•

•Hayat Yayınları: 167

Yönetim Dizisi: 48

Editör

Rahime Demir

Yayın Danışmanı

Yard. Doç. Dr. Recep Bozlağan

Yazan

Şule Yılmaz

© 2003, HayatYayıncılık İletişim, Yapım, Eğitim Hizmetleri ve Tıc. Ud. Şti.

Tüm yayın hakları anlaşmalı olarak Hayat Yayınlan'na aittir.

Kaynak gösterilerek alıntı yapılabilir; izinsiz çoğalblamaz, besılarnaz.

ISBN: 975-6700-72-6

BÜRO YÖNETiMiNDE

DOSYALAMA TEKNİKLERİ

VE

DOKÜMANTASYON

Şule Yılmaz

~r~msaJ ve Kişisel G~lişiın Kitapları Onli-ne Satış Hizmetleri ve Danışmanlık için

i www.kitaDmarket.coffi

HAYAT YAYıNCılıK iLETişiM. YAPIM, EGiTiMHiZMETI.ERi VE Tic. LTD. şrtYılanlı Ayazma Sokak Nd: 8 Orrne iş MerkenKat: 1 (Kale iş Merkezi Karşısı)

34010 Devutpaşa, Zeytinburnu-İstanbul

Tel O 212 4831516 Fax: O 212 483 30 55http://www.hayalacademy.com

Baskı Yeri ve Tarihi

Yayına Hazırlık

içDüzen

Kapak Teserımı

Baskı ve Ciit

: istanbul, 2006

: Kevser Türkay

: İbrahim Akdağ

: Ferhat Çmar

: Bilge Matbaacıhk

Yılanlı Ayazma SokakNo: 6Orrne iş Merkezi Kat: ı

(Kale iş Merkezi Karşısı)Davutpaşa. Zeytinburnu-istanbul

~Hayat

Şule YILMAZ

t

ıÖnsöz

İÇİNDEKİLER

II..........................................................................................

ı.OOLÜM

•

1972 yılında Ankara'da doğdu. ilk, orta ve lise öğretimini buradatamamladıktan sonra, 1995 yılında Hacettepe Ünıversıtesı Kütüphane­cilik BÖlümü'nden mezun oldu. Çalışma hayatına Başkent ÜniversitesiKütüphanesi'nin kuruluş aşamasında görevalarak başladı. Aynı kururndaıso 9001 kalite çalışmalarında birim sorumlusu ve kurum içi tetkikçisiolarak görevaldı. Bu süre içinde özellikle doküman hazırlama ve yöneti­mi konularında çalışmalar yaptı. 1999 yılında daire başkan yardımcılığıgörevini yürütürken, evlilik nedeniyle İstanbul'a yerleşti. Aynı yıl, kurul­makta olan Kadir Has Üniversitesi Kütüpharıesi'nde uzman kütüphaneciolarak çalışmaya başladı.

Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Sağlık Bilimleri MeslekYüksekokulları'ndaki Tıbbi Dokümantasyon gibi bölümlerin ders kitabıihtiyacını karşılamak için ve profesyonel yönetici asistanlarının temelbaşvuru kaynağı olarak hazırlanan "Büro Yönetiminde Dosya/amaTeknikleri ve Dokümantasyon" Şule Yılmaz'ın ilk kitabıdır. Yazarın mesle­ki dergilerde yayınlanmış makaleleri bulunmaktadır.

Canım Kızıma

13i. Kayıt Tutma : .

142. Belgenin (Evrak) Tanımı ..

2.1. Hazırlanma Yerleri Bakımından Belgeler : 14

2.2. Bilgi Sunuş Şekli Bakımından Belgeler 14

152.2.1. Yazrh Belgeler .

152.2.2. Basılı Belgeler ..

2.2.3. Manyetik Ortama Kayıtlı Belgeler 15

2.3. Nitelikleri BakımındanBelgeler 15

152.3.1. Resmi Belgeler .

2.3.2. Ticari Belgeler 16

162.3.3. Gizli Belgeler .

162.3.4. Kıymetli Belgeler .

2.4. Kullanım Sıklığı BakımındanBelgeler 16

162.4.1. Aktif Belgeler ..

162.4.2. Pasif Belgeler .

17.3. Evrak Yönetimi ..

174. Dosyalama .

184.1. Dosyalamanın Amacı .

194.2. Dosya Yönetimi .

4.3. İyi Bir Dosyalama Yönetiminin Bize Kazandırdıkları 20

5. Dosyalamada Organizasyon Tipleri 20

205.1. Merkezi Yönetim Sistemi .

5 IL M · k . y .. etim Sisteminin Faydaları 20. " er ezı on

5 I 2 M k . Y" tim Sisteminin Sakıncaları 21. .. er ezı one

6 BUKU YÖNETIMINDE DOSYALAMA TEKNiKLEru VE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETİMİNDEDOSYALAMA TEKNiKLERi VE DUKÜMANTASYON 7

.

5.2. Ademi Merkezi Yönetim Sistemi

(Birimleri Esas Alan Sistem) 21

5.2.1. Ademi Merkezi Sistemin Yararları 22

5.2.2. Ademi Merkezi Sistemin Sakıncaları.............................. 22

5.3. Karma Yönetim Sistemi 23

6. İyi Bir Dosyalama Sisteminde Olması Gereken Özellikler 23

6.1. Basitlik 23

6.2. Ussallık (Akla Uygunluk) 23

6.3. Kullanışlıhk 24

6.4. Ekonomiklik 24

6.5. Tutarlılık -24

6.6. Transfer Kolaylıgı...... 24

7. Etkıli Dosyalama için Gereken Kurallar 24

8. Dosyalama Sisteminin Seçilme Süreci 26

9. iyi Planlanmış Bir Dosyalama Sisteminin Yararları 27

2. BÖLÜM

1. Dosyalama Sisteınleri 29

1.1. Alfabetik Dosyalama Sistemi 29

1.1.1. Alfabetik Sistemin Faydaları 31

1.1.2. Alfabetik Sistemin Sakıncaları 31

1.2. Numaralı Dosyalama Sisteıni. 32

1.2.1. Sıra Numaralı Sistem 32

1.2.2. Desimal (Ondalık) Sisteın 33

1.2.2.1. Desimal Dosyalama Sisteminin Yararları 37

1.2.2.2. Desimal Dosyalama Sisteminin Sakıncaları 37

1.3. Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi 38

1.4. Coğrafi (Bölgesel) Dosyalama Sistemi 40

1.5. Kronolojik Dosyalama Sistemleri. 43

1.6. Karma Dosyalama Sistemi 43

2. Dosyalama Sisteminin Alt Yapısında Bulunması Gerekenler 45

2.1. Gelen Evrak Kayıt Defteri 45

2.2. Giden Evrak Kayıt Defterİ... : 48

2.3. Zimmet Defteri 50

3. BÖLÜM

1. Dosyalama Sürecinin Aşamalan

(Dosyalamada Takip Edilecek Yol) 53

I.I. Dosyalama Sürecinin Planlanması 55

1.1.1. Dosyalama Sürecinin Planlanma Aşamalan 55

111.2. Dosyalama Sürecinin Yolaçacağı Sakıncalar 56

1.2. Belgelerin Sınıflandırılması ve Sıralanması 57

1.3. Dosya Açılması 57

1.3.1. Çapraz Başvuru Fişleri (Bak Fişleri) 59

1.3.2. Belgeleri Dosyasına Yerleştirme

(Dosvalarnanın Püf Noktası) 63

1.4. Fihrist Hazırlanınası................................................................64

1.4.1. Fihristleme Kuralları 64

1.4.1.1 Şahıs İsimleri 65

1.4.1.2. Alfabetik Sıra 65

1.4.1.3. ismin ilk Harfi ve Soyadı veya Yalnız Soyadı 66

1.4.1.4. Birleşik isimler 67

1.4.1.5. Yabancı isimlerde Örnekler 67

1.4.1.6. Şirket isimleri 68

1.4.1.7. Firma isimlerinde Lakap 68

1.4.1.8. Tanınmış isimler 68

1.4.1.9. Kısaltılmış Kelimeler ve Tek Harfler 69

1.4.1.10. Yer isimleri.. 69

1.4.1.11. Numara ile Başlavan isimler 70

1.4.1.12. Mesleki Ünvanlar 70

1.4.1.13. Tire ile Ayrılmış isimler 71

1.4.1.14. Yabancı isimlerde Kullanılan Artikeller 71

8BÜRO YÖNETtMINDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYAlAMA TEKNİKLERİVE DOKÜMANTASYON 9

1.4.1.15. Banka İsimleri 72

1.4.1.16. Resmi Daire ve Müessese İsimlerL 72

1.4.1.17. Adresler 72

1.4.1.18. Soyadı Değişikliği 72

1.5'. Dosyanın Saklanması 73

1.6. Dosyaya Erişilmesi : 75

1.7. Evrak Takibinin Yararları 82

1.8. Dosyaların Güncelleştirilmesi 82

1.9. Dosyaların Yok Edilmesı ya da Arşivlenmesi 83

4. BöLÜM1. Büro UygulaınalarındaKupürleme 85

2. Dosyalanıada Araç Gereç Seçimi 86

3. Donanıın Seçimi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler 88

4. Dosya Etiketlerinin Hazırlanması 90

5. Çekmece Etiketlerinin Hazırlanması 91

6. Kutulama 93

6.1. Kutuların Etiketlenmesi 94

6.2. Dosya-Kutu veya Biriktirme Kunıları 95

7. Raflama ~.......... 97

8. Dosyalama Terminolojisi 97

5. BöLÜM1. Sekreterin Masaüstü Verimliliği 99

ı. Büro VerimliliğininArtırılmasındaSekreterlerin Rolü 100

6. BöLÜMı. Ofis Otamasyonu 105

1.1. Ofis Otomasyonunun Amacı 106

l.ı. Ofis Otomasyonunun Alt Sistemleri c 106

1.2.1. Kelime Işleme Sistemleri 107

1.2.2. Elektronik Posta Sistemleri 108

ı,

1.2.3. Veri Tabanı Yönetim Sistemleri. 108

1.2-4. Elektronik Dosçalama Sistemleri 108

1.2.5. Sesli Cevaplama Sistemleri 110

1.2.6. Görünrülü İletişim Sistemleri 110

2. Ofis ÖtorrıasvonundaSekreterlerin Rolü IlA

Of' y.. .. .. 1123. IS önerımı .

7.BÖLÜM

1. Arşiv .'::: :::::::::::::::::::: ::~1.1. Arşiviri Onemı .

1.2. Birim Arşivleri 115

1.3. Kurum Arşivleri 115

1-4. Özel Arşivler 115

5 Mikr f'l ll51.. 1 Olm .

1.5.1. Mikrofilmin Yararları 115

1.5.2. Mikrofilmin Sakıncaları ll6

6 B'I . A' 1 . . ll61.. 1 gısaya.r r§ıv eri .

2. Arşivlik Malzemeler 116

2.1. Arşiv Malzemelerinden Yararlamlması. 116

3. Evrakların Ayıklarıma ve Transfer Gerekliliği 118

T f M dı ıı93.1. rans er eta arı .

3.1.1. İşi Biten Dosyanın Kaldırılması ıı9

3.1.2. Periyodik Kaldırma 119

1193.1.3. Karma .

4. Arşive Kaldırılacak Evrakın Kontrolü 120

1205. Dosya Transferinin Planlanması .

6. Sınıflama Sistemi 120

Arsi -r- 'fl'ı i ı' 1216.1. Şıv .ıasru ~ em er .

'7. Dosya Planı 126

8. Dosyalama ve Arşivlernede Yapılan Hatalar 128

9. Arşiv Dokümanlarının Bakımı ve Korunması 128

ÖNSÖZHızla gelişen bilgi ve iletişim teknolojisi ile büroların işlevleri ve

yönetim anlayışlarındaönemli değişmelermeydana gelmiştir. Bu geliş.

meler neticesinde "modern bürolar ve yönetimleri" anlayışıortaya çık-~-.- - -- - ._-~-_ .. --_.------ .. _--

mıştır.

Çeşitli kurum ve kuruluşların türlü faaliyetleri sonucunda ortaya'Jçıkan evrakların ve kullanılan bilgilerin hacminin artması, bu bilgile­rin istenen şekilde, hızda ve doğrulukta düzenlenmesini. akılcı ve eko­nomik biçimde yönerilmesini ve istenen bilgilere hızla erlşllrnesini zor­laştrrmışnr,

. Amaç; akılcı bir sistem içerisinde istenilen bilgiye kolay, ekonomik ve~\

hızla ulaşmaktır. Bu da kayıt yönetimi kapsamınagiren dosyalama ve ar- Jşivlerne hizmetlerini zorunlu kılınakta ve bunun önemini artırmaktadır.

Gelişen ofis teknolojileri içerisinde artık dosyalama ve arşivlerne

İşlemleri bilgi~ayar ortaınında yapılmaktadır. Fakat bu konuda, her nekadar en son teknolojikiillanılsa da, rnanual dosyalaınasistemlerinin bi­linmesi gerekmektedir. Çünkü, bilgisayarile"yap1andosyalamanınteme­linde manual dosyalama sistemi vardır.

J:)g~y<ı!a_ma iii, y~rıetici asistanlarırun asli,g(;re_yl~~ind~!LS<!Y_ıls_a__dahemen her onsçaTı§anınındOsyalama sistemleri vetekniklerjhakkjndafıkIr sahibiolmasındayararvardıi.- _. -

Bu kitap, meslek yüksekokullarındabulunan Büro Yönetimi ve Sek­reterlik Programı öğrencilerine ders kitabı olma niteliğinin yanında, iş­

letmelerde sağlıklı bilgi akışının sağlanabilmesi için, arşiv ve dosya hiz­metlerinin örgütlenmesinde yardımcı,kaynak kitap olma özelliğini de ta­şımakt.ıdır,

BÜR() YÖNETIMİNDE DOSYALAMA TEKNlKLERİ VE DOKÜMANTASYON

9.1. Arşiv Rafları 129

9.2. Ayıklama 130

9.3. İmha 130

10. Dosya Hizmetlerinin Arşiv ile Ilişkisi · ·· 130

IL. Devlet Arşivleri 131

LU. Türkiye'de Bazı Önemli Arşivler 131

B.BöLÜMı. Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS) 133

Lı. Doküman Yönetim Sisteminin Amacı 135

1.2. Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin Amacı 135

1.l. Elckrronik Doküman Yönetim Sistemi'nin

(EDYS) Faydaları 136

1.4. Elektronik Doküman Yönetiminin işlevleri 137

1.5. EDYS'nin Işlevsel Alt Sistemleri 138

1.6. EDYS'nin Araçları , 139

1.6.1. Donanım 139

1.6.2. Program 140

2. Bilgi Yönetiminin İşlevleri 140

3. Türkiye'deki Durum 140

4. Yeni Eğilimler .' 142

Yararlanılan Kaynaklar 143

Lo =:::...::..:::.:....:=-=:..::..-:....::...=----~----------

.'

ıı BÜRO YÖNHiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

Bu kitabın hazırlanması fikrini ve şevkini veren çok değerli hocamSayın Gülbin Göral'a; anlayışını, desteğini ve yardımlarını esirgemeyenbaşta daire başkanım Sayın Ertuğrul Çimen'e ve çalışma arkadaşım Ra­mazan Çelik'e, sevgili eşirne ve aileme sonsuz sevgi ve teşekkürlerimi su­narım.

o KayıtTutma

O Belgenin (Evrak) Tanımı

D Evrak Yönetimi

o Dosyalama

iC7 Dosyalamada Organizasyon Tipleri

o iyi Bir Dosyalama Sisteminde Olması GerekenÖzellikler

o Etkili Dosyalama için Gereken Kurallar

o Dosyalama Sisteminin Seçilme Süreci

o iyi Planlanmış Bir Dosyalama Sisteminin Yararları

O Çalışma Sorularıiı..- ...l

i"~,1

I:.1ii:*

lSTANBUL-200J:Şule YILMAZ ,

Le ı. KAYIT TUTMA~ Gerek iş hayatında, gerek özel hayatta kayıt tutmanın önemli bir yeri• vardır. Kayıt tutmaksızın verimli ve başarılı çalışmaya imkan yoktur. Bu

,.

t. Yaill.lz gu...nu....m....üzd.e.. d.e.ğ.il eski. çağlarda da. ger..eğ.i.hi.ss.edilm.i..ş b.I.'r....ko.. nu.. d.u... r...." Kayıtlar; olupbitmişveya olması beklenen vak'aları bize istediğimiz

.anda:natlr1a-trilasi' yarar. Kayıtlarıur)ailliiritopLıntı,randeVü-resıJı:trve_J..\; ~[yarı,t_~,ı:~l~ri gibi geçiçi olup ait olduklarıış bifınceyekilnarbir de~erf ifade eder. Büyük bir kısmı da süreklidir ve bize geçmişte olup bitenler

hakkında fikir vererek yeni sorunların çözümünde yardımcı olur. İş ha­yatında elde edilecek başarıda. herşeyden önce çok dikkatle ve tam ola­rak tutulmuş, düzenli bir şekilde saklanmış olan kayıtların sınıflandırıl­

ması ve değerlendirilmesi önemlidir,

2.2. BİLGİ SUNUŞ ŞEKLİ BAKIMINDAN BELGELER

Bu belgeler; yazılı belgeler, basılı belgeler ve manyetik ortanilara ka­yıtlı belgeler olarak üçe ayrılır.

Hazırlanma yerleri bakımından belgeleri üç grupta inceleyebiliriz:

@jj Dışarıdan gelen belgeler

@il Dışarıya gönderilen belgeler

@il Kuruluş içi belgeler

Kuruluşa yan kuruluşlardan, bağlı olduğu kuruluşlardan, kendi şubele­rinden, resmi daitelerden, özel ya da tüzel kişilerden çeşidi belgeler gel­mektedir. Bürolarda sürekli bir belge akışı vardır. Kuruluşlar genelliklegönderdikleri belgelerin bir kopyasını çeşitli nedenlerle dosyalarlar, Bu bel­geler yazılı, basılı ya da rnarıyetik ortarnlarda ~yı.tlı olabilir.- --iE'I.ck:rT'l:,h 'Dosyalanan belgelerden kuruluş içi belgeler; ruluşun tüm birimleri-nin faaliyetleri sonucunda hazırlanırlar,Omeğin; pazarlama bölümünün,yaptığı pazar araştırmaları, satış planlaması, reklam, flvarlama, sauş anali­zi ve faturalama gibi eylernlere ilişkin düzenlediği belgelerdir. Personel bö­lümü ise, ücret ödemesi, iş eğitimi, iş başvuruları gibi belgeler üretir.

Tipik bir işte kayıtlar; şahsi işler, muhasebe, satışlar, faturalar, rek­larnlar, imalat ve idari faaliyetler olarak sınıflandınlabıhnTabı19 byf<ta­liyetlerin herbiri ihtiyaca uyacak ve orıu brşllayaca.ıc clgsy,ılamasistemi­ne göre düzenlenir. Önemli olan, bir yöneticinin. ihtivaç duyduğu bilgikaydının kaldırıldığı yerden hemen bulunup ona ulaştırıllUıısıdır;

2. BELGENİN (EVRAK) TANIMIBclge;\/Jir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da lii~p1ıfYı.n varlığını ka­

nıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik,hariia;film;-disk, disketv manyetikbant vb. her türlü bilgi kaynağıdır.

Bu bağlamda dosyalamaya konu olan belgeleri hazırlanma yerleri,bilgi sunuş şekilleri, nitelikleri ve J<ullarııin sıklikları gibi çeşitli kriterlerbakımından sınıf[andırabiliriz.':C\-) '- -, -

- ',-,,:-/

2.1. HAZIRLANMA YERLERİ BAKIMINDAN BELGELER

15BÜRO YÖNl:lİMİNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANlASYON

2.2.1. Yazılı Belgeler

İş mektupları, resmi yazılar, resmi olmayan yazılar, raporlar form ya.zılar, faks. mesajları vb. gibi belge türleridir. Bu belgeler kurul~şa dışarı.d.an .gelmış ya da kuruluş tarafından bir kopyası alınarak dışarıya göride­rilmiş, aynı zamanda kuruluş içinde yazılı haberleşmeyi sağlamak üzerehazır~an~ış belgeler olabilirler. Yazılı belgelerden özel mektuplar ve yö­netıeılerın gerek görmedikleri belgeler dosyalanmazlar.

2.2.2. Basılı Belgeler

, Fotoğra~ar, .resimler, resmi gazeteler, kitaplar, dergiler, dergi ya da ga­zeteden ~esılm:ş ~~kaleler, reklam broşürleri, çeşidi grafikler, çizimler,pla~,. proJ~. vb: le~ıdır. Bunlar da kuruluşa dışarıdan gelmiş ya da kuru­luş. ıçınde üretilmişbelgeler olabilir. Bu belgeler de yöneticilerin verecek-lerı karar doğrultusundadosvalanır, ! '( '\

\),.<,')(V !

2.2.3. Manyetik Ortama Kayıtlı Belgeler l, (,- ('d' Rady.?teyp, videoteyp ve bilgisayar aracılığıyla kaydedilmiş belgeler­i ir. ~u tür .~elge~.er dışarıdangelen telefonların, konferans ve çeşitli top.

". ~t arın, özelgünlerin, projelerin ve programların, bilgisayar ağlarınd'vicwdata sayfalarından alınan ses görüntü ya da bilsil . d' k d' k a,fi1 ikrof ' gı erın ısk, ıs et,

m, mı ofilm, ses bandı, videokaset vb. üzerine kaydedilm . i işur B tü b i i d d esıy e o u-. u r e ge er e yine ışarıdan gelebilir ya da kuruluş tar f dhazırl.a~m.~ş olabilir. Manyetik ortamlara kayıtlı bu belgelerin do:;~a:~ması ıçın özel donanım gereklidir.

2.3. NİTELİKLERİ BAKIMINDAN BELGELER

2.3.1. Resmi Belgeler

Re.sm!. ku':.'~ ve kuruluşlara görıdqrilen ya da buralardan gelen bel­fel.erdır. ?rnegın vergi beyannameleri, s,igorta bildirgelert. dava dilekçe­e~, resmi belgeler sınıfına giren belgeler bu gruba girer. TÜrkiye'de res­

mi y~zışmal~rın düzenlenmesi konusunda iki ayrı çalışma vardır. Bu bel­gelerın hepsı dosyalanır.

BURO Yö,EnMİNDEDOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON14

•

17'~ÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

: bir süre bunlardan yararlanılmayacağıdüşünülen belgelerdir. Bu belgele­çok sık başvurulmayacağı için güvenli fakat el altında olmayan bi~. ye:konmaları uygundur. Orneğin; başka bir kunıluşla yapılan uzun surelı

bir ticari sözleşme ya da personel sözleşmeleri gibi belgelerdir.,c: !,,:-v,-C-.lt_

3. EVRAK YÖNETİMİ /"3~

BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON16

2.3.2. Ticari Belgeler

Kuruluşun iş ilişkileri ve yasalar gereği hazırladığı belgeler ve bu a­maçla diğer kişi ve kuruluşlara gönderdiği ya da onlardan aldığı belgeler. s

dir. Örneğin ticari sözleşmeler, faturalar, muhasebe kayıtlarıvb.'leri tica­ri belge grubuna girer. Bu belgelerin bir kısmı yasal zorunlufuktan, bir'kısmı da yöneticilerin istekleri doğrultusunda dosyalanır.

2.3.3. Gizli Belgeler

Bu belgelerin farkı, üzerinde "gizli" ya da "çok gizli" işaretinin/yazı­sının bulunmasıdır. Bu belgeler resmi ya da ticari olabilir. İçerdikleri bil. 'gilerin gizli olması nedeniyle, herkesin rahatlıkla ulaşamayacağı şekildemuhafaza edilmeleri ve yok edilmeleri gerektiğindede aynı titizliğin gös­terilmesi gerekir.

2.3.4. KıymetliBelgeler

Bono, çek, hisse senedi, tahvil, para gibi nakit ve nakde çevriıebilir,'I.,değerdedir. Kuruluşun önemli ticari işlemleri sonucunda ortaya çıkanbelgelerdir. Örneğin teminat mektupları, hesap özetleri, para ihbama-'meleri gibi belgeler kıymetli belge sayılır. Kıymetli belgelerin de gizli bel­geler gibi teslim alınmalan, ilgili bölümlere gönderilmeleri ve dosyalan­maları dikkat ve titizlik gerektirir. Bu tür belgeler güvenli kilitleri bulu­nan dolaplar ya da çelik kasalar içinde korunmalıdır.

2.4. KULLANIM SIKLIGI BAKIMINDAN BELGELER

2.4.1. Aktif Belgeler t:

Çeşitli işlemler nedeniyle devamlı kullanılması gereken ve el altında,

yakın bir yerlerde bulundurulması tercih edilen belgelerdir. Örneğin;müşteri bilgi formları, faaliyet raporları, aylık satış raporları gibi.

2.4.2. Pasif Belgeler

İleride kullanılması düşünülen, isteğe göre ya da yasalar gereğincesaklanması gereken, yakın geçmiş zamanda sıkça yararlanılınışfakat uzun

Evrak yönetimi, belgeleri dosyalamaktan mı oluşur!

Belgenin başından geçl1l:si_gı:~e}("!0.i:i!!' i~"1l!leri!ı.yönetimin~_".e_or:_r ~izisyo~~_n~ eV;:aJ(YÖile~mi diyoruz...~vr:ık,_yön_e!~i bir belgenın oluş­.' ınaSiilehaşlarye o belgenın~aklama sureslııı!lkaı:ıunen dolınasırı~.iGı.~

devam eder. Evrak yönetiminin sağlıklı yürüyebilmesi, dosyalama sıstemı-

mizın ae;;Ükemmel bir şekilde oturması ve işlemesinin bir sonucudur; An­cak bunun için en başta evrak yönetiminin terminolojisini bilmek gerekir.

tl 1\ '/4. DOSYALAMA \"\"

Etkin bir yönetimin en önemli ögelerinden biri "bilgi" dir. Bilgi, "biriş veya konu üzerinde bilinen şey ya da bilgi kullanıcısının bir iş veya.ko-nu hakkındabildikleri" olarak tanımlanır.Bilginin kullanılmasındakıte- _me] amaçlar; bilgilendirme, ima erme, problemleri tanıma, problemleriçözme, karar verme, planlama, örgütleme ve kontrol etmedir.

