CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL

TRUONG XUAN THANG 2351

I. Giới thiệu

Excel là một phần mềm bảng tính thuộc bộ phần mềm

Microsoft Office, được dùng trong các ứng dụng tính toán,

bảng lương, bảng biểu thống kê, có khả năng biểu diễn số liệu

bằng đồ thị.

II. Màn hình cửa sổ chương trình Excel :

III. Mô tả màn hình Excel : 65536 hàng (rows), ký hiệu từ 1 … 65536.

256 cột (Column), ký hiệu từ A, B, C, … IV

Giao điểm của cột và hàng được gọi là ô (Cell), mỗi ô được gán một địa chỉ là địa chỉ của cột và hàng. Ví dụ : B5, AC128 …

Vùng (Khối) : Là tập hợp các ô liền kề nhau hình thành hình chữ nhật, mỗi khối được gán cho địa chỉ là địa chỉ ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. VD : B12:D20.

III. Mô tả màn hình Excel :

Mỗi tập tin bảng tính được gọi là 1 book, mỗi book có nhiều tờ bảng tính gọi là sheet.

Trên thanh menu có các menu lệnh như : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Option, Data, Windows, Help.

Trên thanh Toolbar và Format Toolbar có các nút lệnh thường dùng.

IV. Các phím di chuyển con trỏ ô trong Excel :

Phím Tác dụng

Di chuyển con trỏ ô lên xuống một dòng hoặc một cột.

Home Di chuyển con trỏ ô về cột A.

Page Up Di chuyển con trỏ ô về trang trên.

Page Down Di chuyển con trỏ ô về trang dưới.

Alt + Page Up Di chuyển con trỏ ô về trái một trang.

Alt + Page Down Di chuyển con trỏ ô về phải một trang.

Ctrl + Page Up Di chuyển con trỏ ô về sheet trước đó.

Ctrl + Page Down Di chuyển con trỏ ô về sheet kế tiếp.

Ctrl + EndDi chuyển con trỏ ô về ô cuối bảng tính (nơi kết thúc dữ liệu)

Ctrl + Home Di chuyển con trỏ ô về ô A1.

V. Khái niệm địa chỉ tương đối và tuyệt đối :

A. Địa chỉ tương đối : Là địa chỉ trong công thức sẽ bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác.

B. Địa chỉ tuyệt đối : Là địa chỉ trong công thức không bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối :

V. Khái niệm địa chỉ tương đối và tuyệt đối :A. Địa chỉ tương đối Là địa chỉ trong công thức bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác.

B. Địa chỉ tuyệt đối : Là địa chỉ trong công thức không bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối :

Địa chỉ tuyệt đối theo cột : Sẽ không thay đổi khi sao chép theo cột.

Địa chỉ tuyệt đối theo dòng : Sẽ không thay đổi khi sao chép theo dòng. Địa chỉ tuyệt đối theo cột và dòng : hoàn toàn không thay đổi khi thực hiện sao chép.

Ta có thể thay đổi địa chỉ từ tương đối sang địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn phím F4 khi lập công thức.

VI. Các phép toán trong Excel :

Độ ưu tiên của các toán tử : Ưu tiên tính toán các phép tính trong ngoặc đơn (), sau đó sẽ theo thứ tự : ^, *, /, +, - . (Tính trong ngoặc đơn và lũy thừa, nhân, chia, cộng, trừ, từ trái sang phải).


1. Phép toán số học :

^ Lũy thừa 5^2 = 25.

* Nhân 3*3 = 9.

/ Chia 3/3 = 1

+ Cộng 3+3 = 6.

- Trừ 3-3 = 0.


2. Phép toán quan hệ :

= Bằng nhau A1 = B1.

> Lớn hơn A1 > B1.

< Nhỏ hơn A1 < B1.

>= Lớn hơn hoặc bằng A1 >= B1.

<= Nhỏ hơn hoặc bằng A1 <= B1

< > Khác A1 < > B1.


3. Phép toán nối chuỗi :

VD : “Trung tâm” & “Tin Học” “TrungTâmTin Học”

Ngày Ngày Số.

Ngày Số Ngày.

4. Phép toán trên dữ liệu ngày tháng :

VII. Các thông báo lỗi thông thường :

#DIV/0! : Lỗi thông báo có một phép toán nào đó chia cho số 0 hoặc trong một ô chưa có giá trị.

#NUM! : Lỗi này do kết quả công thức quá lớn hoặc quá nhỏ mà Excel không thể tính được.

#N/A! : Lỗi này xảy ra khi công thức được sao chép đến ô mới mà tại ô đó không có giá trị nào.

