CompuSuite

Brugermanual

Oprettet: 7. juni 2010

CompuSuite Bookingsystemer til turistbranchen CompuSoft Suite er et modulopbygget professionelt bookingsystem, der samler alle receptionens administrative værktøjer i ét og samme system. I modsætning til andre bookingsystemer på markedet, er vores produkter ikke en overbygning på et standardsystem, men fra starten designet til formålet. Det giver os en helt særlig mulighed for at skabe systemer, som retter sig 100% til turistbranchen. UNIK TILPASNING Et af kendetegnene for CompuSoft Suite er den unikke mulighed for individuel tilpasning. Vi lever for at skabe optimale arbejdsmiljøer og tager os af alt lige fra tilpasning af brugerflader, værktøjer, genvejsknapper, indtastningsfelter, korrespondance (breve, e-mails, sms), statistik, kunderegnskaber, prisstrukturer... ja, alt kan skræddersyes til dine behov. DU KOMMER HURTIGT IGANG En væstenlig del af omkostningerne ved at indføre bookingsystem er den tid, virksomheden skal afsætte til oplæring og implementering. CompuSoft Suite er baseret på nyeste teknologier og designet således, at alle med et introduktionskursus på bare et par timer er i stand til at arbejde professionelt med bookingsystemet. De mere avancerede funktioner ligger klar i systemet og kan benyttes, når du vil. ALT MED KUN ÉT SYSTEM Fællesnævneren for vores produkter er, at uanset hvilket produkt du starter med, kan dit system udbygges med alle de funktioner, faciliteter og moduler du kan læse om på vores sider. Derfor benytter vi oftet sloganet: 'Alt med kun ét system'. Systemet er designet således, at det er let at betjene forskellige afdelinger eller 'forretninger' i ét og samme system, og derved få glæde af at vedligeholdelse, salgstal, statistikker, priser, dokumenter m.m. findes i et og samme system. CompuSoft Suite danner grundlag for integration med alle vores øvrige produkter til turistbranchen, som kan implementeres efter behov. FREMTIDSSIKRET Vi sætter fokus på tilgængelighed, betjeningshastighed, sikkerhed og stabilitet. Derudover er det essientielt for os, at de systemer vi leverer, kan 'vokse' i takt med din virksomheds behov.

 

Indholdsfortegnelse   

1 Introduktion 1 Velkommen til CompuSuite 2 Quickguide 3 Symboler i denne hjælp 4 Opbygning af CompuSuite 5 Brugerflade 6 Søg efter enkelte personer 8 Udskriv lister / formularer over kunder 9 Udskriv individuel formular til kunde 10 Afslutte programmet 11 Netværk / Hardware krav 12 Opdatering 13 Support 14 Licens betingelser 17 Abonnements betingelser 19

 

2 Booking og kundebehandling 20 Kundebehandling 21 Booking 23 MultiBooking - flere reservationer til samme person 27 Gruppebooking 28 Flytte booking til anden kunde 31 SkyggeBooking 32 Allotment 34 Kunde ankommer - ankomstregistrering 35 Kundekort 36 Slette kunde 37 Slette booking 38 Rette kundens navn 39 Søg booking 40 Søg kunde via enhedsnummer 41 Søg diverse 42

 

3 Booking værktøjer 43 Booking forespørgsel 44 Belægnings kalender 46 Grafisk oversigt 49 Skemabooking 51 Autobooking 53

 

4 Kunderegnskab 54 Således oprettes et kunderegnskab 55 Manuel postering 56 Quickposter 58 Saldooversigt/udskriv fakturakopi. 60 Sammenlæg Historik 61 Rette, modpostere, slette og tilføje 62 Indbetaling / Udbetaling 63 Rette datoer/mellem-afregning 64 Tilpas varebeskrivelse til den enkelte kunde 65

Tilpas pris (variabel pris) 66 Fast pris på den enkelte postering (overbyd standard pris) 67 Debitorindbetaling 68 Splitregnskab (overføre posteringslinier til andet regnskab) 69

 

5 Afregning 70 Afslutte regnskab 71 Betaling 72 Kreditkort terminal 73 LD Betalingsautomater 75 Debitor 78 Valutaomregner 79 Skal afregning opdateres? 80 Kreditering 81 AutoCheckOut 82 Automatisk slutafregning 85

 

6 Kasseterminal 86 Revisionsstrimmel 87 Kassebon 88 Tilbehør til kasseterminal 89 Opsætning af kasseterminal 90 Anvendelse af kasseterminal 91 Varenummer 93 Antal, pris, tekst og enhed 94 CompuMat kort 95

 

7 Generelle funktioner 96 Notat kartotek 97 Oprettelse af standard notatside 98 Rette overskrift på standard nota 100 Tilknyt notat og indtast oplysninger 101 Slette notat 103 Indsæt notatoplysninger i formular 104 Formular opretter/redigerer 105 Opgave system 106 Dokumentarkiv 109 Send Popup besked 111 Email behandling 112 Timere, beskeder, opgaver mv. 113 Knapdesigner 114 Abonnementskørsel 115 CompuBonus 116 Søg/Opret CompuMat/Bonuskort eller pinkoder 117 Bonus ikonet 118 Bonus kortet 119 SMS 120

 

8 Udskriftmenu 121 Kundeliste 122 Booking 124 Ankomstliste 125 Afrejseliste 126 Ankomst og Afrejse - Sumliste 127 Reservationsoversigt 128

Flytteliste 130 AutoCheckOut-Liste 131 Booking Tjekliste 132 Annullerede bookinger 133 Økonomi 134 Varereference 135 Varesumliste 137 Åbne poster 138 Faktura journal 139 Kasseopgørelse 140 Debitor liste 142 Konteringsliste 143 Kontokort 145 Revisionsstrimmel 146 Prisliste 147 Lager status liste 148 Ejer statusliste 150 Udskriv statusrapporter 152 Statistikker 153 Nationalitetsstatistik 154 Nationalitetsstatistik - specialudgave 156 Varestatistik 157 Enhedsstatistik 159 Sammenligning af perioder 161 Reservations statistik 162 Enheds belægningsstatistik 163 Bookingrapport 165 Omsætningsrapport 167 Opholdsstatistik 169 Notat statistik 170 Kasse time statistik 171 Kasse time udtræk 173 CheckIn/Out 174 Campingpas bestillinger 176 Generelle udskrift muligheder 178 Personlige udtrækskriterier for systemudskrifter 179 Funktioner ved vis udskrift 182

 

9 Diversemenu 183 Enhedskategori kartotek 184 Placering af QuickPoster 186 Indtastningsfelter til enhedsoplysninger 187 Tilknytte QuickPoster til enhedskategori 188 Opret automatisk nyt regnskab til kunde efter afregning 189 Enhedskartotek 190 Kundetyper 192 Perioder 194 Booking relationer 195 Bookingbetingelser 197 Booking status koder 198 Priser og tekster 199 Alternative priser 204 Gebyr på udenlandske kreditkort m.v. 206 Fordeling af indtægter til anden ejer 207 Oprettelse af kundetyper 209

Sammenhæng mellem ”Enhedskategori” og ”Quickposter” 210 Vedl. varegrupper 211 Brugerkartotek 212 Landekartotek 214 Valutakurser 215 Rediger formularer 216 Simple formular 221 Booking profiler 223 Opsætning af Skema-PopUp 224 Campingpas opsætning 225 Afsend campingpas til campingpas.dk 226 Opsætning af 'Indberetning til Danmarks statistik' 227 Udseende 229 Diverse oplysninger 230 Printer administration 231 Skærm-udskrift 233 Udfør 'Automatisk slutafregning' 234 Placer dagens 'skyggebookinger' 235 Indlæsninger 236 CompuSoft Script 237 Fi-Adviseringer (PBS format) 238 SE OCR Indlæsning 240 NO OCR Indlæsning 242 Indlæsning af prisliste fra Sügro (traditionelt format) 244 Indlæsning af prisliste fra Norddata format 245 Indlæsning af prisliste fra Edeka (Viking 4 format) 246 CompuMat menu 247 Manuel sletning af kort 248 Ryd op i bomlog 249 Ryd op i udløbne CompuMat kort 250 Nulstil Krydstjek 251 Aktiver Krydstjek 252 Deaktiver Krydstjek 253 Resynkroniser El-status 254 Udskriv CompuMat automat statistik 255 Udskriv CompuMat automat oversigt 256 Forbrugsstatistik 257

 

10 Hjælp 258 CompuSoft Helpdesk Manager 259 Start Quicksupport 260 Onlinesupport fra CompuSoft A/S 261 Indholdsfortegnelse 262 Start testsystem 263 Genopret testsystem 264 Automatisk opdatering 265 Versionsoplysninger 266 2010 267 Juni 268 Maj 270 April 271 Marts 272 Februar 274 Januar 276 2009 278

December 279 November 280 September 283 Oktober 287 Januar 288 Om CompuBook 289

 

11 Log 290 Reservationslog 292 Email log 294 AutoMat Log 295 Kort log 296 Kunde log 297

 

12 Generelle indstillinger 298 Label designer 299

 

13 Specielt for campingpladser 301 Campingpas 302 Sæsonkunder 303 Registrering af tom vogn i sæson 305 Oprette kunder via medlemsnr. 306

 

14 Specielt for vandrerhjem 307 Danhostel CRM 308 Hi-Hostel integration 309

 

15 CompuMat 310 Tekniske dokumenter 311 CompuMat kontrolpanel 312 CompuMat varestatistik 314 Automat log 315 CompuMat kortlog 316

 

16 Onlinebooking 317 QuickPay 318 Administration 320 Dibs 322 Ansøgning 323

 

17 CompuSoft Produkter 327 PhoneTracker 328 WAP 329 Labelprinter 330 Selvbetjeningsautomat 331 InfoBoard 332 Onlinebooking 333 Integration med FI 334 SMS 335 HotSpot integartion 336 CompuMat 337 El-Forbrugsmåling 338 CompuBonus 339 Kreditkort automater 340 Web Backup 341

 

18 Nyhedsbreve 342 2010 343 22. februar 2010 344 2009 346 17. december 2009 347 4. september 2009 349 29. juni 2009 351 23. juni 2009 353 28. januar 2009 355 2008 357 11. december 2008 358 30. oktober 2008 360 2. oktober 2008 361 2007 362 28. november 2007 363

 

