KATA PENGANTARDengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan YME serta atas izin dan petunjuk-NYA, sehingga Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Program Penanggulangan HIV/AIDS dan Penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan untuk pelaksanaan program yang di koordinasikan oleh Direktorat Bina Khusus Narkotika Direktorat Jenderal Pemasyarakatan dengan dukungan Global Fund Ronde 8 melalui Komisi Penanggulangan AIDS Nasional (KPAN) dan HIV Corporation Program for Indonesia (HCPI) dapat ditetapkan.

Pencatatan dan Pelaporan pelaksanaan program pada dasarnya adalah merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam upaya monitoring dan evaluasi untuk perencanaan program atau kegiatan pada suatu organisasi, dimana monitoring dan evaluasi yang baik dapat menghasilkan suatu analisa dan telaahan yang tajam dan berkualitas untuk kepentingan perencanaan dan kebijakan selanjutnya.

Peran dan fungsi penting pencatatan dan pelaporan yang baku dalam monitoring dan evaluasi itulah yang melatarbelakangi disusunnya pedoman pencatatan dan pelaporan ini, agar dapat menjadi pegangan/acuan dalam melaksanakan kegiatan tersebut.

Kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan pedoman pelaporan ini disampaikan penghargaan dan terima kasih yang tak terhingga. Kritik dan saran juga sangat diharapkan untuk penyempurnaannya sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan keinginan yang diharapkan.

Jakarta, Oktober 2009

DIREKTUR BINA KHUSUS NARKOTIKA

MUQOWIMUL AMAN, Bc.IP, SHNIP. 19540117 197609 1 001

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................................................ii

DAFTAR ISI.................................................................................................................................................. iii

DAFTAR NAMA TIM PENYUSUN.................................................................................................................. iv

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................................1

A. Latar Belakang................................................................................................................................1

B. Maksud dan tujuan.........................................................................................................................2

BAB II PERAN DAN FUNGSI.........................................................................................................................3

BAB III INDIKATOR.......................................................................................................................................5

A. Jenis Indikator Penting dalam Program..........................................................................................5

B. Pemanfaatan Data..........................................................................................................................6

BAB IV PELAPORAN PROGRAM....................................................................................................................7

Lampiran 1. Form Laporan Bulanan.............................................................................................................8

Lampiran 2. Cara Pengisian Laporan Bulanan..............................................................................................9

Lampiran 3. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat UPT...................................12

Lampiran 4. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat KANWIL dan DITJENPAS...27

iii

DAFTAR NAMA TIM PENYUSUNPedoman Pencatatan dan Pelaporan Program

Penanggulangan HIV/AIDS dan Penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan

Penasehat : 1. Drs. UNTUNG SUGIYONO, Bc.IP, MM2. Drs. DIDIN SUDIRMAN, Bc.IP, M.Si

Penanggungjawab : 1. MUQOWIMUL AMAN, Bc.IP, SH2. Dr. NURLAN SILITONGA

Editor : 1. Drs. PRASETYO, Bc.IP2. AANG SUTRISNA

Kontributor : 1. Drs. WAHIDDIN, Bc.IP, M.Si2. Dra. MARTHA MASSELENG 3. Dra. EMI SULISTYATI 4. Dra. HERNA LUSY, MM5. HARTO, S.Sos6. MUTIA SARI, SS7. ENDAR TRI A, S.Sos8. ADHE ZAMZAM PRASASTI9. PATRI HANDOYO10. RATNA SOEHOED11. Dr. ALIA PUJI HARTANTI BUDI12. WIRAWAN NUGRAHADI13. ZULMELY 14. ARI WULANSARI

iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar BelakangMonitoring dan Evaluasi, selanjutnya disingkat M&E, adalah bagian penting dari manajemen

sebuah program, baik sebagai unsur perencanaan maupun pelaksanaan. Sebagai bagian

perencanaan menghasilkan data dan informasi untuk penetapan prioritas masalah, tujuan,

kegiatan dan target yang harus dicapai. Sebagai bagian dari pelaksanaan, menghasilkan data

dan informasi untuk mengukur kemajuan pekerjaan terhadap tujuan dan mutu pelayanan atau

program.

Efektivitas fungsi sistem M&E tergantung pada rasa kepemilikan dan tanggung jawab para

pemangku kepentingan dalam melakukan pencatatan dan pelaporan berbagai informasi yang

dibutuhkan oleh sistem M&E dan pemanfaatannya bagi pembuatan kebijakan. Pemilihan

indikator program yang dicatat dan dilaporkan sejauh mungkin disesuaikan dengan indikator

yang tersedia baik pada tingkat lokal, nasional dan internasional, termasuk indikator yang

dikeluarkan oleh donor. Pertimbangan lain adalah keberlanjutan, membatasi data yang

dikumpulkan sesuai dengan relevansi program dan mengurangi beban petugas di lapangan

dalam pencatatan dan pelaporan.

Berdasarkan Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM RI Nomor: M.75PR.09.02 Tahun 2001

ditetapkan bahawa salah satu tugas pokok dan fungsi Direktorat Bina Khusus Narkotika adalah

melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Program Direktorat Bina Khusus Narkotika.