VII. Các thông báo lỗi thông thường :

#NAME? : Lỗi này thông báo khi bạn nhập sai tên hàm hoặc tên biến.

#REF! : Lỗi này thông báo công thức đang sử dụng một ô không có thực.

#VALUE! : Lỗi này thông báo khi thức xuất hiện các phép toán không cùng kiểu dữ liệu.

##### : Lỗi này thông báo khi dữ liệu bị tràn do cột không đủ độ rộng để hiển thị dữ liệu.

I. Nhóm hàm Logic :

AND(Logical1 , Logical2 , . . .)- Trả về kết quả True hoặc False của các biểu thức logic.- Nếu tồn tại ít nhất một biểu thức (Logical) có giá trị là False thì hàm AND cho kết quả False, nếu không thì cho kết quả True.

- Ví dụ : AND(3>2, 5<8) = True.AND(3>1, 6<9, 5>7) = False.


OR (Logical1 , Logical2 , . . .)- Trả về kết quả True hoặc False của các biểu thức logic.-Nếu tồn tại ít nhất một biểu thức (Logical) có giá trị là True thì hàm OR cho kết quả True, nếu không thì cho kết quả False.

- Ví dụ : OR(3<2 , 5< 8) = True.


NOT (Logical)- Trả về kết quả là True, khi biểu thức có giá trị là False.-Và ngược lại, trả về kết quả là False khi biểu thức có giá trị True.

- Ví dụ : NOT(3 >2) = False.

II. Nhóm hàm số học :

ABS (Number)- Trả về giá trị tuyệt đối của một số Number- Ví dụ : ABS(-5) = 5.

INT(Number)- Trả về phần nguyên của một số thập phân.- Ví dụ : INT(3.2) = 3

INT(-3.2)= -4

MOD(Number, Divisor)- Trả về giá trị phần dư của một phép chia số Number cho số divisor- Ví dụ : MOD (10 , 3) = 1


ROUND(Number , Num_Digits)- Trả về kết quả là số number được làm tròn đến Num_Digits số lẻ.

Lưu ý :- Num_Digits > 0 : làm tròn phần thập phân- Num_Digits < 0 : làm tròn phần nguyên

- Ví dụ : ROUND (35123.374 , 2) = 35123.37 ROUND (35123.374 , 1) = 35123.4 ROUND (35123.374 , -3) = 35000


SQRT(Number)- Trả về căn bậc hai của số Number.- Ví dụ : SQRT (16) = 4.


MAX(Number1 , Number2 , . . .)- Trả về giá trị lớn nhất của các số liệt kê Number1 , Number2 , . . .- Ví dụ : Dữ liệu trong các ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3.Công thức trong ô B4 là MAX(B1 : B3) = 8.

MIN(Number1 , Number2 , . . .)- Trả về giá trị nhỏ nhất của các số liệt kê Number1 , Number2 , . . .- Ví dụ : Dữ liệu trong các ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3.Công thức trong ô B4 là MIN(B1 : B3) = 3.

III. Nhóm hàm thống kê :


AVERAGE(Number1 , Number2, . . . )- Trả về kết quả là trung bình cộng của các số đã liệt kê Number1 , Number2 , . . .

- Ví dụ : Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3 là 4, 8, 3Công thức ô B4 là AVERAGE(B1 : B3) = 5

COUNT(Value1 , Value2 , . . .)- Trả về kết quả là số các phần tử kiểu số.

-Ví dụ : COUNT(2 , “ab” , 5 , 4) = 3.Dữ liệu trong các ô B1 , B2 , B3 , B4 là SN , 4 , 8 , 3.Công thức trong ô B5 là COUNT(B1 : B4) = 3.


COUNTA(Value1 , Value2 , . . .)- Trả về kết quả là số các phần tử khác trống (ô trống là ô không có dữ liệu)

SUM(Number1 , Number2, . . .)- Trả về giá trị là tổng của các số liệt kê Number1 , Number2 , . . .- Ví dụ : Dữ liệu trong các ô B1, B2, B3 là 4, 8, 3.Công thức trong ô B4 là SUM(B1 : B3) = 15.


RANK(Number,Ref,[Order])- Dùng để xếp hạng của một địa chỉ dữ liệu so với một vùng dữ liệu.

- Number : Số hoặc ô cần xếp hạng.- Ref : Vùng dữ liệu so sánh.- [order] : Điều kiện xếp hạng (0 : Xếp hạng theo thứ tự giảm dần; 1 Xếp hạng theo thứ tự tăng dần).


