CAPÍTULO 6 Nivel Directivo El sistema Hermes como ...extension.unal.edu.co/.../nivel_directivo/directivo_capitulo6.pdf · NIVEL DIRECTIVO. El sistema Hermes como herramienta

Gerencia de proyectos de Extensión en la Universidad Nacional de Colombia 2018

NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta

Nivel DirectivoCAPÍTULO 6El sistema Hermes comoherramienta de gestión enlos proyectos de Extensión



Antecedentes Contextualización Manejo de roles y

usuariosFormulación y

legalización

Ejecución ECP

ÍNDICEAB CA B C D

EFG

1. Normativa2. Esquemas de Desarrollo

Plan de Mejoramiento 3. Etapas de proyecto

Ejecución financieraLiquidación



ANTECEDENTES

OPErATIvA(captura y control de datos) Caracterización inicial de la función de extensión CIFE (2010-2011)

PrOCESOSAlineación con procesos y procedimientos en coherencia con la norma HERMES (2015)

gESTIÓN DE PrOyECTOSGestión por procesos con etapas: Planeación o formulación, legalización, ejecución, seguimiento y liquidación y cierre Involucrar roles y permisos y procedimientos en coherencia con la normaHERMES 2.0(2017)

gErENCIAIndicadores de toma de decisiones SIGE (2012-2013)



ANTECEDENTES



• Propuesta de mejoras a dificultades de Hermes 1.0

• Identificación de dificultades normativas, técnicas y procedimentales

• Diseño de estrategias de mejoramiento

• Revisión y validación con facultades

• Análisis grupales para identificar problemáticas

• Reuniones con usuarios de extensión Sede Bogotá

• Reuniones con usuarios unidades administrativas Sedes

• Reuniones con Facultades especificas

• Mejoras a la funcionalidad para reducir soporte

• Reuniones internas entre Hermes y DNEIPI para analizar las

problemáticas

• Coordinar ajustes del procedimiento y formatos con la GNFA.

Actualización de formatos y elaboración de modelos de resoluciones

• Unificación de aplicaciones con enfoque a gestión de proyectos

ACCIONES 2016



Automatización de procedimientos

• Captura de datos ciclo de vida de los proyectos

• Validación y control (normativa vigente)

• Notificaciones

• Alertas

Generación de formatos

• Propios de la gestión de Extensión

• Solicitudes a procesos de la gestión Financiera.

Indicadores de gestión por niveles (nacional, sede)

Indicadores de evaluación

• cifras ejecución de los proyectos

QUÉ SE BUSCÓ CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE EXTENSIÓN



NORMATIVIDAD ASOCIADA



• ACUERDO 036 DE 2009 DEL CSU: “Por el cual se reglamenta la Extensión en la Universidad Nacional de Colombia“

• Instructivo 002 de 2011, para la aplicación del Acuerdo 036 y sus normas reglamentarias.

• RESOLUCIÓN número: RG 008 DE 2011 de 18 noviembre de 2011: “Por la cual se reglamenta lo relacionado con la definición de los productos de carácter académico generados como resultado de las actividades, proyectos, programas y planes de Extensión “

• RESOLUCIÓN 030 DE 2012 “Por la cual se reglamenta la modalidad de Educación Continua y Permanente”

• Resolución 09 de 2014 “Por la cual se adopta el Sistema de Información Hermes, para la armonización de la información sobre las actividades de investigación y extensión en la UN”



• Resolución 1551 DE 2014 Manual de Convenios y Contratos.

• Procedimiento Gestión de la Educación Continua y Permanente.

• Procedimiento Gestión de Proyectos de Extensión

• Resolución 1447 DE 2013 Traslado Costos Indirectos

• Circular 08/2014 GNFA Instrucciones transferencia

• Resolución 09 de 2014, por la cual

• Circulares de la GNFA y la DNEIPI 033 de 2016 y 07 de 2017 sobre la legalización de proyectos de extensión a través del Sistema Hermes



ESQUEMAS DE DESARROLLO PLAN DE MEJORAMIENTO



• Alcance• Unificación de procesos de formulación y legalización para ECP y SA.• Unificación de Modelo de datos y esquemas aplicación. • Integración con Hermes 1.0 para ejecución y liquidación. • Creación de módulo de Usuarios y establecimiento de roles

• Realización • Mesas de trabajo para diseño de procesos• Desarrollo y Pruebas • Socialización• Capacitaciones

DESArrOLLOS PArTE UNO: FOrMULACIÓN y LEgALIzACIÓN



Alcance

• Mejoramiento fase ejecución: operativa y financiera de proyectos

• Creación módulo de alumnos para Educación Continua

• Mejoramiento fase liquidación: incorporación de controles

• Unificación de Modelo de datos y esquemas aplicación.

• Mejoramiento en la navegabilidad y elaboración de bandejas de entrada

por usuario

• Mejoramiento módulo de Usuarios e inclusión de roles de ejecución

• Migración de datos de Hermes 1.0 a Hermes 2.0

• Integración con Quipú para controlar presupuesto

Realización

• Trabajo con la GNFA para revisión de procesos y actualización y

elaboración de formatos

• Desarrollo y Pruebas con usuarios líderes

• Acciones de mejora derivadas de las pruebas

• Socialización

• Capacitaciones a todas las sedes

DESArrOLLOS PArTE DOS: EjECUCIÓN y LIQUIDACIÓN



Alcance

• Definición de estrategias de seguimiento técnico y

financiero

• Establecer herramientas de seguimiento de tiempos y

productos Estadísticas e indicadores

• Generación de alertas preventivas

• Seguimiento a transferencias y liquidación efectiva

DESArrOLLOS PArTE TrES: ESQUEMAS DE SEgUIMIENTO y CONTrOL

INCOrPOrACIÓN DE NUEvAS MODALIDADES



FOrMULACIÓNPropuesta

Aval

EjECUCIÓNResoluciones

ModificacionesSolicitudes

CarnetizaciónListas de Asistencia

EvaluacionesCertificaciones

LEgALIzACIÓNResoluciones de distribución presupuestal Ficha mínima QUIPU

LIQUIDACIÓNActas de liquidación

Resoluciones de liquidaciónTransferencias

TIEMPO REAL

Control + seguimiento



ETAPAS DE UN PROYECTO DE EXTENSIÓN



FORMULACIÓN LEGALIZACIÓN EJECUCIÓN LIQUIDACIÓN

FOrMULACIÓN y LEgALIzACIÓN, EjECUCIÓN y LIQUIDACIÓN procesos unificados para las

modalidades de Servicios Académicos y Educación Continua y Permanente están soportado en

HERMES Extensión 2.0




Ingresar a www.unal.edu.co en el link que indica el gráfico

Recuerde, que si no es docente

de planta debe tener creado

el Rol de Formulador para

poder crear un nuevo proyecto.

Consultar el instructivo para

creación de usuarios.




Inicia con el registro de aprobación del Consejo o quien haga sus

veces, se diligencia la información del acuerdo de voluntades y

su carga en el Sistema, cuando sea del caso. La Resolución de

Distribución presupuestal es aprobación aprobada, fechada y

numerada y para los proyectos con más de una vigencia con la

Ficha Financiera. Por fuera del Sistema se crea el proyecto en

Quipú con esta información.

Posteriormente se vincula al director y al asistente de proyecto y/o

al auxiliar ECP para el caso de Educación Continua y Permanente



ECP

El proceso de EjECUCIÓN Inicia cuando se cuenta con código en QUIPU y termina cuando finalizan las actividades para ECP y se gestionan todos los pagos.La ejecución comprender la elaboración de las solicitudes de CDP, órdenes contractuales, elaboración de cumplidos y las resoluciones modificatorias del proyecto. El Sistema traerá una consulta desde el Sistema Quipú para llevar el control presupuestal tanto de ingresos como de gastos.Este proceso finaliza una vez se termine el tiempo de ejecución contemplado en la resolución de distribución presupuestal.

NOTA: El menú de ejecución se hará visible una vez se creer el

supervisor del proyecto.

Tablero de mando

Módulo financiero

ResolucionesModificatorias

Tramitar contractuales

Creación de subproyectos

SeguimientoAdministración

de subproyectos

EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN




ECP

Tablero de mando

Módulo financiero





de subproyectos

Resumen del proyecto con toda la información

académica y financiera que se requiriere

relacionada en las resoluciones




ECP

Tablero de mando

Módulo financiero





de subproyectos

Integración con Quipú con la información

actualizada cada 24 horas sobre el estado

presupuestal del proyectos: Ingresos, egresos y

ejecución a la fecha




ECP

Tablero de mando

Módulo financiero





de subproyectos

Espacio establecido para elaborar resoluciones

modificatorias que requiera el proyecto




ECP

Tablero de mando

Módulo financiero





de subproyectos

Espacio establecido para tramitar todas la

solicitudes precontractuales que se requiera,

para revisión previa y aprobación por parte de las

oficinas de contratación.

Se encontrarán todas las solicitudes tramitadas.

Además de crear una nueva se podrá anular

cuando sea del caso




ECP

Tablero de mando

Módulo financiero





de subproyectos

Cuando ya termina la capacitación se podrán

habilitar las evaluaciones de calidad y obtener del

sistema los certificados tanto para los docentes

como para los estudiantes.

Facilita la consulta los resultados de las

evaluaciones de calidad




Tablero de mando

Liquidación de proyectos

En el Tablero de Mando se encuentra la

información y estado del proyecto.




Tablero de mando


En la fase de liquidación se encuentra la pestaña de

información general donde se hacen las siguientes

validaciones:

1. Tener finiquitados o desistidos todos los subproyectos

de un proyecto

2. Entrega de los productos académicos y contractuales

3. Diligenciar y subir el informe final

4. Subir el recibo a satisfacción

5. Realizar ajustes presupuestales para liquidar

correctamente

6. Subir acta de liquidación




Tablero de mando


En la fase de liquidación se encuentra la pestaña de

“Reporte de Resolución” donde se visualizará la Resolución

de liquidación y se podrá agregar considerandos, cuando sea

del caso.



MANEJO DE ROLES Y USUARIOS



MANEJO DE ROLES Y

USUARIOS

vALIDADOr FIC- Solicitar autorización para participar en licitaciones o concursos- Autorizar los roles de formulador para

no docentes, recomendador y legalizador

jEFE CONTrATACIÓN O UAAprobar roles de Validador de Resoluciones y Revisor de Solicitudse

AUTOrIzADOrAutorizar para participar en licitaciones o concursos

vALIDADOr DNEIPIAprobar los roles de validador FIC y

Jefe de Contratación o UA



MANEJO DE ROLES Y

USUARIOS

FOrMULADOr- Crear o ajustar el prospecto- Registrar o actualizar propuesta- Gestionar aceptación de propuesta ante la entidad

AvALADOrAnalizar formulación y emitir concepto aval

rECOMENDADOr- Solicitar autorización para concurso público- Analizar formulación y autorizar presentaciónvALIDADOr rESOLUCIONES

- Verificar resolución- Numerar resolución aprobatoria

LEgALIzADOr- Actualizar proyecto y generar resolución- Crear director y asistente del proyecto



MANEJO DE ROLES Y

USUARIOS

DIrECTOr- Hacer seguimiento a la ejecución del proyecto- Presentar informe final- Registrar información del producto académico- Garantizar la liquidación del proyecto

ASISTENTE- Elaborar solicitudes y actas de liquidación de las órdenes- Elaborar resoluciones modificatorias

AUXILIAr ECP- Verificar carnés para impresión- Verificar soportes y registrar inscritos- Registrar el seguimiento a la asistencia- Orientar la realización de las evaluaciones de calidad- Registrar notas

rv SOLICITUDES- Revisar solicitudes

- Cambiar de estado, numerar y fechar

SUPErvISOr- Autorizar la firma de los SAR- Verificar productos académicos



MÓDULO DE ALUMNOS



El Sistema Hermes cuenta con un módulo de

alumnos, quienes ingresan con un usuario y

contraseña generado y notificado por el Sistema para

que puedan consultar la información de sus acciones

de formación relacionada con:

Información personal, que se podrá actualizar

Asistencia: para consular el cumplimiento

Notas: para revisar las calificaciones cuando aplique

Evaluación: En este espacio se realizará la evaluación

de calidad de las actividades de ECP

Certificados: Cuando se hayan autorizado se podrán

bajar directamente en línea

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