IS Buno YÖN!o'TIMİNDEDOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKÜMANTASYON

ft,~" JJÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON 19

Yöneticiler hem işletme içinden, hem işletme dışından geçmişle yada bugünle ilgili çeşitli bilgilere ihtiyaç duyarlar. Küçük ya da büyük tümörgütlerin önemle üzerinde durdukları sorun yöneticilere gerekli olacakbu bilgileri sağlayacak etkin ve gelişmiş bilgi iletişim sistemini kurmak­tır. Çünkü örgütlerde biriken ve kullanılan bilgilerin hacminin artması,

bu bilgilerin istenen şekilde, hızda ve doğrulukta düzenlenmesini, akılcı

ve ekonomik biçimde vönetilmesini ve istenen bilgilere hızla erişilmesi­

ni zorlaştırmıştır.

ABD'de yapılan bir araştırmayagöre, herhangi bir büro görevlisininiş yükü okumak, kopyalamak, dosyalamak ve arşivlemek gibi işlemler açı­

sından her yılortalama 4.000 belge artmaktadır. 1985 yılı itibariyleABD'de her büro çalışanı yılda 18.000 belge işlemektedir ve işletmelerin

tuttukları kayıtlar her 10 yılda iki katına ulaşmaktadır. Zamanla örgütle­rin büyüyüp karmaşıklaşmasınaparalel olarak bilgi gereksinimi artmak­ta, bu da yaratılan belgelerin ve kayıtların sayıca ve türce çoğalmasına

neden olmaktadır. İşte bu nedenle kayıt yönetimi kapsamına giren dos­yalama ve arşivleme hizmetleri zorunlu olmakta ve önemi artmaktadır.

f /- Sonuç olarak dosvalama, kayıt tutmanın zaruri bir sonucudur. Büro_'ı, larda hiç durmayan bir evrak akışı vardır ve bu akış iki ana kaynaktan'

gelmektedir:

mP Kurum dışından gelen evraklar (faks, mektup, fatura vb.)

''1 Kurum içinden gelen evraklar

Bir iş yerinde türlü faaliyetler sonucu üretilen belgelerin düzgün bir'şekilde saklanmasına, arandığında hemen bulunabilmesine ve işi bitti. 'ğinde ait olduğu yere kaldırılmasına "dosvalama" denir. .

"Her şeyin bir yeri olmalı" her şey de yerinde olmalı." ilkesi unut~mamalıdır. , ._

4.1. DOSYALAMANIN AMAcı

Dosyalamanınamacı, her bilginin yapısınauygun yerlerde bulunduru­larak saklanmasıdır.Dosyalamanındiğer bir amacı da; kıymetli evrakın as­lına uygun ve zarar görmeden saklanmasıdır,Örneğin; bir noter işlemyap­tığı belgeleri titizlikle ve aslını koruyarak saklar ve gerektiğinde işleme ko.

yar. Bir banka da müşteri hesaplarınınsaklandığı hesap kartonlarınıveyabilgisayar kartuşlarını her an hizmete hazır tutmak zorundadır.

Büro vazışmalannda daima bir kopyanın saklanması zorunludur.Memurlar tarafındanyapılan yazışmalarınbir kopyası ilgili dosyaya ko­nulur. Bir yazının hangi dosyada korunacağı (saklanacağı), büroların

dosya tasnif sistemine göre belirlenir. Bilgilerin zaman kaybetmedenderhal ilgili dosyaya konularak kaybolması ya da başka belgelere karış.

ması önlenir.

Kayıt yönetimi süreci ne kadar bilimsel esaslara dayandırılırsa,o öl­çüde etkin ve verimli olacak ve amacına ulaşacaktır.

Dosyalama işlemleri hiçbir sistematiğe bağlı olmaksızın yürütülürse,yöneticiler gerekli bilgiyi sağlayamadıklarında yerinde ve zamanında

doğru kararlar veremevecekler: işletmenin verimliliği düşecek, bununsonucu olarak da işletme müşterilerineya da sorumlu olduğu diğer kişi

ve kuruluşlara, tatmin edici düzeyde hizmet veremeyecektir.

4.2. DOSYA YÖNETİMİ

Eskiden bir büroya ya da işyerine girdiğinizde gözünüze ilk çarpan şey­

lerden bir tanesi etraftaki kağıtlar, raflardaki boy boy dosyalar olurdu. Ça­ğımız bilgisayar çağı ve bilgisayarların devreye girmesiyle bu durum olduk­ça değişti. Artık, kara kaplı dosyalarınyerini bilgisayar ekranları aldı. Iş­

letmelerde bilgisayarlardan en etkin bir şekilde yararlanılmayaçalışılmak­

tadır.posyal~.!!!.ayearşivJel1!e bilgisayar ortamında..!~ılmak.?dlr.jAncak

mek-ı:uprai olsun, imzalı belgeler olsun hııla b!lgisayar ortamında saklan­ması mümkün olmayan bir çok belge vardır. Ustelik, ABD'de yapılan bir

, araştırma, hala dosyalamanınyüzde 95'inin kağıt üzerinde saklandığım

." fortaya koymuştur. Bu belgelerin bir düzen içerisinde saklanması şarttır.

-'~__ f Evraklarınızı bilgisayarınızda bile saklıyor olsanız dokümanlarınızı~rşivlemek için kendinize bir sistem bulmanız kaçınılmazdır.Ayrıcama- \_nual (elle) yapılan dosyalama sistemlerinin günümüzde geçerliliğiniko­rumasının iki nedeni vardır. Birincisi; bilgisayar ile dosyalamanın manu-

- al dosyalama sistemleri temeline göre yapılması, ikincisi ise; dosyalama.. ecinin bilgisayarla dosyalama yerine manual dosyalama esasına görelatılmasınınpedagojik açıdan öğrenmeyi kolavlaşnrrnasıdır,

ıı, BORa YÖNETiMİNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON,. :..:....-_---------------

BORa YÖNE11MINDE DOSYALAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYONıd

4.3. İYi BİR DOSYALAMA YöNETİMİNİN BİZEKAzANDIRDIKLARI / r /i '/1) AL 1'\1(1

a) Her bir evrağın kaldırılacağı dosya belli olacağından masanızdakağıt yığınları oluşmayacak ve işlemi biten belge ilgili dosyayabeklemeden kaldırılacaktır. '

b) İyi bir dosya yönetimi başka birine ya da başka birime verilen dos­yanınıbelgenin kaydını tutar ve iadesini sağlar.

c) ~yi bir dosyalama yönetim sistemi, size çalışma düzeni kazandırır.d) Ihtiyaç duyulan belgeye/dosyaya, bu 2 yıl öncesine ait bir belge de

olsa, kısa sürede ulaşmamzı sağlar.

5. DOSYALAMADA ORGANİZASYON TİPLERİDosyalama ve arşivleme hizmetlerinin yöneriminde üç farklı sistem

uygulanmaktadır.

5.1. MERKEzİ YÖNETİM SİSTEMİ

. ~vrak hacmi az ve durumu elverişli olan küçük kuruluşlardamerke­zt sıstem uygulanır.

, Dosya ve belgeler aynı_yerde ve tek bir ünitede korunur.bokü_ma.ntas~oıı:merkezi de denen bu merkez büro, kuruluşun~Üm birim­lerıne hızmet eder ve konularla ilgili bilgiler bir arada bulu d • "'1 ·1· k' . n ugu ıçını gıı ışı aranan şeyi hemen bulur. Böyle bir örgütlenmeye ihtiyaç du-yulmasının nedeni, giderek artan kayıt hacminin büyük boyutlara ulaş­masıdır.

5.1.1. Merkezi Yönetim Sisteminin Faydaları

a) Kayıt ve belgelerde tekrarı önler, karmaşıklığı ve b~na bağlı ola­rak doğacak hataları azaltır.

b) Merkezi büroda dosyalama konusunda uzman personel çahşnnlabilir,

c) Aynı konuda ayrı birimlerde çift dosya (mükerrer) ya da benzerdosyaların oluşmasınıönler.

d) Dosyalar daha iyi korunur ve arandıklarında uzman kişiler tara­fından kısa sürede bulunarak, zaman tasarrufu sağlanır.

e) Dosyalama ve arşivlerne için ayrılması gereken alandan ve perso­nelden tasarruf sağlanır.

f) Dosyalama ve arşivleme amacıyla kullanılan malzeme ve dona­nımdan tasarruf sağlanır ve bunlar daha etkin kullanılır.

5.1.2. Merkezi Yönetim Sisteminin Sakıncaları

a) İş hacmi ve belge sayısı az olan kuruluşlarda uygulanması duru­munda, maliyeti yüksek olacağı için uygun bir sistem değildir.

b) Merkezi yönetim sisteminde dosyaların onlardan yararlanacakmemurlardan uzakta oluşu zaman kaybına, dosyalarınyıpranma­

sına ve kaybolmasına yol açar.c) Bazı birimlerde, işlerin özelliği değişik kayıt ve dosyalar turulma­

sını gerektirebilir, Merkezi sistemde bu gereğin yerine getirilmesigüçlük yaratır.

d) Merkezi sistemlerde kullanılan dosyalama ve arşivlerne sistemiesnek değildir. Yeni gelişmelere uydurulması, genişletilmesi ya dadaraltılmasıçok güçtür.

e) Konusunda uzman, recrübeli ve becerikli kişilerin istihdam edil­mesini ve yüksek kapasiteli donanımların kullanılmasınıgerektir­diği için, hizmetin maliyetini yükseltir.

f) Aynı belgeye ihtiyaç duyan farklı bölümler arasındakibağlantının

kurulması ve sürdürülmesi önem taşır. Bu durum çoğunlukla so­run yaratır.

5.2. ADEMİ MERKEZ İ YÖNETİM SİSTEMİ (BİRİMLERİ

ESAS ALAN SİSTEM)

(' Belgelerin dosyalanmaları her bölümün kendi içinde kurulmuş kü..\çük üniteler tarafındangerçekleştirilir.Her bir sorumluluk merkezi, ken-

BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKÜMANTA'YON BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKÜMANTASYON 23

-,----_.._----~-------

6.2. USSALUK (AKLA UYGUNLUK)

dine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını oluşturur. Evrak hacmi fazlaolan büyük kuruluşlarda veya yerleşme durumlarının mümkün kıldığı

hallerde ademi merkezi sistem uygulanır. Bazı belgelerin, işlem gördüğübirimlerde dosyalanmaları ı1aha uygundur.

Bu düzenlernede her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirir,genellik­le kendi dosyalarında bulunan bigileri temel alarak kararlar verir ya daraporlarını hazırlar. Gerekli olduğu zaman, birimler arasında dosya alış.

verişi de yapılabilir.

5.2.1. Ademi Merkezi Sistemin Yararları

a) Evrakın dolaşmasında çabukluk sağlanır.

b) Dosyaların sayısı az ve hacimce de küçük olacağından, kullanıl­

maları da kolayolur.

c) Dosyalama ile ilgili olarak yapılan işlemler, merkezi sistemde uy­gulanan işlemler kadar şekle bağlı ve karmaşık değildir.

d) Dosyaların, üzerinde işlem yapacak memurlara yakın oluşu, işler.de kolaylık ve çabukluk sağlar.

c) Her bölüm kendine uygun olan dosyalama sistemini uygular.

f) Sistem daha esnektir. Yeni bir sisteme geçilmesi ya da sistemebaşka bölümlerin dosyalarının ilave edilmesi sorun yaratmaz.

g) Evrak ve 'dosya işlerinde çalışan personelin birimin diğer servis.leriyle ilişkide bulunması, iş yeri psikolojisi yönünden olumlu et.kiyi sağlar.

5.2.2. Ademi Merkezi Sistemin Sakıncaları

a) Birden fazla birimi ilgilendiren konularda, her birimde ayrı ayrı

dosya açılması emek, zaman ve gereç harcanmasına yol açar.

b) Hizmetin denetimi güçleşir,

c) Bazı durumlarda aynı içerikli dosyaların bazı bölümlerde diğerle­

rinden farklı zamanlarda güncelleştirilmesi,yazılan raporlarıngü.venilirliğinibir ölçüde azaltır.

5.3. KARMA YÖNETİM SiSTEMi

Kuruluşun bünyesine göre, bazen her iki sitemin birlikte kullanılma­

sı doğru olabilir. Karma sistemin amacı; her iki sistemin ortaya çıkarabi­

leceği eksikliklerden kuruluşu korumaktır.

Merkezden sık sık başvurulanve ilgili memur ve sekreterlerin her anellerinin altında bulundurulmasıgereken veya çok değerli ya da gizli olanbelge ve dosyalar ilgili birimlerde. memur ya da sekreterlerin odasından

yönetilir.

L T?m kuruluşlardadosyalama hizmetlerinin en etkin şekilde ~~~le~e.

,.Si teK!:ı1r sistemöileiumez. ~~ruluşun faaliyet alanına, dosyalamahizmet­k..rİ!1in.yoğunluğuna, çalışanların sayısına ve niteliğine, yer ve donanım du­,~,:,ni göre'l1erkuruıuş'KendisineuygıinoIaC:iKlJifSiStemi uyguıanl.alıdır.

6. İYİ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNDE OLMASI

GEREKEN ÜZELLİKLER

Dosyalama sisteminin kuruluşa istenen faydayı sağlayıp, kuruluşun

daha etkin ve verimli yönetilmesine katkıda bulunabilmesi için, aşağıda.

ki özellikleri taşıması gerekir.

6.1. BASİllİKJyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından ~~

laran!aşıhr veıruııamıa6ilirolmalıdır. Bunun sonucu olarak gerek dos.yalara konulan evraklara erişilmesi, gerekse evrakların dosyalara konul­ması açısından kişileri tereddüte düşürmeyen,zaınan kaybettirmeyen vehızlı karar verdiren bir dfuende tasarlanmalıdır. Şunu da unutmamakgerekir ki; ~ir evrakS saniyede, en fazla 45 saniyede bulunmalıd!f:jBu"lunamıyor ise sistemsizlik ya da sistemde hata var demektir.'-

İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış biramaca hizmet etmelidir. Başlıklar; tam, açık olmalı ve aydınlatılmaya ge­rek duyıılmamalıdır.

Sisteminiz esnek olmalıdır, ayrıca vöneticinizle oturup evrak yığınını

azaltmak için ilave kurallar da geltştirebilirsiniz.

1. Kural: Masanızı Düzenleyin: ,. ,M sürekli temiz olmasına dikkat edin, Masanızın üzerinde

asarıızm s , d b i k ü lesir ve ö-evrak biriktirmeye başlarsanız, her şeyi yerın e u ma g ç ,nemli bir evrak kaybolabilir.

2. Kural: Planlama Yapın: . .. ..I· .. O" o. d yalama işi ıçın ıkıBelirli bir dosyalama planı ge ıştırın. rne.gı~ o.s ..

haftada bir yarım gün veya 2-3 saat ayırabilirsm ız. Boylece bu ~n veyasaatlerde bu işe voğunlaşarak daha etkili çalışıp fazla ,konmuş nushaları

temizlevebilirsiniz.

3. Kural: Bekleme Dosyası Olu§turun:

Hemen dosyalanıp kaldırılması gerekmeyen evrak için bir "beklemedos ası" oluşturun. Yöneticiniz vazışmalarm, gelen evrakı~, ,,:o~l~rın ~e

y kl ektiğine kendisi karar veren bır kışı ıse, uraporların ayı anmasl ger . ' k ."bekleme dosyasını" birlikte düzenli olarak gözden geçırıp gere tsız şey­

leri alabilirsiniz.

4. Kural: Her Yöneddye Ayrı Dosya Oluşturun:

h .,' evrak raflarıBirden fazla yönetici ile çalışıyorsanız, epsı ıçın ayrı

i, . b km k yer belli olur ve ev-kullanın Bir evrak aradığınızda, a anız gere en d "Irak sayısı azalmış olur. Her yöneticiye ayrı bir "bekleme osvası o u ş-tutun. .

5. Kural: Evrak Trafiğinde Boğulnuunsk Için: .. .,

"Gelen evrak sepeti" bulundurun. Diğer çalışanların veya yonetlc~­

, in evrakı farklı yerlere koymasına engelolmuş olursunuz. Bunun gı-

nb~~' 'd k" "dosyalanacaklar", "yazılacaklar" için de bir sepet kul-i gı en evra ,lanabilirsiniz.

6. Kural: Teknolojiden Yararlanın: , , . ,Yazılarınızı bilgisayarda yazın ve dosyalarda saklanan b~lgılerı disket­

lerde veya Cd-rom'larda saklayın. Elektronik dosyalama yontem ve tek­nolojilerinden haberdar olun.

24 BÜRO YÖNETİMİNDE DOSYAI.AMA TEKNİKLERi VE DoKÜMANTASYON

t , . , ,...J"' / , ,,' J~ i _.d..

i;. ,.,' i0(OoN'\ ",1-e""'t)'-. ~Ü ~ f 'l D"j""",r:;:. r.6.3. KULLANIŞLILIK Y;'ı..';'I"'LO"JL\ ol"'\\-"

:::'"le"'"Bir büro için en kullanışlı dosyalama sistemi, büronun ihtiyacuııen uy-gun şekilde karşılayan sistemdir. Muhasebe bürosu için hazırlanmış birdosyalama sistemi banka şubeleri için kullanışlı olmaz. Çünkü her büro­nunfur14I)§ alanı ve sistemi vardır.=-9meğin yurdun her ilinde satış mağa­":aSı'bulunan' bj;'l'§letmeii1n'dosyalama-~i~teminitLaı:UigiUpıarl böıgesel te­meıeg8re,-alt'gruplaii'milşteriJerınls1mlentem~line-ğöre o~ımar-"'Iı"dir-,- ..------ -~.- - _._~.,~ -_.~ -----~ -----,- ..._---~.....,-------

6.4.EKONOMİKLİK

Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, eri a~jrer kYilanılarakwapiln,,,iıdır. bosyal~mada si~teme en·uyg;.~ oı,;;~aİzeme kuııanılmaİı_dıı-:Sistemihtiyaca göre genişleyip, daraltılabilmelidir. Etkin olmayan birbüro sisteminin yarattığı olumsuzların başında, para ve zaman kaybınaneden olması gelir,

6.5. TUTARLıLIK

" -.:iyi bir dosyalama sisteminde ana gruplar ve alt gruplarJ>i!'i:ılrleriyle( --!!:!.~lı ~!!li!i1jdıf. Herbir'irubliö.sınidarı iyi belirlenmeli, evrakın hangi\, dosy~ya kaldıralacağı rahatça anlaşılmalıdır.

6.6. TRANSFER KOLAYLIGI

İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemden yararlanmayı kolaylaştırınalı_dır. B~lgcleı:in dosyalanmastlllI!sebebi zamanı ve yeri gelince onlardan ya­JlIr1;;;ma ktır. 'ılir l:!oşyayıinceley~n kişibudc;sy;;'y;bii başka~ına veya at§i~ve devredeb,~iı,Iltlna ,ı:ransferjgesüJın:~ale) denir:' D~S-0ııama sistemi,bUiii1erin veya dosyaların dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir,Transfer kolaylığı sağlayacak ilgili prosedürler önceden tasarlanmalıdır.

7. ETKİLi DOSYALAMA İÇiN GEREKENKURALLAR

İyi işleyen bir dosyalama sistemi geliştirmenin ilk adımı, önceliklenelerin dosyalanıp nelerin dosyalanmayacağmmbelirlenmesidir.

BüRO YÖNETİMiNDEDOSYALAMA TEKNİKLERI VE DOKÜMANTASYON 25

7. Kural: Amacınızı Belirleyin ve Unutmayın:

Kurduğunuz sistemi daha iyiye götürmenin 'yollarını arayın ve geliş­

tirin. Sorunları tespit edip, o sorunlara yol açan nedenleri ortadan kal­dırmaya çalışın. Dosyalarınızı sık sık başkalarıyla da kontrol edin.

27

'e:dikk:at edilmel,idir?

'n", 'mlhi özellikleriırmahdır?

9. İYİ PLANLANMIŞ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN

YARARLARI

. BÜRO YÖNEliMlNDE DOSYALAMA TEKNiKLERl VE DOKÜMANTASYONBÜRO YÖNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLER] VE DOKÜMAmASYON \26

8. DOSYALAMA SİSTEMİNİN SEÇİLME SÜREcİ

İşletmelerde dosyalama sistemi seçilirken, öncelikle tüm dosyalamasistemleri üzerinde bir araştırma yapılır. Bu araştırmada, seçilecek dos­yalama sisteminin işletmenin "esas faaliyet alanı"na en uygun dosyala­ma sistemi olmasına dikkat edilir. Aynı işletme içinde farklı konulardafaaliyet de bulunabilir. Her farklı iş türü için, farklı bir dosyalama siste­mi geliştirilir. Dosyalama sistemi alfabetik, numerik, kronolojik veyacoğrafi sistemlerden herhangi biri olabilir.

Dosyalamanın, konularına göre yapılması durumunda "aynı konuaynı dosyaya" ilkesine göre, aynı konu ile ilgili bütün belgeler aynı dos­yaya toplanmalıdır.

Herşeyden önce iyi işleyen bir dosyalama sisteminde dosyalanacakbelgelerin veya yazıların neler olduğuna karar vermek gerekir.

Seçilen sistem:

Lo Dosyalama Sistemleri

Lo Dosyalama Sisteminin Alt Yapısında Bulunması

Gerekenler

Lo Çalışma Soruları

ı. DOSYALAMA SİSTEMLERİ

Dosyalamada kullanılan çeşitli sistemler şunlardır:

ı. Alfabetik Dosyalama Sistemi

2. Numaralı Dosyalama Sistemi

3. Coğrafi (Bölgesel) Dosyalama Sistemi

4. Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi

5. Kronolojik Dosyalama Sistemi

6. Karma Dosyalama Sistemi

Ll. ALFABETİK DOSYALAMA SiSTEMİ

Alfabetik Dosyalama Sistemi, dosyaların ye içL~deki evr",kl~ın,

A'dan Z'ye gruplandıralarak sıraya konllImasıdırji:ıharf arasına rehber-·ledconu!ar:ik:Qüsy;ılaraerişim- k~[a'yı",i!ır!lır. Kavalye vadascpararör dedenilen bu rehberle~,· ü;~r;nd~ harflerin yazllı~Td~ğııkarton ya da plas-tiktenyapilmış,g~;;-clrikle r~nkÜ;;YI~~~I~rci;r. -- - _. - -

-AjfabetikD;;yalam;Si~temi'nde~kişil;rin isimleri yerine telefonrehbeiilldeoldu1iU-gibi soyadlarını~ esııs-,,ılınmas,--~ygun _<>.!ı,ı.!-

Alfabetik Sistem kolaydır, kullaruşlıdır, evrak arandığında zorluk çek.meden bulunabilir ancak bazı harflerde yığılmalar olabilir. ,._

( i \... ~" ıvv~'\") .,

31

Davalı Dosyalar

Demirbaşlar

Depo Çıktıları

Banka Sözleşmeleri

Bankalarla Yazışmalar

Borç Takipleri

•

1.1.2. Alfabetik Sistemin Sakıncaları

1.1.1. Alfabetik Sistemin Faydaları

Şekil 2: Alfabetik Dosyalama

A~f:"'::BURO YÖNE'11MiNDE DOSYAlAMA TEKNİKLERiVE DOKÜMANTASYONBÜRO YÖNETiMİNDEDOSYAlAMA TEKNİKLERiVE DOKÜMANTASYON,30

Şekil!: Alfabetik Dosyalama RafDüzeni

,J Bu sistem pratik olması nedeniyle yaygın olarak kullanılır. Yapılan

araştırmalar sonucunda dosyalamalarınyüzde 90'1 bu sisteme göre vapıl-:

maktadır,

Alfabetik dizin şu konulara göre yapılır:\;

iLJP Kişi isimleriiLJP İşletmelerin isimleriiLJP Bulundukları bölgeler

[;JJI İşin türüBir grupta yer alan dosya sayısının 9-10'dan fazla olması durumunda

o grup, alt gruplara ayrılır. A grubunu örnek alırsak alt sistem Aa, Ab,Ac, Ad .... şeklinde olacaktır.

Alfabetik Dosyalama Sistemi'nde, dosyalar raflara aşağıdaki şekilde .

ve düzende sıralanır;

l3

301

3

1

67

Bakım ve Onarım .

Personel .

Spor Faaliyetleri .~---;-:----:----ı

Toplantılar

Alfabetik olarak indckslendiğinde:

Örnek 2: Alfabetik İndeks

BÜRO YÖNETiMINDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON

1.2.2. Desimal (Ondalık) Sistem

Desimal dosya tasnif sisteminine göre. şirketi'"l.,yajJt!ğıjşle.r .en,.çoklDana g~ı.ı..153'_aY!:11ır._ı:ı!t-"na_11!'ıp-,~nlu~birinci..alt. gr~ba,bırınc-, ~ı~ ..grup onluk ikinci alt gruba,il<i.rıci alt,ı;rup~nluk ıl\.u]1.cu_a!tgrııba glIJ.ıayrılır:-~'" .. .

--·lieLbi~.J,'Tupt!'ıer alacak dosyasayısı 10'u geç_~e~e~J"rt~y!?_~sten­diFka_d~r...aynf!LYaplfab1lir. H~5[aY~Kı:.~?un ıIk~ı:.~.mda ver alandosyaya "o" sayısı verilir. sihr rakamı "gen.:t. kOn~~ar~ ~yr;l~r: Bu dos:y'3.gruptakraiğ:E_d()syalara..ıe0I111ram~!'an-1<ayit venelgerer ıçınKi.illanı­ran-düs')'3,Oı:i''- --

----' -

BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON

1.2. NUMARALI DOSYALAMA SİSTEMİ

1.2.1. Sıra Numaralı Sistem

32

Numaralı Dosyalama Sistemi'nde, Alfabetik Sistem'de olduğu gibiharfler değil ralçımlar kullanılır. Dosyalar arasına yine alafabetik sistem­de olduğu gilJ(~cl;j;;;~ler konur. Bu sistem iki şekilde uygulanabilir.--

Dosyalara birden başlayarak ihtiyaç duyulan numaraya kadar numa­ra verilmesi ve bıın'umaralaFesas'aliiüiiak tasnif yapılrri-'i:,i'e'sastii:'Busr~i:emdeaosyayıı;uTma.I('içiri'dOsE-ıllimarasırıibllriıeK gerekffieKremr-ve

lJuamaçla 6Jr-deiila-eks ha~rrı;ınm~lU:!ıLAranan evrakin önce Indekstendosyanumarasıı;ulunur~s·onra,()..rı!lmar~lıdOsyaaaTıevraı<'çikarifii-

l Alf~iı~~ik Do~yala~a Sistemi'ne ;;direkt sist~~~;, ~;:'-;;'-;'-;'~l~-dosyala­ma sistemine de "endirekr sistem" denilebilll] Bu sistemde dosyalara bir­den başlayarak. sınırsız sayıda birbirini izleyen numaralar verilir. Örne­ğin birbirini izleyen numaralar verilmiş olan fatura, çek. makbuz, sigor­ta poliçesi gibi belgeler bu numaralara göre işlem görüp, dosvalanırlaı.

v Genellikle noter, sigorta şirketi. vergi dairesi gibi kuruluşlar ile küçükişletmeler için uygun bir sistemdir.