Ví dụ hàm RANK

Khi thứ thự xếp bằng 1 Khi thứ thự xếp bằng 0

IV. Nhóm hàm về chuỗi :LEFT(Text , Num_char)- Trả về chuỗi con của chuỗi Text được trích từ trái sang phải Num_char ký tự

Ví dụ : LEFT(“Pham Van Tuan” , 8) = “ Pham Van”.

RIGHT(Text , Num_char)- Trả về chuỗi con của chuỗi Text được trích từ phải sang trái Num_char ký tự

Ví dụ : RIGHT(“Pham Van Tuan” , 4) = “ Tuan”

IV. Nhóm hàm về chuỗi :

MID (Text , Start_num , Num_char)- Trả về chuỗi con của chuỗi Text được trích từ vị trí Start_num và dài Num_char ký tự

Ví dụ : MID(“Pham Van Tuan” , 6 , 3) = “Van”


LEN(Text): Trả về kết quả là chiều dài của chuỗi Text.

Vi dụ : LEN(“Trung Tam Tin Hoc”) = 17.

UPPER(Text): Trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ in.

Ví dụ : UPPER(“hoa hong”) = “HOA HONG”


LOWER(Text): Trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ thường.

Ví dụ : LOWER(“HOA HONG”) = “hoa hong”

PROPER(Text): Trả về chuỗi Text trong đó ký tự đầu tiên mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in.Ví dụ : PROPER(“le nguyen anh thu”) = “Le Nguyen Anh Thu”.


TRIM(Text): Trả về chuỗi Text trong đó các ký tự trắng ở đầu và cuối chuỗi được cắt bỏ.

Ví dụ : TRIM(“ hoa hong “) = “hoa hong”.

CONCATENATE(Text1,Tex2,Text3,...) : Trả về kết quả là một chuỗi kết nối các Text1, Text2, ...

Ví dụ :CONCATENATE(“dem”,”dong”) = “demdong”.


DATE(Year, Month, Date)- Trả về kết quả ứng với ngày tháng năm.

Ví dụ : DATE(93, 08, 25) = 25/08/93 (nếu ô chứa hàm định dạng hiển thị số lớp Date và dạng DD/MM/YY).

V. Nhóm hàm ngày, giờ :

NOW(): Trả về kết quả là ngày, giờ hiện hành.

Ví dụ : NOW() = 09/12/2009 10:25 PM


TODAY(): Trả về kết quả là ngày hiện hành.

Ví dụ : TODAY() = 09/12/2009.

DAY(serial_number): Trả về kết quả là một ngày, ứng với giá trị serial_number.

Ví dụ : DAY(32156) = 14.


MONTH(serial_number) : Trả về kết quả là một tháng, ứng với giá trị serial_number.

Ví dụ : MONTH(32156) = 01.

YEAR(serial_number) : Trả về kết quả là một năm, ứng với giá trị serial_number.

Ví dụ : YEAR(32156) = 1988.


TEXT (Value , Format_Text) : Đổi số thành chuỗi (không còn giá trị tính toán).

Ví dụ : TEXT (1.256, “###.###”) = “1.256” TEXT (1.256, “###.##”) = “1.26”

VI. Nhóm hàm đổi dữ liệu :

VALUE (Text) : Hàm này đổi một chuỗi dạng số thành số.

Ví dụ : VALUE (“265”) = 265

IF (Logical_test,[Value_if true], [Value _if false])

- Hàm này trả về :- Giá về giá trị Value_if true nếu Logical_test là true-Giá về giá trị Value_if false nếu Logical_test là false

-Ví dụ : IF(3>2, “A”, “B”) = “A”.IF(5>7, ”A”, ”B”) = “B”.

VII. Nhóm hàm điều kiện :

SUMIF (Range, Criteria, [Sum_Range])

- Trả về giá trị là tổng của những dòng được chọn của vùng Sum_Range, những dòng này được chọn ứng với những dòng của vùng Range có giá trị thỏa mãn điều kiện của Criteria.


Ví dụ về hàm SUMIF :

SUMIF(B2:B5,”>160”,C2:C5)

COUNTIF (Range, Criteria) - Dùng để đếm các giá trị của vùng Range thoả mãn điều kiện Criteria.


Ví dụ về hàm COUNTIF :

Ví dụ 1

COUNTIF(B2:B5,”Táo”)

Ví dụ về hàm COUNTIF :

Ví dụ 2

COUNTIF(C2:C5,”>=54”)

VLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Hàm này trả về giá trị Lookup_val trong bảng Table (tại cột đầu tiên của Table), tìm được tại dòng nào sẽ trả về giá trị ở dòng đó tại cột thứ Col_index (cột đầu tiên đếm là thứ 1).

