Punkt 4, Bilag 2: Revis onsberetning nr. 4 - underskrevet.pdf

[BDO Tlf: 6 37 30 33roskilde@bdo.dkwww.bdo.d

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskabRingstedvej 18DK- 000 RoskildeCVR-nr. 20 22 26 70

NORDSJ ELLANDS BRANDWESENRevisionsberetning nr. 4VEDR0RENDE ARSREGNSKABET 2018Side 29 - 36

BDO Statsautoriseret rev sionsaktieselskab. en dans ejet revisions- og rad ivning virksomhed, er medlem f BDO International Limited - et UK-baseret sels ab med be raen-set haeftelse • o en del af det internationale BDO netvaerk bestaende af uafhaengige me lemsfirmaer.

Punkt 4, Bilag 2: Revisionsberetning nr. 4 - underskrevet.pdf

)BDO1 IDENTIFIKATION AF DET REVIDEREDE ARSREGNSKAB FOR 2018 29

1.1 KONKLUSION PA REVISION AF ARSREGNSKABET FOR 2018 29

1.2 REVISIONENS BEM ERKNINGER 29

1.2.1 Generelt 29

1.2.2 Revisionens bemaarkninger til arsregnskabet 29

1.2.3 Opf0lgning pa tidligere revisionsbemserkninger 30

2 REDEG0RELSE FOR DEN UDF0RTE REVISION 30

2.1 RISIKOVURDERING OG REVISIONSSTRATEGI 30

2.2 IT ANVENDELSE 302.3 REGNSKABSF0RING OG INTERNE KONTROLLER 30

2.3.1 Generel 30

2.3.2 Manglende funktionsadskillelse 31

2.3.3 Draftelser med ledelsen om besvigelser 31

3 kommentarer til Arsregnskabet 31

3.1 REGNSKABSOPG0RELSEN 31

3.2 BALANCEN 31

3.2.1 Balancens enkelte poster 31

3.2.2 Anlaegsaktiver 31

3.2.3 Omsaetningsaktiver 32

3.2.4 Egenkapital 32

3.2.5 Hensaettelser 32

3.2.6 Gceld 32

3.2.7 Moms og afgifter 32

3.3 NOTER 33

3.4 FORSIKRINGSFORHOLD 33

3.5 BESTYRELSESPROTOKOL 33

.6 NYE REGLER I EU-PERSONDATAFORORDNINGEN 33

3.7 LEDELSENS REGNSKABSERKUERING 33

4 JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION, JF. STANDARD FOR

OFFENTLIG REVSION (SOR 6 OG 7) 33

4.1 GRUNDLAG 34

4.2 FORMAL 34

4.3 REVISIONENS OMFANG OG UDF0RELSE 344.4 SAMLET KONKLUSION 35

5 R DGIVNINGS- OG ASSISTANCEOPGAVER 35

6 0VRIGE OPLYSNINGER 35

6.1 HABILITET M.V. 35

Punk! 4, Bilag 2: Revisionsberetning nr. 4 - underskrevei.pdf

jBDOTil Bestyrelsen for Nordsjaellands Brandvaesen

I IDENTIFIKATIO AF DET REVIDEREDE ARSREGNSKAB FOR 2018

Vi har revideret det af bestyrelsen udarbejdede arsregnskab for 2018.

Arsregnskabet viser folgende resultat, ak iver og egenkapital:

° Resultat - Brand (overskud)

o Resultat - Service (overskud)

o Aktiver

® E enkapital

1.1 KONKLUSION PA REVISION AF ARSREGNSKABET FOR 2018

Revisionen har ikke givet anledning til bemaerkninger af betydning for revisionspategningen.

Vores kommentarer vedrarende revisionen af arsregnskabet fremgar af afsnit 3.

Revisionens formal, planlaegnin o udforelse er uaendret i forhold til tidligere. Vi henviser til vores til-treedelsesberetning af 1. februar 2017.

Hvis bestyrelsen godkender arsregnskabet i den foreliggende form, og der ikke fremkommer yderligereoplysninger under behandlingen af arsregnskabet, vil vi forsyne det med en pategning uden forbeholdeller fremha velse af forhold.

185 t.kr.

591 t.kr.

19.287 t.kr.

3.142 t.kr.

1.2 REVISIONENS BEM>€RKNINGER

1.2.1 Generelt

Revisionsbemaerkninger, der skal behandles af bestyrelsen o fremsendes til tilsynsmyndigheden, eranfort under afsnit 1.2.2.

Vi har pligt til lobende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemaerkning, hvis

• re nskabets poster ikke er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger

• der er handlet i strid med gaeldende love og bestemmelser

• lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom

• der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres vassentlige mangier i kon-trolmaassi henseende, idet revisionen samtidig kan fremsaette forslag til udbedring af konsta-terede mangier

• foreskrevne forretningsgange i ovrigt ikke er fulgt

«* udforelsen af bestyrelsens beslutninger ikke er varetaget pa en okonomisk hensigtsmaassigmade.

1.2.2 Revisionens bemaerkninger til arsregnskabet

Den udforte revision har ikke ivet anledning til bemaarkninger.

Punkt4, Bilag 2: Revisionsberetning nr. 4 - underskrevei.pdf

IBPQ1.2.3 Opfalgning pa tidligere revisionsbemaerkninger

Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfolgning pa tidli ere revisionsbemaerkninger samt andreforhold omtalt i tidligere revisionsberetninger.

Der er ikke afgivet revisions emaerkninger i den seneste revisionsberetning.

2 REDEG0RELSE FOR DEN UDF0RTE REVISION

2.1 RISIKOVURDERING OG REVISIONSSTRATEGI

Revisionen gennemfores med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi.

Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de vaesentligste og mest risikofyldte forret-ningsmaessige og administrative omrader af betydning for arsregnskabet.

Baseret pa vores droftelser med ledelsen og vores kendskab til aktiviteter og forhold i ovrigt, har vi iforbindelse med planlaagningen og udforelsen af revisionen udvalgt relevante revisionshandlinger.

2.2 IT ANVENDELSE

En raekke administrative procedurer er baseret pa informationsteknologiske hjaalpemidler (IT).

En vaesentlig del af vores revisionshandlinger er baseret pa interne kontroller i og omkring disse syste-mer. Vi vurderer derfor lobende de administrative it-systemer, som

• pavirker arsregnskabet

• repreesenterer en vaesentlig vaerdi

• er af vaesentlig betydning for opgavelosningen

Pa baggrund af vurderingen fastlaegger vi arten og omfanget af det videre revisionsarbejde under hen*syntagen til eventuelle svagheder i sikkerheden eller i de interne kontroller, som ofte kan kompenseresved konkrete revisionshandlinger.

Nordsjaellands Brandvaasen anvender Rudersdal Kommunes okonomisystem, o er dermed omfattet afIT-sikkerhedsrevisionen i Rudersdal Kommune, som ikke har ivet anledning til bemaerkninger i 2017,men alene anbefalinger om beskn'velse af forretningsgange. Desuden anvender Nordsjaellands Brandvae-sen Fredensborg Kommunes decentral indberetning af Ion, som er omfattet af IT*sikkerhedsrevisionen iFredensborg Kommune. Tildeling af rettigheder administreres i de 2 kommuner.

2.3 REGNSKABSF0RING OG INTERNE KONTROLLER

2.3.1 Generelt

Som en del af revisionen har vi undersogt og vurderet, om rapporteringssystemer, forretnin sgange oginterne kontroller fun erer forsvarligt. Formalet hermed er at pase, hvorvidt der forefindes korrekte,trovaerdige og rettidige bogholderiregistreringer som grundla for re nskabsaflaag elsen.

For at efterprave dokumentationen for regnskabsforingens rigtighed har vi revideret et antal bogfo-ringsbilag.

Det er vores vurdering, at de tilrettela te o beskrevne forretningsgange samt interne kontroller hen-set til selskabets storrelse er indrettet pa en god og hensigtsmaessi made.

Der er tilrettelagt et fornuftigt ledelsestilsyn, og det er vores vurdering, at de forskellige procedurer o forretningsgange lobende tilpasses organisationens udvikling.

Punkt underskrevet.pdf

i BDO2.3.2 Manglende funktionsadskillelse

Der er ikke etableret en fuldstaendig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende o kon-trollerende funktioner i virksomheden. Dette forhold foroger risikoen for fejl som folge af tilsigtedeeller utilsigtede handlinger eller mangier.

Ledelsen har etableret interne kontroller til imodegaelse af disse risici. Dette sker blandt andet vedbudgetansvarliges ledelsestilsyn, og ved at bilag betales og bogfores af en anden person, end den derbestiller ydelsen.

Vi har ikke under vores re ision konstateret fejl som folge af besvi elser.

2.3.3 Droftelser med ledelsen om besvigelser

Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser, og ledelsen har over for os op-lyst, at der efter dennes vurdering ikke er saerlig risiko for, at arsregnskabet kan indeholde vaesentligfejlinformation som folge af besvigelser.

Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangvaarende undersogel-ser af formodede besvigelser.

Vi har under vores revision ikke konstateret forhold, der kunne indikere eller vaekke mistanke om be¬svigelser af vcesentlig betydning for informationerne i arsregnskabet.

3 KOMMENTARER TIL ARSREGNSKABET

3.1 REGNSKABSOPG0RELSEN

Vi har foretaget kontrolarbejder med henblik pa en vurdering af, om de indtaegter, der tilkommer virk¬somheden, indgar i arsregnskabet og er optaget i overensstemmelse med den fastlagte regnskabsprak-sis.

Vi har analyseret resultatopgorelsen, undersogt udvalgte konti og gennemgaet bilag i det omfang, vihar fundet det nodvendigt, bl.a. med henblik pa at vurdere, hvorvidt omkostninger er korrekt indreg-net i balancen.

Vi har paset, at lonninger, der er udbetalt til det personale, der forestar lonudbetalinger eller foreta-ger edb-indberetnin er, er korrekte.

Vedrorende afregnin , afstemning og lonoplysning af de ansattes A-indkomst, A-skat og andre udbe-talte ydelser har vi ligeledes paset, at disse er korrekte.

Der udbetales ikke vederlag til bestyrelsen.

3.2 BALANCEN

3.2.1 Balancens enkelte poster

Vi har undersogt aktivernes tilstedevaerelse, ejendomsretten og vurderingernes forsvarlighed. Det erligeledes kontrolleret, at de forpligtelser, der pahviler dem, og som er revisionen bekendt, er kommetkorrekt til udtryk i arsregnskabet.

3.2.2 Anlaegsakti er

Vi har gennemgaet anleegsaktiverne og vurderet, hvorvidt indregning og maling, herunder nettotilgan-gen, stemmer overens med den fastlagte regnskabspraksis, og herunder at aktiverne vurderes at vaeretil vedvarende brug.

Punkt 4, Bilag 2: Revisionsberetning nr, 4 - underskrevet.pdf

IBDOVi har stikprovevis kontrolleret den fysiske tilstedevaerelse af de i anlaagskartoteket opforte aktiversamt stikprovevis kontrolleret arets til- og af ang.Endeli har vi gennem aet af angen og de foretagne af- o nedskrivninger og paset, at anlee saktiverneafskrives i overensstemmelse med anvendt regnskabspraksis. De foretagne afskrivninger er efter voresvurdering tilstraekkelige til daakning af arets veerdiforringelse, og vi anser vurderingen af anleegsakti-verne som forsvarlig.

3.2.3 Omsaetningsaktiver

Omsaetningsaktiverne bestar af tilgodehavender/periodeafgraensningsposter.

Omseetningsaktiverne - Tilgodehavender, der udgor 3.131 t.kr., bestar af kortfristede tilgodehaven-der/periodeafgraensningsposter.

De opforte tilgodehavender vedrorer forudbetalte leasingydelser 632 t.kr. og mellemregning med Ru-dersdal Kommune 2.499 t.kr. Saldoen indeholder nettomellemvaarende af debitorer og kreditorer forNordsjaallands Brandvaesen.

Vi kan efter vores ennemgang tilslutte os de i arsregnskabet foretagne vaerdiansaattelser.

3.2.4 Egenkapital

E enkapitalen udviser pr. 31. december 2018 en saldo pa 3.142 t. kr., aendringerne i egenkapitalen fraprimo til ultimo er specificeret i arsregnskabet.

Det er vor opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til reg-lerne i bekendtgorelsen om Budget- og Regnskabssystemer for kommuner.

3.2.5 Hensasttelser

Vi kan efter vores gennemgan tilslutte os de i arsregnskabet foretagne hensaettelser, som bestar afforpligtelse i forbindelse med fremtidig udbetaling af tjenestemandspension.

3.2.6 Ga?ld

Vi har gennem aet de finansielle dispositioner, herunder de indgaede leasingaftaler.

Den langfristede gaeld udgor 1 alt 14.805 t.kr. Vi har kontrolleret, at den opta ne, langfristede gaeld eri overensstemmelse med leasingselskabernes noteringer. Herunder har vi foretaget en gennemgang afnye leasingaftaler indgaet i 2018.

Den kortfristede aeld bestar af udgifter til fratraedelsesaftaler. Vi har gennemgaet afstemningerne ogstikprovevis foretaget sammenholdelse til underlig ende dokumentation mv.

3.2.7 Moms og afgifter

Vi har kontrolleret, om der er foretaget korrekt momsafloftning. Herunder har vi forespurgt, om even-tuelle krav til afregning af lonsumsafgift i forbindelse med personkorsel er undersogt.

Det er oplyst, at forhold vedrorende afregning af lonsumsafgift ikke er underso t i 2018. Der er saledesfortsat en vis usikkerhed, om en del af lonudgiften til persontransport kan vasre omfattet af lonsumsaf-giftspligt. Vi har anbefalet, at forholdet underso es og afklares, sa det sikres, at gaaldende lovgivnin overholdes.

Punkt 4, Bilag 2: Revisionsberetning nr, 4 - underskrevet.pdf

IBDQ3.3 NOTER

Arsregnskabet indeholder de nodvendi e noter i forhold til aflasggelse af arsregnskabet i henhold tilreglerne i bekendtgorelse om Budget- og Re nskabssystemer for kommuner.

Vi har gennemgaet noterne og anser disse for korrekte med henblik pa at vaere en uddybning/ supple¬ment i forhold til driftsre nskabet og balancen.

3.4 FORSIKRINGSFORHOLD

Forsikringsforhold er normalt ikke omfattet af revisionen, men ledelsen har over for os oplyst, at der ertegnet forsikringer i et sadant omfan , at aktiver og driften skonnes rimeligt daekket i eventuelle ska-desituationer.

3.5 BESTYRELSESPROTOKOL

Bestyrelsens beslutningsprotokol indtil modet den 27. november 2018 har vi gennemgaet o paset, atbeslutninger af okonomisk karakter er indarbejdet i regnskabet.

Endvidere er det paset, at de trufne beslutninger er gennemfort inden for de givne forudsaetninger.

Vi har paset, at revisionsprotokollat vedrarende sidste regnskabsar har vaeret forelagt og er godkendtaf bestyrelsen.

3.6 NYE REGLER I EU-PERSONDATAFORORDNINGEN

Den 25. maj 2018 bortfaldt den danske persondatalov, og de nye regler i EU-persondataforordningentradte i kraft ved behandlingen af personoplysninger. EU-persondataforordningen stiller kra til dendataansvarlige om, at registrering og behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med ud-trykkeligt an ivne og legitime formal, at behandlingen skal vaere rimelig og gennemsigtig i forhold tilden registrerede, og at bade den dataansvarli e og databehandleren er underlagt dokumentationskrav iforhold til opfyldelse af forordningen. Det kan vaere forbundet med sanktioner og herunder bodestrafsavel for virksomheder som offentlige myndi heder ikke at overholde forordningen.

Det er oplyst, at der et samarbejde i gang med Rudersdal Kommune, og at der har vaeret fokus pa om-radet. Nordsjeellands Brandvaesen er i gang, men ikke i mal. Organisationen opretter pr. 1. april 2019en ny IT-stilling, hvor DPO-funktionen varetages. Dertil arbejdes der pa, at fa juridisk stotte evt. fra enaf ejerkommunernes DPO.

Vi anbefaler, at ledelsen sikrer, at der tilfores tilstraekkelige ressourcer til opgaven for at sikre efterle-velse af forordningen pa alle vaesentlige punkter.

3.7 LEDELSENS REGNSKABSERKL/ERING

I forbindelse med revisionen af arsre nskabet har vi anmodet den da lige ledelse om at bekraefte enreekke oplysninger inden for saerlige vanskeligt reviderbare omrader, eksempelvis eventualforpligtelserog retssager samt regnskabsposter, hvortil der knytter sig saerlig risiko eller usikkerhed.

Samtlige konstaterede fejl er rettet i arsregnskabet.

4 JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION, JF. STANDARD FOR OF-FENTLIG REVSION (SOR 6 OG 7)

Den lovpligtige revision omfatter ifolge Styrelsesloven bade finansiel revision, juridisk-kritisk revisionog lobende forvaltningsrevision.

Punkt 4, Bilag 2: Revisionsberetning nr. 4 - underskrevet.pdf

1BDOForvaltningsrevisionen og den juridisk-kritiske revision er udfort integreret og sidelobende med den fi-nansielle revision pa udvalgte lovma ssige og vaesentlige omrader.

Folgende temaer er valgt i 2018:

Som Juridisk kritisk revision i 2018 er valgt en vurdering af, hvorvidt ledelsestilsynet er tilret elagt paen hensigtsmaessig made i forbindelse med gennemforelse af offentlige udbud.

Som forvaltningsrevision er valgt en vurdering af, at der er opnaet mest muligt for pengene ved forvalt-ning af de tildelte midler gennem styring af indkob.

4.1 GRUNDLAG

Det er i de nye faglige standarder for forvaltningsrevision, samt juridisk-kritisk revision, fastlagt, at re¬visor over en 5-ars periode skal gennemga en raekke fast definerede emner som en del af den samlederevisionsproces. ’’Gennemforelse af offentlige udbud og Styring af indkob er en del af disse fasteemner.

Der er i forbindelse med revisionen af regnskab 2018 gennemfort juridisk-kritisk revision og forvalt¬ningsrevision pa de valgte omrader, med fokus pa om indkob og offentlige udbud administreres hen-sigtsmaessigt i forhold til okonomi o lovgrundlag, samt om der er etableret informationssystemer, dersikrer, at indkob tilrettelaegges pa en hensigtsmaessig made. Der er lagt saerlig vee t pa den ledelses-maessige styring.

4.2 FORMAL

Det undersoges under et, om Nordsjaellands Brandvaesen har tilrettelagt en hensigtsmaessi administra¬tion o styring af indkob og offentlige udbud. Herunder om der er de nodvendige systemer til at under-stotte dette.

4.3 REVISIONENS OMFANG OG UDF0RELSE

Ved revisionen af beredskabets administration og styring af offentlige udbud, har vi vurderet, om denetablerede forretningsgang er betryggende, om regler for offentlige udbud er fulgt, og de interne kon-troller er hensigtsmaessigt tilrettelagte og tilpasset organisationens storrelse.

Ved revisionen af beredskabets administration og styring af indkob, har vi vurderet, om der er etable¬ret informationssystemer, der sikrer, at indkob tilrettelaegges pa en hensigtsmaessig made. Der er lagtsaerlig vaegt pa den ledelsesmaessige styring, herunder om styringen i tilstraek eligt grad er understot-tet af informationssystemer og eksempelvis compliance rapporter.

Vi har forespurgt ledelsen om brandvaesnets forretningsgange med hensyn til beslutning o godkendelseaf storre investeringer. Vi har faet oplyst, at proceduren i henhold til brandvaesnets indkobspolitik er,at brandvaesnets daglige ledelse i forbindelse med storre indkob og investeringer indhenter tilbud fraflere mulige leverandorer eller gar i udbud, nar de vedtagne greenser nas, inden et projekt vedtages ogivaerksaettes. Vi har faet oplyst, at denne procedure har vaeret fulgt ved alle storre investeringer ogindgaelse af kontrakter i regnskabsaret. Vi har faet oplyst, at brandvaesnet anvender ejerkommunernesindkobsaftaler i det omfang, det er muligt, det vil sige de aftaler, hvori Nordsjaellands Brandva sen ind-gar.

Vi har stikprovevis testet udvalgte vaesentlige indkob i regnskabsaret, og det er vores vurdering, at vo-res gennemgang og test viser, at den oplyste indkobspolitik og de konkret testede indkob understotter,at brandvaesnet foretager sine indkob bedst, billigst og i overensstemmelse med gaeldende regler( sparsommelige indkob ).

Vi har desuden faet oplyst, at brandvaesnet anvender SKI-aftaler mv. i videst muligt omfan og harsammen med ejer kommunerne indgaet rammeaftaler med udvalgte SKI-leverandorer. Brandvaesnetsledelse arbejder hen imod, at alle indkob fore ar pa etablerede aftaler (offentlige eller egne aftaler)med henblik pa at sikre sparsommelighed ved indkob af varer og tjenesteydelser.

Punkt 4, Bilag 2: Revisionsberetning nr. 4 - underskrevet.pdf

IBDO 35

Vi har desuden faet oplyst, at brandvaasnets daglige ledelse lobende foretager en vurdering af alle ind-kob, herunder kvalitet og pris. Det er saledes vores opfattelse, at mulige rabatmuligheder udnyttes. Vihar i forbindelse med ennemgan en af indkob og test af konkrete indkob faet bekra ftet, at ledelsensudsagn er korrekte.

4.4 SAMLET KONKLUSION

Juridisk-Kritisk revision

Det er vores vurderin , at aaldende lovgivnin for gennemforelse af offentlige udbud er fulgt.

Forvaltningsrevision

Vi vurderer samlet, at Nordsjaellands Brandvaesen generelt har en tilstraekkelig organiserin og styringaf indkobs- og udbudsomradet.

Den daglige styrin mangier dog understottelse i form af et informationssystem, der registrerer de lo-bende indkob. Det er oplyst, at Nordsjaellands Brandvaesen fra 2019 kobler sig pa Rudersdal Kommunese-handelssystem BUBO, og deri ennem for enter, at kunne traakke lobende compliance rapporter tilunderstottelse af styringen pa omradet.

5 rAdgivnings- OG ASSISTANCEOPGAVER

Siden afgivelsen af vores revisionsberetning af 20. marts 2018 har vi udfort fol ende opgaver:

• Erkle ringsop ave Uddannelse af frivilli e • Enhedstimebetaling 2018

6 0VRIGE OPLYSNINGER

6.1 HABILITET M.V.

Vi skal i forbindelse med revisionen erklaere:

1. at vi opfylder lovgivnin ens habilitetsbestemmelser, og

2. at vi under revisionen har modtaget alle de oplysnin er, vi har anmodet om.

Roskilde, den 14. marts 2019

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab

Lasse JensenStatsautoriseret revisor

Michael S. NielsenRegistreret revisor

Punkt 4, Bilag 2: Revisionsberetning nr. 4 ~ underskrevet.pdf

iBDOKokkedal, den 14. marts 2019

Bo Hilsted Carsten Bo Nielsen

Anne te Wiencken

Christoffer Buster Reinhardt

--EsbemBucf-ftvald Jens Ive Kristin Arendt

Kristine Thrane Merete Them Kjolholm

Soren SimonsenDet frivillige redningsberedskab

Preben MerrMedarbejderrepraesentant

Morten Slotved

/Oens-Christian Biilowjlitidirektor