19 CompuSoft Knowlegdebase 364 Software 365 * CompuSoft 366 * CompuSuite 367 Nulstil programmet 368 CompuMat 369 WebSuite 370 CompuBonus 371 CompuCms 372 Microsoft 373 Windows 2000 374 Windows XP 375 Windows Vista 376 Windows 7 377 Hardware 378 Scanner programmering 379 LD terminal 380 Elite 7900 Gem pin 381 Jobs 382 Runfunks 383 Regkeys 387 Bookingsystemet generelt 388 Kundebehandling 389 Booking 390 Regnskab 392 Kasseterminal 393 Trådløst Internet 394 CompuMat 395 Udskrifter 396 Betalingsautomater 397 Opsætning af LD termninal 398

Home > Introduktion

Introduktion

Velkommen Administrator Her har I mulighed for at søge efter hjælp, læse hjælpeartikler og se videoklip om CompuSuite. CompuSuite dækker CompuCamp, CompuBook og CompuCash samt CompuMat og Onlinebooking. Hvis man står på en udskrift/statistik eller i et felt man ønsker hjælp til, kan man trykke og hjælpeguiden viser en detaljeret beskrivelse til det aktuelle emne. Indholdet i denne online guide er ligesom en fysisk bog opdelt i kapitler og underliggende artikler. Yderst til venstre finder man indholdsfortegnelse og søgemaskinen, søgemaskinen finder alle artikler hvor det indtastede søgeord findes. Øverst kan man finde "Index" hvor man kan finde frem til den rigtige artikel med et nøgleord. Det er også muligt at "Bookmark" en side. Det betyder at man gemmer lokationen i sin "Internet Foretrukne". Print, printer den aktuelle side man står på. Med "Link" knappen kan man sende et link til en kollega så han har mulighed for at finde den samme side. På hver side har man mulighed for at oprette sine egne notater på siden eller skrive en kommentar. Begge dele gør man under punktet "Opret" kommentar. Det er muligt at printe hele hjælpefilen som en bog. Klik her og udskriv hjælpefilen.

Se også

Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser

Introduktion . 1

CompuSuite

Home > Introduktion > Velkommen til CompuSuite

Velkommen til CompuSuite CompuSuite booking system tilbyder professionelle værktøjer til varetagelse af opgaver indenfor booking, kundebehandling, billetering, dokumentstyring og kunderegnskaber. Systemet samler alle receptionens løse ender i ét og samme system. CompuSuite booking sytem tilbyder en helt unik tilpasning til din virksomhed og til 'butikken i butikken'. Systemet tilpasses således til virksomhedens behov, og derefter kan hver enkelt arbejdsstation individuelt tilpasses. Dette giver en unik mulighed for at anvende systemet til alle virksomhedens gøremål og for at lette den enkelte medarbejders arbejdsrutiner. Vores konsulenter er naturligvis behjælpelige med at designe et perfekt arbejdsmiljø til din virksomhed og til dine medarbejdere.

Vi gør opmærksom på brugervejledningens stikordsregistret, som du finder ved at klikke på Vi ønsker rigtig god fornøjelse med CompuSuite booking system. Venlig hilsen CompuSoft A/S

Se også Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Index

2 . Introduktion

CompuSuite

Home > Introduktion > Quickguide

Quickguide Her findes en enkel Quickguide til hurtigt at komme igang med de mest gængse opgaver i bookingsystemet. Bemærk at Quickguden primært henvender sig til campingbranchen. Men kan bruges som guide/orientering til alle brugere af CompuSuite. God arbejdslyst.

Filer: CompuCamp Quickguide.pdf

Se også Velkommen til CompuSuite Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Introduktion . 3

CompuSuite

Home > Introduktion > Symboler i denne hjælp

Symboler i denne hjælp Knapper Felter {Test} ¤ TIPS! ¤

Ikoner illlustrere en knap med samme symbol

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

4 . Introduktion

CompuSuite

Home > Introduktion > Opbygning af CompuSuite

Opbygning af CompuSuite Kunde kartotek indeholder stamoplysninger på kunder: Navn, adresse, postnr., by, nationalitet, telefon og fax., registreringsnumre, kundetype, oprettelsesdato, kundenr. samt diverse bemærkninger. De fleste kartoteksfelter kan anvendes efter behov og derved gemmes de oplysninger man ønsker. Dog skal kundenavn og nation altid udfyldes. Enheds kartotek indeholder stamoplysninger om booking-enheder: F.eks. nr./navn, udstyr, areal, beskaffenhed, kategori eller hvad du måtte ønske at registrere. Pris kartotek indeholder samtlige varer og ydelser: F.eks. voksne, børn, diverse varekøb, aconto indbetaling. Når en kunde reserverer, arbejdes der med kunde kartotek, enhedskartotek og reservations kartotek. Når en kunde indskrives, arbejdes der med kunde kartotek, enhedskartotek og kartotek over optagede enheder. Når en kunde køber varer, arbejdes der med kunde kartotek, pris kartotek og posterings kartotek. Hver enkelt postering bliver registreret i vare statistik kartoteket. Når en kunde afregner, overflyttes samtlige transaktioner til et kundekort, der arkiveres i et kundekorts kartotek.

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Introduktion . 5

CompuSuite

Home > Introduktion > Brugerflade

Brugerflade Øverst i det hvide område foregår kundebehandling. I det nederste grå område vises alle oplysninger om kundens bookinger og regnskaber og adgangskort, afhængigt af hvilken funktionsfane der er aktiv. Kundens stamoplysninger vises konstant, og således er du aldrig i tvivl om, hvilken kunde du arbejde med.

Stamoplysninger / indtastningsfelter Den øverste del af arbejdsområdet består af kundens stamoplysninger, som er deoplysninger du finder relevant at gemme om dine kunder. Du kan lave opslag på værdierne fra indtastningsfelterne og således søge kunder frem ud fra kundens registreringer. Alle kundens stamoplysninger kan automatisk indsættes i individuelle dokumenter og e-mails. Stamoplysningerne indtastes i indtastningsfelter. Det er individuelt fra virksomhed til virksomhed hvilke stamoplysninger der er relevante. Derfor tilbyder vi at skræddersy indtastninsfelterne således, at de passer perfekt til din virksomheds behov. Det betyder, at der kan defineres nye indtastningsfelter, at eksisterende indtastningsfelter kan fjernes, og at selve indtastningsrækkefølgen kan ændres. Kontakt CompuSoft for tilpassning og vejledning. Genvejstaster: Bemærk at understregningen under bogstaver i feltnavnet henviser til indtastningsfeltets genvejstast. Genvejstaster

Åbn komplet genvejsskema

Indtastning af stamoplysninger. Stamoplysninger viser hele tiden den sidst anvendte kunde. For at gøre systemet klar til at oprette en ny kunde trykkes således at værdien fra kundenavnet fremhæves med blåt. Således er du ‘fri’ af den viste kunde og ny indtastning kan påbegyndes. Det er vigtigt, at du konsekvent opretter kunder med efternavn før fornavn. Således optimeres senere kundeopslag. På alle dokumenter, breve osv konverteres navnerækkefølgen korrekt. Se nedenstående eksempel. Kontakt CompuSoft hvis du ikke ønsker denne konvertering. Campparm /BYTNAVN

Taster Funktion Gå til navne feltet (udgangspunkt) + Gå til adresse feltet +

Gå til postnummer feltet + Gå til by feltet + Gå til telefonnummer feltet + Gå til faxnummer feltet + Gå til e-mail feltet + Gå til navn 2 feltet + Gå til kundetype feltet + Gå til bemærkningslinierne

Registrering Konvertering Hansen Susanne Brik Jan Van Der Traberg-Larsen Lene

Susanne Hansen Jan Van Der Birk Lene Traberg-Larsen

6 . Introduktion

CompuSuite

Den øvrige indtastning foregår efter Windows standarder. Dog har vi gjort indtastningsfelterne intelligente for at lette og dermed hurtiggøre indtastnings procedurene: I navne- og adressefelter konverteres det første bogstav i hvert ord automatisk til versaler. F.eks. konverteres ‘hansen susanne’ automatisk til ‘Hansen Susanne. Med en speciel parameter kan systemet tvinges til ikke at konvertere. Rette i kundens stamoplysninger. Placér markøren i aktuelle indtastningsfelt og foretag rettelsen og tryk +G for at gemme rettelsen. Hvis det er kundenavnet der ønskes rettet, er det vigtigt, at der trykkes +G før der springes videre til næste indtastningsfelt - ellers gør systemet klar til at oprette en ny kunde. Flere kunder med samme navn. A. Taster man et kundenavn der allerede eksisterer i systemet, vises den tidligere oprettede kunde på skærmen. Ønsker du at oprette endnu en kunde med samme navn, gøres følgende:

● Placér markøren i navnefeltet og tast kundens navn + . ● Markøren placerer sig i adressefeltet på den tidligere oprettede kunde. Tryk +O for at oprette en ny kunde med samme navn. (Eller benyt

knappanelet). ● Adressefelterne blankes ud og kundenavnet fremhæves med grønt for at vise at den kunde nu arbejder med ikke er gemt.

Tilføj den nye kunde’s adresse og tryk + for at gemme (eller benyt knappanelet).

B. Taster man et kundenavn der eksisterer flere gange i systemet vises kundeoversigten. Ønsker du at oprette endnu en kunde med samme navn, gøres følgende:

● Placér markøren på en af forekomsterne og tryk +0 for at oprette endnu en kunde med dette navn (eller benyt ikonet for oprettelse nederst på kundeoversigten.

● Adressefelterne blankes ud og kundenavnet fremhæves med grønt for at vise at den kunde nu arbejder med ikke er gemt. Tilføj den nye kunde’s adresse og tryk +G for at gemme (eller benyt knappanelet).

Indtastning af dato I datofelter angives datoer med dag måned år. Eks. 15. juni 2009 = 150609. Systemet sættes automatisk punktum mellem dag, måned og år. Desuden beregnes følgende indtastninger automatisk

● Udfyld kun dagen (de to første cifre i datofelter) og systemet beregner datoen til at være i indeværende måned i indeværende år. ● Udfyld kun dag + måned (de fire første cifre i datofelter) og systemet beregner datoen til at være i indeværende år. ● Tast periode nummer + P (se eventuelt “Periodekartotek”. Tastes f.eks. ‘1P’ hentes periode 1 fra periodekartoteket. ● Tast de to første karakterer fra periodens beskrivelse og systemet henter aktuelle periode fra. F.eks. “PI” = Pinse. ● Tast u og så ugenummer, systemet udfylder selv korrekt fra og til dato. Bemærk at systemet kan kører lørdag - lørdag hvis man ønsker. Kontakt

CompuSoft hvis dette ønskes.

