ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN

( PERENCANAAN, JENIS- JENIS PERENCANAAN, ANALISIS MASALAH,

PENYUSUNAN TUJUAN )

Disusun oleh :

1. Jefry Efendy (101011348)

2. Hana Karunia Sari (101011361)

KELOMPOK III

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SURABAYA

2010

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah

melimpahkan rahmatnya kepada penulis, sehingga dengan segala usaha dan

kemampuan yang ada, penulis mampu menyelesaikan makalah ini.

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas

perkuliahan dan juga untuk membantu agar pembaca dapat memahami tentang

perencanaan, analisis data dan penyusunan tujuan terkait dengan kegiatan

managemen kesehatan.

Dengan sepenuh hati penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam

penulisan makalah ini. Saran dan kritik membangun sangat penulis harapkan demi

kesempurnaan makalah ini, akhirnya tiada lagi harapan penulis, semoga makalah

yang penulis susun dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Surabaya,Oktober 2010

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................DAFTAR ISI .................................................................................................BAB I PERENCANAAN

A. Pengertian perencanaan...............................................................B. Fungsi perencanaan .....................................................................C. Aspek perencanaan...................................................................... D. Ciri- ciri perencanaan...................................................................E. Persyaratan perencanaan .............................................................F. Jenis perencanaan ........................................................................G. Unsur rencana..............................................................................

BAB II PERENCANAAN STRATEGISA. Pengertian perencanaan strategis.................................................B. Manfaat perencanaan strategis.....................................................C. Konsep perencanaan strategis......................................................

1. Visi, misi, dan tujuan ...........................................................2. Model analisis masalah..........................................................

D. Penilaian efektifitas perencanaan strategis .................................BAB III PERENCANAAN OPERASIONAL

A. Pengertian perencanan operasional .............................................B. Manfaat perencanaan operasional ..............................................C. Langkah perencanaan operasional..............................................

Kesimpulan .................................................................................................

BAB I

PERENCANAAN

A. Pengertian perencanaan

Hal yang sangat penting diketahui dalam setiap kerjasama individu dalam

kelompok ialah maksud dan tujuan kerjasama tersebut, dan harus jelas mengetahui

metode pencapaiannya. Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan

datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan

melakukan (Handayaningrat,Soewarno 1984). Perencanaan sebagai sebuah proses

yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian

tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan

yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan

organisasi( Robbins, Coulter 2002 dikutip dari Kurniawan,Erni 2005).Perencanaan

dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh

sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu ingin dicapai tersebut

dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Perencanaan yang baik adalah ketika apa yang dirumuskan dapat direalisasikan dan

mencapai tujuan yang diharapkan. Perencanaan yang buruk adalah ketika apa yang

telah dirumuskan dan ditetapkan ternyata tidak berjalan dalam implementasi sehingga

tujuan organisasi menjadi tidak terwujud.

Beberapa pengertian perencanaan menurut para ahli antara lain sebagai

berikut :

Menurut Harold Koontz dan Cyrill O’Donnell : “Planning is the function of

manager which involves the selection from alternatives of objective, police,

procedures and programs” (perencanaan adalah fungsi dari seorang manajer yang

meliputi pemilihan berbagai alternative tujuan- tujuan, kebijaksanaan- kebijaksanaan,

procedure- procedure dan program- program). Sedangkan menurut Leve dan

Loomba adalah “Suatu proses penganalisaan dan pemahaman dari suatu system,

merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus, memperkirakan kemampuan yang

dimilki, menguraikan segala kemungkinan rencana kerja yang dapat dilakukan untuk

mencapai tujuan umum dan tujuan khusus tersebut, menganalisa efektifitas dari

pelbagai rencana kerja ini, memilih satu diantaranya yang dianggap paling baik,

menyusun perincian dari rencana kerja terpilih secara lengkap agar dapat

dilaksanakan, dan dapat mengikatnya dalam suatu system pengawasan yang terus

menerus dalam rangka dapat dicapainya hubungan optimal antara rencana kerja itu

dengan system yang ada”.

Sesuai dengan pengertiannya, maka terdapat beberapa pendapat mengenai

batasan (definisi) dari pada perencanaan:

1. Perencanaan sebagai suatu proses. Dalam pengertian ini Garth N. Jone

mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: “planning is the process of

selecting and developing the best course of action to accomplish an

objective”, (perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan dari

pada tindakan yang paling baik/ menguntungkan untuk mencapai tujuan).

2. Perencanaan sebagai fungsi manajemen. Dalam pengertian ini Mc. Farland

mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: “Planning is the function

whereby executive anticipate the probable effects of forces that will change

the activities and objectives of their business” (perencanaan adalah fungsi

dimana pimpinan kemungkinan menggunakan pengaruh dari pada

kewenangannya, yang dapat mengubah kegiatan dan tujuan dari pada

organisasi).

3. Perencanaan sebagai suatu keputusan. Dalam pengertian ini W.H. Newman

memberikan definisi sebagai berikut: “Planning is deciding in advance what

is to be done, that is a plan, it is projected a course of action”, (perencanaan

adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang,

yaitu suatu rencana yang diproyeksikan dalam suatu tindakkan).

B. Fungsi perencanaan

Menurut Robbins dan Coulter (2002), menjelaskan bahwa paling tidak ada

empat fungsi perencanaan :

1. Perencanaan sebagai pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara

yang lebih terkoordinasi. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi

pengarah dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.

2. Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian

Pada dasarnya segala sesuatu yang ada di dunia ini akan mengalami

perubahan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan

perencanaan. Dengan adanya perencanaan diharapkan ketidakpastian yang

mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh- jauh

hari.

3. Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya

Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang

diperlukan, dengan bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa

saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan

demikan pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang

dimiliki perusahaan akan bias diminimalkan sehingga tingkat efisien dari

perusahaan menjadi meningkat.

4. Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas

Dalam pengawasan, perusahaan membandingkan antara tujuan yang ingin

dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan -

penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakkan yang perlu

untuk memperbaiki kinerja perusahaan.

C. Aspek perencanaan

Dalam perencanaan ada tiga aspek pokok yang harus diperhatikan yaitu hasil

dari pekerjaan perencanaan (out come of planning), perangkat organisasi yang

dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (mechanic of planning), serta

proses atau langkah – langkah melakukan langkah – langkah perencanaan (proces of

planning).

1. Hasil dari pekerjaan perencanaan

Hasil dari pekerjaan perencanaan (out come of planning) disebut dengan nama

rencana (plan), yang dapat berbeda antara satu pekerjaan perencanaan dengan

pekerjaan perencanaan lainnya. Hasil pekerjaan perencanaan yang dilakukan

oleh organisasi yang bergerak dalam bidang kesehatan adalah rencana

kesehatan (heatlh plan). Sedangkan hasil pekerjaan perencanaan yang

dilakukan oleh organisasi yang bergerak dalam bidang pendidikan adalah

rencana pendidikan (educational plan).

2. Perangkat perencanaan

Perangkat perencanaan adalah satuan organisasi yang ditugaskan dan atau

bertanggung jawab menyelenggarakan pekerjaan perencanaan.

3. Proses perencanaan

Proses perencanaan adalah langkah – langkah yang harus dilaksanakan pada

pekerjaan perencanaan. Berbeda halnya dengan hasil dan perangkat, proses

perencanaan ini pada dasarnya adalah sama untuk berabagai pekerjaan

perencanaan. Untuk dapat menghasilkan suatu rencana yang baik, sebaiknya

langkah – langkah yang ditempuh adalah sama.

D. Ciri perencanaan

Perencanaan yang baik, mempunyai beberapa cirri yang harus diperhatikan

diantaranya sebagai berikut :

1. Bagian dari sistem administrasi

Suatu perencanaan yang baik adalah berhasil menempatkan pekerjaan

perencanaan sebagai bagian dari system administrasi secara keseluruhan.

Perencanaan pada dasarnya merupakan salah satu dari fungsi administrasi

yang amat penting. Pekerjaan administrasi yang tidak didukung oleh

perencanaan bukan merupakan pekerjaan administrasi yang baik.

2. Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan

Suatu perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terus menerus dan

berkesinambungan. Menurut Mary Arnold ada hubungan yang berkelanjutan

antara perencanaan dengan berbagai fungsi administrasi lain yang dikenal.

Disebutkan perencanaan penting untuk perencanaan yang apabila hasilnya

telah dinilai, dilanjutkan lagi dengan perencanaan. Demikian seterusnya

sehingga terbentuk suatu spiral yang tidak mengenal titik akhir.

3. Berorientasi pada masa depan

Berorientasi pada masa depan artinya, hasil dari pekerjaan perencanaan

tersebut, apabila dapat dilaksanakan, akan mendatangkan berbagai kebaikan

tidak hanya pada saat ini tetapi juga pada masa yang akan datang.

4. Mampu menyelesaikan masalah

Suatu perencanaan yang baik adalah yang mampu menyelesaikan berbagai

masalah dan ataupun tantangan yang dihadapi. Dalam penyelesaian masalah

dan ataupun tantangan tersebut dilakukan secara bertahap, yang harus

tercermin pada pentahapan perencanaan yang akan dilakukan.

5. Mempunyai tujuan

Perencanaan yang baik haruslah mempunyai tujuan yang dicantumkan secara

jelas. Tujuan yang dimaksud disini biasanya dibedakan atas dua macam, yakni

tujuan umum yang berisikan uraian secara garis besar, serta tujuan khusus

yang berisikan uraian lebih spesifik.

6. Bersifat mampu dikelola

Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola dalam arti

bersifat wajar, logis, objective, jelas, runtun, fleksibel, serta telah disesuaika

dengan sumber daya.

E. Persyaratan perencanaan

1. Faktual

Faktual atau realistis artinya apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai

dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi

perusahaan.

2. Logis

Logis dan rasional, artinya apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal dan

oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.

3. Fleksibel

Dalam hal ini perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat

beradaptasi dengan perubahan dimasa yang akan datang, sekalipun tidak

berarti planning dapat kita ubah seenaknya.

4. Komitmen

Komitmen, ini dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota

di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai

dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

5. Komprehensif

Komprehensif, dalam hal ini perencanaan yang baik tidak hanya terkait

dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan

memppertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain

diperusahaan.

F. Jenis – jenis perencanaan

1. Menurut jangka waktu.

a. Rencana jangka panjang adalah suatu rencana yang berlaku cukup panjang

antara 20 sampai 25 tahun. Sebagai contoh yaitu Rencana Pokok Program

Pembangunan Jangka Panjang Bidang Kesehatan (RP3JPK) yang berjangka

waktu dari tahun 1983/1984-1998/1999.

b. Rencana jangka menengah adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai

tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka

panjang. Seperti REPELITA, suatu rencana lima tahunan.

c. Rencana jangka pendek adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai

tujuan jangka pendek dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka

menengah. Dapat berupa rencana tahunan dan sebaginya.

2. Menurut wilayah

Dapat berupa perencanaan kota, pedesaaan, regional, daerah aliran sungai dan

sebagainya.

3. Menurut perumusannya

a. Forward planning atau planning from above :

Cara perencanaan ini dimulai dari penyusunan rencana menyeluruh

(aggrete) kemudian membaginya (disaggretes) dalam rencana - rencana

sekitar dan selanjutnya dalam proyek - proyek. Perencanaan dari atas ini

seringkali disebut dengan top down planning.

b. Backward planning atau planning from below :

Rencana kegiatan disusun terlebih dahulu, baru diserasikan dengan

kerangka makronya. Perancanaan yang dimulai dari bawah yang kemudian

diserasikan di tingkat yang lebih atas ini sering kali disebut pula buttom up

planning.

Pada umumnya yang pertama dijalankan terlebih dahulu, tapi kedua-

duanya bias dilakukan.

4. Menurut levelnya (tingkatannya)

a. Master planning

Suatu rencana yang mengandung tujuan dan kebijaksanaan yang bersifat

luas, yang dipakai sebagai pedoman untuk menyusun rencana lainnya yang

lebih bersifat spesifik dan mendetail (detail planning).

b.Operasional planning

Suatu rencana yang lebih mengutamakan pedoman atau tata kerja untuk

melaksanakan program.

c. Day to day planning

Suatu perencanaan dari hari ke hari yang dilakukan untuk melaksanakan

program yang telah rutin sifatnya.

5. Dari segi ruang lingkupnya atau luasnya perencanaan .

a. Strategic planning

Suatu jenis perencanaan yang dipakai sebagai pedoman pokok, berisikan

tujuan utama yang ingin dicapai, dan berlaku untuk jangka waktu panjang.

Perencanaan ini mengutamakan hasildan cara pencapaian dan biasanya

sukar diubah atau disesuaikan.

b.Tactical planning

Suatu perencanaan yang lebih singkat masa berlakunya, mudah

menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi, asal tujuan dapat tercapai.

Perencanaan jenis ini lebih mengutamakan cara pencapaian hasil.

c. Comprehensive planning

Ialah perencanaan yang bersifat menyeluruh. Umumnya bersifat amat

lengkap dan terperinci dengan memasukkan pelbagai factor yang

diperkirakan ada hubungannya dengan rencana yang telah disusun.

d.Integrated planning

Ialah perencanaan yang selain menyeluruh juga saling kait mengkait

membentuk satu kesatuan dengan pelbagai faktor yang mempunyai tujuan

sama.

6. Perencanaan menurut sifat dan materinya

Perencanaan dapat berupa:

a. Perencanaan kebijaksanaan (policy planning).

b. Perencanaan program (program planning)

c. Perencanaan pelaksanaan (operasional planning).

G. Unsur rencana

Untuk dapat melakukan pekerjaan perencanaan dengan baik sehingga dapat

dihasilkan suatu rencana yang lengkap, perlu dipahami tentang unsur- unsur

yang terdapat dalam suatu rencana. Secara sederhana dapat diiuraikan sebagai

berikut:

a. Rumusan Misi

Suatu rencana yang baik harus mengandung rumusan tentang misi yang

dianut oleh organisasi yang menyusun rencana. Antara lain tentang latar

belakan, cita – cita, tujuan pokok, tugas pokok, serta ruang lingkup kegiatan

organisasi. Jika ditinjau dari sudut perencanaan, uraian tentang misi ini

mempunya peranan yang amat penting. Peranan yang dimaksud bukan saja

penting untuk dipakai sebagai pedoman bagi mereka yang akan

melaksanakan rencana yang akan disusun, tetapi juga untuk memperoleh

dukungan dari pihak ketiga.

b. Rumusam masalah

Rumusan masalah yang baik memiliki beberapa syarat terpenting

diantaranya :

1) Harus mempunyai tolak ukur

Tolak ukur yang dimaksud paling tidak mencakup lima hal pokok yakni

tentang apa masalahnya, siapayang terkena masalah, dimana masalah

ditemukan, bilamana masalah terjadi, serta besar masalahnya.

2) Bersifat netral

Bersifat netral berarti tidak mengandung uraian yang dapat diartikan

sebagai menyalahkan orang lain, menggambarkan penyebab timbulnya

masalah, dan ataupun cara mengatasi masalah.

c. Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus

Suatu rencana kerja harus mengandung rumusan tujuan yang ingin dicapai,

yakni :

1) Tujuan umum

Syarat rumusan tujuan umum yang bai banyak macamnya, yang

bilamana disederhanakan dapat dibedakan menjadi tiga yakni :

a) Jelas keterkaitannya dengan misi program

Rumusan umum pada dasarnya dikembangkan dari misi organisasi.

Oleh sebab itu dalam merumuskan tujuan umum harus diupayakan

adanya keterkaitan dengan misi organisasi.

b) Jelas keterkaitannya dengan masalah yang ingin diatasi

Rumusan tujuan umum pada dasarnya menggambarkan keadaan

umum yang ingin dicapai apabila masalah dapat diatasi. Oleh

karena itu harus diupayakan adanya keterkaitan dengan masalah

yang ingin dicapai.

c) Menggambarkan keaadaan yang ingin dicapai

Rumusan tujuan umum harus menggambarkan keadaan yang ingin

dicapai, bukan menggambarkan kegiatan yang ingin dilakukan.

Rumusan tujuan umum yang baik adalah yang mempergunakan

kata benda bukan kata kerja.

2) Tujuan khusus

Syarat tujuan khusus (objective) banyak macamnya. Kecuali harus

memenuhisemua syarat rumusan tujuan umum, juga harus mempunyai

tolok ukur. Tolok ukur yang dimaksud dibedakan atas lima macam,

yakni tentang apa masalah yang ingin diatasi oleh rencana kerja yang

akan dilaksanakan, siapa yang akan memperoleh manfaat bila rencana

kerja dilaksanakan, dimana rencana kerja dilaksanakan, berapa besarnya

target yang akan dicapai, serta berapa lama rencana kerja akan

dilaksanakan.

d. Rumusan kegiatan

Suatu rencana kerja yang baik harus mencantumkan rumusan kegiatan

(activities) yang akan dilaksanakan. Kegiatan yang dimaksud disini adalah,

disatu pihak dapat mengatasi masalah yang dihadapi, dan dipihak lain dapat

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. kegiatan tersebut dibedakan

menjadi kegiatan pokok dan kegiatan tambahan.

e. Asumsi perencanaan

Suatu rencana yang baik harus menganduung uraian asumsi perencanan

yang dibedakan menjadi dua yakni asumsi perencanaan yang bersifat positif

dan yang bersifat negatif.

f. Strategi pendekatan

Suatu rencana yng baik harus mencantumkan uraian tentang strategi

pendekatan yang akan dipergunakan pada pelaksanaan rencana secara

umum strategi tersebut dibedakan antara dua macam yakni pendekatan

institusi dan pendekatan komunitas.

1) Pendekatan Institusi

Dalam melakukan pendekatan ini sangat diperlukan dukungan legalitas

dimana keuntungan dari penerapan pendekatan ini ialah dapat

mempercepat pelaksanaan program, namun kekurangannya adalah hasil

yang dicapai tidak langgeng karena seolah- olah ada pemaksaan.

2) Pendekatan komunitas

Pendekatan ini bertujuan untuk menimbulkan kesadaran dalam diri

masyarakat sendiri. Keuntungan dari penerapan pendekatan ini ialah

perubahan yang dicapai akan bertahan lama dan kerugiannya pelaksanaan

program ini kan membutuhkan waktu yang lebih lama.

g. Kelompok sasaran

Lazimnya pada setiap program kesehatan ditemukan adanya kelompok

sasaran. Kelompok sasaran tersebut dibedakan menjadi 2, yakni :

1) Kelompok sasaran langsung

Yang dimaksu dengan kelompok sasaran langsung (direct target group)

adalah anggota masyarakat yang memanfaatkan langsung program

kesehatan. Contohnya adalah kelompok bayi yang mendapatkan imunisasi

dasar, atau kelompok ibu hamil yang melakukan pemeriksaan antenatal

care.

2) Kelompok sasaran tidak langsung

Kelompok masyarakat yang tidak langsung (indirect target group) adalah

kelompok masyarakat sasaran antara. Contohnya adalah ibu daribayi yang

medapatkan imunisasi dasar, pada contoh ini, imunisasi dasar tidak akan

berhasil jika ibu dari bayi – bayi tersebut tidak diikut sertakan.

h. Waktu

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang jangka waktu

pelaksanaan (time) rencana. Factor – factor yang mempengaruhi penetapan

jangka waktu diantaranya sebagai berikut :

1) Kemampuan organisasi dalaam mencapai target

Factor pertama yang mempengaruhi penetapan jangka waktua adalah

kemempuan yang dimiliki oleh organisasi dalam mencapai target yang

telah ditetapkan. Jika kemampuan tersebut cukup, jangka waktu

pelaksanaan dapat singkat.

2) Strategi pendekatan yang akan diterapkan

Secara umum disebutkan jika strategi pendekatan lebih banyak

menerapkan pendekatan komunitas, maka jangka waktu pelaksanaan

program lebih lama. Tetapi jika lebih banyak menerapkan pendekatan

institusi, akan lebih singkat.

i. Organisasi dan tenaga pelaksana

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang organisasi serta

susunan tenaga pelaksana (organization and staff) yang akan

menyelenggarakan rencana. Uraian tentang tenaga pelaksana dapat dilengkapi

dengan pembagian tugas serta kewenangan masing – masing (job describtion

and authority).

j. Biaya

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan tentang biaya (cost) yang

diperlukan untuk melakukan rencana. Besarnya biaya yang diperlukan amat

bervariasi sekali. Semua itu tergantung dari jenis serta jumlah kegiatan yang

akan dilakukan.

k. Metode penilaian dan kriteria keberhasilan

Suatu rencana yang baik harus mencantumkan uraian tentang metode

penilaian serta kriteria keberhasilan (method of evaluation and milestone)

yang akan dipergunakan. Metode penilaian sebaiknya berdasarkan data.

