Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows · UmdieSicherheitIhrerMeetingszugewährleisten,werdensämtlicheDaten,dieanIhreWebEx-Sitegesendet odervondieserempfangenwerden,durchdieIntegrationinOutlookmit128-Bit-SSL

Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für WindowsErste Veröffentlichung: 19. August 2015

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I N H A L T S V E R Z E I C H N I S

WebEx-Integration in Outlook für Windows 1

Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook 1

Optionen für die Integration in Outlook 2

Ansetzen eines Meetings 5

Übersicht über das Ansetzen eines Meetings 5

Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer 5

Einrichten eines Meetings 6

Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings 7

Teilnehmer einladen 8

Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting 9

Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook 9

Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt 12

Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site 12

Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook 13

Ansetzen für einen anderen Gastgeber 15

Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber 15

Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber 16

Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber 16

Bearbeiten und Stornieren von angesetzten Meetings 19

Bearbeiten eines angesetzten Meetings 19

Stornieren eines angesetzten Meetings 20

Starten eines Meetings 23

Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook 23

Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook 23

Starten eines Meetings über die WebEx-Site 24

Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook 24

Beitreten zu einem Meeting 25

Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail 25

Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook 25

Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows iii

Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site 26

Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 27

Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 27

Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 28

WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren 29

Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ 29

Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen 30

Informationen zur Registerkarte „Konto“ 30

Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“ 31

Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“ 32

Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“ 34

Informationen über die Registerkarte „Tools“ 35

Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge 36

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlen im

Startmenü 36

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe der Systemsteuerung 36

Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windowsiv

Inhaltsverzeichnis

K A P I T E L 1WebEx-Integration in Outlook für Windows

• Übersicht über die WebEx-Integration in Outlook, Seite 1

• Optionen für die Integration in Outlook, Seite 2

Übersicht über die WebEx-Integration in OutlookDie WebEx-Integration in Outlook stellt eine einfache Möglichkeit zum Ansetzen oder Starten vonWebEx-Meetings oder persönlichenWebEx-Konferenz-MeetingsmitMicrosoft Outlook dar.Mit der Integrationin Outlook können Sie all diese Aktivitäten ausführen, ohne Ihre WebEx-Site verwenden zu müssen, in derSie normalerweise Ihre Online-Meetings ansetzen und diesen beitreten.

Die WebEx-Integration in Outlook ist Teil der WebEx-Produktivitätswerkzeuge. DieWebEx-Produktivitätswerkzeuge werden automatisch auf Ihrem Computer installiert, wenn Sie sich auf IhrerWebEx-Site anmelden. Sobald neue Versionen verfügbar sind, werden diese automatisch installiert. Sie könnenProduktivitätswerkzeuge auch manuell installieren. Weitere Informationen finden Sie unterWebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren auf Seite 29.

Nach der Installation der WebEx-Produktivitätswerkzeuge werden in Microsoft Outlook die Optionen für dieWebEx-Integration angezeigt, mit deren Hilfe Sie ein Online-Meeting schnell ansetzen können.

Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie die WebEx-Integration in Outlook verwenden:Hinweis

• Sie verfügen über ein Benutzerkonto auf Ihrer WebEx-Site.

• Die Option für die Integration in Outlook für WebEx-Produktivitätswerkzeuge ist auf IhrerWebEx-Site verfügbar.

• Der Computer ist mit dem Internet verbunden.

• Sie sind mit Microsoft Outlook vertraut.

Beim Ansetzen eines Meetings können Sie Teilnehmer aus jeder gewünschten Outlook-Adressliste einladen,beispielsweise aus der globalen Adressliste, der persönlichen Adressliste oder dem Ordner Kontakte. Dieeingeladenen Teilnehmer können dem Meeting auch ohne Integration in Outlook beitreten.

Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows 1

Umdie Sicherheit IhrerMeetings zu gewährleisten, werden sämtliche Daten, die an IhreWebEx-Site gesendetoder von dieser empfangen werden, durch die Integration in Outlookmit 128-Bit-SSL-Verschlüsselung (SecureSockets Layer) gesichert.

Die WebEx-Integration in Outlook bietet außerdem folgende Funktionen:

• Schneller Zugriff auf „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site, wo sich Ihre persönliche Meeting-Liste,Ihr Benutzerprofil und weitere Kontooptionen befinden

• Eine Funktion zum Starten eines Instant-Meetings über die „Jetzt treffen“-Funktion (nicht für alleWebEx-Service-Sites verfügbar)

• Vorlagen für Meeting-Einladungen

Optionen für die Integration in OutlookNachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, wird die Symbolleiste derWebEx-Integration in Microsoft Outlook angezeigt. Sie können diese Linien in der WebEx-Symbolleistegenau wie in denMicrosoft Outlook-Symbolleisten auswählen und mit der Maus aus der Leiste herausziehen.Klicken Sie auf die Schaltfläche X, um die unverankerte Symbolleiste zu schließen. Um die Symbolleistewieder anzuzeigen, klicken Sie mit der rechtenMaustaste auf eine beliebigeMicrosoft Outlook-Symbolleiste,und wählen Sie WebEx-Produktivitätswerkzeuge aus.

Hier finden Sie eine Beschreibung der Schaltflächen der Symbolleiste für die WebEx-Integration.

• Jetzt treffen: Startet ein Instant-Meeting. Dies ist ein Meeting, das Sie jederzeit beginnen können, ohnedies im Voraus ansetzen zu müssen. Im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ auf der Registerkarte „Jetzttreffen-Einstellungen“ können Sie Optionen für Instant-Meetings angeben. Einzelheiten finden Sie unterEinrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.

•Meeting ansetzen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Termin-Fenster von Outlookgeöffnet. Dieses enthält Optionen für die Integration in Outlook, die zumAnsetzen eines Online-Meetingsverwendet werden können. Sie können im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ auf der RegisterkarteMeeting angesetztOptionen für angesetzteMeetings angeben. Einzelheiten finden Sie unter Einrichtender Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.

Das Meeting-Fenster von Outlook enthält auch WebEx-Integrationsoptionen.Hinweis

•WebEx-Einstellungen: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Menü mit folgendenOptionen:

◦Mein WebEx: Bietet Zugriff auf „Mein WebEx“, von wo aus Sie Ihre Kontoinformationen undIhre angesetzten Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Website verwalten können. Einzelheiten zu„Mein WebEx“ finden Sie in der Online-Hilfe Ihrer Website.

◦ Konteneinstellungen: Öffnet die Registerkarte „Konto“ im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“.Hier können Sie Informationen zu Ihrem WebEx-Benutzerkonto angeben, d. h. die URL IhrerWebEx-Site sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort. Sie können im DialogfeldWebEx-Einstellungen auch zusätzliche Optionen angeben, wie zum Beispiel Optionen fürInstant-Meetings und angesetzte Meetings.

Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows2

WebEx-Integration in Outlook für WindowsOptionen für die Integration in Outlook

◦Meeting-Vorlagen: Hiermit zeigen Sie die Vorlagen an, die Sie oder Ihr Site-Administrator aufIhrer WebEx-Site gespeichert haben. Die Vorlagen enthalten die Meeting-Einstellungen. WählenSie eine Vorlage nach Ihren Anforderungen aus. Meeting-Vorlagen sind nur dann verfügbar, wenndie Einstellungen der Site-Administration Gastgebern die Verwendung von Vorlagen für Outlookerlauben.

◦ Berechtigung zum Ansetzen festlegen: Öffnet die Seite „Mein WebEx-Profil“, auf der Sie einenStellvertreter ernennen können, der Meetings in Ihrem Namen ansetzen und bearbeiten kann.Weitere Informationen finden Sie unter „Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sieansetzt“.

◦ Hilfe: Hier finden Sie Anweisungen zur Verwendung der WebEx-Integration in Outlook.

◦ Info über: Hiermit zeigen Sie die Versionsnummer sowie die Lizenz- und Patentinformationenzur WebEx-Integration in Outlook an.





K A P I T E L 2Ansetzen eines Meetings

• Übersicht über das Ansetzen eines Meetings, Seite 5

• Einrichten eines Meetings und Einladen der Teilnehmer, Seite 5

• Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt, Seite 12

Übersicht über das Ansetzen eines MeetingsBeim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook und beim Versenden vonMeeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:

• Die Integration in Outlook bietet grundlegende Optionen zumAnsetzen einesMeetings. Einige Optionen,die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, stehen in der Integration in Outlook nicht zur Verfügung.

• Die Integration in Outlook unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Microsoft Outlook zurVerfügung stehen. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen einesWiederholungsmusters für einMeetingauf Seite 9.

• In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Microsoft Outlook versenden, wird die Startzeit desMeetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, und nicht in derZeitzone aus den Website-Präferenzen für Ihren WebEx-Service.

Auf Ihrer WebEx-Site werden alle Meeting-Zeiten in der Zeitzone angezeigt, die Sie in den PräferenzenIhrer Website festgelegt haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone.

Einrichten eines Meetings und Einladen der TeilnehmerInformationen zum Einrichten eines Meetings über die Integration in Outlook finden Sie unter Einrichteneines Meetings auf Seite 6.

Informationen zum Ansetzen eines persönlichen Konferenz-Meetings über Integration in Outlook finden Sieunter Einrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings auf Seite 7.

Informationen zum Einladen von Teilnehmern zu einem angesetzten Meeting finden Sie unter Teilnehmereinladen auf Seite 8.


Informationen zum Festlegen eines wiederkehrenden Meetings finden Sie unter Festlegen einesWiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9.

Einrichten eines MeetingsZum Einrichten eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook öffnen Sie ein neuesMeeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook. Geben Sie dann die Informationen und Einstellungen fürdas Meeting an.

Verfahren

Schritt 1 Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie auf der WebEx-SymbolleisteMeeting ansetzen aus.

• Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus.

Daraufhin wird ein Fenster zum Ansetzen des Meetings mit einer SchaltflächeWebEx-Meeting hinzufügenangezeigt.

Schritt 2 Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:

• Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein.

• Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.

• (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie aufWiederholung,und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen einesWiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9.

• Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eineMeeting-Benachrichtigung.

Schritt 3 Wählen SieWebEx-Meeting hinzufügen, um die Meeting-Einstellungen festzulegen.Schritt 4 Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ angezeigt wird, geben Sie die

notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK.Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeberansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“angezeigt.

Schritt 5 Wählen Sie für ein WebEx-Meeting den Service-Typ oder für ein MeetingPlace PersönlichesKonferenz-MeetingMeetingPlace Persönliche Konferenz aus.

Wenn Sie über ein Cisco Unified MeetingPlace-Konto verfügen, können Sie auch einenWebEx-Service-Typ auswählen und dann bei der Option Art der Konferenz die Option CiscoUnified MeetingPlace Audio-Konferenz auswählen.

Hinweis

Schritt 6 (Optional) Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer als alternative Gastgeber aus. Klicken Sie aufRessourcen, und geben Sie die entsprechenden Namen in die Liste Alternativer Gastgeber ein.


Ansetzen eines MeetingsEinrichten eines Meetings

Hinweis • Alternative Gastgeber können ein Meeting starten, verwalten und aufzeichnen, wenn derGastgeber noch nicht beigetreten ist. Alternative Gastgeber benötigen ein Benutzerkontoauf Ihrer WebEx-Site. Wenn Sie mehr als einen alternativen Gastgeber angeben, erhält dererste beitretende alternative Gastgeber Kontrolle über das Meeting. Wenn ein alternativerGastgeber.

• Alternative Gastgeber müssen bereits als Teilnehmer zumMeeting hinzugefügt worden seinund müssen ein Benutzerkonto auf Ihrer Meeting Center-Website haben.

• Wenn Sie mehr als einen alternativen Gastgeber angeben, erhält der erste beitretendealternative Gastgeber Kontrolle über das Meeting.

• Alternative Gastgeber können einMeeting zwar aufzeichnen, aber der eigentliche Gastgeberist weiterhin Eigentümer der Aufzeichnung und wird benachrichtigt, wenn diese fertig ist.

Schritt 7 Geben Sie weitere Meeting-Einstellungen an, und klicken Sie dann auf OK.Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.

Wenn Sie ein Meeting mithilfe von Cisco Unified MeetingPlace Audio-Konferenz ansetzenund Sie sowohl die Option Teilnehmer können dem Meeting beitreten X Minuten vorAnfangszeit als auch die Option Beitreten der Telefonkonferenz noch vor Sitzungsbeginndeaktivieren, können Teilnehmer mit einem Mobilgerät nur dann einem Meeting beitreten, wennjemand zuerst das Meeting auf der WebEx-Site startet.

Hinweis

Schritt 8 Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmereinladen auf Seite 8.

• Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunktzum angesetzten Meeting ein.

Ihre WebEx-Site wird von der Integration in Outlook aufgerufen, und das angesetzte Meeting wird folgendenBereichen hinzugefügt:

• Ihrem Outlook-Kalender

• Ihrer Meeting-Liste auf der Seite „Meine WebEx-Meetings“ auf Ihrer WebEx-Site

• Ihrem persönlichen Meeting-Fenster, sofern Ihr Konto dies einschließt

Einrichten eines persönlichen Konferenz-MeetingsWenn Sie ein persönliches Konferenz-Meeting per WebEx-Integration in Outlook ansetzen möchten, öffnenSie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook und geben Sie die Meetinginformationenund -einstellungen an.

Verfahren

Schritt 1 Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:


Ansetzen eines MeetingsEinrichten eines persönlichen Konferenz-Meetings

• Wählen Sie auf der WebEx-SymbolleisteMeeting ansetzen aus.

• Wählen Sie im Menü Datei die Option Neu > Meeting-Anfrage oder Neu > Termin aus.

Ein Fenster für das Ansetzen vonMeetingsmit der SchaltflächePersönlichesKonferenz-Meeting hinzufügenauf der WebEx-Symbolleiste wird angezeigt.

Schritt 2 Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:

• Geben Sie im Textfeld Betreff ein Thema für das Meeting ein.

• Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.

• (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie aufWiederholung,und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Einzelheiten finden Sie unter Festlegen einesWiederholungsmusters für ein Meeting auf Seite 9.

• Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eineMeeting-Benachrichtigung.

Schritt 3 Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen, um die Einstellungen für persönlicheKonferenz-Meetings vorzunehmen.

Schritt 4 Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ angezeigt wird, geben Sie dienotwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK.Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeberansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“angezeigt.

Schritt 5 Geben Sie die WebEx-Meeting-Einstellungen an und klicken Sie dann auf OK.Einzelheiten finden Sie unter Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.


• Senden Sie eine Meeting-Einladung an die Teilnehmer. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmereinladen auf Seite 8.

• Klicken Sie auf Speichern und schließen, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunktzum angesetzten Meeting ein.

Ihre WebEx-Site wird von der Integration in Outlook aufgerufen, und das angesetzte Meeting wird folgendenBereichen hinzugefügt:

• Ihrem Outlook-Kalender

• Ihrer Meeting-Liste auf der Seite „Meine WebEx-Meetings“ auf Ihrer WebEx-Site

• Ihrem persönlichen Meeting-Fenster, sofern Ihr Konto dies einschließt

Teilnehmer einladenWenn Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook ansetzen, können Sie Teilnehmer einladen,indem Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen aus Ihren Microsoft Outlook-Kontaktlisten auswählen. Wenn


Ansetzen eines MeetingsTeilnehmer einladen

Ihre Organisation beispielsweise über eine globale Adressliste verfügt, können Sie Teilnehmer auswählen,indem Sie ihre Namen in dieser Liste auswählen. Sie können auch Teilnehmer einladen, die nicht in einerOutlook-Kontaktliste enthalten sind, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben.

Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eineEinladungs-E-Mail. Die E-Mail enthält Informationen über das Meeting – darunter das Passwort – und einenLink, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten.

Verfahren

Schritt 1 Wenn Sie einMeeting über dieWebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, öffnen Sie dasMeeting-Elementin Ihrem Outlook-Kalender.

Schritt 2 Klicken Sie im geöffneten Termin-Fenster auf Teilnehmer einladen, um das Feld An anzuzeigen, in demSie Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer eingeben können. Klicken Sie auf Einladung stornieren,um das Feld An zu entfernen.

Schritt 3 Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer im Feld An ein, und klicken Sie anschließendauf Senden.

Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein MeetingMit den Wiederholungsoptionen von Microsoft Outlook können Sie ein Wiederholungsmuster für dasOnline-Meeting angeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00Uhr bis zu einem bestimmten Datum wiederholt werden soll. Die WebEx-Integration in Outlook setzt dasMeeting an allen Tagen an, die Sie im Wiederholungsmuster angeben.

Die Wiederholungsoptionen, die Sie mit WebEx-Integration in Outlook verwenden können, sind auf dieOptionen beschränkt, die auf Ihrer WebEx-Site verfügbar sind. Abhängig von Ihrem WebEx-Service wirddie Verwendung eines Wiederholungsmusters eventuell nicht unterstützt.

Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie im Meeting- oder Termin-Fenster für das Meeting aufWiederholung.Schritt 2 Geben Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen an, und klicken Sie auf OK.

Unterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in OutlookIn der folgenden Tabelle wird gezeigt, wie Wiederholungsmuster in Outlook von WebEx behandelt werden:


Ansetzen eines MeetingsFestlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting

WebEx-Meetings

Umgewandelt in WebEx-Meeting-OptionOutlook-OptionTyp

Alle [X] TageAlle [X] TageTäglich

Jeden WochentagJeden Wochentag

für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

JedeWoche am: [Sonntag,Montag, Dienstag,Mittwoch, Donnerstag, Freitag,Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (Xgrößer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in MicrosoftOutlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentlichesMeeting angezeigt.

Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert „Sonntag“ verwendet.Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie denWochenbeginn alsoauf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Sitesynchronisiert.

Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag,Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag,Samstag]

Wöchentlich

Tag [X] aller [y] MonateTag [X] aller [y] MonateMonatlich

Nicht unterstütztDer [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]Tag jedes Monats

Nicht unterstütztDer [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]Wochentag oder Wochenendtag

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag,Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x]Monate

[Januar....Dezember] [1,....31], Alle n (n>1) Jahre[Januar....Dezember] [1,....31], Alle n(n>1) Jahre

Jährlich

Nicht unterstützt.[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter][Tag, Wochentag, Wochenendtag] im[Januar....Dezember]

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] [Sonntag, Montag, Dienstag,Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar....Dezember] alle n(n>1) Jahre

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte][Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,Donnerstag, Freitag, Samstag] im[Januar....Dezember] alle n (n>1) Jahre

Kein Enddatum.Kein Enddatum.Enddatum

Endet nach [X]-maligem Eintreten.Endet nach [X]-maligem Eintreten.

Beenden am [Datumseingabe]Beenden am [Datumseingabe]


Ansetzen eines MeetingsUnterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook

WebEx-Personal Conference Meetings

Umgewandelt in WebEx-Personal Conference Meeting-OptionOutlook-OptionTyp

TäglichAlle [X] TageTäglich

Jeden WochentagJeden Wochentag

Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag,Freitag, Samstag]

Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag,Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag,Samstag]

Wöchentlich

Tag [X] jedes Monats.Tag [X] aller [y] MonateMonatlich

Tag [1,2,3,4,31] jedes Monats.Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tagjedes Monats

Nicht unterstützt.Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]Wochentag oder Wochenendtag

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Sonntag, Montag, Dienstag,Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x] Monate

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte]Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,Donnerstag, Freitag, Samstag] aller [x]Monate

Nicht unterstützt.Jeden [Januar....Dezember] [1,....31]Jährlich

Nicht unterstützt.[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter][Tag, Wochentag, Wochenendtag] im[Januar....Dezember]

Nicht unterstützt.[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter][Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,Donnerstag, Freitag, Samstag] im[Januar....Dezember]

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahrumgewandelt.

Kein Enddatum.Enddatum


Endet nach [x]-maligem Eintreten.


Beenden am [Datumseingabe]


Ansetzen eines MeetingsUnterstützen von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook

Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetztMit der Integration in Outlook können Sie einen Stellvertreter ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetingsansetzen und bearbeiten kann.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten dieBerechtigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen.

Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornierenund starten.

• Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings.Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.

• Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unterErnennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13.

Wichtig • Ein von Ihrem Stellvertreter angesetztesMeeting wird in IhremKalender angezeigt. Wenn Sie diesesbearbeiten möchten, muss WebEx-Integration in Outlook 3.1 oder eine höhere Version auf IhremComputer installiert sein.

• Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.

Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-SiteUm einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite „Mein Profil“von „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Microsoft Outlookzugreifen.

Wenn Sie die Seite „Mein Profil“ ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten, melden Siesich bei Ihrer WebEx-Service-Website an, und klicken Sie aufMein WebEx > Mein Profil.

Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlookmit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters inMicrosoft Outlookauf Seite 13.

Wichtig • Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird,bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren.

• Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.

• Die E-Mail-Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf IhrerWebEx-Site müssenmit denen in Microsoft Outlook identisch sein.


Ansetzen eines MeetingsErnennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt

Verfahren

Schritt 1 Wählen Sie in Microsoft OutlookWebEx aus.Schritt 2 Wählen Sie im nun angezeigten Menü die Option Berechtigung zum Ansetzen festlegen aus.

Die Seite „Mein WebEx > Präferenzen“ wird geöffnet.Schritt 3 Erweitern Sie die Kategorie Ansetzoptionen.Schritt 4 Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen.Schritt 5 Wählen Sie im FensterGastgeber auswählen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters aus und klicken Sie auf

Hinzufügen > OK.Schritt 6 Wählen Sie Speichern aus.

Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft OutlookUm eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook mitihr teilen.

Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Microsoft Outlook teilen und ihm darüber hinaus nochdie Berechtigung zum Ansetzen von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unterErnennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.

Wichtig • Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrempersönlichen Ordner in Microsoft Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalenderzugreifen, wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet.

• Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in IhremMicrosoftOutlook befinden.

Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie im Menü „Datei“ auf Konteneinstellungen.Schritt 2 Klicken Sie im Menü „Konteneinstellungen“ auf Zugriffsrechte für Stellvertreter.Schritt 3 Wählen Sie in der Registerkarte „Stellvertreter“ die Option Hinzufügen aus.Schritt 4 Wählen Sie den Namen des Stellvertreters aus, und klicken Sie auf OK.Schritt 5 Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen des Stellvertreters“ im Kalender die Option Editor aus, und

klicken Sie dann auf OK.Schritt 6 Wählen Sie OK, um das Stellvertreter-Dialogfeld zu schließen.


Ansetzen eines MeetingsErnennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook



K A P I T E L 3Ansetzen für einen anderen Gastgeber

• Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 15

• Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber, Seite 16

• Starten eines Meetings für einen anderen Gastgeber, Seite 16

Übersicht über das Ansetzen eines Meetings für einen anderenGastgeber

Sie können ein Meeting im Namen eines anderen Gastgebers ansetzen, wenn dieser Ihnen die Berechtigunghierzu erteilt hat.

Wenn Sie beispielsweise der Assistent eines Direktors sind, der regelmäßig WebEx-Meetings durchführenmuss, kann dieser Ihnen die Berechtigung erteilen, Meetings in seinem Namen anzusetzen.

Wenn Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings durch einen anderen Gastgeber erteilt wurde,können Sie für ihn Meetings ansetzen, bearbeiten und stornieren.

Stellen Sie vor dem Ansetzen eines Meetings für einen anderen Gastgeber Folgendes sicher:

• Sie verfügen über ein WebEx-Gastgeberkonto. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um einWebEx-Gastgeberkonto zu erhalten.

• Die Integration für Outlook ist in Ihrem Outlook-Produkt installiert.

• Der eigentliche Gastgeber:

◦ erteilt Ihnen die Berechtigung, Meetings auf der WebEx-Site anzusetzen.

◦ wählt Sie in Microsoft Outlook als Stellvertreter aus und teilt seinen Kalender mit Ihnen.


Hinweis • Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie dasMeeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten einesMeetings für einen anderen Gastgeber auf Seite 16.

• Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen.

Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderenGastgeber

Um ein Meeting oder einen Termin für einen anderen Gastgeber anzusetzen, öffnen Sie zunächst denOutlook-Kalender des Gastgebers, der bereits mit Ihnen geteilt wird.

Verfahren

Schritt 1 Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.

Das Dialogfeld „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“ wird angezeigt.b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des

gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen.c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp aus, und klicken Sie auf OK.

Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedeneMöglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhaltenSie in der Hilfe von Microsoft Outlook.

Hinweis

Der geteilte Kalender wird angezeigt.

Schritt 2 Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender desgegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken.

Schritt 3 Öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann Informationenund Einstellungen für das Meeting ein.

Starten eines Meetings für einen anderen GastgeberWenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eineBestätigungs-E-Mail in Outlook.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender weiterhin mit Ihnen teilt.


Ansetzen für einen anderen GastgeberAnsetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber

Ernennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetztMit der Integration in Outlook können Sie einen Stellvertreter ernennen, der in Ihrem Auftrag Meetingsansetzen und bearbeiten kann.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig WebEx-Meetings abhalten müssen, können Sie Ihrem Assistenten dieBerechtigung erteilen, für Sie Meetings anzusetzen.

Nach Erhalt der Berechtigung kann Ihr Stellvertreter Meetings in Ihrem Auftrag ansetzen, ändern, stornierenund starten.

• Erteilen Sie dem Stellvertreter auf der WebEx-Site die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings.Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.

• Teilen Sie in Microsoft Outlook Ihren Kalender mit dem Stellvertreter. Einzelheiten finden Sie unterErnennen eines Stellvertreters in Microsoft Outlook auf Seite 13.

Wichtig • Ein von Ihrem Stellvertreter angesetztesMeeting wird in IhremKalender angezeigt. Wenn Sie diesesbearbeiten möchten, muss WebEx-Integration in Outlook 3.1 oder eine höhere Version auf IhremComputer installiert sein.

• Sie können Ihrem Stellvertreter die Berechtigung zum Ansetzen von Meetings jederzeit entziehen.

Ernennen eines Stellvertreters auf der WebEx-SiteUm einen Stellvertreter zu ernennen, weisen Sie ihm die Ansetzberechtigungen auf der Seite „Mein Profil“von „Mein WebEx“ auf Ihrer WebEx-Site zu. Auf diese Seite können Sie direkt aus Microsoft Outlookzugreifen.

Wenn Sie die Seite „Mein Profil“ ohne den Umweg über Microsoft Outlook aufrufen möchten, melden Siesich bei Ihrer WebEx-Service-Website an, und klicken Sie aufMein WebEx > Mein Profil.

Neben der Erteilung von Berechtigungen zum Ansetzen von Meetings müssen Sie Ihren Kalender in Outlookmit dem Stellvertreter teilen. Einzelheiten finden Sie unter Ernennen eines Stellvertreters inMicrosoft Outlookauf Seite 13.

Wichtig • Wenn die Option zum Ernennen eines Stellvertreters auf Ihrer WebEx-Site nicht angezeigt wird,bitten Sie Ihren Site-Administrator, diese Funktion zu aktivieren.

• Ihr Stellvertreter muss ebenfalls über ein WebEx-Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site verfügen.

• Die E-Mail-Adressen für Ihr Konto und das Konto Ihres Stellvertreters auf IhrerWebEx-Site müssenmit denen in Microsoft Outlook identisch sein.


Ansetzen eines MeetingsErnennen eines Stellvertreters, der Meetings für Sie ansetzt

Verfahren

Schritt 1 Wählen Sie in Microsoft OutlookWebEx aus.Schritt 2 Wählen Sie im nun angezeigten Menü die Option Berechtigung zum Ansetzen festlegen aus.

Die Seite „Mein WebEx > Präferenzen“ wird geöffnet.Schritt 3 Erweitern Sie die Kategorie Ansetzoptionen.Schritt 4 Klicken Sie unter Genehmigung zum Ansetzen von Meetings auf Gastgeber auswählen.Schritt 5 Wählen Sie im FensterGastgeber auswählen die E-Mail-Adresse des Stellvertreters aus und klicken Sie auf

Hinzufügen > OK.Schritt 6 Wählen Sie Speichern aus.

Ernennen eines Stellvertreters in Microsoft OutlookUm eine Person zu Ihrem Stellvertreter zu ernennen, müssen Sie Ihren Kalender in Microsoft Outlook mitihr teilen.

Sie müssen Ihren Kalender mit Ihrem Stellvertreter in Microsoft Outlook teilen und ihm darüber hinaus nochdie Berechtigung zum Ansetzen von Meetings auf Ihrer WebEx-Site erteilen. Einzelheiten finden Sie unterErnennen eines Stellvertreters auf der WebEx-Site auf Seite 12.

Wichtig • Stellen Sie sicher, dass der Kalender, den Sie mit Ihrem Stellvertreter teilen, sich nicht in Ihrempersönlichen Ordner in Microsoft Outlook befindet. Ihr Stellvertreter kann nur auf Ihren Kalenderzugreifen, wenn sich dieser in einem öffentlichen Ordner befindet.

• Der Name des zu ernennenden Stellvertreters muss sich in der globalen Adressliste in IhremMicrosoftOutlook befinden.

Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie im Menü „Datei“ auf Konteneinstellungen.Schritt 2 Klicken Sie im Menü „Konteneinstellungen“ auf Zugriffsrechte für Stellvertreter.Schritt 3 Wählen Sie in der Registerkarte „Stellvertreter“ die Option Hinzufügen aus.Schritt 4 Wählen Sie den Namen des Stellvertreters aus, und klicken Sie auf OK.Schritt 5 Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen des Stellvertreters“ im Kalender die Option Editor aus, und

klicken Sie dann auf OK.Schritt 6 Wählen Sie OK, um das Stellvertreter-Dialogfeld zu schließen.



K A P I T E L 4Bearbeiten und Stornieren von angesetztenMeetings

• Bearbeiten eines angesetzten Meetings, Seite 19

• Stornieren eines angesetzten Meetings, Seite 20

Bearbeiten eines angesetzten MeetingsNachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeitmit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben,eine Telefonkonferenz-Option auswählen usw.

Nachdem Sie ein angesetztes Meetings bearbeitet haben, sendet die Integration in Outlook eine aktualisierteMeeting-Einladung an alle eingeladenen Teilnehmer des Meetings und aktualisiert außerdem dieMeeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Service-Website.

Hinweis • Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Site bearbeiten, werden Ihre Änderungen nicht inMicrosoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Startzeit des Meetings über Ihre Websiteändern, wird die Startzeit im Outlook-Kalender nicht geändert. Deshalb empfehlen wir Ihnen, einMeeting ausschließlich über Outlook zu bearbeiten.

• Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlookändern oder stornieren, werden die Änderungen nur in Outlook, nicht jedoch auf der WebEx-Siteangezeigt. Wenn Sie beispielsweise den Startzeitpunkt eines einzelnen Termins für einwiederkehrendesWebEx-Meeting in Outlook ändern, können die Teilnehmer demMeeting weiterhinzur ursprünglichen Startzeit beitreten. Wenn Sie ein wiederkehrendes Meeting mit Outlook ändernmöchten, empfiehlt WebEx daher, die Änderungen auf die ganze Meeting-Serie anzuwenden.


Verfahren

Schritt 1 Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.Schritt 2 Bearbeiten Sie die Meeting-Informationen, oder ändern Sie die Optionen auf der Symbolleiste bzw. der

Registerkarte „Termin“.Beispiel:

• Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungenändern.

• Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting rückgängig machen möchten, klicken Sie aufWebEx-Meeting stornieren.

• Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, klicken Sie aufWiederholung.

• Den Text der Einladungs-E-Mail für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern.


• Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und dasaktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierungsenden.

• Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie aufSpeichern und schließen.

Integration in Outlook stellt eine Verbindung zu IhrerWebEx-Service-Website her und aktualisiert dasMeetingauf der Website.

Stornieren eines angesetzten MeetingsMeetings, die mit der Integration in Outlook angesetzt werden, können in Outlook storniert werden.

Nachdem Sie ein Meeting in Outlook storniert haben, kontaktiert die Integration in Outlook Ihre WebEx-Siteund löscht das Meeting von der WebEx-Site.

Wenn Sie ein reines WebEx-Meeting über die WebEx-Site bearbeiten oder stornieren, werden dieÄnderungen in Outlook nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Anfangszeit des Meetings über IhreWebsite ändern, wird die alte Anfangszeit im Outlook-Kalender weiterhin angezeigt. Aus diesem Grundsollten Sie ein reines WebEx-Meeting nur in Outlook bearbeiten, wenn Sie das Meeting auch in Outlookangelegt haben.

Hinweis


Bearbeiten und Stornieren von angesetzten MeetingsStornieren eines angesetzten Meetings

Hinweis • Nachdem Sie das Meeting im Auftrag eines anderen Gastgebers angesetzt haben, können Sie dasMeeting, sofern erforderlich, ebenfalls für ihn starten. Einzelheiten finden Sie unter Starten einesMeetings für einen anderen Gastgeber auf Seite 16.

• Der eigentliche Gastgeber kann Ihnen die Berechtigung zum Ansetzen jederzeit entziehen.

Ansetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderenGastgeber

Um ein Meeting oder einen Termin für einen anderen Gastgeber anzusetzen, öffnen Sie zunächst denOutlook-Kalender des Gastgebers, der bereits mit Ihnen geteilt wird.

Verfahren

Schritt 1 Öffnen Sie den Kalender des anderen Gastgebers in Outlook wie folgt:a) Klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.

Das Dialogfeld „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“ wird angezeigt.b) Geben Sie den Namen des gegenwärtigen Gastgebers ein, oder klicken Sie auf Name, um den Namen des

gegenwärtigen Gastgebers auszuwählen.c) Wählen Sie die Option Kalender in der Liste Ordnertyp aus, und klicken Sie auf OK.

Je nachdem, wie Sie Ihre Ansichten in Outlook angepasst haben, gibt es verschiedeneMöglichkeiten, den Kalender einer anderen Person zu öffnen. Weitere Informationen erhaltenSie in der Hilfe von Microsoft Outlook.

Hinweis

Der geteilte Kalender wird angezeigt.

Schritt 2 Falls mehrere Kalender nebeneinander angezeigt werden, achten Sie darauf, dass Sie den Kalender desgegenwärtigen Gastgebers auswählen, indem Sie einmal darauf klicken.

Schritt 3 Öffnen Sie ein neues Meeting-Anfrage- oder Termin-Fenster in Outlook, und geben Sie dann Informationenund Einstellungen für das Meeting ein.

Starten eines Meetings für einen anderen GastgeberWenn Sie ein Meeting für einen anderen Gastgeber angesetzt haben, erhält der eigentliche Gastgeber eineBestätigungs-E-Mail in Outlook.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass der eigentliche Gastgeber seinen Kalender weiterhin mit Ihnen teilt.


Ansetzen für einen anderen GastgeberAnsetzen eines Meetings oder eines Termins für einen anderen Gastgeber


Bearbeiten und Stornieren von angesetzten MeetingsStornieren eines angesetzten Meetings

K A P I T E L 5Starten eines Meetings

• Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft Outlook, Seite 23

• Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 23

• Starten eines Meetings über die WebEx-Site, Seite 24

• Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in Outlook, Seite 24

Starten eines angesetzten Meetings über Microsoft OutlookVerfahren

Schritt 1 Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender das Meeting-Element.Schritt 2 Klicken Sie auf dem Link, um das Meeting zu starten.

Der imMeeting-Element angezeigte Link ist nur für Meeting-Gastgeber vorgesehen. Er stimmt nicht mit demLink in den Einladungen der Teilnehmer überein, auf den diese klicken können, um demMeeting beizutreten.Weitere Informationen finden Sie unter Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail auf Seite25.

Starten eines angesetzten Meetings über das WebEx-Menü inOutlook

Verfahren

Schritt 1 Wählen Sie in Microsoft OutlookWebEx aus.Schritt 2 Wählen Sie im Menü „Meeting ansetzen“ die Option Ein angesetztes Meeting starten aus.


Das Dialogfeld „Angesetztes Meeting starten“ wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings, die Sievorab angesetzt haben.

Schritt 3 Wählen Sie das Meeting aus, das Sie starten möchten.Schritt 4 Wählen Sie Beginnen aus.

Ihr Meeting beginnt, und das Fenster mit dem Meeting-Manager wird geöffnet.

Starten eines Meetings über die WebEx-SiteVerfahren

Schritt 1 Wählen Sie in Microsoft OutlookWebEx aus.Schritt 2 Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die OptionMein WebEx aus.

Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Service-Website anzumelden, wenn Sie nichtbereits angemeldet sind.

Die Seite „Meine WebEx-Meetings“ wird geöffnet.

Schritt 3 Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der SeiteMeetings, deren Gastgeber Sie sindausgewählt ist.

Schritt 4 Klicken Sie neben dem Meeting, das Sie starten möchten, auf Start.

Starten eines persönlichen Konferenz-Meetings in OutlookVerfahren

Schritt 1 Wählen Sie in Microsoft OutlookWebEx aus.Schritt 2 Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Persönliches Konferenz-Meeting starten aus.


Starten eines MeetingsStarten eines Meetings über die WebEx-Site

K A P I T E L 6Beitreten zu einem Meeting

• Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-Mail, Seite 25

• Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in Outlook, Seite 25

• Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site, Seite 26

Beitreten zu einem Meeting über die Einladungs-E-MailDie Teilnehmer öffnen die empfangene Einladungs-E-Mail in ihrem E-Mail-Programm und klicken dann aufden entsprechenden Meeting-Link im Bereich Diesem Meeting beitreten, um dem Meeting beizutreten.

Die per E-Mail gesendeten Einladungen bzw. Registrierungsbestätigungen, die die Teilnehmer erhalten,enthalten die Informationen, die sie zur Teilnahme am Meeting benötigen, z. B. die Meeting-Kennnummer,das Meeting-Passwort oder die Registrierungs-ID.

Beitreten zu einem Meeting über das WebEx-Menü in OutlookVerfahren

Schritt 1 Wählen Sie in Microsoft OutlookWebEx aus.Schritt 2 Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die Option Einem Meeting beitreten aus.

Das Dialogfeld Einem Meeting beitreten wird angezeigt. Es enthält eine Liste der Meetings am aktuellenTag, zu denen Sie eingeladen sind.

Schritt 3 (Optional) Wählen Sie ein anderes Datum aus, um die Meetings für dieses Datum anzuzeigen, oder wählenSieWöchentlich oderMonatlich aus, um die Meetings für diese Woche bzw. diesen Monat anzuzeigen.

Schritt 4 (Optional)Wenn Sie alleMeetings anzeigenmöchten, zu denen Sie eingeladen sind, wählen SieAlleMeetingsaus. Daraufhin wird die komplette Liste der Meetings auf Ihrer WebEx-Service-Website angezeigt.

Schritt 5 Geben Sie im Feld unter der Meeting-Liste Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Mobiltelefonnummer oder dieMeeting-Kennnummer ein.

Schritt 6 Wählen Sie Beitreten aus.


Beitreten zu einem Meeting über die WebEx-SiteBevor Sie beginnen

Möglicherweise benötigen Sie die folgenden Informationen, um einem Meeting beitreten zu können:

• Meeting-Passwort

• Registrierung-ID: Dies ist nur für den Event Center-Service erforderlich.Wenn der Gastgeber des Eventsfestgelegt hat, dass vor der Teilnahme amEvent eine Registrierungs-ID angegeben werdenmuss, erhaltendie Teilnehmer in der per E-Mail gesendeten Registrierungsbestätigung eine eindeutige ID.

• Meeting-Kennnummer: Teilnehmer müssen diese Nummer angeben, um einem nicht aufgeführtenMeeting beitreten zu können, d. h. einemMeeting, das nicht imKalender auf IhrerWebEx-Site angezeigtwird.

Verfahren

Schritt 1 Wählen Sie in Microsoft OutlookWebEx aus.Schritt 2 Wählen Sie im Menü „Angesetztes Meeting“ die OptionMein WebEx aus.

Sie werden möglicherweise aufgefordert, sich bei Ihrer WebEx-Service-Website anzumelden, wenn Sie nichtbereits angemeldet sind.

Die Seite „Meine WebEx-Meetings“ wird geöffnet.

Schritt 3 Vergewissern Sie sich, dass in der Liste im oberen Bereich der SeiteMeetings, zu denen Sie eingeladensind ausgewählt ist.

Schritt 4 Klicken Sie neben dem Meeting, dem Sie beitreten möchten, auf Beitreten.


Beitreten zu einem MeetingBeitreten zu einem Meeting über die WebEx-Site

K A P I T E L 7Installieren und Einrichten derWebEx-Produktivitätswerkzeuge

• Übersicht über das Installieren und Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 27

• Installieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 28

• WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, Seite 29

• Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“, Seite 29

• Einrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen, Seite 30

• Informationen zur Registerkarte „Konto“, Seite 30

• Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“, Seite 31

• Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“, Seite 32

• Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“, Seite 34

• Informationen über die Registerkarte „Tools“, Seite 35

• Deinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge, Seite 36

Übersicht über das Installieren und Einrichten derWebEx-Produktivitätswerkzeuge

Sie können die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, um Meetings sofort mit demWebEx-Produktivitätswerkzeugebereich, Microsoft Office, Webbrowsern, Microsoft Outlook, IBM LotusNotes sowie Instant Messenger-Programmen zu starten oder daran teilzunehmen. Darüber hinaus können SieMeetings mit Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site zu besuchen.

Nachdem Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert haben, können Sie sich anmelden und Optionenfür Ihr WebEx-Konto sowie für Instant-Meetings oder angesetzte Meetings einrichten, Präferenzen für denWebEx-Produktivitätswerkzeugebereich festlegen und auswählen, welche Produktivitätswerkzeuge Sie mitWebEx verwenden möchten.

Das Dialogfeld enthält die folgenden Registerkarten:


• Konto

• Jetzt treffen-Einstellungen

• Angesetzte Meetings

• Präferenzen

• Werkzeuge

Installieren von WebEx-ProduktivitätswerkzeugenWenn der Site-Administrator die Optionen für WebEx-Produktivitätswerkzeuge für Ihre WebEx-Service-Siteaktiviert hat, werden alle WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch auf Ihrer Site installiert. Darüberhinaus werden die WebEx-Produktivitätswerkzeuge automatisch durch neuere Versionen aktualisiert.

Während des Installationsvorgangs werden alle verfügbaren WebEx-Produktivitätswerkzeuge installiert. Siekönnen die mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen zu verwendenden Anwendungen jedoch jederzeitändern. Darüber hinaus können Sie andere WebEx-Konten- und Meeting-Einstellungen ändern, indem SieOptionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ festlegen. Einzelheiten finden Sie unter Einrichten derOptionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.

Gegebenenfalls können Sie dieWebEx-Produktivitätswerkzeuge auch manuell herunterladen und installieren.Bevor Sie die WebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Computer denfolgenden Mindestanforderungen entspricht:

• Der plattformübergreifenden Software-Dokumentation zu WebEx können Sie entnehmen, welcheBetriebssysteme und Browser unterstützt werden und welche anderen Voraussetzungen Ihr Systemerfüllen muss.

• Intel x86 (Pentium 400-MHz +) oder kompatibler Prozessor

• JavaScript und Cookies müssen im Browser aktiviert sein.

Wenn Sie eine ältere Version der Produktivitätswerkzeuge installiert haben, müssen Sie diese Versionzunächst deinstallieren, bevor Sie die neue Version installieren.

Außerdemmüssen Sie bestimmte Anwendungen wieMicrosoft Outlook und alle Browser schließen, bevorSie die neue Version der Produktivitätswerkzeuge installieren. Diese Anwendungen müssen neu gestartetwerden, und Sie müssen sich eventuell erneut anmelden, um die neuen Bedienelemente zu sehen.

Die WebEx-Integration für IBM Lotus Notes ist in der Installation bzw. im Download derWebEx-Produktivitätswerkzeuge nur dann enthalten, wenn der Site-Administrator die Lotus Notes-Optionfür die Site aktiviert hat.

Hinweis

Systemadministratoren können auch eine Masseninstallation für Computer an ihrem Standort durchführen.Weitere Informationen finden Sie im IT-Administratorhandbuch zur Massenbereitstellung derWebEx-Produktivitätswerkzeuge (IT Administrator Guide for Mass Deployment of WebEx Productivity Tools)unter der Adresse http://support.webex.com/US/PT/wx_pt_ag.pdf.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen

http://support.webex.com/US/PT/wx_pt_ag.pdf

WebEx-Produktivitätswerkzeuge installierenVerfahren

Schritt 1 Melden Sie sich bei Ihrer WebEx-Site an.Schritt 2 Wählen Sie die RegisterkarteMeeting Center aus.Schritt 3 Wählen Sie in der linken Navigationsleiste unter Support den Eintrag Downloads aus.Schritt 4 Wählen Sie auf der Seite „Downloads“ unter der Überschrift „WebEx-Produktivitätswerkzeuge“ den Eintrag

Download aus.Das Dialogfeld „Datei herunterladen“ wird geöffnet.

Schritt 5 Speichern Sie das Installationsprogramm auf Ihrem Computer.Der Name der Installationsdatei hat die Erweiterung .msi.

Schritt 6 Führen Sie die Installationsdatei und die Anweisungen aus.

Nächster Schritt

Melden Sie sich nach Abschluss der Installation mit Ihren WebEx-Kontoinformationen an, und überprüfenSie die Einstellungen imDialogfeld „WebEx-Einstellungen“.Weitere Informationen finden Sie unter Einrichtender Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.

Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“Verwenden Sie zum Öffnen des Dialogfensters „WebEx-Einstellungen“ eine der folgenden Optionen:

• Aus dem Startmenü: Wählen Sie Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >WebEx-Einstellungen aus.

• Aus dem WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich:

◦ Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, falls der WebEx-Produktivitätswerkzeugebereichnoch nicht geöffnet ist:

◦ Doppelklicken Sie auf das Symbol für denWebEx-Produktivitätswerkzeugebereich auf IhremDesktop.

◦ Navigieren Sie zu Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge >WebEx-Produktivitätswerkzeuge.

◦ Klicken Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich aufWebEx-Einstellungen bearbeiten.

• Aus Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes: Wählen Sie im WebEx-Menü den EintragKonteneinstellungen aus.

• Aus Microsoft Office, in Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint: Wählen SieWebEx-Einstellungen aus.

• Aus Instant Messenger-Programmen: Wählen SieWebEx > WebEx-Einstellungen aus.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeWebEx-Produktivitätswerkzeuge installieren

Einrichten der Optionen von WebEx-ProduktivitätswerkzeugenVerfahren

Schritt 1 Öffnen des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“.Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen des Dialogfelds„WebEx-Einstellungen“.

Schritt 2 Melden Sie sich auf der Registerkarte Konto bei Ihrem Konto an, indem Sie die URL für IhreWebEx-Service-Site sowie Benutzername und Passwort angeben. Weitere Informationen finden Sie unterInformationen zur Registerkarte „Konto“ auf Seite 30.

Schritt 3 Wählen Sie Aktualisieren.Schritt 4 Wählen Sie die Registerkarte „Jetzt treffen“-Einstellungen aus.Schritt 5 Legen Sie Optionen für Instant-Meetings fest, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich sowie

in Microsoft Office, Browsern, Instant Messenger-Programmen, Kontextmenüs sowie Microsoft Outlookoder IBMLotus Notes gestartet werden.Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Registerkarte„Jetzt treffen“ auf Seite 31.

Schritt 6 Klicken Sie auf die Registerkarte Angesetzte Meetings.Schritt 7 Legen Sie Optionen für Meetings fest, die aus Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes angesetzt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“ auf Seite32.

Schritt 8 Klicken Sie auf die Registerkarte Präferenzen.Schritt 9 Wählen Sie Optionen für den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich aus. Weitere Informationen finden Sie

unter Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“ auf Seite 34.Schritt 10 Wählen Sie die Registerkarte Tools aus.Schritt 11 Wählen Sie die Anwendungen aus, in die WebEx integriert werden soll. Weitere Informationen finden Sie

unter Informationen über die Registerkarte „Tools“ auf Seite 35.

Informationen zur Registerkarte „Konto“Mit den Kontooptionen können Sie sich bei der WebEx-Site anmelden.

• Site-URL: Geben Sie hier die URL zur WebEx Meeting Center-Site ein, bei der Sie sich anmeldenmöchten. Beispiel für URL-Format: company.webex.com

Wenn Sie die URL für eine Site eingeben, die keine TelePresence-Integration unterstützt,können Sie nur WebEx-Meetings ansetzen und die entsprechende Dokumentationbereitstellen.

Hinweis

• Benutzername: Geben Sie den Benutzernamen für ein Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.

• Passwort: Geben Sie das Passwort für das Gastgeberkonto auf Ihrer WebEx-Site ein.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeEinrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen

•Mein Passwort speichern: Speichert den eingegebenen Benutzernamen und das zugehörige Passwort,sodass Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Site-URL bei der nächsten Anmeldung nicht mehr eingebenmüssen.

• Passwort vergessen?: Öffnet die Seite „Passwort vergessen?“ auf Ihrer WebEx-Site. Hier können Sieeine Anforderung zur Erstellung eines neuen Passworts senden.

• Passwort ändern: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie ein neues Passwort eingeben können.

• Sprache: Überprüfen Sie, welche Sprache derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.

• Land: Überprüfen Sie, welches Land bzw. welche Ländereinstellung derzeit für Ihre WebEx-Siteausgewählt ist.

• Zeitzone: Überprüfen Sie, welche Zeitzone derzeit für Ihre WebEx-Site ausgewählt ist.

• Einstellungen für die WebEx-Dienst-Website ändern: Öffnen Sie dieMein WebEx > Mein Profilauf Ihrer WebEx-Site, und nehmen Sie Änderungen an Ihrem Profil vor.

• Aktualisieren: Aktualisiert das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ mit den aktuellsten Einstellungenaus der WebEx-Site.

Informationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“Optionen für Instant-Meetings betreffen Meetings, die über den WebEx-Produktivitätswerkzeugebereichsowie inMicrosoft Office, Browsern, InstantMessenger-Programmen, Kontextmenüs sowieMicrosoft Outlookoder IBM Lotus Notes gestartet werden.

•Meeting-Vorlage: Wählen Sie die Vorlage für das Meeting aus.

•Meeting: Wählen Sie die Art der WebEx-Sitzung aus, für die Sie ein Meeting starten möchten. Unterdieser Option werden nur die Meeting-Typen aufgeführt, die für Ihre Site und Ihr Benutzerkonto zurVerfügung stehen.

• Persönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen: Wählen Sie aus, dass Sie standardmäßig Ihrenpersönlichen Raum für Instant-Meetings nutzen wollen.

• Thema des Meetings: Geben Sie das Thema bzw. den Namen des Meetings ein.

•Meeting-Passwort: Hier können Sie festlegen, dass die Teilnehmer das hier angegebene Passworteingeben müssen, um am Meeting teilzunehmen. Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich, dassalle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien entsprechen, z. B. dass sie eine Mindestlänge oder eineMindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen aufweisen.

• Im öffentlichen Kalender aufführen: Dieses Meeting soll in die Meeting-Kalender auf derWebEx-Service-Site eingetragen werden. Nur verfügbar für Meetings, Meetings von Verkaufs- undVertriebsmitarbeitern und Schulungssitzungen.

• Der Beitritt muss durch mich genehmigt werden: Gibt an, dass das Dialogfeld „Bitte um Teilnahmeauf Ihrem Bildschirm“ angezeigt werden soll, sobald jemand versucht, IhremMeeting beizutreten. Diesist nur für Support-Sitzungen verfügbar.

• Audio-Verbindung: Wählen Sie den Typ der zu verwendenden Audio-Verbindung aus:

◦ Keine: Gibt an, dass das Meeting entweder keine Audio-Verbindung beinhaltet oder eineAudio-Verbindung beinhaltet, die nicht über Ihren Meeting-Service läuft und über die Sie dieTeilnehmer selbst unterrichten.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen zur Registerkarte „Jetzt treffen“

◦WebEx-Audio: Gibt an, dass das Meeting WebEx-Audio für die Audio-Verbindung verwendet,sodass Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer als Audiogerät für die Teilnahme am Meetingverwenden können. Falls Sie diese Option auswählen, wählen Sie eine der folgenden Optionen fürWebEx Audio aus:

• Globale Einwahlnummern Teilnehmern anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, um eineListe von Telefonnummern zu erhalten, z. B. gebührenfreie oder lokale Nummern, dieTeilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um dem Audiokanal beizutreten.

• Gebührenfreie Nummer anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Ihre Site einegebührenfreie Telefonnummer für die Audio-Verbindung anbietet, die Sie den Teilnehmernanzeigen möchten.

Nach Beginn des Meetings können die Teilnehmer entweder ihren Computer oder ihrTelefon als Audiogerät verwenden.

Hinweis

◦ Sonstige Telekonferenz: Gibt an, dass das Meeting eine Telekonferenz umfasst, die durch einenanderen Service bereitgestellt wird. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben, werdenautomatisch auf den Bildschirmen der Teilnehmer angezeigt, sobald diese demMeeting beitreten.

Die Teilnehmer müssen über eine direkte Durchwahl verfügen, um vomTelekonferenz-Service angerufen werden zu können. Ein Teilnehmer ohne eine direkteDurchwahl kann jedoch einer Telefonkonferenz beitreten, indem er eineEinwahl-Telefonnummer anruft, die im Meeting-Fenster immer zur Verfügung steht.

Tipp

• Ton bei Beitritt und Verlassen: Wählen Sie den Ton aus, der abgespielt werden soll, wenn einTeilnehmer der Audio-Verbindung beitritt oder diese verlässt.

Informationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“Optionen für angesetzteMeetings betreffenMeetings, die ausMicrosoft Office oder IBMLotus Notes angesetztwerden.

•Meeting-Vorlage: Wählen Sie die Vorlage für das Meeting aus.

•Meeting: Wählen Sie die Art der WebEx-Sitzung aus, für die Sie ein Meeting starten möchten. Unterdieser Option werden nur die Meeting-Typen aufgeführt, die für Ihre Site und Ihr Benutzerkonto zurVerfügung stehen.

• Thema des Meetings: Geben Sie das Thema bzw. den Namen des Meetings ein.

•Meeting-Passwort: Hier können Sie festlegen, dass die Teilnehmer das hier angegebene Passworteingeben müssen, um am Meeting teilzunehmen. Möglicherweise ist es für Ihre Site erforderlich, dassalle Passwörter bestimmten Sicherheitskriterien entsprechen, z. B. dass sie eine Mindestlänge oder eineMindestanzahl an Buchstaben, Zahlen oder Sonderzeichen aufweisen.

• Passwort aus der E-Mail-Einladung entfernen: Damit wird das Meeting-Passwort aus derE-Mail-Nachricht entfernt, die alle Personen erhalten, die zu Ihrem Meeting eingeladen sind.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“

• Im öffentlichen Kalender aufführen: Dieses Meeting soll in die Meeting-Kalender auf derWebEx-Service-Site eingetragen werden. Nur verfügbar für Meetings, Meetings von Verkaufs- undVertriebsmitarbeitern und Schulungssitzungen.

• Teilnehmer können dem Meeting X Minuten vor der Anfangszeit beitreten: Gibt an, dass dasDialogfeld „Bitte um Teilnahme auf Ihrem Bildschirm“ angezeigt werden soll, sobald jemand versucht,Ihrem Meeting beizutreten. Dies ist nur für Support-Sitzungen verfügbar.

• Registerkarte „Audio und Tracking“

◦ Audio-Verbindung: Wählen Sie den Typ der zu verwendenden Audio-Verbindung aus:

• Keine: Gibt an, dass das Meeting entweder keine Audio-Verbindung beinhaltet oder eineAudio-Verbindung beinhaltet, die nicht über Ihren Meeting-Service läuft und über die Siedie Teilnehmer selbst unterrichten.

•WebEx-Audio: Gibt an, dass das Meeting WebEx-Audio für die Audio-Verbindungverwendet, sodass Sie Ihr Telefon oder Ihren Computer als Audiogerät für die Teilnahmeam Meeting verwenden können. Falls Sie diese Option auswählen, wählen Sie eine derfolgenden Optionen für WebEx Audio aus:

• Globale Einwahlnummern Teilnehmern anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, umeine Liste von Telefonnummern zu erhalten, z. B. gebührenfreie oder lokale Nummern,die Teilnehmer in anderen Ländern anrufen können, um dem Audiokanal beizutreten.

• Beitreten der Telefonkonferenz noch vor Sitzungsbeginn: Mit dieser Option lassenSie zu, dass die Teilnehmer dem Meeting während einer festgelegten Anzahl vonMinuten vor der Startzeit des Meetings beitreten können. Falls Sie diesesKontrollkästchen deaktivieren, müssen Sie das Meeting starten, bevor die Teilnehmerbeitreten können.

• Gebührenfreie Nummer anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, wenn Ihre Site einegebührenfreie Telefonnummer für die Audio-Verbindung anbietet, die Sie denTeilnehmern anzeigen möchten.

Nach Beginn des Meetings können die Teilnehmer entweder ihren Computer oder ihrTelefon als Audiogerät verwenden.

Hinweis

• Sonstige Telekonferenz: Gibt an, dass dasMeeting eine Telekonferenz umfasst, die durch einen anderenService bereitgestellt wird. Die Anweisungen, die Sie in das Textfeld eingeben, werden automatisch aufden Bildschirmen der Teilnehmer angezeigt, sobald diese dem Meeting beitreten.

Die Teilnehmer müssen über eine direkte Durchwahl verfügen, um vomTelekonferenz-Service angerufen werden zu können. Ein Teilnehmer ohne eine direkteDurchwahl kann jedoch einer Telefonkonferenz beitreten, indem er eineEinwahl-Telefonnummer anruft, die im Meeting-Fenster immer zur Verfügung steht.

Tipp

• Ton bei Beitritt und Verlassen: Wählen Sie den Ton aus, der abgespielt werden soll, wenn einTeilnehmer der Audio-Verbindung beitritt oder diese verlässt.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen zur Registerkarte „Angesetzte Meetings“

• Registerkarte „Registrierung“

◦ Teilnehmer-Registrierung anfordern: Legt fest, dass sich alle Teilnehmer registrieren müssen,um am Meeting teilzunehmen, damit Sie deren Anmeldung akzeptieren oder ablehnen können.Ein Teilnehmer kann erst dann am Meeting teilnehmen, wenn Sie die Registrierungsanfrageakzeptieren. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option „Teilnehmer können dem Meeting[X] Minuten vor der Startzeit beitreten“ nicht ausgewählt ist.

◦ Alle Registrierungen automatisch genehmigen: Alle Registrierungsanfragenwerden automatischgenehmigt.Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, müssen Sie die Registrierungsanfragenmanuellüber die Optionen auf der Seite „Registrierte Teilnehmer“ auf derWebEx-Service-Site genehmigen.Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option „Teilnehmer können dem Meeting [X] Minutenvor der Startzeit beitreten“ nicht ausgewählt ist und die Option „Teilnehmer-Registrierung anfordern“ausgewählt ist.

• Registerkarte „Ressourcen“

◦ Vorlagen für die Registerkarte „Informationen“: Wählen Sie eine Vorlage für die Registerkarte„Informationen“ aus, die während des Meetings im Inhaltsbetrachter angezeigt wird. DieRegisterkarte „Informationen“ enthält Informationen zumMeeting, z. B. den Namen des Gastgebersdes Meetings, die Telefonkonferenz-Telefonnummern und die Gastgeber-Kennnummer (nur fürden Gastgeber). Sie können nur dann eine andere Vorlage wählen, wennmindestens eine angepassteVorlage für die Registerkarte „Informationen“ für Ihren Meeting-Service verfügbar ist. DerSite-Administrator kann Vorlagen für Ihren Meeting-Service hinzufügen.

◦ Präsentation automatisch wiedergeben, bevor der Gastgeber dem Meeting beitritt: DiePräsentation wird automatisch für die Teilnehmer wiedergegeben, bevor der Gastgeber selbst zumMeeting stößt.

Informationen über die Registerkarte „Präferenzen“In den Präferenzen können Sie einige Funktionen desWebEx-Produktivitätswerkzeugebereichs konfigurieren.

• Immer im oberen Desktop-Bereich anzeigen: Zeigt den WebEx Produktivitätswerkzeugebereichimmer im Vordergrund aller Applikationen oder Programme an, die auf Ihrem Computer geöffnet sind.

•WebEx-Produktivitätswerkzeugebereich beim Start von Windows anzeigen

• Produktivitätswerkzeuge-Symbol auf der Taskleiste anzeigen

• Planfunktion im Bereich der Produktivitätswerkzeuge aufrufen: Blendet die Verknüpfungen„Angesetztes Meeting starten“ und „Meeting ansetzen“ im Bereich ein. Wenn Sie auf einen der Linksklicken, gelangen Sie zu den entsprechenden Seiten auf Ihrer WebEx-Service-Website.

• Standard-Adressbuch: Wählen Sie ein E-Mail- und Ansetzprogramm für ein Standardadressbuch aus.Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge lassen sich in das ausgewählte E-Mail-Programm integrieren undvereinfachen so das Abrufen der E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte. Wenn Sie auf denWebEx-Produktivitätswerkzeugebereich klicken, wird ein Adressbuch des E-Mail-Programms geöffnet,das Sie hier ausgewählt haben.

•Meeting-Optionen starten

◦Mir das Ändern des Meeting-Themas beim Starten des Meetings erlauben


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen über die Registerkarte „Präferenzen“

◦Mir das Ändern des Meeting-Passworts beim Starten des Meetings erlauben

Informationen über die Registerkarte „Tools“Diese Optionen legen fest, welche Programme WebEx-Integrationen und Verknüpfungen enthalten.

• E-Mail und Ansetzen von Meetings: Zeigt die WebEx-Produktivitätsleiste und Befehle an, mit denenSie Meetings ansetzen oder Instant-Meetings über die WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit MicrosoftOutlook oder IBM Lotus und den entsprechenden Adressbüchern aus diesen Anwendungen startenkönnen.

•Microsoft

◦WebEx mit Microsoft Office verwenden: Zeigt die WebEx-Schaltflächen für Instant-Meetingsmit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen und zum automatischen Teilen ausgewählter Dateienoder Dokumente in den folgenden Microsoft Office-Anwendungen an:

• Excel

• PowerPoint

• Word

◦ Symbolleiste in Internet Explorer anzeigen: Zeigt eine WebEx-Schaltfläche an, mit der SieInstant-Meetings aus der Symbolleiste von Microsoft Internet Explorer starten können.

◦ In Kontextmenüs in Windows anzeigen (Neustart erforderlich): Zeigt einen WebEx-Befehl,mit dem Sie aus den Kontextmenüs in Windows Explorer ein Instant-Meeting starten undautomatisch eine ausgewählte Datei oder ein Dokument freigeben können.

• Instant Messenger-Anwendungen

◦WebEx mit Instant Messenger verwenden: Zeigt WebEx-Schaltflächen und -Befehle an, mitdenen Sie ein Instant-Meeting aus einem Instant Messenger starten können. Folgende InstantMessenger-Programme stehen zur Auswahl:

• AOL

• Google Talk

• Lotus Sametime

• Skype

• Windows Messenger

• Yahoo Messenger

•Mozilla Firefox

◦ Symbolleiste in Firefox anzeigen: Zeigt eineWebEx-Schaltfläche an, mit der Sie Instant-Meetingsaus der Symbolleiste von Firefox starten können.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeInformationen über die Registerkarte „Tools“

Deinstallieren der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeDie WebEx-Produktivitätswerkzeuge können Sie mithilfe von Befehlen im Startmenü oder mithilfe derSystemsteuerung deinstallieren.

Durch die Deinstallation der Produktivitätswerkzeugewerden alle Produktivitätswerkzeuge undVerknüpfungenvon IhremComputer entfernt.Wenn Sie einige Produktivitätswerkzeugeweiter nutzen und andere deaktivierenmöchten, bearbeiten Sie die Optionen im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“. Einzelheiten finden Sie unterEinrichten der Optionen von WebEx-Produktivitätswerkzeugen auf Seite 30.

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe von Befehlenim Startmenü

Verfahren

Schritt 1 Wählen Sie Start > Programme > WebEx > Produktivitätswerkzeuge > Deinstallieren.Schritt 2 Klicken Sie auf Ja, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.

Deinstallieren von WebEx-Produktivitätswerkzeugen mithilfe derSystemsteuerung

Verfahren

Schritt 1 Klicken Sie auf Start > Einstellungen > Systemsteuerung.Schritt 2 Doppelklicken Sie auf Programme hinzufügen/entfernen.Schritt 3 Klicken Sie aufWebEx-Produktivitätswerkzeuge.Schritt 4 Wählen Sie Entfernen aus.Schritt 5 Klicken Sie auf Ja, um den Deinstallationsvorgang für die WebEx-Produktivitätswerkzeuge zu bestätigen.


Installieren und Einrichten der WebEx-ProduktivitätswerkzeugeDeinstallieren der WebEx-Produktivitätswerkzeuge

Documents

Benutzerhandbuch zu WebEx-Integration in Outlook für Windows · UmdieSicherheitIhrerMeetingszugewährleisten,werdensämtlicheDaten,dieanIhreWebEx-Sitegesendet odervondieserempfangenwerden,durchdieIntegrationinOutlookmit128-Bit-SSL