Bài 2 SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN

Bài 2: Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

DWS104_Bai2_v2.0017112210

25

Bài 2 SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN

Nội dung Mục tiêu

Hiểu và phân tích được các vấn đề chung về

ngôn ngữ trong văn bản.

Xác định được cách thức sử dụng các đơn vị

ngôn ngữ trong văn bản: từ, câu, đoạn.

Xác định được chủ đề chung và chủ đề bộ

phận của văn bản, xây dựng được cơ sở lập

luận cho văn bản.

Sử dụng được ngôn ngữ trong văn bản trong

từng tình huống cụ thể.

Hướng dẫn học

Trong bài này, người học sẽ được tiếp cận

các nội dung:

Khái niệm, yêu cầu đối với ngôn ngữ

trong văn bản.

Cách thức sử dụng ngôn ngữ trong văn

bản bao gồm cách thức sử dụng từ,

cách thức sử dụng câu và cách thức

xây dựng đoạn.

Tạo lập và trình bày nội dung văn bản

gồm xác định chủ đề chung và chủ đề

bộ phận của văn bản, xây dựng cơ sở

lập luận cho văn bản và cách thức

trình bày nội dung văn bản. Để học tốt bài này sinh viên cần:

Nắm vững kĩ năng sử dụng ngôn ngữ thông dụng.

Nắm vững kiến thức về tổ chức bộ máy của

các cơ quan, tổ chức, đơn vị.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

26

gôn ngữ xuất hiện cùng với loài người và gắn bó mật thiết với các cộng đồng dân cư

trong suốt tiến trình lịch sử và phát triển. Các nhà kinh điển Macxit đã xem ngôn ngữ là

công cụ của tư duy, là “hiện thực trực tiếp của tư tưởng”, “là phương tiện giao tiếp trọng

yếu của con người”. Nói rộng hơn ngôn ngữ là công cụ, là phương tiện liên kết các mối quan hệ

giữa người với người trong xã hội, trong các lĩnh vực của đời sống, trong sáng tạo, sản xuất, kinh

doanh, xây dựng xã hội ngày một tiến bộ và phát triển. Tác giả Đinh Trọng Lạc trong

cuốn “Phong cách học tiếng Việt” đã sử dụng nhiều cách phân loại phong cách khi miêu tả các

phong cách chức năng như: phong cách học giao tiếp, phong cách học ngôn ngữ, phong cách học

đại cương, phong cách học lời nói nghệ thuật. Tác giả đi theo hướng nghiên cứu phong cách học

giao tiếp, lấy hoạt động lời nói làm đối tượng nghiên cứu chính. Phong cách học hoạt động lời

nói nghiên cứu toàn bộ các mô hình sinh ra văn bản, phát ngôn để sử dụng được tối ưu những

phương tiện định danh, giao tiếp và biểu cảm của ngôn ngữ trong những điều kiện giao tiếp cụ

thể. Dựa vào khái niệm này, tác giả đã phân chia phong cách chức năng của hoạt động lời nói

trong tiếng Việt gồm: Phong cách hành chính, phong cách khoa học, phong cách báo, phong

cách chính luận, phong cách sinh hoạt.

Thông qua các đơn vị ngôn ngữ, khả năng gọi tên, biểu thị các sự vật, hiện tượng, quan hệ, khái

niệm mới xuất hiện trong đời sống xã hội, trong hiện thực khách quan của ngôn ngữ đã đóng một

vai trò quan trọng trong việc ghi nhận cũng như truyền đạt thông tin trong mọi hoạt động diễn ra

trên thực tế. Bằng sự kết hợp các đơn vị theo những quy tắc nhất định của từng ngôn ngữ, ngôn

ngữ có khả năng diễn đạt, khả năng thể hiện, khả năng truyền tải những nội dung thoonh tin

phong phú và đa dạng mọi tư tưởng, mọi nhận thức của con người.

2.1. Khái quát chung về ngôn ngữ trong văn bản

2.1.1. Khái niệm

Ngôn ngữ là phương tiện quan trọng hàng đầu để thể hiện ý tưởng, thông tin trong hoạt

động quản lý. Thông qua ngôn ngữ, chủ thể ban hành văn bản thể hiện ý chí, nguyện

vọng của mình và khi đọc văn bản, người tiếp nhận hiểu được ý chí đó, để tùy từng

trường hợp cụ thể, thực hiện những hành vi cần thiết, phù hợp với văn bản đã nhận được,

đáp ứng yêu cầu của chủ thể ban hành.

Vì ngôn ngữ có vai trò rất quan trọng nên khi soạn thảo văn bản không thể không quan

tâm tới vấn đề ngôn ngữ. Có thể nói, trình độ sử dụng ngôn ngữ của người soạn thảo văn

bản có ảnh hưởng trực tiếp và sâu sắc tới chất lượng của văn bản. Nhằm mục đích tạo ra

những văn bản có chất lượng, rõ nghĩa, dễ hiểu và dễ thi hành thì việc sử dụng các đơn

vị ngôn ngữ trong quá trình xây dựng văn bản là một yêu cầu rất quan trọng đối với

người soạn thảo văn bản.

Như vậy, chúng ta có thể thống nhất về khái niệm ngôn ngữ trong văn bản như sau:

Ngôn ngữ trong văn bản là hệ thống những từ được kết hợp theo quy tắc trong tiếng

Việt, được các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân sử dụng để thể

hiện nội dung các văn bản.

Trong đó có thể thấy một số đặc trưng về ngôn ngữ trong văn bản như sau:

Văn bản, nhất là văn bản kinh tế và quản lý doanh nghiệp phải được thể hiện bằng

ngôn ngữ viết. Sử dụng ngôn ngữ viết, người quản lý có thể lựa chọn các từ ngữ có

tính chính xác cao; lập các câu có kết cấu ngữ pháp chặt chẽ, hoàn chỉnh, nhờ đó có

N


DWS104_Bai2_v2.0017112210

27

thể trình bày cụ thể, rõ ràng ý chí của mình và tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng

thi hành văn bản nắm bắt được đúng đắn, đầy đủ nội dung của văn bản.

Văn bản được viết bằng tiếng Việt, phải tuân theo những quy tắc chung của tiếng

Việt. Sử dụng tiếng Việt để soạn thảo các văn bản, nhất là văn bản kinh tế và quản lý

doanh nghiệp không chỉ là yêu cầu mang tính xã hội mà còn là vấn đề khoa học, vì

trong một quốc gia đa dân tộc và mỗi dân tộc lại có ngôn ngữ riêng như ở Việt Nam,

tiếng Việt là tiếng được đại đa số người dân trên mọi miền đất nước biết đến. Tiếng

Việt được đưa vào giảng dạy trong giáo dục và được xem là quốc ngữ, vì vậy nó

mang tính thông dụng, phổ biến. Văn bản phải được viết bằng tiếng Việt thì mới có

thể phổ biến tới nhiều người và nhiều người cùng hiểu được nội dung của văn bản;

nhờ đó hiệu quả thực hiện văn bản cũng cao hơn, trừ một số loại văn bản như hợp

đồng có thể sử dụng thêm ngôn ngữ thứ hai.

Hiện tại trong pháp luật đã có những quy định về việc sử dụng tiếng Việt để soạn

thảo như Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đều quy định: “ Phông

chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt”(1). Như vậy, để

thiết lập các văn bản trên máy vi tính, người soạn thảo lựa chọn ngôn ngữ là tiếng Việt.

Để diễn đạt các chủ trương chính sách, các mệnh lệnh cụ thể phục vụ hoạt động quản

lý, Nhà nước đặt ra các yêu cầu nhất định đối với hệ thống ngôn ngữ được sử dụng

trong văn bản. Chính những yêu cầu đó đã tạo ra sự đặc thù của ngôn ngữ trong văn

bản, làm cho nó không hoàn toàn giống ngôn ngữ thông thường mặc dù nó xuất phát

từ tiếng Việt. Có thể hiểu ngôn ngữ sử dụng trong văn bản là một bộ phận của tiếng

Việt nhưng phải đạt được độ chuẩn mực cao hơn so với tiếng Việt thông dụng.

2.1.2. Yêu cầu đối với ngôn ngữ trong văn bản

a. Ngôn ngữ trong văn bản phải có tính chính xác, rõ ràng.

Tính chính xác, rõ ràng của ngôn ngữ trong văn bản được hiểu là các đơn vị ngôn ngữ

được sử dụng để truyền đạt thông tin trong văn bản phải đảm bảo thể hiện đầy đủ, đúng

ý đồ của người viết văn bản. Tính chính xác của ngôn ngữ giúp cho việc thể hiện ý

tưởng của người soạn thảo văn bản được rõ ràng, tạo ra cho người tiếp nhận văn bản một

cách hiểu chung, thống nhất, loại trừ được tình trạng một nội dung trong văn bản được

hiểu theo nhiều cách khác nhau.

Nếu ngôn ngữ trong văn bản được sử dụng thiếu chính xác có thể làm cho văn bản tối

nghĩa, dẫn đến tình trạng người tiếp nhận văn bản không hiểu được đúng ý đồ của nhà

quản lý, do vậy không biết được mình cần phải làm gì và làm như thế nào để đáp ứng

yêu cầu của văn bản. Mặt khác, sự thiếu chính xác trong việc dùng từ, sự lủng củng,

thiếu mạch lạc trong việc diễn đạt câu… trong văn bản có thể tạo ra nhiều cách hiểu

khác nhau về cùng một quy định; dẫn đến việc thực hiện, áp dụng không thống nhất, ảnh

hưởng đến hiệu quả của công việc. Có thể nói, việc sử dụng ngôn ngữ thiếu chính xác,

diễn đạt thiếu mạch lạc, sự không ăn khớp giữa ngôn ngữ và ý tưởng, giữa người viết và

(1) Điều 4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

28

người đọc có thể gây ra hậu quả trực tiếp và tổn thất khó lường trong hoạt động kinh tế

và quản lý doanh nghiệp.

b. Ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo tính phổ thông, thống nhất

Tính phổ thông của ngôn ngữ trong văn bản pháp luật được hiểu là ngôn ngữ được sử

dụng thường xuyên trên phạm vi toàn quốc.

Văn bản được sử dụng để tác động đến các quan hệ khác nhau trong xã hội. Trong khi

đó, trình độ học vấn và nhận thức giữa các vùng miền và

dân tộc có sự khác nhau. Vì vậy, tính phổ thông của ngôn

ngữ trong văn bản sẽ giúp cho mọi người dễ dàng tiếp

nhận được thông tin trong văn bản.

Văn bản kinh tế và quản lý doanh nghiệp được ban hành

để điều chỉnh các mối quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt

động của doanh nghiệp, vì vậy ngôn ngữ của văn bản

phải gần gũi với ngôn ngữ thông dụng. Chỉ có bám sát ngôn ngữ phổ thông thì văn bản

mới có thể có tính chất đại chúng, dễ hiểu để mọi đối tượng đều có thể nắm bắt đầy đủ,

đúng đắn nội dung văn bản, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện văn bản.

c. Ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo tính nghiêm túc, khách quan

Tính nghiêm túc, khách quan của ngôn ngữ trong văn bản được hiểu là việc sử dụng

ngôn ngữ trong văn bản phải trang trọng, lịch sự, phi cá tính; vừa thể hiện rõ sự uy

nghiêm của cấp trên đồng thời thể hiện sự tôn trọng đối với các đối tượng chịu sự tác

động chính của văn bản. Nếu ngôn ngữ trong văn bản thiếu tính nghiêm túc sẽ ảnh

hưởng lớn đến sự trang nghiêm, uy quyền của người ban hành văn bản. Sự thiếu nghiêm

túc của ngôn ngữ văn bản pháp luật còn tạo ra tâm lí coi thường sự lãnh đạo, đồng thời

có thể ảnh hưởng tới tính chính xác của văn bản. Ngược lại, nếu ngôn ngữ được sử dụng

trong văn bản bảo đảm tính nghiêm túc, lịch sự sẽ tạo ra sự thiện chí và sự tự giác thực

hiện ở người tiếp thu văn bản.

Yêu cầu đảm bảo tính nghiêm túc, khách quan được biểu hiện ở tất cả các đơn vị ngôn

ngữ trong văn bản. Việc sử dụng các từ khẩu ngữ, tiếng lóng, từ thô tục, thể hiện thái độ

thiếu nhã nhặn, châm biếm, miệt thị hoặc các từ ngữ bộc lộ tình cảm, quan điểm cá nhân

của người soạn thảo văn bản; tránh dùng lối hành văn tả cảnh, văn vần hay cách diễn đạt

đạt hình tượng với những biện pháp tu từ như trong văn chương; không dùng các kiểu

câu như cảm thán, nghi vấn. Bởi lẽ, điều này ảnh hưởng lớn tới tính chính xác về mặt

nghĩa của từ cũng như không đảm bảo tính nghiêm túc, lịch sự của văn bản.

d. Ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo tính lịch sự, trang trọng

Tính lịch sự trang trọng thể hiện mối quan hệ giữa các cá nhân tổ chức với nhau trong

văn bản. Vì vậy người soạn thảo cần phải thể hiện rõ phép lịch sự trong giao tiếp bằng

văn bản. Trong văn bản không được sử dụng ngôn ngữ thể hiện thái độ hách dịch, trịch

thượng, đe dọa tới đối tượng tiếp nhận văn bản. Để thể hiện tính lịch sự trang trọng cần

thể hiện rõ cách xưng hô lễ phép trong nghi thức giao tiếp xã hội, cần phải tôn trọng lẫn

nhau trong giao tiếp, thể hiện sự bình đẳng tôn trọng lẫn nhau giữa các bên trong giao

tiếp, trao đổi.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

29

2.2. Cách thức sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

2.2.1. Cách thức sử dụng từ

Hệ thống ngôn ngữ trong tiếng Việt bao gồm nhiều đơn vị khác nhau, trong đó từ là đơn

vị ngôn ngữ nhỏ nhất có nghĩa hoàn chỉnh và cấu tạo ổn định, dùng để đặt câu(1). Sự kết

hợp giữa các từ sẽ tạo thành các câu, sự liên kết nhiều câu sẽ tạo thành văn bản thông

qua đơn vị trung gian là các đoạn. Như vậy có thể thấy việc sử dụng từ giữ vai trò quyết

định đến sự thành công của việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản. Khi sử dụng từ tiếng

Việt để hình thành các câu trong văn bản, người soạn thảo văn bản cần lưu ý một số vấn

đề sau:

a. Lựa chọn và sử dụng từ chính xác

Thứ nhất, từ dùng trong văn bản phải chính xác về chính tả. Chính xác về chính tả là

cách viết chữ được coi là chuẩn, theo nghĩa hẹp là cách viết các âm, vần, tiếng, từ; theo

nghĩa rộng ngoài nội dung nói trên còn bao gồm cả cách viết hoa, viết tắt, cách viết tên

riêng tiếng Việt và tên riêng tiếng nước ngoài. Dùng từ chính xác về chính tả là điều

kiện tiên quyết để đảm bảo được nghĩa cơ bản của từ.

Nếu mắc lỗi chính tả trong văn bản sẽ ảnh hưởng trực

tiếp tới sự chính xác của nội dung văn bản, đồng thời có

thể làm giảm sút uy tín của chủ thể ban hành văn bản.

Dùng chính xác từ theo ý nghĩa của từ

Ví dụ: “Kiểm sát” và “Kiểm soát”

Có thể thấy “kiểm sát” là từ dùng để chỉ công tác kiểm tra, giám sát của một cơ quan

nhà nước (Viện Kiểm sát) còn “kiểm soát” là từ để chỉ hoạt động kiểm tra, xem xét

những việc cụ thể trong phạm vi của chủ thể có thẩm quyền (Ví dụ: kiểm soát hành

lí, kiểm soát giao thông, kiểm soát ô nhiễm…)(2)

Viết hoa đúng quy tắc:

Theo đó, một số trường hợp viết hoa thường gặp trong các văn bản hiện hành được

quy định như sau:

o Tên riêng tiếng Việt và tên nước, tên địa danh: Viết hoa tất cả các chữ cái đầu của

các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: Hồ Chí Minh, Việt

Nam, Hà Nội…

o Tên đơn vị hành chính: Viết hoa chữ cái đầu tạo thành tên riêng đơn vị hành

chính và không dùng gạch nối. Ví dụ: tỉnh Nam Định, huyện Thạch Thất, thành

phố Việt Trì…

o Tên riêng của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các cơ sở đào tạo, đơn vị

kinh tế…: viết hoa chữ cái đầu trong cụm từ dùng làm tên và các chữ cái đầu

trong các âm tiết chỉ tính chất, chức năng, nhiệm vụ tạo thành tên riêng đó. Ví dụ:

Chính phủ, Hội đồng nhân dân, Sở Y tế...

(1) Từ điển tiếng Việt – Viện ngôn ngữ học, năm 2003 (2) Từ điển Luật học, Viện Khoa học pháp lí – Bộ Tư pháp, Tr.441


DWS104_Bai2_v2.0017112210

30

o Các chức danh iêtquan trọng của Đảng và Nhà nước, các chức vụ trong các cơ

quan nhà nước: Viết hoa chữ cái đầu tiên của cụm từ chỉ chức danh đó. Ví dụ:

Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng

phòng Nội vụ…

o Tên của văn bản pháp luật: Viết hoa chữ cái đầu của từ chỉ tên loại văn bản pháp

luật và từ chỉ tên riêng của văn bản. Ví dụ: Luật Thương mại, Nghị quyết của Hội

đồng nhân dân huyện, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân tỉnh...

Viết tắt đúng quy cách: Khi soạn thảo văn bản, nói chung không nên viết tắt một

cách tùy tiện, không được thay chữ viết bằng con số hay kí hiệu riêng. Trong văn

bản, từ viết tắt thường được sử dụng để trình bày một số chi tiết thuộc về hình thức

như: kí hiệu văn bản, thể thức đề kí văn bản; trình bày tên một cơ quan, tổ chức hoặc

một số thuật ngữ chuyên ngành hay những từ, cụm từ thông dụng, được sử dụng

nhiều lần trong văn bản. Tuy nhiên, để đảm bảo sự chặt chẽ của văn bản, trong

trường hợp thứ hai, các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu

ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. Ví dụ: Hội đồng nhân dân (HĐND), văn bản quy

phạm pháp luật (QPPL), Tổ chức thương mại thế giới (WTO), …

Thứ hai, dùng từ trong văn bản phải chính xác về nghĩa

Việc hiểu chính xác nghĩa của từ (bao gồm cả nghĩa từ vựng và nghĩa ngữ pháp) để sử

dụng đúng trong từng trường hợp cụ thể là điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc

nắm bắt chính xác nội dung của văn bản. Nghĩa từ vựng được nêu trong từ điển, do vậy

khi soạn thảo văn bản cần có thói quen sử dụng từ điển thường xuyên để dùng từ đúng

nghĩa với từng trường hợp cụ thể.

Ví dụ: Trong tiếng Việt, các từ, “nhiệm vụ”, “trách nhiệm”, “bổn phận”, “nghĩa vụ” đều

có nghĩa chung là “phần việc mình phải gánh vác, phải làm”, nhưng được dùng trong các

trường hợp khác nhau. Trong đó, nhiệm vụ là “công việc phải làm, phải gánh vác”(1)

nhưng nhiệm vụ thường là phần việc cụ thể phải trực tiếp làm; trách nhiệm là “điều phải

làm, phải gánh vác hoặc phải nhận về mình”(2) nhưng thường dùng để nói về phần việc

trực tiếp phải để tâm đến với tư cách là một thành viên của một tập thể, một tổ chức xã

hội; bổn phận cũng là “phần việc, phần trách nhiệm bản thân phải làm”(3) nhưng bổn

phận thường dùng để nói về nhiệm vụ phải làm theo yêu cầu của đạo lý; nghĩa vụ

thường dùng để nói về nhiệm vụ phải gánh vác đối với xã hội theo yêu cầu của đạo lí

hoặc theo quy định của pháp luật.

Mặt khác, để đảm bảo sự chính xác về nghĩa cho các từ được sử dụng, về nguyên tắc cần

phải loại trừ hiện tượng mơ hồ. Trong văn bản nên sử dụng các từ đơn nghĩa và nghĩa đã

được xác định rõ ràng.

(1) (2) (3) Nguyễn Như ý (Chủ biên), Từ điển tiếng Việt thông dụng, Nxb Giáo dục, 1998, Tr.80, 490, 538, 805


DWS104_Bai2_v2.0017112210

31

b. Lựa chọn và sử dụng từ đảm bảo tính thống nhất, phổ thông

Để đảm bảo tính phổ thông trong ngôn ngữ văn bản, người soạn thảo văn bản cần

tránh sử dụng tiếng lóng, những từ địa phương (phương ngữ). Ví dụ: không viết

“cấm quẹo trái”, “đèn báo thắng”, “nón bảo hiểm” (từ địa phương Nam Bộ) trong các

văn bản mà phải dùng “cấm rẽ trái”, “đèn báo phanh”, “mũ bảo hiểm” là từ phổ

thông được sử dụng trên phạm vi cả nước.

Văn bản lựa chọn những từ ngữ chính xác về nội dung, trang trọng, trung hòa về sắc

thái biểu cảm và được sử dụng thống nhất trong từng văn bản và trong cả hệ thống

văn bản.

Nên sử dụng những từ trung tính để chỉ cả hai giới như: mọi người, cán bộ nhân

viên, người lao động,...

Lưu ý khi sử dụng một số nhóm từ đặc biệt:

o Trong ngôn ngữ văn bản, không nên sử dụng từ cổ. Hàng loạt từ cổ trước kia

được thay thế bằng từ mới trong các văn bản pháp luật hiện hành: Con ở - Người

giúp việc gia đình; Người làm thuê - Người lao động; Ông chủ - Người sử dụng

lao động; Tình tiết gia trọng - Tình tiết tăng nặng… Trong trường hợp cần thiết

phải sử dụng đến các từ, thuật ngữ cổ, cần phải xác định rõ về nghĩa, tạo được

cách hiểu thống nhất. Chẳng hạn các thuật ngữ cổ như bãi nại, tống đạt… bắt đầu

sử dụng lại trong hệ thống pháp luật nước ta sau một thời gian dài cũng phải được

Nhà nước xác định nghĩa một cách rõ ràng.

o Thận trọng khi sử dụng các nhóm từ mới. Nhóm từ mới nói chung tính phổ biến

chưa cao, độ ổn định về nghĩa chưa lớn nên không tùy tiện sử dụng trong các văn

bản. Thói quen tùy tiện dùng cách ghép chữ hoặc rút ngắn các cụm danh từ trong

khi viết văn bản như “tai, tệ nạn xã hội”, “phối, kết hợp công tác”… có thể tạo ra

những từ vô nghĩa hoặc nghĩa không xác định. Đồng thời sẽ ảnh hưởng không

nhỏ tới tính phổ thông và đôi khi là cả tính nghiêm túc của văn bản.

Chỉ sử dụng từ Hán - Việt trong những trường hợp thật cần thiết, như khi: không có

từ thuần Việt tương ứng để thay thế (Ví dụ: Tự do, Hạnh phúc, Cách mạng, Nhân

dân, Kinh tế…); có từ thuần Việt tương ứng nhưng nghĩa không khái quát, trang

trọng bằng từ Hán - Việt (Ví dụ: Độc lập - Đứng một mình); làm giảm tính chất tục

tĩu, thiếu nhã nhặn của từ thuần Việt; đảm bảo tính nghiêm túc, lịch sự trong các văn

bản quản lý Nhà nước (Ví dụ : Xây nhà hộ sinh; Nghiêm cấm đại tiện, tiểu tiện ở nơi

công cộng…). Khi sử dụng từ Hán - Việt, cần hiểu rõ ý nghĩa từ vựng của từ để dùng

đúng trong từng trường hợp cụ thể. Ví dụ: “sát nhập” và “sáp nhập”. “Sát” có nghĩa

là giáp liền nhau; “sáp” có nghĩa là cắm vào, hợp vào làm một (trong tiếng Việt, nó

hầu như không được dùng độc lập); “nhập” là vào. “Sáp nhập” có nghĩa khái quát là

hợp lại làm một. Do đó, khi muốn thể hiện ý hợp nhất những tổ chức, đơn vị… nào

đó làm một, thành một thể thống nhất thì dùng “sáp nhập” chuẩn xác hơn là dùng

“sát nhập”(1): Sáp nhập phòng Nhân sự và phòng Hành chính thành Ban Hành chính -

Nhân sự…

(1) Sổ tay dùng từ Tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội, 2002, Tr.29


DWS104_Bai2_v2.0017112210

32

Đối với thuật ngữ chuyên môn cần lưu ý một số điểm sau:

o Chỉ nên sử dụng trong các văn bản khi đề cập tới những nội dung mang tính

chuyên môn và đối tượng thực hiện văn bản chủ yếu là những cán bộ nhân viên

làm công tác chuyên môn;

o Chỉ sử dụng những thuật ngữ chính thức, xác định rõ ràng về nghĩa, tuyệt đối

không được tự mình đặt ra những thuật ngữ mới chưa từng được sử dụng trước

đó, nghĩa chưa rõ ràng hoặc chưa được công nhận rộng rãi, vì sẽ không tạo được

cách hiểu thống nhất cho những người sẽ tuân thủ hay thực hiện văn bản.

2.2.2. Cách thức sử dụng câu

Để đảm bảo các yêu cầu về tính nghiêm túc, khách quan, tính chính xác cũng như tính

thống nhất, phổ thông của ngôn ngữ văn bản, nhất là văn bản quản lý, khi viết câu trong

nhóm văn bản này cần quan tâm đến một số vấn đề sau:

a. Xác lập các câu ngắn gọn, rõ ràng

Một yêu cầu cơ bản trong cách hành văn của văn bản quản lý là phải ngắn gọn, rõ ràng.

Văn bản quản lý có ngắn gọn mới dễ hiểu và dễ thi hành. Nếu viết những câu dài có thể

gây sự khó hiểu và dễ mất đi tính chính xác của văn bản.

Viết những câu ngắn, đủ hai thành phần nòng cốt

(chủ ngữ và vị ngữ) để đảm bảo tính nghiêm túc, sự

chính xác cho ý cần diễn đạt. Nên sử dụng câu thuận

(câu có chủ ngữ đứng trước, vị ngữ đứng sau) để

người đọc văn bản dễ tiếp thu. Tuy nhiên, trong văn

bản vẫn có thể chấp nhận những kiểu câu khuyết chủ (chủ ngữ ẩn). Ví dụ: “Cấm hút

thuốc lá trong xưởng sản xuất”.

Câu phải có đủ những từ cần thiết để thể hiện một nội dung trọn vẹn, rõ ràng. Ví dụ:

“Đối với các gói thầu đã đấu thầu, Chủ đầu tư đôn đốc các nhà thầu đẩy nhanh tiến

độ thi công, đồng thời chỉ đạo các đơn vị có liên quan giám sát, quản lý chặt chẽ chất

lượng và nghiệm thu khối lượng hoàn thành”.

Cần nắm vững cách thức kết hợp các từ để tạo thành câu đúng ngữ pháp và thể hiện

đúng mục đích của chủ thể ban hành văn bản. Ví dụ: Các cách kết hợp từ sau: “Cấm

để xe máy tại khu bốc dỡ hàng hóa” (Từ phủ định + Hành vi) hoặc

“Không gây mất trật tự trong giờ làm việc” (Từ phủ định + Hành vi) tạo nên những

câu đúng ngữ pháp và rõ nghĩa, giúp người đọc hiểu đúng ý đồ của người viết.

Nhưng trong trường hợp “Cấm không được để xe máy tại khu bốc dỡ hàng hóa”,

người soạn thảo sử dụng cách viết “phủ định của phủ định” khiến người đọc có thể

khẳng định theo chiều ngược lại : phải để xe máy tại khu bốc dỡ hàng hóa.

Sắp xếp trật tự các từ trong câu sao cho thật chặt chẽ, logic.

Khi soạn thảo, người viết cần lưu ý sắp xếp trật tự các từ trong câu thật chặt chẽ,

logic, đảm bảo nghĩa nhất quán thống nhất cho cả câu và cả đoạn, hướng tới mục

đích mà văn bản điều chỉnh.

Ví dụ: “Chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện thanh toán khối lượng hoàn thành, tạm

ứng vốn theo đúng hướng dẫn hiện hành của Bộ Tài chính, nhất là thủ tục bảo lãnh


DWS104_Bai2_v2.0017112210

33

tạm ứng để đảm bảo yêu cầu chặt chẽ. Đồng thời phải đôn đốc, chỉ đạo các đơn vị có

liên quan khẩn trương nghiệm thu, thanh toán ngay sau khi có khối lượng hoàn thành

(đủ Điều kiện nghiệm thu, thanh toán), không để dồn vào những tháng cuối năm,

đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao”.

b. Sử dụng một số kỹ thuật đặc thù khi viết những câu dài

Trong trường hợp phải viết những câu dài, nhiều vế, nhiều bộ phận, người viết văn bản

cần lưu ý tách các vế câu, các bộ phận của câu theo những khuôn mẫu nhất định, như:

dùng các cặp từ liên kết “tuy - nhưng”, “nếu - thì”, “không những - mà còn”… trong

những văn bản viết theo “kết cấu văn nghị luận”; dùng các dấu câu, đặc biệt là dấu chấm

phẩy (;) tách thành nhiều đoạn trình bày theo mẫu có sẵn trong các văn bản viết theo

“kết cấu điều khoản".

Trong những câu dài thì không nên liệt kê và tách biệt các nội dung bằng dấu câu (liệt kê

theo hàng ngang), mà nên tách câu thành những đoạn ngắn phản ánh những nội dung

độc lập để đánh số riêng (liệt kê theo hàng dọc). Phương pháp trình bày này giúp giảm

bớt các từ ngữ trùng lặp, làm cho nội dung văn bản được thể hiện một cách ngắn gọn, rõ

ràng, dễ hiểu; tăng khả năng nắm bắt nhanh cho người đọc văn bản.

Chẳng hạn, cách liệt kê theo hàng ngang trong quy định sau đây đã tạo sự trùng lặp làm

nội dung điều khoản dài dòng và khó nắm bắt:

“Người lao động sẽ bị áp dụng hình thức khiển trách bằng văn bản khi vi phạm lần đầu

các hình thức vi phạm là người lao động sử dụng danh nghĩa công ty cho việc riêng,

người lao động không hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao mà không có lý do

chính đáng, người lao động không chấp hành mệnh lệnh của người sử dụng lao động,

người lao động cản trở giao dịch giữa công ty và khách hàng và ngược lại, người lao

động gây rối, mất trật tự an ninh trong giờ làm việc hoặc tại nơi làm việc”.

Nếu sử dụng cách thức liệt kê theo hàng dọc, quy định trên có thể được diễn đạt ngắn

gọn, chính xác hơn mà vẫn không làm thay đổi nội dung:

“Người lao động sẽ bị áp dụng hình thức khiển trách bằng văn bản khi vi phạm lần đầu

các hình thức vi phạm như sau:

Sử dụng danh nghĩa công ty cho việc riêng.

Không hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao mà không có lý do chính đáng.

Không chấp hành mệnh lệnh của người sử dụng lao động.

Cản trở giao dịch giữa công ty và khách hàng và ngược lại.

Gây rối, mất trật tự an ninh trong giờ làm việc hoặc tại nơi làm việc.”

c. Lựa chọn, sử dụng các kiểu câu và dấu câu phù hợp

Câu trong tiếng Việt có thể là câu khẳng định, câu phủ định, câu cảm thán, câu nghi vấn,

câu chủ động hay câu bị động… ; mỗi kiểu câu đều có những đặc điểm và ưu thế riêng.

Việc lựa chọn và sử dụng các kiểu câu phù hợp với từng loại văn bản và từng tình huống

cụ thể sẽ giúp cho việc chuyển tải ý đồ của nhà quản lý đến người đọc được dễ dàng và

có hiệu quả hơn.

Câu khẳng định là câu xác định một sự kiện, một hành vi nào là “có”, câu phủ định

dùng để xác định là “không”. Phong cách hành chính của văn bản đòi hỏi cách diễn


DWS104_Bai2_v2.0017112210

34

đạt rõ ràng, dứt khoát nên rất thích hợp với kiểu câu này. Câu khẳng định thường

dùng để xác lập các quy phạm cho phép hay bắt buộc. Ví dụ : “Người lao động có

quyền nghỉ và hưởng lương như những ngày đi làm trong một số trường hợp: bản

thân kết hôn (nghỉ 03 ngày), con lập gia đình (nghỉ 01 ngày), ...”. Câu phủ định

thường dùng trong trường hợp đưa ra các quy phạm ngăn cấm. Ví dụ : “Không được

ra vào công ty ngoài giờ làm việc và các ngày nghỉ nếu không có sự chấp thuận của

cấp trên."

Câu chủ động là câu trong đó chủ thể thực hiện một hành động trong thế chủ động,

được sử dụng khi muốn chỉ rõ cả hành động và chủ thể của hành động. Câu bị động

thường nhấn mạnh vào hành động. Tùy vào từng trường hợp, người soạn thảo cần

lựa chọn một kiểu câu phù hợp để sử dụng vừa làm rõ ý muốn nhấn mạnh vừa không

ảnh hưởng với văn phong trong văn bản.

Để đảm bảo tính nghiêm túc, khách quan của ngôn ngữ văn bản, không sử dụng kiểu

câu cảm thán, câu nghi vấn hay lối diễn đạt văn hoa, sáo rỗng.

Sử dụng dấu câu phù hợp. Dấu câu trong tiếng Việt rất phong phú, có 11 loại dấu câu

thường dùng: dấu chấm (.); dấu chấm hỏi (?); dấu chấm than (!); dấu phảy (,); dấu

chấm phảy (;); dấu hai chấm (:); dấu ba chấm (…); dấu vân vân (v.v); dấu ngoặc đơn

( ); dấu ngoặc kép (“ ”); dấu ngang cách (-). Các dấu câu này được sử dụng rất linh

hoạt trong khi viết. Cần phải hiểu rõ tác dụng của từng loại dấu câu trong tiếng Việt

để sử dụng cho đúng trong văn bản. Việc dùng dấu câu một cách hợp lý, đúng lúc,

đúng chỗ làm cho các quan hệ về ngữ pháp, ngữ nghĩa của câu được tách bạch, rõ

ràng. Ngược lại, khi dùng không chính xác thì nó làm cho câu viết trở nên lộn xộn,

tối nghĩa, thậm chí bị hiểu sai về nghĩa.

Để đảm bảo tính chính xác cho nội dung văn bản nên hạn chế dùng dấu ba chấm

(…), dấu vân vân (v.v.) vì có thể dẫn đến việc người áp dụng tự ý thêm những nội

dung mới theo ý chủ quan, làm sai lệch tinh thần của văn bản. Trong những trường

hợp này, nên thay dấu (…), dấu (v.v.) bằng cách viết “và các trường hợp khác do,...

quy định”. Dấu chấm hỏi (?), chấm than (!) không được sử dụng trong văn bản để

đảm bảo sự nghiêm túc, quyền uy của chủ thể quản lý.

2.2.3. Cách thức xây dựng đoạn

a. Chia tách đoạn và cách thức trình bày đoạn văn

Đoạn văn là đơn vị cấu thành nên văn bản, thường gồm một số câu liên kết chặt chẽ với

nhau về nội dung và hình thức, thể hiện một chủ đề nhỏ của văn bản. Đoạn văn trong

văn bản pháp luật có thể là một câu hoặc nhiều câu liên kết với nhau cùng triển khai một

chủ đề bộ phận theo định hướng chung của toàn văn bản.

Việc chia tách các đoạn văn trong văn bản pháp luật tùy thuộc vào nội dung của mỗi đoạn

văn và đặc trưng của từng kiểu kết cấu. Với những văn bản viết theo “kết cấu điều

khoản”, mỗi điều được xem là một đoạn, trong đó có thể gồm nhiều đoạn nhỏ hơn. Các

đoạn nhỏ này có thể là các khoản hoặc chỉ là các câu sau mỗi chỗ chấm xuống dòng.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

35

Với những văn bản viết theo “kết cấu văn nghị luận”, mỗi đoạn bao gồm nhiều câu văn

cùng triển khai về một nội dung nhất định, phục vụ cho việc thể hiện chủ đề chung của

toàn văn bản. Trong trường hợp này, đoạn văn thông thường có cấu trúc là:

Phần chủ đề (có thể đứng ở đầu đoạn hoặc cuối đoạn tùy thuộc vào việc người viết

trình bày nội dung đoạn văn theo hướng diễn dịch hay quy nạp): Giới thiệu chủ đề

của toàn đoạn.

Phần khai triển: Thuyết minh, diễn giải các nội dung liên

quan đến chủ đề của đoạn.

Phần kết thúc: Nhấn mạnh lại nội dung chính của

đoạn văn hoặc có thể chuyển tiếp để dẫn xuống đoạn

văn dưới.

b. Liên kết trong đoạn và liên kết giữa các đoạn

Trong văn bản, mỗi câu đều có quan hệ về ngữ nghĩa và logic với những câu xung quanh.

Các câu trong văn bản cần phải có sự liên kết với nhau một cách chặt chẽ để tạo thành

các đoạn và sự liên kết giữa nhiều đoạn sẽ tạo thành văn bản nhằm chuyển tải đến người

đọc một thông tin trọn vẹn.

Các phương thức liên kết giữa các câu trong đoạn và các đoạn trong văn bản pháp luật

thường được người soạn thảo sử dụng là:

Phép nối: là sử dụng các từ chỉ quan hệ và những từ ngữ có khả năng chuyển tiếp để

liên kết giữa các câu trong đoạn và các đoạn trong văn bản.

Phương tiện dùng trong phép nối là các từ nối (từ quan hệ, liên từ, giới từ): và, với,

cùng, tại, bởi, do… hoặc cặp từ (có thể lược bỏ một vế): (vì…nên; nếu…thì;

tuy…nhưng; bởi vậy…cho nên…) hay các từ ngữ có ý nghĩa chuyển tiếp: tóm lại,

nhìn chung, một là, hai là, mặt khác …

Ví dụ: “Ngoài việc lựa chọn tư vấn giám sát kỹ thuật có chất lượng (đối với Chủ đầu

tư không có đủ Điều kiện tự giám sát kỹ thuật) Chủ đầu tư còn phải cử cán bộ, phối

hợp và kiểm tra quá trình thực hiện của đơn vị thi công và tư vấn giám sát kỹ thuật,

lưu ý đối với các công việc sau:

Một là, quản lý chất lượng vật tư bán thành phẩm, vật liệu đưa vào công trường,

đảm bảo đúng chỉ định trong thiết kế và hồ sơ mời thầu được duyệt. Quản lý về bảo

quản vật tư vật liệu trên công trường.

Hai là, quản lý kỹ thuật xây lắp, bảo đảm đúng thiết kế, cả về số lượng, khối lượng,

kỹ thuật - mỹ thuật của công trình.

Ba là, quản lý các thiết bị đưa vào lắp đặt cho công trình đảm bảo thông số kỹ thuật,

chất lượng, số lượng theo đúng hồ sơ trúng thầu và thiết kế được duyệt..."

Phép lặp: là lặp lại trong câu sau một số từ, cụm từ, hoặc cấu trúc của câu trước đó.

Phương thức liên kết này giúp thể hiện tính khuôn mẫu của văn bản, góp phần thể

hiện sự quyền uy của chủ thể quản lý, do vậy nó được sử dụng thường xuyên trong

việc xác lập phần cơ sở của văn bản kinh tế và quản lý doanh nghiệp, nhất là đối với

nhóm hợp đồng.

Ví dụ:


DWS104_Bai2_v2.0017112210

36

“Căn cứ Luật Thương mại ngày 14 tháng 6 năm 2005;

Căn cứ ........................”

Phép thế: là việc sử dụng trong câu hoặc đoạn sau một từ hoặc một cụm từ có giá trị

tương đương với một từ hoặc cụm từ đã sử dụng trong câu hay đoạn trước; nhờ đó,

các câu, các đoạn này liên kết với nhau.

Phương tiện dùng trong phép thế là đại từ thay thế: này, ấy, đó, vậy…; hoặc các từ,

cụm từ đồng nghĩa.

b. Sắp xếp các đơn vị ngôn ngữ

Việc phân chia, sắp xếp một cách hợp lý các đơn vị ngôn ngữ trong văn bản cũng là một

yếu tố quan trọng đảm bảo cho văn bản có sự liên kết chặt chẽ về mặt nội dung.

Có một số lưu ý về sắp xếp các đơn vị ngôn ngữ như sau:

Trật tự sắp xếp các câu văn trong đoạn và các đoạn trong văn bản cần phải đảm bảo

tính chặt chẽ, logic, dễ hiểu, dễ theo dõi. Thông thường, để trình bày một vấn đề nào

đó, người soạn thảo văn bản thường đi từ khái quát đến cụ thể, từ vấn đề quan trọng

đến vấn đề ít quan trọng hơn, từ những quy định chung đến những quy định riêng,

quy định về nội dung trước quy định về thủ tục, quy định về quyền và nghĩa vụ trước

quy định về chế tài, quy định phổ biến trình bày trước quy định đặc thù… Đây chính

là hướng tư duy, cách diễn đạt theo thói quen phổ biến của người Việt. Điều này giúp

văn bản dễ đi vào thực tiễn và dễ thực hiện.

Sắp xếp theo trình tự, diễn biến của vấn đề được nêu trong văn bản, sự sắp xếp vị trí

của các phần văn bản như trên tuân theo một trình tự lôgic không thể đảo ngược.

Trong ngôn ngữ học, phương thức liên kết thể hiện mạch logic của văn bản theo trật

tự thời gian, không gian, nhân quả… này được gọi là phép “trình tự tuyến tính”. Việc

định vị các đoạn văn một cách hợp lý, khoa học vừa phản ánh đúng mối liên hệ

khách quan của hiện thực vừa là một phương thức liên kết rất quan trọng, được sử

dụng phổ biến trong các văn bản pháp luật

2.3. Tạo lập và trình bày nội dung văn bản

2.3.1. Xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản

a. Khái quát về chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản

“Chủ đề chung là một cụm từ thể hiện bản chất cơ bản của văn bản trong không gian và

thời gian cụ thể. Chủ đề bộ phận là các cụm từ thể hiện nội dung cơ bản của chủ đề chung

theo một diễn tiến quan nhất định."

Đây là bước quan trọng đầu tiên mà người viết văn bản cần tiến hành để văn bản có được

tính nhất thể. Việc xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận được thể hiện ở chỗ tất cả

các nội dung trình bày ở các đoạn văn với các chủ đề bộ phận khác nhau đều phải nằm

trong định hướng phục vụ cho chủ đề chung của văn bản. Có như vậy, văn bản mới trở

thành một chỉnh thể thống nhất, không bị rời rạc. Trong khi lập kết cấu văn bản, để phân

biệt các cấp độ chủ đề, người soạn thảo thường dùng cách xuống dòng và tuần tự dùng

các kí hiệu để đánh dấu (dùng số La Mã I, II, III,... hoặc số Ả rập 1, 2, 3,..., hoặc dùng


DWS104_Bai2_v2.0017112210

37

chữ cái in A, B, C,... hoặc thường a, b, c,...) Tập hợp các chủ đề chung và chủ đề bộ phận

sẽ hình thành nên đề cương sơ bộ của văn bản.

b. Các quan hệ xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản

Các quan hệ xác định chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản thông thường có hai

loại quan hệ như sau:

Quan hệ mang tính khách quan

Là quan hệ thể hiện tính chất logic về nội dung, không gian, thời gian. Quan hệ nội

dung phải thể hiện cái hữu hình trước, vô hình sau và diễn tiến của nó trong không

gian và thời gian cụ thể. Quan hệ về không gian phải thể hiện thống nhất từ nhỏ đến

lớn, từ cái riêng đến cái chung hoặc ngược lại. Quan hệ thời gian phải thể hiện theo

trật tự từ quá khứ đến tương lại hoặc ngược lại. Quan

hệ mang tính khách quan thường có hai loại:

o Quan hệ có tính chất bên trong giữa đối tượng và

các thành tố cấu thành đối tượng.

o Quan hệ có tính chất văn hóa giữa đối tượng và

môi trường văn hóa, tập quán, tín ngưỡng tồn tại

xung quanh đối tượng.

Quan hệ mang tính chủ quan

Loại quan hệ này thực chất là thái độ chủ quan của người viết, thể hiện quan điểm,

nhận thức, đánh giá đối với nội dung và đối tượng. Người viết thường để lại những

dấu ấn chủ quan của mình như: cách sắp xếp các chủ đề bộ phận, cách đánh giá về

đặc điểm, tính chất chung của chủ đề bộ phận trong quan hệ với chủ đề chung.

Thông thường trong các chủ đề bộ phận có nhiều chủ đề có tính chất tương đương,

người viết có thể sắp xếp nó theo quan điểm chủ quan của mình tùy thuộc vào sở

thích của mình mà sắp xếp theo một ý đồ nào đó.

2.3.2. Xây dựng cơ sở lập luận cho văn bản

a. Lập luận và các yếu tố của lập luận văn bản

Muốn văn bản thuyết phục được người đọc thì lập luận giữ vai trò quan trọng. Lập luận

là dựa vào sự thật đáng tin cậy và các lý lẽ đầy đủ, xác đáng để nêu ra quan điểm, ý kiến

của mình. Lập luận đòi hỏi có sự kết hợp các yếu tố luận điểm, luận cứ, luận chứng.

Thứ nhất, xác định luận điểm

Luận điểm là quan điểm của chủ thể ban hành văn bản. Xác định luận điểm thực chất là

một quá trình vận động của tư duy qua đó làm nảy sinh hoặc tái hiện trong đầu những

phán đoán, những tư tưởng, những ý kiến liên quan trực tiếp tới luận đề do chính thực

tiễn công việc nảy sinh. Trong quá trình xây dựng lập luận, việc xác định các luận điểm

chính là việc xác định các kết luận cho lập luận. Những kết luận này có thể xuất hiện ở

nhiều dạng và nhiều vị trí khác nhau trong văn bản. Đó là những ý kiến xác định được

bảo vệ và chứng minh trong bài văn nghị luận. Việc xác định các luận điểm một cách

chính xác, minh bạch có ý nghĩa rất quan trọng bởi lẽ, hệ thống luận điểm chính là nền

tảng, là cơ sở của nội dung văn bản, được ví như cái khung cốt lõi của cấu trúc tòa nhà,


DWS104_Bai2_v2.0017112210

38

như xương sống của cơ thể con người. Khi xác định luận điểm cho văn bản, người viết

phải lưu ý đến những yêu cầu của một luận điểm. Đó là luận điểm phải đúng đắn, sáng

rõ, tập trung, có tính định hướng và đáp ứng nhu cầu của thực tế thì mới có sức thuyết

phục các đối tượng tiếp nhận văn bản. Đúng đắn nghĩa là luận điểm phải phù hợp với lẽ

phải được thừa nhận. Sáng rõ là luận điểm được diễn đạt chuẩn xác, không mập mờ,

mâu thuẫn. Tập trung là các luận điểm trong bài đều hướng vào làm rõ vấn đề cần nghị

luận. Luận điểm của văn bản còn cần có tính định hướng nhằm giải đáp những vấn đề

nhận thức và tư tưởng đặt ra trong thực tiễn công việc phát sinh.

Để xác định luận điểm, người viết có thể vận dụng một số biện pháp như: Xác định luận

điểm từ việc khai thác những dữ liệu của đề bài; xác định luận điểm bằng cách đặt câu

hỏi; xác định luận điểm dựa vào cách thức nghị luận; xác định luận điểm từ những ý

tưởng bất ngờ...

Thứ hai, xác định luận cứ

Luận cứ là các căn cứ cho việc xây dựng nội dung văn bản. Khi xây dựng lập luận, điều

quan trọng nhất là phải tìm cho được các luận cứ có sức thuyết phục cao.

Luận cứ chính là nền tảng của văn bản. Khi thể hiện nội dung văn bản chúng ta cần dựa

trên những căn cứ nhất định như căn cứ vào đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật

của Nhà nước, căn cứ vào quy định của cấp trên, căn cứ vào ý đồ của lãnh đạo, căn cứ

vào thực tế đang diễn ra,...

Muốn lập luận thuyết phục, người viết phải biết cách lựa chọn luận cứ cho phù hợp.

Luận cứ có thể được lựa chọn theo các tiêu chí sau đây:

Luận cứ phải phù hợp với yêu cầu khẳng định của luận điểm. Nội dung của luận cứ

phải thống nhất với nội dung của luận điểm.

Luận cứ phải xác thực. Khi nêu luận cứ, người viết cần biết chính xác về nguồn gốc,

các số liệu, biết không chắc chắn thì chưa vội sử dụng. Tuyệt đối không được bịa đặt

luận cứ.

Luận cứ phải tiêu biểu.

Luận cứ phải vừa đủ, đáp ứng yêu cầu chứng minh toàn diện cho luận điểm.

Thứ ba, xác định luận chứng

Luận chứng là các chứng cứ của lập luận nhằm làm sáng tỏ nội dung văn bản, Các

chứng cứ đó có thể là số liệu, các sơ đồ, biểu đồ, đồ thị nhằm mô tả một thực tế nào đó,

cũng có thể chứng cứ là các văn bản đã viết trước đây như biên bản, báo cáo, công

văn,... Người soạn thảo thường dùng chứng cứ để chứng minh cho một kết luận, một

đánh giá, một quy định, một giải pháp nào đó của văn bản.

Trong các yếu tố trên, luận chứng đóng vai trò rất quan trọng. Vì thế, người soạn thảo

văn bản cần chú ý đến một số cách luận chứng sau:

Diễn dịch là là cách suy luận xuất phát từ một chân lý chung phổ biến mà suy ra các

chân lý cụ thể và các biểu hiện cụ thể trong thực tế.

Quy nạp là cách suy luận đi từ những chứng cứ cụ thể suy ra những nhận định tổng

quát và khái quát thành lý luận hoặc quy luật.

Phối hợp diễn dịch và quy nạp là việc sử dụng đan xen hai hình thức nói trên.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

39

Để lập luận được chặt chẽ và có sức thuyết phục, người soạn thảo văn bản cần chú ý các

yêu cầu sau:

Các luận điểm phải được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc.

Hệ thống lý lẽ phải được dẫn dắt, sắp đặt theo một trình tự khoa học, hợp lý.

b. Chuyển đoạn trong văn bản

Trong văn bản, các phần các ý vừa phải trình bày độc lập với nhau, vừa phải liên kết

chặt chẽ để tạo thành văn bản thống nhất, hoàn chỉnh. Chuyển đoạn tức là dùng các từ

ngữ, câu văn thể hiện đúng mối quan hệ nội dung giữa các phần, các ý để liên kết chúng

lại làm cho văn bản liền mạch, đáp ứng mục tiêu đề ra của văn bản, làm văn bản có tính

khả thi. Trên thực tế, người viết văn bản thường sử dụng cách chuyển đoạn như sau:

Cách 1: Dùng các kết từ

Các kết từ được dùng để:

o Nối các đoạn có quan hệ thứ tự với nhau: trước tiên, trước hết, thoạt tiên, thứ

nhất, thứ hai, một là, hai là, cuối cùng, sau cùng,...

o Nối các đoạn có quan hệ song song: một mặt, mặt khác, ngoài ra, bên cạnh đó,...

o Nối các đoạn có quan hệ nhân quả: bởi vậy, bởi thế, cho nên, vì lý do trên,...

o Nối các đoạn với ý nghĩa tổng kết: tóm lại, tổng kết lại, chung quy lại,...

Cách 2: Dùng các câu chuyển đoạn

o Thêm vào mạch văn những câu thông báo trực tiếp về ý định chuyển đoạn của

người viết. Ví dụ: Phần trên là góc nhìn của người sản xuất về vấn đề hàng giả,

hàng nhái hiện nay. Ở nội dung tiếp theo là sự nhìn nhận của người tiêu dùng về

vấn đề này,...

o Chuyển đoạn bằng cách đặt ra các câu nghi vấn kết nối.

Ví dụ: Hàng giả hàng nhái là một trong những vấn đề gây ra những tác hại khôn

lường đối với sức khỏe người tiêu dùng. Tác hại khôn lường đó là như thế nào và

làm thế nào để có thể ngăn chặn được vấn đề này?

2.3.3. Cách thức trình bày nội dung văn bản

a. Xây dựng kết cấu văn bản

Kết cấu của văn bản sẽ được thể hiện thông qua đề cương sơ bộ của văn bản. Đề cương

sơ bộ là dàn bài cơ bản của văn bản, được biểu hiện bằng tên gọi chính xác các tiêu đề,

đề mục của văn bản. Mỗi tiêu đề hay đề mục phản ánh nội dung cần có trong văn bản.

Các tiêu đề, đề mục cần thể hiện rõ bản chất của văn bản trong không gian và thời gian

cụ thể. Sau khi lập đề cương sơ bộ, chúng ta chuyển sang lập dàn ý cho các tiêu đề, đề

mục của văn bản.

Lập dàn ý là sắp xếp các ý theo trật tự, mục đích, yêu cầu đề ra trong văn bản sao cho

thích hợp và xác định mức độ trình bày mỗi ý theo tỉ lệ thỏa đáng giữa các ý. Đây là

công việc có tầm quan trọng để các ý tưởng của người viết được trình bày cân đốn, chặt

chẽ, mạch lạc. Các bước lập dàn ý được thực hiện theo thứ tự như sau:

Thứ nhất, xác lập các ý lớn


DWS104_Bai2_v2.0017112210

40

Ý lớn là tập hợp của một số câu nhằm truyền đạt một nội dung có mục đích nhất định.

Mỗi một chủ đề bộ phận bao gồm một số các ý lớn nhằm truyền đi những mục đích diễn

đạt nội dung trong không gian và thời gian cụ thể. Mỗi ý lớn thường hình thành một

đoạn văn, nhiều ý lớn hình thành nên chủ đề bộ phận, nhiều chủ đề bộ phận hình thành

nên chủ đề chung

Thứ hai, xác lập các ý nhỏ

Mỗi ý lớn được cụ thể hóa thành các ý nhỏ. Các ý nhỏ này được hình thành bởi nhiều

câu được sắp xếp theo trật tự logic, hợp lý. Mỗi câu có thể hình thành một ý nhỏ hơn tùy

vào hướng triển khai của người viết văn bản.

Thứ ba, sắp xếp các ý

Người soạn thảo phải sắp xếp các ý trong văn bản sao cho đảm bảo tính hệ thống, logic,

đảm bảo tính khả thi của văn bản cũng như thuận lợi cho các đối tượng tiếp nhận văn

bản. Có trường hợp phải sắp xếp theo trật tự bắt buộc bởi phải giải quyết xong ý này thì

mới đủ điều kiện giải quyết ý kia. Cũng có thể việc sắp xếp các ý không theo một trật tự

cố định mà tùy thuộc vào chủ ý của người viết văn bản.

Sau khi lập dàn ý cho tất cả các tiêu đề, đề mục của đề cương sơ bộ, chúng ta có đề cương

chi tiết cho văn bản. Đây là cơ sở cho quá trình viết bản thảo cho văn bản. Đề cương càng

chi tiết thì quá trình soạn thảo văn bản càng dễ dàng và văn bản càng có chất lượng.

b. Các kiểu tổ chức văn bản

Tùy thuộc vào nội dung cũng như đối tượng mà văn bản hướng đến mà người soạn thảo

có thể lựa chọn cách thức tổ chức, trình bày văn bản cho phù hợp

Trình bày theo trật tự khách quan: Trình bày vấn đề theo các quan hệ logic, khách

quan thì chủ thể chung theo cách thức nào đó sẽ được thu hẹp lại, trở thành chủ đề bộ

phận và sẽ được xem xét chi tiết hơn theo một trình tự logic nhất định. Dưới đây là

các cách trình bày theo trật tự khách quan:

o Trình bày vấn đề theo quan hệ toàn thể - bộ phận: Cách trình bày này dựa vào cấu

trúc hệ thống của đối tượng. Theo cách này người viết sẽ lần lượt trình bày theo

tầng bậc, các bộ phận của hệ thống cấu trúc. Có hai phương thức tổ chức theo

cách này là tổ chức theo chuỗi hoặc theo khối. Nếu tổ chức văn bản theo chuỗi,

người viết sẽ đề cập đến từng nguyên nhân và kết quả của nó, nguyên nhân và kết

quả sẽ nằm cùng trong một đoạn văn. Còn nếu văn bản tổ chức theo khối, người

viết sẽ đưa tất cả các nguyên nhân của vấn đề, sau đó mới xem xét các kết quả,

nguyên nhân và kết quả nằm trong các đoạn văn khác nhau.

o Trình bày vấn đề theo trình tự thời gian: Phương thức này được trình bày theo

nguyên lý: sự kiện nào xảy ra trước trình bày trước, sự kiện nào xảy ra sau trình

bày sau theo các mốc thời gian hay dòng chảy của sự kiện. Để chuyển đoạn văn

bản, người viết sử dụng các từ chỉ thời gian như: Đầu tiên, trước hết, sau cùng,

cuối cùng,...

Trình bày theo trật tự chủ quan: Cách trình bày này là trình bày theo sự đánh giá chủ

quan của người viết văn bản về mức độ quan trọng của các ý trong văn bản, không

theo một trật tự bắt buộc cố định.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

41

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Ngôn ngữ trong văn bản là hệ thống những từ được kết hợp theo quy tắc trong tiếng Việt,

được các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân sử dụng để thể hiện nội dung các

văn bản.

Khi viết văn bản, người soạn thảo văn bản cần phải hiểu rõ các yêu cầu cơ bản đối với ngôn

ngữ là: Ngôn ngữ trong văn bản phải có tính chính xác, rõ ràng, Ngôn ngữ trong văn bản phải

đảm bảo tính phổ thông, thống nhất, Ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo tính nghiêm túc,

khách quan, Ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo tính lịch sự, trang trọng.

Khi soạn thảo văn bản người soạn thảo lưu ý lựa chọn từ, viết câu và xây dựng đoạn cho phù

hợp đảm bảo chất lượng tốt nhất cho văn bản.

Đoạn văn là đơn vị cấu thành nên văn bản, thường gồm một số câu liên kết chặt chẽ với nhau

về nội dung và hình thức, thể hiện một chủ đề nhỏ của văn bản. Đoạn văn trong văn bản pháp

luật có thể là một câu hoặc nhiều câu liên kết với nhau cùng triển khai một chủ đề bộ phận

theo định hướng chung của toàn văn bản.

Chủ đề chung là một cụm từ thể hiện bản chất cơ bản của văn bản trong không gian và thời

gian cụ thể. Chủ đề bộ phận là các cụm từ thể hiện nội dung cơ bản của chủ đề chung theo

một diễn tiến quan hệ nhất định.

Muốn văn bản thuyết phục được người đọc thì lập luận giữ vai trò quan trọng. Lập luận là

dựa vào sự thật đáng tin cậy và các lý lẽ đầy đủ, xác đáng để nêu ra quan điểm, ý kiến của

mình. Lập luận đòi hỏi có sự kết hợp các yếu tố luận điểm, luận cứ, luận chứng.

Người soạn thảo phải sắp xếp các ý trong văn bản sao cho đảm bảo tính hệ thống, logic, đảm

bảo tính khả thi của văn bản cũng như thuận lợi cho các đối tượng tiếp nhận văn bản. Có

trường hợp phải sắp xếp theo trật tự bắt buộc bởi phải giải quyết xong ý này thì mới đủ điều

kiện giải quyết ý kia. Cũng có thể việc sắp xếp các ý không theo một trật tự cố định mà tùy

thuộc vào chủ ý của người viết văn bản.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

42

BÀI TẬP THỰC HÀNH

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Nêu khái niệm ngôn ngữ trong văn bản và đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản?

2. Nêu và phân tích các yêu cầu đối với ngôn ngữ trong văn bản?

3. Nêu các phương thức liên kết trong văn bản?

4. Thế nào là chủ đề chung, chủ đề bộ phận và áp dụng vào xác định kết cấu cho văn bản?

5. Thế nào là cơ sở lập luận cho văn bản và những lưu ý khi xác định cơ sở lập luận cho

văn bản?

6. Thế nào là kết cấu văn bản và những lưu ý khi trình bày kết cấu văn bản?

CÂU HỎI ĐÚNG/SAI

1. Ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng.

A. Đúng

B. Sai

2. Trong văn bản, không sử dụng phương ngữ (từ địa phương).

A. Đúng

B. Sai

3. Văn bản quản lý sử dụng câu nghi vấn và câu cảm thán.

A. Đúng

B. Sai

4. Để xây dựng lập luận cho văn bản, người viết chỉ dùng cách suy luận diễn dịch.

A. Đúng

B. Sai

5. Để chuyển đoạn trong văn bản, người viết có thể sử dụng các từ ngữ hoặc sử dụng câu.

A. Đúng

B. Sai

6. Văn bản luôn được trình bày theo trật tự khách quan.

A. Đúng

B. Sai

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Chủ đề chung của văn bản là:

A. một đoạn văn nói về một điều gì đó.

B. một cụm từ thể hiện bản chất cơ bản của văn bản trong không gian và thời gian cụ thể.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

43

C. toàn bộ nội dung của văn bản.

D. những quy định của cấp trên về nội dung văn bản.

2. Luận điểm trong văn bản là:

A. quan điểm, ý kiến của người viết về vấn đề được đặt ra.

B. việc đánh giá tầm quan trọng của văn bản.

C. cơ sở tiền đề cho việc ban hành văn bản.

D. cách thức thể hiện nội dung văn bản.

3. Cơ sở lập luận cho văn bản là:

A. các quy định của pháp luật về trình bày văn bản.

B. các lí lẽ, kết luận của người viết nhằm thể hiện rõ quan điểm, nội dung được thể hiện

trong văn bản.

C. các quy định bắt buộc của doanh nghiệp trong viết văn bản.

D. chỉ đạo của cấp trên, lãnh đạo cơ quan đơn vị.

4. Kết cấu của đoạn văn thường bao gồm:

A. câu chủ đề và số liệu minh chứng.

B. các câu lập luận cho ý chính của văn bản.

C. câu bổ sung và câu kết.

D. phần chủ đề, phần khai triển và phần kết thúc.

5. Loại câu nào KHÔNG được sử dụng trong văn bản?

A. Câu văn viết có ngữ cảnh.

B. Câu mệnh lệnh.

C. Câu cảm thán.

D. Câu chủ động.

6. Cách suy luận đi từ những chứng cứ cụ thể suy ra những nhận định tổng quát và khái

quát thành lí luận hoặc quy luật là:

A. diễn đạt theo kiểu diễn dịch.

B. diễn đạt theo kiểu quy nạp.

C. phối hợp diễn đạt theo kiểu diễn dịch và quy nạp.

D. diễn đạt tổng hợp.

BÀI TẬP VẬN DỤNG

1. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau: “Sự biến động giá cả thịt lợn giữa

năm 2017”.

2. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau: “Tình trạng hàng giả hàng nhái”.

3. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau: “Tnh hình phòng chống cháy nổ mùa

khô 2017”.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

44

4. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau: “Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm”.

5. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau: “Bảo vệ môi trường biển”.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

45

ĐÁP ÁN

CÂU HỎI ĐÚNG SAI

1. Đáp án đúng là: Đúng.

Vì: Đó là yêu cầu của ngôn ngữ trong văn bản.


Vì: Nếu sử dụng phương ngữ sẽ ảnh hưởng tới tính phổ thông của văn bản.

3. Đáp án đúng là: Sai.

Vì: Các loại câu này làm mất tính trang trọng lịch sự của văn bản.


Vì: Còn có thể sử dụng cách suy luận quy nạp.


Vì: Có thể dùng từ hoặc câu để chuyển đoạn.


Vì: Có thể trình bày theo trật tự chủ quan.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

1. Đáp án đúng là: B. một cụm từ thể hiện bản chất cơ bản của văn bản trong không gian và thời

gian cụ thể.

Vì: Chủ đề chung của văn bản là một cụm từ thể hiện bản chất cơ bản của văn bản trong

không gian và thời gian cụ thể.

2. Đáp án đúng là: A. quan điểm, ý kiến của người viết về vấn đề được đặt ra.

Vì: Luận điểm trong văn bản là quan điểm, ý kiến của người viết về vấn đề được đặt ra.

3. Đáp án đúng là: B. các lí lẽ, kết luận của người viết nhằm thể hiện rõ quan điểm, nội dung

được thể hiện trong văn bản.

Vì: Cơ sở lập luận trong văn bản là các lí lẽ, kết luận của người viết nhằm thể hiện rõ quan

điểm, nội dung được thể hiện trong văn bản.

4. Đáp án đúng là: D. phần chủ đề, phần khai triển và phần kết thúc.

Vì: Kết cấu của đoạn văn thường bao gồm Phần chủ đề, phần khai triển và phần kết thúc.

5. Đáp án đúng là: C. Câu cảm thán.

Vì: Loại câu này ảnh hưởng đến tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản.

6. Đáp án đúng là: B. diễn đạt theo kiểu quy nạp.

Vì: Cách suy luận đi từ những chứng cứ cụ thể suy ra những nhận định tổng quát và khái quát

thành lí luận hoặc quy luật là diễn đạt kiểu quy nạp.

BÀI TẬP VẬN DỤNG

1. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau : “Sự biến động giá cả thịt lợn giữa năm 2017”

Cơ sở lập luận

Luận điểm: Vấn đề biến động giá cả thịt lợn giữa năm 2017 và ảnh hưởng đến người

chăn nuôi.

Luận cứ: Chính sách về chăn nuôi của Nhà nước, các lý thuyết về kinh tế, quy luật

cung - cầu, phát triển bền vững,...


DWS104_Bai2_v2.0017112210

46

Luận chứng: Số liệu thống kê về số hộ chăn nuôi lợn, số đầu lợn chăn nuôi, giá thịt

lợn trong các tháng đầu năm 2017.

Kết cấu bài viết

Quan hệ biện chứng quy luật cung cầu và đánh giá thị trường chăn nuôi lợn những năm vừa qua.

Tốc độ trượt giá thịt lợn.

Mức độ ảnh hưởng tới ngành chăn nuôi.

Mức độ ảnh hưởng tới đời sống người dân.

2. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau : “Tình trạng hàng giả hàng nhái”


Luận điểm: Vấn đề hàng giả hàng nhái và ảnh hưởng đến nền kinh tế.

Luận cứ: Chính sách về kiểm soát hàng giả hàng nhái của Nhà nước, các lý thuyết về kinh tế, quy luật cung - cầu, phát triển bền vững,...

Luận chứng: Số liệu thống kê về thương mại, nhập khẩu, số lượng hàng giả hàng nhái

đã phát hiện.


Quan hệ biện chứng quy luật cung cầu và đánh giá thị trường tiêu dùng ở Việt Nam.

Sự phổ biến của hàng giả hàng nhái.

Mức độ ảnh hưởng tới ngành sản xuất trong nước.


3. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau : “Tình hình phòng chống cháy nổ mùa

khô 2017”


Luận điểm: Vấn đề phòng chống cháy nổ và an toàn cho người dân.

Luận cứ: chính sách về phòng chống cháy nổ của Nhà nước, chính sách về xây dựng

và môi trường, phát triển bền vững,...

Luận chứng: số liệu thống kê số vụ cháy, thiệt hại về người và tài sản.


Thực trạng và nguyên nhân tình trạng cháy nổ.

Hậu quả.


4. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau : “Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm”


Luận điểm: Vấn đề an toàn thực phẩm và ảnh hưởng đến nền kinh tế.

Luận cứ: chính sách về kiểm soát an toàn thực phẩm của Nhà nước, lý thuyết về quy

luật cung - cầu, phát triển bền vững,...

Luận chứng: số liệu thống kê về thương mại, kinh doanh, nhập khẩu, số vụ ngộ độc

thực phẩm, ...


Quan hệ biện chứng quy luật cung cầu và đánh giá thị trường tiêu dùng ở Việt Nam.

Sự tràn lan của thực phẩm bẩn.


DWS104_Bai2_v2.0017112210

47

Mức độ ảnh hưởng tới ngành sản xuất trong nước.


5. Xác định cơ sở lập luận và kết cấu cho chủ đề sau : “Bảo vệ môi trường biển”


Luận điểm: Vấn đề môi trường biển và ảnh hưởng đến môi trường sinh thái.

Luận cứ: chính sách về bảo vệ môi trường của Nhà nước, chính sách về phát triển môi

trường bền vững,...

Luận chứng: số liệu thống kê về chỉ số môi trường biển, thảm họa môi trường biển,

thiệt hại do ô nhiễm biển.


Thực trạng và nguyên nhân của tình hình ô nhiễm môi trường biển hiện nay.

Hậu quả và ảnh hưởng của tình trạng ô nhiễm.

Mức độ ảnh hưởng tới môi trường sinh thái.


Documents

Bài 2 SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN