. Indicador: Relación Diaria de Facturas e I.V.A.. Ítem #1: ¿Cuál es el aporte que la Relación Diaria de Facturas e I.V.A. ofrece para el Proceso de Facturación a PDVSA?

La población admitió que la Relación Diaria de Facturas e I.V.A.

suministra los datos que alimentan el cálculo del estipendio, herramienta que

dará como resultado el monto a recuperar sobre las inversiones y

operaciones realizadas en forma trimestral; de igual manera determina el

monto mensual a facturar por concepto de I.V.A.. Lo cual indica que el

sometimiento diario para la aprobación de los desembolsos efectuados

aportan como beneficio la posibilidad para Chevron, de recuperar una mayor

cantidad de dinero.

Indicador: Estado de Reembolsos de Anticipos (I.V.A..) Ítem # 2: Explique en qué consiste el Proceso de Facturación de Reembolsos de Anticipos (Factura I.V.A.).

Con respecto a este ítem, el entrevistado explicó que el Proceso de

Facturación de Reembolsos de Anticipos del I.V.A. consiste en la emisión por


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parte de la Contratista a la Filial, de una factura mensual por el monto

correspondiente al total del Impuesto al Valor Agregado, pagado por la

Contratista a sus proveedores durante el período en referencia y previamente

avalado por PDVSA, la misma debe emitirse dentro de los cinco (5) primeros

días de cada mes. Lo anteriormente expuesto representa para Chevron la

posibilidad de recuperar prontamente los pagos realizados de contado,

debido a que el I.V.A. no es financiado por sus proveedores.

Ítem #3: Indique qué soportes exige PDVSA para el Reembolso de Anticipos (I.V.A..)

Al igual que en el ítem anterior, la población entrevistada indicó que los

soportes exigidos por PDVSA para el reembolso del I.V.A., son las facturas

aprobadas en original y sus respectivos anexos. La respuesta obtenida

demuestra que Chevron debe velar por el fiel cumplimiento de esta exigencia

con el fin de recuperar las erogaciones realizadas por la operación normal.

Indicador: Estado de Reembolso de Anticipos (Factura). Ítem #4: Indique detalladamente cómo es el Proceso de Facturación por Insumos y Servicios.

El entrevistado expuso que el Proceso de Facturación por Insumos y

Servicios, consiste en la emisión de una factura trimestral en dólares por

parte de la operadora a PDVSA, por el monto resultante del cálculo del

estipendio por servicios, que incluye en uno de sus parámetros las


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transacciones que hayan sido aceptadas por PDVSA durante el período en

referencia, la misma deberá ser emitida dentro de los quince (15) primeros

días después de finalizado el trimestre respectivo.

Estas razones demuestran que la aprobación de los desembolsos es un

requisito indispensable que de no cumplirse origina pérdidas para Chevron,

ya que no se recupera la inversión.

Ítem #5: Explique en qué se basa el Convenio para regular el cálculo de la Factura de Reembolso de Anticipos por Insumos y Servicios.

Según la respuesta del entrevistado, el Convenio se fundamenta

principalmente en las políticas y normas establecidas por PDVSA, que

delimitan los parámetros para la fórmula del Cálculo del Estipendio por

Servicios e indican los desembolsos cargables normales, razonables y

necesarios en una operación de un campo o área petrolera de aplicación

estándar en la industria.

Lo anteriormente expuesto implica que Chevron en su Proyecto LL-652

debe cumplir cabalmente con lo establecido en el Contrato de Convenios

Operativos suscrito para regular el cálculo de la factura, con el fin de

obtener las aprobaciones necesarias para recuperar los pagos realizados a

terceros por cuenta de la Filial por las actividades diarias de inversión y

operación


101

Dimensión: Lineamientos del Proceso de Facturación y Estados de Cuentas. Indicador: Contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda. Ítem #6: Explique de qué manera fue informado sobre los lineamientos que rigen el Proceso de Facturación y Estados de Cuentas.

El entrevistado manifestó que la información acerca de los lineamientos

del Proceso, fue transmitida a través del Contrato de Convenios Operativos

de la Tercera Ronda. Adicionalmente se dictaron charlas para aclarar el

contenido de las cláusulas referidas a Facturación y Estados de Cuentas. Lo

que asegura el interés que la Filial tiene en dicho Contrato sea ampliamente

conocido por las operadoras, por ser la base fundamental que rige al

Proceso para la Facturación y Estados de Cuentas a PDVSA, ya que

contiene todas las políticas, normas y procedimientos del mismo.

Ítem #7: El Contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda en sus lineamientos es:

TABLA N° 1

CATEGORÍA

SÍ

NO

Inflexible X

Conveniente para el Contratante X

Conveniente para la Contratista X

Fuente: Nava (2001)


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Las respuestas del entrevistado afirman que los lineamientos del

contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda en su apreciación

son inflexibles y convenientes para el contratante, más considera que no es

conveniente para la Contratista debido que existen un gran número de

cláusulas escritas en forma general, que en sus interpretaciones posteriores

ha favorecido los intereses de la empresa contratante. Lo que implica que no

hubo equidad en la redacción del contrato.

Ítem #8: Explique si los plazos de pago y reembolso a los contratistas indicados en el Contrato de Convenios Operativos de la Tercera Ronda fueron razonablemente establecidos.

El entrevistado considera que es razonable el plazo de pago para la

recuperación del I.V.A., debido a que el reembolso se obtiene dentro de los

treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura mensual. Con

respecto a los desembolsos cargables, el tiempo de pago y reembolso no es

considerado razonable, ya que la recuperación es en forma trimestral y

pagados a los cuarenta y cinco (45) días posteriores a la presentación de la

factura.

Lo que indica que no fueron considerados los intereses de Chevron lo

cual afecta notablemente el flujo de caja de la empresa, por el largo período

establecido para la recuperación de los desembolsos.


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Ítem #9: ¿Qué consecuencias puede ocasionar la incorrecta interpretación de los lineamientos establecidos referente a los desembolsos cargables a PDVSA?.

La persona entrevistada manifestó que la consecuencia final sería la

negación del gasto, por considerarlo fuera del Convenio. Lo expuesto

demuestra que la falta de claridad en la redacción del convenio ocasiona

confusiones y desacuerdos entre Chevron y PDVSA

Ítem #10: ¿De qué manera puede la Operadora evitar una terminación anticipada del Convenio?

El entrevistado expresó que la terminación anticipada se evita

cumpliendo con los lineamientos establecidos en las cláusulas del Convenio

Operativo y manejando con efectividad el Proyecto. Esto indica que la

permanencia de Chevron en la continuidad del Proyecto LL-652 depende

exclusivamente de la aceptación y pego a la normativa impuesta por la Filial.

Ítem #11: ¿Qué tratamiento reciben los desembolsos cargables rechazados definitivos por PDVSA?

