Upload
yered
View
45
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
6. BIV Hofamopleiding. Management control Leseenheid 7. Management Control. Inleiding Merchant Simons Raamwerk. Management Control. Inleiding Merchant Simons Raamwerk. Management Control. Definitie Management control is dat deelaspect van - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
6
BIV Hofamopleiding
Management control
Leseenheid 7
2
Management Control
− Inleiding− Merchant− Simons− Raamwerk
3
Management Control
− Inleiding− Merchant− Simons− Raamwerk
4
Management Control
Definitie
Management control is dat deelaspect van
management, dat zich specifiek richt op het
vergroten van de kans dat medewerkers van
organisaties doelgericht gedrag vertonen, en
zich dus gedragen zoals managers willen
dat ze zich gedragen.
5
Cybernetische control
procesinput output
doel
controller
procesinput output
doel
6
Behoefte aan control
− De doelstellingen van een organisatie zijn vaak niet duidelijk of niet meetbaar
− De outputs van een organisatie zijn vaak niet duidelijk of niet meetbaar
− Organisaties hebben vaak geen goed voorspellend model van de relatie tussen inputs, processen en outputs.
7
Management Control
− Inleiding− Merchant
Modern Management Control Systems
− Simons− Raamwerk
8
Controlproblemen
− Gebrek aan motivatie: mensen willen niet− Gebrek aan kunde, kennis en aanleg: mensen
kunnen iets niet− Gebrek aan richting: mensen weten niet wat
van hun verwacht wordt.
Control systems zijn nodig!!
9
Karakteristieken van management controls:
− Gericht op de doelstellingen− Toekomstgericht (preventief)− Economisch verantwoord (kosten/baten)
10
Behoefte aan controls verminderen/elimineren
− Het niet uitvoeren van processen, b.v. outsourcing
− Centralisatie van bevoegdheden− Delen van risico’s− Automatiseren van processen.
11
Objecten van control:
− Personeel− Performance− Processen/activiteiten
12
Soorten controls
− Results controls− Action controls− Personnel controls− Culture controls
13
Doelstellingen van results controls
− De meest getalenteerde en best presterende medewerkers belonen voor hun activiteiten, die in het belang zijn van de organisatie.
14
Results controls: Stappen
− Beloning op basis van resultaten− Elementen:
• Definieer de verlangde soort resultaten • Stel de vereiste kwantitatieve targets vast • Meet de werkelijke resultaten• Stel de beloning/straf vast.
15
Results controls: Aandachtspunten
− Definitie van gewenste resultaten moet juist (aansluiten op de doelstellingen) en duidelijk zijn
− Resultaat moet voldoende beïnvloedbaar zijn− Resultaten moeten objectief meetbaar zijn− Beloningen vaak financieel, soms werk
bevrediging.
16
Action controls: Soorten
− Gedragsbeperkingen− Bespreking en beoordeling van acties vooraf− Medewerkers verantwoordelijk stellen voor bepaalde
activiteiten• Definieer welke activiteiten toegestaan en niet toegestaan zijn• Communiceer dit naar de medewerkers• Neem de realiteit waar• Beloon/straf
− Taken toewijzen aan meer medewerkers.
17
Doelstellingen van actioncontrols (1)
Types of actions
Lack of direction
Motivational problems
Personallimitations
Behavioralcontraints
X
Preactionreviews
X X X
Action ac-countability
X X
X
Redundancy X X
18
− Preventief:• Het voorkomen van ongewenst gedrag.
− Repressief• Het ontdekken van ongewenst gedrag
Doelstellingen van actioncontrols (2)
19
Action controls: preventie en detectie
Preventie Detectie
Gedragsbeper-kingen
Gesloten magazijn
CTFS
Nvt
Plannen en afstemmen
Budgettering Nvt
Afleggen van verantwoordelijk-heid
Bekendgemaakt beleid i.z. verwachtingen, beloningen en straffen
Compliance audits
Peer reviewing
Overbodigheid Toewijzen meer mensen aan belangrijke taken
Nvt
20
Voorwaarden voor action controls
− De leiding moet weten, wat gewenste en ongewenste activiteiten zijn
− De leiding moet in staat zijn zich op de hoogte te stellen, dat de gewenste activiteiten zijn uitgevoerd op de aangegeven wijze en de ongewenste niet.
21
Personnel controls: Typen
− Zorgen voor de juiste medewerker op de juiste plaats
− Bijbrengen van kennis en vaardigheden − Het zodanig ontwerpen van functies dat
gemotiveerde medewerkers er een succes van kunnen maken.
22
Doelstellingen van Personnel controls:
− Gericht op medewerkers: • Duidelijkheid verschaffen• Motiveren• Kennis/vaardigheden bijbrengen.
23
Effectueren van personnel controls
− werving en selectie− training− functie ontwerp− beschikbaar stellen van de benodigde
financiële en materiële middelen.
24
Doelstellingen van Cultural controls
− De bedoeling is om door wederzijdse monitoring medewerkers ertoe te brengen niet af te wijken van de normen en waarden van de groep, waarin ze functioneren
− Gebaseerd op gemeenschappelijke waarden, normen en tradities
− De leiding tracht een organisatiecultuur te creëeren.
25
Effectueren van cultural controls
− ‘tone at the top’− gedragscodes− groepsgewijze beloningen− intra-organisationele transfers− fysieke regelingen.
26
Management Control
− Inleiding− Merchant− Simons Levers of control. How managers use Innovative
Control Systems to Drive Strategic Renewal’− Raamwerk
27
Figure: The drivers, approaches, and orientation in management control and internal
control.
Strategy Transactions
Contingencies Cycles
ManagementControl
InternalControl
Driver
Approach
Discipline
Orientation Behavioral Technocratic
Relatie met internal control
28
Strategie en innovatie
− Om de concurrentiekrachten te bedwingen moet voortdurend worden geïnnoveerd.
− Strategie is gericht op het behalen van concurrentievoordeel.
29
Beheersen van innovatie
Simons heeft onderzoek gedaan naar
gebruik van control om innovatie te
beheersen:
Control kan helpen innovatie te beheersen
en ook omgekeerd control kan als
instrument voor innovatie (communicatie)
dienen.
30
Indeling beheersings-mechanismen
− Diagnostic control systems− Boundary systems− Beliefs systems− Interactive control systems
Onder de voorwaarde dat de interne controle aan bepaalde minimumeisen voldoet
31
Diagnostic Control Systems
− Gericht op behalen van doelen− Om uitkomsten van bedrijfsprocessen te
evalueren - toetsen aan voorgedefinieerde normen - en eventueel bijsturende maatregelen te treffen.
DiagnosticControlSystems
Critical PerformanceVariables
32
Waarom Diagnostic Systems?
− Om een effectieve allocatie van schaarse middelen te bewerkstelligen.
− Om doelstellingen te definiëren.
− Om te motiveren.
− Om richtlijnen vast te stellen voor correctieve maatregelen.
− Om evaluatie mogelijk te maken.
− Om het management de ruimte te geven voor andere activiteiten dan het in de greep houden van het personeel.
33
Boundary Systems
Risks to beavoided
Boundary Systems
Formele regels, grenzen, bevoegdheden en voorschriften waarvan afwijking tot sancties leidt.
34
Waarom Boundary Systems?
− Om individuele creativiteit mogelijk te maken binnen vastgestelde grenzen.
− Bijvoorbeeld: gedragscodes, inkoopsystemen, etc.
35
Beliefs Systems
Expliciete set van geloofsovertuigingen die de basiswaarden van een organisatie definieert; het gaat over hoe waarde wordt gecreëerd, het gewenste prestatieniveau en menselijke relaties.Informeel -ongeschreven- regels = ´clan control´
Core Values
Beliefs Systems
36
Waarom Beliefs Systems?
− Om richtsnoer te geven voor mogelijkheden-zoekend gedrag.
− Uitdragen van visie, missie, gedragscode en motiveren van personeel
− Bijvoorbeeld: ‘mission statements’, credo’s, etc.
37
Interactive Control Systems
Beheersingssystemen die door managers
worden gebruikt om zich persoonlijk en
regelmatig te mengen in de
besluitvormingsactiviteiten van hun
ondergeschikten.Strategic
Uncertainties InteractiveControl Systems
38
Waarom InteractiveControl Systems?
− Om de aandacht van de organisatie te richten op strategische onzekerheden en nieuwe initiatieven en strategieën.
− Ervoor zorgen dat output van informatiesystemen tot een terugkerend thema wordt tijdens besprekingen met ondergeschikten, de manager loopt door de productiehal, hij bezoekt de vestiging in het buitenland, hij bespreekt kritisch de productievoortgang met de bedrijfsleider.
39
‘Levers of Control’
Core Values
Risks to be Avoided
Strategic Uncertainties
Critical Perfor-mance Variables
Beliefs Systems
InteractiveControl Systems
Boundary Systems
DiagnosticControl Systems
Internal Control
BusinessStrategy
40
Onder de voorwaarde dat de interne controle aan bepaalde
minimumeisen voldoet
Internal
control
41
Levers of control en KSF-en
Diagnosticsystems
Boundary systems
Beliefs systems
Innovatie Beheersing
Strategie
Prestatie-indicatoren
Interactive systems
42
Simons 5 questions
1. Have senior managers communicated the core values of the business in a way that people understand and embrace?
2. Have managers in your organization clearly identified the specific actions and behaviors that are off-limits?
3. Are diagnostic control systems adequate at monitoring critical performance variables?
4. Are control systems interactive and designed to stimulate learning?
5. Are you paying enough for traditional controls?
43
Bouwstenen voor management control
− Cultuurbeheersing− Beheersing van de inputs− Procesbeheersing− Beheersing van de outputs− Marktbeheersing
44
Management Control
− Inleiding− Merchant− Simons− Raamwerk
45
Proces:- Gedragsbeperkingen
- Voorbesprekingen- Nabesprekingen
- Redundantie
Outputs:- Prestatienormen
- Beïnvloedbaarheid- Meetbaarheid
‘Out ofcontrol’
‘Incontrol’
Een raamwerk voor management control
Inputs:- Werving en selectie
- Training- Middelen
Cultuur:- Intraorganizationele transfers
- Toon aan de top- Groepsgewijze beloningen
- Gedragscodes-Fysieke en sociale maatregelen
Markt:- Interne markt - Arbeidsmarkt
- Goederenmarkt- Kapitaalmarkt
46
Marktbeheersing
− Te prefereren boven andere controls omdat efficiënter− Interne markt, arbeidsmarkt, goederenmarkt,
kapitaalmarkt− Prijsmechanisme, sociaal mechanisme en
reciprociteitsnormen− Markten zijn slechts zelden perfect waardoor zachte en
harde beheersingsinstrumenten moeten worden gebruikt.
47
Case
− Brede risico-analyse (bedreigingen)− Neutraliseren door “harde” AO
maatregelen− Neutraliseren door “zachte”AO
maatregelen/managementcontrols
6
BIV Hofamopleiding
Management control
Einde Leseenheid 7