Örnek 1: Sıra Numaralı Sistem

,j!

Ömek4:

35

•

:. O Y'ÖNE'liMİNOE DOSYALAMA TEKNİKLERİVf D_O_K_Ü_M_A_NT__A_SY_O_N _BURO YÖNETIMINDE DOSYALAMA TIoKNlKLIoRI VE DOKUMANTASYON

Örnek 3:

J4

37

Örneğin;

Örneğin;

T "KL Ri VE DOKÜMANTASYONBÜRO YÖNFriMiNOE DOSYALAMA EKNI E _

. If:"~,/",50@09 numaralı belge,

24 nolu rafta,

50 nolu klasörde,

09 nolu dosyaya konulacaktır.

. lt b samaklı numara kuilanılmasrnıgerektirir. Ba-Fakat bu sıstem, aı.ak. d daki asal sayıya göre dosvala-samak sayısı altının üzerıne Çı tıgın ason

a yapmak daha doğru olur. ._ d'm " d s alamada ortadaki asal sayıya gore os-

Sondaki asal sayıya ~ore. o y i. FLG t asal sayı, numaranın so-yalamanın temel prensipleri uygu anır, aa, "nundaki son iki numaradır. _ );"'J--<;/\

445 87045) numaralı belge,\-

45 nolu rafta,

870 nolu klasörün içindeki

445 nolu dosyaya konacaktır. . .. d Ianması ve bu belgelere erişil-

\

' Bu sistemde çok sayıda belgen~ asya, işlemeve elverişli, esnek birmesi kısa zamanda ve kolayolur. yrıca gemsistemdir.

1.2.2.1. Desimal Dosyalama Sisteminin Yararları

BÜRO YONETIMiNDE DOSYALAMA TeKNİKLERI VE DOKÜMANTASYON

Örnek 5:-------------

200~')'önetiın Bilgi;Si$t~E)

3(,

Evrak sayısı arttıkça sıra numaralı ya.da on.clalık. sistemil1Jgıllaıl1ml-Z()rlaşır. çOksaYlcfaKayit-"eı;~lgeım-o-!<a't<lLd~a vejc!as.ömn yanı~ıradolap, raf ya d;-çekn:ıece gerektirir. K1;ısör Ve dolaf'ların sayıca artrnası ne­

"deniyle avrı ayrı verlen, konmak ;;-~nda olması, ı;;;lg~l~te -eri-şimi"g-üçleş_(irir. Bu durumda dosya1afiifha-ngıdolap,rarveKrasotoeolduguiılıg5ste_rerı-danaı.:ı.rrani§lIhi;:-siSte;;;~geteK_iIıWlur:Bu~~istemleı;örtadaki-asal'Sayıya -vesoncraırasaısay;yagöred~sYalama siste~~ridı;:::---' ~ _

r-' Ortadaki-~yıya-gör~-dosyaıamad~-am;~belgeyeerişimiri kolay­llaştıtııması ve belgelerin lJasör!er ve ratlar arasında eşit dağılımının sağ­ı' lanmasıdır. Bu sistem, klasörun bulunduğu her rafa ya da klasör içinde-

ki her dosyaya iki basamaklı bit sayı verilmesi esasına dayanır.

1- a) Yaı:;;y bölün~~:er sınıt$~ 91arak yapılabilir.

b) Miıfltıki bir sfstemdir. <

Le) İşletmerrin mı;rk;~iinde ~e §upeletinde aynı dosya planı uy-

gulanabilir..:<. cl bU~isay~rkuııanımuıa kolaylık sağlar-d) BilgisaYılr sıste~uı e ", '

1.2.2.2. Desimal Do.çy;lama Sisteminin Sakıncaları'a) Dikey grupların'W'lu olması si~temi sıuırlandırır. smitlama i

karı§lklıklarit.~Y61 a~abilit.· '. . .b) Dosya uuınarıılarmın6kUiı:ınfi-sındavanhşlıklar yapıhıbıhr.

1.3. KQNU ADLARINA GÖRE DOSYALAMA SİSTEMİ

Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi'ne "Tek Konu-Tek DosyaTasnif Sistemi" denmektedir,_B~trt~l:ll1~~el1iLher.ckı2YaI!ınbir konuyukapsaması veodosyaya·sadece konu ile ilgili belgelerin konmasıdır. B\Lsisternde kayıt~v~J~ıgei~~ if~d~syaı~i: k~~~·adl~ı:lna.göre=gtl1rland7rIJır.Hergrupdaha sonra alt grupi~rabölünür. Ana gruplara çoğunlukla ko­~iinun adını çağrıştıran ve anlaşılır kodlar verilir. Örii<:ğirıi..!:ir k:ı!:ıliı­şu11 temel işlevsel bölümlerinin herbirinin ana grup olduğunudüşünüpKüCllayalım: ~ ._..._-~.. _ ..---_._-

Üretim =ÜR

Pazarlama = PZ

Personel = PER

Muhasebe =MUH

Eğitim =EG gibi.

Her dosya bir konuyu kapsar. yani bicdqn-jıY,Lyalnız bir konu ile il­gilie-vrakkon;;r.

~u Adla!!!)a GÖLeJ::ıosya1ama Sistemi'nde iki aY'p.y(jntem kYllanı­

'1 1a~il.ir. ~~n1ardan ilki Sözlük Yöntemi'dir. Bu yönte!ııde.l1!'lidenenko­

nu~~ı:sözlükteki gibi alfabetik sıra içinde dosyalanır.

.Diğer ikinci yöntem Ansiklopedik Yöntem olup, bunda birbiriile il­gili konu@Lhir~ia geili:ili&sonra her grup alfabetik sıraya korıuıya da

Q ;ı~.konu gtl1pları belirlenerek kQdlanlLyeJJ.uana~.gnıp.altındakLheraltgruba numara.zerilir.

Örneğin personel bölümünün dosyalarınıele alalım:

İş Tanımları

İzinlerle İlgili İşlemler

Personel Sicilleri

Personel Sözleşmeleri

Sosyal Yardımlar

SSK İlişkileri

... gibi devam eder. Her harf arasına sözedilen seperatör F da reh-berler konur. ~._--

38 BURO YÖNETiMİNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi vf DOKÜMANTA'YON oso YÖNEıiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLEIlİvf DOKÜMANTASYON

Örnek 7: Ansiklopedik Yöntem

PER PERSONEL BÖLÜMÜ

PER-l İş Tanımları

PER-2 İş Gerekleri

PER-3 Personel Sözleşmeleri

PERA Atama ve Nakiller

PER-S Personel Değerlendirmeleri

PER-6 İzinlerle İlgili İşlemler

PER-7 SSK İlişkileri

PER-8 Emeklilik İşleri

PER-9 Sosyal Yardımlar

... gibi devam eder.

Ömek8:

39

PAZ 02 01

PAZ 0202

PAZ 0203

Örnek 6: Sözlük Yöntemi

Personel

Atama ve Nakiller

Emeklilik İşleri

Emekli Sandığı İlişkileri

İş Gerekleri

PAZ

PAZ 01

PAZ 02

PAZARLAMA VE SATıŞ

Müşteri Bilgileri

Satış Raporları

Haftalık Satış Raporları

Aylık Satış Raporları

Yıllık Satış Raporları

'1/.

41

Mahmudiye

ESKİşEHİR

İnönü

Alpu

Çifteler

Beyoğl\lJ

M.K.Paşa Mihalıçcık

Pazaryeri

Yenipazar

Söğüt

t;lu\iuk Osmaneli

ANKARA BİLECİK

Aya§ Bozüyük

Beypazari Gölpazarı

Kadirli

KozanE\lliaçl;ığ

Yumurtalık Poladı:

Osmaniye .Hll,Y!'iana

Bahçe

Ceyhan

Örnekll:

Örnek 10: Coğrafi Dosyalama Sistemi

İstanbul Genel Bölge Dosyası

L. ~d~ıat:,::·tEkır~1!e§ikia§.1 Beykoz

İLLER ADANA,,:;,','A' ""0

BÜRO YÖNETİMİNDEDOSYAlAMA TEKNiKLERI VE DOKÜMANTASYON-------

kentlerine ya da farklı ülkelere yayılmış ise, dosy,,!arn~ sis!."nıini~.~ğra­

Ei bqlgeesasınagöre tasarhinmasınalinde OahaKullanışlı olacaktır.,

--B~ sistem elektrik ve su idareleri,~u 'sisjlmuhaf~lıkları,~iLfi.ıs mü­dürlükl;;-rT;;ebekdiyeler.,gibi bmu I~urum v~J'Urıılu~aı:1ilc l'"yım, ulaş­tirm';, turizm, büyük toptarıcı ve parekerıdeci işlermeler gibi yayg'rıfa,,­li'yetgösteren' ör~tler içi!1'Çok:::-llYgU:ndur.

- Kı~, ülke~;ehir, ilçe ve l.!att".nıa.halleY".kadaı:"lt kısımlaEa_ayrll~~~!irIeir;imlerrtaşıyany;rdımeı başlıklar alfabetikolarak dIZinr.

~C';;-~afi bölg-;:i;;~ göre dosyalamada4ısya mikt;;'~ yapılan iş hacrniv- .le ifgili olarakistatistiki veril", şağlanmaş)biiKımındanda ayrı bir önemtaşır, Bölgelerin dosvalannınkalınlığı işletmelerin o bölge hakkında birkanaat;:-s~lıip ()lunİ11,!~I~a-yardımcı olu,::

BÜRO YÖNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON40

Böyle bir .sistemi ~y?ulama~ .için öncelikle sistemin, işletmenin faali-.y~tler,-ne cve.ışle,rın bolumlendırılmesine uygun olması gerekir. Işletme­~ Yaptıgl ışlerı kapsayan ayrıntılı bir dosya planı oluşturulmalıd;r.-

Ayrı~a bayanların evliÜk nedeniyle soyadlarının değişmesi ya da baz~nerke~e:n mahkeme kararıYl~~~yadlarının değişmesi durumlarında;

·j!t;rJ:)?ııyayerinde~9c~li>} . . 1dt!'!ı~<,+kJ J

Jlma:ıgi!(I,ğıe. "'··d·. .....s""a~ô~Ya( ..,

~·ti'il,1:ıSfer

Ömek9:

Handan Kartal(Sici! No: 3421)

Evlenm- nedeniyle

Handan Yılmaz olmuştur.

Dosyası (YI) gözüne geçirilmiştir.

12.05.2000

Bütün ~os~lama sistemleri ya doğrudan doğruya ya da dolavlı ola­rak alfabetık sisteme dayandırılır. Bu EaKimoan-aItabetik fihristeme-ku_ranarını çOK ıyı bılmek gerekir. ~.

.Kon~ esasına ı:öre. ~Ifabetik dosyalama, em kOll.u_s.!:'.vıslçok~~kar­maşık bır yapıda olabılır, ayrıca pahalı bir sistemdir. Bunun nedeni' ka­~tve belgeler.ın çOKIarlUımınasidUrumunda çô~yıda-g;uplama.v:Wıl_ınasııyı];e!."ktırme.~ıdı~ -_. --7 •

1.4. COGRAFİ (BÖLGESEL) DOSYALAMA SiSTEMİ

~ ..o~~a b~şlıklar~nın coğrafi bölgelere göre düzenlenI!!esidir. Eğer birorgutünraalıyetle:ı:0ehrind~ğݧi!c_semtlerine,ilçelerıne, ülkeni;) çe§i!li

43

20022QPl

MART

NİSAN

ARALIK

Örnek 14: Kronolojik DosyaIama Sistemi

1.5. KRONOLOJiK DOSYALAMA SiSTEMLERİ

BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON

Bu dosyalama sisteminde tarihler esas alınır. Evraklar yıllara, aylarave ğti~~ere gÖredüzenlenir. Zama\) kavramınl~öi~em~_()TcIUgi.ilşTeraet.kronolojik dosyalama sistemi büyük Kolaylıklar sağlar. Borç ve alacak iş­

lemlerinin takibi için oldukça uygun bir sistemdir. Örneğin senetler ban­kalarda ödeme sırasına göre vcrleştirilin

Bu sistem tek başına kullanılmaz, diğer sistemlerle birlikte kullanılır.

Basit ve güvenli bir dosya sistemi olmasına rağmen, uygulama alanı ol­du kça dardır.

1.6. KA.RMA DOSYALAMA SİSTEMİ

İşletmelerdeyapılan faaliyetlerin türüne ve yoğunluğuna göre her za- 'man tek bir dosya tasnif sistemi, tek başına yeterli olmayabilir. Bu ne­denle uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla iki ya da üç sistem birlik-te kullanılır.

Buse Tekstil Sanayi A.Ş.

BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNlKLERİ VE DOKÜMANTASYON

Örnek 13:

42

Bey~u Bölge Dosyası:

Buse Tekstil Sanayi A.ş.

Bölge geneldosvasmda ~~lirli sayıda~~,,:i<tqr!~nınca, daha küçük .ünitelere aitdosvalaraçmakgerekir, .

Örnekl2:

- Bir şehir veya ilçenin genel dosyası kabardığı zaman, içindeki evrak ).alafabetik olarak kısırnlara ayrılır, aynı zamanda tarih esasına göre de sı) .nıflandırılabilir.

v

44 BURO YÖNEliMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON Bımo YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERl VE DOKÜMANTASYON 45

2.ı. GELEN EVRAK KAYIT DEFTERİ

Dosyalama sistemlerinin iyi işleyebilm~i için ön kgşul; başlangıçta i-yi bir kayıt sistemi oluşturmakur. Bunun için "Gelen Evrak", "Giden LEvrak" ve "Zimmet Defteri" kayıtları tam ve doğru oluşturulmalı ve uy- .'gulanmalıdır.

Evrak kayıt defterlerinin belli bir şekli vardır, Ancak en iyi sistem,kayıt işlemlerinde örgütün ihtiyaçlarına en iyi cevap veren sistemdir. Bunedenle, evrak kayıt defteri bizzat yöneticinin hilgisi dahilinde sekretertarafından geliştirilebilir, ~(·LL Lı r \)~ı,I,..Jwf i LL ,J~--_

Kayıt defterleri. örgütlerdeki çeşitli evrak ve dosyalarm izini sürmekiçin son derece gerekli olan araçlardir.

Gelen evraklar incelendikten sonra gelen evrak defterine kaydedilir.Gelerı}als1>ir iÇii1ayp-6ii1qy~KiiııaniIabilir: Geleİı.e~;jc i;aYit d..,[tei111dem;;iı~-~ereden geldiği, kon~;;-':;~~n -rı;;-~lduğu, geliş tarihi gibi çeşitli

bilgiler bulunur.

Defterde sıra numarası sütunu her vıl l Ocak tarihinde 1 numaradanbaşlar. Numaralar birbirini atlamadan izler ve 31 Aralık akşamı defterinaltına bir çizgi çizilerek kapatılır.

GKarma sistemde dikkat edilecek en önemli nokta; seçilen sistemleri~

, birbirine uyuın sağlaması ve dosyalama ihtiyacını gerektiği şekilde karş;~ )lamasıdır.

2. DOSYALAMA SİSTEMİNİN ALT YAPısıNDA

BULUNMAsıGEREKENLER

'.~:""""'.".'~"""

Akdenlzl3ölgllSiEge Bölg··Marmara

Ana Grup

ÖrneklS:

47oYÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERJ VE DOKüMANrASYON

Örnek 17: Gelen Evrak Kayıt Defteri

Sıra Kayıt No Tarihi Nereden Eki Ozü Kime Havale Düşünceler

no, tarihi su, geldigi havale tarihiedildiği

]Örnek 16: Gelen Evrak Kayıt Defteri

i GELEN EVRAK KAYIT DEFTERİ

Genel Türü Geldiği yer Eki Konusu Havale Havalesayı tarih ve sayısı olduğu tarihi

yer

'l rı "r-\ ,~:., ıl ,,'>'

\ ') --, ( ." ,~,,9~'J'\.· -'r- o\",,,~\~

. BÜRO YÖNETIMINDE DOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKÜMANTASYON46

49

:

GiDEN EVRAKIN GELEN EVRAKIN

Sıra Tarih Gideceği Eki o-o Dosya Tarih Sıra Düşünceler

no. yer na. no.

-

Örnek 19 Giden Evrak Kayıt Defteri

o YÖNmMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMAt'ITASYONBÜRO YÖNE1iMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASY

ı GİDEN EVRAK KAYIT DEFTERİ

1 Gidi~ sıra Gönderildiği Eki Konusu Çıktığı Cevabını teşkil ettiği

numarası yer tarih dosya gelen evrekın geliş sıra

nosıı no'su, tarihi

e---

48

2.2. GİDEN EVRAK KAyIT DEFTERİ

.. .~şlemi bitm.i~. innalanmış rnekrup Ve yazılar giden evrak defterine yafoyune kaydedilir. Çıkış sıra numarası almamış yazılar gönderilemez.;;

Defte~ ~~r .yd 1 Ocak'ta i numaradan başlar ve 31 Aralık akşami<kadar bırıbırını ızleyerek devam eder. 31 Aralık günü verilen en son nmaranın altından çizilen bir çizgi ile defter kapatılır.

Örnek 18: Giden Evrak Kayıt Defteri

-~-~----

Sahife No: .

Örnek 20: Zimmet Defteri

PosjalanmaE<:ak v~J.lgili ki§.ilere elden verilecek mektuplar zlmmetdefterine kaydedilir. Evrak teslim--;'dilm~denönce,alan kişinin kimliğiincelenir, adi,-soyaaı, adresi, imzası zimmet defterine alınır. Gizli evrak­lar ilgilisinden başkasına verilmez.

Belgeler "kayda girecek" ve "kayda girmeyecek" evrak olarak ayrıl­

malıdır.

51YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYONBÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON ~"

2.3. ZİMMET DEFTERİ

GONDERILEN GONDERILDlGlEVRAKIN

Sıra Nev'i Yaprak Esas Ozü Adres Tarih Alanın adı soyadı

no. eki no. imzası

50

o Dosyalama Sürecinin Aşamaları

iZ':7 Evrak Takibirıin Yararları

D Çalışma Soruları

ı. DOSYALAMA SÜREcİNİN AŞAMALARı

(DOSYALAMADA TAKİP EDİLECEK YOL)posyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edil­

mesinden b3jlayarak i§kınden kaldırılm,ısınaJ9ıdar_zeçeiisGredeki aşa­

m"'aları içerir.

Bu süreç şu aşamalardan oluşur:

1.1. Dosyalama sürecinin planlanması

Lı. Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması

1.3. Dosya açılması

1.4. Fihrist hazırlanması

1.5. Dosyaların saklanması

1.6. Dosyalara erişilmesi

ı. 7. Dosyaların güncellenmesi

LS. Dosyaların yok edilmesi ya da arşivlerımesi

Bir evrakın dosyalama sürecine girmeden önce evrakııı "dospalarıa­

bilir" olduğunun belirlenmesi gerekir. Dosyasına kaldırılması gerekenher belgenin üzerine kırmızı kalemle "dosvalanabilir" yazısı vaztlmalı, iş­

lemleri bitmemiş evrak dosyaya kaldırılmamahdır. Bu, dosyalama süre­cinde birinci aşamadır ve diğer bir adı; serbest bırakma ve kontroldür.

55

Ll. DOSYALAMA SÜRECİNİN PLANLANMASI

1.1.1. Dosyalama Sürecinin Planlanma Aşamaları

Dosyalama sürecinin planlanmasındakiilk adım kuruluşun ve siste­min kullanıc~~]!1!ll.Jh~larınıkarşılayacak bir dosyalama sisteminin i

-seçılere~sva pı;m"n~ hazulanmasıdır, t<"'''''I...?...Q --N '~l vl117V'l'ljYapılan dosya p anı genellikle kuruluşların tümünde merkez, şube ve

b~~TııruruluşI~rda dosyalama-faarıyetlerinin"lJiltiİn1ili-"-nüsa"'lii.""Çe§lrÜ-

diıruml;rda ikÜ;:;;;'e düşmeyece uralları oyar ve iyi hazırlanmış birdosya planı çelişkili durumlara engel olur,

Dosyalama hizmeti, kayıtların ve belgelerin daha önceden belirlenenbi;düzen içinde korunmasını, bilgiye ihtiyaç duyuldu~d;~""Y.k;;is.tenen şekilde ula§ı1masını sağlamaktadır.Bu süreçte saklama ve bulma·

." işlevleri çok önemlıdir. Dosyarama sürecinde bu işlevlerin gereği gibi ye­~inegearilmesi için bazı prosedür ve yöntemler tanımlanmalıdır.

Dosyalama sürecinde yer alan dosya açılması, dosyanın saklanması,

dosyaya erişilmesi, dosyanın yok edilmesi ya da dosyanın arşivlenrnesi

prosedürleri tek tek planlanmalıdır. Prosedür, dosyalama işlemlerinin

tekdüze ve amaca uygun olarak yapılması için planlanan işlemler sıra­

sıdır,

Yöntem, bir ya da daha fazla kayıt ve yazı işlerinden oluşan bir göre.vi tek bir kişi tarafından yerine getirme yoludur. Dosyalama sürecindekullanılması gereken tüm yöntemler tanımlanmalıdır.Bu yöntemler gö-

, BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYAlAMA TEKNiKLERİVE DOKÜMANTASYON

Bürolarda yapılan işlerin tümünün önceden planlanmasıgerektiğigi­bi, osyalama sürecinin de planlanması gerekmektedir. Planlamada ne­yin, kim tarafın an, ne zaman, nasıL' hangi olanaKıarla;~deVe'niÇlıı

"'yapılacağı belirlenir,

Bir dosyalama süreci planlanırken ya da var olan süreç gözden geçi­rilirken, bu süreçle ilgili herkesin ihtiyaçları dikkate alınmalıdır. Bu dasadece sistemi kullanacakların değil, aynı zamanda bilgiyi üreteceklerinde görüşlerinin alınması gerektiği anlamına gelmektedir.

BÜRO YÖNETİMİNDEDOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON

Şekil 3: Dosyalama Sürecinin A§amalan

54

56 BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYAlAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNEıiMlNDE DOSYALAMA TEKNİKI.ERi VE DOKÜMANTASYON 57

revin kısa zamanda, az çaba harcanarak, başarılı bir şekilde yapılmasınısağlamalıdır.

~' Dosyalama sürecinin ,.etkinliğini sağlayacak prosedür ve yöntemleryazılı hale getirilmelidir. Omeğin kamu kurum ve kuruluşları "Dosvala­ma ve Arşivlema Yönetmeliği"ne göre hareket eder.

i' ~aşamasındaayrıca dosyalama için gerekli araç, gereç, maki­( - ne, malzeme ve yer belirlenir. Dosyalama işlerinin kimin ya cIalGmıerin,~ nerede yapacakları saptanır ve bu kişilerin görev, yetki ve sorumlulukla­i rı belirlenir.

i

, 1.1.2. Dosyalama Sürecinin Yolaçacağı Sakıncalar

1.2. BELGELERİN SINIFLANDIRILMASı VE SIRALANMASı

Belgeler "giden evrak kayıt defteri"ne ya da "gelen evrak kayıt deft~lri"ne işlendikten sonra, belgenin üzerine dosyalanabileceğini gösterenrbir işaret konur. Dosyalamayı yapacak olan görevli yaptığı ~o~trold~ \"dosyalanabilir" işareti olmayan belgeyi ilgili bölüme ya da kişive gerı;

gönderir.

Dosyalanmak üzere beldeyen belgelerin belirli sınıflara ya da grupla-ra göre düzenlenmesi gerekir. Dosyalama öncesi yapılacak sınıflandır­

ma, belgenin hangi dosyalama sistemine göre dosvalanacağına göre de-. ,i

ğişir. Örneğin, dosyalama sistemi konu adlarına göre alfabetik dosyala­ma sistemi ise, dosyalanması gereken belgelerin önce konu adlarına gö-re sınıflandırılması, daha sonra alfabetik sıraya konulması gerekir.

Yapılan sınıflama ve sıralama sırasında dosyalanması gerekmeyenbelgeler kolaylıkla bulunarak ayıklanabilir.

Ayrıca sıralama işi yapılmadan evrak yerine kaldırılmaya çalışılırsa,

her bir evrak için defalarca dosyaları açıp kapatmakgerekecek, bu yüz.den zaman ve emek kaybı olacaktır. Sıralamaylabirbiriyle ilgili evrak birdefada kolayca yerine kaldırılır.

1.3. DOSYA AçıLMAsı

Dosya, içine girecek belge olduğu zaman açılmalıdır. Ancak aynı aı,'­

da dosyaya girecek belge sayısının en az beş tane olması önerilmektedir,Bunun nedeni çok az sayıda belge için gereksiz dosya açılmasına engelolmaktır. Eğer yeterli sayıda belge oluşmamışsa belgeler "genel dosya"dabekletilir.

Bir birim içinde, aynı konuda birden fazla dosya açılmamalıdır. Birdosya yaklaşık 80,100 belge almaktadır. Aynı konuda dosyanın biri dol­madan diğeri açılmaz. Çünkü dosya sayısı arttıkça, dosya yönetimi güç­leşir ve hata yapılması kolaylaşır.

. ;~ Yeni bir dosya açılması kararı; önceden yapılan plan ve alınan pol.it~.ei ka kararı doğrultusunda, belge ve dosya işleriyle ilgili bölümün yönetici-

.

si tarafından verilir. Ye~i bir dosya açıldığı zaman bu dosyanın erikerle­7 nerek kodlanması gerekır.;

i -.~

Kodlama, yanlız belgelerin ilk ayrımında değil, kullanılan evrakmtekrar yerleştirilmesisırasında da zaman kazandıran bir uygulamadır.