VIII. Nhóm hàm tìm kiếm :

Ví dụ hàm VLOOKUP

HLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Row_index_num, [Range_lookup])

Hàm này trả về giá trị Lookup_val trong bảng Table (tại dòng đầu tiên của Table), tìm được tại cột nào sẽ trả về giá trị ở cột đó tại dòng thứ row (dòng đầu tiên đếm là thứ 1).

VIII. Nhóm hàm tìm kiếm :

Ví dụ hàm HLOOKUP

Khi một mảng công thức được thể hiện, nó được bao bọc bởi hai dấu ngoặc {}. Hai dấu này bạn không được gõ vào. Thay vì vậy , sau khi bạn gõ công thức vào rồi bạn bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter. Excel sẽ tự động đưa vào hai dấu ngoặc này.

Bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter khi lần đầu tiên bạn nhập công thức hay mỗi lần bạn sửa công thức sau đó. Nếu bạn nhập vào công thức mà bạn quên nhấn tổ họp phím Ctrl+Shift+Enter, công thức của bạn sẽ trả về giá trị không đúng hay thông báo lỗi #VALUE! error.

Ví dụ, bạn xem xét ví dụ sau:

=IF(A1=B1,1,0) Nó sẽ trả về giá trị 1 nếu A1=B1, hay 0 nếu A1 không

bằng B1. Giả sử bạn muốn đếm số ô trong khoảng A1:A10, với

điều kiện là những ô đó bằng tương ứng với các ô trong khoảng B1:B10. Bằng cách sử dụng công thức mảng, bạn có thể làm điều này bằng cách đưa mảng vào hàm IF và cuối cùng là sử dụng hàm Sum để cộng các kết quả đó lại

=SUM(IF(A1:A10=B1:B10,1,0))

Khi bạn sử dụng nhiều hơn một mảng trong công thức, các mảng đó phải chứa đựng số hàng bằng nhau, nếu không một thông báo lỗi sẽ được trả về.

Các công thức mãng lý tưởng cho việc đếm các ô trong một khoảng với nhiều tiêu chuẩn (multiple criteria). Giả sử trong khoảng A2:A10 chúng ta có tên sản phẩm, in khoảng B2:B10 là tên nhân viên bán hàng và trong khoảng C2:C10 là số đơn vị sản phẩm bán được:

Để tính số lượng Phones do Smith bán, chúng ta sử dụng công thức mảng sau:

=SUM((A2:A10="Phone")*(B2:B10="Smith")*C2:C10)

Các khoảng được xem xét đồng thời cùng một lúc. Phần tử Ai được xem xét cùng một lúc với các phần tử Bi và Ci.

Nếu phần tử Ai là Phone, tức là 1 (True) được trả về ngược lại 0 (False) được trả về. Nếu phần tử Bi là Smith, 1 được trả về ngược lại 0 được trả về. Cuối cùng phần tử Ci được trả về. Ba giá trị này được nhân lại với nhau.

Phép toán Logic với các công thức mảng Ngoài toán tử AND được miêu tả ở trên, bạn cũng có thể

sử dụng công thức mảng để thực hiện các toán tử logic khác như OR, XOR hay ngay cả NAND (Not AND).

Sau đây mô tả toán tử OR. Sử dụng ví dụ trên, chúng ta có thể đếm số lượng máy Fax bán được, hay số lượng tương ứng với nhân viên bán hàng là Jones (hay cả hai)

VD=SUM(IF((A2:A10="Fax")+(B2:B10="Jones"),1,0))

=SUM(IF(MOD((A2:A10="Fax")+(B2:B10="Jones"),2),1,0))

Toán tử MOD ở công thức trên trả về 0 nếu hai điều kiện (Fax, Jones) đều đúng hay đều sai. Nó chỉ trả về 1 khi nào một trong hai điều kiện là đúng.

Toán tử NAND là toán tử ngược lại với toán tử AND, nó sẽ trả về TRUE khi một trong hai điều kiện thoả mãn. Nó trả về False khi cả hai điều kiện được thoả mãn.

=SUM(IF((A2:A10="Fax")+(B2:B10="Jones")<>2,1,0))

Nó đếm tất cả số lượng bán ngoại trừ những Jones bán máy Fax (tức là nó sẽ loại bỏ những hàng nào (record) mà nhân viên bán hàng là Jones và sản phẩm bán là máy Fax)

Documents

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCEL