BUSINESS ENTERPRISE PROGRAM OF OREGON MEETING

 Date: Thursday April 27th, 2017 Time: 3:00 pm

  OREGON COMMISSION FOR THE BLIND 

535 SE 12th Avenue (Portland office) Conference line: 404-443-6397 

Participant code: 943611#

Agenda  

• Any of the agenda items listed below may become an action item. • Any of these items may be a conflict of interest. 1.     Call to Order

2.     Adoption of Minutes from March 3 and April 4, 2017

3.     Public Comment 

4.     Training and Education

5.     Directors Report Follow Up-Questions/Concerns       a. Oregon Health Authority/Legislative Amendments/Public Testimony      b. CCC/Edith Green/Infrastructure Support

6.     Sub-Committee Reports/Business

7.     Old Businessa.     Legislative Updateb.     Levied Set-Aside Concerns/Other Set Aside Concerns.c.      Site Visit/Communication Protocold.     Concerns of Proper Administrative Conducte.     Concerns Raised-Medford Vending Route f.    Concerns Raised Douglas County Vending -Gordon Smith.g.   Requests for Assistance-Previous 

h.   Request for Assistance-Carole Kinney.    i.     Script Vendingj.    Standardized Monthly BE Report k.     Other

8.   New Businessa. NEW BEP Brochure/Flyer

9.    Clarifying Motions/Actions

10.  Open Discussion

11.  Adjourn/Next Meeting

VERBATIM

[Start at 00:00:00]

Hauth: All right, everybody. Hey, I just wanted to ask everybody to put their phone on mute, if they can, when they’re not… when they’re not talking, that would be great. So, let’s go ahead and call the meeting to order. We want to make sure we have a quorum of the Board. Do we have Art Stevenson? [Silence.] Art Stevenson, are you here? 

StevensonA: I’m here.

Hauth: Okay, thank you. Derrick Stevenson. [Noise from unmuted phone.] Derrick Stevenson, are you here? [Noise from unmuted phone.] Okay, hopefully Derrick will join in a minute. Do we have Jerry Bird?

Bird: Jerry’s here.

Hauth: Hey, Jerry. Welcome. Thank you. Do we have Steve Gordon?

Gordon: Steve Gordon’s here.

Hauth: All right…

Smith: Hi, Steve. Gordo.

Hauth: Do we have Steve Jackson on the line? 

Jackson: I’m right here. Hi, guys. 

Hauth: Steve. Awesome. Welcome.

Jackson: Hey.

Hauth: And I’m here on the line as well. Do we have… and make sure to mute your phone, everybody, when you’re not talking, please. Is Derrick on the line yet? [Noise from unmuted phone.] I don’t know if anybody can reach out to Derrick or not. I spoke with him earlier and he was going to be on the line. So, do we have Lin Jaynes on the line? [Silence.] Lin Jaynes, are you on the line? [Silence.] Do we have Cathy Colley-Dominique?

Colley-Dominique: Yes, I’m here.

Hauth: Hi, Cathy. Welcome.

Colley-Dominique: Thank you.

Hauth: Do we have Char Mckinzie-Hawkins?

Hawkins: I’m here.

Hauth: Hi, Char. Welcome. Do we have Carole Kinney?

Kinney: Yes, I’m here.

Hauth: Hi, Carole. Welcome. Do we have Tessa Brown? Tessa Brown? [Silence.] Do we have Salvador Barraza? [Silence.] Okay. Salvador Barraza? [Silence.] Okay, do we have Harold Young on the line?

Young: Here.

Hauth: Hey, Harold. Welcome. Do we have Lewanda Miranda on the line? [Silence.] Lewanda Miranda, are you on the line? [Silence.] Okay. Have I missed any of the managers or Board members that would like to announce themselves at this time?

Brown: Celyn Brown is here.

Hauth: Hi, Celyn. Welcome. Thank you very much for joining. So now we would like to ask any members of the audience, the public that would like to announce themselves, please do so. [Silence.] Is there any member of the public that would like to announce themselves? [Silence.] Okay. Well, we’ll go ahead and move on in. We’ve called the meeting to order and done roll and we want to entertain a motion for the adoption of the minutes from March 3rd and April 4th, 2017. [Music plays in background.] Somebody, if you could mute your phone in the back, please, that would be great. There’s some music coming through. So, anyway, do I have a motion to adopt those minutes? 

StevensonA: I so move.

Hauth: A motion has been made by Art Stevenson. Do I have a second? [Silence.] Do I have a second to the motion?

Jackson: I second that motion. I second it.

Hauth: Steve Jackson… Steve Jackson has seconded it. Okay. Any discussion around those minutes? [Silence.] Okay, hearing none, we’ll go ahead and call a roll call vote. Signify yay or nay. Art Stevenson.

StevensonA: Yay.

Hauth: Derrick Stevenson. [Silence.] Jerry Bird.

Bird: Yes.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: Yes.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: [Inaudible]

Hauth: And myself… Yay or nay, Steve? Steve Jackson, are you there? [Silence.] Okay. And I also signify yay, so that motion passes. We’ve adopted the minutes. And, of course, I heard Eric on the phone earlier. Eric, you’re the only agency representative on the phone, is that correct? 

Morris: That is correct.

Hauth: Okay, thank you. Moving right along, we have public comment. If you’d like to make a public comment please identify yourself and I’ll call on you. [Silence.] Is there any public comment? [Silence.] Okay, hearing no public comment, I would like to move along to Training and Education. Is there any report on training and education? Anybody have… other than Celyn, hopefully I pronounced that right…

Brown: Yes.

Hauth: Celyn is the new manager. I believe, licensed last week. And if you’d like to, Celyn, please feel free to introduce yourself to the membership, even if it’s only on the phone and/or share anything you’d like to. You’d be more than welcome to do so at this time.

Brown: Well, I would like to say hello to all of you. My name is Celyn Brown and I am a new manager, excited to be licensed. I am also a mom of two young girls, seven and ten years old, and my husband and I support these two kids in going to a Christian school here in Portland. And I live in the Northeast Portland area. I do believe that Eric distributed my contact information and so I hope you all have it. And I’m so excited to be a part of the team. Thanks.

Hauth: Well, we’re happy to… happy to have you. Is there anybody else that would like to talk under Training and Education? [Silence.] Eric, do you have anything to…?

StevensonA: Randy?

Hauth: Yes?

StevensonA: Yeah, this is Art. 

Hauth: Art.

StevensonA: Yeah, I sent out to the Elected Committee and the managers a proposal for some training and education concerning, you know, the laws and rules and regulations and, you know, how… a proposal from Susan Gashel. So I hope all the managers got to see that. Celyn, I will forward that to you, now that I have your email address…

Brown: Okay.

StevensonA: …so that you keep abreast, you know, with what’s going on out there. But, anyways, I hope everybody had an opportunity to over… to look that over. And I know I got a comment from… we got a comment from Jerry and I believe it was Steve and, Randy, I know you commented on it. And so I was wondering if we wanted to – and I can make a motion, we can see where it goes – I’d like to make a motion that we pursue that training and urge the agency to help us make it happen.

Hauth: Okay. So a motion has been made by Art Stevenson to support specialized training by way of Susan Gashel and have the agency support that. Do we have a second on that? [Silence.] 

Bird: I second it. Jerry.

Hauth: Jerry Bird has seconded. Any discussion around that? 

Bird: Jerry.

Hauth: Yeah, Jerry?

Bird: Yeah, you know, I think one of our problems with this program is that we haven’t got… we’ve lost trust, probably from both sides. Once you lose trust and you feel someone’s not partnering with you or is looking out for your best interest it just causes problems and we get nothing done but, you know, disagreements. And so we’re ending up to, you know, nothing changes. So I [inaudible] that we… Susan Gashel, I believe, is very educated. She was an Attorney General in Hawaii. She was on… She was actually the panel person on my lawsuit that is just about complete. She wrote a great dissent in our favor, which is kind of funny because then she went and was the agency… when the agency disagreed with her dissent and then she went and was the agency’s panel member on the Portland one here, that we won. So they accepted what she knew then, but no on mine. Anyway, it means that she’s very good and she does what… she knows what she say… and this training, the way I look at it, isn’t to tell everything that we get and everything that they get; I think it’s so we all understand just where we’re at and what rights we each have and how you should be doing stuff. That’s where we get lost and then we get Eric saying, “Well, I decided” and “I looked at it this way.” That’s never gonna work; we’ve done it for too long. We need someone that can tell us… and maybe we’re not gonna like some of the things, but that’s how we need to do it. So we both know what you can do and what you can’t. But when you both are saying different things, we don’t get nowhere. So I would think that it would be very helpful for each side, even the Attorney General, that has opinions, which isn’t facts… that we have at least a two-day conference… a two-day conference to discuss, ask questions, and get facts so we all understand what the program rules and how we’re supposed to do. And if we don’t like them we can work toward changing them, but we all got to agree to them and follow them so we can be cohesive. So that’s why I believe it would be important to get someone that’s very knowledgeable and isn’t coming just for our side and isn’t coming just for their side. It’s to explain to us all just… how it is. And so that’s why I would be in favor of that. Thank you.

Hauth: Yeah, Jerry, thank you. Any other discussion? [Silence.] I would just like to share… This is Randy. I would just like to share that I believe that Susan… Susan’s expertise will be extremely beneficial in helping us get the program back on track. It’s really not and should never be about the power, the authority, the money, the funding mechanism. However, in my opinion, that’s what it’s become. The sight of… The intent of the program and making high-quality employment business opportunities for persons who are blind has been lost in the shuffle. Sitting in in a meeting yesterday and listening to some of the comments that were made by Director Johnson and [inaudible] Gretchen Merrill are concerning, to say the least. It’s not the first time [inaudible] educate the agency, but I don’t think we should stop. And if we can find a way to make Susan… or help Susan be part of that process, I think her, along with Ronnie Heard and Terry Smith and Terry Allen and Roger Harris and, you know, any of the other experts that we can bring on will only help strengthen the program. So, yeah, I think it’s a great… I think it’s a great intention. And motion’s been made, a second has been made…

Morris: Hey, Randy?

Hauth: Yes?

Morris: How… How soon would you… I mean, you guys are talking about doing a couple days; I heard that part of it. But how soon… how soon’s everybody thinking about, like, timeline-wise?

Hauth: Well, what I would… what I would say, and anybody else can add in, I think the motion probably needs to be withheld and then we’ll circle back and try and work with you on planning the training. I mean, that’s the way I think about it. I don’t know if right at this point in time we’re dialed in to make that happen. So, Art, I don’t know what your thoughts are.

StevensonA: Hey, Randy?

Hauth: Yes.

StevensonA: Well, you know, obviously, we have to… we have to have… check on Susan’s availability and… and, of course, the agency has to accept our proposal. But first, before we go through everything, I think we just need to put forth our proposal and if the agency accepts it then we move forward and… and put it all together. And that, I think, would be a part of the Training & Education Committee.

Hauth: Yeah, thank you.

Morris: So, no… no sense of urgency around it, then?

Hauth: I don’t think there’s a schedule right now...

Morris: All right.

Hauth: …Eric.

Bird: If I may, Randy, just 'cause I think, you know… I think there is a sense but, like you say, we got to vote on it and then we need to, you know, do it as soon as possible. But, like you said, we need to get it passed and then we need to find the things. But I think it is as soon as we can get it. I mean, we could even claim it as a spring in-service. It’s still spring. But, anyway, yeah, thank you.

Hauth: Hey, Eric? So, can you elaborate, what are your thoughts on that? I know you asked the question and you’re curious about that. But what are your thoughts?

Morris: Well, and just to… I guess to… to satisfy everybody on the whole you guys vote it, we accept it, you know, that all gets formalized. But, like, planning anything you got to have some idea… Is it a fall in-service? Is that summertime? Like Jerry said, it’s almost spring, it almost feels like spring, so I… I just wanted to know what you guys were thinking. If you guys want it done soon, that’s a whole different tempo than sometime this summer or in the fall in-service. That’s what I was looking for.

Hauth: Okay. Thank you. So a motion’s been made, a second. Hearing no more discussion, we’ll go ahead and call for a vote, signify yay or nay. Art Stevenson.

StevensonA: Yay.

Hauth: Derrick Stevenson. [Silence.] Jerry Bird.

Bird: Yay.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: Yay.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yes.

Hauth: And I also vote yes, so that motion passes. Moving right along, we are under Director’s Report: Follow-up Questions and Comments. I know, Eric, I believe yesterday you sent out the report. We appreciate that. I had a chance to go through it today. I know that I, personally, have a few questions regarding that. But there’s also a couple other items here that I would like to talk to you about. So I don’t know if you want to start it out, Eric, and do any kind of follow-up or if you want me to open it up to others that have questions to ask or concerns, but.

Morris: It’s your preference, Randy. I’m good either way.

Hauth: Okay. Well, why don’t you go ahead and start, if you don’t mind.

Morris: Yeah. So I submitted the Director's Report out to you yesterday. I’m trying to navigate to it so I can get another look at it. One of the questions on there that I wanted to see feedback from you guys on was, Portland State University is entertaining a proposal from the Commission. They said, “Hey, we’ll be glad to hear a proposal from you guys.” But they want 20% commission on their vending there. So I wanted the active participation of the Elected Committee to say, you know, what’s your guys’ point of view on that. I mean, I think I know what it is, but I wanted to open it up to say, “hey,” you know, want you guys to weigh in on that. 

[00:13:30]

Bird: Jerry Bird.

Hauth: Jerry.

Bird: Yeah, it’s a pretty good question. I don’t believe it should continue to be a question. I think Eric should know our statutes and that we do not pay commissions and every time we do it shows we’re gonna do it. Not that I… I want to just deny it because we want to stomp them and do this, it’s that this program is for the handicapped, the blind, not for students, not for them to use our… our whatever you want to call them… our rights, for them to receive. Any time they get money it’s less things we have, less benefits. And it’s pretty clear that we don’t. You know, the agency, I don’t know why they keep asking. They’re like… Eric asking this question to me is like, “I know we’re not supposed to pay commission and I’m pretty sure… I hope you understand it’s… it’s how it was set up. But they’re demanding… they’re coming to us… They’ll follow the law as long as we give them 20%. Now, even the legislature wants us to pay 30. But anyway, and it’s not paying to them. So the idea is, it’s time that this agency tells them yes, according to our statutes we have the right to make an offer and we are not… we do not pay commission to rent. So, therefore, we do want to do it. We got new machines. Whatever you need to do and then have them come back and say, “Well, we’re gonna refuse you guys 'cause you denied us 20%.” Well, then it’s time for you to do your duty and show them and get 

Gretchen to tell them, “Well, I’m sorry you’re wrong. It’s not a level playing field like I thought it was, like Georgia federal judge got it right. So we’re gonna start following the law.” And you ought to be proud, maybe put posters up saying “We help the blind. We support the blind by giving them our vending” They got all the other… basketball, football serving right, the vending machines. Come on now. Time Oregon got their rights back and they don’t ship us to another state.  

Hauth: Thank you, Jerry. Hey, Art? Art? I don’t know if you’re on the line. I think you probably are, but as the site development chair, I don’t know if you were contacted on this prior to this meeting or if you’ve been involved or, you know, what your thoughts are on it. And before you… before you speak up I do want to also share that I believe I received some… or I developed some guidance or some protocol on how best to address these entities that are trying to have the agency do an RFP. I think that can be very helpful. When I find that I’ll pass that along to everybody. But, Art, if you’d like to… Art?

StevensonA: Am I off mute, Randy?

Hauth: You are. You are.

StevensonA: Okay. Well, first of all, you know, I… I do find it very interesting that the agency all of a sudden, you know, Portland State wants to do business with us, but only if we pay the 20%. And I’m really concerned about the logistics of all of this. You know, we’re not receiving any documentation. You know, these meetings going on and talks being conducted without active participation. Do you… Eric, do you have anything in writing from them stating, “Hey, we’ll… we’ll give you a contract if you pay us 20%?” Or do you have any documentation from Portland State at all, concerning this matter?

Morris: I don’t know specifically on the 20% thing, Art. I’d have to go back and research. 

StevensonA: Well, but that doesn’t answer my question. I mean…

Morris: Yeah, it does.

StevensonA: …did Portland State approach you as… as required, you know, in the state statutes it says they’re supposed to notify you about vending facilities and all those kind of things? And has there been any written documentation at all concerning this matter from Portland State, or is it just been all kind of talks on the telephone and those kind of things? Do we have any… Do we have any documents, Eric?

Morris: Art, I’ll restate what I just said about 60 seconds ago. I’d have to go back and look and see if there’s any specific documents. I know there’s been meetings in person and on the phone that I have not had that Art Marshall’s had, so I’d have to go back and look at the specifics. 

StevensonA: Well, okay…

Morris: Did you have some input on the commission question?

StevensonA: Say that again?

Morris: What do you think about…?

StevensonA: Do I have input? Do I have input on the commission question?

Morris: Yes.

StevensonA: Well, I… I know what the state statute says: if we can provide quality, quantity and price, we’re supposed to be given preference. And I know the state statute says that. And commissions are the same as rent. I know we’ve definitely had this argument off and on with the AG’s Office, you and those kind of things. But I do know what 220 says: it says that if we can provide quality, which talks about the service and the products; quantity, and that means, you know, the number of vending machines that they required; and pricing, which should be competitive with what is out there, that we’re supposed to be given preference. But, you know, nowhere in the statutes that says, you know, that commissions are supposed to be paid or anything and that’s a stipulation that they, as a public entity, are allowed to throw out there. They’re basically required to give us preference if we can provide quality, quantity and price.

Bird: If I may, I got another question. If you’re done, Art.

StevensonA: I’m… well, you know, and… and… One thing that I would like to say, that, you know, there needs to be more documentation about what’s going on and that the Elected Committee needs to be actively participating in these meetings and discussions. Because, you know, the… we’re supposed to be doing that and it’s just incredible that it still isn’t occurring.

Hauth: Okay. Yep. I agree. Jerry…

Bird: Jerry.

Hauth: …any time you want.

Bird: Yeah, I’d like to say [inaudible] and he might say, “Well, Art, one place is not administrative decision like to use.” But I tell you what, is administrative decision when you guys don’t follow your statute. See the statute… We want you, Eric… I don’t know how many clearer we can get it. We want you to follow 346.530. It tells you exactly how you supposed to go and survey and how you obtain places and how you make them provide a reason, and the reason no more is because a better offer. There’s no “better” in there. So when you guys continue, you know, to abuse our stuff and don’t do the way the law says, it becomes our problem. And I also want to say that, apparently, you guys aren’t getting it. And, apparently, if you go ahead and do it and don’t follow our statutes it’s time we keep suing you and getting damages until you guys have no money left but to start following the dang law! Thank you.

Hauth: Okay. Let me jump in here and make a recommendation. And, listen, I don’t disagree with what’s being said, and I think, you know, I think the agency’s been notified how they’re supposed to proceed when an RFP comes out. I don’t have that in front of me but I believe that the agency should notify on the process, either through their counsel or through their administration on how to proceed. I could be wrong on that, I’ll research it. And one of the things I think we can do, we don’t need to do it right today, but we can put together an accepted protocol based off of what I believe was sent to the agency and that can be, you know, possibly [inaudible] of the agency. And it clearly identifies that… their responsibilities. It’s kind of a joke. It goes back and forth. “What do you want us to do now?” Well, come on. You know. So, anyway, if we… if you guys don’t have anything else to say on this, or if 

you do, you know, I think that might be a way for us to, you know, have our position clearly identified in a motion or in a support document.

Bird: Jerry Bird. I’d like to make a motion. 

Hauth: Okay. Jerry Bird would like to make a motion.

Bird: I’d like to make a motion that OCB-BEP follow our statutes, number 346.530, that describes their duty when vending comes up and seems to be… can be for a blind person. That’s what we want. So if you chose not to, I think that’s our vote… I tend to get… 'cause I started talking. I’ll make a motion that the BEP and OCB are… How about this? I make a motion that our SLA follows the statutes, the whole statutes, and particularly 346.530, that describes on how they proceed on obtaining facilities for blind people.

Hauth: Thank you, Jerry. A motion’s been made by Jerry Bird. Do I have a second for that?

Jackson: I second it. Steve Jackson seconds it.

Hauth: Any discussion?

StevensonD: Yeah, this is Derrick.

Hauth: Yeah, Derrick.

StevensonD: Yeah, I… I think before we vote on this I’d like to give Erick the opportunity to explain his opinion on why he feels we are wrong in this situation that… that he’s doing things improperly.

Hauth: [Inaudible] Eric. [Silence.] Eric, go ahead.

Morris: Oh, sorry. Randy, you’re real muffled. It’s hard to hear you. But…

Hauth: Sorry.

Morris: …Derrick, I… I’m not sure I can answer the question the way you’re phrasing it, but my… my purpose to ask this question is to better understand… I mean, I understand what you guys are saying about 346.530. I can read it. I just sat here and read it while you guys were talking. But the… the hard facts of the matter are that, if we make an offer to Portland State that doesn’t have 20% in it, they’re going to refuse it. So that… which is fine. Like Jerry says, that tees up the conversation, do we take them to task and take them to court and all that kind of stuff. But I just want people to be aware that… that’s the… you know, that’s the make-or-break thing. That’s the real life situation that’s happening, is they’re saying, “We won’t accept anything that doesn’t offer 20%.” Now, I… I totally understand the commissions and all the drama that goes with that discussion. Quite frankly, I didn’t want to have the discussion but I think it’s healthy to talk about it. But, you know, you don’t have to… you don’t have to lecture me about 530; I’m just telling you the real life of talking to these different agencies. And… And they… like you guys know, they’re not super fired up about the blind and the preference and all that kind of stuff. And you can push them as hard as you possibly can and, you know, in this case maybe we’ll need to do something beyond just saying, “That’s unfortunate.” But, you know, I want you guys to understand the real-world circumstances out there, that they’re saying if we make an offer with no commissions, they’re gonna deny it. So, just… open and honest about that. 

StevensonA: Well… Am I off mute?

Hauth: Art, go ahead.

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: Yes, Art. Go ahead.

StevensonA: Well, I… I want to talk about 220, Eric. And 220 says whenever we can provide quality, quantity and price we’re supposed to be given preference. Now, has Portland State provided you with their requirements as to quality, quantity and price? That’s my first question: have they provided you with that information?

Morris: I’ll have to find out, Art. Like I said before, I haven’t chased down all the details of every communication we’ve had with them. I’m just telling you the crux of the question right this second. But I understand where you’re coming from as a strategy. 

StevensonA: Well, Eric, I mean, you’re the Director of our program. You’re overseeing Art Marshall and you’re supposed to oversee that the state statutes are followed and… and you don’t know if a letter… I mean, who…? You don’t know if you’ve received a letter from Portland State with the requirements of quality, quantity and price? I mean…

Morris: No. No. No.

StevensonA: …Eric, you’re… Huh?

Morris: No, I don’t. And quite frankly, it’s one of those things, if I said, “Art, have you got a letter from Jesse Hartle a month and a half ago talking about a specific topic, it would be… It’s not reasonable to say… It’s reasonable for me to say, “Hey, let me look into it and see what we have specifically in writing.” But if I tell you one thing that doesn’t happen to be accurate and I’m just taking a wild guess at it, you’ll light me up about that at a future date. So, I’m just being honest, saying I don’t know if I have specifically something referencing 346.220 dealing with quality, quantity and price at PSU. 

Hauth: Hey, Eric, could you tell me…

StevensonD: This is Derrick.

Hauth: Hold on just a second, Derrick and I’ll call on you. Eric, can you tell me how long ago you were contacted by Portland State and why the subcommittee for site development wasn’t contacted?

Morris: We… We’ve been talking with PSU off and on for… a year? Or more? Trying to get them to entertain an offer. And, quite frankly, the site development committee… to be perfectly honest, I forgot about it. 

Smith: Eric, this is Gordon. Is that 20%... is that what the vending company pays the college?

Morris: Yeah, that’s what they’re talking about, Gordo.

Smith: Okay.

Hauth: Yep. Derrick, go ahead. I know you…

StevensonD: Yeah. First question that I’d have to have is, I’d like to know if Eric believes that to be a lawful requirement.

Morris: Do I believe it’s a lawful requirement. I…

StevensonD: For them to charge us 20% for rent or… or whatever they want to call it, in order for us to service their location.

Morris: Well, it’s my understanding, Derrick, that there’s quite a few blind managers out there paying commissions to different agencies. That’s what I understand. But I also understand, on the flip side, that people don’t like the idea of doing that, people don’t think it’s required. So, you know, whether I think it’s lawful, that’s an interesting term, but, you know, what I’d prefer not to have this discussion and have to try to, you know, not pay commissions? Of course! I mean, that’s… yeah. I don’t think we should pay commissions. 

StevensonD: What about… 'cause our program’s ran… ran according to the statutes and if the statutes say we don’t pay any money for electricity or… or rent to service a location, you know, you have to… you, as the head of… of BEC or whatever, has to have some kind of stance on whether or not it’s illegal for them to ask us or force us to pay… pay them money to do the vending there. If… you… you have to have a stance, one way or the other. Either you think it’s legal for them to do it or you think it’s not legal for them to do it. And if you think it’s not legal for them to do it, then it’s your obligation to send them a letter in writing, stating the fact that… that their 20% thing is against the law.

[00:28:57]

Hauth: And, you know, guys, we have a motion and we’ve had… I believe we had a second and we’ve had plenty of discussion and, Derrick, I think bringing Eric into the conversation is a good thing. I think as the Director of our program, Eric, you need to be included in these conversations to the best that we can. But a motion’s been made, a second’s been made. I’m gonna go ahead and call for the question. Yay or nay. Art Stevenson. [Silence.] Art Stevenson, yay or nay.

StevensonA: Yay.

Hauth: Derrick Stevenson, yay or nay.

StevensonD: Can… I don’t want to be a pain in the… pain, but could you re-tell me what this motion is?

Hauth: Sure. Sure. The motion was… Jerry, do you want to repeat the motion?

Bird: To the best I can. It should be in the record. Motion was that our SLA follows our state statutes… federal and state statutes and special note on 346.530, where it states what they are supposed to do when they… when they discover that there is vending that possibly could be available to the blind.

StevensonD: Well, I… I kind of think that we could probably make it… make it stronger and… and make it so that the SLA, you know, needs to confront these locations that are asking for this money and tell them what they’re… they’re asking for is illegal and start taking them… taking them to task. Just saying that they follow the statutes, well, they think they’re following the statutes now, but they have to make a stance whether it’s legal or it’s not legal for these… for these places to charge us…

Bird: I can understand that, Derrick, and…

Hauth: Hey, you guys.

Bird: …I don’t mind. Sorry.

Hauth: You guys hold on. We are… We are taking a vote and I don’t want to be disrespectful, but I mean, it’s okay. A motion’s been made and a vote and I know we did some clarifying for Derrick but… and maybe Derrick is right, but I think we’re in the process of taking a vote at this time. So I know Art has voted yay and so I’ll call on Derrick for a yay or nay. 

StevensonD: I’ll say yay.

Hauth: Okay. And Jerry.

Bird: Yay.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: Yay.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yes.

Hauth: And I vote yes, also. And the motion passes and so we might follow back up on this down the line but at least this… this, you know, puts it in writing and back in the OCB's… back on the SLA's table. So, anyway. So there were some other things… and I know, Eric, you started out by that. I don’t know if there’s anything else you want to…?

Morris: Yeah, no, Randy. 

Hauth: …bring up about the Director’s…

Morris: Randy, you’re fine. There’s a lot of other information in that… in my Director's Report. Hopefully you guys like the new format. I’d definitely like to hear feedback at the next meeting about that and I’ll let you just carry on.

Hauth: Okay. And, personally, I think the format was good. It’s some of the things that came within the format that raised some concerns, of course.

Morris: Sure.

Hauth: But I’ll open it up for anybody else that has any comments about the Director's Report, if you were able to read it or if you have any comments, concerns, questions please acknowledge yourself and I’ll call on you. 

Kinney: Randy?

Hauth: Yes.

Kinney: Yes. It’s Carole. 

Hauth: Hi, Carole.

Kinney: Yes, I did… I did read the Director's Report and I didn’t have any difficulty reading this one at all, so I was really pleased with it. 

Colley-Dominique: Randy, this is Cathy.

Hauth: Hi, Cathy.

Colley-Dominique: Hi. I also read the report and it was much easier for me to read, so I liked it.

Hauth: Good. Well, good. Good. Glad to hear it. Are there any other comments? [Silence.] Well, hearing no… hearing no comments at this time I will say, Eric, I don’t have it pulled up in front of me because I have the agenda in front of me, going off memory. But I think a few of the things that raised concern were that, of course, what we just discussed, that it looked like things were occurring without what we believe is active participation and there were discussions and negotiations. And I think there was even one location that was entered into an agreement. I think the VMS system certainly is a concern because many of us feel that might be overarching and I know your response for its allowance, fighting the regulations and talking with some managers feel that it’s a little bit, again, encroaching upon the rights of the vendors. Though the agency does have the right to audit, I don’t necessarily think… and just like Nicky Gacos said during our training, that they wouldn’t allow that to occur in New Jersey 'cause it’s not the right of the agency to have their fingerprints all over the cash register drawer, the vending machine of the manager. But it is the right for the agency to audit. I’m trying to summarize some of the concerns here. I don’t know if anybody else has any concerns they want to share. But I will tell you, the Oregon Health Authority concern… we did find that the agency entered into a pilot project with the Oregon Health Authority dealing with healthy vending products and that came quite a surprise because nobody on the Elected Committee was aware of that or involved in that. The VMS system: nobody on the Elected Committee has been involved or participatory in it, even though it’s been a couple of discussion topics at an Elected Committee meeting or two. It certainly doesn’t, in our opinion, meet the threshold of active participation. So, again, it keeps going back to, I think, a constant theme is that many of us, especially the Elected Committee, don’t feel that we’re being included in those decisions. I know you updated us on the Edith Green Building and hopefully you can give us some kind of projected time when… when Cathy will be taking over that location. And you can maybe fill us in on the Oregon Authority… Health Authority and the VMS system and I don’t know, whatever else was in there. Or if any other managers want to follow up on that, please do. But, if you can respond to that, Eric, please.

Morris: So the Oregon Health Authority thing you’re talking about, the… if it’s the same thing I’m talking about, or thinking about, the Cross-Agency Health Improvement Pilot, I think it was called? Is that what you’re talking about? 

Hauth: Yep. 

Morris: So, Sal Barraza, down at the DHS Building in Salem participated in that, voluntarily, with Oregon Health Authority and I believe it was DHS to study what could be done to improve health of people in the building and drive sales in the process. So they took a snapshot of how things looked, I believe it was back in August? And then they were wrapping up that pilot program… we’re in April right now… I 

think the end of last month they were doing another snapshot to see how… how their marketing efforts and targeted increasing healthy items in the cafeteria effected sales. And all the comments I’ve got from Sal – and I’ve only participated in one of those meetings, the final meeting – was that it was super positive, drove more sales and so we’re waiting for the statistical data to come back from that. But it was a simple pilot project that OH… Oregon Health Authority and DHS did. And it was one of those things that Sal really wrapped his arms around without any… very, very little effort… not effort, but very little involvement from us as the agency. We let Sal do what he wanted to from that, whether he wanted to participate or if he chose not to. 

Hauth: Okay. Yeah, and it kind of caught me by surprise when I… when I… when I found it out there. And I guess I, again, my hope would’ve been that during one of your reports this would’ve been brought forward. Because something like this could possibly be employed, you know, in other facilities. But it’s good for the Elected Committee to be involved and aware of those. And if… certainly if the Oregon Health Authority has access to the information, then I don’t think there’s any reason the Elected Committee shouldn’t have. I think that was one of the… one of the things there that…

Morris: Well, just… just… just an FYI, they haven’t actually produced anything yet for information yet. They’re still, for lack of a better way to say it, crunching the numbers. So, as soon as we get some information from that I’d be happy to share that.

Hauth: Okay. Is there anybody else that wanted to comment on that?

Bird: Yeah, Randy. 

Hauth: Yeah, Jerry, go ahead. I’ll just say, because, you know, if it’s just someone’s personal facility and it just affects them, you know, if they don’t want to ask anyone else, I think they probably should do that. But when it’s something like this that they’re checking on, not because it’s Sal’s place it’s because it’s one of our units. And therefore, when we send the one person in to represent us all, and I’m not saying you didn’t do a good job or he don’t, all I’m saying is that’s what’s makes it a little risky because you’d think he’d at least get ahold of his rep and have them in so he can have his expertise and stuff. So, once again, I’m not saying that it’s… a person shouldn’t have to do something that affects them only, but when it involves our program we’ve got to just stop talking behind closed doors. 

Hauth: Yeah, Eric, if you can… if you can update us on the VMS system because really, to my knowledge, the Elected Committee has not actively participated in that and we haven’t had a seat at the table. We haven’t, you know, it seems like one of those things that the agency is just rolling out and the only reason they haven’t implemented it is because there’s a glitch in the security system allowance through DAS. But, you know, why… why aren’t we involved in this and why isn’t this a discussion that’s being run through the Elected Committee?

Morris: Well, how would you like to be involved, Randy?

Hauth: Well, how would we have liked to have been involved? I think when a meeting occurs and the agency has a concept like they do we should sit down and talk about it. And we should hash out the particulars around that and understand what the intended purpose of it is and why it’s needed or if it’s needed or what different companies were considered and how we’re looking at it, what it’s gonna cost. Where’s the money coming from? Does it justify the need? Is it over-encroaching on the 

managers’ rights? So, I mean, that’s just, you know, just off the top… those are some of the things we should’ve been involved in and need to be involved in. You know, if there’s no need for a Committee then why do you guys have one? You know. Well, it’s the law and there is a need for one. So, trying to build that bridge where we actually can function at a higher level. So. So, again… So the VMS system, give me an update, give us an update on that and…

Morris: Yeah, if you read through the Director’s… my Director's Report, I provided a pretty comprehensive update in there, talking about, you know, we want to go out for a competitive procurement for VMS systems. Because I think the piece that many people don’t either understand or haven’t quite had time to study is that VMS… it’s just as critical to run a vending operation with a VMS system as it is to have a lock on the machine, when it comes to running the back end of the business. So, from my perspective, VMS isn’t like an optional thing it’d be nice to have sometime; it… all the companies have it. So, why would we not want to have blind operators having a VMS system? So…

Hauth: Yeah, we have to have a VMS system, it’s just, what does the agency have access to those numbers for? 

Morris: You mean from a… from a monitoring and assistance type of point of view? Is that what you’re talking about?

Hauth: Yeah, what’s the intended purpose? Why are you… actually, you threatened that if people didn’t go along with it, you threatened in your… the way I took it, you threatened in your Director's Report that if people don’t comply with the requirements of, you know, providing financial data that you’d be terminated or can be terminated. So… which I thought wasn’t a necessarily proper way to deal with that, especially when we, as the Elected Committee, haven’t been involved in any of the decisions up to now. And I’m not saying a VMS system is a bad thing.

Morris: Yeah.

Hauth: It’s obviously a necessary, needed thing. However, why is the agency accessing people’s data? 

Morris: Well, I think, to go back to your comments about the comment that I made in my Director's Report, you guys were very, very specific at the last meeting when we were talking… the last, well, the last regular meeting we had, I think it was. ‘Cause we’ve had a bunch of meetings since I worked on that Director's Report, that if I was gonna say something that I needed to back it up with statutes and regulations. So that’s what I tried to do. So, you know, if you read it as threatening, that’s… I’m sorry. That wasn’t the intent. But people are, you know, you guys were pretty specific during that meeting that, if I’m saying something, I’d better be able to be prepared to back it up with state statutes and regulations and stuff like that. So that’s what I did. Now…

Hauth: Yeah, and I appreciate that and I’m just going off of… when I talk about the threatening, I’m going back to when you, as I understand it, threatened Steve Jackson unless he left the Portland State Office Building and you’d have no choice, you know, but to terminate his license and how you mentioned to Art Stevenson when he talked about the subcontracting and, you know, what the options would be around that, I believe you alluded to there’s no options; you know, we can terminate your license. So it’s kind of not necessarily just what was contained in your report but it seems to be a kind of… unfortunately kind of seems to be the position of the agency. So, again, I understand the 

provisions of the… the statutes… I mean the regulations and the rules. But why does the agency, especially when you guys brought in Nicky Gacos to give training and he said he does not believe it’s the intended purpose of an agency to monitor and scrutinize every penny that comes through a register or vending machine. You know, I’m summarizing but, again…

Morris: Yeah, I… I don’t remember Nicky saying that. So.

Hauth: Yeah, he did. Why are you… Why is the agency… What is the intended purpose from the agency monitoring?

Morris: Well, I think it… I think it serves several different purposes, Randy. Part of our… Part of the agency’s duty and responsibility is to make sure that the program is running efficiently and to make sure, quite frankly, like we did last year, to make sure that people are reporting accurately. It’s not… and I know that seems over… like, oversized big brother kind of thing, but on the flip side, especially on the flip side, assisting people with their operations is… is a big part of it, too. And if we don’t have access then we can’t do that, either. So, it’s… it’s kind of a two-sided thing. 

Hauth: Okay. Anybody else have a comment on this…

Bird: Jerry.

Hauth: Yep, Jerry. Go ahead.

Bird: Yeah, Eric, you’re correct – we do want you to provide facts and laws and you did. But you took those and you stretched them like you always do and said, “Oh, it’s monitoring. We get to look at your sales figures out… directly out of your machines.” I mean, it just amazes me; you’re coming back to your security-type person that you don’t trust us, we’re stealing from you. And… And are we independent businesspeople? ‘Cause we’re blind I need you to look at my sales and determine if I’m doing right? This isn’t that type of program and I think you’re very wrong. The managers should have that information but you… If you can’t train people how to do it right before you license them, you’re not gonna come back and think that you can come in and start doing this stuff that not even the tax people can do. You’re stretching stuff. You guys use [inaudible] when you want to. You pick and choose little things that you do. And… And then you try to say, “Well, that… jeez, I’m just trying to monitor you guys and how can I know what you’re doing if I don’t get to see your sales figures or if you cleaned the damn toilet!” That’s a bunch of bull and you’ve got to stop thinking you’re our big brother! And if you don’t have something that says you have to… you must do it… if we disagree, I mean, I just dislike that the security stuff follows us. That’s what you do for a criminal. You’re thinking we’re all criminals and you are the one that will fix it all [inaudible] by Eric’s eyes. I think you’re wrong and I think it’s… you’re stretching it. It’s way out of the scope of our rights as an individual business person. Thanks.

[00:44:34]

Hauth: Thank you, Jerry. Anybody else before we move along on this? 

StevensonD: Well, I…

Hauth: Go ahead, Derrick.

StevensonD: Am I off mute?

Hauth: Yes.

StevensonD: Yeah, I… I don’t necessarily have a problem with… with Commission getting access to it, but it should be on a voluntary basis. I mean, if… if, for temporary purposes, the Commission wants to make sure that the manager has learned how to use the system and… and is getting the information and understanding it right, I think, you know, that part needs, you know, the Commission needs to be involved in that type of thing. But there… there should be a time that, if a manager doesn’t wish to share that information or doesn’t want any… I mean, who knows who’s going to get access to that stuff. And, you know, our… our earnings and stuff is supposed to be private, it’s not supposed to be shared with every employee in the Commission for the Blind. And, you know, we’re getting into that realm where our personal information is being shared with maybe people that shouldn’t be viewing it. And I think, you know, down the line that could become a problem. So I think if a manager wants to share that information with them it should just be voluntary. And if a manager’s having problems and they wish to get the Commission’s help, then they should be able to decide whether or not they can get that information. Now, I guess, I don’t know if I explained that good enough but it should be a voluntary basis. If a... If a blind vendor is having problems, yeah, sure, the Commission should be able to go on there and have access to it if they want them to, not just because the Commission feels like they should. We can… We can eliminate this kind of stuff, that if the Commission’s going to create a policy, you know… we need to create those policies together in active participation. They shouldn’t be creating policies without first discussing it with the BECC.

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Thank you.

Smith: Randy?

Hauth: Yes.

Smith: Could I…? This is Gordon. Are we talking… Are we talking about the Square?

Hauth: Yeah, well, we’re talking about the Square and similar like devices. More so about the agency having access to those records, particularly, you know, in maybe an overarching government, you know, kind of…. I know the concerns…

Smith: [Inaudible]

Hauth: Yeah, go ahead.

Smith: Karen and I accepted the Square and… and we thought the same thing, made you a little nervous at first, and they… One thing that I had learned that they absolutely don’t have any access to your banking. And the other thing that was so interesting to me, that I struck my foot on this for at least a year and a half or two years and the last year that we had the Square, it raised our income 20%.

Hauth: Yeah, sure…

Smith: That doesn’t sound like much, but it was… it was several thousand dollars at the end of the year, from having the access to the card is what I’m talking about. We didn’t have access for that before we put the Square in and it made a big difference in the cafeteria.

Hauth: You bet, Gordon. And thank you. Yeah, I mean, with the Millennials now and everybody using cards, it’s clearly a needed system to have on… on machines that are in need of that and, you know, on registers and that. I guess the question is just, you know, how far is too far? And I know it was brought forward and I wanted to discuss it. I know we have a lot of other stuff to do here so I do want to just mention our legislative amendment public testimony. On April 6th we had a public hearing in front of the Services and Housing Committee and, to summarize my take on it, I was there in person and so were some others, including, I believe, Art Stevenson, James Edwards, I think maybe Char was there. I don’t remember that. But [inaudible] came up, Director Morris was brought up to the table and asked some questions. And I believe, again, it may not be exactly accurate, so I’m summarizing. I’m trying to recall the best I can but – correct me if I’m wrong, Eric – but, so Eric was asked why there aren’t, you know, more people being brought into the program. You know, why has there only been one person brought in in the last, I think, 11 years, you know? Other than Celyn, and welcome again. But I believe, Eric, you summarized it by saying, “Gosh, you know, the food service industry is kind of a fading industry and it’s not really as popular as it used to be and, with all the advances in technology now, the blind have a lot greater access to different jobs.” And when I sit there and listen to that I thought, “You know, this person is guiding our program and directing our program. And with every word you said you undermined it’s very creation and intent, which I was totally ashamed of, the comments that you made, because I’m so proud of this program. And I’m just wondering why you would’ve taken that approach and where you got your data that, you know, food service is, you know, not a popular program for people who are blind, especially the BE Program and, you know, the other comments that you made. 

Morris: Well, Randy, I think that fairly well summarized my… my comments, I think was it April 6th? I don’t remember at this point. But the point I was trying to make, and I think the point I made to the legislators is, just like any other industry, food service is a specific segment of society and you take that segment of society… and I haven’t pulled the stats. I can do some research on that, from a statistics point of view, but this is my impression as I talk to people in the training center and talk to blind people and talk to people that aren’t blind, that the number of people working in food service is a specific segment of society. Now, if you take that… let’s say it’s 10… 20… let’s say it’s 20% of society works in food service. Well, if you take that same 20% and boil it down to how many blind people there are, it’s still going to be a smaller percentage of the totality of society. So, in saying that there's access… more access for blind people to do other things then there was, like, in 1936 isn’t… isn’t an untrue statement, 'cause there just is. You can do a lot of things today that you couldn’t do back in 1936. And the perceptions and the way the workforce is integrated is just different. So I was just trying to be, from my perspective, telling people how it is. Now, obviously, we want people in the program, we’re recruiting people, we just licensed a person, which is a great thing. And I know it’s been a while. Carole’s also back in the program, which we don’t want to forget about her. And there’s people showing interest in the program. But it’s taken time to get people to look at… at the program as a destination. And that’s taken a lot of time with Kathy Ewing working with counselors to encourage them for… to get people interested. But I… I know a lot of Millennials and I don’t know a lot of Millennials that want to work in food service. Now, my… my scope of blind Millennials is much smaller but, as we enter… as we run into them that are interested in food service and owning their own 

business, we’re excited about it. But, you know, I’m just trying to lay it out for… this is how I see society from the whole. 

Hauth: Okay, thank you. Anybody have a comment before…?

Bird: Question. Jerry.

Hauth: Yeah, Jerry. Go ahead.

Bird: Yeah, Eric, that’s quite the explanation. You talked 20%... there’s only 20% but you don’t understand that that’s why we have these statutes and we have preferences. The sighted world don’t have those and if I… if I ask you what percentage of facilities that we could be running if you ran it correctly… what, 1%? There’s like… There’s like 30 colleges, there’s 30 jails. I mean, in our program, especially here in Oregon, it’s a big deal. Not for you; maybe we could go into being security people, I don’t know. I… I… I hate to keep bringing that up, but you talk like there’s not very good in food service when that’s what Randolph-Sheppard does and, if you get the right places, it is a jewel, it’s a diamond. But we have you not believing it and then you’re telling them that. So I don’t… I have a problem… I don’t think you have any business skills. And these are businesses.

Morris: Well, Jerry, I… frankly, Jerry, I don’t think you know what you’re talking about 'cause you can’t speak to my resume and my background beyond what I’ve told you guys. So, quite frankly…

Bird: Well…

Morris: …stop saying that.

Bird: …you’re breaking in on me, but I did think I read your stuff and you ran a t-shirt shop. Have you run any food service? Just… Just say that.

Morris: I have not, Jerry.

Bird: Okay. Expert. Thank you.

Hauth: Okay, guys. Let’s move along. 

StevensonD: Well, this is Derrick.

Colley-Dominique: Chairman, this is Cathy Dominique.

Hauth: Yeah, Derrick, go ahead.

StevensonD: Yeah, I just want to make a comment just… just 'cause this is my feeling. You know, we used to have 30-some blind managers in the program. And if you asked the majority of them who left why they left it was… it was because they weren’t making any money at it. They were getting… They were getting put in these small locations that were impossible for anybody to make a living. And this is why we came up with the idea of assigning vending to… to the smaller cafeterias and the snack shops and stuff, so that it actually warranted a person being… being in our program and they were able to at least kind of make a manager’s wage. And when we… when we quit doing that, you know, we’re… it’s… it’s gonna be hard to get people into our program. We need to… We need to get out of the box and all the little, small cafeterias that aren’t making money… I mean, some of these guys could… could sit in 

front of a Wal-Mart with a tin cup and make better money than they’re making spending 10, 12 hours a day. And until we get… get that part fixed, we’re gonna have trouble getting people to join our program 'cause they’re not gonna do it if they’re not gonna at least make minimum wage or higher.

Hauth: Thank… Thank you, Derrick. Is there anybody else, before we move along? [Silence.] Okay, moving along, we do have quite a bit of other stuff to do. And under… under… number 5 of B we have CCC, we have Edith Green and we have infrastructure support. I’d like to start with infrastructure support, if I may. Eric, I know that… I know that during the last meeting, at the Commission for the Blind Board meeting you said that there was a rollout of some vending machines, self-operations, and there was planned to be some others. And I know Char had mentioned she’s looking forward to rolling out her 30 machines, or 30+ machines, in the next month. With that said, I guess I’m trying to wrap my head around how the agency is providing support assistance for these managers. Are… Is the agency providing inventory? Are they providing an inventory stock that’s adequate? Are they providing a delivery vehicle? Are they providing storage for those who need warehousing and storage? And so, thinking through, like, gosh, if I were to start today in my route self-service once again, I would need two delivery trucks. I would need a climate-controlled warehouse. I would need a walk-in refrigerator and a walk-in freezer. I would need a lift gate truck transportation. I would need floor jacks. I would need, you know, inventory. I would need all the things necessary to keep a person healthy, wealthy and wise and successful. So can you speak to the agency’s infrastructure support? How are they helping people? I know, over at the Portland State Office Building, there was a concern about, “Hey, gosh, I’m gonna need some help here. I’m gonna need a vehicle, I’m gonna need storage, I’m gonna need….” You know. And so can you share with us all what the agency is doing to provide that support and in my case scenario, what I just laid out for you, if I were to do self-service tomorrow, how would that all… how would that all roll out?

Morris: Well, Randy, I think that’s a good question. I think… I think we’ve talked about it in the past but, to be quite frank, I can’t remember. But, yes, the agency’s providing delivery vehicles. The inventory and start-up cash, that’s optional for the manager. If the manager would like to have us carry that and pay it back to us… You know, if they buy $10,000 worth of inventory they can either, you know, purchase that themselves or carry it on the terms in the handbook, and the same with the start-up cash. We’ve had people do it several different ways since we got started. And storage, warehouses, stuff like that, that… that’s on the manager to get that figured out where they’re gonna do that and how they’re gonna get that set up. We would provide, you know, power racking and some of that infrastructure, you know, equipment type of stuff, pallet jacks and things like that. But, you know, it’s really gonna depend on the individual manager. And obviously, like your route you’re talking about is a much more complex route that we’d have to sit down with that manager, or yourself, and have some… have some discussions about how, you know, what the needs would be. So that’s more of an individualized kind of thing and a little bit different for everybody. So.

[00:57:29]

Hauth: Okay. Are there… Is there anybody on the line that’s having any issues or any questions relevant to that? You know, and while you’re thinking about that, if you do, I also want to share that it’s my understanding, and I don’t know necessarily about everybody complying with this, but machines and 

warehouses also have a specific requirement for licensing and permitting and, you know, so forth and so on. So I’m not sure that those are being dealt with as well, but…

Gordon: Excuse me, Randy, but can I inject something? Steve Gordon.

Hauth: Sure. Sure, Steve.

Gordon: Yeah, as… as… just observing, you know, some of these things, Eric, is these… the services to be provided through the agency through VR services or how is that going to work?

Morris: Yeah, Steve, it will.

Gordon: Okay, so, but… but… we’re not talking directly out of set-aside.

Morris: No. The… The equipment… not the equipment, but the vehicles and stuff like that are all coming out of IPEs set up on the VR side. And then, obviously…

Gordon: Mm hm.

Morris: …if we’re carrying inventory costs and stuff like that and the managers are paying it back, that’s… that’s accounted for over on the BE side.

Gordon: Yeah. And then another… another question I had is, my concerns are, basically, the ones that have mobile vending routes are gonna have to have a driver and our… is the new people or the existing clients out there that have vending routes, are they prepared… if they go back to work, are prepared to take care of workman’s comp and insurances, auto insurance, you know a lot of those… a lot of those inner structure things.

Morris: I… I… I can’t…

Gordon: Have they looked…

Morris: I can’t answer that, Steve. I know the people we’ve talked with so far understand all that 'cause they have employees and stuff. So, yeah.

Gordon: Yeah, and then… and of course…

StevensonD: This is Derrick.

Gordon: Go ahead, Derrick.

StevensonD: One of… One of my main concerns is, if… if I’m forced to start servicing my locations is the fact that if I have to go to Pepsi and say, “Hey, I need 50 machines,” you know? And Pepsi says, “Oh, no. We can’t give you 50 machines.” Is the Commission for the Blind going to be willing to purchase soda machines as well as snack? ‘Cause, you know, snacks… If I had a choice whether I was gonna sell sodas and water and stuff, I would do that before I would want… want to do snacks because, of course, there’s a lot more money in drinks. 

Morris: So, Derrick, on the… on the pop machine, on the soda side of machines, obviously the money we went and got was for snack machines; that’s what we’ve projected out and with the idea that the bottlers would provide machines to us. And, to be perfectly honest, we haven’t gotten a lot of 

cooperation. I think at this point there’s been some buyouts and stuff, with Coke specifically. But also, with the pending litigation… or not litigation, sorry, legislation I think, you know, quite frankly a lot of the subcontractors are kind of sitting back to wait and see what’s gonna happen. So.

Hauth: Hey, Eric…

Bird: Jerry.

Hauth: If I… If I… Hey, Eric, if I may, I want to… I want to reflect the record properly. Elected Committee Dacia Johnson, when she went to the Joint Ways and Means Subcommittee, I believe it was, and I can review the record again, she told the legislators that it was the requirement of the agency to own the equipment. She didn’t say only own the snack equipment. So I don’t know what you have to say to that or why she would make that statement when now we’re hearing a different side. If it’s a requirement for the agency to own the equipment as part of this whole rollout, then why isn’t the agency responsible to own the Coke equipment or the Pepsi equipment, too? 

Morris: Yeah, I don’t know if I can answer your question, Randy.

Bird: Randy.

Hauth: If you get a chance… Yeah, if you get a chance, you can review that to make sure that I’m accurate on that, but that’s what I recall. Yes, who was that?

Bird: Jerry.

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: Yeah, that might be… I agree with Randy, but I got a couple issues, what Randy just brought up. I, too, was there. I, too, reviewed when you put out the RFP they were for generic pop machines. In fact, I heard you guys say there’s gonna be these special robot ones and all this stuff. But that’s right. And how do you all of a sudden decide that a pop machine isn’t a vending machine? They give you the money to purchase vending machines. I don’t think there’s nothing that says to purchase candy machines only. It’s not identified as that. A vending machine. And Randy’s absolutely right, you’re not supposed to subcontract to someone else 'cause you don’t want to spend your $4 million on just some candy machines. I mean, so he’s right. If anything, I think we got plenty of stuff to prove that equipment’s equipment. And my next question is, when you’re not saying about providing warehouses and stuff, and I’m glad you mentioned the handbook, 'cause I believe that it’s a federal and state law, our SLA, the BEP, required to provide you with necessary equipment. That’s “necessary.” Are you gonna tell me that a warehouse isn’t necessary? You know, that’s like giving me the pop but won’t give me a dolly 'cause you don’t think it’s necessary. When you say “necessary,” you’re supposed to set this blind person up to be able to walk in there, called a turn-key. You walk in there, you got your shelving, you’ve got everything, you’re set up to start business, not start becoming a non-blind person. So, you know, if… I just don’t quite understand where you just want all of a sudden… and then people are not gonna realize how much that stuff’s gonna cost. You know, and I understand some stuff isn’t necessary equipment, maybe. Maybe I don’t need that gold toilet seat but, you know, I do need a toilet seat. So, I think it’s pretty plain that it’s necessary equipment, all the equipment necessary for you to walk in there. So I think that’s something we better look at and we’d better get it written down so we all know, 

so when you get thrown out there and you’re all of a sudden getting hung, making half of what you used to and they want you to subcontract some vending machines when they was given money for vending. Thank you.

Hauth: Yeah. Yeah. Thank you, Jerry.

StevensonD: This is Derrick.

Hauth: I wanted to… wanted to… Derrick, let me just say something real quick before I… before I call on you. A couple things that Jerry mentioned and, Eric, that you mentioned: so, again, it goes to how it’s gonna be possible for people to switch from subcontracting to self-service. And now you’re requiring that people have to take care of their own… their own warehousing, which includes, nowadays, your racking has to be earthquake-ready, your freezers and refrigerators have to be, you know, established and licensed, so forth and so on. So I’m concerned about that. But more so, how was that decision made? Again, it’s another decision that seems to just be made. Why wasn’t this a discussion topic when this rollout was, you know, [inaudible]? I do want to state that for the record. I’m again concerned that there’s so many inconsistencies here, there’s so limited lack of meaningful participation. And having meetings and logging the hours of meetings isn’t active participation. So I’ll share that. So, Derrick, go ahead.

StevensonD: Yeah, I don’t want to step on anyone’s toes or anything but, you know, I personally don’t think that it’s the Commission’s job to go buy a piece of property that has a storage thing on it. I think, you know, that’s, you know, we could go and rent a location to store… store our stuff and take that off our… our set-aside. But, I mean, it’s… it is all the other stuff that was mentioned: the trucks and the shelving and all that stuff that’s, you know, needs to be paid for and it should… it should’ve been brought up. Until… Until we get the situation on sodas, soda machines, I don’t think the Commission for the Blind should start even entertaining that they’re going to force people to… to service their own machines if they’re not gonna provide them. 

Hauth: Yep. Thank you, Derrick. 

Smith: Randy, this…

Hauth: Yeah, Gordon, go ahead. We need to move on right after you, Gordo, because we have a bunch of other…

Smith: I’ll do it quickly. I don’t know where I’ve been, man. I’ve had my head in the sand, blind, deaf and the whole thing. 

Jackson: [laughs]

Smith: I… My God, I thought that when this thing rolled out it was going to be vending machines – soda, chips, the whole damn thing. Now I’m sitting here and hearing this and I… I am totally lost on this whole damn thing.

Bird: That was the purpose.

Hauth: Yeah, thank you… thank you, Gordo. Hey, Eric, do you have any comments on that? On any of this, before we move on? Feel free.

Morris: No, Randy. I’m good.

Hauth: Okay. I do want to ask… I don’t know if Cathy Dominique is still on the line… and we do have a bunch of business, so let’s go ahead and try and speed this up a little bit. But Chemeketa, er, I’m sorry, the Edith Green: Cathy, are you on the line? Do you want to update us on that? How’s everything going? Are you… Are you happy? 

Colley-Dominique: Yes, we’ve had several meetings with all the BE reps, the staff, and we’ve gotten our security clearances. We do need to hire a cook because… a cook-slash-all-around worker because the lady I was gonna hire took another job. And so that’s the next thing. They’re helping me with O&M, to learn the building, to learn what… you know, where my storage will be and where to take the trash and all of that. We’re going to be doing some observing in the building in the next couple of weeks and we’ll be putting – as far as I know, Eric should probably speak to that – but the Courthouse will be going out to bid very soon. And I think things are progressing. There’s certainly a lot to observe… to take in, and I’m working on the ServSafe course and, you know, things like that, that I’m doing. So I’m really, really busy and I think that the Commission is being very proactive for us to take over the building and do a good job. The contract…

Hauth: Well, good. I wanted just wanted to make sure it was going okay for you. If there’s any concerns, make sure and, you know, reach out and let us know. So. 

Colley-Dominique: Okay. I… I’ll do that. I think right now we’re at least communicating and we’re on board. So.

Hauth: Great. Awesome. I’m excited for you. I think that’ll be a great opportunity. So, if we can move along, I know we have… you know, we have a bunch of stuff that we really need to get to. I will share, just so everybody knows, when we get down to A, under Legislative Update, I’m hoping to do just a real brief summary of the legislative update and hope to call for a special meeting either next week or the following week, once we get some more information back from Ronny Heard and also from Alissa Keny-Guyer and Representative Jodi Hack so we can better address where to go from there. So, but we have CCC on here and I think, Art, you mentioned it. I don't know if you want to address it at this time or what you would like to do, but… [Silence.] Art? [Silence.] Hello?

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: Yep. You are.

StevensonA: Well, Randy, I… you know, I don’t know what to say. I mean, obviously, I share with the Elected Committee and of course the blind licensed managers my concern about Chemeketa. I, you know… We got a correspondence from Eric that CCC refused to allow them to get an updated survey so they could submit a proposal. You know, [chuckles] it’s just amazing to me… I don’t… I haven’t seen a formal proposal as to quality, quantity and price put forth to Chemeketa. Of course, that definitely concerns me. I know they did put out their RFP. I don’t know if everybody read it but yeah, there’s… I just… I hope the agency – because they’re sure… surely not following what we recommend them to do – has submitted a formal proposal as to quality, quantity and price because 220 absolutely says that if we can provide quality, quantity and price we’re supposed to be getting preference. And… what can I say? Eric just… you know, he won’t answer questions. I asked him, “Are you gonna submit a formal 

offer?” He ignored that. And… And so, I don’t know how to respond to Chemeketa Community College. It’s… It’s obviously that the agency, in my opinion, doesn’t want to work with the Elected Committee, seems to want to half-heartedly do what is required by the law. And I guess… Eric, has a formal offer as to quality, quantity and price for the vending machines on Chemeketa Community College been submitted to the College?

[01:10:45]

Morris: Well, Art, I’m trying to remember our conversation about this via the email and, if I remember correctly, I told you guys that we had told Chemeketa that we want to run the vending operations there. And then they said, “Unless the law has changed, then we’re good. We don’t want to work with you guys.” And so your feedback was, “Go do a survey,” and I think probably in that same line, “Offer, you know, submit a formal quality, quantity and price offer.” So they were… They didn’t want to us to come do a survey. They said we were bullying them, to quote their attorney. So, at this point I’m pretty confident we did not submit a formal quality, quantity and price proposal. 

StevensonD: This is Derrick.

Hauth: Derrick, go ahead.

StevensonD: Yeah, does… Are… Are they referring to the fact that the clause… the no-cause clause… that that’s what they’re saying, unless the laws change and they’re not bound by it because they chose not to? Is that… Is that their reasoning?

Morris: Derrick, it didn’t specify, but the way I took it is that the state statutes, like the preference vs. the priority, hasn’t changed since the… 2011, I think it was, was what they were referring to. So that’s how I took it. 

StevensonD: Okay.

StevensonA: Am I… Am I off mute?

Hauth: Yeah, Art.

StevensonA: So… So, Eric, their attorney accused the agency of bullying them? Was that in writing? Or was that just told to Merrill Gretchen? Or…? You know, I… I’m hearing… I’m hearing stuff here that really, you know, really concerns me. I mean, I know I said, “Hey, Eric, as a blind licensed manager and a member of the Elected Committee I’d like to sit down with these people and talk with them face-to-face.” Of course, you ignored that request. Now you say they’re accusing us of bullying them when you actually as an agency are trying to do your job. You’re trying to put together a formal offer as to quality, quantity and price. Who in the heck is bullying who? You’re trying to do your job…

Jackson: Can I say something, Art? Can I… Yeah, can I interrupt you, Art? 

StevensonA: Well, Steve…

Jackson: I want to go along with what you’re saying and I think that what everybody’s trying to say is Eric needs to be a champion for us. I don’t mean to interrupt you, but we need… and to work for us and be happy to invite us. Right? I’d be happy to go, you know? And all we’re trying to do is say, “Yeah, 

the law says this,” right? And we want them to ask their attorneys to talk to our attorneys, right? If it gets down to that, we just need somebody to go in there and be a bulldog, right? So, go ahead, Art. Keep going.

StevensonA: Yeah, anyways, you know, I know… I know the state statute says any contractor in grievance or violation of non-compliance is null and void. And, of course, we… we’re considerate and [chuckles] you know… I mean, who’s bullying who? 

Jackson: Yeah

Hauth: Art? Hey, Art?

Bird: I got a question. Real quick, if I can.

Hauth: Just a second, guys. Jerry, I’ll call on you in just a second.

Bird: Okay.

Hauth: I don’t know if you had… I know that you had requested a document from Eric and I don’t know if you’d ever gotten that. If you could, after… after Jerry makes his comment, 'cause we do need to move on so we can get through this…

Jackson: You’re real muffled, Randy.

Hauth: If you haven’t received… haven’t received the document, please remind Eric about that. But go ahead, Jerry.

Bird: Yes. The thing is, Eric’s kind of right and he did start doing – this gonna show their failure to take it to the end, to finish it – he did take our thing and he did send them a letter. I seen it, the offer, let’s call it the offer. “Hey, we got a blind person….” He done pretty well what the law says and even told them we had… we been given this money for vending machines and you’re gonna get all this great stuff. And then they send you… And so he done… He sent them the offer. Now he’s waiting for a return, for their answer. Well, they sent their answer, which was, “The law hasn’t changed since the last time we spoke. Good bye.” Now, that… And then Eric… not being a bully, jumped and ran away, or Dacia, or the rest of them, instead of sending them a letter back and saying, “No, I’m sorry. I respect what you think but, actually, that is not an acceptable reason to refuse our offer. So we want to make it clear that, if you bypass us, any offer you do will be deemed null and void.” Send that to them. Then they have a record and they are on history. They’ve got to prove that it… the laws don’t matter. It’s about time we… That’s why we thought we had five guys, you know, we had Eric that was gonna do this. I mean, without that… you can’t sell the program. You’ve got to be the one… None of them’s gonna do it. And I’ve heard this for so many years, Eric. All you do is tell them no and tell them you’ll do this and they run away. Come on…

Hauth: Okay, Jerry.

Bird: [inaudible]

StevensonD: This is Derrick.

Hauth: Before we… Yeah, Derrick, go ahead and then we’ll… then we’ll weigh in…

StevensonD: I just want to quickly put… put out there that we actually have… have an Attorney General’s Opinion that… that says that we have the right to service these colleges. I know there’s… the Commission has twisted it so that it may mean we can do a better offer. But we already know that we can’t do that. But even… even the AG’s Opinion says we have a right to… to do colleges.

Hauth: Thank you. Thank you. Yep. That’s been made part of the record. Eric, before we move on, do you have anything that you want to say in rebuttal?

Morris: No, I don’t have any rebuttal, Randy.

Hauth: Okay. Art, did you receive the document that you requested from Director Morris? [Silence.] Art?

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: You are.

StevensonA: I received no written correspondence from Eric confirming any of this stuff from the college. The bullying stuff… And, quite frankly, when… when they make those kind of accusations, I believe the agency should say, “No, we’re not bullying, we’re exercising our rights” and… and those kind of things. So I have received no documentation, including, you know, “Hey, we’re not gonna let you to conduct a current survey so we can see the current pricing and all that kind of stuff. Nothing, Randy. We have received…

Hauth: Okay, Art. Thank you. Eric, if you could follow up, I know I saw a request from Art, if you could please follow up and provide that document or those documents, that would be very helpful. If we could go ahead and move on, guys, I’d appreciate it. We have about an hour left [inaudible due to phone noise]. Guys, mute… mute your phone. I think I heard a race car. Somebody’s at the race track. Anyway, so, we have subcommittee reports as a business item but there are no subcommittee reports, as I understand it. And so we can move along to old business. And this is what I was talking about earlier, the legislative update. So what… what I propose we do is to hold a meeting, like I stated, next week or the following week, depending on when we get the proposal back from Alissa and Jodi Hack and also when we get the report that Ronnie Heard is going to submit. We had a meeting yesterday and I know Mark Riesmeyer sent out the audio, so when you guys get a chance, those who weren’t able to make it, please listen in. It went good and bad, you know? There were some good things and there were some things of concern that were in non-compliance of the Act and the state statutes. And it seems like, to me, my opinion, that the agency and Gretchen Merrill have planted some poisonous seeds with the legislators and with the Governor’s Office and so those are some things that we’re trying to overcome and address. You know, there’s been a lot of misinformation, including one of the items that’s coming up next, which is the legislative, er, the levy set-aside, how that’s all done. But the good news is that the bill is still alive; it seems to have some support. We’ll need to make sure we continue and try and stay on top of it and tweak it and make sure that it complies with the law. And there are some meetings scheduled within the next couple of weeks. And I’ll keep everybody up on it and once we get to a point where we need to hold a special meeting I will call for that special meeting. I don’t know if there’s… if we can move on or if there’s anything else anybody wants to say before we move on. Okay.

StevensonD: Yeah, this is Derrick.

Hauth: Hey, Derrick.

StevensonD: Yeah, I’m pretty… pretty concerned about how things are going myself. I think, you know, that the legislators are actually trying to hijack our… our proposal and turn it into something that wasn’t intended. You know, I noticed that their big… one of their big concerns is putting more handicapped and blind people to… to work. Well, the main purpose that… that we’re doing this is to assure that the Commission for the Blind feels more confident in… in going out and getting locations, which is, in turn, going to employ more… more blind people. And I think, you know, if… if they keep going the way they are, you know, time’s gonna slip away and we… at some point we need to just stand up and say, “Look, this is what we’re doing. We’re doing it to improve the situation so we can hire more blind people.” I mean, you know, it’s good to hire handicapped and it’s good, you know, to hire… hire other blind people but, you know, that’s basically not the reason this program exists, is to hire the handicapped. First, you know…

Hauth: Derrick, you’re…

StevensonD: …we have to do it ourselves.

Hauth: You’re absolutely right. And what I will share with you is that was part of what Ronnie’s concerned for. It appears the agency can’t put blind persons to work because we can’t even get any measurable outcomes out of the agency, so they’re trying to piggy-back on the, you know, the program to do their work for them. That’s the way it appears. And, clearly, trying to establish set-aside and trying to make it a requirement for us to hire persons who are handicapped is clearly not the intent. It was never… It was never to be part of the Act or the state statutes. And so, you know, again, I’d like to put this discussion off for our special meeting because I think it merits a lot more discussion around that. I feel the same way you do. I think we have some time to still kind of navigate these waters and, you know, if the time comes where we don’t support it, then we stand up and don’t support it. But I don’t think we’re there yet, personally. I think we’re still… have some, you know… even though the legislators don’t completely understand the program, it’s clear that they have some concerns with how it’s been administrated. At that’s my opinion. So. But, if we can move… if we can move on, unless there’s anybody else? [Silence.] Okay. Well, let’s move on to b. Levied Set-Aside Concerns/Other Set Aside Concerns. So, I’ll just say for the record that the agency has a state agreement that was entered into with Governor Bob Straub years ago and it identifies their requirement to administer this program. It doesn’t allow that authorization to go to the legislative assembly, okay? So, for instance, if the legislative assembly wanted to impose a 20% or 30% set-aside, even though Dacia Johnson admitted yesterday she believes it too/true, and I believe Gretchen Merrill also, I believe, mentioned it was too, it’s clearly not an allowance within the Code of Federal Regulations or the Oregon Administrative Rules and/or the State Licensing Agreement that was entered into, which [inaudible] the responsibilities of the agency. Everybody knows who knows anything about the program that the program and the set-aside has to be determined by a vote of the managers and it has to be justified, has to be approved by the Department of Education. So, I guess my concern on that is that this has been made aware to Dacia Johnson and to Eric Morris and, to my knowledge, correct me if I’m wrong, but no actions to address or counter this have been taken. It looks like efforts of support in favor of this type of action are this agency’s response [inaudible]. So that’s one thing I wanted to mention and I want to hear from Eric on this, please. And the other thing is, the unassigned vending that’s coming into the program and, you know, when 

locations are being closed down or not put out for bid and unassigned vending’s being redirected to the agency, if the agency’s not a licensed blind vendor and it doesn’t seem to allow for that within the OARs. When a licensed blind vendor is available to service that, how is that decision being justified? I know you said earlier you wanted to provide legal support document so I’d like to see the legal support document that allows you to, as an agency, to do that. Those are my two concerns. I don’t know if, Eric, you want to respond to that right now or if you want to kind of think through that but…

Morris: Randy, you’re real… you’re real muffled, Randy. I can hear you but it’s just really… it’s hard to…

Hauth: [clearer] Can you hear me now?

Morris: Perfect. That’s great.

Colley-Dominique: Oh, that’s better.

Hauth: Okay. So did you get any of that? 

Morris: I was listening closely and I think I can… I can answer most of your questions…

Hauth: Okay.

Morris: …or speak to most of your questions.

Hauth: Okay.

Morris: So, when it comes to this legislative process, I just want to make sure that everybody understands, the… the agency… you know, we’re on the sidelines. And I’m sure you guys have seen that and noticed that in these meetings, which is, to be perfectly honest, hard to sit through all these meetings with legislators and stuff and not… and not be, you know… spoke when spoken to kind of thing. But, you know, we… we did not come up with the set-aside tiered process. You know, they talked about that… they were talking about choice and stuff like that at the Alissa Keny-Guyer meeting, what, three weeks ago: the options one, two and three things. I’ll just echo what Elana said in her meeting with you buys, is that the legislature is gonna do what the legislature’s gonna do. And so, you know, I think you guys have had some great opportunities to sit down with legislators and, you know, I’m not an expert at the legislative process, but I think most constituents’ groups don’t get that kind of time with legislators. So, you know, I think they understand where you guys are coming from. But, you know, in these situations it’s not… it’s not on me or anybody else at the agency to advocate one way or the other. You know, we’re simply there… if somebody asks, I mean, you know, how many people do we employ who have visual disabilities? I’m… I’m there to come up with the answer for that not, you know, what I think is good, bad or indifferent. 

[01:25:20]

Hauth: Well, I will state for the record, as I recall, Dacia did agree that set-aside could be dealt with outside of the process. And if you’ll look at the state licensing agreement, it clearly doesn’t allow you guys to defer the responsibility. So that’s one thing you may want to look at. And you guys have been active participants in those discussions and, even though you’ve been rather silent, I… I believe it’s still the responsibility of the administrator of this agency to work with the Governor’s Office to share the concerns. You know, if it spells out in the law, in the rules and regulations, how set-aside is to be established, you know, again, it’s concerning. So…

Morris: Well, Randy… Randy, you realize that, like, the dash-two and dash-three amendments – and, frankly, the dash-four that you just submitted the other day – those are all looked at by legislative counsel, the lawyers that represent the legislator, right?

Hauth: Yeah, but they can’t take a position on it. They can’t… The… If you’ll… If you understand legislative counsel, they can’t take a position on it.

Morris: They can… They can draft something that would be illegal?

Hauth: They can’t take a position on it.

Morris: Well, that’s a different question, though.

Colley-Dominique: Well, then, what’s the point?

Hauth: Well, you know, possibly. I mean, I’m not an attorney, but they can’t take a position on it. And I think some things that they’ve drafted have certainly been litigated and challenged. So…

Morris: Well, 'cause, like, federal marijuana law versus state marijuana law is a… that seems to be a glaringly obvious difference between what the feds say is acceptable and what our state says is acceptable. So.

Hauth: Yeah, and I… I mean, I don’t know about the marijuana laws. I’m talking more about the set-aside and I understand. But, anyway, so I wanted to make that for the record. It’s certainly a concern and…

Bird: Randy, if I may clear this up?

Hauth: Sure.

Bird: You know, there is… there is some… I don’t know it all. You know, like you said, the legislature will do what they want to do. That is kind of clear. And it’s kind of clear that they’ll do it whether they can or not. That should be… My concern is, this is the Randolph-Sheppard Act. It’s governed by the federal and it was gone to state. That don’t mean the state can charge us more, charge us less. Yeah, they… 'cause they have to be consistent.  And,  in fact,  Mr. Morris,  you are the Director of this Randolph-Sheppard Act and you should be the expert. And when… when they’re saying, “I think we can just raise set-aside and I think we can just call it state set-aside…” They never come out and said that. But what you can do a different set-aside under this program, that program that’s in the statutes are in line with the federal statute. That’s the whole purpose. So I think what we’re trying to say is no, I don’t think they can just come up with their legislature and decide, “We’re gonna charge a blind person who’s in Randolph-Sheppard Act 30%, because we said.” You know, they’d have to get rid of the Randolph-Sheppard Act. We hope they don’t do that, but they shouldn’t have to. You guys should be educating them.   They   don’t   know   this   program.   And   it   was   very   clear   to  me   at   the  meeting   that   these representatives almost… they almost have no idea how this program’s ran and… and what was the purpose  of   the  program.  And when you guys sit   there  saying,  “Yeah,  yeah  [inaudible]   they  said,” instead of saying, “I’m the Director of the SLA and the Randolph-Sheppard Act’s pretty clear that they do have these rights and it’s supposed to go through there to… because we’re the State Licensing Agency.” Just like Randy said: you signed a contract agreeing to follow these, not change them, not do 

that. You don’t want to be a State Licensing Agency. You’re there… You’re not there to implement laws,  do this and do that. The  laws are there.  The rules of the game’s  there.  You’re supposed to implement them.

Hauth: Thank you.

Bird: And so, when you don’t support us and don’t at least say that this is your Director, my goodness, you work for us, you’re supposed to be for our benefit. Every time I hear stuff it’s, “Well, I don’t know.” It’s like, I feel that we get bullied. But I think it’s kind of amazing how you won’t stand up and say, “I believe the federal… that might not be allowed and I can tell you why: because of this.” It’s like, “Oh well,  maybe you can,  maybe you can’t.”  And that  gives  them… 'cause they’re   thinking you’re the expert… so when you guys don’t say anything, you let it slide and you don’t… I think that’s wrong and I’ll tell you what – it’s… and we are all the ones that are always getting screwed. 

Hauth: Yeah, thank you, Jerry. Eric, I will share with you a couple of things. I did request from Dacia Johnson – because, as I recall, she acknowledged that it was proper to accept set-aside this way from the meeting yesterday. I’ll revisit the recording. But I just sent her a request, asking her to provide me the legal specific allowances for that, outside of the process and she didn’t respond to the specifics. She just responded generally. And I requested it again from her, which I haven’t received a response. So perhaps you could respond or you could prompt her response. I would say, the other thing is, sitting in there with the OCB's Attorney General who made a statement that, “Lookit,” and I’m summarizing, but “lookit, states don’t even have to have a program.” I think she said, “There are states that don’t have a program.” And so when I turned to her and asked her what states those were, she turned to Dacia, Dacia told her Wyoming, she said Wyoming. So who’s… who’s telling who what here? And why in the world would that even be a part of the conversation? About, oh, there’s states that don’t even have programs. And, you know, obviously, she was told that from somebody 'cause she didn’t have the information accessible.  So,  again,   it’s  kind of  a concern.  Like  Jerry said,   it’s  bullying.   It’s  kind of  a concern. Anyway, I don’t know if you want to say anything before we move on. I know we have some important business to get to. 

Morris: I… I, quite frankly, Randy, I don’t know what to say. ‘Cause the fact that Wyoming doesn’t have a program and a lot of other states and territories have programs… I’m not sure what you’re point is on that. We… The agency did not  invite DOJ to come, just as a point of clarification. So, yeah, I think that’s… that’s all I got.

Hauth: So they weren’t… they weren’t there representing the agency? 

Morris: Well, Gretchen Merrill represents the agency, but we did not invite her. 

Hauth: Okay. Well, somebody did. I guess my point of clarity is, why would you single out a state that does not have a program and why wouldn’t she single out a state that says, “Lookit, we have a state like Tennessee” or “We have a state like Texas” and “We have a state like this.” So my thoughts were, obviously,   it  appeared   to  be,   like,   “Lookit,  we don’t  have a  program  in  Wyoming  and we  maybe wouldn’t have to have one here.”

Jaynes: Mm hm.

Hauth: You know. And so… Anyway, does anybody have another comment before we move on to the additional important business? 

StevensonA: Hey, Randy?

Hauth: Yeah, Art.

StevensonA: So… So, Eric, then… then we’re not gonna be charged for her being there if she wasn’t representing you guys or anything, right? I mean, she just showed up on her own? I mean, or… I… [chuckles] I’m completely amazed here, that the AG who represents the Commission was there and you guys didn’t ask her to be there. Boy, Randy…

Hauth: Yeah.

StevensonA: …I guess we’re gonna have to find out why in the heck she was there and who’s gonna be charged. I sure as heck… If you didn’t authorize her to be there, I hope we don’t get a bill for it.

Hauth: Thank you, Art. We’ll look into that. I do want to move along, if I can. I’m sorry. But I hear… I hear what you’re saying, Art. So, Site Visit/Communication Protocol. Steve Jackson, I believe you brought this forward or Art Stevenson did. I don’t know if you want to weigh in on this right now. [Silence.] If either of you want to weigh in, please do. 

StevensonA: Randy?

Hauth: Yep.

StevensonA: I just… You know…

Jackson: I’m here. Sorry, I was on mute.

Hauth: Go ahead.

StevensonA: Go ahead, Steve.

Jackson: I was trying to get it off mute. What were you asking me, again?

Hauth: Site Communication Protocol. I believe you brought this forward, or Art brought it forward on your behalf. 

Jackson: Oh, yeah. I just… Yeah, I really think it’s proper business politeness or etiquette or whatever to first discuss when you could meet so that both parties could be available to meet. And that’s the main… my main thing that I wanted to get across to Eric. Is, you know, if they would like to show up at any time, even talk with my teaming partner, I think that we need to, you know, definitely have correspondence and decide on a good time where everybody can meet. 

Hauth: Okay, Steve, and I know you brought this forward…

Jackson: [inaudible]

Hauth: I know we talked about it before.

Jackson: Yeah.

Hauth: And, Eric, what Steve is saying is that he would appreciate a professional courtesy and not just…

Jackson: More time, maybe.

Hauth: …the agency showing up, but maybe notifying Steve. And I don’t know all the particulars, but it appears that it didn’t feel very warm and fuzzy and that it needed to be more of a professional courtesy, again. “Hey, Steve, let’s meet.” Or “I’m gonna stop by.” Or blah blah blah. So…

Jackson: Yeah, a heads-up. Yeah. 

Hauth: I don’t know if you have anything to say in response to that, but wanted to share that. So.

Morris: Thank you.

Hauth: Okay. Yeah and, also, it wouldn’t be Steve only; it would be with anybody. So I hope we can, you know…

Jackson: [inaudible]

Hauth: So, Concerns of Proper Administrative Conduct. Now, I know this was brought forward by, I believe, Art Stevenson. I know that there’s been some concerns about non-responsiveness from the OCB Administrative Director and, you know, actions being done outside of active participation and so forth and so on. So, Art, I don’t know if you want to take this on, but I know it was certainly… it certainly a growing concern. You know, locations not being put out to bid and unassigned vending coming in. So, anyway, the floor’s yours, Art.

StevensonA: Am I off mute, Randy?

Hauth: Yes, you are.

[Loud noise from an unmuted phone.]

Jaynes: Somebody needs to mute.

Hauth: Please mute your phone, please. [Noise continues.] Hey, hello. Please mute your phone. [Noise continues.] Hello? Everybody, please mute your phones. [Noise continues.]

Jaynes: Somebody’s not listening.

[Noise continues.]

Hauth: Hello. Please mute your phone. Please mute your phone.

Miranda: I think it came on when Art unmuted.

[Noise continues.]

Jaynes: Yeah, I agree.

Jackson: Is Art there?

StevensonA: That’s… That’s not me.

Jackson: Okay.

Miranda: Sorry about that.

[Noise continues.]

Jaynes: It’s not on my end. Sounds like a child, someone with children.

[Noise continues.]

Hauth: Hello? Go ahead, Art.

[Noise continues.]

StevensonA: Randy?

Hauth: Yeah.

StevensonA: They’re still not muted. You know, all I can say about this is, we got rules and regulations and we got laws that are supposed to be followed and they’re not being followed and they… they need to be followed. I mean, the handbook, the state statutes are very clear that the State Licensing Agency can only provide for continued operation of an established vending facility if a blind licensed manager is not available, until a blind licensed manager is available. And, as you all know, you know, there’s blind licensed manager who have informed the agency they were available for locations, either on a permanent basis or a temporary basis and it’s a direct violation of our rules and regulations and laws and they need to be followed, not just ignored. And so, we’ve still got this background noise and everything… [Noise continues.] So the agency needs to be held accountable to follow the laws and rules and regulations, just like we’re required to do. 

Hauth: Please mute your phone.

[Noise continues.]

StevensonA: Anyways, I’m… I’m… you know, this is very disruptive and I can’t focus when I got a bunch of kids in the background.

Jaynes: Yeah, those are children. Someone’s [inaudible].

[Noise continues.]

Hauth: Please mute your phone. Please mute your phone if you have children.

Bird: Mute your phone! Mute your phone!

Hauth: Anyway, so Cathy… Cathy Dominique on the phone? [Noise continues.] I do want to say [inaudible] submitted to having her payments received [inaudible] through the end of August. She only received them on the 15th of August. Also, [garbled].

StevensonD: Can’t hear you, Randy.

Hauth: Hello?

Jaynes: Can’t hear you.

Hauth: Hello? Hey, mute your phone. Hello? Hello?

Jaynes: Someone’s obviously babysitting. 

Hauth: Mute your phone, please! [Noise continues.] Mute your phone, please! Mute your phone, please! So can you guys hear me at all?

Hawkins: Every other word.

Smith: Yes.

Kinney: We can hear some.

Bird: I just have to go back to the days when I had kids.

Hauth: So, anyway, let’s skip over number… let’s skip over number e because… because Cathy is not on the line. [Noise continues.] We have f and it is Concerns Raised During Douglas County Ending Gordon Smith. I don’t know, Gordon, if you want to share your concerns at this time. I know that we’ve had some discussion and dialogue and, in a nutshell, you believe that you weren’t treated properly because you were denied the opportunity to maintain as the manager of the vending only. I don’t know if you want to say anything at this time or if Steve Gordon your rep does.

Smith: Randy, I did talk to Eric about it. He called me; we did have a discussion. I’m not really totally clear on why some of the vending cannot be given to us. He said it was because of the handbook and rules and regulations. I… I don’t quite understand that. You or Steve will have to discuss it with him and get a better understanding than I could. 

[Noise continues.]

Gordon: Excuse me. Steve Gordon. Yeah, Eric? [Noise continues.] Hello? 

Bird: Hi, Steve!

Gordon: Is this Eric?

Morris: Eric’s here.

Gordon: Yeah, can you explain that to us, Eric? On the… what the rules and regs or something concerning this? For Gordon?

Morris: Well…

StevensonA: Lewanda!

[Noise continues.]

StevensonA: Lewanda!

Miranda: Yes?

StevensonA: You need to mute your phone.

Miranda: Oh, sorry!

StevensonA: We can hear you talking to people.

Miranda: Am I muted now?

StevensonA: No.

[Noise continues.]

StevensonD: Maybe it wasn’t her.

Hauth: I think it might be.

StevensonA: [inaudible] 'cause I heard her talking.

Hauth: Celyn, are you on the phone?

Jaynes: Yeah, I’m on the phone. I’m hearing every other word. Obviously children.

Hauth: No, not Lin. Celyn, the new lady. Celyn? [Noise continues.] Celyn?

Jaynes: Which Lin? This is Lin Jaynes.

Hauth: No, Celyn. 

Jaynes: Oh, no.

Bird: I think it might be her. These… That… Them voices don’t sound familiar.

Jackson: It’s her. It’s got to be her. It’s Celyn.

Hauth: Hey, Celyn?

Jackson: Maybe Eric can call her.

Hauth: [inaudible] she has her number, if they can call her. Somebody can call her and ask her to mute her phone, or…. Celyn, please mute your phone. 

Smith: [inaudible] pointed down.

Hauth: Thanks.

Brown: Sorry.

Hauth: Go ahead. Go ahead, Eric.

Morris: Yeah. So, to answer your question, Steve. With Gordo, down in Roseburg, they retired from the program and so there’s nothing in the handbook that says you retire from the program, then you just keep part of your stuff going forward. There’s nothing that allows that. And like I told Gordo, I said, if state statutes change, which that… that could be happening any time soon, then we could take a look at it. 

Bird: Jerry.

Hauth: Yeah, Jerry. Go ahead. 

Bird: Well, Eric, I just… always beating up on you, but now you’re saying the hand… he retired. Well, I think that’s true and he… and he just can’t have that back, but you… Come on, now. He done it without knowing what was going on. He wasn’t educated. Kind of… Kind of messed with our minds. We didn’t know what… He didn’t know what he’s trying to pull on these vending machines. I don’t think there’s no reason why you just can’t say that he pulled that back, he’s now not retired. What would be so wrong with that? Do you think the Attorney General’s gonna come get him?

Hauth: Yeah. And if I may, Eric, before you answer that, I would… I would say that I saw documentation that Eric… that Gordon requested the vending portion of his route before he left the cafeteria. And I’ve seen documentation that said Gordon only retired from the cafeteria. And I’ve seen documentation that says that he is ready, willing and able to manage vending. And so I don’t think there’s anything in the handbook that allows the agency to keep the vending when a manager’s available. If there is, please enlighten me on it. 

Morris: I… I don’t know what else to say, Randy, besides what I’ve said so far. 

Hauth: Okay, is there anybody else…

StevensonD: This is Derrick. 

Hauth: Yeah, Derrick, go…

StevensonA: Chair Hauth?

StevensonD: Yeah…

Hauth: Go ahead.

StevensonD: I don’t want to be… bring the… I don’t think that it is right to… to let Gordon just do the vending if it… I mean, the vending’s supposed to be attached to that location and it was attached to that location because it needed it, to be successful. And I can’t see how we’ll ever get another manager to go in and run… run that cafeteria if the vending’s not attached to it. You know?

Smith: They knew… They have given the cafeteria to Sunrise Enterprises and they are running it now and they do have the in-house vending. We are asking for what we had outside the cafeteria. 

StevensonD: Okay. So you’re… you’re asking them to make you a vending route? And… And no longer…

Smith: Yeah. 

StevensonD: I don’t know. At the very least…

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Hold on.

StevensonD: At the very least, if that’s the situation, it should be put out… the vending should be put out to bid and, you know, something should be done. It shouldn’t just be ignored.

Hauth: Thank you, Derrick. Let’s hear Art. I know Art’s been trying to get in there. Art.

Jaynes: Me next.

Hauth: Art?

StevensonA: Am I off mute?

[01:45:12]

Hauth: Yeah. Yes, you are.

StevensonA: Okay. So, state statutes say that the Commission for the Blind can provide for the continued operation of a vending facility if a blind licensed manager isn’t available for assignment as manager until a blind licensed manager is available for assignment as manager. One of these things has to happen: either that has to go out to bid, or it can be assigned to a blind licensed manager temporarily. Now, so, there’s one of two things that can occur here. Now, obviously, we all know that vending facilities… the restaurant was not a viable unit. It was only making, heck, $34 a month or something like that. It wasn’t viable. And then, of course, Gordo, I think he didn’t want to be stuck servicing all those machines 'cause the agency was going to require that for that facility. So, to make a long story short, I would like to make a motion that Eric comply with the state statutes and assign the vending to Gordo on a temporary contract till all this gets ironed out. 

Hauth: Okay. So a motion has been made. We have 15 minutes left and we have another item to do. So a motion has been made. Do I have a second on that? 

Gordon: I second it.

Hauth: Okay, a motion’s been made by Art Stevenson, a second’s been made by Steve Gordon. Any discussion? 

Bird: Jerry. I got a quick one. I’ll hurry.

Jaynes: I’m waiting, too, Jerry.

Bird: You want to go ahead, then?

Jaynes: Yeah, real quickly. This is Lin. You know, it seems like the problem is the fact that he’s retired. Why doesn’t he just come back and un-retire? What’s necessary for him to come back into the program full-time and not be retired anymore? And then we won’t have this issue of, you know, him not being eligible for something.

[01:47:350

Gordon: I’d like to weigh in on…

Hauth: Thank you, Lin.

Gordon: …that, Lin and Randy. 

Hauth: Go ahead.

Gordon: Is that, basically, he’s a licensed manager, retired or not. He deserves to be able to go on a temporary basis, as has been requested. It’s just a simple thing to help… help out…

Jaynes: Oh, I’m in agreement. And that’s what I’m saying. 

Gordon: …and take care of this situation.

Jaynes: Un-retire.

Hauth: Yeah, thank you. And I do think, Lin, I do think he’s still a current, active manager. I mean, maybe if somebody tells me something different, then…

Jaynes: Well, they keep using the terminology “retired.” That keeps being used.

Hauth: Okay. Okay. So, anyway, thank you, Lin and Steve.

Bird: My only…

Hauth: Eric…

Bird: …Randy, was that, you know, I just heard… it sounds like this what’s-her-name who’s running that is receiving the income off of the vending machines on that property. Now, we can’t get him to assign us any but they’re giving them to them?! Are they licensed?! Are they licensed under the… Do they got a license like the rest of us? Therefore you don’t have to fight over Gordy’s. Thank you.

Hauth: Yep. Okay. Well, let’s go ahead and… I’m going to call the question. Yay or nay. I’ll call… A motion’s been made, second, discussion. I’ll call the question. Yay or nay. Art Stevenson.

StevensonA: Yay.

Hauth: Derrick Stevenson. [Silence.] I’ll call back to Derrick. Jerry Bird.

Bird: Yay.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: Yay.

Hauth: Steve Jackson. [Silence.] Steve Jackson. Myself, I’ll say yay. Derrick Stevenson.

StevensonD: Yeah, this is just a motion to… to temporarily assign the vending to Gordon?

Hauth: Yes. Yes.

StevensonD: There’s so much… I’ll say yes, but I just… I’m pretty unclear on, really, what’s going on. So. 

Hauth: Thank you. So the motion’s been made and voted on…

Jackson: I say yes, too. Steve Jackson.

Hauth: Okay, so Steve Jackson has also voted yes and so we’ll move forward. So the next on the item is…

Smith: Thank you, guys.

Hauth: …under g and h, Request for Assistance – Previous Request and Request for Assistance – Carole Kinney. So let’s put those both together if we can. Let me share with you…

StevensonD: You’re fading out, Randy.

Hauth: Okay. Can you hear me?

StevensonD: Yeah.

Hauth: Okay. It’s clear that the agency is taking vending in-house and it’s clear through the RSA-15 report there’s $112,000 in reserves and it looks like last year $75,000 came in and that was prior to Ken Gerlitz’s former route. So it looks like the agency is really gobbling up a lot of unassigned vending. Now, also, set-aside being levied, the Elected Committee is supposed to have control over that. Now, in… So we made a recommendation a while back that the agency, in assigning – Somebody’s off mute, please. – in assigning vending facilities, vending income to managers. We made the recommendation to Derrick Stevenson. We made the recommendation to Steve Gordon, to Steve Jackson, to Lin Jaynes. We haven’t yet made it to Carole Kinney. But, long story short, I’ve tried to do as much research as I can and following up from Eric Morris where he said, “Lookit, I’m not going to assign vending to any of these managers but we can work on developing fair minimum return.” Okay? And so, what I can tell you is I’ve reached out to Terry Smith, who is the hired consultant for the agency. He recommended that vending be assigned to [inaudible]. However… [Noise from unmuted phone.] Somebody’s off of mute that’s out walking. However, he said that fair minimum return can be utilized and it’s a good way also to get people back and up to the level. So, with that being said, I think it’s high time that we help the managers who are suffering and that we provide a fair minimum return to the managers who fall below the state average, I believe it is. So I reached out to Jerry today and I’ve reached out to a few others and tried to wrap my head around this. So, Jerry, if you have any… if you want to make any recommendations to this or you have any other discussion, the floor’s yours.

Bird: Okay. Yeah, I did look into this. I know it’s always been one of our… what do you call it… purposes. We never used it here, which, you know, we don’t like using that because it means our fellow members aren’t making much so we’re all gonna chip in to help them out. But when you have an agency I guess that won’t get decent places for them, that’s what we got to do to help our brothers and sisters out. So I kind of looked into it here to see what… how we would probably need to do so and see what is the way you do it. And what I’m looking at is… I did look into the code, federal code, and I’m looking right now at our handbook – the Bible, right? And the first part… actually, it kind of… it says… actually, it says in concert we decide what… It says… I’ll just read it. “The Commission will furnish to each relevant manager….” Okay, wait a minute. “The Commission will assure each vending facility a monthly charge against the net proceeds of the facility in concert,” that means with us, “with the managers’ committee. The current charge has been established at 11% of the net proceeds of each facility.” That is a state administrative rule [inaudible]. Now it says, “The set-aside charge has been 

determined,” which I wanted to say that means we made this decision, “The set-aside charge has been determined to be necessary to provide accurate… adequate…” Sorry. “…adequate maintenance and growth of the BE Program.” Now the next one, “Purposes of Set-aside Fund.” So we’ve established set-aside is 11%. Now we’re gonna go on to what can we do with this set-aside. Here’s a list of them. “Purposes – The Commission” and, once again, “in concert with the managers’ committee has determined that set-aside funds may only be used for the following purposes.” So, apparently, we’re going to see a list here and can’t be used for nothing else but those, unless we change it. “A) is for maintenance and repair of equipment, b) is purchase of new equipment, c) is management services, d) is assuring a minimum return to managers, e) is establishment of retirement or pension plans and vacations, sick leave, or health insurance contributions.” Wouldn’t that be nice? Anyway, that’s the purposes; we got five of them. And I don’t think the order means that’s the way you do them, you just had to order. It don’t say be done in this process. So, okay, and then so I believe… and then it goes into… so what I believe I’d like to do is make a motion after… that we utilize our set-aside fund for the purpose of assuring minimum return to managers who are under the average income of the managers in our state.

Hauth: Okay. So a motion has been made by Jerry to enact a fair minimum return, as identified. Do I have a second on that before discussion? And make… make sure who votes on that also has… identifies a possible conflict of interest. But I’m calling for a motion… a second, I’m sorry. Do we have a second on this? 

Gordon: I second it. Steve Gordon.

Hauth: Okay. A motion’s been made, a second’s been made. Do we have discussion?

StevensonD: This is Derrick. 

Hauth: Hey, Derrick.

StevensonA: What… What is the wage? Minimum wage?

Hauth: Eric, do you have that?

Morris: If I remember correctly, I think it’s about 52,000 and some change.

Hauth: Okay. A motion’s been made and a second’s been made. There’s discussion; any more discussion? [Silence.] Okay. Let me say for the record that I spoke with Terry Smith and, again, Terry Smith, you know, might not always see eye-to-eye on Terry but obviously he has a lot of expertise as the administrator of a very successful program and also as the NFBI spare head. Again Terry said, “Lookit, I think you should probably try and assign vending for managers. That’s what I like. However, if the agency’s not supporting that you can through the minimum return. And, Eric, again, in writing, “Lookit, we can look at the minimum return.” And, like Jerry said, even though we haven’t been an integral part of deciding set-aside it’s absolutely our right to do so. Now, Terry told me that we could establish a threshold that didn’t necessarily have to be that minimum. But, in talking with… with Jerry and some others, you know, Jerry thought and believes that, within the wording of the law, that’s what it identifies. So I, you know, I personally support that. But a motion’s been made and a second’s been made. Any more discussion? And, before we take a vote, make sure you identify yourself as a conflict of interest before you vote. So, any more discussion?

StevensonD: This is Derrick.

Hauth: Hey, Derrick.

StevensonD: Yeah. So, this is… this is gonna turn out to be like, what? Four… Four thousand three hundred or so a month? Is what we’re… what we’re shooting for here? 

Hauth: Yeah, depending on… depending on the income… what the average income is. We’ll have to, you know, we’ll have to submit the motion and get that… get that information. But I think you’re probably around there somewhere.

StevensonD: Okay. I… I kind of would… would rather… 'cause the fact is that the high tier of our managers are way up there and… and then… then we get down below them it… it cuts down. But I think what a more fair minimum return would… would be for us to come up with an actual dollar amount that will make a difference. 

Hauth: Well, we… Yeah. 

StevensonD: [inaudible]

Hauth: Yeah. No. I mean, I understand. And, you know, I mean, I think… I think doing something at this point and maybe circling back and refining it... Obviously, we have to make a recommendation and I think this way it’s structured in the handbook. And if we vote on it and approve it then the agency’s going to have to respond to it. I don’t think there’s anything that would disallow us from seeking more information and maybe making a follow-up motion. But I think at this time, you know, even though I agree with you, I think that it’s probably best to move forward with the vote. You know, I don’t know if you’ll support that or not. But a motion’s been made and a second’s been made and we’re having discussion. So I don’t know if there’s any other discussion…

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Yes. Yes, Art.

StevensonA: Okay. I just want to clarify here now. We’re recommending to OCB that we establish a fair minimum return and… and that we want our policy or rule or whatever to be that it be the… up to the average income of all the managers.

Hauth: That’s… Yeah, that’s what the motion was. 

StevensonA: Okay.

StevensonD: I think we’re ready for a vote. I just want to throw out there that I would hope that, you know, in situations where it’s feasible, that the Commission would just assign vending to bring the people’s income…

Hauth: Yeah. And, again, Derrick, I… I would think so, too. And I don’t think there’s anything that prevents them from being able to do that as we go forward. But I think this is an immediate fix and then maybe we can work on some other options. But, any more discussion? Or did we call for a vote? [Silence.] Okay, hearing no… hearing no discussion…

Jaynes: Hello?

Hauth: … hearing no discussion, I’ll call for the vote. Signify by yay or nay. Art Stevenson. [Silence.] Art Stevenson.

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: You are now.

StevensonA: Okay. I got to think about this a minute. 

Hauth: I’ll move on to Derrick Stevenson.

StevensonD: Well, I do probably have a conflict since I am under the state average, but I say yes.

Hauth: Okay. Jerry Bird.

Bird: I may possibly have a conflict because it is income. I say yes.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: I have a conflict of interest, but I say yes. 

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Hello, can you guys hear me?

Hauth: Yes.

Jackson: There is possibly a conflict of interest, but I say yes, please. 

Hauth: Okay. And I’ll go back to Art Stevenson. 

StevensonA: I may have a conflict of interest and I vote yes. 

Hauth: Okay. And I will say I may have a conflict of interest, potentially, but I’ll also vote yes. And so that motion passes. And thank you, everybody. I know Eric said he needs to skedaddle at 5:30. Eric, is there anything, before we adjourn this meeting, that you wanted to close with?

Morris: No, not tonight, Randy. Thank you for getting out by 5:30. I really appreciate that. 

Hauth: Yep. Okay. And we’ll follow up. We may be calling a special meeting soon again. But thank you everybody for joining in…

Smith: This is Gordo. Thank you, guys.

Hauth: Yep. Have a good day, guys.

Morris: Sounds good. Take care.

Brown: Thank you.

Bird: Bye.

[02:01:13]

Transcription: Mark Riesmeyer

Addendum: Director's Report 

Director’s Report – April 2017

As requested, I have reformatted this report to provide more transparency around what BE staff is working on.

Training & Recruiting:

Earlier this month we licensed our first new licensed blind manager.  Her name is Celyn Brown.  Celyn lives in the Portland metro area, and has worked with several of our current licensed blind mangers during her training.  Here is her contact information (503) 784-7019 celynbrown@gmail.com

Currently, we have 2 clients in the BE training program, and 3 other clients who have expressed interest in the program, or are going through training assessments prior to entering the BE training program.

Outreach:

We recently surveyed Eastern Oregon University and are preparing a proposal to submit to them for the vending at the University.

Portland State University has agreed to accept a proposal for vending at the University, but the University will not entertain any proposals that do not include commission.

Operations:

We have been busy surveying, ordering and installing vending machines.  Site visits have also remained a priority.  Managers received a yearly recap at the end of 2016, which we hope will help to improve operations.  

The Roseburg cafeteria is now open, after a long process to get the dishwasher repaired to meet local health codes.  Sunrise, a local non-profit, is excited to be running the facility until we can find a licensed blind manager to move to Roseburg.

Edith Green, we have had several meetings laying the ground work for transitioning this location from the current operator to our licensed blind manager.  The transition plan is taking shape and security clearances are getting processed in a timely manner.

Director:

As I discussed earlier this month at the Commission Board meeting, we have been working to get a procurement authorized for the vending management system.  We are required to get the procurement authorization from the Chief Information Officer’s Office (CIO).  The CIO has been tasked to review and approve all State projects that involve technology and internet systems.  This process was put in to place after the Cover Oregon situation occurred.  The CIO process has been a massive learning experience, and I am hopeful that we can get authorization soon, and put the VMS RFP out for bid.  In the meantime we have contracted with GreenLite, which is a service provided by USI, to provide cashless processing and VMS data for the USI machines we have purchased.  The GreenLite system is only a pilot system at this point, but they are able to provide critical item movement, inventory, quick-pick and pricing technology on the new vending machines.  

We have also been working with Smitty’s to find a source to provide vending machine security cages for the interstate freeway locations, where needed.  Smitty was able to get the cages manufactured, and we are in the process of updating our State contract with Smitty’s to allow us to purchase the cages.

Q&A:

Deschutes County Jail:  “Please be prepared to explain how you can assess and collect set aside on locations that you have no IGA's?”.  

I do not understand the context of this question.  We do not have vending at the Deschutes County Jail.

Multnomah County Courthouse:  “Also, not knowing what the plan of execution for the Multnomah County Courthouse Snack Shop is once Cathy leaves please work with the Elected Committee and include this item in the upcoming Directors report.”

When the Courthouse is vacated by the current manager, it will go out for bid as described in the 2001 rules.

USPS, Theo’s:  “Are National Vendors in an agreement with the OCB relevant to this location. Also please help me understand why you as Director work did not work with the BECC to determine the feasibility of this location/opportunity for a person who is blind, and as well who decided to end the agreement with the USPS for the Cafeteria”.

We do not have an agreement with National Vendors regarding this location.  As to why this location was closed and the role of the Elected Committee, I do not remember.  This occurred over 4 years ago.  If the Elected Committee would like to take up this topic for further discussion and analysis that would be fine.  

Labor and Industries:  “Response: Why would this location be toured instead of a location that the OCB actually has a blind manager operating, as well how does your statement above address the concerns brought forth to you concerning this location.”.

My understanding of the Elected Committee’s concerns was that we needed to get a manager operating this location.  The tour was intended to help recruit a potential BE manager candidate.

Prison Contract:  “How does no cause effect everyone, if someone messes up an account?”  

I believe that the cancellation provisions in the contract do not change the fact that the prisons fall under the provisions of ORS 346.510 – 346-570.   If the agreement was cancelled, then we would need to enter into a new agreement with DOC.  

Authority to monitor:  I was asked to provide the law or citation that allowed for the agency to monitor facility business activities, including the Square register and VMS systems.

I believe the following citations cover this issue:

CFR 395.1 definitions:

(j) "Management services" means supervision, inspection, quality control, consultation, accounting, regulating, in-service training, and other related services provided on a systematic basis to support and improve vending facilities operated by blind vendors. "Management services" does not include those services or costs which pertain to the on-going operation of an individual facility after the initial establishment period.

Specifically “management services” include the inspection and accounting to support vending facilities.  I would consider the ability to remote monitor sales and inventory data part of the supporting of a vending facility.

2001 Handbook:  The handbook states that “Failure to provide records or financial reports when requested” as cause for license removal.  I would consider a manager’s refusal to allow access to agency owned equipment and systems, as failure to provide records.

As I stated in the last Elected Committee meeting, these systems are designed to improve sales and profits.  Yes, the agency can monitor what is being sold, but we can’t see personal banking information or account balances, as some people have stated.

End.