El entrevistado expresó que cuando los desembolsos cargables

rechazados por PDVSA son definitivamente calificados como no cargables,

Chevron procede a realizar una desincorporación de ese desembolso de las

cuentas por cobrar a PDVSA, asumiéndolo la operadora en un 100% como


104

un gasto. Lo que implica que la no-recuperación del desembolso, se traduce

en una inminente pérdida para Chevron.

1.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA ENTREVISTA

DIRIGIDA LOS ASISTENTES Y ANALISTAS DEL DEPARTAMENTO DE

CUENTAS POR COBRAR A PDVSA.

Dimensión: Facturación a PDVSA. Ítem #12: Mencione los pasos a seguir para la elaboración manual del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A..

Al examinar el indicador se observó que tres (3) personas del total de la

población no respondió al ítem, expresando que no conocen el proceso de

elaboración manual del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.

dentro del Sistema Lotus Notes. Mientras que el resto coincidió en

mencionar que para la realización del Formulario es necesario seguir los

siguientes pasos:

♦ Entrar a Lotus Notes, sistema bajo el cual operan los procesos del SUPI,

seleccionar el módulo de Facturación y Estados de Cuentas, y

automáticamente se abre el Formulario de Relación Diaria de Facturas e

I.V.A..

♦ Se procede al llenado de los campos del Formulario en su totalidad.


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♦ Se salva el Documento y se transfiere al departamento de Informática

para su envío a PDVSA por la interconexión entre la Filial y la operadora.

De acuerdo con las respuestas de los entrevistados, se puede

establecer que no hay total conocimiento por los empleados del

departamento de Cuentas por Cobrar de Chevron acerca de los pasos a

seguir para el llenado manual del Formulario, lo que implica que difícilmente

se alcanzará la eficiencia operativa.

Dimensión: Normas de Presentación de Información a PDVSA. Indicador: Memorandas de normas que regulan la presentación de los desembolsos cargables. Ítem #13: Mencione las normas para la presentación del Formulario de Relación Diaria de facturas e I.V.A..

Con referencia a éste ítem los entrevistados mencionaron las siguientes

normas para la presentación de la información:

♦ Se debe anexar la Factura Original (Imagen Digitalizada).

♦ Anexar soportes digitalizados que sustentan de una forma completa y

clara el motivo del gasto, tomando como premisa el uso, destino y fecha

del servicio o materiales suministrados.

♦ La información del Formulario en todos sus campos debe ser consistente

con la factura y los soportes anexados a cada transacción.

♦ La descripción debe ser muy explícita, clara y en español.


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♦ Todos los campos del formularios deben ser llenados en su totalidad.

♦ El número de RIF debe estar formado bajo el siguiente esquema: 1 Letra,

guión, 8 números, guión, 1 número ( A-xxxxxxxx-x).

♦ El número de la factura no puede ser S/N, Sin Número, “0”, etc.

♦ La tasa de cambio no puede ser negativa.

♦ La fecha de pago de la factura debe ser igual o mayor a la fecha de la

factura.

♦ No se debe enviar documentos sin anexos en el campo “anexo de

factura” (imágenes digitalizadas).

♦ Los montos de los soportes deben ser iguales al monto facturado, a

menos que se aplique algún descuento.

♦ Se deben enviar únicamente transacciones con gastos cargables a

PDVSA.

♦ Las transacciones deben tener un Centro de Costo (APD) asignado y el

mismo debe estar aprobado y con presupuesto disponible.

♦ No se deben enviar transacciones duplicadas.

♦ Cuando una factura o transacción se divida en varios centros de costos,

se deben enviar todos los 7 campos claves iguales para evitar rechazos

automáticos del sistema.

♦ El porcentaje de imputación no debe pasar del 100%.

♦ La imagen factura debe llevar el sello de pagado.

♦ Las imágenes anexadas deben ser claras y legibles.


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Lo expresado por los entrevistados indica las normas que regulan la

presentación por parte de Chevron del Formulario a la Filial, lo que implica

que las mismas han sido difundidas en el departamento de Cuentas por

Cobrar a PDVSA, y que de incumplirlas generaría un rechazo de la

transacción.

Ítem #14: Mencione las fallas que generan el rechazo de las transacciones por parte de PDVSA.

La población en su totalidad reconoció las siguientes fallas que generan

un Rechazo de las transacciones:

♦ Inconsistencia entre los datos del Formulario y la factura y/o los soportes

emitidos.

♦ Soportes insuficientes para validar el tipo de gasto (Uso, Destino y Fecha

de los materiales y/o servicio).

♦ Los soportes no suman el total del gasto relacionado.

♦ Las facturas anexadas no cumplen con las especificaciones del

S.E.N.I.A.T.

♦ Las facturas tienen enmiendas o son copias.

♦ La calidad de la imagen de las facturas y/o soportes impiden validar la

información.

♦ Gastos no razonables.


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♦ La categoría presupuestaria donde se carga el gasto está excedida, no

presupuestada o se encuentre errada.

♦ El centro de costo (APD) no ha sido autorizado o presupuestado por

PDVSA.

♦ El gasto no está considerado en las políticas de personal (cuando

aplique).

♦ La factura esta distribuida en más del 100%.

♦ Transacciones asociadas a un proveedor con números de RIF diferentes

en distintas oportunidades.

♦ Descripción insuficiente por falta de información: pozo o instalación a la

cual se esta asociando el gasto, fecha de trabajo, razón del trabajo,

nombre y cargo de la persona que realiza el trabajo.

♦ Gastos no cargables, no avalados por las políticas, no presupuestados.

♦ Facturas duplicadas.

♦ Envío del I.V.A. de una factura primero que el gasto de la misma.

♦ Soportes insuficientes para validar los datos de la factura.

Lo anteriormente expuesto por la población indica que estas fallas

ocasionan a Chevron una disminución en la Cuenta por Cobrar a PDVSA, ya

que si las transacciones son enviadas con alguna de estas inconsistencias

son Rechazadas inmediatamente, ocasionando la no recuperación del

desembolso.


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Ítem #15: Mencione las normas que rigen el reenvío de facturas objetadas.

Del total de la población seis (6) entrevistados coincidieron al expresar

las normas en forma general del proceso de reenvío, considerando que las

más importantes son las que a continuación se detallan:

♦ Responder efectivamente a los requerimientos de PDVSA en cuanto a las

observaciones realizadas en los campos de cada transacción.

♦ Revisar y corregir de nuevo todos los datos de la transacción.

♦ Verificar el cumplimiento de las normas que rigen el proceso normal de

presentación del formulario.

♦ Tener la seguridad absoluta de que la factura no ha sido reenviada.

♦ Utilizar el procedimiento adecuado de reenvío de acuerdo al tipo de

objeción.

El resto de la población (5 personas) no respondió, alegando que no

conocen el proceso de reenvío de facturas objetadas. Aspecto que denota

que el Supervisor no ha enfatizado en la debida difusión en el departamento

de las normas que regulan ciertos procesos.


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Ítem #16: Las normas contempladas para regular el reenvío de facturas objetadas se consideran:

TABLA N°2

CATEGORIA

F.A.

F.R.

