CADANGAN PEROLEHAN PERISIAN

SISTEM KUALITI ISO

T U J U A N P R O J E K

Bagi mendapat perolehan perisian Sistem Kualiti ISO bagi melancarkan pelaksanaan: Sistem Pengurusan Kualiti ( ISO 9001); dan

Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISO/IEC 27001)

Perisian ini adalah untuk memperkemaskan dan menambah baik: Pengawalan Dokumen Kualiti;

Pengurusan Audit Kualiti Dalaman;

Kawalan Ketakakuran;

Tindakan Pembetulan dan Pencegahan;

Penggunaan borang; dan

Pelaksanaan piawaian ISO 9001 dan ISO/IEC 27001 yang lebih efisien dan efektif

LATAR BELAKANG PROJEK

Jabatan Laut Malaysia telah memperoleh

persijilan ISO 9001 sejak tahun 2000 yang

melibatkan semua fungsi utama Jabatan

manakala persijilan ISO/IEC 27001 diperoleh

pada tahun 2013

Pada masa kini, Pengurusan Kualiti ISO

dilakukan secara manual

OBJEKTIF PROJEK

Mengurus dan mengawal penggunaan Dokumen Kualiti supaya hanya dokumen yang sah sahaja diguna pakai oleh semua pegawai dan kakitangan yang terlibat

Menyelenggara Dokumen Kualiti dan rekod mengikut keperluan piawaian ISO yang sedang berkuat kuasa

Melaksanakan servis secara atas talian bagi: Capaian Dokumen Kualiti, rekod (termasuk arkib) dan maklumat

yang berkaitan;

Penyelenggaraan Dokumen Kualiti (cadangan pindaan, pengesahan, kelulusan); dan

Pengurusan Audit Kualiti Dalaman, pemantauan dan statistik.

RASIONAL CADANGAN PEROLEHAN

Kebanyakan Jabatan dan Agensi Kerajaan, Badan Persijilan ISO, Syarikat Multinasional (MNC) mahupun Perusahaan Kecil dan Sederhana (SME) yang meliputi sektor awam dan swasta juga telah menggunakan perisian Sistem Kualiti ISO

Selain daripada penglibatan dari pihak pengurusan atasan dan semua kakitangan Jabatan secara keseluruhannya, kawalan dokumen adalah antara ciri-ciri utama dalam menentukan keberkesanan dan kejayaan pelaksanaan piawaian ISO di sesebuah organisasi

RASIONAL CADANGAN PEROLEHAN

Pemantauan organisasi melalui penggunaan ICT dan perisian adalah perlu bagi memantau pelaksanaan ISO: Penggunaan ICT dapat membantu pelaksanaan ISO

9001 dan ISO/IEC 27001 dengan lebih efisien, efektif, lancar dan boleh digunakan melalui secara atas talian

Perisian ini juga diharap dapat memberikan fleksibiliti dan kemudahan pengurusan dokumentasi di samping konsistensi dan ketepatan dokumen dan maklumat ISO yang dirujuk

KOMPONEN SISTEM

3 modul:

Sistem Pengurusan Dokumen

Borang Elektronik

Sistem Penambahbaikan Kualiti

KOMPONEN SISTEM: Sistem Pengurusan

Dokumen

Pengurusan Aliran Kerja

Keselamatan Pengguna

Berbilang Piawaian ISO dalam Satu

Aplikasi

Pemberitahuan e-mel

Dokumen Sokongan

Jejak Audit / Log

Kawalan Dokumen

Dashboard

KOMPONEN SISTEM: Borang Elektronik

Pembina Borang

Editor Borang Pembina Aliran

Kerja

Berbilang Tugas dan Pengguna

Semakan / Kelulusan

Borang Aliran Proses

Pemberitahuan

E-mel

Ciri-ciri Keselamatan

Penjanaan Laporan

KOMPONEN SISTEM: Sistem Penambahbaikan

Kualiti

Permohonan Penambahbaikan

Berterusan

Permohonan Ketakakuran

Permohonan Tindakan

Pembetulan

Permohonan Tindakan

Pencegahan

Pengurusan Mesyuarat dan

Minit

Jadual Audit & Ringkasan Laporan

FAEDAH PELAKSANAAN

Perisian ini berupaya mendokumentasikan dokumen-dokumen Pengurusan Kualiti seperti Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, pengurusan berkaitan Audit Kualiti Dalaman ISO, Kawalan Ketakakuran, Tindakan Pembetulan dan Pencegahan dan penggunaan borang di samping memudahkan Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Kualiti Jabatan, pegawai dan kakitangan Jabatan untuk mengakses maklumat dan dokumen ISO secara atas talian

FAEDAH PELAKSANAAN

Selain daripada itu, ia juga berfungsi sebagai penyenggaraan dokumen kualiti piawaian ISO seperti semakan dokumen, kelulusan dokumen, pengurusan dokumen secara atas talian, penyebaran dan pelupusan dokumen secara automatik. Kaedah ini menjimatkan kos penghantaran dokumen, percetakan dan pelaksanaan ISO secara keseluruhannya

Penyelenggaraan tahunan perisian ini adalah PERCUMA

FAEDAH PELAKSANAAN

Secara amnya, perisian Pengurusan Kualiti ISO ini dapat memberi faedah jangka pendek/panjang seperti berikut: Proses penyampaian maklumat lebih cepat dan

berkesan

Mengintegrasikan keseluruhan sistem pengawalan dokumen ISO

Mengendalikan peningkatan kualiti secara berterusan

Menyempurnakan kualiti penyampaian dengan menggunakan teknologi ICT

Pemberitahuan kerja berkaitan dokumen ISO secara automatik melalui penggunaan e-mel

FAEDAH PELAKSANAAN

Secara amnya, perisian Pengurusan Kualiti ISO ini dapat memberi faedah jangka pendek/panjang seperti berikut:

Menjamin pengawalan dan keselamatan dokumen

Penggunaan lebih mesra pengguna (user friendly) berbanding kaedah manual

Memusatkan data di satu tempat

Mengakses dokumen ISO di mana sahaja secara atas talian dalam masa sebenar (real-time)

PELAN PELAKSANAAN

Tiada tempoh pembangunan perisian diperlukan. Hanya melibatkan sekali pemasangan perisian: Perisian ini akan bermula dan boleh digunakan sebaik

sahaja instalasi perisian pada pelayan (server) Jabatan Laut Malaysia dilaksanakan.

Syarikat pembekal akan membuat instalasi dan latihan penggunaan aplikasi kepada pegawai dan kakitangan yang terlibat. Semua kerja berkaitan dengan muat naik dokumen kualiti ISO akan dilaksanakan secara berperingkat-peringkat oleh pegawai dan Urusetia Jawatankuasa Pengurusan Kualiti Jabatan

ANGGARAN KOS

BIL MODUL ** LESEN

PENGGUNA

ANGGARAN

KOS (RM)

DISKAUN 10%

(RM)

1 Modul ISO Sistem

Pengurusan Dokumen 65 150,000 3,000

2 Modul Borang

Elektronik 45 60,000 1,300

3

Modul Sistem

Penambahbaikan

Kualiti

72 150,000 83,600

JUMLAH 324,000

** Butiran terperinci adalah seperti di Lampiran A

LAMPIRAN A

SEKIAN, TERIMA KASIH