COMMERCIAL CORRESPONDENCE

Offers

What is an offer?

• An offer is a business letter offering to sell goods on stated terms and conditions.

How many kinds of offers are there?

• There are two kinds of offers:- Free offer: + made to many buyers

+ no time validity- Firm offer: + made to one buyer

+ with time validity

How to write an offer

• Opening:Express your thank to the enquiry and pleasure of offering:e.g. –We thank you for your enquiry dated ….. asking for our

….We are glad/ happy to make you an offer on the following terms and conditions: (for a free offer)

- We thank you for your enquiry dated ….. asking for our ….We take great pleasure in offering firm until….on the following terms and conditions: (for a firm offer)

Practice: Translate into English

• Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài đề ngày 14/11 hỏi mua gạo và hân hạnh chào bán cố định cho các ngài 1000 tấn gạo, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 520 bảng Anh, chấp nhận trong vòng mười ngày.

=> We are pleased to receive your enquiry of 14 November (asking) for our rice and make you a firm offer for 1,000 tons of rice at the price of 520.00 GBP per ton CIF London, which is subject to acceptance within 10 days.

Message: List following terms and conditions

• Name of the commodity/ goods:• Quality and specifications:• Quantity:• Price:• Packing:• Delivery:• Payment:

Practice: Translate into English

• Tên sản phẩm: Máy giặt Hitachi 2013• Chất lượng và thông số kỹ thuật: Theo ca-ta-lô số 234 LD

gửi kèm.

• Số lượng: 200 chiếc.

• Giá: Một chiếc là .... gồm cả phí đóng gói, tổng giá là ....

• Đóng gói: Trong thùng carton theo tập quán xuất khẩu.

• Giao hàng: Một chuyến vào ngày ....

• Thanh toán: Bằng đồng đôla Mỹ, qua tín dụng thư không thể hủy ngang trong vòng 30 ngày, mở tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam (VCB) 15 ngày trước khi giao hàng, Có giá trị trong vòng 15 ngày vào tài khoản ngân hàng Hoàng gia, Tokyo, Nhật Bản.

Answer:

• Name of the commodity/ goods: Washing machine Hitachi 2013

• Quality and specifications: as per enclosed catalogue No 234 LD.

• Quantity: 200 pcs/ sets/units• Price: unit price ….. including packing, total price is ….• Packing: in customary export cartons• Delivery: one shipment, date…./ in one lot on ....• Payment: is to be made/ effected in USD by an

irrevocable letter of credit at 30 days sight, opened at/ through/ by the Bank for Foreign Trade of Vietnam (VCB) 15 days prior to/ before shipment, valid for 15 days to the account of Royal Bank, Tokyo, Japan .

Ending:

• Express your hope for order or future business:e.g. – We assure you that any of your orders will be

given our best attention.- We look forward to your order.- We look forward to opportunities of doing

business with you.- We look forward to ….

Sample Offer

The Vietnam National Sundries Import and Export Corporation36 Ba Trieu Street, Hanoi

Cable address: TOCONTAP HANOI - Tel. 84.4.522636 - Fax: 84.4.252636

M.D. Edward and Co., Ltd. 06 June 20... Finewell House 8 Finsbury Square London EC2 England Dear Mr. ..., Re: Badminton rackets and table tennis batsWe thank you very much for your inquiry of 1 June 20... for ourbadminton rackets and table tennis bats and are pleased to offer firmuntil 28 June 20... on the following terms and conditions:

• Commodity: Badminton rackets VB50MT• Specifications: as per enclosed catalogue No.

22/95VB• Quantity: as required and specified in your order• Price: USD2 per unit FOB Haiphong including

packing• Packing: in export customary packing• Delivery: in one lot in August 20...• Payment: by an irrevocable Letter of Credit to the

account of the Bank for Foreign Trade of Vietnam in favour of the seller for the total value of the goods to be shipped.

As for the table tennis bats, we are sorry that at the present time bats VS44TD are not available for sale and must ask you to excuse us from sending you a quotation. In their place, we can offer model VS45MH of similar quality, and on almost the same terms and conditions as those for badminton rackets VB50MT, at the price of USD8 per unit FOB Haiphong.

You can rest assured on the high quality of our products and our perfect execution of your order. If your order is for 4,000 units or more we will allow a special discount of 0.3%.

We look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,(signed)Nguyen ThanhExport ManagerEncl: Catalogue No. 22/95VB

• Exercise 1:Anh/ chị hãy viết một bức thư theo gợi ý sau:- Anh/ chị ở công ty Golden Gate Engineering,

Prince Square, Prince Street, Kowloon, gửi thư chào hàng cho công ty ProSkills Training Centre – địa chỉ: Jubilee Building, Silver Road, Wan Chai với nội dung sau:

- Mặt hàng là áo len nữ, số lượng là 5000 chiếc, chất liệu và kiểu dáng theo catalo, giá 12 dola Mỹ/ 1 cái với giá FOB và thanh toán bằng thư tín dụng không thể hủy ngang tại Ngân hàng công thương Luân Đôn 15 ngày trước khi chuyển hàng, đóng gói 20 chiếc/ 1 hộp có đánh dấu mầu sắc và cỡ áo, chuyển hàng 1 lần bằng đường biển vào tháng 9/ 201....

- Ngày viết thư là ngày hôm nay.

Answer

• Dear Mr./ Ms. ....,

• We thank you for your letter dated .... We are pleased to hear that you are interested in our women’s sweaters. We would like to make you an offer which is subject to our final acceptance upon receipt of your order on the following terms and conditions:

1. Name of commodities: Women’s Sweaters 201....2. Quality and specifications: as per enclosed catalogues.3. Quantity: 5000 units.4. Price: $12 per unit on FOB prices, including packing.5. Packing: 20 units are packed in one box marked color and size.6. Delivery: in one shipment in September 201....7. Payment: is to be made by irrevocable L/C, to be opened through London

Commercial Bank 15 days prior to shipment.

• I look forward to receiving your order soon and assure you that any of your order will be given our best attention.

Yours faithfully,

One - sentence offer

• We are pleased to offer 200 MT of ABC as per sample to be sent at $ 1,200 per unit CIF Sedney including seaworth packing for delivery in one lot in Sept. 2008 and for payment by L/C as usual.

Offering substitute: Offering items which are not asked for.

For ABC1, we are sorry we have no longer produced this for 3 months now, but in their place we can offer ABC2 of similar quality and at somewhat lower prices and on almost the same terms and conditions as those for ABC1.

Comment on the terms and conditions of the offer

You will see that our goods are excellent in quality, reasonable/competitive in price and attractive in design/style.

Practice: Translate into English

• Chúng tôi có thể cung cấp những chiếc đồng hồ danh tiếng này với mức giá thấp hơn nhiều so với giá thị trường, và chắc chắn chúng sẽ là loại mặt hàng rất hấp dẫn trong số hàng quý công ty bán vào dịp lễ giáng sinh tới.

=> We are in position to offer these famous watches considerably below the market price, and they should surely provide a very attractive line for your forthcoming Christmas sales.

Practice 2: Translate into EnglishChúng tôi xin chào bán mặt hàng com-lê Paris các

cỡ mà quý công ty yêu cầu. Tất cả các mẫu mà quý công ty xem tại buổi trình diễn thời trang của chúng tôi đều có, trừ cỡ 16 đã bán hết. Cỡ này tháng sau sẽ có và có thể giao cho quý công ty vào tháng 11.

Tất cả các cỡ khác đều có thể giao trước 30/10 với điều kiện chúng tôi nhận được đơn đặt hàng của quý công ty trước 10/10. Tất cả giá báo gửi kèm đã bao gồm phí vận chuyển đến Chicago.

Hy vọng quý công ty thấy rằng với quần áo chất lượng cao này giá cả của chúng tôi rất cạnh tranh. Mong nhận được đơn đặt hàng đầu tiên của quý công ty.

AnswerWe are pleased to make you an offer regarding

our Paris Suits in the sizes you required. All the models you saw at our fashion show are obtainable/ available, except size 16 which has been sold out. This size will be availabe next month and could be delivered to you in November.

All the sizes can be supplied by 30 October subject to our receiving your firm order before 10 October. All the prices enclosed are C.I.F. Chicago.

We hope you agree that our prices are very competitive for these good quality clothes, and look forward to receiving your initial order.

NOTE: Covering Letter!

• What is a cover letter of an offer?It is a business letter enclosed with an offer to explain

what are not said, make everything clearer, and add some favourable comments.

Opening

Express thanks for the enquiry & Express pleasure in enclosing the offer

• We thank you for your enquiry of … for … and are pleased to enclose our offer for the said goods.

• … and take pleasure in enclosing our offer for…• … and please find enclosed our firm offer No. …

22

Main message Repeat important terms • We would like to make clear the following points.• We would like to draw your attention to the following

points.• We would like to emphasize the following terms and

conditions. Give explanation, comments or more information:

prices, delivery, samples, discounts, other goods…

23

Prices

• The net price of this article is £100.00, to which VAT must be added at 17.5%, marking a gross price of £117.50.

• We can quote you a gross price, inclusive of delivery charges, of £347.50 per 100 items. These goods are exempt from VAT.

• We can offer you a price of £5,200.00 per engine, firm 21 days, after which the price will be subject to an increase of 5%.

24

Delivery time

• As there are regular sailings from Liverpool to New York, we are sure that the consignment will reach you well within the time you specified.

• As there is a heavy demand for fans at this time of year, please allow at least six weeks for delivery.

25

Discounts: Trade discounts; Quantity discounts ; Cash discounts; Loyalty discounts

E.g: The prices quoted are CIF Yokohama, but are subject to a 20% trade discount off net prices. We can offer a further 10% discount off net prices for orders of more than 2,000 units.•We allow a 3% cash discount for payment within one month.•We do not normally give discounts to private customers, but because of your long association with our company we can offer you 12% off the retail price.

26

Practice: Translate into English

• Giá thì hợp lý rồi nhưng nhằm thúc đẩy khuyến khích mua bán kinh doanh giữa chúng ta, chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài được hưởng 2% chiết khấu

The price is already very reasonable but, in order to encourage business between us we are prepared to allow you a discount of 2%.

Note: Enc.

• Remember to mention the offer and other documents you want to enclose at the end of the letter (Enc.)

SampleDear Mr Smith

We thank you for your enquiry No. 01/VH-GC/09 of 20 April and are pleased to enclose our firm offer No. BV2013 until 15 July 201... for 6400 units of Bamboo vases model VH1886 on the usual terms and conditions.

The goods will be shipped in two lots: the first shipment of 3200 units on 15 July and the second of 3200 units in two weeks’ time on 28 of this month.

The price will be 12 USD per unit FOB Hai Phong including packing.

Payment will be made in USD by irrevocable L/C to be opened through Northern Euro Commercial bank 15 days prior to the shipment valid for 45 days to the account of the bank for Foreign Trade of Vietnam, Hanoi branch in our favor for 100% value of the goods to be shipped.

We would like to point out that our products are now being sold very well. Moreover, we are sure/ confident that our products will be popular in your markets thanks to their attractive designs, good workmanship and reasonable price in addition to well-selected and best quality material used in their production.

We are prepared to allow 3% discount for orders of over USD 100,000.

 We look forward to your further big orders.

Yours sincerely

Enc. - Offer No. BV2013

EXERCISE 1: Letter Writing

Anh/chị viết thư gửi cho ông John Smith, trưởng phòng mua hàng (purchasing manager) của công ty Home Designs Ltd kèm với chào hàng số CH/08, catalo, bảng giá hiện hành bộ bàn ghế ăn (dining set) theo nội dung gợi ý sau:

• Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng và hân hạnh gửi kèm chào hàng số CH/08, catalo, bảng giá hiện hành.

• Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 được minh họa trong catalo: Mỗi bộ có 1 bàn và 6 ghế.

• Giá chào là giá cố định: 120 pound/bộ, CIF Liverpool bao gồm cả phí đóng gói trong thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu, chào hàng có giá trị trong vòng 3 tháng. Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với đơn hàng có số lượng 200 bộ hoặc hơn.

• Giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức với số lượng dưới 100 bộ; trên 100 bộ thời gian giao hàng sẽ dài hơn.

• Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trên cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại một ngân hàng hàng đầu ở Anh 30 ngày trước khi giao hàng vào tài khoản của người bán tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội, để người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ giao.

• Sản phẩm làm từ nguyên liệu được lựa chọn kỹ, chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, trình độ gia công tinh xảo cộng với giá cả hợp lý chắc chắn sẽ được ưa chuộng tại thị trường Anh.

• Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong và hình thức của một bức thư thương mại.

• Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam.

Answer:Dear Mr. Smith,

We thank you for your enqury concerning about our dining sets and have pleasure to enclose the offer No. CH/08 for your enqury. We are also enclosing our current catalogue and price list. Although the catalogue and price list would give you the details you asked about, we would like to draw your attention to the following points:

The specifications of the above items are as per model CT /204 illustrated in the catalogue: Each set has one table and six chairs.

The price quoted is firm/fixed 120 pound per set, CIF Liverpool including packing in customary export cases, valid for three months. We are willing to offer/ grant you a 5% discount for/on orders up to 200 sets.

We can deliver within 2 months from receipt of your official order for quantities less than 100 sets, for larger quantities delivery time will be longer.

Payment is to be made in pound by irrevocable L/C on sight draft basis, to be opened at first class bank in England 30 days prior delivery/shipment to the seller’s account at Industrial and Commercial Bank of Vietnam, Hanoi branch in favour of the seller for the full value of goods to be delivered/ for 100% of value of the order.

We are sure/ confident that our products will be popular in your markets thanks to their attractive designs, good workmanship and reasonable price in addition to well-selected and best quality material used in their production.

We look forward to receiving your order soon.

Yours sincerely,

Nguyen Nam

Sales manager.

Encl. 1. offer No. CH/08

2. catalogue

3. price list

Difference between a quotation and an offer

Quotation Offer

-Details of prices-Discounts-Terms of payment-Not necessary to include 7 terms and conditions as in an offer.-Concentrate mainly on prices-Not legally binding

-Name of the goods-Quality-Quantity-Price-Packing and marking-Delivery time -Terms of payment

* Legally binding when a firm offer is accepted.

Assignment • Anh/ chị viết thư gửi kèm chào hàng chào bán mặt hàng

kim cương có chất lượng tốt nhất như chất lượng hàng đã cung cấp cho họ năm ngoái với mức giá thấp nhất.

• Số lượng là 2000 cara gồm 100 viên. Ta bằng lòng cung cấp cho họ với giá 100 đô la Mỹ 1 cara.

• Vì giá bán lẻ các mặt hàng nói chung đều tăng rõ rệt vào mùa thu năm nay nên các chuyến hàng tới sẽ đắt hơn nhiều. Vì vậy, đề nghị họ tận dụng ngay thư chào hàng này với giá không đổi chỉ trong vòng 2 tuần.

• Anh/ chị có thể thêm các chi tiết khác cho phù hợp!

Assignment: AnswerDear Sirs,

You will be interested to hear that we can offer a further supply of the best quality diamond of the same quality as that supplied to you last year at the lowest price.

The total amount is 2,000 carats and 100 pieces. We are pleased to supply it to you at $100 per carat.

With the increase of the general retail costs which become conspicious this spring, the next consignment will be much dearer, so we recommend that you take prompt advantage of this offer which is firm for a week only.

THANK YOU FOR YOUR ATTENTION!