Canon Business ServicesDématérialisation des factures fournisseurs

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Le saviez-vous ?

De nos jours, les processus de dématérialisation des factures fournisseurs sont de plus en plus utilisés. En effet, il a été estimé qu’en 2012, plus de 15 milliards de factures ont été envoyées et archivées électroniquement à travers le monde. Source : Rapport Billentis, E-Invoicing/Electronic Invoicing, E-Billing/Electronic Billing, AP Automation - Opportunities in a challenging mar ket environment. Communiqué de presse en français : www.billentis.com/PR_FR.pdf.

Tendance générale

De plus en plus de sociétés et de particuliers abandonnent le traitement papier des factures en privilégiant leur équi valent numérique. On s’aperçoit ainsi que les banques sur Internet et réseaux mobiles se développent et le commerce en ligne fait désormais partie de notre quotidien. Présentation Crédoc et monabanq du 12.01.2010 « Internet modifie la relation des français à leur banque », disponible sur internet via http://www.credoc.fr/pdf/Sou/Presentation_monabanq.pdf

Les entreprises

Face aux défis imposés par la situation économique actuelle, les sociétés cherchent à améliorer leur trésorerie en se focalisant sur l’optimisation de leur Besoin en Fond de Roulement (BFR).

Le marché

L’Europe représente 56 % du marché de la facturation électronique, alors que l’Amérique du Nord et l’Asie-Pacifique représentent respectivement 35 % et 7 %. Le nombre d’uti lisateurs des factures électroniques croît rapidement, que ce soit dans les segments B2B ou B2C. Source: E-Invoicing report 2010, European Market Guide, INNOPAY, ABE/EBA

Gain Potentiel

Le destinataire d’une facture peut économiser jusqu’à 60 % en fonction du niveau de dématérialisation et d’automatisation du processus. Source : Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess, sept. 2004

Bénéfices de ce service

• Une réduction du coût de traitement des factures

• Une amélioration de la gestion des flux de trésorerie

• Une approbation simplifiée des factures

• Des dossiers et processus de traitement disponibles dans le monde entier

Comment CBS intervient

• Par la réalisation d’une interface robuste entre la chaîne de dématérialisation des factures fournisseurs et les systèmes financiers.

• Par l’apport de notre expertise métier nécessaire à la mise en place du processus de dématérialisation des factures fournisseurs et par une gestion optimisée, au quotidien, du processus métier.

Dématérialisation des factures fournisseurs Aperçu du marché

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Dématérialisation des factures fournisseurs Bénéfices clientProcessus actuel

• Réception des factures.

• Classification des factures entrantes.

• Approbation manuelle.

• Saisie des données dans les systèmes comptables.

• Emission et envoi des bons à payer.

• Archivage des factures papier.

L’approche de CBS

• Réception et prise en charge des factures.

• Numérisation des factures et dépôt des images au sein du système d’information du client (GED, ERP,...).

• Utilisation de le technologie OCR permettant de captu rer des données utiles.

• Fourniture d’un fichier de données formaté selon les besoins du client.

• Archivage des factures physiques.

• En option, CBS peut aussi fournir les solutions logicielles reproduisant le circuit d’approbation des factures élec troniques à travers l’organisation interne de l’entreprise.

Résultats et avantages

• Un traitement plus rapide.

• Une économie potentielle pour le destinataire d’une facture d’environ 60 %.

• Une amélioration continue de nos services grâce à l’identification des fournisseurs nécessitant des traitements particuliers.

• Une efficacité accrue.

• Un accès instantané à la facture.

• Une accélération du processus d’approbation.

• Une visibilité accrue des flux de trésorerie.

• La possibilité de bénéficier de remises pour paiement avant échéance.

• Une visualisation en temps réel du statut de toutes les fac tures en cours.

Dématérialisation des factures fournisseurs

Temps de traitement global

Circuit manueld’approbation des factures

Réceptiondes factures

Traitement manuel des factures fournisseurs

Préparation etnumérisation

Analyse, extractionet validation

Transfertautomatique ausein du systèmed’informationclient

Réceptiondes factures

Tri global Tri détaillé Attributionmanuelledes factures

A BE F G HA B C D

I J K LM N O

Circuit d’approbationautomatisé(workflow)

Approbationmanuelledes factures

Connexionaux applicationscomptables

Emissiondes bonsà payer

Saisie manuelle

Economie du temps de traitement

automatisationdes bons à payer

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Par son service de dématérialisation des factures fournis seurs, CBS numérise et transmet directement les données au sein de vos systèmes comptables. Cela réduit considérablement les temps de traitement et ainsi le coût total du processus de gestion des factures fournisseurs.

Notre approche

Les factures peuvent être réceptionnées sous des formes diverses et variées : papier, fax, e-mail. Elles sont numérisées et toutes les données significatives en sont extraites (validation et/ou OCR). Ces données sont ensuite validées et transmises dans vos outils comptables pour y être traitées. CBS propose également des outils de workflow pour la modélisation et l’exécution des processus d’approbation des factures électro niques. CBS demeure votre interlocuteur unique en tant que fournisseur d’une prestation globale incluant la réalisation des opérations, les logiciels et les matériels. La mise en œuvre de la prestation est assurée selon la méthodologie de gestion de projet Prince2 * privilégiée par CBS.

Notre valeur ajoutée

Les services de dématérialisation des factures fournisseurs de CBS sont parfaitement adaptés à tout secteur d’activité et vous proposent :

• Des technologies et une expertise reconnues dans l’accompagnement client.

• Le meilleur de la technologie pour vous apporter une solution sur mesure et une qualité de service au plus proche de vos besoins opérationnels.

• Une amélioration continue de nos processus de production ainsi que des investissements réguliers dans les dernières technologies.

Dématérialisationdes facturesfournisseurs Synthèse

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Des services sur site ou hors site

Conservez le traitement de vos factures fournisseurs au sein de votre société, ou privilégiez une réalisation de ces activités sur l’un de nos sites mutualisés en France ou sur notre ScanRecoCenter de Prague. Nos experts sur site sont déjà opérationnels pour traiter vos factures avec le plus grand soin et la plus grande flexibilité.

Workflow d’approbation des factures

Plus besoin d’envoyer des factures papier dans toute votre entreprise. Grâce au workflow d’approbation pouvant être fourni par CBS, les factures peuvent être approuvées partout et à tout moment. Cette solution SaaS (logiciel en tant que service) est implémentée conformément aux différentes législations en vigueur.

Vers une externalisation complète du traitement des factures

Concentrez-vous sur votre cœur de métier en confiant la totalité du traitement de vos factures à CBS, depuis leur réception jusqu’à leur paiement, en passant par leur approbation, conformément à vos exigences.

Prince 2 * : Projets dans des environnements contrôlés (PRINCE2® - PRojects IN Controlled Environments) est une approche de management de projet reposant sur les processus, qui offre une méthode facilement adaptable et évolutive pour manager tous types de projet. Plus de détails sur le site www.prince-officialsite.com

Canon France S.A.S.Siège social17, quai du Président PaulDoumer92414 Courbevoie CedexTél. 01 41 99 77 77canon.fr

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