B.yüksel resmi yazisma kurallari-son

08/05/13 1

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 2

HİZMETİÇİ EĞİTİMİ NEDEN YAPILIR ?

1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak,2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek,3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak,4- Yenilikleri aktarmak, için yapılmaktadır.


RESMİ YAZIŞMAKURALLARI DEĞİŞTİ

17.02.1994 ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları 03.12.2004 Tarih ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi.


YASAL GEREKÇE

• 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649(1991/17) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne ve (Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi’ne göre mutlaka uyulacaktır.


YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIK SAYI BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA

NUMARASI- KAYIT NUMARASI KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF


BAŞLIK• Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve • Kağıda ortalanarak yazılmalıdır.

T.C.TOKAT VALİLİĞİ

Milli Eğitim Müdürlüğü


• Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur.

• İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.


2 KOLARALIĞI


Atatürk İlköğretim Okulu Müdürlüğü


T.C.ALMUS KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü


T.C.MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI

Arşatırma Geliştirme Daire Başkanlığı


• KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.


*BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN

SOL KENARINDAN, 12 KARAKTER İÇERİDEN

BAŞLANARAK Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR.



Milli Eğitim Müdürlüğü 2 ARALIK

Sayı : 12 ARALIK

08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi14

KOD NUMARASI VERİLİR,KOD NUMARASINDAN SONRA ( - )

İŞARETİ KONULARAKSTANDART DOSYA NUMARASI,

SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK

KAYIT NUMARASI YAZILIR.GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI

VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.




Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00-660.00- 85

KOD NUMARASI

STANDART DOSYA NUMARASI

EVRAK KAYIT NUMARASI


Konu GruplarıGENEL KONULAR 000-099

ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599

DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699

Araştırma, Planlama İşleri 600-619

Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639

Hukuk İşleri 640-659

Teftiş İşleri 660-679

YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999

Bilgi-İşlem İşleri 700-719

Dış İlişkiler ve AB İşleri 720-749

Emlak ve Yapım İşleri 750-769

Eğitim İşleri 770-789

İdari ve sosyal İşler 800-819

Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839

Mali İşler 840-869

Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-889

Personel İşleri 900-929

Satın alma ve Satış İşleri 930-949

Sivil Savunma İşleri 950-969


00 Özel Kalem Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.0001 Atama Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.02 Özlük B.08.4.MEM.4.60.00.

03 Yönetici Atama Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

04 Strateji Geliştirme Şubesi AR-GE B.08.4.MEM.4.60.00.

05 Personel Atama Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

06İnceleme Soruşturma ve Değerlendirme Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.06

07 Özel Öğretim Kurumları Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

08 Burslar ve Yurtlar Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

09 Okul İçi Beden Eğitimi Spor Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

10 Basın ve Halkla İlişkiler Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

11 Kültür Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

12Eğitim-Öğretim ve Öğrenci İşleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

13 Sınav Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

14 Hizmetçi Eğitim Bölümü B.08.4.MEM.4.60.00.

15 Özel Eğitim ve Rehberlik Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

16 Okul Öncesi Eğitimi Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.17 İstatistik Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.18 Yaygın Eğitim Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

19 Çıraklık ve Mesleki Eğitim Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

20 Sivil Savunma Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

21 Eğitim Araçları ve Donatım Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

22 Yatırım Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

23 Bütçe Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

24 Sağlık İşleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

25 Okul Aile Birliği Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

26 Arşiv Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

27 Evrak Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

28 Bilgisayar ve Ağ Sistemleri Yöneticiliği Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

29 İç Hizmetler Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

30 Taşımalı Eğitim Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

31 Program Geliştirme Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

32 Ulaştırma Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

33 Bilgisayar Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

34 Kamulaştırma Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

35 Öğretmene Hizmet ve Sosyal İşler Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

36 Tek Adımda Hizmet Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

37 Bimer Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

38 Tahakkuk Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.

TOKAT İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜGÜ STANDART BİRİM DOSYA PLANI


ÖRNEK KODLAMA

Yürütme Organı

İl Teşkilatı Standart Dosya No

Sayı : B.08.4.MEM.04.60.00.06.- 663.02-16 Kayıt numarası

MEB

Birim Kodu Dosya konu numarası (Denetim)

Taşra Teşkilatı

İl Trafik kodu

İlçe Kodu




Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00- 774.08.09-185 10/01/2011Konu: Protokol Kuralları Semineri.