I afrejse-dato felter kan der desuden benyttes følgende faciliteter:

● Tast f.eks. “2u”= systemet beregner automatis afrejsedatoen ved at tillægge 2 uger til ankomst datoen. ● Tast f.eks. “2d” = systemet beregner automatis afrejsedatoen ved at tillægge 2 dage til ankomst datoen.

I forbindelse med f.eks. programmering af autmatiske udskrifter af lister, statistikker osv. kan følgende funktioner desuden anvendes:

● *1 =tillægger en dag til datoen. ● -1 = fratrækker en dag fra datoen.

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Introduktion . 7

CompuSuite

Home > Introduktion > Søg efter enkelte personer

Søg efter enkelte personer Du kan anvende søgning ved at taste - hvis du f.eks. skriver 'jensen*' bliver der vist en oversigt - startende med 'Jensen'. Efter du har trykket kan du bladre mellem kunder med "PageUp" eller "PageDown" knappen. Søg blandt kunder der er indskrevet.: Tryk tryk for at skifte søgenøgle til enhed. Samtlige indskrevne kunder vises i enheds nr. orden. Alle felter med "Lup" ikon er søgenøgler: Navn, Enhedsnr., By, Regnr, Diverse, Telefon, Kunde nr., Kundetype. Søgning på kundenr.: I "Navn" feltet tastes kundenr. efterfulgt af . Kundens oplysninger vises på skærmen. Søgning på bookingnr. I "Navn" feltet tastes "B" og bookingnr. efterfulgt af . B kan skrives med store eller små bogstaver. Søgning på gruppebookingnr.: I "Navn" feltet tastes "G" og gruppebookingnr. efterfulgt af . G kan skrives med store eller små bogstaver. Søgning på fakturanr.: I "Navn" feltet tastes "F" og fakturanr. efterfulgt af . F kan skrives med store eller små bogstaver. Supersøger med intelligent fritekst søgning

Klik på knappen ”Supersøger” i knappanelet eller brug genvejstasten . Supersøgeren søger simultant med din indtastning på både navn, kundenr. , telefonnr. og enhedsnr. Søgeresultaterne opdateres konstant. Indtast en bogstavskombination eller en nummerkombination og supersøgeren finder de kunder, der har matchende data. Fortsæt eventuelt indtastningen og supersøgeren finder nye/flere match. aktiverer fritekst søgning på navn, og således søger supersøgeren nu på forekomster af det indtastede blandt alle kundenavne. aktiverer fritekst søgning på telefonnr., og således søger supersøgeren nu på forekomster af det indtastede blandt alle telefonnumre. vælger den markerede kunde og viser kundens oplysninger på skærmen. Supersøgeren er stadig aktiv, og søgning kan fortsætte. Denne funktion gør det let og hurtigt at tjekke en række kunders oplysninger (især hvis man har en større skærm, så begge vinduer kan ses samtidigt). Placér evt, supersøgeren så du kan se stamoplysningerne i bookingsystemet. Brug piletasterne til at bladre i supersøgeren og tryk når du vil se nærmere på en kunde. Brug evt. piletasterne igen for at vælge en anden kunde og tryk igen . aktiverer avanceret søgning, hvor du kan søge specifikt på en eller flere af kundens stamdata. Værktøjet tilbyder fritekstsøgning og du kan endda angive flere søge kriterier i samme søgning. Søg efter telefonnummer med PhoneTracker Hvis man har ekstra modulet Phonetracker og forbindelse til Internettet, kan programmet automatisk gå på Internettet og hente kundens navn, adresse, postnr., email-adresse, tlfnr., faxnr. og således oprette kunden for dig. Denne funktion fungerer simultant med ”Søgning på telefonnr.” i systemet og således leder programmet først blandt eksisterende kunder og findes der ikke et søge match her – ledes videre på Internettet.

Klik på knappen ellertryk på genvejstasten . Phonetrackeren kan tilkobles telefoncentralen eller et ISDN modem, når jeres gæst ringer til jer, finder systemet automatisk kunden frem inden I har løftet røret, og I er klar til at booke. Hvis kunden ikke eksistere i systemet bliver han automatisk oprettet. Læs mere om PhoneTracker PhoneTrackeren kan søge telefonnumre fra følgende lande: Danmark Norge Sverige Tyskland Holland Færøerne

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

8 . Introduktion

CompuSuite

Home > Introduktion > Udskriv lister / formularer over kunder

Udskriv lister / formularer over kunder

Kundeliste - søg blandt alle kunder. På “UdskriftsMenu” findes “Kundeliste”. Denne facilitet anbefales at kende godt. Her kan udskrives lister over og breve til alle kunder. Det er muligt at afgrænse kunderne ud fra et væld af parametre, f.eks. kundetype, skyldige saldi, alle kunder med reservationer, osv. Læs mere om "Kundelisten" Ankomst- og Afrejseliste, Reservationsoversigt. Ovenstående oversigter findes på “UdskriftsMenu”. Her udskrives lister over aktuelle kunder. Læs mere om Ankomst listen Læs mere om Afrejse listen Opholdsstatistik - søg blandt afregnede kunder. Findes på "UdskriftsMenu". Her kan udskrives lister over og breve til afregnede kunder. Afgrænsning kan foretages ud fra 'antal opholdsdage', 'perioder', 'postnr.', og 'nation'. Læs mere om "Opholdsstatstikken" Varereference - søg blandt åbne/lukkede regnskaber. Findes på “UdskriftsMenu”. Her søges f.eks. på udestående, udlånte genstande, bestemte vare nr., indbetalt giro/bank/aconto indbetaling. Læs mere om "Varereference"

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Introduktion . 9

CompuSuite

Home > Introduktion > Udskriv individuel formular til kunde

Udskriv individuel formular til kunde Individuelle formularer udskrives til hver enkelt kunde, "Diverse formular" fra “Kundebehandling”, "Reservationsbevis fra "Bookingfanen", "Saldooversigter" og "Faktura" fra"Regnskabsfanen" og "Indskrivningsbevis" fra "CompuMat fanen".

Formularer tilknyttet en given arbejdsgang udskrives naturligt i rette forbindelse. F.eks. faktura ifbm. afregning, bekræftelse ifbm. reservation, indskrivningsbevis ifbm. in-checkning osv. Alle formularer kan altid udskrives manuelt.

● Søg aktuelle kunde frem i kartoteket. ● Klik på "Udskrifter" og "Udskriv formular (Alle typer)" for oversigt over alle formularer, og . ● Klik på "Udskrifter" og "Udskriv formular (Diverse alle sprog) for oversigt over internationale formularer. F.eks.

adresse etiketter. og 2 gange ●

for oversigt over nationsafhængige formularer.

F.eks. følgeskrivelser. ● Brug piletaster til at vælge formular og tryk .

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

10 . Introduktion

CompuSuite

Home > Introduktion > Afslutte programmet

Afslutte programmet Programmet afsluttes ved at klikke på krydset oppe i venstre hjørne. Klik derefter "Ja" for at afslutte. Programmet afsluttes automatisk ved en dagsafstemning af kreditkort automat. Det er også muligt at klikke på "System" og vælge "Afslut systemet" eller genvejs kombinationen eller for at slippe for spørgsmålet om man er sikker. Det er vigtigt at undlade at slukke computeren, hvis systemet tager backup om natten eller hvis I har Onlinebooking.

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Introduktion . 11

CompuSuite

Home > Introduktion > Netværk / Hardware krav

Netværk / Hardware krav CompuSuite kan p.t. benyttes i netværk med op til 80 arbejdsstationer/ licenser. Kontakt CompuSoft for køb/opsætning af Netværkslicenser. CompuSoft anbefaler ikke at man anvender CompuSuite over et trådløst netværk. Hvis man ønsker at anvende CompuSuite over trådløse netværk skal man have en Terminal server. Kontakt CompuSoft for at få mere at vide om Terminal servere.

CompuSuite hardware og software krav: Operativ system: Windows 2000 Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows 2000 server Windows 2003 server Windows 2008 server Pc'er: Pentium 4, 1200 Mhz RAM 1024 Harddisk 1 gb til CompuSuite alene Netværk: 100 Mbit Software: Microsoft Office 2000 Microsoft Office XP for afsendelse af e-mail Microsoft Office 2007 for brug af PDF filer

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Opdatering Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

12 . Introduktion

CompuSuite

Home > Introduktion > Opdatering

Opdatering Med adgang til Internettet kan du automatisk opdatere programmet og derved til hver en tid modtage nyeste version samt eventuelle rettelser til programmet. Kontakt CompuSoft for opsætning heraf. Det er vigtigt at du foretager sikkerhedskopiering af CompuSuite før opdateringen startes. Kontakt CompuSoft for automatisk sikkerhedskopiering. (læs mere her). CompuSoft anbefaler at du opdatere dit system til hverdag mellem kl. 9 og 16 mindst en gang om ugen. Klik på nedenstående knap og vælg "kør" 2 gange for at opdatere til nyeste version nu.

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Support Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Automatisk opdatering

Introduktion . 13

CompuSuite

Home > Introduktion > Support

Support For at få support kan man enten oprette en sag i HelpDesk systemet eller ringe på 6318 6318 alle hverdage mellem 9-16 for akut support. Hvis det er udenfor normal arbejdstid har man adgang til en døgn- betalingsvagt som står klar 24-7 telefonnummer: 6318 6363.

Klik på knappen HelpDesk Manager for at start HelpDesken I CompuSoft HelpDesk Manager har du mulighed for at oprette en sag/case til CompuSoft support team. På den første side er der følgende muligheder: Fejlrapportering Vælg denne - hvis du har observeret en fejl i dit software fra CompuSoft. Spørgsmål Vælg denne - hvis du har spørgsmål til dit CompuSoft produkt. Opgave Vælg denne - hvis du har en opgave som ønskes løst. Tilbud/Bestilling Vælg denne - hvis du ønsker at afgive en bestilling - eller evt. ønsker et tilbud. Klik her for at komme til dine eksisterende opgaver Vælg denne - hvis du ønsker at tilføje noter på eksisterende opgaver eller ønsker at genåbne en lukket sag. Hvis du vælger et af de 4 første punkter, bliver du præsenteret for et skærmbilled.

Her har du mulighed for at beskrive problemet og vedhæfte filer (skærmbilleder). Det er muligt at modtage advisering via mail eller SMS. Hvis du vælger det sidste punkt "Klik her for at komme til dine eksisternede opgaver", bliver du præsenteret for et skærmbilled.