Rígidas 4 36%

Medianamente Rígidas 2 18%

Aceptables - -

No Respondieron 5 46%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)

Gráfico No. 1Rigidez de las Normas

36%

18%0%

46%

Rígidas Medianamente Rígidas

Aceptables No Respondieron

Al analizar el grafico # 1 se observa que del total de la población el 36%

respondió que las normas son rígidas, el 18% medianamente rígidas y el

46% restante se abstuvo de contestar. Llama la atención el hecho que


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ninguno de los entrevistados calificó de aceptable las normas que regulan el

reenvío de facturas objetadas, aspecto que al relacionarlo con las otras

respuestas representa para Chevron una debilidad, ya que la Filial exige su

cumplimiento aún en desacuerdo con ellas.

Dimensión: Procedimientos de Presentación de Información a PDVSA. Indicador: Manual del Operador SUPI. Ítem #17: Explique el proceso para el envío de los desembolsos cargables a PDVSA.

Del total de la población nueve (9) personas indicaron el siguiente

proceso para el envío a PDVSA de los desembolsos cargables:

♦ Mediante el Sistema NT Citrix (Auxiliar de cuentas por cobrar) se revisa la

transacción en los siguientes campos: monto de la factura en bolívares

y/o en dólares, monto del I.V.A., tasa de cambio, número de la factura,

fecha de pago y descripción del gasto contra los datos contenidos en la

factura imagen y sus respectivos soportes.

♦ De igual manera se revisan en dichas transacciones los restantes

campos: categorías presupuestarias, centros de costos asociados,

porcentaje de imputación correspondiente a cada centro de costo, montos

pagados contra lo enviado a PDVSA y número de cheque contra el

registro contable en JD Edwards. De existir algún error en algunos de los


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campos mencionados se procede a corregirlos y a marcar la transacción

como lista para enviar a Lotus Notes

♦ Diariamente se procede a realizar una exportación de las transacciones

marcadas como listas para enviar, del Sistema NT Citrix al Sistema Lotus

Notes (sistema bajo la cual opera el SUPI) a través de un archivo con

extensión .txt, para que éstas automáticamente sean cargadas en los

Formularios de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. de acuerdo a cada

categoría y subcategoría presupuestaria.

♦ Al cargarse todos los desembolsos en el Formulario, se revisan en forma

general los campos y finalmente se envían a PDVSA para su respectiva

revisión.

El resto de los entrevistados constituidos por dos (2) personas

admitieron que no conocen el proceso, ya que a pesar de trabajar en el

departamento no se encuentra dentro de sus funciones.

Las explicaciones y respuestas de los entrevistados demuestran que en

Chevron la inducción sobre nuevos procesos se realiza eficientemente a los

involucrados en el mismo, más no al resto del personal del departamento de

Cuentas por Cobrar a PDVSA.


113

Ítem #18: ¿Como consecuencia de los Rechazos se han tomado medidas inherentes a la inducción sobre el procedimiento de llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?

El total de la población opina que no se ha realizado una correcta

inducción al personal de la Gerencia de Finanzas sobre los requerimientos y

exigencias de PDVSA referente al registro y pago de facturas del Proyecto

LL-652, por cuanto la misma se realiza no en forma preventiva, sino de una

manera informal y como consecuencia del rechazo. Lo que refleja que las

políticas, normas y procedimientos en Chevron deben transmitirse a todos los

niveles de la Gerencia responsable de la operación y no ser dirigidas

exclusivamente al personal del área final del proceso, pues genera

desperdicio en tiempo y esfuerzo.

Indicador: Procedimiento técnico corrección objeciones campos claves. Ítem #19: Indique el procedimiento para el reenvío de la documentación objetada.

Del total de la población seis (6) de los entrevistados concordaron que

para proceder al reenvío de las transacciones objetadas existen dos

procedimientos:

♦ Campos no claves: se apertura el documento objetado en el que se va a

trabajar, modificando los errores según las observaciones del analista y

se verifican todos los demás datos para asegurar su razonabilidad, se

reenvía y se replica. Automáticamente la nueva información sustituye la


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errada y queda la información definitiva en la base de datos; este re-

envío, es nuevamente revisado por los analistas de PDVSA.

♦ Campos Claves: se accesa el documento objetado y automáticamente

se duplica la información en un nuevo documento que permite la

modificación en los campos señalados por el analista y se reenvía tanto el

nuevo documento corregido como el documento original objetado sin

corregir. El documento original (errado) debe ser eliminado por el analista

de PDVSA luego de su verificación con el fin de evitar duplicidades,

procedimiento que no siempre se realiza.

El resto de la población respondió que no conocen el proceso, ya que

no está adjunto a sus actividades asignadas. Lo que reafirma las

observaciones anteriores referente a la deficiencia operacional en Chevron

por desconocimiento del proceso.

Ítem #20: A su criterio el Procedimiento para el reenvío técnico corrección objeciones campos claves, fue diseñado con el fin de facilitar el logro de los objetivos y eliminar el desperdicio operativo?

Seis (6) personas de la población respondieron negativamente al ítem

que cuestiona sobre la facilitación de los procesos de reenvío a través del

nuevo procedimiento, expresando que al diseñarlo se consideró el volumen

de la información a manejar, más no la cuantificación de la información, por


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el hecho de que los montos son trasladados a la Pagina WEB sin depurarlos

y esa transferencia duplica la información.

Las cinco (5) personas restante desconocen el proceso, por lo que se

abstuvieron de opinar.

Lo que indica que para Chevron minimiza el desperdicio operativo, pero

no logra los objetivos desde el punto de vista de confiabilidad en la

información, ya que no aporta los datos para los procesos estadísticos

subsecuentes.

Dimensión: Uso del Formulario. Indicador: Presentación de Información requerida por PDVSA Ítem #21: ¿El Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. es enviado directamente a PDVSA y/o sirve de soporte a otro proceso de remisión?

Del total de la población siete (7) de los entrevistados afirmaron que el

Formulario es enviado directamente a PDVSA como resumen de las

acreencias y a su vez sirve de soporte a Chevron para el cálculo del

Estipendio por Servicios mediante la fórmula para la recuperación del mismo.

Los cuatro (4) entrevistados restantes reconocieron que no han sido

informados sobre el proceso.

Lo que reafirma las reflexiones anteriores referidas a la falta de difusión

de las regulaciones inherentes a los procesos.


116

Ítem #22: ¿A su criterio de qué depende la aprobación del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?

En conjunto las once (11) personas entrevistadas manifestaron que

depende principalmente de los siguientes aspectos:

♦ Razonabilidad de los gastos en cuanto a su relación directa con la

actividad contemplada en el Convenio.

♦ Cobertura presupuestaria.

♦ Cumplimiento de la normativa.

♦ Objetividad del analista de desembolsos de PDVSA.

Los puntos mencionados indican que las aprobaciones del formulario

dependen de dos aspectos importantes; el cumplimiento de las formalidades

del convenio por parte de Chevron y la revisión objetiva de los desembolsos

por parte de PDVSA.