ALMUS KAYMAKAMLIĞINA(İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü)

İlgi: a) 31/12/2010 tarihli ve B.08.4.MEM.60.00.13-…...-… -17 sayılı yazı. b) 28/12/2010 tarihli ve B.08.04.MEM.60.00.13- …..-…-21 sayılı yazı.

Eğitim Müfettişleri Başkanlığı’nın…(1. paragrafta yazılacak yazının amacı belirtilir- Eğer cevabi yazı ise “ilgi” bir cümle ile özetlenir.)……….

Müdürlüğümüzce, ... (2. paragrafta yazıya bir görüş istenir- cevabi yazıda ise olumlu/olumsuz bir görüş belirtilir/verilir)……………………………………………………………………………………………………………………..……………………..

Bilgilerinizi ve gereğini arz/ arz ve rica/rica ederim (3. paragrafta bunlardan uygun olanı ile bitirilir.).

imza Hulusi KELEŞ

(Ünvan)

EKLER:1-……..’nın ilgi (a) yazısı.2-………’nün ilgi (b) yazısı.

DAĞITIM:Gereği : Bilgi:(Alt birimler belirtilir) (Üst birim belirtilir)

05/01/2011 Memur: A. UZUN (paraf)05/01/2011 Şef : Ş.AYKUT (paraf)05/01/2011 Müd.Yar. N.AKIN (paraf) ______________________________________________________________________________________________________________Adres: Tokat MEM Valilik Binası Kat:3 TOKAT Tel: 0-356-2141017 fax: 2141186 e-posta: [email protected]


GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ

ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE

YAZILMAZ.


KONU

*Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.


Konu sonunda;“Hk”, “Dair”, “Ait “

GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.


*Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir.

*İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.


GÖNDERİLEN MAKAM*Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi

ile bunların bulundukları yeri belirtir.

*Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır.

* Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle,

*Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.




Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.06-660.00-35 .../01/2011 Konu: Teftiş Tebliği

2-4 Aralık

TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Müfettişleri Başkanlığı)


*Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ”

kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı

adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..




Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00-774.04-135 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim

Sayın: Doç. Dr. Ayşe UYANIK Bahçelerçıkmazı Mah. Kaleyolu Cad.

Şair Sokak No: 9 60100 TOKAT


Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine

küçük harflerle yazılır.


T.C.ALMUS KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Sayı:B.08.4.MEM.4.60.00.00-774.09-51 …/01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim

Sayın: Ahmet MUTLU

Devlet Hastanesi Müdürü ALMUS


Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük

harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca

belirtilir.



Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4.MEM.4.60.00.00-774.09-107 .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim

TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA

Kızılay Caddesi No : 25/5 Tokat


İLGİ

*YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK

OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI

GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR.


Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol

kenarından 12 karakter içerden başlanır ve “İlgi” sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden

sonra ( : ) işareti konulur.


• Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir.

• İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.


• “Fax” ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.


T.C.TOKAT VALİLİĞİMilli Eğitim Müdürlüğü

Sayı : B08.4MEM.4.60.00.00-774.09-75 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim

SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE( Eğitim Şube Müdürlüğü )

İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımı


İlgi: 15/03/2010 tarih ve B.08.4.MEM.4.60.00.00- 929.01-1189 sayılı yazı.

ÖRNEK-1


İlginin birden fazla olması halinde ; “a,b,c,d” gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,


ÖRNEK2

İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,

İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına

ayraç işareti konularak kullanılır.


• İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır.

• İlgi tarih sırasına göre yazılır.



İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM.4.10.0010- .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim

TOKAT SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE

( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız


METİN• “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya

kadar süren kısımdır.İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır.Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.



İl Kültür Müdürlüğü

Sayı : B.10.4.IKM.4.100.00.10- .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim

TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE

(Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık) 19 ARALIK(satırbaşı)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 AralıkXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 12ARALIK (Boşluk) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX


METİNLERDE UYULACAK KURALLAR

• Şekil Yönünden

• İçerik Yönünden

• Metin yönünden


ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Metin bölümü maddeler halinde

yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır.

*Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.


• Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır.

• Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.


• Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir.

• Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır.

• Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.


İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

*Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır.

*Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir.

*Kısaltma yapılmamalıdır.


Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarakyazılan yazılar.

“Arz ve rica ederim”

Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim”

Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar

“Arz ederim”

ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.


İMZA• Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık

bırakılır. • İmzalayacak olan makam sahibinin adı,

soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır.

• İmza ad ve soyadın üzerine atılır.• Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle

yazılır.• Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük

harflerle yazılır.


*Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle

kısaltılarak yazılabilir


Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre

kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili

makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.


• Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır.

• Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilir.


İmzaDr.Murat KARAMURAT

İl Sağlık Müdürü V. İl Sağlık Müdür Yard.

ÖRNEK


İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı

ÖRNEK:


ÖRNEK-2

İmzaDr.Önder KABAKÇI

Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü


İmzaAli DOĞAN

Vali a.Vali Yardımcısı

ÖRNEK-3

*Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü

satıra yazılır.


ÖRNEK-4

İmzaAbdullah ALEMOĞLU

Personel Şube Müdürü

İmzaSüleyman SÜSLÜ

Kültür Müdürü

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda

üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur.


*Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise

üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam

sırasına göre soldan sağa sıralanırlar.

İmzaHayati ÜMİDİYOK

Personel Şube Müdürü

İmzaAhmet TAKATUKAİl Kültür Müdürü

İmzaMualla NEALA

Şef

ÖRNEK-4


*Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır.

*OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır.

*İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır.

ONAY


OLUR01/01/2011

Baki BAŞEĞMEZVali


ÖRNEK-1

O L U R11/01/2011

İmzaSelami SÜLÜK

Vali a.Vali Yardımcısı


Onaylanmak üzereilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam

tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da

onaylanması gerekmektedir.


Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol

tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer

alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “ ONAY ”

bölümü açılır.


ÖRNEK-2Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa;

O L U R13/01/2011

İmzaŞerif YILMAZ Tokat Valisi

Uygun görüşle arz ederim12/01/2011

İmzaKadir KATMEROĞLU

Vali Yardımcısı

İmza Ahmet TAKATUKA …………….Müdürü


EKLERİmza bölümünden sonra uygun satır

aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır.

EK :Yönetmelik (4 sayfa)


ÖRNEK-2

EKLER :1- Yazı örneği (5 sayfa)2- Yönetmelik (3 Adet)

Ek adedi birden fazla ise;


*Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir.

*Birden fazla kurumu ilgilendiren

yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına

“ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.


ÖRNEK-3

EKLER : 1- 2005/9 nolu genelge (2 sayfa)2- Rapor(2 adet, 4 sayfa)DAĞITIM:...Kaymakamlığı...İlçe Milli eğitim Müdürlüğü(Ek konulmadı)...İlçe Tarım Müdürlüğü (Ek konulmadı)…İlçe Sağlık Grup Başkanlığı (Ek konuldu)


EKLER :1-Yazı(3 sayfa)2-Yönetmelik(8sayfa)3-Disket(1 Adet)


PARAF - PARAPHE

* Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.

* Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

* Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.


* Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır.

* Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.


12/01/2011 Memur :E.KAYMAKLI (Paraf)12/01/2011 Şef :H.AVŞARKIZI12/01/2011 Md.Yrd :M.KARAKÖSE (Paraf)

ÖRNEK


ÖRNEK-1

DAĞITIM*Eklerden sonra uygun satır aralığı

bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM” yazılır.

EK : Yazı Örneği (2 sayfa)

DAĞITIM:İlköğretim Okulu Müdürlükleri


ÖRNEK-2

*Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden

bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla

yazılır.

DAĞITIM: Gereği: Bilgi: …Kaymakamlığı, Tokat valiliği …Milli Eğitim Müdürlüğü


DAĞITIM :

Gereği : Bilgi :Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü


DAĞITIM:…İlçe Kaymakamlıkları

…İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri

…İlçe Sağ.Grup Başkanlıkları


KOORDİNASYON

• Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak

“Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.