Kegiatan ini dilakukan untuk memantau pelaksanaan pembinaan narapidana dan tahanan di

Lapas/Rutan. Hal ini juga dijadikan sebagai alat evaluasi apakah pelaksanaan program sesuai

dengan kebijakan yang telah di tetapkan oleh Direktorat Jenderal Pemasyarakatan. Hasil M&E

selanjutnya akan dijadikan bahan yang memadai dan akurat untuk menentukan langkah-

langkah perencanaan dan kebijakan lebih lanjut. Selanjutnya panduan dan alat bantu

pencatatan dan pelaporan ini adalah untuk melengkapi panduan M&E yang sudah diterbitkan

sebelumnya.

1

B. Maksud dan tujuanMaksud dan tujuan dari Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Program Penanggulangan

HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di lingkungan Lapas/Rutan ini adalah:

1. Menjadi acuan atau pegangan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan

program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan. Sehingga

arah pelaksanaan M&E (baik secara langsung maupun tidak langsung) menjadi makin

berkualitas.

2. Memberikan pedoman bagi penanggung jawab program dalam pengumpulan

dan pengolahan data program Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di

Lapas/Rutan.

3. Menetapkan alur pelaporan program Penanggulangan HIV/AIDS dan

penyalahgunaan Napza yang dikirim dari UPT langsung ke Kantor Wilayah setempat dan

Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Hukum dan HAM.

4. Menyediakan alat pencatatan, pelaporan yang standar serta pengumpulan dan

analisis data berdasarkan indikator-indikator yang telah ditetapkan dan bisa dimanfaatkan

dalam mendukung pengembangan program.

2

BAB II PERAN DAN FUNGSI

Struktur pengorganisasian pencatatan dan pelaporan yang terpadu sesuai dengan tingkat

administrasi, digambarkan sebagai berikut:

KeteranganMelapor Umpan Balik Koordinasi

Peran dan Fungsi masing-masing tingkat administrasi dalam Penanggulangan HIV/AIDS dan

penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan dapat diuraikan sebagai berikut:

a. UPT

1) Mengumpulkan data yang mendukung indikator yang dipakai 2) Melakukan pencatatan dan pelaporan3) Mengirim Laporan ke DITJENPAS dan KANWIL paling lambat

tanggal 10 setiap bulannya

3

4) Melakukan koordinasi dan kerja sama lintas program dan mitra terkait.

5) Menganalisa data 6) Menjamin kualitas data

b. KANTOR WILAYAH

1) Mengumpulkan dan mengolah data dari UPT2) Memberikan umpan balik bulanan atau permintaan perbaikan data ke UPT3) Mengirim data ke DITJENPAS berupa rekapitulasi dari masing-masing UPT di

wilayahnya4) Melakukan koordinasi dan kerja sama lintas program dan mitra terkait.5) Melatih dan supervisi UPT di wilayahnya6) Menjamin kualitas data

c. DITJENPAS

1) Mengumpulkan dan mengolah data dari UPT dan KANWIL

2) Memberikan umpan balik atau permintaaan perbaikan data ke KANWIL dan

UPT

3) Melakukan pelatihan, pendidikan dan supervisi pada UPT dan KANWIL

4) Melakukan monitoring dan evaluasi program

5) Menjamin kualitas data.

4

5

BAB III INDIKATOR

A. Jenis Indikator Penting dalam ProgramBerikut ini daftar jenis indikator penting yang digunakan untuk mengukur keberhasilan program

Penanggulangan HIV/AIDS dan penyalahgunaan Napza di Lapas/Rutan. Jenis indikator yang

dicetak tebal dalam program Penanggulangan HIV/AIDS digolongkan sebagai indikator utama

(core indicator), sementara sisanya digolongkan sebagai indikator tambahan (additional

indicator). Indikator ini disusun berdasarkan indikator program, indikator nasional (Rencana

Strategis dan Rencana Aksi Penanggulangan HIV/AIDS Nasional) maupun indikator yang

disepakati secara global (Universal Access, Millennium Development Goal, United Nation

General Assembly Special Session on AIDS)

6

B. Pemanfaatan Data1. Pemanfaatan Data Secara Efektif untuk meningkatkan

program

Alasan utama untuk penyediaan informasi strategis adalah untuk memberikan bukti dalam

pengembangan kebijakan, strategi dan program. Hal ini berarti, kegiatan informasi strategis

seharusnya berhubungan dengan pembuktian dan institusi yang membutuhkan. Bukti tersebut

harus dikemas dan didiseminasi sesuai dengan target para pembaca atau audiens termasuk

pembuat kebijakan politik, perencana program dan lain-lain. Umpan balik dari pembaca atau

audiens di semua tingkat administrasi memastikan informasi ini disediakan sesuai kebutuhan

mereka, dan hal ini mendorong budaya menghasilkan penggunaan data untuk meningkatkan

program di semua tingkatan

2. Kualitas Data

Berjalannya sistem informasi yang baik sebagian besar tergantung dari kualitas data, seperti

mengoptimalkan jumlah data yang dikumpulkan, mengurangi beban pengumpulan data,

menggunakan definisi yang jelas, melaksanakan jaminan mutu, memberikan pelatihan, dan

memberikan umpan balik kepada pengumpul data dan pengguna untuk membantu

meningkatkan mutu data.

