Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 1, bilag 1: Møde i Universitetsledelsen den 7. september 2009 – Udkast til referat

Kommentar til udkast til referat fra møde i Universitetsledelsen den 7. september 2009 Børge Obel og Svend Hylleberg har indgivet kommentarer med tilkendegivelsen omkring fremlæggelsen fra Lauritz’ side om finanslovsforslaget. Begge har givet udtryk for ikke at være citeret i tilstrækkelig grad for at have tilkendegivet uenighed. Det bør drøftes på mødet, om dette skal tilføjes som en referatkommentar.

Side 1 af 129

Rektoratsstaben

Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Århus C

Tlf. : 8942 1111 www.au.dk/au

Dato: 10. september 2009 Ref: KJ/BBE

Side 1/8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET Deltagere Dekaner/direktør, Rektorat, Ole Olsen, Kirsten Jensen,

Anders Correll Gæst Jan Kjeldsmark (Mercuri Urval), under punkt 2

Søren Trangbæk , under punkt 3 Referat Kirsten Jensen

Dato Mandag 7. september 2009 kl. 12.00-17.00 Sted Richard Mortensen Stuen, Stakladen, Nordre Ringgade, 8000

Århus C

REFERAT

Udkast til referat fra møde i UNIVERSITETSLEDELSEN Punkt 1 Godkendelse af refe-rat fra møde i Univer-sitetsledelsen den 10. august 2009

En fremsat kommentar fra DMU blev taget til efter-retning. Derefter blev referatet godkendt. Den endelig udgave lægges på mødesitet

Punkt 2 Rektoratet fremad-rettet

LHN indledte punktet med at give et oprids af det hidtidige forløb. AU fik forud for fusionsprocessen en hjemmel til at have et rektorat med fire personer, herunder to prorektorer. Da Nina Smith før sommerferien opsagde sin stilling som prorektor, bad LHN – efter aftale med bestyrel-sesformand Jens Bigum – Mercuri Urval (ved Jan Kjeldsmark) om at tage en interviewrunde med uni-versitetsledelsen m.fl. med henblik på at komme med en anbefaling fra rektor til bestyrelsesmødet den 22. september. LHN bød derefter velkommen til og gav ordet videre til JK. Den efterfølgende drøftelse er fastholdt i et særskilt dokument, som udsendes til mødedeltagerne. Den videre proces

- JK/MU kommer med en anbefaling efter da-gens kvalificering i universitetsledelsen

- der går en indstilling fra LHN til beslutning på bestyrelsens møde den 22. september

- rektoratet skal derefter sørge for implemente-ring og medtage den kvalificering, der sker via bestyrelsesdrøftelsen.

Punkt 3 Økonomirapport 2 - 2009 (incl. Finanslov 2010)

Økonomirapport JJø indledte punktet og nævnte, at rektoratet ikke længere forsøger at ramme et eksplicit tal, men angi-ver et realistisk spænd for resultatsforventningen.

Side 2 af 129

Side 2 af 8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET Der er lagt en modpost ind på kr. 25 mill, som resul-

tatet kan tænkes at blive bedre end, når man lægger tallene fra hovedområderne sammen. SH gav udtryk for en smule betænkelighed, fordi det ikke vides, om der er dobbeltkonfekt, hvis hovedom-råder i forvejen har tænkt på samme måde. Det kunne have været godt med en kontakt til hovedområderne for at afstemme dette. Stå-tallene vurderes som no-genlunde sikre på beregningstidspunktet. BO nævnte, at der er et usikkerhedsmoment i, at man ikke kender studenteradfærdsmønstret i forhold til af-læggelse af eksamen. SM spurgte til forbedringen i 2008, og det blev drøf-tet, at det er en lille udsvingsmargin set på baggrund af den samlede omsætning på ca. kr. 5 mia. EMS nævnte, at stå-produktion og overhead er usik-kerhedsmomenter og NAT har derfor lagt en buffer ind. BD nævnte den fremadrettede usikkerhed omkring taxametrenes størrelse samt, at der er forskellige ad-færdsmønstre hos de studerende på de forskellige ho-vedområder. LHN gav udtryk for, at universitetsledelsen skal være mere opmærksom på at ramme bedst muligt med en vis udsvingsmargin og konkluderede, at det ser for-nuftigt ud. Der samles op igen efter 3. kvartal. LHN bad kredsen være opmærksom på at melde ind til budgetkontoret, hvis der sker markante ændringer, så dette kan tages med i den samlede håndtering. Finanslovsforslag, 2010 LHN henviste til det udsendte notat. JJø nævnte, at der er kommet ros til budgetmedar-bejderne for notatet. Budgetudmeldingen fra i som-mer til hovedområderne rammes nogenlunde. De po-litiske forhandlinger kan selvfølgelig ende på forskel-lig vis, men det tyder på, at det rammer tæt på ud-meldingen. LHN nævnte, at der formentlig også kommer en for-deling af globaliseringspuljen til uddannelse. Budget-udmeldingen ligger stort set midt i det spænd, der lig-ger bag de politiske forhandlinger. Vedrørende forhø-jelsen af taxametrene gav LHN udtryk for håb om et gedigent løft på især de ”tørre områder”, men LHN vil helst være fri for den forhøjelse – på ca. kr. 100 mill -

Side 3 af 129

Side 3 af 8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET der tages af forskningsmidlerne. I stedet burde forhø-

jelsen findes via uddannelsesmidlerne (der er afsat til en forhøjet dækningsgrad = mindst 50% af en ung-domsårgang skal have en videregående uddannelse). Der skal efterfølgende ske en intern fordeling. Hvis løftet tages fra forskningsmidlerne, skal der ske en modregning, hvorimod en vækst fra uddannelsesmid-lerne vil være en reel vækst på de relevante uddannel-sesområder. SH roste notatet og den hurtige udmelding før som-mer, da det gør det muligt at arbejde bedre og mindre forhastet med tallene. Når konklusionen kendes, må man internt forholde sig til, om der skal modregnes på forskningssiden. Den politiske udmelding om et løft på kr. 2000 pr. ”tør stå” var skuffende, og man ved fortsat ikke, om der kommer modkrav i forbindel-se med forhøjelsen. LHN lovede, at rektoratet kommer med en gennem-sigtig model, så snart rektoratet ved mere, og her kan udmeldingen om opbygning af en forskningspulje og-så gendrøftes. Det er sandsynligt, at der også vil budgetlægges med et underskud i 2010, men i 2009 forventes resultatet til gengæld at være bedre end budgetlagt. HS gjorde opmærksom på, at de øvrige sektorministe-rier også skal huskes. Blandt andet giver konkurren-ceudsættelsen og effektiviseringsbesparelsen (der ikke kommer tilbage, som det ellers sker på VTU-området) også en usikkerhed. HS bad også om en afklaring af opgavesplittet, da det også spiller en rolle i budget-lægningen. LHN kvitterede med, at der fremadrettet også skal være et afsnit om sektorministerierne i øko-nominotaterne og erindrede om, at rektoratet presser maksimalt på i forhold til sektorministerierne. JJø skitserede den afklaringsproces, der i løbet af den kommende måned foretages på møder med hovedom-råderne omkring opgavesplittet og deraf følgende konsekvenser. Der er ikke jobgaranti på AU, men le-delsen skal selvfølgelig gøre det maksimalt mulige, hvis sådanne situationer måtte opstå. LHN pointere-de, at AU naturligvis fortsat skal have en god persona-lepolitik og med fleksible og kompetente medarbejde-re. Unilab LHN redegjorde for, at der er opsparet midler gen-nem huslejen, og samtidig har VTU overbevist Fi-nansministeriet om, at der skal iværksættes laborato-

Side 4 af 129

Side 4 af 8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET rierenovering/fornyelse, som også er med til at frem-

me beskæftigelsen mv. Der er tale om ca. kr. 6 mia. over de kommende 6 år. AU arbejder pt på – sam-men med UBST – at finde ud af, hvordan pengene udmøntes mm. Der er tale om ca. kr. 1,4 mia til AU, og pt er dyrestaldene ikke medtænkt. Det bliver en meget vanskelig planlægningsopgave, og der er derfor et arbejde på vej med at ajourføre AU’s visionsplan kombineret med laboratorieplanerne, så der kan laves en samlet dominoøvelse. HS nævnte, at DMU var glemt i første omgang. STr redegjorde for, at AU forfølger sagen tæt. SH påpegede, at det er problematisk, hvis der ”beløn-nes” på de områder, der har misligeholdt vedligehol-delsespligten. LHN nævnte, at AU har gjort opmærk-som på dette og tilføjede, at der arbejdes på, at mid-lerne kan bruges til nybyggeri, hvis det er mest for-nuftigt/rentabelt. Bolognamålsætningen vil nok kun blive påvirket af lejeudgiften, men ikke af kapitaltil-førslen. JJø erindrede om, at der vil være udgifter til medfi-nansiering i form af genhusning mm. LHN supplere-de med, at det kan blive nødvendigt at forelægge for bestyrelsen at kunne trække på egenkapitalen, hvis det viser sig nødvendigt. JJø henviste til det udsendte materiale som optakt til bestyrelsesmødet i form af procesplan for visionsplan på bygningsområdet for hele AU. Desuden en brutto-liste over mulige byggeopgaver. JJø opfordrede kred-sen til at komme med respons, hvis man har kom-mentarer til bruttolisten. Endelig var der rundsendt et papirnotat som opstart på at danne et overblik over de forestående udfordringer på bygningsområdet. Sidstnævnte dokument skal i første omgang ikke uden for kredsen, da det er et første udkast og dermed et arbejdsnotat. JJø uddelte et udkast til notat til bestyrelsen om, hvordan bestyrelsen fremadrettet involveres i bygge-sager.

Punkt 4 Bestyrelsesmøde og –seminar den 21.-22. september 2009

LHN erindrede om, at hensigten med seminaret blandt andet er, at bestyrelsen og dekankredsen skal have lejlighed til at mødes og drøfte et udvalg af de faglige udfordringer. Det blev drøftet, hvad der ligger i punktet om talent-udvikling. Der er primært tale om forskertalentudvik-ling. BO gjorde opmærksom på, at der også er behov for talentudvikling på en lang række øvrige medar-

Side 5 af 129

Side 5 af 8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET bejderområder, og desuden behov for at kigge på re-

kruttering. Det blev konkluderet, at disse punkter skal forberedes bedre, før de drøftes med bestyrelsen. BD spurgte til punktet om efter/videreuddannelse. SEF svarede, at de tre underudvalg i denne uge er på vej med deres rapporter, og det kan måske give inspi-ration til oplægget. LHN opfordrede til, at punktet ”hæves op”, så der ses mere overordnet på problema-tikken, hvor der er behov for et mere fleksibelt sy-stem. Og at der ses på, hvordan AU kan være en spil-ler på denne bane fremover, i spændet mellem indi-vid/samfund og marked. LHN nævnte, at der er ved at blive udarbejdet en standardmodel for AU vedrø-rende afregning/prissætning af ef-ter/videreuddannelse på foranledning af kritik fra Rigsrevisionen, men det er fortsat hensigten, at der skal kunne være forskellige priser men beregnet ud fra de samme principper.

Punkt 5 Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009

LHN orienterede om, at LQ (og LHN) er ved at tilret-telægge et program med deltagelse af tre internatio-nale eksperter som oplægsholdere. Der opereres med tre temaer i form af

- den nuværende evalueringsproces - AU’s udfordringer herunder den blanding af

den humboldtske tradition over for school-traditionen, som er et faktum efter fusionerne og endelig de ledelsesudfordringer dette inde-bærer

- internationale erfaringer. LQ sender en mail rundt til kredsen, som har mulig-hed for at komme med input i løbet af en uges tid, hvorefter disse input videregives til oplægsholderne. LHN nævnte, at Flemming Larsen bliver praktisk ar-rangør af seminaret og noterede sig, at der var opbak-ning til programskitsen.

Punkt 6 Bibliometric Bench-marking Analysis of Aarhus University 2002 – 2007

LHN erindrede om, at kredsen tidligere har besluttet at få udarbejdet rapporten. CR gav en kort gennemgang af de store linjer i mate-rialet og nævnte, at der er givet udtryk for stor til-fredshed og tillid til materialet fra de involverede medarbejdere. I forhold til andre tilsvarende analyser foretaget i andre lande, er det en meget grundig rap-port, der er udarbejdet for en relativt set meget be-skeden udgift. AU rammer samlet set ind på en plads som nummer ca. 90 på listen. JJe og EMS nævnte, at der fra fagområderne vil blive spurgt ind til, hvordan tallene er udregnet. Derfor er der behov for et forståeligt notat om analysemetoden.

Side 6 af 129

Side 6 af 8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET OO og CR sørger for dette.

SM pointerede, at man skal gøre det klart, at de nævnte områder ikke er lig med de institutter, der har de tilsvarende betegnelser. Det er i øvrigt interessant at finde ud af, hvor stor betydning enkeltpersoner har for resultaterne. SEF nævnte, at det blandt andet er af disse grunde, at mange universiteter ”køber cv’er” for at få tilknyttet forskere, der trækker sådanne resulta-ter op. Det blev drøftet, hvad analysen kan bruges til, og JJe nævnte, at det kan være nyttigt at fremhæve de gode eksempler til inspiration for andre. LHN glædede sig over materialet, som kan give an-ledning til sunde drøftelser i miljøerne og gav udtryk for håb om, at det snart vil blive muligt at lave tilsva-rende undersøgelser på de tørre områder. Det er nu op til CR og arbejdsgruppen, om der skal stilles for-slag om at arbejde videre og på hvilken måde. Grup-pen overvejer, om den vil komme med forslag til uni-versitetsledelsen om ”nålestiksanalyser” på specifikke områder. CR foreslog, at papiret betragtes som et internt papir uden at lave pressemeddelelse eller lignende. Det blev aftalt, at det er op til hovedområderne at afgøre, hvem der – ud fra en relevansvurdering - skal have rappor-ten. LHN foreslog, at der kan overvejes en henvisning til analysen, når der næste gang kommer Ti-mesHigher-udmelding. LHN afsluttede drøftelsen med at takke de medarbejdere, der har stået for ar-bejdet.

Punkt 7 Nyt fra deka-ner/direktør

EMS orienterede om, at der efter dialog med rektora-tet er foreslået at fusionere Naturhistorisk Museum, Stenomuseet og Væksthusene og se på muligheden for at bygge på Ceresgrunden. Det skal times med det lo-kalplansarbejde, der foregår frem til sommeren 2010. LQ havde fået en opfordring til at se på, hvordan man kan kombinere forskningsviden med digital formid-ling via museer mm. BD supplerede med, at der i sid-ste uge var en konference på Moesgaard om samme emne. Det blev konkluderet, at der er behov for en de-taljeret udredning, inden der kan træffes beslutnin-ger.

Punkt 8 Opfølgning på evalu-eringspanelets besøg den 25. august 2009

LHN havde ikke nyt at melde om emnet.

Punkt 9 Opfølgning på besøg af østjyske folke-

LHN nævnte, at de tre fremmødte folketingsmed-lemmer havde været glade for besøget. Det er en ud-fordring at trække de travle politikere til. Der vil fort-

Side 7 af 129

Side 7 af 8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET tingsmedlemmer den

26. august 2009

sat blive arbejdet på at invitere de relevante folke-tingsudvalg. Planen er, at der hvert år laves et arran-gement på to timer den dag, hvor Århus Festuge åb-ner, hvor der bliver en times møde med ledelsen og derefter et fagligt arrangement. Der skal også fortsæt-tes med ”åbne døre”, hvor ordførere mm kan komme individuelt. HS erindrede om, at AU er mere end Århus-området og foreslog, at man også kan invitere de relevante ud-valg til briefinger/høringer på Christiansborg. LHN svarede, at man skal være opmærksom på, hvornår man kan invitere sig selv på besøg på Christiansborg. LQ nævnte, at det også bør medtænkes, hvor stor in-teresse der er for forskellige emner. BO opfordrede til, at der skal tænkes strategisk for at få mange deltagere til sådanne møder, fordi politikere er travle og derfor skal kunne se egennytten af besø-get. SEF var enig med BO i, at der skal være individu-el nytte af besøget for at trække folketingsmedlem-merne til. EMS nævnte, at mødet kunne være om formiddagen på årsfestdagen. AC nævnte, at man også kan tænke i de arrangementer, hvor der er udenlandske top-forskere på besøg. LHN takkede for de givne input og vil sørge for, at der arbejdes videre med emnet.

Punkt 10 Pressens Uddannel-sescenter

Emnet blev ikke drøftet.

Punkt 11 Årsfest, værtsskaber

LHN uddelte oversigt over de værtsroller, som med-lemmerne af universitetsledelsen skal varetage. Hver enkelt person har fået konkret besked fra Informati-onskontoret.

Punkt 12 APV-statusbeskrivelse

LHN takkede for statusbeskrivelserne. Rektoratet har konstateret, at der er godt gang i arbejdet, som skal fortsættes i det rette tempo uden at forcere mere, end hvad der er realistisk muligt. SM nævnte, at omtalen i Forskningsforum er relevant og nuanceret. EMS gjorde opmærksom på, at der er et tværgående udvalg på området, som bør forestå og koordinere den slags fremover. Ikke mindst i lyset af drøftelsen tidligere på dagen, hvor det blev konkluderet, at tvær-gående udvalg skal involveres i relevante processer. LHN nævnte, at det har været foreslået fra flere sider,

Side 8 af 129

Side 8 af 8

AARHUS UNIVERSITET

REKTORATET at udvalget bør udvides til også at have medarbejder-

repræsentanter. EMS nævnte, at emnet har været drøftet i udvalget, og hvor man konkluderede, at b-siden i HSU må stille forslaget. Samtidig har udvalget besluttet at tilbyde observatørpladser til medarbejde-re på områder med specifikke arbejdsmiljøudfordrin-ger. JJe nævnte, at det synspunkt fremsættes, at det er vanskeligere at sikre ejerskab, hvis man ikke har b-siden med i sådanne udvalg. HS opfordrede til, at man fortsætter den ubureaukra-tiske opbygning. SH fremførte, at sikkerhedsudvalget er et relevant fo-rum for den fysiske APV, hvorimod SU-systemet er mere oplagt for den psykiske APV. Følgende indstilling fremgik af mødedoku-mentet, men blev ikke drøftet på mødet. Der-for erindres der hermed om, at hovedområder-ne og fællesadministrationen skal fremsende en kort handlingsplan senest den 23. november til Anders Kragh Moestrup mail akm@adm.au.dk), så disse kan danne baggrund for drøftelsen i HSU den 17. de-cember.

Punkt 13 Møde i studieudval-get den 25. juni 2009

Referatet var udsendt med mødematerialet.

Punkt 14 Møde i Udvalget for forskningsbaseret myndighedsbetjening den 13. august 2009

Referatet var udsendt med mødematerialet.

Side 9 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 4, bilag 2a: Universitetsledelsen fremadrettet – Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET

SAGSFREMSTILLING

Emne

Oversigt over AU´s udvalg m.v.

Resumé

For det første er udvalgsdokumentet vedlagt i ajourført udgave, hvor kommentarer (faktuelle rettelser og ønsker) fra dekaner er indarbejdet. Der er kommet kommentarer fra CR, LQ, BO, SH, SM og JJ. Mere generelle kommentarer fremgår nedenfor. For det andet følger nedenfor en ”læsevejledning” til udvalgsdokumentet. Læsevejledning til dokumentet - Ø markerer et indgivet ønske - x med almindelig skrift markerer, at personen er medlem af udvalget - X med fed skrift markerer, at personen er formand/mødeansvarlig - i højresiden under ”andre” er der angivet, hvor der er indkommet en generel kommentar (ses nedenfor) - i kolonnen ”andre” er fed skrift ensbetydende med, at personen er formand. Med almindelig skrift er andre medlemmer nævnt de steder, hvor der ikke sidder personer fra universitetsledelsen i pågældende udvalg. Ikke alle medlemmer er nævnt, hvor der er tale om store udvalg. Kommentarer Børge Obel - det bør ikke kun være gamle 8000-dekaner, der sidder i Holst Knudsen Lars Qvortrup - på nogle af områderne har det været et princip, at der ikke sad dekaner, fordi det ikke skulle ”politiseres” (fx forskningsudvalget). Det er jo vigtigt, at vi er enige om at fastholde den politik - på uddannelsesområdet forekommer det ret oplagt, at DPU skal være repræsenteret et par steder. I Studieudvalget sidder der allerede et stort antal dekaner, kan jeg se. Men hvorfor nogle og ikke alle? Spørgsmålet er altså, om alle dekaner skal/vil have sæde der - endelig er der VIA: DPU er nok det hovedområde, der har det tætteste samarbejde til professionshøjskolerne. Derfor har jeg sat kryds ved VIA-bestyrelsen. Men jeg kan se, at SM p.t. repræsenterer AU dér. Hjemmeside med udvalg mm

- pt eksisterer følgende hjemmeside med AU-udvalg http://www.au.dk/da/udvalg.htm - LED sørger for en hurtig ajourføring af siden - når den nye udvalgssammensætning er færdiggjort, bør hjemmesiden

nytænkes/totalajourføres.

Tidsfrist

Snarest muligt

Side 10 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 4, bilag 2a: Universitetsledelsen fremadrettet – Sagsfremstilling Ansvarlig

KJ/OO

Indstilling

Det indstilles, at universitetsledelsen drøfter skemaets indhold og aftaler den videre procedure for

udpegning, arbejdsform m.v.

Side 11 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009Punkt 4, bilag 2b: Universitetsledelsen fremadrettet - Udvalgsoversigt

AndreLHN SEF JJ BD SM SH CR EMS JJ HS BO LQ

AU-foraBestyrelse X x x JBRektorat X x xAUFF xFEAS X x xINCUBA x xSandbjerg X x xØstjysk Innovation xUniversitetsledelsen X x x x x x x x x x x xSamvirket x x x x x x x x x x x xHolst Knudsen X x x x x x Kommentar fra BOMoesgaard x xDen Gamle By xNaturhistorisk Museum x

ForskningForskningsudvalg (fremadrettet) Topforsker EU Ø JW Benchmarking X

ForskertalentTalentudvikling MN Ph.d.-lederkreds x MN Ligestilling (taskforce) x LG

Rådgivning- og videnspredningMyndighedsbetjening X x x x xKommunikationsudvalg X Biblioteksudvalg X Publiceringsudvalg X AU-forlag PMM, ICH, MHG, CHKommercialisering (taskforce) X Patentudvalg EØJ

Udkast til oversigt over AU's udvalg m.v.AU's beslutningsfora

Rektorat Dekaner/DMU-direktør

AU's interne strukturer

Side 12 af 129

Kerneområder LHN SEF JJ BD SM SH CR EMS JJ HS BO LQ Andre

UddannelsesområdetStudieudvalg X x x x x Kommentar fra LQ Kvalitetssikring AK Frafald (taskforce) X Indre marked Ø Ø Ø Ydre marked (rekruttering/markedsføring) JH Gymn. Pædagogikum x x x Elektronisk stedprøve (opgave) X Efter- og videreudd. (ref/udredningsgrupper) X Integration, rådgivning og støtte Uni.pæd.vejledning Ø Int. udd. Studiemiljø Campus Århus x x

StrategiAdm. forandringsproces X x x x

Internationalisering Ø Ø pt. JL, MN, JA

VIA University College Koordineringsudvalg x x x Bygninger (Lille Barnow) x X Bestyrelse x Kommentar fra LQ

LovbefaledeHovedsamarbejdsudvalg X x x x x x x x x x xKoordinationsudvalg x X x x

Rektorat Dekaner/DMU-direktør

Side 13 af 129

Fællesadministrationen m.m LHN SEF JJ

Rektoratsstab x KJPresseenhed x ACLedelsessekretariat incl. IC (og klima) x OOØkonomi/bygninger x STrHR x LGSTUF x ETIT x FBKommunikation/Info x MHGTTE x FKF

Tilknyttede områderForskningsstøtteenhed JW

InitialoversigtAC, Anders Correll LHN, Lauritz B. Holm-NielsenAK, Arne Kjær LQ, Lars QvortrupBD, Bodil Due MHG, Mads Hvidtved GrandBO; Børge Obel MN, Mogens NielsenCH, Claus Holm OO, Ole OlsenCR, Carsten Riis PMM, Per Møller MadsenEMS, Erik Meineche Schmidt SEF, Søren E. FrandsenET, Eva Teilmann SH, Svend HyllebergEØJ, Erik Østergaard Jensen SM, Søren MogensenFB, Flemming Bøge PMM, Per Møller MadsenFKF, Flemming K. Fink STUF, StudieforvaltningenIC, Internationalt Center TTE, Technology Transfer & EntrepeneurshipICH, Ingeborg ChristensenJA, Jakob ArnoldiJB, Jens BigumJH, Jens Holbech OO/KJ/BIS, den 29. september 2009JJ, Jørgen JørgensenJL, Johnny LaursenJW, John WestenseeKJ, Kirsten JensenLG, Louise Gade

Rektorat Andre

Side 14 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. okotber 2009 Punkt 5, bilag 3a: Informationssikkerhed på AU – Sagsfremstilling IT sikkerhed

1

SAGSFREMSTILLING Emne Organisering af informationssikkerhedsarbejdet på Aarhus Universitet

Tidsfrist Okt./Nov. 2009

Ansvarlig IT-sikkerhedschef Ole Boulund Knudsen

Indstilling Det foreslåes at arbejdet med informationssikkerhed organiseres som beskrevet i det ved-hæftede udkast. Nedenstående er et resume af de væsentligste punkter. Der oprettes en række udvalg, med forskellig funktion:

1. Et centralt informationssikkerhedsudvalg(ISU). (Strategisk/Taktisk) 2. Et lokalt ISU på hvert hovedområde, samt fællesadministrationen og HIH. (Tak-

tisk/Rådgivende/Udførende) 3. Et tværgående teknisk udvalg, der koordinerer den praktisk implementering. (Rådgi-

vende/Udførende) På det lokale niveau skal aktiviteterne i nedenstående årshjul gennemføres:

Kvartal: Opgave: Ansvarlig: 1. Opdatering af sy-

stem- og dataklassi-fikation

XXXX

2. Opdatering af risi-kovurderinger

XXXX

3. Test og opdatering af beredskabsplaner

XXXX

4. Revision, rapporte-ring og planlægning

XXXX (AU)

Aw

areness (AU

)

Fra FællesIT udarbejdes der skabeloner/værktøjer til at støtte arbejdet, og for at sikre at resultaterne kan sammenlignes på tværs. Awareness koordineres på tværs – itsikker-hedschefen har ansvaret herfor. Der skal budgetteres med et årligt beløb til Awareness, og desuden må det forventes at der pr. hovedområde skal bruges ca. 1 mandeår på arbejdet med informationssikkerhed. Formelt eksisterer der et ISU, men dette har ikke været aktivt længe. Det foreslåes derfor at det gamle udvalg nedlægges til fordel for ovenstående model.

Side 15 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 5, bilag 3b: Informationssikkerhed på AU – Organisering af IT sikkerhed

AARHUS UNIVERSITET

4. september 2009 Skrevet af: Ole Boulund Knudsen

Informationssikkerhed på AU

Forslag til organisering og opgavefordeling

Side 16 af 129

1

Info

rmat

ions

sikk

erhe

d på

AU

Informationssikkerhed på AU Forslag til organisering og opgavefordeling

Indledning IT og informationssikkerheden på Universitetet er kommet i skærpet fokus i den senere tid – bl.a. illustreret af en forholdsvis kritisk rapport fra IT-revisionen i efteråret 2008. Rapporten anbefaler tre indsastsområder

- Styring og forretningsmæssig forankring af informationssikkerhed bl.a. i form af risikoanalyser og beredskabsplaner ved nedbrud m.v.

- Awareness omkring IT-sikkerhed blandt brugerne

- Teknisk implementering af sikkerhed i visse systemer

Dette dokument indeholder et oplæg til hvorledes man kan organisere og strukturere arbejdet med informationssikkerhed på Aarhus Universitet.

Baggrunden for dokumentet er et række møder mellem undertegnede og repræsentanter for hovedområderne, der alle har bakket op omkring det overordnede indhold. Det er således undertegnedes forventning, at indholdet i dette dokument ikke kommer bag på nogen af de berørte hovedområder, samt at disse vil støtte aktivt op omkring det.

Århus d. 04.09.2009

Ole Boulund Knudsen It-sikkerhedschef, Aarhus Universitet

Side 17 af 129

2

Info

rmat

ions

sikk

erhe

d på

AU

Organisering af informationssikkerheden Informationssikkerheden er ikke stærkere end kædens svageste led. Det er derfor vigtigt at man på AU har en fælles tilgang området, og at der laves nogle fælles retningslinjer som alle er forpligtede til at følge. Samtidig skal man huske på, at AU er en kompleks størrelse, og at behovet for sikring, derfor kan variere fra hovedområde til hovedområde. Det er således vigtigt at der er opereres med et minimumsniveau som tilgodeser alle parter, og som giver mulighed for at stramme tøjlerne lidt mere, der hvor der er behov for dette.

I DS484-2005 som AU som statslig organisation er blevet pålagt at følge, står der følgende bl.a. følgende omkring organisering af arbejdet med informationssikkerhed:

Der skal etableres et ledelsessystem til at varetage ansvarsplacering, udmøntning af de generelle retningslinjer i specifikke forretningsgange og instrukser samt den løbende opfølgning på implementeringen og efterlevelsen.

Hvilket suppleres med følgende:

Informationssikkerhedsaktiviteter skal koordineres på tværs i virksomheden.

Implementeringsretningslinjer

Den tværgående koordinering skal:

a) sikre at sikkerhedsaktiviteter udføres i overensstemmelse med informationssikkerhedspolitikken

b) fastlægge håndteringen af mangelfuld efterlevelse af sikkerhedspolitikken, jf. 8.2.3

c) sikre ensartede metoder og procedurer for eksempelvis risikovurdering og sikkerhedsklassifikation

d) sikre overvågning af ændringer i trusselbilledet

e) vurdere effektiviteten og tilstrækkeligheden af specifikke sikringsforanstaltninger i nye informationsbehandlingssystemer

f) være støttefunktion for virksomhedens informationssikkerhedsuddannelse, -træning og -bevidstgørelse

g) sikre overvågning og opfølgning på sikkerhedshændelser, herunder anbefaling af konkrete løsningstiltag.

Til støtte for den tværgående koordinering skal der etableres et sikkerhedsstyringssystem efter tilsvarende retningslinjer som for et kvalitetssikringssystem. Dvs. at et sådant system vil udgøre den organisatoriske struktur med tilhørende ansvarsfordeling, procedurer og metoder, der er nødvendige for at gennemføre risikovurdering, målfastlæggelse, planlægning, gennemførelse, overvågning og opfølgning – i en tilbagevendende cyklus.

… I større virksomheder kan der være behov for at lade en tværorganisatorisk gruppe med ledelsesrepræsentanter fra virksomhedens vigtigste afdelinger styre sikkerhedsområdet. I andre virksomheder vil det være tilstrækkeligt at lade den daglige ledelse styre sikkerheden. I begge tilfælde på basis af indstillinger og opfølgningsrapporter fra en udpeget sikkerhedskoordinator.

For at leve op til ovenstående – og dermed opfyldelse af kravene i DS484-2005, vil det således være nødvendigt at etablere en informationssikkerhedsorganisation, som dels kan træffe beslutninger omkring strategien for sikkerhedsarbejdet, og vedtage politikker for området, men som samtidig også er overordnet ansvarlige for de årlige arbejdsopgaver, der er forbundet med informationssikkerhed. Da AU samtidig er en stor virksomhed, både geografisk set, og ud fra antallet af medarbejdere, og samtidig, som tidligere nævnt, har forskellige behov og krav

Side 18 af 129

3

Info

rmat

ions

sikk

erhe

d på

AU

til informationssikkerheden, er det oplagt at kigge på organisering som både støtter op om en central koordinering, men som også giver mulighed for decentrale tilpasninger i forhold til den centrale organisation.

Forslag ti l organisering I Figur 1nedenfor at vist et forslag til organiseringen af informationssikkerhedsarbejdet på AU. Forslaget sikrer en central koordinering, men giver samtidig mulighed for lokal styring og tilpasning.

CentralISU

Formand Jørgen JørgensenSekretær Ole B. Knudsen

Medlemmer: Formændene for de lokale udvalg (eller evt. som en del af

administrationschefskredsens ansvar)

DMUISU

DPUISU

ASBISU

SAMISU

SUNISU

NATISU

TEOISU

DJFISU

HUMISU

Teknisk underudvalgFormand: Ole B. Knudsen

Medlemmer: it-sikkerhedskoordinatorer fra hovedområderne og/eller it-kyndige personer

Central ADMISU

HIHISU

FIGUR 1 - ORGANISERING AF INFORMATIONSSIKKERHEDSARBJEDET PÅ AU

De enkelte organisatoriske enheder vil bliver gennemgået i det følgende, dog vil der være en samlet beskrivelse for de lokale udvalg.

De decentrale ISU’er (HUM, TEO, SUN m.fl .) De decentrale informationssikkerhedsudvalg har til opgave at sikre efterlevelsen af de i fællesskab vedtagne retningslinjer, samt at sikre at evt. skærpede krav til informationssikkerheden på hovedområdet efterleves. Som et eksempel på et skærpet krav kan nævnes at DMU har nogle DANAK akkrediterede laboratorier, som stiller specielle krav til sikkerheden. Endvidere er det de lokale ISU’ers ansvar at sikre, at den praktiske udførelse af de arbejdsopgaver som er forbundet med informationssikkerheden bliver udført på hovedområdet. Dette arbejde omfatter bl.a. dataklassifikation, risikovurdering, beredskabsplanlægning og opfølgning på og planlægning af sikkerhedsmæssige tiltag på hovedområdet. Endvidere udpeger de decentrale ISU’er medlemmerne til det tekniske underudvalg. De decentrale ISU’er referer til hovedområdets repræsentant i det centrale ISU, der således er den overordnet ansvarlige for informationssikkerheden på det enkelte hovedområde. Det anbefales at de lokale ISU’er består af repræsentanter for såvel it- som forretningssiden, for eksempel foreslås det, at vicedirektør Søren Trangbæk bliver formand for ISU for den centrale administration. Hovedfokus er således på

Side 19 af 129

4

Info

rmat

ions

sikk

erhe

d på

AU

beskyttelse af forretningens informationer, og ikke på teknik. ”Analoge arbejdsgange” – fx papirdokumentation o.lign. er således også omfattet af reglerne for informationssikkerhed.

Det centrale ISU Det centrale informationssikkerhedsudvalg har til opgave at indstille strategien for informationssikkerheden til direktionen, samt at vedtage politikker og overordnede retningslinjer for informationssikkerheden på AU. Som minimum skal man sikre sig at kravene i DS484-2005 efterleves, og at de tilhørende aktiviteter omkring risikovurdering m.v. bliver udført på tværs af universitetet. Udvalget skal også behandle sager, der indstilles af de lokale ISU’er eller det tekniske underudvalg. Endvidere skal udvalget godkende investeringer i forebyggende tiltag – herunder awareness kampagner – og sikre koordinering af disse på tværs af universitetet. IT-sikkerhedschefen fungerer som sekretær for udvalget, og skal bl.a. sørge for at udarbejde en årlig rapport til ledelsen, som beskriver hændelser og status på informationssikkerhedsområdet.

Teknisk underudvalg Det tekniske underudvalg skal sikre, at der på det tekniske område sker en koordinering på tværs af universitetet. Det er bl.a. udvalgets opgave at indstille fælles metoder til dataklassifikation, risikovurdering og beredskabsplanlægning til det central ISU, og at udarbejde forslag til awareness kampagner for informationssikkerhedsområdet. Endvidere er det medlemmernes opgave, at sikre at disse standarder m.v. tages i brug på de enkelte hovedområder. Udvalget har også til formål at sikre en større videndeling mellem hovedområderne, specielt med henblik på tekniske løsninger omkring informationssikkerhed. Det tilstræbes således at tekniske foranstaltninger benyttes på en ensartet måde, på tværs af universitetet.

Arbejdet med informationssikkerhed Det praktiske arbejde omkring informationssikkerheden er opdelt i to områder. Der er dels en opfølgnings- og vedligholdelsesopgave omkring strategien og politikken, som skal varetages af det centrale ISU. Desuden er der nogle tilbagevendende praktiske arbejdsopgaver, som påhviler de decentrale ISU’er. Disse opgaver er beskrevet i tabellen nedenfor.

Kvartal: Opgave: Ansvarlig:

1. Opdatering af system- og dataklassifikation

XXXX

2. Opdatering af risikovurderinger

XXXX

3. Test og opdatering af beredskabsplaner

XXXX

4. Revision, rapportering og planlægning

XXXX (AU)

Aw

areness (AU

)

Årshjul for sikkerhedsarbejdet

Ud over ovenstående årshjul, der beskriver de faste årlige arbejdsopgaver, kommer der også nye opgaver til, enten pga. egne ønsker, eller afledt af fx revisionskrav, og disse opgaver skal naturligvis føjes ind i årshjulet. Det endelige årshjul afspejler således årets sikkerhedsmæssige tiltag på det enkelte hovedområde, og kan bruges som reference og opfølgning af fx revisionen.

Omkostninger Omkostningerne i forbindelse med informationssikkerhedsarbejdet består dels af tidsforbrug, og dels af investeringer, som er afledt af enten interne observationer, fx i forbindelse med årshjulsarbejdet, eller af eksterne observationer fra fx revisionen. Ud over dette kan der komme udgifter foranlediget en fælles beslutning om

Side 20 af 129

5

Info

rmat

ions

sikk

erhe

d på

AU

investering i ny teknologi. Det forventes, at nye initiativer indenfor informationssikkerhedsarbejdet kommer til at indgå i den løbende budgetplanlægning og de forventes at være indeholdt i eksisterende drifts og investeringsbudgetter

For det centrale ISU er der som udgangspunkt møde hver 3. måned, for at sikre en løbende opfølgning på årshjulets aktiviteter. Der er dog mulighed for ad-hoc møder, såfremt der opstår et behov for dette. De lokale udvalg styrer selv deres møde aktivitet, dog med øje for de forpligtelser der ligger i årshjulet. Det tekniske underudvalg mødes minimum fire gange årligt, og ellers efter behov. Det må også forventes at der i det tekniske underudvalg vil blive dannet nogle arbejdsgrupper, der skal adressere specifikke områder.

Tidsforbruget på aktiviteterne i årshjulet vil være forskelligt fra hovedområde til hovedområde, afhængigt af, hvor komplekse installationer man har, og om der er supplerende krav til det enkelte område. Anslået skal det forventes, at hvert område i gennemsnit anvender ca. 1 årsværk på arbejdet i årshjulet.

Side 21 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 6, bilag 4a: Ph.d.-handlingsplan – Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET J.NR. AU- 2009-017-054 Emne

Udkast til ph.d.-handlingsplan

Universitetets 8 ph.d.-skoleledere og DMU har i løbet af det seneste års tid udarbejdet

vedlagte udkast til en ph.d.-handlingsplan for ph.d.-uddannelserne på AU. Ph.d.-skoleleder

Mogens Nielsen vil på mødet præsentere udkastet til handlingsplan.

Ph.d.-handlingsplanen skal være med til at udmønte strategiens målsætninger om blandt

andet, at ph.d.-uddannelserne kan måle sig med de bedste i verden, at universitetet skal

rekruttere de største talenter fra ind- og udland og at antallet af ph.d.-studerende skal kraftigt

forøges.

Det vedlagte udkast til ph.d.-handlingsplan er struktureret efter følgende 7 temaer:

• Rekruttering og optagelse

• Internationalisering

• Kvalitetssikring

• Ph.d.-kurser og formidling

• Aflevering, afhandling og forsvar

• Arbejdsmarkedet

• Dimensionering og økonomi

For hvert af afsnittene er der beskrevet en kort status, nogle målsætninger og en række

forslag til handlinger. Ph.d.-skolelederne har som supplement til handlingsplanen udformet

vedlagte ”pixi-udgave” med fokus på handlingerne disponeret efter, om de foreslåede tiltag

skal finde sted på centralt niveau, mellem ph.d.-skolerne eller om de er et anliggende for den

enkelte ph.d.-skole.

Ph.d.-handlingsplanen baserer sig både på input fra ph.d.-skolelederne og på input fra en bred

repræsentation af ph.d.-studerende ved universitetet.

Bilag:

Udkast til ph.d.-handlingsplan for ph.d.-uddannelserne på Aarhus Universitet

Resumé

Tidsfrist

Ansvarlig

Side 22 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 6, bilag 4a: Ph.d.-handlingsplan – Sagsfremstilling

MN/RSY

Indstilling

Det indstilles, at universitetsledelsen drøfter vedlagte udkast til handlingsplan for ph.d.-

uddannelserne på Aarhus Universitet

Side 23 af 129

Dato: 21.09.2009 Ref: KW

Side 1/5

AARHUS UNIVERSITET

REFERAT Deltagere: Mogens Nielsen, Svend Hylleberg, Johnny Laursen, Troels Nørager, Michael Mulvany, Elise

Norberg, Kurt Nielsen, Karen Korning Zethsen, Anne Holmen, Sonja Bonde, Margit Troelsen, Lene Kjeldsteen, Trine B. Larsen, Lasse Guldbrandsen, Henrik Schriver, Hanne Albertsen, Lo-ne Winge og Knud Warming.

Afbud: Hans Henrik Edlund, Jette Hoeg og Bo Kjelde. Dato: Den 2. september 2009 klokken 11:00-14:00 Sted: Konferencecentret

Ph.d.-skolelederkredsen 1. Godkendelse af referat af mødet d. 9. marts 2009 og mødets dagsorden Godkendt. Mogens Nielsen orienterede om, at Nina Smith med sin fratræden som prorektor og-så er fratrådt som formand for ph.d.-skolelederkredsen. Rektoratet har på den bag-grund bedt Mogens Nielsen om at overtage formandshvervet indtil videre. 2. Drøftelse af ph.d.-samarbejde på tværs af universiteter. Oplæg ved Mogens Flensted-Jensen, KU Mogens Flensted-Jensen tog udgangspunkt i den rundsendte årsrapport 2008 for KUFUR (Københavns Universitets Forskeruddannelsesråd). Mogens Flensted-Jensen stillede sig meget positiv over for et nationalt samarbejde på ph.d.-skoleområdet. Et sådant samarbejde kan både have en rådgivende karakter og fokusere på konkrete emner af fælles interesse. Det skal afklares, om samarbejdet skal etableres som et uformelt samarbejde blandt interesserede parter eller som et na-tionalt forum, der er godkendt af rektorerne i regi af Danske Universiteter. Mogens Flensted-Jensen pegede på en række områder, hvor et samarbejde kan være nyttigt. Især kan det være nyttigt at drøfte en fælles holdning til den internationale evaluering af ph.d.-skolerne, som skal gennemføres i løbet af de kommende år, så der i samarbejde med VTU sikres et vedkommende og relevant fokus for evaluerin-gen. Også på kursusområdet kan det være relevant at drøfte et samarbejde. Der blev peget på, at der både på AU og KU er en række komplikationer forbundet med at etablere et effektivt, åbent kursusmarked, samt at det er vigtigt at tilvejebringe velfungerende incitamentsstrukturer. På KU udbydes en række generiske kurser, som afregnes med 1200 kr. pr. ECTS-point. Prisen baseres på udbyders angivelse af ECTS, og det til-stræbes, at aftager følger angivelsen. Mogens Flensted-Jensen foreslog et samarbejde mellem de danske ph.d.-skoler om

Slette

Side 24 af 129

Side 2 af 5

AARHUS UNIVERSITET

regelmæssige og højtprofilerede internationale ph.d.-kurser. Mogens Flensted-Jensen foreslog endvidere etableringen af netværk for ph.d.-studerende på tværs af universiteterne. I den forbindelse blev AU inviteret til at sen-de en ph.d.-studerende til et nært forestående møde på KU. Mogens Flensted-Jensen foreslog endvidere et tættere samarbejde om repræsentatio-nen i internationale fora og pegede på, at det svækker mulighederne for at få valgt en dansk kandidat, hvis de danske universiteter ikke kan enes om at pege på en fælles kandidat. Som eksempel blev der henvist til valget til bestyrelsen for EUA’s Council for Doctoral Education. AU’s ph.d.-skolelederkreds udtrykte en positiv holdning til at etablere et tættere samarbejde, samtidig med at flere bemærkede, at man burde gå frem skridt for skridt og først tage fat på de praktiske emner f. eks. på et seminar. Det blev besluttet at starte samarbejdet med at afholde et seminar (eksempelvis på Sandbjerg), hvor der gives lejlighed til at gå i dybden med nogle af emnerne. Især et samarbejde om den kommende evaluering bør være højt prioriteret, men også ph.d.-kursusområdet vil være et velvalgt tema. Der var enighed om, at alle universiteter bør inviteres. Det blev aftalt, at Mogens Nielsen og Mogens Flensted-Jensen arbej-der videre med planerne om et Sandbjerg-seminar. Mogens Nielsen takkede Mogens Flensted-Jensen for et inspirerende oplæg, som har skabt et godt udgangspunkt for et tættere samarbejde. Mogens Flensted-Jensens op-læg oplægges referatet som bilag. 3. Orientering og drøftelse af status for FUA Oplæg ved Anders Roed, formand for FUA-styregruppen Anders Roed orienterede om ændringer i projektet siden februar 2009. Det blev bl.a. fremhævet, at både projekt- og styregruppe er udvidet med de ”nye” hovedområder, og at konceptet med FUA som et selvstændigt system med egen systemudvikling er fastholdt. Der arbejdes stadig med tidsplanen, men det vurderes, at projektet tidligst kan afsluttes i 2011. Anders Roed understregede, at det ikke er en acceptabel tids-plan, og at der er behov for at styrke projektet på flere fronter, bl.a.: - Design af ønskede forretningsprocesser skal fremrykkes og frigøres fra selve IT-udviklingen - Hovedområdernes deltagelse i nødvendigt omfang skal sikres - Hovedområderne skal afsætte mere tid til test - Der skal ske en styrkelse af IT-udviklingen - Styregruppen skal følge tættere op Det blev præciseret, at begrebet ”forretningsafklaring” til forskel fra ”kravspecifika-tion” dækker over en beskrivelse af de processer, der ligger til grund for de enkelte

Side 25 af 129

Side 3 af 5

AARHUS UNIVERSITET

procedurer. Anders Roed præsenterede desuden en grafisk oversigt, som angiver status for de enkelte moduler. Både oplæg og oversigt vedlægges referatet som bilag. Ph.d.-udvalget gav udtryk for stor bekymring over den manglende fremdrift i FUA-projektet, idet FUA er fundamentet for udviklingen af mange vigtige arbejdsrutiner og en forudsætning for flere vigtige elementer i ph.d.-handleplanen. Der blev efter-lyst mere ledelseskraft, og det blev understreget, at rektoratet skal orienteres om pro-blemerne med udviklingen af FUA. Der blev også efterlyst en tættere dialog med hovedområderne. Flere mødedeltagere gav endvidere udtryk for, at FUA-problematikken ikke kan løsrives fra implementeringen af et nyt studieadministrativt system og PØS. Anders Roed understregede, at FUA-projektet kræver en professionalisering på alle niveauer, og at det ikke kun handler om at ansætte flere IT-udviklere. Anders Roed vil i nærmeste fremtid drøfte FUA-projektet med rektoratet. Mogens Nielsen nævnte, at ph.d.-skolelederkredsen tidligere har skrevet til rektoratet, og at man gerne igen bakker en henvendelse op, så de nødvendige tiltag bliver taget, her-under at de nødvendige ressourcer bliver tilvejebragt. DMU’s repræsentanter pegede på, at DMU ønsker adgang til at kunne kigge i FUA. 4. Drøftelse af udkast til ph.d.-handlingsplan Mødedeltagerne drøftede handlingsplanen og indholdet i en kommende ”pixi-version.” Kurt Nielsen fandt, at handlingsplanen rummer mange gode initiativer, men at der er behov for et dokument, der i højere grad præsenterer nogle anbefalinger og priorite-ringer for det videre arbejde. Johnny Laursen fandt, at der er behov for at tydeliggøre, hvilke aktiviteter der skal igangsættes på centralt niveau, på ph.d.-skoleleder-niveau og på lokalt niveau. En nærmere præsentation af disse 3 niveauer kan udfoldes i ”pixi-udgaven”. Desuden er der behov for at arbejde videre med organiseringen af initiativerne. Endvidere under-stregede Johnny Laursen, at der skal skabes synlighed om de ressourcer, som er nødvendige for at realisere handlingsplanens intentioner. Der var tilslutning til disse synspunkter. Det blev drøftet at udvælge nogle temaer, som kan videreudvikles i arbejdsgrupper, som får et klart defineret mandat, og som rapporterer tilbage til ph.d.-skoleleder-kredsen. Det blev i den forbindelse drøftet, om man trinvis skal tage nye temaer op til behandling i arbejdsgrupper, eller om man fra starten skal etablere en række ar-bejdsgrupper, der hver især prioriterer undertemaer, som der skal arbejdes videre

Side 26 af 129

Side 4 af 5

AARHUS UNIVERSITET

med. Svend Hylleberg understregede, at det er vigtigt, at man i første omgang kon-centrerer sig om de temaer, hvor der kræves en fælles indsats. Mogens Nielsen konkluderede, at der i første omgang bør nedsættes nogle få ar-bejdsgrupper, men at det kræver et solidt forarbejde at definere opgaver og mandat for disse grupper. Den nødvendige tid til dette arbejde vil blive afsat, og sagen tages op igen på næste møde. Lasse Guldbrandsen problematiserede målsætningerne for vækst i antal ph.d.-studerende og understregede, at der bør være sammenhæng mellem handlingsplanen og AU’s overordnede strategi. Mogens Nielsen præciserede, at det er målene i AU’s udviklingskontrakt, som AU vil blive målt på, og at udmøntningen af Globalise-ringsmidlerne er forudsætningen for udviklingskontraktens tal. Sonja Bonde fandt, at vejledning bør have en mere fremtrædende plads i handlings-planen, ligesom også det faglige-sociale område bør opprioriteres. Sonja sender et tekstforslag til Mogens Nielsen og Rebekka Sylvest. Mogens Nielsen opfordrede til, at øvrige forslag til mindre ændringer i handlings-planen fremsendes i løbet af en uge, hvorefter handlingsplanen betragtes som færdig. Mogens Nielsen orienterede om, at han deltager i bestyrelsens seminar d. 21.september, hvor han skal orientere om arbejdet med talentudvikling og ph.d.-handlingsplanen. 5. Drøftelse af fælles opslag for ph.d.-stipendier Sonja Bonde og Johnny Laursen fremførte, at det ikke er hensigtsmæssigt med en fælles ansøgningsfrist for ph.d.-stipendier d. 15. oktober, da det er midt i efterårsfe-rien. Derfor blev der foreslået en flytning af deadline til 1. oktober, hvilket vil give bedre tid til bedømmelser og anden sagsbehandling, herunder også kontakten til Ud-lændingeservice. Andre anbefalede at rykke deadline til d. 1. november, bl.a. med den begrundelse, at der er for lang tid mellem en deadline d. 1. oktober og et optagelsestidspunkt d. 1. februar. Det blev drøftet, om det er nødvendigt med fælles frister, og der blev peget på, at nogle hovedområder ikke følger de fælles frister. Omvendt blev der peget på, at det ikke er fremmende for integrationsprocessen at have forskellige frister, bl.a. fordi der er ansøgere, som søger flere forskellige steder. Det blev konkluderet, at problemstillingen bør drøftes med rektoratet, og at sagen ta-ges op igen på næste møde. 6. Meddelelser

Side 27 af 129

Side 5 af 5

AARHUS UNIVERSITET

Mogens Nielsen orienterede om, at der arbejdes på at skabe en organisatorisk struk-tur for arbejdet med talentudvikling, og snitfladerne til ph.d.-skolederleder-kredsen skal i den forbindelse afklares. Desuden blev der orienteret om den planlagte overtagelse af Pressens Uddannelses-center med henblik på at etablere et ph.d.-hus med kollegieboliger, kontorlokaler til Internationalt Center samt fælles undervisnings- og mødefaciliteter. Det blev fore-slået, at mulighederne for at lave korttids-udlejning til kursusdeltagere også overve-jes. Desuden blev det understreget, at etableringen af undervisnings- og mødefacili-teter forudsætter stor og fælles opbakning, idet lokaler, som i længere står ubrugte, vil blive krævet anvendt til andre formål. Både DPU og DMU påpegede, at man også uden for Århus har behov for faciliteter i stil med dem, der nu etableres i pd.h.-huset. 7. Eventuelt Intet. 8. Næste møde Næste er aftalt til d. 29. oktober kl. 10.30-13.00.

Side 28 af 129

1

HANDLINGSPLAN FOR PH.D.-UDDANNELSERNE PÅ AARHUS UNIVERSITET

LINGAN HANDS PL

Side 29 af 129

2

INDHOLDSFORTEGNELSE 1 BAGGRUND.................................................................................................................................................................................................................................................3 

1a Aarhus Universitets Strategi 2008-2012 – Fokuseret talentudvikling ..............................................................................................................3 1b Ph.d.-uddannelserne på Aarhus Universitet ...................................................................................................................................................................4 1c Handlingsplan - struktur...............................................................................................................................................................................................................7 

2 RESUME..........................................................................................................................................................................................................................................................8 A. Centralt niveau...................................................................................................................................................................................................................................8 B. Samarbejde mellem flere ph.d.-skoler .............................................................................................................................................................................11 C. Tiltag i hver enkelt ph.d.-skole...............................................................................................................................................................................................13 

3 REKRUTTERING OG OPTAGELSE................................................................................................................................................................................................15 3a Status....................................................................................................................................................................................................................................................15 3b Målsætning ......................................................................................................................................................................................................................................16 3c Initiativer .............................................................................................................................................................................................................................................17 

4 INTERNATIONALISERING.................................................................................................................................................................................................................22 4a Status....................................................................................................................................................................................................................................................22 4b Målsætning ......................................................................................................................................................................................................................................23 4c Initiativer .............................................................................................................................................................................................................................................23 

5 KVALITETSSIKRING ..............................................................................................................................................................................................................................26 5a Status....................................................................................................................................................................................................................................................26 5b Målsætning ......................................................................................................................................................................................................................................27 5c Initiativer .............................................................................................................................................................................................................................................28 Vejledning................................................................................................................................................................................................................................................28 

6 Ph.d.-KURSER OG FORMIDLING ..................................................................................................................................................................................................31 6a Status....................................................................................................................................................................................................................................................31 6b Målsætning ......................................................................................................................................................................................................................................32 6c Initiativer .............................................................................................................................................................................................................................................33 

7 AFLEVERING, AFHANDLING OG FORSVAR..........................................................................................................................................................................36 7a Status....................................................................................................................................................................................................................................................36 7b Målsætning ......................................................................................................................................................................................................................................37 7c Initiativer .............................................................................................................................................................................................................................................37 

8 ARBEJDSMARKEDET............................................................................................................................................................................................................................40 8a Status....................................................................................................................................................................................................................................................40 8b Målsætning ......................................................................................................................................................................................................................................40 8c Initiativer .............................................................................................................................................................................................................................................41 

9 DIMENSIONERING OG ØKONOMI .............................................................................................................................................................................................43 9a Status....................................................................................................................................................................................................................................................43 9b Målsætning ......................................................................................................................................................................................................................................44 9c Initiativer .............................................................................................................................................................................................................................................45 

10 OVERSIGT...............................................................................................................................................................................................................................................47 11 REFERENCER ........................................................................................................................................................................................................................................50 

Side 30 af 129

3

1 BAGGRUND

1a Aarhus Universitets Strategi 2008-2012 – Fokuseret talent-udvikling Denne handlingsplan for ph.d.-uddannelserne på Aarhus Universitet skal ses som et bi-drag til det generelle arbejde på universitetet med at udvikle og implementere strategier for universitetets kerneaktiviteter - i denne sammenhæng specielt for kerneaktiviteten ”Fokuseret Talentudvikling”. I Aarhus Universitets ”Strategi 2008-2012, Kvalitet og Mangfoldighed” [Aarhus Universitets Strategi 2008-2012] hedder det blandt andet vedrørende ”Fokuseret Talentudvikling”:

Status for Aarhus Universitets strategiarbejde i dag er, at der nu ud over universitetets overordnede strategi findes formulerede strategier for hvert af universitetets ni hovedom-råder samt for udvalgte strategiske områder, herunder internationalisering. Disse strategi-er udmærker sig - i lighed med ovenstående - ved at udspænde rammerne for universi-tetets aktiviteter i femårs perioden, først og fremmest i form af specifikke visioner og mål-sætninger. Nærværende handlingsplan sigter på at udmønte strategiernes visioner og målsætninger i form af en konkret handlingsplan inden for et specifikt område: universitetets samlede ph.d.-uddannelser. Ph.d.-uddannelserne er i denne sammenhæng ikke et tilfældigt valg. Ph.d.-uddannelser opprioriteres i disse overalt i hele verden [Global PhD]. Som det fremgår, indeholder Aar-hus Universitets strategi særdeles ambitiøse mål vedrørende talentudvikling – herunder ikke mindst vedrørende universitetets ph.d.-uddannelser, hvor målet altså blandt andet er, at kvaliteten af universitetets ph.d.-uddannelser skal kunne måle sig med de bedste i verden, samtidig med at antallet af forskeruddannede på universitetet skal kraftigt for-øges. Alene denne målsætning stiller endog meget store krav til en målrettet indsats på alle niveauer på universitetet - fra den øverste ledelse til den enkelte medarbejder – spe-

Aarhus Universitets mål er at:

• sikre, at kvaliteten af ph.d.-uddannelserne kan måle sig med de bedste i verden

• rekruttere de største talenter fra ind- og udland til unikke miljøer, hvor der er frihed til at forfølge det uventede

• fordoble antallet af forskere, der uddannes og udvikles på universitetet • have et sammenhængende forskeruddannelsessystem for de største ta-

lenter fra bachelorniveauet

Aarhus Universitet har besluttet at:

• forstærke universitetets internationale strategiske alliancer • skabe økonomiske rammer, så forskeruddannelsesmiljøerne præges af

kreativitet og nysgerrighed • sikre, at universitetets stærkeste forskere kan prioritere vejledningen på

speciale-, ph.d.- og postdoc-niveau • tilbyde femårige forskerudviklingsforløb, som kan fastholde kvalificerede

personer i et langt udviklingsforløb, for eksempel fra bachelor- til ph.d.-niveauet eller fra kandidatniveauet til og med postdoc-niveauet

Side 31 af 129

4

cielt i en situation, hvor der også satses intenst på ph.d.-uddannelserne i mange andre lande verden over. Handlingsplanen omhandler altså specifikt Aarhus Universitets ph.d.-uddannelser – og kun ph.d.-uddannelserne. Det har været et bevidst valg at fokusere arbejdet - vel viden-de, at universitetets strategi og initiativer vedrørende ph.d.-uddannelserne naturligvis må koordineres med strategien og initiativer på en række andre områder. Som et eksempel er ph.d.-uddannelserne som allerede nævnt en del af Aarhus Universi-tets samlede strategi for talentudvikling, og ph.d.-handlingsplanen skal derfor koordineres med en samlet plan for universitetets initiativer vedrørende også de efterfølgende dele af et bredere talentudviklingsprogram (postdoc, tenure track, osv.). Som et andet eksempel er ph.d.-uddannelser i dag per definition et internationalt anlig-gende, og handlingsplanen skal derfor tilsvarende naturligvis koordineres med universite-tets strategi og initiativer for internationalisering generelt. Desuden er det et faktum, at ph.d.-uddannelserne i Danmark hører til blandt de dyreste i verden, og derfor hænger opgaven med en forøgelse af antallet af ph.d.-studerende naturligvis uløseligt fast med de økonomiske vilkår for en sådan markant ekspansion, og dermed med de nationale rammer for finansiering af ph.d.-uddannelserne samt universi-tetets og hovedområdernes økonomiske vilkår og dispositioner. Omvendt er ph.d.-uddannelserne i de kommende år en ikke uvæsentlig parameter i fordelingen af de nati-onale basismidler til de danske universiteter, hvilket er endnu et argument for, at også Aarhus Universitet fokuserer på dets ph.d.-uddannelser i form af en handlingsplan som denne. Det bør i denne sammenhæng understreges, at handlingsplanen udelukkende fokuserer på, hvad universitetet som institution kan og bør gøre for at sikre de bedst mulige rammer for, at de ambitiøse målsætninger nås, og for at sikre kvaliteten i de mange andre aspek-ter, som indgår i en moderne struktureret ph.d.-uddannelse. Som med alle handlingspla-ner er også denne i sidste ende naturligvis afhængig af, hvorledes disse rammer fyldes ud – i dette tilfælde først og fremmest af den løbende vejledning, som er kerneaktiviteten i enhver ph.d.-uddannelse.

1b Ph.d.-uddannelserne på Aarhus Universitet Ph.d.-uddannelserne i Danmark har i lighed med en generel international trend gennem-gået en markant udvikling gennem de sidste ti år. Groft sagt går udviklingen fra mester-læren udelukkende baseret på deltagelse i et forskningsprojekt, som var udbredt tidligere, til en struktureret uddannelse med yderligere obligatoriske uddannelseselementer som kursusaktivitet, mobilitet og formidling. Formaliseringen af ph.d.-uddannelsen kommer blandt andet klart til udtryk i Bologna-modellen, hvor ph.d.-uddannelsen indgår som en af de i alt tre uddannelser med formali-serede grader fra et universitet (oven på bachelor- og kandidatuddannelsen). I Danmark er udviklingen senest kommet til udtryk, da universitetsloven [Universitetsloven 2007] blev revideret i 2007. For første gang blev ph.d.-skoler og ph.d.-udvalg introduceret som lovregulerede institutioner på danske universiteter med formelt ansvar for al ph.d.-uddannelse i Danmark. I den efterfølgende revision af ph.d.-bekendtgørelsen i 2008 [PhD Bekendtgørelsen 2008] fortsætter ovennævnte trend imod strukturerede ph.d.-uddannelser. Begge tiltag er udsprunget af den seneste evaluering af de danske ph.d.-uddannelser i 2006, A Public Good [A Public Good, PhD Education in Denmark, Report from an International Evaluation Panel].

Side 32 af 129

5

På Aarhus Universitet er universitetslovens nye bestemmelser på området mundet ud i, at der er blevet oprettet i alt otte ph.d.-skoler med hvert sit fokus.

• Humanistisk Videnskab • Sundhedsvidenskab • Samfundsvidenskab • Teologi og Religionsvidenskab • Naturvidenskab • Jordbrugsvidenskab • Business • Uddannelsesforskning

Danmarks Miljøundersøgelser er som en del af Aarhus Universitet aktivt involveret i ph.d.-uddannelserne ved flere af ovennævnte ph.d.-skoler. De otte ph.d.-skoler på Aarhus Universitet er organisatoriske enheder, som hver for sig opererer inden for universitetslovens og ph.d.-bekendtgørelsens rammer. Det betyder, at de otte ph.d.-skoler på mange måder er ens i deres opbygning og virke. For eksempel har de alle organiseret deres ph.d.-uddannelse i et antal faglige programmer, og de har alle et valgt ph.d.-udvalg med repræsentanter for det videnskabelige personale og de ph.d.-studerende. Men samtidig er ph.d.-skolerne naturligt på mange områder forskellige. Forskellene er dels grundet i et forskelligt erfaringsgrundlag, hvor nogle hovedområder ved Aarhus Universitet har en årelang tradition for arbejdet med ph.d.-uddannelser, mens andre har en kortere tradition (med dertil hørende forskellige fordele og ulemper). Dels er der fagligt set (også internationalt) et forskelligt syn på ovennævnte balance mellem forsknings- og uddannelseselementet i en ph.d.-uddannelse, og det medfører naturligvis også nogle forskelle mellem Aarhus Universitets otte ph.d.-skoler. De fagligt begrundede forskelle er ikke unaturlige i en situation, hvor begrebet en ph.d.-uddannelse som sagt er under kontinuerlig udvikling, og hvor denne udvikling i sagens natur på nogle felter går i forskellige retninger og i forskelligt tempo - også internationalt. Aarhus Universitet har igennem årene i høj grad været blandt de førende i den danske debat omkring udviklingen af begrebet en ph.d.-uddannelse. Som et eksempel var uni-versitetet det første til allerede i 1991 at pege på problemet med de (også) den gang for lange studietider på ph.d.-uddannelsen, og indførte muligheden for, at kandidatstude-rende kunne blive optaget på ph.d.-uddannelsen før opnået kandidatgrad – den såkaldte 4+4-ordning. Universitetet var forud for sin tid med 4+4-ordningen, som først i dag vinder udbredelse også på de øvrige danske universiteter som et nyttigt instrument til at højne kvaliteten af ph.d.-uddannelserne. I takt med udbredelsen af Bologna-modellen på specielt europæiske universiteter har det imidlertid vist sig, at det for mange studerende er naturligt og attraktivt at skifte uddannel-sessted umiddelbart efter endt bachelor- eller kandidatgrad. For at øge kvaliteten og kvantiteten af internationale ansøgere til sine ph.d.-uddannelser har Aarhus Universitet derfor taget skridtet videre. Universitetet har åbnet mulighed for et endnu tidligere optag til ph.d.-uddannelsen gennem den såkaldte 3+5-model (i daglig tale kaldet Bologna-Danese). Den er en integreret del af Bologna-processen med optagelse af talentfulde studerende direkte på baggrund af en bachelorgrad til en uddannelse, som kombinerer en kandidatuddannelse med det første år af en ph.d.-uddannelse. Tabel 1 skitserer de tre omtalte uddannelsesmodeller, 5+3 (Bologna), 4+4 og 3+5 (Bolog-na-Danese), som Aarhus Universitets ph.d.-skoler tilbyder. Det bør dog nævnes, at de tre modeller vægtes forskelligt i de enkelte ph.d.-skoler, samt at Det Sundhedsvidenskabelige

Side 33 af 129

6

Fakultet i modsætning til de øvrige hovedområder opererer med seksårige kandidatud-dannelser.. [Tabel 1 – Uddannelsesstrukturer på Aarhus Universitet – overgange til ph.d.]

Som et andet mere aktuelt eksempel på Aarhus Universitets fremsynethed og fokus på ph.d.-uddannelserne kan nævnes, at universitetet i 2006 besluttede at udvikle et online-system til alle administrative processer omkring ph.d.-uddannelsen: FUA – ForskerUddan-nelsesAdministrationssystem. Systemet har tre faser: ansøgning og optag, portefølje og økonomi. Den første fase i dag er taget i drift på de fleste af universitetets ph.d.-skoler, og forventes snarligt i drift på alle otte ph.d.-skoler. Porteføljefasen findes i en testversion,, mens økonomifasen endnu ikke er påbegyndt. Det er planen, at FUA på længere sigt skal udbredes til alle landets ph.d.-skoler. Nærværende handlingsplan er skrevet med udgangspunkt i den ph.d.-skolestruktur, som findes i dag, det vil sige en organisation med otte ph.d.-skoler og et udvalg på tværs af ph.d.-skolerne (ph.d.-skolelederkredsen). Planen tager ikke stilling til en eventuel fremtidig organisation på ph.d.-området (dog er det i forbindelse med udarbejdelsen af planen blevet klart, at det vil være ønskeligt med en bedre repræsentation af de ph.d.-studerende i arbejdet på tværs af ph.d.-skolerne). Implementeringen af handlingsplanen er der heller ikke taget endelig stilling til. Sigtet med planen er at højne kvaliteten af ph.d.-uddannelserne på de eksisterende ph.d.-skoler i respekt for de forskelle, der som omtalt findes blandt ph.d.-skolerne af historiske og faglige grunde. Sagt på en anden måde, er det ikke målet at ensrette ph.d.-skolerne på ”laveste fællesnævner”-niveau. Et gennemgående tema i handlingsplanen er et forsøg på at opbygge en fælles forståel-se af ”best practice” på de ansvarsområder, som ligger i de enkelte ph.d.-skoler samt at identificere områder, hvor ph.d.-skolernes opgaver bedst løftes i fællesskab. Dermed kan

Bachelor 3 år

Kandidat 2 år

ph.d. 3 år

Bachelor 3 år

Kandidat 1 år

Kandidat/ ph.d. 2 år

ph.d. 2 år

Kandidat/ ph.d. 3 år

ph.d. 2 år

Bachelor 3 år

Side 34 af 129

7

handlingsplanen ses som et forsøg på at bidrage til, at effekten af sammenlægningerne på det nye Aarhus Universitet bliver udnyttet systematisk. Under udarbejdelsen af denne handlingsplan har Aarhus Universitet besluttet at etablere et ph.d.-hus. Det skal være et unikt kraftcenter for universitetets ph.d.-uddannelser og et samlingssted for ph.d.-aktiviteter på tværs af universitetets hovedområder med blandt andet værelser til udenlandske ph.d.-studerende. Ph.d.-huset vil fysisk blive indrettet i de bygninger i Vennelystparken, som i dag huser Pressens Uddannelsescenter. Det må forventes, at en række af de tiltag, som anbefales i handlingsplanen, vil blive en integreret del af ph.d.-huset, og specielt forventes det, at ph.d.-huset vil kunne fungere som en fysisk ramme for en integreret indsats med universitetets Internationale Center. Men da de organisatoriske rammer for ph.d.-huset endnu ikke er kendte, indeholder nær-værende handlingsplan ikke specifikke anbefalinger vedrørende ph.d.-husets rolle i for-bindelse med de enkelte tiltag.

1c Handlingsplan - struktur Handlingsplanen er som nævnt bevidst lavet som et supplement til de overordnede stra-tegier, nemlig som et katalog over en bred vifte af forslag til konkrete tiltag, som alle er rettede mod de overordnede målsætninger for Aarhus Universitets ph.d.-uddannelser. Planen er overordnet struktureret efter syv generelle overskrifter for kvalitetsrelaterede aspekter af en ph.d.-uddannelse:

• Rekruttering og optagelse • Internationalisering • Kvalitetssikring • Ph.d.-kurser og formidling • Aflevering, afhandling og forsvar • Arbejdsmarkedet • Dimensionering og økonomi

Hvert af disse afsnit er skrevet over en fælles skabelon:

• Status • Målsætning • Tiltag

For hvert enkelt tiltag foreslår planen endvidere eksplicit de aktører, som i givet fald bør være de ansvarlige for konkrete aktioner. Overordnet er fordelingen den, at tiltag vedrø-rende infrastruktur, som er fælles for alle ph.d.-skoler, foreslås løst centralt på Aarhus Uni-versitet, mens alle andre (herunder fagspecifikke) tiltag foreslås løst (eventuelt koordine-ret) på decentralt niveau. Planen indeholder desuden en oversigt over initiativer og aktø-rer for ph.d. uddannelserne på Aarhus Universitet [Oversigt] med en tabel over planens samlede anbefalinger, samt et resumé af udvalgte anbefalinger fordelt på ansvars- og aktivitetsområder, jf. Afsnit 2.

Side 35 af 129

8

2 RESUME Udvalgte anbefalinger fordelt på ansvars- og aktivitetsområder.

A. Centralt niveau 1. Volumen og økonomi Det anbefales, at:

• Aarhus Universitet tager initiativ til, at der fastsættes modeller og tal for omkost-ningerne ved et ph.d.-forløb (internt på universitetet og blandt de otte danske universiteter)

• der udarbejdes en oversigt over de nødvendige ressourcer, der skal tilvejebringes,

for at Aarhus Universitet kan indfri sine målsætninger om volumen på ph.d.-området, herunder stipendiemidler, vejlederkapacitet og fysiske rammer

• der arbejdes målbevidst på at øge den eksterne andel af finansieringen af alle

universitetets ph.d.-uddannelser eksempelvis gennem fælles initiativer rettet mod offentlige og private fonde samt virksomheder

• der arbejdes målbevidst mod en bedre udnyttelse af erhvervs- ph.d.-ordningen,

samt at Aarhus Universitet arbejder aktivt for en smidiggørelse af regler og admi-nistration af erhvervs-ph.d. ordningen, herunder en vurdering af de obligatoriske uddannelseselementer uden for universitetets regi

• ph.d.-skolerne tilføres ressourcer, så de kan leve op til universitetslovens og ph.d.-

bekendtgørelsens krav vedrørende kvaliteten af deres ph.d.-uddannelser herun-der økonomiske midler til erstatning for de tidligere ”kvalitetsfremmemidler” fra Koordinationsudvalget for Forskning (til kurser, udveksling af ph.d.-studerende, osv.)