59

b. önemlikarıır;

ünkü belgenin aslı

1.3.1. Çapraz Başvuru Fişleri (Bak Fişleri)

BÜRO Y öNniMiNoE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

Birden Çok "Evi" Olan Belgeler İçin Çapraz Başvuru Sistemi (ÇBS)

Belge, bir tek konuyla değil de birkaç konuyla birden Ilgilivse, birdenfazla konunun dosyasına girebilir. Bu durumda belgenin ilgili olduğu herbir dosyaya birer fotokopisi konulacağıgibi, belge birinci derecede ilgili ol­duğu dosyaya da konabilir. Diğer dosyalara da "çapraz başvuru fişi" (refe­rans fişi de denilebilir) yerleştirilir; Bu form çeşitli boyutlarda olabilir.

Formu kullanırken sırası ile yapılması gerekenler:

BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON58

Etikedeme: Dosya kimlik bilgilerinin yazıldığı yere etiket denir. Dos­ya açılacağı zaman hazırlanır.Etiket üzerine dosyanın başlığı, kodu ve için­de yer alan konu, fihrist kurallarına göre yazılır ve dosya sırtına yapıştı­

rılır. Dosyanın başlığı diğerlerindenayrılmasınaneden olacak bir özelliktaşımalı, kısa ve okunabilir olmalıdır. Örneğin, "Görevlendirmeler" ye­rine "Kurum İçi veya Kurum Dışı Görevlendirmeler" başlığı daha açık­

layıcı olacaktır.

Kodlama (Arşiv çalışmalannda sizi kurtaracak araç): Fihristleme sı­

rasında seçilen isim, konu veya başlığa kod denir. Kodlama sayesinde,dosyasından çıkarılan bir yazı kolayca yerine konabilir, Kodlama yapılır­

ken dosya planı ve fihrist kuralları gözönünde bulundurulur.

Alfabetik sistemde belgelerin kodIanmasmda üç yöntem kullanılır:

Örnek 21: İndeks düzeni

61

ŞeklI 4: Çapraz Başvuru Fişi

'{{BÜRO YÖNEıiMİNDEDOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKUMANTASYON-------BÜRO YÖNETIMİNDEDOSYALAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYON60

Ancak sistemi böyle formlu olarak kullanmanın bazı sakıncaları var­dır. En önemli sakıncası, orijinal kopya gerektiğinde önce fotokopinin ol­duğu dosyaya gitmemiz halindeki zaman kaybıdır. Bunu önlemek için ay­nı sistem form doldurularak değil de fotokopi alınarak uygulanabilir.

zaman kaybını önleyebilmek için!....Temelolarak işlemler aynıdır. Form yerine yazının fotokopisi ikinci

derece önemli olan dosyaya kaldırılır.

Yazının aslı üzerinde, kopyanın kaldırıldığı dosyayı belirten bir keli­me ya da cümle varsa altı çizilir (yoksa uygun bir boşluğa dosya adı ya­zılır ve altı çizilir) ve sağda uygun bir boşluğa "X" işareti konur. Bununanlamı şudur: Bu yazıya Çapraz Başvuru Sistemi uygulanmıştır ve yazı­

nın kopyası ... dosvasındadır,

Yazının kopyası içinde de asıl kopyanın bulunduğu dosya adı aranır

(yoksa uygun bir boşluğa yazılır) ve altı çizilir. Yanına boşluğa "X" işa­

reti konur. Bunun anlamı ise; bu yazıya Çapraz Başvuru Sistemi uygu­lanmıştır ve yazının aslı ... dosyasındadır.

Önemle vurgulanmasıgereken nokta, bu sistemin uygulanması gere­ken belgeler oldukça sınırlı olmalıdır. Aksi takdirde dosyalanacak belgehacmimiz iki katına çıkacaktır.

63

.:OR-ıı.. : 12.04.2002

,'0,··..·,',.,·..·;..,«·,·,»>;':":;:}::'j;"::'

Örnek 23: çapraz BaşvuruFi§i

1.3,2. Belgeleri Dosyasına Yerleştirme (Dosyalamanın

Püf Noktası)

Belgelerin dosyalarına yerleştirilmesi sırasında şu hususlara dikkatedilmesi gerekir:

Öncelikle belgenin hangi dosyaya konacağına doğru karar verilmeli.dir. Belgenin doğru dosyaya konması, bu konuda yanlışlık yapılmaması

büyük önem taşır.

Belgenin üzerinde yapılması gereken tüm işlerin tamamlanıp tarnam­larımadığı kontrol edilmelidir.

Dosyalanacak belge, gönderilen bir belgeye karşılık gelmişse, bu ikibelgenin birbirine ilişririlerek dosyasına yerleştirilmesi gerekir.

Belgenin ekleri varsa kontrol edilmeli, tam olduğundan emin olun­malıdır. Ayrıca belgenin gereksiz ekleri ya da fazla kopyaları varsa, dos­yada şişkinlik yaratmaması için ayrılmalı ve atılmalıdır.