CompuSoft HelpDesk Manager

14 . Introduktion

CompuSuite

Her har du mulighed for at: "Ny case" Opretter en ny sag (går tilbage til forside) "Vis aktive" Viser aktuelle aktive sager "Vis afsluttede" Viser afsluttede sager "Opdater liste" Opfrisk listen med aktive sager Du kan også klikke på en sag og se detajler. Her har du mulighed for at tilføje yderligere oplysninger til sagen og vedhæfte flere filer.

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering

Introduktion . 15

CompuSuite

Licens betingelser Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

16 . Introduktion

CompuSuite

Home > Introduktion > Licens betingelser

Licens betingelser

SLUTBRUGERLICENSAFTALE FOR COMPUSOFT-SOFTWARE

Nærværende Slutbrugerlicensaftale ("Slutbrugerlicensaftale") er en juridisk bindende aftale mellem Dem (enten som fysisk eller juridisk person) og Compusoft A/S vedrørende den Compusoft-software, som leveres sammen med nærværende Slutbrugerlicensaftale og som omfatter tilhørende medier og internetbaserede Compusoft-tjenester ("Software"). Softwaren kan være ledsaget af en ændring eller et tillæg til denne Slutbrugerlicensaftale. DE ACCEPTERER, AT VÆRE BUNDET AF VILKÅRENE I NÆRVÆRENDE SLUTBRUGERLICENSAFTALE VED AT INSTALLERE, KOPIERE ELLER BRUGE SOFTWAREN. SÅFREMT DE IKKE KAN ACCEPTERE VILKÅRENE, HAR DE IKKE RET TIL AT INSTALLERE, KOPIERE ELLER BRUGE SOFTWAREN. 1. LICENSTILDELING. Compusoft A/S giver Dem følgende rettigheder, såfremt De overholder alle vilkår og betingelser i nærværende Slutbrugerlicensaftale: 1.1 Installation og brug. De har ret til at installere og bruge en kopi af Softwaren på det antal arbejdsstationer som der er indkøbt licens til. Licensen er kun gyldig sålænge support og vedligeholdesesabonnement er vedligeholdt fra Deres side. 1.2 Tildeling af licens til dokumentation. Den dokumentation, der følger med Softwaren, er udelukkende licenseret til interne, ikke-kommercielle formål. Det er ikke tilladt at give tredjemand adgang til dokumentationen. 2. BESKRIVELSE AF ANDRE RETTIGHEDER OG BEGRÆNSNINGER 2.1 DER ER TEKNISKE FORANSTALTNIGNER I DENNE SOFTWARE, DER ER UDVIKLET FOR AT FORHINDRE IKKE-LICENSERET BRUG AF SOFTWAREN SAMT FORSØG PÅ AT KRÆNKE COMPUSOFT A/S's COPYRIGHT. De kan muligvis ikke udøve Deres rettigheder til Softwaren i henhold til nærværende Slutbrugerlicensaftale, efter at produktet har været forsøgt kopieret eller krænket på andre måder. 2.2 Internetbaserede tjenester. De har ikke ret til at bruge nogen internetbaserede Compusoft-tjenester, som har forbindelse til Softwaren, på en måde, der kan beskadige, deaktivere, overbelaste eller forringe sådanne tjenester eller gribe ind i tredjemands brug af dem. De har ikke ret til at forsøge at opnå uretmæssig adgang til nogen tjeneste, konto, computersystemer eller netværk, der har forbindelse til de internetbaserede tjenester. 3. FORBEHOLD AF RETTIGHEDER OG EJERSKAB. Compusoft A/S forbeholder sig alle rettigheder, som De ikke udtrykkeligt er blevet tildelt i nærværende Slutbrugerlicensaftale. Softwaren er beskyttet af ophavsretlige love og andre immaterialretlige love og konventioner. Ejendomsretten, ophavsrettighederne og andre immaterielle rettigheder til Softwaren tilhører Compusoft A/S. Softwaren er givet i licens og ikke solgt. Nærværende Slutbrugerlicensaftale giver Dem ingen rettigheder i forbindelse med teknologier, varemærker eller mærker for tjenester, der tilhører Compusoft A/S. 4. BEGRÆNSNINGER I FORBINDELSE MED REVERSE ENGINEERING, DEKOMPILERING OG DISASSEMBLERING. De har ikke ret til at foretage reverse engineering, dekompilering eller disassemblering af Softwaren eller datamodellen, medmindre, og kun i det omfang, sådanne aktiviteter udtrykkeligt og uanset nærværende begrænsning er tilladt i henhold til gældende lovgivning. 5. INGEN UDLEJNING/KOMMERCIEL HOSTING. De har ikke ret til at udleje, bortlease, udlåne eller tilbyde kommercielle hosting ydelser ved brug af Softwaren. 6. SAMTYKKE TIL BRUG AF DATA. De accepterer, at Compusoft A/S og Compusoft A/S's associerede selskaber kan indsamle og bruge tekniske oplysninger, der er indsamlet som en del af den eventuelle produktsupport, der leveres til Dem i forbindelse med Softwaren. Compusoft A/S må udelukkende anvende disse oplysninger til at forbedre Compusoft A/S's produkter eller til at levere tilpassede tjenester eller teknologier til Dem og Compusoft A/S vil ikke offentliggøre disse oplysninger på en måde, der kan identificere Dem personligt. 7. HYPERLINKS TIL TREDJEMANDSSWEBSTEDER. Compusoft A/S er ikke ansvarlig for indholdet af nogen tredjemandswebsteder eller -tjenester, hyperlinks, som figurerer på tredjemands websteder eller er indeholdt i tredjemands tjenester, eller ændringer eller opdateringer af tredjemandswebsteder eller -tjenester. Compusoft A/S leverer udelukkende disse hyperlinks samt adgang til tredjemands websteder og -tjenester som en service over for Dem, og tilstedeværelsen af eventuelle hyperlinks er ikke ensbetydende med, at Compusoft A/S på nogen måde indestår for det pågældende tredjemands websted. 8. YDERLIGERE SOFTWARE/TJENESTER. Nærværende Slutbrugerlicensaftale gælder for opdateringer, supplementer, tilføjelseskomponenter eller komponenter til internetbaserede tjenester til Softwaren, som Compusoft A/S leverer til Dem eller gør tilgængelige for Dem efter den dato, hvor De har købt den første kopi af Softwaren, medmindre de leveres på separate vilkår. Compusoft A/S forbeholder sig ret til at afbryde eventuelle internetbaserede tjenester, der leveres til Dem eller gøres tilgængelige for Dem gennem Deres brug af Softwaren. 9. OPGRADERINGER. Hvis De ønsker mulighed for opgradering af den software som Compusoft A/S leverer, kræver dette indgåelse af support og opdateringsabonnement. 10. SOFTWARE, DER IKKE MÅ VIDERESÆLGES. Softwaren, må ikke sælges, overdrages mod betaling eller bruges til andre formål end anvendelse af køberen af licensen. 11. ADSKILLELSE AF KOMPONENTER. Softwaren er givet i licens som ét samlet produkt. De tilhørende komponentdele må ikke adskilles med henblik på brug på mere end én enhed. 12. OVERDRAGELSE AF SOFTWARE. Internt. De har ret til at overføre Deres kopi af Softwaren til en anden enhed. Efter overførslen skal De fjerne hele Softwaren fra den tidligere enhed. Overdragelse til tredjepart. Såfremt De er den person til hvem Softwaren oprindeligt blev givet i licens til, har De ret til, efter accept fra Compusoft A/S, at foretage en permanent engangsoverdragelse af nærværende Slutbrugerlicensaftale, Software og et eventuelt Ægthedsbevis til en anden slutbruger, forudsat at De ikke beholder nogen kopier af Softwaren. Denne overdragelse skal omfatte hele Softwaren (herunder alle komponentdele, medierne og det trykte materiale, eventuelle opgraderinger, nærværende Slutbrugerlicensaftale). Overdragelsen må ikke være en indirekte overdragelse, f.eks. en konsignation. Forud for overdragelsen skal den slutbruger, som erhverver Softwaren, acceptere alle vilkår i Slutbrugerlicensaftalen. 13. OPHØR. Compusoft A/S har uden præjudice for eventuelle andre rettigheder ret til at hæve nærværende Slutbrugerlicensaftale, såfremt De tilsidesætter vilkårene og betingelserne heri. I sådan tilfælde skal De destruere alle kopier af Softwaren og alle de tilhørende komponentdele. 14. HELE AFTALEN: VILKÅRENES UAFHÆNGIGHED. Nærværende Slutbrugerlicensaftale (herunder eventuelle tillæg til nærværende Slutbrugerlicensaftale, som leveres sammen med Softwaren) udgør hele aftalen mellem Dem og Compusoft A/S i forbindelse med Softwaren og eventuel produktsupport, og den tilsidesætter enhver tidligere eller samtidig mundtlig eller skriftlig kommunikation samt alle forslag og erklæringer med hensyn til Softwaren eller andre emner, der er omfattet af nærværende Slutbrugerlicensaftale. I tilfælde af at vilkårene i Compusoft A/S's retningslinjer eller supportprogrammer ikke stemmer overens med vilkårene i nærværende Slutbrugerlicensaftale, gælder vilkårene i nærværende Slutbrugerlicensaftale. Såfremt en bestemmelse i denne Slutbrugerlicensaftale anses for at være ulovlig, ugyldig eller uden retskraft, skal de øvrige bestemmelser fortsat være fuldt gyldige. Garanti. Produktet er fremstillet og tilbudt som et standardprodukt og er således ikke beregnet til nogen brugers særlige formål. De accepterer, at intet Produkt er fejlfrit, og De opfordres derfor til regelmæssigt at tage en back-up af Deres filer. Såfremt De har en gyldig licens til Produktet, garanterer Compusosft A/S, a) at Produktet i alt væsentligt vil fungere i overensstemmelse med det medfølgende skriftlige materiale i en periode på 90 dage fra modtagelsen af Deres licens til at benytte produktet eller den korteste periode i henhold til gældende lov, og b) at al produktsupport ydet af Compusoft A/S i alt væsentligt vil være som beskrevet i det gældende skriftlige materiale leveret til Dem af Compusoft A/S, samt at Compusoft A/S's supportteknikere vil yde rimelige bestræbelser og omhu med henblik på at løse eventuelle problemer. I tilfælde af, at Produktet ikke er i overensstemmelse med denne garanti, vil Compusoft A/S enten a) reparere Produktet eller foretage omlevering, eller b) refundere købesummen. Denne garanti gælder ikke, hvis fejl ved Produktet skyldes uheld, misbrug eller fejlagtig brug. Garantien gælder for ethvert omleveret Produkt i den resterende del af den oprindelige garantiperiode, dog mindst 30 dage. De anerkender, at ovennævnte garanti er den eneste garanti, Compusoft A/S yder i relation til Produktet og eventuel produktsupport.