• Aarhus Universitet tager kontakt til de øvrige danske universiteter med henblik på

at forhandle om en eventuel genoplivning af aftalen omkring Det åbne Marked, baseret på et funktionelt og ligeligt ph.d.-kursussamarbejde med sigte på størst mulig fleksibilitet

Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne og ph.d.-skolerne 2. Ansættelsesforhold og formalia Det anbefales, at:

• der opstilles fælles retningslinjer for indgåelse af aftaler omkring ekstern deltagel-se og medfinansiering af ph.d.-forløb, herunder retningslinjer for de deltagende parters pligter og rettigheder

• der skabes overblik over ph.d.-skolernes praksis med hensyn til de ansættelses-

mæssige rammer for ph.d.-studerende, som ikke er ansat i ph.d.-stipendium, her-under ph.d.-studerende optaget uden forudgående kandidateksamen, samt at der på baggrund af et sådant overblik udarbejdes overordnede fælles retnings-linjer for praksis under hensyntagen til de ph.d.-studerendes arbejdsbyrde og ho-vedområdernes forskelligheder

Side 36 af 129

9

• der skabes overblik over ph.d.-skolernes praksis med hensyn til begrebet lønar-bejde i bred forstand, samt at der på baggrund af et sådant overblik udarbejdes overordnede fælles retningslinjer for praksis

• Aarhus Universitet tager initiativ – sammen med Danmarks Statistik og de øvrige

danske universiteter – til at foretage en koordineret opdatering og præcisering af nøgletallene på ph.d.-området med henblik på at opnå en pålidelig dansk ph.d.-statistik

• der etableres mekanismer til systematisk indhentning af oplysninger om ph.d.-

kandidaternes beskæftigelse, samt at det ofte vanskelige arbejde med at identi-ficere tidligere studerende koordineres med Aarhus Universitets uafhængige be-stræbelser på at oprette en egentlig alumneforening

• der udarbejdes fælles retningslinjer vedrørende begreber som copyright, intellec-

tual property rights og fortrolighed i forbindelse med ph.d.-afhandlinger Aktører: HR-området, FUA og ph.d.-skolerne 3. Udvikling af FUA Det anbefales, at:

• der tages tiltag så alle faser af FUA (ansøgning, portfølje, økonomi) hurtigst muligt kan tages i drift som et effektivt kvalitetssikringsværktøj på alle universitetets ph.d.-skoler, herunder at FUA løbende tilføres de nødvendige ressourcer

• der udvikles nyt fælles design for ph.d.-beviser fra Aarhus Universitetet, samt at et

sådant bevis suppleres en fuldstændig portefølje over gennemført kursuspro-gram, formidlingsaktiviteter, mobilitet osv. (fra FUA)

Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne, Fælles IT 4. Rekruttering og optag Det anbefales, at:

• der udarbejdes en samlet oversigt over rekrutteringsmekanismer, og at der sy-stematisk indsamles erfaringer på tværs af universitetets ph.d.-skoler om effekten af rekrutteringsmekanismerne i forhold til målsætninger

• tidlig rekruttering (inden kandidateksamen) til ph.d.-uddannelsen videreudvikles

som et varemærke for Aarhus Universitet., samt at bestræbelsen kombineres med en særlig ’elitestatus’ på dele af universitetets kandidatuddannelser

• der sker en afklaring omkring studieafgift for ph.d.-studerende fra ikke EØS lande

optaget til ph.d.-studium uden forudgående kandidateksamen

• de enkelte ph.d.-skoler formulerer åbne og let gennemskuelige kriterier for kvali-fikationer i forbindelse med optagelse til ph.d.-uddannelsen og tildeling af sti-pendier

• Aarhus Universitet tilvejebringer en facilitet, som kan assistere de enkelte ph.d.-

skoler, når de skal indplacere specielt internationale ansøgeres formelle kvalifika-tioner i forhold til optagelse på 3+5-, 4+4- eller 5+3-ordningen, eventuelt ved inddragelse af erfaringer fra CIRIUS vedrørende bedømmelser af udenlandske ansøgere til andre dele af det danske uddannelsessystem

Side 37 af 129

10

• universitetets ph.d.-skoler får mulighed for at tildele screening-stipendier til kort-varigt ophold for potentielt kommende ph.d.-studerende samt ’AU Marie Curie’-stipendier til ph.d.-studerende indskrevet ved udenlandske universiteter

Aktører: Universitetets ledelse, kommunikationsområdet, Internationalt Center, studiefor-valtningen og ph.d.-skolerne 5. Informationsmateriale og hjemmesider Det anbefales, at:

• der udvikles et ph.d.-informationsmateriale i en form , som samtidig kan indgå di-rekte i nye hjemmesider for Aarhus Universitets ph.d.-uddannelser., samt at alle universitetets hjemmesider på ph.d.-området struktureres på en sådan måde, at man på de forskellige niveauer kan ”abonnere” på opdateringer

• der for alle ph.d.-skoler løbende udarbejder en informativ håndbog/vejledning

for alle ph.d.-studerende (code of practice, survival kit)

• der etableres en fælles portal med resume og adgang til alle ph.d.-afhandlinger fra Aarhus Universitet. Det anbefales, at der etableres en fælles serie med eget ISBN nummer, hvor universitetets ph.d.-afhandlinger kan publiceres

• Aarhus Universitet tager initiativ til etablering af en portal, som gør det muligt for

ph.d.-skoler (og i princippet alle danske ph.d.-skoler) at præsentere ph.d.-kurser, eventuelt som en videreudvikling den eksisterende succesfulde portal på det sundhedsvidenskabelige område

Aktører: Kommunikationsområdet og ph.d.-skolerne 6. Internationalt samarbejde Det anbefales, at:

• der etableres et systematisk samarbejde mellem Aarhus Universitets ph.d.-skoler og Internationalt Center med henblik på en bedre udnyttelse af eksisterende in-ternationale samarbejder og netværk, samt identifikation af nye samarbejder og netværk af potentiel interesse for rekruttering til universitetets ph.d.-uddannelser

• opslag af stipendier i højere grad benytter internationale portaler og/eller part-nerskaber

• Aarhus Universitet (pro)aktivt deltager i internationale aktiviteter omkring udvik-

lingen af ph.d.-uddannelserne (eksempelvis i EUA-CDE regi)., herunder specielt aktiviteter rettet imod en international præcisering af begrebet ”international standard for ph.d.-afhandlinger” inden for hvert af universitetets hovedområder

• Aarhus Universitet fortsat arbejder politisk for, at alle nationale restriktioner så hur-

tigt som muligt fjernes, så Aarhus Universitet i fremtiden frit kan indgå i internatio-nale aftaler omkring fælles grader

Aktører: Rektoratet, Danske Universiteter, Internationalt Center, HR-området og ph.d.-skolerne

Side 38 af 129

11

7. Internationale ph.d.-studerende og mobilitet Det anbefales, at:

• universitetets International Help Desk styrkes og bliver en del af et bredere initiativ til opbygning af et egentligt fælles miljø for alle universitetets ph.d.-studerende., blandt andet med en vifte af faglige og sociale aktiviteter

• der etableres effektive og smidige muligheder for tildeling af (midlertidig) bolig i

forbindelse med optagelse af specielt udenlandske ph.d.-studerende

• der tilsvarende etableres en central enhed, som kan servicere ph.d.-studerende i forbindelse med længerevarende udlandsophold under studiet, herunder at søge fonde om ekstra midler, søge opholdstilladelse, afklare skattespørgsmål, finde bo-lig etc.

Aktører: Internationalt Center og ph.d.-skolerne 8. Karriereforløb Det anbefales, at:

• alle ph.d.-studerende tidligt under deres ph.d.-forløb tilbydes en formaliseret og systematisk karriereplanlægning, samt at universitetet udvikler et fælles koncept for rammerne for et sådant tilbud

• konceptet for systematisk karriereplanlægning udvikles som en del af Aarhus

Universitets bredere strategiske satsning på fokuseret talentudvikling Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne

B. Samarbejde mellem flere ph.d.-skoler 9. Samarbejde på tværs af hovedområder Det anbefales, at:

• ph.d.-skolerne undersøger mulighederne for på systematisk vis at udnytte even-tuel synergieffekt af sammenlægningen i 2007 med de fire nye hovedområder – både i forhold til at rekruttere og gensidigt udnytte ressourcer i tilrettelæggelsen af ph.d.-uddannelserne

• der etableres smidige administrative aftaler mellem ph.d.skolerne vedrørende

fælles ph.d.-programmer, udnyttelse af fælles ressourcer, overførsel af merit, osv., herunder specielt aftaler for tidlig rekruttering på tværs af hovedområder (3+5 og 4+4 ordningen)

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen 10. Samarbejde om praksis Det anbefales, at:

• der indsamles information om de enkelte ph.d.-skolers erfaring med tilbud om formidlingsaktiviteter til deres ph.d.-studerende (best practice), og at der på den-ne baggrund arbejdes hen imod et sæt fælles retningslinjer for hele universitetet

• ph.d.-skolernes administration af ph.d.-bekendtgørelsens krav om tilbud til de

ph.d.-studerende om kurser i undervisning/pædagogik styrkes gennem et øget

Side 39 af 129

12

samarbejde på tværs af ph.d.-skoler og i samarbejde med Universitetspædago-gisk Netværk

• der udarbejdes fælles retningslinjer for ph.d.-afhandlingernes form og offentlig-

gørelse, så de kan indgå som en professionel del af universitetets præsentation af dets forskningsresultater udadtil.

• der som modstykke til bekendtgørelsens krav om miljøskifte tilsvarende formule-

res krav om, at ethvert ph.d.-forløb for studerende indskrevet ved Aarhus Universi-tet indeholder et passende langt og sammenhængende forløb ved Aarhus Uni-versitet

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

11. Samarbejde om ph.d.-kurser Det anbefales, at:

• der udarbejdes en kortlægning af procedurer for evaluering af ph.d.-kurser – ud-budt af såvel Aarhus Universitet som af andre udbydere med henblik på at identi-ficere best practice

• der laves en samlet oversigt over ph.d.-skolernes erfaringer med og behov for til-

bud om ”transferable skills”-kurser, samt at der med udgangspunkt i disse erfarin-ger og behov etableres et fælles udbud af kurser, som alle universitetets ph.d.-skoler kan trække på

• ph.d.-skolerne i fællesskab stiller en løbende opdateret oversigt over eksterne

kursustilbud til rådighed, herunder ikke mindst erfaringer med kursustilbud fra in-ternationale netværk såsom Coimbragruppen

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen 12. Samarbejde om kvalitetssikring Det anbefales, at:

• universitetets udvikling af værktøjer til kvalitetssikring sker ved en gensidig ud-veksling og udnyttelse af erfaring mellem alle dets ph.d.-skoler

• der udvikles et fælles koncept omkring universitetslovens bestemmelser for lø-

bende evalueringer af ph.d.-skolernes aktiviteter, således at evalueringerne bi-drager konstruktivt til kvalitetssikring af ph.d.-uddannelserne

• der etableres en paraplyorganisation for universitetets ph.d.- foreninger, som til-

svarende sikres gode rammer for arrangementer for aktiviteter på tværs af uni-versitetets hovedområder

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

Side 40 af 129

13

C. Tiltag i hver enkelt ph.d.-skole 13. Mobilitet Det anbefales, at:

• alle ph.d.-studerende på Aarhus Universitet tilskyndes til at tage et studieophold i udlandet som en del af deres ph.d.-forløb

• de enkelte ph.d.-skoler indfører incitamenter, som kan lette processen med at in-

kludere et længerevarende udlandsophold i et ph.d.-forløb, herunder f.eks. lem-pelige kompensationer for lønarbejde under opholdet, tilskud til rejseomkostnin-ger, osv.

14. Kvalitetssikring Det anbefales, at:

• alle ph.d.-skoler løbende udvikler værktøjer til sikring af kvaliteten af de enkelte ph.d.-forløb

• alle ph.d.-skoler udarbejder og offentliggør retningslinjer for krav i forbindelse

med godkendelse af hovedvejledere og andre vejledere

• alle ph.d.-skoler udarbejder og offentliggør klare præciseringer af generelle krav til hovedvejlederes og andre vejlederes respektive roller

• alle ph.d.-skoler udarbejder effektive procedurer for opfølgning på vejlednings-

kvaliteten

• alle ph.d.-skoler på sigt indfører et obligatorisk grundkursus i vejledning samt re-gelmæssig vedligeholdelse af vejledningskompetence som en del af kravet til godkendelse af hovedvejledere

• alle ph.d.-planer indeholder hovedvejleders og den ph.d.-studerendes gensidige

forventninger (bl.a. til mødefrekvens og arbejds- og kommunikationsform)

• alle ph.d.-studerende tilbydes mindst to vejledere, samt at udskiftninger i vejle-derkredsen kan foregå hurtigt og fleksibelt, når der opstår et behov herfor

• alle ph.d.-studerende tilbydes jævnlige drøftelser af ph.d.-forløbet med repræ-

sentanter fra det respektive faglige ph.d.-program

• alle ph.d.-skoler i et tæt samarbejde gennemfører jævnlige tilfredshedsundersø-gelser blandt sine ph.d.-studerende

• alle ph.d.-skoler arrangerer jævnlige og informative informationsmøder for de

ph.d.-studerende, specielt halvårlige introduktionsmøder for nye ph.d.-studerende

• alle ph.d.-skoler indfører veldefinerede og synlige mekanismer til at opfange og afhjælpe ph.d.-studerendes ikke faglige problemer, som forhindrer optimal gen-nemførelse af et ph.d.-forløb, herunder stressrelaterede problemer

• alle ph.d.-skoler etablerer lokale ph.d.-foreninger, som sikres gode rammer for ar-

bejdet med bidrag til det sociale miljø omkring ph.d.-uddannelserne

Side 41 af 129

14

15. Ph.d.-kurser Det anbefales, at:

• alle ph.d.-skoler udarbejder et sæt retningslinjer for ph.d.-programmernes udbud af ph.d.-kurser og de tilhørende kursusbeskrivelser

• alle ph.d.-skoler løbende sikrer alle deres ph.d.-studerende et tilstrækkeligt udbud

af ph.d.-kurser – i omfang såvel som i fagligt indhold – samt at ph.d.-bekendtgørelsens krav til omfanget af kurser kan udmøntes med et kursuspro-gram af relevans for hver enkelt ph.d.-studium

16. Afslutning af ph.d.-studier Det anbefales, at:

• hver ph.d.-skole arbejder målrettet mod, at dens ph.d.-studerende afslutter ph.d.-uddannelsen inden for normeret tid, herunder at de enkelte ph.d.-skoler strammer op på alle procedurer, som kan medvirke til ”færdiggørelse til tiden”, herunder procedurer for opfølgning frem til aflevering, nedsættelse af bedømmelsesudvalg og fastsættelse af dato for forsvar osv.

• ph.d.-afhandlinger afleveret ved Aarhus Universitet normalt er på engelsk, med

mindre der er særskilte faglige grunde til at aflevere på andet sprog (for eksem-pel dansk)

• abstracts for alle ph.d.-afhandlinger offentliggøres på ph.d.-skolernes hjemmesi-

der

• ph.d.-skolerne aktivt udarbejder klare retningslinjer for: • nedsættelse af bedømmelsesudvalg • bedømmelsesudvalgenes arbejde (dvs. krav vedrørende det faglige niveau) • indholdet og formen for bedømmelsesudvalgenes indstillinger

• ph.d.-skolerne udarbejder retningslinjer for, hvordan forsvaret afholdes, herunder

forsvarets formelle form samt en beskrivelse af de deltagende parters opgaver i forbindelse med forsvaret (dvs. blandt andet en detaljeret beskrivelse af bedøm-melsesudvalgets opdrag samt procedure for udarbejdelse af indstilling efter for-svar)

• alle ph.d.-skoler spiller en aktiv og synlig rolle i bestræbelserne på at sikre såvel

aftagermarkederne de bedst kvalificerede forskeruddannede som ph.d. stude-rende de bedst mulige jobmuligheder

17. Volumen og økonomi Det anbefales, at:

• ph.d.-skolelederne generelt tager aktiv og synlig del i arbejdet med at øge den eksterne andel af finansieringen af ph.d.-uddannelserne

• ph.d.-skolerne intensiverer samarbejdet med Forskningsstøtteenheden omkring

ekstern finansiering

Side 42 af 129

15

3 REKRUTTERING OG OPTAGELSE

3a Status Den måske vigtigste parameter for kvaliteten af en ph.d.-skole er kvaliteten af dens stu-derende. For at nå Aarhus Universitets ambitiøse kvantitative og kvalitative mål for dets ph.d.-uddannelser er det derfor altafgørende, at ph.d.-skolerne udvikler virkemidler, der kan sikre det bedste grundlag for rekruttering af de største talenter – lokalt, nationalt og internationalt. I 2008 var der en ligelig fordeling mellem antallet af kvindelige og mandlige ph.d.-studerende – med nogen variation mellem de otte ph.d.-skoler. Til gengæld var der i 2008 en stor variation i alder ved gradstildeling mellem de otte ph.d.-skoler, med et spænd fra 30 til 48 år. Godt 16 % af universitetets ph.d.-studerende var i 2008 af uden-landsk herkomst – igen var der en markant variation mellem de enkelte ph.d.-skoler. Aarhus Universitet har som helhed et relativt begrænset antal ph.d.-studerende på er-hvervs-ph.d. ordningen, og det vurderes, at der her ligger et uudnyttet potentiale for en kvalitativ og kvantitativ udbygning af universitets ph.d.-uddannelser – under hensyntagen til de særlige muligheder og udfordringer, som ligger i de specielle rammer for erhvervs-ph.d. ordningen. Langt den største rekruttering af ph.d.-studerende sker i dag ved talentspejdning ”i egne rækker” samt gennem direkte kontakter mellem medarbejdere på Aarhus Universitet og andre forskningsinstitutioner herhjemme og i udlandet. Men denne traditionelle form for rekruttering suppleres i stigende omfang verden over med mere systematiske rekrutte-ringsinitiativer på overordnet niveau. På centralt niveau begrænser universitetets rekrutteringsinitiativer sig i dag til medlem-skab af en del internationale universitetsnetværk med diverse former for udvekslingsafta-ler. Coimbra-netværket [Coimbra Group] er et godt eksempel. Herudover har universitetet en ph.d.-hjemmeside, som giver adgang til de enkelte ph.d.-skolers hjemmesider. Der gives adgang til denne hjemmeside fra Coimbra-netværkets hjemmeside. Omtalen på den fælles hjemmeside er ganske kort og rummer ikke faciliteter eller info-materiale til potentielle ph.d.-studerende. For så vidt som det findes, ligger dette under ph.d.-skolerne. Rekrutteringen af udenlandske ph.d.-studerende vanskeliggøres af de manglende dan-ske muligheder for at indgå aftaler omkring dual degrees og joint degrees. Tidlig rekrutte-ring af udenlandske studerende fra ikke EØS lande er tilmed næsten umuliggjort af gæl-dende regler for studieafgift, hvor studerende uden forudgående kandidatgrad på grund af parallelindskrivningen bliver opkrævet den lovbestemte studieafgift for kandidatstudi-et. De otte ph.d.-skoler gør hver for sig et målrettet stykke arbejde for at sikre såvel kvantite-ten som kvaliteten af både deres individuelle ansøgningsfelt og deres ph.d.-studerende. Ph.d.-skolerne benytter sig i dag af en bred vifte af rekrutteringsmekanismer såsom an-noncering i tidsskrifter dagblade, hjemmesider, informationsmateriale, orienteringsmøder, netværk, osv. Men der findes ikke samlet viden om, hvordan de enkelte rekrutteringstiltag virker. Ph.d.-skolerne arbejder også hver for sig intensivt med kvaliteten af deres evalueringspro-cedurer til behandling af ansøgninger om optagelse og stipendium, men der er ikke no-gen egentlig opsamling af erfaring eller fælles initiativer vedrørende behandling af an-søgninger.

Side 43 af 129

16

Ansøgninger om optagelse og stipendium (såvel selve ansøgningsfasen som den efter-følgende behandlingen af ansøgninger) understøttes af universitetets fælles online-system FUA, som i dag er i drift i de fleste af universitetets ph.d.-skoler, og der er etableret to halvårlige deadlines for ansøgning om optagelse og stipendium fælles for ph.d.-skolerne. Annoncering sker dels ved fælles annoncering, dels ved individuel annoncering fra de enkelte ph.d.-skoler. Der er ikke i dag en tradition for målrettet rekruttering på tværs af Aarhus Universitets ho-vedområder, ligesom der ikke endnu er mange eksempler på hele ph.d.-uddannelser på tværs af hovedområderne. Der er til gengæld mange eksempler på konkrete ph.d.-forløb, som involverer vejledning fra flere hovedområder, specielt er Danmarks Miljøundersøgel-ser aktivt involveret i vejledning for studerende indskrevet på ph.d.-skolerne på de øvrige hovedområder.

3b Målsætning Hvis Aarhus Universitets strategiske målsætning på ph.d.-området skal nås, er det nød-vendigt, at universitetet satser målrettet på at fastholde og højne kvaliteten af dets rekrut-tering til ph.d.-uddannelserne. En effekt af globaliseringen er, at studerende verden over (og hermed også studerende fra Aarhus Universitet) bliver mere og mere mobile, og det er derfor en nødvendighed, at Aarhus Universitet ruster sig i den skærpede internationale konkurrence om de bedste forskertalenter – både ”fra egne rækker” og gennem rekruttering udefra. Det er et faktum, at mange universiteter verden over opruster i denne konkurrence, og det er helt afgøren-de, at Aarhus Universitet markerer sig stærkt i denne konkurrence. Det er også nødvendigt at formulere målsætninger for profilen af universitetets ph.d.-studerende. Nøgletal, som listet ovenfor (fag, alder geografi, køn osv.), er ikke uvæsentlige som pejlemærker for aspekter af kvalitet i ph.d.-uddannelserne. Det er for eksempel et legitimt krav fra det omkringliggende samfund, at universiteterne leverer unge forskerud-dannede, som har et langt arbejdsliv foran sig, hvorfor det bør være et mål generelt at kunne rekruttere unge studerende til ph.d.-uddannelserne. En sådan overordnet målsæt-ning udelukker ikke, at ph.d.-uddannelser inden for specifikke områder med fordel kan tilbydes kandidater med erhvervserfaring.

Side 44 af 129

17

3c Initiativer Konkretisering af målsætning for optag Det anbefales, at Aarhus Universitets målsætning om en kraftig forøgelse af antallet af ph.d.-studerende adresseres af de enkelte ph.d.-skoler gennem formuleringer af rekrutte-ringsstrategier. Ph.d.-skolerne optager deres studerende udelukkende på baggrund af kvalitative vurderinger, og en rekrutteringsstrategi er derfor først og fremmest rettet imod at sikre kvaliteten (og relativt også kvantiteten) af ansøgere. Det anbefales, at ph.d.-skolernes rekrutteringsstrategier baseres på:

• overordnede målsætninger for sammensætningen af de ph.d.-studerende med hensyn til fag, køn, alder, geografisk oprindelse osv.,

koblet med en:

• fokusering på de rekrutteringsmekanismer, som vurderes bedst at kunne sikre, at

målsætningen nås Det anbefales, at rekrutteringsstrategierne udarbejdes i et samarbejde mellem de enkelte ph.d.-skoler, samt at der etableres et forum for erfaringsudveksling mht. effekten af for-skellige rekrutteringsmekanismer. Det anbefales endvidere, at der udarbejdes en samlet oversigt over rekrutteringsmeka-nismer (informationsmaterialer, medier, web-sider, brug af ”ambassadører”, (udveks-lings)netværk osv.), og at der systematisk indsamles erfaringer på tværs af universitetets ph.d.-skoler om effekten af rekrutteringsmekanismerne i forhold til målsætninger. Hvilke mekanismer virker bedst i en bestemt region eller mht. målsætningen om rekruttering af unge studerende osv.). Aktører: Universitetets ledelse, kommunikationsområdet, Internationalt Center, studiefor-valtningen og ph.d.-skolerne

Aarhus Universitets mål for initiativer vedrørende rekruttering og optagelse til dets ph.d.-uddannelser er, at

• de enkelte ph.d.-skoler får det bedste rekrutteringsgrundlag – kvantitativt såvel som kvalitativt

• de enkelte ph.d.-skoler bliver i stand til at identificere de bedste forskertalenter til deres ph.d.-uddannelser, såvel blandt egne studerende som blandt studerende udefra

• alle ph.d.-stipendier slås op i åben konkurrence, og alle ansøgere behandles lige

• universitetet som helhed får en stigende andel af ph.d.-studerende udefra

• gennemsnitsalderen falder for de studerende, som optages til universitetets ph.d.-uddannelser

• sikre smidige rammer for mobilitet og meritoverføring mellem universitetets egne uddannelser og ph.d.-skoler

Side 45 af 129

18

Informationsmateriale og branding Det anbefales, at der udvikles et informationsmateriale i form af brochurer eller lignende, som har en høj kvalitet og en vis holdbarhed over en længere periode – og i universitetets nye designlinje. Materialet bør rumme centrale oplysninger om Aarhus Universitet samt korte oplysninger om universitetets bredde og kvalitet i forskningen, og om styrken af den tværfaglige forskning på universitetet. Materialet bør udarbejdes i flot og lødig indpak-ning. Materialet bør også indeholde introduktion til de enkelte ph.d.-skoler med angivelse af kontaktoplysninger, hjemmesider mv. Materialet bør udvikles på både engelsk og dansk. Der er flere grunde til også at prioritere en dansk udgave. Det er sandsynligt, at opmærksomheden på forskeruddannelsesmulig-heden kan forbedres blandt vore egne studerende, specielt med hensyn til tidlig rekrutte-ring gennem 4+4- og 3+5-ordningerne. Det er endvidere et faktum, at mobiliteten af stu-derende blandt de danske universiteter er bemærkelsesværdig lav sammenlignet med stort set alle andre lande! Aarhus Universitet bør derfor generelt bidrage til øget opmærk-somhed omkring dets uddannelsestilbud gennem en bredt rettet og enkel annoncering. Materialet vil typisk kunne medbringes af vore forskere til faglige arrangementer og gøres tilgængeligt for download på hjemmesiden. Blandt de øvrige muligheder er memory sticks til gratis uddeling med AU-logo og informationsmateriale om ph.d.-muligheder. Aktører: Kommunikationsområdet og ph.d.-skolerne

Hjemmesider Det anbefales, at ovennævnte informationsmateriale udvikles på en sådan måde, at det samtidig kan indgå direkte i nye hjemmesider for Aarhus Universitets ph.d.-uddannelser. Med andre ord bør udviklingen ske som en integreret del af en tilsvarende nyudvikling af universitetets hjemmesider – specielt den fælles velkomstside for forskeruddannelsen. Udviklingen af det samlede materiale bør desuden ske struktureret og i et samarbejde med en nyudvikling af de enkelte ph.d.-skolers hjemmesider. På den måde kan fotos, tekst og lignende genbruges på tværs af ph.d.-skolerne, og en samlet og struktureret til-gang kan komme det velkendte problem med manglende opdatering af forældet infor-mation på ph.d.-skolernes hjemmesider i møde. Det vil sikkert være en god idé at leven-degøre ph.d.-skolernes hjemmesider ved at have personlige historier med citater fra ph.d.-studerende. Endelig anbefales det, at alle Aarhus Universitets hjemmesider på ph.d.-området struktu-reres på en sådan måde, at man på de forskellige niveauer (universitet, hovedområder, ph.d.-skoler, ph.d.-programmer) kan ”abonnere” på opdateringer (nyheder, kursustilbud, regelsamling, opslag, osv.). Det betyder, at opdateringer foretages é veldefineret sted med efterfølgende automatisk opdatering hos alle abonnent-sider. Aktører: Kommunikationsområdet og ph.d.-skolerne

Tidlig rekruttering Det anbefales, at universitetets strategi for rekruttering til ph.d.-uddannelserne sammen-tænkes med en strategi for rekruttering af danske og udenlandske studerende til universi-tetets kandidatuddannelser. Specielt anbefales det at udnytte 3+5- og 4+4-modellerne til at tiltrække studerende med ph.d.-potentiale og -ambitioner tidligt i deres studieforløb. Det vil derfor være af betydning, at Aarhus Universitet sikrer en robust intern information af egne studerende – også på tværs af hovedområder – på 3. og 4. studieår, og at universi-tetet mere offensivt end hidtil benytter egne uddannelser som springbræt for en indgang til en ph.d.-uddannelse. Hvis det kan lykkes at sikre en større tilstrømning af dygtige, ambi-

Side 46 af 129

19

tiøse studerende til universitetets kandidatuddannelser, vil det bidrage med en positiv øget konkurrence om optagelse på ph.d.-uddannelserne. Det anbefales derfor, at der i samarbejde med ledelserne for Aarhus Universitets kandi-datstudier udvikles et rekrutteringsmateriale – specielt med sigte på de engelsksprogede kandidatuddannelser, men formentlig også et dansksproget materiale målrettet dan-ske/nordiske studerende. Det anbefales endvidere, at bestræbelsen kombineres med en særlig ’elitestatus’ på dele af universitetets kandidatuddannelser ved at tilbyde særlige seminarer, eliteforløb, master classes eller lignende f.eks. med fokus på projektformulering. Det kunne også have karak-ter af internationale sommerskoler med vægt på at styrke potentielle ph.d.-ansøgeres projektudvikling m.v. Af faglige og ressourcemæssige grunde er det hensigtsmæssigt, at to eller flere beslægtede ph.d.-skoler samarbejder om den type tiltag. I den sammenhæng anbefales det specielt at inddrage erfaringerne på Det Naturviden-skabelige Fakultet med en fuldt integreret kandidat- og ph.d.-uddannelse (Honours-modellen). Det anbefales, at Aarhus Universitet aktivt arbejder for, at ph.d.-studerende fra ikke EØS lande, som er optaget uden forudgående kandidatgrad, fritages for at skulle betale den lovbestemte studieafgift på kandidatstudiet. Aktører: Universitetets ledelse, kommunikationsområdet, Internationalt Center, studiefor-valtningen og ph.d.-skolerne

Netværk Det anbefales, at der etableres et systematisk samarbejde mellem Aarhus Universitets ph.d.-skoler og Internationalt Center med henblik på: dels en bedre udnyttelse af eksiste-rende internationale samarbejder og netværk, dels identifikation af nye samarbejder og netværk af potentiel interesse med henblik på rekruttering til universitetets ph.d.-uddannelser. Det vurderes, at Aarhus Universitet allerede har muligheder for rekruttering til ph.d.-uddannelserne i form af eksisterende formelle såvel som uformelle samarbejder, men mulighederne bliver ikke udnyttet af den simple grund, at de ikke er synlige for de rele-vante parter. Som et eksempel indebærer medlemskabet af Coimbra-netværket mange uudnyttede muligheder – herunder indgåelse af specifikke udvekslingsaftaler. Opslag af stipendier burde i højere grad benytte internationale portaler eller partnerska-ber til at sikre udbredelsen af informationen. Opslag af ph.d.-stipendier internationalt kan således systematisk ske på EU’s Euraxess portal og ved cirkulation i Coimbra-gruppens kontaktgrupper. Der kan eventuelt aftales at udveksle oplysninger om opslag i samarbej-de med andre universiteter. Desuden anbefales det, at universitetet i sit internationale samarbejde undersøger mulig-heden for at etablere funktionelle partnerskaber med udvalgte internationale universite-ter på ph.d.-området, herunder universiteter, som ikke selv er i stand til at tilbyde en ph.d.-uddannelse, men hvor kvaliteten i den adgangsgivende uddannelse er høj. Informationerne vedrørende eksisterende (og ikke-eksisterende) netværk og samarbejder ligger i dag spredt på universitetets internationale område, på de enkelte ph.d.-skoler samt på specifikke internationale forskningsnetværk. I første omgang er der derfor mest af alt brug for en mere systematisk udveksling og synliggørelse af de informationer - et tilsy-neladende lille initiativ, som dog på visse områder kan have stor effekt.

Side 47 af 129

20

Endelig anbefales det, at Aarhus Universitets initiativ med opbygning af et alumnenet-værk søges udnyttet. Ideen er at udpege udvalgte alumner med base rundt om i verden til ”ambassadører” i udvalgte regioner og blandt andet give dem den opgave at styrke rekrutteringen internationalt til Aarhus Universitets ph.d.-uddannelser. Aktører: Internationalt Center, HR-området og ph.d.-skolerne

Ansøgning og adgangskvalifikationer Det anbefales, at de enkelte ph.d.-skoler formulerer åbne og let gennemskuelige kriterier for kvalifikationer i forbindelse med optagelse til ph.d.-uddannelsen og tildeling af stipen-dier. Det vil specielt i forbindelse med åbne opslag af stipendier være en fordel ikke mindst for potentielle udenlandske ansøgere på forhånd at kunne forholde sig, hvilke krav der er til optagelse/stipendium (”We are looking for …”). En stor og fælles udfordring for alle universitetets ph.d.-skoler er at opbygge erfaring og ekspertise, så man kan vurdere udenlandske ansøgeres kvalifikationer. Det anbefales i den sammenhæng, at Aarhus Universitet tilvejebringer en facilitet, som kan assistere de enkelte ph.d.-skoler, når de skal indplacere specielt internationale ansøgeres formelle kvalifikationer i forhold til optagelse på 3+5-, 4+4- eller 5+3-ordningen. Herved undgås, at der udvikler sig forskellig praksis mellem beslægtede ph.d.-skoler med hensyn til at be-dømme f.eks. en etårig MA eller mellem ansøgere, som søger ph.d.-stipendium på flere ph.d.-skoler på Aarhus Universitet samtidig. De videnskabelige krav til projekt, særlige kvalifikationer med videre bør naturligvis fortsat være ph.d.-skolernes ansvar. Det anbefales, at ansøgningsdelen af FUA løbende evalueres og videreudvikles, så sy-stemet fungerer så optimalt som muligt i forhold til rekruttering samt professionel behand-ling af indkomne ansøgninger. Etableringen af en sådan facilitet bør inddrage erfaringer fra CIRIUS omkring bedømmel-ser af udenlandske ansøgere til andre dele af det danske uddannelsessystem. En sådan facilitet ville også kunne løse det problem, at detaljeret information omkring studieformer og karakterskalaer i forskellige lande verden over ikke hverken kan eller skal ligge på alle universitetets ph.d.-skoler. Men informationen skal naturligvis være let tilgængelig i for-bindelse med behandlingen af ansøgere. Det anbefales endvidere, at universitetets ph.d.-skoler får mulighed for at tildele de så-kaldte screening-stipendier, dvs. scholarstipendier til invitation af potentielt kommende ph.d.-studerende i op til nogle få måneder. Ønsket er at få en førstehåndsvurdering af de studerendes faglige kvalifikationer og eventuelt i fællesskab udarbejde en velfunderet ansøgning om optagelse (i åbent opslag). Aktører: Universitetets ledelse og ph.d.-skolerne

Ph.d.-uddannelser på tværs af hovedområder Det anbefales, at ph.d.-skolerne undersøger mulighederne for på systematisk vis at udnyt-te eventuel synergieffekt af sammenlægningen i 2007 med de fire nye hovedområder – både i forhold til at rekruttere og gensidigt udnytte ressourcer i tilrettelæggelsen af ph.d.-uddannelserne. Det anbefales specielt, at der træffes generelle aftaler baseret på smidige administrative procedurer mellem ph.d.-skolerne og Danmarks Miljøundersøgelser vedrørende udnyttel-se af kompetencer samt de ressourcemæssige rammer for samarbejde omkring ph.d.-uddannelserne. Det anbefales, at der etableres smidige administrative aftaler mellem ph.d.skolerne ved-rørende fælles ph.d.-programmer, udnyttelse af fælles ressourcer, overførsel af merit, osv.

Side 48 af 129

21

Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

Side 49 af 129

22

4 INTERNATIONALISERING

4a Status Aarhus Universitet har en lang tradition for internationalt samarbejde omkring forskning og uddannelse, hvilket naturligvis også giver sig udslag i en høj grad af internationalise-ring inden for de enkelte ph.d.-uddannelser. De fleste ph.d.-studier foregår i et internatio-nalt aktivt forskningsmiljø og er herigennem lokalt sikret en international dimension. Aarhus Universitet deltager allerede i dag i en række internationale aktiviteter inden for ph.d.-området. Aarhus Universitet er således med i EUA’s nyetablerede Council for Docto-ral Education, som blandt andet har kortlagt status og udfordringer for de europæiske ph.d.-uddannelser [EUA-DP]. Desuden deltager universitetet i Coimbra-gruppens Task Force on Doctoral Studies and Research [Coimbra Group], hvor der er en tæt kontaktflade til University of Bristol samt universiteterne i Leuven, Groningen og andre centrale partne-re. Der er ligeledes eksempler på, at der også på ph.d.-skoleniveau findes velfungerende samarbejdsnetværk. Det gælder bl.a. Det Sundhedsvidenskabelige Fakultets deltagelse i det såkaldte ORPHEUS-netværk [ORPHEUS – Organisation for PhD Education in Biomedi-cine and Health Sciences in the European System], som er en sammenslutning af de eu-ropæiske sundhedsvidenskabelige fakulteter. Ovennævnte aftaler drejer sig typisk om samarbejde omkring rekruttering og udveksling af studerende, fælles kurser, erfaringsudveksling osv. Herudover deltager Aarhus Universi-tet i The Nordic Benchmarking Project [NBP] sammen med Universitetet i Bergen, Göte-borg Universitet, Turku Universitet og Christian-Albrechts Universität zu Kiel. Projektet har netop gennemført en benchmarking af ph.d.-området, som afdækkede en række ”best practices” fra de deltagende universiteter. En del af dem har dannet inspiration for denne handlingsplan, herunder først og fremmest Universitet i Bergens arbejde med en tilsva-rende handlingsplan [Fra Livsverk til Karrierestart, Handlingsplan for Forskeruttdanning vedUniversitetet i Bergen 2008-2015]. Det må konstateres, at der i dag er en forholdsvis beskeden andel af udenlandske stude-rende på Aarhus Universitet, - dog varierer andelen mellem de enkelte ph.d.-skoler. Der er imidlertid en klar tendens imod flere udenlandske ph.d.-studerende på universitetet som helhed, omend behovet for en sådan stigning også vurderes forskelligt på de enkelte ph.d.-skoler. Tilsvarende vurderes det – i forhold til universitetet som helhed – at antallet af de ph.d.-studerende, der som en del af deres uddannelse opholder sig ved udenlandske forsk-ningsmiljøer, med fordel kunne øges. Der er p.t. forskel mellem de enkelte ph.d.-skoler mht. målsætning og praksis vedrørende udlandsophold som del af ph.d.-uddannelserne, og dermed er der også en del variation i den service, som de enkelte hovedområder stiller til rådighed for de ph.d.-studerende i den sammenhæng. Universitetets initiativer vedrørende en større grad af international mobilitet har været hæmmet af de snævre danske regler for indgåelse af aftaler omkring dual degrees og joint degrees på ph.d.-området. Ansvaret for at optage og byde nye ph.d.-studerende velkommen ligger traditionelt på de enkelte ph.d.-skoler og i mange tilfælde helt ude på de enkelte uddannelsespro-grammer. På initiativ fra blandt andet ph.d.-skolelederne etablerede Aarhus Universitet for nylig en såkaldt International Help Desk [Aarhus Universitets International Help Desk], som på kort tid har udviklet et professionelt og meget rost koncept, som skal sikre en bed-re indslusning af udenlandske ph.d.-studerende (og postdocs) før og umiddelbart efter

Side 50 af 129

23

ankomst til universitetet (informationsmateriale om Danmark, Aarhus, Aarhus Universitet, hjemmeside, telefonservice, arrangementer osv.).

4b Målsætning I forbindelse med universitetets ambitiøse målsætninger på såvel kvaliteten som kvantite-ten af dets ph.d.-uddannelser er der behov for en vifte af initiativer, der er rettet eksplicit imod den internationale dimension af universitetets ph.d.-uddannelser. Ph.d.-uddannelserne opererer i dag i et marked, som i hastigt stigende grad bliver internatio-nalt – såvel mht. rekruttering som gennemførelse og aftagermarked. Eksempelvis gør den stigende globalisering det nødvendigt at arbejde imod en høj grad af synlighed på den internationale scene, således at Aarhus Universitet bliver en attraktiv ph.d.-uddannelsesinstitution for de bedste studerende på den internationale arena, samt at Aarhus Universitet bliver en attraktiv partner i de mange eksisterende og kommende internationale netværk på ph.d.-området. Forskning bliver i stigende grad et globalt anliggende, og af hensyn til konkurrenceevnen for de færdiguddannede ph.d.er er det vigtigt, at alle ph.d.-uddannelser på universitetet tænker en international dimension ind i de enkelte ph.d.-studier, for eksempel gennem længerevarende ophold i udenlandske forskningsmiljøer.

4c Initiativer Matchmaking Internationalt formelt samarbejde på ph.d.-skoleniveau er endnu i sin vorden, men under hastig udvikling. En af udfordringerne for ph.d.-skolerne er derfor at identificere passende, potentielle samarbejdspartnere. Det anbefales, at der udarbejdes en kortlægning af det felt, af ph.d.-programmer, graduate schools og research schools, som p.t. etableres i Euro-pa og andetsteds. Coimbra-gruppens Task Force for Doctoral Studies har udviklet en questionnaire, som formentlig i løbet af 2009 vil kunne bidrage til at lokalisere potentielle samarbejdspartnere. En anden mulighed vil være, at Aarhus Universitet evt. i samarbejde med EUA-CDE eller andre partnere spiller offensivt ud med at indkalde til workshops eller konferencer om udviklingen af kvalitetssikring, mobilitet m.v. inden for forskeruddannel-sen og benytter disse arrangementer offensivt til at brande sig og knytte kontakt til sam-arbejdspartnere.

Aarhus Universitets mål for initiativer vedrørende internationalisering på ph.d.-området er, at

• universitetet som helhed får en stigende andel af ph.d.-studerende med uden-landske adgangsgivende grader

• en større andel af universitetets ph.d.-studerende gennemfører en del af deres uddannelse i et udenlandsk forskningsmiljø

• universitetet bliver kendt som en attraktiv partner i de mest prestigefyldte inter-nationale udvekslingsnetværk på ph.d.-området

• universitetet bliver kendt for sin professionelle integration af udenlandske ph.d.-studerende

Side 51 af 129

24

Det anbefales endvidere, at en sådan kortlægning udarbejdes med henblik på en koor-dineret prioritering af universitetets og de enkelte ph.d.-skolers engagementer i internati-onale samarbejder på ph.d.-området. Det anbefales specielt, at muligheder for udvidet internationalt samarbejde omkring ph.d.-uddannelserne undersøges inden for de netværk og organisationer, hvor Aarhus Universitet allerede deltager. Et trinbræt til et tættere samarbejde kan f. eks. være et samarbejde om at udvikle ph.d.-kurser, sommerskoler m.v., således som det er sket med Coimbra-netværkets udvikling af ph.d.-kurser i transferable skills; et arbejde der er under videreudvikling i samarbejde mellem universiteterne i Edinburgh, Bergen og Turku. Aktører: Internationalt Center, HR-området og ph.d.-skolerne Cotutelle, Dual Degrees og Joint Degrees Der er på det seneste sket en markant stigning (specielt i Europa) i antallet af formelle aftaler mellem universiteter omkring fælles ph.d.-forløb. Aftalerne spænder i deres form fra løse cotutelle aftaler (typisk om fælles vejledning), over dual degrees (typisk aftaler, som udløser to grader fra samarbejdende universiteter på basis af et fælles ph.d.-forløb) til joint degrees (typisk aftaler, som udløser en fælles ph.d.-grad mellem to universiteter på basis af et fælles ph.d.-forløb). Danmark og dermed Aarhus Universitet har været bemærkelsesværdig usynlig i denne udvikling, først og fremmest på grund af restriktive danske regler på området. Det vil være særdeles skadeligt, hvis ikke danske universiteter snarest får mulighed for på lige fod med de fleste europæiske lande for at spille med som partner i sådanne aftaler. Det ser lige nu ud til, at der måske er en opblødning af de danske regler på vej. Det anbefales, at Aarhus Universitet aktivt deltager i arbejdet internationalt med fastlæg-gelse af terminologi og rammer for fælles ph.d.-grader mellem universiteter. Det anbefales, at Aarhus Universitet fortsat arbejder politisk for, at alle nationale restriktio-ner så hurtigt som muligt fjernes, så Aarhus Universitet i fremtiden frit kan indgå i internati-onale aftaler omkring fælles grader. Det anbefales endvidere, at der etableres et beredskab, som sætter universitetet og de enkelte ph.d.-skoler i stand til at handle hurtigt, så snart nye muligheder skulle åbne sig vedrørende fællesgrader. Et sådant beredskab kunne passende inkludere en let tilgæn-gelig og løbende opdateret oversigt over, hvilke muligheder der findes for at indgå afta-ler, ledsaget af et udvalg af templates for formuleringer af aftaler. Aktører: Rektoratet i samarbejde med Danske Universiteter

Udlandsophold Det er gennem mange år erfaret, at kvaliteten af et ph.d.-forløb forbedres markant gen-nem et veltilrettelagt længerevarende ophold ved et udenlandsk forskningsmiljø, som også anbefalet i vejledningen til ph.d.-bekendtgørelsen. Alligevel er der mange af univer-sitetets ph.d.-studier, som ikke indeholder et længerevarende udenlandsophold.,. Forkla-ringerne kan være mange, men ofte nævnes, at der er logistiske problemer forbundet med et udenlandsophold (som ofte kan involvere flytning af hele familier), og at der sta-dig vil være en del forpligtelser på hjemuniversitetet samtidig med udenlandsopholdet. Det anbefales, at alle ph.d.-studerende på Aarhus Universitet tilskyndes til at tage et stu-dieophold i udlandet som en del af deres ph.d.-forløb. Enkelte fakulteter har etableret enheder, der kan bistå de studerende med alle de prakti-ske spørgsmål, der opstår i forbindelse med opholdet, herunder at søge fonde om ekstra

Side 52 af 129

25

midler, søge opholdstilladelse, afklare skattespørgsmål, finde bolig etc. Det vil være en fordel, hvis der etableres en central enhed, som kan tage sig af nogle af disse funktioner. Det anbefales, at de enkelte ph.d.-skoler indfører incitamenter, som kan lette processen med at inkludere et længerevarende udlandsophold i et ph.d.-forløb, herunder f.eks. lempelige kompensationer for lønarbejde under opholdet, tilskud til rejseomkostninger, osv. Aktører: Ph.d.-skolerne

Internationalisering hjemme Det er ligeledes gennem mange år erfaret, at kvaliteten af et ph.d.-forløb forbedres gen-nem daglig kontakt med udenlandske ph.d.-studerende og forskere. Det bør derfor til-stræbes, at alle ph.d.-studerende får mulighed for at arbejde tæt sammen med uden-landske kolleger som en del af deres ph.d.-forløb. Det anbefales, at alle ph.d.-skoler får mulighed for at tilbyde studerende indskrevet ved udenlandske universiteter en form for kortstipendier (’AU Marie Curie’), som - for en perio-de mod deltagelse i forskningsseminarer m.v. - kan dække rejse- og opholdsudgifter med mere. Målet er, at den udenlandske ph.d.-studerende i en kortere periode kan give de lokale ph.d.-miljøer et internationalt løft. Det anbefales endvidere, at internationalisering hjemme vil spille en særlig rolle i forbin-delse med de anbefalede kvalitetsfremme-initiativer, som er nævnt i Afsnit 4. De økonomiske rammer for begge ovenstående initiativer kunne hensigtsmæssigt søges i et samarbejde med de enkelte forskningsmiljøer via Aarhus Universitets Forskningsfond eller andre offentlige og private fonde. Aktører: Universitetet, ledelse, hovedområderne, ph.d.-skolerne

Professionel modtagelse og integration Det anbefales, at den nyligt oprettede enhed til modtagelse af nye ph.d.-studerende (og postdocs), International Help Desk [Aarhus Universitets International Help Desk] styrkes og bliver en del af et bredere initiativ til opbygning af et egentligt fælles miljø for alle univer-sitetets ph.d.-studerende. Blandt andet med en vifte af faglige og sociale aktiviteter. International Help Desk har i sin korte levetid haft en mærkbar effekt på kvaliteten af modtagelsen af de nye udenlandske ph.d.-studerende. Effekten kan vanskeligt måles kvantitativt endnu, men det er indtrykket, at International Help Desk på sigt vil have en synlig og positiv effekt på for eksempel frafaldsprocenten blandt de udenlandske ph.d.-studerende, samt på sigt også måske en afledt positiv effekt på rekrutteringsgrundlaget. Bag anbefalingen ligger et ønske om at udbrede de gode erfaringer, således at der på universitetet opbygges et bredt funderet ph.d.-miljø med det formål at styrke den samle-de integration på ph.d.-området med deraf følgende positive mærkbare effekter på kva-liteten af universitetets samlede ph.d.-uddannelser. Aktører: Internationalt Center og ph.d.-skolerne

Side 53 af 129

26

5 KVALITETSSIKRING

5a Status Den vigtigste opgave for en ph.d.-skole er at sikre kvaliteten af dens ph.d.-uddannelser. Kvaliteten måles bedst på kvaliteten af de færdiguddannede ph.d.er målt, dels på den faglige kvalitet af deres afhandlinger, dvs. først og fremmest originaliteten af de opnåede forskningsresultater, dels på de kompetencer, som de har opnået gennem deres uddan-nelsesaktiviteter (kurser, formidling, mobilitet, osv.). Ansvaret for kvaliteten af ph.d.-uddannelserne ligger iflg. universitetsloven hos ph.d.-skolerne og ph.d.-udvalgene. Ek-sempelvis fremgår det af universitetsloven [Universitetsloven 2007] , at ph.d.-skolelederen med inddragelse af ph.d.-udvalget forestår løbende evalueringer af skolens aktiviteter. Kvaliteten af en ph.d.-uddannelse sikres i det daglige af vejleder, og ph.d.-skolerne har derfor en særlig forpligtelse til at sikre kvaliteten af den vejledning, som de ph.d.-studerende bliver tilbudt. Det er i dag forskelligt, hvordan ph.d.-skolerne på Aarhus Univer-sitet varetager denne forpligtelse – både i forhold til at formulere faglige krav til vejledere, godkende vejledere og følge op på vejledningskvaliteten. Flere ph.d.-skoler tilbyder i dag sine ph.d.-studerende forskellige former for supplerende vejledning. Danmarks Pædagogiske Universitetsskole har eksempelvis indført forsøg med to obligatoriske ”work in progress-seminarer”. Det første 6-9 måneder inde i forløbet, det andet 6-8 måneder før indlevering af afhandlingen. Iht. ph.d.-bekendtgørelsen indgår regelmæssige evalueringer af et ph.d.-forløb som en obligatorisk del af kvalitetssikringen. De fleste ph.d.-skoler foretager i dag disse evaluerin-ger halvårligt, baseret på mere eller mindre kortfattede standardiserede papirformularer, som cirkulerer til underskrift blandt de involverede parter (ph.d.-student, vejledere, pro-gramleder, ph.d.-skoleleder). Det er den generelle opfattelse, at den form for regelmæs-sige evalueringer ikke i tilstrækkelig grad opfylder målsætningen om effektiv kvalitetssik-ring, og nogle ph.d.-skoler har derfor suppleret disse standardiserede procedurer med jævnlige møder mellem den ph.d.-studerende, vejledere og en faglig følgegruppe. Aarhus Universitet startede i 2006 udviklingen af et online-system til al administration af universitetets ph.d.-uddannelser, FUA. En væsentlig del af FUA er et porteføljesystem, der kan varetage planlægning, registrering, vurdering og godkendelse af alle dele af et ph.d.-studium, dvs. et værktøj til støtte for de regelmæssige evalueringer af ph.d.-studierne, og dermed til kvalitetssikring af ph.d.-uddannelsen. Visionerne bag FUA er am-bitiøse, og FUA vil uden tvivl udvikle sig til et uvurderligt vigtigt værktøj for ph.d.-skolerne. Desværre er udviklingen og implementationen af FUA ikke sket så hurtigt, som man med rette kunne forvente, og i dag findes porteføljedelen kun i en pilotversion, som i øjeblikket testes på ph.d.-skolen på Det Naturvidenskabelige Fakultet. Et andet værktøj til det løbende kvalitetsarbejde er rapporteringen til Danmarks Statistik af de såkaldte nøgletal. Desværre er disse nøgletal på ph.d.-området i dag ikke brugbare som grundlag for en pålidelig dansk ph.d.-statistik, idet definitionerne bag nøgletallene tolkes vidt forskelligt, selv blandt hovedområderne på Aarhus Universitet. Desuden er det den generelle opfattelse, at også selve indsamlingen af data i dag ikke er pålidelig på grund af manglende systemunderstøttelse. Som en del af kvalitetskravene til ph.d.-uddannelserne foreskriver ph.d.-bekendtgørelsen, at alle ph.d. studier skal indeholde et længerevarende miljøskift. Der er igen forskelle mel-lem Aarhus Universitets ph.d.-skoler mht. håndhævelsen af dette krav, fortolkningen af bekendtgørelsens formulering, samt ph.d.-skolernes tilbud og incitamenter for de stude-rendes mobilitet.

Side 54 af 129

27

Ph.d.-bekendtgørelsens øvrige krav om kurser og formidling er behandlet separat i næste afsnit. Der har gennem de senere år været en tradition for at afsætte en betydelig del af de nationale midler på ph.d.-området til såkaldt kvalitetsfremme. Det har typisk været midler, som har kunnet søges af lokale ph.d.-uddannelsesmiljøer (de gamle forskerskoler). I for-bindelse med den seneste udmøntning af de nationale midler til ph.d.-området i Koordi-nationsudvalget for Forskning blev det imidlertid besluttet at gøre uddelingen af midler mere enkelt med kun ét virkemiddel: fuldt finansierede stipendier (med fuldt overhead) til universiteternes ph.d.-skoler. Det skete med den implicitte forudsætning, at kvalitetsfrem-memidler fremover er overladt til universiteterne selv. Aarhus Universitet har endnu ikke fundet en model, der sikrer ph.d.-skolerne de nødvendige midler for at kunne leve op til universitetslovens krav om sikring af kvaliteten i ph.d.-uddannelserne. Det er et velkendt faktum, at de samlede krav til en ph.d.-uddannelse i dag er meget store. Kombinationen af tidspres med høje ambitionsniveauer kan virke skræmmende, og flere ph.d.-skoler har på det seneste oplevet en stigning i stressrelaterede problemer blandt deres ph.d.-studerende. Det har medført, at ph.d.-skolerne i stigende grad har fokus på stress blandt deres stude-rende i form af initiativer til først og fremmest forebyggelse, men også initiativer til be-handling. Nogle ph.d.-skoler har med en vis succes benyttet Aarhus Universitets tilbud om kortvarig psykologassistance, mens andre har taget lokale initiativer i forsøg på at opfan-ge og afhjælpe stressrelaterede problemer, konflikthåndtering osv. På Det Sundhedsvi-denskabelige Fakultet har man således med succes haft en ”ph.d.-studievejleder” tilknyt-tet, og den ordning er nu også indført på andre af universitetets ph.d.-skoler. Betydningen af et godt socialt miljø omkring ph.d.-uddannelserne kan og må ikke under-vurderes som en del af kvaliteten af en ph.d.-uddannelse. De fleste ph.d.-skoler på Aarhus Universitet har i dag tilknyttet ph.d.-foreninger, dvs. foreninger for de ph.d.-studerende, som blandt andet arrangerer foredrag og anden form for sociale aktiviteter.

5b Målsætning Den overordnede målsætning er at sikre kvaliteten af Aarhus Universitets ph.d.-uddannelser, herunder såvel kvaliteten af ph.d.-afhandlinger som kvaliteten af de øvrige elementer i en moderne struktureret ph.d.-uddannelse.

Aarhus Universitets mål for initiativer vedrørende kvaliteten af ph.d.-uddannelserne er at

• sikre kvaliteten af vejledningsfunktion

• sikre kvaliteten af alle øvrige dele af ph.d.-uddannelserne

• kvalitetssikringen støttes via professionelle værktøjer

• alle ph.d.-studerende gennemfører et udbytterigt miljøskifte

• alle ph.d.-uddannelser gennemføres under professionel varetagelse af ph.d.-studerendes stressrelaterede problemer

Side 55 af 129

28

5c Initiativer

Vejledning Det anbefales, at alle ph.d.-skoler udarbejder og offentliggør retningslinjer for krav i for-bindelse med godkendelse af hovedvejledere og andre vejledere. Derudover bør der være klare præciseringer af generelle krav til, hvordan hovedvejledere og andre vejlede-re udfylder deres respektive roller. Det anbefales, at alle ph.d.-skoler udarbejder effektive procedurer for opfølgning på vejledningskvaliteten. Det anbefales, at alle ph.d.-skoler på sigt indfører et obligatorisk grundkursus i vejledning samt regelmæssig vedligeholdelse af vejledningskompetence som en del af kravet til godkendelse af hovedvejledere. Det anbefales samtidig, at alle ph.d.-skoler tilbyder re-gelmæssige kurser for deres vejledere i vejledning, eventuelt i et samarbejde med Uni-versitetspædagogisk Netværk. Det anbefales, at alle ph.d.-planer indeholder hovedvejleders og den ph.d.-studerendes gensidige forventninger (bl.a. til mødefrekvens og arbejds- og kommunikationsform). Det anbefales endvidere, at alle ph.d.-studerende tilbydes mindst to vejledere, samt at udskiftninger i vejlederkredsen kan foregå hurtigt og fleksibelt, når der opstår et behov herfor. Desuden anbefales det, at alle ph.d.-studerende tilbydes jævnlige drøftelser af ph.d.-forløbet med repræsentanter fra det respektive faglige ph.d.-program. Aktører: Ph.d.-skolerne Kvalitetssikringsværktøjer Det anbefales, at alle ph.d.-skoler løbende udvikler værktøjer til sikring af kvaliteten af de enkelte ph.d.-forløb. Det anbefales specielt, at der udvikles et koncept omkring universi-tetslovens bestemmelser for løbende evalueringer af ph.d.-skolernes aktiviteter. Det skal sikre, at evalueringerne bidrager konstruktivt til kvalitetssikring. Det anbefales, at udviklingen sker i et tæt samarbejde mellem ph.d.-skolerne, så der sker en gensidig udveksling og udnyttelse af erfaring med forskellige værktøjer (FUA, følge-grupper, alternative former for halvårsevalueringer, midtvejseksaminer, osv.) Det anbefales endvidere, at alle ph.d.-skoler (i et tæt samarbejde som ovenfor) gennem-fører jævnlige tilfredshedsundersøgelser blandt sine ph.d.-studerende. Det anbefales, at FUA tilføres de nødvendige ressourcer, så specielt porteføljedelen hur-tigst muligt kan tilbydes alle ph.d.-skolerne på Aarhus Universitet i en version, som kan indgå som et effektivt kvalitetssikringsværktøj. En hurtig færdiggørelse af FUA er helt nød-vendig for at kunne styre det stærkt stigende antal ph.d.-studerende i det hele taget. Et værktøj som FUA kan kun opfylde sin mission, hvis det bliver brugt af alle involverede parter. Det anbefales derfor, at brugervenligheden af FUA prioriteres højt, herunder at FUA integreres med andre relaterede online-systemer som f.eks. PURE. Det anbefales, at Aarhus Universitet tager initiativ – sammen med Danmarks Statistik og de øvrige danske universiteter – til at foretage en koordineret opdatering og præcisering af nøgletallene på ph.d.-området med henblik på at opnå en pålidelig dansk ph.d.-statistik. Det anbefales desuden, at universitetet arbejder på realistiske modeller for ek-sempelvis begreber som frafald” og ”gennemførelsestid”. Det anbefales endvidere, at FUA videreudvikles, så rapporteringen af fremtidige nøgletal systemunderstøttes direkte af FUA.

Side 56 af 129

29

Aktører: Ph.d.-skolerne Mobilitet Det anbefales, at alle ph.d.-skoler sikrer sine studerende attraktive muligheder for at gen-nemføre et eller flere miljøskifter under ph.d.-forløbet som en kvalitetsmæssig gevinst for afhandlingen/uddannelsen. Mere specifikt anbefales det, at ph.d.-skolerne stiller vejled-ning og assistance til rådighed, så de studerende kan indgå aftaler om miljøskifte med en bred vifte af mulige eksterne miljøer ved udenlandske universiteter, danske universiteter, forskningslaboratorier og virksomheder. Det anbefales endvidere, at sådanne aftaler spe-cielt inddrager de muligheder, som Aarhus Universitets deltagelse i internationale net-værk stiller til rådighed. Det anbefales endvidere, at der etableres en enhed, der tilbyder støtte i forbindelse med de logistiske aspekter af miljøskifte specielt til udenlandske universiteter, i lighed med International Help Desks aktiviteter for udenlandske ph.d.-studerende ved Aarhus Univer-sitet. Det anbefales, at der som modstykke til bekendtgørelsens krav om miljøskifte tilsvarende formuleres krav om, at ethvert ph.d.-forløb for studerende indskrevet ved Aarhus Universi-tet indeholder et passende langt og sammenhængende forløb ved Aarhus Universitet. Aktører: Ph.d.-skolerne

Information til ph.d.-studerende Det anbefales, at alle ph.d.-skoler løbende udarbejder en informativ håndbog/vejledning for alle ph.d.-studerende (code of practice, survival kit). Disse vejledninger bør udarbejdes i et tæt samarbejde mellem ph.d.-skolerne, idet en stor del af materialet vil være fælles. Det anbefales, at alle ph.d.-skoler arrangerer jævnlige og informative informationsmøder for de ph.d.-studerende, specielt halvårlige introduktionsmøder for nye ph.d.-studerende. Disse møder bør koordineres og arrangeres i et samarbejde med International Help Desk, som efterhånden har stor erfaring med introduktionsmøder for udenlandske ph.d.-studerende. Aktører: Ph.d.-skolerne,

Stressrelaterede problemer Det anbefales, at alle ph.d.-skoler indfører veldefinerede og synlige mekanismer til at opfange og afhjælpe stressrelaterede problemer blandt sine ph.d.-studerende. Det anbefales, at alle ph.d.-skoler indfører veldefinerede og synlige mekanismer til at opfange og afhjælpe andre former for ikke faglige problemer, som forhindrer optimal gennemførelse af et ph.d.-forløb. Det anbefales specielt, at der etableres “ph.d.-studievejledere” ved hver ph.d.-skole, jvf. erfaringerne fra Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, hvor denne ordning har vist sig at være meget nyttig og har taget en del pro-blemer i opløbet. Aktører: Ph.d.-skolerne

Sociale aktiviteter Det anbefales, at alle ph.d.-skoler etablerer lokale ph.d.-foreninger, som sikres gode rammer for arbejdet med bidrag til det sociale miljø omkring ph.d.-uddannelserne. Det anbefales endvidere, at der etableres en paraplyorganisation for universitetets ph.d.-foreninger, som tilsvarende sikres gode rammer for arrangementer for aktiviteter på tværs af universitetets hovedområder.

Side 57 af 129

30

Aktører: Ph.d.-skolerne

Kvalitetsfremmemidler Det anbefales, at ph.d.-skolerne tilføres ressourcer, så de kan leve op til universitetslovens og ph.d.-bekendtgørelsens krav vedrørende kvaliteten af deres ph.d.-uddannelser. Det drejer sig blandt andet om ressourcer til at løfte mange af de opgaver, som i denne hand-lingsplan foreslås henlagt til ph.d.-skolerne, og dermed også nogle af de opgaver, som tidligere var dækket af ”kvalitetsfremmemidler” fra Koordinationsudvalget for Forskning (kurser, udveksling af ph.d.-studerende, osv.). Ansvaret for kvaliteten af ph.d.-uddannelserne ligger i henhold til universitetsloven hos ph.d.-skolerne, og det ansvar kan kun løftes, hvis ph.d.-skolerne får adgang til de nødvendige ”kvalitetsfremmemidler”. Aktører: Universitetsledelsen, hovedområderne og ph.d.-skolerne

Side 58 af 129

31

6 Ph.d.-KURSER OG FORMIDLING

6a Status I henhold til ph.d.-bekendtgørelsen skal ph.d.-studerende bl.a. gennemføre ph.d.-kurser, der til sammen svarer til ca. 30 ECTS-points. Ud over omfanget siger bekendtgørelsen ikke noget om selve kurserne. Den tilhørende vejledning nævner dog, at kurserne skal være på et højere fagligt niveau end den adgangsgivende kandidatuddannelse, med mindre særlige hensyn fordrer, at dette princip fraviges. I henhold til universitetsloven har ph.d.-udvalget bl.a. til opgave at godkende ph.d.-kurser. Der er store forskelle mellem ph.d.-skolerne på Aarhus Universitet mht. kursusportefølje. Nogle ph.d.-skoler tilstræber at øge udbuddet af længerevarende kurser, mens andre ønsker en kursusportefølje bestående af kortere kurser. Længerevarende kurser antages at give større mulighed for at gå i dybden med emnet, hvorimod kortere kurser vil være lettere at passe ind i planlægningen af ph.d.-forløbet, ligesom muligheden for fælles kur-ser på tværs af institutioner formentlig også bedst lader sig realisere med kortere kurser. Omfanget af obligatoriske kurser varierer fra 0 til 30 ECTS. De fleste ph.d.-skoler har be-skrivelser af kurserne på deres hjemmesider, men i mange tilfælde mangler der beskrivel-ser af kursernes mål. Tildeling af ECTS-meritpoint er baseret på den arbejdsbyrde, som er nødvendig, for at de studerende kan opnå de forventede læringsresultater. Arbejdsbyrden i et studieår giver 60 ECTS-point, hvilket betyder, at 1 ECTS svarer til en arbejdsmængde på 25 timer [Cirius Online]. Herudover skal det opnåede læringsudbytte bedømmes til ”godkendt”. Erfaringsmæssigt er der store forskelle mellem ph.d-skolerne mht. kreditering af ph.d.-kurser og evaluering af kursusdeltagerne. Eksempelvis krediteres ved nogle ph.d.-skoler deltagelse i kongresser og lokale seminarrækker (f.eks. journal-clubs) med ECTS, mens det ved andre forventes, at disse aktiviteter indgår som en naturlig del af forskningspro-jektet. Flere ph.d.-skoler gennemfører evalueringer af ph.d.-kurserne, hvor de studerende skal svare på spørgsmål om kursusforløbet eller udfylde et afkrydsningsskema, som afleveres til underviser eller kursusansvarlig ved kursets afslutning. Evalueringsskemaet kan inde-holde både spørgsmål om vurdering af kurset, underviser og egen indsats. På de hoved-områder, hvor evaluering finder sted, bliver evalueringerne diskuteret med ph.d.-skolelederen og ph.d.-udvalget. Et væsentligt element i en moderne forskeruddannelse er aktiviteter inden for de efter-hånden mange kompetencer, der kræves for at være forsker – ud over de rent faglige. Der er typisk tale om kurser inden for såkaldte ”transferable skills”, herunder eksempelvis ”academic writing, academic English, patenting, ethical aspects of research, project ma-nagement, dissemination, etc.” Aarhus Universitets ph.d.-skoler tilbyder sine ph.d.-studerende et varierende antal af sådanne kurser enten i form af egne kurser eller ved brug af eksterne udbydere. Ph.d.-skolerne har forskellig praksis vedrørende denne type kurser, som er en del af de ph.d.-studerendes samlede kursusprogram. Nogle ph.d.-skoler har eksempelvis obligatoriske elementer; andre har et øvre loft over antallet af ”transfe-rable skills” kurser. Ph.d.-bekendtgørelsen kræver specifikt, at de ph.d.-studerende tilbydes kurser i undervis-ning. Også dette krav håndteres forskelligt af den enkelte ph.d.-skole. For nogle år siden indgik Aarhus Universitets hovedområder med de øvrige danske uni-versiteter en aftale om fælles spilleregler for deltagelse i ph.d.-kurser universiteterne imel-

Side 59 af 129

32

lem, det såkaldte ”åbne marked”. Det er den generelle opfattelse, at denne aftale i dag ønskes genforhandlet af nogle af de involverede parter. Mht. formidling skal den ph.d.-studerende ifølge ph.d.-bekendtgørelsen opnå erfaring med undervisningsvirksomhed eller anden form for vidensformidling, der så vidt muligt er direkte relateret til den pågældendes ph.d.-projekt. Undervisning/formidling omfatter mange forskellige former for aktiviteter: forelæsninger eller hjælpelærerfunktion ved kur-ser, vejledning af masterstuderende, undervisning på lavere undervisningsinstitutioner (f.eks. tekniske skoler), formidling til gymnasieelever (f.eks. Forsker For en Dag), foredrag ved temadage/ph.d.-dage, udarbejdelse af hjemmesider m.m. Ph.d.-bekendtgørelsens krav om formidling kobles i de fleste ph.d.-skoler med administra-tionen af det såkaldte ”lønarbejde” i overenskomsten for ph.d.-stipendier. Omfanget af undervisning, som den enkelte ph.d.-studerende tilbydes/pålægges, varierer dog meget mellem ph.d.-skolerne. Omfanget af undervisning varierer desuden inden for den enkelte ph.d.-skole og i nogle tilfælde er det bestemt af den enkeltes ansættelsesforhold.

6b Målsætning Elementer som kurser og formidling indgår naturligt i en moderne struktureret ph.d.-uddannelse. På Aarhus Universitet bør man tilstræbe, at alle ph.d.-studerende har let ad-gang til en vifte af kursus- og formidlingstilbud, som tillader hver enkelt ph.d.-studerende at opfylde ph.d.-bekendtgørelsens krav på en måde, så de valgte tilbud er reelle bidrag til kvaliteten af det samlede ph.d.-forløb, samtidig med at de i mindst muligt omfang re-ducerer den afsatte tid til de øvrige elementer i ph.d.-forløbet (herunder ikke mindst forsk-ningsdelen). Ph.d.-kurserne skal bibringe den ph.d.-studerende læring, som er relevant i forhold til ved-kommendes ph.d.-projekt og opnåelse af erfaring med undervisning og formidling, og det vil derfor være hensigtsmæssigt, at der sættes et øget fokus på kursusudbuddet, her-under kvalitetskrav til kurserne, omfanget af obligatoriske kurser osv. Målet vil være at sikre, at der med udgangspunkt i det enkelte fagområdes behov gives ph.d.-studerende reelle, relevante læringsmuligheder. Tilsvarende er det målsætningen, at ph.d.-skolerne skal kunne give de ph.d.-studerende tilbud om formidlingsaktiviteter, som er relevante og meriterende i forhold til det videre karriereforløb, samt at koblingen til de ph.d.-studerendes lønarbejder administreres på en måde, som af de studerende ikke føles inhomogen.

Side 60 af 129

33

6c Initiativer Udvikling af ph.d.-skolernes kursusprogram En af de vigtigste opgaver for en ph.d.-skole er at kunne tilbyde dens ph.d.-studerende et bredt udbud af relevante kurser af høj faglig kvalitet. Afviklingen af de faglige ph.d.-kurser vil typisk ligge i ph.d.-skolernes programmer. Det anbefales i den sammenhæng, at alle ph.d.-skoler udarbejder et sæt retningslinjer for ph.d.-programmernes udbud af ph.d.-kurser og de tilhørende kursusbeskrivelser. Det anbefales desuden, at alle ph.d.-skoler løbende sikrer alle deres ph.d.-studerende et tilstrækkeligt udbud af ph.d.-kurser – i omfang såvel som i fagligt indhold – således at ph.d.-bekendtgørelsens krav til omfanget af kurser kan udmøntes med et kursusprogram af relevans for hver enkelt ph.d.-studiumsamt at de tilstræber, at en stor del af dette ud-bud er af direkte relevans for den enkelte ph.d.-studerendes projekt. Det anbefales også, at kursusudbuddet indeholder såvel interne som eksterne kurser, og at det tillader den enkelte studerende en langsigtet planlægning af sine kurser (mht. progression, timing, osv.). Aktører: Ph.d.-skolerne Kreditering af ph.d.-kurser Det anbefales, at alle ph.d.-skoler udfærdiger retningslinjer for at sikre, at alle kursusudby-dere lever op til gældende retningslinjer for anvendelse af ECTS-normen. Retningslinjerne for udarbejdelse af kursusbeskrivelser diskuteres i ph.d.-skolernes programudvalg, ph.d.-udvalgene samt i ph.d.-skolelederkredsen. Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

Aarhus Universitets mål for initiativer vedrørende kurser og formidling på ph.d.-området er:

• at øge kvaliteten og kvantiteten af udbuddet af egne faglige kurser for ph.d.-uddannelserne

• at øge kvaliteten og kvantiteten af udbuddet af eksterne kurser for ph.d.-uddannelserne

• at universitetet vil kunne indgå som en attraktiv partner i nationale og in-ternationale samarbejder omkring ph.d.-kurser

• at kunne give alle ph.d.-studerende relevante tilbud om formidlingsaktivi-teter som en del af deres ph.d.-forløb

• at kunne administrere begrebet lønarbejde på en måde, som af alle in-volverede parter føles rimeligt retfærdig - på tværs ph.d.-skoler og mellem de ph.d.-studerende

Side 61 af 129

34

Evaluering af ph.d.-kurser og undervisere Der er behov for en overordnet afklaring af procedurer for evaluering af ph.d.-kurser – udbudt af såvel Aarhus Universitet som af andre udbydere. I første omgang bør man kort-lægge, hvilke erfaringer universitetets ph.d.-skoler har med evalueringer (best practice), efterfulgt af en afklaring af hensigtsmæssige eller uhensigtsmæssige forskelle. Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

”Transferable skills” kurser Det anbefales, at der laves en samlet oversigt over ph.d.-skolernes erfaringer med og behov for tilbud om ”transferable skills”-kurser. Det anbefales endvidere, at der med udgangspunkt i disse erfaringer og behov etableres et fælles udbud af kurser, som alle universitetets ph.d.-skoler kan trække på, og hvor an-svaret for de enkelte kurser ligger enten på centralt niveau, hos en ph.d.-skole eller eks-ternt. Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

Hjemmeside med link til alle ph.d.-kurser ved Aarhus Universitet Hvert år udbyder Aarhus Universitet en række ph.d.-kurser fordelt på de ni hovedområder. Det vil være en fordel, hvis information om alle disse kurser var tilgængelig på en fælles portal. Dels fordi det vil gøre det nemmere for universitetets ph.d.-studerende at finde frem til relevante kurser uden for deres eget hovedområde. Dels fordi det vil gøre det nemmere for ph.d.-studerende i det øvrige Danmark at se det mangeartede tilbud af ph.d.-kurser, som findes på Aarhus Universitet. Endvidere vil det styrke universitetets image som en institution med en stærk profil inden for forskeruddannelsen. Ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet har ph.d.-foreningen i samarbejde med et kommercielt firma udviklet et webbaseret program, som gør det muligt for alle danske hovedområder at indtaste deres kurser i et let tilgængeligt format. Programmet gør det nemt for ph.d.-studerende i hele landet at søge efter kurser og har flere finesser. Det inde-holder bl.a. en brugerservice, som kan gøre brugerne opmærksomme på nye relevante kurser. Programmet opfylder altså betingelserne for en fælles portal. Hvis det skal anvendes af Aarhus Universitet, vil det imidlertid være nødvendigt at gøre programmet til en del af FUA-systemet for at give datasikkerhed og backup til program-mering og videreudvikling. Det er også vigtigt at sikre, at inddatering kun sker én gang – og ikke både i portalen og på hovedområdernes egne hjemmesider. Programmet skal linke til hovedområdernes kursustilmeldingssystemer. På længere sigt kunne portalen udbydes til øvrige institutioner i Danmark. Det anbefales, at der optages forhandlinger med Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og dets ph.d.-forening for at se, om der kan laves en aftale om overdragelse af program-met til universitetet, og evt. efterfølgende assistance med vedligeholdelse og videreudvik-ling. Alternativt kan der efterlyses andre udbydere af lignende programmer. Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

Eksterne kurser Det anbefales, at Aarhus Universitet tager kontakt til de øvrige danske universiteter med henblik på at forhandle om en eventuel genoplivning af aftalen omkring Det åbne Mar-ked, baseret på et funktionelt og ligeligt ph.d.-kursussamarbejde med sigte på størst mulig fleksibilitet.

Side 62 af 129

35

Der anbefales, at ph.d.-skolerne i fællesskab stiller en løbende opdateret oversigt over eksterne kursustilbud til rådighed, herunder ikke mindst erfaringer med kursustilbud fra internationale netværk såsom Coimbra [Coimbra Group]. Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen

Retningslinjer for formidling Det anbefales, at der indsamles information om de enkelte ph.d.-skolers erfaring med tilbud om formidlingsaktiviteter til deres ph.d.-studerende (best practice). Det anbefales, at hver enkelt ph.d.-skole på baggrund af det overblik udarbejder ret-ningslinjer for praksis omkring formidlingsaspektet af ph.d.-uddannelserne, herunder ret-ningsliner for

• krav til omfanget af formidlingsaktiviteter • rammer for formen af formidlingsaktiviteter

Det anbefales, at der på denne baggrund arbejdes hen imod et sæt fælles retningslinjer for hele universitetet.

Desuden anbefales det, at ph.d.-skolernes administration af ph.d.-bekendtgørelsens krav om tilbud til de ph.d.-studerende om kurser i undervisning/pædagogik styrkes gennem øget samarbejde på tværs af ph.d.-skoler og i samarbejde med Universitetspædagogisk Netværk. Aktører: Ph.d.-skolelederkredsen Retningslinjer for lønarbejde Det anbefales, at der skabes overblik over ph.d.-skolernes praksis med hensyn til begre-bet lønarbejde i bred forstand, dvs. dels i forhold til overenskomstens rammer for lønar-bejde for ph.d.-studerende ansat i et ph.d.-stipendium, dels i forhold til ph.d.-studerende, som ikke er ansat i ph.d.-stipendium, herunder ph.d.-studerende optaget uden forudgå-ende kandidateksamen. Et sådant overblik skal omfatte:

• krav til omfanget af lønarbejde • rammer for formen af tilbud om lønarbejde • praksis vedrørende studerende, som takker nej til tilbud

Det anbefales, at der på baggrund af et sådant overblik udarbejdes overordnede fælles retningslinjer for praksis omkring lønarbejde. De skal tage højde for, at ph.d.-studerende ikke pålægges urimelige arbejdsforpligtelser i forhold til deres i forvejen korte tid til at gennemføre en ph.d.-uddannelse på internationalt niveau. Og de skal sikre en rimelig ensartet praksis mellem ph.d.-skolerne og mellem de enkelte studerende. Aktører: HR-områderne, FUA og ph.d.-skolerne,

Side 63 af 129

36

7 AFLEVERING, AFHANDLING OG FORSVAR

7a Status Ph.d.-afhandlingen er det mest synlige resultat af et ph.d.-forløb. Iht. ph.d.-bekendtgørelsen skal afhandlingen dokumentere forfatterens evne til at anvende fagets videnskabelige metoder og til at yde en forskningsindsats svarende til de internationale standarder for ph.d.-grader inden for fagområdet. Betegnelsen "internationale standarder for en ph.d.-grad" er svær at definere på tværs af fagområder, ligesom de oftest er base-ret på uformelle traditioner og kutymer opbygget over en lang årrække inden for de en-kelte fagområder. Det er altså i høj grad op til det enkelte universitet og hovedområderne at definere niveauet. Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet har eksempelvis netop delta-get i et større arbejde omkring internationale standarder i regi af ORPHEUS [ORPHEUS – Organisation for PhD Education in Biomedicine and Health Sciences in the European System]. Iht. ph.d.-bekendtgørelsen [PhD Bekendtgørelsen 2008] skal den ph.d.-studerende afle-vere afhandlingen inden for den givne tidsramme på den normerede tid (3 årsværk). Det er dog en kendsgerning, at mange studerende ikke bliver færdige til tiden. Erfaringsmæs-sigt kan det være svært for den ph.d.-studerende at få færdiggjort sin uddannelse til tiden - på trods af alle gode intentioner. Der er behov for at undersøge omfanget samt for at sætte fokus på problemstillingen – først og fremmest af hensyn til de studerende, men også af hensyn til den stigende grad af ”færdiggørelse til tiden” som parameter for tilde-ling af basismidler. Nogle hovedområder har centrale administrative tiltag, der skal sikre, at ph.d.-afhandlinger afleveres til tiden eller snarest derefter. Enkelte hovedområder udbetaler en bonus, hvis afhandlingen bliver indleveret til tiden, samt bonus for publicerede arbejder. Ph.d.-bekendtgørelsen angiver som nævnt, at ph.d.-afhandlingen skal dokumentere for-fatterens evne til at anvende fagets videnskabelige metoder og til at yde en forsknings-indsats svarende til de internationale standarder for ph.d.-grader inden for fagområdet. En ph.d.-afhandling vil bestå af enten en sammenfattende redegørelse samt artik-ler/manuskripter, eller en monografi. En ph.d.-afhandling baseret på artikler vil typisk in-deholde et antal artikler/manuskripter plus en sammenfattende del, der består af en ge-nerel introduktion og en diskussion. Monografier varierer i størrelse. Ph.d.-afhandlinger kan i dag afleveres enten på dansk eller engelsk, og variationen er stor både mht. format, omfang og layout, og der er også stor variation i, hvor meget af materialet der publiceres. Ph.d.-bekendtgørelsen fastsætter kravene til det sagkyndige udvalg, der skal bedømme en indleveret ph.d.-afhandling; udvalgets første og primære opgave er at afgive en be-grundet indstilling om, hvorvidt afhandlingen er egnet som baggrund for tildeling af ph.d.-graden. Nogle hovedområder har udfærdiget interne retningslinjer for indstillingernes form – f.eks. har man på Det Humanistiske Fakultet en detaljeret skrivevejledning til udar-bejdelse af ph.d.-indstillinger. Ph.d.-afhandlingen forsvares efter interne regler fastsat af hovedområderne. Det er et krav i det nugældende regelsæt for Aarhus Universitet, at alle medlemmerne af bedømmel-sesudvalget skal deltage i forsvaret. Der er formodentlig stor forskel mellem hovedområ-der på, hvordan ph.d.-forsvaret forløber – både med hensyn til indhold og facon. Ved forsvaret skal den ph.d.-studerende redegøre for sit arbejde og forsvare sin afhandling. Det varierer meget, hvordan den studerende efterfølgende fejres– fra ingen opmærk-somhed til reception på instituttets regning. Afhandlingen og forsvaret evalueres af et bedømmelsesudvalg, bestående af tre med-

Side 64 af 129

37

lemmer. Bedømmelsesudvalgets medlemmer skal være anerkendte forskere inden for det relevante fagområde, og to af medlemmerne skal komme udefra. Mindst et medlem skal være fra udlandet, medmindre dette er uhensigtsmæssigt ud fra en faglig betragt-ning. På hovedområderne er det meget forskelligt, hvordan man udpeger bedømmelses-udvalget og udfører evaluering. Efter forsvaret indstiller bedømmelsesudvalget, om ph.d.-graden bør tildeles. Indstillingen skal være begrundet, men der er stor variation i omfan-get af indstillingen. I henhold til ph.d.-bekendtgørelsen skal universitetet sørge for, at ph.d.-afhandlinger er offentligt tilgængelige i rimelig tid, før forsvaret finder sted. Forsvaret kan tidligst finde sted to uger efter, at bedømmelsesudvalget har afgivet sin indstilling, og det skal finde sted senest tre måneder efter indleveringen af ph.d.-afhandlingen. Hvordan afhandlingernes offentliggøres er der ingen fælles procedure for – tværtimod er der eksempler på alt fra ingen distribution til tildeling af ISBN-nummer.

7b Målsætning Det er overordnet universitetets målsætning at kunne levere unge færdiguddannede ph.d.er på internationalt niveau til det omkringliggende samfund. Alderen af de færdig-uddannede kan nedbringes på to måder –ved at optage unge studerende til ph.d.-uddannelsen og ved at sikre, at ph.d.-uddannelserne gennemføres inden for normeret tid (fra indskrivning til tildeling af grad). Ph.d.-uddannelserne bidrager i dag med en betydelig del af den samlede forskning på Aarhus Universitet. Det er derfor en målsætning, at denne forskning bliver gjort til en synlig del af universitetets virke. Forsvaret er en milepæl i den studerendes karriere, og det er derfor en målsætning at skabe rammer om ceremonien, så det bliver en god og mindeværdig dag, samtidig med at det faglige niveau af forsvaret sikres. Det er derfor vigtigt, at der er procedurer for kvali-tetssikring af det faglige indhold af forsvaret og formatet.

7c Initiativer Aflevering af ph.d.-afhandling inden for tidsfristen Det anbefales, at hver ph.d.-skole arbejder målrettet mod, at dens ph.d.-studerende af-slutter ph.d.-uddannelsen inden for normeret tid. Det drejer sig naturligvis først og frem-mest om at sikre progression under selve ph.d.-studiet, hvilket er belyst i andre afsnit i

Aarhus Universitets mål for initiativer vedrørende aflevering, afhandling og forsvar på ph.d.-området er:

• at ph.d.-uddannelserne gennemføres inden for normeret tid

• at bedømmelsen af ph.d.-afhandlinger effektivt sikrer kvaliteten

• at ph.d.-afhandlinger indgår som en synlig del af universitetets publi-cering af forskning

• at formalia i forbindelse med afslutningen af en ph.d.-uddannelse (af-handling og forsvar) afspejler, at der er tale om den højeste grad fra det danske uddannelsessystem

Side 65 af 129

38

denne plan, men også om ikke at forsinke processen omkring selve afleveringen unødigt. Det anbefales, at de enkelte ph.d.-skoler foretager en udredning af omfanget og årsa-gerne til ”sen færdiggørelse”. Desuden anbefales det, at de enkelte ph.d.-skoler strammer op på alle procedurer, som kan medvirke til ”færdiggørelse til tiden”, herunder procedurer for opfølgning frem til aflevering, nedsættelse af bedømmelsesudvalg og fastsættelse af dato for forsvar osv. Det anbefales endvidere, at Aarhus Universitet – i forbindelse med ”færdiggørelse til tiden” som parameter for tildeling af basismidler – arbejder for fleksibilitet vedrørende eksem-pelvis retsbaseret og fagligt begrundet orlov. Aktører: Ph.d.-skolerne Ph.d.-afhandlinger Det anbefales, at Aarhus Universitet bidrager til ethvert initiativ rettet imod en internatio-nal præcisering af begrebet ”international standard for ph.d.-afhandlinger” inden for hvert af universitetets hovedområder, jvf. det tidligere omtalte arbejde i regi af ORPHEUS på det sundhedsvidenskabelige område. Det må forventes, at arbejdet mod en sådan præcise-ring mest hensigtsmæssigt vil foregå i regi af eksisterende internationale samarbejder enten på universitets- eller hovedområdeniveau. Skal Aarhus Universitet være med på den internationale forskningsarena, er det essentielt, at dets forskning publiceres internationalt, og bidragene fra ph.d.-afhandlingerne er et væsentligt element i denne sammenhæng. Det anbefales, at der udarbejdes fælles retningslinjer for ph.d.-afhandlingernes form, så de kan indgå som en professionel del af universitetets præsentation af dets forskningsre-sultater udadtil. En vis ”ensretning” mht. layout og omslag vil også kunne bidrage til bran-ding af Aarhus Universitet. Ph.d.-afhandlinger afleveret ved Aarhus Universitet er som hovedregel på engelsk, med mindre der er særskilte faglige grunde til at aflevere på andet sprog (for eksempel dansk). Det bør i den sammenhæng sikres, at alle ph.d.-skoler kan tilbyde sine ph.d.-studerende rimelig assistance mht. akademisk engelsk. Det anbefales, at der udarbejdes fælles retningslinjer vedrørende begreber som copy-right, intellectual property rights og fortrolighed i forbindelse med ph.d.-afhandlinger. Det anbefales, at der udarbejdes procedurer og retningslinjer for, hvordan en ph.d.-afhandling bliver offentliggjort. De skal bidrage til, at alle afhandlinger er tilgængelige og registrerede. En fælles portal med resume og adgang til alle ph.d.-afhandlinger kan være en del af at gøre forskning udført af ph.d.-studerende mere synlig. Offentliggørelse kan evt. være en del af FUA-systemet. Det anbefales, at der etableres en fælles serie med eget ISBN nummer, hvor universitetes ph.d.-sfhandlinger kan publiceres. Desuden anbefales det, at abstracts for alle ph.d.-afhandlinger offentliggøres på ph.d.-skolernes hjemmesider. Aktører: HR-området, FUA og ph.d.-skolerne, Bedømmelse af afhandlingen Det anbefales, at ph.d.-skolerne aktivt arbejder med kvalitetssikring af, hvordan afhand-lingerne bedømmes, herunder udarbejder klare retningslinjer for:

• nedsættelse af bedømmelsesudvalg • bedømmelsesudvalgenes arbejde (dvs. krav vedrørende det faglige niveau) • indholdet og formen for bedømmelsesudvalgenes indstillinger

Side 66 af 129

39

Det anbefales, at disse retningslinjer offentliggøres på ph.d.-skolernes hjemmesider. Aktører: Ph.d.-skolerne Ph.d.-forsvar og -beviser Det anbefales, at ph.d.-skolerne udarbejder retningslinjer for, hvordan forsvaret afholdes, herunder forsvarets formelle form samt en beskrivelse af de deltagende parters opgaver i forbindelse med forsvaret (dvs. blandt andet en detaljeret beskrivelse af bedømmelses-udvalgets opdrag samt procedure for udarbejdelse af indstilling efter forsvar). Det anbe-fales, at alle ph.d.-skoler tilstræber, at ph.d.-forsvaret får en passende formel karakter, som gør, at det for den enkelte ph.d.-studerende bliver en værdig afslutning på et langt ud-dannelsesforløb, og for de øvrige deltagere giver et godt indtryk af Aarhus Universitet. Det anbefales, at der udarbejdes fælles retningslinjer for ph.d.-beviser i Aarhus Universi-tets nye design. Det anbefales, at ph.d.-bekendtgørelsens krav til ph.d.-beviser vedrørende oplysninger om gennemført ph.d.-uddannelse på Aarhus Universitet fremover realiseres ved et sup-plerende dokument indeholdende en udskrift af den samlede portefølje fra FUA. Aktører: Ph.d.-skolerne 

Side 67 af 129

40

8 ARBEJDSMARKEDET

8a Status Ifølge ph.d.-bekendtgørelsen er ph.d.-uddannelsen en forskeruddannelse, som ”på inter-nationalt niveau kvalificerer den ph.d.-studerende til selvstændigt at varetage forsknings-, udviklings- og undervisningsopgaver i den private og offentlige sektor, hvor der forudsæt-tes et bredt kendskab til forskning”. En rundspørge blandt ph.d.-skolerne viser, at der ikke synes at være beskæftigelsespro-blemer for ph.d.-kandidaterne fra Aarhus Universitet. På de fleste hovedområder mangler der dog generelt systematisk information om ph.d.ernes beskæftigelse. Der synes umid-delbart at være væsentlige forskelle på beskæftigelsesmønstret mellem hovedområder. På nogle områder finder ph.d.-kandidaterne overvejende beskæftigelse i forskningsstil-linger, måske endog primært inden for institutionens egne mure, mens beskæftigelsesva-riationen er meget større andre steder. Selv om ph.d.er fra Aarhus Universitet tilsyneladende ikke i dag har beskæftigelsespro-blemer, kan situationen hurtigt vende, dels fordi universitetet har en strategi om at øge antallet af ph.d.-studerende, dels fordi – og det spiller i højere grad ind – fordi ugunstige økonomiske konjunkturer kan få indflydelse. Der er stor forskel blandt ph.d.-skolerne i forhold til omfanget af aktiviteter rettet imod arbejdsmarkedet for ph.d.-kandidater, hvilket naturligt hænger sammen med ph.d.-skolernes forskellige beskæftigelsesmønstre. Der er ligeledes stor forskel på de tiltag, de enkelte ph.d.-skoler sætter i værk. På Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet har man så-ledes en tradition for årlige møder (PhD Days), hvor de ph.d.-studerende blandt andet præsenterer sig selv og deres projekter for offentligheden og dermed ikke mindst poten-tielle aftagere. På Det Naturvidenskabelige Fakultet har man omvendt en tradition for årlige møder (karrieremesser), hvor virksomheder har mulighed for at præsentere sig selv og deres jobmuligheder for de studerende. På Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet af-holdes science-days og specielle ph.d.-erhvervsforskerdage. Set i lyset af at beskæftigelsens omfang og indhold er et væsentligt pejlemærke for en-hver uddannelse, og at der i disse år internationalt set er en stigende tendens til at rang-ordne universiteter efter, hvor deres kandidater finder beskæftigelse, er det afgørende, at Aarhus Universitet får skabt en langt mere solid information om beskæftigelsen blandt dets ph.d.-kandidater.

8b Målsætning Den overordnede målsætning med ph.d.-uddannelserne er naturligvis at levere forsker-uddannede til både den offentlige og private sektor i et moderne vidensbaseret samfund som Danmark. Det er derfor vigtigt, at Aarhus Universitet overordnet er sig bevidst om ansvaret for på den ene side at kunne bidrage til at levere de nødvendige forskeruddan-nede til samfundet og på den anden side at sikre dets ph.d.-kandidater attraktive karrie-remuligheder.

Side 68 af 129

41

8c Initiativer Beskæftigelsesstatistik Det anbefales, at der etableres mekanismer til systematisk indhentning af oplysninger om ph.d.-kandidaternes beskæftigelse. For det første er det nødvendigt for Aarhus Universitet at have beskæftigelsesstatistikker let tilgængelige i arbejdet med rangordninger og lig-nende. For det andet – og endnu vigtigere – er det vigtigt for ph.d.-skolerne at have be-skæftigelsesstatistikker til rådighed for deres løbende arbejde med aftagermarkeder for ph.d.-kandidaterne. Aarhus Universitet har igennem nogle år med stor succes foretaget beskæftigelsesunder-søgelser for dets kandidatuddannede baseret på et koncept udviklet af Det Samfundsvi-denskabelige og Det Naturvidenskabelige Fakultet og nu koordineret af førstnævnte. Konceptet er nu planlagt til også at omfatte ph.d.-kandidaterne. Det anbefales, at denne udvidelse støttes, og at ph.d.-skolerne inddrages løbende i arbejdet med videreudvikling og brug af konceptet. Det anbefales videre, at det ofte vanskelige arbejde med at identificere tidligere stude-rende koordineres med Danmarks Statistik og Aarhus Universitets uafhængige bestræbel-ser på at oprette en egentlig alumneforening. Aktører: HR-området, FUA og ph.d.-skolerne

Kontakt til aftagermarkeder Det anbefales, at alle ph.d.-skoler spiller en aktiv og synlig rolle i bestræbelserne på at sikre såvel aftagermarkederne de bedst kvalificerede forskeruddannede som ph.d.-studerende de bedst mulige jobmuligheder. Den enkelte ph.d.-skole bør benytte sig af et spektrum af aktiviteter, f.eks. markedsføring af ph.d.-uddannelserne i relevante sektorer, etablering af kontakt mellem aftagere og ph.d.-studerende osv. Aktører: Ph.d.-skolerne

Aarhus Universitets mål for initiativer vedrørende aftagermarkedet er: • at universitetets ph.d.-kandidater finder ansættelse i attraktive jobs, hvor

deres forskeruddannelse kommer til udfoldelse

• at universitetets ph.d.-uddannelser er synlige og attraktive for en bred vifte af aftagere i den offentlige og private sektor

• at mulighederne for universitetets ph.d.-kandidater løbende udvikles med nye arbejdsmarkeder

• at alle ph.d.-studerende får tilbud om systematisk karriereplanlægning som en del af universitetets fokuserede talentudvikling

Side 69 af 129

42

Systematisk karriereplanlægning Det anbefales, at alle ph.d.-studerende tidligt under deres ph.d.-forløb tilbydes en formali-seret og systematisk karriereplanlægning. Det anbefales, at universitetet udvikler et fælles koncept for rammerne for et sådant tilbud, mens de konkrete tilbud bør involvere decen-trale aktører, herunder vejledere. Det foreslås, at konceptet for systematisk karriereplanlægning udvikles som en del af Aarhus Universitets bredere strategiske satsning på fokuseret talentudvikling, og at kon-ceptet i den sammenhæng også tænkes ind i udviklingen af et ”tenure track”-koncept på universitetet. I denne sammenhæng bør Aarhus Universitet nøje følge og i givet fald koor-dinere med arbejdet i Det Frie Forskningsråd om tilsvarende ideer (Sapere Aude). Aktører: Universitetets ledelse og hovedområderne

Side 70 af 129

43

9 DIMENSIONERING OG ØKONOMI

9a Status I Aarhus Universitets strategi for 2008-2012 fra 2007 [Aarhus Universitets Strategi 2008-2012] er en af målsætningerne en forøgelse af antallet af forskere, som uddannes og udvikles på universitetet. Aarhus Universitet havde ifølge dets nøgletal [Aarhus Universitet Nøgletal] i alt 1.430 indskrevne ph.d.-studerende i 2008, I Aarhus Universitets udviklingskontrakt [Aarhus Universitets Udviklingskontrakt] angives en målsætning om et samlet ph.d.-optag i 2010 på 523, hvor det tilsvarende tal i 2007 var 426 (i 2008 optog universitetet i alt 466 ph.d.-studerende). I nedenstående Tabel vises en oversigt over fordelingen af indskrevne ph.d.-studerende på universitetets hovedområder per 30.9.2008.

1 Der er mange udfordringer, som skal overvindes, for at Aarhus Universitet kan indfri sine ambitiøse målsætninger på ph.d.-området, og en af de vigtigste er naturligvis finansierin-gen. Ph.d.-uddannelsen i Danmark er dyr, men det er vanskeligt at få en præcis og gene-relt accepteret fastsættelse af udgifterne for universitetets ph.d.-uddannelser. Finanslovens ph.d.-stipendier var for eksempel i 2009 opdelt i lønudgifter samt en årlig uddannelsesudgift på 145.800 kr. for eksperimentelle uddannelser og 97.100 kr. for ikke-eksperimentelle uddannelser. De statslige forskningsråd bevilger ph.d.-stipendier efter samme retningslinjer som finans-lovens ph.d.-stipendier, dvs. dækkende ovenstående takster for uddannelsesudgifter, en gennemsnitlig løn, samt overhead. Nogle forskningsråd har haft en tradition for i bevillin-ger til ph.d.-stipendier at modregne lønarbejdsdelen af lønudgiften. Det bør nævnes, at mange fuldt finansierede ph.d.-forløb finansieret af finanslovens ph.d.-stidpendier eller statslige forskningsråd indebærer en reel samfinansiering med universi-tetet på grund af ekstraordinære udgifter i forbindelse med barsel, sygdom, ekstraordi-nære kurser og driftsudgifter.

1 DMU har pt. 47 ph.d.-studerende tilknyttet, hvoraf 2/3 er indskrevet ved Aarhus Universi-tets ph.d.-skoler

Antal ph.d.-studerende pr 30.9.2008

Post kandidat Præ kandidat Honours 3+5 I alt

HUM 95 21 0 116

SUN 450 20 0 470

SAM 87 28 0 115

TEO 29 7 0 36

NAT 184 230 16 430

ASB 79 3 0 82

DJF 80 1 0 81

DPU 94 0 0 94

I alt 1098 310 16 1424

Side 71 af 129

44

Et erhvervs- ph.d.-stipendium dækker ud over løntilskud til den deltagende virksomhed et årligt tilskud til værtsuniversitet på 120.000 kr. for eksperimentelle uddannelser og 84.000 kr. for de ikke-eksperimentelle. Dette tilskud forventes at dække udgifterne til den ph.d.-studerendes vejledning, arbejdsfaciliteter, kurser, samt bedømmelse af afhandling. Med disse takster (eksklusiv overhead) for udgifterne til ph.d.-stipendier og 1.430 ind-skrevne ph.d.-studerende i 2008 på Aarhus Universitetet er universitetets samlede skøns-mæssige udgifter i 2008 til ph.d.-uddannelsen på ca. 772 mio. kr., heraf ca. 586 mio. kr. til ph.d.-stipendierne samt ca. 186 mio. kr. til uddannelserne. Det er vanskeligt at afdække omkostningerne for Aarhus Universitets ph.d.-uddannelse på grund af manglende systemunderstøttelse af økonomistyringen på området. Endelig må det konstateres, at det efterhånden er meget få ph.d.-forløb, som finansieres af rene stipendier fra finansloven, forskningsråd eller lignende. Langt de fleste forløb fi-nansieres efterhånden gennem samfinansiering baseret på et virvar af ad hoc-aftaler omkring finansieringens sammensætning og brug. Omfanget af sådanne aftaler varierer meget mellem de enkelte ph.d.-skoler. Alle ph.d.-skoler på Aarhus Universitet opererer i dag med tidlig rekruttering, dvs. indskriv-ning til ph.d.-studium inden opnået kandidatgrad, men der er forskelle i ph.d.-skolernes prisfastsættelse og finansiering af sådanne ph.d.-studerende, som ikke er ansatte på overenskomst. Antallet af udenlandske ph.d.-studerende på Aarhus Universitet er støt stigende, og i de fleste tilfælde er omkostningerne nøjagtig de samme som for en dansk studerende. Dog er der visse undtagelser. Aarhus Universitet optager således en del ph.d.-studerende på et såkaldt opholds-stipendium (DANIDA-stipendium), hvilket indebærer en reduceret lønud-gift uden uddannelsestakst. Desuden er der specifikke problemer med at optage stude-rende uden kandidateksamen fra lande uden for EØS, fordi der med den gældende for-tolkning af reglerne afkræves fuld betaling af studieafgiften som kandidatstuderende.

9b Målsætning Den overordnede målsætning er naturligvis, at Aarhus Universitets ambitiøse målsætnin-ger vedrørende dimensioneringen af dets ph.d.-uddannelser nås. Det kræver imidlertid en række forudsætninger, hvor en af de største udfordringer ligger i finansieringen.

Side 72 af 129

45

9c Initiativer Fastsættelse af omkostninger Det anbefales, at Aarhus Universitet tager initiativ til, at der fastsættes modeller og tal for omkostningerne ved et ph.d.-forløb (internt på universitetet og blandt de otte danske universiteter). Formålet med en sådan fastsættelse er dels at få et overblik over de reelle omkostninger i forbindelse med den politiske debat om finansiering af ph.d.-uddannelsen, dels at få et fælles udgangspunkt for forhandlinger med eksterne partnere omkring medfinansiering af ph.d.-forløb. Det anbefales, at FUA snarest muligt udvides til et effektivt værktøj til økonomistyring på hele ph.d.-området. Det anbefales endvidere, at der opstilles fælles retningslinjer for indgåelse af aftaler om-kring ekstern deltagelse og medfinansiering af ph.d.-forløb, herunder retningslinjer for de deltagende parters pligter og rettigheder. Aktører: Universitetsledelsen, hovedområderne, ph.d.-skolerne

Dimensionering Det anbefales, at alle ph.d.-skoler udarbejder planer for deres forventede bidrag til Aar-hus Universitets målsætninger om forøget volumen på ph.d.-området. Det anbefales, at der udarbejdes en oversigt over de nødvendige ressourcer, der skal tilvejebringes, for at Aarhus Universitet kan indfri sine målsætninger om volumen på ph.d.-området. Der tænkes her først og fremmest på en oversigt over de finansielle ressourcer, og det anbefales, at alle ph.d.-skoler udarbejder konkrete planer for finansieringen af deres re-spektive andel af ph.d.-studerende i den næste femårs-periode. Det anbefales tilsvarende, at alle ph.d.-skoler udarbejder planer for de øvrige ressource-mæssige krav, herunder f.eks. den nødvendige vejlederkapacitet samt de nødvendige fysiske rammer.

Aarhus Universitets mål for initiativer vedrørende dimensionering og økonomi er:

• at strategiens målsætning om en kraftig forøgelse af antallet af ph.d.-studerende nås

• at der opnås fuld dækning af de reelle omkostninger for ph.d.-uddannelserne

• at der sikres de nødvendige ressourcer til vejledningsfunktionen, de fy-siske rammer osv.

• at øge graden af ekstern finansiering

• der opnås en større grad af gennemsigtighed omkring de reelle om-kostninger ved ph.d.-uddannelserne

Side 73 af 129

46

Det anbefales, at ph.d.-skolelederne herefter i fællesskab udarbejder en plan for tilveje-bringelsen af alle nødvendige ressourcer. Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne og ph.d.-skolerne

Øget ekstern finansiering Aarhus Universitets målsætning om en kraftig forøgelse af antallet af ph.d.-studerende vil ikke kunne nås, medmindre der skaffes yderligere finansiering af såvel stipendier som uddannelsesudgifter i øvrigt. Det er eksempelvis et karakteristisk træk ved den kontrakt, som Aarhus Universitet har indgået med Videnskabsministeriet om forøgelse af ph.d.-optaget, at den omfatter finansiering af stipendiedelen, men ikke af de øvrige uddannel-sesudgifter. Det anbefales derfor, at der arbejdes målbevidst på at øge den eksterne andel af finan-sieringen af alle universitetets ph.d.-uddannelser. Der vil være tale om en bred vifte af tiltag, spændende fra større bidrag generelt til universitetet eller til enkelte ph.d.-skoler fra private og offentlige fonde til inddragelsen af små tilskud til enkeltstående ph.d.-projekter. Det vurderes, at ph.d.-skolerne som konsekvens af deres lovbestemte ansvar for ph.d.-uddannelserne vil skulle spille en stigende rolle også som ”fund raiser”. Det første eksem-pel på det er udmøntningen af de nationale midler til ph.d.-området fra Koordinationsud-valget for Forskning i 2009 med ph.d.-skoleledere som eneste ansøgerkreds. Det anbefa-les, at ph.d.-skolelederne generelt tager aktiv og synlig del i arbejdet med at øge den eksterne andel af finansieringen af ph.d.-uddannelserne. Aarhus Universitets udnyttelse af erhvervs-ph.d.-ordningen er bemærkelsesværdig lav. Det anbefales, at alle ph.d.-skoler tager aktive skridt for at forøge brugen af ordningen. Det anbefales i øvrigt, at Aarhus Universitet arbejder aktivt for en smidiggørelse af regler og administration af erhvervs- ph.d. ordningen, herunder en revision af de obligatoriske uddannelseselementer uden for universitetets regi. Samarbejdet med Forskningsstøtteen-heden kan intensiveres på ph.d.-skoleområdet, ligesom opmærksomheden på den støtte, som Forskningsstøtteenheden kan tilbyde, kan styrkes blandt forsknings- og ph.d.-miljøerne. Hertil kommer, at tiltrækningen af udenlandske ph.d.-ansøgere og mobilitet på ph.d.-området vil være af betydning for at styrke ansøgninger til forskningsrådssystemet om ekstern finansiering af ph.d.-området. Aktører: Universitetets ledelse, hovedområderne og ph.d.-skolerne

Side 74 af 129

47

10 OVERSIGT Initiativer og aktører i Handlingsplanen for ph.d. uddannelserne på Aarhus Universitet Overordnede temaer Initiativer Aktører

Rekruttering og optagel-se

Konkretisering af målsæt-ning for optag

Universitetets ledelse Kommunikationsområdet Internationalt Center Studieforvaltningen Ph.d.-skolerne

Informationsmateriale og branding

Kommunikationsområdet Ph.d.-skolerne

Hjemmesider Kommunikationsområdet Ph.d.-skolerne

Tidlig rekruttering Universitetets ledelse Kommunikationsområdet Internationalt Center Studieforvaltningen Ph.d.-skolerne

Netværk Internationalt Center HR-området Ph.d.-skolerne

Ansøgning og adgangskvali-fikationer

Universitetets ledelse Ph.d.-skolerne

Ph.d.-uddannelser på tværs af hovedområder

Ph.d.-skolelederkredsen

Internationalisering Matchmaking

Internationalt Center HR-området Ph- skolerne

Cotutelle, Dual Degrees og Joint Degrees

Rektoratet i samarbejde med Danske Universiteter

Udlandsophold Ph.d.-skolerne

Internationalisering hjemme Universitetets ledelse Hovedområderne Ph.d.-skolerne

Professionel modtagelse og integration

Internationalt Center Ph.d.-skolerne

Kvalitetssikring Vejledning

Ph.d.-skolerne

Kvalitetssikringsværktøjer Ph.d.-skolerne

Mobilitet Ph.d.-skolerne

Side 75 af 129

48

Overordnede temaer Initiativer Aktører

Information til ph.d.-studerende

Ph.d.-skolerne

Stressrelatede problemer Ph.d.-skolerne

Sociale aktiviteter Ph.d.-skolerne

Kvalitetsfremmemidler Universitetets ledelse Hovedområderne Ph.d.-skolerne

Ph.d.-kurser og formidling Udvikling af ph.d.-skolernes kursusprogram

Ph.d.-skolerne

Kreditering af ph.d.-kurser Ph.d.-skolelederkredsen

Evaluering af ph.d.-kurser og undervisere

Ph.d.-skolelederkredsen

”Transferable skills” kurser

Ph.d.-skolelederkredsen

Hjemmeside med link til alle ph.d.-kurser ved AU

Ph.d.-skolelederkredsen

Eksterne kurser Ph.d.-skolelederkredsen

Retningslinjer for formidling Ph.d.-skolelederkredsen

Retningslinjer for lønarbejde HR-området FUA Ph.d.-skolerne

Aflevering, afhandling og forsvar

Aflevering af ph.d. afhand-ling inden for tidsfristen

Ph.d.-skolerne

Ph.d.-afhandlinger HR-området FUA Ph.d.-skolerne

Bedømmelse af afhandlin-gen

Ph.d.-skolerne

Ph.d.-forsvar og -beviser Ph.d.-skolerne

Arbejdsmarkedet Beskæftigelsesstatistik HR-området FUA Ph.d.-skolerne

Kontakt til aftagermarkeder Ph.d.-skolerne

Systematisk karriereplan-lægning

Universitetets ledelse Hovedområderne

Dimensionering og øko-nomi

Fastsættelse af omkostninger Universitetets ledelse Hovedområderne

Side 76 af 129

49

Overordnede temaer Initiativer Aktører Ph.d.-skolerne

Dimensionering Universitetets ledelse Hovedområderne Ph.d.-skolerne

Øget ekstern finansiering Universitetets ledelse Hovedområderne Ph.d.-skolerne

Side 77 af 129

50

11 REFERENCER A Public Good, PhD Education in Denmark, Report from an International Evaluation Panel, 2006 http://en.vtu.dk/files/publications/2006/a-public-good-phd-education-in-denmark/html/indhold.htm

Cirius Online http://www.ciriusonline.dk/dokumentation/ects Coimbra Group http://www.coimbra-group.eu/ Doctoral Programs in Europe’s Universities: Achievements and Challenges, European Uni-versity Association [EUA-DP], 2007 http://www.madrimasd.org/empleo/documentos/doc/Doctoral_Programmes_in_Europes_Universities.pdf Fra Livsverk til Karrierestart, Handlingsplan for Forskeruttdanning ved Universitetet i Ber-gen 2008-2015, 2008 http://www.au.dk/da/udvalg.htm/forsk/phdskolelederkredsen/handlingsplanbergen Nerad M, Heggelund M (eds): Toward a Global PhD, Univ Washington Press 2008 [Global PhD) http://books.google.dk/books?id=6eyKilRALhoC&dq=Toward+a+Global+PhD&printsec=front-cover&source=bl&ots=Qkm7Docfjl&sig=bRSNzBUwzusc6fR1bD9VAOc9FU0&hl=da&ei=vkSzSpmOCKCb4gby3vB8&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=3#v=onepage&q=&f=false

ORPHEUS – Organisation for PhD Education in Biomedicine and Health Sciences in the European System http://www.orpheus-med.org/ PhD Bekendtgørelsen 2008 www.au.dk/da/regler/2008/bek18 Universitetsloven 2007 www.au.dk/da/regler/2007/lbk1368 Aarhus Universitets International Help Desk, www.au.dk/ihd Aarhus Universitet Nøgletal, www.au.dk/da/nogletal

Side 78 af 129

51

Aarhus Universitets Strategi 2008-2012, http://www.au.dk/da/strategi Aarhus Universitets Udviklingskontrakt http://www.au.dk/da/politik/udviklingskontrakt

Side 79 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5a: Den administrative forandringsproces – Indstillinger fra Studiesporet i den administrative forandringsproces

1

AARHUS UNIVERSITET

SAGSFREMSTILLING

Emne

Indstillinger fra studiesporet i den administrative forandringsproces. Baggrund Vedlagt følger tre indstillinger fra Studiesporet, PADS projektet. Indstillingerne vedrører: Indstilling om oprettelse af fælles SU-kontor, placeret i Studieforvaltningen Indstilling om oprettelse af UddannelsesJuridiskService, forankret i Studieadministrationen. Indstilling om fælles koordinering af optagelse på kandidatuddannelsen Indstillingerne er et resultat af et omfattende projektarbejde med deltagelse af repræsentanter fra hovedområder, fag og studieforvaltningen. Indstillingerne har været behandlet i styregruppen for den administrative forandringsproces og i øvrigt været drøftet i flere fora, bl.a. studieudvalget og i kredsen af administrationschefer. En fjerde indstilling, der har været behandlet i styregruppen vedrører en fælles generel uddannelse for studieadministratorer. Forslaget herom drøftes mellem Studieadministrationen og vicedirektør for HR Louise Gade. På baggrund af drøftelserne i de forskellige fora kan der om indstillingerne vedr. fælles Su-kontor og vedr. oprettelse af UddannelsesJuridiskService konstateres en betydelig grad af opbakning til forslagene. Med hensyn til indstillingen om fælles koordinering af optagelsen på kandidatuddannelsen skal det bemærkes, at drøftelser har afsløret at der forsat er usikkerhed med hensyn til hvor hensigtsmæssig og hvor vidt rækkende en sådan beslutning om fælles optagelse vil være. Bilag Indstilling om oprettelse af fælles SU-kontor, placeret i Studieforvaltningen Indstilling til universitetsledelsen om oprettelse af UddannelsesJuridiskService, forankret i Studieadministrationen. Indstilling om principiel vedtagelse af en fremtidig fælles koordinering af optagelse på kandidatuddannelsen Ansvarlig JJ/ET Indstilling

Side 80 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5a: Den administrative forandringsproces – Indstillinger fra Studiesporet i den administrative forandringsproces

2

Vedrørende fælles SU-kontor Det indstilles, at der med virkning fra 1. juli 2010 etableres et fælles SU-kontor ved Aarhus Universitet, som skal varetage al SU-sagsbehandling og aktivitetskontrol, hvorimod vejledning og information om generelle SU-regler og frister varetages af de enkelte hovedområder. Vedrørende oprettelse af UddannelsesJuridiskService Det indstilles, at UddannelsesjuridiskService etableres Vedrørende fælles koordinering af optagelsen på kandidatuddannelserne Det indstilles, at der træffes principbeslutning om, at optagelse til kandidatuddannelser varetages centralt i den fælles studieforvaltning. Der i gangsættes en proces, hvor hovedområderne konkretiserer deres krav og ønsker til et sådant fælles system og der gennemføres en proces, der skal afklare tidsplaner, og fastlægge forudsætninger for hovedområdernes inddragelse under den fælles optagelse. Det forventes, at en fuld gennemførelse af principbeslutningen for alle hovedområder tidligst kan ske efter overgangen til STADS, per 1.1.2012. Det forventes tilsvarende at der fortsat vil være mulighed for under særlige betingelser, at give mulighed for at meddele tidsbegrænset indskrivning på kandidatuddannelse før den adgangsgivende bacheloruddannelse er endeligt afsluttet.

Side 81 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5b: Den administrative forandringsproces – Oprettelse af fælles SU-kontor

1

AARHUS UNIVERSITET

SAGSFREMSTILLING

Emne

Oprettelse af fælles SU-kontor, placeret i Studieforvaltningen Baggrund Den eksisterende varetagelse af SU-området er organiseret på flere lokationer, dvs. ud fra institutionerne og deres status før fusionen til et samlet AU. SU-kontorerne findes i Studieforvaltningen, på ASB, på DPU (dog kun vejledning) samt på HiH. Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte er i gang med en gennemgribende digitalisering af SU-området, som vil ændre den nuværende opgaveportefølje. En fremtidig organisering af SU-området med sagsbehandling, aktivitetskontrol og videndeling på fællesniveau samt vejledning og information om generelle SU-regler integreret i den almindelige studievejledningsforpligtelse på hovedområdeniveau, vurderes at være den bedste fremadrettede organisering af området. Fordele:

• Mulighed for personlig vejledning ved alle hovedområder • Helhedsorienteret vejledning (faglig vejledning med økonomiske konsekvenser) • Vejledning og information om generelle SU-regler i tæt relation til viden om de

konkrete uddannelser • Geografisk set ens serviceniveau mht. de generelle SU-regler • Specialisering vedr. sagsbehandlingen • Ensartethed i regler for sagsbehandlingen • Stordriftsfordele • Tæt på beslutningstagerne (rektorat, ministerier, styrelser o.l.)

Ulemper/udfordringer:

• Kompetence skal oparbejdes på hovedområderne • Vedligeholdelse af opdateret viden på hovedområderne • Etablering af adgang til anvendte studieadministrative systemer i det fælles SU-kontor • Etablering af adgang til elektronisk SU-system på hovedområderne • Håndtering af øget volumen

Tidsfrist Igangsættes primo 2010. Implementeret og i drift pr. 1. juli 2010. Ansvarlig JJ/ET Indstilling Det indstilles, at der med virkning fra 1. juli 2010 etableres et fælles SU-kontor ved Aarhus Universitet, som skal varetage al SU-sagsbehandling og aktivitetskontrol, hvorimod vejledning og information om generelle SU-regler og frister varetages af de enkelte hovedområder. Opgaveportefølje Etableringen af et fælles SU-kontor ved Aarhus Universitet vil medføre en arbejdsdeling og flytning af arbejdsopgaver mellem de enkelte hovedområder og det fælles SU-kontor. Det fælles SU-kontor vil varetage al sagsbehandling af sager, der kræver fortolkning af

Side 82 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5b: Den administrative forandringsproces – Oprettelse af fælles SU-kontor

2

reglerne og bemyndigelse til at træffe afgørelser, herunder aktivitetskontrol af de studerende. Det fælles SU-kontor vil dermed løfte varetagelsen af al sagsbehandling og aktivitetskontrol fra de enkelte hovedområder, hvor ASB og SAM (HiH) hidtil har varetaget disse opgaver. Det fælles SU-kontor vil desuden have til opgave at bidrage til at kvalitetssikre vidensniveauet på de enkelte hovedområder, herunder udarbejde og vedligeholde en instruks for afgrænsningen af den SU-vejledning der gives på hovedområderne. Det fælles SU-kontor vil være den samlede indgang, der varetager kontakten til eksterne myndigheder, navnlig Styrelsen for Statens Uddannelsesstøtte. Den decentrale vejledning på de enkelte hovedområder skal udvides til at omfatte vejledning og information om generelle SU-regler og frister. Dette betyder, at der for nogle hovedområders vedkommende vil blive tale om en vejledningsopgave, som skal løftes fra det nuværende SU-kontor 8000C, hvorimod andre hovedområder opretholder denne opgave. Generel SU-vejledning og håndteringen heraf indarbejdes i universitetets vejledningsstrategi. Alle som vil skulle beskæftige sig med information og vejledning om SU ved hovedområder skal som minimum gennemgå SU-styrelsens grundkursus og regelkursus i SU-medarbejderuddannelsen (2 dage). Implementerings- og tidsplan I efteråret 2009 gennemføres et gennemgribende analysearbejde, hvor arbejdsgange defineres og der opnås klarhed over arbejdsdelingen mellem fælles SU-kontor og hovedområderne. Desuden vil der skulle afdækkes, hvorledes arbejdsgange bedst muligt systemunderstøttes på kort sigt samt på længere sigt når AU overgår til STADS. Etableringen af det fælles SU-kontor igangsættes i foråret 2010, såfremt de tekniske, personale- og kompetencemæssige udfordringer imødekommes. Oparbejdelsen af kompetence på hovedområderne vil tage tid, hvorfor en endelig organisering af SU-området forventes gennemført medio 2010. Etableringsprocessen vil desuden indeholde en overgangsfase, hvor kompetencer opbygges og arbejdsdelingen mellem fælles SU-kontor og hovedområderne implementeres. Kompetenceudvikling på hovedområdeniveau og ved fælles SU-kontor gennemføres i perioden marts 2010 til medio juni 2010. Reorganisering af hovedområder og det fælles SU-kontor, herunder en eventuel flytning af medarbejdere, vil være gennemført pr. 30. juni 2010. Etableringen af fælles SU-kontor er implementeret og i drift pr. 1. juli 2010. Budgetkonsekvenser Eventuelle budgetmæssige konsekvenser rejses og afklares i forbindelse med den normale budgetprocedure.

Side 83 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5c: Den administrative forandringsproces – Oprettelse af UddannelsesJuridskService

1

AARHUS UNIVERSITET

SAGSFREMSTILLING

Emne

Oprettelse af UddannelsesJuridiskService, organisatorisk forankret i Studieforvaltningen Baggrund Hovedområderne varetager i dag fortolkning af regler på uddannelsesområdet med støtte fra Studieforvaltningen og Ledelsessekretariatet. Studieudvalget har desuden nedsat en regelgruppe, og hovedområdernes/Studieforvaltningens regelfortolkninger diskuteres løbende på møder i det Uddannelsesadministrative Netværk. Hovedområderne oplever, at Studieforvaltningen og Ledelsessekretariatet yder god støtte, men oplever også at der er flaskehalse i kontakten med de fælles niveauer. Der er kun i begrænset omfang en systematisk opsamling og deling af erfaringer og regelfortolkninger, ligesom nye regler implementeres forskelligt uden systematisk koordinering mellem hovedområderne. De nuværende kompetencer og kræfter på det løbende driftsområde skal samles ét sted, og sagsbehandlingen skal herfra sikre systematisk og relevant inddragelse af aktører på uddannelsesområdet – i hvilken forbindelse afsættet for forståelse er kompetencefordelingen i uddannelsesspørgsmål, som den fremgår af Universitetsloven. Forventede konsekvenser • Forbedring af de studerendes retssikkerhed pga. øget ensartethed og øget videnniveau • Øget ekspertise og systematisk, større kritisk masse, systematisk videndeling • Øget videndeling mellem hovedområder og fællesadministration. • Bedre og højere grad af service til hovedområderne • Bedre samlet information til Studieudvalget, idet det samlede overblik over regler, fortolkninger og implementeringsformer er samlet et sted på AU. • Ressourcebesparelser i form af tid hos medarbejdere med denne opgavetype på hovedområder, institutter og studienævn • Risiko for, at hovedområderne vil miste ”fortolkningsfrihed” og spillerum. • Risiko for, at der i fortolkning af nye regler ikke tages højde for hovedområdespecifikke forhold. Nødvendige forudsætninger • Regelfortolkninger og indførelse af nye regler ved bekendtgørelsesændringer (om fx prøver, specialer, osv.) er vigtige redskaber for dekanerne i forhold til at sikre uddannelsernes kvalitet. Det er på denne baggrund væsentligt at den fælles uddannelsesjuridiske service knyttes tæt til Studieudvalget, Regelgruppen og Uddannelsesadministrativt Netværk (UAN). • Den uddannelsesjuridiske enhed skal have tæt forbindelse til Studieforvaltningens nuværende driftsområder, da disse rummer ekspertise og det praktiske kendskab til nogen af de meget tæt regulerede driftsdele på uddannelsesområdet – og har den daglige kontakt til hovedområdernes administratorer. Det indstilles på denne baggrund at den uddannelsesjuridiske service finder sin organisatoriske placering i Studieforvaltningen. • Der skal ske en samling af de kompetencer der vedrører den daglige drift, dvs. regelfortolkninger, studenterservice og rådgivning til dekaner, institutledere og studievejledere, og der skal organisatorisk sikres systematisk videndeling- og formidling mellem den uddannelsesjuridiske service og hovedområderne – og hovedområderne imellem, hvis der skal opnås det intenderede afkast af fællesløsningen. De strategiske og uddannelsespolitiske opgaver forudsættes fortsat varetaget i Ledelsessekretariatet, som

Side 84 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5c: Den administrative forandringsproces – Oprettelse af UddannelsesJuridskService

2

rådgiver rektor om disse forhold. Den uddannelsesjuridiske enhed og Ledelsessekretariatet skal arbejde tæt sammen, eksempelvis i forbindelse med bekendtgørelseshøringer, akkreditering og tilsvarende problemstillinger, således at både de overordnede strategiske synspunkter og erfaringerne om praksis og eksisterende forhold kan spille ind.

Tidsfrist Etablering 1. januar 2010 Fuld drift på alle opgaver forventes at kunne være etableret sidst i 2010, idet flere af opgaverne kræver omlægning af administrative rutiner og hermed sikring af overgangsperioder. Ansvarlig JJ/ET Indstilling Det indstilles, at UddannelsesjuridiskService etableres Opgaveportefølje Fællesadministrationens enhed med ansvar for uddannelsesjuridiske opgaver – herunder diverse ad-hoc opgaver. Sekretariatsbetjening af Regelgruppen – med heraf følgende ansvar for udarbejdelse af forslag til AU-interne regler på Uddannelsesområdet og sagsfremstilling med skitsering af uddannelsesadministrative konsekvenser til Studieudvalget/rektor Reference til Studieudvalget for så vidt angår Regelgruppen Drift af UAN (Uddannelsesadministrativt Netværk) og evt. etablering af andre relevante netværk – også på tværs af universiteter Drift af disciplinærsager for dekaner (det forekommer at disse bør delegeres til dekanerne som et naturligt led i deres kvalitetssikring), UJS vil med fordel kunne sekretariatsbetjene dekanerne i disse sager og sørge for den faktiske håndtering – gerne ved fremmøde hos den enkelte dekan. Hermed får dekanerne ansvaret, mens driften forbliver en fællesopgave. På det praktiske vil en sådan model sikre UJSs løbende personlig kontakt med dekaner i netop uddannelsesjuridiske spørgsmål. Arbejdet tilrettelægges således at det ikke kolliderer med dekanens rolle/kompetence, jf. Universitetsloven og rektors delegationsskrivelse. I tæt samarbejde med Ledelsessekretariatet forestå høringer om love og bekendtgørelser på uddannelsesområdet – herunder sikre kvalificeret inddragelse af hovedområdernes kompetencer (i praksis i form af beskrivelser af juridiske og uddannelsesadministrative konsekvenser af regler). Det bør således tilstræbes, at høringer udsendes til hovedområderne med udkast til universitetets samlede svar samt fremhævelse af punkter der kræver særlig opmærksomhed eller stillingtagen på hovedområderne. Sparringspartner for dekaner, hovedområder, studieledere og studienævn i uddannelsesjuridiske emner. Ansvarlig for at rammen for studieordninger (studieordningsgenerator) er legal og at konsekvenser af ændringer er formidlet og konsekvensvurderet i samarbejde med det enkelte hovedområde – evt. det enkelte studienævn. Denne opgave er i dag svær at få sikret, da den

Side 85 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5c: Den administrative forandringsproces – Oprettelse af UddannelsesJuridskService

3

ligger i spændet mellem dekanen og den enkelte studieleder, uden at det er tydeligt, hvor der kan hentes hjælp og støtte til at få processen omkring studieordningsændringer til at køre mest optimalt for de involverede. Ansvarlig for at der udarbejdes administrative vejledninger og brugervejledninger og at disse vedligeholdes og løbende opdateres, samt at der udarbejdes udredninger om konkrete problemområder. Indholdsmæssigt ansvarlig for eksamensbeviser og Diploma Supplement fra AU. Indkøb af bevisomslag og bevispapir. Drift af forespørgsler om gamle beviser – som i dag ligger på hovedområderne, og som i den grad trænger til at vi får gjort noget ved opbevaringen af de gamle beviser (som bør overføres til elektronisk medie). Samtidig vil der kunne sikres ensartethed i service overfor vores gradsholdere, når det f.eks. handler om bekræftelse af grader, fremsendelse af forseglede kopier o.lign. Vedligeholdelse af den uddannelsesjuridiske del af AUs regelsamling, herunder studieordningsdelen. Udvikling af og tilbud om uddannelsesjuridiske kurser/workshops/o.a. for nye og eksisterende medarbejdere og aktører på området. Budgetkonsekvenser Eventuelle budgetmæssige konsekvenser rejses og afklares i forbindelse med den normale budgetprocedure.

Side 86 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 7, bilag 5d: Den administrative forandringsproces – Fælles koordinering af optagelse på kandidatuddannelserne

1

AARHUS UNIVERSITET

SAGSFREMSTILLING

Emne

Fælles koordinering af optagelse på kandidatuddannelsen Baggrund Formålet er en fælles praksis med let gennemskuelige kriterier for de studerende. Der er tale om en principbeslutning om at optagelsen på kandidatuddannelser varetages centralt i den fælles studieforvaltning. En fælles synliggørelse og markedsføring i forbindelse med rekruttering til kandidatuddannelserne også blandt bachelorer fra andre universiteter og udlandet vil kunne øge interessen fra kvalificerede studerende. I dag gør de mange uensartede frister og procedurer det temmelig uoverskueligt at søge ind på en kandidatuddannelse "udefra". Grundlæggende er indholdet i indstillingen lig med den nuværende praksis, som med indstillingen strømlines og udbredes til DPU og med tiden også til ASB, så der dermed sikres en ensartet grænseflade i overensstemmelse med principperne for den fremtidige studieadministration. Følges indstillingen gennemføres der en proces, hvor hovedområderne præciserer ønskerne og kravene til en fælles ansøgningsproces, ligesom der igangsættes en proces, der skal afklare overgangstidspunkt og rækkefølge for hovedområdernes overgang til en fælles optagelse til kandidatuddannelserne. Samtidig hermed påbegyndes et arbejde med konkret at beskrive optagelsesprocessen for de forskellige ansøgertyper (interne, eksterne og internationale studerende) for at håndtere de særlige udfordringer ligesom der vil blive fastlagt en fælles frist for uddannelser med adgangsbegrænsning i samråd med hovedområderne. Ansvarlig JJ/ET Indstilling Det indstilles, at der træffes principbeslutning om, at optagelse til kandidatuddannelser varetages centralt i den fælles studieforvaltning. Der igangsættes en proces, hvor hovedområderne konkretiserer deres krav og ønsker til et sådant fælles system og der gennemføres en proces, der skal afklare tidsplaner, og fastlægge forudsætninger for hovedområdernes inddragelse under den fælles optagelse. Det forventes, at en fuld gennemførelse af principbeslutningen for alle hovedområder tidligst kan ske efter overgangen til STADS, per 1.1.2012. Det forventes tilsvarende at der fortsat vil være mulighed for under særlige betingelser, at give mulighed for at meddele tidsbegrænset indskrivning på kandidatuddannelse før den adgangsgivende bacheloruddannelse er endeligt afsluttet. Budgetkonsekvenser Eventuelle budgetmæssige konsekvenser rejses og afklares i forbindelse med den normale budgetprocedure.

Side 87 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 8: Koordinering af betalingsgrundlag for efter- og videreuddannelse

• Bilag 6a: Sagsfremstilling • Bilag 6b: Udkast til notat vedr. beregningsgrundlag for EVU-deltagerbetaling • Bilag 6c: Model for beregningsgrundlag ved udbud af hele uddannelser som deltidsuddannelse,

masteruddannelse m.v. • Bilag 6d:Break-even beregningsmodel (universitetsniveau) – hele uddannelser • Bilag 6e: Model for beregningsgrundlag ved udbud af moduler og enkeltfag o.l. som

deltidsuddannelser • Bilag 6f: Beregningsmodel (universitetsniveau) modul, enkeltfag – et gennemløb

Side 88 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 8, bilag 6a: Koordinering af betalingsgrundlag for efter- og videreuddannelse – Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET

SAGSFREMSTILLING

Emne

Koordinering af beregningsgrundlaget for deltagerbetaling for efter- og

videreuddannelse

Resumé

Rigsrevisionen (RR) anbefalede AU i revision af 30. januar 2009 ”at koordinere beregningsgrundlaget for deltidsuddannelserne, så det sikres, at fastsættelsen af deltagerbetalingen sker på et ensartet grundlag”. I samme revision skriver RR, at de vil bede UBST komme med en udtalelse om ”hvordan principperne for prisfastsættelse af deltagerbetalingen skal fortolkes”. UBST sendte i forlængelse heraf brev af 4. marts 2009 til universiteterne herom og slog reglerne for hvad det må indgå i prisfastsættelse fast. Af brevet fra UBST fremgår det fx, at bidrag til forskningsomkostninger ikke må indregnes. Endelig bedes det bemærkes, at der udover ovenstående er en politisk forventning om, at universiteterne sænker deltagerbetalingen på efter- og videreuddannelsesområdet i forlængelse af trepartsforhandlingerne og efterfølgende takstforhøjelser på FFL 2008. For at imødekomme RR’s anbefaling og UBST’ prisfastsættelsesfortolkning nedsatte AU i foråret 2009 en arbejdsgruppe med deltagelse af følgende hovedområder: ASB, HUM, NAT, SAM, DPU, DJF, TEO og SUN samt BUD og LED. Kirsten Andersen fra Studieforvaltningen har koordineret gruppens arbejde. Arbejdsgruppen har konkret haft til opdrag at komme med en indstilling til en fælles model for beregning af deltagerbetalingen til Studieudvalget; en grundmodel, der kan rumme hovedområdernes forskelligheder. Opdraget var altså i forlængelse af RR’s anbefaling om en koordinering af beregningsgrundlaget – ikke en ensretning af deltagerbetalingen. Studieudvalget behandlede arbejdsgruppens oplæg på mødet den 24. september og godkendte model og oplæg til videre behandling og beslutning i universitetsledelsen og rektoratet. Oplægget til beregningsmodel er vedlagt. Enkelte af hovedområderne har ligeledes konsekvensberegnet modellen. Modellen bygger på et beregningsgrundlagsprincip om tredeling bestående af følgende komponenter:

1) Løn- og driftsomkostninger i forbindelse med udvikling, planlægning, opdatering, udbud, markedsføring og afvikling af udbudt uddannelse, undervisning og eksamen.

2) Hovedområdernes bidrag til finansiering af omkostninger i forbindelse med den centrale generelle administration og ledelse.

3) Bidrag til finansieringen af omkostninger i forbindelse med hovedområdernes generelle administration og ledelse.

Komponenterne er defineret ud fra den præmis, at deltagerbetaling og tilskud ikke må

Side 89 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 8, bilag 6a: Koordinering af betalingsgrundlag for efter- og videreuddannelse – Sagsfremstilling overstige omkostningerne, herunder de langsigtede gennemsnitsomkostninger ved udbud, således som UBST har gjort opmærksom på i sin skrivelse af 4. marts 2009.

Materialet fra Studieudvalgets behandling af punktet er vedlagt som bilag.

Tidsfrist

Ingen konkret, men modellen forventes anvendt på AU’s efter- og videreuddannelsesudbud fra

efteråret 2010.

Ansvarlig

LHN-SEF/gtl

Indstilling

At universitetsledelsen bakker op Studieudvalgets indstilling om grundmodel og principper.

Side 90 af 129

Bilag 3.1 Udkast til notat vedr. beregningsgrundlag for EVU-deltagerbetaling Studieudvalgets møde 24. september 2009

Udkast til Notat omdelt på møde 18.august 2009 Arbejdsgruppen vedr. beregningsgrundlag for deltagerbetaling ved udbud af deltidsuddannelse Opgaven er at komme med en indstilling til en fælles model for beregning af deltagerbetaling ved aktiviteter omfattet af bekendtgørelse om deltidsuddannelse (UBST) og bekendtgørelse om åben uddannelse (UVM). Formålet er at sikre et ensartet koordineret beregningsgrundlag ved AU efter gældende regler, jf. UBST præcisering af reglerne i brev af 3. marts 2009. Det er således ikke opdraget, at arbejdsgruppen eller koordineringsgruppen kan eller skal levere konkrete regneark til operationelt brug eller konkrete forslag til prissætning. I det følgende redegøres for den foreslåede model og i tilknytning hertil de drøftelser, som arbejdsgruppen har haft undervejs i arbejdet. Beregningsmodellens komponenter Arbejdsgruppen har via regelsættet søgt at afklare om bestemmelsen i Universitetslovens § 26, stk. 4 om, at deltagerbetalingen sammen med taxametertilskud ikke må overstige omkostningerne gælder på den enkelte aktivitets niveau, aktiviteter samlet set på hovedområde- eller universitetsniveau, men uden held. Det er ikke udfoldet i regelsættet og der er ingen skriftlig vejledning eller præcisering fra UBST om dette.

Det er derfor antaget, at kravet om at der ikke må kalkuleres med overskud ved aktiviteter, hvortil der ydes tilskud ikke nødvendigvis skal honoreres helt ned på enkeltfags, fagpakke eller modulniveau. Arbejdsgruppen indstiller en model for beregningsgrundlag bestående af følgende komponenter ud fra den præmis, at deltagerbetaling og tilskud ikke må overstige omkostningerne, herunder de langsigtede gennemsnitsomkostninger ved udbud, således som UBST har gjort opmærksom på i sin skrivelse af 3. marts 2009:

1) Løn- og driftsomkostninger i forbindelse med udvikling, planlægning, opdatering, udbud, markedsføring og afvikling af udbudt uddannelse, undervisning og eksamen

2) Hovedområdernes bidrag til finansiering af omkostninger i forbindelse med den centrale generelle administration og ledelse

3) Bidrag til finansieringen af omkostninger i forbindelse med hovedområdernes generelle administration og ledelse

Beregningsmetoder i modellen:

1) Løn og driftsomkostninger relateret til udbud af deltidsuddannelse beregnes på grundlag af en række konkrete omkostningskategorier inden for hhv. løn og drift.

2) Hovedområdernes bidrag til generel ledelse og administration beregnes efter den interne debiteringsmodel (cost driver metoden)

3) Bidrag til generel administration og ledelse på hovedområdeniveau beregnes efter cost driver metoden

Ad komponent vedr. løn og driftsomkostninger Arbejdsgruppen har listet en række konkrete omkostningstyper man kan forholde sig til i forbindelse med udfærdigelsen af et beregningsgrundlag for en aktivitet. Vi har drøftet detaljeringsgraden og har fundet, at det det er væsentligt, at modellen kan bruges som en slags

Side 91 af 129

Bilag 3.1 Udkast til notat vedr. beregningsgrundlag for EVU-deltagerbetaling Studieudvalgets møde 24. september 2009

tjekliste over de omkostninger, man kan overveje, og som man kan ’skrue’ på størrelsen af og dermed tilpasse og differentiere udbuddene til forskellige segmenter og sektorer. Løn: VIP + DVIP omkostninger i forbindelse med afvikling af undervisning, herunder både antal undervisningstimer og arbejdstimer til opgaver, der som opgaveretning, vejledning, eksamen o.l. afhænger af antallet af studerende VIP + DVIP omkostninger til udvikling og ajourføring af uddannelsen, undervisningsmetoder samt de konkrete udbuds tilrettelæggelse som deltidsuddannelse VIP og DVIP omkostninger til faglige, administrative og driftsmæssige støttefunktioner på lokalt niveau (fx studielederfunktionen o.l.) Ekstern censur TAP omkostninger både AC og HK timer til sagsbehandling, studienævnsarbejde samt driftsopgaver (hvis man skal nævne noget, der ikke må indgå: et generelt overhead til fx et fagmiljøs forskning.) Drift – driftsomkostninger der kan henføres til AU’s kontoplan Tjenesterejser Overnatning og forplejning i forbindelse med læreres rejser som led i undervisning o.l. Annoncering og anden markedsføring Informationsmateriale Undervisningsmateriale Databehandlingsudstyr o.l. Software Afskrivninger, eksterne ydelser, laboratorieomkostninger, ACE godkendelse m.v. XXXX (hvis man skal nævne omkostninger der ikke kan indgå i beregningsgrundlaget for deltagerbetaling: omkostninger til afholdelse af studerendes udgifter til bøger, studierejser, ophold i forbindelse med undervisning o.l.) Risikomargin og frafald Frafald kan indregnes som et procentvis udtryk for hvor mange studerende, der ikke betaler deltagerbetalingen for alle semestre indeholdt i et udbud, de er optaget til.

Ad. 2) fællesområdebidrag Beslutning om den interne debiteringsmodel er allerede truffet i Universitetsledelsen. Modellen vedr. et forslag til ensartet beregningsgrundlag for fastsættelse af deltagerbetaling anvender derfor den interne AU debiteringsmodel til beregning af de enkelte hovedområders bidrag til generel administration og ledelse på centralt niveau. Ad. 3) bidrag til generel administration og ledelse på hovedområderne Udgangspunktet er, at dekanerne beslutter den faktiske udmøntning af finansieringen af andelene til generel ledelse og administration såvel på centralt som decentralt niveau inden for de lovgivningsmæssige rammer, hvorefter indtægterne ved reguleret efter- og videreuddannelse ikke må overstige omkostningerne. Arbejdsgruppen anbefaler at andelene også på hovedområdeniveau beregnes på et ensartet grundlag. Gruppen har drøftet forskellige forslag cost drivers, procentsatser o.l. Konklusionen er, at bidrag til generel administration og ledelse på hovedområdeniveau som en fastsat procentsats skal kunne dokumenteres jf. kravet om sammenhæng mellem indtægter og omkostninger. En procentsats er i sig selv ikke en tilstrækkelig dokumentation.

Side 92 af 129

Bilag 3.1 Udkast til notat vedr. beregningsgrundlag for EVU-deltagerbetaling Studieudvalgets møde 24. september 2009

Arbejdsgruppen foreslår derfor, at man også i beregningen af bidrag til generel administration og ledelse på hovedområdeniveau anvender den interne debiteringsmodel (cost drivers). Har man på den måde fundet frem til beløbet vil man i daglig praksis kunne udtrykke dette ved en procentsats.

Side 93 af 129

Ekstra bilag 1 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009

Model for beregniningsgrundlag ved udbud af hele uddannelser som deltidsuddannelse, masteruddannelser m.v.NB ingen anvendelige formeler i dette ark

Indtastning i de gule celler

Optjente Årselever

pct. % KommentarerFrafald 1.sem Frafald inden start på 2.sem. Taxsametertilskud udløses hvis deltagerbetaling har fundet sted rettidigt . Taxametertilskud

2.sem Frafald inden start på 3.sem. afhænger ikke af om den studerende går til eksamen.3.sem Frafald inden start på 4.sem. Frafaldet skal således være et udtryk for hvor mange studerende, angivet med en 4.sem Frafald inden start på 5.sem. procentsats, der ikke betaler deltagerbetaling i forhold til tidligere semester.5.sem Frafald inden start på 6.sem.

ECTS KommentarerECTS vægtning 1.sem findes i studieordning/udbudsskema Den samlede ECTS vægtning skal som hovedregel give 60 ECTS for studerende

2.sem findes i studieordning/udbudsskema der vælger at læse en hel deltidsuddannelse.3.sem findes i studieordning/udbudsskema4.sem findes i studieordning/udbudsskema5.sem findes i studieordning/udbudsskema6.sem findes i studieordning/udbudsskemaSum 0

Deltagerbetaling

kr.Deltagerbetaling 1.sem Nuværende deltagerbetaling pr. sem.

2.sem Nuværende deltagerbetaling pr. sem. 3.sem Nuværende deltagerbetaling pr. sem. 4.sem Nuværende deltagerbetaling pr. sem. 5.sem Nuværende deltagerbetaling pr. sem. 6.sem Nuværende deltagerbetaling pr. sem. Sum -

Taxameterindtægt

Takst Valgmuligheder VTU udd. KommentarerTakstgruppe 21.500 Takstgruppe 1 21.500 Uddannelsernes indplacering findes i ministeriets takstkatalog

Takstgruppe 2 41.000 Takstgruppe 3 56.900 Taksten angiver hvad 60 ECTS udløser i taaametertilskud. For VTU uddannelser er der

tale om et samlet taxameter. For UVM uddannelser er taksten sammensat af Valgmuligheder UVM udd. undervisningstaxameter og (SEA) bygningstaxameter. Her oplyses udd.takstenHD 9.900 HA/Merc. 18.500 Tandplejer 28.900Dansk som andetsprog 23.700 Diplomudd. i IT 64.900 Dipomuddannelser -HIH

Side 94 af 129

Ekstra bilag 1 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009VIP + DVIP omkostninger undervisning

Angiv undervisningstimer pr. semester Angiv forberedelsefaktor pr. undervisningstime

Konfrontationstimer = K- timer1 2 3 4 5 6 1 til 6 7 (1 til 6) *7

K-timer K-timer K-timer K-timer K-timer K-timer K-timerForbered

elses arbejds time omk.faktor timer løn i alt

1.sem 2.sem 3.sem 4.sem 5.sem 6.sem i alt kr.timer/sem. Professor 0 0 0 0 0 0 - timer/sem. Lektor 0 0 0 0 0 0 - timer/sem. Adjunkt 0 0 0 0 0 0 - timer/sem. Ekstern Lektor 0 0 0 0 0 0 - timer/sem. UA 0 0 0 0 0 0 - timer/sem. Instruktor 0 0 0 0 0 0 -

I alt 0 0 0 0 0 0 0 0 -

Øvrige opgaverarbejdstimer der er er afhængig af antal studerende f.eks. opgaveretning , vejledning , inkl. on.-lineopgaver og eksamen

a-timer pr. a-timer pr. a-timer pr. a-timer pr. a-timer pr. a-timer pr. a-timer pr. time omk. / faktor faktorstud. stud. stud. stud. stud. stud. stud. løn i alt timer kr.1.sem 2.sem 3.sem 4.sem 5.sem 6.sem i alt

a-timer pr. stud. Professor 0 0 0 0 0,0 0 - 0,00 - a-timer pr. stud. Lektor 0 0 0 0,0 0,0 0 - 0,00 - a-timer pr. stud. Adjunkt 0 0 0 0 0,0 0 - 0,00 - sum VIP 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 - 0,00 - a-timer pr. stud. Ekstern Lektor 0 0 0 0 0,0 0 - 0,00 - a-timer pr. stud. UA 0 0 0 0 0,0 0 - 0,00 - a-timer pr. stud. Instruktor 0 0 0 0 0,0 0 - 0,00 -

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 - 0,00 -

faglige, administrative og driftsmæssige støttefunktioner på lokalt niveau

KommentarAdministrationsandel Udover undervisningsaktiviteter kan man vælge at lade deltagerbetalingen finansiere f.eks.

studielederfunktionen, vejledningsarbejde, transporttid, administrative funktioner osv.

arbejdstimer timeløn/kr. KommentarUdvikling af uddannelse 0 timer medgået til udvikling og planlægning af studieordning, fagbeskrivelse, markedsføring. Timeløn er lig lektorlønAjourføring/revidering 0 0 timer medgået til løbende ajourføring og revidering af studieordning. Timeløn er lig lektorløn

Udvikling somkostninger før opstart arbejdstimer timeløn/kr. Kommentareraf uddannelsern 0 AU ansattes arbejde ifb med ny uddannelse og godkendelse

0 0Side 95 af 129

Ekstra bilag 1 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009

Side 96 af 129

Ekstra bilag 1 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009Ekstern censur

KR/STÅ KommentarEkstern censur

I 2008 kostede det godt 1.600 ved HUM

HUM 1.621 KR/STÅ 2008SUN KR/STÅ 2008SAM KR/STÅ 2008TEO KR/STÅ 2008NAT KR/STÅ 2008DJF KR/STÅ 2008ASB KR/STÅ 2008DPU KR/STÅ 2008

TAP Omkostninger ved uddannelsen. (TAP omkostninger til udvikling og godkendelse af uddannelsen kunne placeres som del af bidraget til hovedområde beregnet ved cost drivers)

Angiv hvor mange TAP (AC og HK) timer et forløb lægger beslag på

timer / uge timeløn KommentarTAP Der anføres hvor mange TAP timer pr. uge der forventes at blive anvendt på sagsbehandling, øvrige driftsopgaver o.l. samt

0 eventuel studienævnsarbejde.0

Angiv uddannelsens varighed i måneder

månederVarighed 24

Beregn -

Side 97 af 129

Ekstra bilag 1 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009Drift

kr./forløb KommentarTjenesterejser - Angiv de direkte omkostninger der er forbudget med et gennemløb af uddannelsen og som er uafhængig af Overnatning - hvor mange studerende der er.Bespisning - De omkostninger, der oftest er i forbindelse med deltidsuddannelser, er fremhævet, men listen er "ikke Annoncering - udtømmende". Der kan således forekommer andre omkostninger som kan tilføjes eller man kan anvendeInformationsmateriale cellen "andet".UndervisningsmaterialeDatabehandlingsudstyr Vær opmærksom på, at studerendes omkostninger til ophold, bøger, rejser som hovedregel ikke skal medregnesSoftware idet de betales udover deltagerbetaling.Afskrivninger ydelser og laboratorieEvt. husleje her opgøres alle driftsudgifter jf. kontoplanenXX - XX xx betyder at der er brug for et par 'frie linjer'/omkostninger vi kan have overset, men som beregningen/formelerne skal tage højde forAndet Omkostninger ifbm ACE afskrives herI alt - Ligeledes afskrivninger og omkostninger til l

laboratorieudstyr, kemikalier o.l.

Angiv en aktivitetsafhængig omkostning pr. studerende KommentarJo større hold, jo flere driftsomkostninger. Angiv er beløb pr. studerende.

kr./stud-

Afregning med andre institutioner Afholdes enkelte discipliner af andre institutioner medtages et forventet afregningsbeløb for undervisningkr.

- Det er vigtigt kun at medtage et beløb i de tilfælde hvor AU indberetter til ministerierne. Beløbetder videresendes skal angives her.

KommentarerKøb af eksterne konsulentydelser

kr. ASB har brug at kunne indregne eksterne konsulentydelser/honorarer, - som honoreres på anden måde end via faktura

Bidrag til generel ledelse og administration

Den interne debiteringsmodel Cost driverDet foreslås at der anvendes cost driverberegninger til at finde kr. beløb pr. deltager til hhv. hovedområdebidragog fællesområdebidrag.

Side 98 af 129

Ekstra bilag 2 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009

Break-even beregningsmodel (universitetsniveau) - hele uddannelser.

Uddannelse:

Fakultet:

antal nyoptagne studerende

Indtægter

Optjente Årselever 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

Deltagerbetaling 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Taksameterindtægt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Indtægter i alt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Omkostninger

VIP omkostninger undervisning 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0faglige,adm. og driftsmæssig støtte lokalt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0DVIP omkostninger undervisning 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Ekstern censur 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TAP 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Drift 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Afregning med andre institutioner 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Overhead 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Udgifter i alt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Resultat (- er lig underskud) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Side 99 af 129

Ekstra bilag 3 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009

Model for beregningsgrundlag ved udbud af moduler og enkeltfag o.l. som deltidsuddannelseNB ingen anvendelige formeler i denne

Indtastning i de gule celler

Årselever og deltagerbetaling

Indtast eventuel modulnavn/enkeltfag

ECTS vægtBetaling pr. modulForventede antal betalende

Betaling pr. ECTS

KommentarECTS vægt Findes i studieordning. Betaling pr. modul Som oftest beregnes deltagerbetaling med udgangspunkt i ECTS vægtningen. Dvs. der fastsættes en pris pr. ECTS.Forventede antal betalende Det antal betalende, der forventes at være på hvert modulBetaling pr. ECTS Bruges til kontrol af ens ECTS pris

Taxameterindtægt

Takst Valgmuligheder VTU udd. KommentarerTakstgruppe 21.500 Takstgruppe 1 21.500 Uddannelsernes indplacering findes i ministeriets takstkatalog

Takstgruppe 2 41.000 Takstgruppe 3 56.900 Taksten angiver hvad 60 ECTS udløser i taaametertilskud. For VTU uddannelser er der

tale om et samlet taxameter. For UVM uddannelser er taksten sammensat af Valgmuligheder UVM udd. undervisningstaxameter og (SEA) bygningstaxameter. Her oplyses udd.takstenHD 9.900 HA/Merc. 18.500 Tandplejer 28.900Dansk som andetsprog 23.700 Diplomudd. i IT 64.900 Dipomuddannelser -HIH

modul/fag 6 modul/fag 5modul/fag 4 modul/fag 8modul/fag 7modul/fag 1 modul/fag 2 modul/fag 3 modul/fag 13modul/fag 9 modul/fag 11 master afhandlingmodul/fag 12modul/fag 10

Side 100 af 129

Ekstra bilag 3 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009

Ekstern censur

KR/STÅEkstern censur HUM

SUNSAMTEONATDJFASBDPU

TAP

Angiv hvor mange TAP (AC, HK, studentermedhjælp) timer et forløb lægger beslag på

timer / uge timeløn KommentarDer anføres hvor mange TAP timer pr. uge der forventes at blive anvendt på servicering af de studerende ogeventuel studienævnsarbejde.

Angiv uddannelsens varighed i måneder

månederVarighed 24

Beregn -

DRIFT kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr.TjenesterejserOvernatningBespisningAnnonceringInformationsmaterialeUndervisningsmaterialeDatabehandlingsudstyrSoftwareAfskrivninger, ydelser og laboratorieudstyrEvt. huslejeXX øvrigeXxøvrigeAndetI alt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

KommentarAngiv de direkte omkostninger der er forbundet med hvert modul/enkeltfag og som er uafhængig af Vær opmærksom på, at studerendes omkostninger til ophold, bøger, rejser som hovedregel ikke hvor mange studerende der er. skal medregnesidet de betales udover deltagerbetaling.De omkostninger der oftest er i forbindelse med deltidsuddannelser er fremhævet, men listen er "ikke udtømmende". Der kan således forekommer andre omkostninger som kan tilføjes eller man kan anvendecellen "andet".

Jo større hold, jo flere driftsomkostninger. Angiv er beløb pr. studerende.

Side 101 af 129

Ekstra bilag 3 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009

modul/fag 1 modul/fag 2 modul/fag 3 modul/fag 4 modul/fag 5 modul/fag 6 modul/fag 7 modul/fag 8 modul/fag 9 modul/fag 10 modul/fag 11 modul/fag 12 modul/fag 13master

afhandlingkr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr.

Afregning med andre institutioner

KommentarAfholdes enkelte discipliner af andre institutioner medtages et forventet afregningsbeløb for undervisning

Det er vigtigt kun at medtage et beløb i de tilfælde hvor AU afregner for uddannelsen med ministeriet. Beløbetder videresendes skal angives her.

Bidrag til generel ledelse og administration

Den interne debiteringsmodel Cost driversDet foreslås at der anvendes cost driver beregninger til at udregne beløb pr. deltager til hhv. hovedområdebidrag og fællesområebidrag.

Side 102 af 129

Ekstra bilag 4 til punkt 3Studieudvalgets møde 24. september 2009

Beregningsmodel (universitetsniveau) modul, enkeltfag - et gennemløb

Uddannelse:

Fakultet:

Ialt

kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr. kr.Indtægter

Optjente Årselever 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0

Deltagerbetaling 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Taksameterindtægt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Indtægter i alt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Omkostninger

VIP omkostninger undervisning 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 - VIP omkostninger adm. + udviklingFaglig, adm. og driftmæssig lokal støtteEkstern censurTAP DriftAfregning med andre institutionerOverhead Udgifter i alt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -

- Resultat (- er lig underskud) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

modul/fag 6modul/fag 1 modul/fag 2 modul/fag 3 modul/fag 4 modul/fag 5 modul/fag 7 modul/fag 2 modul/fag 2 modul/fag 2 master afhandlingmodul/fag 8 modul/fag 9 modul/fag 2

Side 103 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 9, bilag 7a: Revision af designprogram – Sagsfremstilling AARHUS UNIVERSITET J.NR. AU- 2007-065-008

SAGSFREMSTILLING

Emne

Revision af designprogram

Resumé

I forlængelse af rektoratets og universitetsledelsens beslutning om designprogram i efteråret 2008 – og reaktionerne herpå – skrev prorektor Søren E. Frandsen i foråret 2009 et brev til dekaner, institutledere, centerledere, kommunikationsansvarlige, vicedirektører og kontorchefer. Dette med en invitation til medarbejderne om at give deres mening til kende i form af positive og negative erfaringer med designprogrammet. Da fristen for indmeldinger om problemer og forslag til forbedringer af anvendelsen af designprogrammet udløb den 15. august 2009, havde Informationskontoret modtaget 47 henvendelser på design@adm.au.dk. Til dags dato har Informationskontoret modtaget yderligere to henvendelser, som dog ikke indeholder nye synspunkter i forhold til de allerede fremsatte. Henvendelserne falder i følgende kategorier:

o Fejl og funktionaliteter i Officeskabeloner (brevlinje og præsentationer) o Fejl og funktionaliteter i grundelementer samt andre designskabeloner (skrifttyper,

fotostil og InDesign) o Nye designforslag o Fejl og funktionaliteter på web o Kritik af og ros til designprogrammet

På baggrund heraf har Informationskontoret følgende forslag til revision af designprogrammet:

o Brevlinje: Kolofonen flyttes fra venstre til højre, og pladsen til brødtekst forøges o Præsentationer: Skriftstørrelsen justeres, pladsen til brødtekst forøges, en femte

element-generator implementeres etc. o Visitkort: Skriftstørrelsen forøges

o Officeskabeloner: Skabeloner til rapport, mødebilag og sagsfremstilling udvikles o InDesignskabeloner: Skabeloner til A3- og A4-plakater udvikles

o Designskabeloner: Fejl rettes, og funktionaliteter forbedres på en række punkter o Vejledning og kurser: Designmanual.au.dk udbygges, og kurser til medarbejderne

udbydes på en række områder For web gælder det, at yderligere revision af designprogrammet behandles i forbindelse med webstrategien. Omkostninger og tidsforbrug i forbindelse med revision af designprogram:

o Revisionen af designprogrammet medfører ikke ekstra omkostninger i forhold til fortryk af brevpapir (gammelt kan bruges, før nyt skal anskaffes)

Side 104 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 9, bilag 7a: Revision af designprogram – Sagsfremstilling

o Flytningen af kolofonen i brevlinjen medfører kun et forventet mindre ekstra tidsforbrug for medarbejderne i forbindelse med tilretningen af en ny Officeskabelon

o Informationskontoret stiller support til rådighed gennem designmaunal.au.dk, installation af skabeloner til de enkelte medier med videre

o Revisionen af designprogrammet medfører kun en forventet mindre ekstra omkostning for Informationskontoret hos eksterne bureauer i forbindelse med udarbejdelsen af nyt design og nye skabeloner

Tidsplan for revision af designprogram:

o Den 28. september og 5. oktober: Indstillingen om revisionen af designprogrammet behandles på henholdsvis et rektoratsmøde og et møde i universitetsledelsen

o Oktober: Informationskontoret igangsætter arbejdet, og prorektor Søren E. Frandsen udsender et brev til kommentatorer samt dekaner, institutledere, centerledere, kommunikationsansvarlige, vicedirektører og kontorchefer

o Oktober-november-december: Informationskontoret udruller løbende redesignede og nye medier

Tidsfrist

Haster

Ansvarlig

SEF/cs

Indstilling

Det indstilles, at universitetsledelsen tager forslagene til revisionen af designprogrammet til efterretning. På den baggrund får Informationskontoret til opgave at gennemføre revisionen i overensstemmelse med intentionerne bag designprogrammet.

Side 105 af 129

Side 106 af 129

Side 107 af 129

Revision af design august 2009 - Officeskabeloner

Skabelon

er

Emne IKs kommentar Kommentar fra bruger Anbefalinger til Rektoratet

Brevskabeloner

logo og kolofonoplysninger er meget svage i farven

SkabelonDesign Både logo og kolofonoplysninger er meget svage i farven. Det ville pynte, hvis de blev lidt kraftigere i farven/skriften, synes jeg. Selve logoet ville blive meget pænere, hvis man havde fastholdt den mørkeblå farve og nogle "kraftigere" bogstaver. Kolofonoplysningerne er så svage, at de er svære at læse, synes jeg (og det gælder både på skærm og udskrift. De var meget tydeligere og nemmere at læse i de gamle AU-skabeloner.

Skærmoptimeret udgave af Passata som frigives i løbet af efteråret vil formentlig hjælpe en del men SkabelonDesign bør kigge på problemet

Brevskabeloner

Anden UK-hilsen som standard

Nej Med hensyn til sluthilsenen, så mener jeg, at der som AU-standard bør stå en mere formel sluthilsen. Yours sincerely ell. Sincerely yours. så kan man altid selv rette til kind regards, hvis man vil være mere uformel.

Nej - er blevet tjekket med oversætter

Brevskabeloner

Kolofontekst er utydelig SkabelonDesign Den grå tekst i kolofonen er meget svær at se. Jeg kører med en skærmopløsning på 1280x1024, så jeg skal op i 150% i Word for overhovedet at kunne se teksten i kolofonen. 100% var rigeligt for at kunne se både brevtekst og kolofon i det gamle design.

Skærmoptimeret udgave af Passata som frigives i løbet af efteråret vil formentlig hjælpe en del men SkabelonDesign bør kigge på problemet

Brevskabeloner

Titel i afsluttende hilsen SkabelonDesign Med venlig hilsen og navn bliver genereret automatisk, men den skriver ikke din titel på under navnet. Det er alm. brug, at der skrives titel (med små bogstaver) under navnet, også selv om det står i kolofonen.

Bør imødekommes

Brevskabeloner

Versionsnummer SkabelonDesign Er der et sted man kan se et versionsnummer på Wordskabelonerne? Det kunne være fint hvis kunne se det i Word et sted, det ville gøre det nemmere at fastslå om en given bruger har den nyeste version. Dette er nytigt hvis man skal fejlsøge.

Bør imødekommes

Brevskabeloner

Justeringer i engelske oversættelser

Nej Jeg vil lige gøre dig opmærksom på, at der bør foretages et par justeringer i de engelske udgaver af designskabelonerne. Jeg har foreløbig kigget på den engelske udgave af brevskabelonen, hvor jeg kan komme med tre eksempler på uheldige oversættelser, som ikke bare er forkerte/misvisende, men også går imod AUs egen terminologiliste: * Journal no.: bør oversættes til enten "reference number" (som der står i AUs terminologiliste) eller "file number", * Annual card no.: bør oversættes til enten "student registration number" (som der står i AUs terminologiliste) eller "student identity number" / "student ID number", * CPR no.: bør oversættes til enten "civil registration number" (som der står i AUs terminologiliste) eller "personal identity number" eller "social security number". Oversættelserne i selve brevet adskiller sig også fra den engelske terminologi, der bruges i den første dialogboks (angivelse af kolofonoplysninger) efter aktivering af skabelonen i Word, hvilket selvfølgelig også kan virke lidt forvirrende.

Nej - er blevet tjekket med oversætter

Brevskabeloner

Toolbar kommer ikke automatisk frem

Fejl - SkabelonDesign Toolbar [Aarhus Universitet] kom ikke automatisk frem hos mig, jeg skulle aktivere den fra hånd. Den hedder noget med "SD WordEngine Toolbar" (ikke særligt intuitivt navn!!)

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Vejledning til redigering af kolofonoplysninger

Vejledning på designmanual Jeg var til undervisning i Word-skabeloner på Århus Købmandsskole i Viby hos underviser Niels Jungløv. Han viste, hvordan man kan rette i kolofonen ved at sætte "edit unit info" til ja - gå til næste side og indsætte EAN-nummeret. Jeg kan ikke få det frem - hverken i visning eller som print.

Vejledning til brugerne bør laves

Brevskabeloner

Journalisering Fejl - SkabelonDesign Der er problemer med at få det journaliseret ind i Scan-Jour. Knappen "Gem som" forsvinder. Kan løses med at åbne et nyt dokument op

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Stamdata forsvinder Fejl - SkabelonDesign Ens stamdata forsvinder ca. halvdelen af gangene Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Datomærkning Fejl - SkabelonDesign Datomærkning i kolofon. Datomærkning bliver på påbegyndt dato, selvom brev færdigskrives dagen efter

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Stamdata forsvinder Fejl - SkabelonDesign Vedr. kolofonoplysningerne, så er det ofte at de forsvinder fra indtastningsskemaerne Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Problemer med oprettelse af referat

Fejl - SkabelonDesign Problemer med at oprette referatskabelon på DJF Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Problemer med oprettelse af referat

Fejl - SkabelonDesign I Word fungerer skabelonen referat ikke til nye dokumenter og gamle referater laver kuk i det når man åbner og sender det til andre

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Engelske termer er forsvundet i profilerne

Fejl - SkabelonDesign De engelske termer er forsvundet i profilerne i Word (breve) – tidligere kunne man skrive titel, afdeling osv. på både dansk og engelsk– det gør de ikke længere. Kolofonen står fast på dansk og man skal ændre den manuelt

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Side 108 af 129

Brevskabeloner

Frifelter i skabelonerne Vejledning på designmanual Mulighed for - som i det gamle design - er et antal frifelter i kolofon-skabelonen hvor man kan skrive ekstra oplysninger. "med venlig hilsen, 'afsender-navn', Kopi til:" automatisk kommer nederst på siden. Kunne det laves sådan at man kan klikke funktionen tll eller fra?

Vejledning til brugerne bør laves

Brevskabeloner

Bevægelsesfrihed i skabelonerne

Nej Det kunne være dejligt hvis der var større bevægelsesfrihed på siden: f.eks. rykke brevteksten 1 linie op, så der er plads til at indsætte en ekstra linie.

Bør ikke imødekommes

Brevskabeloner

Overskrift Fejl - SkabelonDesign Overskriften rykker ud til venstre, hvis der kopieres en linie ind på overskriftens plads (det er der flere hos os der er irriteret over).

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Kolofonoplysninger Vejledning på designmanual Kolonfonoplysninger om modtageren af brevet virker måske naturligt nok meget orienteret mod korrespondance med studerende, mens felter til oplysninger i korrespondance med andre organisationer så som modtagerens jr.nr/reference mangler.

Vejledning til brugerne bør laves

Brevskabeloner

Fravalg af personoplysninger

Vejledning på designmanual Det kunne være en mulighed at vælge personoplysninger fra i brevhovedet, hvis brevet skulle opfattes som organisations officielle snarere end afsenderens.

Vejledning til brugerne bør laves

Brevskabeloner

Standardfont SkabelonDesign Brevets standardfont Georgia bør default gemmes sammen med dokumentet, eller bør være et tilvalg, specielt hvis brevet, skal formidles elektronisk udenfor AU, da skrifttypen ellers vil blive substitueret hos mange modtagere, da Georgia mig bekendt ikke er en Windows standardfont.

Georgia gemmes default med dokumentet

Brevskabeloner

Sidenummering i indholdsfortegnelse

Fejl - SkabelonDesign Har man i større breve, og det gælder også for notat, behov for at indsætte en automatisk indholdsfortegnelse er sidenummereringen uden for højre margin.

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Brevskabeloner

Print af afsenderadresse Vejledning på designmanual flere printere er ikke i stand til at udskrive hele afsenderadressen, fordi de kommer uden for udskriftsområdet nederst på siden

Vejledning til brugerne bør laves

Brevskabeloner

Pop-up menu Behov skal afklares det er irriterende med pop-ups hver gang, man starter et nyt dokument. Behov skal afklares før det evt kan imødekommes

Brevskabeloner

Kolofonoplysninger Vejledning på designmanual På Odontologisk Institut med ca. 300 ansatte laver vi selv ansættelserne for en lang række af personalegrupper. Vi skal dermed skrive rigtig mange breve, hvor vi har brug for i kolofonen at anføre: cprnr., stednr., enhedsnummer, finansieringen osv. P.t. skal jeg hver gang jeg laver et ansættelsesbrev (hvilket jeg gør ofte, da enhver ændring i ansættelsen, medfører et nyt ansættelsesbrev) ændre i sideopsætningen for at få adgang til kolofonen og anføre de individuelle informationer vedrørende ansættelsen. Det er en irritererende faktor, der burde kunne ændres ved at man kunne skrive direkte i kolofonen i lighed med tidligere. Når man ønsker et nyt design med fokus på æstetik, burde der være taget højde for, hvordan fx ansættelsesbreve skal udformes. P.t. er der mulighed for at anføre de nødvendige informationer helt efter eget valg, hvilket giver mulighed for individuel kreativitet og ikke øger brugbarheden for de interne afdelinger som fx Lønkontoret og PUK, der hurtigt skal finde relevante informationer i kolofonen. På den gamle kolofon kunne øjnene hurtigt finde nødvendige informationer.

Vejledning til brugerne bør laves

Brevskabeloner

Afsenderadresse uk Vejledning på designmanual Jeg synes godt man kunne være mere international, dvs. trykke afsenderadressen med DK, så man ikke skal skrive det i hånden hver gang man skal sende et brev til udlandet.Der kunne måske også laves en brevpapirsskabelon, hvor universitetsnavn, adresse og lign. stod på engelsk.

Er en del den seneste version fra den 27. april 2009

Brevskabeloner

Installation af skabeloner Afhængig af IT-afdelingers intallation. MAC-vejledning på designmanual

word skabelonen (brevpapir) virker ikke når serveren er nede. Detbevirker at hele word går ned, så åbnede filer ødelægges og tabes. Gamledokumenter med det gamle hover har mistet hovedet. Word ogbrevpapirhoved virker ikke i Mac word som flere og flere bruger p.g.a.sikkerhedsproblemer og brugeruvenlighed af microsoft.

Afhængig af IT-afdelingers intallation. MAC-vejledning bør være på designmanual

PowerPoint

Standardeksempler til PowerPoint formidling

Vejledning på designmanual og kursus med Købmandsskolen

Det ville være fint om I eller designbureauet også udarbejder nogle "standardeksempler" på powerpoint præsentationer. Fx hvor og hvordan man placerer billeder større tabeller og figurer. Det kunne være lidt interessant, hvis I tog udgangspunkt i praktisk forskningsformidlingsopgave.

Vejledning til brugerne bør laves

Side 109 af 129

PowerPoint

Passata og Peto i PowerPoint - problemer på computere som ikke har skrifterne installeret

Tjek af standardfont/embedding af font SakbelonDesign

Jeg vil lige inddrage jer i mine erfaringer med brug af designskabelonen til power point.Jeg ved ikke, om der er foretaget ændringer i forhold til den version jeg fik fat i, men jeg har oplevet følgende: Jeg skulle i slutningen af februare præsentere foredrag 3 forskellige steder på 3 forskellige computere i løbet af 2 dage. På den 1. computer fungerede alt perfekt og fontene Pato og Passata fungerede fint. På de to andre computere, kunne fontene imidlertid ikke genkendes og blev derfor lavet om til en anden font - for AU Pato s vedkommende til noget mere læsbart, men det var jo ikke meningen

Vil blive testet i den nye PowerPoint-skabelon. Ellers bør Verdana anvendes som standardfont

PowerPointDesign Der er taget hånd om problemet vedr. plads, datovalg mv. i kommende PP-skabelon

power point: hvorfor har vi alle fået den blå ppt side? og hvorforfår man ikke en blank ppt side ved næste slide? Fonten der anvendes erfor lille til at subtitles kan ses, så man skal rette den manuelt. Derstår en fast data på 1. slide, der er en hvid kasse oven over datoen ogen hvid streg lidt over midten. Det var en fordel hvis d.d. kom op istedet for en december dato 2008. Andet og følgende slides: Der bruges40% at siden til AU design og overskrift. Det er ikke hensigtsmæssigt.Mulighed for valg af en blank side ville være at foretrække evt medminimalt logo. Når man så vælger et blankt slide kommer der en tekst ibunden med dato (OK) og header og footer title.

Ny PowerPointversion bør løse problematikken. Vejledning til brugerne bør laves

PowerPoint

Passata samt blå baggrund

Problem med skriftype afhjælpes med ny skærmoptimeret hintning af Passata samt mulighed for valg af Verdana som andet standardvalg

Jeg skal lave en powerpointpræsentation med AUs nye powerpoint-skabelon.Heldigvis er der to forskellige at vælge igennem. Skabelonen med den blåbaggrund duer ikke, da man ikke kan læse, hvad der står i højre nederstehjørne. Den nye skrifttype er MEGET forstyrrende og irriterende, da densimpelthen ikke kan læses, med mindre man har lært de nye bogstaverudenad. Skrift skal kunne læses. Da AUs nye skrifttype ikke kan læses,er den dysfunktionel og burde laves om.

Ny PowerPointversion bør løse problematikken. Vejledning til brugerne bør laves

PowerPoint

Design Der er taget hånd om problemet vedr. plads, datovalg mv. i kommende PP-skabelon

Jeg skulle for leden dag bruge Powerpoint, og opdagede til min store fortrydelse at den er blevet inficeret med AUs branding team-virus. Alle dias har fortrykt mere end 30 % af arealet med LOGO- overskrift , en blå vandret streg…. Og hvad skal jeg med det ??? Eller mere vigtigt hvor skal jeg formidle mit budskab?

Det er fortrykt at det er 20 December og så videre…. Vis dog folk den tillid at de selv kan lave deres diasshows inklusiv det at man giver showet en titel og dato.

Ny PowerPointversion bør løse problematikken. Vejledning til brugerne bør laves

Publikationer

Indholdsfortegnelse - ved konvertering til pdf er indhodsfortegnelsen ikke klikbar

Fejl - SkabelonDesign Jeg har et spørgsmål, som en af jer måske kan svare på: Jeg laver en publikation i en ver.2 publikations-Word-skabelon, som indeholder en automatisk genereret indholdsfortegnelse (genereret ud fra overskriftsniveauerne i publikationen). Jeg konverterer derefter publikationen til pdf-format vha. AdobeAcrobat 7. Normalt bliver indholdsfortegnelsen fra Word-filen konverteret til klikbare links, som så leder til de enkelte overskrifter. Men når jeg anvender skabelonen og laver en indholdsfortegnelse i Word, som jeg derefter konverterer til pdf, får jeg ikke en klikbar indholdsfortegnelse i pdf-filen. Hvordan kan det være? Er det skabelonen eller Adobe, der er noget galt med? Hvordan løser jeg problemet (jeg er ikke interesseret i at indsætte links manuelt i pdf-filen).

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Skabeloner

Printkvalitet Fejl - SkabelonDesign Jeg oplever i skabelonerne at selv om AU Passata og AU Peto i samme dokument har samme farve, så er der meget tydelig farveforskel i udprintet, eksempelvis forbliver den lilla Peto lilla, mens Passata bliver blålig (sidder lige med en A4 publikation skabelon, hvor det er sådan)

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Skabeloner

Printproblemer Fejl - SkabelonDesign Desuden vil den ikke er print på to sider fra Word (men gerne hvis dokumentet er lavet til pdf) Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Skabeloner

Makroer deaktiveres ved Create pdf i Word 2007

Fejl - SkabelonDesign Når jeg har brugt Adobes indbyggede "Create pdf" værkstøjsikon fra Word 2007 DK værkstøjslinjen, melder programmet efterfølgende af makroer i Word-dokumentet er deaktiveret.

Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Skabeloner

Hent/Get funktion Tjek med bruger Hvis man vælger Get-funktionen, så bliver OfficeId vores gruppenavn. Fejl som enten er rettet ved seneste version fra den 27. april 2009 eller vil være rettet når næste version rulles ud

Side 110 af 129

Publikationer

Større frihed i femte element generator

Er designet. Tjek om skabeloner er rullet ud i pågældendes enhed.

Jeg er helt vild med "Det femte element".Det ville være stort hvis det blev muligt for almindelige medarbejdere at bruge dette aktivt. Jeg er klar over at det er lidt mere kompliseret end bare en font, men jeg ville meget gerne om vi kunne få adgang til at skabe disse grefiske elementer ud fra egen tekst. Et oplagt eksempel kunne være overskriftern på en konferenceposter. Selvfølgeligt skal overskriften primært stå med almindelig og læselig skrift, men som designelement vil det være super lækkert at kunne tilføge en 5.element version af samme ordlyd.

Er en del af publikationsskabelonerne i Officepakken

Side 111 af 129

Revision af design august 2009 - skrifttyper mv.

Design Emne IKs kommentar Kommentar fra bruger Anbefalinger til Rektoratet

Skrifttyper

Peto - grafisk udtryk Vejledning Det 5'te element bør bruges i en slags "reverse engineering", dvs. vi skal finde bogstavkombinationer, der giver et godt garfisk indtryk – og så må vi bagefter se på, hvad de kunne tænkes at betyde.

Vejledning til brugerne bør laves

Konvertering til pdf Vejledning Jeg har problemer med konvertering til PDF af særlige tegn i Passata; hvis folk f.eks. har benyttet sig at fyldte og åbne trekanter og man i figur teksten finder et specialtegn der passer forsvinder ved konverteringen, ligesom ⁰ i grader Celsius forsvinder. Jeg bruger Adobe Acrobat 9 Pro til konverteringen, og mener at have sat Disstiller til at anvende computerens fonte. Det kan jo lade sig gøre at smukkeserer pdf filen i Adobe Acrobat, men man kan nemt komme til at glemme et grad tegn. Vores lille lokal trykker her (bruger ham til postere ect.) har skullet have de fire AU skrifttyper installeret, ellers gav det knas med blandt andet indryk i en tekst. Selvom man egentlig gerne vil tro at pdf filer er låst.

Vejledning til brugerne bør laves

Peto Vejledning Vi synes logo, peto–fonten og mange af de eksempler og skabeloner udarbejdet af 1508 er æstetisk flotte. Vi oplever dog udfordringer i forhold til funktionaliteten - primært når det gælder: At bruge peto-fonten som overskrift, hvis der skal placeres to lag/farvenuancer over hinanden. Det ser flot ud, men det kan være svært at undgå at den ene nuance dækker den anden og dermed gør det endnu svære at læse teksten

Vejledning til brugerne bør laves

Design Emne IKs kommentar Kommentar fra bruger

Billeder

Billeder Portrætfotos er en del af fotostilen (vejledning). Oprettelse af fotobank (cumulus)

Det er ligeledes flot med de store ensartede flader på fotos, der lægges op til i designprogrammet. Det gør det dog svært at anvende andet end bygninger, landskaber og himmel, hvor vi i hvert fald på AU-HIH gerne vil have mennesker på vores fotos

Portrætfotos er en del af fotostilen. Vejledning til brugerne er lavet og er beskrevet på designmanual.au.dk

Design Emne IKs kommentar Kommentar fra bruger

InDesign -

skabelon

er

Grænsen mellem regler og kreativ brug

Vejledning/kurser Grænsen mellem krav og kreativ brug er ikke godt nok meldt ud i forbindelse med anvendelse af den nye designlinje i Adobe InDesign

Vejledning til brugerne bør laves

Side 112 af 129

Revision af design august 2009 - nye designforslag

Design Emne IKs kommentar Kommentar fra bruger Anbefalinger til Rektoratet

Nye designforslag/ændringer

Brevskabeloner

Sagsfremstilling Ja Sagsfremstilling Bør imødekommes (behovet er der)

Brevskabeloner

Mødebilag Ja Hermed et eks på mødebilag som vi ønsker os en skabelon for. Det afgørende er at man relativt hurtigt kan se hvad det er for et møde og punkt. Man kan selvfølgelig overveje om det kan bringes til at ligne dagsorden og referat - eller omvendt.

Bør imødekommes (behovet er der)

Brevskabeloner

Rapportskabelon Ja Rapportskabelon Bør imødekommes (behovet er der)

Brevskabeloner

Forslag til "sagsbehandlingsskabelon/projektskabelon"

Overvejes - behov skal afklares Ligesom for powerpoint skabelonerne er word skabelonerne ikke gennemtænkt i forhold til brug. Der er lagt alt for meget vægt på layout og for lidt på anvendelse. NOTAT ser ud til at være designet til en sagsbehandler, der skriver et notat til en sag og hvor tillæg kommer i form af yderligere én gangs notater. Jeg skriver ofte dokumenter, der rettes og revideres i version 1-2-3….. Men den type findes ikke. NOTAT er uegnet. Det jeg har behov for er: Mulighed for at rette dato versionsnummer mm. (så man kan lave nye versioner ud fra samme dokument), et modtagerfelt med plads til 6-15 navne, emne på en fremtrædende plads – helst allerøverst, så man kan finde det i stakken af dokumenter, emne skal være i to niveauer – to linjer. (I mit tilfælde Projektnavn – og emne), versionsnummer skal være tydeligt, revisionshistorik, flere niveauer i overskrifter og mulighed for nummerering, mulighed for at markere i marginen, hvor der er ændringer i forhold til sidste version. Til gengæld er det ikke nødvendigt at have tekstfelter med overflødig information som ”NOTAT” , ”Angående” el. lign.

Behov og krav i organisationen til en projektskabelon skal afklares før det evt. imødekommes

Brevskabeloner

Kolofonplacering Ja - konsekvenser kolofonflytning skal analyseres

Kolofonplacering skal flyttes Bør imødekommes - konsekvenser af kolofonflytning skal afklares

InDesign A4 og A3 plakater til InDesignJa A4 og A3 plakater til InDesign - fx til webopslag Bør imødekommes (behovet er der)Brevskabeloner

Enhedsnavne Nej Mulighed for at have over- og underafdeling på brevpapiret Bør ikke imødekommes. Det er muligt at lave personlig tilretning af brevpapirskabeloner, så man får over- og underafdeling med

Brevskabeloner

Mere plads til tekst Ja - Kobles med kolofonoplacering

Brødtekstfelt opleves som lille - man kommer hurtig om til side to Bør imødekommes. Plads til brødtekst bør og kan forbedres

Visitkort Mulighed for foto Nej Hidtil har der været billede på vore visitkort. Det er der ikke mere, og jeg har forstået at det skyldes overgangen til nyt design. Jeg håber det kan genindføres. Det er en klar fordel at have fotos på visitkortet. Når man giver sit visitkort til nogen får manr næsten altid reaktionen: "Du har billede på visitkortet! Det er da en god idé!"

Bør ikke imødekommes. Plads til enheds- og personoplysninger og sekundært logo er prioriteret i visitkortdesignet på bekostning af fx foto.

Visitkort Større skriftstørrelse Ja For lille skriftstørrelse Bør imødekommes. Læsbarheden af personoplysninger er ikke god

Visitkort Større skriftstørrelse Ja Som et bidrag til revisionen af designprogrammet vil jeg fremføre, at visitkortene efter min mening virker yderst uspændende og ”blege”, fordi den ringe skriftstørrelse efterlader alt for megen hvid plads .Det mindste, man kunne gøre, var at øge skriftstørrelsen noget i personnavnet, så det fremstod som det centrale og væsentligste element i den information, man vil videregive. Andre muligheder findes sikkert også, men det er nu et så uspændende visitkort, at man næsten ikke har lyst til at bruge det!

Bør imødekommes. Læsbarheden af personoplysninger er ikke god

Brevskabeloner

Skriftstørrelse Nej Skriftstørrelsen på brevoverskrift og brødtekst bør ikke være den samme, jeg vil foreslå hhv. 14 pkt. og 11 pkt.

Bør ikke imødekommes

Side 113 af 129

Brevskabeloner

Placering af kolofonoplysninger og skriftsstørrelse

Nej til skriftstørrelse Kolonoplysningerne bør være til højre for brødteksten hhv. i brevfoden,det er generende for læsning af brødteksten at kolofonteksten, som i øvrigt næsten er ulæselig, fanges ved almindelig læsning af informationer som forståelsen af brødteksten er irrelevant. Jeg synes dato, AU jr.nr og evt. modtagerens ref./årskortnummer burde stå øverst til højre lige over adresseringsfeltet, mens alle oplysninger om afsenderen burde anføres i brevfoden, hvor der i forvejen står oplysninger om afsenders afdelingsbetegnelse adresse, telefon, fax. En mulighed var også at placere afdelingens navn i brevhovedet til venstre: f.eks. IT-afdelingen, Danmarks Miljøundersøgelser, Aarhus Universitet. Uanset dette synes jeg skriftstørrelsen i brevhovedet burde være mere balanceret for institutionsnavnet og Aarhus Universitet, f.eks. vor vores eget brevpapir pkt.størrelse 11 til Danmarks Miljøundersøgelser og pkt. størrelse 9 til Aarhus Universitetpga. kolofonen og dens placering, er vanskeligt for modtageren at gøre marginnotater i selv brevet, da der er for lidt plads. Ligeledes er det for lidt plads, såfremt der er behov indsættelse af tabel/skema

Større skriftstørrelse bør ikke imødekommes. Kolofonflytning bør imødekommes. Mere plads til brødtekst bør imødekommes

Brevskabeloner

Sidetal Nej sidetal bør ikke anføres på brevet første side; og bør i givet fald og i øvrigt for alle brevets sider efter min mening placeres nederst i brevfodens højre hjørne.

Bør ikke imødekommes. Der er valgt en standard, som der ikke giver anledning til at ændre.

Brevskabeloner

Layout Nej 1 cm mindre op til den øverste papirkant - det synes vi er noget kønnere Bør ikke imødekommes. Der er i brevdesignet 1 cm op til øverste papirkant

Brevskabeloner

Kolofonplacering Ja - konsekvenser kolofonflytning skal analyseres

Beslutningen om at have kolofonen i venstre side af brevpapiret ville være glimrende, hvis vi skrev på hebraisk (eller et andet "fra højre mod venstre" sprog), men det gør vi som bekendt ikke.

Bør imødekommes. Vil lette de praktiske arbejdsgange med brevkorrespondancer, bl.a. ift. arkivering

Brevskabeloner

Kolofonplacering Ja - konsekvenser kolofonflytning skal analyseres

kolofonen sidder i den side vi indsætter papirerne i ringbind - detgør det rigtig irriterende at finde frem til det, der står der.

Bør imødekommes. Vil lette de praktiske arbejdsgange med brevkorrespondancer, bl.a. ift. arkivering

Brevskabeloner

Kolofonplacering Ja - konsekvenser kolofonflytning skal analyseres

Teksten mv. på papir bør flyttes tilbage til højre side, da dennuværende placering er unødvendigt irriterende. Vi skriver fra venstre,og da læseren er mest interesseret i, hvad der står i selve brevet (ogikke i kolofonen), så skal selve teksten starte fra venstre margin. Detandet virker for flippet for et universitet

Bør imødekommes. Vil lette de praktiske arbejdsgange med brevkorrespondancer, bl.a. ift. arkivering

PowerPoint

AU som default vs blank sidemaster

Nej Powerpoint: designet er fint, men der er for mange oplysninger, der standard følger med i skabelonen. Man kan selvfølgelig lave om på det, men et enklere layout til PP ville være godt at have tilbudt som standard, så man kan tilvælge elementer, hvis man ønsker det. AU design kommer som default og ikke en blank slidemaster. Hvis man bruger PowerPoint til andet er det irriterende

Blank sidemaster bør imødekommes. Nyt design af PowerPoint er sat i gang, som forelægges Rektoratet til godkendelse

PowerPoint

Mulighed for at vælge femte element fra

Ja - med i ny version Bør imødekommes - er en del af ny PowerPoint

Brevskabeloner

Kolofonplacering Ja - konsekvenser kolofonflytning skal analyseres

Jeg finder kolofonplaceringen forkert.Den bør være I højre side, ligesom tidligere.Man læser i Danmark fra ve mod hø, og det er forstyrrende at kolofonen erplaceret i venstre side.Endvidere er det nemmere at finde sine kildeoplysninger i en sag, når den erhøjreplaceret.

Bør imødekommes. Vil lette de praktiske arbejdsgange med brevkorrespondancer, bl.a. ift. arkivering

Skabeloner

Plads til sekundært logo Nej Nu har vores grafikere forsøgt at placere vores logo med den plads der er sat af i skabelonerne. Vi synes det bliver for småt - det har formentlig noget at gøre med at vores logo jo har lidt fryns i kanterne. Kunne det ikke lade sig gøre at få bevilget en 3-4 mm ekstra?

Bør ikke imødekommes. Størrelse på sekundært logo følger størrelse på AU-logoet

Skabeloner

Tekstplads Ja - Kobles med kolofonoplacering

Word-skabeloner. Brevskabelonernes brede margin betyder en betydeligbegrænsning i mængden af tekst, der kan stå på siden. Standardbreve,som før kunne være på en side, og dermed f.eks. en danskversion på den ene side og en engelsk version på den anden side, månu fordeles på flere sider og ark – det er hverken hensigtsmæssigt ellerbæredygtigt (i forhold til mængden af papir og den øgede portoudgift),når vi har masseudsendelser af breve til f.eks. en masse nye studerende.

Bør imødekommes. Plads til brødtekst bør og kan forbedres

Skabeloner

Mulighed for automatisk valg af DMU logo

Nej Man kan vælge DMU logo på venstre nederst på siden. Det kunne være rart hvis det skete automatisk for alle DMU medarbejdere.

Bør ikke imødekommes. Der er valgt en fælles løsning, hvor brugerne kan vælge at indsætte seglet eller et sekundært logo. Automatisk indsættelse af logo vil kræve en individuel løsning for DMU

Side 114 af 129

Revision af design august 2009 - web

Desi

gn

Emne IKs kommentar Kommentar fra bruger Anbefalinger til Rektoratet

Web

Fonte på web (ASB) Hvis vores nuværende css'er følges, er der ikke et skrifttypeproblem

Fonte på web. Hverken Passata eller Peto er standardskrifter ogfungerer derfor ikke i brødtekster o.l. Vi bruger dem i stedet i grafikelementer,hvilket har flere ulemper. Websiderne tager længere tid atindlæse, og den manglende mulighed for oplæsning (dvs. mulighedenfor at handicapvenlige programmer kan aflæse teksten til højtlæsningfor blinde) går ud over webstedets tilgængelighed. Man kunne overveje en designmæssig beslutning om at vælge standardskriftertil websider og bruge Passata og Peto alene i forbindelse med udarbejdelseaf grafik.

Passata og Peto bruges ikke som standardskrifter i webdesignet. Hvis man følger vores stylesheets er derfor ikke et skrifttypeproblem.

Ikke et skalerbart design (ASB)

Skalerbart design er valgt fordi det er "state of the art" og lever op til de væsentligste standarder for tilgængelighed.

Skalérbart webdesign. Vi vil gerne gøre webredigering så nemtsom muligt for brugerne. Langt de fleste har ikke webdesign som deresspeciale, og de er ikke kyndige i grafik og grafisk design. Det giver dem alt for store udfordringer at lave grafik og andre kreative elementer,der kan skaleres. Resultatet bliver en del dårlig grafik og overbelastninghos de få grafikere, vi har til rådighed.

Bør ikke imødekommes. Skalerbart design er valgt fordi det er "state of the art" og lever op til de væsentligste standarder for tilgængelighed.

Webstruktur og farver Ja - revision i tæt samarbejde med hovedområderne

Et andet sted, hvor vi oplever problemer, er designet på diverse AU-websites. Stort set alle enheders websites har samme struktur, og det er godt i forhold til navigation og muligheden for at finde rundt på de forskellige websites. Men kombineret med at det er de samme farver (blå og hvid), ligesom logoet/bomærket er det samme på alle websites, og kun navnetrækket er forskelligt, er det svært for mange af AU-HIH’s brugere at finde ud af, om de er på AU-HIH’s, bibliotekets, et centers, et instituts, SAM’s eller AU’s website – det hele ser stort set identisk ud. Vi mener ikke, man bør lave løsninger, der skiller sig så markant ud som fx asb.dk – måske man kunne finde inspiration i Studieguide 09 for bacheloruddannelserne, hvor hvert hovedområde havde sin egen farve? Det vil i hvert fald være rart med en eller anden form for differentiering blandt de forskellige enheder.

For web gælder det, at yderligere revision af designprogrammet behandles i forbindelse med webstrategien.

Mindre sidetop, mindre sidebund, tydeligere menulinje, for bred blå topbjælke

Ja - revision i tæt samarbejde med hovedområderne

En høj side topDer er meget plads i toppen af siden, hvilket gør at man altid skal scrolle. Vi råder derfor designgruppen til at forsøge at minimere toppen og informationerne i toppen. flytte rundt på indholdet, så der er mindst muligt indhold øverst på hjemmesidenEn høj side bundDer er desuden meget plads nederst på siden pga. AU.DK i abstrakt skrift. Vi forslår at den abstrakte plads formindskes og at der flyttes rundt, så det ikke giver så meget luft nederst på siden.Menu-linjen er svær at få øje på for brugerne.Byt rundt på farverne så det menu-linjen bliver mere tydelig. Vi har lavet to eksempler, som dog stadig ikke løser det helt.blå bjælke er for stor, og ønsker om mere tydelige skift i design, når man skifter "rum".

For web gælder det, at yderligere revision af designprogrammet behandles i forbindelse med webstrategien.

Side 115 af 129

Revision af design august 2009 - kritik/ros

Design Emne IKs kommentar Kommentar fra bruger

Peto Tekst skrevet med alfabetet ser ikke godt ud- Tekst skrevet med alfabetet har ingen informationsværdi, fordi ingen kan læse det- I annoncer ser det altså ikke bare grimt ud og er ulæseligt, men koster oven i købet en hel del spaltemillimeter.Jeg synes, at det nye logo for AU er OK, da det kun er to tegn og derfor enkelt og stilfuldt.

Peto Det nyopfundne alfabet, der bl.a. bruges i overskrifter/annoncer mv., kan man selvfølgelig vælge at forstå som en vits. Men seriøst set signalerer det, så vidt jeg kan se, noget i retning af:- designerfikshed, som ingen djævel kan forstå, et modelune,- akademisk højrøvethed,- en institution, der lukker sig om sig selv.Efter min opfattelse er det ikke lige de ting, Aarhus Universitet bør signalere til omverdenen.

Peto bogstaverne, man skal reflektere over: hvem har dog fundet på det? ivores travle tid er det til stor irritation ikke at kunne se, hvad derstår. Det tager plads op i annoncer og på tryksager, hvor man ikke kanfinde ud af, hvad tryksagen omhandler. Det samme gælder power point: tilmøder står mødetitlen oven i Aarhus Universitet og så sidder tilhørerneog funderer over hvad det dog er, der står, i stedet for at høre efter.Det kan da ikke være meningen?

Logo Jeg synes ikke der er stil over det nye logo - man kommer til at tænke på et revisionsfirma eller andet kedeligt kontor og ikke et dynamisk universitet.

Se på andre universiteter i ind og udland - eller evt det gamle logo.

Kritik Både den enkle logo-version bestående af den halve venstre opadgående A-bue efterfulgt af underetagen af et U = den efterfølgende ’skål’ - og den længere version med de 7-8 dekonstruerede, utydelige og skamferede bogstaver, som netop nu kigger på mig i kedelige grå og sorte ’farvenuancer’ fra et dobbelt AU-GNOSIS-stillingsopslag for to kommende ”post-doctoral research positions in social and cultural neuroscience” i Die Zeit fra d.5.februar 2009, Seite 78, er meget uheldige, for ikke at sige skandaløse.Universitetets grafiske identitet fremstår utydelig, sløret og ubunde(n)t ’hypermoderne’. Traditionen (ankeret, delfinen og den gamle indskrift) er slået ihjel once and for all (i dette tilfælde og sikkert på lånt tid er de blevet forvist til en lille fodnote, sat med en minimal punktstørrelse nederst på siden), og der er gået tilstræbt fixhed i de twistede og bevidst ødelagte bogstaver. De står tilbage som i bedste forstand støjende, meningsløse, ruinøse og pseudo-gådefulde spor. Det er umuligt selv for velvilligt betydningstilsættende hverdagssemiotikere (man kan jo altid gætte på, at den opadgående halve bue har noget med Aarhus at gøre, og at ’skålen’ har noget med Universitet/University at gøre; så langt så godt, hvis jeg Et stort og ekspanderende universitet har krav på og brug for et design, der er noget mere elegant og meningsgivende. Der er Et ydmygt forslag herfra: opsig straks kontrakten med grafikerne og hyr nogle bedre. Sæt fluks en parentes omkring dette yderst uheldige faux pas, før det når at brede sig.

Kritik af Peto Man kunne starte med at sløjfe det såkaldte femte element. Det er forvirrende og efter min mening grinagtigt, og fremme bestemt ikke AU som et førende universitet.

Ros til design plus anvisninger til brug af Peto

Jeg synes det er et meget flot design vi har fået!Men jeg savner nogle anvisninger på brugen af det grafiske alfabet. Hvad ’må’ man og hvad ’må’ man ikke, eller hvad kan anbefales.Fx siger nogen, at man skal bruge 4 eller 8 tegn pr linje – ikke fx 3 eller 5.Er der begrænsninger i hvor mange af de grafiske tegn, man må anvende på en side? Jeg har set en tryksag, hvor hele arealet er dækket af de grafiske tegn. Det synes jeg er at overdrive. ’Må’ man det?

Side 116 af 129

Peto Som institutleder har det været et utaknemmeligt job at skulle bakke opom det nye design, og jeg må ærligt indrømme, at jeg ikke har mødt eneneste medarbejder, som støttede projektet. Selve AU-logo er simpelt,genkendeligt og derfor brugbart, men brugen af det femte element tilpjecer, hjemmesider mv. virker ganske simpelt ikke. Det forvirrer blotlæseren og går ofte ud over æstetikken. Jeg vil foreslå at det femteelement fremover kun anvendes til længere tekster, når det tilfældigvisgiver et godt visuelt indtryk - og det har jeg ikke set endnu.

På hjemmesiderne bør af samme grund kun anvendes AU-logoet, ellersmistes god informationsplads og AUDK konstellationen er simpelt hen grimefter min smag.

Design generelt ASB fremsender hermed kommentarer indhentet blandt de relevante ASBmedarbejderei forbindelse med implementering, udbredelse og ibrugtagningaf AUs nye designprogram. Det gælder Udviklings- og Kommunikationsafdelingen,ASB Media-afdelingen, ASB Executive, Studieadministrationen ogTeknisk afdeling.Det generelle indtryk i de nævnte afdelinger er, at det nye AU-design opfattessom smukt og originalt. ASB mener, at det nye design skiller sig ud på en afgjortpositiv måde og er med til at tilføre hele AU et distinkt brand. Og det måsiges at være en designmæssig bedrift.

Design generelt Bare lige til lidt almindelig oplysning om andre større forandringsprocesser:- I 1987 blev det besluttet at bygge Storebæltsbroen. Beslutningen mødte massive protester fra nær og fjern - alt fra miljøbekymringer, til bekymring for den danske kernefamilies velfærd nu, hvor de ikke længere kunne holde en pause sammen på færgen. Projektet blev gennemført og blev som bekendt en ret stor succes som få danskere i dag kan forestille sig at undvære.- I 1933 da Aarhus Universitets bygninger blev indviet, blev de mødt med protester - heriblandt fra Danmarks konge. Projektet blev gennemført på trods af protesterne, og i dag kan man finde de smukke bygninger i Danmarks kulturkanon.- Ved Verdensudstillingen i 1889 byggede en vis hr. Eiffel et stort tårn til minde for den franske revolution. Tårnet skulle opføres i Paris, men projektet mødte en del modstand fra folk, der mente, at tårnet ville skæmme bybilledet. Sådan gik det som bekendt ikke, og alle mennesker forbinder i dag Paris med det store Eiffeltårn.- Da Jack Kilby efter et hårdt slid i 1958 endelig kunne fremvise sit produkt, nemlig mikrochippen, var en af kommentarerne han fik " Men hvad... kan det bruges til?". Som bekendt fik mikrochippen en anselig udbredelse og har ret direkte ført til dannelFælles for disse ting er, at de formentlig aldrig nogensinde var blevet til noget som helst, hvis nogen af igangsætterne var stoppDet var bare en kommentar, men jeg håber da, at det kan bruges i forbindelse med overvejelsen om at svække AUs design yderligere.

Peto Jeg mener at AU-peto er en meget ligt heldig måde at BRANDE århus universitet på, for det er vel det det her handler om. En skrift der er komplet ulæselig og signalere at vi ved århus universitet mener at FORM er vigtigere end INDHOLD. Med en sådan skrift-type forekomer det ikke væsentligt at budskabet kommer frem.

Side 117 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 11, bilag 8: Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009 – Udkast til program

1

Excellence in Higher Education: The “New” Aarhus University in Context

Strategy Seminar for the Aarhus University Senior Management Group

October 21-22, 2009

DRAFT

As a consequence of the University Act of 2003 and the mergers of 2006-2007 with

DMU, ASB, DJF and DPU, Aarhus University has experienced major changes, as

described in the recent report on the evaluation of the university sector. Aarhus

University has developed from a regional, faculty-based university into a comprehensive

university with a wide range of activities and locations, from classical faculties to the

schools of business and education and sector-oriented research institutions

(environmental and agricultural). This transformation represents a major step forward

with great potential; it creates a framework which encourages different academic cultures

to learn from and benefit one another. However, it also involves major administrative and

cultural challenges.

With reference to (i) the University Act of 2003 and the report on the evaluation of the

university sector committee, including the reply of Aarhus University, and (ii) the

exigencies and necessities of consolidation within the (new) Aarhus University, the aim

of today’s programme is to suggest answers to the current challenges we face through an

exploration of the following topics: (iii) how are other university systems solving similar

problems? (iv) how might these solutions inform our own choices here at Aarhus?

The programme is intended to provide us with a fresh perspective on Denmark and

Aarhus University by helping us to understand our situation in light of the experiences

and insights of other university systems. We will discuss whether any general lessons on

how to create successful university systems in the current social context can be drawn

Side 118 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 11, bilag 8: Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009 – Udkast til program

2

from a comparative exploration of our challenges and solutions, and we will discuss the

applicability of these lessons to Aarhus University.

For example, many other university systems have undergone major university reforms

comparable to ours. One prominent example is Britain. What lessons have been learned

in Britain, and can these insights be applied to the Danish situation? What insights can

we gain from how other university systems handle some of the global tendencies and

developments relevant to our situation, such as the the trend towards closer university-

industry relations?

These topics will be addressed on the first day of the seminar by prominent international

university researchers: Quentin Thompson from the UK, Sachi Hatakenaka from Japan

and Stephen Heyneman from the USA. Our discussions on the second day will be based

on their contributions.These discussions will allow us to apply the the insights we have

gained to Aarhus University. What has thus far been accomplished, and what has yet to

be addressed at our own university?

Side 119 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 11, bilag 8: Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009 – Udkast til program

3

Programme

Wednesday, 21 October 2009

12:30 PM

Vice-Chancellor Lauritz B. Holm-Nielsen´s welcome

12:45 – 1:15 PM Introduction

Lars Qvortrup: Current challenges

(i) The Danish university reform of 2003: academic freedom; elected vs.

appointed leaders, etc.

(ii) The questions raised (and not raised) by the present evaluation process:

which messages should be sent?

(iii) The exigencies and necessities of consolidation within the (new) Aarhus

University: faculties with different research topics as well as with different

approaches, cultures and traditions have been merged. How are synergies

encouraged, and how do we avoid creating the lowest common

denominator? How do you organize a university which combines basic

research, applied research, higher education and research-based public

sector consultancy? What is good university merger leadership at

university and faculty level respectively?

1:30 – 6:00 PM What are other university systems doing?

1:30 – 3:00 PM Session One:

Quentin Thompson

Britain: Reform Within Public Higher Education: Has It Worked?

Side 120 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 11, bilag 8: Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009 – Udkast til program

4

3:00 – 4:30 PM Session Two:

Sachi Hatakenaka

International Developments in University/Industry Relations

4:30 – 6:00 PM Session Three:

Stephen Heyneman

Global Competition: What Are the Characteristics of Successful Systems?

6:30 PM

Dinner

Thursday 22 October 2009

Breakfast

9:00 – 11:30 AM And how might the solutions of other unversities inform our

own choices at Aarhus?

9:00 – 10:00 AM Session Four

Stephen Heyneman and Lauritz Holm-Nielsen

Progress and Problems: What Has Been Accomplished? What Has Yet to Be

Addressed?

Side 121 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 11, bilag 8: Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009 – Udkast til program

5

10:30 – 11:30 AM Session Five

General Discussion (session chair to be decided)

12:00 PM – xx

Lunch and departure

Side 122 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 11, bilag 8: Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009 – Udkast til program

6

CVs (to be completed)

Quentin Thompson:

Quentin Thompson has many years distinguished service in the fields of strategy, policy

and the management of higher education, working with universities, senior civil servants

and ministers. He is a recognised national and international expert in these fields and has

also been a visiting professor at the Institute of Education, University of London. For

more than 20 years he was the partner and head of the education consultancy practice in

Coopers and Lybrand and then in PricewaterhouseCoopers. Since 1999, he has been an

independent consultant.

At one time or another, he has worked for about half of all the universities in the UK as

well as for all the various central government education bodies. Overseas he has worked

on higher education policy in many countries including China, Indonesia, Korea,

Vietnam, Afghanistan, Syria, Jordan, Russia, Turkey, Ukraine, Bulgaria, Portugal,

Netherlands, Mozambique, Brazil, Chile and Argentina.

Sachi Hatakenaka:

Dr. Sachi Hatakenaka is an independent consultant and a researcher specialized in

organizational and policy issues for higher education and innovation systems.

She worked at the World Bank for nearly a decade, focusing on economic development

strategies in higher education and science and technology. Today, she continues her

advisory work for governments, international organizations and universities worldwide.

Her recent work in the UK, where she is based, includes strategic advice to universities

on their economic roles particularly through ‘third mission’ activities, as well as a policy

study for the Higher Education Funding Council of England about the development of

third stream funding.

Side 123 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 11, bilag 8: Ledelsesseminar den 21.-22. oktober 2009 – Udkast til program

7

As a researcher, she examines different national/regional innovation systems, capitalizing

on her wideranging international experience. Her recent research work includes

international comparative case studies of regional innovation systems, for which she has

been affiliated with the Industrial Performance Center, Massachusetts Institute of

Technology. Her publications include University-Industry Partnerships in MIT,

Cambridge and Tokyo: Storytelling across boundaries (Routledge, 2004).

She holds a B.A. in Physics from Oxford University, an M.P.A in public policy from

Princeton University and a Ph.D. in management from the Sloan School of Management

at Massachusetts Institute of Technology.

Stephen Heyneman:

Stephen P. Heyneman received his PhD in comparative education from the University of

Chicago in 1976. He served the World Bank for 22 years. Between 1976 and 1984 he

helped research education quality and design policies to support educational

effectiveness. Between 1984 and 1989 he was in charge of external training for senior

officials world wide in education policy. And between 1989 and 1998, he was

responsible for education policy and lending strategy, first for the Middle East and North

Africa and later for the 27 countries of Europe and Central Asia. In July, 2000 he was

appointed professor of International Education Policy at Vanderbilt University. Current

interests include the effect of higher education on social cohesion, the international trade

in education services and the economic and social cost to higher education corruption.

Side 124 af 129

Informationskontoret Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Århus C

Tlf. : 89422340 Fax: 89422333 E-mail: info@au.dk www.au.dk/info

Dato: 31. august 2009

Side 1/3

AARHUS UNIVERSITET

Møde den 16. juni 2009 klokken 13:00-15:00 Kommunikationsudvalget Deltagere: Søren E. Frandsen (REK), Mads Hvitved Grand (KOM), Anders Frølund (KOM), Anders Correll (LED), Anne Teglborg (STUF), Svend Aage Mogensen (HUM), Ulrik Vosgerau (TEO), Bo Grünberger (SAM), Birgit Honoré (SUN), Jens Holbech (NAT), Claus Bo Andreasen (DJF), Mette Gebauer (ASB), Loise Kjærsgaard (STAB). Jens Christian Pedersen (DMU), Claus Holm (DPU) deltog på videolink. Jens Hørlück (IT), Steffen Longfors (IK) og Rune Gamborg (SAM) deltog under punkt 1.

REFERAT

1. Nyt CMS til AU – siden sidst (ved Jens Hørlück)

AU har modtaget 15 forslag fra indbudte leverandører. 3 leverandører blev inviteret til præsentationsmøder og på mødetidspunktet var to firmaer tilbage: Netmester (med produktet SiteCore) og Linkfactory (med produktet Typo3). Nu er fokus på konverteringen (da det er identificeret som risikofaktor nr. 1) ift. at udvælge den leverandør, der arbejdes videre med. Den udvalgte leverandør vil i september måned lave en forundersøgelse bl.a. af konverteringen. Hvis denne forløber tilfredsstillende, vil den endelige beslutning blive truffet på baggrund af en indstilling fra arbejdsgruppen. Herefter forventes det, at der nedsættes en styregruppe for det videre arbejde. I efteråret 2009 vil der være tre parallelle projekter: 1) Sikring af den nødvendige infrastruktur med et driftsmiljø og en supportorganisation 2) Opsætning af nyt CMS og pilotkonvertering i tæt samarbejde med leverandøren 3) Uddannelse af medarbejdere og konvertering. I første omgang konverteres websites i SIAB, herefter følger hovedområder med andre systemer. Spørgsmål/kommentarer: Det blev nævnt, at det er vigtigt at planlægge ressourceforbruget hos redaktørerne ift. deres øvrige opgaver. www.au.dk kan formodentlig kun konverteres på én gang, og det vil ske som en én til én-konverter. Dette stiller store krav til mange afdelinger, da eventuelle rettelser først vil kunne ske efter konverteringen i en kort, intensiv periode. Der blev spurgt til udbredelsen af SiteCore/Typo3. Jens Hørlyck (JH) svarede, at begge disse er bredt udbredt med mange brugere og partnere på begge systemer. Derfor er et valgt blandt disse to systemer ikke et ”sårbart” valg.

Side 125 af 129

Side 2/3

AARHUS UNIVERSITET

Angående drift/support: Dette er ikke endeligt på plads endnu. Et første møde er holdt med it-driftskontoret. Der skal blandt andet opbygges nye kompetencer i drifts- og supportorganisationen. Søren E. Frandsen (SEF) nævnte, at det ikke må tage for lang tid at sikre, at brugervenligheden af AU’s web bliver bedre. Mads Hvitved Grand (MHG) understregede, at det er Kommunikationsområdets opgave at sikre, at denne opgave varetages sideløbende med anskaffelsen af CMS’et. JH understregede, at vi ikke kan køre begge projekter samtidigt, det er kun muligt at konvertere den nuværende struktur. SEF konkluderede på dette delpunkt, at MHG nedsætter en arbejdsgruppe, der skal arbejde sideløbende med såvel en generel webstrategi (indhold, struktur mv.) som de konkrete moduler som f.eks. nyhedsmodul. MHG indkalder hertil i sensommeren. Desuden blev det drøftet, at brugervenligheden af backend i det nye CMS også skal være i fokus.

2.  Årshjul og aktiviteter på hovedområder  DMU, DJF og TEO havde forud for møde indsendt årshjul og/eller aktivitetsoversigt. Flere gav udtryk for uklarhed om, hvad de enkelte hovedområder skulle indsende og i hvilken form. SEF genfremsatte derfor ønske om, at hovedområderne til næste møde i udvalget indsender de planer og oversigter, som pt. findes, hvorefter der tages stilling til, om der skal laves en fælles skabelon for en indmelding af aktiviteterne.

3. Status på profilkampagne (ved MHG)

MHG orienterede om status for kampagnen, foredragene, den interne kommunikation, effektmåling og medieovervågning i kampagneperioden. Desuden påpegede han, at Kommunikationsområdet vil lave en intern evaluering af AU’s egen proces og af hele kampagnearbejdet.

4.  Rekruttering: Webstudieguide og au.dk-forside  Jens Holbech (JHO) indledte punktet med at konstatere, at webstudieguiden er et helt centralt sted for kommende studerende, og at størstedelen af disse bruger den som en del af deres undersøgelse af, hvad de skal studere. JHO fremført at han synes webstudieguiden i dag, er under standard, og hovedområderne kan i den nuværende struktur ikke levere det, de gerne vil til

Side 126 af 129

Side 3/3

AARHUS UNIVERSITET

forbedringer af webstudieguiden. Derfor bør arbejdet opprioriteres og organiseres anderledes, da alle har interesse i forbedring af disse forhold. SEF konkluderede, at diskussionen kun delvist hører hjemme i Kommunikationsudvalget – drøftelser af de afsatte ressourcer og prioriteringer på det studieadministrative områder hører rettelig hjemme i de dertil hørende fora. SEF var enig i, at der er brug for en effektiv og ajourført webstudieguide af høj standard. Efterfølgende blev AU’s hjemmeside og præsentation af relevant information til kommende studerende også kort berørt – bl.a. i forhold til den kommende ansøgningsfrist. Kommunikationsområdet sikrer, at disse informationer bliver synlige og tilgængelige – også i profilkampagneperioden.

5.  Status på alumneaktiviteter (ved MHG)

Punktet blev udsat.

6.  Faglig dag for kommunikationsansvarlige på AU (ved MHG)

MHG forhåndsinviterede til en faglig dag for alle kommunikationsmedarbejdere på AU til september måned. MHG modtager gerne forslag til indhold og sender oplæg ud på forhånd. Jens Chr. Pedersen nævnte, at det kunne være godt at samle op på Fuglsø-seminaret sidste efterår. JHO nævnte to emner: AuGustus/Campus i fremtiden samt Intern kommunikation.

7.  Gensidig orientering Udsat.

8.  Eventuelt Datoer for de næste møder følger. SEF lovede samtidig en mere fast form for, hvorledes udvalgsmedlemmerne kan indmelde forslag til dagsordenspunkter. (Se bilag 1) Referent: Anders Frølund Næste møde: 16. september 2009, kl. 13-16.

Side 127 af 129

Møde i Universitetsledelsen den 5. oktober 2009 Punkt 13, bilag 10: Møde i Biblioteksudvalget den 24. september 2009 - Dagsorden

Ledelsessekretariatet Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Århus C

Tlf. : 89421111 Fax: 86197029 E-mail: led@au.dk www.au.dk/led

Dato: 29. september 2009 Sagsnr.: AU-2009-617-022 Ref: asg

Side 1/2

AARHUS UNIVERSITET

Møde den: 24. september 2009 Biblioteksudvalget

DAGSORDEN

Mødeindkaldelse Der indkaldes herved til møde i Biblioteksudvalget torsdag den 24. sep-tember 2009, kl. 13.00-15.00, i lokale 021 ligesom sidst (under Le-delsessekretariatet i bygning 1431, Nordre Ringgade 1). Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orienteringspunkter: Mulighed for efterfølgende drøftelse

Nyt fra arbejdsgruppen vedrørende forskningsmåling, herunder for-slag om udvidelse af gruppen

Status vedrørende nyt CMS på Aarhus Universitet og dermed grund-lag for fælles hjemmeside

AU fælleslicens til Scribo Muligt nyt DEFF projekt (Programgruppen for Informationsforsy-

ning) Udvikling af Statsbibliotekets web Gensidig orientering for udvalgets medlemmer om biblioteksrele-

vante emner

3. Bibliometric Benchmarking Analysis 2002-2007 Bilag: Læsevejledning og rapporten (NB: bemærk omfang før udprint-ning)

4. Statsbibliotekets brugerundersøgelser på NAT, SUN, DJF og

DMU Bilag a) Målgrupperettet undersøgelse (kopi af e-mail) Bilag b) Statsbiblioteket laver en undersøgelse (kopi af e-mail) Bilag c) Statsbibliotekets brugerundersøgelse på NAT, SUN, DJF og DMU

Side 128 af 129

Side 2/2

AARHUS UNIVERSITET

5. Status for arbejdet med nyt bibliotekssystem 6. Fælles låneregler

Bilag: Notat fra IT-biblioteket Katrinebjerg 7. Refworks 8. Oversigt over materialekøb

Nøgletal fra Styrelsen 9. Open Access

Drøftelse af placering af Open Access støtte, plan for udrulning af Open Access og præsentation af udkast til vejledningsbrochure

10. Rammeaftale vedrørende bibliotekssystem

Bilaget er et udkast. Bl.a. foreligger ikke endelig aftale om prisen for li-censen og dertilhørende serviceniveau, ligesom den interne AU-fordeling ikke er fastlagt. Vedrørende det første er vicedirektøren for it inddraget, ligesom vicedirektøren for økonomi er involveret i det sidste

11. PURE bibliometrimodul 12. Fastsættelse af mødedatoer i 2010 13. Seminar på Klitgården den 18. - 19. november 2009 14. Eventuelt Med venlig hilsen Carsten Riis Formand

Side 129 af 129