Ítem #23: ¿Cuáles factores eliminarían los rechazos y observaciones de las transacciones en el Formulario de Relación Diaria de facturas e I.V.A.?

El total de la población coincidió en manifestar que la eliminación de los

rechazos y observaciones por parte de PDVSA dependen de los siguientes

factores:


117

♦ Comunicación de los requerimientos específicos para casos especiales,

dejando constancia de los mismos para que marquen pauta en ambas

empresas y conformen la memoria técnica del proceso.

♦ Mayor y mejor control del presupuesto.

♦ Eficiencia por parte de Chevron en la preparación de los formularios.

♦ Adecuado y fiel cumplimiento de las normas exigidas por PDVSA para la

presentación de la información.

♦ Mayor inducción al personal involucrado en los procesos.

De los anteriormente expuesto se deduce que el eficiente uso del

formulario garantiza a Chevron la recuperación de la totalidad de los

desembolsos.

Dimensión: Llenado del Formulario. Indicador: Pasos a seguir para el Llenado del Formulario. Ítem #24: Explique brevemente cómo es el proceso de llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.

Del total de la población cuatro (4) personas explicaron que

actualmente el proceso de llenado del Formulario se realiza de la siguiente

manera:

♦ Mediante el sistema NT Citrix se exportan las líneas marcadas como

listas para enviar a un archivo con extensión .txt al servidor.


118

♦ Se carga en el sistema Lotus Notes el archivo con dichas transacciones.

♦ Los campos del formulario son llenados totalmente en forma automática,

de acuerdo a cada categoría y subcategoría presupuestaria a la que

pertenecen las transacciones.

Los entrevistados restantes no respondieron al ítem, manifestando que

no conocen el proceso de llenado automático de los Formularios de Relación

Diaria de Facturas e I.V.A. dentro del SUPI. Lo expuesto por una parte de la

población refleja que el proceso de llenado del Formulario permite para

Chevron la celeridad en la transmisión de las transacciones, ya que de esta

forma se cargan automáticamente los desembolsos dentro del sistema. El

desconocimiento del proceso por parte del resto de la población, demuestra

una vez más, la falta de información dentro del departamento

Ítem #25: ¿De no contar con el Sistema NT Citrix, estaría en capacidad de realizar en forma manual el llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?

TABLA N° 3

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

SÍ 8 73%

NO 3 27%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001


119

Gráfico No. 2Llenado del Formulario

73%

27%

SI NO

Según los datos presentados en el gráfico # 2, el setenta y tres por

ciento (73%) de la población entrevistada afirman estar en capacidad de

llenar en forma manual el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.,

resaltando que de ser así, sería un proceso muy lento, el otro veintisiete por

ciento (27%) respondió negativamente ya que no conocen el proceso en

forma detallada. La casi totalidad de la población declara su capacidad para

el llenado en forma manual del formulario, sin embargo no es recomendable

pues retarda al Proyecto la recuperación de la inversión.

Ítem #26: ¿El sistema Lotus Notes le informa cuáles son las imperfecciones en el llenado del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?

El 100% de la población contestó que el sistema Lotus Notes señala

solo algunas de las imperfecciones dentro del formulario, debido a que son

pocos los campos sujetos a validación. Por lo que se deduce que la


120

validación realiza por el Lotus Notes no es confiable, ya que amerita la

revisión manual de gran cantidad de campos que él obvia.

Ítem #27: ¿Qué beneficios generaría el cuadre automático de las transacciones segregas en diferentes centros de costos (APD)?

Todos los entrevistados, coincidieron en manifestar que el cuadre

automático brindaría los siguientes beneficios:

♦ El monto imputado no se excedería nunca del 100%.

♦ Ahorraría tiempo al momento de la revisión final en Chevron.

♦ Eliminaría la duplicidad de la información en la base de datos.

♦ Minimizaría los errores manuales.

♦ Facilitaría el proceso de revisión de los analistas de PDVSA.

Por los señalamientos expuestos, se puede apreciar con claridad que el

cuadre automático de los centros de costo para una misma transacción,

reduciría notablemente los rechazos de la información presentada por

Chevron.


121

Ítem #28: ¿Considera que la imagen digitalizada requerida de la factura y soportes es:

TABLA N° 4

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

Nítida - -

De Fácil Visualización 11 100%

De Difícil Visualización - -

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)

Gráfico No. 3Visualización de las Imágenes

0%

100%

0%

Nítida De Fácil Visualización De Dificil Visualización

Del análisis del gráfico # 3 resulta que la totalidad de la población

respondió que la imagen requerida es de fácil visualización, pero no lo

suficientemente clara para evitar la confusión de PDVSA en la verificación de

los datos.


122

De lo antes expuesto se desprende que Chevron se ve afectada en la

presentación de la información por la falta de nitidez de las imágenes, lo que

genera inconsistencia de datos versus soportes.

ítem #29: ¿Existe una normativa que indique la necesidad de imprimir y archivar el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. después de llenado?

TABLA N° 5

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

SÍ - -

NO 11 100%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)

Gráfico No. 4Impresión y Archivo del Formulario

0%

100%

SI NO


123

De acuerdo a los datos observados en el gráfico # 4, se visualiza que la

totalidad de la población negó la existencia de una norma en Chevron que

exija la impresión de los formularios después de llenados. Lo que representa

una debilidad del proceso al no dejar evidencia formal del registro de la

transacción en caso de fallas del sistema.

Ítem #30: ¿Cree necesario el resguardo impreso de la información?.

TABLA N° 6

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

SÍ 4 36%

NO 7 64%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)

Gráfico No. 5Necesidad Resguardo del Formulario

64%

36%

SI NO


124

Al confrontar las respuestas del treinta y seis por ciento (36%) de la

población que respondió afirmativamente, contra las respuestas negativas

del sesenta y cuatro por ciento (64%) restante se observa una discrepancia

de opiniones derivada de las necesidades que individualmente tienen de los

reportes impresos. Lo que demuestra que Chevron para convertir en

fortaleza la debilidad expresada en el ítem anterior, debe dejar a discreción

del jefe del departamento lo referente a la impresión o no de los formularios.

Ítem #31: ¿Para el receptor de la información (PDVSA) es posible efectuar cambios en el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. en campos diferentes al de Estado de Aprobación y Observaciones?.

TABLA N° 6

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

SÍ 1 10%

NO - -

Lo Desconozco 10 90%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)


125

Gráfico No. 6Modifiaciones en los Formularios

enviados

10%0%

90%

SI NO Lo Desconozco

Un aspecto de carácter importante se observa en el gráfico # 6 ya que

sólo un diez por ciento (10%) de la población contestó afirmativamente,

manifestando que el único miembro de PDVSA que puede realizar estos

cambios es el Administrador del Sistema, quien realiza modificaciones a la

data previa autorización de Chevron en conjunto con PDVSA. El 90%

restante contestó que desconocen si PDVSA puede realizar cambios en los

respectivos campos del Formulario.

Lo que indica que la información referida a los cambios debe ser

difundida al personal operativo del departamento de cuentas por cobrar de

Chevron, lo que maximizará la confiabilidad en el sistema.


126

Ítem #32: ¿Conoce la importancia que para Chevron representa la acertada presentación de la información a PDVSA?

El total de la población entrevistada coincidió en expresar que sí conoce

la importancia que para Chevron representa la acertada presentación de la

información, ya que de esto depende la pronta recuperación de la inversión

realizada por cuenta de PDVSA. Lo que implica que si está claramente

definida la importancia de la presentación, se debe observar su cumplimiento

con el fin de lograr los objetivos.

Ítem #33: ¿La complejidad del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. permite cumplir rápidamente con los procesos diarios?

TABLA N°8

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

SÍ - -

NO 11 100%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)


127

Gráfico No. 7Rapidez en los procesos por la Complejidad

del Formulario

0%

100%

SI NO

Los once (11) entrevistados coincidieron en manifestar que la

complejidad del formulario no permite cumplir rápidamente con los procesos

diarios, en virtud de lo poco amigable del sistema y la lentitud en la

respuesta. Esto demuestra que para Chevron los aspectos mencionados

generan ineficiencia al retrasar el envío de la información a PDVSA.


128

Dimensión: Campos del Formulario Indicador: Campos de almacenaje de Información Ítem #34: ¿Deben adicionarse nuevos campos al Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?

TABLA N° 9

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

SÍ - -

NO 11 100%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)

Gráfico No. 8Nuevos Campos al Formulario

0%

100%

SI NO

El cien por cien (100%) de la población respondió negativamente a la

adición de nuevos campos al formulario, porque la información que se refleja

actualmente en el Formulario es suficiente y completa para validar el

desembolso, por lo tanto cumple con el objetivo propuesto. Lo que


129

demuestra que PDVSA en el diseño del formulario consideró todos los

aspectos que evidenciaran la legitimidad del gasto.

Ítem #35: ¿Conoce el Instructivo para el llenado de los campos del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.?

TABLA N° 10

CATEGORIA

F.A.

F.R.

SÍ 11 100%

NO - -

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)

Gráfico No. 9Conocimiento del Instructivo para el Llenado

de los Campos

100%

0%

SI NO

El cien por cien (100%) de los entrevistados afirma conocer el

instructivo para el registro de los desembolsos, sin embargo acotan que


130

presenta deficiencias al no ser lo suficientemente explicito para aclarar las

dudas del personal operativo de Chevron.

Lo anteriormente planteado refleja que el instructivo mencionado no

representa una herramienta que guié las operaciones y permita alcanzar la

eficiencia operativa.

Dimensión: Requerimientos exigidos por PDVSA para la presentación de la información. Indicador: Validaciones en el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A.. Ítem #36: ¿Conoce el proceso para la elaboración del Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. que realiza el Departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA?.

TABLA N° 11

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

SÍ 0 -

NO 2 100%

Totales 11 100%

Fuente: Nava (2001)

Los entrevistados manifestaron que no conocen el Proceso, pues por

no ser su función el envío de la información a PDVSA, no han recibido la

inducción respectiva del departamento de Organización y Métodos. Lo


131

expuesto por los entrevistados denota una evidente falta de difusión de

aspectos tan importantes para Chevron, lo cual no es beneficioso, ya que

difícilmente se pueden validar procesos si se desconocen sus lineamientos.

Ítem #37: ¿Considera que el incumplimiento de los requerimientos exigidos por PDVSA causa rechazos por parte del Departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA?.

Las dos (2) personas entrevistadas coincidieron en su respuesta al

considerar que el desconocimiento de los requerimientos genera su

incumplimiento y por ende las transacciones van a ser rechazadas. Lo cual

reafirma que la falta de difusión de las normas sigue siendo una debilidad

significativa en Chevron.

Ítem #38: ¿Sabía que el incumplimiento a los requerimientos que exige PDVSA en cuanto a los desembolsos ocasiona un rechazo automático de la transacción?.

Los dos (2) entrevistados en su totalidad, respondieron afirmativamente,

exponiendo que en sus respectivos departamentos los subordinados

trabajaban de forma tal que sus procesos no afecten la eficiencia del

departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA, pero que es necesario se

les informe cuando incurran en errores. Aspecto que refleja el deseo de

toda la organización en alcanzar un grado de eficiencia que le permita

preservar sus capitales.


132

Ítem #39: ¿Conoce las exigencias del S.E.N.I.A.T. referente a la emisión de facturas?

TABLA N° 12

CATEGORÍA

F.A.

F.R.

Completamente 2 100%

Medianamente - -

Lo Desconozco - -

Totales 2 100%

Fuente: Nava (2001)

Como se observa en la tabla # 12 los dos (2) entrevistados afirman

conocer las exigencias del S.E.N.I.A.T. referentes a la emisión de las

facturas. Aspecto que garantiza el cumplimiento de las normativas y deberes

formales que tiene Chevron para con la Administración Tributaria.

Indicador: Exigencias del S.E.N.I.A.T. en las Facturas Ítem #40: Por favor explique cuál es el grado de cumplimiento de las disposiciones del S.E.N.I.A.T. en los respectivos Departamentos.

El Supervisor del Departamento de Cuentas por Pagar y Contratos,

reconoció que el grado de cumplimiento es de un 100%, ya que si no se

cumple con las exigencias del S.E.N.I.A.T. se rechaza el pago de la factura,


133

porque puede ocasionar problemas posteriores con la Legislación

Venezolana acarreando problemas para Chevron.

Por su parte el Supervisor del departamento de Contabilidad refirió que

dentro de su Departamento no recibían facturas para su respectiva revisión

en cuanto a las exigencias del SENIAT, sólo se preparan Relaciones Internas

para registros especiales en el área de Intercompañias, observándose las

exigencias del S.E.N.I.A.T..

Lo anteriormente expuesto denota que las políticas de Chevron están

direccionadas al cumplimiento de la normativa vigente del S.E.N.I.A.T. y a los

requerimientos de PDVSA.

Ítem #41: ¿Conoce las diferencias entre las ventas o servicios en el ámbito nacional y las internacionales?

Los dos entrevistados manifestaron que la diferencia entre las facturas

emitidas por servicios nacionales e internacionales es simplemente las

exigencias que tiene cada país en particular para la emisión de la misma,

resaltando que no se puede exigir en una factura internacional los

requerimientos de la Legislación Venezolana. Manifestaron en la entrevista

que PDVSA debería adaptarse a esto y no exigir requerimientos para las

adquisiciones internacionales que son difícil de cumplir.


134

Lo que demuestra que Chevron debe lograr que PDVSA sea flexible en

sus requerimientos, y los adecue al ámbito en el cual se realizan las

operaciones.

Dimensión: Requerimientos exigidos por PDVSA para la presentación de la información. Indicador: Validaciones en el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A..

Las respuestas para el resto de los ítem que conforman a esta

dimensión, no fueron obtenidas, ya que el entrevistado alegó que no contaba

con la autorización suficiente por parte de PDVSA para contestar las

preguntas. Lo que indica que no se obtuvo la suficiente información para

poder analizar y discutir con mayor claridad el indicador que conforma el

objetivo propuesto.


