GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

PRESENTA:

Juan Miguel Rosas López

Sergio Manuel Mejía López

Identificar a los interesados

Planificar las comunicaciones

Distribuir la información

Gestionar las expectativas de los interesados

Informar el desempeño

Gestión de las comunicacion

es de un proyecto

DIMENSIONES POSIBLES DE LA COMUNICACIÓN

Las dimensiones de la comunicación pueden ser : Comunicación formal e informal Comunicación horizontal y lateral Oral y escrita Comunicación interna y externa Verbal y no verbal

Interesados en el proyecto

Equipo del proyecto

Equipo de dirección del proyecto

Patrocinador del

proyecto

Director del proyecto

Proyecto

Identificar a los Interesados

Identificar a los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas, y

Salidas

ENTRADAS

Acta de constitución del proyecto

Documentos de adquisición Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

TECNICAS Y HERRAMINETAS

Análisis de los interesados

Juicio de expertos

SALIDAS

Registro de interesados

Estrategia de gestión de los interesados

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso - Identificar a los Interesados

Desarrollar un plan para la gestión del proyecto

Documentos de adquisición

Actualización de los documentos del proyecto

Empresa/ Organización

Identificar a los interesados

Desarrollar un plan para la gestión del proyecto

Gestionar las expectativas

de los interesados

Colecta de requerimientos

Gestión de la comunicación del proyecto

Carta del proyecto

Estrategias de gestión para

los interesados

Registro de los

interesados

Plan de comunicacion

es

Plan de calidad

Identificar los riesgos

1. Acta de constitución del proyecto.

2. Documentos de adquisición

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización

Identificar a los Interesados: Entradas

Análisis de los interesados

Paso 1: identificar a los potenciales interesados.Paso 2:identificar el impacto o apoyo potencial.Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave

Matriz de poder/intéres

Matriz poder/influencía

La matriz de influencia/impact

o

Modelo de prominencia

Identificar a los Interesados: Herramientas y Técnicas.

Juicio de Expertos

La dirección general. Otras unidades dentro de la organización. Los interesados clave identificados. Los directores del proyecto

experimentados. Expertos en el ámbito de los negocios o de

los proyectos. Grupos de la industria y asesores. Asociaciones profesionales y técnicas.

Registro de interesados

1. La información de identificación. 2. La información de evaluación. 3. La clasificación de los interesados.

Identificar a los Interesados: Salidas

Identificar las necesidades de información de los interesados y los métodos.

Comunicación eficaz Comunicación efectiva

Planificar las comunicaciones

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso -Planificar las Comunicaciones

Actualización de los activos del proceso de la organización

Empresa/ Organización

Plan para las comunicacione

s

Identificar a los

interesados

Documentos del proyecto

Desarrollar un plan para la gestión del proyecto

Gestión de la comunicación del proyecto

Plan para la gestión de las comunicacion

es

Registro de los interesados

Plan para la gestión de

riesgos

Actualización de los documentos del proyecto

1. Registro de interesados 2. Estrategia de gestión de los

interesados3. Factores ambientales de la

empresa4. Activos de los procesos de la

organización

Proceso Planificar las Comunicaciones: Entradas

Factores que pueden afectar al proyecto, se incluyen:

• La urgencia de la necesidad de información

• La disponibilidad de la tecnología • El personal provisto para el proyecto • La duración del proyecto • El entorno del proyecto

Tecnologías de las comunicaciones

La codificación El mensaje y el mensaje de

retroalimentación El medio El ruido La decodificación

Codificar

Decodificar Codificar

Decodificar

Mensaje

Ruido

Ruido

Retroalimentación

Medio

Modelos de comunicación

COMUNICACIÓN INTERACTIVA

COMUNICACIÓN DE TIPO PUSH

COMUNICACIÓN DE TIPO PULL

Métodos de comunicación

Planificación de las comunicaciones: Salidas

El plan de gestión de las comunicaciones es un plan subsidiario del plan de la dirección del proyecto. (formal o informal, muy detallado de forma general).

Distribuir la Información

Distribuir la Información es el proceso que consiste en poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

La distribución eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:

Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentación y barreras a la comunicación.

Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicación escrita u oral.

Entradas- Plan para la dirección del proyecto - Informes de desempeño - Activos de los procesos de la organización

Herramientas y técnicas

- Métodos de comunicación- Herramientas para la distribución de la información

Salidas- Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización

Distribuir la información: Entradas, Herramientas y técnicas, Salidas.

Diagrama de flujo de Datos del proceso – Distribuir la información

Empresa/ Organización

Distribuir información

Desarrollar un plan para la dirección del

proyecto

Informes de desempeño

Informes de

desempeño

Activos de los procesos de la organización

Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Plan para la dirección de comunicaciones

Gestión de la comunicación del

proyecto

Distribuir la Información: Entradas

Plan para la Dirección del ProyectoEl plan para la dirección del proyecto contiene el plan de gestión de las comunicaciones.

Informes de DesempeñoLos informes de desempeño se utilizan para distribuir la información sobre el estado y desempeño del proyecto

Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Distribuir la Información incluyen, entre otros:

Las políticas, procedimientos y directivas relativos a la distribución de la información

La información histórica y las lecciones aprendidas

Distribuir la Información: Herramientas y Técnicas

Métodos de Comunicación Las reuniones individuales y grupales, las

videoconferencias y las audio conferencias, la mensajería instantánea.

Herramientas para la Distribución de la Información Distribución de documentos impresos. Herramientas electrónicas de comunicación

y conferencias.

Distribuir la Información: Salidas

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Notificaciones a los interesados. Información que puede suministrarse sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.

Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto.

Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra información formal o informalmente a todos los interesados en el proyecto.

Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.

Herramientas y técnicas

- Métodos de comunicación- Habilidades

interpersonales - Habilidades de

gestión

Salidas- Actualizaciones a los activos de los procesos

de la organización- Solicitudes de cambio

. Actualizaciones al plan para la dirección

del proyecto - Actualizaciones a los

documentos del proyecto

Gestionar las expectativas de los interesados: Entradas, Herramientas y

técnicas, Salidas.

Diagrama de flujo del Proceso - Gestionar las expectativas de los interesados.

Registro de incidentes Registro de cambios

Actualización de los documentos del proyecto

Actualización de los activos del proceso de la organización

Empresa/ Organización

Gestionar las expectativas de los interesados

Desarrollar un plan para la gestión del proyecto

Identificar a los interesados

Documentos del proyecto

Realizar el control

integrado de los cambios

Gestión de la comunicación del

proyecto

Act. del plan de gestión del proyecto

Activos del proceso de la organización

Solicitud de cambios

Plan de gestión de

comunicaciones

Registro de los

interesados

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Entradas

Registro de Interesados El registro de interesados es una lista de los

interesados relevantes del proyecto.

Estrategia de Gestión de los Interesados Comprender las metas y objetivos permite

determinar una estrategia de gestión de las expectativas de los interesados.

Plan para la Dirección del Proyecto El plan para la dirección del proyecto

contiene el plan de gestión de las comunicaciones.

Registro de Incidentes Un registro de incidentes o registro de

elementos de acción puede utilizarse para documentar y monitorear la resolución de incidentes

Registro de Cambios Un registro de cambios se utiliza para

documentar los cambios que se realizan durante el proyecto.

Activos de los Procesos de la Organización Los activos de los procesos de la

organización que pueden influir en el proceso Gestionar las Expectativas de los Interesados.

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Herramientas y

Técnicas

Métodos de Comunicación Los métodos de comunicación identificados

para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones se utilizan durante la gestión de los interesados.

Habilidades Interpersonales El director del proyecto recurre a

habilidades interpersonales adecuadas para gestionar las expectativas de los interesados.

Habilidades de Gestión

La gestión es el acto de dirigir y controlar a un grupo de personas.

Las habilidades de presentaciónLa negociaciónLas habilidades de redacciónLa oratoria

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Salidas

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Las causas de los problemas El razonamiento subyacente a las acciones

correctivas elegidas

Solicitudes de Cambio Gestionar las Expectativas de los

Interesados puede generar una solicitud de cambio al producto o al proyecto.

Informar el Desempeño

Informar el Desempeño es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones.

Herramientas y técnicas

- Análisis de variación- Métodos de proyección

- Métodos de comunicación

- Sistema de informes

Salidas

- Informes de desempeño

- Actualizaciones a los activos de los procesos

de la organización - Solicitudes de cambio

.

Informar el desempeño: Entradas, Herramientas y técnicas, Salidas.

Diagrama de flujo del Proceso – Informar el desempeño.

Control del Alcance

Reportes de desarrollo

Desarrollar un plan para la gestión del proyecto

Control del horario

Control de los costos

Dirigir y gestionar la

ejecución del proyecto

Empresa/Organización

Distribución de la información

Dirigir el equipo del proyecto

Monitorear y controlar los

riesgos

Administrar las adquisiciones

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Realizar el control de los

cambios

Plan de dirección del proyecto

Mediciones de rendimiento

Presupuesto previsto

Mediciones de información

Actualización del los activos del proceso de la organización

Actualización del los activos del proceso de la organización

Solicitud de cambio

Informes de rendimiento

Gestión de la comunicación del

proyecto

Informar el Desempeño: Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto El plan para la dirección del proyecto

suministra información sobre las líneas base del proyecto.

Información sobre el Desempeño del Trabajo El estado de los entregables El avance del cronograma Los costos incurridos

Mediciones del Desempeño del Trabajo

Estas métricas incluyen:

El desempeño real del cronograma frente al planificado

El desempeño real de los costos frente al planificado

El desempeño técnico real frente al planificado

Informar el Desempeño: Herramientas y Técnicas

Análisis de Variación El análisis de variación es un examen a

posteriori de las causas de las diferencias entre la línea base y el desempeño real.

Métodos de Proyección La proyección es el proceso que consiste en

predecir el desempeño futuro del proyecto basándose en el desempeño real a la fecha.

Métodos de Comunicación Las reuniones de revisión del estado

pueden utilizarse para intercambiar y analizar información acerca del avance y el desempeño del proyecto.

Sistemas de Informes Un sistema de informes suministra una

herramienta estándar para que el director del proyecto registre, almacene y distribuya a los interesados información relativa al proyecto.

Informar el Desempeño: Salidas

Informes de Desempeño Los informes de desempeño organizan y

resumen la información recopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis realizado.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Entre los activos de los procesos de la

organización que pueden actualizarse, se incluyen los formatos de informe y la documentación