Untuk itu uraikan metode pengumpulan data, pengolahan data, penyajian data,

serta intepretasi data yang akan digunakan. Kriteria keberhasilan

dikelompokkan dalam tiga macam:

1) Kriteria keberhasilan unsur masukan

Yakni yang menunjuk pada terpenuhinya unsure masukan. Misalnya,

tersedianya tenaga, dana, dan sarana sesuai dengan rencana.

2) Kriteria keberhasilan unsur proses

Yakni yang menunjuk pada terlaksananya unsur proses. Misalnya,

terselenggaranya penyuluhan kesehatan sesuai dengan rencana, atau

terselenggaranya pertemuan dengan masyarakat sesuai dengan rencana.

3) Kriteria keberhasilan unsur keluaran

Yakni menunjuk pada tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Misalnya,

berhasil menurunkan angka komplikasi sesuia dengan target yang telah

ditetapkan.

BAB II

PERENCANAAN STRATEGIS

A. Pengertian perencanaan strategi

Strategi adalah suatu tindakan penyesuaian (rencana) untuk mengadakan

reaksi terhadap situasi lingkungan tertentu (baru dan khas) yang dapat dianggap

penting, dimana tindakan penyesuaian tersebut dilakukan secara sadar berdasarkan

pertimbangan yang wajar (Afif, 1993). Strategi erat kaitannya dengan perencanaan

(POA : 5W + 1H). Peter drucker mendefinisikan “strategi is how to win the war”

sedangkan taktik adalah “how to win the battle”. Strategi adalah upaya atau cara

memenangkan seluruh pertempuran atau peperangan (the war) dan kebijakan adalah

cara memenangkan pertempuran (the battle).

Strategi merupakan “perhitungan” mengenai rangkaian kebijakan dan langkah

– langkah pelaksanaan (policy decision and execution). Strategi berkaitan dengan

bagaimana visi yang telah dijabarkan menjadi misi dan sasaran untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan. Strategi hendaknya dibedakan dengan kebijakan

(policy). Dalam strategi ada tiga unsur pokok yaitu :

1. Penentuan tujuan

2. Perumusan kebijakan

3. Pelaksanaan

B. Manfaat perencanaan strategis

1. Menentukan batasan usaha/bisnis. Memilih fokus bidang usaha yang akan

dikembangkan yang didasarkan pada semua lapisan manajemen.

2. Memberikan arah perusahaan. Menentuan batasan usaha dan arah perusahaan

merupakan dua sisi dari satu mata uang yang sama yang mendasari atau

dihasilkan. Kedua hal itu merupakan dasar penyusunan prioritas tindakan dan

kebijakan perusahaan dalam menghadapi perubahan lingkungan.

3. Mengarahkan dan membentuk kultur perusahaan. Rencana strategis

menunjang pengarahan dan pembentukan budaya perusahaan lewat proses

interaksi, tawar-menawar, atau komunikasi timbal-balik.

4. Menjaga kebijakan yang taat asas dan sesuai.

5. Menjaga fleksibilitas dan stabilitas operasi.

6. Memudahkan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan.

C. Konsep perencanaan strategis

Konsep perencanaan strategi didasarkan pada empat asumsi dasar (artinya bila itu

dipenuhi, maka strategi akan berhasil secara efektif dan efisien). Keempat asumsi

tersebut yaitu; (1) pemahaman akan visi, misi, tujuan yang dilanjutkan menjadi

strategi, (2) pemahaman akan perubahan dan tuntutan lingkungan eksternal

organisasi (peluang dan ancaman/ tantangan), (3) pemahaman kemampuan

sumber daya internal organisasi yang meliputi kemampuan sumber daya manusia,

financial, teknologi (kekuatan dan kelemahan kemampuan organisasi) dan asumsi

– asumsi yang mendasari, (4) penguasaan manajemen yang efektif yang meliputi

kemampuan organisasi dalam perumuasn strategi, pencanaan strategis, susunan

program, penyusunan anggaran, implementasi dan pengendalian yang efektif.

1. Tahap perencanaan strategis

Visi dan misi merupakan hirearki tertinggi dari tujuan organisasi, misi disini

adalah penjabaran dari visi. Pernyataan visi berisi keseluruhan tentang misi

organisasi tanpa menyebutkan struktur, komponem organisasi, pernyataan visi

berisi maksud yang mendasar dan ciri organisasi secara spesifik yang

membedakan dengan organisasi yang lain. Visi dan misi merupakan

bimbingan atau arahan (perspektif) organisasi jangka panjang. Pernyataan visi

dan misi yang komprehensif umumnya berisi elemen penting :

a. Nilai dan keyakinan organisasi .

b. Bisa dibayangkan : memberikan gambaran mengenai kondisi masa depan.

c. Terfokus : cukup jelas untuk memberikan petunjuk arahan dalam

pengambilan keputusan.

d. Perekat : menyentuh kepentingan jangka panjang karyawan, konsumen,

para donatur dan orang lain yang berkepentingan (stakeholder promise)

sehingga dapat menimbulkan komitmen.

e. Dapat dilaksanakan : berisikan tujuan – tujuan yang realistis dan bisa

tercapai, sehingga menjadi makna bagi pencapaian tujuan.

f. Memberikan citra masyarakat (public image).

g. Bisa diinformasikan agar menjadi orientasi bagi tingkat organisasi

dibawahnya dan menjadikan kesinambungan kepemimpinan organisasi.

h. Fleksible : memungkinkan individu mengambil inisiatif dan respon

alternatif dan hubungannya dengan kondisi yan berubah – ubah.

2. Visi

Visi aialah apa yang menjadi cita – cita atau dambaan kita, suatu keadaan

lebih baik ingin dicapai setelah jangka waktu tertentu. Visi yang baik

mempunyai tiga tujuan penting, yaitu :

a. Tujuan umum atau kejelasan arah yang ingin dicapai

b. Alat untuk memotivasi anggota organisasi melakukan tindakan yang benar

c. Membantu menyatukan, mengkoordinasikan tindakan – tindakan yang

berbeda sehingga menjadi efektif dan efisien

3. Misi

Misi ialah pernyataan bagaimana mencapai atau mewujudkan visi organisasi.

Bila visi merupakan pernyataan mengenai tujuan atau keadaan masa depan

yang diharapkan dalam kurun waktu tertentu, maka misi merupakan penjaban

visi ke dalam tugas, kewajiban, hak dan wewenang serta strateginya.

4. Tujuan

Tujuan mendefinisikan target (sasaran) yang perlu dicapai dalam lingkup misi

dalam realisasi. Tujuan pemasaran ialah memuaskan semua pihak yang

berkepentingan (stakeholder) dan memaksimalkan kemampu labaan. Tujuan

dinyatakan dalam kurun waktu 1 – 5 tahun dan tidak perlu dinyatakan dalam

bentuk kuantitatif.

a. Kriteria tujuan

Tujuan hendaknya memenuhi kriteria SMART (Specific, Measurable,

Attainable, Realistic, Time bound).

SMART :

Specific : Hasil yang ingin dicapai memang relevan dengan

permasalahan yang ada.

Measurable : Indikator dari input – process - output dan outcome

bisa diukur.

Attainable : Hasil tersebut bisa dicapai.

Realistic : Hasil bisa dicapai dengan kemampuan sumber daya

yang ada atau dimiliki saat ini.

Time bound : Ada batas waktu yang jelas untuk batas waktu yang

bisa dicapai.

b. Tujuan perencanaan dengan Balance Score Card

Balance Score Card adalah alat untuk mengukur kinerja manajemen.

Posisi Balanced Score Card awalnya berada pada tahap implementasi saja

yaitu sebagai alat ukur kinerja secara komprehensif bagi para eksekutif

dan memberikan feedback tentang kinerja manajemen. Dampak dari

keberhasilan penerapan Balanced Score Card memicu para eksekutif

untuk menggunakan Balanced Score Card pada tahapan yang lebih tinggi

yaitu perencanaan strategik. Mulai saat itu, Balanced Score Card tidak

lagi digunakan sebagai alat pengukur kinerja namun berkembang menjadi

strategik management sistem .

Ada empat indicator kinerja manajemen yang disebut sebagai pemicu nilai

kritikal yaitu keuangan, customer, proses bisnis/intern, dan pembelajaran-

pertumbuhan. Tolok Ukur dalam Balanced Score Card.

1) Perspektif Keuangan (finansial)

Perspektif keuangan tetap menjadi perhatian dalam balanced scorecard

karena ukuran keuangan merupakan ikhtisar dari konsekuensi ekonomi

yang terjadi akibat keputusan dan tindakan ekonomi yang diambil.

Tujuan pencapaian kinerja keuangan yang baik merupakan fokus dari

tujuan-tujuan yang ada dalam tiga perspektif lainnya. Sasaran-sasaran

perspektif keuangan dibedakan pada masing-masing tahap dalam

siklus bisnis yang oleh Kaplan dan Norton dibedakan menjadi tiga

tahap :

a) Growth (Berkembang)

Berkembang merupakan tahap pertama dan tahap awal dari siklus

kehidupan bisnis. Pada tahap ini suatu perusahaan memiliki

tingkat pertumbuhan yang sama sekali atau paling tidak memiliki

potensi untuk berkembang. Untuk menciptakan potensi ini,

kemungkinan seorang manajer harus terikat komitmen untuk

mengembangkan suatu produk atau jasa baru, membangun dan

mengembangkan fasilitas produksi, menambah kemampuan

operasi, mengembangkan sistem, infrastruktur dan jaringan

distribusi yang akan mendukung hubungan global, serta mengasuh

dan mengembangkan hubungan dengan pelanggan. Perusahaan

dalam tahap pertumbuhan mungkin secara aktual beroperasi

dengan cash flow negatif dan tingkat pengembalian atas modal

yang rendah. Investasi yang ditanam untuk kepentingan masa

depan sangat memungkinkan memakai biaya yang lebih besar

dibandingkan dengan jumlah dana yang mampu dihasilkan dari

basis operasi yang ada sekarang, dengan produk dan jasa dan

konsumen yang masih terbatas. Sasaran keuangan untuk growth

stage menekankan pada pertumbuhan penjualan di dalam pasar

baru dari konsumen baru dan atau dari produk dan jasa baru.

b) Sustain Stage (Bertahan).

Bertahan merupakan tahap kedua yaitu suatu tahap dimana

perusahaan masih melakukan investasi dan reinbestasi dengan

mempersyaratkan tingkat pengembalian yang terbaik, Dalam tahap

ini perusahaan berusaha mempertahankan pangsa pasar yang ada

dan mengembankannya apabila mungkin. Investasi yang

dilakukan umumnya diarahkan untuk menghilangkan kemacetan,

mengembangkan kapasitas dan meningkatkan perbaikan

operasional secara konsisten. Pada tahap ini perusahaan tidak lagi

bertumpu pada strategi-strategi jangka panjang. Sasaran keuangan

tahap ini lebih diarahkan pada besarnya tingkat pengembalian atas

investasi yang dilakukan.

c) Harvest (Panen).

Tahap ini merupakan tahap kematangan (mature), suatu tahap

dimana perusahaan melakukan panen (harvest) terhadap investasi

mereka. Perusahaan tidak lagi melakukan investasi lebih jauh

kecuali hanya untuk memelihara dan perbaikan fasilitas, tidak

untuk melakukan eksppansi atau membangun suatu kemampuan

baru. Tujuan utama dalam tahap ini adalah memaksimumkan arus

kas yang masuk ke perusahaan. Sasaran keuangan untuk harvest

adalah cash flow maksimum yang mampu dikembalikan dari

investasi dimasa lalu.

2) Perspektif Pelanggan.

Pada masa lalu seringkali perusahaan mengkonsentrasikan diri pada

kemampuan internal dan kurang memperhatikan kebutuhan konsumen.

Sekarang strategi perusahaan telah bergeser fokusnya dari internal ke

eksternal. Jika suatu unit bisnis ingin mencapai kinerja keuangan yang

superior dalam jangka panjang, mereka harus menciptakan dan

menyajikan suatu produk atau jasa yang bernilai dari biaya

perolehannya. Dan suatu produk akan semakin bernilai apabila

kinerjanya semakin mendekati atau bahkan melebihi dari apa yang

diharapkan dan persepsikan konsumen (Heppy Julianto, 2000). Tolok

ukur kinerja pelanggan dibagi menjadi dua kelompok (Budi W.

Soejtipto, 1997) :

a) Kelompok Inti

Pangsa pasar: mengukur seberapa besar poporsi segmen pasar

tertentu yang dikuasai oleh perusahaan.

Tingkat perolehan para pelanggan baru: mengukur seberapa

banyak perusahaan berhasil menarik pelanggan-pelanggan

baru.

Kemampuan mempertahankan para pelanggan lama:

mengukur seberapa banyak perusahaan berhasil

mempertahankan pelangan-pelanggan lama.

Tingkat kepuasan pelanggan: mengukur seberapa jauh

pelanggan merasa puas terhadap layanan perusahaan.

Tingkat profitabilitas pelanggan: mengukur seberapa besar

keuntungan yang berhasil diraih oleh perusahaan dari

penjualan produk kepada para pelanggan.

b) Kelompok Penunjang.

Atribut-atribut produk (fungsi, harga dan mutu)

Tolok ukur atribut produk adalah tingkat harga eceran relatif,

tingkat daya guna produk, tingkat pengembalian produk oleh

pelanggan sebagai akibat ketidak sempurnaan proses

produksi, mutu peralatan dan fasilitas produksi yang

digunakan, kemampuan sumber daya manusia serta tingkat

efisiensi produksi.

Hubungan dengan pelanggan

Tolok ukur yang termasuk sub kelompok ini, tingkat

fleksibilitas perusahaan dalam memenuhi keinginan dan

kebutuhan para pelanggannya, penampilan fisik dan mutu

layanan yang diberikan oleh pramunaga serta penampilan fisik

fasilitas penjualan.

Citra dan reputasi perusahaan beserta produk-produknya

dimata para pelanggannya dan masyarakat konsumen.

3) Perspektif Proses Bisnis Internal.

Menurut Kaplan dan Norton 1996, dalam proses bisnis internal,

manajer harus bisa mengidentifikasi proses internal yang penting

dimana perusahaan diharuskan melakukan dengan baik karena proses

internal tersebut mempunyai nilai-nilai yang diinginkan konsumen dan

dapat memberikan pengembalian yang diharapkan oleh para pemegang

saham. Tahapan dalam proses bisnis internal meliputi:

a) Inovasi.

Inovasi yang dilakukan dalam perusahaan biasanya dilakukan oleh

bagian riset dan pengembangan. Dalam tahap inovasi ini tolok

ukur yang digunakan adalah besarnya produk-produk baru, lama

waktu yang dibutuhkan untuk mengembangan suatu produk secara

relatif jika dibandingkan perusahaan pesaing, besarnya biaya,

banyaknya produk baru yang berhasil dikembangkan.

b) Proses Operasi.

Tahapan ini merupakan tahapan dimana perusahaan berupaya

untuk memberikan solusi kepada para pelanggan dalam memenuhi

kebutuhan dan keinginan pelanggan. Tolok ukur yang digunakan

antara lain Manufacturing Cycle Effectiveness (MCE), tingkat

kerusakan produk pra penjualan, banyaknya bahan baku terbuang

percuma, frekuensi pengerjaan ulang produk sebagai akibat

terjadinya kerusakan, banyaknya permintaan para pelanggan yang

tidak dapat dipenuhi, penyimpangan biaya produksi aktual

terhadap biaya anggaran produksi serta tingkat efisiensi per

kegiatan produksi.

c) Proses Penyampaian Produk atau Jasa pada Pelanggan.

Aktivitas penyampaian produk atau jasa pada pelanggan meliputi

pengumpulan, penuimpanan dan pendistribusian produk atau jasa

serta layanan purna jual dimana perusahaan berupaya memberikan

manfaat tambahan kepada pelanggan yang telalh membeli

produknya seperti layanan pemeliharaan produk, layanan perbakan

kerusakan, layanan penggantian suku cadang, dan perbaikan

pembayaran.

4) Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan.

Perspektif keempat dalam balanced scorecard mengembangkan

pengukuran dan tujuan untuk mendorong organisasi agar berjalan dan

tumbuh. Tujuan dari perspektif pembelajaran dan pertumbuhan adalah

menyediakan infrastruktur untuk mendukung pencapaian tiga

perspektif sebelumnya. Perspektif keuangan, pelanggan dan sasaran

dari proses bisnis internal dapat mengungkapkan kesenjangan antara

kemampuan yang ada dari orang, sistem dan prosedur dengan apa yang

dibutuhkan untuk mencapai suatu kinerja yang handal. Untuk

memperkecil kesenjangan tersebut perusahaan harus melakukan

investasi dalam bentuk reskilling employes. Adapun faktor-faktor yang

harus diperhatikan adalah (Kaplan dan Norton, 1996):

a) Karyawan.

Hal yang perlu ditinjau adalah kepuasan karyawan dan

produktivitas kerja karyawan. Untuk mengetahui tingkat kepuasan

karyawan perusahaan perlu melakukan survei secara reguler.

Beberapa elemen kepuasan karyawan adalah keterlibatan dalam

pengambilan keputusan, pengakuan, akses untuk memperoleh

informasi, dorongan untuk melakukan kreativitas dan inisiatif serta

dukungan dari atasan. Produktivitas kerja merupakan hasil dari

pengaruh agregat peningkatan keahlian moral, inovasi, perbaikan

proses internal dan tingkat kepuasan konsumen. Di dalam menilai

produktivitas kerja setiap karyawan dibutuhkan pemantauan secara

terus menerus.

b) Kemampuan Sistem Informasi.

Perusahaan perlu memiliki prosedur informasi yang mudah

dipahami dan mudah dijalankan. Tolok ukur yang sering

digunakan adalah bahwa informasi yang dibutuhkan mudah

didapatkan, tepat dan tidak memerlukan waktu lama untuk

mendapat informasi tersebut.

c) Keunggulan Balanced Scorecard.

Dibandingkan dengan pengukuran kinerja tradisional yang hanya

mengukur kinerja berdasarkan perspektif keuangan, maka

balanced scorecard memiliki beberapa keunggulan (Barbara

Gunawan, 2000) :

Komprehensif.

Adaptif dan Responsif terhadap Perubahan Lingkungan Bisnis.

Fokus terhadap tujuan perusahaan.

5. Analisis masalah

1. Analisis SWOT Analisis SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang digunakan

untuk mengevaluasi strengths (kekuatan), weaknesses(kelemahan),

opportunities(peluang), dan threats (ancaman) terlibat dalam proyek atau

dalam bisnis. Analisis SWOT menyediakan informasi yang membantu dalam

pencocokan sumber daya perusahaan dan kemampuan untuk lingkungan yang

kompetitif di mana ia beroperasi. Dengan demikian, hal ini penting dalam

perumusan strategi dan seleksi.

S trengths (Kekuatan) : orang atau perusahaan yang sangat membantu untuk

mencapai tujuan.

W eaknesses (Kelemahan): orang atau perusahaan yang berbahaya untuk

mencapai tujuan.

O pportunities (Peluang ): kondisi eksternal yang membantu untuk mencapai

tujuan.

T hreats (Ancaman ): kondisi eksternal yang dapat merusak tujuan.

D. Penilaian efektifitas perencanaan strategis

Suatu perencanaan dapat dapat dinilai efektivitasnya dengan beberapa criteria,

yaitu:

1) Manfaat atau kegunaan

Agar dapat bermanfaat sesuai kebutuhan, rencana harus fleksibel, sesuai

dengan situasi kondisi, stabil, tak selalu sering berubah, berkesinambungan

dan sederhana, tak rumit dan tak sepotong- sepotong.

2) Ketepatan dan obyektifitas rencana

Rencana dievaluasi apakah telah tepat, ringkas, cermat, dan apa adanya

berdasar fakta/ informasi yang tepat pula.

3) Ruang lingkup

Perencanaan bersifat menyeluruh/ lengkap ( comprehensive), terpadu ( unity)

dan konsisten dan berupa luas cakupan rencana. Kegiatan- kegiatannya apa,

hubungan- hubungan antar bagian.

4) Efektifitas biaya

Dengan perencanaan harus dapat memberikan keuntungan/ hasil lebih.

5) Akuntabilitas

Suatu rencana mencakup dua tanggung jawab yaitu tanggung jawab atas

pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas penerapan rencana.

6) Ketepatan waktu

Perencanaan diperlukan pada waktu diperlukan, bukan sesudahnya, ketika

pekerjaan sudah atau selesai dikerjakan

BAB III

PERENCANAAN OPERASIONAL

3.1 Pengertian perencanan operasionalSebuah perencanaan operasional adalah bagian dari rencana kerja strategis. Rencana operasional adalah dasar, dan justifikasi permintaan anggaran operasional tahunan. Rencana operasional menarik langsung dari rencana lembaga dan program strategis untuk menjelaskan misi lembaga dan program dan tujuan, tujuan program, dan kegiatan program. Rencana operasional harus memuat.

3.2 Manfaat perencanaan operasional 3.3 Tahap perencanaan operasional3.4 Analisis masalah3.5 Identifikasi Masalah