Introduktion . 17

CompuSuite

Fraskrivelse af Alle Andre Vilkår. Udover garantien ovenfor fraskriver Compusoft A/S sig i det omfang gældende lovgivning gør det muligt enhver garanti, betingelse og ethvert vilkår, det være sig udtrykkelig eller stiltiende (uanset om det er i henhold til lov, retsgrundsætninger eller på andet grundlag), herunder men ikke begrænset til eventuelle stiltiende garantier for tilfredsstillende kvalitet og egnethed til et bestemt formål for så vidt angår Produktet og det medfølgende skriftlige materiale. Eventuelle stiltiende garantier, der ikke kan fraskrives, er begrænset til 90 dage eller den korteste periode, som er mulig i henhold til gældende lovgivning, såfremt denne er længere. Begrænsning af ansvar. Bortset fra garantien ovenfor skal Compusoft A/S og Compusoft A/S's leverandører - i det omfang gældende lovgivning gør det muligt ikke være ansvarlige for tab af nogen art (herunder, men ikke begrænset til, driftstab, driftsforstyrrelser, tab af forretningsoplysninger eller andet økonomisk tab) som følge af brug af eller manglende mulighed for at bruge Produktet, selvom Compusoft A/S er blevet underrettet om muligheden for sådanne skader. Compusoft A/S's fulde ansvar i henhold til bestemmelserne i denne Aftale er under alle omstædigheder begrænset til det beløb, De faktisk har betalt for Produktet. Disse begrænsninger gælder ikke for ansvar, som det i henhold til gældende lovgivning ikke er muligt at fraskrive sig eller begrænse.

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Abonnements betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

18 . Introduktion

CompuSuite

Home > Introduktion > Abonnements betingelser

Abonnements betingelser Omfatter: CompuBook eller CompuCamp og/eller CompuMat Periode: 1/5 til 30/4 Abonnementet omfatter følgende:

1. Løbende videreudvikling af ovenstående software med hertil hørende fri opdatering til enhver tid nyeste version samt mulighed for favorable priser ved eventuel opgradering til nye produkter: Produkterne videreudvikles kontinuerligt. Som bruger er du også med til at forme produkterne. Løbende videreudvikling sikrer, at dine systemer altid følger de nyeste standarder. Opdatering kan ske via a:) http://remote.compusoft.dk b:) Compusoft Windows Integrator under menupunktet 'funktioner'. c:) Direkte fra 'Hjælp' menuen i Windows versioner.

2. Fri hotline/telefonhjælp i forbindelse med produktet: Support tilbydes alle hverdage fra kl. 09.00 til 16.00. Vi træffes på telefon 6318 6318. I tilfælde af mindre akutte spørgsmål/problemer, som ikke kræver hurtig behandling, er det muligt at indlægge spørgsmål, fejlmeldinger og opgaver direkte til vores supportere via http://helpdesk.compusoft.dk. Via Helpdesk systemet - kan du således følge med i løsningen af din opgave. Dit login til helpdesk systemet er fremsendt i separat email. Hvis du mangler login - da kontakt os venligst.

3. Adgang til døgnsupport - 24 timer i døgnet - 7 dage om ugen - 365 dage om året I tilfælde af akut behov for support uden for normal telefontid (hverdage kl. 09.00 til 16.00) - har du med dit abonnement adgang til vor døgnbemandede vagtservice. Vi har altid en vagthavende konsulent klar ved telefonen. Opkald til denne tjeneste - bliver udfaktureret med kr. 425,- (ex. moms) pr. påbegyndt 15 min. Døgnvagten træffes på telefon 6318 6363.

Følgende er ikke omfattet af abonnementet :

1. Al øvrig support f.eks.: PC, server, printer, netværk, øvrigt hardware, styresystemer (f.eks. Windows), finansprogrammer, anden software mv. Vi er naturligvis til tjeneste med yderligere oplysninger og kan træffes på telefon 6318 6318.

Se også Velkommen til CompuSuite Quickguide Symboler i denne hjælp Opbygning af CompuSuite Brugerflade Søg efter enkelte personer Udskriv lister / formularer over kunder Udskriv individuel formular til kunde Afslutte programmet Netværk / Hardware krav Opdatering Support Licens betingelser Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Introduktion . 19

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling

Booking og kundebehandling Systemet er delt på midten. Øverst har man den aktuelle kundes stamoplysninger. Nederst har vi nogle faner som omhandler aktuelle kunde. "Bookinger" hedder den første fane og bruges til simpel og hurtig ankomst registrering til kunder der fysisk er ankommet. Man bruger den samme fane til reservation. Her er mulighed for at have meget detaljerede booking til både fremtidig og nutidig booking. Fanen kan indeholde alle de bookinger man ønsker. Systemet indeholder 3 grundlæggende funktioner: • Kundebehandling (oprettelse i kundekartoteket m.v.). • Booking med adgang til "Booking Værktøjer". • Kunde regnskab. Til disse funktionerne er der knyttet mange faciliteter, som nævnes ved gennemgangen.

Se også

Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Kundebehandling Booking MultiBooking - flere reservationer til samme person Gruppebooking Flytte booking til anden kunde SkyggeBooking Allotment Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse

20 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > Kundebehandling

Kundebehandling

Oprettelse af kunde i kundekartotek.

1. Hurtig oprettelse uden registrering af adresse m.v. Du står i feltet {Navn}: Tast navn (efternavn før fornavn) efterfulgt af eller . Systemet viser en dialogboks med følgende indhold: "Kunden eksisterer ikke - vil du oprette en ny?" Tryk . Kunden er oprettet og der kan fortsættes under “Booking" senere i dette kapitel. Når kunden er oprettet, tildeles automatisk oprettelsesdato og kundenummer som vises øverst til højre på skærmbilledet. Bemærk! Hvis nationskoden ikke er korrekt, er det nødvendigt at indtaste rette nationskode og trykke for at gemme. Anvendes CompuSoft USB magnetkortlæser så kan systemet aflæse kundens navn, adresse, postnr., by, og nationalitet fra relevante kort, f.eks. det danske sygesikringsbevis, medlemskort osv. på under 1 sekund.

2. Oprettelse med fuld registrering. Alle registreringsfelter gennemgåes. Det er naturligvis individuelt hvor mange informationer man vil registrere. Hvis programmet ikke tilbyder tilstrækkelige registreringsmuligheder, henvises til kapitlet "Generelle funktioner" og “NotatKartotek”, hvor det gennemgåes hvorledes der designes flere indtastningsfelter. Du står i feltet { Navn}: Tast efternavn før fornavn. f.eks. "hansen jens” efterfulgt af eller . Bemærk! Se evt. afsnittet "Opret flere kunder med samme navn“ i dette kapitel. {Adresse}: Tast gadenavn og nummer, f.eks. “pilevej 1" efterfulgt af eller . ¤ TIPS! ¤ Adresse er understreget, det betyder at man kan klikke på det. Dobbelt klikker man på "Adresse" bliver kundens adresse slået op i Google Maps, med kundens hjemadresse og jeres virksomheds adresse som destination.

Bemærk! Ønsker du at registrere ekstra adresse, trykkes eller klik på "Kundeinfo" ikonet. Herved springes til 'adresse 2' felt. Programmet kan opsættes til altid at medtage dette felt. Kontakt CompuSoft hvis dette ønskes. {Postnr}: Tast postnr., f.eks. “6000" efterfulgt af eller , tryk evt. for postnummerkartotek - Bemærk at på oversigten over postnumre, kan du søge på både postnummer og by - tryk for at skifte søgenøgle. {Nation}: Tast nationskode, f.eks. “dk” efterfulgt af eller , tryk evt. for landekartotek - Bemærk at på oversigten over landekoder, kan du søge på både naktionskode og landebetegnelse - tryk for at skifte søgenøgle. Telefonnr., telefaxnr., email-adresse: Af hensyn til senere kontakter til kunden, er det en fordel at registrere så mange kontaktinformationer som muligt. Endvidere bruger programmet oplysningerne hvis der skal afsendes breve/formularer direkte til kunden pr. telefax eller email. Hvis man ønsker kan systemet kræve disse informationer så man altid er sikker på at de bliver udfyldt. Kontakt CompuSoft hvis dette ønskes. {Telefonnr.} og {Telefonnr. 2}: Tast telefonnr. ¤ TIPS! ¤ Telefonnr er understreget, det betyder at man kan klikke på det. Dobbelt klikker man på "Telefonnr" bliver kundens telefonnr. slået op på Krak så man kan dobbelt tjekke kundens oplysninger eller evt. sende blomster eller et gavekort.

Hvis du ønsker at registrere {Telefaxnr.} skal du benytte eller klikke på ikonet "Kundeinfo" . ¤ TIPS! ¤ Telefax er understreget, og gør det samme som telefonnr. feltet. {Email}: Tast kundens email adresse. ¤ TIPS! ¤ Email er understreget, det betyder at man kan klikke på det. Dobbelt klikker man på "Email" starter standard email programmet op og gør klar til at sende en mail til denne adresse. {Kundetype}: Tast kundetype efterfulgt af eller tryk evt. for kundetypeoversigt. Af hensyn til den senere kundebehandling er det praktisk med opdeling i kundetyper. Kundetyper oprettes på “Diverse” menuen under “Kundetyper”. Bemærk! Udover at gruppere kunder, kan systemet opsættes således, at der automatisk tildeles visse kundetyper en bestemt pris. Dette kan konfigureres på flere måder. Se afsnittet “Alternative Priser” under kapitlet “Priser og Tekster” og afsnittet "Tilknytte QuickPoster til kundetyper" under kapitlet "Kundetyper/kassenr.". Via "Kundeliste" på "Udskrifter" menuen kan der udskrives kundeoplysninger sorteret pr. kundetype, og der kan udskrives breve til bestemte kundetyper osv. {Navn -2}: I dette felt registreres evt. firmanavn, ægtefælle, rejsekammeret. Feltet skal udfyldes på samme måde som navnefelt 1, efternavn skal stå først. {Reg.nr.}: Tast evt. registreringsnr. og tryk eller . {Diverse}: I dette felt kan der tilføjes individuelle oplysninger. Feltet er alfanumerisk så alle typer koder kan anvendes. Bemærk! Søgefelt - kunden kan senere søges frem udfra værdier indtastet i reg.nr.- og diversefeltet. {Bemærkninger}:. Der er 3 linier til registrering af bemærkninger vedrørende dine kunder. Det kunne f.eks. være beskeder til kunden eller intern information. Tryk eller for at springe til en ny linie. ¤ Tips! ¤ Hvis man ønsker at springe direkte til bemærkningslinierne kan man trykke bemærk understregningen af bogstavet æ under bemærkninger, det indikerer at man kan trykke knappen og det aktuelle bogstav for at springe til feltet.

