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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA
PURIFICADORES MILENIUM C.A.
Por:
RAQUEL YAJAIRA SOTO RIVAS
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA MENCIÓN AUDITORÍA
BARQUISIMETO, 2003
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PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA
PURIFICADORES MILENIUM C.A.
Por:
RAQUEL YAJAIRA SOTO RIVAS
Trabajo Especial de Grado para optar al Grado de
Especialista en Contaduría. Mención Auditoría
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA. MENCIÓN AUDITORÍA
BARQUISIMETO, 2003
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APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi carácter de Tutor del Trabajo Especial de Grado presentado por:
SOTO RIVAS, RAQUEL YAJAIRA C.I. 9.603.277
Para optar al título de Especialista en Contaduría, Mención Auditoría,
considero que dicha tesis reúne los requisitos y méritos suficientes para ser
sometida a la presentación pública.
En la ciudad de Barquisimeto, a los _________ días del mes de
_______________________ del año dos mil tres.
LIC. JUAN LEAL MELO
Tutor
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INDICE
Pág. AGRADECIMIENTO ........................................................................ vi RESUMEN ...................................................................................... vii INTRODUCCIÓN ............................................................................ 1
CAPITULO I EL PROBLEMA .................................................... 3 Planteamiento del Problema .................................. 3 Objetivos de la Investigación ................................. 7 Objetivo General .............................................. 7 Objetivo Específico ........................................... 7 Justificación e Importancia ………………………. 8 Alcance y Delimitaciones ........................................ 9
II MARCO TEÓRICO .............................................. 10 Antecedentes ........................................................ 10 Bases Teóricas ..................................................... 13 Bases Legales …………………………………… 43 Sistema de Variables ……………………………. 44 Glosario de Términos ............................................ 47
III MARCO METODOLOGICO .............................. 49 Naturaleza del Estudio ........................................... 49 Población y Muestra .............................................. 50 Técnica de Recolección de datos ........................... 51 Instrumento ............................................................ 52 Validación .............................................................. 53 Confiabilidad .......................................................... 53 Técnica de Análisis de Datos ................................. 54
IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ......................................................
55
1. Aplicación del Cuestionario A. Estrato A ……... 55
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Pág.
2. Análisis cuantitativo cuestionario B, Estrato B.. 64 3. Análisis e Interpretación de los Datos.
Cuestionario C, Estrato C …………………………
67
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 70 Conclusiones ......................................................... 70 Recomendaciones ................................................. 71
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................... 73 ANEXOS
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AGRADECIMIENTO
A DIOS TODOPODEROSO, y a la VIRGEN por darme luz, claridad y fuerza de voluntad para poder llegar al final de este camino.
A Mi madre MARÍA INMACULADA, base principal de mis triunfos y logros.
A Mi padre, hermanos, sobrinos y cuñados, por ser incondicionales dándome siempre cariño y respeto.
A Mis hijos RENY y PEDRO LUIS, y a mi Esposo PEDRO ROJAS, el logro más maravilloso que he obtenido en mi vida, fuentes de amor, comprensión, confianza y estabilidad.
A Mis compañeros y amigos EDUARDA, LILIBETH, RAQUEL LEAL, SIMÓN, PETIT, RAÚL, porque sin su ayuda no hubiese sido posible este logro.
A Los profesores Juan Leal, Jacqueline Viera, gracias por su apoyo y preocupación
…. A TODOS MUCHAS GRACIAS .....
vi
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA
MENCIÓN AUDITORÍA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA PURIFICADORES MILENIUM C.A.
Autor: Raquel Yajaira Soto Rivas Tutor: Lic. Juan Leal Melo
Año: 2003
RESUMEN
El presente trabajo de investigación tuvo como finalidad la propuesta de un Sistema de Control Interno de las cuentas por cobrar para la empresa Purificadores Milenium, C.A., ubicada en Barquisimeto Estado Lara, el cual se presenta como una alternativa para solucionar la problemática existente en dicha empresa. Es una investigación de naturaleza descriptiva, documental y con diseño de campo, la población estuvo conformada por las personas que laboran en la empresa objeto de estudio y la muestra la comprende el Asistente Administrativo, el Jefe de Cobranza y toda la clientela en general, las técnicas metodológicas seleccionadas para obtener información, fueron la revisión bibliográfica y la encuesta, el instrumento de recolección de datos un cuestionario, cuyos ítems están relacionados directamente con las variables de estudio y poseen la claridad y cobertura deseada, el instrumento se estructuró en una serie de preguntas, referentes al control interno de las cuentas por cobrar y el área de cobranzas, a fin de concretar las respuestas. Para el análisis de los resultados los datos fueron transferidos en tablas estadísticas en donde aparecen las frecuencias de respuestas del marco muestral y el porcentaje respectivo. De los resultados obtenidos se presenta una serie de conclusiones y recomendaciones las cuales sustentan el propósito que se persigue con la presente investigación.
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INTRODUCCIÓN
Las actuales transformaciones socioeconómicas que vive el país, hacen
que las organizaciones estén en una continua búsqueda de nuevas técnicas y
procedimientos que se adapten al nuevo entorno donde deben desarrollarse.
Este gran reto obliga a las empresas, tanto públicas como privadas, a contar
con nuevos instrumentos que le permitan hacer un análisis de su gestión, esto
se debe a que las prácticas tradicionales que durante décadas se mantuvieron
vigentes, son insuficientes para mantener su ejecución.
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad el Diseño de
un Sistema de Control Interno de las cuentas por cobrar para la Empresa
Purificadores Milenium C.A., basándose en la estructura conceptual de control
interno denominado Informe COSO, según Mantilla (1999), (Commite of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), el cual está
integrado por cinco (05) componentes básicos: Ambiente de Control,
Actividades de Control, Información y Comunicación, Riesgo de Control y
Monitoreo.
Esta investigación está contenida en cinco (05) capítulos donde está
enmarcada toda la información necesaria para su desarrollo.
Capítulo I, describe el problema, así como los objetivos de la
investigación, su justificación, alcance y delimitación.
Capítulo II, referente al Marco Teórico, donde se trata lo relativo a la
teoría de cuentas por cobrar y del control interno, así como las bases legales y
teóricas que apoyan la investigación.
Capítulo III, se expone el Marco Metodológico empleado en la
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realización del presente trabajo y se define el tipo de investigación que se
realiza y las técnicas de recolección de datos utilizadas.
Capítulo IV, referente al Análisis e Interpretación de los Resultados.
Capítulo V, correspondiente al cuerpo de Conclusiones y
Recomendaciones, las cuales dan respuesta a los objetivos de la presente
investigación.
Finalmente, se transcriben las Referencias Bibliográficas en estricto
orden alfabético y los anexos inherentes al estudio.
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En Venezuela el desarrollo de la empresa bajo un ambiente económico
decaído, compromete sanamente la capacidad de las mismas para cumplir sus
objetivos, donde logran alcanzarlos los más emprendedores, sino los más
fuertes. Fortaleza que se puede alcanzar con la aplicación de adecuadas
estrategias que le permitan incorporarse a las economías globalizadas y de libre
comercio, las exigencias para esta incorporación son variadas, siendo la
competitividad ante la demanda de productos de óptima calidad y mejor precio
una de ellas.
La adopción de medidas para ejercer el control tanto en las operaciones
administrativas más contables, son un camino seguro hacia el logro de los
objetivos y metas planteadas por la organización para alcanzar mayor
eficiencia, que coadyuve al desarrollo de una actividad económica sostenida y
perdurable en el tiempo.
Preparar una plataforma firme y consistente que permita obtener la
información y el grado de eficiencia y efectividad en el desempeño de la
actividad económica de una organización, es la razón por la cual deben
revisarse los procesos y métodos para realizar las operaciones en una entidad.
El control interno es una herramienta que conduce a la gerencia a
administrar adecuadamente el negocio, logrando que se operen
cuidadosamente las políticas fijadas por la empresa y se cumplan los objetivos,
sin pérdida de tiempo y dinero.
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Todas las empresas buscan con la implementación del control interno
fijar fraudes, ya que los usos indebidos de los activos por parte de cualquier
integrante de la empresa impiden que la información financiera sea precisa y
confiable, y de este modo se tomen decisiones inadecuadas.
En tal sentido, de acuerdo a la definición contenida en el Informe COSO
según Mantilla (1999), (Commite of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commissión), sobre Control Interno, éste es un proceso ejecutado
por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad,
diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de
objetivos en la categoría de efectividad y eficiencia en las operaciones,
confiabilidad en la información financiera, cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
El informe busca enfatizar las responsabilidades de la gerencia para el
control, ayudando a la administración del negocio y a mejorar el control de las
actividades de las organizaciones, concluyendo que el control interno es una
herramienta y no un sustituto de la gerencia.
Dicho informe desde septiembre de 1992, se ha constituido en un
fenómeno mundial y su aceptación ha ido creciendo en todos los sectores
vinculados con los negocios. Esta gran aceptación del nuevo enfoque del
control interno viene dada por dos razones importantes, las cuales son:
Primero, que el informe COSO incorpora en una sola estructura
conceptual los distintos enfoques a escala mundial para solucionar las
múltiples dificultades que originan confusión entre la gente de negocios, los
legisladores, los reguladores y otros. En segundo lugar, logra actualizar la
práctica del control interno, los procesos de diseños, implantación y
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evaluación.
De igual manera el COSO es un proceso, ya que es un medio para lograr
un fin, es una herramienta usada por la administración. Este es ejecutado por
personas, ya que el mismo no sólo comprende los manuales de políticas y
normas, sino que es ejecutado por todo el personal de la organización, lo que
comprende al consejo de directores, así como la administración u otras
personas. Y por último, éste puede proporcionar seguridad razonable y la
probabilidad de conseguir dicha seguridad razonable que está afectada por las
limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno.
El control interno está engranado por la consecución de objetivos
ubicados dentro de diferentes categorías pero interrelacionados entre sí. De
manera que en la actualidad, se ha podido observar que en la mayoría de las
empresas, las cuentas por cobrar a clientes han presentado mayor movimiento
en comparación con otras cuentas, debido al incremento de las ventas a crédito,
originado entre otros, por la situación económica del país la cual va en
decadencia desde aproximadamente el año 1984, lo cual ha traído como
consecuencia que la población consumidora tenga poca disponibilidad de
dinero efectivo.
Por tal motivo, estas empresas se ven obligadas a establecer sistemas de
crédito, para así lograr realizar sus inventarios y poder satisfacer las
necesidades de la población en general, sin embargo, cabe destacar, que para
que tales sistemas de crédito funcionan efectivamente, sin afectar de manera
negativa la liquidez y rentabilidad de la empresa, es indispensable llevar un
control interno efectivo en las cuentas por cobrar que proporcione una
seguridad razonable.
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Con base a lo aquí planteado, se tomó como empresa objeto de
estudio, a la Empresa Purificadores Milenium, C.A., la cual es un ente con
personalidad jurídica creada con el fin de venta de plantas de tratamiento de
agua, accesorios y prestación de servicio técnico, cuya política de venta está
basada en la modalidad del crédito a largo plazo, afectando notablemente el
rubro de las cuentas por cobrar.
Ahora bien, debido al sostenido crecimiento la empresa ha adquirido un
alto volumen de clientes y no ha formalizado de la manera más apropiada las
medidas organizativas que permitan tener una estructura de control bien
definidas, para garantizar el manejo apropiado de los créditos y así lograr
negociar en un ambiente económico complejo y competitivo, aceleradamente
cambiante que se está viendo en el país.
La empresa Purificadores Milenium, C.A., tiene dentro de su activo
circulante, cuentas por cobrar a clientes que representan un 60% del total del
activo, de acuerdo a los estados financieros correspondientes al cierre de
ejercicio del año 1999, con gran influencia en el capital de trabajo, debido a
que las operaciones de ventas se realizan bajo la modalidad de crédito y sin
ningún control, lo que implica un mayor control para hacer frente a todos los
riesgos potenciales que puedan presentarse en la recuperación de éste, por
cuanto se evidencia que no están siendo recuperadas de una manera eficaz,
segura y confiable, lo que impide la obtención de un equilibrio, que adaptado a
las circunstancias del negocio, proporcione un saludable índice de rotación de
las cuentas por cobrar, acompañado de un porcentaje razonable de utilidades
máximas.
Debido a esto se denota la importancia de proponer el diseño de un
Sistema de Control Interno donde se establezca la segregación adecuada de las
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funciones, de autorización, suspensión, custodia, registro y control en los
procesos relacionados con las cuentas por cobrar, para así lograr obtener un
registro oportuno de transacciones y eficiencia, en todas las operaciones. De
este modo, el presente estudio se justifica porque se determinó la situación
actual de las cuentas por cobrar de la empresa objeto de estudio, se
establecieron parámetros de control interno y por último se propone un Sistema
de Control Interno en dicha área para el logro de los objetivos.
Dentro de este marco de ideas, la investigación posee gran importancia,
sirve de incentivo para que el personal involucrado en el área de cobranza
realice sus labores de la manera más eficiente posible, transformándose la
propuesta en un instrumento para disuadir a cualquier miembro de la
organización a cometer irregularidades en dicha área.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer el diseño de un Sistema de Control Interno de las cuentas por
cobrar para la empresa Purificadores Milenium, C.A.
Objetivos Específicos
- Analizar los procedimientos que actualmente utiliza la empresa
Purificadores Milenium, C.A., para la optimización de la cobranza.
- Describir las políticas, normas y procedimientos, que rige el área de
cobranza.
- Enumerar los formularios y documentos legales utilizados para llevar un
control estricto en el área de cobranza.
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- Determinar los elementos necesarios para el establecimiento del control
interno en el área de cobranza.
Justificación e Importancia
La propuesta de investigación se justifica por cuanto el control interno
constituye una herramienta que permite a la gerencia de Empresa Purificadores
Milenium C.A., administrar su propio negocio en términos de efectividad y
eficiencia, obtener óptimos resultados administrativos y eficiencia de los
sistemas y operaciones, con el fin de maximizar el rendimiento de los
negocios, y minimizar las posibilidades de que se cometan fraudes, errores,
desperdicios y obsolescencia de los activos.
De igual manera, el estudio adquiere relevancia técnica-contable, por
cuanto la Empresa Purificadores Milenium, C.A., tiene como objeto principal
vender plantas de tratamiento de agua y prestar el servicio técnico, basándose
su política de venta en la modalidad del crédito a corto plazo, lo que afecta
notablemente el rubro de las cuentas por cobrar. Es importante acotar que la
propuesta se justifica debido a que no existe un adecuado Sistema de Control
Interno (SCI), para este rubro que representa el 60% del activo circulante
según los Estados Financieros, correspondientes al cierre del ejercicio
económico del año 1999, y son fuente de recuperación de ingresos de la
empresa en estudio.
Asimismo, se justifica la propuesta del sistema de control interno para el
rubro de cuentas por cobrar comerciales, por cuanto a través de éste se logrará
mejorarlas de una forma más eficiente, debido al gran crecimiento que se ha
presentado últimamente en la cartera de clientes, a pesar del riesgo que pueda
implicar, ya que forman parte de los activos más importantes de la empresa,
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porque son las que tienen mayor movimiento de transacciones y poseen un
saldo representativo en el activo circulante del balance; repercutiendo
considerablemente en el análisis financiero y en el capital de trabajo, índice de
solvencia, liquidez, y otros.
Alcance y Delimitaciones
La presente investigación tiene como alcance proponer al Departamento
de Cobranzas de la Empresa Purificadores Milenium C.A., el diseño de un
Sistema de Control Interno de las cuentas por cobrar, por constituir un
instrumento basado en los principios de contabilidad generalmente aceptados y
en las políticas internas establecidas por la organización y poder alcanzar las
metas y objetivos organizacionales establecidos.
La investigación se delimita al Departamento de Cobranzas de la
Empresa Purificadores Milenium C.A., ubicada en la ciudad de Barquisimeto,
Estado Lara, en el lapso comprendido entre Julio y Diciembre del año 2000.
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Los antecedentes de investigación reflejan exclusivamente trabajos
efectuados a nivel local, regional o nacional sobre control interno. A efecto de
este estudio se seleccionaron aquellos que se consideraron más relevantes.
En este sentido, Castillo (1998), en el trabajo “Diseño de un Manual de
Control Interno para las cuentas por cobrar de la Empresa Automotriz”, pudo
constatar que la organización adolecía de controles eficaces sobre áreas de la
organización, tales como el rubro de las cuentas por cobrar, además de poseer
controles inadecuados, lo que conduce a la obtención de pérdidas por créditos
mal manejados. No obstante pudo confirmar la autora que la aplicación de un
manual de control interno de las cuentas por cobrar a clientes no debe superar
en costos los beneficios que éste pueda generar en la empresa, concluyendo
además que esta aplicación será responsabilidad directa de la gerencia
administrativa, específicamente del auditor interno, determinando que la
ejecución de un Manual de Control Interno no puede impedir completamente el
incumplimiento de las normas, pero sí detectar oportunamente errores, e
irregularidades que se produzcan, las cuales podrán ser corregidas
oportunamente y tomar las medidas pertinentes a fin de mejorar el tratamiento
de las cuentas por cobrar.
Sequera y otros (2000), en su investigación Diseño de una Estructura
Conceptual de Control Interno para instrumentos derivados, constataron la
existencia de un bajo nivel en el uso de instrumentos derivados, debido al
escaso conocimiento técnico por parte de la gerencia, motivo por el cual
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diseñaron una propuesta que define recomendaciones en cada uno de los
elementos de control interno aplicables a instrumentos derivados. Los autores
concluyeron que la adopción de herramientas de control interno permite un
manejo efectivo de dichos instrumentos.
Cristófano y otros (2000), en el trabajo Diseño de un Manual de Normas
y Procedimientos en el Area de Facturación y Cobranza de la Empresa
Inverpieles C.A., tuvo como objetivo establecer mecanismos de supervisión
que permitan evaluar al personal y a los procesos como tal, para poder prevenir
desviaciones en un momento dado.
Morillo y otros (2000), en el trabajo Evaluación de Control Interno en el
área de efectivo, cuentas por cobrar e inventarios de mercancía en la Empresa
Neve Industria, C.A., pudieron determinar la importancia que posee el control
interno en toda organización, ya que establece normas y procedimientos a
seguir en cada actividad, incluyendo la descripción de las funciones,
obligaciones, tareas y responsabilidades de cada cargo. La situación aquí
analizada permitió destacar que la empresa no cuenta con manuales
actualizados que suministren una adecuada segregación de funciones, para
evitar la duplicidad y fallas en las actividades realizadas y detectar
irregularidades que podrían afectar el patrimonio de la organización, para lo
cual se presentó una propuesta que proporcionara fortalezas y oportunidades
para mejorar las debilidades de control interno detectadas.
Reyes y otros (2000), en el trabajo Diseño de un Modelo de Control
Interno para las Oficinas de Atención al Cliente de la Región Interna de C.A.,
Energía Eléctrica de Barquisimeto, basado en una estructura conceptual
integrada, encontraron que la existencia de manuales no actualizados, permite
el incumplimiento por parte del personal, lo que trae como consecuencia fallas
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en los procedimientos. Y al determinar el grado de eficiencia del control
interno corrobora la falta de conocimientos de las normas de control que
establece la empresa, además de la inconstante actualización y evaluación del
desempeño de las mismas, hecho que impide minimizar riesgos y costos de la
organización.
Pérez (2000), en su trabajo de investigación Efectos de la ausencia de
una Estructura de Control Interno eficaz en los Ciclos de Ventas y Cuentas por
Cobrar de las principales Empresas Distribuidoras de Papelería, ubicadas en
Valencia, Estado Carabobo, cuya modalidad es de campo de tipo descriptivo,
utilizó el método de observación, obteniéndose la información de fuentes
primarias y secundarias y a través de la técnica de la entrevista, pudiendo
afirmar que existe la necesidad de implementar una serie de controles internos.
Concluyó la autora que la problemática detectada imposibilita aprovechar las
oportunidades que brinda el medio y la fortaleza, con que cuenta la compañía,
ya que aumentarán los riesgos de errores e irregularidades ocasionando de esta
manera problemas de crecimiento y productividad económica en sus
operaciones.
Jiménez (2000), en el trabajo Diseño de un Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos de Facturación y Cuentas por Cobrar para la
Empresa CONSOICA, según normas ISO 9000, Barquisimeto, Estado Lara,
abordó un diseño de carácter no experimental apropiado bajo una investigación
tipo de campo, nivel descriptivo, y una población y muestra de cuatro (04)
personas, la información requerida fue obtenida a través de entrevistas,
encuestas y observación directa, lo que permitió hacer el diagnóstico
correspondiente. El autor concluyó que el manual propuesto servirá como guía
para obtener una información oportuna al momento de la toma de decisiones.
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Campins (2001), en el trabajo Lineamientos Generales para la toma de
decisiones administrativas en el control interno de la empresa Gran Mayor
Caribe, C.A., Barquisimeto, Estado Lara, señala que el estudio se enmarcó en
una investigación descriptiva, transeccional en el marco de un diseño no
experimental. La población estuvo conformada por dos unidades de análisis,
miembros que ocupan el rol de gerentes. La información se obtuvo mediante la
observación participativa y cuestionarios de preguntas abiertas, cuyos
resultados se vaciaron en una matriz FODA. En relación con los resultados
obtenidos se detectó que la empresa objeto de estudio no cuenta con un
liderazgo gerencial, debido a lo cual se toman decisiones sin ningún concenso,
y el liderazgo que reina es el autocrático, en el que los gerentes toman las
decisiones sin el conocimiento de los subalternos, así como también la empresa
no aplica mecanismos de control interno sobre todo en el proceso
administrativo, descuidando la organización y la dirección; acentuando su
interés hacia la organización y el control.
Bases Teóricas
El referencial teórico se inicia con una conceptualización referida a
cuentas por cobrar para lo que se seleccionó la definición de Romero (1997),
“las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto
análogo” (p.12), así mismo, establece que la clasificación de este rubro
depende de su exigencia inmediata o a largo plazo. Se consideran cuenta a corto
plazo, aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un lapso no mayor
de un año, posterior a la fecha del balance. Estas cuentas, deben presentarse en
el balance general inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en
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valores negociables. Las cuentas por cobrar a largo plazo, deben ser
presentadas fuera del activo circulante.
Las cuentas por cobrar nacen de las transacciones con los clientes, se
fundan en siglos de costumbres y leyes. El hecho más común que da origen a
unas ventas y a un deudor concomitante, es la entrega de artículos que ha
solicitado un cliente, o la hecha a un transportador u otro agente para entregar a
un cliente: punto en el cual se transfiere la propiedad. (Romero, op.cit).
Las empresas conceden créditos a fin de aumentar las ventas. Sin
embargo, es frecuente que se concentren en este objetivo y pierdan de vista los
costos vinculados con las decisiones de concesión de crédito. Las ventas a
crédito con frecuencia generan la necesidad de crear un departamento para:
1. Investigar los antecedentes de crédito del cliente.
2. Aprobar la concesión de crédito a los clientes.
3. Intentar el cobro de cuentas vencidas.
Toda empresa mide su efectividad por varios indicadores que son el
resultado de su gestión.
El incremento de las ventas y de las utilidades es, si se quiere, el fin que
persiguen todas las empresas. El proceso de facturación en este sentido, tiene
el objetivo de controlar, procesar y registrar todas las actividades u operaciones
que tienen como finalidad mantener y aumentar las ventas de una empresa.
El ciclo de facturación y cuentas por cobrar, es fundamental para la
empresa, porque de éste dependen sus ingresos. En la mayoría de las empresas
se mide el crecimiento o tamaño a través de las cifras de ventas. Esta cifra de
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ventas es significativa tanto en unidades monetarias como en unidades de
ventas, su incremento constante dará indicios de una empresa, en expansión,
con posibilidades de inversión.
Según Millar (1999), las cuentas por cobrar se definen como las
cantidades por cobrar en cuenta abierta a deudores por operaciones propias del
negocio.
En los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (1996), en
el Boletín C-3 de la Federación de Colegios de Contadores Públicos de
Venezuela, se señala que las cuentas por cobrar representan los derechos
exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de
préstamos o cualquier otro concepto análogo.
Whittington, R. (2000), señala que:
… las cuentas por cobrar no sólo se derivan del reclamo de los derechos frente a los clientes que previenen de la venta o servicio, sino también por préstamos a altos ejecutivos o empleados, préstamos a subsidiarias, derechos frente a diversas firmas, derechos por reembolso de impuestos y avances a proveedores. (p.15).
Así mismo corrobora que las cuentas por cobrar son susceptibles de
fraudes en su manipulación y en razón de que la liquidación normal de una
cuenta por cobrar resulta en un ingreso de efectivo, pueden darse retenciones
fraudulentas o superposiciones, no registros de cuentas en los mayores entre
otros.
Provisión para cuentas incobrables
Según Brito (1994), “esta cuenta, también conocida como provisión
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para cuenta de cobro dudoso y provisión para cuentas malas, representa la
parte de las cuentas y efectos por cobrar que la empresa estima que no será
cobrado” (p.18).
Toda organización está sujeta a riesgos en el otorgamiento de créditos,
por tal motivo se suele traducir en pérdida alguno de éstos. Por esta razón el
principio de conservatismo establece: La conveniencia de no reflejar beneficios
hasta que éstos se hayan realizado, mientras que por el contrario tratar de
prever cualquier posible disminución patrimonial, aunque la misma no se haya
hecho efectiva, siempre y cuando, por supuesto, exista fundados indicios de
que pueda ocurrir, por esto se recomienda que antes de determinar la ganancia
neta del ejercicio se estime la provisión. Y el principio de período contable se
refiere a que tanto los ingresos como los egresos deben ser registrados dentro
del período económico en que se produjeron; permitiendo enfrentar los
ingresos obtenidos en un período con los egresos en los que fue necesario
incurrir para generar aquellos. Entre los principios objetivos de la provisión
tenemos:
- Que cada período económico soporte sus propias pérdidas.
- Indicar el valor real de sus créditos, con la mayor aproximación posible.
Métodos para estimar la provisión para cuentas incobrables
Según Romero (1997):
- Análisis de cuentas por antigüedad de saldo: Este método consiste en el
análisis y estudio de cada uno de los saldos de las cuentas por cobrar
tomando como base la fecha de vencimiento de las facturas, la morosidad y
el tiempo transcurrido desde el vencimiento hasta la fecha de cierre. El
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porcentaje que debe ser aplicado será mayor en la medida que las facturas
tengan más tiempo de vencida, por cuanto existe mayor probabilidad de que
resulte incobrable; y tomando en cuenta las políticas de crédito de la
empresa.
Este método es ideal, por ser el más objetivo y exacto, y puede ser
utilizado en aquellas organizaciones que tengan pocas cuentas por cobrar.
Existen casos donde se encuentran facturas no vencidas que son de cobro
dudoso, como también facturas vencidas que son cobrables.
- Porcentaje fijo sobre el saldo de las cuentas por cobrar: Para estimar la
provisión basándose en el saldo de las cuentas por cobrar, se hace mediante
la aplicación de un porcentaje sobre el monto de las cuentas por cobrar
existentes para la fecha de cierre del ejercicio anterior, y luego se aplica ese
porcentaje al saldo de las cuentas por cobrar del ejercicio que se cierra. El
estimar la provisión basándose en lo realmente perdido, permite que se
calcule en forma exacta y adecuada, pues es lógico pensar, que sin en un
año lo que realmente se perdió, por decir un ejemplo, es un diez (10%) por
ciento, de las cuentas por cobrar, en el siguiente ejercicio las pérdidas por
ese concepto deben estar en un porcentaje cercano.
- Porcentaje sobre las ventas: Para estimar la provisión basándose en las
ventas a crédito, generalmente se determina apoyado en la experiencia. Se
considera este método como el más equitativo, pues las pérdidas se debitan
a los gastos en el mismo período en el cual se realizan las ventas.
Control Interno para cuentas por cobrar
El control interno en el área de cuentas por cobrar, debe implementarse
tomando en consideración las necesidades particulares de cada empresa.
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Redondo (1995), señala: “… en las cuentas y efectos por cobrar el control
interno será tan estricto, como en la cuenta que controla el efectivo…” (p.27),
el mismo autor indica: “el control interno debe ser muy eficiente en todo lo
relacionado con las cobranzas, que es donde se suelen cometer los principales
actos dolosos” (p.28). El control interno en este rubro contribuye a que se dé
cumplimiento a los procedimientos y políticas establecidas por la gerencia.
En el proceso de cobranza es fundamental la separación de las funciones
de cobranzas, registros, autorizaciones y depósitos. Ningún sector debe
ejecutar el control total de las operaciones registradas en la contabilidad, es
decir, entre las funciones que deben realizarse en forma separada están:
- El registro en los libros principales y en el auxiliar de cuentas por cobrar.
- La recepción del efectivo.
- Aprobaciones y autorizaciones de créditos.
- Manejo de documentación que soporte las operaciones.
Con esta separación de funciones se logra una comprobación automática
de la exactitud en el cumplimiento de las diferentes tareas y a su vez, se
acrecienta la posibilidad de detectar errores, omisiones o fraudes. Así mismo
tanto para las cobranzas como para los registros y demás operaciones es vital la
debida autorización por parte de los funcionarios designados.
Para las cobranzas y sus registros debe existir un proceso que conforme
y verifique que se hayan cumplido todos los procedimientos y los controles
presentes en el sistema, por ejemplo deben existir claves de acceso de la
información contenida en la base de datos y no pueden ser usadas por otros
funcionarios distintos al usuario.
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Es importante el cumplimiento de estos controles para que la
información sea confiable, es decir esté libre de errores u omisiones, tomando
en consideración que este control contable tiene por objeto suministrar
información para la toma de decisiones.
El control interno en el área de las cuentas por cobrar, de acuerdo con el
Boletín 5110-5 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1994), está
referido a la autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, la
salvaguarda física de verificación y evaluación. El mismo boletín señala que el
control está referido a que los registros contables reflejen:
- Las cuentas por cobrar y los ingresos originados por las actividades propias
del ente.
- Registros de las operaciones en el período que corresponden.
- Control de la fecha de vencimiento de las cuentas por cobrar.
- Conciliación de los libros auxiliares contra los libros mayores, en forma
periódica.
- Arqueos sorpresivos y periódicos de los soportes de las cuentas por cobrar,
por personal independiente de las cuentas por cobrar y del efectivo.
- Fianza de fidelidad para el personal que tiene la responsabilidad de las
cuentas por cobrar.
- Restringir el acceso a las cuentas por cobrar y establecer una adecuada
custodia de las mismas.
- Confirmación de las cuentas por cobrar, en forma periódica y por personal
distinto al que lleva el registro y efectúa las cobranzas.
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- Segregación adecuada de las funciones de recepción de pedidos, créditos,
embarques, facturación, cobranza, devoluciones y contabilización.
Ventas
Según el Código Civil Venezolano (año 1982), en su artículo 1474,
define las ventas como “un contrato por el cual el vendedor se obliga a
transferir la propiedad de una cosa y el comprador a pagar el precio” (p.229).
Según Warden (1996), “recogen transacciones con salida, entrega de los
bienes o servicios objeto de tráfico de empresa, mediante precio. También
sitúan remesas devueltas por clientes por incumplimiento de condiciones de
pedido u otros motivos, así como documentos similares de carácter comercial”
(p.587).
De lo antes expuesto, se deduce que las ventas a crédito pueden
fácilmente convertirse en una ayuda o en una carga para la empresa, si las
mismas son controladas es susceptible que exista un aumento en ellas y se
causan de satisfacción y contento entre la clientela, si es manejada en forma
descuidada, cabe que sea responsable de una inversión excesiva en cuanto al
cobro de una elevada cifra de saldos morosos y de quiebra para la empresa.
Existen dos formas de realizar las ventas: a contado y a crédito:
- La venta de un bien o prestación de un servicio, pero con la condición que
deben ser pagadas en efectivo a la entrega del mismo; se define como venta
de contado.
- Las ventas a crédito no son más que aquellas operaciones comerciales que
realiza la empresa con determinados clientes a fin de vender sus productos,
sin exigirles la cancelación inmediata de su cuenta o deuda, mientras que a
BIBLIOTECA
contado deben ser canceladas en el momento de la compra del bien o
servicio.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se puede decir que las
empresas al conceder crédito están conscientes de las ventajas que obtiene al
otorgar dichos créditos.
- Amplían el mercado de ventas, debido a que se realizan operaciones con los
clientes de bajos ingresos, ofreciéndole a la empresa mayor rotación de
inventarios, al vender mayor número de unidades.
- No hay exigencias de pagos al comprador.
- Aumenta el riesgo de cobranza y queda el capital inmovilizado en artículos
retirados por el cliente.
Crédito
Según Acedo (1999), “es el valor de una promesa de pagar en dinero
los bienes y servicios recibidos. A título de crédito, prestatario o un comprador
se compromete a pagar en el futuro, y aceptada su petición, se incurre en una
deuda que se deberá pagar en determinada fecha” (p.29).
Efectos del Crédito
Según Acedo (1999), “el crédito aumenta la utilidad del capital y el
capital mismo, por cuanto es un efecto multiplicador de éste, ya que el capital
pasa de la mano de quien lo tiene inactivo, a los del empresario que la utilizará
en la producción” (p.31). Otro efecto del crédito es ofrecer a algunas personas
que no posean otros bienes de fortuna, salvo del crédito de que gozan, la
posibilidad de obtener dinero de estas operaciones. Con ese dinero se pueden
BIBLIOTECA
obtener bienes de consumo o desarrollar a través del hémelo de los bienes de
producción.
También el crédito puede producir aumento de capitales fijos, como
ocurre, por ejemplo a través del financiamiento que se obtiene para ampliación
de plantas o adquisición de maquinarias, etc.
Para realizar las ventas a crédito es necesario tener un límite máximo
por sobre el cual no se permite que suba el saldo de la cuenta en ningún
momento, es decir, se fija un máximo de crédito a cada cliente.
Política de Crédito y Cobranza
Acedo (1999), señala las medidas que se adoptan con el fin de evitar,
al máximo posibles errores en la administración de cuentas. En el análisis de
implementación de las políticas de crédito y cobranza, se debe tener en cuenta:
- Calidad de las cuentas aceptadas.
- Lapsos de crédito.
- Descuentos concedidos.
- Nivel de gastos de cobranza.
Con el fin de aumentar las ventas e incentivar al cliente a cancelar los
documentos pendientes de pago, se tienen dos modalidades de descuentos:
- Descuento Comercial: De acuerdo con Cepeda (1997), son recomendados
por los constantes cambios de precio que se presentan en el mercado o para
cotizar precios diferentes por las distintas cantidades compradas, ayudando
a que los competidores no conozcan el verdadero precio de la factura. Se
BIBLIOTECA
acostumbra a deducir el descuento comercial del precio de lista y cobrar al
cliente el importe neto.
- Descuento por pronto pago: Se ofrecen como incentivo para que el pago se
efectúe con prontitud. Las empresas que no aprovechan el descuento en
ventas no están empleando ventajosamente su dinero.
El método más simple y más usado para registrar las ventas y los
descuentos relacionados con ellas, consiste en asentar la cuenta por cobrar y la
venta con su importe bruto. En esta forma, los descuentos en ventas sólo se
reconocen en las cuentas cuando el pago se recibe dentro del período de
descuento. Los descuentos en ventas se presentan luego en el estado de
resultados como una deducción a las ventas para llegar a las ventas netas.
Control
Según Cepeda (1997), el control quiere decir comprobación, lo cual es
hecho con el propósito de preservar la existencia de cualquier organización y
apoyar su desarrollo para que así se cumpla el objetivo de contribuir con los
resultados esperados.
Tipos de Control
- Control Administrativo: Según Nenwith (1990), incluyó el plan de
organización, los procedimientos y registros relacionados con los procesos
de decisión que llevan a la autorización de las transacciones por parte de la
dirección. La autorización está asociada con el logro de los objetivos de la
organización y es el punto de partida para el establecimiento de control
contable.
- Control Contable: Según Meigs (1994), el control contable comprende el
BIBLIOTECA
plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; los
cuales deben diseñarse de manera que brinden la seguridad razonable de
que:
o Las transacciones se registran según se requiere, para permitir la
separación de los estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier
otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener el
registro contable de los activos.
o El acceso a los activos se permite con la autorización de la
gerencia.
En base a lo anteriormente expuesto fortalece la existencia y aplicación
de controles, mediante sistema, procedimientos, métodos, prácticas y políticas
de carácter administrativo y contable que permita realizar correctamente todas
las operaciones propias de control y las disciplinarias.
Según lo señalado por Cepeda (1997), las operaciones se realizan de
acuerdo a las autoridades de la administración y deben registrarse debidamente
para:
a. Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo a los principios
de contabilidad generalmente aceptadas.
b. Lograr salvaguardar los activos.
c. Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de
decisión.
BIBLIOTECA
d. El acceso a los activos sólo se permite de acuerdo en autorización de la
administración.
El control interno consiste en un conjunto de elementos, normas y
procedimientos, prescritos por la gerencia de cualquier organización y
ejecutado por todos los niveles de la misma, con la finalidad de obtener
información confiable y oportuna, lograr la protección de los activos dentro de
la organización y que se cumplan las políticas establecidas, así como disminuir
los riesgos de errores e irregularidades y asegurar que se cumplan los objetivos
pautados.
Principios de Control Contable
- Justificar por escrito de los hechos sujetos a registro.
- Registro cronológico de los hechos.
- División del trabajo y mutuo control.
- Especialización y control del personal.
- Contabilización rápida y metódica de todas las operaciones.
La aplicación y cumplimiento de estos principios le proporciona un
marco razonable y objetivo al registro de las operaciones.
Control Interno
El control interno consiste en un conjunto de elementos, normas y
procedimientos, prescritos por la gerencia de cualquier organización y
ejecutado por todos los niveles de la misma, con la finalidad de obtener
información confiable y oportuna, lograr la protección de los activos dentro de
BIBLIOTECA
la organización y que se cumplan las políticas establecidas, así como disminuir
los riesgos de errores e irregularidades y asegurar que se cumplan los objetivos
pautados.
Según la Publicación Técnica N° 2 (1996), cita que el control interno:
Comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia. (p.310).
Cepeda (1997), define el control interno como:
… conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, con los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo a las políticas trazadas por la gerencia, en atención a los objetivos y metas previstas. (p.51).
Objetivos del Control Interno
Entre los objetivos que persigue el control interno se podría citar: los
establecidos en el boletín E-02 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos
(1997), donde se encuentran resumidos de las siguientes maneras:
- Protección de los activos de la empresa.
- La obtención de información financiera.
- La promoción de eficiencia en la operación del negocio.
- La ejecución de las operaciones se adhieren a las políticas establecidas por
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la administración de la empresa.
Principios de Control Interno
Según Cepeda (1997), el ejercicio del control interno implica la
implementación de los siguientes principios:
- Igualdad: Consiste en que el sistema de control interno debe velar porque
las actividades de la organización estén orientados efectivamente hacia el
porcentaje general.
- Moralidad: Se refiere a que todas las operaciones deben realizarse no sólo
acatando las normas aplicables a la organización, sino también a los
principios éticos y morales que rige la sociedad.
- Eficiencia: Vela por la igualdad de condición en cuanto a calidad y
oportunidad para la previsión de bienes y/o servicios a un mínimo costo,
con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
- Celeridad: Consiste en que el principal aspecto sujeto a contar debe ser la
capacidad de respuesta oportuna.
- Imparcialidad de costo ambiental: Consiste en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización.
- Valoración de costo ambiental: Consiste en la reducción al mínimo del
impacto ambiental negativa, debe ser factor importante en la toma de
decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias.
Puede considerarse como el punto de partida en la implementación del
SCI, la aplicación de estos principios ya afecta significativamente el manejo
eficiente de las operaciones.
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Restricciones de Control Interno
Sobre el tema, COSO (1999), manifiesta que el control interno no es
una panacea, pues no importa lo bien diseñado u operado, este sólo podrá
proporcionar seguridad razonable, y no absoluta a la administración, en cuanto
a la consecución de los objetivos, salvo en casos de presentar eventos o
condiciones que esté fuera del control administrativo y ente proporcionando
seguridad necesaria.
Limitaciones del Control Interno
- Juicios: Fallas humanas en toda de decisiones.
- Resquebrajamiento: Interpretación incorrecta de las instrucciones que
puedan generar juicios equivocados.
- Desbordamiento de la Administración: Violación de políticas y
procedimientos preestablecidos con propósitos legítimos, es decir, que el
personal acreciente la condición financiera de la entidad.
- Colusión: Fallas de control de perpetrar o encubrir una acción de detección
e irregularidad de manera de no ser identificados por el sistema de control.
- Costo v/s Beneficios: Limitaciones de recursos disponibles para ejercer el
control y los beneficios que presente.
Objetivos del Control Interno en el ciclo de facturación y cobranza
De acuerdo a Gómez (1997):
- Integridad: El proceso fundamental es el registro oportuno de todas las
transacciones se tendrá una subestimación en las cifras de ventas y cuentas
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por cobrar
- Existencia: Su objetivo es el adecuado registro de transacciones válidas
realizadas por la entidad; la existencia de los registros que no corresponden
a ventas realizadas, crean problemas de subestimación.
Procedimiento de Facturación y Cuentas por cobrar
Según Catacora (1996), señala que toda empresa mide su actividad por
varios indicadores que son el resultado de su gestión. Todo gerente de
mercadeo, independientemente de las estrategias utilizadas, tiene como objeto
principal el incrementar las ventas. Se puede decir que el incremento de las
ventas y de las utilidades, es el objetivo que persiguen las empresas. El proceso
de facturación en este sentido, tiene como finalidad controlar, procesar y
registrar todas las actividades u operaciones, lo cual a su vez, tiene como fin, el
mantener las ventas de una empresa. En la mayoría de las organizaciones se
mide su incremento o tamaño a través de las cifras de ventas; las mismas darán
indicios de una empresa en expansión, con posibilidades de inversión.
Sistema
De acuerdo a lo señalado por Melinkoff (1990), se define como:
Un sistema representa una secuencia de procedimientos y métodos, utilizados para realizar una labor específica dentro de las tantas funciones en una organización, o para elaborar un producto. Los sistemas son de gran utilidad en el campo de la administración y comúnmente se recurre a la instalación de éstos, para ser más racional y eficiente en la actividad productiva y administrativa. (p.25).
Igualmente, Gómez (1997), considera que se llama sistemas a:
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… un conjunto de reglas, funciones y principios lógicamente organizadas e interrelacionadas los cuales mediante acciones coordinadas conllevan al logro de determinado objetivo, siendo a la vez de marco referencial y patrón de comportamiento. El sistema debe considerarse siempre en su totalidad. (p.57).
Desde este punto de vista, los sistemas son una estructura organizada
mediante la cual se recogen la información de una empresa, como resultado de
sus operaciones valiéndose de recursos como familiares, libres, entre otros y
que presentados a la gerencia, le permitirán a la misma, tomar decisiones
financieras. Un sistema son normas, pautas, procedimientos, para controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa por medio de
la organización, clasificación y cuantificación de la información administrativa
y financiera que se suministra.
Al respecto, los sistemas por ser amplios se podrán clasificar de acuerdo
a su necesidad, o naturaleza, sean de producción, administración, contable,
social u otro. Para efectos de este trabajo, los sistemas se enfocarán desde el
punto de vista de la administración debido a que se trabajará con
procedimientos administrativos de facturación y cobranza.
Partiendo de la concepción de sistema, se puede decir que en toda
organización existe un conjunto de elementos que se interrelacionan entre sí
para poder subsistir y cumplir con los objetivos trazados por ésta. De aquí se
desprende que la contabilidad es un sistema que proporciona información
sobre todas las operaciones Inter.-departamentales.
Con lo anterior expuesto se hace referencia que dentro de toda empresa
existe tanto los sistemas administrativos, como los sistemas contables:
1. Sistema Administrativo: Están basados en una estructura de relaciones
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formales, que implican la definición de la información, diseñar los reportes
de datos y la descripción de las actividades administrativas que se dan en
cada sector de la organización, dando origen a procesos de programación,
delegación, control, manuales de organización, de procedimientos en los
cuales son definidas las funciones, tareas y actividades, que deberán llevar a
cabo las unidades orgánicas con el resto de los elementos que componen el
sistema.
2. Sistema Contable: Los métodos y registros establecidos para identificar,
reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una
entidad, así como para mantener la contabilización para el activo y pasivo
correspondiente, definición que estableció el Instituto Norteamericano USA
en 1989.
Siendo de gran importancia para la organización, ya que la
administración para ser dinámica y eficiente precisará de la ayuda de los
sistemas contables, los cuales le suministran la información relacionada con su
gestión con objeto de tomar sus futuras decisiones en formas técnicas,
razonadas y eficientes.
Los resultados esperados en toda organización no podrán ser alcanzados
sin un control previo que permita lograr los objetivos establecidos, es de ahí la
necesidad de definir el control como:
“Un proceso por medio del cual las actividades de una organización
quedan ajustadas a un plan preconcebido de acciones y ese plan se ajusta a las
actividades de la organización” (Cfr. Gómez Ceja, 1997).
“Es enfrentar una situación y manejarla con capacidad física y mental
para ejecutar procedimientos de acuerdo con los planes y políticas
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establecidas” (Cfr. Gómez, Ceja, 1997).
Es a través de un buen control que toda organización realiza con éxito el
resultado de sus operaciones, de tal manera que sino existe ningún tipo de
control dentro de ella éste se vería imposibilitada de alcanzar las metas
trazadas en cuanto al logro de la buena marcha de la entidad.
Características de los Sistemas
Según Gómez (1997), la característica inicial de un sistema consiste en
estar compuesto por partes que ejercen interacción, cada una de las cuales
revisten porcentajes propios, sin esa interacción el estudio de sistema sería
relativamente poco interesante, pues ellos son los que enriquecen el
comportamiento de un sistema y hacer de su análisis una tarea muy compleja.
Todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres características
básicas:
- Todo sistema contiene otros sistemas, subsistemas y a su vez está contenida
en otros sistemas de carácter superior.
- Todos los componentes del sistema, como sus interrelaciones, actúan y
operan orientados en función de los objetivos del sistema.
- La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones inciden en
las demás y en su conjunto.
Control Interno como estructura conceptual integrada (COSO)
El análisis que a continuación se presenta sobre la estructura conceptual
integrada está totalmente basado en la traducción realizada por Mantilla
(1999), sobre el documento del COMMITE OF SPONSORING
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ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMISION (COSO), el cual
indica que:
El Control Interno es un proceso ejecutado por el Consejo de Directores, los administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la concesión de objetivos en las siguientes categorías: a) efectividad y eficiencia de las operaciones; b) confiabilidad en la información financiera; c) cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (p.14).
La primera de estas categorías se refiere a que las metas de la
organización estén encaminadas hacia el mejor desempeño y rentabilidad,
además de la salvaguarda de sus recursos tanto físicos como financieros; la
segunda categoría se fundamenta en que los Estados Financieros que realice la
entidad sean dignos de crédito y rentabilidad susceptibles de auditar en todo
momento; la tercera enfoca el apego a las leyes y normativas, a las que la
entidad está sometida, ya sea por su actividad y/o naturaleza.
El Informe COSO revolucionó al control interno, no sólo por las
categorías antes indicadas, sino que también integra en una sola estructura
factores nuevos que permiten unificar los componentes de la empresa e
implantar tácticas de administración que contribuyan a lograr las metas
trazadas.
El control interno debe verse más que como una simple herramienta
para salvaguardar los activos de la empresa, pues ésta también busca la
consecución de las metas y objetivos de la organización en su concepto global.
En su concepción más simple, el control interno como estructura conceptual
integrada es un aliado de la empresa que le permite a la organización establecer
los procedimientos por medio de los cuales se efectuarán sus actividades, pero
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además puede aprovecharse para contratarlas y asegurar el correcto desempeño
de los mismos
Señala además, que establecer y mantener un Sistema de Control
Interno (SCI), es una responsabilidad importante de la Gerencia. El sistema de
Control Interno debe quedar bajo la continua supervisión de la gerencia para
determinar que está funcionando tal como se definió y que es modificado
apropiadamente de acuerdo a las condiciones, con el fin de que la alta gerencia
de la empresa pueda obtener los mayores beneficios posibles a través de un
buen control.
Características del COSO
- Es un proceso: Ya que es un conjunto de operaciones encaminadas hacia el
alcance de metas de interés común en la organización, el cual no forma
parte de una circunstancia, “constituye un medio para un fin, no un medio
en sí mismo” (p.14), en los negocios, que se conducen a través de las
estructuras orgánicas con las funciones de planeación, ejecución y
monitoreo, el control interno es parte funcional de este proceso, siendo una
herramienta para la administración.
- Es realizado por personas: Se suman al proceso de control interno todo el
personal que labore en la entidad, quienes deben conocer sus
responsabilidades y límites de autoridad. Los administradores proporcionan
la mayor supervisión, dirección y aprueban ciertas políticas y transacciones,
por lo tanto son elementos de significación en el control interno.
- Proporciona seguridad razonable: El control interno puede proporcionar
seguridad razonable a la administración y al consejo de directores en
función de la obtención de los objetivos de una entidad, pero la posibilidad
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de alcanzarlos está afectada por aquellas limitaciones inherentes a todos los
sistemas de control interno, de manera tal que ellas incluyen la realidad de
que, las decisiones humanas a veces, no son las más adecuadas para la
entidad, y que ello puede acarrear costos, o en otros casos beneficios.
- Establecer objetivos: En cuanto a operaciones, información financiera y
cumplimiento de leyes, los cuales están interrelacionados.
- Está compuesto por cinco (05) componentes: Ellos son ambiente de
control, valoración de riesgos, actividad de control, información y
comunicación, y el monitoreo.
Componentes del COSO
De acuerdo con el SAS-55 (1997), “Evaluación de la Estructura de
Control Interno en una Auditoría de Estados Financieros” y el Comité
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (1997), los
componentes del control interno son los siguientes:
El control interno está compuesto por cinco (05) componentes
interrelacionados, los cuales se derivan de la manera como la administración
dirige un negocio, los cuales son:
1. Ambiente de Control: Según el Informe COSO:
Establece el tono de una organización, para influenciar la conciencia de control de su gente, las entidades efectivamente controladas se esfuerzan por tener gente competente. Tiene influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos, es fundamental para el resto de los componentes proporcionando disciplina y estructura. (p.25).
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Resulta importante estudiar cada uno de los factores que están presentes
en el ambiente de control, de acuerdo al Informe COSO, éstos son:
Factores de Control Interno
Integridad y Valores éticos: La integridad es un pre-requisito para el
comportamiento ético en todos los aspectos de las actividades de una empresa
y los valores de la alta gerencia deben equilibrar lo que concierne a la empresa,
a sus empleados, proveedores, clientes, competidores y públicos. La conducta
ética y la integridad administrativa son productos de la cultura corporativa.
(p.26).
Compromiso para la competencia: Se refiere al conocimiento y a las
habilidades que deben poseer los trabajadores para realizar las tareas,
orientados a la consecución de los objetivos, estrategias y planes de la entidad.
Con este factor del ambiente de control se menciona la necesidad de establecer
niveles de competencia para sus empleados, según su grado de inteligencia,
entrenamiento y experiencia. (p.29).
Consejo de Directores y/o Comité de auditoría: Ellos afectan
notablemente al ambiente de control, tales factores incluyen la independencia
frente a los administradores. Este cuerpo debe estar integrado por directores
internos y externos para establecer el balance requerido, es decir, debe poseer
un grado apropiado de experiencia administrativa, técnica y otras, con las que
se logre desempeñar correctamente el gobierno, la orientación y gerencia
necesaria. (p.30).
Filosofía y Estilo de operación de la administración: Se refiere a la
manera como la empresa es manejada, incluyendo el conjunto de riesgos
normales, estilo de operación, selección de principios contables, conciencia y
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conservadurismo de los estimados contables y el procesamiento de
información (p.31).
Estructura Organizacional: Se refiere a la estructura conceptual
mediante la cual se plantean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades
para la consecución de los objetivos globales. Los aspectos significativos para
el establecimiento de una estructura organizacional, incluyen la definición de
las áreas claves de autoridad y responsabilidad y establecimiento de las líneas
apropiadas de información. (p.31).
Asignación de autoridad y responsabilidad: Factor que implica la
asignación de cada una de las responsabilidades y autoridad a los individuos
que forman parte de la entidad. (p.32).
Política y Práctica sobre recursos humanos: Suele ser el recurso de
más significación en una entidad porque de la actuación de él dependerá el uso
y desarrollo de todos los demás recursos con los que cuenta una organización.
Por tal motivo resulta de vital importancia la aplicación sobre los individuos de
prácticas tales como: captación, orientación, entrenamiento, evaluación,
promoción y compensación, vinculado a la entidad personal de alto nivel
educativo, experiencia, logros pasados y sobre todo que muestre un excelente
comportamiento ético.
El proceso de educación debe ser continuo, por lo tanto en las empresas
se deben establecer políticas en las que el personal va continuamente
capacitado y actualizado, a través de cursos, charlas, seminarios entre otros; es
importante que el personal esté preparado para enfrentar nuevos cambios y
retos sin vacilaciones o posibles errores que puedan llevar a la desintegración
de la organización. Otra política que debe implementarse es la rotación del
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personal y las promociones orientadas al desempeño periódico, evaluado; los
programas de compensación competitivos que sirven para motivar y reforzar
los resultados de desempeño y las acciones disciplinarias, contribuyen a
concienciar a los empleados sobre las consecuencias de las violaciones de
normas de la organización. (p.33).
2. Valoración de riesgos
Todas las organizaciones por grande o pequeña que sean, deben
enfrentar riesgos desde el momento en que se crea una organización hasta el
desempeño del día a día. Sin embargo, aún y cuando no existe una fórmula que
garantice la eliminación total de los riesgos, si existen maneras de
minimizarlos y de tratarlos para preparar a la empresa y enfrentarlos de la
forma más ventajosa.
Considerando lo anterior, la forma más adecuada de determinar los
riesgos de una organización por medio de la definición de los objetivos de la
empresa, enfocándose a lo que realme nte quiere lograr y los riesgos que
implica alcanzar dichas metas.
Para ello, deberá establecer primero su organización y estructura, si bien
es cierto, que la diferencia de los objetivos no es un componente del control
interno, está claro que es por medio de éstos que se conocen los puntos a los
cuales deberá ir enfocando el control. Estos deben estar representados por los
valores y la misión de la misma, se deben establecer objetivos estratégicos y
específicos de acuerdo a la actividad y la dimensión de la empresa.
Los objetivos estratégicos se refieren a las prioridades y
responsabilidades más importantes de la entidad, es decir, abarcan tanto las
fortalezas y debilidades, como las ventajas y desventajas de la organización en
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forma general o global.
En cuanto a los objetivos específicos el Informe COSO (op.cit), los
define de la siguiente manera:
De la estrategia amplia de la entidad fluyen objetivos más específicos. A nivel de la entidad están enlazadas e integradas con los objetivos más específicos establecidos para actividades varias, tales como ventas, producción e ingeniería, asegurando que ellos sean consistentes. Tales sub-objetivos u objetivos de nivel de actividad, incluyen el establecimiento de metas y deben relacionarse con los objetivos de líneas de producto, mercado, financiación y utilidades. (p.40).
Objetivos
Además de esta distinción el Informe COSO divide a los objetivos en
tres (03) categorías principales, los cuales son a saber:
- Objetivos de Operaciones: Se relacionan con la consecución de la misión
básica de una entidad, razón fundamental de su existencia. Incluyen sub-
objetivos relacionados con las operaciones, dirigidos a engrandecer la
efectividad y la eficiencia, orientando la empresa hacia sus metas últimas
(p.41). Para el Informe COSO los objetivos de operaciones, son aquellos
que se determinan dependiendo de las inclinaciones, decisiones y políticas
de la organización.
- Objetivos de Información Financiera: Son aquellos que se determinan
para asegurar los Estados Financieros de la empresa.
o Factores Externos
- Los desarrollos tecnológicos pueden afectar la naturaleza y oportunidad de
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la investigación y desarrollo hacia la procura de cambios.
- Las necesidades o expectativas cambiantes de los clientes pueden afectar al
desarrollo del producto, el proceso de producción, el servicio del cliente, los
precios o las garantías.
- La competencia puede alterar las actividades de mercado o servicio.
- La legislación y regulación reciente puede forzar cambios en las políticas y
en las estrategias de operación.
- Las catástrofes naturales pueden orientar los cambios en las operaciones o
en los sistemas de información y hacer urgente la necesidad de planes de
contingencia.
o Factores Internos
- Una ruptura en el procesamiento de los sistemas de información puede
afectar adversamente las operaciones de la entidad.
- La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y
motivación pueden influir el nivel de conciencia del control de la entidad.
- Un cambio en las responsabilidades de la administración pueda afectar la
manera cómo se efectúan ciertos controles.
- La naturaleza de las actividades de la entidad y el acceso de los empleados
a los activos, pueden contribuir a una equivocada apropiación de los
recursos.
- Un comité de auditoría que no actúa o que no es efectivo puede
proporcionar oportunidades para indiscreciones.
BIBLIOTECA
La evaluación de riesgos es el proceso mediante el cual se identifican,
analizan y valoran los medios de control diseñado para minimizar las
posibilidades de errores o irregularidad en las entidades.
Manejo de Cambio
Este elemento es de vital importancia debido a que está enfocado a la
identificación de los cambios que influyen en la efectividad de los controles
internos, identifica las condiciones ambientales, económicas, industriales y está
ligado con el proceso de análisis de riesgos y debe ser capaz de proporcionar
información, para identificar y responder a las condiciones cambiantes. Dentro
de los cambios tenemos nuevo personal, sistema de información nueva o
modificada, crecimiento rápido, nueva tecnología, reorganizaciones, cambios
en las leyes y reglamentaciones y otros aspectos de igual trascendencia.
Actividades de Control
Se deben formular políticas y procedimientos para garantizar el
cumplimiento de las instrucciones emanadas de la gerencia. Se dan a todo lo
largo y ancho de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones,
incluyen un rango diverso de actividades: aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones,
seguridad de activos y segregación de actividades.
Tipos de Actividades de Control
- Revisión de alto nivel: Son las que se realizan sobre el desempeño actual
frente a los presupuestos, pronósticos, períodos anteriores y competidores
para efectuar los correctivos correspondientes.
- Funciones directas o actividades administrativas: Son las relacionadas
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con las revisiones del desempeño, tales como autorización, verificaciones y
aprobaciones.
- Procesamiento de información: Se refiere a la forma cómo la información
es procesada, autorizada y cotejada contra los documentos fuentes y
verificadas contra las cuentas correspondientes.
- Controles Físicos: Se refiere a la forma cómo son contados y comparados
con las cantidades presentadas en los registros de control, los equipos e
inventarios, valores y otros activos, para asegurar su existencia física.
- Indicadores de desempeño: Son los que se realizan para comparar los
datos operacionales o financieros, con el fin de investigar y corregir las
acciones, sirven como actividades de control.
- Segregación de responsabilidades: Se relaciona con la forma en que se
dividen o segregan las responsabilidades entre los diferentes empleados
para reducir el riesgo de error o acciones inapropiadas.
- Políticas y procedimientos: Las actividades de control usualmente
implican dos elementos, el establecimiento de una política que pueda
cumplirse y sirviendo como base para el segundo elemento es un
procedimiento para llevar a cabo esa política. Pudiendo ser comunicada
oralmente o escrita.
Información y Comunicación
Se refiere a cómo la organización identificada, captura y comunica
información pertinente financiera y no financiera relacionadas con actividades
y eventos tanto internos como externos. Esta información es procesada,
capturada y reportada a través de los denominados sistemas de información; la
interrelación de estos sistemas ayuda al personal de la actividad en el
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cumplimiento de sus objetivos. Estos sistemas deben ir cambiando de acuerdo
con el desarrollo de la organización y brindan a la gerencia información para la
toma de decisiones.
Monitoreo
Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control
interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica,
cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. El monitoreo se lleva a
cabo mediante acción ongoing, evaluaciones separadas o una combinación.
El monitoreo Ongoing
Es el que se realiza en el curo de las operaciones, incluye las
actividades regulares de administración y supervisión, así como otras
actividades personales tomadas en el desempeño de sus obligaciones, este
monitoreo asegura que el control interno continua operando efectivamente,
este proceso implica la valoración por parte del personal apropiado, del diseño
y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando
las acciones necesarias.
Evaluaciones Separadas
Son las que dependen primeramente de la valoración de riesgos y la
efectividad de los procedimientos del monitoreo ongoing. Las deficiencias del
control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntos
dedicados a la gerencia o junta directiva.
Bases Legales
Es la normativa legal aplicable y que regula a las actividades que
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guarden relación con las cuentas por cobrar, como lo son:
Código Civil
Instrumento de carácter jurídico que a través de sus artículos del 1549
hasta el 1557, establece las normas que regulan los créditos u otros derechos
que versan sobre la cesión o venta de un crédito, de un derecho o una acción,
entendiendo por cesión de un crédito el acto en el cual un nuevo acreedor
sustituye el anterior, también contempla que no existe derecho contra terceros,
sino después que la cesión sea notificada al deudor.
El deudor libera su deuda cuando éste paga al cediente; quien cede un
crédito responde con la existencia de los mismos, por otra parte el cedente no
responde por la solvencia del deudor solamente si éste lo ha prometido y está
expresamente en los términos de la cesión.
Código de Comercio
En sus artículos del 486 al 488, establecen disposiciones en relación al
pagaré y los artículos 527 al 530 regulan las condiciones.
En su Título XV, de la Compraventa y de la Cesión de Derechos en su
artículo 147 reza de la siguiente manera:
El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue factura de las mercancías vendidas y que ponga al pie recibo de precio o de la parte de este que se hubiere entregado …
Sistema de Variables
Según Balestrini (1997), “las variables representan a los elementos,
factores o términos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son
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examinados, o que reflejan distintas manifestaciones según sea el contexto en
el que se presentan” (p.36).
En los trabajos de investigación las variables constituyen el centro del
estudio y se presentan incorporados en los objetivos específicos, motivo por el
cual debe identificarse y definirse conceptualmente.
Por tal motivo, la definición conceptual de la variable es la expresión
del significado que el investigador le atribuye y con ese sentido debe
entenderse durante todo el trabajo.
Cuadro N° 1
Identificación y Definición de las Variables
OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLE DEFINICIÓN CONCEPTUA L
Analizar los procedimientos que actualmente utiliza la empresa Purificadores Milenium C.A., para la optimización de la cobranza
Procedimientos optimización cobranza
Se definen como los pasos que sigue la empresa para cobrar con eficiencia los créditos concedidos
Describir las políticas, normas y procedimientos que rige el área de cobranza
Políticas, normas y procedimientos del área de cobranza
Se conceptualiza como los lineamientos, normas y pasos a efectuar.
Enumerar los formularios y documentos legales utilizados para llevar un control estricto en el área de cobranza
Formularios y documentos legales para el control del área de cobranza
Son los formatos elaborados con la finalidad de llevar un mejor control de las cuentas por cobrar conducente a evitar cualquier fraude.
Determinar los elementos necesarios para el establecimiento del control interno en el área de cobranza
Elementos de control interno área de cobranza
Se definen como los procedimientos que garantizan la solidez de la organización mediante registros e informes.
FUENTE: Soto, R. (2003)
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Definición Operacional
Representa el desglosamiento de la misma en aspectos cada vez más sencillos
que permiten la máxima aproximación para poder medirla, las cuales se agrupan bajo
las denominaciones de dimensiones, indicadores.
Las dimensiones representan el área del conocimiento que integran la variable
y de la cual se desprenden los indicadores. Los indicadores son los aspectos que se
sustraen de la dimensión, los cuales van a ser objeto de análisis en la investigación.
Cuadro 2
Operacionalización de Variables
INSTRUMENTOS VARIABLE DIMENSIÓN INDICADORES A B C
N° de empleados 1
Rotación 2
Recurso Humano
Incentivos 3
Requisitos
Condiciones 1 4 3
Otorgamiento del Crédito
Límite 3 5
6
7
Proceso de Cobranza
8
Requisitos 9
Condiciones 1 10 3
Herramientas Gerenciales
Límite 3 11
N° de empleados 12
Rotación 13
Registro de la información y control de los procesos Incentivos
Requisitos 14
Condiciones 1 3
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN LA
EMPRESA PURIFICADORES MILENIUM C.A.
Ambiente de Control
Límite 3
BIBLIOTECA
Continuación …
INSTRUMENTOS VARIABLE DIMENSIÓN INDICADORES A B C
N° de empleados 15
Rotación 16
Valoración del riesgo
Incentivos 17
Políticas y Procedimientos 18,19,20 1,4,6 Actividades de Control
Segregación de responsabilidades
21,22 5,7
Comunicación externa 5 23,24 2 Información y comunicación
Comunicación interna 25
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN LA
EMPRESA PURIFICADORES MILENIUM C.A.
Monitoreo Confiabilidad en los reportes 26,27
FUENTE: Soto, R. (2003)
Glosario de Términos Básicos
Control: Comprobación, intervención o inspección de las operaciones de una
organización.
Criterio: Pauta, norma, regla para conocer la verdad, juicio, discernimiento
frente a un asunto determinado.
Desempeñar: Hacer aquello a lo que uno está obligado, lo cual debe estar
garantizado en un alto grado por los mecanismos de control.
Diagnóstico: Análisis que permite determinar el conjunto de síntomas o
características de la evolución o el desarrollo de un proceso determinado, el
cual resulta muy útil para conocer el grado de desarrollo y fortalecimiento del
sistema de control interno de una organización.
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Diseño: Bosquejo formal de un proceso o casa. Diseño de los elementos y
mecanismos del sistema de control interno.
Economía: Administración recta y prudente de los bienes. A este requisito que
debe tener toda organización debe contribuir permanentemente el sistema de
control interno.
Eficacia: Virtud, fuerza y poder para obrar. La eficacia es una cualidad que
debe tener el sistema de control interno.
Eficiencia: Logro de metas y objetivos en términos de cantidad y calidad.
Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Es una característica que
debe tener toda organización. El sistema de control interno debe ser una
garantía en el logro de los resultados previstos.
Etica: Parte de la filosofía que trata de la moral y de las obligaciones del
hombre.
Evaluar: Valorar, estimar el valor de las cosas o situaciones.
Evaluación: Valoración del sistema de control interno para conocer su grado
de desarrollo, operatividad y eficiencia.
Evidencia: Certeza clara y manifiesta.
Implantar: Establecer y poner en ejecución doctrinas nuevas, institucionales,
prácticas y costumbres.
Indicador: Es un indicio que se expresa numéricamente o en forma de
concepto sobre algo que se requiere verificar, analizar y evaluar. El uso de
indicadores hace parte del Sistema de Control Interno (SCI).
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CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza del Estudio
La naturaleza del tema objeto de estudio determina el método a utilizar
para su abordaje, es decir, la selección de los métodos, técnicas e instrumentos
de recolección de datos debe hacerse en función de las características propias
tanto del objeto como de los objetivos de la investigación.
Ahora bien, de acuerdo a su propósito, el estudio se ubicó en la
modalidad de una investigación de campo de carácter descriptivo, por cuanto
se centra en las propiedades del objeto y a través de ella se determinará la
situación del área de cobranzas de la empresa Purificadores Milenium C.A.
A tal efecto, Sabino (1994), señala que:
… es de campo, ya que se refiere a los métodos a emplear cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo concreto del investigador. Por lo tanto el diseño de campo se basa en informaciones obtenidas directamente de la realidad. Su valor reside en que le permite al investigador cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos, haciendo posible su revisión o modificación en el caso de que surjan dudas respecto a su realidad. Esto en general, garantiza un mayor nivel de confianza para el conjunto de la información obtenida. (p.28).
El mismo autor, señala que es descriptiva, por cuanto su preocupación
primordial radica en describir las características fundamentales de conjuntos
homogéneos y de los fenómenos observados.
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La investigación está enmarcada en un diseño no experimental, ya que
no se manipula deliberadamente la variable. Según Hernández (1994),
menciona al respecto que en la investigación no experimental “no se construye
ninguna situación, sino que se observan situaciones ya existentes, no
provocadas intencionalmente por el investigador” (p.189).
Asimismo, este estudio se apoyó en el diseño bibliográfico para soportar
las bases teóricas, mediante el análisis de textos especializados y fuentes
documentales que hayan sido recolectadas o analizadas por otras
investigaciones, los cuales se extrajeron con el fin de sustentar el trabajo
investigativo.
Población y Muestra
Según Sabino (1994), la población es “… un conjunto de unidades que
constituyen el universo” (p.104). De igual manera, Busott (1991), “la
población constituye el conjunto de elementos afines en una o más
características, tomando como una totalidad sobre la cual se generalizan las
conclusiones de la investigación”. (p.111).
La población en este estudio está conformada por veintidós (22) sujetos
discriminados en quince (15) clientes de la empresa; tres (03) sujetos adscritos
al Departamento de Administración y cuatro (04) integrantes del Departamento
de Cobranza.
La muestra es estratificada, por cuanto la población se desagrega en
sub-conjuntos menores, homogéneos internamente, pero heterogéneos ente sí.
(Sabino, 1994).
La población en este estudio se fragmentó en estratos o categorías de
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unidades, así se tiene:
ESTRATO A: 15 clientes externos.
ESTRATO B: 3 sujetos adscritos al Departamento de Administración.
ESTRATO C: 4 sujetos adscritos al Departamento de Cobranza.
La muestra presenta características no probabilísticas e intencional,
según Hernández (1994), este tipo de muestra es aquella en donde la selección
de elementos depende del criterio del investigador.
Técnicas de Recolección de Datos
Las técnicas en las que se incurrió para la recolección de toda la
información necesaria para el desarrollo de esta investigación fueron las
siguientes:
Observación Directa
Mediante la cual se obtuvo una visión más clara del problema y se
determinó la situación real y se empleó una guía de observación (ver anexo).
Entrevista
De igual manera se empleó la técnica de la entrevista y como
instrumento una guía de entrevista.
A tal efecto, Papua (1989), expresa que:
… la entrevista es una forma específica de interacción social, que tiene por objeto recolectar datos para una indagación. El investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarles datos de interés estableciendo un diálogo peculiar donde una de las
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partes busca recoger informaciones, y otra es la fuente de la misma. El propósito de esta técnica es conferenciar de manera informal, sobre algún tema establecido previamente y, a la vez reunir datos. (p.28).
Por lo tanto, la entrevista que se realizó durante el proceso investigativo
fue de tipo no estructurada, por cuanto se caracteriza por la libertad para
formular las preguntas y las respuestas, además no se guió por un cuestionario
o modelo rígido, sino que discurrió con cierto grado de espontaneidad, de
acuerdo al tipo concreto de entrevista que se realizó (ver anexo).
Instrumento
Se diseñaron como instrumentos de recolección de datos, tres
cuestionarios compuestos por preguntas cerradas, que contienen categorías o
alternativas de respuestas dicotómicas (SI-NO). La aplicación de un
cuestionario de preguntas cerradas es ventajoso, puesto que presenta a los
sujetos las posibilidades de respuestas sin que ellos tengan que redactarlas,
otras ventajas son el ahorro del tiempo, la fácil codificación y preparación de
sus análisis.
El cuestionario A, está dirigido al ESTRATO A, referido a quince (15)
clientes seleccionados de la cartera de la Empresa Purificadores Milenium
C.A. Dicho instrumento consta de quince (15) preguntas distribuidas en las
dimensiones: otorgamiento de crédito, proceso de cobranza, registro de la
información y control de los procesos, ambiente de control, valoración del
riesgo y por último información y comunicación. El cuestionario B, está
dirigido a tres (03) sujetos integrantes del ESTRATO B, adscritos al
Departamento de Administración, consta de veintiséis (26) preguntas
distribuidas en las dimensiones: recurso humano, otorgamiento del crédito,
BIBLIOTECA
proceso de cobranza, herramientas gerenciales, registro de la información y
control de los procesos, ambiente de control, valoración de riesgo, actividades
de control, información y comunicación y monitoreo. Por último el
cuestionario C, está dirigido a cuatro (04) sujetos adscritos al Departamento de
Cobranza, ESTRATO C, está compuesto por ocho (08) preguntas distribuidas
en las dimensiones: otorgamiento del crédito, valoración del riesgo, actividades
de control y por último información y comunicación.
Validación
La validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la
variable que pretende medir.
Se realizó mediante el método de Juicio de Experto, para lo cual se
seleccionó a dos especialistas en la materia y un metodológo, a los cuales se les
entregó copia de la matriz de variables, objetivos de la investigación, para que
determinarán la claridad, la congruencias de las preguntas de cada unidad de
los instrumentos y si medían lo que se pretendía medir en la investigación.
(Ramírez, 1999).
Confiabilidad del Instrumento
Se determinó la confiabilidad de los instrumentos aplicando el
coeficiente de confiabilidad Kuder-Richardson (KR-20), el cual se emplea
cuando se utilizan preguntas cerradas, y dio 0.90 lo que significa que el
instrumento es altamente confiable, dado que requiere una sola administración
del instrumento de medición y produce valores que oscilan entre 0 y 1. Su
ventaja reside en que no es necesario dividir en dos mitades a los ítems del
instrumento de medición, simplemente se aplica la medición y se calcula el
coeficiente.
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Técnica de Análisis de Datos
Para el análisis e interpretación de los datos se emplearon las técnicas
propias de la estadística descriptiva, por cuanto el análisis e interpretación de
los datos se efectuó tomando como punto de referencia las tendencias
porcentuales de las respuestas más significativas en relación a la percepción de
los sujetos de estudio sobre el control interno de cobranzas, representado en los
enunciados de los ítems de los instrumentos de recolección de datos.
Aplicados los instrumentos los datos se representaron en cuadros, en
donde se indicaron los índices porcentuales y luego se ilustraron en gráficos de
barras, a fin de visualizar con mayor claridad los resultados de la investigación.
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CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
El análisis e interpretación de los datos permite conocer en primer lugar
la situación actual y real de la unidad objeto de estudio y sus funciones
referentes al área de cuentas por cobrar y en segundo lugar sirve para proponer
una serie remodificaciones cambios e innovaciones en lo que respecta al
establecimiento de un sistema de control interno que garantice un adecuado y
confiable proceso en las operaciones.
Una vez recolectada la información en los cuestionarios se procedió a
analizar e interpretar los resultados para obtener un diagnóstico de la situación
actual y luego proponer un Sistema de Control Interno para las cuentas por
cobrar de la empresa Purificadores Milenium C.A.
De acuerdo a lo antes planteado, el análisis del cuestionario A, el cual
consta de quince (15) preguntas, se obtuvo interpretando los ítems
correspondientes a cada una de las dimensiones, para ello se vaciaron en
cuadros estadísticos en donde se presentan las frecuencias de las respuestas
obtenidas junto a su valor porcentual y fueron ilustradas posteriormente en
gráficos de barra para facilitar el análisis. Los cuestionarios B y C, que constan
de veintitrés (23) y ocho (08) preguntas respectivamente, se analizaron
interpretando los ítems por dimensiones y luego se arrojó la información en
matrices de análisis referidas a los resultados obtenidos. Las matrices están
compuestas por tres (03) columnas: N° de ítem, enunciado y análisis.
1. Aplicado el cuestionario A al ESTRATO A, de la muestra referido a
clientes externos de la empresa objeto de estudio, se procedió a tabular y a
BIBLIOTECA
analizar los datos los cuales se vaciaron en cuadros estadísticos y se ilustraron
mediante gráficos de barras.
Cuadro N° 3
Distribución de Frecuencias y Porcentajes según nivel de respuesta en
relación a la dimensión: Otorgamiento del Crédito
SI NO Item N°
Valoración de Riesgo
F % F %
¿Qué requisitos le exige la empresa para otorgarle el financiamiento de la póliza de seguro?
- Registro de comercio 1 7 14 96
- Cédula de identidad 15 100 - -
- Estados Financieros - - 15 100
- RIF 6 40 9 60
- Contrato de Financiamiento firmado 11 74 4 26
- Referencias bancarias - - 15 100
1
- Referencias comerciales - - 15 100
2 ¿Usted firma giros al momento de hacer el contrato de financiamiento?
5 100 - -
Las condiciones del crédito que se establecen para los giros son:
- 6 meses - - 15 100
- 9 meses 2 13 13 87
- 12 meses 11 74 4 26
3
- más de 1 año 2 13 13 87
PROMEDIO (X) - 35.09 - 64.91 n = 15 FUENTE: Soto, R. (2003)
BIBLIOTECA
En el cuadro 3 se evidencia que el mayor porcentaje de respuesta se
ubicó en la categoría NO, con un sesenta y cuatro punto noventa y uno por
ciento (64.91%) y el restante treinta y cinco punto nueve por ciento (35.09%)
se ubicó en la categoría SI, de lo que se infiere que los requisitos para
otorgarles el crédito son: registro de comercio (7%), cédula de identidad
(100%), RIF (4%), el contrato de financiamiento firmado (74%), por lo cual se
puede notar que no existe una normativa en cuanto a los requisitos para otorgar
los créditos. Para el ítem 3 que tiene que ver con las condiciones del crédito: 9
meses (13%), 1 año (74%), y más de un año (13%). De esto se infiere que la
política de crédito aplicada por la empresa es mayor a un (01) año, evitando así
la disponibilidad del circulante a corto plazo, y es de esta forma que la empresa
se esta descapitalizando.
Gráfico N° 1
Perfil de respuestas según promedio alcanzado en relación a la dimensión: Otorgamiento del Crédito
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
SI NO
SI NO
FUENTE: Soto, R. (2003)
BIBLIOTECA
Cuadro N° 4
Distribución de Frecuencias y Porcentajes según nivel de respuesta en
relación a la dimensión: Proceso de Cobranza
SI NO Item N°
Valoración de Riesgo
F % F %
4 ¿Le son cobradas las cuotas justamente a la fecha de vencimiento
7 47 8 56
¿Usualmente cuál es la forma de cobranza que la empresa utiliza?
- Mediante visitas de cobradores 13 87 2 13
- Envío de estados de cuentas - - 15 100
- Envío de cartas con recordatorios - - 15 100
- Llamadas telefónicas 8 53 7 47
- Envío telegrama de cobro - - 15 100
- Cobranza por medio de agencias - - 15 100
- Recurso legal - - 15 100
- Otros - - 15 100
5
- Ninguna de las anteriores - - 15 100
6 ¿Se le otorga descuento por pronto pago si cancela una cuota antes de la fecha de vencimiento?
5 33 10 67
7 ¿Se le presenta el efecto de cobro en varias oportunidades?
5 33 10 67
8 ¿Cancela las cuotas por las oficinas? 10 67 5 33
En caso de ser afirmativa la pregunta anterior, ¿por qué cancela por las oficinas?
- Se le es más fácil 9 60 6 40
- No visita el cobrador al vencimiento 6 40 9 60
9
- Otros - - 15 100
PROMEDIO (X) - 26.25 - 73.75 n = 15 FUENTE: Soto, R. (2003)
BIBLIOTECA
En el cuadro 4 se evidenció que el setenta y tres coma setenta y cinco
por ciento (73.75%) de respuesta del marco muestral se ubicó en la categoría
NO, y el restante veintiséis coma veinticinco por ciento (26.25%) en la
categoría SI, lo que denota que los procedimientos de cobranzas que emplea la
empresa no son los adecuados, por cuanto se detectó que no se les cobra a los
clientes las cuotas a la fecha de vencimiento, lo que redunda en perjuicio para
la organización.
Gráfico N° 2
Perfil de respuestas según promedio alcanzado en relación a la dimensión: Proceso de Cobranza y Cobranzas
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
SI NO
SI NO
FUENTE: Soto, R. (2003)
BIBLIOTECA
Cuadro N° 5
Distribución de Frecuencias y Porcentajes según nivel de respuesta en
relación a la dimensión: Valoración de Riesgo
SI NO Item N°
Valoración de Riesgo
F % F %
.¿Cuál cree usted que es la causa de atraso al momento de pago de un giro?
- La situación económica del país 9 60 6 40
10
- Pérdida del poder adquisitivo 14 93.33 1 6.67
11 ¿Cree que la inexistencia de una cobranza efectiva constituye un elemento de riesgo para la organización?
13 86.66 2 13.34
12 ¿Considera usted que al no ser periódicas las visitas del cobrador corre riesgo la empresa?
15 100 - -
PROMEDIO (X) - 85 - 15 n = 15 FUENTE: Soto, R. (2003)
En el cuadro 5 se observó que el mayor porcentaje de respuestas del marco
muestral recayó en la categoría SI con un ochenta y cinco por ciento (85%) y el
restante quince por ciento (15%) en la categoría NO, lo que significa que el
atraso por parte de la cartera de clientes en la cancelación de los giros debido a
la pérdida del poder adquisitivo, aunado a que la empresa adolece de una
cobranza efectiva determinan que existe un alto nivel de riesgo en la misma, lo
que ratifica la propuesta que se presenta referente a un sistema
BIBLIOTECA
de Control Interno de las cuentas por cobrar para la empresa Purificadores
Milenium C.A.
Gráfico N° 3
Perfil de respuestas según promedio alcanzado en relación a la dimensión: Valoración de Riesgo
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
SI NO
SI NO
FUENTE: Soto, R. (2003)
BIBLIOTECA
Cuadro N° 6
Distribución de Frecuencias y Porcentajes según nivel de respuesta en
relación a la dimensión: Información y Comunicación
SI NO Item N°
Información y Comunicación
F % F %
13 Recibe mensualmente estados de cuenta de su saldo?
- - 15 100
14 Se le deja una notificación de cobro en caso de estar ausente en su hogar u oficina.
6 40 9 60
15 ¿Se le informa mediante material propagandístico de nuevos planes de la empresa?
7 46.66 8 53.34
PROMEDIO (X) - 29 - 71
n = 15 FUENTE: Soto, R. (2003)
En el cuadro 6 se evidenció que el mayo porcentaje de respuestas de os
sujetos encuestados se ubicó en la categoría NO con un setenta y uno por
ciento (71%) y el restante veintinueve por ciento (29%) se ubicó en la
categoría SI, de o que se infiere que la empresa debe mejorar las
comunicaciones e información para que pueda optimizar los procesos de
cobranzas y la toma de decisiones.
BIBLIOTECA
Gráfico N° 4
Perfil de respuestas según promedio alcanzado en relación a la dimensión: Información y Comunicación
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
SI NO
SI NO
FUENTE: Soto, R. (2003)
BIBLIOTECA
2. Análisis Cualitativo Resultados Cuestionario B, ESTRATO B.
Cuadro 7
Matriz de Análisis
Dimensión Item N° Items Análisis
1 ¿Existe rotación del personal encargado del Departamento de Cobranza?
2 ¿Cree usted que el número actual de cobradores es suficiente para mantener la cobranza al día?
Recurso Humano
3 ¿A los cobradores se les da incentivos de cobro?
En la dimensión que tiene que ver con el recurso humano se tiene que no existe rotación de la prensa encargada del departamento de cobranza. En cuanto al número de los cobradores, con que se cuenta, a saber, la encuestada opina que es suficiente para mantener la cartera al día. Por último en cuanto a los incentivos a los cobradores, la respuesta fue negativa.
4 ¿Se le fija algún límite para otorgar créditos?
¿Qué requisitos exige la empresa para otorgar el crédito?
-Registro de Comercio
-Fotocopia cédula de identidad.
-Estados financieros
-Fotocopia RIF
-Contrato de financiamiento firmado
-Referencias Bancarias
-Referencias Comerciales
-Recurso Legal
-Otros
Otorgamiento del Crédito
5
-Ninguno de los anteriores
Según los datos suministrados por la Asistente Administrativa de la empresa se tiene que para otorgar financiamiento de un crédito a un cliente sólo se exigen como requisitos la fotocopia de la cédula de identidad y el contrato firmado en caso de ser una persona natural, y fotocopias del RIF, más el contrato firmado si se trata de una persona jurídica. En cuanto al límite para otorgar crédito la encuestadora dice que a ella no se le fija ningún límite.
BIBLIOTECA
Continuación ...
Dimensión Item N° Items Análisis
6 ¿Son planificadas las tareas en el área de cobranza?
7 ¿Se emplean todas las tareas planificadas de manera eficiente?
Proceso de Cobranza
8 ¿Se establecen prioridades para la cobranza de acuerdo al monto de la cuota?
Según datos suministrados se tiene que no existe una planificación en el departamento de cobranza, es decir, que las tareas se realizan de forma espontánea. En cuanto a la prioridad de la cobranza, ésta se establece por la fecha de vencimiento.
9 ¿Conoce la existencia de manuales de Normas y Procedimientos de Cobranza?
10 ¿Existen políticas de cobranza?
Herramientas Generales
11 De ser afirmativa la pregunta, ¿se cumplen a cabalidad dichas políticas?
En la información recolectada, el Asistente de administración, se dio a conocer el hecho de no conocer la existencia de manuales de normas y procedimientos. En cuanto a las políticas, existen políticas tales como los requisitos para otorgar créditos, sin embargo no están formalmente por escrito.
12 ¡Al momento de que el cliente hace la solicitud de financiamiento, se lleva un formado de solicitud?
Registro de Información y Control de los
Procesos
13 ¿El cliente firma giros al momento del contrato de financiamiento?
Se conoció que se utiliza el formulario de solicitud de financiamiento, y mediante la observación directa se detectaron otros formula -rios tales como la noti-ficación de cobro de cuotas entregadas al cobrarlos, el telegrama entre otros, sin embargo con respecto a los giros por cobrar no se utilizan documentos legales.
Ambiente de control
14 ¿Existe un departamento de caja y otro de cobranza en la empresa?
Mediante el instrumento, se dio a conocer que en la empresa existen un departamento de caja y otro de cobranza, lo cual es recomendable para todas las empresas
BIBLIOTECA
Dimensión Item N° Items Análisis
15 ¡El sistema de computación utilizado presenta problemas constantes que dificulte el trabajo?
16 ¿Cree que los cambios económicos pueden tener un impacto sobre la solicitud de créditos por parte de la población en general?
Valoración y Riesgo
17 ¿Se guardan los elementos por cobrar (giros firmados) en un lugar seguro, bajo llave y al cuidado de la persona que no maneja caja ni los registros de documentos por cobrar?
En lo que respecta a este ítems, se puede decir que todas las empresas se enfrentan a riesgos internos y externos. En el caso de Purificadores Milenium, C.A., mediante el cuestionario se identificó un riesgo interno que ha de ser tratado: las fallas constantes en el sistema de computación. Y como riesgo externo: los cambios económicos los cuales repercuten en la población.
18 ¿Existen manuales de políticas y procedimientos de cobranza?
19 ¿Se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuenta por cobrar?
20 ¿Se concilian estas cuentas de control del mayor general por un empleado que no sea el de las cuentas por cobrar?
21 ¿Son analizados periódica-mente los saldos de las cuentas por cobrar, según su antigüedad?
Actividades de Control
22 Con respecto a la pregunta anterior, ¿son revisadas por un funcionario de la compañía que: tenga acceso directo a los cheques o al efectivo. Participa en la aprobación de créditos?.
En esta dimensión se observó que sí existen manuales de políticas y procedimientos, que se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuentas por cobrar, que estas cuentas conciliadas con el mayor general por la misma persona que maneja las cuentas por cobrar, según su antigüedad, y por último que este análisis lo efectúa una persona fuera del área de cheques y efectivo en la compañía y de la aprobación de los créditos.
BIBLIOTECA
Dimensión Item N° Items Análisis
23 Como empleado, ¿Se siente cierta presión para tomar decisiones rápidas al momento de otorgar los créditos?
24 ¿Existen canales de comunicación para informar a sus supervisores cualquier problema de cobranza?
Información y Comunicación
25 Si es afirmativo, ¿les son atendidos a tiempo los problemas comunicados?
Según las respuestas dadas en el instrumento en lo que tiene que ver con la dimensión información y comunicación se observa que no existe la adminis-tración y el personal subordinado.Las respuestas muestran que sí se siente presión al momento de tomar decisiones.Se afirma que existen canales de comunicación. Sin embar-go, lo que es comunicado no se da atención a tiempo, según la respuesta
Monitoreo 26 ¿Con confiables los reportes que arroja el sistema de computación al compararlos con la realidad?
n = 3 FUENTE: Soto, R. (2003)
3. Análisis e interpretación de los datos cuestionario C, ESTRATO C,
dirigido al Departamento de Cobranzas
Cuadro N° 8
Distribución de Frecuencias y Porcentajes según nivel de respuesta en
relación a la dimensión: Crédito y Cobranzas
SI NO Item N°
Crédito y Cobranza
F % F %
1 ¿Existen manuales de políticas y procedimientos de crédito y cobranza?
- - 4 100
BIBLIOTECA
Continuación …
SI NO Item N°
Crédito y Cobranza
F % F %
2 ¿Son atendidos a tiempo los problemas de cobranza presentados al otorgar créditos personal subordinado?
4 100 - -
3 ¿Existe un límite para otorgar créditos por la empresa?
- - 4 100
4 ¿Se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de las cuentas por cobrar?
- - 4 100
5 ¿Se concilian estas cuentas de control de mayor general por un empleado que no sea el de la cuenta por cobrar?
4 100 - -
6 ¿Son analizados periódicamente los saldos de las cuentas por cobrar según su actividad?
4 100 - -
¿Con respecto a la pregunta anterior, son revisadas por un funcionario de la empresa que:
- Tiene acceso directo a los cheques o al funcionamiento de la organización
2 50 2 50
7
- Participe en la aprobación de créditos 3 75 1 25
8 ¿Existe provisión para las cuentas de cobro dudoso?
4 100 - -
PROMEDIO (X) n = 4 FUENTE: Soto, R. (2003)
En el cuadro 8, se evidenció que el mayor porcentaje recayó en la
categoría de respuestas SI con un cincuenta y ocho punto treinta y cuatro por
ciento (58.34%), y el restante cuarenta y uno punto sesenta y seis por ciento
(41.66%) se ubicó en la categoría NO. Del análisis efectuado se infiere que el
Departamento de cobranzas adolece de un Manual de Políticas y
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Procedimientos de Crédito y Cobranza, además de determinó que no existe un
límite para otorgar créditos por la empresa y no se preparan regularmente
relaciones de saldos de los auxiliares de las cuentas por cobrar y crecen de un
análisis periódico de los saldos de las cuentas por cobrar según su actividad, lo
que denota la inminente necesidad de la empresa de elaborar un sistema de
control interno de las cuentas por cobrar que redunde en beneficio para la
organización al lograr mayor eficiencia y eficacia en sus productos de
cobranza, lo que se traduce en mayor rentabilidad.
Gráfico N° 5
Perfil de respuestas según promedio alcanzado en relación a la dimensión: Crédito y Cobranzas
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
SI NO
SI NO
FUENTE: Soto, R. (2003)
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CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Efectuado el proceso investigativo se concluyó que los procedimientos
que emplea en la actualidad la empresa Purificadores Milenium C.A., para la
optimización de la cobranza no proporcionan seguridad razonable en cuanto a
la consecución de los objetivos trazados por la organización en el área de
cuentas por cobrar, dado que no se hace un registro oportuno de las
transacciones, lo que conlleva a una subestimación en las cifras de ventas y
cuentas por cobrar.
De igual manera, es importante señalar que la empresa no lleva
procedimientos de facturación y cuentas por cobrar adecuados que le permita
contar con un sistema de procedimientos y métodos racional y eficiente que
mediante acciones coordinadas que conduzcan al logro de las metas y objetivos
organizacionales.
En cuanto a las políticas, normas y procedimientos que rige el área de
cobranza se detectó que el personal no está continuamente capacitado y
actualizado a través de cursos, charlas, entre otros, para enfrentar nuevos
cambios y evitar errores que redunden en perjuicios del área de cobranza
específicamente en lo relativo al acatamiento de las políticas y normas que
coadyuven al mejoramiento de los procedimientos de esta área fundamental
para la organización.
En lo que respecta a los formularios y documentos legales utilizados
para llevar un estricto control en el área de cobranzas están algunos
BIBLIOTECA
desactualizados, lo que impide obtener mayor eficiencia y eficacia en el
manejo de las cuentas por cobrar.
De igual manera, se detectó que algunos de los elementos necesarios
para el establecimiento del control interno en el área de cobranza deben
actualizarse tales como las referidas al procesamiento de información,
comunicación y monitoreo.
Recomendaciones
Se sugiere a la empresa Purificadores Milenium C.A., diseñar un
Sistema de Control Interno de las Cuentas por cobrar que le permita optimizar
la cobranza.
En este sentido, se recomienda que se prevea un ambiente de control
con personal competente y se estudien cada uno de los factores del control
interno tales como la integridad y valores éticos como parte fundamental de la
cultura corporativa de la empresa; el compromiso para la competencia en
función al grado de inteligencia, entrenamiento y experiencia de sus
empleados, la estructura organizacional que incluye la definición de las áreas
claves de autoridad, responsabilidad y establecimiento de las líneas apropiadas
de información, asignación de autoridad y responsabilidad a los individuos
integrantes de la empresa.
De igual forma se sugiere a la organización tomar en consideración la
valoración de riesgos mediante la definición de los objetivos de la empresa, y
los riesgos que implica la consecuencia de las metas que se establezcan en el
diseño propuesto en lo relativo al control interno de cuentas por cobrar y así
lograr los objetivos operacionales, relativos a la consecución de la misión
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básica de la entidad y los cuales se formulan en concordancia con las políticas
de la organización.
Asimismo, es importante el logro de los objetivos referidos a
información financiera, por cuanto permitirán la optimización del proceso de
cobranzas.
BIBLIOTECA
BIBLIOGRAFÍA
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Balestrini A. (1997). Cómo se elabora el proyecto de investigación. Caracas, Fotolito Quintana.
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BIBLIOTECA
A N E X O S
BIBLIOTECA
ANEXO A
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
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ESTRATO A
ESTIMADO SEÑOR: Se le agradece que brinde un momento de su tiempo,
para que responda este cuestionario, cuyas respuestas tienen fines académicos.
Item N°
Otorgamiento del Crédito SI NO
1
¿Qué requisitos le exige la empresa para otorgarle el financiamiento de la póliza de seguro?
- Registro de comercio
- Cédula de Identidad
- Estados Financieros
- RIF
- Contrato de financiamiento firmado.
- Referencias bancarias.
- Referencias Comerciales.
2 ¿Usted firma giros al momento de hacer el contrato de financiamiento?
3
Las condiciones del crédito que se establecen para los giros son:
- 6 meses
- 9 meses
- 12 meses
- más de 1 año
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Item N°
Proceso de Cobranza SI NO
4 ¿Le son cobradas las cuotas justamente a la fecha de vencimiento
5
¿Usualmente cuál es la forma de cobranza que la empresa utiliza?
- Mediante visitas de cobradores.
- Envío de estados de cuentas
- Envío de cartas con recordatorios
- Llamadas telefónicas.
- Envío telegrama de cobro
- Cobranza por medio de agencias.
- Recurso Legal
- Otros
- Ninguna de las anteriores
6 ¿Se le otorga descuento por pronto pago si cancela una cuota antes de la fecha de vencimiento?
7 ¿Se le presenta el efecto de cobro en varias oportunidades?
8 ¿Cancela las cuotas por las oficinas?
9
En caso de ser afirmativa la pregunta anterior, ¿por qué cancela por las oficinas?
- Se le es más fácil
- No visita el cobrador al vencimiento
- Otros
Item N°
Valoración de Riesgo SI NO
10 ¿Cuál cree usted que es la causa de atraso al momento de pago de un giro?
- La situación económica del país
- Pérdida del poder adquisitivo
11 ¿Cree que la inexistencia de una cobranza efectiva constituye un elemento de riesgo para la organización?
BIBLIOTECA
Item N°
Valoración de Riesgo SI NO
12 ¿Considera usted que al no ser periódicas las visitas del cobrador corre riesgo la empresa?
Item N°
Información y Comunicación SI NO
13 Recibe mensualmente estados de cuenta de su saldo?
14 Se le deja una notificación de cobro en caso de estar ausente en su hogar u oficina.
15 ¿Se le informa mediante material propagandístico de nuevos planes de la empresa?
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ESTRATO B
ESTIMADO SEÑOR: Se le agradece que brinde un momento de su tiempo,
para que responda este cuestionario, cuyas respuestas tienen fines académicos.
Item N° Items
1 ¿Existe rotación del personal encargado del Departamento de Cobranza?
2 ¿Cree usted que el número actual de cobradores es suficiente para mantener la cobranza al día?
3 ¿A los cobradores se les da incentivos de cobro?
4 ¿Se le fija algún límite para otorgar créditos?
5 ¿Qué requisitos exige la empresa para otorgar el crédito?
- Registro de comercio
- Fotocopia cédula de identidad
- Estados financieros
- Fotocopia RIF
- Contrato de financiamiento firmado
- Referencias Bancarias
- Referencias Comerciales
- Recurso Legal
- Otros
- Ninguno de los anteriores
Item N° Items
6 ¿Son planificadas las tareas en el área de cobranza?
7 ¿Se emplean todas las tareas planificadas de manera eficiente?
8 ¿Se establecen prioridades para la cobranza de acuerdo al monto de la cuota?
9 ¿Conoce la existencia de manuales de Normas y Procedimientos de cobranza?
10 ¿Existen políticas de cobranza?
11 De ser afirmativa la pregunta, ¿Se cumplen a cabalidad dichas políticas?
12 ¿Al momento de que el cliente hace la solicitud de financiamiento, se lleva un formato de solicitud?
13 ¿El cliente firma giros al momento del contrato de financiamiento?
14 ¿Existe un departamento de caja y otro de cobranza en la empresa?
BIBLIOTECA
Item N° Items
15 ¿El sistema de computación utilizado presenta problemas constantes que dificulte el trabajo?
16 ¿Cree que los cambios económicos pueden tener un impacto sobre la solicitud de créditos por parte de la población en general?
17 ¿Se guardan los elementos por cobrar (giros firmados) en un lugar seguro, bajo llave y al cuidado de la persona que no maneja caja ni los registros de documentos por cobrar?
18 ¿Existen manuales de políticas y procedimientos de cobranza?
19 ¿Se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de cuenta por cobrar?
20 ¿Se concilian estas cuentas de control del mayor general por un empleado que no sea el de las cuentas por cobrar?
21 ¿Son analizados periódicamente los saldos de las cuentas por cobrar, según su antigüedad?
22 Con respecto a la pregunta anterior, ¿son revisadas por un funcionario de la compañía que: tenga acceso directo a los cheques o al efectivo. Participa en la aprobación de créditos?
Item N° Items
23 Como empleado, ¿Se siente cierta presión para tomar decisiones rápidas al momento de otorgarlos créditos?
24 ¿Existen canales de comunicación para informar a sus supervisores cualquier problema de cobranza?
25 Si es afirmativo, ¿les son atendidos a tiempo los problemas comunicados?
26 ¿Son confiables los reportes que arroja el sistema de computación al compararlos con la realidad?
BIBLIOTECA
ESTRATO C
ESTIMADO SEÑOR: Se le agradece que brinde un momento de su tiempo,
para que responda este cuestionario, cuyas respuestas tienen fines académicos.
Item N°
Crédito y Cobranza SI NO
1 ¿Existen manuales de políticas y procedimientos de crédito y cobranza?
2 ¿Son atendidos a tiempo los problemas de cobranza presentados al otorgar créditos personal subordinado?
3 ¿Existe un límite para otorgar créditos por la empresa?
4 ¿Se preparan regularmente relaciones de saldos de los auxiliares de las cuentas por cobrar?
5 ¿Se concilian estas cuentas de control de mayor general por un empleado que no sea el de la cuenta por cobrar?
6 ¿Son analizados periódicamente los saldos de las cuentas por cobrar según su actividad?
7 ¿Con respecto a la pregunta anterior, son revisadas por un funcionario de la empresa que:
- Tiene acceso directo a los cheques o al funcionamiento de la organización
- Participe en la aprobación de créditos
8 ¿Existe provisión para las cuentas de cobro dudoso?
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ANEXO B
MATRIZ DE VALIDACIÓN JUICIO DE EXPERTO
BIBLIOTECA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
Revisión y Validación del Instrumento Diseñado
Apellidos y Nombres: _______________________________________
Título que posee: _______________________________________
Especialidad: _______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________
Cargo que desempeña: _____________________________________
Instrucciones
Se le presenta el siguiente instrumento con una serie de ítemes con
los cuales serán marcados con una X dentro del cuadro:
SI NO, si el ítem reúne o no las características de aplicación
para el estudio propuesto y las observaciones que a bien tenga realizar al
respecto.
BIBLIOTECA
ESTRATO A: PLANILLA DE VALIDACIÓN Congruencia Claridad Tendenciosidad
N° de Items SI NO SI NO SI NO Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
BIBLIOTECA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
Revisión y Validación del Instrumento Diseñado
Apellidos y Nombres: _______________________________________
Título que posee: _______________________________________
Especialidad: _______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________
Cargo que desempeña: _____________________________________
Instrucciones
Se le presenta el siguiente instrumento con una serie de ítemes con
los cuales serán marcados con una X dentro del cuadro:
SI NO, si el ítem reúne o no las características de aplicación
para el estudio propuesto y las observaciones que a bien tenga realizar al
respecto.
BIBLIOTECA
ESTRATO B: PLANILLA DE VALIDACIÓN Congruencia Claridad Tendenciosidad
N° de Items SI NO SI NO SI NO Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
BIBLIOTECA
Congruencia Claridad Tendenciosidad N° de Items SI NO SI NO SI NO Observaciones
18
19
20
21
22
23
24
25
26
BIBLIOTECA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
Revisión y Validación del Instrumento Diseñado
Apellidos y Nombres: _______________________________________
Título que posee: _______________________________________
Especialidad: _______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________
Cargo que desempeña: _____________________________________
Instrucciones
Se le presenta el siguiente instrumento con una serie de ítemes con
los cuales serán marcados con una X dentro del cuadro:
SI NO, si el ítem reúne o no las características de aplicación
para el estudio propuesto y las observaciones que a bien tenga realizar al
respecto.
BIBLIOTECA
ESTRATO C: PLANILLA DE VALIDACIÓN Congruencia Claridad Tendenciosidad
N° de Items SI NO SI NO SI NO Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
BIBLIOTECA
ANEXO C
GUÍA DE OBSERVACIÓN
BIBLIOTECA
GUÍA DE OBSERVACIÓN
NO PARTICIPANTE
UNIDAD:
PROCESO O ACTIVIDAD OBSERVADA:
FECHA.
ASPECTO OBSERVADO RESULTADOS
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