Bai giang word_2007

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HỒ CHÍ MINH

Cơ bản WORD 2007 Trang 1/12

I/. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE WORD 2007:

+ Mở Chương trình : Start\Programes\Microsoft Office\MicroSoft Office Word (hoặc Start\Run\gõ WINWORD ↵, hoặc Double Click vào Shortcut có biểu tượng trên Desktop).

+ Đóng Chương trình Word : Alt F4 hoặc File\Exit hoặc

+ Nét mới của MicroSoft Office Word 2007: Trước tiên là giao diện rất khác lạ so với các phiên bản trước, đó là thanh Ribbon nằm ngang ở trên cùng. Có 7 Tab cơ bản (Thẻ) thay thế hệ thống Menu (trình đơn) và Toolbar (thanh công cụ). Mỗi Tab đại diện cho một vùng hoạt động, trong mổi Tab có nhiều nhóm (Group) tập hợp các đối tương liên quan mật thiết với nhau. Trong mỗi Group có nhiều nút lệnh (Command), có thể là một trình đơn, một vùng nhập liệu. Khi ta chọn đối tương làm việc, thanh Ribbon tự điều chỉnh và đưa ra các lệnh phù hợp.

Các chương trình sử dụng thanh Ribbon với 2 tính năng mới:

+ Nút Office Button (thay thế trình đơn File) chứa các lệnh cơ bản, bao gồm: New (soạn thảo văn bản mới) , Open (mở văn bản đã có trên máy) , Save ( lưu văn bản) và Print ( in văn bản)…Muốn hiển thị nhiều hơn thì tùy chọn trên thanh Quick Access Toolbar.

+ Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh): Mặc định, Quick Access Toolbar chứa các lệnh Save, Undo và Repeat (hoặc Redo). Người dùng có thể chọn bất cứ lệnh nào để nó xuất hiện thường trực trên thanh công cụ này.

+ Access Keys: Cho phép truy cập thanh Ribbon, bằng cách kết hợp phím Alt (gọi là Key Tip). Khi bấm giữ phím Alt, sẽ hiển thị các ký tự chỉ ra Key Tip để kích hoạt một Tab, hoặc từng lệnh trong Tab đó.

II/. CÁCH GÕ CHỮ VIỆT : Chọn kiểu gõ thích hợp tại trình quản lý bàn phím (vd: UNIKEY…)

+ Cách gõ VNI : A1 Á, A2 À, A3 Ả, A4 Ã, A5 Ạ, A6 Â, U7 Ư, A8 Ă, D9 Đ. + Cách gõ TELEX : AS Á, AF À, AR Ả, AX Ã, AJ Ạ, AA Â, AW Ă, EE Ê, OO Ô, OW Ơ, UW Ư, DD Đ.

Bàn phím : Home: về đầu dòng, End: về cuối dòng, Delete: Xóa 1 ký tự bên phải con nháy, BackSpace : Xóa 1 ký tự bên trái con nháy, Ctrl Delete : Xóa 1 từ bên phải con nháy, Ctrl Backspace : Xóa 1 từ bên trái con nháy, Shift gõ chữ HOA hoặc ký tự ở phía trên mỗi phím, Caps Lock gõ tất cả chữ HOA, PageUp : đưa lên 1 trang màn hình, PageDown : đưa xuống 1 trang màn hình, Insert (Chèn/Thay ký tự).

Mouse : Có 3 Thao tác cơ bản (Click, Double Click, Drag)



THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN - TẬP TIN VĂN BẢN: Chọn khối: - Drag mouse (Chọn toàn bộ văn bản: Ctrl + A). Chép khối: Chọn khối\Ctrl C - Đưa Cursor đến vị trí cần chép tới\Ctrl V. Chuyển khối: Chọn khối\Ctrl X - Đưa Cursor đến vị trí cần chuyển tới\Ctrl V. Xoá khối: Chọn khối\Bấm phím Delete. Lưu ý : Để bỏ qua thao tác vừa làm: Undo (Ctrl Z) Lấy lại Redo (Ctrl Y, F4)

• Tạo mới: Ctrl N hoặc Click vào trên thanh Quick Access Toolsbar hoặc vào nút Office Button, chọn New, chọn tiếp Blank Document, chọn Create.

• Mở văn bản đã có: Ctrl O hoặc click vào trên thanh Quick Access Toolsbar hoặc vào nút Office Button, chọn , chọn tên file cần mở - Open.

• Lưu File: Ctrl S hoặc click (cập nhật những sửa đổi trong nội dung văn bản). • Lưu File với tên mới (hay với tên đã có ở Folder khác, hay lưu khi tên File còn là

Document… ): Bấm F12 hoặc vào nút Office Button, chọn Save As\chọn Folder khác để lưu hoặc nhập tên mới (tại cùng Folder)\Save.

+ Khi tên tập tin còn là Document…thì khi bấm lưu file bằng cách gì đều là lưu lần đầu, nên sẽ xuất hiện màn hình Save As, chọn Folder để lưu File, đặt tên File – click vào Nút SAVE.

+ Khi mở File đã lưu trên máy rồi sửa đổi, thêm bớt và lưu lại thì cần lưu ý phân biệt : - \Save, Ctrl S, hay thì Word sẽ lưu những thay đổi vào tập tin đã có trên máy. - \Save As, hoặc bấm F12 thì Word cho phép đặt tên File mới để lưu (tập tin nầy có nội

dung là nội dung của tập tin cũ và những thay đổi vừa đưa vào), đồng thời tập tin cũ vẫn tồn tại với nội dung cũ vẫn giữ nguyên.

• Đóng từng file văn bản : Vào chọn Close (Ctrl W, Ctrl F4).

III/. MỘT SỐ ĐỊNH DẠNG THƯỜNG SỬ DỤNG VỚI VĂN BẢN :

A)- Định dạng khổ giấy tạo văn bản : Thẻ Page Layout\ Page Setup để điều chỉnh : Trong Tab Margins (lề trái: Left, lề phải: Right, lề trên: Top, lề dưới: Bottom). Mục Orientation : Chọn hướng giấy (Portrait : giấy đứng, Landscape : giấy ngang). Thẻ Paper Size : Chọn khổ giấy (thường chọn A4). OK để xác định trang hiện hành hoặc Default để tạo định dạng trang mặc định cho lần sử dụng tiếp sau. B)- Định dạng Font chữ : Thẻ Home, nhóm Font, vào nút Font, (hoặc Ctrl

D) để lựa chọn... . Cần tạo Font mặc định thì sau khi chọn lựa; click Default\Yes.

C)- Định dạng Paragraph (đọan văn bản): Đoạn văn bản kết thúc bằng Enter : Thẻ Home, chọn Paragraph. Trong đó có các tùy chọn:

+ Indentation (lề đọan): Có thể kéo và thả lề đoạn trên thanh Ruler (xem hình).

+ Alignment : Sử dụng phím tắt hoặc Click chọn như hình dưới.



+ Spacing : Khoảng cách giữa các đoạn (Before và After), các dòng trong đoạn (Line Spcing).

IV/. TẠO KHUNG VÀ NÀU NỀN (ĐỊNH DẠNG BORDER & SHADING) : Thẻ Page Layout, chọn Page Borders, chọn thẻ Borders (tạo Khung), Thẻ Pager Border (tạo khung cho tòan trang văn bản - ít khi sử dụng), thẻ Shading (tạo Màu nền).

V/. CÁCH CHIA CỘT (Column) : Chọn khối văn bản cần chia cột, Thẻ Page Layout, vào Columns, chọn tiếp More Columns…để chọn lựa.

VI/. CÁCH TẠO DROP CAP (chữ phóng to ở hai, ba dòng đầu đoạn) : Vào Insert, chọn Drop Cap….vào tiếp Drop Cap Options… để chọn lựa. (Lưu ý : Tạo Drop Cap sau khi chia cột).

VII/. CÁCH CHÈN HÌNH ẢNH, BIỂU TƯỢNG : Vào Insert \ chọn Clip Art, Shapes, hoặc Symbol

VIII/. CÁCH CHUYỂN ĐỔI CHỮ THƯỜNG - CHỮ HOA: Chọn khối nội dung trên văn bản, Thẻ Home, trong nhóm FONT, chọn Change Case, hoặc bấm Shift F3.



IX/. CÁCH TẠO WORDART : Thẻ Insert, chọn WordArt\ chọn 1 mẫu có sẵn\chọn Font chữ phù hợp, nhập nội dung thay cho “YOUR TEXT HERE”.

Cần chỉnh sửa: Click chọn

WordArt được tạo, vào Format (tự hiện khi chọn WordArt), tùy chỉnh...

X/. TÙY CHỌN NUMBERING (số) & BULLETS (chỉ mục): Thẻ Home, Nhóm Paragraph, Để đánh số : Chọn Numbering hoặc gõ số 1 (hoặc I, hoặc A, hoặc a) và dấu chấm (như 1., I., A., a.) tiếp theo là một khoảng trắng, Word 2007 sẽ tự tạo số thứ tự (để tùy chọn : vào tiếp Define New Number Format), cần tạo số đa cấp thì chọn tiếp MultiLevel List (mỗi cấp con phãi dịch chuyển bằng 1 lần bấm phím Tab). Để tạo dấu chỉ mục : Chọn Bullets hoặc đánh dấu sao (*) rồi tiếp theo là một khoảng trắng tại đầu đoạn cần tạo Bullet; dấu * sẽ tự động biến thành Bullet (nếu cần thay đổi kiểu : chọn tiếp Define New Bullet).

XI/. THAO TÁC VỚI TEXTBOX (AutoShape) : + Thẻ Insert, chọn TextBox, chọn tiếp vào Draw TextBox…. Để tạo AutoShape (ví dụ : hình vuông, hình tròn, ngôi sao 5 cánh đều…): Thẻ Insert, nhóm Illustrations, chọn Shapes, chọn hình rồi drag mouse để vẽ (để tạo hình vuông, hình tròn, ngôi sao đểu,… : bấm giữ phím Shift trong lúc drag mouse). Khi vẽ xong, Word sẽ hiện nhóm Insert Shape (trong Drawing Tools \ Formats), chọn chức năng Edit Text… để nhập nội dung vào AutoShape (hoặc mouse phải lên AutoShape, chọn Add Text).



+ Xoá : Chọn (click vào biên Textbox) – bấm Delete. + Di chuyển : Đưa Mouse tới biên Textbox , Drag kéo thả. + Thay đổi k ích thước: Mouse vào 1 trong 8 vị trí có màu xanh trên Borders, Drag Mouse kéo.

+ Chép : Click vào biên TextBox, bấm giữ Ctrl, mouse đổi thành , Drag kéo và thả. + Thay đổi hình dạng : Click TextBox được tạo (tự động hiện chức năng Format – hình dưới) vào

nút Change Shape và/hoặc Advanced Tools để hiệu chỉnh theo yêu cầu.

+ Xoay Textbox : Click chọn Textbox, vào chức năng Change Shape, chọn mô hình Textbox

(thao tác nầy để kích họat nút xoay) : Trên Textbox sẽ xuất hiện ô tròn màu xanh, đưa nháy vào nút tròn xanh và quay Mouse).

+ Màu & kiểu khung & Màu nền : Click chọn Textbox, vào chức năng để thay đổi. No OutLine : bỏ khung, No Fill : không có màu nền (khác với nền màu trắng).

+ Để gom nhóm : Chọn các đối tượng cần gom nhóm (Shift Click) vào các đối tượng cần chọn, vào Format, chọn Group. Lưu ý : + Trong Textbox không thể thực hiện việc chia cột, mà phải xử lý như sau : Coi như không có

Textbox, nhập nội dung bình thường, chia cột, tạo Drop Cap (nếu có); Sau đó, vào Insert, chọn Shapes, vẽ 1 AutoShape bao trùm vùng chia cột vừa làm; rồi chọn 1 trong 2 cách sau : Hoặc Click mouse phải lên biên AutoShape, chọn Order, chọn Send Behind Text; hoặc click chọn AutoShape, rồi vào Format, vào Shape Fill, chọn No Fill.

+ Sau khi chèn Textbox, Word Art, Picture, phải Định đạng tương quan giữa Textbox, Word Art, Picture với nội dung văn bản : Click chọn (Textbox, Picture, Word Art), vào Format (tự động hiện khi click chọn Textbox, Picture, Word Art,…), chọn Position, More Layout Options... Chọn tiếp Thẻ Text Wrapping (chọn Square, Tight, Behind Text, In Front of Text).

+ Tạo hiệu ứng 3D, Shadow : Click chọn (Textbox, Word Art) \ vào Format …

XII/. ĐỊNH DẠNG TAB DỪNG:

+ Các dạng Tab :

+ Đặt Tab : Chọn dạng Tab (trái, phải, giữa, thập phân) \ Click mouse lên Ruler. + Di chuyển : Drag kéo vị trí Tab từ vị trí nầy và thả vào vị trí khác trên Ruler. + Xóa : Kéo Tab từ Ruler và thả vào vùng trắng ở duới (Text Area). Xoá Tất cả Tab : Ctrl Q.

Tab trái Tab phải Tab giữa Tab thập phân



* Cách tạo dấu ----, ……, ____ (dùng trong các mẫu đơn, mẫu Thư mời, mẫu Giấy khen… ) : - Đặt vị trí Tab trên Ruler trước rồi nhập nội dung sau hoặc nhập nội dung trước rồi đặt vị trí Tab

sau. Lưu ý : Phải bấm phím Tab để đưa con nháy từ vị trí Tab nầy đến vị trí Tab kế tiếp trên cùng hàng. Định đạng : Home, Paragraph, click tiếp nút Tabs …Chọn từng vị trí trong Tab Stop Position, click chọn vào 2 .... ( 3 ---- 4 ___ ( None : không) trong Leader \ click SET cho từng vị trí Tab.

XIII/. THAO TÁC VỚI BẢNG (Table) : Bảng là một cấu trúc có nhiều cột, nhiều dòng. Tạo : - Thẻ Insert \Table, kéo xuống Drag mouse lấy đủ số cột, số dòng

cần tạo; hoặc kéo xuống chức năng Insert Table để nhập số cột (Number of Columns), số dòng (Number of Rows)\OK.

Mở rộng hay thu hẹp chiều Rộng/ Dài của Cột/ Dòng: Đưa Mouse đến đường khung (mouse thành ), drag mouse để thay đổi. Hoặc click mouse vào bất cứ ô nào trong table và kéo thả phân cách cột trên thanh Ruler (độ rộng toàn Table sẽ bị thay đổi theo).

Cách chọn Cột /Dòng / toàn Table :

Nhập dữ liệu: + Lên xuống giữa các ô : dùng phím + Qua phải 1 ô : phím Tab (Qua trái 1 ô : Shift Tab).

Khi ở ô cuối của dòng cuối – bấm phím Tab sẽ tạo thêm dòng mới. + Dừng tại vị trí Tab trong 1 ô: Ctrl Tab

+ Canh dữ liệu trong ô: Đặt con nháy trong ô\ Thẻ Layout, vào nhóm Alignment, chọn lựa...

Xoá (Thêm) Dòng/ Cột: Chọn Rows, Columns; vào Layout, nhóm Rows & Columns…. .Để xóa Table thì chọn Table, chọn Delete Table. (Lưu ý : Layout – Row & Column – Insert Left, Right…).

Nhập, Chia ô : Vào Layout, nhóm Merge (Split, Merge). Hoặc sử dụng công cụ trong Thẻ Design, nhóm Draw Borders… (Lưu ý : Layout – View Gridlines)

Sắp xếp dữ liệu: Chọn tòan bộ Table (chừa hàng tiêu đề), vào Thẻ Layout, chọn DaTa\Sort… , đánh dấu chọn vào No Header Row . Chuẩn bị sắp xếp theo trình tự : Sort By : chọn cột sắp xếp ưu tiên 1 (chọn tiếp Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần), Trong các ô Then By kế tiếp (ưu tiên 2, ưu tiên 3) cũng thực hiện tương tự\OK.

STT HỌ VÀ TÊN NĂM SINH

1. Nguyễn Văn Nam 1969 2. Lê Văn Nam 1969 3. Nguyễn Văn Bình 1970 4. Nguyễn Văn Nam 1967 5. Châu Ngọc Bình 1969 6. Nguyễn Văn Châu 1968



MỘT SỐ TÙY CHỌN CẦN BIẾT TRONG WORD 2007

1) Từ (Office Button) : Chọn Word Options để thay đổi một số thông có ý nghĩa sau : a) Thẻ Popular : Chọn Show Developer Tab in the Ribbon (để bật

thanh công cụ thiết kế ) b) Thẻ Proofing : Bỏ kiểm tra lỗi chính tả (đối chiếu với bộ từ điển đã

tích hợp sẵn trong Word) c) Thẻ Save : Lưu file. Cho phép chọn kiểu lưu trữ mặc định; Thời gian

tự động lưu file (dạng *.tmp); Địa chỉ mặc định để lưu File. d) Thẻ Advanced : Bỏ chọn trong ô

Để không xuất hiện khung lớn khi chèn AutoShape. e) Insert/ Paste P icture As : Chọn mặc định :

f) Mục Display : Chọn

2) Cách Tạo Nhanh Dấu Căn Và Phân Số + Trước nhất : Bấm Ctrl + F9 sẽ ra dấu

– Để tạo dấu căn : nhập Trong đó n là căn bậc (nếu là căn bậc 2 thì n chừa trống)

– Để tạo phân số : nhập + Để thấy kết quả : Bấm Shift + F9 In tài liệu : Mở File, Office Button, Print (hoặc Ctrl P)\ chọn lựa……\OK.

3) Đánh số trang : Insert\Page Numbers…. (hoặc chèn số trang trong Header& Footer ….) 4) Đưa nhanh con nháy đến trang thứ n : Ctrl G\ nhập số trang n\ Enter 5) Tạo chú thích : Đặt con nháy ngay sau từ cần chú thích\ vào Thẻ References \ Insert Footnote (hoặc

Insert Endnote), nhập nội dung chú thích. Click vào vùng TextArea 6) Tạo AutoText : + Tạo mẫu, chọn khối mẫu đã tạo\ bấm Alt F3, nhập ký tự đại diện \ OK.

+ Để sử dụng : gõ ký tự đại điện đã tạo\F3. 7) Sử dụng chức năng AutoCorrect: Office Button, Word Options, Proofing, AutoCorrect Options… chọn :

+ Tự động viết chữ IN (- ký tự đầu câu, - ký tự đầu mổi ô trong bảng, - tên ngày)

8) Chuyển đổi FONT với UNIKEY: a) Mở văn bản cần chuyển đổi FONT b) Chọn khối nội dung cần chuyển đổi FONT (một phần hay toàn bộ văn bản) c) Ctrl C d) Ctrl Shift F6 e) Chọn Mã nguồn và Mã Đích f) Click Chuyển Mã – Đóng g) (Mở File mới – nếu cần) Ctrl V.

9) Cách sao chép đặc biệt : a) Chọn khối \ Ctrl C b) Đặt con nháy tại vị trí cần chép tới c) Vào nút Paste \ chọn Paste Special, chọn lựa ...\ OK

10) Di chuyển văn bản với bàn phím Click mouse vào đoạn văn bản cần di chuyển lên hay xuống đối với các đoạn khác, bấm giữ Alt - Shift bấm <mũi tên lên> hay <mũi tên xuống> đoạn văn bản tương ứng sẽ được di chuyển lên hay xuống.

11) Điền từ ngẫu nhiên Gõ =rand() rồi ENTER, sẽ hiện 3 đoạn văn bản với nội dung bất kỳ. (Hoặc =lorem() rồi ENTER. Nhưng chưa có nội dung điền vào; xử lý khắc phục như sau: Vào Office

Button, chọn Word Options \ Proofing \ AutoCorrect Options\ Đánh dấu chọn mục Replace text as you type.

12) Gỡ bỏ siêu liên kết Khi copy các đoạn văn bản, hình ảnh, nội dung Email hay các nội dung online khác xuống tài liệu Word

sẽ rất phiền toán bởi các liên kết đến trang web hay địa chỉ email. Để khắc phục hiện tượng này, bạn chọn Edit\Paste Special\Unformatted Text; hoặc để cùng lúc gỡ bỏ

mọi liên kết, hãy chọn toàn bộ văn bản Ctrl A, bấm tổ hợp phím Ctrl Shift F9. Hoặc nhấn phải chuột lên từng khoản mục, sau đó chọn Remove Hyperlink.



Biến hóa trên văn bản Word 2010 1. Chỉnh sửa giao diện văn bản mẫu Word 2007, Word 2010: Theo các bước : - Giao diện mẫu chứa trong file Normal.dotm. Thông thường, Microsoft Office sẽ lưu trữ đồng thời nhiêu

file mang tên Normal (ứng với các phiên bản). Với Win Vista/7 : Start, gõ Folder Options vào hộp thoại tìm kiếm; Với Windows XP, mở Windows

Explorer, vào Tools \ Folder Options; Tại cửa sổ Folder Options, Thẻ View, bỏ tùy chọn “ Hide extensions for know file type”, OK. (Để dễ dàng tìm thấy file Normal.dotm)

- Tại cửa sổ Word 2010, chọn File -> Open. Tại hộp thoại Open, bạn chọn mục Templates (menu bên trái). Ở danh sách bên phải, kích đôi vào file Normal.dotm để tiến hành chỉnh sửa file này. (tương tự như chỉnh sửa trên 1 file văn bản). Mọi sự thay đổi, thiết lập về cách thức trình bày, font chữ… trên file Normal.dotm sẽ ảnh hưởng và trở thành mặc định trên mọi file văn bản được soạn thảo với Word.

Office 2007 không cho mở các tài liệu được tạo từ các phiên bản cũ, nhưng Office 2010 vẫn hỗ trợ: Thẻ File \ Options \ Trust Center, chọn File Block Settings, bỏ chọn những dạng tập tin cần mở bằng Office 2010.

2. Tạo header và đánh số trang mặc định (Word 2007 – 2010): Nếu bạn muốn mọi văn bản khởi tạo đều được đánh số trang theo mặc định, mở file giao diện mẫu của

Word (Normal.dotm, như cách đã hướng dẫn ở trên), đến tab Insert, chọn Page Number và chọn vị trí, định dạng số trang muốn hiển thị. Cuối cùng, lưu lại thay đổi và đóng file Normal.dotm. Bây giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ được đánh dấu trang như bạn đã thiết lập.

3. Mặc định đánh số trang từ trang văn bản thứ 2: Thông thường, sử dụng trang đầu tiên cho văn bản để trình bày trang bìa, có nghĩa là sẽ phải đánh dấu

số trang từ trang thứ 2 của văn bản. Mở file Normal.dotm như đã hướng dẫn, chọn tab Page Layout. Tại mục Page Setup, kích vào More Arrow (góc dưới bên phải). Hộp thoại Page Setup xuất hiện; chọn tab Layout, bên dưới mục Headers và Footers, đánh dấu vào tùy chọn Different First Page\ Ok.

Cuối cùng, lưu và đóng file Normal.dotm. Từ bây giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ chừa lại trang đầu tiên không đánh số trang để bạn trình bày nội dung trang bìa.



4. Khôi phục giao diện mẫu mặc định của Word: Nếu đã chỉnh sửa như hướng dẫn, nhưng không muốn tiếp tục sử dụng giao diện đó mà muốn Word

quay trở lại mẫu mặc định ban đầu, thực hiện theo các bước: - Đóng cửa sổ soạn thảo Word đang mở (nếu có). - Với Windows Vista/7, vào Start, gõ %appdata%\Microsoft\Templates vào khung tìm kiếm và nhấn

Enter.

- Cửa sổ thư mục chứa các giao diện của Word sẽ được xuất hiện. Bây giờ, bạn chỉ việc xóa đi file

Normal.dotm (file giao diện mẫu có được sau khi bạn chỉnh sửa). Sau đó, kích hoạt Word, file Normal.dotm nguyên mẫu mặc định, chưa qua sự thay đổi nào sẽ được khởi tạo trở lại.

Với Windows XP, truy cập vào thư mục chứa Templates của Word theo đường dẫn C:\Users\<Tên sử dụng>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

5. Thay đổi font chữ mặc định của Word: Font chữ mặc định của Word 2007 và 2010 là Calibri, một font chữ ít được sử dụng tại Việt Nam. Để

thay đổi trở lại font chữ mặc định (vd : Times New Roman), nhấn Ctrl – Shift – F hoặc Ctrl D , hộp thoại Font sẽ được bật mở.

Chọn font chữ Times New Roman tại mục Font, sau đó nhấn Save as Default, chọn “All documents

based on the Normal.dotm template” (Word 2010) hoặc Default \ Yes (Word 2007). OK .



6. Thay đổi cách bố trí mặc định của trang văn bản (2007, 2010): Mở hộp thoại Paragraph (để thể thay đổi cách bố trí mặc định của văn bản như căn lề, khoảng cách

giữa các đoạn, các hàng…) : bấm Alt-O, rồi nhấn tiếp phím P.

Tại hộp thoại Paragraph, thay đổi cách bố trí theo như ý muốn, sau đó nhấn nút Save as Default. Tiếp theo, mở tab Page Layout, nhấn vào biểu tượng mũi tên (nằm ở góc phải của Page Setup), để mở

hộp thoại Page Setup.

Tại hộp thoại này, bạn cũng tiến hành các thay đổi cách bố trí trang văn bản theo ý muốn, rồi nhấn nút

Save as Default để lưu lại thành mặc định. Dể thao tác nhanh : Mở tập tin Normal.dotm. Thay đổi trên đó (định dạng trang, khổ giấy, chèn Header, Footer, đánh số trang… ) lưu và d0o1ng lại. Muốn trở về mặc định : Xóa tập tin Normal.dotm. Word sẽ tự load tập tin Normal.dotm theo mặc định.

7. Đặt tính năng AutoFormat vào thanh công cụ: Đôi khi, bạn nhận được 1 văn bản được trình bày một cách lộn xộn, các hàng sắp xếp không ngay ngắn,

các đoạn không cách đều nhau… khiến cho văn bản trở nên rất lộn xộn và khó đọc. AutoFormat là tính năng cho phép bạn điều chỉnh để đưa văn bản về một định dạng trình bày nhất định do bạn thiết lập. Tuy nhiên tính năng này không được cung cấp sẵn trên menu của Word.

Để đưa AutoFormat vào menu sẵn có cửa Word, thực hiện theo các bước sau: - Kích vào tab File, chọn Options. Tại hộp thoại Word Options hiện ra, tìm đến mục Quick

Access Toolbar. - Tại mục Choose Command from, bạn chọn ‘Commands not in the Ribbon’. Sau đó tìm đến mục

AutoFomat từ danh sách liệt kê bên dưới, nhấn vào nút Add để đưa công cụ này vào thanh truy cập nhanh của Word 2010.

Cấu hình các tùy chọn Copy, Cut, Paste



Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, Word tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản. Để tùy biến được tính năng làm cho định dạng đó phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word. Click vào nút Office Button, chọn Word Options, thẻ Advanced, trong vùng Cut, copy and paste, để Word cung cấp các tùy chọn định dạng khi sao chép một đoạn văn bản :

Đánh dấu chọn ô Show Paste Options buttons (như hình bên) Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justification Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái

và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.

Để việc canh Justify được đẹp hơn, ta nên dùng tính năng full-justification. Bạn hãy nhấp vào nút Office, chọn Word Options, sau đó nhấp vào Advanced, kéo xuống dưới cùng và click vào dấu “+” trước dòng chữ Layout Options, sau đó bạn tìm đến dòng Do Full Justification The Way WordPerfect 6.x For Windows Does, sau đó click OK để hoàn tất.

Tự động cách khoảng Trong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canh Tab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn

văn bản lùi vào so với các dòng còn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ít dùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).

Nhược điểm của cách làm trên là đôi khi các khoảng cách không được đều nhau. Nếu muốn Word tự động cách khoảng với một khoảng trống định sẵn, bạn hãy dùng tính năng indentation. Đầu tiên bạn bôi đen vùng văn bản cần thao tác, sau đó vào thẻ Home, click chọn vào mũi tên (góc dưới bên phải) của vùng công cụ Paragraph.

Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên.

Đánh số trang

Lưu ý : Việc đánh số trang thường không yêu cầu đánh số trang ở trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Hiệu chỉnh như

sau : Vào Page layout, nút Page Setup, Thẻ Page layout, đánh dấu chọn ô Different first page. Sao lưu thanh công cụ Quick Access Thanh Quick Access (truy cập nhanh) là nơi chứa những lệnh thường dùng. Nếu đã tùy chỉnh thanh công cụ Quick

Access như ý; hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệ điều hành hoặc mang sang máy tính của cơ quan có cài đặt Word 2007. Với Window XP, vào đường dẫn C: \ Documents and Settings \ [tên máy tính hoặc người dùng] Settings \ Local \ Application Data \ Microsoft \ Office; (với Window Vista và Window 7 , vào đường dẫn C: \ Users \ [tên máy tính hoặc người dùng] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office). Tại đây sẽ tìm thấy một tập tin tên Word.qat (Quicvk Access Toolbars), hãy copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.

Hủy bỏ định dạng Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp

dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).

So sánh các văn bản

So sánh hai văn bản

Có nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cung cấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (và nó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap của Window 7).



Để dùng tính năng này, đầu tiên bạn phải mở hai tập tin văn bản bằng MS Word, sau đó click vào thẻ View, trong khung Window bạn chọn View Side by Side. Bạn cũng có thể chọn thêm Synchronous Scrolling để khi bạn cuộn chuột, thanh cuộn của cả hai văn bản sẽ cùng trượt theo giúp việc so sánh được thuận tiện hơn.

Di chuyển nhiều đối tượng bằng Spike Khi soạn thảo, thao tác copy, cut, paste thường dùng nhất; nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng

văn bản. Có một tính năng giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành (ít được biết đến) trong Word 2007. Chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.

- Bây giờ, mỗi khi gặp những file văn bản trình bày lộn xộn, bạn chỉ việc nhấn vào nút AutoFormat trên

thanh truy cập nhanh để đưa chúng về định dạng mặc định, có nội dung dễ đọc hơn.