9. MS AccessMicrosoft Access je deo integrisanog softverskog paketa Microsoft Office. Osnovna

uloga ove aplikacije je upravljanje relacionim bazama podataka, a omogućava izradu običnih i klijent-server aplikacija baza podataka.

9.1. Radno okruženje MS Access-a

Linija menija Linija standardnih alata

Objekti baze podataka

9.2. Izrada baze podataka

1. Startujte MS Access (Start ► Programs ► Microsoft Access)2. Pojaviće se početna upozorenja koja se odnose na sigurnost i treba ih potvrditi 3. Kreirati novu bazu podataka - kada se otvori Access, Create New database, kao na slici, a nakon toga izabrati Blank Database i uneti ime baze podataka:

1

Izrada nove baze podataka: Iz menija File izabrati opciju New Database i zatim kliknuti na OK. U prozoru koje se zatim pojavi treba upisati u polje File Name ime baze (kao u Wordu/Excelu kada se kreira novi dokument).

Otvaranje postojeće baze podataka: Iz menija File izabrati komandu Open Database i zatim izabrati postojeću bazu iz liste (kao u Wordu/Excelu kada se otvara postojeći dokument).

Čuvanje izmena objekta baze podataka: Iz menija File izabrati komandu Save da bi sačuvali promene u objektu u kome trenutno radimo u bazi.

Zatvaranje baze podataka: Komanda Close iz menija File zatvara bazu podataka, a komanda Exit zatvara Access.

2

Kada se kreira nova baza podataka na ekranu se pojavljuje novi, prazan prozor baze podataka.

Ako pretpostavimo da smo našu bazu nazvali Komercijalno poslovanje onda će prozor baze izgledati kao na slici 3.

Prozor baze podataka sadrži 7 kartica za 7 objekata Accessa: Tables (tabele), Queries (upiti), Forms (obrasci), Reports (izveštaji), Pages, Macros

(makroi) i Modules (moduli).

Kartica se aktivira klikom miša i pokazuje u prozoru listu postojećih objekata. U gornjem delu prozora nalaze se tri komandna dugmeta:

Open-otvara radi pregleda ili izvršavanja selektovani objekat (npr. ako bi postojala tabela Kupci, kliknuli bi mišem na nju i zatim na dugme Open da bi videli njen sadržaj).

Design-otvara selektovani objekat u prikazu za oblikovanje (Design View) radi modifikacije.

New- Kreiranje novog objekta u zavisnosti koja je kartica aktivna.

3

Slika 3.

9.1. Izrada tabele

Tabele su nosioci podataka. Podaci se mogu nalaziti isključivo u tabelama. Svaka tabela se sastoji od kolona i redova, dok se presek kolone i reda naziva polje. Polje može iti sledećeg tipa: tekst, broj, datum/vreme, logičko polje, memo polje, polje za unos brojeva u novčanom formatu i td.

Aktivirati karticu Table i počnite sa kreiranjem tabela klikom Create Table in Design View:

Tabela u prikazu za oblikovanje izgleda kao na slici 5.

DEFINISANJE POLJA U TABELI

1. U polje tabele FileName unosi se naziv elementarnih podataka, odnosno polja (kolone).

2. Polje Data Type je padajuća lista (videti sliku) iz koje treba izaberati tip podatka za polje (tako je za polje kupci ID izabran tip podatka Number, a za ostala polja Text).

3. Za svaki tip podatka izabran u DataType listi mogu se dodatno podesiti svojstva (atributi, obeležja) polja u donjem delu prozora koji se zove Field Properties (vidi sliku 5.)

4. U polje Description možemo uneti opis za pojedina polja (ako ime polja ne govori za čega služi). Kasnije kod unosa podataka u polja u statusnoj liniji se pojavljuje ovaj opis.

TIPOVI PODATAKA

Podaci se na računaru (pa i u tabelama Accessa) čuvaju u različitim formatuma (oblicima). Najbitniji (najčešće korišćeni) tipovi podataka suText – Bilo kakav tekst dužine do 255 karaktera. Tekst može da sadrži i brojeve, znake interpukcije i sl.Memo – Obimni tekst, može da sadrži preko 60000 karakteraNumber – Broj, u Field Properties delu se određuje o kom tipu broja se radi (ceo broj, realni i sl.)Data/Time – Datumi i vremena, u Field Properties delu se određuje u kom formatu (obliku) će biti čuvani.Currency – Novčani iznos (realan broj uz koga će biti prikazan i simbol valute u zavisnoszi od regionalnog podešavanja Windowsa, npr. za Serbian podešavanje biće prikazan simbol Din.)AutoNumber – Brojač (ceo broj) koji se automatski povećava za jedan kod unosa novog reda u tabelu, ne može se menjati njegova vrednost, osigurava jedinstvene vrednosti u koloni tabele, koristi se za zadavanje primarnog ključa.Yes/No – Tip podatka koji ima samo dve vrednosti: tačno ili netačno; True ili False (Yes ili No) OLE Object – Omogućava čuvanje objekata kao što jsu slika, zvuk, video ili fajlovi kreirani u drugim programima.

4

Slika 5.

DEFINISANJE SVOJSTVA POLJA ( Field Properties)

Svojstva polja se mogu izmeniti u donjem delu prozora (vidi sliku 5). Podešavanje svojstava omogućava održavanje integriteta podataka. Različiti tipovi podataka imaju različita svojstva pa se ovaj donji deo prozora menja u zavisnosti od tipa podatka u koji smo kliknuli-postavili kursor.

Najvažnija svojstva za pojedine tipove podataka:

Field Size (veličlina polja) – Za polje tipa Text može se uneti maksimalna dužina teksta (npr. za oznaku mesta možemo staviti broj 2, tako da se u to polje može uneti maksimalno dva znaka, npr. BG, NS, SM i sl.)– Za polje tipa Number iz padajuće liste možemo izabrati neki od tipova brojeva: Byte (ceo broj od 0 do 255), Integer (ceo broj od -32.768 do + 32.767), Long Integer (veliki ceo broj ±2.147.483.648), Single (realan broj), Double (realan broj sa duplom preciznošću)... U zavisnosti od izabranog tipa broja zauzeće memorije je 1 ili više bajtova.

Caption (alternativno ime) - ime koje će se koristiti kao oznaka kada kasnije budemo radili obrasce (Forms) i izveštaje (Reports), umesto unetog naziva polja u FieldName

Decimal Places (broj decimalnih mesta) – na koliko decimala da bude prikazana vrednost broja. Opcija Auto omogućava da svojstvo Format odredi broj decimala.

Default Value (početna, podrazumevana, vrednost) – omogućava da zadamo vrednost koja se automatski dodeljuje polju, tako da ne moramo da kucamo tu vrednost ako se ćesto ponavlja (npr. ako je većina učenika iz mesta Sremska Mitrovica, za polje mesto, možemo kao podrazumevano uneti naziv mesta)

Primeri nekih uobičajenih polaznih vrednosti: =Date() Unosi tekući datum za polje tipa Date/Time= Now() Unosi tekući datum i vreme za polje tipa Date/Time0 Unosi broj 0 za tip Number ili CurrencyYes Oznaka za tačno za tip podatka Yes/No (True, False, Yes, No)SM Unos u polje tipa Text slova SM, ako se npr. radi o oznaci registracije kola i sl.

Required (obavezan, zahtevan unos) ako se postavi na Yes to polje mora da sadži neku vrednost da bi se zapis (red) tabele sačuvao – ne može polje ostati prazno.

Format – Definiše izgled podatka u polju. Npr. kod polja tipa Number – Single (realan broj) opcija Standard omogućava prikaz broja sa tačkama na hiljadarkama npr. 23.456,23

Validation Rule (provera ispravnosti) omogućava pravljenje izraza koji proverava podatke u toku samog unosa, tako da se ne može sačuvati zapis (red) u tabeli dok ni bude zadovoljeno pravilo ispravnosti. Izraz provere ispravnosti je vrlo sličan matematičkim izrazima.

Primeri izraza provere ispravnosti:>0 Vrednost mora biti veća od nule<>0 Vrednost mora biti različita od nule>=1 AND <6 Vrednost između 1 i 5 (npr. za proveru unosa ocena u školi)Between 1 AND 100 Vrednost između 1 i 100>=Date() Unos samo današnjeg (tekućeg) ili kasnijeg datuma (za tip Date/Time)>=#1/1/95# Ne dopušta unos dauma pre 1. januara 1995, za polje tipa Date/Time

Napomena: u zavisnosti od podešavanja prikaza datuma u regionalnim podešavanjima Windowsa zavisi ispis datuma, npr. >=#1.1.95#

Validation Text (poruka o pogrešno unetom podatke) – Tekst koji će se pojaviti ako se prilikom unosa podataka ne zadovolji Validation Rule.

5

DEFINISANJE PRIMARNOG KLJUČA

Primarni ključ omogućava da Access proveri da ne postoje dva zapisa (reda) sa istom vrenošću u polju koje on definiše; sortiranje tabele po polju primenog ključa, bržu obradu podataka. Primarni ključ može biti obrazovan od jednog ili više polja.Postavimo kursor u polje koje želimo da bude primarni ključ (u našem primeru je to polje kupci ID) i kliknemo na ikonicu sa slikom ključa sa linije sa ikonama - pojaviće se znak ključa levo od imena polja (kao na slici).

Kada smo uredili tabelu potrebno je sačuvati tabelu i dati joj ime (File ►Save). Tada možemo preći u tabelarni prikaz (View ► DatasheetView). Tabelarni prikaz se može videti na slici 1. (strana 1).

Podaci se mogu unositi u tabelu u ovom prikazu. Zadnji zapis u tabeli sa oznakom zvezdice (*)

označava da se radi o novom zapisu.

DEFINISANJE RELACIJA IZMEĐU TABELA

Iz menija Tools izabrati opciju Relationships ( ). Otvara se prozor Relationship i dijalog Show Table (slika 6.) u kome treba izabrati tabele koje želimo da povežemo odgovarajućom relacijom. Kliknemo na ime tabele iz liste postojećih tabela i zatim na dugme Add. Klikom na dugme Close izlazimo iz dijaloga i prozor za definisanje relacije postaje aktivan (slika 7).

U njemu se mogu videti izabrane tabele sa nazivima polja tabele. Naziv polja ispisan “bold” slovima označava polje primarnog ključa.

Postavimo kursor i kliknemo u polje primarnog ključa (u tabeli KUPAC polje IDkupac) i operacijom Drag&Drop (povuci i otpusti) prevučemo kursor miša i otpustimo taster miša na polje tabele koje će biti vezano za primarni ključ (u tabeli NARUDZBENICA polje IDkupac). Kada pustimo taster miša javlja se dijalog sa slike 8. U dnu dijaloga u polju Relation Type navedeno je koja je vrsta relacije uspostavljena (One To Many – “jedan prema više”).

Ako potvrdimo klikom miša, opciju Enforce Referential Integrity, i zatim opcije Cascade Update Related Fields i Cascade Delete Related Fields omogućava se da se izmene, odnosno brisanja, na jednoj strani veze vrše automatski i u tabeli na drugoj strani veze. Tako na primer ako bi iz tabele KUPAC obrisali kupca sa šifrom 111 automatski bi se izbrisali svi zapisi iz tabele NARUDZBENICA koji u polju IDkupac imaju vrednost 111.

Klikom na dugme Create kreira se veza između tabela i one su povezane u prozoru Relationship kao na slici 9., gde broj 1 označava tabelu na strani “jedan” a znak tabelu na strani “više”.

Izmena postojeće veze između dve tabele: Napraviti desni klik mišem tačno na liniju relacije dve tabele (slika 9) i izabrati opciju Edit Relationship.Brisanje veze između dve tabele: Napraviti desni klik mišem tačno na liniju relacije dve tabele i izabrati opciju Delete.

6

Slika 6.

Slika 7.

Slika 8.

Slika 9.

IZMENA STRUKTURE TABELE

Kreirana tabela uvek može naknadno da se izmeni: nazivi polja, svojstva, ubacivanje novih polja, brisanje postojećih. U prozoru baze podataka kliknuti-označiti željenu tabelu I zatim klikunti na dugme Design. Otvara se tabela u prikazu za oblikovanje (slika 5). Novo polje možemo uneti u prvom praznom redu kako je ranije objašnjeno, a možemo i ubaciti novo polje izmeđe dva postojeća ako postavimo kursor na mesto gde želimo da ubacimo novo polje i iz menija Insert izaberemo opciju Row.Polje se briše iz tabele tako što kliknemo u polje koje želimo obrisati i iz menija Edit izaberemo opciju Delete Rows.Nakon svake izmene u strukturi tabele potrebno je sačuvati promene (File ► Save)

RAD SA TABELOM U TABELARNOM PRIKAZU ( Datasheet View )

Tabela se otvara u tabelarnom prikazu za rad sa podacima (unos, izmena, brisanje) duplim klikom na naziv tabele u prozoru baze podataka, ili klikom na naziv tabele pa zatim klikom na dugme Open. Takođe može se naizmenično menjati tabelarni i prikaz za oblikovanje pomožu ikonice View u gornjem levom uglu).

Unos, izmena i brisanje podataka se vrši isto kao u Excelu. Selektovanje jednog ili više redova se takođe radi kao u Excelu. Selektovani redovi se mogu brisati, kopirati.

VAŽNO: Posle izmena, brisanja podataka u jednom redu, promene se odmah čuvaju po napuštanju tog reda. Ovde nije potrebna pocija File ► Save !!! Opcija Undo radi samo jedan korak u nazad !!!

Sortiranje podataka: Podaci u tabeli se mogu sortirati po koloni tako što se klikne u kolonu po kojoj sortiramo i zartim izabere opcija Records ► Sort ► Sort Ascending (Descending) ili ikonicama na Toolbaru kao u Excelu.

Pretraga podataka u tabeli: kliknuti i kolonu po kojoj tražimo neki podataka i izabrati pociju Edit ►Find, kao u Wordu.

9.2. Upiti (Queries):

Upiti su objekti koji omogućavaju različita izračunavanja i obradu podataka, sortiranja, filtriranja podataka, kombinovanje podataka iz različitih tabela i td. Upiti su, takođe, korisni prilikom izmene, brisanja ili unošenja velike količine podataka u jednom prolazu. Svaki dalji rad u upravljanju bazom se zasniva na kreiranju objekata forme i izveštaja koji ne mogu bez upita ili tabela, pa se njihovo kreiranje može znatno ubrzati samo pod uslovom da su izvori podataka (tabele i upiti) dobro kreirani.

Kako lako i brzo dizajnirati upit nad nekom tabelom u bazi? Otvorite karticu Queries, izaberite opciju Create query in Design view.

Prilikom otvaranja prozora za dizajn, automatski će se pokrenuti prozor Show Table u kojem ćete u ponuđenom popisu odabrati tabelu na osnovu koje želite dizajnirati upit. Kada prvi put dizajnirate neki upit, Access automatski otvara prozor za dizajn upita za odabir (Select Query).

7

Prozor za dizajn upita (Design View) sastoji se od dva osnovna dela: u gornjem delu prozora su prikazane tabele (sa nazivima kolona ispisane jedna ispod druge) na

osnovu kojih se dizajnira upit u donjem delu prozora nalazi se rešetka za dizajn

Rešetka za dizajn sastoji se od redova:- Field – upotrebljava se za izbоr kolona koje želite da uključite u upit.- Table - ime tabele iz koje se uzimaju podaci.- Sort - omogućuje sortiranje rastuće (Ascending), opadajuće (Descending) ili nesortirano (Not Sorted)- Show - omogućuje određivanje koje kolone će biti prikazane. Access automatski uključuje sve kolone (uključen znak ya štikliranje).- Criteria i Or - služe za unos kriterijuma na osnovu kojih će Access obrađivati podatke u upitu (npr. filtrirati).

Unos kriterijuma za selekciju podataka

U kriterijima možete koristiti sledeće operatore: And – oba kriterijuma moraju biti istinita da bi rezultat operacije And bio istinit, tj. da bi podaci bili odabrani (PR: Ako u red Criteria upišete: <=2011 And >=1995) Or – proverava ima li polje više različitih vrednosti, tj. samo jedan od kriterijima mora biti istinit da bi rezultat operacije Or bio istinit (PR:   lektira Or udzbenik) Between – određivanje raspona vrednosti(PR: Ako kriterijum upišete u ovom obliku: Between 1995 And 2011) In – zadavanje skupa vrednosti(PR: Ako kao kriterijum za neku kolonu upišete In(„A“,“B“,“C“)) Like – koristi se za pronalaženje određenog niza znakova u tekstualnim poljima(PR: Ako kao kriterijum za kolonu ime upišet: Like „Ivo“, biće pikazani podaci samo o autorima čije je ime Ivo) U zadati traženi niz znakova možete uključiti posebne znakove: ? – zamenjuje bilo koji znak na tom položaju * – zamenjuje bilo koji niz znakova

Izračunavanje vrednosti:

Izraz za izračunavnje upisuje se u red Field. Za pisanje izraza za izračunavanje možete koristiti sledeće operatore:

+  – sabiranje -  – oduzimanje *  – množenje /  – deljenje

8

\  – oba numerička izraza zaokružuje na cele brojeve i deli prvi celi broj s drugim ^  – prvi numerički izraz stepenuje s drugim MOD  – zaokruži oba numerička izraza na cele brojeve i deli prvi celi broj s drugim, a zatim

izračunava ostatak deljenja &  – spaja prvi znakovni niz s drugim i tako stvara novi znakovni niz; ako je bilo koji od izraza

numerička vrednost, Access će ga pre spajanja pretvoriti u znakovni niz

Takođe možete koristiti agregatne funkcije: Sum - izračunava sumu svih vrijednosti Avg - izračunava aritmetičku sredinu Min - vraća najmanju vrednost Max - vraća najveću vrednost Count - izračunava ukupan broj reda u kojima zadano polje nema nul-vrednost

9.3. Izrada upita

Postoji više vrsta upita (šest), najčešće korišćeni je upit za izbor (Select Query). Ovaj upit omogućava biranje zapisa po nekom kriterijumu, sumiranje podataka...

U prozoru baze podataka kliknuti na karticu Query a zatim na dugme New. Otvara se prozor za izradu upita Select Query i dijalog Add Table (slika 10.) u kome treba da izaberemo tabele pomoću kojih pravimo upit. Kliknemo na željene tabele i zatim na dugme Add. Nakon toga zatvaramo ovaj prozor klikom na dugme Close. Sada je aktivan prozor Select Query (slika 11.).

U gornjem delu prozora vide se izabrane tabele sa svojim poljima, u donjem delu se vide polja iz tabela koje izaberemo da se prikažu u upitu. Polja se biraju tako što se postavi kursor miša na naziv polja i dva puta klikne na polje. Na slici 11. može se videti da su iz tabele KUPAC izabrana polja IDkupac, Naziv, Adresa i Telefon; a iz tabele NARUDZBENICA polje Datum.

9

Slika 10.

Slika 13.

Slika 11.

U polju Sort iz padajuće liste možemo birati način sortiranja podataka po određenom polju (Ascending- rastući, Descending- opadajući redosled).

U polju Criteria zadajemo kriterijum po kojem će upit izabrati zapise iz tabela. Operator Like se koristi da bi se pronašla sva polja koja su “kao” navedeni kriterijum. U primeru sa slike traže se sve porudžbenice datuma posle 1. februara 2003. godine; čiji naziv kupca počinje slovima T.R. (znak * znači “bilo koji”) i čija je adresa “LACARAK”.

Napomena: U zavisnosti od regionalnog podešavanja prikaza datum Windowsa zavisi kako će izgledati kriterijum za datum (npr. >#01.02.03#, ili >#01.02.2003#, i sl.)

Kada smo kreirali željeni upit treba ga sačuvati i dati mu ime (File ► Save). Rezultat upita možemo videti ako iz menija View izaberemo opciju Datasheet View, ili kada u prozoru baze podataka selektujemo upit i kliknemo na dugme Open.

Rezultat upita možemo videti na slici 12. To su podaci prikazani tabelarno, ali samo oni koji zadovoljavaju postavljene kriterijume.Izdvojeni su svi kupci (šifra, naziv i adresa) iz Lacarka, čiji naziv počinje slovima T.R. i koji su imali porudžbenice posle 1.februara 2003.

Operatori koji se mogu koristiti u određivanju kriterijuma su: < (manje od), > (veće od), = (jednako), >=, <=, <> (različito), Between (između dve vrednosti- Between 12 and 20), Null (prazno polje), Is Not Null (polje nije prazno), Like (slaganje sa uzorkom), Not Like (ne slaganje sa uzorkom), logičko And (oba izraza su istinita- >1 And <10), Or, Not.

PARAMETARSKI UPITI

Ako često menjamo kriterijum pretrage podataka treba koristiti parametarske upite. Kod njih se u kriterijumu ne unosi konkretna vrednost nego u uglastim zagradama uputstvo korisniku šta da unese kao kriterijum. Prilikom pokretanja upita korisnik dobija prozor za unos (zadavanje) vrednosti parametra. Tekst iz uglastih zagrada se pojavljuje na prozoru. Npr. umesto kriterijuma >1988 kojim pronalazimo sve učenike rođene posle 1988. godine, možemo kreirati kriterijum:

>[Unesi godinu rodjenja posle koje je rodjen ucenik]Sada možemo uneti (zadati) bilo koju godinu, a ne da ulazimo u DesignView upita i tamo menjamo kriterijum pretrage svaki put kada se on promeni.

Primeri kriterijuma:

>=1 AND <=[Unesi gornju granicnu vrednost] - Izdvajanje zapisa gde je vrednost u polju između 1 i broja koji ćemo zadati prilikom pokretanja upita

=”kafa” OR =”mleko” - Izdvaja zapise koji su kafa ili mleko, sve ostale ne prikazuje<>”kafa” - Izdvaja zapise koji nisu kafa (ali bi npr. izdvojio nes kafa*)LIKE “*kafa” - Izdvaja zapise koji počinju sa bilo kojim tekstom a na kraju imaju reč

kafa (npr. neskafa, don kafa, bela kafa ...)LIKE “kafa*” - Izdvaja zapise koji počinju sa reči kafa a na kraju imaju bilo koji tekst

(npr. kafa bela, kafa, kafa nes ...)LIKE “*kafa*” - Izdvaja zapise koji sadrže reč kafa na bilo kom mestu (npr. kafa bela,

kafa, neskafa, ledena kafa u kesici ...)NOT LIKE “*kafa*” - Izdvaja zapise koji ne sadrže reč kafa (sada ne bi izdvojio ni nes kafa*)

LIKE “*” & [Unesi deo reci] - Izdvaja zapise koji počinju sa bilo kojim tekstom a na kraju imaju zadatu reč. Sada možemo uneti bilo koju reč za izdvajanje, a ne samo kafa...

LIKE “*” & [Unesi deo reci] & “*” - Izdvaja zapise koji sadrže zadatu reč na bilo kom mestu10

Slika 12.

Upit se u svakom trenutku, kao i tabela, može modifikovati selekcijom željenog upita i klikom na dugme Design u prozoru baze podataka.

9.3. Forme (Form)

Forme su objekti koji omogućavaju prikaz podataka i unos podataka na vizuelno pogodniji način. Access-ove forme (forms) prave korisnički interfejs prema tabelama. Mada koristite izglede Table i Query da izvršite iste funkcije kao i sa formama, oni nude niz prednosti predstavljanja podataka na organizovan i atraktivan način.

Raspored polja na formi uradite tako da se unos podataka ili operacija izmene vrši sa leva na desno i odozgo na dole. Pravilno projektovana forma ubrzava unos podataka i smanjuje greške pri kucanju.

Forme su napravljene od skupa pojedinačnih elemenata strukture koji se zovu kontrole. Kontrole su komponente koje se vide u prozorima i okvirima za dijalog Access i ostalih Windows aplikacija.

 

Kreiranje formi korišćenjem Form Wizard-a

Najlakši način da izradite formu je korišćenje Form Wizard-a. Korišcenje Form Wizard značajno štedi vreme kreiranja strukturu osnovne forme. Form Wizard omogućava izradu forme koja sadrži polja iz jedne ili više tabela ili upita. Form Wizard gradi osnovnu strukturu forme i dodaje okvire za kontrole za prikazivanje i izmenu vrednosti stavki podataka. Odabirom opcije Forms iz glavnog Database prozora i odabirom opcije New moguće je pokrenuti Form Wizard. Izgled wizard-a prikazan je na slici.

11

Form wizard omogućava odabir kolona iz tabela koje je potrebno prikazati na formi.

Moguće je odabrati kolone iz više tabela pri čemu će se zadržati veza između podataka iz različitih tabela. Pored odabira kolona koje će bit prikazane na formi, moguće je odabrati stil prikaza podataka na formi i tip tabelarnog prikaza podataka.

Za svaku od formi neophodno je definisati naziv. Form Wizard pravi forme a onda ih automatski snima. Kada Form Wizard završi izradu formi, on prikazuje glavnu formu.  

12

Na glavnoj formi Form Wizard stvara jedno tekstualno polje, svako sa odgovarajućom oznakom, za ulaz ili izmenu vrednosti podataka svake od odabranih kolona tabele. Osnovna forma koju je napravio Form Wizard je odmah upotrebljiva, ali se može poboljšati delimičnim podešavanjem rasporeda.

Modifikovanje strukture forme

Modifikovanje strukture forme ostvaruje se odabirom Form Design moda rada. Pokretanjem ovog moda pojavljuje se prozor Form Design, gde je maksimalno povećan prozor za strukturu.

Plivajući prozor, koji se pojavljuje u režimu Form Design, sadrži neučvršćenu liniju alata, nazvanu kutija sa alatima, koja omogućava dodavanje nove kontrole na formu.

Forme se mogu podeliti u tri sekcije: Form Header (zaglavlje forme), Detail (sekcija Detalja) i Form Footer (podnožje forme) prikazane na slici 6. Zaglavlja i podnožja su opciona. Prozor Form Design ima sledeće osnovne elemente:

13

1. Linija alata Form Design, sadrži dugmad koja su prečice za biranje menija u režimu Form Design. Funkcije dugmadi i njihovih ekvivalentnih izbora sa menija su prikazani u tabelama u sledećoj sekciji; 2. Linija alata Formating, sadrži dugmad koja su prečice za boju, tekst, ivice i različite druge opcije formatiranja; 3. Skup vertikalnih i horizontalnih lenjira, za verziju Access za SAD u inčima, i u centimetrima za verzije Accessa za zemlje gde se koristi metrički sistem; 4. Vertikalna linija postavlja desnu marginu forme. Liniju za marginu pomerate tako što je kliknete i odvučete na željenu lokaciju; 5. Horizontalna linija koja predstavlja donju marginu forme. Možete kliknuti i odvući ovu liniju na novu lokaciju; 6. Vertikalne i horizontalne trake za pomeranje, koje omogućavaju da vidite delove forme van granica prozora forme;

Traka Form Header definiše visinu sekcije zaglavlja forme. Ovo se primenjuje samo ako izaberete da formi dodate zaglavlje i podnožje. Sekcija Form Header sadrži statički tekst, grafičke likove i ostale kontrole koji se pojavljuju na vrhu forme. Zaglavlje se pojavljuje samo na prvoj strani forme sa više strana;

Traka Form Detail odvaja Form Header od ostatka forme. Na traci Form Detail su kontrole koji prikazuju podatke iz tabela i upita i statički elementi podataka, kao što su oznake i zaštitni znaci.

Traka Form Footer definiše visinu sekcije podnožja forme. Sekcija Form Footer je slična sekciji Form Header. Ako štampate formu sa više strana, Form Footer se pojavljuje samo jednom. Formi možete dodati sekcije Form Header i Form Footer, ili ih izbrisati, biranjem View, Form Header/Footer.

Visinu sekcije možete izmeniti povlačenjem mišem vertikalnih traka Form Header, Detail, ili Form Footer. Kada postavite pokazivač miša na gornju ivicu trake za podelu sekcije, pretvara se u liniju sa dve vertikalne strelice. Povlačenjem pokazivača podešava se veličinu sekcije iznad pokazivača miša.

Svaka kontrola koja se nalazi na formi dozvoljava promenu svoje veličine. Podrazumevani prikaz dizajna forme prikazuje kontrole u rešetki (grid-u) pa je pomeranje kontrole i promenu njene veličine moguće vršiti na osnovu tačaka rešetke.

Moguće je vršiti promenu pozicija grupe kontrola. Prethodno je neophodno selektovati kontrole koje je potrebno pomeriti. Poravnanje selektovanih kontrola vrši se izborom jedne od Align opcija podmenija Format glavnog menija Access-a.

Osim manuelnih promena stila prikaza kontrola, moguće je koristi neki od ugrađenih stilova korišćenjem AutoFormat opcije iz linije alata. U formatiranom prikazu moguće je naknadno promeniti redosled prikaza odabranih kolona tabele korišćenjem Tab Order opcije.  

14

9.4. Izveštaji

Izveštaj je krajnji proizvod većine aplikacija baza podataka. Kod Accessa, izveštaj je specijalna vrsta neprekidne forme, projektovanog za štampanje. Access kombinuje podatke u tabelama i upitima tako da možete štampati i distribuirati onima kojima je potreban, ili koji ga zahtevaju.  

  6.1. Sličnosti i razlike formi i izveštaja

Većina metoda za izradu formi za transakcione obrade, primenjuje se i kod izveštaja. Bitne su dve osnovne razlike između formi i izveštaja:

Izveštaji su namenjeni samo za štampanje i za razliku od formi, nisu namenjeni za pregled podataka u prozoru.

Vrednost osnovnih podataka za izveštaj ne možete izmeniti. Izveštaji Access imaju mnoge zajedničke karakteristike sa  formama, uključujući sledeće:

Report Wizards, prave tri osnovne vrste izveštaja: sa jednom kolonom, izveštaje po grupama i zbirovima i poštanske nalepnice;

Sections (sekcije), sadrže zaglavlja i podnožja izveštaja koja se pojavljuju jednom na početku i na kraju izveštaja, i zaglavlja i podnožja stranice koja se štampaju na vrhu i dnu svake stranice. Podnožje izveštaja se često koristi za štampanje ukupnog zbira. Sekcije izveštaja odgovaraju sekcijama forme sličnih  imena;

15

Group sections (sekcije grupe) izveštaja, kao celina, obuhvataju ekvivalenat sekcije Detail forme. Grupe se često nazivaju pojasi (bands), a proces grupisanja zapisa formiranje pojasa (banding). Dodajete Group Headers koji uključuju naziv za svaku grupu, i Group Footers za štampanje grupnih podzbirova. U sekcije zaglavlja i podnožja možete staviti statičku (nezavisnu) grafiku, a unutar sekcija grupe zavisnu grafiku;

Controls (kontrole) su dodati izveštajima iz okvira sa alatima Accessa i onda pomereni; njihova veličina se menja pomoću ručica; i

Subreports (podizveštaji) se ugraduju u izveštaje na isti način na koji se kontrole podforme dodaju u glavne forme.

6.2. Osnovni tipovi izveštaja u Access-u

Postoji šest osnovnih tipova izveštaja napravljenih u Accessu,  koji se zovu izgledi (layout):

Izveštaji sa jednom kolonom (single-column reports), navode u jednoj dugoj koloni okvira za tekst vrednosti svakog polja u svakom zapisu tabele ili upita. Oznaka pokazuje ime polja, a okvir za tekst, desno od oznake,  obezbeđuje vrednosti.

Tabelarni izveštaji (tabular reports), obezbeđuju kolonu za svako polje tabele ili upita i štampanje vrednosti svakog polja zapisa u redovima ispod zaglavlja kolone.

Višekolonski izveštaji (multicolumn reports) se prave iz izveštaja  sa jednom kolonom, koristeći novinsku kolonu aplikacije stonog izdavaštva i obrade  teksta. Informacije koje ne stanu u prvu kolonu prelaze na drugu kolonu, i tako redom. Format više kolonskih tabela troši manje papira, ali ima ograničenu  upotrebu, jer poravnavanje kolona nije onakvo kakvo se želi.

Izveštaji po grupama i zbirovima (groupsltotals reports) su najčešća vrsta izveštaja. Oni sabiraju podatke za grupe zapisa i onda dodaju ukupni zbir na kraju izveštaja.

Poštanske nalepnice (mailing labels) su posebna vrsta višekolonskih izveštaja, projektovane za štampanje imena i adresa ili drugih podataka iz više polja, u grupama. Svaka grupa polja čini ćeliju u rešetki. Izgled samolepljive nalepnice robe na kojoj štampate, određuje koliko redova i kolona ima na stranici.

Nezavisni izveštaji (unbound reports), sadrže podizveštaje zasnovane na nepovezanim izvorima podataka, kao što su tabele ili upiti.

Prva četiri tipa izveštaja koriste tabelu ili upit kao izvor podatak, kao što to rade forme. Za ovu vrstu izveštaja se kaže da su zavisni u odnosu na izvor podataka. Glavni izveštaj nekog nezavisnog izveštaja nije vezan na tabelu ili upit kao izvor podataka. Podizveštaji koji su u nezavisnom izveštaju, međutim, moraju biti zavisni u  odnosu na izvor podataka.

16

6.3. Kreiranje izveštaja korišćenjem Report Wizard-a

Najlakši način kreiranja izveštaja je korišćenje Report Wizard-a. Slično Form Wizard, Report Wizard omogućava da pravite izveštaje koji sadrže podatke iz više tabela, bez da prethodno napravite upit. Prednost korišćenja Report Wizard je što uvodi teme strukture izveštaja Access i što su koraci u ovom procesu paralelni sa koracima koji se čine pri počinjanju sa inicijalno praznim izveštajem. Nakon odabira opcije za kreiranje izveštaja potrebno je odabrati Report Wizard način kreiranja izveštaja.

Slično formama, izveštaji zahtevaju izvor podataka, koji može biti tabela ili upit. Iz tabele ili upita biraju se kolone koje će biti prikazane u izveštaju.

Nakon prolaska kroz sve korake Report Wizard-a, Report Wizard pravi izveštaj i prikazuje ga u režimu pogleda za štampanje.

17

Prilikom formatiranja izveštaja moguće je koristiti ugrađene stilove na isti način kao kod formatiranja izgleda formi. Access posebno smešta stilove definisane za forme i za izveštaje pa je za izveštaje moguće kreirati posebne stilove.

Formatiranje prikaza izveštaja posebno je bitno jer je svrha izveštaja njihovo pregledavanje i štampanje pa će u ovim situacijama svaki pogrešno postavljeni objekat bilo vrlo uočljiv.

Zbog toga je prilikom pripreme izveštaja za pregledavanje i štampu u Access-u moguće poravnati i formatirati kontrole, podesiti razmak između redova, poravnati kontrole horizontalno i vertikalno, podesiti margine izveštaja i slično.

18