11/03/2005 Mem.:S.PEKUYSAL (Paraf)11/03/2005 Şube Md. :Z.ALASYA (Paraf)

ÖRNEK

Koordinasyon:11/03/2005 Şube Md. H.AVŞARKIZI (Paraf)11/03/2005 Md.Yard. :R.ASYALI (Paraf)


ADRES• Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı

gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.

• İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

• Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.


ÖRNEK

Adres: Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü Valilik binası kat:3 -TOKAT Telefon: (0356) 214 10 17 Fax.(0356) 214 11 86 Bilgi için: B.YÜKSEL e-posta: [email protected] Elektronik ağ: www.meb.gov.tr

Not:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.

mailto:[email protected]






Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten

bölümdür.


GİZLİ YAZILAR

• Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

GİZLİLİK DERECELERİçok gizligizliözelhizmete özelşeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.



Acelelik derecesi zarfın sağ üst

köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.


Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça

yazılır.


Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların

kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.



• Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir.

• İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır.

• Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.


• Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır.

• Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır.

• Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.


• Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır.

• Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır.

• İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.


“Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI

• Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.

• Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.


İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI

• Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir.

• Yazının “ivedi ve günlü” olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir.

• Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.


SAYFA NUMARASI

• Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir.

3/5

ÖRNEK


ASLINA UYGUNLUK ONAYI

• Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ;


RESMİ YAZILARINGÖNDERİLİŞ VE

ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER


1- KAYIT KAŞESİ

• Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir.

• Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.


ÖRNEK

EKLER

DOSYA NO

BİLGİ

GEREĞİHAVALE

SAYI

TARİHKAYIT

............Okulu Müdürlüğü


2- YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

• Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.

• Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.


ÖRNEK

T.C. Tokat Valiliğiİl Kültür MüdürlüğüPosta Kodu:10100Sayı :

İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE TOKAT

GİZLİ

GİZLİ İVEDİ


TarihSaat

SENEDİ İADE EDENİN:Adı ve Soyadı:Görevi :İmzası :

DilEklerKopya No

Kopya Adedi

Belgenin Konusu(Tarih ve Sayısı)

SIRANO

SENEDİ HAZIRLAYANTARİHALANGÖNDEREN

ÖRNEK- EVRAK SENEDİ


• Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir,

• Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.


BELGE BOYUTU

• Resmi yazışmalardaA4 (210X297 mm)

veyaA5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır.

A4

A5

08/05/13Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi

105

YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU

Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman”

Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması

esastır.


• Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.


NÜSHA SAYISI

• Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi

gerekir.


STANDART TÜRK KLAVYESİ( F KLAVYE )’ dir.

1949 yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır.

Türkçeye en uygun klavye;


• Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda

“F klavye” kullanma mecburiyeti getirilmiştir.

• Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi “F klavye” kullanılarak

yazılmalıdır.


F klavye hazırlanırken; 30.000 kelime ve 185.000 harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır.

Belli bir eğitimden sonra “F Klavye” ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak

mümkündür.


* Q klavye İngiliz tasarımıdır. Q Klavyede; Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır.* Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma

yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar “F klavye” ile birinci olmuşlardır.

Bu nedenle;* İş yerimize ya da evimize Bilgisayar

alırken klavyenin “F klavye” olmasına dikkat etmeliyiz…


Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları * Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının

dolaşması zaman kaybına neden oluyor.)

* Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.

* İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor.

* Ücretsiz izinler senelik izin şeklinde algılanıyor. konuyla ilgili ayrılış ve başlayış bildirimleri düzenli yapılmıyor.

* Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor.

* Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor.

* Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, sicil numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor.


• GENEL OLARAK• Cevaplandırılması gereken tüm yazılara mutlaka ilgi

tutulması (yazılar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması) ,

• Onay alınmasını gerektiren başvuru yazışmaların önceden yapılması,

• Doğum, hastalık, mazeret izni ve askerlik izinleri ile ilgili yazıların ivedilikle işlem görmesi,

• İmzaya gönderilen tüm evrakların, evrakı getiren görevli tarafından imza kartonuna konularak ilgilisine-Şb.Müd. Müd.yar- verilmesi,

• Günlü ve acele evrakların ilgili şube görevlilerince takip edilmesi,


Teşekkür ederim.

Documents

B.yüksel resmi yazisma kurallari-son