Bloque II Hojas de cálculo: Definición, usos, características, ventajas y desventajas.

Definición.

Es un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en forma de tabla. Con una hoja de cálculo no sólo podemos efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora, sino que además podemos usarla para ordenar, analizar y representar nuestros datos.

Nota:

Si se combinan diferentes textos, valores numéricos y fórmulas que relacionan los valores. Este se encarga de calcular todos los resultados de las fórmulas. Si se realiza algún cambio en los datos, se re-calculan las fórmulas para mostrar los resultados actualizados. Este tipo de trabajo es muy habitual en muchos terrenos: finanzas, estadística, deportes, etc., por lo que estos programas son ampliamente utilizados.

¿Para qué sirve realmente?

Sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Permite realizar fácilmente tareas financieras y administrativas con un ordenamiento jerarquizado de datos.

Datos útiles:

§  Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario son exactos.

§  Presentan los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra.

Otros datos útiles:

§  Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos.

§  Utilizar las órdenes y herramientas de hoja de cálculo para ejecutar operaciones con sus datos.

Mas datos útiles:

§  Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.

§  Se pueden sumar filas y columnas.

Aun datos útiles:

§  Se crean fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de valores.

§  La utilización de las casillas para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes valores.

Los últimos datos útiles: §  Se pueden insertar y/o eliminar celdas, filas y

columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una columna.

§  Pueden crearse gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, algunos programas disponen de un asistente que nos guían en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.

 Entorno de Excel

Elementos de Excel.

Cuadro de nombres. Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.

Barra de fórmulas.

Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.

Columna.

Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A – ZZZ).

Fila.

Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1 048 576.

Fila y Columna.

Celda.

Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección. (A5, B10, F14)

Etiquetas de hoja de cálculo. Etiquetas o nombres de las hojas

que componen el libro de Excel.

Botones de desplazamiento. Estos botones se utilizan para el

desplazamiento a través de las hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que no alcanzan a verse todas en el área de hojas.

Barra de estado.

Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones realizadas, por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq Num Cuando se desea copiar información se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.

Área de auto-calcular.

Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Máximo, Mínimo.