Opret flere kunder med samme navn. Der kan oprettes flere kunder med samme navn i kundekartoteket. Tast navn efterfulgt af eller . Hvis navnet eksisterer i kundekartoteket, vises umiddelbart den eksisterende kundes oplysninger på skærmen.

Booking og kundebehandling . 21

CompuSuite

Når du står i {Adresse} feltet skal du trykke eller ikonet for at oprette en ny kunde med samme navn. Bemærk! Hvis du overser at navnet allerede eksisterer i kartoteket, og indtastning fortsættes og kunden gemmes, lyder en bib-lyd, og du bliver spurgt om du vil ændre eksisterende kundes adresse. Svarer du 'nej', returneres til navnefeltet. Klik på feltet {Adresse} eller og tryk for at oprette ny kunde med samme navn.

Bemærk! Hvis der er flere forekomster af et kundenavn, springes efter indtastning af navn automatisk til kundeoversigt. Her tjekkes om aktuelle kunde er en af de allerede oprettede. Er det en genganger, vælges denne ved at placere markøren herpå og trykke . Er det en ny kunde, trykkes for at oprette en ny kunde med samme navn. Udskrivning af formularer. Se kapitlet “Formularer” vedr. vedligehold og oprettelse af diverse formularer. CompuBook udskriver/foreslår automatisk relevante formularer efter udførelse af de enkelte arbejdsprocedurer. Der foretages sortering, således at der altid udskrives/foreslåes formularer på aktuelle kundes sprog (naturligvis afhængigt af kundens nationalitet og din oversættelse):

● Reservationsformular efter registrering af reservation. ● Indskrivningsbevis efter checkin. ● Saldooversigt efter postering. ● Faktura efter afregning, o.s.v.

Derudover kan formularer tilknyttes en kundetype, og således er der mulighed for helt automatisk styring af hvilken formular (f.eks. bekræftelse) den enkelte kunde skal have. Derudover kan alle formularer vælges og udskrives til en bestemt kunde fra navnefeltet i "Kundebehandling”: Tryk

for oversigt over "Diverse" formularer med aktuelle nation. Placér makøren på aktuelle formular og tryk . Har du kun oprettet en formular, udskrives denne automatisk.

Se også Booking MultiBooking - flere reservationer til samme person Gruppebooking Flytte booking til anden kunde SkyggeBooking Allotment Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

22 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > Booking

Booking

Bookinglinien kan tilrettes efter behov. Det gøres ved at klikke på ikonet. Her kan man vælge hvilke felter man har behov for. Hvis man kun har behov for

felterne engang imellem kan man med fordel benytte ikonet til at vise alle felter. Klik på ikonet igen når du ønsker at skjule de ikke valgte felter. Herunder beskrives hvert felt.

Når du har oprettet en ny kunde eller søgt en eksisterende kunde frem, springer man til "Booking" ved at trykke og markøren er placeret i feltet for ankomstdato og systemet er klar til at modtage bookingoplysninger. Der kan tilknyttes et regnskab til hver booking. Således kan der til hver en tid oplyses om fremtidige skyldige beløb og modtages indbetalinger.

Bemærk! Til din information holder systemet styr på, hvilken bruger der registrerer og ændrer reservationer. Klik på for at springe til denne log. Faciliteten anvendes især ved flere brugere. Hvis man dobbelt klikker på en tidligere hændelse i loggen spørger systemet om man ønsker at tilbagefører bookingoplysningerne til den dag, bruges til at fortryde ændringer til en booking. Tips! Reservationer tildeles automatisk et fortløbende booking nummer. Dette vises lige under reservationsoplysningerne. Booking nummeret kan eventuelt overføres til en reservationsbekræftelse og ved en efterfølgende henvendelse fra kunden, kan bookingen findes frem via booking nummeret: Når markøren er placeret i navnefeltet tastes 'B+bookingnr.' efterfulgt af . Der skelnes mellem følgende typer booking:

Ankomstdato og afrejsedato. Ankomst d.: Tast kundens ankomst dato efterfulgt af eller tryk evt. for periodeoversigt. Benyt denne facilitet ved booking i forud definerede perioder f.eks. pinse, højsæson, o.s.v. Tips! Således kan du overføre en periode direkte til datofelterne: Tast periodenr. + 'P' - eller tast de to første karakterer af periodebeskrivelsen (f.eks. 'PI' for Pinse) . Tips! I tilfælde hvor du umiddelbart efter hinanden skal booke til samme periode, kan du taste 'P' for at overføre 'sidst anvendte booking-datoer'. Ankomst- og afrejsedato fra sidste registrerede booking overføres til aktuelle booking. Bemærk! Til orientering vises en kalender på skærmen. For at du hurtigt kan orientere dig på kalenderen, er ankomstdato markeret med sort og helligdage med gult. Du kan bladre i kalenderen ved hjælp af og . Denne kalender bliver altid vist i dato felterne når man har aktivereret feltet ved at trykke Tips! Du kan benytte følgende tasteanslag:

● PÅ = Påske indeværende år ● PÅ 24 = Påske år 2024 ● ST = Store bededag

Booking Booking af en enhed til en kunde. MultiBooking Booking af flere enheder til samme kunde. Bookingerne hører ikke sammenGruppeBooking Booking af flere enheder til en gruppe. Se"GruppeBooking" under kapitlet "BookingVærktøjer". AutoBooking Booking af en eller flere enheder til en person.SkyggeBooking Her tages imod et bestemt antal reservationer til en given periode, som så placeres automatisk på

aktulle enheder. Her bookes ikke på forudbestemte enheder.

Booking og kundebehandling . 23

CompuSuite

● KR = Kristi himmelfart ● PI = Pinse ● JU = Juleferie ● U42 = Uge 42 ● U33 2024 = U33 år 2024

Man kan også skrive hele ordret hvis man ønsker.

Afrejse d.: Tast kundens afrejse dato efterfulgt af . Ønsker du ikke at taste en fast afrejsedato, kan du taste en fiktiv dato langt ude i fremtiden. Der skal angives en afrejsedato. Kontakt CompuSoft for at systemet automatisk tildeler en afrejse dato langt ude i fremtiden. Tips! Du kan benytte følgende tasteanslag:

● 2u = 2 uger fra ankomst dato. ● 10d = 10 dage fra ankomst dato. ● 15 = den 15. i indeværende måned i indeværende år. Udfyldes kun de 2 første positioner, beregnes denne måned og dette år. ● 1508 = den 15. august i indeværende år. Udfylder de 4 første positioner, beregnes dette år.

Start- og sluttidspunkt. Ønsker du at angive et specielt start- eller sluttidspunkt indtastes dette i felterne Kl.. Standard skæringstid er 12:00:00 til 11.59:59 og denne vælges ved at trykke eller henover feltet. Standard tidspunktet opsættes i feltet "BookingOffset" på enhedskategorien. Dele. Det er muligt at booke andele af en enhed og dermed booke flere kunder på samme enhed med hver deres regnskab. For at booke andele skal belægningsprocenten ændres til f.eks. 1/2 o.s.v. Det er nødvendigt først at definere hvor mange andele den enkelte enhed kan opdeles i. Se afsnit "Bookingmodel" under kapitlet "Enhedskategori kartoteket". Status. Hvis den foreslåede reservationstype kan godkendes trykkes . Ellers flyttes markøren til aktuelle bookingtype og der trykkes . Du kan også taste det fremhævede bogstav.

Standard bookingtype for den enkelte enhedskategori defineres under“Enhedskategori Kartoteket”. Enhedsnr. Tast enhedsnr. hvis du ved hvilket enhedsnr. der skal bookes. Vi anbefaler, at du anvender systemets booking værktøjer:

Klik eller tryk = Booking Forespørgsel. Klik på teksten "Grafisk oversigt" i fanebladene ude til højre eller tryk = Grafisk Enhedsoversigt.

Klik eller tryk =Belægnings Kalender. Se separat kapitel“Booking Værktøjer” for nærmere information om beskrivelse og anvendelse. Tips! Vælges der en enhed, der allerede er booket, vises til information hvilken kunde den er booket til. Tryk for at fortsætte. Udløbsdatoer og rater. Der kan tilknyttes 2 udløbsdatoer med tilhørende ratebeløb. Udløbsdatoen kan også stå alene - altså uden tilhørende ratebeløb. Udløb 1 - rate/Udløb 2 - rate: Tast dato og tryk . Tast beløb og tryk . Gentag evt. Tips! Dato tastes “010701". Eller tast f.eks. ”30d" = 30 dage fra dagsdato., “1u”= 1 uge fra dagsdato., osv. Se afsnittet "Brugerflade - indtastning af datoer“ under kapitlet ”Introduktion“. Desuden kan der anvendes feltautomatik således at datoer automatisk beregnes. Kontakt CompuSoft for mere information. Bemærk! Når indbetalingen registreres på kunderegnskabet, bliver der spurgt om kundens udløbsdato skal nulstilles. Bemærk! Udløbne reservationer slettes ikke automatisk. Der kan udskrives liste over udløbne reservationer via “Reservationsoversigt” på “UdskriftsMenu”. Udfra denne liste vurderes eventuel opfølgning. Navngivne dele For enheder der er opdelt i dele er det muligt at se hvilke dele af enheden der bookes på og i den forbindelse er det også muligt at foretage booking på en bestemt del af enheden. Anvendes især ved styring af fler-sengs værelser. Rel1 og Rel2

-Ikke flytbar Reservationen må ikke flyttes til anden enhed.F-Flytbar Reservationen kan flyttes til en anden enhed.A-Allotment Reservationen er forhåndsreserveret af anden udlejer.I-Ankommet Kunden er ankommet.X-Afrejst Kunden er afrejst, men regnskabet er ikke færdigtAuto Systemet vælger selv ud fra enhedskategorien