Belgenin kıvrılrnış ya da yırtılmış yerleri varsa, onarılmalıdır,

BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERİVE DOKÜMANTASYON

. ,,

x

BURO YONETİMİNDEDosyAl.AMA TEKNIKLLRİ VE DOKÜMANTASYON

ı::~ltstil Sanayi

~~~eiçfrı:t,eminedilente Marmara Nakliye A.ş

. . ·sıuıİ1 tarilfıinıZa gön

ırnızla,

Örnek 22: Evrak

J:;lür M'akiı.a Sanayi

6Z

1.4. FiHRİsT HAzıRLANMAsı

65

Giden evrak ise şu şekilde fihristlenelebilir:

~====~--::ı

Örnek 24: Şahıs İsimleri Fihristi

1.4.1.1 Şahıs İsimleri

Bir ahsın isminin fihristlenmesinde genel kur~, isimle .soy~dı~ın

ı . ~n dgı'·<tirilmesidir. ismin fihristlenmiş şeklı; soyadı bır vırgu~llkeyer erını e, . " i d' . S d dı veya adın i .

lı Değiştirmede takip edılen sıra şoy e ır. oya i, a d~yr~/'varsa öbek adı veya ilk harfi, sonra da diğer ad. Her ~d ~e~a a ınk~al;lmış oTarak kullanılan ilk harfi, değiştirme sırasında bır ünite teş­kil eder.

Fihristlemenin kuralı ünite ünite aynlmasıdır,

M. Ziya Öngör

1.4.1.2. Alfabetik Sıra

ı , i h b' d 'Ik ünitesinin harf harf karşılaştırılmasıyoluylaısırnet erıramı . ikinci i'alfabetik s:raya konur. ismin birinci ünitesi diğerl~r~yıe. ~yn.ı ISıe, .ı 'I~CI ~:

. kilde dikkate alınır. Birinci ve ıkıncı unıte errn amnıtelebr. db': ~y.nı aŞyıe'I olması halinde üçüncü ü nitelerden harf karşılaşnnl-men ır ınnırı •ması yapılır.

"ı"BÜRO YÖNeTiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYONBURO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON64

Fihristierne, isimlerin dosyalarda gerçek yerlerini bulması için önce.den gösterilen zihinsel bir faaliyettir.

Dosya tutulan her bölümde ya da merkezi dosyalama bölümünde, ramdosyaları birarada gösteren bir dosya fihristi hazırlanmalıdır. Açılan heryeni dosya, bu fihriste (indekse) dosya planında yer alan numarası ya dakodu ile kaydedilmelidir. Özellikle numaralı ve karma dosyalama sistemle.rinin kullanılabilmesi için fihrist muhakkak oluşturulmalıdıt.

Fihristi kütüphanelerdeki "katalog kartları", bir kitabın "içindekiler"sayfası ya da "telefon fihristleri" gibi düşünebiliriz. Örneğin kütüphane.deki bir kitabın yerini bulmak için önce katalog kartına bakmak gerekir.Bu kartta kitabın bulunduğu rafı gösteren kodlar, yazar adı, kitap adı gi.bi bilgiler bulunur. Kitabın konusuna göre de tarama yapabilirsiniz. İste.diğiniz kitabın raf numarasınıaldıktan sonra kitaba kolaylıkla ulaşabilir­siniz. İşte dosya fihristleri de bu mantıkla hazırlanmış rehberlerdir.

Konu, kişi ya da kurum adı ve coğrafi bölge isrninc göre alfabetik fih-"rist hazırlamak mümkündür. Örneğin, çalıştığınız kururnda dosyalar müş- "teri adlarına göre alfabetik dosyalanmaktadtt Bu kuruluşun gönderdiği si.pariş numaralarını esas alan bir fihrist de hazırlanmalıdır. Böylelikle eskibir tarihe ait siparişe kısa zamanda ulaşmamz mümkün olur,

Belgeler dosyaya en son gelen belge en üste gelecek şekilde, temiz vedüzenli olarak yerleştirilmelidir.

1.4.1. Fihrisdeme Kuralları

Gelen evrak şu şekilde fihristlenebilir:-c--c- _

,;;tJ ,Mektubun ;'ınte .

iIJ Mekttıhungöiı '"o;;tJ ;Mektuptaklfm~şs.Konuya~re .•...

~BÖlge (yer) isnii~b ~ıke .•~. "'\<,.:' , "'-'·""":"""c"'/'-"'W"""";

66 Bü~o YONErtMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKiJMANTASYON BÜRO YÖNETiMiNDE DoSYALAMA TEKNiKURi VE DOKÜMANTASYON 67

Örnek 26: İsmin İlk Harfi ve Soyadı veya Yalnu Soyadı Fihristi

·Fanık

Ünite ı Ünite 3

Örnek ı7: Birleşik İsimler Fihristi

1.4.1.4. Birleşik İsimler

Bir ismi meydana getiren birleşik kelimeler filıristlemede tek üniteolarak dikkate alınır. Yabancı isimlerde de birleşik isimler tek ünite sa­yılır.

1.4.1.5. Yabancı İsimlerde Örnekler

Yabancı isimlerin önlerinde bulunan "Van, Van Der, Von Der, La,Le, Mc, Mac, St, Du, Dı, 1;, Des, Del De, D" gibi ekler adı teşkil edenkelimenin parçası sayılarak bu esasa göre alfabetik sırayla tasnif edilir.

Örnek 28: Yabancı isimlerFihristi

NejatBülentBülent Nejat Ustalar Ustalar

İsim

, l:tasati Kemal Demir

Örnek ı5: Alfabetik Sıra Fihristi

1.4.1.3. İsmin İlk Harfi ve Soyadı veya Yalnız Soyadı

Bir sovad yalnız olarak kullanıldığı zamarı aynı soyadı taşıyan isim ve­ya ismin. ilk harfinden önce sıraya konur. Başka bir deyişle, adın ilk harfiile kullanılan bir soyadı, aynı harfle başlayan adın önünde yer alır.

N. Çınar ve Ortakları Çınar

69

4

Örnek 31: Kısaltılmış Kelimeler ve Tek HarflerFihristi

BÜRO YÖNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

Örnek 32: Yer İsimleri Fihristi

1.4.1.10. Yer İsimleri

Birleşik olarak yazılan yer isimleri tek bir ü~it~ ol~rak .d~ş~nüıür. F~­

kat, yabancı isimlerde bu kural farklılık gösterır. ISI11ın ?i~i:i~i .~ı~mı b~r

anlam ifade ediyorsa "New York" kelimesinde oldugu gıbı ıkı ünıte: bır

anlamı yoksa "Los Angeles"da olduğu gibi tek ünite olarak alınır.. (Eğerbu ayrımı yapmakta zorluk çekiyorsanız tek bir ünite olarak da dikkatealabilirsiniz. )

1.4.1.9. Kısaltılmış Kelimeler ve Tek Harfler

Firma isimlerinde bulunan tek harfler ayrı birer ünite olarak dikkatealınır tek harf olmayan kısalnlrnış kelimeleri gösteren harfler ayrı birerünite' olarak ve Uzun yazılmış şekilleri dikkate alınarak fihristlenir.

BÜRO YÖNE'liMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

1.4.1.8. Tanınmı§ İSim/er

Tanınmış isimlerin tasnifinde fihrist sırası değiştirilmez, aynen alınır.

Örnek 30: Tanınmış İsimler Fihristi._---

Örnek 29: Şirket İsimleri Fihristi

68

1.4.1.6. Şirket İsimleri

Bir kişi veya kuruluşun yasal adının her bir parçası fıhrisrlemede birünite olarak dikkate alınmalıdır.

1.4.1. 7. Firma İsimlerinde Lakap

Firma isimlerinde bulunan lakaplar da ayrı birer ünite sayılır. Sıra bo­zulmaksızın fihristleme yapılır.

70 BURO YÖNETIMlNDE DOSYALAMA 'I EKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TI'KNİKLERİVE DOKÜMANTASYON 71

Ünite 3 Ünite 4

Şirketi

İnşaat Sa.fuivi,

Ünite 2

John (The)

Ünite 1İsim

The John Lee-Barry Lee-Barry

İsim

Dört-Pen Şirketi

Örnek 36: Yabancı İsimlerde Kullanılan Artikeller Fihristi

Örnek 35: Tire ile Ayrı!ınl§ İsiniler Fihristi

1.4.1.14. Yabancı İsimlerde Kullanılan Artikeller

Bunlar ayrı bir ünite olarak alınmaz. Ortada bulunuyorsa yeri değiş­

tirmeksizin parantez içine alınır.

1.4.1.13. Tire ile Arnlmış İsimler

Firma isimlerinin tire ile ayrılmış bulunan kısımları ayrı birer üniteolarak dikkate alınır ve fihristleme sırası buna göre tanzim edilir. (Ya­bancı isimlerde tire ile ayrılmış kısım soyadının bir parçası ise, o zamantek bir ünite olarak dikkate alınır.)

(Avukat)

Ünite 3

DianaPrincessPrincess Diana

Avukat Ayşe Yılmaz Yılmaz

İsim

'Prof.

Örnek 34: Mesleki Ünvanlar Fihristi

1.4.1.12. Mesleki Ünvanlar

Örnek 33: Numara İle Başlayan İsimler Fihristi

1.4.1.11. Numara ile Başlayan İsimler

Numara ile başlayan isimler okunuşlarının hecelemesine göre alfabe­tik olarak dizilir. Sayı kaç basamaklı olursa olsun, bütünü tek ünite ola­rak dikkate alınır. Kart üzerine yazılırken rakamlar aynen alınır.

Bir kişinin rütbe veya görevi ismin fihristlenmesinde dikkate alınmaz

ve bir ünite teşkil etmez.

a- Ünvan tek bir isim önünde bulunduğuzaman, bir ünite olarak dik­kate alınır ve isimle yer değtştirmez. "KralHasan"da olduğu gibi.

b- Ünvan firm~ isminin ilk kelimesi olduğu zaman; "Terzi Ahmet,Foto Hülya" gibi.

•

1.4.1.18. Soyadı Değişikliği

.So~adı değişikliği söz konusuysa, yeni soyadı esas alınır, eski soyadıda ısmın sonunda parantez içinde gösterilir. Eski soyadına da gerekirseçapraz müracaat fişi hazırlanır.

1.4.1.15. Banka İ5imleri

Genelolarak banka isimlerinin fihristlenmesinde şehrin adı başa alı­nır, sonra da ünvan yazılır. Bazen adreslerine göre de fihristlenebilir.

Örnek 37: Banka İsimleri Fihristi

73

Daimi olarak saklanacaklar. "Sürckliler"

BÜRO YÖNE1iMiNDE DOSYAlAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYON

1.5. DOSYANıN SAKLANMAsı

Bu aşama, dosya hareketinin en durağan, hareketsiz hatta hiç hare­ketsiz olduğu aşamasıdır. Bu aşama, dosyaların bulunması, durması ge­reken yeri kapsamına almaktadır. Her dosyanın saklama süresi ihtiyacagöre belirlenir.

Işlemi biten dosyanın arşivde kaç yıl kalacağını belirten süre, dos~a:nın saklanma süresidir. Dosyalar, ana işlem ve yardımcı dosya olarak ıkı

ana grupta toplanır, Örneğin, bir kredinin tahsisi, ödenmesi ve takibiy­le ilgili yazı ve belgelerin bulunduğu dosya ana işlem dosyası; ayrı haldetutulan listeler, suretler yardımcı dosyalardır. Yardımcı ve başvuru dos­yaları büroların içinde veya varsa yakınlardaki dosya odalarında bulun­durulur. Yardımcı ve başvuru dosyaları için belli bir süre verilmez. Budosyalar ihtiyaç kalmadığı andan itibaren herhangi bir arşivleme vapıl­

madan, geçici olarak bir yere kaldırılır veya yok edilir.

Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri bakımındandört sınıfa ayrılır.

Saklama politikasıbelirlenirken aşağıdaki faktörler dikkate alınmalıdır:

t1J Yasalar bazı belgelerin saklanması konıısunda belirli süreler öngö­diyor ise, bu sürclere uvma zorunluluğu vardır. Orneğin, ticaridefter ve belgeler T.c. Ticaret Kanununa göre LO yıl, Vergi UsulKanunu'na göre 5 yıl süre ile saklanmak zorundadır.

@P Belegelere başvurma sıklığı araştırılmalıdır. Bu araştırmada hangitarihe kadar belgelere gereksinim duyulduğu saptanır. Gereksi­nim eğer bir yıldan geriye gitmiyorsa, belgeleri 2 yıl saklamak ye­terli olacaktır. Ancak bazı kayıtlara başvuru/masa da uzun yıllar

saklamak gerekir. Örneğin, bir sigorta şirketi hayat sigortası vap-

BÜRO YÖNEttMiNDE DOSYA1.AMA TEKNiKLERJ VE DOKÜMAmASYON72

Örnek 38: Resmi Daire ve Müessese İsimleri Fihristi

Bayındırlık Bakanlığı Karayolları Genel MüdürlüğüBrezilya Büyü k Elçiliği

1.4.1.17. Adresler

Birbirinin aynı olan isim ve soyadıarında adresler, şehir ve kasaba isim­leri yardımcı ünite olarak kullanılır, Onlarda benzerlik varsa numaralarabakılır ve küçük numara olan, ismin önünde gelir.

İki isim veya adresin, bir veya daha fazla parçası benzer olduğu za­man yardımcı fıhrist şöyledir: Şehir ismi; aynı şehirdekicadde isimleri,cadde numaraları; apartman numaraları.

Aynı adreste iki numara verilmişse, yalnız ikinci numara ilave fihristbasanıağı olarak knllanıhr, "Dördüncü cadde 221-223"de 221 esas alınır.Hem cadde hem bina isimleri, numaraları verilmişse bina isimleri dikka­te alınmayabilir.

Isparta Pamukbank Şubesi

Ankara Türkiye İş Bankası Kızılay Şub.

1.4.1.16. Resmi Daire ve Müessese İsimleri

Devlet daireleri bağlı bulundukları bakanlığın adı altında fihristlenir.Yabancı elçilikler de bağlı oldukları memleketin aldı altında fihrist sıra­sına girer.

rırmış bir kişinin kayıtlarını o kişi hayatta olduğu sürece saklamakzorunda olduğu gibi, kişi öldükten sonra da öngörülen yasal sürekadar bekletmek zorundadır.

@jP Arşiv için ayrılan alan miktarı çoksa, belgeler ve dosyalar dahauzun süre için saklanabilir.

Dosyalar kuralolarak dosya servisinde açık veya kapalı tahta raf vedolaplarda, çift kapaklı çelik dolaplarda veya çekme gözlü çelik karto­teks dolaplarında saklarımaktadır. Ancak gizli ve çok önemli dosyalarise kilitli çelik dolaplarda ya da kasalarda bulundurulur. Genellikledosya servisinde saklanmakla birlikte bazen konumları nedeniyle bazı

gizli ve özel dosyalar bir yöneticinin ya da ilgili bir görevlinin odasın­

da da bulunabilir.

Çekme gözlü çelik kartoteks dolapları, dosyaların saklanması için enideal yerdir. Çünkü kartoteks dolaplarıdiğerlerinegöre daha güvenli, da­ha temiz ve daha düzenli bir kullanım avantajı yaratacaktır.

Dosyalar nerede saklanırsa saklansın,yerleri .:nutlaka dosya fihristle­rinde belirtilmelidir ki, aranmadan kolayca bulunabilsin. Ayrıca yerleş­

tirme yaparken belli bir plan uygulanmalıve taşıdıkları numara ya da di.ğer işaretler kolayca görünecek şekilde sıralanmalıdır.

Çekmece veya raf üzerine o bölümde yer alan dosyanın ilk ve son nu­maraları yazılmalıdır.

Dosyaların korunmaları son derece önemlidir. Bu nedenle dosyaların

ve kıymetli evrakın korunmasında ve saklanmasında şunlar olmalıdır:

ı. Yanmaz, su geçirrnez, sert darbelerden etkilenmez dolaplar

2. Merkezi alarm sistemi

3. Şifreli kasalar

4. Manyetik dedektör sistemi'

5. Dosyaların tahliyesinden sorumlu elemanlarınbelirlenmesi

6. Yangın söndürme cihazları

7. Pencerelere demir parmaklık, kapılara emniyet kilidi

1.6. DOSYAYA ERişiLMESi

8. Evrakın önem sırasına göre renk kodlaması ve panolara belirtil­mesi

9. Dosya ve kıymetli evrakın konulduğu odaların kamera ile izlen­mesi

.10. Arşiv bölümünün herkesin girip çıktığı yerlerden uzak seçilmesi

lL. Güvenlikle. gerekli bağlantının sağlanmış olması ve herhangi birolağanüstü durumda haberleşmeninsüratle yapılması

12. Bazı önemli belgelerin taşınabilir çanta veya dosya havuzuna ko­nulup, daha sonra dolaba ya da kasaya yerleştirilmesi

13. Su baskını durumunda evraka zarar vermevecekşekilde, dolap­ların yerden vüksekçe yapılması gerekir.

75BÜRO YÖNITİMlNDEDO"YAlAMA TEKNİKLERiVE DOKUMAmASYON

Bir evrak çeşitli işlemlerden geçtikten sonra ilgili dosyasına takılır vegerek duyulduğundaındıanılmak üzere dosyalanır.

Dosya hareket etmekte ve içinde saklanan evraklar gerektiği zamançeşitli işlemlerle karşılaşmaktadır. Ancak, bu aşamada tek başına bir ev­rakın hareketinden çok, bütün bir dosyanın hareketi söz konusudur.Çünkü evrak artık bir dosyaya aittir ve dosyası ile birlikte işlem görmek­tedir. Dosyası ile birlikte dolaşrnaktadır ki; bunun evrakın vıpranmarna­

sı, kaybolmamasıgibi yararları da vardır.

Bir evrakın, çeşitli işlemler sonunda dosyaya takılması ile artık evrakhareketi bitmiş ve dosya hareketi başlamıştır. Bu nedenle dosyadan birevrakın çıkarılması ve onun tek başına işlem görmesi düşünülemez. An­cak evrak çıkarılması zorunlu durumlar da olabilir. (Mahkeme, denetle­me kurulu, genel müdürlük gibi üst yönetimin isteğince.)

Dosyalarına kaldırılmış dokürnanlar, zaman zaman o konularla ilgilikişilerle tekrar incelenmek için istenir. Bu işin dosyalama sistemine za­rar vermemesi için "Dosya isteme Fişi" ile yapılması uygun olur. işlerinyoğunluğu nedeniyle verilen bir yazı veya dosyanın kime verildiği, ne za­man geri alınacağı unutulabilir. Bu nedenle iki kopya halinde hazırlana­

cak "Dosya isteme Fişi'Ine dosyayı alan kişi ile ilgili bilgiler ve ne zamanaldığı, ne zaman geri vereceği gibi bilgiler yazılır.

BURO YÖNETIMINDE DOSYALAMA TEKNİKLUU VE DOKÜMANTASYON74

77

.......(......./200

imzaTransfer Tarihi veImza i___..L..---------'

Örnek 40: Dosya Transfer Fi§i

DOSYA TRANSFER Fişi

Dosyanın izlenmesi, ödünç alınan dosyanın geri dönmesini çabuk.Iaştırrnak amacıylahandatma dosyasının ya da dosya izleme formununperiyodik olarak kontrol edilmesi ve dosyanın geri gelmeme sebebininsaptanması gerekir. Dosyanın geri gelmeme nedenlerinden biri, dosya­yı ödünç alan kişinin dosyayı başka bir kişiye ya da birime vermiş olma.

sıdır.

Dosyanınbir yerden başka bir yere ya da bir görevliden başka bir gö­revliye geçmesi, dosyanın el değiştirmesi aşamasını oluşturur. Böylecedosyanın zimmeti kendi üzerinden kalkmış ve transfer edilene geçmişolur. Bu amaçla "dosya transfer fişi" kullanılır.

Bu aşama, dosya hareketinin başlatıldığı, yönlendirildiğive izlendiğidosya servisi için en güç aşamadır. Sekreterin haberi olmadan bir servis­ten başka bir servise dosya geçebilir fakat ilk kaydı sekreterde bulunmak.tadır, Bu durumda karışıklığa yol açmamak için bu konuda sckretere yada ilgili kişiye telefonla bilgi vermek gerekir.

Dosyaları izleyebilmek için "Dosya isteme Fişi" ve "Dosya h!emeFormu" hazırlanabileceğigibi bir "Dosya Kayıt Defteri" de kullanabilir­siniz. Kayıt defteri dosyaları izleyebilmek için yararlı bir araçtır. Dosya­ların ödünç verildiği zaman, nerede olduklarını toplu halde görmek açı·

sından kullanışlıdır.

. BüRo YÖNETİMİNDE DOSYALAMA TEKNiKLERI VE DoKüMANTASYON., ==~::=.:::..=.=-=-:..:~--=-----------BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKlERİ VE DOKÜMANrASYON

Bir dosya bazen işlem yapıldıktan sonra tekrar göriiirnek istenebilir.Bu konuda böyle bir isteğin aksamadan yerine getiri/ebi/mesi için, basitbir yöntem uygulanabilir. Bu yöntem dosya üzerine kurşun kalemle "tek­rar görülecektir" notu düşrnekrir, Dosyayı elinde bulunduran kişi ilerdet~krar görüleceğini ve görmek istediği tarihi, dosya üzerine yazdığı tak­tirde sekreter yeni bir istek yapılmaksızın bunu yerine getirecektir. Bu­nu yapmak için bir ajandaya ya da takvime not almak yeterlidir. Dosya­nın üzerine "tekrar görülecektir" yazısını yazma yöntemi dosyanın ge-eksiz yere aynı serviste beklemesini önleyecektir.

76

Kopyalardan biri, dosyanın veya yazının yerine, diğeri ise "Hatırlat­

ma Dosyası:'na konur. Böylece dosyanın veya yazının "Dışarıda" olduğu

anlaşılır ve denmesi kolayolur. Ödünç alınan bir dosyanındışarıdakal­~a süresi 7 gündür. Bu süre içinde dosya geri gelmezse, istek fişi verıile­

nır veya yeni süre istek fişi üzerinde tekrar gösterilir.

Örnek39: Dosya isteme Fişi

-- ---------=::..::..::..::..::..:::.::..::==~:=:=:::.=~j

78 BÜRO YÔNE"liMiNDE DOSYALAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYON BüRo YÔNFliMiNDE DOSYALAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYON 79

Örnek 41: Dosya Kayıt Defteri Örnek 43: "l?ı§arıda" Rehberi

Tektif:D()s:~ıo. 4520

DOSYL\ .KAYIT DE

TANıM .: TARiH

DS~l:ıŞ JDo:syası Dos.

Örnek 42: Dosya İzleme Listesi

81,BÜRO YÖNE'rtMİNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

Dosyanın, her işlemin sonunda dosya yerine kaldırılmadanönce yanlış

konulup konulmadığı, tarih sırası, konunun bölünmesinin gerekip'gerekınediği, bilgilerinin tamam olup olmadığı vs. bakımıarından bir kon­trole tabi tutulması, tamam ve kusursuz bir dosya hareketi sağlamak içinönemli bir aşamadır. Sistematik bir dosya izleme sisteminin uygulanmadığı

ii bir iş yerinde, her çalışanın dosyalan alıp kullanabildiği. dosyaların yanlış,':'yerlere konduğu ya da sık sık kaybolduğu bir ortamda görev yapıyorsanız,c' herkesin dosyaları alırken imza atmasını ve geri getirme sorumluluğunu

üstlenmesini sağlayacak önlemler alınanız gerekir. Bu durumda önceliklemevcut sistemi incelemeniz gerekir. Şimdiye dek hangi uygulamalarınoldu­ğunu ve bunların neden etkin bir şekilde yürütülmediğini araştırmalısınız.

Çalıştığınız kuruluşta ya da bölümde, çalışanlarınkendi başlarına im­zalayıp dosyaları aldıkları pek katı olmayan bir sistem uygulanıyorsa,ba­zen bu kişilerin dosyaları imzalamadan alınaları da mümkündür. Bu dasekterer ya da dosyalamadan sorumlu memuru zor durumda bırakır. Özel­likle de bu kurallara uymayanlarınçoğu, sizden daha üst kademede, yö­netici pozisyonundaki kişilersc, tabi ki bunlara karşı saygısızlıketmek is­temezsitıiz. Bu sorunun en uygun çözümü yöneticinize durumu anlata­rak gerekli önlemlere birlikte karar vermeniz ve tüm birimlere yazacağı

bir yazıyı onlara göndermenizdir.

Bir dosyayı görmek ve üzerinde işlem yapmak isteyen memur "Dosyaİsteme Fişi"ni doldurarak dosya meınuruna verir ya da gönderir. Dosyamemuru bu fişe dayanarak istenen dosyayı ilgiliye teslim eder. istek fişini,

belge (zimmet) olarak saklar. Dosya geri geldiğinde fiş sahibine iade edilir.Böylece zimmer işi pratik olarak yürütülür. Diğer bir izleme yöntemi iseşudur: Dosya memuru her dosya verişinde, dosyanın verilişiyle ilgili bilgi­leri birimler için ayrı ayrı tutacağı bir>''Dosyalarna İzleme Listesi"ne işler.Bu arada dosya memurunun yapacağı diğer bir iş "Hatır/atma Kartı"

doldurmak olmalıdır. Dosya yerinden çıkarılarakilgiliye gönderilince ye­rine HatırlatmaKartı konur.

Dosya İzlemeListesi ile Ham1a.tına Kartının Ku11anı1masmdaki Farkve Yarar Şöyledir:Dosya İzleme Listesi, birimler esas alınarak düzenlenir ve bir arada

hangi birimde, hangi dosyalarınbulunduğunugösterir.

HATıRLATMA KARTı

BÜRO YÖNETIMINDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

Örnek 44: ''Hatırlatma''Kartı

80

82 BeKO YÖNEliMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERİ Vf DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETiMiNDE DoSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON 83

Hatırlatma Kartı ise, boyu dosyanın boyundan yüksek olduğundanbir bakışta aranan dosyanın yerinde olup olmadığını ve yerinde yoksadosyanın kimde bulunduğunu işaret eder.

Bir dosyayı inceleyen kişi dosyayı bir başkasına transfer (havale) ede­bilir. Bu amaçla "Dosya Transfer Fişi". kullanılır. Dosya memuru DosyaTransfer Fişi'ni alınca gerek Dosya Izleme Listesi,. g~~~k .ı:ıa~ırlatmaKartı üzerindeki zimmet kaydını dosyanın tansfer edildiği kışının adına(ya da birime) göre değişir. Dosya memuru, Dosya Trans.f~~ ~i~i'~~ alı.n­ca bunu ilgilinin gözüne koyar ve önceki Dosya Isteme Fişi nı ilgiliye ıa-

de eder.

ı.7. EVRAK TAKiBİNİNYARARLARI

Bu tür formlar, kartlar, izleme materyalleri bir "angarya" olarak dü­şünülmemeli, zaman kaybı olarak yorumlanmamalıdır.B~şlan~ıçtahazır­lanması gereken bu yöntem ve uygulamal~r d~sy.ala~a~ıte~ın~e ~olay­lık sağlayacak ve evraktan sorumlu olan kışının ışını duzenlı surdurm.e­sine yardımcı olacaktır. Bütün bu çalışmalar ve sonuçlardan sekreter/asıs­tan sorumludur, ancak başta yöneticiler ve diğer büro elemanlarıda ol­mak üzere herkesin üzerine düşen görevler vardır. Bir belge orada-bura­da kayboluyor, başka evraklar arasına karışıyorsa ve aylarca yöneticininçantasında dolaşıyor ya da masasında bekletiliyorsa, doğacak sonuçlar­dan yalnızca sekreter sorumlu tutulmaz.

Ancak sekreter/asistan evrak denetimini son derece dikkatli takip et­mekle yükümlüdül' Bu iş için başta evrak kayıtlarını iyi yapacak, han~ievrakı kime/hangi bölüme verdiğini bilecek, dosyasından çıkarılan bırevrakı veya tümüyle verdiği bir dosyanın zamanında iade edilmesini vetekrar yerlerine konulmasını sağlayacakve bu işler için yukarıda gösteri­len fonulardan yararlanacaktır.Bu sistemin işleyişi ve dosyalama disip­linli olarak düşünülmeli ve çalışma prensibi olarak yerleştirilmelidir.

1.8. DOSYALARıN GÜNCELLEŞTİRİLMESİ

Dosyaların güncelleştirilmesi üç aşamalı işlemlerden oluşur. Bunlar:

1. Gereksiz belge ve kayıtların dosyalardan çıkarılması ve yok edil­mesi için periyodik gözden geçirme.

2· Gelecekteki olası kullanımlar için belirli belge ve kayıtların sak­lanması.

3- Yöneticilerin sürekli kullanacağı belgelerin, her an ulaşılabilecek

şekilde hazır bulundurulması.

Kayıtların periyodik olarak gözden geçirilmesi sırasında dikkar edil­mesi gereken bazı husular vardır. Bunlar; yasal gerekler, yönetsel gereklerve yönetimle ilgili şahsi kararlardır. Çünkü belgelerden bazılarının yasa­lar gereğince ve yasaların ernrettiği süre boyunca saklanmalarıgerekir.

Genellikle her kııruluşta faturalar, sipariş mektupları, vergi kayıtları,

personel kayıtları ve bordrolar, her türlü yazışmalar dosyalarda birikir. Buçok sayıda kayıt yararlı olmadığı anda ya da yasal saklama süreleri doldu­ğu anda, belgelerin yok edilmesi gerekir. Eğer böyle bir uygulama yapılmaz

ise, tekrarlanan kayıt ve belgelerde yığınlar meydana gelir ve sonuçta bel-r gelerin saklanması ve gerektiğinde bulunması güçleşir, Kayıtların tekrar

kullanımlarının sağlanması, belge yönetiminin önemli bir parçasıdır ve di.ğer büro yönetimi faaliyetleri ile uyumlu olması sağlanmalıdır.

1.9. DOSYALARıN YOK EDİLMESİ YA DA

ARşİVLENMESİ

Dosya hareketinin son aşamasıolan aşamaya, ayıklama ve arşive gi­diş diyebiliriz. Tıpkı görev süresini tamamlayarak emekliye ayrılan birmemur gibi...

Bir dosya, birtakım işlemler sonucu ayıklanmak suretiyle arşive kaldın­

lu: Bu ayıklama ile yok edilmesi gereken evraklarla bir süre daha saklanma­sı gereken evraklar tespit edilir. Imhasına karar verilen belgelerin listesi ikinüsha olarak hazırlanır. Imha listeleri denerimler için 10 yıl süreyle saklanır.

Saklanması gereken ya da saklanmasına karar verilen evraklar arşive

kaldırılırken, yok edilmesi gereken evraklar belli bir süre daha bekletildik­ten sonra inıha edilmektedir. Arşive kaldırılmasına karar verilen evraklar­la doldurulan bir dosyanın hareketi aslında tam olarak bitmemektedir.Çünkü, mademki saklanması gerekiyor o halde ileride yine işe yarayacak,yine hareket edecek demektir. Bu hareketin süresi evrakların özellik veönemlerine göre değişmektedir. Ayrıca yasalarla da belirlenmiştir.

84 BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYAl.AMA TEKNİKLERİ VE DOKüMANTASYDi

Büro Uygulamalarında Kupürleme

Dosyalamada Araç Gereç Seçimi

Donanım Seçimi Yapılırken Dikkat Edilmesi

Gerekenler

Dosya Etiketlerinin Hazırlanması

Çekmece Etiketlerinin Hazırlanması

Kutulama

ı. BÜRO UYGULAMALARıNDAKUPÜRLEMEProfesyonel bir sekreter, örgüt için gerekli olan bilgileri toplayarak,

bunları işleyen ve bilgiye dönüştüren biridir. Profesyonel bir bilgi işçisidir.Bu nedenle yöneticinin karar verme süreçlerine katkıda bulunmak ama­cıyla gazete, dergi, bülten, yıllık gibi çeşitli yayın organlarını tarayarak,bunları Sistemli bir biçimde örgütü için bir araya getirmelidir. Sekreterkupürleme işlerini vürütürken, bilgi kaynakları her şeyden önce ulaşılabi­İir olmalıdır. Maliyeti düşük olmalıdır, bilgiler aktüelolmalıdır, ilgili olma­

lıdır ve kullanım kolaylığı olmalıdır.

Profesyonel bir sekreter kupürleme işlemleriniyaparken, şirketi han.gi alanda faaliyette bulunuyorsa, toplavacağı bilgiler de o alanda olmalı.dır. Piyasa araştırmaları, reklam, pazarlama. toplumun tüketim kalıpları,

86 BÜRO YbNETI~llNDEDOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKUMANTAöYON BURO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNIKLERi VE DOıcıJMANTASYON 87

Dosyalamada işletmeninihtiyaçlarınaen uygun bir sistemin seçilme­sinin yanı sıra, seçilen sistemde kullanılacak araç gerecin de iyi bir etüdyapılarakve piyasa araştırmasısonucunda elde edilecek bilgilere göre be­lirlenmesinde yarar vardır. Eğer fazla sayıda dosya kullanılıyorsa, çeşitli

rerıklere göre sınıflamalar yapılmalıdır. Büyük kuruluşlarda kullanılan

renkli dosyalama planı ve criketler, dosyalama sürecini azaltmış ve yan­lış dosyalamaları belirli ölçüde ortadan kaldırmıştır. Bu konuda şunlara

dikkat edilmelidir:

değer yargıları, sosyal-kültürel, siyasal ve ekonomik alanlardaki kanaat­leri gibi farklı alanlarda yoğunlaşarak, bilgi toplama yoluna gitmelidir.Bunlarla elde ettikleri çeşitli yazı ve resimleri, uygun dosyalar oluştura­

rak düzenli bir biçimde saklaınalıdır.

Kupürleme yaparken gazete ve dergilerdeki kesilecek kısımlar varsa,resimleri ile birlikte kesilerek uygun bir zemine yine uygun bir biçimdevapıştmlır, Bugün kupürlenecek bilgi kaynaklarına internet sayfaların­

daki yazılar da eklenmiştir. Bunlar da düzenli olarak taranarak, yazılar

toplanıp, okumak için sistemli bir biçimde düzenlerırnelidir,

Kupürleme yaparken kesilen kısmın hangi yayın organında yer aldı­

ğma, hangi tarih ve sayısında bulunduğuna özellikle dikkat edilir. Bun­lar, hem şirketin daha fazla bilgi edinmesi durumunda, hem de bir yayın

organı çıkarmanın düşünülmesi durumunda referans olarak göstermeyeyaravacaktır,

Sekreterler şirketin üst düzey yöneticisi ile birlikte, diğer çalıpnla­

rını veya orta düzey yöneticileri bilgilendirınek istiyor iseler, kupürlerifotokopi ile çoğaltarak, dağıtımını da sağlamalıdırlar. Örneğin pazarla­ma ile ilgili bir yazıyı, pazarlama departmanıyöneticisine vermelidir.

Özellilde basın sekreterliğinde kupürleme, belli bir bilgi ve beceri ge­rektiren önemli bir görevdir. Kupürlemenin bir sistem çerçevesinde yü­rütülmesi ve istenen bilgiye kolay bir biçimde ulaşılabllrnesiiçin, kupür­lenrniş bilgilerin konularına göre fihristlerinin oluşturulmasıgerekir. Bufihristler sayesinde bilgiye kolay bir biçimde ulaşılır.

2. DOSYALAMADA ARAç GEREÇ SEçiMi,

@ft Görünüş

@fP Dayanıklılık

@ft Sisteme Uygunluk

@fP Fiyat durumu

@fP Kullanışlılık

Dosya\ııma araçları:

@fP Klasörler: PVC kapaklı, alt koruyuculu, kızaklı mekanizma, ışığa

dayanıklı renkler

Dosyalar:

@fP Plastik telli

@fP Plastik delikli şeritli

@fP Plastik askılı

~ Yaylı plastik

@fP Klipsli plastik

@fP Sıkıştırınalı

@fP Poşet ve telli dosyalar

@fP Yandan delikli telli

@fP Telli dosya

@JI Buzlu poşet

@fP Delikli poşer

@fP Renkli yarım kapak dosya

@j Renkli tam kapak dosya

gJ Kapaklı lastikli

@fP Sunum dosyaları

Presantasyon amaçlı bu dosyalar; değerli belge, kupür, fotoğraf, pro­je malzemeleri ve iş raporlarının korunmasını da sağlar.

Askılı dosya ve havuzlarDokümanı rahatça yerleştirrne, hızlı dosyalarna, kavalvevi istenen ye­

re verleştirme kolaylığı sağlavan askılı dosyalar ve aliminyum profil rrıon­tajlı çerçeveli 25 askılı dosya kapasiteli havuzlar.

~ Cepli kutu dosya

@jff Kağıt askıları

@jff Kalarnoza

rn Ayraç (seperatör) karton

@ Ayraç (seperatör) plastik

@i K1asör ara kartonları

@ Askılı dosya klavyesi

[~ Evrak gruplandırma araçları

@P Kartoteksler

@P Karr dolapları

@i Dosya dolapları

@i Arşiv ve evrak kuruları

3. DONANıM SEçiMİ YAPILlRKEN DİKKATEDİLMESi GEREKENLER

kDob nanım vüksek kapasiteli, kaliteli ve yüksek maliyetli olabilir A

ca - azı hususlar dikkat i k . n­lar her zaman . t . ek~ ını.~a sı~m yapılacak seçimler ve satınalma,

SiS emın et ın ıgıne bır şey katmayabilir.

~~ı:~:mın seçiminde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır.

a) Dosya miktarı ve artış oranı- Ö . . . ku iilk aylarda fazla belg ...1 : rınegm yenı ru an bir işyerinded • e uretı rnemış o masma rağmen, yapılan lanlar

bOlgfultusunda gerçekleştirilecek iş bağlantılarına bağlı olarak ür:ıileceke ge sayısı artacaktır. '

h) Do--1--- --'-1._1_1--'_·T.....uaaıx~yapıSı" Donan '. d d

belgelerin büyüklükleri kalı i kl '.. rm seçımın e osyalanacakgizlilik derecesi vb. hus~slar ;ı'kkal

atrı, ıfızıkselldort~.mlardan erkilenme veI . e a ınma ı ır. Omeğin k' i' b ierın dosyalanmasında ç lfk ka i ço gız i e ge-

e ı sa arın satın alınması gerekir.

88BÜROYöNErtMlNm DosyAl.AMA TEKNİKL),'Rİ VE DOKUM"

- At-lTt.;'YO'N

-·t'?'

~~ÜR.O YöNfliMiNDE DoSYALAMA TEı<NtKLERİVE DOKÜMANTASYON

c) Dosyalama i§letninin merkezde ya da bölümlerde yapılması: Merke­zi dosyalama bölümlerinde kullanılacak donanım ile bölümlerde yapıla­

;'cak dosyalamada kullanılan donanım farklı olacaktır. Örneğin, bölümle­.1 rin bürolarında aktif belgelerin dosyalanmasında taşınabilir dosya ha­, vuzları ya da üç-dört çekmeceli metal dolaplar uygunken, merkezi dos­

yalama bölümünde az yer kaplayan fakat çok dosya konabilerı tavana ka-dar raflı dolaplar tercih edilir.

cl)Belgelerin smıflanmave alt sınıflaına ihtiyacı: Örneğin sıra numa­ralı sistemle sınıflanan belgelerin dosyalanması için, dikey dosyalamasistemi uygun olacağından bu sisteme uygun donanım seçilmelidir. Anagruplar ve alt gruplara göre alfabetik sınıflama gerekiyorsa. yatay dosya­lama sistemi uygun olacağı için buna göre donanım seçimi yapılmalıdır.

e) İndeksIeme, çapraz ba§VU1'U ya da şifreleme araçlarına duyulan ih­tiyaç: Örneğin indeksleme için ayrı indeks kartları, çapraz başvurma içinözel kartlar gerekir.

t) Belgelere ve dosyalara ba§vurına sıklığı: Çok sık kullanılan belgelerinel altında ya da çabuk erişilebilir yerlerde bulundurulması gerekir. Bu du­rumda mobil dosya havuzlarının ve açık raflarm alınrnası önerilebilir.

g) Dosyalanıa ve arşivleme alanının büyüklü~: Dosvalaına amacıyla

kullanılan alan küçükse, bu alanı en ergonomik biçimde kullanmayı sağ­

layacak donanım seçilmelidir.

h) Belgelerin Ihtiyaç dırydu~ koruıuna derecesi: Belgelerin toz, nem,su, ışık, ısı, manyetik etkiler, yangın, hırsızlık, kemitici hayvanlar vb. gü­veniikierini tehlikeye sokacak etkenlerden korunmaları çok önemlidir.Belgelerin bu tehlikelerden etkilenme derecelerine göre ayrılması ve on­ları koruyacak donanımların buna göre seçilmesi gerekir.

ı) zaman ve emek tasarrufu sağlanması: Donanımların dosya ve bel­gelerin ilgili oldukları yerlere konması ya da onlara erişilmesi sırasında

zaman ve emek kaybına neden olmamasıgerekir.

i) Dosya ve belgelerin sıkı§t:ırıIına ihtiyacı: Küçük bir alanda çok sa­yıda belge dosyalanmak isteniyorsa seçilecek donanımın bu dosya ve bel­geleri sıkıştırabilmesi gerekir.

90 BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLııu VE DOKÜMANTASYüN BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi vi' DOKÜMANTASYON 91

Eriketlerin hazırlanmasında ve yerleştirilmesinde dikkat edileceknoktalar şunlardır:

5. ÇEKMECl:.. fTİKETLERİNİN HAzıRLANMASı

Çekmeceler üzerinde bulunan etiketler, içindekini tam olarak göster­melidir. Renkli ya da siyah ve karşıdan okunabilecek büyüklükte olmalı­

dır. Her göz üzerinde mutlaka başlığı olmalıdır.

Çekmece etiketinde bir isim, alfabetik bir kısım, bir konu, bir numa­ra ya da yılı gösteren sayılar bulunabilir. Tek dublex başlıklı çekmece e­tiketleri vardır. Dublex başlıklı çekmece etiketleri, son dosyaııınvcya sonkartın adını değil, oraya kadar olan son kısmın başlığını taşır, Dublexbaşlıklıetiketler çekmeeelerde dosyalama ve bulmavı kolaylaştırır, zamankaybını önler.

Örnek 45: nuhlex Ba#dıÇekmece Etiket Örnekleri

ı. Çekmece ı. Çekmece

200,349.1000

.~" 'i','

Belg~bosyası'.i.. '., ,,~ . ", i .".<.".:

Numaralı Kısım

Desirnal Numaralı Kısım

2. Çekmece2. Çekmece

4. DOSYA ETİKETLERİNİNHAzıRLANMASı

j) Kullanacak personele uygunll$ı: Kullanımı zor, zaman alan ya dauzmanlık isteyen donanım satın alınırken bu donanım! kullanacak per­sonelin özellikleri dikkate alınmalıdır.

k) Büroya uygunll$ı: Donanımda işlevsellik kadar, estetik özelliklerve bürodaki diğer donanıma uygunluğu da dikkate alınmalıdır.

I) Maliyeti: Aynı ihtiyacı karşılayacak farklı kalite ve donanım bul­mak mümkündür. Donanımmümkün olduğu kadar ekonomik olmalıdır.

Alınan donanımın benzer ve eşit kalitede olanları için, ucuz olanını ifa­de eder.

Dosyanın açılması ve kutulara yerleştirilmesietiketlerne ile olur. Eti­ket bir çeşit otomobil plaka numarası gibidir. Plakası olmayan araç nasıl

trafiğe çıkamazsa, etiketi ve etiketin üst satırındakikod ve üretim numa­rası konmadan dosya hizmete çıkarılmaz.

1- Etiketketlerin vazılışında, bütün dosyalarda etiket başlıklarının

aynı yerden başlamasınave bütün birinci kelimelerin aynı hizadaolmasına dikkat edilir.

Bu düzen, dosya dolaplarının veya çekmeeelerinin önden arkayadoğru aynı görüntüele olmasını ve bu başlıkların kolay okunınası­

nı, kolaylıkla kayıtların bulunmasını sağlar.

2- Başlık üzerine isim, kelime ya da k,,· .r: fihristlenmiş sırasına

göre yazılır.

3- Yazının tamamı normal ya da büyük "." tlerle aynı şekil kullanıla­

rak yazılır.

4- Noktalama işaretleri normal şekliyle kullanılır veya bunların ye­"ine iki harf boşluğu bırakılarakyazılır. A.Ş. yerine AŞ. gibi.

5- Bir başlıkta birden fazla isim bulunduğu zaman genellikle blokşekli ile yazılır. Birden fazla satırı kaplayan tek başlıklarda ise, teksatır arası ile ikinci satır, ilk satırın üç harf boşluğu içcrisindenbaşlatılmalıdır,

93

Kutu etiketindeki altkarede 200'ün yanındaki

25 sayısı, ayrılan personeldosyalarının, 25. kuruyugösterir.

BÜRO YÖNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON-----

t#Jff Kutuya koruılan evrak savısı. klasöte konulandan daha ', fazladır. Yani kutuda daha fazla evrak muhafaza edilir.

;tJ Klasörelerı dosyayı çekmek yerine, kurudan qosyayı almakdaha kolaydır.

tf/Y Klasöriçinc vcrleşririlen her türlü dosya, h~itvebelgcletda;ha çabuk yıpranır. .

iDI\lıtular, bir yerden bir yerelolayc,) ,:te bir~i~ine karış-nı;ıdan taşırup yerleştirilmesini de .sa.glar. .)

rffffi .. J<.~1tll dolapda desteksiz durabilir, Fakatklasörü buşekilde. dlirdumwk zordur. . .

Kutulaıruının Fa.ydalan:

firJ Evraktn yıpranmasınıönlemektedir.@i Kutu herhangi bir desteğe ihtiyaç duymaksızın durabilmektedit.iD Estetik açıdan göze hoş görülmektedir.' Dahadüzenli ve. olumluCıur, . .' . .' "

~tulard~ "ruloların saklanması mümkündür. Ancak, büyükfitinm'k\asôrde sa ı imkansıZdıf' ."

,dosya 'ilen hareketlilik',sağlanırken,qsya,açılınası ya:plaıilıı-

pl'!!ıık1i'!ınııı getir-

Dosyaların açılmasından işlemi bitineeve kadar ofislerde tutulması

ve ofislerden sonra arşivlerde saklanması, klasör yerine kutu ile sağlanır.

Ofislerdc askılı gömleklerde bulunan dosyalar arşivlere kaldırılırken

kurulara aktarılır.

Kutu ve klasör arasındaki farklar:

İK - İnsan Kaynakları200 - Ayrılan Personel Dosyalarının

Kod Numarası

296 - Ayrılan Kaçıncı Kişi Olduğunu i1550 - O Kişinin Ski! Numarası

6. KUTULAMA

BÜRO YÖ~ETıMİNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

Örnek 46: Etiket Çeşideri

92

DOSYA ETİKETİ

94 BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİVE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETiMINDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON 95

Kutuya Konabilecek Malzemeler:

@fJI 'Ielli dosyalar

@fi/ Gömlek dosyalar

@iII Defterler, bloklar

@P Zarflar

@ii Kataloglar

@fi/ Kart, Kartonlar

~ Gazete

@iP Dergi, broşür

ri'ff/ Katlanmış proje, belge

@ii Çeşitli malzeme

Klasöre Konulabilecek Malzemeler:

rijP Evrak

&iP Gömlek dosya ve telli dosya

6.1. KUTULARIN ETiKETLENMESi

işlemi biten evr~k ait olduğu dosyada dosvalanacak, dosyalar da yineait oldukları kutularda muhafaza edileceklerdir.

Birim ve şubeler, bu dosyalama planına göre açacakları kurulan,evrakın hacmine göre açacaklardır. Kutular açılırken öncelikle bölümlerdikkate alınmalıdır.

Kutu etiketinin açıklama kısmına kutu içindeki dosyanın bir tekdosyadan ibaret olması halinde yıllar yazılabileceği gibi, kutu içindebulunan dosyalar hakkında bilgiler de yazılabilir.

idari ve Mali işler Müdürlüğü "IZ5-Şubelerle Yazışmalar" konusun­da tüm şubeler için birer dosya açmış ve bu dosyaları kutulara verleştir­

miş, ayrıca bu dosyaların konulacağı kutuların etiketlerine de şunları

yazmıştır:

Örnek 47:

'-»"

""o 'iŞtER" L)GÜ

Kutular~an tasarruf için örneğin; "100 Satın Alma" bölümü için birkutu, "31O-Ihracaat" grubu için bir kutu açılabilir.

6.2. DOSYA-KUTU VEYA BiRİKTiRME KUTULARI

Her. ayrı konu veya işlem için ayrı dosya açılır. O konuda açılan dosyasayısı bır kuruyu kısa zamanda dolduracak miktara ulaşmayacaksa, kutufazlalığını ve yer kavbını önlemek için bu dosyalar biriktirme kutularınakonur.

97

boylarına .göre sı:aiıdatt üre­luillanışhdır. Dqsyalar sis­

. hızlı ve kolaylıkla bulmak. .. çısından sakıncası vaxdır. .

rı: toidan kortırla~Fakat.prııtik. .. k açıp kapatmak gerekir.

yİar' üzerinde harcket ede­plardır. Bağlarıı, uz~ m~- .olaplıırın en Önem dası

ile, dosyabneO; iyi, maHyetlidirlçt;· . .. ., .

',kenın yan. kı~muıda bulu- .lı ...' .rdır.:x'ef .. 'ede .

r,

7. RAFLAMA

BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON

8. DOSYALAMA TERMİNOLOJİSİ

Masalarda üretilen dosyalar, konularına ve türlerine göre raflarda yada çekmeeelerde sıralanır.

Raflama şekilleri:

Dağıtım mı dolaşım mı? İmza atmak mi parafc etmek mi? Evrakyönetiminin de kendine göre bir dili vardır. Kullanılan terminolojivi iyibilmeniz vöneticinizi de daha iyi anlamanıza ve işinizi anlatrnanıza

yardımcı olacaktır.

Dağıtımı Dağıtım işlemi görecek evrağı (belgelerin), dağıtılacak kişi

listesine göre kopyası çıkartılır. Beş kişiye dağıtılacaksa, ekleri dahiltoplam 5 kopya yapılır ve her kişiye, oluşturulan setlerden eksiksiz ve­rilir. Sözkonusu dağıtım listesi elimizde kalan orijinal kopyanın en uygunyerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir. Hatta bazen karşı

BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLER! VE DOKÜMANTASYON ;,

Örnek 48: Grup Kutusu Etiketi Örnek 49: Konu Kutusu Etiketi

120G.l<""Ttn',.,..,

rı

Örnek 50: Bütün Bölüınleri İçerenTek Bir Birikim Kutusu Etiketi

96

BURO YÖNETİMİNDE DOSYALAMA TEKNiKLl'Ri VE DOKÜMANTASYON

taraftan isimlerinin karşısına paraf atmaları istenir. Böylece elimizdekalan orijinal kopyanın üzerinde, bu belgelerden kimlere hangi tarihteverildiğinin bilgisi mevcut olacaktır.

Dolaşım: Dolaşım işlemi görecek evrak, dağıtım işlemi gören evrakın

aksine kesinlikle çogaltılmaz. Yine bir isim listesi mevcuttur. Sözkonusulistedeki kişilere sırasıyla orijinal evrak gider, yazıyı gören. kişi eğ.er ~r,:"

ediyorsa ve gereidiyse ilgili yerlerin fotokopisini alır, listede ısm~~ın

karşılığmı "gördüğüne dair" parafe eder ve kendisinden sonra gelen kişı~e

teslim eder. Evrak tüm listeyi dolaştıktan sonra ilk çıktığı departmana gelır

ve orada dosvalanır, .

Klase etmek: Dosyalama işi yalnızca dosyaya kaldırmak değildir. Işi

biten evrakın dosyasına kaldırılması, klase etmek olarak adlandırılır.

Parafe etmek/paraf atmak (küçük imza): İmza değildir fakat imzayerine özellikle şirket içi yazışmalarda kullanılır. Genellikle yöneticilerinisminin ve soyisminin başharflerindenoluşan 'küçük imza'dır.

Dosyalanabilir olmak: İşlemleri birmiş ve dosyalarımasına karar verilenbelgedin Dosyasına kaldırılmasına karar verilen belgenin üzerine kırmızı

kalemle "Dosvalanabilir" yazısı yazılmalıdır.

lC7 Sekreterin Masaüstü Verimliliği

IC"! Büro Verimliliğinin Artırılmasında Sekreterlerin Rolü

o Çalışma Soruları

ı. SEKRETERİN MASAÜSTÜ VERİMLİLİÖİSekreter masalarındaverimliliğin altın kuralı ''her §eY için bir yer ve

her §ey kendi yerinde" kuralıdır. Masaüstü verimliliğininbaşka bir altınkuralı da "her evrakı bir kez elden geçirmek"tir.

Dosya ve evrakların da~ıklığa neden olmamasıiçin;

@JJ! El altında bulunması gerekenler,

@P Başvuru için hemen bulunmasıgerekenler,

@JJ! Arşivlerıecek evrak ve dosyalar,

@P Çöpe atılması gereken evraklar, şeklinde tasnif edilmesi gerekir.

Bu tarz bir tasnif, çalışma masalarının dağınıklığını önlediği gibi,istenen evraka kolaylıkla ulaşmak bakımındanda yararlı olur.

Sekteterler, günlük evrakları gecikmeye ve kırtasiyeciliğe nedenolmaması için belli bir sınıflandırma yapmalıdır;

a) Yapılacak İşler: Bunlar sekreterin veya yöneticinin gecikmedenyerine getirmesi gereken "günlü" işlerdir.

b) Okunacak Evraklar: Bunlar hem sekreterin hem de yöneticilerinya da diğer ilgili personelin okumalarıgereken bilgilerdir.

4- Biriktirtne kutularının '

5- Dosya ~t.iked~rininön

ekilleri neler ..

Sekreterin ofisteki verimliliğini iki iş ve işgören türü açısından değer­

lendirmek gerekir.

2. BÜRO VERİMLİLİGİNİNARTIRILMASINDA

SEKRETERLERİN ROLÜ

101

VerinlUiikYetenek

Motivasyon •

Şekil 5: Sekreterlerin Verimliliği

l- EI veya hizmet işi

2- Bilgi işi.

Bu iş türleri aynı zamanda iki farklı işgören tipini ortaya çı~~~ak.tadır. Bunlardan biri el veya "hizmet işçisi" (klasik sekreter), dıgerı de"bilgi işçisi"dir (profesyonel sekreter). El işçisinin verimliliği ile, bilgiişçisinin verimliliği arasındaki fark, kendi ekonomileri dışında başka

hiçbir alanda bu kadar değildir.

Fabrika bacalarma dayalı bir ekonomiden bilgi işlemeye dayalı yeniekonomiye geçtikçe, yönetici asistanları fikir üretme, yeni yöntemlergeliştirme, dosya hazırlayabilme, örgütlenme planları, piyasa ~raştırması

yapabilme, mektuplar yazma; rapor hazırlayabilme, hukukı s.o~nlarıinceleyebilme ve bilgi işlem sistemleri konusunda vctcuck sahı~ı ~lmadurumundadır.Söz konusu alanlarda bilgi ve beceriye sahip olma ıhtıyacı,profesyonel sekreterlik ve yönetici asistanlığı mesleğini~ kıasi~ sekreter­lik kavramının dışında yeni boyutlar kazanarak gelışmesıne neden

olmaktadır.

Sckrctcrin faaliyctlerinde, verimli olabilmesi için, birçok unsurun birarada bulunması gerekir. Bu unsurlar, yetenek, motivasyon, teknoloji,

işgören performansı gibi faktörlerdir.

Sekreterlerin çabalarının başarıya dönüşmesi için beş N bir K kuralını

uygulamaları yararlı olacaktır.

,,7 BÜRO YÖNETiMINDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYONBÜRO YÖNniMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON100

c) Dosyalanacak Evraklar: Bunlar genel olarak arşivlcnmemesi gereken,ancak "günlü" de olmayan ve ileride başvurulacak evraklardır.

d) Çöpe Atılacak Evraklar: Yukanda bahsedilen kategorilere girmeyenevraklar zaman kaybına yol açmaması için çöpe atılmalıdır.

Bu yöntemleri yerine getirmemeniz durumunda, "nokta" yöntemikullanılarak gereksiz yere evrakları ne kadar kanştırdığmızı göre­bilirsiniz. Nokta yöntemi, evrakları her ele alışmuda köşesine bir noktakoymayı içerir. Böylece, bir evrakı gereksiz yere kaç defa ele aldığınızı

görebilirsiniz.

Sekreterlerin masa üstü verimliliğinekatkı sağlayacakbir yöntem de,masalarında evrak kutuları bulunmamasıdır. Evrak kutuları sadecegereksiz şeyleri saklamanın bir aracıdır. Başka bir dosya dolabı edin­meyin; bu da sadece gereksiz evrakları dikey tutmanın bir yoludur.Masanızı temizledikten sonra onu bu şekilde muhafaza etmenin biryöntemini bulmalısınız. Bu yöntem "ABÜO" yöntemidir. Kısa notlar,posta veya herhangi bir evrak elinize geçtiği zaman şu dört şıktan biriniuygulayın. '

@ Atın

@jP Başkasına gönderiri

@jP Üzerinde çalışmaya başlayın

i~ Dosyalaym

Masanızınüzerinde sadece bir tek iş olmasını sağlamanın şu gibi fay-daları vardır;

g Kendinizi sakin ve güçlü hissetmek,

g Daha az çabayla daha yüksek performans,

@jP Kendinize avırabileceğinisdaha fazla zaman.

!OZ BDRO Y ÖNETlMiNDE DO'YALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON

Yapılmalıdır? .... Amacı belirler

Yapılmalıdır? .... Mekanı verir

BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYON

,~ŞORUI:.MY;'.,' ", stü Veritı1llIiği"nedir? ,

ye ,evrakja,rm dağınıklığa yol açmaması için ne türma, yapılabilir? " ' .

ha Yötlt~mi" nedemektir, uygulantııasındaki fayda" '0':",_,

o·".~' .c'

" kısaltniasınl!:l açı1damasınasılclır! ':"

ıo3

KİM yapıyor? Yapılmalıdır? .... İlgili ve sorumlu kişiller

"Ne yapılıyor?" ve "Ne yapılmalıdır?" soruları, yöneltilerek bürodaişin esasıyla ilgili olmayan işler elenir ve bunların yerine, yapılması

zorunlu olan işler belirlenir. Niçin yapılıyor? ve Nasıl Yapılmalıdır? soru­ları yöneltilerek, yapılan işlerin örgütsel amaçlara ulaşmada katkısının

ne olduğu sorgulanmalıdır. Nasıl Yapılıyor? ve Nasıl Yapılmalıdır?

Soruları sorularak, işlerin yapılması sırasında takip edilen yöntemler vebunların dışında başka yöntemlerin kullanılıp kullanılmayacağıveya işin

yapılmasında kullanılan araçların yerine başkalarının ikame edilip edile­meyeceği (daktilo yerine bilgisayarla kullanımı gibi) soruları sorularak,işlerin basitleştirilmesisağlanır.

"Nerede yapılıyor?" ve "Nerede Yapılmalıdır?" sorularıyla da işlerin

yapılmasında etkinliğin sağlanması mümkün olur. Bu iki soru, örgüttasarımının ve dizaynının, nasılolması gerektiği ile ilgilidir. Işlerinergonomik koşullara uygun olarak yapılması, verimliliğin ve etkinliğin

artırılmasını sağlar. "Ne zaman yapılıyor?" ve "Ne zaman Yapılmalıdır?"

soruları, "tam zamanında yapılmalıdır-JIT" şeklinde cevaplandırıl­

malıdır.

"Kim Yapıyor?" ve "Kim yapmalıdır?" sorusu beş N bir K kuralının

en önemli kuralıdır. Doğru ve başarılı işler doğru iş görenlerle yapılabilir.

JIT: Just ın Time

o Ofis Otomasyonu

o Ofis Otomasyonunda Sekreterlerin Rolü

o Ofis Yönetimi

o Çalışma Soruları

ı. OFis OTOMASYONUOfisler, kuruluşların yönetimsel kararlarının alındığı, yönetim işlev­

lerinin yerine getirildiği ortamlardır. Günümüzde ofis çalışanları iki kate­goride değerlendirtlivorlar, Birinci kategori bilgi işçileri, ikinci kategorideise verileri kullanan, işleyen, aktaran veri işçileri. Basit bir tanımlamay­

la ofis otomasyanu, bilgi üreten bilgi ve veri işçilerinin verimliliğini art­tırmaya yönelik teknoloji kullanımıdır.

Günümüzde büroların üstlendiği işlerin niteliği ve rekabet koşulları,

işlerin hızlı, kaliteli ve ekonomik olarak geliştirilmesini,kısaca ofis veri­minin artırılmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle gelişen teknolojikyenilikler ofislere uygulanmaya başlanmıştır. İşte bu teknolojileriri veteknoloji ürünü cihazlann ofislcre yeni yeni uygulanması genel olarak ofisotomasyonunu ortaya çıkarmıştır,

Bilgi teknolojilerinin en yaygın kullanıldığı alanlardan biri, ofisotomasvonu sistemleridir. Ofis otomasyonu sistemi tipik olarak organi­zas-yonlarda birey ve gruplar arasında mesajları ve elektronik doküman­ları iletmek, toplamak, saklamak amacıyla kullanılan bilgisayar tabanlı

bir bilgi sistemidir. Ofis otomasyanu, ofis faaliyetlerinde, elektroniğe ve

106 IlÜRO YÖNElİMINDEDOSYAlAMA TEKNIKLERI VE DOKÜMANTASYON IlÜRO YÖNETiMjNDE DOSYALAMA TEKNİKlERİ VE DOKUMANTASYON 107

,

bilgisayara dayalı çeşitli teknolojilerden yararlanarak, işlerin ve süreç­lerin bilgisayar yardımıyla yerine getirilmesi ve aynı zamanda sonuçların

bilgisayarlarla denetlenmesi olarak tanımlanabilir.

Ll. OFİs OTOMASYONUNUN AMACı

Ofis otomasyonu, çalışanların işten çıkartılarak giderlerin azaltıl­

masını sağlayan bir metot olmayıp, iş görenlerin çalışmalarına yardımcı

olmak suretiyle maliyeti artırmaksızın verimliliği artıran bir sitemdir.

Ofis otomasyanunun amacı, eldeki bilgilerin daha kolay ve daha ucuzolarak saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı ve doğru olarak aktarıl­

ması, karar vericilerin zaman kaybının önlenmesi ve iş görenler arasında

iletişimi kolavlaştırarak verimli olarak çalışmalarının sağlanmasıdır.

Verimlilik yapılan işte, üretilen mal veya hizmette kaynakların etkilikullanılınasıyla elde edilen sonuçtur. Sonuç olarak verimin yükseltilme­si maliyet düşürülmcsine, üretim süresinin azaltılmasına, kalitenin deyükseltilmesine bağlıdır.

Ofis otomasyanunun verimlilik düzeyinin artırılması ve birim maliyet­lerinin azalınası yönünde etkisi vardır. Verimliliğin artması, insan kay­naklarından daha iyi yararlanılmasını, performansın iyileşmesini vehizmetlerde kalitenin yükselınesini sağlar.

Ofis otomasyonunun ikinci amacı; çalışanların yönetimle ortakamaçları paylaşarak, karar alma süreçlerine katılması ile kalitenin artırıl­

ması ve iş tatmininin sağlanmasıdır.

Kısaca ofis otomasyonu sistemleri, bürolarda çalışan elemanların

ve-rimliliğiniartırmak amacıyla, elektronik ve bilgi teknolojilerine day­alı bir sistemdir.

Lı. OFİS OTOMASYONUNUN ALT SİSTEMLERİ

Ofis otomasyonu alt sistemlerinde özel donanımlar kullanılır vegüçlü yazılımlarla desteklenirler.

Büro otomasyonunun başarılı ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi,bütün bu alt sistemlerin bütünleşik olarak çalışmaları ile mümkündür.

1.2.1. Kelime İşleme Sistemleri

Kelime işleme belgelerin üretiminde, vazışmalann, form ve metinlerinhazırlannıasında, düzenlenmesinde yaygın olarak kullanılan elektronik birsistemdir.

Kelime işleme sistemlerinin günümüz ofislerine sunduğu yararlarşunlardır:

.:;~~!g~I~ri;·.si§t~~ılgil1]lek,,~~,.·J3:e~~iijU<yııp~iıik

}"S':;::!

.keliıiJelerle alfubetik veya"lem"'··· .... ..

~ıç, .... ,

'lıeSaplayı~ıi\e günlük

•

•

\09"BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERI VE DOKÜMAUfASYON

belleğinin yanında. disketler ve CD-ROM'lara kay~edilere~, öze.l kuru­larında korunmaları gerekmektedir. Yazışmalarm bilgısayar dısklerınde ~e

d, k tl de saklanma olanag-i onlara istenilen zamanda ulaşma kolaylıgııs e er .• .. Ilikleri-I Ancak disklerde saklanan bilgiler de zamanla gunce erını~R , i

' kaybeder ve disklerde önemli bir yer ~pl~rl~r. B~. nede~1 e, za~n zamanbu bilgiler gözden geçirilmeli ve gereksiz bılgıler sılın,melı; gereklı olanların

. güncellilderini korumak için yeniden düzenlerımclidin ..

Sistemde, her kullanıcava ait bölmeler vardır. Bel~eler bu bolme ved larda elekronik ortamda saklanır. Bölmelerin kımJerce kullanıla-

osya bilzi bil 'Ibileceği belli olduğundan. kullanıcılardan başkasının, 'i gı ve i gı ereulaşabilmesi mümkün değildir.

Elektronik dosyalama ve belge bilgi erişimi kullanıcılara şu gibiyararlar sunar:

/:i'/J! Aynı bilgi ve belgeleri (farldı ortamlarda olsalar bile) birden çokkişi kullanabilir. _

lii;1I Bilgi ve belgeler fiziki olarak dosyalama ortamından çıkmadığından

dolaşımı sırasında kavbolmaz. . _

{!tır Ham verilerin süratle işlenmesine. depolaumasma, gen ~a~nlm~sı-

I I d'·' d "glltU verım­na, çoğaltılmasına ve dağıtırnma o ana, ver ıgın en, orli ve dinamik kılar.

r@J Dosyalama işlevi sayesinde yeni bölümler oluşturabilmek,bölüm-leri adlandırabilmek ve listelemek mümkündür,

@i Herhangi bir bölmevi iptal edebilmeye imkan verir.

ffil Bölümler hakkında ayrıntılı bilgi edinilcbilir.

~ Belirtilen bir bölümdeki dosyaların isimleri gö::i.n~ü~enebilir..WP Yeni dosyalar oluşturabilme ve dosyaların ıçerrgını lısteleyebılme

imkanı verir.

du" zelrilmesi ve belgelerin listelenmesi@fP Bir belgenin içeriğinin

mümkündür.

@il Dosyalama için gerekli mekandan ve kullanılan kırtasiyeden

tasarruf edilerek maddi yarar sağlar.

BÜRO YÖNETiMiNDH DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYONıoB

1.2.2. Elektronik Posta Sistemleri

Hızlı, doğru, güvenli bir haberleşme imkanı sağlayan elektronik;posta sistemleri, yazılı ve rakamsal veya grafiksel bilginin, elektronik ve imanyetik nakil ortamlarında, teleks, faks, haberleşen kelime işlemciler, "kamu posta servisleri ve bilgisayara dayalı mesajlı sistemlerdir.

1.2.3. Veri Tabanı Yönetim Sistemleri

Ofisin yönetimi ve kararlann alınabilmesi ıçın gerekli, mantıksalolarak birbirleriyle ilişkili tüm bilgileri, belli bir formatla ve belli bir yapı­da bilgisayar belleğinde tutan ve gerektiğinde değişik kullanıcıların bu bil.gilere üst düzey bir programlama dili kullanmalarına gerek kalmadanulaşabilmelerini sağlayan yazılımlardan oluşan sistemdir.

1.2.4. Elektronik Dosyalama Sistemleri

Dosyalama işlemleri konusunda geliştirilmiş bazı yöntemler bulun­maktadır. Daha önce de belirttiğimiz' gibi "kağırsız ofis"lerin geliştiğigünümüzde bilgilerin ve belgelerin saklanması işlemi olan dosyalama, aynbir boyut kazanmıştır. Buna göre dijital (sanal) ortamlarda yürütülenyazışmalarla ilgili dosyalama ve bilgileri koruma, sakIama ve arşivlemeişlemleri. kullanılan teknolojiye göre farklılıklar göstermektedir.

Milyonlarca bilgiyi belleğinde saklayabilen, yaklaşık 500 disketinkapasitesine ulaşan ve lazer teknolojisiyle bilgi yüklenen kompakt disk­lerin kullanılması, arşivlerne ve dosyalama işlerini farkIılaştırmıştır.

Dosyalama ve belgelere erişim işlemi, ofislerde oldukça fazla yapılan vezaman alan faaliyetlerin başında gelir. Belge sayısındaki artışla birlikteonlara kayıt ortamında zamanında ulaşabilmek. onlardan yararlanarakkarar alma işlevlerinde de aksama ve gecikmelere neden olmaktadır.

Elektronik dosyalama sisteminde bilgi ve belgeler. bilgisayar anabellekleri ya da disk ve teyp gibi ayrıca arşivlenebilen ortamlardadepolanır. Aynı anda birden fazla kullanıcının kullanabildiği ve zamankaybının en az olduğu bir sistemdir.

Masa üstü bilgisayarların önemli bir yerinin olduğu ve otomasyonanlayışıyla dizayn edilen günümüz ofislerinde bilgilerin, bilgisayarlarm ana

LLO Buuo YONE1jMtNI)~DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON

do·'

BÜRO YÖNETiMINDE DOSYALAMA TEKNIKLERI VE DOKÜMANTASYON ılı

•

@jJ Istenilen belgeyi başka bir bölüme ya da dosyaya aktarmakolaylığı yapılabilir.

@jii İstenilen bir belgeye; belgenin adı, dosyanın adı, göndericinin adı,

anahtar bir kelime (kcvword), belgenin bulunduğu bölmenin adı,

belge bir kişi ya da kuruma gönderilmiş ise gönderilen kişi ya daIcurumun adı, belgeyi yazanın adı, belgevi hazırlayanın adı, bel.genin yazıldığı tarih, belgenin tipi seçeneklerinden herhangi birisi.ni kullanarak erişebilmeye olanak sağlar.

1.2.5. Sesli Cevaplama Sistemleri

Sesli cevaplama sistemleri elektronik postanın yeni bir şeklidir.

Mesajlar dijital ve emniyetli şekilde "ses halinde" iletilir.

1.2.6. Görüntülü iletişim Sistemleri

Elektronik alanındaki gelişmelerve uydu sistemleri telekomünikasyonalanında da önemli olanaklar sağlamıştır. Bunlardan ofis ortamında kul.lanılanlar şunlardır;

1- Videokonferans

2- Teletekst

3- Videotekst

2. OFis ÜTOMASYONUNDA SEKRETERLERİN ROLÜBüro otomasyonu sistemleri, bürolarda çalışan elemanlarınverimli­

liğini artırmak amacıyla, elektronik ve bilgi teknolojilerine dayalı birsistemdir.

Kişisel bilgisayarların gelişmesi ve farklı bilgi teknolojilerinin birbir­lerine çeşitli ağlarla bağlanma olanağı, bilgi teknolojilerine bağlı gelişen

ofis otomasyonu sisteminin gelişimini sağlamıştır.

Bilgi işleyen çağdaş organizasyonlarda sekreterleriri mesleklerinietkin bir biçimde yerine getirebilmeleri için, büro yönetimi teknikleri,,;büro servisi kuralları, büro otornasvorıu ve yönetim bilgi işlem sistemlerikonusunda bilgi ve beceri sahibi olmaları gerekir. Yönetsel alanda

yaşanan gelişmeler sekreterlik mesleğini klasik sekreterlikteki gibi ikin­cil nitelikteki işlerden çıkararak, daha karmaşık örgütsel sorunlarlailgilenme ve de yerine göre, yöneticilerin yetkilerini kullanabilme, onlaradanışmanlıklaryapma gibi daha soyut ve sofistike işlere dönüştürmekte.dir. Profesyonel sekreterler, elle bilgileri kaydeden ve santral operatör­lüğü yapan klasik sekreterliğin aksine, veri toplayan, bilgi işleyen vebunları karar süreçlerinde kullanabilen birer bilgi işçisidir. Bu nitelik.lerdeki profesyonel bir sekreterin yöneticilerine yardımcı olabilmesi için,bazı özel yeteneklerinin bulunması gerekir.

"Kağıt kullanmama devrimi" olarak da adlandırılan ofis otomasvorıu

sistemlerinde elektronik veri değişimi yoluyla, bilgisardan bilgisayarakurulan ağlarla, kolaylıkla iletişim kurulabilmekte ve form kullanımına

herhangi bir ihtiyaç kalmamaktadır. Ofis otomasyonu sistemleriningelişmesi, ofisierin tasarımını ve iş yapma yöntemlerini büyük ölçüdeetkilemiş ve değiştirmiştir. Günümüzde üst düzey yönetici asistanlarınınbilgisayarları, printerleri, elektronik daktilolan, hatta kapalı devre TV'leribile va~d~r. Profesyonel sekreterler, kahve yapmak ya da daktilo yazmaktanç~k, bılgı toplamak, data yorumlamak, bunları analiz etmek gibi işlerleu.g~~şırlar. Ofıs otomasyonu, sekreterin idari işlevleriniyerine getirebilme­sı ıçın ona katkı sağlayacaktır.

.. ~l~.ktroni~ ofis düşü çok yakın bir gelecekte gerçekleşmiş gibigorunuyor. Bır elektronik ofisin kapsadığı makineler listesinde mikromini ya da maksi bilgisayarlar, haber işlevicileri. tele faks makineleri:tel:fonlar, dahili haberleşme "intranet" sistemleri, bilgisayarlardandogrudan çıkarılan mikrofiş, dizgi cihazları, çoğaltma makineleri ve elek­tronik denetimli kopya makineleri vardır. Bu elektronik ofislerde sözcük.ler ve resimler.. el~ktronik vollardan saklanabilir. Kağırsız ofis içingereken teknoloji bır kere kuruldu mu, bunu işletmek için çok az ancaknitelikli bilgi işçilerine gerek kalacaktır. '

.. ~ürolarda kağıt kullanımının kalkması ile birlikte, bu faaliyetleriyürüten şahıslar da ortadan kalkacak, dolayısıyla, kağıt kullanımının veofis çalışanlarının yol açtığı bürokrasi olmayacaktır. Klasik sekreterlik işiortad.~ ~~ken, profesyonel sekreterler tarafından yerine getirilebile­cek zıhın ışı onem kazanacaktır.

3. OFis YÖNETİMi

21. Yiiıyılın ofis yönetimine getirdikleri?1. Yöneticiler, kendi e-posta ve ses postaları ile ilgileniyor. Kendileri

artan miktarda zaman kaybederken, sekreterler patronlarının program­larının, vazışmalarının izini kaybediyorlar.

2. Sekreterler, yolculuk planlamasından araştırmaya, başvuru kay­naklarım kullanmadan bazı satın alma işlemlerine kadar çeşitli konulardainternete geçilmesine bağlı olarak bu ortaını daha çok kullanıyor. Webtasanınma ve güncellemesine giriyorlar; sekreter sıfatlarını yitiriyorlarama yeni sıfatlarıda henüz belirlenmiş değil,

3. Yöneticiler, sekreterlerini devreden çıkararak e-posta ile kendivazışmalanrngerçekleştiriyor.Sekreterin işi azalıyor ama yöneticinin biryazışmanın kopvasina gerek duyduğunda sekreterin devre dışı kaldığı bitortamda bu önemli yazışmanın kaybolmasıda mümkün.

4. Sekreterler, bilgisayar ortamında son şekli veren kişiler oluyor. Grafikve tablo ekleyen, sayfa boşluklarını ayarlayan sekreterler, bilgisayar uygula­malarının asılkullanıcıları durumundalar ve yöneticilerini eğitiyorlar.

5. Sekreterler, şirket dışındaki bilgisayarları sayesinde yöneticileri ile 24saat bağlantı kurabiliyor. Şirketin verilerinin sızması tehlikesinin yarattığı

kaygıya karşın, 24 saatlik bağlantı daha fazla benimsenen bir uygulama.6. Şirketin her yerindeki kişiler artık bilgiye ulaşabiliyor ve bilgi ile ne

yapıldığı asıl önemli konu haline geliyor. Bilginin yaratıcı bir şekilde kul.lanımı, hem yöneticilerin hem de sekreterlerin önceliğini oluşturuyor.

•

D Arşiv

D Arşivlik Malzemeler

D Evraklann Ayıklanma ve Transfer Gerekliliği

D Arşive Kaldırılacak Evrakın Kontrolü

D Dosya Transferinin Planlanması

u Slllıflama Sistemi

u Dosya Planı

u Dosyalama ve Arşivlemede Yapılan Hatalar

D Arşiv Dokümanlarınııı Bakımı ve Korunması

u Dosya Hizmetlerinin Arşiv ile '1lişkisi

u Devlet Arşivleri

u Çalışma Soruları

Arşiv belgeleri;a) Tarihi değeri olan,b) Saklanmasında yasal zorunluluk olan dokümanlar,c) Şirket için önem taşıyan, uzun vadede başvurulabilecekher türlü

belge,

ı. ARŞiv

Saklanmasıgerekli kayıtların, çeşitli yöntem ve belli bir sistem dahilinde,dosyalarıyla korunup saklandığıyere arşiv denir. Aynı zamanda söz konusudokümanlara bakan kuruma, bunları barındıran yerlere de arşiv denir.

BÜRO YÖNETIMİNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON112

114 BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNlKtER! VE DOKÜMANTASYON BüRo YÖNb1İMINDE DoSYALAMA TEKNiKLERİ VE DOKÜMANTASYON llS

•

d) Personel kayıtları ve benzeri belgelerdir.

Arşivler. eski kayıtların deposu değildir.

Zincirleme bir ranım getirilmek istenirse; dosya "kağıtları sıralama",

kutu "dosyaları sıralama", arşiv de "dosya dolu kutuları saklarna"dır.

Arşive konacak dosyaların belli bir düzenle saklanmasına, arşiv kayıtları­

na işlenerek raflara düzgürice yerleştirilmesine, aranan dosyanın kolaycabulunabilmesine, dosya belgelerinin belirlenen süresi doluncava kadarkorunmasına, süresi dolanlarında da günü geldiğinde arşivden kaldırıl­

masına "arşivleme"denir.

Ll. ARŞİVİN ÖNEMİArşivin önemi; arşiv hizmeti evrak ve dosya hizmetinin üçüncü ve çok

önemli bir halkasıdır. Arşiv, bütün ülkelerin büyük önem verdikleri birkonudur. Bugün bütün uygar ülkeler, gelişmiş ve gelişmekte olan ülkeler,arşiv konusuna önem ve değer vermekte, geçmişle yaşanan çağ arasında

bağlantı kuran arşivlerin, devletin en kıymetli hazinesi, devlet varlığının

ve yönetiminin hafızası olduğuna inanmaktadırlar. Konunun Türkiyeiçinde, özellikle büyük bir önem ve değer taşıdığırıa şüphe yoktur.

Bir ülkede arşiviri ve arşivlerin olmayışı, devletin olmayışı anlamına

gelir. Arşivlerdeki malzemelerin bir kısmı yönetimi ilgilendirdiği gibi,diğer bir kısmı toplum yararına ve bilim için yapılacak her türlü araştır­

ma ve incelemelere ilk elden kaynak olma özelliğini taşımaktadır.

Arşivler;

1- Kişilerin, devletin ve ulusların haklarını korur.

2- Bir konuyu aydınlatmaya,düzenlemeye ve saptamaya yarar,

3- Ait olduğu çağın ahlak, görenek ve gelenekleri ile çeşitli sosyalnormlarını, değerlerini, kurumlarını ve ilişkilerini belirler.

Arşivlerıecek dosyalar; içerikleri, ekleri değişririlmeden, kaybolmadan,tam olarak arşiv kayıtlarına işlenin Aranabilecek olanların kolayca bulun­ması için kodlanır.

Dosyalar "transfer kutuları" denilen çelikten veya tahtadan yapılmış

ve üzerleri etiketlenmiş kutularda ya da dolaplarda saklamr,

1.2. BİRİM ARŞİVLERİ

Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden

oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde ~ncelliğini kaybetm~m.iş

olarak, aktif bir biçimde ve günlük iş akımı ıçınde kullanılan arşıvlık

malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir.

1.3. KURUM ARŞİVLERİ

Kurum ve kuruluşların, merkez örgütleri içinde yer alan ve arşiv

malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzunsüreli (5-14 yıl) saklandığı merkezi arşivlerdir. .

1.4. ÖZEL ARŞİVLERArşiv malzemesi niteliğinde olup da, kamu kurum ve kuruluşları

dışında kalan gerçek ve tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerinoluşturduğu arşivlerdir. Bunlar gerektiğinde Devler Arşivleri GenelMüdürlüğü'nünsaptayacağıdeğer üzerinden satın alınabilir.

1.5. MİKROFİLMMikrofilm, proje ve evrak arşivlerindekibilgilerin güvenle saklanması,

bozulmadan gelecek kuşaklara aktarılması gibi olanakları sağlamaktadır.

1.5.ı. Mikrofilmin Yaradarı

116 BURO YÖNETIMINDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON BlJRO YöNETİMİNDE DOSYALAMA TEKNIKLERi VE DOKUMAN1"SYON ll7

1.5.2. Mikrofilmin Sakıncalan

g Mikrofılın maı;raflıdır.

9 Özel aygıtlar ve

r;J Mahkemeler. tarafı

@P Teknik hata nedeniv

likler, bÇ\Zı belgelerd~kio oke

riJi! Ayrıca UZ";inde değişikliaslından farkl~ mikrofilm e

1.6. BİLGiSAYAR ARŞiVLERİ

Arşiv yöntemi, günümüzde hızla değişen ve gelişen bir süreçiçindedir. ilgi alanı artık yanlızca dosya gruplarının, mcrkezileştirilmlş

dosyaların, basılı fövlerin, depodaki çapraz dosyalarda biriken belgelerin,bellek yetenekli listelerinin ya da standart alfabetik dosyaların kontrol veyöntemi olmaktan çıkmıştır.

Bu durumda, arşivcilerin teknolojiyi yakındantakip ederek bilgisayarınodları, sistemleri ve farklı firmaların ürünleri arasındaki uyumlulukdeğişimleriniyakından takip etmesi gerekecektir.

2. ARşİVLİK 11ALZEMELERArşivlik malzemeler; işletmelerdeki her türlü belge ve malzemenin

zaman bakımından henüz arşiv malzemesi niteliğini kazanamavanlarla,son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,

devletin özel kişilerle veya yabancı devlet ve uluslararası kuruluşlarla

imzaladığı ikili ve çok taraflı uluslararası antlaşmalar, tapu ve nüfuskayıtları gibi malzemeler olarak sayılabilir.

2.1. ARşiV MALZEMELERİNDEN YARARLANıLMASı

Devlet ArşivleriGenel Müdürlüğü'nünyetki ve sorumluluğuna geçmiş

veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle,

~.

arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilcmez, Ancakdevlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkınkorunması ve isparı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahutmahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerin görevlendi­rildiği yetkililerce yerinde incelenebilir.

Fakat çeşitli şirketlerd~ gereksinim duyulduğunda arşivlerren

dosyalar arşivden istenebilir. Isteği yapan kişinin "Ar§iv Malzemesi İstekFi§i" doldurması gerekir. Arşiv sorumlusu bu fişleri kayıt defterinegeçirir. Bu defıcrin yanı sıra "Ar§LV Hatırlatma Kartınnın tutulması dayararlı olur. Tarih sırasına göre sıralanan bu kartlar, arşiv sorumlusununarşivden çıkan malzemeleri izlemesini kolaylaştıracaktır.

Örnek 51: Arşiv Malzemesi İstek Fi§i Örne@

Arşiv sorumlusu iade edilmeyen malzemeyi hatırlatma kartlartını

kontrol ederek saptar ve gerekirse ek süre verir.

119BÜRO YÖNETİMiNDEDosYALAMA TEKNİKLERİvn DOKÜMANTASYON------BÜRO YÖNETİMİNDEDOSYALAMA TEKNİKLERI VE DOKUMA"NTASYONllS

Örnek 52: Aı]iv Hatırlatma Kartı Öme/ti

Arşivden ödünç alma . alı I· •kişi belgeleri tahrip tm n 7-şı: meme erıne özen gösterilmelidir. Alane eme ı, uruştunnamalı ve kaybetmemelidir.

3. EVRAKLARIN AYIKLANMA VE TRANSFER

GEREKLİLİcİ

Hemen her kurulu ta i d 1kullanılmaz h i i' Ş ,zaman a osya ar kalınlaşır ve bir kısmı dakullanılmadığ;ı:r; ır. G~ek dosyan m fazla kabarık olması ve gerekse

e evra m aynı yerde saklanması işi kı' b' dya da evrakın, anında kull i d ,gere ı ır asya

lic anı ma ya a bulunmasında gü lük

rarısrer işlemi gerçekleştirmeden c i ç u yaratır.. en once şu soru ar sorulmalıdır.

1- Kayıtlar ıleride kullanılacak mı?

2. Sık sık mı kullanılacaklar?

3. Kullanılma süreleri ne olacaktır?

Bir şirketin evraklarmın incelenmesi sonucu şunlar ortaya çıkmıştır:

% LO ya da daha az bir kısmı devamlı olarak sak1anmalıdır.

% 20'si daima el altında bulundurulmalıdır.

% 35'i daha az masraflı yerlerde saklanabilir.

% 35'i imha edilebilir.

3.1. TRANSFER METODLARI

Ofislerde işi biten evrak 3 şekilde arşive kaldırılır.

3.1.1. İşi Biten Dosyanın Kaldırılması

Bir konu ile ilgili dosyanın işi bitince yani konu ramamlanınca, o

dosyanın kaldırılması şeklidir.

3.1.2. Periyodik Kaldırma

Evrakm periyodik olarak, belli aralıklarla kaldırıımasıdır. Bu süre 6

ay ya da bir sene olabilir.

3.1.3. KarmaYukarıda bahsedilen iki şeklin karışık olarak uygulandığı kaldırma

şeklidir. Periyodik süre altı ay ise, üç ay sonra işi biten dosyalar bir okadar daha geçici (ya da pasif) çekmecelerde bekletilerek, diğerleriyle

yerine kaldırılır.Birimlerde bazı çekmecelerin geçici (ya da pasif) evraka ayrılması

halinde, en üst ve en alttaki çekmecelerin bu işe tahsisi en uygun alandır.

Do~ transferlerinin faydalan ise §Öyledir:

1- Yerden tasarruf sağlar.

2- Aktif dosyalarm bir arada bulunmasını temin ile ergonomiklik

sağlar.

3 _ Dosyalamayı daha kolay ve süradi kılar.

110 BÜRO YÖNE"IiMlNDE DOSYAlAMA TEKNİKLERİVE DOKÜMANTASYONBÜRO YÖNETiMiNDE DOSYA1AMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON

IZI

4. ARşİVE KALDIRILACAK EVRAKIN KONTROLÜHer yılocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik doküman gözden

geçirilir. Bu kontrolde belgeler üç şekilde ön sınıflamaya alınır.

&fll Işlemi bitmiş belgeler

rIJP Işlemi devam eden belgeler

@fP Işlemi bitmiş olmasına karşılık, elde bulundurulması gereken belgeler

Bu ayrımdan sonra, arşive kaldırılacakolanlar özelliklerine göre;

@fii Birimi,

fijP İşlem gördüğü yıl,

@fii Konu açısından içeriği esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Her yılın dosyaları ayrı saklanır.

Arşive kaldırılacak dosyaları, bütünlüklerini (provenans) bozmadanasli düzeni ile korumak esastır.

Ofis işlerinin bir sonucu olarak üretilen belgeler dosyalara, dosyalarkurulara, kurular raflara, raflar da arşive dönüştürülür.

5. DOSYA TRANSFERİNİNPLANLANMASI

Transfer işi de her dosyalama işi gibi bir hazırlık gerektirmektedir.

1- Yeni dosyalar açılması gereken bütün isimleriri bir listesini yapmak,2- Yeni dosyaların (listeye göre) başlık etiketlerini yazarak dosya

çıkınnlan üzerine yapıştırmak,

3- Transfer kutularını kontrol ederek, uygun ölçüde bir etikete yıl,

konu ve kaydedilmesi gereken ilgili kayıtları yaptıktan sonra kutuüzerine vapıştırmak,

4- Saklanma süresi dolmuş ve yok edilmesi de bir yönetmelikleonaylanmış evrakları ortadan kaldırınak.

6. SINIFLAMA SiSTEMİ

1- Sistematik sınıflama yöntemi

2- Kronolojik sınıflama yöntemi

3- Organik (provenans) sınıflama sistemi

6.1. ARŞİv TASNİF İŞLEMLERİ

Arşive devredilen fonlar, bütünlükleri bozulmadan asli düzeni ilekorunurlar.

1- Her bö~üme.ve alt birimlere ait evrak tek tek gözden geçirilerekayırına işlemi yapılır, sınıflandırılır. Imhasına karar verilen belgelersınıflamaya alınmaz.

2- Konu lara ve hizmet türlerine göre ayrı ayrı kodlama yapılır.

Kodlama esaslan

@IP Kurum kodu; bakanlık, kurum ve kuruluşlar

@IP Birim Kodu; genel müdürlük veya müsrakil daire başkanlığı@fP Alt Birim Kodu; daire başkanlığı

@fii r:izmet Türü Kodu; dosya tasnif numarası almamış belgelerden,h.~zmetler?e fa,rklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer dosyayo~etrne~ıklerı uygulanıp hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kodverilmevip, bu dosya numarası aynen kullanılır.

3- Belgelere ait plan, proje, harita, diyagram vb. gibi ekler asıl evrak­tan ayrılmaz.

4- Birirrıle~ belirlenmiş evrak, kendi içinde "gün-ay-yıl" sırasına görekronolojik olarak sıraya konur.

Kronoloj~k sıralama işlemi; küçük tarihten büyük tarihe doğruy.apılır. Bırden fazla eki bulunan evrakın sıralanmasındada aynısıstem uygulanır.

5- Tasnifi tamamlan~ıış evrak, standart dosya görrılekleri içerisindekutulara veya klasorlere konmuş olarak arşiv depolarınave madeniraflarda tasnif planına uygun olarak verlcşririlir,

6- Arşiv malzemesi envanter forınu düzenlenir.

@fii "Kuru ~umarası" bölümünde belge ve belgelerin dosyalar içerisindekonacagı kuruya verilecek zincirleme numara yazılır.

@fii "D~sya N~m~rası" bölümünde, bir kuruda yer alacak dosyalaraverılecek zıncırleme numara yazılır

123

Örnek 53: Arşiv Yer Damgası

Türkiye'deki arşiv çalışmalarında kullanılan kodlar, Devlet Arşivleri

Genel Müdürlüğü tarafından standardize edilmiştir. Standardize edilmiş

bu (devlet arşiv kodları) örnekleri şöyledir:

Yargı Organları Yürütme Organlan

010 Anayasa mahkemesi 030 Başbakanlık

on Yargıtay 031 Başbakan yardımcılığı vb.

012 Danıştay

Her bir dosya gömleği içerisinde, o dosyada yer alacak evrakın

dökümünü verecek, bir "Dosya Muhteviyan Döküm Formu" konur.

İstenen belgelere hızlı bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerindosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında

bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra

Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde "DosyaNumarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları

ile, aynca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerinede, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil "İşlem Yılı" kaydedilir.

BÜtİİn bu işlemler, daha sonra kataloglara geçilir.

'Iasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisindekutulara konmuş olarak, saklama koşulları uygun arşiv depolarında vemadeni raflarda, tasnif planına uygun olarak bir plan dahilinde yerleştirilir,

Arşiv deposunun yerleşim şernası çıkarılarak depo girişinin uygunbir yerine asılır.

Kuruluş arşivinde dokümanlar birim ve yıl esasına göre tasnif edilirve saklanır. Örneğin kuruluşun sekiz arşiv birimi varsa, önce her birimiçin ayrı dolap (raf, oda) aynlmalı, her birimin doküınanı kendisineayrılan bu yerlere birbirini izleyen yıllara göre kronolojik olarak tasnifedilmelidir.

• BÜRO YÖNEliMİNDEDOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON

Dosyaların güvenli şekilde, süresi kadar sak.Ianması

Saklama

BÜRO YÖNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON

tFff "Evrak Sıra Numarası" bölümünde ise, her bir dosyaya yerleştirile- ,.cek evraklara verilerek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisindeyer alacak evraklar birden başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv ,Yer Damgası" aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, bel. 'gelerin eklerine de basılır.

tFff Kodlamada, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra

Numarası" bölümleri kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit,tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

Şekil 5: Ar§ivleme işlem Basamaldan

122

M,.

124 BÜRO YÖNE'l1MİNDE DOSYAL.~MA TEKNİKLERı VE DOKÜMANfASYOK

BÜRO YÖNETİMiNDE DoSYALMIA TEKNiKLERI VE DOKÜMANTASYON125

Açılcla malarJ;;vrl'k .. '

Sıra No.

1- Kurum kodu

2- Birim kodu

3- Şube kudu

4- Hizmet türü (konu) (Dosya No'su)

5- Kutu veya klasör Sıra numarası

6- Dosya sıra numarası

7- Işlem yılı

8- Evrakların zincirleme sıra numarası9- Yıl grupları

Örnek56: Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu

Genel müdürlük kodunun yazılacağıbölümGenel sekreterlik kodunun yazılacağı bölüm

Şube kodunun yazılacağı bölüm _ ....Hizmet türünün (dosya no' su) yazılacagı bolumKutu sıra numarasının kaydedileceği bölümDosya sıra numarasının kaydedileceği bölümEvrak sıra numarasının kaydedileceği bölüm

89

1

1­2­3­

4­5­6­7-

Önıek 54: DosyaMuhteviyatı Döküm Formu

Önıek 55: Etiket (Kutu veya klasöriin sırt kısmına)

l26 Buno YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERiVE DOKÜMANıASYON BÜRO YÖNETİMiNDEDOSYALAMA TEKNİKLERiVE DOKÜMANTASYON 127