7

Beberapa kriteria untuk menilai kualitas data yang berhubungan dengan kesehatan dan

indikator adalah ketepatan waktu, periodisitas, konsistensi, keterwakilan, akurasi, lengkap, disagregasi,

kerahasiaan, keamanan dan akses data serta, efektifitas.

8

BAB IV PELAPORAN PROGRAM

A. Jenis Pelaporan

Jenis pelaporan program Penanggulangan HIV/AIDS dan AIDS dilingkungan Direktorat Jenderal

Pemasyarakatan meliputi laporan bulanan, triwulan, dan tahunan .

B. Mekanisme Pelaporan

Mekanisme pelaporan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

1. UPT mengirimkan laporan dalam bentuk dokumen elektronik (softcopy) setiap bulan kepada

DITJENPAS dan KANWIL

2. DITJENPAS dan KANWIL akan melakukan kompilasi data dari UPT –UPT dan melakukan umpan

balik kepada UPT yang melaporkan.

3. Umpan balik kepada UPT akan terjadi apabila ada pengisian data yang tidak lengkap atau tidak

jelas atau bahkan tidak masuk akal.

4. DITJENPAS dan KANWIL pada periode tertentu malakukan supervisi secara langsung pada UPT,

dengan prioritas UPT yang perlu perbaikan. Selain daripada itu, DITJENPAS dan KANWIL juga

melakukan pelatihan untuk tenaga pengelola data pada UPT yang dipandang perlu mendapat

dukungan sumberdaya.

5. Setiap bulan KANWIL akan melaporkan kepada DITJENPAS hasil kompilasi data dalam bentuk

dokumen elektronik (softcopy) melalui email yang disediakan dan disepakai sebelumnya.

9

Lampiran 1. Form Laporan Bulanan

10

Lampiran 2. Cara Pengisian Laporan Bulanan

No Variabel Cara Pengisian

1 UPT Diisi dengan nama Lapas atau Rutan yang melaporkan laporan ini

2 Kabupaten/Kota

Diisi dengan nama Kabupaten/Kota dimana Lapas/Rutan berada. Untuk membedakan antara kota dan kabupaten yang namanya sama maka nama kota dituliskan kata Kota sebelum namanya seperti Kota Tanggerang

3 Provinsi Diisi dengan nama provinsi dimana Lapas/Rutan berada

4 Bulan Diisi dengan nama bulan pelaporan. Nama bulan ditulis berupa kata bukan angka

5 Tahun Diisi dengan tahun pelaporan berupa 4 angka seperti 2009

6 Jumlah Penghuni Diisi dengan jumlah Narapidana atau tahanan termasuk tahanan titipan yang ada pada akhir bulan pelaporan

7 Jumlah Penghuni yang Menggunakan Napza

Diisi dengan jumlah Narapidana atau Tahanan yang masuk dengan catatan sebagai Pengguna Narkoba atau Zat Adiktif (NAPZA)

8 Jumlah Penghuni yang Menggunakan Napza Suntik

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernah menggunakan Napza suntik 1 tahun terakhir pada bulan pelaporan

9 Jumlah Penghuni yang positif mengidap HIV

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang status HIV nya positif baik dari hasil pemeriksaan Konseling dan Testing HIV Sukarela di Lapas/Rutan yang melaporkan maupun dari dokumen rujukan dari Lapas/Rutan atau lembaga lain

10Jumlah Penghuni yang baru mengikuti Pre-Release program

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang akan bebas dan baru pertama kali menerima informasi tentang berbagai program Penanggulangan HIV/AIDS di luar Lapas/Rutan atau dirujuk ke lembaga yang menyediakan layanan/program tersebut pada bulan pelaporan

11Jumlah Penghuni yang baru mengikuti Penyuluhan HIV

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru pertama kali mengikuti penyuluhan tentang pencegahan penularan HIV dan IMS, dukungan, perawatan dan pengobatan AIDS serta infeksi oportunistik

12Jumlah Penghuni yang baru mengikuti program Peer Educator

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru pertama kali mengikuti penyuluhan tentang pencegahan penularan HIV dan IMS, dukungan, perawatan dan pengobatan AIDS serta infeksi oportunistik dari teman sebaya

13

Jumlah Penghuni yang baru mengikuti program Pre-Release atau Penyuluhan HIV atau PE

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru pertama kali mengikuti pre-release program atau penyuluhan atau pendidikan dari teman sebaya pada bulan pelaporan

No Variabel Cara Pengisian

11

14 Jumlah Penghuni yang mengikuti Pre-tes Konseling

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang menerima konseling baik secara individu maupun kelompok untuk testing HIV pada bulan pelaporan

15 Jumlah Penghuni yang Testing HIV

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang melakukan testing HIV pada bulan pelaporan

16Jumlah Penghuni yang diberi pasca-tes konseling dan menerima hasil

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang konseling setelah testing HIV dan menerima hasil testing-nya pada bulan pelaporan

17Jumlah Penghuni yang hasil testing HIV nya positif

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang hasil testing HIV nya dilayanan KTS Rutan/Lapas pelapor memberikan hasil reaktif dengan tiga reagensia berbeda pada bulan pelaporan

18 Jumlah kasus IMS yang diobati

Diisi dengan jumlah kasus penyakit IMS yang mendapat pengobatan tepat (sesuai dengan pedoman tatalaksana IMS, Depkes RI). Baik dengan menggunakan pendekatan Sindrom/Klinis atau Laboratorium. Jumlah kasus IMS yang diobati bisa lebih banyak dari jumlah pasien IMS yang diobati karena 1 pasien bisa terinfeksi lebih dari 1 IMS

19Jumlah Penghuni dengan kasus IMS

Diisi jumlah Narapidana/Tahanan dengan IMS yang mendapat pengobatan tepat (sesuai dengan pedoman tatalaksana IMS, RI). Baik dengan menggunakan pendekatan Sindrom/Klinis atau Laboratorium.

20 Jumlah Penghuni yang diberi kondom

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang menerima kondom pada bulan pelaporan

21 Jumlah kondom yang didistribusikan

Diisi dengan jumlah kondom yang didistribusikan pada bulan pelaporan

22 Jumlah pemutih/bleach yang didistribusikan

Diisi dengan jumlah pemutih/bleach (dalam Liter) yang didistribusikan pada bulan pelaporan

23Jumlah Penghuni yang mendapat terapi rumatan Metadon (Baru)

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru pertama kali mendapatkan layanan substitusi Medaton pada bulan pelaporan

24Jumlah Penghuni yang mendapat terapi rumatan Metadon (Lama)

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernah mendapatkan layanan substitusi Medaton pada bulan sebelumnya dan masih mendapatkannya pada bulan pelaporan

12

No Variabel Cara Pengisian

25Jumlah Penghuni yang memenuhi syarat untuk ART

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang pernah masuk perawatan HIV dan dinyatakan oleh dokter memenuhi syarat untuk mendapatkan ART selama bulan ini.Informasi ini terdapat pada register pra-ART, dengan memeriksa ‘tanggal memenuhi syarat secara medis untuk ART’. Hitung jumlah pasien yang tanggal memenuhi syarat secara medisnya adalah selama bulan pelaporan.Contoh: untuk laporan Januari 2010, adalah semua pasien yang tanggal memenuhi syaratnya antara tanggal 1 dan 31 Januari 2010.

26Jumlah Penghuni yang menerima ART (Baru)

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang pernah masuk perawatan HIV dan dinyatakan oleh dokter memenuhi syarat untuk mendapatkan ART dan baru mendapatkan ART pada bulan pelaporan.

27Jumlah Penghuni yang menerima ART (Lama)

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang pernah menerima pengobatan ART pada bulan sebelumnya dan masih mendapatkan ART pada bulan pelaporan

28 Jumlah ODHA yang meninggal dunia

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang HIV positif dan meninggal dunia pada bulan pelaporan

29 Jumlah kasus ko-infeksi TB-HIV (Baru)

Diisi dengan jumlah kasus TB baru yang ditemukan pada Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang datang ke klinik pada bulan pelaporan.Untuk mendapatkan data ini perlu dilihat di register Pra ART dan Register ART kolom infeksi oportunistik.

30Jumlah kasus ko-infeksi TB-HIV (Lama)

Diisi dengan jumlah kasus TB lama dan masih aktif pada Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang datang ke klinik pada bulan pelaporan.

31Jumlah Penghuni yang mendapat Profilaksis Kotrimoksazol (Baru)

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang baru pertama kali mendapatkan profilaksis Kotrimoksazol

32Jumlah Penghuni yang mendapat Profilaksis Kotrimoksazol (Lama)

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan dengan HIV positif yang pernah menerima profilaksis Kotrimoksazol pada bulan sebelumnya dan masih menerimanya pada bulan pelaporan

33Jumlah penghuni yang baru aktif dalam KDS

Diisi dengan jumlah Narapidana/Tahanan yang baru mengikuti kegiatan Kelompok Dukungan Sebaya pada bulan pelaporan

13

Lampiran 3. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat UPT>> SETTING AWAL

Sebelum menggunakan Aplikasi ini, perlu dilakukan beberapa setting terhadap sistem komputer dan Microsoft Excel nya. Lakukan langkah-langkah berikut :

SETTING REGIONAL KOMPUTER

1. Buka Window Explorer (klik kanan di Start, pilih Explore)

2. Klik Control Panel lalu klik Date, Time, Language, and Regional Options dan/atau Regional and Language Options.

14

3. Ubah isian regional nyamenjadi Indonesia

4. Klik OK

15

SETTING SECURITY EXCEL

Microsoft Excel 2007

1. Buka program Microsoft Excel 20072. Klik Logo Windows (Pizza Button) yang ada di sudut kiri atas, klik Excel Options

3. Klik Trust Center, lalu klik Trust Center Setting

16

4. Klik Macro Settings, lalu aktifkan pilihan Enable all macros… klik OK

Microsoft Excel 2003/2000/XP1. Buka program Microsoft Excel 2. Klik menu Tools, klik Macro (kalau tidak ada, klik icon tanda panah bawahnya dulu ) , lalu klik

Security…

17

3. Di tab Security Tingkat administrasi, klik pilihan Low (not recommended). Klik OK.

CLOSE EXCEL LAINUntuk mempercepat proses dan menjaga settingan yang ada, ketika menjalankan file Aplikasi M&E HIV LP ini, jangan menjalankan file excel lain.Close semua file excel yang sedang terbuka.

18

>> MENU UTAMA

>> PROFIL UPT

Di awal kegiatan menggunakan Aplikasi ini, identitas dari UPT harus diisikan kedalam Aplikasi agar kegiatan selanjutnya bisa dilakukan.

Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol PROFIL2. Isikan data Provinsi,

Kabupaten/Kota, dan UPT nya.

3. Klik tombol SIMPAN

19

4. Akan muncul pesan untuk mengkonfirmasi apakah data sudah benar diisikan atau belum.Tekan tombol OK untuk melanjutkan ke Menu.Tekan tombol CANCEL untuk memperbaiki isian data.

Catatan:

Kegiatan pengisian Profil ini hanya diijinkan untuk bisa dilakukan sekali saja di awal penggunaan Aplikasi, untuk selanjutnya data isian nya tidak bisa diubah lagi.Untuk itu, pastikan bahwa data yang dimasukkan sudah sesuai sebelum menekan tombol SIMPAN.

>> PENGOLAHAN LAPORAN

Tombol PEMBUATAN LAPORAN digunakan untuk mengolah laporan hasil kegiatan, mulai dari memproses, menyimpan ke dalam database, melihat laporan sebelumnya, dan melakukan perekapan.

Berikut ini adalah petunjuk lengkap dari hal-hal yang bisa dilakukan di bagian Pengolahan Laporan ini:

Klik tombol PEMBUATAN LAPORAN

20

- Memproses LaporanKegiatan ini dilakukan untuk memproses secara otomatis data laporan, berdasarkan data yang telah dimasukkan di kegiatan Entry Data (yang akan dijelaskan di bagian selanjutnya). Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :1. Isikan data Bulan dan Tahun dari periode yang laporannya ingin diproses.2. Klik tombol PROSES3. Data laporan akan tampil (sesuai dengan periode yang sebelumnya telah ditentukan)

- Input Manual LaporanKegiatan ini dilakukan untuk measukkan data laporan secara manual (diketik angka-angkanya). Lakukan langkah berikut :1. Isikan data Bulan dan Tahun dari periode yang laporannya ingin dimasukkan.2. Ketikkan angka-angka laporannya secara langsung didalam area tabel.3. Jika di kolom Total ada sel yang berubah warna menjadi merah, berarti jumlah dari data laki-

laki dan perempuan yang dimasukkan tidak sama dengan data di kolom Total. Perbaiki.

- Menyimpan LaporanKegiatan ini dilakukan unuk menimpan data laporan yang sedang ditampilkan (hasil dari kegiatan Memproses Laporan ataupun kegiatan Input Manual Laporan) kedalam database. Hal ini dilakukan agar data laporan tersimpan, sehingga akan mempermudah kegiatan perekapannya. Berikut cara penggunaannya :1. Proses laporan yang akan disimpan (ikuti petunjuk kegiatan Memproses Laporan sebelumnya).2. Tekan tombol SIMPAN untuk menyimpan data laporan yang sedang tampil kedalam database.3. Muncul pesan untuk mengkonfirmasi

data laporan yang akan disimpan.Tekan tombol OK untuk melanjutkan proses. Tekan tombol CANCEL untuk membatalkan.

Catatan :

Jika setelah menekan tombol OK muncul pesan peringatan, hal itu berarti laporan untuk periode tersebut sudah ada/tersimpan sebelumnya di database.

Tekan tombol OK untuk menggantikan data laporan yang lama itu dengan data yang baru.

21

Tekan tombol NO untuk membiarkan data yang lama (data yang baru tidak jadi dimasukkan)

- Melihat LaporanKegiatan ini dilakukan untuk melihat data laporan sebelumnya (hasil proses ataupun hasil input manual) yang telah ada/tersimpan di database.Lakukan langkah berikut :1. Klik tombol LIHAT2. Masukkan data isian Bulan dan Tahun

dari periode laporan yang ingin dilihat.3. Klik tombol LIHAT.4. Data laporan di periode tersebut akan

ditampilkan.

Catatan :

Jika muncul pesan peringatan, hal itu berarti bahwa laporan di periode tersebut belum/tidak ada di dalam database.

- Rekap LaporanKegiatan ini dilakukan untuk melakukan rekapitulasi terhadap data laporan pada periode yang ditentukan.Lakukan langkah berikut :1. Klik tombol REKAP. 2. Masukkan Bulan dan Tahun periode

rekapannya.3. Klik tombol REKAP.4. Data rekapitulasi untuk periode

tersebut akan ditampilakn.

Catatan :

Isikan hanya Tahun saja untuk menampilkan data rekapan dalam 1 tahun.

Jangan isikan apapun pada Bulan dan Tahun untuk untuk menampilkan data rekapan dari semua Periode laporan yang telah ada/tersimpan di database.

22

- Save As..Kegiatan ini dilakukan untuk menyalin data laporan yang sedang ditampilkan kedalam file Excel baru, sehingga data laporan tersebut dapat digunakan untuk kebutuhan lainnya.Berikut cara penggunaannya :

1. Tampilkan data laporannya (gunakan langkah Proses, Input Manual, Lihat, ataupun Rekap)2. Klik tombol SAVE AS..3. Data laporan yang sedang

tampil akan disalin kedalam file Excel baru, dan secara otomatis akan tampil jendela untuk melakukan save file excel tersebut.

>> ENTRY DATA

Kegiatan Entry Data dilakukan untuk memasukkan data dari program kegiatan yang ada, yang kelak akan dijadikan dasar pengolahan laporan secara otomatis di tahap selanjutnya.

Data yang di entry yaitu berupa Data Penghuni, Program KIE, Program VCT, Program IMS, Program HR, Program ART, dan Program Dukungan.

Untuk memulai pengisian data nya, klik tombol yang bersangkutan.

Untuk cara pengisiannya, disetiap cell yang memerlukan isian khusus, akan muncul petunjuk pengisiannya ketika cell tersebut di klik. Apakah diisi sesuai pilihan, diisi dengan tanggal, ataupun diisi dengan angka.

23

>> EXPORT DATA LAPORAN

Kegiatan ini digunakan untuk membuat file softcopy laporan yang akan dikirimkan ke tingkat Provinsi. File softcopy laporan ini selanjutnya akan diolah oleh Provinsi.

Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol EXPORT DATA2. Pilih periode export nya, apakah Bulanan,

Tahunan, atau Semua.3. Masukkan isian Awal dan Akhir sesuai dengan

box yang tersedia.4. Tekan tombol EXPORT 5. Data laporan yang dimaksud akan ditampilkan

didalam file Excel baru. Lakukan Save biasa. File siap untuk dikirimkan.

Catatan :

Untuk menghindari kesalahan data, file Excel baru yang dihasilkan (hasil export) harap langsung disimpan dan ditutup, jangan diotak-atik (dirubah).

24

>> REKAP DATA

Berbeda dengan kegiatan rekap data laporan sebelumnya, pada kegiatan ini hasil rekapitulasi yang dihasilkan lebih spesifik.

Lebih jelasnya dapat diperhatikan dari langkah berikut :

1. Klik tombol REKAP DATA.2. Pilih pilihan Bulanan atau Tahunan untuk menentukan angka rekap yang akan ditampilkan,

apakah per bulan atau per tahun.3. Isikan Awal dan Akhir untuk menentukan awal dan akhir dari periode laporan yang akan

direkap.

Untuk data bulanan, hanya diijinkan maksimal 12 bulan.

Untuk data tahunan, hanya diijinkan maksimal 10 tahun.

4. Isikan Indikator untuk menentukan indikator apa saja yang akan ditampilkan rekapannya.Hanya diijinkan maksimal 5 indikator.

5. Pilih pilihan Tabel atau Grafik untuk menentukan tampilan dari data hasil rekapnya, apakah berbentuk tabel atau berbentuk grafik.

6. Klik tombol REKAP.

25

7. Akan muncul hasil rekapnya (tabel ataupun grafik).8. Klik tombol SAVE AS.. untuk menyalin hasil nya kedalam file Excel baru.

26

Catatan :

Jika setelah menekan tombol REKAP muncul pesan, harap diperhatikan apa yang tertulis di pesan tersebut, dan perbaiki data isian sesuai intruksi yang ada.

Untuk melakukan Edit terhadap tampilan grafik nya, lakukan setelah menekan tombol SAVE AS…

27

>> HAPUS DATA LAPORAN

Kegiatan ini dilakukan untuk menghapus data laporan yang telah ada di dalam database. Bisa karena salah memasukkan, ataupun penyebab lainnya. Harap hati-hati dalam menggunakan perintah ini, karena tidak dapat dilakukan undo.

Lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol HAPUS DATA2. Isikan Bulan dan Tahun dari periode yang akan

dihapus.3. lik tombol DELETE

4. Muncul pesan untuk kembali mengkonfirmasi pilihannya.Tekan tombol OK untuk melanjutkan proses penghapusan. Tekan tombol CANCEL untuk membatalkan proses penghapusan.

Catatan :

Isikan hanya Tahun untuk menghapus semua laporan di tahun tersebut.

Jangan isikan apapun di Bulan dan Tahun untuk menghapus semua Laporan yang ada. HATI-HATI!!

>> IMPORT BACKUP DATA LAPORAN

Untuk mengatasi kemungkinan hilangnya data yang telah tersimpan di file Aplikasi UPT ini (karena virus, komputer rusak, dll), maka yang harus dilakukan adalah meminta backup data laporan UPT tersebut ke Kanwil/Provinsi setempat. Pihak kanwil akan mengirimkan dua jenis file Excel, yaitu :

1. File berisi data laporan UPT

2. File Aplikasi untuk melakukan Import Laporan (memasukan data laporan dari file pertama tadi kedalam file Aplikasi UPT yang baru/kosong)

28

Cara melakukan kegiatan Import ini adalah sebagai berikut :

1. Siapkan file Aplikasi UPT yang baru (yang masih kosong data nya) yang Profil nya sudah diisi.

2. Buka file Import Backup UPT

3. Muncul tampilan sebagai berikut :

4. Klik tombol BROWSE pertama untuk memilih/mengakses file Aplikasi UPT baru/kosong yang akan diisikan data laporannya.

5. Klik tombol BROWSE kedua untuk memilih/mengakses file backup data laporan dari Kanwil.

6. Klik tombol IMPORT.

7. Backup data laporan dari kanwil kini akan diisikan kedalam file Aplikasi UPT yang baru.

Catatan :

Jika muncul pesan peringatan, hal itu berarti kegiatan Import tidak bisa dilakukan. Baca baik-baik pesannya (jangan langsung di Close) untuk mengetahui penyebab gagalnya proses, lalu lakukan kembali setelah diperbaiki.

Misal, file yang pertama di Browse bukan file Aplikasi UPT, file laporan yang akan diimport bukan dari UPT tersebut (harus sama dengan yang di isikan di Profil), dll.

29

Lampiran 4. Cara Penggunaan Aplikasi Pencatatan dan Pelaporan di Tingkat KANWIL dan DITJENPAS>> SETTING AWAL

Sebelum menggunakan Aplikasi ini, perlu dilakukan beberapa setting terhadap sistem komputer dan Microsoft Excel nya. Lakukan langkah-langkah berikut :

SETTING REGIONAL KOMPUTER

1. Buka Window Explorer (klik kanan di Start, pilih Explore)

2. Klik Control Panel lalu klik Date, Time, Language, and Regional Options dan/atau Regional and Language Options.

30

3. Ubah isian regional nyamenjadi Indonesia

4. Klik OK

31

SETTING SECURITY EXCEL

Microsoft Excel 2007

1. Buka program Microsoft Excel 20072. Klik Logo Windows (Pizza Button) yang ada di sudut kanan atas, klik Excel Options

3. Klik Trust Center, lalu klik Trust Center Setting

32

4. Klik Macro Settings, lalu aktifkan pilihan Enable all macros… klik OK

Microsoft Excel 2003/2000/XP1. Buka program Microsoft Excel 2. Klik menu Tools, klik Macro (kalau tidak ada, klik icon tanda panah bawahnya dulu ) , lalu klik

Security…

33

3. Di tab Security Tingkat administrasi, klik pilihan Low (not recommended). Klik OK.

CLOSE EXCEL LAINUntuk mempercepat proses dan menjaga settingan yang ada, ketika menjalankan file Aplikasi M&E HIV LP ini, jangan menjalankan file excel lain.Close semua file excel yang sedang terbuka.

34

>> MENU UTAMA

>> IMPORT LAPORAN

Di Aplikasi tingkat Provinsi ini, data laporan kegiatan dimasukkan dengan menggunakan metode Import, yaitu menginput data secara otomatis dari file laporan hasil export yang dikirimkan oleh UPT.

Lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol IMPORT DATA.

2. Klik tombol BROWSE

3. Pilih file softcopy laporan dari UPT yang akan diimport

4. Klik tombol OPEN

35

5. Klik tombol IMPORT

6. Data laporan yang ada di file softcopy tersebut akan dimasukkan kedalam database.

Catatan :

Jika setelah menekan tombol IMPORT muncul pesan bahwa data yang diimport telah ada sebelumnya di dalam database.

Tekan tombol OK untuk menggantikan data laporan yang lama tersebut dengan data yang baru (hasil import).

Tekan tombol NO untuk membiarkan data yang lama (data yang baru tidak jadi dimasukkan)

>> PENGOLAHAN LAPORAN

Tombol PEMBUATAN LAPORAN ditingkat Provinsi ini digunakan untuk mengolah laporan hasil kegiatan, yaitu melihat laporan sebelumnya, dan melakukan perekapan.

Berikut ini adalah petunjuk lengkapnya :

36

- Melihat LaporanKegiatan ini dilakukan untuk melihat data laporan sebelumnya (hasil proses ataupun hasil input manual) yang telah ada/tersimpan di database.Lakukan langkah berikut :5. Klik tombol LIHAT6. Masukkan data isian nama UPT yang ingin dilihat laporannya.7. Masukkan data isian Bulan dan Tahun dari periode laporan yang ingin dilihat.8. Klik tombol LIHAT.9. Data laporan di periode tersebut akan ditampilkan.

Catatan :

Jika setelah menekan tombol LIHAT muncul pesan peringatan, hal itu berarti bahwa laporan dari UPT tersebut di periode tersebut belum/tidak ada di dalam database.

- Rekap LaporanKegiatan ini dilakukan untuk melakukan rekapitulasi terhadap data laporan pada cakupan wilayah dan periode yang ditentukan.Lakukan langkah berikut :1. Klik tombol REKAP.2. Masukan isian Cakupan Wilayah dan

isian nama Provinsi nya.3. Masukkan Bulan dan Tahun periode

rekapannya.4. Klik tombol REKAP.5. Data rekapitulasi untuk wilayah dan periode tersebut akan ditampilakn.

Catatan :

Isikan hanya Tahun saja untuk menampilkan data rekapan dalam 1 tahun.

Jangan isikan apapun pada Bulan dab Tahun untuk untuk menampilkan data rekapan dari semua Periode laporan yang telah ada/tersimpan di database.

- Save As..Kegiatan ini dilakukan untuk menyalin data laporan yang sedang ditampilkan kedalam file Excel baru, sehingga data laporan tersebut dapat digunakan untuk kebutuhan lainnya.Berikut cara penggunaannya :

1. Tampilkan data laporannya (gunakan langkah Lihat ataupun Rekap)2. Klik tombol SAVE AS..

37

3. Data laporan yang sedang tampil akan disalin kedalam file Excel baru, dan secara otomatis akan tampil jendela untuk melakukan save file excel tersebut.

38

>> EXPORT DATA LAPORAN

Kegiatan ini digunakan untuk membuat file softcopy laporan yang akan dikirimkan ke tingkat Pusat. File softcopy laporan ini selanjutnya akan diolah oleh Pusat.

Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol EXPORT DATA2. Pilih periode export nya, apakah Bulanan,

Tahunan, atau Semua.3. Masukkan isian Awal dan Akhir sesuai dengan

box yang tersedia.4. Tekan tombol EXPORT 5. Data laporan yang dimaksud akan ditampilkan

didalam file Excel baru. Lakukan Save biasa. File siap untuk dikirimkan.

Catatan :

Untuk menghindari kesalahan data, file Excel baru yang dihasilkan (hasil export) harap langsung disimpan dan ditutup, jangan diotak-atik (dirubah).

Untuk melakukan Export Data laporan yang akan digunakan sebagai Backup data di UPT, klik terlebih dahulu pilihan Export Data UPT nya (sehingga muncul kotak isian tambahan). Isikan nama UPT yang laporannya akan di Export, lalu klik tombol EXPORT.

Save file hasil exportnya, lalu kirimkan beserta file IMPORT BACKUP UPT ke UPT yang memerlukan.

39

>> REKAP DATA

Berbeda dengan kegiatan rekap data laporan sebelumnya, pada kegiatan ini hasil rekapitulasi yang dihasilkan lebih spesifik.

Lebih jelasnya dapat diperhatikan dari langkah berikut :

1. Klik tombol REKAP DATA.2. Pilih pilihan Bulanan atau Tahunan untuk menentukan angka rekap yang akan ditampilkan,

apakah per bulan atau per tahun.3. Isikan Awal dan Akhir untuk menentukan awal dan akhir dari periode laporan yang akan

direkap.

Untuk data bulanan, hanya diijinkan maksimal 12 bulan.

Untuk data tahunan, hanya diijinkan maksimal 10 tahun.

4. Masukan isian Cakupan Wilayah dari rekap nya, apakah di tingkat UPT atau Provinsi.5. Lengkapi isian nama UPT atau Provinsi nya.6. Isikan Indikator untuk menentukan indikator apa saja yang akan ditampilkan rekapannya.

Hanya diijinkan maksimal 5 indikator. 7. Pilih pilihan Tabel atau Grafik untuk menentukan tampilan dari data hasil rekapnya, apakah

berbentuk tabel atau berbentuk grafik.8. Klik tombol REKAP.

40

9. Akan muncul hasil rekapnya (tabel ataupun grafik).10. Klik tombol SAVE AS.. untuk menyalin hasil nya kedalam file Excel baru.

Catatan :

Jika setelah menekan tombol REKAP muncul pesan, harap diperhatikan apa yang tertulis di pesan tersebut, dan perbaiki data isian sesuai intruksi yang ada.

Untuk melakukan Edit terhadap tampilan grafik nya, lakukan setelah menekan tombol SAVE AS…

41

>> HAPUS DATA LAPORAN

Kegiatan ini dilakukan untuk menghapus data laporan yang telah ada di dalam database. Bisa karena salah memasukkan, ataupun penyebab lainnya. Harap hati-hati dalam menggunakan perintah ini, karena tidak dapat dilakukan undo.

Lakukan langkah berikut :

1. Klik tombol HAPUS DATA2. Masukan isian Cakupan Wilayah dari data

laporan yang akan dihapus, apakah di tingkat UPT atau Provinsi.

3. Lengkapi isian nama UPT atau Provinsi nya. 4. Isikan Bulan dan Tahun dari periode yang akan

dihapus.5. Klik tombol DELETE

6. Muncul pesan untuk kembali mengkonfirmasi pilihannya.Tekan tombol OK untuk melanjutkan proses penghapusan. Tekan tombol CANCEL untuk membatalkan proses penghapusan.

Catatan :

Isikan hanya Tahun untuk menghapus semua laporan di tahun tersebut.

Jangan isikan apapun di Bulan dan Tahun untuk menghapus semua Laporan yang ada. HATI-HATI!!

42

43