24 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

BookingRelationer bruges til at udvide beskrivelsen af de enkelte bookinger. Det angives på enhedskategorien om der kan tilknyttes en, to eller slet ingen bookingrelationer til enhederne. Oplysningen om bookingrelation på de enkelte bookinger kan enten benyttes som en ekstra oplysning vedr. bookingen - eller benyttes mere automatiseret i forbindelse med GruppeBooking og AutoBook. I relation til GruppeBooking og AutoBook benyttes BookingRelationen til at beskrive kundens aktuelle bookingbehov. Der skal i den forbindelse tilknyttes et 'Gruppefordelings skema' enten for BookingRelationen som helhed eller evt. for kombinationen af kundetyper og bookingrelationer. Tilhører Hvis der anvendes flere enheder til samme booking vil systemet automatisk kæde disse sammen, og via en markering ses at enheden tilhører hoved-bookingen. OPR. Hvilken ekspedient har oprindeligt oprettet bookingen. Dette felt kan ikke redigeres. OPR dato/tid Hvornår har ekspedienten oprindeligt oprettet bookingen. Dette felt kan ikke redigeres. RET Hvilken ekspedient har sidste rettet bookingen. Dette felt kan ikke redigeres. Ret dato/tid Hvornår har ekspedienten sidst rettet bookingen. Dette felt kan ikke redigeres. Booknr. Bookings fortløbne unikke løbenummer. Gruppe Hvis bookingen er en del af en gruppe, bliver der automatisk oprettet et gruppenr. Hvis du ønsker at teledele bookingen et gruppenr. dobbelt klikker man på feltet. N Booking notat. Hvis man dobbelt klikker på feltet kan man tilknytte et notat til bookingen. Hvis der allerede er tilknyttet et notat er der en * i feltet. Dobbeltklik for at læse notatet. Saldo Hvis der er tilknyttet et regnskab på bookingen, står her regnskabets saldo. Dobbeltklik springer til regnskabet. Gemme booking. Når alle de ønskede felter vedr. reservationen er gennemgået, skal reservationen gemmes. Ofte skal du skal oprette bookingregnskab til kunden og ofte skal du udskrive bekræftelse til kunden. Derfor gives følgende muligheder for at springe videre samtidig med at bookingen gemmes: Gem og udskriv formular -

. Gem og opret regnskab (efter regnskab, udskreves automatisk en formular) - Gem og tilføj yderligere reservationer - . Har du kun oprettet en reservationsformular udskrives denne automatisk. Hvis du har oprettet mere end en reservationsformular vises en oversigt herover. Ved hjælp af piletasterne placerer du markøren ud for aktuelle formular og trykker . Formularen udskrives. Tilknytte bookingregnskab. Efter registrering af booking kan der tilknyttes et regnskab. Tips! Uanset hvor i bookingen du arbejder kan du springe til postering og samtidigt gemme bookingen ved at trykke . QuickPoster vises på skærmen. QuickPoster kan opsættes således, at der foreslåes relevante varer i relation til aktuelle enhed eller kundetype. Efter QuickPoster, printer systemet automatisk et indskrivningsbevis eller en reservationsbekræftelse hvis de findes. Se afsnittet“QuickPoster” under kapitlet “Kunderegnskab”. Se også afsnittet "Postering direkte på kundens regnskab" i kapitlet “Kunderegnskab”. Regnskabet kan overføres til en reservationsbekræftelse. Se kapitlet “Formularer”. Udskrive bekræftelse. Efter registrering af booking kan der udskrives bekræftelse. Tips! Uanset hvor i bookingen du arbejder kan du udskrive bekræftelse og samtidigt gemme bookingen ved at trykke

. Har du oprettet een bekræftelse udskrives denne automatisk. Hvis du har oprettet mere end en bekræftelse vises en oversigt. Brug piletasterne til at vælge relevante bekræftelse og tryk . Rette ankomst-/afrejsedato og enhedsnr. Søg aktuelle kunde frem på skærmen. Springer til "bookingfanen". Markøren placerer sig i “Ankomst” tryk evt. for at få vist en kalender på skærmen. Rette ankomstdato:

Tast ny ankomstdato og klik eller tryk

Booking og kundebehandling . 25

CompuSuite

Bemærk! Hvis der er tilknyttet et regnskab spørges om den nye dato også skal være gældende for posterne på regnskabet. Tast eller . Rette afrejsedato:

Tast ny afrejsedato og klik eller tryk . Du kan komme ud for at det enhedsnr. du har booket til kunden ikke er ledigt frem til den nye afrejsedato. Flyt evt. aktuelle kunde til en ny enhed eller flyt evt. den næste booking på aktuelle enhedsnr. til et andet enhedsnr. Tryk for at returnere. Rette enhedsnr.: Brug eller � for at springe frem til “Enheds Nr.”.

Tast nyt enhedsnr. og klik eller tryk . Tryk for at returnere.

Se også Kundebehandling MultiBooking - flere reservationer til samme person Gruppebooking Flytte booking til anden kunde SkyggeBooking Allotment Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

26 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > MultiBooking - flere reservationer til samme person

MultiBooking - flere reservationer til samme person Anvend denne funktion når en person ønsker at booke flere enheder i samme periode eller i forskellige perioder. Der kan tilknyttes et særskilt regnskab til den enkelte booking. Ligeledes kan hver enkelt booking have sine egen udløbsdato/rate. Oprette MultiBooking. Efter oprettelse af kunden i kundekartoteket trykkes eller klikkes på fanen "Bookinger". Første booking oprettes på sædvanlig vis: Tast ankomstdato efterfulgt af . Tast afrejsedato efterfulgt af .

Tast enhedsnr. og klik eller tryk for at gemme bookingen. Marker bookingen og klik på eller tryk [INSERT]for at registrere endnu en booking med samme fra/til datoer. Markøren står nu igen ud for enhedsnummer. Tilknytte udløbsdato/rate til MultiBooking. Hver enkelt booking kan tilknyttes sin egen udløbsdato/rate. Ønskes dette, udfyldes udløbsfelterne umiddelbart efter registrering af enhedsnummer. Tilknytte regnskab til MultiBooking. Der kan tilknyttes et særskilt regnskab til den enkelte booking. Efter indtastning af den enkelte bookings oplysninger trykkes for at springe videre til oprettelse af regnskab. Tryk for at returnere til bookingfanen. Rette og slette MultiBooking.

Søg kunden frem og tryk for "Bookingfanen", placér markøren på relevante reservation og klik eller tryk [DELETE].

Se også Kundebehandling Booking Gruppebooking Flytte booking til anden kunde SkyggeBooking Allotment Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Booking og kundebehandling . 27

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > Gruppebooking

Gruppebooking GruppeBooking håndterer booking af enheder til både små og store grupper. Der findes 2 typer gruppebooking: Gruppebooking uden relation og Gruppebooking med relation, man kan tvinge systemet til kræve relation, kontakt CompuSoft. Det gør man ved at sætte Regkey: 1,RELKRAV,MAX. Læs mere om relationer. Gruppebooking uden relation Når man booker mange enheder i multibooking, kan man vælge at booke det som en gruppe. Fordelen er bl.a., at man efterfølgende kan oprette et fælles grupperegnskab for alle enhederne.

Gruppebooking med relation Der gives et bookingforslag ud fra kundens ønsker og efterfølgende bookes en hel serie enheder svarende til kundens behov. Der kan anvendes AutoBook som uden videre automatisk booker enheder svarende til kundens behov. Der kan tilknyttes et samlet regnskab for gruppen. GruppeBooking booker ud fra 2 sæt oplysninger og findes under fanen "Gruppebooking".

1. Gruppehoved = Bookingoplysninger med angivelse af bookingdatoer, bookingtype, udløbsdatoer og deposita. Evt. notater kan tilknyttes som f.eks. kan beskrive gruppens specielle behov - enten til intern eller ekstern brug eller begge dele.

2. Gruppeordrelinier = Her angives gruppens behov for booking enheder. På hver gruppeordrelinie angives antal dele eller enheder som skal benyttes i form af booking relationer.

Anvendelse. Opret kunden på sædvanlig vis eller søg kunden frem og vælg fanen GruppeBooking.

Hvis der allerede eksisterer en gruppe under aktuelle kunde - kan du vælge en af de eksisterende eller du kan trykke eller klikke for at oprette en ny gruppe. Gruppehoved.

● Betegnelse: Angiv gruppenavn eller kontaktperson - tryk . ● Ankomst den/Afrejse den: Angiv gruppens overordnede ankomst- og afrejsedatoer og evt. tidspunkt. Tryk . Se evt. "Registrering af ankomst-

og afrejsedato" under "Booking og Kundebehandling". ● Vælg reservationstype: Placér markøren ud for aktuelle reservationstype og tryk .

Ikke flytbar Reservationen må ikke flyttes til anden enhed. Flytbar Reservationen kan flyttes til en anden enhed. Allotment Reservationen er forhåndsreserveret af anden udlejer. Indskrevet/ankommet Kunden er ankommet.

● Udløb 1/Beløb og Udløb 2/Beløb: Der kan tilknyttes udløbsdatoer og deposita beløb. Tryk for at springe mellem felterne. Se evt. "Udløbsdatoer

og rater" under "Booking og Kundebehandling". Tryk eller klik for at gemme og fortsætte.

Gruppeordrelinier. Der indtastes en ordrelinie pr. relation der skal bookes. F.eks. kunne en ordre indeholde 10 kvinder, 10 mænd, 1 v.i.p. og 1 chauffør samt 1 kursuslokale. En sådan ordre skulle deles op i 5 ordrelinier.

● Antal: Angiv antal dele/enheder der skal bookes og tryk (f.eks. '10') ● Type/relation: Angiv hvilken type relation der skal bookes. Tryk evt. for oversigt (f.eks. Kvinder, chaufører/VIP/kursuslokale). ● Fra/til: Umiddelbart tages udgangspunkt i de overordnede fra og tildatoer defineret under gruppehovedet. Kan disse og liniens øvrige værdier

accepteres trykkes for at gemme linien og gå videre - ellers angives her de aktuelle datoer og evt. tider. ● Fra enhed/til enhed: Hvis der er specielle ønsker til udvælgelsen af enheder kan her angives hvorfra og hvortil systemet skal lede efter ledige enheder.

Ellers tages udgangspunkt i fordelingsskemaet fra bookingrelationen.

28 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

● Fra kategori/til kategori: Hvis der er specielle ønsker til udvælgelsen af enheder kan her angives fra og til hvilke kategorier systemet skal fordele til. Ellers tages udgangspunkt i fordelingsskemaet fra bookingrelationen.

● Udnyt overkapacitet: Skal der ved fordeling udnyttes eventuel overkapacitet på enheder? Tast 'Ja' eller 'Nej'. Angives ingenting tages udgangspunkt i fordelingsskemaet fra bookingrelationen.

Booking. Der kan benyttes Bookingforespørgsel eller AutoBook. Hvis den aktuelle kundetype tillader grupperings-analyse, vil systemet først og fremmest forsøge at finde plads på en hel enhedsgruppe. Hvis der er flere ledige enhedsgrupper vil en valgmenu tilbyde valg imellem de aktuelle muligheder. Systemet vil markere det optimale valg. Hvis grupperings-analyse ikke er mulig i aktuelle tilfælde, vil systemet fortsætte med almindelige tildeling. Bookingforespørgsel:

Klik eller tryk for at se forslag til booking. Kan du acceptere forslaget trykkes eller klik for at foretage booking. Ellers trykkes

eller klik for at afbryde og returnere til bookingordren. Hvis man ønsker at ændre på foreslaget, kan man stille markøren på en enhed og trykker eller dobbeltklikke, herefter kommer mulige ledige enheder op på skærmen i forhold til aktuelle relation. AutoBook

Tryk eller for automatisk booking. Der bookes enheder uden videre. Booking er ikke mulig. Hvis systemet ikke kan finde ledige enheder i henhold til fordelingsskemaet, er det muligt at give systemet tilladelse til at booke på enheder udenfor fordelingsskemaet. Vælg 'Ja' eller 'Nej'. Hvis man ønsker at deaktivere denne dialog. Sæt Regkey: 1,NOGRPASK,OK

Hvis du taster 'Ja' - spørges du om du vil tillade opdeling. Herved forstås at systemet udnytter alle dele på enheder. Tryk eller klik "Annuller" - der foretages ingen booking. Hvis du taster 'Nej' oplyses hvor mange enheder/dele der mangler for at bookingen er mulig.

Ombooke. Du kan til enhver tid ombooke en bookingordre. Herved gives et nyt bookingforslag som erstatter tidligere bookinger og du kan svare ja til at slette de bookinger, der evt. havde været til gruppen. Gruppenummer. Alle grupper tildeles et gruppenummer. Herefter kan gruppen findes frem via dette nummer. Når markøren er placeret i navnefeltet tastes 'G' efterfulgt af gruppenummeret og . Tilknytte regnskab til GruppeBooking.

Booking og kundebehandling . 29

CompuSuite

Når du har oprette gruppen og booket enheder kan du tilknytte et regnskab.

Når markøren er placeret i et felt på gruppehovedet trykkes for at oprette/rette regnskab. Flytte booking til slutkunde. Det er muligt at slette gruppen og bevare bookingerne - disse vil så bevares som MultiBooking og kan evt. enkeltvis flyttes til anden kunde hvis dette ønskes. Benyttes især hvis Gruppebooking benyttes til forhåndsbooking og senere - når slutkunden kendes - flyttes bookingen. Se "Slette gruppe" herunder samt "Flytte booking til anden kunde". Slette gruppe.

Når markøren er placeret i et felt på gruppehovedet trykkes for at slette. Vil du bevare booking som MultiBooking: Tryk 'J' eller 'N'. Trykkes 'J' slettes gruppen og bookingerne bevares. Se afsnittet "Flytte booking til slutkunde" herover. Trykkes 'N' slettes både gruppen og bookingerne. Bemærk! Eventuelle tilknyttede regnskaber bliver i alle tilfælde bevaret og skal evt. slettes manuelt. Se "Kunderegnskab" for nærmere information. Bookingoversigt.

Når markøren er placeret i betegnelsesfeltet i gruppehovedet kan der trykkes for at se aktuelle gruppes tildelinger. Ønsker du at se den

enkelte ordrelinies tildelinger placeres markøren på den ønskede linie og der trykkes . Bekræftelser m.v. Når markøren er på et felt i gruppehovedet kan der trykkes

for at udskrive bekræftelser eller andre dokumenter til gruppen.

Se også Kundebehandling Booking MultiBooking - flere reservationer til samme person Flytte booking til anden kunde SkyggeBooking Allotment Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

30 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > Flytte booking til anden kunde

Flytte booking til anden kunde Både almindelige bookinger og MultiBookinger kan let flyttes fra en kunde til en anden. Søg den oprindelige kunde frem og tryk for at springe til bookingoplysningerne.

Klik på for at flytte booking. Der vises nu en kundeoversigt. Søg evt. den nye kunde frem og tryk . Se evt. afsnittet “Søg på navn” under kapitlet “Introduktion”. Eksisterer kunden ikke i kundekartoteket trykkes for at oprette kunden. Bekræft flytning og tryk . Hvis der er tilknyttet et regnskab kan dette evt. følge bookingen: Ja = regnskab følger bookingen og flyttes. Nej = regnskab forbliver tiknyttet den oprindelige kunde.

Se også Kundebehandling Booking MultiBooking - flere reservationer til samme person Gruppebooking SkyggeBooking Allotment Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Booking og kundebehandling . 31

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > SkyggeBooking

SkyggeBooking Kræver speciel programkonfiguration - kontakt CompuSoft. Med SkyggeBooking kan du definere hvor mange 'løse' bookinger du kan modtage i de forskellige perioder/sæsoner. F.eks. hvor mange er det relevant at have stående på venteliste i de forskellige perioder/sæsoner. Systemet styrer hvor mange bookinger der må oprettes til en given periode og stopper oprettelse når dette antal er nået. Ved SkyggeBooking registreres kun kundeoplysninger samt ankomst- og afrejsedato. Bookingerne tilknyttes ikke enheder. På den aktuelle ankomstdag placeres skygggebookingerne automatisk på ledige enheder. Har du specielle ønsker kan placering foretages manuelt.

Opsætning af system. Efter konfiguration fra CompuSoft, følges nedenstående fremgangsmåde:

1. Opret en særlig kategori under “Enhedskategori Kartotek” på´“DiverseMenu”: • I feltet “Enhedskategori” tastes '98'. • I feltet “Betegnelse” tastes 'Skyggebooking'. • I feltet "Checkin mulig" tastes 'nej'

• Klik eller tryk for at gemme. 2. Opret en enhed under “Enhedskartotek” på “DiverseMenu”:

• I feltet “Enhedsnr.” tastes '!SKYGGE!' - .

• Klik eller tryk for at gemme.

3. Definér perioder under “Perioder” på “DiverseMenu”: • I feltet "Periode nr." tastes et nummer. Tryk evt. for oversigt. • I feltet "Beskrivelse" tastes periodenavn. • I felterne "Fra dato/Til dato" defineres perioden. • I feltet "Max antal skyggebookinger" tastes hvor mange skyggebookinger det er relevant at modtage i perioden.

• Klik eller tryk for at gemme.

Registrering af SkyggeBooking.

● Opret kunden eller find kunden i kartoteket på sædvanlig vis. Tryk / for at gemme og springe videre til booking oplysningerne. Tryk for at springe forbi feltet “Kategori”.

● Tast ankomstdato efterfulgt af . ● Tast afrejsedato efterfulgt af . ● Markøren er nu placeret i “Enhedsnr”. Her angives intet enhedsnr. men der trykkes blot . ● Der spørges nu: “Er dette en SkyggeBooking?”. Svar 'ja' efterfulgt af . Til information vises på skærmen antal registrerede SkyggeBookinger i

perioden.

● Afslut booking på sædvanlig vis: Klik eller for at gemme.

Placering af SkyggeBookinger. På den aktuelle ankomstdag skal SkyggeBookinger placeres på relevante enheder. Dette kan gøres på to måder:

1. Vælg “Placér SkyggeBookinger” på “DiverseMenu”. Herefter placeres dagens SkyggeBookinger automatisk på ledige enheder. Enhederne udvælges i nummerrækkefølge.

2. Find den enkelte SkyggeBooking frem under “Reservation” på sædvanlig vis - spring til enhedsnr. feltet og erstat manuelt !SKYGGE! med et rigtigt enhedsnr.

Bemærk: Systemet placerer som standard SkyggeBookingerne på ankomstdagen. Kontakt CompuSoft for at ændre dette.

Se også Kundebehandling Booking MultiBooking - flere reservationer til samme person Gruppebooking Flytte booking til anden kunde Allotment Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse

32 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Booking og kundebehandling . 33

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > Allotment

Allotment Allotment håndterer booking-aftaler med andre udlejere, f.eks. bureauer eller lignende. De enheder der udvælges til allotment, registreres som almindelige bookinger. Blot ændres reservationstypen til 'Allotment' i feltet "Status" på bookingoplysningerne. Når en af allotment-enhederne senere bookes til en gæst, registreres denne booking på normal vis. Når der indtastes enhedsnr., informerer systemet at denne enhed er i allotment. Vælg enheden og tryk for at indskyde kundens booking i allotment-perioden. Systemet kan også automatisk flytte allotmentbookinger hvis de ikke bliver benyttet. Kontakt CompuSoft for opsætning heraf. JOB til oprydning af allotment: Filer: JOBCOLOR.DOC IMPFORMA.CTS

Se også Kundebehandling Booking MultiBooking - flere reservationer til samme person Gruppebooking Flytte booking til anden kunde SkyggeBooking Kunde ankommer - ankomstregistrering Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

34 . Booking og kundebehandling

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > Kunde ankommer - ankomstregistrering

Kunde ankommer - ankomstregistrering Har kunden bestilt forud for sin ankomst, eksisterer kundens stamoplysninger, ankomst- og afrejsedato samt enhedsnr. allerede i kartotekerne. Dette letter indskrivningen når kunden ankommer. Søg kunden frem i kartoteket og tryk for "Booking" fanen. Tryk for at ændre kundens status til at være ankommet. Fortsæt som nævnt i kapitlet "Kunderegnskab" med Quickposter. Hvis kunden har bestilt flere enheder, gentages proceduren til alle aktuelle bookinger er meldt ankommet. Hvis kundens ankomst dato ikke er den samme som dags dato vil systemet spørge om man ønsker at rette hans dato til nu, efterfølgende spørger systemet om man også ønsker at rette regnskabets datoer. Anvender man CompuMat vil kortene først være gyldige når kunden er meldt ankommet. Anvender man El-forbrugsmåling vil systemet spørge om man ønsker at tænde for strømmen på det aktuelle elstik på standeren, samtidig med man melder kunden ankommet. Læs mere om CompuMat Fordel bookinger til forskellige kunder. Se afsnittet "Flytte booking til anden kunde" tidligere i dette kapitel.

Se også Kundebehandling Booking MultiBooking - flere reservationer til samme person Gruppebooking Flytte booking til anden kunde SkyggeBooking Allotment Kundekort Slette kunde Slette booking Rette kundens navn Søg booking Søg kunde via enhedsnummer Søg diverse Kommentar Her kan du tilføje kommentar til CompuSoft eller oprette noter til dig selv.

Booking og kundebehandling . 35

CompuSuite

Home > Booking og kundebehandling > Kundekor