ıı. Yaz Ayları Öğrenim Çalıımaları

110. Genel

ııı. Yaz Okulları

112.

. .

konusundaki dosya planı

100. Genel

ıoı. Fakülteleriri Yıllık Öğretim Çalıımaları

101.1 Müh. Fak. Dekanlığı

ioi.z Fen-Edeb. Fak. Dek.

lO1.3 Tıp Fak. Dekanlığı

. .

102. Yüksekokullarm Yıllık Öğretim Çalıı.

102.1 Meslek Yüksekokulları

102.2

102.3

103. Erıstitülerm Yıllık Öğretim Çalıımaları

103.1 Fen Bilimleri Enstitüsü

103.2 Sosyal Bilimler Enstitüsü

103.3 Sağlık Bilimleri Enstitüsü

104. Bölümlcrin Yıllık Çalıımaları

105. Ders Müfredar Programı

106. Stajlar

106.1 Yurtiçi stajlar

106.2 Yurtdııı stajlar

107. Yeni Kurulan Fakülte ve Bölümler

108. Çoğaltma Merkezi ve Matbaa

109.

Örnek 57: Dosya Planı

Bir üniversitenin "Akademik Faaliyetler"şöyledir;

10. Öğretim Çalıımaları

7. DOSYA PLANI

Bürokratik işlemler çemberinin tamamlanrnasırıda, dosyalama vearşivlcmenin düzenli ve her yerde aynı şekilde yapılmasında, ana unsur"dosya planıdır,"

Dosyalama ve arşiv, bürokratik işleyişin başlangıcı ve sonucudur. İyi

başlama, iyi devam ettirme, iyi sonuç almanın tek yoludur.

Dosya planı dikkate alınarak, hizmetin türüne göre geçerli bir sistemseçilerek (alfabetik, nurnerik, konu esası, kronolojik, coğrafi) hazırlanır

ve arşive verleştirilir,

Kamu hizmetlerinin yürütülmesi ve mevcut yasal düzenlemelerinuygulanmasında; süratli etkin ve de verimli çalışma düzeninin sağlan­

ması, hatalı yazışma ile kırtasiyeciliğin önlenmesi amacına yönelikolarak kamu kurum ve kuruluşlarında dosyalama yönergesi hazırlan­

malıdır.

Bu nedenlerden dolayı her kurum ve kuruluş evrak, dosya ve arşiv

hizmetlerinin örgütlenme biçimini, tasnif sistemlerini, bu konudakigörev ve yetkileri, dosya isteme ve izleme yöntemlerini vb. hususları bir"Evrak-Dosya ve Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği" ile saptamalı ve kuru­mun bütün personeli bu yönetmeliğe uymalıdır. Bu yönetmeliğe kuru­mun "Dosya Planı:' da eklenmelidir.

Evrak, Dosya Yönetmeliği ile Arşiv Yönetmeliği ayrı ayrı da olabilir.

Örneğin bir kururnda "Dosyalama İşleri Yönergesi"nde geçen bazı

başlıklar şöyledir:

•

,

128 BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYAlAMA TEKNİKLERİVE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETiMINDE DOSYALAMA TEKNiKLERİ VE DOKÜMANTASYON 129

8. DOSYALAMA VE ARŞİVLEMEDE

YAPILAN HATALAR

Dosyalama ve arşivleme yönetiminde yapılan bazı hatalar şunlardır,

Bu hatalar ortadan kaldırılırsaya da en aza indirilirse dosyalamkayıt yönetimi amacına ulaşacaktır. Böylece büronun bilgi "i a vebil . '1 . Ievi . sag ama ve

ı gı ı etme ış evı etkın ve verimli bir şekilde yerine getirilecektir.

9. ARşİV DOKÜMANLARININ BAKIMI

VE KORUNMASI

Arşiv ve arşiv malzemelerinin korunması "Devlet Arşiv H' tl'H kkı d Yö lik" h ızme enana onetme ı ükümlerinin 4. maddesinde belirt '1 . ti B.. h ı mış ır. unagore: yangın, ırsızlık, nemden koruma, mikro organizmalara karşı önlemalma, ışık ve ~avalandınna ile ısının ayarlanması gibi konularda gerekenkorumanın saglanması amaçlanmaktadır.

Kuruluşlarda, kurumlarda ve özellikle arşiv depolarında doküman.ların ilk biçimleri bozulmadan saklanması, buralara bozularak, kopmuş,lekelenmiş gelenlerin tamir edilmesi (restorasyonu) esastır.

Dokümanlar arşivlerde mukayva kutular, paketler ve dosyalar içindesaklanabilir. Defterler ayrı olarak ve dikine muhafaza edilir. Paslanmayı

ve pasıanma nedeniyle dokümanların harap olmasını önlemek içindosyalardaki tellerin, ataç ve iğnelerin ayıklanıp çıkarılması gereklidir.Kutuların ve dosyaların kapaklı tah ra ya da çelik dolaplarda saklanması

güvenliği sağlamaklabirlikte dokümalarınbozulmasını da önler.

Arşivlerin tozdan korunmalarıönemli bir konudur. Bu yüzden dokü­manların kapalı dolaplarda saklanması, maliyeti arttırmasına karşılık

tozu önleyici bir tedbir olabilir. Bu bakımdan çelik dolaplar uygundur.

Arşiv bölümlerinde 12·15 derece ısı olmalıdır. Bodrum katları fazlarutubetli olacağından, tavandaki katlar da kuru ve sıcak olabileceğinden

evraklar için sakıncalıdır. Havalandırmaya Önem verilmelidir. Bununsonucunda arşivlenen belgeler uzun yıllar korunabilir.

9.1. ARŞİV RA.FLARI

Arşiv dokümaları, rastgele raflar üzerine gelişigüzel dizilebilecek birmalzeme değildir. Arşiv raflarınm bazı özelliklere sahip olması gerekir.

Bu özellikler:

a) Sağ\anıhk: Raflar arşiv dokümanlarının ağırlığına dayanabilme­lidir, Paslanmaya karşın çelik malzeme düşünülmelidir.

b) Emniyet: Üzerine konmuş olan evraka zarar vermeyecek veyaarşivle ilgilenen personele zarar vermeyecek şekilde yapılmalıdırlar.

Sivri köşeleri yok edilmelidir. Aynı şekilde evrak tomarlarını yırta­

bilecek her türlü sertlik yok edilmelidir.

c) Rahatlık: Dokümanların boyu lıep aynı değildir ve duruma göre,aynı raf üzerine çok farklı boyuttaki dokümanları koymak gereke­bilir. Bu durumda raf boylarının yükseldiğini değiştirme zorunlu­luğu ortaya çıkar. Bu işin kolaylıkla yapılabilmesi büyük önem taşır. •

130 lJtJRO YONETiMINDE DOSYALAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYONBÜRO YöNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMArrlASYON 131

•

9.2. AyıKLAMABirim arşivlerinde ayıklamave yok edilme işlemi yapılmaz. Ayıklama

ve imha işlemleri, kurum arşivindeyapılır. Ancak kurum ve işletmelerin

taşra ve yurtdışı birimlerinde ayıklama ve imha işlemleri "Devlet ArşivHizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 22. maddesi hükümlerine göreyapılmaktadır.

Arşiv malzemesi ile, işlem gördüğü devrede bir değere sahip olduğu

halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kul­lanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemeninbirbirinden ayrımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olanarşivlik malaernenin tespiti işlemidir.

9.3. İMHAİmha, ileride kullamlmasına ve muhafazasına gerekli görülmeyen

arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini vebir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak. ait olduğu kuru­mun yönetmeliğinde belirtilecek usul ve esaslara göre yok edilmesiişlemidir.

İmha edilecek malzeme için, bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği

birim yılı, mahiyeti, aidiveti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası

ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır.

10. DOSYA HizMETLERiNİN ARŞiV İLE Iuşxıst

Evrak, dosya ve kayıt işleri ile arşivarasında kuşkusuz sıkı bir ilişki

vardır. Hatta bunlar "bir bütünün parçası ve adımlarıdır,"

Bir yazı daima kaydedilir ve diğer kaydedilmiş bir yazı ile birleşerek

"kayıtlar ve evraklar" oluşur. Evraklar dosyaları oluşturur. Dosyalarbelirli süre sonra yok edilir ya da arşiv malzemesi olarak arşive kaldırılır.Bu süreçleri iyi işlemesi, evrak ve dosyaların arşive düzenli olarak gelme­si, kayıtların iyi tutulması ve evrak ve dosya işlerinin sistemlere ve stan­dartlara bağlanrnasıylasıkı sıkıya ilgilidir.

Eğer dosya sistemlerinde bir aksaklık ve sistemsizlik olursa bunların

arşivlere geçeceği ve arşivlerin düzensiz ve gereksiz birçok dosya vedokümanla yığılacağıunutulmamalıdır.

11. DEVLET ARşiVLERi

Her ülkede kurum arşivleri devlet arşivlerinin malzemesini oluşturu•.Kurumlarda yapılan faaliyetler sonucunda "kurum arşivlerin oluşur. Bunlardaha çok belli bir süre kurumun çalışması ve vatandaşın haklarının korun­ması yönlerinden yönetimin belgeleri ve belleği niteliğindedir. Yönetim sık

sık bu arşivlerden vararlanır, Saptanan sürelerden sonra kurum arşivleri"ara depolara" ve buradan ya da gerekli ayıklama yapılarak doğrudan"Devlet (Merkez) Arşivi"ne geçer.

D.e~let arşivleri genellikle bilimsel çalışmalardakaynak doküman sağla­mak ıçın kullanılır. Devlet arşivleri bilimsel çalışmalara esas olur. DevletAr~ivi görevi yapan organın mensupları uzmanlıkları nedeniyle, kurumarşıv çalışmalarınıgözetir. Belgelerin ayıklanmasında ve ara depolara ya daDevlet Arşivine gönderilmesinde vize hakkı kullanır. Bu durum bazı

ü.~k:l~.rde J...:ı~~ arşivleri üzerinde kontrol ve teftiş hakkı biçimindegörülür, Bu ilişkiler mevzuatla düzenlenmektedir.

Il.l. TÜRKİYE'DE BAZI ÖNEMLİ ARŞİVLER

L3Z BÜRO YÖNETİMİNDE DoSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYONiii'

6­

7- J.~vı'ak tı:ıı.nsftıı

8­9-

14- .Ar§!tv 1!I1i1lieı~;nı

15­16-17- A~.,;",.~ı:ı

18-

D Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri [DYS)

D Bilgi Yönetiminin işlevleri

iC7 Türkiye'deki Durum

v~ Yeni Eğilimler

Ô' çalışma Soruları

ı. ELEKTRONiK DOKÜMAN YÖNETİM

SiSTEMLERİ (EDYS)Görüntü arşivleme, kağıt belgelerin taranarak (fotokopi çekmeye

benzer bir işlem) görüntülerinin elektronik ortama aktarılmasıve belir­li arama/sınıflandırma bilgileri ile indekslenmesidir. Kııllonıcilar buarama/sınıflandırma bilgileri ile ilgili belgeye bilgisayarlarından ulaşa­bilirler. Doküman arşivleme ise, kağıt belgelerin yanısıra elektronik bel­gelerin de (Word, Excel, mail, vb.) indekslenerek saklanmasını içerir.

Doküman yönetim sistemlerinin, doküman arşiv sistemlerindentemel farkı, dokümanların dinamik (deği§ken) olmasıdır.Bu durum ver­siyon kontrolü, check-in/check-out, detaylı güvenlik ayarları gibi özellik­ler gerektirir. Günümüzde bütün doküman yönetim sistemleri, iş akışyönetim sistemleri ile birlikte düşünülmektedir

Kuruluşların bilgisayar ortamındaki bilgi kaynakları iki temel hileşeneayrılmaktadır: Doküman tabanli bilgiler, veri tabanlı bilgiler. Dokümanyönetim sistemine sahip olmayan k'Uruluşlarda dokümanlar işletim siste­mi rarafından yönetilmektedir. Bu durumda en yaygın işletim sistemiMicrosoft'un Windows ürün ailesi ve Linux olarak karşımıza çıkmaktadır.

•

134 BÜRO YÖNETİMiNDEDOSYMAMA TEKNİKLERI VE DOKUMANTASYON BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERıYE DOKÜMANTASYON LJ5

•

'i

Veri kaynakları ise veritabanı yönetim sistemleri ve uygulamaları (MSAccess, SQL Server, Oracle, Svbase, Progress, SAp, Oracle Applications,BAAN, vb.) tarafından yönetilmektedir. Günümüzde doküman yönetimsistemleri, doküman tabanlı ve veri tabanlı dünyanın entegre edilebildiği

ortamlar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Dokümanlar attık oldukça çeşitlidir. Ofis dokümanları (Word, Excel,Powerpoint vb.), e-posta ve ekleri, "discussion"lar, "task"lar. Bu kaynaklaraulaşan şirket çalışanlarının birlikte çalışmasını sağlayan, mesajlaşma ve bir­likte çalışma sistemleri (MS Exchange, Lotus Notes, vb.), bazı iş süreç­lerinin otomasyona geçirilmesini sağlayan, iş akışı yönetim sistemleri birIntranet mimarisine eklendiğinde "bilgi yönetimi" kavramına ulaşılmak­

tadır. Bilgi yönetimi sisteminde, bilgi nerede olursa olsun (bir belgede, veri­tabanında veya çalışanların beyinlerinde) yetkiler çerçevesinde ulaşılabilir,

paylaşılabilir ve kullanılabilir. Bu sistemler, özellikle yüksek hacimli dokü­man girişi yapılan ve bu dokumanlara kesintisiz olarak anında erişilmesivepaylaşılması gereken kurumlarda yoğun olarak kullanılmayabaşlamıştır.

Bir doküman yönetim sistemi oluşturmak için gereken altyapı, tama­men ne tür işlevler için, hangi boyutta ve kimler tarafından kullanılacağı­

na göre değişkenlik göstermektedir. Geçmişte daha çok arşiv sistemleriolarak adlandırılan ve kapalı bir oda veya bölümde, yalııızca dokümanların

indekslenerek sayısal veya microfllm türü ortamlara aktarılmasındanibaretolan ve yalnızca işin uzmanı arşiv kadrosunun kullanımınaaçık olan hib­rid yapılar, bugün ~rtık herkesin masasındakibilgisayarındantutun da ceptelefonuna kadar uzanan geniş bir erişim noktasından, herhangi bir anda,gerekli emniyet ve şifreleme algoritmaları ile korunmuş olarak, kurum bil­gisine ulaşınava ve paylaşmaya dayalı hale dönüşmüştür. Bu sebeple,yapılacak yatırım da O ana kadar oluşturulmuş altyapıya bağımlıdır.

Bugün yerel ve geniş alan ağlarınıoluşturmuş, intranet, internet altyapı

sorunlarını ve erişim hızını belirli bir seviyeye getirmiş, bilgisayarları hemofis otomasyonu, hem de kendi işinin daha verimli yapılabilmesi için yoğun

kullanan bir işletmenin DYS kullamnak için yapması gereken, bu iş için özelolarak geliştirilmiş yazılımları lisarıslaması, gerekebilecek donanım

genişletmesive yenilemesini sağlaması ve işin uzmanı bir firmadan kendineuygun uyarlama ve çözüm geliştirme hizmetini almasıdır. Bir bütünleşik

DYS maliyetini amorti etme hesapları, bu teknolojiye yapılacak yatırımın

en önemli karar noktasını teşkil etmektedir. Ne yazık ki, sistemin sağlaya­

bileceğigerçek yararların ölçümlenmesindeki zorluklar dolayısıyla gelecek­teki maliyet/yarar avantajı yeterince göz önüne serllemernektedtr, Bununlaberaber, geçtiğimiz on yıllık dönemde, doküman işleme, elektronik dokü­man yönetimi ve işakışı sistemlerinin herbirinin, kııllanıldığı kurumlarabüyük kazançlar sağladığı görülmektedir. Yukarıda saydığımız sebeplerle,50 bin dolardan başlayıp, birkaç milyon dolar mertebesine ulaşabilecekvatmm maliyetleri söz konusudur.

Ancak, doküman yönetim sistemlerine harcanan her bir 100 dolarkarşılığında, en az 89 dolar, en fazla bin 279 dolar yatırım geri dönüşü

gerçekleşmektedir. Son günlerde yayınlanan bir rapota göre, yaklaşık Lmilyon civarında dokürnarıın, bir depolama ortamından başka bir depo­lama ortamına dönüştürülmesi, tipik olarak 50 bin ile 100 bin dolararasında bir harcama gerektirmektedir. Bu sebeplerle yatırım ve maliyethesaplarında, kurumun bu tür bir yapıya ne kadar hazır olduğu, var olanbirikmiş dokümanların sisteme aktarılıp aktarılmayacağı, kullanıcılannsayısı vb. birçok noktanın en baştan göze alınarak, gerek kurulacakaltyapının doğru planlanması, gerekse maliyetlerin doğru tahminedilmesi çok önem taşımaktadır.

•Ll. DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİNİNAMAcı

ı. İş akış hızının atttırılması, işlem süresinin azaltılması2. İşlem maliyetinin düşürülmesi

3. Dokümanların etkin haberleşmeyisağlayacakşekilde hazırlanması

4. Dokümanların ilgili kişilere yönlendirilmesini sağlamak5. Doküman üretim maliyetinin azaltılması

1.2. ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİM

SİSTEMİNİNAMACı

Elektronik doküman yönetim sistemlerinin genel aman:

1. İş akışının hızlı ve verimli bir şekilde yürütülmesi

2. İşlem maliyetlerinin düşürülmesi

/,

•

137

,,' .

gjii, Yatırımcının verimliliğini artırır.@jfIEDYS için yaprlan:.yatıi;nı. maliyetini en fazla 36 gün içinde.:'amorti eder, . '. i

,;;J'Operasy6ıı maliyetipi dfrşÜrerek şirketin rekabet gücünüarttIm, böyl~c~ büyükölçekli pazarlarda rekabet olanağısağlar. :, .,'

,@jfi JWYs, . , ıasr ve geri kubanunı için

. '. ~aha esue);> Yeni U)!~ Genel:'

YüIÇsik6raE ikVe

: bi .

1.4. ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİMİNİNİŞLEVLERİ

L Tarama (sayısalla§llrIIla):Sayısal verilerin yaratılması için bir tarayıcı

kullanılır.

2. İndeks (tanımlama): Belgenin yeniden kullanılabilmesiiçin belgetanımlanmalrdır (indekslerne). İndekslerne basit olarak rakamlarla ya dadetaylı tanımlama ile yapılabilir.

3. Yöntem (§ekil ve bilgi): Şekil ve şekil hakkındaki bilgi işlenir, Şekil

üzerinde düzeltrne ve değişiklik yapılabilir, optik okuvucu için uygun for­mata dönüşcürülebilir,

4. Depolama (kaydetme): Şekil hakkındaki bilgi ve şekille ilgili metinsaklanmalıdır.

Uygulamaların ve problemlerin geniş çaplı incelenmesi ve yapılan

araştırmalardan sonra, şirket yönetimleri EDYS'nin uygulanmasını iste­diler çünkü;

.BÜRO YÖNETiMİNDEDOSYALAM.' TEKNİKLERiVE DOl-"llMANTA_SY_O_N _BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMAN1ASY(

@D Basılı doküman:laı:. için,yeniden kul1annia'indirilmesi .

@j1' indekslerne say

@J İşle

riiP İşlefrn

@9 Yüksema\iy 'ği Yüks

r~ Bilgi akış hızıilID .. "yônetiinJara

i~ Sınırlı ofis

@j1 Eğitim vı:::elem

iyi eğitiımk:l'eı;sonel'@o İşlemlerin.:l<Dnrrolü '

lerinin;saYi~ıhın azali:

tJJOrta ' dü~~y' yönetidIiletişim kurabil

(jjiJ Bakım ve destek

rfJI Enerji, .aydınlatma'Ve'lerinin 'düşürÜlmesi "

IJ6

3. işlemlerin genel rekabet gücünün arttırılması.

. Oto~~syona dayalı dosya yönetim sistemleri, manual dosyalama (basılı),işlemlerinin pek çok fonksiyonunu otomatik olarak yerine getirmekrcdin Bu"da elektronik dosyalama sistemlerinin verimliliğini ispatlamaktadır. .

1.3. ELEKTRONİK DOKÜMAN YÖNETİM

SiSTEMİ'NiN (EDYS) FAYDALARI

EDYS'nin tarama, indekslerne, işlemler, depolama ve elektronik for­matlı belgelerin kullanımının pek çok örnekte ortaya çıkan yararları aşağı­da sıralanmıştır.

US BURO YÖNEUMiNDE DOSYALAMA TEKNIKLERi VE DOKUMANTASYON-----._--------

BURO YÖNETİMİNDEDOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKUMANIASYON 139

•

5. Tekrar kullanma (şekıl): Şekiller, genellikle indeks ya da görüntüile ilgili depolanmış bilgiler yardımıyla yeniden kullanılır.

6. Baskı ve görüntülerne: Şekillcr elcktronik dosya olarak görün­tülenebilecckleri gibi aynı zamanda kağıda hasılabilir.

a. Dokümanların taranınası ve/veya savısallaştınlması: Bu işlem grafikhalindeki dokümanlarınbir tarayıcı k-ullanılarak elektronik görüntü halinegetirilmesidir, Tarama, basit anlamıyla şekillerin ihtiyaç duyulduğunda

yenidcn ürctilebilmesi için elektronik resimlerinin çekilmesi işlemidir.

b. Dokümanların indekslenmesi: Basılı ya da elektronik ortamdaüretilen ya da kurum dışından gelen dokümanlarm tanımlanması içinünik bir tanımlayıcı numara (ya da özel bir kod) verilmesidir. İndeksdokümanlara, yeniden kullanılmak üzere ihtiyaç duyulduğunda kolayerişim sağlanmasına olanak verir. İndekslcme otomatik olarak ya da elleyapılabilir.

co Dokümanların depolanması (saklanması): Bir indeks numarası

alan doküman, yeniden kullanılmaküzere bilgisayarın hard diskinde. biroptik diskte ya da manyetik ortamda depolanır.

d. Dokümanların işlenmesi: Dokümanlar sayısallaştmlıpelektronikformata dönüştürüldüğündenesne ya da görüntü olarak işlem görebilir­Ier. Bu işlem bilgisayarda veri işlenmesi ile aynıdır.

e. Dokümanların kullanımı: Unik bir numara ile indekslenen dokü­manlara ihtiyaç duyulduğunda bu indeks numarası ile kolayca erişilebilir.

f. İşakış Yönetimi: Yöneticiler doküman yönetiminin işlemlerinin enverimli şekilde yürütülmesine özen göstermeli ve gerekli tedbirleri ai­malıdırlan İşlemler verimliliği ön plana çıkaracak şekilde yürütülmelidir.

1.5. EDYS'NİN iŞLEVSEL ALT SiSTEMLERİ

Doküman yönetimi uygulamalarıgenellikle aşağıdaki işlevsel alt sis­temleri içerir:

@ Posta (elektronik) alma ve posta (elektronik) gönderme (otomatikposta),

i~ Belge tarama ve sayısallaştırma (sayısal elektronik resimleme vebasılı dosyalar),

@j Metin ve karakter hatırlama (okuma) (optik okuma),

liJ Açık bilgisayar ağı mimarisi (bilgisayar ağları, yerel bilgisayarağları) ,

@P Masaüstü ve/veya mini bilgisayarlar,

@jil Veri/görünrü (şekil, resim, şerna) depolama,

@P Entegre işletim sistemleri, uygulama programları, iş akış progranılarıve veritabanları.

1.6. EDYS'NİN ARAÇLARı

Entegre bir EDYS için program ve donanım olarak bazı araçlar gerek­lidir. Bu araçlar;

1.6.1. Donanım

a ve gönderme ~açl~rı

eılar Ve tarama s~ıM"s OUtiltC,

rı (şewer) .

ucul~i (setver) .' -.

.~ri \le veri yedel<.l~~e ünitele .

§~ı:!~izm~ii:denetim v... leri (pilgişayıır). .

141BÜRO YONETİMlNDEDOSYALAMA TEKNiKLERı VE DOKÜMANTASYON

forrnans, kapasiteye karşın düşen maliyetler, kişisel bilgisayar ve internetkullanımı ve hızının artması, işlenmesi ve yönetilmesi gereken bilginininanılmaz bir hızla çoğalması. bu sistemlere olan talebi ve gereksinimiarttırmıştır. Zaten Amerika ve Avrupa'da uzun yıllardır kullanılmakta

olan bu sistemler bugün toplam kalite (ISO 900X), müşteri mern­nuniyeti (CRM) için vazgeçilmez, hatta mecburidir. Avrupa Birliği çalış­

malarında e-Avnıpa'nmbir alt kolu e-içerik olarak kabul edilmiştir.

Türkive'de de e-devlet kavramlarının sıkça kullanıldığı günümüzde,s bunu teşkil edecek ve besleyecek bilginin hala en basit şekli ile yapısal

olmayan veri formunda (kağıt, doküman vb.) olduğunu düşünecek olur­sak, bilginin sayısalortama hızla aktarılarak işlencbilir hale gelmesinehizmet edecek bu sistemlerin ne kadar büyük önem taşıdığı vevazgeçilmez olduğu gayet açıktır.

1984 yılında PC devriminin başlaması ile Amerika'da şirketlerin

bastığı doküman sayısı yüzde SOO artarak yılda 1.5 trilyon sayfayaulaşmıştır. 1995 yılına gelindiğinde bu dokümanla-ın yalnızca yüzde 10'usayısalortamaalınabilmiştir. Yapılan tahminlere göre sayısalortamaalı­

nan dokümanların oranının 2005 yılında yüzde 30'lara düşeceği

varsayılsa bile, yönetilmesi gereken bilginin ivrneli bir şekilde büyümesidolayısıyla basılan dokümanların sayısının iki kata çıkacağı hesaplan­maktadır,

Halihazırda çoğu kişi, kağtdın okuma kolaylığı ve taşınabilir olması

dolayısıyla daha elverişli olduğunu düşünmektedir. Fimıaların yüzde60'tan fazlası, iş süreçlerinde kullandıkları dokümanları hala elle işlernek­

te, erişnıekre ve depolamaktadır. Bu rakamlar dünyada bu sektörün önün­deki potansiyeli ve fırsatları açıkça ortaya sermekre iken, durum Türkiyeaçısından bakıldığında daha da vahimdir. Son yapılan bir araştırmada busistemlerin şu anki kullamrn oranı, kurumların düşünceleri vb. sorgulan­mış ve oldukça ilginç rakamlar ortaya çıkmıştır,

@ffi Görüntü/şekil işleme/düzenleme prograını

il} Veri saklama prograrın, "

il} GörÜlltıli/se'kily,'lnel~1l

il} ışıetimsist~~m

@ll uygııla,m,a pr'ograıltlliırı

BÜRO YÖNETİMlNDI'DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYONi'

1.6.2. Program

140

2. BİLGİ YÖNETİMİNİN İŞLEVLERİ

Tam :nteg~e bir EDYS bir ya da birden fazla bilgi yönetim sistemi veele~tronık şekıll~örüntü yönetim sistemi ile birlikte çalışır. Bu sistemleraşağıda yer alan ışlevleri bünyelerinde barındırırlar:

11J Posta(elektronik) al

rO 'Dökümanlbelgehaz

i!I Veri haz\fja~a

t1J Veri tutma (saklama) '.. '

@j Veri/görünt~ saklama vereni!I Veri/görüntÜ i§1eme . ' ..

@1 Müşteri hizmeti '..

'11JI1 VeriJgörilniil deneti

t1J Veri!görilntü kali

3. TÜRKİYE'DEKİ DURUM

EDY~:.bugün a~tık web içeriğini ve diğer metadatayı da yönetmeyihedefledıgınden, hıta.p etti~i pazar, kullanım alanları genişlemiştir.Ayrıca, alt yapıların ıyıleşmesı, sayısal depolama sistemlerinde artan per- "

Bu araştırmaya göre;

t1J Halihazırda bir EDYS sistemi kurulu olan şirketler yüzde 20,kurmakta olan yüzde 6, kurmayı planlayan yüzde 23 oranında

iken, hayır yanıtı verenlerin oranı yüzde 53'tür.•

c142 I3URO YöNETIMINDro DU'Y"L,>.MA TEKNIKLEIU VE DDKÜMANTASYON

,

\

•

rff Olumsuz düşünenlerin en temel sorunu yüzde 32 i.le siste~

maliyetlerinin pahalı olması, bunu yüzde 30'la gereklı ~~aga

ı . i k" d 2S'Ie de ne sağlayacağı konusunda bır fıkrınsa up o mama ,yuz e .. k"I . i' Tüm bunların ışıg'ında dünyada içerik ve do u-o uşınaması ız ıyor. u "<'

man yönetimi pazarının 10 milyar dolar olacağı varsa~1m~~~dır.

Henüz emekleme aşamasında olan, ancak çok ~lZlı bır ~uyume

'vmesi vaat eden Türkiye pazannın önümüzdeki 2 yıl ıçınde 50:nilyon dolar civarında gerçekleşeceğini düşünebiliriz.

4. YENİ EGİLİMLER

Özellikle son iki yıl içinde bu sistemlerin önemini ön plana çıkaran

ciddi aelismeler olmuştur, CRM, veriambarı, ça~ı me~~ezlerı vt..u~g~­hmal:rın' yapısalolmayan dokumanlara tümleşik enşım ger~ sırıırnı,ISO 900x e-devlet e-Avrupa vb. sistemlerin alrvapissu teşkil edeceksistemler ~Iması va~geçilmez bir şekilde bu teknolojilerin kullanımınıdevreye sokmayı gerektirmiştic

YARARLANILAN .KAYNAKLARAltrnöz, Mehmet ve Ceyhun Panldar; Y3ZI§It1a Teknikleri, (Ankara:

Nobel Yayın Dağıtım, 2000).

Altınöz, Mehmet; Sekret:erlik Teknikleri, (Ankara: Nobel Yayın Dağıtım,2000).

Ar, Fikret A.i Dosyalama.Ar§iv Resıııi. Y3ZI§DIa Rapor YazmaTeknikleri,(Ankara: TODAİ, 1994).

Ataman, Bekir Kemal; "Bilgisayar Ortammda Kayıtlı BilgininArşivlenmesi", Kütüphane.Enfonnasyon.Ar§iv Alanında YeniTeknolojiler ve TürkMARe Sempozyumu, (İstanbul: TKD, 1991).

Gill, Suzanne L.; File Management and Infurmation Retrieval Systeıns,(Englewood: Libraries Urı1imited, 1993).

Göral, Gülbin; Dosyalama Teknikleri: İzmir Özel Eğitim & OrganizasyonHizmetleri Ders Notları, (İstanbul: İzmir Eğitim).

Göral, Gülbin; Büro Yönet:icili4i ve Yönetici Asistanlığı, (İstanbul:Iletişim Yayınları, 2001).

~ Sütçü İmanı Üniversitesi Haberle§llle.Dosyalanıa veİmza Yetkileri Yönergesi, (Kahramanmaraş: KSiü RektörlükYayınları, 199S).

Megill, Kenneth A. And Herb Schantz; Docuınent Management: NewTechnologies for the Information Services Manager, (London:Bowker Saur, 1999).

Topa1oğlu, Melili ve Hakan Koç; Büro Yönetimi Kavramlat ve İlkeler,(Ankara: Seçkin Yayıncılık, 2002).

.''f,

.,BÜRO YÖNETiMINDE DOSYAL.AMA TEKNiKL.ERJ VE DOKÜMANIASYON

1onın, Avten; Dosyalama Sistemleri, (Ankara: Öz Bilim Marbaası, 1973).

Tutar, Hasan; Profesyonel Sekreterlik ve Büro Uygulamalan. (Ankara:Nobel Yayın Dağıtım, 2001).

Uzdil, Ünal ve Serap Benligiray; YllZ1§IDalar ve Dosyalama, (Eskişehir: eşAnadolu Üniversitesi Yayınları, 1998).

http://www.sekreter.org/docManllist.php3!Cat=7&sesID="BTRaber"

http://www.kets.com/tribasindanAıasinda.kets120021216.bth.dys.htm

144

ı

6_iNt<j~'

.A1 5 1l1 1 }ı

C'-\~ sc.. ca., \-- •..-(' ekı-

Ckrc,ç'd) ~•

.,•,