135

2. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

Describiendo el proceso de facturación y estados de cuentas del

sistema uniforme de presentación de informes, de Chevron a PDVSA en

su estado actual, pudo comprobarse que el proceso de facturación y estados

de cuentas a PDVSA se realiza a través de un sistema único diseñado por la

Filial de acuerdo a un esquema integrado de procedimientos que permite la

uniformidad de la información requerida por ella e implantado por PDVSA a

sus empresas operadoras para la recuperación de los insumos y servicios

erogados en nombre de la Filial para operaciones diarias del Proyecto,

concebido para minimizar el tiempo empleado en el proceso, la excesiva

manipulación de documentos y para lograr una mayor efectividad en las

empresas.

El proceso de facturación y estados de cuentas comienza con la

emisión a través del SUPI del Formulario de relación diaria de facturas e

I.V.A., que no es mas que un formulario predefinido y diseñado por PDVSA

donde se reflejan las transacciones efectuadas por Chevron, pendientes de

cobros a la Filial para ser sometidas a su consideración, las mismas de

acuerdo a la revisión pueden ser aceptadas, rechazadas u objetadas.

Esta forma de presentar los documentos pendientes de cobro se está

realizando de acuerdo a las exigencias de PDVSA (1999, p.133) al


136

establecer que la Relación Diaria de Facturas e I.V.A. es el formulario que

contiene las facturas y soportes respectivos de los gastos por concepto de

pagos a terceros por parte del contratista.

Tomando como base los montos de los desembolsos validados

aceptados u objetados por los analistas de PDVSA, mensualmente el

departamento de Cuentas por Cobrar emite una factura que refleja el total del

I.V.A. correspondiente a las transacciones enviadas en el mes que se está

facturando. Es importante destacar el mecanismo de facturación a PDVSA

utilizado por Chevron, ya que por tratarse de un convenio bilateral, la factura

no se realiza en forma inmediata a la transferencia del bien o servicio

incluyendo el impuesto al valor agregado, sino que se efectúa

mensualmente un estado de reembolso de anticipos (I.V.A.), sólo por el

contravalor de los impuestos pagados a los proveedores durante el mes en

referencia que previamente hayan sido aprobados por PDVSA.

Chevron cumple a cabalidad con las exigencias de la filial, debido a

que la remisión de la información referida al I.V.A. se efectúa conforme a los

lineamientos del convenio operativo de la tercera ronda en el Artículo 1.6.2

de los Procedimientos Contables (1997, p.8) al indicar que se considerará

que todos los impuestos venezolanos al consumo suntuario y a las ventas al

mayor o a los impuestos venezolanos similares que graven las ventas o el

valor agregado, que se adeuden en relación con la compra, venta,


137

arrendamiento u otra adquisición de cualesquiera bienes y servicios

relacionados con la prestación de los Servicios Operativos, se considerará

que han sido incurridos y pagados por cuenta de la Filial y serán

reembolsados por la Filial a los contratistas mensualmente en Bolívares,

contra prestación de una solicitud por escrita de reembolso, en forma

especificada en el Sistema Uniforme de Presentación de Informes. El referido

reembolso deberá ser efectuado dentro de los treinta (30) días siguientes al

recibo de la solicitud de reembolso.

De igual forma se prepara trimestralmente una factura, con el monto

resultante del cálculo de la fórmula del Estipendio, que incluye en sus

variables y parámetros el gasto total por insumos y servicios incurridos por la

operadora y previamente aceptados por PDVSA durante el período en

referencia, lo cual constituye el estado de reembolsos de anticipos, que

debe realizarse de esta manera por exigencias de la filial de acuerdo a lo

establecido en el Contrato de Convenios Operativos suscrito entre las

partes, el cual indica en la Cláusula 17.1 referida a los Pagos y Reembolsos

(1997, p.57), que la Filial pagará una cantidad en efectivo, en dólares,

determinada por la fórmula del cálculo del Estipendio por Servicios, por

concepto de reembolso de los anticipos realizados por los Contratistas por la

adquisición de bienes y servicios en nombre de la Filial y retribución por la

prestación de los Servicios Operativos previstos en este Convenio. El

Estipendio por Servicios se calculará y se pagará Trimestralmente en base a


138

las relaciones de cuenta y facturas presentadas por los Contratistas”. El

reembolso definitivo se hará posterior a los cuarenta y cinco días fecha de

presentación de la Factura Estado de Reembolso de Anticipos.

Esta forma de facturación, como se indicó anteriormente se

corresponde con las estipulaciones del contrato, pero en contraposición a lo

expresado por Martín (1999, p.101) al indicar que el proceso de facturación

consiste en la anotación, cálculo y totalización diaria que representan los

artículos o servicios suministrados por una Empresa a sus clientes,

incluyendo el detalle de los gravámenes fiscales que en su caso

correspondan por las operaciones.

Lo anteriormente expuesto constituye el Proceso Único y Oficial

establecido por PDVSA a través del SUPI, para que las empresas

operadoras obtengan el reembolso de las erogaciones originadas en nombre

de la Filial.

Por la descripción efectuada del proceso se pudo constatar la

existencia real de la problemática que incentivó esta investigación al

evidenciar en la Estadística el Estado de las Facturas enviadas a través del

Formulario a PDVSA. Los altos porcentajes de rechazo mostrados, están

basados en los datos avalados por PDVSA y presentados en la Página WEB

del SUPI correspondiente al Proyecto LL-652:


139

Proyecto LL-652

Medición del Desempeño – Cuentas por Cobrar a PDVSA

Desde: Nov-1998 Hasta: Abr-2001

ESTADO DE FACTURAS ENVIADAS A PDVSA

TOTAL INVERIONES Y OPERACIONES

TOTAL I.V.A.

Avalado por PDVSA % Avalado por PDVSA % Aceptada

62%

Aceptada

62%

Objetada 8% Objetada 8% Rechazada 30% Rechazada 30% Total Avalado

100%

Total Avalado 100%

FUENTE: Departamento Cuentas por Cobrar a PDVSA (2001)

De acuerdo a lo percibido y a las observaciones realizadas por PDVSA

en el Formulario, el rechazo de los desembolsos obedece en su mayoría a

las siguientes inconsistencias: los soportes son insuficientes para avalar el


140

desembolso, las Autorizaciones Para Desembolsos no han sido Aprobados

(APD) y/o no presupuestados por PDVSA, las facturas no reúnen los

requisitos mínimos del S.E.N.I.A.T. para ser aprobadas, los desembolsos no

son razonables en cuanto a la finalidad del Proyecto, la descripción del gasto

no es suficiente, se requiere anexar cláusulas de contratos para gastos

reembolsables, es necesario soportar con las políticas autorizadas por

PDVSA los gastos de personal, los soportes de la factura son incompletos,

gastos no cargables ya que no están establecidos en el contrato de

convenios operativos, inconsistencias de datos presentados en la factura y

soportes contra lo llenado en los campos del Formulario, entre otros.

Estas observaciones realizadas por PDVSA manifiestan el

incumplimiento por parte de Chevron a las normas y requerimientos exigidos

por PDVSA para la presentación de la información a través del Formulario de

Relación Diaria, sin embargo algunos de estos requerimientos se han

suscitado en la medida en que han sido presentadas las transacciones, lo

cual indica el desconocimiento por parte de Chevron acerca de los datos

adicionales solicitados por los analistas de PDVSA para el envío de algunas

transacciones. También cabe destacar que dentro de la Filial ha existido la

rotación del personal de revisión, lo cual ha afectado a Chevron ya que no

existe documentación escrita acerca de las normas y procedimientos para el

envío de ciertas transacciones que representan casos especiales.


141

Identificando las normas y los procedimientos que establece

PDVSA para la presentación de la información, se constató que todos los

procesos están regulados por normas, que guían la acción para todas las

actividades en especial las observadas en las memorandas para el registro

de los desembolsos cargables ampliamente conocidas por todos los

integrantes del departamento de Cuentas por Cobrar a PDVSA, más no

totalmente difundidas a los demás departamentos que participan en el

proyecto LL652, en especial a la Gerencia de Finanzas. Estas normas están

dirigidas a regular la emisión del formulario de Relación Diaria de Facturas e

I.V.A., de observancia obligatoria y que de ser incumplidas generan el

rechazo de los desembolsos, ocasionando pérdidas irrecuperables para

Chevron.

Así como también las detalladas en las memorandas reguladoras del

reenvío de facturas objetadas, proceso muy importante para los resultados

económicos de Chevron en virtud de ser la única oportunidad que se tiene

para obtener la aprobación definitiva de la Filial, encontrándose que son

consideradas rígidas e inflexibles para quienes la conocen, pero las mismas

tampoco han sido debidamente difundidas por los responsables del proceso

a los demás integrantes del departamento de cuentas por cobrar a PDVSA,

ocasionando por ende confusión en el proceso operativo. Es importante

mencionar que Chevron ha incumplido en algunos casos las normas y

requerimientos por error humano al momento de la preparación del


142

Formulario, lo que requiere una mayor eficiencia por parte de ellos al

momento de su elaboración, ya que es la única forma de recuperar la los

desembolsos ocasionados por la actividad diaria de inversión y operación, de

acuerdo a esto, es necesario lograr que el personal involucrado en el registro

y pago de las facturas dentro de la Gerencia de Finanzas, se involucre y

conozca íntegramente las exigencias de PDVSA para así evitar los rechazos.

Estas apreciaciones debilitan las finanzas de Chevron visto desde la

perspectiva de Gómez (2000, p.48) quien considera que la difusión e

identificación de las normas asegura el conocimiento de lo permitido y lo

prohibido, y su desconocimiento ocasiona desconcierto y confusión respecto

a lo que se espera de cada cual, proliferan las improvisaciones sobre el

cómo hacer las cosas, hace informal el sistema, desvía las acciones de su

propósito, atenta contra la institucionalidad al no registrarse formalmente la

manera esperada de funcionar, y en consecuencia no permite el logro de los

objetivos.

En lo que se refiere a los procedimientos para la presentación de la

información, han sido diseñados por PDVSA con el objeto de entrelazar

secuencialmente todas las actividades que contribuyan al logro de los

objetivos perseguidos con la unificación de criterios de facturación y estados

de cuentas, pero se observó que no han sido actualizados ni concatenados

con la problemática que se ha presentado posteriormente en la operación.


143

Los mismos se presentan en el manual del operador SUPI donde se define

y explica la información que debe ser cargada con los datos requeridos en el

formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. para el calculo del

Estipendio de Servicios y reembolso de I.V.A. Sin embargo, Chevron no ha

diseñado un manual que resuma los procedimientos y que contenga los

cambios derivados de la actividad diaria. En esencia, afirma Lázaro ( 1995,

p.315) los manuales representan un medio de comunicar las decisiones

concernientes a la organización, políticas y procedimientos. En la actualidad

se pone empeño en el uso del manual para comunicar la información relativa

a cambios, se diseñan los manuales con vistas a su legibilidad, sencillez y

flexibilidad.

En vista de la existencia de errores en la información suministrada a

PDVSA por las operadoras, la Filial implementó la remisión de memorandas

contentivas de las modificaciones y adiciones a los procesos considerados

en el Manual del Operador SUPI, como lo es el procedimiento técnico,

corrección objeciones campos claves el cual surge como consecuencia de

lo voluminoso de los rechazos y con el objetivo de ser divulgado entre el

personal encargado del suministro de la información en las operadoras,

aspecto que en Chevron no se ha cumplido, al constatar que casi la mitad del

personal de Cuentas por Cobrar a PDVSA, desconoce el procedimiento

antes mencionado.


144

Las situaciones observadas reafirman las consideraciones de Gómez

(2000,p. 57) al señalar que la inexistencia de procedimientos o el

desconocimiento de su contenido ocasiona que las tareas y actividades no

se realicen de manera predecible, siendo imposible lograr una calidad

estable debido a que al obstaculizarse el control en los procesos las

actividades son realizadas basándose en la improvisación y ocasiona

consultas repetitivas al no contarse con una referencia escrita valida sobre

como proceder ante situaciones reiterativas.

Evaluando los lineamientos que rigen al proceso de facturación y

estados de cuentas amparados por el convenio operativo de la tercera

ronda, se observó que los considerandos de la prestación de servicios

operativos por parte de las contratistas y la retribución por parte de PDVSA

por dichos servicios se establecieron en el contrato de convenios

operativos de la tercera ronda. En el mismo PDVSA presenta las pautas

que rigen los plazos de pago y reembolso a las contratistas para la

retribución de los desembolsos ocasionados por actividades de inversiones y

operaciones, considerándose que los lineamientos respectivos no fueron

razonablemente establecidos, ya que el gasto por insumos y servicios se

recupera trimestralmente, basado el cálculo del monto de la factura en la

fórmula de estipendio por servicios, cuyas variables y parámetros hacen que

el resultado vaya ajustado a la producción del crudo y no a lo realmente

desembolsado.


145

Es por ello que el contrato de la tercera ronda de servicios operativos es

considerado en sus lineamientos como inflexible, ya que Chevron debe

adaptarse y cumplir con las políticas, normas y procedimientos que establece

PDVSA para retribuir las erogaciones realizadas a terceros y lograr la

continuidad y desarrollo del Proyecto LL-652. En el contrato mencionado

existen un gran número de cláusulas escritas de forma general, que en sus

interpretaciones posteriores han sido convenientes sólo para el contratante,

lo cual ha desfavorecido los intereses de la operadora.

Estas desventajas para Chevron coinciden con las consideraciones de

Gallifa (1999, p.120) al señalar que “el contrato es un acuerdo o pacto que

mediante la prestación del correspondiente consentimiento vincula o liga a

dos o más partes con respecto de una determinada conducta de carácter

patrimonial. Se basa en la actuación de buena fe y en el respeto a la palabra

dada y es fuente generadora de obligaciones y beneficios para ambas

partes.”

Describiendo el uso y llenado que establece PDVSA para la

presentación de la información, se evidenció que la Filial requiere de la

operadora la presentación de los desembolsos cargables para su posterior

retribución. El formulario de relación diaria de facturas e I.V.A. es de vital

importancia, ya que es el modo de someter a consideración diaria los


146

desembolsos pagados por conceptos de actividades de inversiones y

operaciones efectuados a terceros por parte del Contratista en nombre de la

Filial.

Lo anteriormente expuesto, constituye la forma de presentación de la

información requerida por PDVSA, al ser la base fundamental para la

retribución de los desembolsos, por lo tanto Chevron debe presentar esta

información a PDVSA, ya que como operadora debe recuperar los gastos de

operación lo más rápido posible después de ser generados y necesita del

aval de los respectivos analistas, con el fin de posterior a la revisión la Filial

presente a la operadora el correspondiente estado de cada una de las

transacciones (aceptadas, objetadas o rechazadas).

La eficiencia en el llenado del formulario por parte de Chevron

representa la recuperación de la inversión en el menor tiempo posible. La

principal responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar a PDVSA

es lograr el efectivo llenado del formulario establecido, ya que de esta

manera todos los desembolsos sujetos a revisión son aprobados y permiten

en la facturación mensual y trimestral la total de la recuperación de la

inversión.

Por tal motivo es necesario e importante que todos los empleados de

Chevron que pertenezcan al departamento de cuentas por cobrar a PDVSA,


147

conozcan los pasos a seguir para el llenado y transmisión del formulario a

través del SUPI.

Según lo establece el Manual del Operador SUPI (1998, p. 6-8), una

vez completados los formularios y validados por los niveles respectivos

internos en la Operadora, son enviados a PDVSA a la persona responsable

del Convenio. Al recepcionar los formularios en la filial y son sujetos de una

serie de validaciones requeridas para aceptar o rechazar los formularios

recibidos y dar la correspondiente respuesta al operador oportunamente.

Adicionalmente, el Manual del Operador SUPI (1999, p.46) señala que

el Formulario de Relación Diaria de Facturas e I.V.A. se utiliza para registrar

los desembolsos de inversión o de operación, que formarán parte del cálculo

del estipendio por servicios.

Como complemento a la importancia que el Manual del Operador SUPI

asigna a los formularios, Alvarez (1999, p.45) expresa que “los formularios

son todos aquellos documentos que se utilizan periódicamente para registrar

información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la

organización. Su uso es múltiple en la administración, presentando

beneficios de ahorros de tiempo, por contar con información de uso

continuo.”


148

El formulario de relación diaria de facturas está compuesto por una

serie de campos establecidos por PDVSA, con el objetivo de que las

operadoras presenten en cada uno de ellos la información requerida y

necesaria para la aprobación de las transacciones. Estos funcionan como

campos de almacenaje de información, ya que los datos contenidos en

ellos pasan a formar parte de la base de datos oficial centralizada de

PDVSA, después de ser validados.

Por lo que se requiere al departamento encargado de la trasmisión a

PDVSA, que estos campos sean llenados eficientemente con el fin de que la

carga de los registros cumpla con la información solicitada para el cálculo del

estipendio por servicios.

El Manual del Operador SUPI (1998, p.71) señala que los campos es el

lugar donde Lotus Notes guarda la información que introduce el usuario y

permite almacenar información no estructurada. Los campos pueden ser de

edición o de consulta cuando ya se muestra el valor del mismo, el cual en

ciertos casos puede provenir de un cálculo o formula.

El formulario establecido por PDVSA contiene espacios delimitados y

suficientes para el proceso de validación de la información, que al ser

llenados en su totalidad suministra los datos requeridos por el sistema, estas

apreciaciones son reafirmadas por los señalamientos de Montilva (1999,


149

p.30) al expresar que los campos son áreas que contienen un tipo específico

de datos a ser almacenados en un medio adecuado para ser utilizados

posteriormente en la producción de información.

Evaluando los requerimientos exigidos por PDVSA en cuanto a la

presentación de la información se detectó que el personal involucrado en

el proceso de pago y registro de las facturas no conoce íntegramente las

exigencias de PDVSA para la presentación de los desembolsos cargables a

través del formulario establecido.

Lo que confirma que los requerimientos de la filial que hacen posible

las validaciones en el formulario de relación diaria de facturas e I.V.A. no

han sido comunicadas formalmente por parte del departamento de Cuentas

por Cobrar a PDVSA al resto del personal de la Gerencia de Finanzas de

Chevron, lo que refleja que la falta de difusión de aspectos tan importantes

para el desarrollo del Proyecto LL-652 se incumplan. Se observó que los

empleados que participan en el proceso de pago y registro de las facturas

cumplen solamente con los requerimientos de PDVSA que les han sido

comunicados, de acuerdo a los rechazos que se han venido suscitando, pero

no ha existido una inducción formal con la documentación escrita y suficiente

para poder conocer las solicitudes de la filial. Por lo que puede afirmarse que

los requerimientos de PDVSA son viables y que su incumplimiento no se


150

deriva de la razonabilidad de los mismos, sino como ya se expresó del

desconocimiento.

En este mismo orden de ideas, PDVSA requiere para la aceptación de

las transacciones, que sean cumplidas estrictamente las exigencias del

S.E.N.I.A.T. en las facturas digitalizadas colocadas en el formulario. Por tal

motivo es importante que Chevron cumpla con este requerimiento tributario

legal venezolano, ya que de ello depende el cumplimiento de las políticas de

Chevron y de los requerimientos de PDVSA.

También se observó que Chevron recibe algunos servicios por parte de

sus Intercompañias domiciliadas en el exterior, lo cual indica que los soportes

y facturas emitidos por ellas, no cumplen con las exigencias legales

establecidas en Venezuela, por lo que se ha hecho necesario que

internamente en Chevron se preparen relaciones adicionales para ser

presentadas a PDVSA y avalar el desembolso. Sin embargo esto no es

suficiente para la aceptación de los desembolsos por parte de la Filial, ya que

requiere de más soportes para sustentar su aprobación.

Dentro de las Intercompañias de Chevron los procesos de facturación

se hacen muchas veces digitalizados por la premura de pago y la distancia

geográfica que existe entre ellas, no obstante son métodos sumamente

confiables y aceptables dentro de la organización para avalar el desembolso


151

dentro de cualquier país. Chevron es una organización reconocida

mundialmente por la transparencia en sus procesos y el cumplimiento de las

normas y políticas que se implantan dentro de ella.

Sin embrago según lo establece el Artículo 2.1. en los Procedimientos

Contables del Contrato de Convenios Operativos de la tercera ronda (1997,

p.9), las facturas que se presentan dentro del Sistema Uniforme de

Presentación de Informes deberán ser consistentes con los requerimientos

de las Leyes y Decisiones venezolanas aplicables y con las previsiones del

Convenio.

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CAPÍTULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN …