Bestyrelsesmøde, marts 2015

Referat fra SABR-Bestyrelsesmøde

Torsdag den 19. marts 2015 kl. 19.00 i ”Tutten”

1

SABR - SABRO RIDEKLUB, Grønvej 110, 8471 Sabro - www.sabrorideklub.dk

Indkaldte: Kamilla, Ewa, Katrine, Line Cramer, Astrid, Marie, Tine, Christian, Else og Karina

Afbud fra:

Kage: Kamilla

Ordstyrer: Kamilla

Referent: Karina

Pkt

Beskrivelse

Diskussion, Handling og Beslutning

Ansvar

A. Velkommen til nye best.medlemmer

Velkommen til Tine, Line og Ewa. Husk at læse forretningsordenen grundigt igennem, den er bestyrelsens arbejdsmanual.

Tine/ Line/ Ewa

B. A. Godkendelse af referat fra GF

Referatet er godkendt og er allerede offentliggjort. Video af beretning er under udarbejdelse og kommer på hjemmesiden sammen med referatet. Regnskab og budget skal ifølge organisations-certificeringskrav også på hjemmesiden.

Karen Karen

C. Godkendelse af seneste referat

Referatet er godkendt uden bemærkninger. Alle

D. B. Status på opgaver fra sidst A. Underviser

profilering B. Sand i hallen

C. Bundgård Byg sponsorat

Underviser profilering på hjemmeside m.v. Marie rykker undervisere der ikke allerede har afleveret, for beskrivelser. Er der behov for tilførsel af ekstra sand i hallen? Efter grundig harvning på arbejdsdagen i søndags, er bunden blevet bedre, så fremover harves der 1 gang om ugen. Der laves turnus for dette. Den normale planing af Annie fortsætter som tidligere. Er der afklaring m.h.t. forlængelse af Bundgård Byg sponsorat? Der rykkes for svar igen.

Marie Christian Kamilla Christian

Til orientering:

1. Formand, FU A. Vejhøvl B. Omlægning af DLR

lån C. Indkøb

Vejhøvl er indkøbt (8500,-). Jan tester og kører den til. Kamilla sætter gang i at lave en turnus. Kontakt til banken i forhold til omlægning af DLR lån (rest 308.182). Opsigelse af DLR-lån skal ske senest ultimo marts. Hjemtagning af nyt bank-lån skal ske ultimo juni. Ved omlægning kan frigøres penge til udskiftning af tag. Ny dymo er indkøbt, pas på den! Den ligger fast i kontoret. Husk at lægge den på plads umiddelbart efter brug. Vi har besluttet ikke at købe et nyt pengeskab. Vi kan eventuelt have et skab eller andet med almindelig lås. Der indkøbes cavalettis og springduge(fyld).

Vi undersøger om det er muligt at købe halmpiller billigere af anden

Jan Kamilla Kamilla/ Jan Kamilla FU Karina Karina



2


D. Ryttermærkeuv.

E. Aktivitets-

støtteordning

F. Ledige bokse. G. Husorden

leverandør. Ryttermærkeundervisning til RM1 er afsluttet. Emma Holleufer tager RM-uddannelsen til efteråret og overtager derefter RM-undervisning. Vi har afgivet svar i høringen om revision af aktivitetsstøtte ordningen. Vi svarede overvejende positivt i forhold til model 2, med kommentar om faktorfordeling der tilgodeser vores aldersfordeling. Vi afventer udspil fra århus kommune. Ledige bokse. Kontaktet angående udlejning af boks pr 1/6, afventer skrivning af kontrakt. Husorden-stuehuset (ro-regler) Det skal præsiceres at de også gælder i rytterstuen.

Kamilla Kamilla Kamilla Kamilla

2. Kasserer, FU A. Varmeafregning B. Aktivitetsstøtte

Tilbagebetaling fra varmeafregning er på ca. 18.000 kr. Noget af overskuddet modregnes i kommunens lokaletilskud. Ansøgning om aktivitetsstøtte og lokaletilskud er indsendt til Århus Kommune.

Jan/Linda/Kamilla

3. Sekretær, FU

Kalle er afmeldt på SEGES-Afd. for heste og der er indsendt papirer for ejerskifte af Felixgårds Isaura samme sted.

Karina

4. Handy-udvalg A. Ventilator på BV B. Radiator i Tutten C. Fjernvarme D. Dør i rytterstuen. E. Arbejdsdag 15/3

F. Rodfræsning

G. Næste møde

Opsætning af ventilator på badeværelset i huset p.g.a. fugtproblemer. Udskifting af defekt radiator i Tutten. Fjernvarmeprojektet er næsten færdigt og færdiggøres helt. Der indhentes tilbud på isætning af dør i rytterstuen. Karina følger op. Der var stort fremmøde, også fra elevrytterne. Mange opgaver blev nået og meget affald kørt væk. Elisabeth fremsender liste over fremmødte fra privatstalden. Der blev fræst rødder tirsdag den 17/3 til en fast pris på 7000kr. Han ville have en 1000kr ekstra pga. de store rødder og stammer der skulle saves ned først. Der jævnes efterfølgende så der bliver klar til stv.parkering den 22/3 Der indkaldes til møde i handy næste uge. Vi vil forsøge at forankre støtten til udvalget og arbejdsopgaverne mere bredt.

Jan Jan Jan Jan/Karina Christian/ Elisabeth Christian Christian Christian

5. Undervisnings- Koordinator A. Vikar til spring-

undervisning

Sara Rosendahl Sørensen er underviser-afløser på springholdet i marts, april, maj og juni. Det forventes, at Katrine overtager springholdet igen efter sommerferien igen.

Marie



3


B. Hold-status. C. Kalle

Der er fortsat pæn stabilitet på holdene. Vi har lidt huller på voksenhold, men ellers er holdene rimelig fyldte. Der er pt en venteliste på 15 til indslusning og 5 til puslingeholdet. Kalle blevet aflivet den 11/3 hos Frijsenborg Dyrlægerne i Hammel.

Marie Marie

6. Hestevelfærds-udv. A. Opf. ny foderplan

B. Lus hos elevhestene

C. Hø til Hidalgo D. Ny elevpony E. Udstyr-elevheste F. Smed-elevheste

Har været i bero, men kører nu videre. Der er valgt nyt foder: Cool performance fra Equisana. Dette foder gør at der skal fodres med mindre mængder end vi gør nu. Eqiusana giver et sponsorat på 3.000 kr. til et sponsorspring Der er fundet lus hos elevhestene. Efter dyrlæge-anvisning er alle elevhestene blevet behandlet for lus. Alle underlag vaskes og behandlingen gentages om 4 uger. Der er kommet hø til Hidalgo. Den 2/3 blev der indkøbt ny elevpony (Felixgårds Isaura), som erstatning for Kalle. Astrid og Line arbejder med den og mener at den snart er klar til at gå med i undervisningen. Status på udstyr d. 29/3 klokken 15. Vi tjekker op på behov og tilpasninig. Der skal vælges ny faguddannet smed til elevhestene. Jakob Grabow, Lars Olsen, Jess Schultze og evt. andre kontaktes for tilbud.

Marie Tine Christian Astrid/Line Tine Diana

7. PR-udvalg A. OK-støtte

B. Støttelotto C. Klubhæfte D. Sponsorer E. Nye naboer

F. Fondssøgning

Der er bestilt nye bannere, som kan komme op til stævnet den 22/3. Når OK reklamerne for "støtter lokalsporten" i Sabro-området bliver trykt næste gang, så kommer SABR til at fremgå sammen med Sabro IF. To nye lodder solgt. Klubhæfte – findes ikke længere i papirform, men kan downloades som App. Det koster stadig 200 kr. (hvoraf 100 kr. går til klubben) at aktivere tilbuddene, som man så har adgang til et halvt år. Vi reklamerer for Klubhæftet på FB, i hesteposten og med små flyers. Der er udsendt opkrævning og takkebrev til alle ”almindelige” sponsorer. Takkebrev til sponsorer til julebanko er på vej. Der er åbent hus ved de nye nabohuse i påsken. Vi undersøger, om vi for det gode naboskab kan stå og sælge kaffe & kage til gæsterne. Rejseholdet (Sabro IF) sælger pølser. Fondssøgning er stadig en høj prioritet i PR-udvalget, da det kan give mulighed for at gennemføre projekter som klubben ellers ikke har økonomi til. De fleste fonde yder ikke 100% tilskud til et projekt, men en vis %-del af udgiften.

Karen



4


G. Merchandisesalg H. Støtteindsamlinger I. Næste møde

Se pkt. 700.3 Ingen nye støtteindsamlinger fra PR-udvalget. Andre opgaver prioriteres højere. Tirsdag den 19. maj kl. 19.00

8. Stævneudvalg A. Stv. 22/3 B. Slibe-maledage

C. Max. på starter

Rigtig mange starter til stævnet den 22/3. Der er specielt brug for hjælp til parkering. I samarbejde med ungdomsudvalget er arrangeret slibning og maling af springmaterialer Vigtigt at der bliver slebet godt ned og at træet er tørt inden der males. Fremover sættes der max. antal starter på til hver stævnedag.

Karina Karina/ Line Karina

9. Bredde-udvalg Intet

10. Ungdoms-udvalg A. Fællesspisning B. Gyseraften 28/3

Se pkt. 1000. Er flyttet til 4. april

11. Støtteudvalg

Brug for megen hjælp i Tutten den 22/3. Der laves hjælpermad til 10 personer til alle dagens måltider (morgen, middag, eftermiddag og aften). Derudover er der 3 dommere der skal have hvad de ønsker af mad og drikke.

Else

Punkter til drøftelse:

100. Formand, FU 1. DRF-rep.møde

2. Stævneparkering 3. Fræsning af stubbe 4. Medarb.udd.

5. Kurser

Klubben har 3 pladser til DRF-repræsentant-skabsmødet den 19/4 i Rebild. Karina og Tine deltager begge dage. Alle spørger i udvalgene og der gives tilbagemelding til Karina. Vi bliver nødt til at finde en fremtidig løsning m.h.t. stævne-parkering. Der jævnes ud efter stubfræsningen så der som minimum kan parkeres med biler og meget gerne med trailere der. Der i øvrigt flg. muligheder: Bruge foldene, tage af springbanen. Alle holder øje med hvordan det fungerer med parkering til stævnet den 22. Der evalueres efter stævnet. Fræsning af stubbe langs vejen er gjort. Se pkt. 4.F. DIF uddannelsespulje, og Idrætssamvirket Århus kursuspulje. Kamilla undersøger detaljerne i forhold til mulighed for tilskud nærmere. Kurser fra Distrikt12 og kursus katalog fra Århus Kommune. Kig efter om der er noget relevant og interessant. Kurserne fra Århus kommune er gratis, men hvis man tilmelder sig og ikke dukker op, koster det dog 300,-kr. hvilket man selv betaler! Udvalgsformændene opfordrer udvalgsmedlemmerne til at deltage på alle de kurser de ønsker. Det synliggøres (nyhedsbrev og hjemmeside) at D12 har mange

Karina/ Tine Alle Christian Christian Kamilla Alle Alle Karen



5


6. Facilitetskort

7. Tag-projekt

8. Sabro Byfest

relevante kurser også for elevryttere og privatryttere. FU foreslår flg. facilitetskortsordning: Klippekort til faciliteterne: o Klippekort vha mobilpay o Alternativ mulighed med fysisk ”klippekort” o Priser: 100,- kr. for enkeltbesøg uanset om man er medlem af

klubben eller ikke. o For medlemmer:

5-turs kort: 250,- kr. indbetales for kortet inden. Herefter 10,- kr. pr. klip på kortet.

10-turskort: 400,- kr. indbetales for kortet inden. Herefter 10,- kr. pr. klip på kortet

Øvrige priser for måneds ETB bibeholdes. Det skal være et personligt kort. Det koster 1 klip pr. ekvipage, så kommer man med flere heste, er det 1 klip pr. hest. Husk betaling skal være fra samme mobil som har købt klippekortet. Priser og koncept godkendt. Der arbejdes videre med implementering i FU. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe til tag-projektet. Gruppens opgave er ikke at udføre arbejdet, men at projektere, planlægge, styre og koordinere. Else, Christian og Kamilla ingår i gruppen fra bestyrelsen. Karen kobles på omkring muligheder for fondssøgning. Spørg endelig også personer udenfor bestyrelsen om de har lyst til at indgå i gruppen. Ewa spørger sin svigersøn. Der ”reklameres” via nyhedsbrev, hjemmeside og FB. Christian indkalder til opstartsmøde. SABR deltager igen i år i Sabro Byfest (lørdag den 13. juni kl. 13-15) Tine er tovholder og koordinerer opgaven. Kamilla er ikke hjemme på dagen, men vil gerne hjælpe med planlægningen. Line undersøger om hun kan. Der opfordres til at deltage i arbejdsgruppen via nyhedsbrev og fb.

FU Christian/ Else/ Kamilla Karen Alle /Ewa Karen Christian Tine Kamilla/Line Karen

200. Kasserer, FU 1. MobilePay

Fremover bliver der mulighed for betaling med MobilePay. Det bliver muligt både i forhold til stævner, Tutten, arrangementer, tilkøb af strøelse, facilitets-klippekort ect. Det skal laves så Ewa kan postere alle overførsler korrekt. Der laves derfor koder for betaling så det er tydeligt hvordan betalingen skal posteres. Der oprettes særskilt konto til MobilePay. Vi mangler en smart-phone hvor MobilePay kan installeres, da det ikke er mulige med nuv. undervisermobil. Det undersøges om det nuværende underviser-mobil nr. (42560601) kan bruges (er det abonnement eller taletidskort).

FU FU Eva Ross



6


Ewa kontakter Jan for en løsning. Mobilen kommer til at ligge ved Ewa, da det ikke er nødvendigt at den er fysisk tilstede for at kunne modtage penge. Betaler kan dokumenterer sin betaling.

Ewa/Jan Ewa

300. Sekretær, FU

400. Handy-udvalg

Der er opfordring fra en elevforælder om: Fremover at hænge opslag op et par uger inden en arbejdsdag, og gerne med opgaver der skal laves og gerne med plads til at skrive på hvis nogen har forslag til arbejdsopgaver de kan udføre.

Christian

500. Undervisnings- Koordinator 1. Undervisermobil

2. Ny elevhest

3. Lukket punkt

Marie Ønsker ikke længere en undervisermobil, da det alligevel er hendes privatnr. der bliver brugt. Nummeret bruges fremover til MobilePay. Der rettes til i forhold til dette på hjemmesiden, foldere ect. Der kigges først efter ny elevhest som erstatning for Funny til sommer, da der ikke er ressourcer til det nu. Vi takker nej til den tilbudte gratis pony via Jan, da vi er blevet oplyst at den ikke har korrekt benstilling. Er behandlet.

Marie Karen Marie Katrine

600. Hestevelfærds- udvalg

Intet.

700. PR-udvalg 1. Sponsorringridning

og loppemarked.

2. Mosaik

3. Logo-broderi på tøj og udstyr

En dag med begge aktiviteter. Datoforslag: søndag den 30. august. Godt forslag som er godkendt. Mosaik med SABR-logo. Mangler bare ”afsyring”, hvilket Bente gør. PR foreslår, at mosaikken bliver hængt op i hallen på langsiden over for tilskuerpladserne og til venstre for spejlet. OBS på at den så nok hurtigt vil blive grim af kalkaflejringer fra vnadingsanlægget. Foreslag om at sætte den i en vinduesramme og hænge den op over stalden. Forslag vedtaget og iværksættes. Vi har tidligere besluttet ikke at købe trøjer eller andet til lager. Der er mulighed for, gennem Horze at få broderi på både eget tøj eller varer købt hos dem. Mulighed for kundeaften. Det koster 1.000 kr. at få oprettet filen med logo. Vi kan så tage et mindre overhead pr. tryk og dermed langsomt tjene investeringen ind igen. God ide, der arbejdes videre med.

Karen Christian Kamilla

800. Stævneudvalg 1. DjurslandsBank-Cup

Vi satser på at stævnet i bededagsferien (1.-3. maj) igen i år bliver en Djurslands Bank Cup. Det laves der dækkener efter. Kamilla kontakter banken igen for svar. Horze kontaktes for god pris på Cup-vinder dækkener til stævnet

Katrine Kamilla Kamilla



7


2. Spring-udstyr

Der indkøbes 2 stk. cavalettis fra Mjølner Wood i Mariager. Stv.udv. vender snarest tilbage med hvad der ellers er behov for af spring/-udstyr.

Karina Katrine

900. Bredde-udvalg

1000. Ungdoms-udvalg

Aftalte fremadrettede aktiviteter: o Før stævne-hygge for alle den 30/4. o Bålaften, for ungdomsudvalget den 23/5 . o Sommerferie-aktivitetseftermiddag for alle den 22/7 o Fælles tur for alle i SABR til Djurs Sommerland den 15/8

Opslag m.v. til hjemmeside, nyhedsbreve og ophængning i klubben laves i god tid inden arrangementerne. Husk at bruge den officielle SABR opslags-skabelon

Line Line

1100. Støtteudvalg

1200. Certificerings-udvalg 1. Baneindhegning

Vi er næsten klar til Organisationscertificeringen, velkomstfolderen skal lige være helt klar. I forhold til sikkerhedscertificeringen mangler baneindhegningen. Karina undersøger eksakte krav til indhegningen (højde, antal tværplanker m.v.).

Karina Karina

1300. Punkter fra/til Privatstalden

Ingen.

1400. Eventuelt

Datoer for arbejdsdage aftales på næste best. møde Karina

1500. Næste møde

Tirsdag den 21. april kl. 19.00 i Tutten. Ewa tager kage med

Documents

Bestyrelsesmøde, marts 2015